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La Administración por Áreas funcionales de la empresa 

  Administración financiera ó Finanzas corporativas

  Administración comercial (marketing ó mercadotecnia);

Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas funcionales. 

  Administración de la producción u operaciones;   Administración de Recursos humanos; 

como las áreas funcionales más características; pero también se puedenencontrar departamentos de:

  Administración de las Tecnologías de Información  Organización y método;   Administración de la Planificación estratégica;   Gestión del conocimiento;   Gestión del talento;   Gestión de proyectos,   Gestión de riesgos,   Administración de la cadena de suministro y Logística; 

etc, como las más frecuentes dentro de las organizaciones.

La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias comola Economía, Contabilidad, Psicología, Sociología, Política,Matemáticas, Estadística; también con la Antropología, Historia, Geografía y Filosofía. 

Etimológicamente hablando, la palabra Administración deriva del Latín ADMINISTRARE, donde Ad significa al y MINISTRARE significa servicio de, lo quededuce la idea de estar al servicio de algo o alguien. Por ejemplo: el estar al

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servicio de la sociedad, haciéndola mas productiva (eficiencia), para elcumplimiento de sus objetivos (eficacia).

Desarrollo histórico

Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración;

 

algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a loscomerciantes sumerios y a los egipcios antiguosconstructores de las pirámides, oa los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo,muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían

 

obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.

Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglosV y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaronlas herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de estaforma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el SigloXIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la

administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método quereclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial. 

Siglo XIX

Algunos piensan en la administración moderna como una disciplina que comenzócomo un vástago de la economía en el siglo XIX. Los economistas clásicos talescomo Adam Smith y John Stuart Millproporcionaron un fondo teórico a laasignación de los recursos, a la producción, y a la fijación de precios. Al mismotiempo, innovadores como Eli Whitney, James Watt y Matthew Boulton, desarrollaron herramientas técnicas de producción tales como la estandarización,procedimientos de control de calidad, contabilidad analítica, y planeamiento del

trabajo. Para fines del siglo XIX, Léon Walras, Alfred Marshall y otros economistasintrodujeron una nueva capa de complejidad a los principios teóricos de laAdministración. Joseph Wharton ofreció el primer curso de nivel terciario sobreAdministración en 1881. 

Siglo XX

Durante el siglo XX la administración fue evolucionando en la medida en que lasorganizaciones fueron haciéndose más complejas y las ciencias comola ingeniería, la sociología, la psicología la teoría de sistemas y las relacionesindustriales fueron desarrollándose.1 

Enfoque Clásico de la Administración

La escuela de la administración se desarrolló en EE.UU. durante los gobiernos delos presidentes T. Roosevelt y Wilson. En este contexto nace la escuela de lateoría clásica Esta Escuela se divide en cuatro corrientes principales, estasdistintas escuelas tratan de establecer principios de aplicación universal,analizando la naturaleza y estructura de la Administración:

Escuela de administración científica

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Alrededor del 1900 encontramos a empresarios que intentan dar a sus teorías unabase científica. Los ejemplos incluyen a "Science of management" de HenryTowne de 1890, "La Administración científica" de Frederick Winslow Taylor (1911),"El estudio aplicado del movimiento" de Frank y Lillian Gilbreth (1917).En 1912 Yoichi Ueno introdujo el Taylorismo en Japón y se convirtió en el primer

consultor en administración de empresas en crear el “estilo Japonés de Administración”. Su hijo Ichiro Ueno fue un pionero de la garantía de calidad japonesa. Para la década de 1930 hace su aparición el fordismo, siguiendo lasideas de Henry Ford el fundador de la Ford Motor Company. 

Escuela de administración clásica

Las primeras teorías comprensivas de la Administración aparecieron alrededorde 1916. Primero, Henry Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuelaclásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamientogerencial y estableció los 14 principios de la administración en su libro“Administración Industrial y General”: 

1. Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses delos empleados están los intereses de la empresa.

2. Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibirórdenes de un superior.

3. Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo deactividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial paralograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidadde mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva deesta.

4. Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos dela jerarquía.

5. Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los nivelesmás inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar a lamáxima autoridad.

6. División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas adesarrollar y al personal en su trabajo.

7. Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperarobediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.

8. Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, laobediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.

9. Remuneración personal: Se debe tener una satisfacción justa ygarantizada para los empleados.

10.Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, esteorden es tanto material como humano.

11.Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.12.Estabilidad y duración del personal en un cargo: Hay que darle una

estabilidad al personal.

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13. Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir ypoder asegurar el éxito de este.

14.Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa congusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización.

Escuela Empirológica de Ernest Dale

Esta escuela plantea que la Administración no debe basarse solo en la experienciapráctica que enunciaron los iniciadores de la Administración, sino que se debenrealizar investigaciones para cada caso en particular y en un determinadomomento; también plantean la enseñanza por medio de casos reales.

