Ligia PeñaCoach en collecte de fonds

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La campagne annuelle : le point de départ du programme

de financement privé

Aperçu de la journée

• La pyramide de dons• Campagnes intégrées• Objectifs d’un fonds annuel• La prospection• La pyramide des dons• Les stratégies• Le cabinet de campagne• La reconnaissance• L’évaluation de la campagne• L,émission de reçu d’impôt

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DON PLANIFIÉ ET DE

DOTATION

CAMPAGNE MAJEURE

DONS MAJEURS(APPROCHE PERSONNELLE)

CAMPAGNE ANNUELLE

ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX

PUBLIPOSTAGE

COÛT PAR DOLLAR RECUEILLI

IMPLICATION CONTACTPERSONNEL / REVENUS

Programme intégrée

Objectifs d’un fond annuel

• Bâtir une base de donateurs qui pourront être fidélisé et développé pour soutenir les efforts philanthropiques

• Motiver les donateurs à faire des dons sur une base annuelle

• Sensibiliser des publics cible pré-déterminés• Identifier et fidéliser des prospects pour des

dons majeurs lors d’une éventuelle campagne majeure ou de dons planifiés

• Valider la mission de l’organisme• Développer un programme de bénévolat

Les raisons d’être d’une campagne annuelle

• Une campagne annuelle est un programme philanthropique de 364-jours qui est la source première de fonds donnés aux programmes d’un organisme et frais d’opération

• Dans le cadre d’un programme philanthropique intégré, la campagne annuelle est le premier programme qui est essentiel à l’organisme. C’est le fondement auquel les autres programme de développement sont basés (avant les dons majeurs et les dons planifiés)

• C’est aussi le début de la relation entre l’organisme et le donateur qui a fait un premier don

• La raison d’être d’une campagne annuelle est de financer des programmes et de :o renouveler le soutien des donateurs annuellemento fidéliser les donateurs pour qu’ils augmentent leur donso solliciter des nouveaux donateurs afin d’élargir le bassin de

donateurso identifier et développer du leadership auprès des bénévoleso sensibiliser le public cible sur la mission de l’organismeo identifier des prospects pour des dons majeurs

• Développer la loyauté des donateurs

Quelques concepts de base

• Le public cible d’une campagne annuelle est identifiée par la participation passé et présente et par la recherche de prospects individuels, entreprises, fondations, et associations professionnelles

• Les membres du C.A., les employés, donateurs et autres bénévoles devraient contribuer à dresser des listes de prospects. La recherche doit indiquer l’intérêt envers les programmes de l’organisme, le lien à l’organisme et l’habilité de faire un don. Il ne faut pas perdre du temps sur les prospects qui ne comblent pas ces trois critères.

• Un cabinet de campagne doit être recruté et formé afin d’entreprendre un rôle de leadership pour la campagne annuelle, et ce, sous le leadership d’un président de campagne dédié et influent

• Le C.A. joue un rôle important dans le recrutement de bénévoles clé. Ces bénévoles recrutent d’autres bénévoles

• Le C.A. doit être entièrement dédié aux efforts et doivent être prêt à faire un don et agir comme solliciteur

Quelques concepts de base

• Les employés et le cabinet de campagne doivent développer le plan d’action qui comprend les éléments suivants:‣ objectifs et les niveaux de dons requis pour atteindre

l’objectif (tel qu’indiqué sur le tableau pyramidal des dons)‣ les ressources requises‣ programme de reconnaissance en fonction des niveaux de

dons‣ identification et évaluation des prospects‣ recrutement et formation des bénévoles‣ horaire des rencontres et des événements‣ matériel promotionnel et marketing‣ budget de campagne‣ calendrier de campagne avec les jalons de chaque étapes

de la campagne‣ responsabilités des employés

• Avant de lancer une campagne annuelle, l’organisme doit être en mesure de recevoir, comptabiliser, et reconnaitre les dons

• C’est les connections personnelles qui confirmera le succès de la campagne; que ce soit pas courrier, téléphone, événement spécial ou en personne.

Une bonne campagne inclue

• Une touche personnelle : avec la prolifération d’oeuvres charitables, les donateurs sont plus exigeants et une approche impersonnelle ne fonctionne plus.

• Prospects et intérêts des donateurs : afin de susciter l’intérêt des prospects, l’organisme ne doit pas penser à ses besoins mais plutôt à ce qui pourra intéresser aux prospects.

• Un plan qui soit solide et qui inclut l’évaluation des résultats : ces composantes assurent que les instincts des employés étaient bien fondés.

• Recherche et bon jugement des marchés à prioriser afin d’atteindre l’objectif.

