L ? O G B Q ? K D A : > : G B ? роработка вертикального...

МОСКВА 2017

«Проработка вертикального сценария

«Снабжение»

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

ИЗ 33

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ:

Куратор со стороны ИТ (Спонсор проекта);

Единое ответственное лицо со стороны заказчика;

Участники проекта со стороны Заказчика;

Руководитель проекта.

История изменений

ВЕРСИЯ ДАТА КОММЕНТАРИИ АВТОР УТВЕРЖДЕН

1 2 3 4 5

Связанные документы, которые будут переданы Консультанту при реализации:

НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА ДАТА

1 2

Презентация «Целевая операционная модель (ЦОМ) Службы снабжения»

Презентация «Концепция регионального снабжения Компании»

Концептуальный дизайн «Система управления взаимоотношениями с

поставщиками на базе SAP SRM»

ФТТ «Электронный договор»

ФТТ «Долгосрочные, рамочные, прейскурантные договоры и раскрытие

опционов по МТР»

Требования к реализации Торговой схемы

ИЗ 33

Документ утвержден

КТО УТВЕРДИЛ ФИО ДАТА ПОДПИСЬ

1 2 3 4

Заместитель руководителя

Службы снабжения ПАО «НК

«Роснефть»

ИЗ 33

Документ согласован со стороны Службы снабжения

КТО СОГЛАСОВАЛ ФИО ДАТА ПОДПИСЬ

1 2 3 4

Директор Департамента закупки товаров,

работ и услуг Службы снабжения

ПАО «НК «Роснефть»

Директор Департамента управления

запасами Службы снабжения


Директор Департамента планирования,

автоматизации и эффективности Службы

снабжения ПАО «НК «Роснефть»

Заместитель директора Департамента

планирования, автоматизации и

эффективности Службы снабжения


Начальник Управления развития и

автоматизации Департамента

планирования, автоматизации и

эффективности Службы снабжения


ИЗ 33

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ..................................................................................... 6

1.1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ 6

1.2. ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ 9

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ...............................................................................................................................11

3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ .........................................................................................................................12

3.1. ОПИСАНИЕ РАМОК ПРОЕКТА 12

3.1.1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ РАМКИ 12

3.2. СМЕЖНЫЕ ПРОЕКТЫ / ИТ АКТИВНОСТИ** 13

3.3. СМЕЖНЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ 13

3.4. ОПИСАНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ 13

3.4.1. ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА 13

3.4.2. ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА 16

4. ЗАФИКСИРОВАННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ РАБОТ .......................................................16

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ ................................................................17

6. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПРОЕКТА 18

7. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЕКТИРОВАНИЮ НСИ ...................................................................18

8. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЕКТИРОВАНИЮ ОТЧЕТНОСТИ .................................................19

9. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ......................................................................................19

10. ДЕТАЛЬНЫЙ СОСТАВ РАБОТ ПОДРЯДЧИКА И СРОКИ РЕАЛИЗАЦИИ .................................21

ИЗ 33

1. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

1.1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

№ ИСПОЛЬЗУЕМЫЙ

ТЕРМИН ОПРЕДЕЛЕНИЕ

1 2 3

1 Концептуальный дизайн

(КД)

Документ, описывающий в соответствии с требованиями

Технического задания целевую сквозную модель

бизнес-процессов снабжения для последующего

внедрения ИТ-решения, с учетом интеграционных точек

со смежными бизнес-процессами ПАО «НК «Роснефть».

2 Информационная система

(ИС)

Совокупность содержащейся в базах данных

информации и обеспечивающих ее обработку

информационных технологий и технических средств

(Федеральный закон "Об информации, информационных

технологиях и о защите информации")

3 Информационный ресурс

(ИР)

Совокупность содержащейся в базах данных

информации и обеспечивающих ее обработку

информационных технологий, используемая в бизнес-

процессах Компании, формируемая в рамках

существующих информационных систем

4 Справочник Систематизированный перечень уникальных позиций,

объединенных в одно множество по общему признаку

5 Бизнес-блок (ББ)

Направление деятельности группы, вид деятельности

группы) – совокупность взаимосвязанных бизнес–

процессов и их результатов, объединенных по

определенным признакам (достижение определенного

результата хозяйственной деятельности, использование

ресурсов, географический признак и т.д.) С целью

повышения эффективности управления.