Enfoque humanístico de la Administración

Con el advenimiento del enfoque humanístico, la teoría administrativa sufre unaverdadera revolución conceptual: la trasnferencia del énfasis antes puesto en latarea (por la administración científica) y en la estructura organizacional (por lateoría clásica de la administración) al énfasis en las personas que trabajan o que

participan en las organizaciones. Con el enfoque humanístico, la preocupación porla máquina y por el método de trabajo, por la organización formal y los principiosde administración aplicables a los aspectos organizacionales, ceden prioridad a lapreocupación por el hombre y su grupo social: de los aspectos técnicos y formalesse pasa a los aspectos psicológicos y sociológicos.

Escuela de relaciones humanas

La teoría de las relaciones humanas (también denomidana escuela humanísticade la administración), desarrollada por Elton Mayo y sus colaboradores, surgió enlos Estados Unidos como consecuencia inmediata de los resultados obtenidosmediante la experiencia de Hawthorne.Fue básicamente un movimiento y de

oposición a la teoría clásica de la administración.2

 La escuela de las Relaciones Humanas surgió, en parte, debido a que el enfoqueclásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centro detrabajo. Esto hizo que aumentara el interés por ayudar a los gerentes a manejarcon más eficacia los Recursos humanos de sus organizaciones. Varios teóricostrataron de reforzar la teoría clásica de la organización con elementos de lasociología y la psicología. La línea de investigación en esta escuela es la de EltonMayo y algunos otros colegas de Harvard, entre ellos Fritz J.Roethlisberger y William J. Dickson que realizaron una serie de estudiosen Western Electric Company entre 1924 y 1933, los cuales con el tiempo se

conocieron como “los estudios de Hawthorne”, porque muchos de ellos fueronrealizados en la fábricaHawthorne de Western Electric, cerca de Chicago. Enestos estudios se investigó la relación entre la cantidad de iluminación en el centrode trabajo y la productividad de los obreros. Los investigadores llegaron a laconclusión de que los empleados trabajarían con más tesón si la gerencia sepreocupaba por su bienestar y si los supervisores les prestaban atención especial.Este fenómeno se conoció, más adelante, como el efecto de Hawthorne. Losinvestigadores también llegaron a la conclusión de que los grupos informales de

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trabajo (el entorno social de los empleados) tienen una influencia positiva en laproductividad. Muchos de los empleados de Western Electric opinaban que sutrabajo era aburrido y absurdo, pero que sus relaciones y amistades con suscompañeros, en ocasiones sujetos a la influencia de un antagonismo compartidocontra los jefes, le daban cierto significado a su vida laboral y les ofrecían cierta

protección contra la gerencia. Por tal motivo, la presión del grupo, con frecuencia,representaba una mayor influencia para aumentar la productividad de lostrabajadores que las demandas de la gerencia. Así pues, Mayo era de la opiniónque el concepto del hombre social (movido por necesidades sociales, deseoso derelaciones gratificantes en el trabajo y más sensible a las presiones del grupo detrabajo que al control administrativo) era complemento necesario del viejoconcepto del hombre racional, movido por sus necesidades económicaspersonales. Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento derelaciones humanas mejoró la perspectiva clásica que consideraba laproductividad casi exclusivamente como un problema de ingeniería. En ciertomodo, Mayo redescubrió el antiguo principio de Robert Owensegún el cual, un

genuino interés por los trabajadores, las "máquinas vitales" como Owen solíallamarlos, pagaría dividendos. Además, estos investigadores recalcaron laimportancia del estilo del gerente y con ello revolucionaron la formación de losadministradores. La atención fue centrándose cada vez más en enseñarlas habilidades directivas, en oposición a las habilidades técnicas. Por último, sutrabajo hizo renacer el interés por la dinámica de grupos. Los administradoresempezaron a pensar en función de los procesos y premios del grupo paracomplementar su enfoque anterior en el individuo.

Escuela Estructuralista

Esta escuela analiza las relaciones que tienen las organizaciones con el sistemasocial que las rodea; estudia los intercambios y las influencias del contexto en laorganización; también estudia los grupos formales e informales dentro de lasorganizaciones y como influye el contexto en estos.Como principalesprotagonistas de esta escuela tenemos a Ralf Dahrendorf, Renate Maintz y AmitaiEtzioni. La escuela estructuralista pretende equilibrar los recursos de la empresa,prestando tanto a su estructura como al recurso humano, abordando aspectostales como la correspondencia entre la organización formal e informal.