Le plan de campagne intégré

• La mission de l’organisme‣ La mission justifie la campagne‣ La sollicitation de dons est légitime lorsque l’organisme

répond à un besoin fondé sur des valeurs de la communauté

• L’argumentaire peut renforcer la collecte de fonds :‣ Identifie et en valide les besoins‣ Documente les besoins‣ Identifie les stratégies pour répondre aux besoins‣ Établie la compétence de l’organisme et des employés‣ Explique qui bénéficie des services offerts‣ Identifie les ressources requises pour financer le(s)

projet(s)‣ Explique pourquoi un donateur devrait donner à

l’organisme• Répond aux questions du prospect : comment que

l’organisme répondra à mes intérêts, besoins ou valeurs ?• Autres objectifs de développement

Le plan de campagne intégré

• Cette section du plan de campagne doit mettre l’emphase sur les objectifs globaux.

Exemples :‣ Acquisition, rétention et valorisation de donateurs‣ Sensibilisation des donateurs pour la mission caritative et pour

développer des relations• Chaque but doit être soutenu par des objectifs• Un organigramme de l’organisme‣ Le plan de campagne doit contenir un graphique qui définie les rôles

et les responsabilités des employés et des bénévoles• Méthodes et stratégies pour chaque public cible et chaque projet‣ Chaque projet de développement doit être décrit dans le plan de

campagne et doit inclure :- Le sommaire du projet- Buts et objectifs- Définition des rôles et des responsabilités- Horaire et jalons des activités

Les chiffres ……..

Dons majeurs10% des

donateurs

Augmentation de dons20% des donateurs

Base70% des donateurs

60% de $

20% de $

20% de $

La prospection

Sept points clés pour élargir le bassin de donateurs :

• Identifier des projets à financer• Associer des donateurs/prospects aux projets• Une recherche de prospects approfondie et réaliste• Une recherche cumulative et continue• Des informations organisées• Respect des normes éthiques• Faire participer des prospects

Par la suite, il faut segmenter, segmenter et segmenter encore!

La simple formule de réussite ...

• Obtenez le premier don

• Répétez le don

• Bonifiez le don

Les stratégies de campagne

• La sollicitation face-à-face (plus efficace)

• La sollicitation par téléphone‣ Acquisition‣ Remerciement‣ Renouvellement‣ Encourager la participation‣ Recrutement de membres‣ Maintenir l’intérêt, association à un club‣ Sollicitation

• Le publipostage✓ Récence✓ Fréquence✓ Montant

• La sollicitation par internet

• Les événements spéciaux

• Les dons mensuels

La rédaction du plan de campagne

• Énoncé de mission de l’organisme

• Objectifs des projets à financer

• Mini-argumentaire (descriptif) de chaque projets

• Buts généraux de la campagne

• Projections financières de la campagne et par projets

• Méthodes et stratégies de sollicitation

• Organigramme (cabinet de campagne)

Le cabinet de campagne

• Ils sont reconnus immédiatement

• Ils se sentent interpelés par la mission

• Ils donnent régulièrement ($)

• Ils ont l’habileté et la capacité d’agir comme leader

• Ils ont des connections dans différents secteurs de la communauté

Le (la) président(e) de campagne

• Agit comme DG de la campagne• Désigne les responsabilités des membres du

cabinet• Fidélise et sollicite certains prospects• Assume la responsabilité de solliciter quelques

dons individuels et d’entreprise• Préside les réunions du cabinet de campagne• Prends les décisions lorsqu’il y a des problèmes, en

consultation avec le DG de l’organisme et la

personne responsable de la collecte de fonds• Agit comme porte-parole de la campagne

Le profil recherché

• Influence et affluence• Dédié à s’assurer que le travail soit fait dans les délais

prescrit• Respect• Entregent• Connaissance sur les programmes de l’organisme• Persistance• Accesible• Capacité de suivre le plan de campagne• Capacité de donner le temps nécessaire• Détermination pour surmonter les défis• Capacité de faire un don exemplaire en début de

campagne

Les outils de travail

• L’argumentaire• Les objectifs de la campagne• Une description du plan de campagne• Information sur les dons en nature• Carte de don• Tableau pyramidal de dons• Formulaire de suivi de sollicitation et enveloppes• Papier entête de l’organisme ou de la campagne• Information sur les prospects

La reconnaissance

Il faut mettre en place un processus de reconnaissance et de fidélisation. Mais avant, il faut se poser la question : est-ce que le logiciel de perception des dons est adéquat ?

Établir le plan de reconnaissance en fonction des résultats des campagnes annuelles antérieures.

Ne pas attendre de lancer la campagne pour mettre en place un plan de reconnaissance.

Club de bienfaiteurs

Les clubs marquent leur reconnaissance en fonction de l’importance des dons et incitent à accroître le montant de ces derniers.

Les clubs donnent à ceux qui défendent une même cause une occasion de se rencontrer et de poursuivre des buts communs.

Par exemple :Club platine - 25 000 $ et plusClub or - 10 000 $ à 24 999 $Club argent - 5 000 $ à 9 999 $Club bronze - 1 000 $ à 4 999 $Club héritage - don planifiés

Évaluation de la campagne

James M. Greenfield signale que :Les évaluations rendent les gens nerveux;ils ont peur que l'on découvre des erreurs.Or, c’est le contraire. On risque plutôt dedécouvrir le contraire; des améliorations quipeuvent même augmenter le rendement.Sans évaluation, on ne peut pas améliorer les choses.