6 Процесс (бизнес-процесс) Совокупность взаимосвязанных, взаимодействующих,

упорядоченных и целенаправленных видов

деятельности, которые производят результат, значимый

для потребителя [ГОСТ ISO 9000-2011]

7 Диаграмма ARIS – совокупность графических объектов (их свойств,

атрибутов) и отношений между ними, которая адекватно

описывает некоторую моделируемую предметную

область. Диаграмма имеет заданный тип (Model туре) и

соответствующее этому типу предназначение.

8 Документ Зафиксированная на материальном носителе

идентифицируемая информация, созданная, полученная

и сохраняемая организацией в качестве доказательства

при подтверждении правовых обязательств или деловой

деятельности.

ИЗ 33


моделирования бизнес-

процессов ARIS (система

ARIS, среда ARIS,

платформа ARIS)

Информационная система, реализующая методологию

описания бизнес-процессов ARIS и используемая для

формирования, хранения и представления моделей

бизнес-процессов, а также их анализа и изменения.

10 Локальный нормативный

акт/документ (ЛНД)

Вид внутреннего официального документа,

выпущенный в виде свода однозначно понимаемых

норм (правил) длительного действия, регулирующих

определенные аспекты хозяйственной деятельности

Группы для их обязательного исполнения работниками,

на которых распространяется действие данного

документа. Локальные нормативные документы

утверждаются органами управления, в пределах

компетенции, определенной Уставом, или для

отдельных видов локальных нормативных документов

уполномоченными представителями высшего

руководства (топ-менеджерами).

11 Методология ARIS Подход к структурированному описанию деятельности

Группы и представлению ее в виде взаимосвязанных и

взаимодополняющих графических диаграмм, удобных

для понимания и анализа. Методология ARIS

основывается на концепции интеграции, предлагающей

целостный взгляд на процессы, и представляет собой

множество различных методик, объединенных в рамках

единого системного подхода.

12 Модель ARIS Совокупность структурированных и взаимосвязанных

диаграмм ARIS, описывающих предметную область

моделирования.

13 Нормативный документ Документ, устанавливающий правила, общие принципы

или характеристики, касающиеся различных видов

деятельности или их результатов

14 Операция Действие в рамках одного процесса/процедуры,

являющееся неотъемлемой составляющей

процесса/процедуры

15 Роль Совокупность полномочий, предоставляемых участнику

процесса, необходимых для выполнения бизнес-задач в

зоне его ответственности

16 База данных ARIS

Совокупность папок, диаграмм, объектов, связей и

атрибутов в информационной системе моделирования

бизнес-процессов ARIS

ИЗ 33

17 Владелец бизнес-процесса

(владелец процесса)

Руководитель, обладающий достаточными

полномочиями и ресурсами, обеспечивающий внедрение

процесса, координирующий его работу, поддержку и

улучшение, а также являющийся ответственным за

эффективность его функционирования и результат,

имеющий право делегировать часть своих полномочий

менеджеру процесса.


управления корпоративной

ИТ-архитектурой

Информационная система, обеспечивающая хранение и

ведение данных об ИТ-архитектуре группы

19 Менеджер бизнес-процесса

(менеджер процесса)

Должностное лицо, отвечающее за операционное

управление процессом. В зону ответственности

менеджера процесса входит планирование и

координирование

20 Эксперт бизнес-процесса

(эксперт процесса)

Должностное лицо, отвечающее за полноту и

достоверность представленной на диаграмме ARIS

информации.

21 Атрибут Необходимое, существенное, неотъемлемое свойство

объекта в системе ARIS.

22 Детализация/ декомпозиция

объекта

Представление объекта диаграммы верхнего уровня в

виде другой диаграммы, раскрывающее содержание

данного объекта.