Escuela burocrática

El sociólogo alemán Max Weber (1864 – 1920), pensando que toda organización

dirigida a alcanzar metas, y compuesta por miles de individuos, requería unestrecho control de sus actividades, desarrolló una teoría de la administraciónde burocracias que subrayaba la necesidad de una jerarquía definida en términosmuy estrictos y regida por reglamentos y líneas de autoridad definidos con todaclaridad. Consideraba que la organización ideal era una burocracia conactividades y objetivos establecidos mediante un razonamiento profundo y con unadivisión del trabajo detallada explícitamente. Weber también pensaba que lacompetencia técnica tenía gran importancia y que la evaluación de los resultados

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debería estar totalmente fundamentada en los méritos. Se piensa que lasburocracias son organizaciones vastas e impersonales, que conceden másimportancia a la eficiencia impersonal que a las necesidades humanas. Webercomo todos los teóricos de la administración científica, pretendía mejorar losresultados de organizaciones importantes para la sociedad, haciendo que sus

operaciones fueran predecibles y productivas. Si bien ahora concedemos tantovalor a las innovaciones y la flexibilidad como a eficiencia y la susceptibilidad alpronóstico, el modelo de la administración de burocracias de Weber se adelantó,claramente, a las corporaciones gigantescas como Ford. Weber pensaba que elpatrón particular de relaciones que presentaba la burocracia era muy promisorio.

Teoría estructuralista

Escuela Conductista de la Administración

Escuela psicológica o Teoría Conductista

Abraham Maslow, Douglas McGregor y Frederick Herzberg, entre otros,

escribieron sobre la superación personal de los individuos. Su obra engendrónuevos conceptos en cuanto a la posibilidad de ordenar las relaciones parabeneficio de las organizaciones. Además, determinaron que las personaspretendían obtener algo más que recompensas o placer al instante. Dado que laspersonas tenían formas de vida complejas, entonces las relaciones en laorganización deberían sustentar dicha complejidad. Según Maslow, lasnecesidades que quieren satisfacer las personas tiene forma depirámide. Lasnecesidades materiales y de seguridad están en la base de la pirámide y lasnecesidades del ego ( por ejemplo, la necesidad de respeto) y las necesidades deautorrealización (como la necesidad de crecimiento personal y de significado)están en la cúspide. McGregor presentó otro ángulo del concepto de la persona

compleja. Distinguió dos hipótesis básicas alternativas sobre las personas y suposición ante el trabajo. Estas dos hipótesis que llamó la Teoría X y la Teoría Y.Mientras que Herzberg planteó distintos elementos y factores que motivan,desmotivan o no motivan al factor humano dentro de la organización. Él explicóque todo lo que ocurra en la empresa relacionado con el individuo y su forma desentirse, lo motivará; sin embargo, todo aquello que imponga reglas, políticas de laorganización, salarios, entre otros, no lo motivarán pero de no estar lo podrándesmotivar.

Teoría de la jerarquía de necesidades

Teoría de los dos factores

Teoría de X y la Teoría YTeoría Desarrollo organizacional

En la década de los años sesenta, en los EE.UU., un grupo de científicos socialesdesarrolló un trabajo que hace énfasis en el desarrollo planeado de lasorganizaciones (desarrollo organizacional). Desde entonces, se ha escrito muchosobre el asunto, en espacial algunos profesionales ligados a las ciencias delcomportamiento y que ejercen funciones de consultores de organizaciones. El

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asunto ha sido entendido de diversas maneras por los numerosos autores, noexistiendo un consenso general bien definido sobre qué es el desarrolloorganizacional (D.O.).3 

Teoría de la organización

La Teoría de las Organizaciones tiene como Objetivo Central el Descubrir laslimitaciones que tiene la racionalidad humana. Parte del Hombre Administrativodonde se identifica al ser que se comporta con relativa racionalidad y buscaobtener resultados satisfactorios, y lo diferencia del Hombre Económico que actúaracionalmente y busca maximizar el beneficio. James March y HerbertSimonrealizaron una obra a finales de la década de 1950 donde plantearoncientos de proporciones acerca de los patrones de conducta, sobre todo conrelación a la comunicación en las organizaciones. Su influencia en el desarrollo dela teoría administrativa posterior ha sido importantísima y permanente, parainvestigar en forma científica. Uno de sus mayores aportes fue la Teoría de ladecisión. 

Escuela Sistemática de la Administración

Esta escuela agrupa en su seno a la Cibernética, la Teoría Matemática de laAdministración, Teoría de las Contingencias y la Teoría de los Sistemas y esrepresentada por autores como Norbert Wiener, Johann von Neumann, Ludwigvon Bertalanffy, Daniel Katz, Robert L. Kahn y Stanford L. Optner entre otros. La

 

escuela sistemática propone una nueva forma de analizar la organizaciónreconociendo la importancia de las relaciones entre las partes para alcanzar elpropósito del todo, en fin el enfoque sistémico.4 

Teoría Matemática de la Administración

Esta escuela manifiesta que la toma de decisión es un proceso y por lo tanto estepuede ser traducido a formulas matemáticas; realiza modelos matemáticosaplicados a la solución de los problemas administrativos. Esta escuela se divide endos ramas: -La Cibernética donde se destacan Norbert Wiener, y ArturoRosenblueth; - Los investigadores Operacionales, donde se aplican modelosmatemáticos de Programación lineal, Teoría de colas,Teoría de los grafos,etc.

