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XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
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La formulación del ciclo de mejora continua como insumo base en la adopción del
enfoque de calidad para los catálogos electrónicos de convenio marco
Renato Vicenzo Cappelletti Purizaga
Dennis Augusto Resoagli Maguiña
Introducción
En el año 2010, el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE) a través de la
Dirección Técnico Normativa conformó un equipo de trabajo que tendría la misión de reactivar la
modalidad de selección denominada “Convenio Marco” e implementar un sistema de Catálogos
Electrónicos que permitiese que las contrataciones de las entidades públicas del Gobierno Nacional,
Regional y Local, derivadas de los Convenios Marco resultasen idóneas, es decir eficaces, eficientes y
económicas. En este punto es preciso aclarar que producto de una modificación normativa establecida
en febrero del año 2009 el CONSUCODE cambio su denominación por Organismo Supervisor de
Contrataciones del Estado (OSCE).
Hasta ese momento sólo se contaba con experiencia previa en la implementación de un módulo de
“catálogo electrónico”, que registro su primera operación el 10 de Abril de 2007, desarrollado por el
Consejo Superior de Contrataciones del Estado (CONSUCODE), que incorporó productos de tres (03)
rubros: Útiles de Escritorio1, Agenciamiento de Pasajes Aéreos Nacionales y Servicios Conexos2 e
Impresoras3, y cuya última operación fue registrada el 31 de Diciembre de 2008.
El presente documento tiene por objeto narrar la experiencia que el citado equipo de trabajo tuvo que
afrontar durante la implementación de los Catálogos Electrónicos de Convenio Marco, específicamente
en lo que respecta a la formulación del ciclo de mejora continua como insumo base en la adopción del
enfoque de calidad para los Catálogos Electrónicos de Convenio Marco.
Capítulo 1: ¿Por dónde empezar?
Empezamos tratando de establecer con claridad el objetivo que buscamos alcanzar con la
implementación de Catálogos Electrónicos de Convenio Marco, y ello se puede desprender
parafraseando las consideraciones señaladas en el Decreto Supremo No. 154-2010-EF (Ministerio de
Economía y Finanzas, 2010), que es posibilitar que las entidades contratantes utilicen el módulo de
“catálogo electrónico” para atender sus contrataciones con precios y condiciones comerciales
competitivas, disminuyendo los costos de inventario y eliminando los costos administrativos inherentes
a los procesos de selección utilizados hasta ese momento, y para que eso ocurra debemos procurar que
el módulo de “catalogo electrónico” –que finalmente es el producto generado de los procesos de
selección bajo modalidad de Convenio Marco – resulte eficaz, eficiente y económico, con baja
probabilidad de errores (y de existir, que estos sean susceptibles de corrección oportuna) y con mejoras
permanentes, en resumen, que se tenga como premisa durante su administración, la búsqueda
permanente de calidad.
1 Derivado de la Licitación Pública No. 001-2007/CONSUCODE-CM, Licitación Pública No. 002-2007/CONSUCODE-
CM y Licitación Pública No. 004-2007/CONSUCODE-CM 2 Derivado del Concurso Público No. 001-2007/CONSUCODE-CM 3 Derivado de la Licitación Pública No. 003-2007/CONSUCODE-CM
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Es en dicho contexto, que sobre la base de la información teórica disponible hasta ese momento
elaboramos una serie de análisis que incluyeron la definición de aquello que buscábamos, es decir la
calidad, y la formulación del ciclo de mejora continua que servirá de insumo base para permitirnos
recolectar de forma ordenada información relevante para su posterior utilización en la búsqueda por
alcanzar el objetivo.
Capítulo 2: Definiendo la calidad.
Son muchos los autores que han tratado de definir este concepto, a continuación mostraremos algunas
de estas definiciones. Las definiciones de calidad están ordenadas por categorías de enfoque (Teorías
de Calidad, Orígenes y tendencias de la calidad total):
i) Basados en la fabricación
- Calidad (significa) conformidad con los requisitos, según Philip B. Crosby.
- Calidad es la medida en que un producto específico se ajusta a un diseño o
especificación, según Harold L. Gilmore.
ii) Basados en el cliente
- Calidad es aptitud para el uso, según J.M. Juran.