Rapport de fin de campagne

• Une déclaration du PDG et du président de campagne.

• Les points saillants des programmes et des activités.

• Les autres réalisations.• Des états financiers vérifiés.• Une liste des donateurs aux différents niveaux de

dons.• Une liste des membres du conseil d'administration.

Les questions à se poser

• L’objectif a-t-il été atteint ?

• La campagne a-t-elle été bien reçue ?

• Quelle a été la meilleure méthode de sollicitation ?

• Quelle dépense a eu un meilleur rendement et n’a pas eu le rendement escompté ?

• Quels articles promotionnels et événements spéciaux ont été les plus efficace ?

• Qu’est-ce qui est à répéter, modifier ou abandoner ?

• Avons-nous développer des leaders ? Qui sont-ils?

• Quels prospects se sont révélés ?

Les questions à se poser

• Avons-nous perdus des donateurs ou bénévoles ? Pourquoi ?

• Pouvons-nous les récupérer ?

• Avons-nous inscrit toutes les informations reciueillies durant la campagne ?

• Est-ce que les leaders, bénévoles, employés, consultants ont bien travaillés ?

• Est-ce que quelqu’un s’est proposé pour le C.A. ?

• Est-ce qu’il pourrait avoir des personnes intéresser à siéger sur un comité de travail ?

• Est-ce que la campagne a démontré le besoin d’augmenter le budget de développement ou le nombre d’employés afin de soutenir les efforts de collecte de fonds ?

Qu’est-ce qu’un don ?

Un don est la cession volontaire d’un bien sans s’attendre à recevoir quoi que ce soit en retour. Pour qu’un don soit admissible, les trois conditions suivantes doivent être remplies :

1. la contribution, qu’il s’agisse d’un don en espèces ou en nature, est versée par un donateur à un organisme de bienfaisance enregistré;

2. la contribution est versée volontairement; le donateur ne doit pas être contraint à faire un don;

3. le donateur verse la contribution sans s’attendre à quoi que ce soit en retour.

Un don en nature peut prendre la forme de toiles d’artistes, de maison, de terrain, d’actions cotées en bourse, etc.

Les services gratuits ne constituent pas un don.

La juste valeur marchande

• Avant qu’un reçu pour un don en nature soit délivré, la JVM du don doit être déterminée.

• Il faut évaluer la valeur du bien au moyen de la règle de la «  juste valeur marchande réputée ».

• Si la valeur du bien est estimée à moins de 1 000 $, elle peut être établie par un membre de l’organisme de bienfaisance.

• Si la JVM est estimée à plus de 1 000 $, l’ARC recommande fortement à l’organisme de faire faire une évaluation professionnelle par un tiers.

S’agit-il d’un don ?

L’organisme ne peut pas émettre de reçu officiel dans les cas suivants :• services gratuits, à moins de respecter le processus en deux

étapes suivant : le fournisseur de services remet une facture à l’organisme et ce

dernier règle les frais exigés; le fournisseur de services verse à l’organisme une contribution en

espèces d’un montant équivalant à celui de la facture;• droits d’adhésion à moins qu’en échange, le donateur ne reçoive que le droit de voter

et/ou de recevoir les rapports de l’organisme;

• achat de biens;• contribution anonyme;• promesses de don;

• dons de valeur négligeable ou nulle;

• achat de billets de loterie ou de tirage;

• versements à des bénéficiaires particuliers.

Un reçu peut-il être délivré ?

La Loi de l’impôt sur le revenu a prévu une « intention de faire un don » Ce test vise à déterminer si un donateur a fait un don à des

fins caritatives ou pour recevoir un avantage. La juste valeur marchande (JVM) de l’avantage ne peut pas

dépasser 80 % du montant du don. Pour qu’un donateur ait droit à un reçu aux fins d’impôt, sa

contribution doit satisfaire aux exigences de ce test.

Par exemple, un donateur verse une contribution de 40 $ à un organisme. Pour le remercier, l’organisme lui remet une paire de billets pour un match de hockey dont la valeur est évaluée à 35 $

Le seuil d’intention de faire un don équivaut à 80 % de 40 $, soit 32 $.

La juste valeur marchande des billets dépasse ce seuil; le donateur n’a donc pas droit à un reçu.

Conclusion

Une campagne annuelle bien organisée vous permettra :

• D’atteindre vos objectifs financiers annuels• De bâtir une culture philanthropique• D’élargir votre bassin de donateurs et donatrices• De ralier les employés, bénévoles et donateurs autour de

votre cause• De développer d’autres programmes philanthropiques

(dons majeurs, dons planifiés)• De développer une relation à long terme avec vos

donateurs et donatrices• et plus ......

Merci de votre participation et bonne chance !