Teoría de los sistemas

El contexto en el que se desarrolla la teoría de los Sistemas, es el de la GuerraFría. La teoría general de sistemas o teoría de sistemas (TGS) es un esfuerzo deestudio interdisciplinario que trata de encontrar las propiedades comunes a

entidades, los sistemas, que se presentan en todos los niveles de la realidad, peroque son objeto tradicionalmente de disciplinas académicas diferentes. Su puestaen marcha se atribuye al biólogo austriaco Ludwig von Bertalanffy, quien acuñó ladenominación a mediados del siglo XX. Las Organizaciones Como Sistemas: Unaorganización es un sistema socio-técnico incluido en otro más amplio que es lasociedad con la que interactúa influyéndose mutuamente. También puede serdefinida como un sistema social, integrado por individuos y grupos de trabajo queresponden a una determinada estructura y dentro de un contexto al que controla

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parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valorescomunes.

Escuela de Toma de Decisiones

Esta escuela manifiesta que la ejecución administrativa se lleva a cabo por medio

de una decisión; afirman que los administradores necesitan saber como tomardecisiones, y necesitan saber con exactitud como tomar decisiones medianteprocesos lógicos. Cuenta entre sus principales estudiosos a Howard Raiffa deHarvard.

Escuela Situacional O Contingencial

Este enfoque plantea que el administrador está influenciado por la situación ycircunstancias que lo rodean, pero plantea que este a su vez puede influir en estasituaciones por medio de la decisión administrativa que toma. Se destacan autores

 

como Hall, Harold Koontz, Weihrich.

Corrientes de pensamiento surgidas a partir de 1980

Escuela de Administración Estratégica

Surge en la década de 1980 y según Henry Mintzberg tiene dos enfoques: elnormativo, que recomienda un método para elaborar una estrategia, lo concibenlos expertos y después los trabajadores lo llevan a la práctica; por otro lado elenfoque descriptivo se refiere a como se crean o forman las estrategias y suponeque las fases de formulación y ejecución interactúan y se recrean. Las empresasno crean sus estrategias de forma deliberada sino que surgen de susactividades.5 Los pioneros en esta disciplina fueron Peter Drucker quien manifestoel pensamiento estratégico mediante unas simples preguntas, Cual es nuestro

negocio?, donde estamos? y donde queremos estar?, por lo tanto definir a que sededica(diagnostico), definir donde se quiere llegar (visión) y definir los caminospara poder llegar (como).El otro pionero fue Igor_Ansoff quien desarrollo una seriede estrategias de como conquistar nuevos mercados (Matriz de Ansoff). Otroimportantísimo autor es Michael Porter quien desarrollo estrategias competitivas(Estrategias genéricas de Porter) y una serie de matrices de análisisindustrial, Análisis Porter de las cinco fuerzas, La Cadena de valor, etc.

Teoría Z

Teoría de las limitaciones

Calidad total

Reingeniería de procesosTeoría de la Excelencia

Características de la administración

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existeun organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientadoa conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente,

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mediante la planificación, organización, integración de personal, dirección(liderazgo) y control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo afuturo, coordinando cosas, personas y sistemas para lograr, por medio dela comparación y jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma dedecisiones es la principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas

buenas inversiones y excelentes resultados. Porque en él tiene siempreque existir coordinación sistemática de medios. La administración se da porlo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las institucioneseducativas, en una sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales entodas esas clases de administración serán los mismos, aunquelógicamente existan variantes accidentales. Se puede decir que Laadministración es universal porque esta se puede aplicar en todo tipo deorganismo social y en todos los sistemas políticos existentes.

2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otrosfenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico ydistinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de

producción y un pésimo administrador. La administración tienecaracterísticas específicas que no nos permite confundirla con otra cienciao técnica. Que la administración se auxilie de otras ciencias y técnicas,tiene características propias que le proporcionan su carácter específico, esdecir, no puede confundirse con otras disciplinas.

3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos delfenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momentode la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todoso la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes,no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.

4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en unorganismo social, participan en distintos grados y modalidades, de lamisma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpoadministrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.

5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, esdecir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficientelos objetivos establecidos.

6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismoformal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.

7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios,procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están

relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionadacon matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía, antropología, ciencia política. 

8. Flexibilidad.Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar alas diferentes necesidades de la empresa o grupo social.

Proceso administrativo

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La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dichoproceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización,dirección, coordinación, control.

Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acciónadecuado para lograrlos.

Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una seriede metas específicas.

Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de losmiembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.

Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de unaorganización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a lasplanificadas.