- Calidad total es liderazgo de la marca en sus resultados al satisfacer los requisitos del
cliente haciendo la primera vez bien lo que haya que hacer, según Westinghouse.
- Calidad es satisfacer las expectativas del cliente. El Proceso de Mejora de la Calidad es
un conjunto de principios, políticas, estructuras de apoyo y prácticas destinadas a
mejorar continuamente la eficiencia y la eficacia de nuestro estilo de vida, según AT &
T.
- Se logra la satisfacción del cliente al vender mercancías que no se devuelven a un cliente
que sí vuelve, según Stanley Marcus.
iii) Basados en el producto
- Las diferencias en calidad son equivalentes a las diferencias en la cantidad de algún
ingrediente o atributo deseado, según Lawrence Abbott.
- La calidad se refiere a la cantidad del atributo no apreciado contenido en cada unidad del
atributo apreciado, según Keith B. Leffler.
iv) Basados en el valor
- Calidad es el grado de excelencia a un precio aceptable y el control de la variabilidad a
un costo aceptable, según Robert A. Broh.
- Calidad significa lo mejor para ciertas condiciones del cliente. Estas condiciones son: a)
el uso actual y b) el precio de venta del producto, según Armand V. Feigenbaum.
-
v) Trascendentes
- Calidad no es ni materia ni espíritu, sino una tercera entidad independiente de las otras
dos…, aun cuando la calidad no pueda definirse, usted sabe bien qué es, según Robert
Pirsing.
- Una condición de excelencia que implica una buena calidad a diferencia de la baja
calidad... Calidad es lograr o alcanzar el más alto nivel en vez de contentarse con lo
chapucero o lo fraudulento, según Barbara W. Tuchman.
Con todos estos conceptos formulamos una definición propia de calidad, entendiendo como tal a aquel
proceso que busca más que la eliminación de errores del producto – refiriéndonos por producto al
módulo de “catálogo electrónico” – alcanzar la perfección del producto, y dado que la perfección
como meta resulta utópica, la calidad termina convirtiéndose en el proceso de búsqueda permanente de
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la perfección del producto orientándonos hacia el cliente.
Capítulo 2: Formulando el ciclo de mejora continua.
En este punto consideramos pertinente tomar como base teórica al ciclo PDCA (Plan/Do/Check/Act),
conceptualizado por Shewhart (1939) y sistematizado posteriormente por Deming (1982), para
formular un nuevo ciclo, ello con la finalidad de contar con un flujo ordenado de actividades que
posibiliten recolectar información relevante que luego nos permita determinar oportunidades de mejora.
Es así que terminamos adoptando el ciclo IEA (Inferir/Ejecutar/Analizar).
Puede verse una representación gráfica del “ciclo IEA” en la figura 1 de la sección Anexos.
Capítulo 3: Empezando con la “I” del ciclo de mejora continua.
Durante esta etapa del ciclo de mejora continua denominada “Inferir”, nos enfocamos a identificar
aspectos que consideramos susceptibles de ser mejorados – lo que implica el diseño de un mecanismo
viable para implementarlo - y establecer los objetivos que buscamos alcanzar luego de alcanzar la
mejora. En esta etapa, resultan primordiales las actividades del equipo de trabajo, que van del análisis
individual - se asignan actividades puntuales a cada miembro del equipo de trabajo - al análisis
colectivo, momento en el cual intercambiábamos información y confrontábamos las ideas
desarrolladas. Producto de ello obtuvimos:
i) Identificación de aspectos susceptibles de ser mejorados.