El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estasfunciones simultáneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que estántotalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debeordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de laejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de laempresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se buscacomprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizadopuede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

El papel del administradorLa profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que sesitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria delnivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de lasactividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el

 

proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externoque la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador parasaber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuaren el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar

 

conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la

empresa. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto degastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujograma, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el controlde producción, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para laadministración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómoutilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos de manera adecuada

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 Elementos de la administración 

EficienciaEs la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzarlos objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Esun concepto que se refiere a " insumo-productos".

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

  Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constanteel volumen de recursos empleados.

  Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la cantidadde recurso empleado

Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en

 

relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los

 

gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para

 

alcanzar las metas están actuando eficientemente.

Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de losadministradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores nosolo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que alcanzarlos objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces.

EficaciaEs la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen

 

las metas que se habían definido.

 

Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la eficacia

 

de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la necesidad de sero no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser eficaces de la formamas eficiente posible.Nos preguntábamos si podríamos ser eficiente sin ser eficaces. La repuesta es afirmativa,se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin conseguirlos objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas equivocadas.

ProductividadEs la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida

 

consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

La formula señala que se puede mejorar la productividad :

 

1.- al acrecentar la producción (resultados) con los mismo insumo.2.- al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.3.- al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un modofavorable.Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sinembargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad seencuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración. La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y organizacional.

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Coordinación de recursosLa organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estosson elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitaránalcanzar sus objetivos. Existen tres tipos de recursos:Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones

físicas, la maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.Recursos técnicos. Bajo este rubro se listanlos sistemas, procedimientos, organigramas, instructivos, etc.Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedancomprendidos en este grupo, sino también otrosfactores que dan diversas modalidades a esa actividad: conocimientos,experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes, habilidades,potencialidades, salud, etc.Los recursos humanos se han dejado al ultimo no por ser los menos importantes,sino porque, requieren de una explicación más amplia. Los recursos humanos sonmas importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar

el empleo y diseño de los recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a lainversa.Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos derecursos que interviene en el logro de un fin común.

Grupo socialEste elemento es de gran importancia porque sin el no se pede dar laadministración. La administración siempre se da dentro de un grupo social ,entendiéndose por grupo social, grupo de personas, empresas, instituciones...,Que de alguna forma comparten los mismos objetivos.

ObjetivoLa administración siempre esta enfocada a lograr fines o resultados. Enocasiones, los ejecutivos no relacionados con los negocios afirman queelobjetivo de los administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades obeneficios. Para muchas empresas de negocios, una meta importante es elaumento a largo plazo del valor de sus acciones comunes. En un sentido muy real,en todo tipo de organizaciones, tanto lucrativa o no, el objetivo lógico ypúblicamente deseable de los administradores deben ser obtener un superávit:tienen que establecer un ambiente en el que las personas puedan alcanzar metasde un grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales einsatisfacción personal, o en el que puedan lograr al máximo posibles una metadeseada con los recursos disponibles.En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto alas utilidades totales del negocio, los administradores también tienen metas ydeben esforzarse por lograrlas con el mínimo de recursos o alcanzarlas hastadonde sea posible con los recursos disponibles.

6. Habilidades administrativa 

Habilidad TécnicaEs el conocimiento y la pericia para realizar actividades queincluyen métodos, proceso y procedimiento. Por lo tanto, representa trabajar con

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determinadas herramientas y técnicas, por ejemplo los mecánicos trabajan conherramientas y sus supervisores deben tener la capacidad de enseñarle comousarla.

Habilidad HumanaEs la capacidad para trabajar con personas: es el esfuerzo cooperativo: es el

trabajo en equipo: es la creación de un ambiente en que las personas se sientensegura y libres para expresar sus opiniones.

Habilidad ConceptualEs la capacidad de ver la imagen del conjunto de reconocer los elementosimportantes en una situación y comprender las relaciones entre ellos.

Habilidad De DiseñoEs la capacidad para solucionar problemas en forma tal que la empresa sebeneficie. Para ser eficiente, en particular en los niveles organizacionales másaltos. Los gerentes deben estar en posibilidad de ser algo más que ver elproblema. Necesitan tener además la habilidad de un buen ingeniero de diseño

para encontrar una solución práctica para él.7. Roles administrativos 

A fines década de los años 60, Henry Mintzberg realizo un cuidadoso estudiosobre las labores cinco principales funcionarios ejecutivos. Lo que descubrió,desafió varias nociones sostenidas durante largo tiempo acerca delas funciones de un administrador. Por ejemplo, a diferencia de los puntos de vistapredominantes en aquel tiempo de que los administradores eran pensadoresreflexivos que de manera cuidadosa y sistemática procesaban lainformación antesde tomar decisiones, Mintzberg encontró que los administradores que estudió seocupaban de gran número de actividades diversas, sin patrones de atención fijos y

de corta duración. Había poco tiempo para pensar en forma reflexiva porque losadministradores sufrían constantes interrupciones. La mitad de las actividades deestos administradores duraban menos de nueve minutos. Pero, además de estoshallazgos, Mintzberg proporcionó un esquema de categorización para definir loque hacen los administradores con bases en verdaderos administradores en sustrabajos.

Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diezdiferentes roles que están muy relacionados entre sí. El término rolesadministrativos se refiere a categorías específicasde comportamiento administrativo.

Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores desempeñenfunciones que tiene una naturaleza ceremonial y simbólica. Cuando el rector deuna universidad entrega diplomas en una graduación, o un supervisor defabricación acompaña en una visita a la planta a un grupo de estudiantes depreparatoria, actúan en un papel de representación y figura decorativa. Todos losadministradores tienen un rol de líder. Este rol incluye lacontratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. El tercer roldentro del agrupamiento interpersonal es el de enlace. Mintzberg describió esta

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actividad como el contacto de fuentes externas que proporcionan información aladministrador. Estas fuentes son individuos o gruposfuera de la unidad deladministrador y pueden encontrarse dentro o fuera de la organización. El gerentede ventas que obtiene información del gerente de personal en la misma compañía,tiene una relación interna de enlace. Cuando ese gerente de ventas tiene contacto

con otro ejecutivos de ventas a través de una asociación comercialde mercadotecnia, tiene una relación externa de enlace.

Roles De Información: todos los administradores, hasta determinado grado,reciben y captan información de organizaciones fuera de la suya. Por lo común,estos se hace por medio de la lectura de revistas y al hablar con otras personaspara saber los cambios en los gustos del publico, lo que puede estar planear locompetidores y cosas semejantes. Ha esto Mintzberg lo llamó el rol deseguimiento o vigilancia. Los administradores también actúan como conducto paratransmitir información a los integrantes de la organización. Este es el rol dediseminador . Cuando ellos representan a la organización frente a extraños losadministradores también desempeñan el rol de voceros.

Roles Decisionales: por último, Mintzberg identifico cuatro roles que giranalrededor de la toma de decisión. Como emprendedores, los administradoresinician y supervisan nuevos proyectos que mejoraran el desempeño de suorganización. Como manejadores de disturbios, toman acciones correctivas enrespuestas a los problemas no previstos con anterioridad. Como asignadores derecursos, los administradores son responsables de distribuir los recursoshumanos, físicos y monetarios. Por último, los administradores se desempeñancomo negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtenerventajas para sus propias unidades.

8. Valores institucionales de la administración 

La administración, de carácter eminentemente social, se rige por una serie devalores que le proporcionan no sólo una validez moral ante la población, sinotambién información ética que debe orientar la conducta del administrador enla sociedad. Los valores institucionales de la administración son:Sociales: Estos son los mas importantes, ya que contribuyen al bienestar de lasociedad a través de:

  El mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfaceradecuadamente las necesidades reales del ser humano.

  El mejoramiento de la situación socioeconómica de la población.  El cumplimiento de obligaciones fiscales que permiten sostener a los gobiernoslocales y federales.  Evitar la competencia desleal.  La promoción del desarrollo a través de la creación de fuentes de trabajo.  Incrementar y preservar las riquezas naturales y culturales de la sociedad.

Organizacionales: Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursoscon que cuenta el grupo social, y que tienden a:

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  Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.  Optimizar la coordinación de recursos.  Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.  Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

Económicos: Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos yque puede ser:

  Generando riqueza  Maximizando la obtención de utilidades.  Manejando adecuadamente los recursos financieros.  Propiciando el desarrollo económico del grupo social.  Promoviendo la inversión. 

Administración de empresas 

El estado de administración de empresas puede resumirse en cinco etapas diferentes,

cada una de las cuales destacan un aspecto importante de la administración, las cualesson:

Tarea: Es un enfoque microscópico implementado en todo trabajo del obrero y no en la

 

totalidad de la empresa y mecanicista porque involucra un conjunto de factores (estudio

 

de tiempos y movimientos, selección científica del obrero, aplicación del método planeadoracionalmente medidas para reducir o neutralizar la fatiga, establecimiento de estándaresde producción, etc.). Como si cada uno de ellos contribuyese de manera determinista alograr la máxima eficacia como si fuesen piezas de un engranaje mayor.

El énfasis en las tareas del obrero representan el primer enfoque administrativo, aunquemiope, limitado y reducido a unas cuantas variables de la realidad empresarial.

Personas: es la fase en que administrar es, sobre todo, tratar con personas; este enfoque

 

de la teoría administrativa intenta destacar las personas dentro de las empresas y es en

 

segundo plano la estructura y las tareas. Este enfoque se denomina humanista y se

 

puede dividir en dos escuelas o teorías: la escuela de las relaciones humanas y la teoríadel comportamiento en las organizaciones.