Organizamos los aspectos susceptibles de mejora en tres (03) categorías y del siguiente
modo:
Aspectos normativos: Impulsar la modificación del Reglamento de la Ley de
Contrataciones del Estado y de la Directiva de Convenio Marco, a fin de que éstas
contemplen con claridad la definición, aplicación, fases y etapas en la realización de
un procesos de selección bajo modalidad de Convenio Marco, establezca la
posibilidad de utilizar reglas especiales durante los procesos de selección bajo
modalidad de Convenio Marco, establezca que la utilización de factores de
evaluación sea facultativa cuando el proceso de selección sea bajo modalidad de
Convenio Marco, establezca que los postores podrán proponer u ofertar más de un
producto (propuesta) por ítem licitado (oferta múltiple), establezca que los postores
no deban presentar garantías de seriedad de oferta y de fiel cumplimiento, establezca
que los postores podrán realizar el registro de mejora de precios y condiciones
comerciales directamente a través del módulo de “catálogo electrónico” (a fin de
reducir la carga administrativa derivada de la atención de solicitudes remitidas por
medios escritos), establezca que los productos ofertados deben coincidir con las
características registradas en el módulo de “catálogo electrónico” a nivel de marca y
modelo, establezca la prioridad de atención de requerimientos a través del módulo de
“catálogo electrónico” (prioridad por encima de otras como modalidades de
selección4), establezca que la formalización de la relación contractual se realice
únicamente con órdenes de compra y/o servicio (eliminando la posibilidad de
formalizar contratos con los requisitos que éstos traían), establezca la obligación de
notificar las órdenes de compra y/o servicio a través del módulo de “catálogo
4 Principalmente no referimos a Procedimiento Clásico (Licitación y Concurso Público, Adjudicaciones Directas y
Adjudicación de Menor Cuantía) y Subasta Inversa.
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electrónico” (mediante la carga de copias digitalizadas), establezca que la facultad de
rechazo de órdenes de compra y/o servicio por parte del proveedor adjudicatario sólo
procediera en caso la entidad contratante emisora tenga deudas pendientes de pago
(eliminando la posibilidad de rechazo en caso existan deudas con otros proveedores
del mismo Convenio Marco por cuanto se pensaba abordar dicha facultad con la
implementación de una funcionalidad que le permita obtener dicha información en
una futura implementación), establezca la obligación de pago de prestaciones
derivadas de contrataciones realizadas en el módulo de “catálogo electrónico” tenga
un plazo máximo de veinte (20) días calendario, luego de emitida la conformidad, se
establezca que la decisión de renovar un Convenio Marco vaya asociada de forma
obligatoria a la realización de un procedimiento de incorporación de nuevos
proveedores. Es preciso señalar, que aquellas modificaciones que involucran al
módulo de “catálogo electrónico” recibieron confirmación de viabilidad previamente
por el área técnica encargada en el OSCE respecto de dicha implementación. Todo
esto se realizaría a través reuniones de coordinación con instancias internas y externas
al OSCE y se esperaba culminar con la aprobación y publicación de la modificatoria
del reglamento en el diario Oficial El Peruano y la aprobación de una nueva Directiva
de Convenio Marco. Se estableció lograr este objetivo en el plazo de tres (3) meses,
por lo que debía estar listo dentro del mes de agosto de 2010.
Aspectos procedimentales: Impulsar la modificación de las Bases del proceso
licitatorio respecto de la primera experiencia de implementación de Convenios
Marco del año 2007, a fin de que éstas contemplen funcionalidades y procedimientos
que permitan garantizar la aplicación de una evaluación de propuestas rápida y
confiable, así como los aspectos que fueron desprendidos del análisis de la industria.
Todo esto se realizaría a través de análisis y evaluaciones de diferente índole
principalmente orientados hacia el desarrollo del procedimiento ya sea para la
selección de proveedores como para la operación de los catálogos electrónicos y se
esperaba culminar con la adjudicación de la convocatoria para la selección de los
potenciales proveedores. Se estableció lograr este objetivo en el plazo de seis (6)
meses, por lo que debía estar listo dentro del mes de noviembre de 2010.
Aspectos tecnológicos: Impulsar la modificación del módulo de “catálogo
electrónico” informático, a fin de que éste contemple mejoras de índole visual, así
como respecto del ciclo propio de contratación enfocado a dos (2) aspectos
fundamentales: el primero, de identificar con claridad el producto que se desea,
rediseñando para ello los filtros de búsqueda (mas filtros que puedan ser usados en
conjunto) y el segundo, que permita visualizar en una sola pantalla las ofertas
disponibles asociadas con el producto (que incluya el nombre del proveedor, precio y
condiciones comerciales).Todo esto se realizaría a través reuniones de coordinación
con instancias técnicas del OSCE quienes brindarán el soporte de desarrollo
informática y se esperaba que la culminación se vea plasmada con el Módulo de
“Catálogo electrónico” funcionando. Se estableció lograr este objetivo en el plazo de
cinco (5) meses, por lo que debía estar listo dentro del mes de diciembre de 2010,
precisando que el equipo de trabajo solo estuvo involucrado en el diseño del sistema
(casos de uso) y su implementación (programación) estuvo a cargo del área técnica
competente dentro del OSCE.