Tecnología: Es la fase en que el administrar significa emplear la tecnología para obtenerla máxima eficiencia posible. Con la llegada de la cibernética, la mecanizaciónla automatización la computación y mas recientemente la robótica la tecnología de lainformación puesta al servicio de la empresa empezó a moldear su estructura y aacondicionar su funcionamiento. Por increíble que parezca, una de las mas recientes

 

áreas de estudio de la teoría administrativa en el papel de la tecnología en la

 

determinación d la estructura y del funcionamiento de las empresas.La tecnología se toma como variable independiente y la estructura organizacional de laempresa que utiliza, como variable dependiente. aun dentro de la línea inglesa, lacorriente de tavistock empezó a concebir la empresa como un énfasis socio técnico en elque interactúan dos subsistemas estrechamente interdependientes: el subsistema social ohumano ( compuesto de equipos y tareas), la teoría situacional se encarga deconcentrarse en la tecnología, preocuparse por el ambiente y definir un enfoque mas

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amplio respecto al diseño organizacional: una manera mas reciente de concebir la forma yla estructura organizacional y sus funcionamiento.

Ambiente: Es la fase en que administrar es en especial enfrentar las demandas delambiente y obtener la máxima eficacia en la empresa. Debido a la influencia de la teoríade sistemas en la teoría administrativa, se comprobó que estudiando solo las variables

 

internas (variables endógenas) no se lograba una amplia comprensión de la estructura y

 

el comportamiento organizacional. En consecuencia fue necesario estudiar las variables

 

exógenas, situadas fuera de los limites de la empresa, que influyen profundamente en susaspectos estructurales y de comportamientos. Las relaciones de la interrelación de lasempresas y sus ambientes explicaron mejor ciertos aspectos de la estructuraorganizacional y los procesos operacionales utilizados por las empresas.

Las características estructurales se explican mejor mediante las característicasambientales que las determinan.

 

Las variables ambientales son variables independientes y los aspectos de estructura

 

organizacional son variables dependientes las empresas exitosas son aquellas que logran

 

adaptarse de manera adecuada a las demandas ambientales.

Estructura: en esta fase administrar se refiere sobre todo a planear y organizar laestructura de órganos y cargos que componen la empresa, y dirigir y controlar susactividades. Se comprueba que la eficiencia de la empresa es mucho mayor que la sumade la eficiencia de sus trabajadores, y que ello debe alcanzar mediante la racionalidad, esdecir, la adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desea alcanzar.La preocupación por la estructura de la organización constituye una enorme ampliacióndel objetivo de estudio de la teoría administrativa. El micro enfoque en que la tarea decada obrero se amplia a la estructura organizacional de toda la empresa.

Teorias administrativas y sus principales enfoques

ÉNFASIS TEORIAS ADMINISTRATIVAS

PRINCIPALES ENFOQUES

En las tareas Administracióncientífica

Racionalización del trabajo en el nivel operacional

En la estructuraTeoría clásica.

Teoría Neoclásica.

Organización formal

Principios generales de la Administración

Funciones del Administrador

Teoría dela Burocracia. 

Organización formal Burocrática.

Racionalidad Organizacional

TeoríaEstructuralista.

Enfoque múltiple:

Organización formal e informal.

 Análisis intraorganizacional

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 Y análisis interorganizacional

En las personas

Teoría de lasrelaciones humanas

Organización informal

Motivación, liderazgo, comunicación y dinámica degrupo

Teoría del

comportamientoorganizacional

Estilo de administración

Teoría de las decisiones

Integración de los objetivos organizacionales eindividuales

Teoría del desarrollo

Organizacional

Cambio organizacional planeado

Enfoque de sistema abierto

En la tecnología Teoría situacional Administración de la tecnología(imperativatecnológica)

En el ambiente

Teoríaestructuralista.

Teoríaneoestructuralista

 Análisis intraorganizacional

 Análisis y Análisis ambiental

Enfoque del sistema abierto.

Teoría situacional  Análisis ambiental (imperativo ambiental).

Enfoque sistema abierto.

El análisis FODA FODA (en inglés SWOT ), es la sigla usada para referirse a una herramientaanalítica que le permitirá trabajar con toda la información que posea sobre sunegocio, útil para examinar sus Fortalezas, Oportunidades, Debilidades yAmenazas. 

Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre lascaracterísticas particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. El

 

análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los nivelesde la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto,mercado, producto-mercado, línea de productos, corporación, empresa, división,

 

unidad estratégica de negocios, etc). Muchas de las conclusiones obtenidas comoresultado del análisis FODA, podrán serle de gran utilidad en el análisis del

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mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñé y que califiquen para serincorporadas en el plan de negocios.

El anális FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito

 

de su negocio. Debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas

al compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con lasoportunidades y amenazas claves del entorno.