En todos los casos el equipo de trabajo diseño los mecanismos propuestos, vale decir para
el caso de aspectos normativos, elaboramos el proyecto de la sección Convenio Marco
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consignada en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y el proyecto de la
Directiva de Convenio Marco; para el caso de aspectos procedimentales, elaboramos el
proyecto de Bases del proceso licitatorio y para el caso de aspectos tecnológicos,
elaboramos los prototipos de pantalla y modelos de casos de uso propuestos del módulo de
“catálogo electrónico.
ii) Establecimiento de objetivos que buscamos alcanzar.
Manteniendo la misma organización que en el punto anterior, los objetivos planteados
fueron:
Aspectos normativos: Buscamos establecer soporte jurídico que nos posibilite
implementar los aspectos susceptibles de mejora planteados, además de brindar
señales claras a entidades contratantes y proveedores respecto del establecimiento de
modificaciones que buscan generar contrataciones eficaces, eficientes y económicas
para ellos (clientes), mediante un Convenio Marco como acuerdo sostenible en él
tiempo.
Aspectos procedimentales: Buscamos establecer reglas que permitan fomentar la
participación de un mayor número de proveedores, el incremento de productos
disponibles en el módulo de “catálogo electrónico”, competitividad dentro del
módulo de “catálogo electrónico” y que resulte en una alternativa sostenible en el
tiempo. Es preciso indicar, que en éste punto establecimos metas cuantitativas
respecto de mejorar las cifras alcanzadas por la primera experiencia de
implementación de Convenios Marco del año 2007 – refiérase a cantidad de
proveedores registrados, cantidad de postores, cantidad de ofertas adjudicadas,
mayor proporción de empresas MYPE, mayor monto de contrataciones formalizadas,
entre otros – como punto inicial de control.
Aspectos tecnológicos: Buscamos establecer una herramienta informática que resulte
ágil, intuitiva, útil y que garantice la seguridad de la información contenida respecto
de las contrataciones realizadas.
Para efectos gráficos ver Figura 2.
Capítulo 4: Empezando con la “E” del ciclo de mejora continua.
Durante esta etapa del ciclo de mejora continua denominada “Ejecutar”, nos enfocamos primero en
evaluar los mecanismos diseñados para conseguir los aspectos susceptibles de mejora – lo que implica
la determinación de su factibilidad – y, de ser factible, luego desarrollar las actividades necesarias para
implementarlo. En este punto, es preciso señalar que usualmente para este tipo de etapa se emplean
pruebas piloto, sin embargo en nuestro caso tomamos la decisión de prescindir de ellas.
Es importante señalar, que el “insumo” de esta etapa proviene de la etapa previa denominada “Inferir”.
Producto de ello obtuvimos:
i) Implementación.
A continuación detallamos de forma organizada las actividades desarrolladas para lograr
implementar los aspectos susceptibles de mejora planteados en la etapa previa.
Aspectos normativos: Se gestionaron diversas reuniones de coordinación con las
instancias pertinentes del OSCE y luego con instancias del Ministerio de Economía y
Finanzas, donde básicamente se abordó como temática la importancia de mejorar la
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regulación de la modalidad de selección de Convenio Marco con el objetivo principal
de que las entidades contratantes utilicen el módulo de “catálogo electrónico” para
atender sus contrataciones con precios y condiciones comerciales competitivas,
disminuyendo los costos de inventario y eliminando los costos administrativos
inherentes a los procesos de selección utilizados hasta ese momento. Todo lo anterior
fue realizado en el plazo previsto.
Aspectos procedimentales: Se realizaron análisis y evaluaciones de las reglas de
negocio utilizadas por otras entidades en procedimientos similares (Bases de procesos
de Convenio Marco publicadas por Chilecompra) a fin de determinar su aplicabilidad
y viabilidad en virtud de nuestro contexto, se gestionaron reuniones de coordinación
con usuarios de la versión previa del módulo de “catálogo electrónico” a fin de
obtener consultas, comentarios y/o sugerencias respecto de esquemas planteados
tentativamente, se gestionaron charlas con grupos focales de capacitadores
certificados en contratación pública también con la finalidad de obtener
retroalimentación por parte de ellos. Todo esto mientras se venían culminando los
actos preparatorios, el expediente de contratación, el proyecto de Bases del proceso
de selección del Convenio Marco de Útiles de Escritorio, además de la convocatoria y
la adjudicación respectiva. Todo lo anterior tomó siete (07) meses.
Aspectos tecnológicos: Se realizó con la instancia técnica del OSCE (Unidad de
Desarrollo de Sistemas) una serie de coordinaciones que culminaron con la
asignación temporal de un grupo de colaboradores dentro de dicha unidad que
atendería nuestras necesidades de implementación de forma exclusiva – dicho grupo
estuvo conformado por un (1) líder, dos (2) analistas y tres (3) programadores – para
que trabaje en colaboración con el equipo de trabajo designado para la
implementación, luego de ello se determinó un cronograma de actividades que
comprendía tres (3) fases: la primera fase de modelamiento del negocio, en la cual se
diseñaría el modelo de negocio (operatividad) para lo cual utilizamos BPMN
(Business Process Model and Notation), y cuya culminación tomó dos (2) meses; la
segunda fase de desarrollo de los perfiles de entidad contratante y proveedor
adjudicatario, en la cual se realizó la programación y pruebas de los perfiles del
módulo de “catálogo electrónico” utilizados por los clientes y cuya culminación tomó
dos (2) meses; y la tercera fase de desarrollo del perfil de administración, en la cual se
realizó la programación y pruebas del perfil de módulo de “catálogo electrónico”
utilizados por el OSCE y cuya culminación tomó dos (2) meses.
ii) Mención especial.
Como un punto a parte, consideramos pertinente mencionar que a finales del mes de agosto
de año 2010 parte del equipo de trabajo – incluidos los autores del presente documento -
tuvo la oportunidad de desarrollar una breve pasantía en las instalaciones de Chilecompra,
que tenía por objeto observar de primera mano la experiencia de Chile en la
implementación de Convenios Marco, demás está decir que consideramos dicha actividad
como fructífera, pues pudimos incorporar mucho de lo observado dentro de los análisis
desarrollados en esta etapa.
Capítulo 5: Empezando con la “A” del ciclo de mejora continua.
Durante esta etapa del ciclo de mejora continua denominada “Analizar”, nos enfocamos primero en
verificar el correcto funcionamiento de los mecanismos implementados y luego en analizar los
resultados obtenidos a fin de determinar si se alcanzaron los objetivos establecidos mediante
determinados indicadores para que de ello se puedan proponer nuevos aspectos susceptibles de mejora
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que se hallan identificado en la etapa. Es importante señalar, que el “insumo” de esta etapa proviene de
las etapas previas denominadas “Ejecutar” e “Inferir” respectivamente. Producto de ello obtuvimos:
i) Correcto funcionamiento.
Aspectos normativos: Si bien estas actividades dieron como resultado la publicación
el 18 de julio de 2010 del Decreto Supremo No. 154-2010-EF (Ministerio de
Economía y Finanzas, 2010) que modificó el Reglamento de la Ley de Contrataciones
y la publicación el 12 de agosto de 2010 de la Resolución No. 418-2010-OSCE/PRE
(Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, 2010) que aprobó la
Directiva No. 007-2010/OSCE-CD, vale decir la Directiva de Convenio Marco,
existieron incidencias referidas a términos imprecisos o aspectos interpretables en el
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y/o la Directiva de Convenio
Marco, que si bien fueron bajas, se consideraron como un aspecto susceptible de
mejora.
Aspectos procedimentales: Si bien estas actividades dieron como resultado la
convocatoria y adjudicación de la Licitación Pública No. 001-2010/OSCE-CM para la
selección de los potenciales proveedores que formarían parte del Convenio Marco y
su incorporación al catálogo electrónico, existieron incidencias referidas a los
términos complejos en las Bases del proceso licitatorio, que si bien fueron bajas, se
consideraron como un aspecto susceptible de mejora.
Aspectos tecnológicos: Si bien estas actividades dieron como resultado poder contar a
fines de enero del año 2011 con un módulo de “catálogo electrónico” operativo que
recogía las mejoras planteadas previamente, existieron incidencias referidas a la
operatividad del módulo de “catálogo electrónico”, que dada su criticidad se
atendieron “en caliente”, vale decir en tiempo real. Es necesario señalar, que se
contempló que el número de incidencias seria alto en este aspecto, pues más allá de
que son parte natural en el desarrollo de cualquier sistema, se adicionó el hecho de
que no se emplearon pruebas piloto antes de su implementación.
ii) Resultados obtenidos.