Lo anterior significa que el análisis FODA consta de dos partes: una interna y otraexterna.

  la parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de sunegocio, aspectos sobre los cuales usted tiene algún grado de control.

  la parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y lasamenazas que debe enfrentar su negocio en el mercado seleccionado. Aquiusted tiene que desarrollar toda su capacidad y habilidad para aprovecharesas oportunidades y para minimizar o anular esas amenazas,circunstancias sobre las cuales usted tiene poco o ningún control directo.

Fortalezas y Debilidades Considere áreas como las siguientes: 

  Análisis de Recursos Capital, recursos humanos, sistemas de información, activos fijos, activosno tangibles. 

  Análisis de Actividades Recursos gerenciales, recursos estratégicos, creatividad 

  Análisis de Riesgos Con relación a los recursos y a las actividades de la empresa.  

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  Análisis de Portafolio La contribución consolidada de las diferentes actividades de laorganización. 

Hágase preguntas como éstas:

  ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que superaa sus principales competidores?

  ¿Cuáles son aquellos cinco a siete aspectos donde usted cree que sus

 

competidores lo superan?

Al evaluar las fortalezas de una organización, tenga en cuenta que éstas sepueden clasificar así:

1.  Fortalezas Organizacionales Comunes Cuando una determinada fortaleza es poseida por un gran número de

empresas competidoras. La paridad competitiva se da cuando un grannúmero de empresas competidoras están en capacidad de implementar lamisma estrategia. 

2. Fortalezas Distintivas Cuando una determinada fortaleza es poseida solamente por un reducidonúmero de empresas competidoras. Las empresas que saben explotar sufortaleza distintiva, generalmente logran una ventaja competitiva y obtienenutilidades económicas por encima del promedio de su industria. Lasfortalezas distintivas podrían no ser imitables cuando:

o  Su adquisición o desarrollo pueden depender de una circunstanciahistórica única que otras empresas no pueden copiar.

o

  Su naturaleza y carácter podría no ser conocido o comprendido porlas empresas competidoras. (Se basa en sistemas socialescomplejos como la cultura empresarial o el trabajo en equipo).

3.  Fortalezas de Imitación de las Fortalezas Distintivas Es la capacidad de copiar la fortaleza distintiva de otra empresa y deconvertirla en una estrategia que genere utilidad económica. 

La ventaja competitiva será temporalmente sostenible, cuando subsiste despuesque cesan todos los intentos de imitación estratégica por parte de la competencia.

Al evaluar las debilidades de la organización, tenga en cuenta que se está

 

refiriendo a aquellas que le impiden a la empresa seleccionar e implementarestrategias que le permitan desarrollar su misión. Una empresa tiene unadesventaja competitiva cuando no está implementando estrategias que generen

 

valor mientras otras firmas competidoras si lo están haciendo.

Oportunidades y Amenazas Las oportunidades organizacionales se encuentran en aquellas áreas que podríangenerar muy altos desempeños. Las amenazas organizacionales están en

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aquellas áreas donde la empresa encuentra dificultad para alcanzar altos nivelesde desempeño. 

Considere:

  Análisis del Entorno Estructura de su industria (Proveedores,canales de distribución, clientes,mercados, competidores). 

  Grupos de interés Gobierno, instituciones públicas, sindicatos, gremios, accionistas,comunidad. 

  El entorno visto en forma más amplia Aspectos demográficos, políticos, legislativos, etc. 

Pregúntese:

  ¿Cuáles son realmente las mayores amenazas que enfrenta en el entorno?  ¿Cuáles son las mejores oportunidades que tiene?

Una síntesis del análisis FODA 

1. En cada mercado, el FODA debe relacionarse con la estrategia competitivade la empresa

2. Las estrategias competitiva y de portafolio se impactan mutuamente.3. Ambas decisiones estratégicas son los únicos instrumentos de Creación de

Valor Económico en el marco de un nivel asumible y aceptable deexposición al riesgo.

4. No es suficiente quedarnos en la fase de diagnóstico del FODA: debemosprocurar instalar un Sistema Integral de Innovación.5. El proceso del FODA debe ser interfuncional y en grupo.6. El Sistema de Gestión de Proyectos debe alimentarse a través del Sistema

Integral de Innovación, y debe asegurar su implementación.7. Dado que seguramente se necesitarán cambios, es importante que se

revisen las innovaciones implementadas.8. Un FODA puede ocasionar resistencia al cambio por parte de los

empleados, por lo que será necesario trabajar en este sentido.9. Al realizar el análisis, descubriremos que hay mucha información que no

conocemos (principalmente sobre la competencia). Así, el FODA nos

servirá para saber qué no sabemos y para decidir si queremos saberlo o nonos importa o es muy caro (y asumimos el riesgo).10. El FODA no es algo que se realice de una vez y para siempre, es un

procedimiento que no termina nunca y que debe convertirse en parte de lacultura de la empresa