Los resultados obtenidos no pueden ser discriminados de acuerdo a la influencia de las tres
(03) categorías definidas, puesto que estas actuarían de manera sinérgica, razón por la cual
hemos considerado pertinente mostrar a continuación los resultados generales obtenidos del
proceso de selección de Convenio Marco – Licitación Pública No. 001-2010/OSCE-CM –
luego de concluido éste y los resultados obtenidos de la operatividad en el módulo de
“catálogo electrónico” producto de las contrataciones realizadas durante el periodo de
vigencia establecido (un año). Asimismo, para efectos de obtener un comparativo
referencial respecto de la implementación del año 2007 y para los aspectos que hemos
considerado principales, se han señalado los incrementos respectivos.
Con relación a los resultados asociados a la selección de proveedores, tenemos lo siguiente:
Se registraron doscientos (203) proveedores al proceso de selección.
Se recibieron propuestas de ciento veintiséis (126) proveedores a nivel nacional, por
cuanto la entrega se pudo realizar en cualquiera de las Oficinas Desconcentradas del
OSCE.
Se adjudicaron las propuestas de ciento dieciocho (118) proveedores.
Estas propuestas incluyeron cuarenta mil setecientas cincuenta y un (40,751) ofertas,
resaltando que estas ofertas fueron evaluadas en aproximadamente veinticuatro (24)
horas, gracias a la implementación de un archivo en formato de hoja de cálculo –
denominado archivo matriz - que permitió no solo el registro estructurado y ordenado
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de la propuesta, sino que gracias a ello facilito posteriormente el procesamiento de la
misma. Al respecto, se obtuvo un incremento de ofertas en 123% aproximadamente,
respecto del implementado en el año 2007.
Con relación a los resultados asociados a la operatividad del Catálogo Electrónico,
tenemos lo siguiente:
Se registraron trece mil quinientas setenta y cinco (13,575) órdenes de compra, cuyo
monto acumulado ascendió a cien millones novecientos noventa y cuatro mil
cuatrocientos cincuenta y cuatro con 00/100 (100,994,454.00) nuevos soles peruanos,
lo que significó que el 40% del total contratado en el rubro – útiles de escritorio - por
las entidades contratantes se haya realizado utilizando el módulo de “catálogo
electrónico”. Al respecto, en este caso en particular la estimación planteada fue de
cien millones con 00/100 Nuevos Soles Peruanos (S/.100,000,00.00) con lo cual se
superó dicha estimación, así como se obtuvo un incremento de 17%
aproximadamente, respecto del implementado en el año 2007.
Fueron ochocientas veintidós (822) las entidades contratantes que utilizaron el
módulo de “catálogo electrónico”. Al respecto, se precisa un incremento de
participación de Entidades en 127% aproximadamente, respecto del implementado en
el año 2007.
Fueron ciento seis (106) los proveedores que registraron contrataciones.
Se registraron contrataciones incluso por entidades contratantes que no tenían
obligación normativa de utilizar el módulo de “catálogo electrónico” – refiérase al
caso de Petroperú S.A. – por encontrar mejores precios y condiciones a las obtenidas
a través de sus mecanismos internos de contratación.
Fueron cincuenta y nueve (59) los proveedores con condición MYPE que registraron
contrataciones. Al respecto, se obtuvo un incremento de participación de MYPES en
30% aproximadamente, respecto del implementado en el año 2007.
Fueron nueve (9) los proveedores con condición MYPE que se ubicaron en el top 20
de monto contratado.
El ochenta y seis por ciento (86%) de las contrataciones se formalizaron en no más de
cinco (5) días hábiles.
La comparación general entre los precios referenciales de los productos y los precios
de contratación registrados en el módulo de “catálogo electrónico” estableció en
promedio un dieciséis por ciento (16%) de ahorros nominales, llegando a existir picos
máximos donde el ahorro nominal llegó a sesenta y un (61%).
Entre otros que pueden apreciarse en el Reporte Anual de Operaciones 2011-2012
(Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, 2011-2012) publicado en el
portal del SEACE5.
iii) Propuesta de nuevos aspectos susceptibles de mejora.
En este punto señalaremos según cada categoría definida, el detalle de algunos aspectos
susceptibles de mejora originados producto de los resultados obtenidos, tanto de la
realización del proceso de selección de Convenio Marco – Licitación Pública No. 001-
2010/OSCE-CM – como de la operatividad en el módulo de “catálogo electrónico”
producto de las contrataciones realizadas durante el periodo de vigencia establecido (un
año).
5 A través del enlace: http://www2.seace.gob.pe/Documentos/1899123017244rad6C96C.pdf
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Aspectos normativos:
Evaluar la modificación de los instrumentos normativos, a fin de flexibilizar la
posibilidad de establecer modificaciones a las reglas de negocio u otros
relacionados durante los procedimientos de renovación de Acuerdos, con la
finalidad de evitar incurrir en los costos asociados a un proceso de selección bajo
modalidad de Convenio Marco nuevamente.
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Aspectos procedimentales:
Evaluar la sistematización del registro de participantes, pues éste demandó un alto
número de horas-hombre al ser necesario que se verifiquen las requisitos
solicitados, ello sin mencionar el riesgo asociado a la remisión de los formatos
impresos (en caso de registro de participación presencial) en las Oficinas
Desconcentradas hacia la Sede Central.
Evaluar la sistematización del registro de consultas y de observaciones, pues éste
demandó un alto número de horas-hombre al ser necesario trasladar la información
de formatos impresos a los archivos que consignarían los pliegos absolutorios, ello
sin mencionar el riesgo de error involuntario que pudo existir en el traslado de la
información.
Evaluar la sistematización de la presentación de propuestas, pues ésta demandó un
alto número de horas-hombre al ser necesario desarrollar un archivo dinámico que
permitiese evitar errores de registro y consolidar ordenadamente las ofertas de los
postores.
Evaluar la sistematización de la apertura de propuestas, pues ésta demandó un alto
número de horas-hombre al ser necesario desarrollar en principio recopilar los
sobres que contenían las propuestas y posteriormente procesarlas para dejarlas
listas antes de la evaluación.
Evaluar la sistematización de la evaluación de propuestas, pues ésta demandó un
alto número de horas-hombre al ser necesario supervisar el procesamiento de las
propuestas y aplicación de los criterios establecidos.
Evaluar la sistematización de la publicación de resultados, pues ésta demandó un
alto número de horas-hombre al ser necesario supervisar la carga de archivos, la
cual fue prolongada debido al tamaño de los mismos.
Evaluar la sistematización de la suscripción de acuerdos, pues ésta demandó un
alto número de horas-hombre al ser necesario revisar la documentación establecida
como requisitos, preparar los acuerdos a ser suscritos y revisarlos antes y después
de la consignación de firmas, sin dejar de mencionar el gasto asociado a la
logística necesaria para atender a todos los proveedores adjudicatarios que
acudieron a suscribir.
Evaluar la adopción de otros enfoques de calidad que permitan repotenciar los
logros alcanzados con la puesta en marcha del modelo de Convenios Marco
principalmente lo relacionado a la evaluación para la selección de proveedores.
Aspectos tecnológicos:
Evaluar la adopción de otros enfoques de calidad que permitan repotenciar los
logros alcanzados con la puesta en marcha del modelo de Convenios Marco
principalmente lo relacionado al nuevo módulo de “catálogo electrónico”.
Capítulo 6: Conclusiones y recomendaciones.
Este insumo – la adopción del ciclo que hemos denominado IEA - resultó clave no sólo para concretar
la implementación del módulo de “catálogo electrónico”, sino también para poder identificar y
evidenciar el alcance obtenido respecto de los logros planteados, que buscaron mejorar la regulación de
la modalidad de selección de Convenio Marco a fin de que las entidades contratantes utilizas en el
módulo de “catálogo electrónico” para atender sus contrataciones con precios y condiciones
comerciales competitivas, disminuyendo los costos de inventario y eliminando los costos
administrativos inherentes a los procesos de selección utilizados hasta ese momento,
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Finalmente nos permitimos recomendar que dependiendo del contexto en que se desarrolle el proyecto
- tomando énfasis en el impacto económico o político – debe evaluarse con detenimiento, la
conveniencia que podría generar el hecho de incorporar las pruebas piloto como parte del ciclo, en
cuyo caso pudiese evaluarse como ciclo de mejora continua, el originalmente formulado por Deming
(1982), es decir como PDCA u otro que se adapte a tal esquema.
Bibliografía
Business Process Model and Notation. Recuperado de http://www.bpmn.org/
Deming, W. (1989), Calidad, productividad y competitividad. La salida de la crisis. Editado por
Cambridge University Press. Versión española. Ediciones Díaz de Santos. S.A. Madrid. España.
Dirección Chilecompra. Recuperado de http://www.chilecompra.cl/
Ministerio de Economía y Finanzas (2010). Decreto Supremo No. 154-2010-EF. Modificación del
Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado – OSCE. Recuperado de
http://portal.osce.gob.pe/osce/
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (2010). Resolución No. 418-2010-OSCE/PRE
que aprobó la Directiva No. 007-2010/OSCE-CD. Directiva de Convenio Marco.
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado (2012). Reporte Anual de Operaciones en el
Catalogo Electrónico del Convenio Marco de Útiles de Escritorio 2011-2012
Shewhart, W. (1986), Statistical Method from the Viewpoint of Quality Control. Reprint publicado por
Graduate School of the Department of Agriculture. Washington, D.C. USA.
Teorías de Calidad, Orígenes y tendencias de la calidad total, (s.f). Recuperado de
http://flexografia.com/portal/modules.php?name=Content&pa=printpage&pid=181, consultado el
14.07.15.
Reseña biográfica.
Renato Cappelletti, https://pe.linkedin.com/in/renatocappelletti
Peruano (19 de febrero de 1975). Master en Dirección eCommerce (Escuela de Negocios - Foro de
Economía Digital - España). Ingeniero Industrial (Universidad de Lima). Experto en abastecimiento
público, aprovisionamiento electrónico (eProcurement), catálogos electrónicos (eCatalogs), comercio
electrónico (eCommerce), mercados electrónicos (eMarketplace) y Subastas (Auction & eAuction).
Actualmente se desempeña como Directivo en el Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado
(OSCE) liderando buenas practicas gubernamentales para el desarrollo (reglas y estrategias) y
sostenibilidad de Subastas Inversas y Catálogos Electrónicos de Convenios Marco.
Ha sido ponente del taller de formación sobre subasta a la inversa organizado por la Red
Interamericana de Compras Gubernamentales e integra la base de datos de expertos de la Red
Interamericana de Compras Gubernamentales, así como ha desempeñado diversos cargos vinculados al
abastecimiento público en entidades públicas del Perú, tales como: Seguro Social de Salud - Essalud,
Ministerio de Salud, Ministerio de Relaciones Exteriores, Ministerio de la Producción, Banco de la
Nación, entre otros.
Dennis Resoagli, http://about.me/resoagli; https://www.linkedin.com/in/resoagli
Peruano (4 de noviembre de 1981). Master en Gerencia Pública (EUCIM Business School).
Economista (Universidad Nacional Mayor de San Marcos). Experto en contratación pública,
aprovisionamiento electrónico (eProcurement), catálogos electrónicos (eCatalogs), comercio
XX Congreso Internacional del CLAD sobre la Reforma del Estado y de la Administración Pública, Lima, Perú, 10- 13 nov. 2015
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electrónico (eCommerce) y mercados electrónicos (eMarketplace)
Actualmente se desempeña como Supervisor de Convenios Marco en el Organismo Supervisor de
Contrataciones del Estado (OSCE) y como docente en el Instituto Peruano de Acción Empresarial
(IPAE). Integra la base de datos de expertos de la Red Interamericana de Compras Gubernamentales
(RICG).
Ha sido ponente del I Taller sobre Convenios Marco en Compras Públicas, organizado por la Red
Interamericana de Compras Gubernamentales (RICG) y la Agencia Española de Cooperación
Internacional para el Desarrollo (AECID). Ha desempeñado diversos cargos en la rama de contratación
pública en entidades públicas del Perú, tales como: Ministerio de Educación, Programa Educación
Básica para Todos, Ministerio de la Producción, Ministerio de Relaciones Exteriores, así como
desarrollado consultorías especializadas para instituciones públicas y privadas.
Anexos.
Figura 1.
Ciclo IEA
Fuente: Elaboración Propia