23 Объект Составная часть диаграммы ARIS, отражающая элемент

описываемой предметной области (в т.ч. События и

функции).

24 Отчет Документы в форматах rtf, doc, xls, htm, получаемые по

диаграммам ARIS. Отчеты генерируются с помощью

скриптов отчетности на основе моделей ARIS

25 Показатель эффективности

процесса

Количественный измеряемый показатель,

характеризующий эффективность процесса

26 Перечень 1 Перечень критичных и высокостоимостных классов МТР.

27 Перечень 2 Перечень классов МТР, оказывающих среднее влияние на

производственную деятельность.

28 Перечень 3 Перечень низкостоимостных классов МТР.

29 Вовлечение запасов Соотнесение имеющихся свободных запасов МТР и НВЛ с

неудовлетворенными потребностями Бизнес-заказчиков с

целью потребления уже закупленных МТР, находящихся на

балансе ПАО «НК «Роснефть» или Обществ Группы вместо

приобретения новых МТР.

30

Общество Группы

Общество, в отношении которого ПАО «НК «Роснефть» в

силу преобладающего прямого (непосредственного) участия в

его уставном капитале, либо в соответствии с заключенным

между ними договором, либо иным образом имеет

возможность определять решения, принимаемые таким

обществом.

ИЗ 33

31

Компания

Группа юридических лиц различных организационно-

правовых форм, включая ПАО «НК «Роснефть», в отношении

которых последнее выступает в качестве основного или

преобладающего (участвующего) общества.

32 Программное обеспечение

ARIS

Экземпляры программных продуктов семейства ARIS

для описания, внедрения, контроллинга и

совершенствования бизнес-процессов

неисключительные неограниченные во времени права

пользования которыми принадлежат ПАО «НК

«Роснефть».

33 Разделяемое хранилище

объектов (библиотека

объектов)

Выделенная папка в системе ARIS, в совокупности с

вложенными в нее диаграммами, предназначенная для

централизованного хранения всех объектов

определенного типа, существующих в базе данных

ARIS.

34 Связь

Взаимоотношения между двумя объектами в системе

ARIS, имеющие определенный тип, направление и

другие свойства.

35 Скрипт отчетности

(скрипт)

Программа, созданная на внутреннем языке

программирования платформы ARIS, обеспечивающая

получение отчетов из базы данных ARIS и/или

автоматизированное выполнение каких-либо действий.

1.2. ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

№ СОКРАЩЕНИЕ,

ОБОЗНАЧЕНИЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ

SAP ERP Enterprise Resource Planning – Планирование ресурсов предприятия.

SAP SRM Supplier Relationship Management – Управление взаимоотношением с

поставщиками.

АСВУД «Автоматизированная система визирования и учета договоров».

Информационный ресурс в рамках КИС SAP РН.

ББ/БФ Бизнес-блок / Бизнес-функция.

БП Бизнес-процесс

ВИРС Вертикально-интегрированное решение по снабжению ПАО «НК

«Роснефть»

ИР Информационный ресурс

ИС Информационная система.

ИТ Информационные технологии.

КД Концептуальный дизайн.

КИС Корпоративная информационная система.

КИС SAP РН КИС ПАО «НК «Роснефть» на базе SAP R/3.

Компания ПАО «НК «Роснефть» и все дочерние и зависимые общества.

КП Концептуальное проектирование.

КС Капитальное строительство.

КСМ Корпоративный справочник Материалов

ИЗ 33

ЛНД Локальный нормативный документ.

МТО Материально-техническое обеспечение.

МТР Материально-технические ресурсы.

НВЛ/НЛ Невостребованные ликвидные запасы/Неликвидные запасы.

НК РН ПАО «НК «Роснефть».

НСИ Нормативно-справочная информация.

ОГ Общество группы ПАО «НК «Роснефть»

ПО Программное обеспечение.

РиД Разработка и добыча.

РОС Региональный оператор снабжения

СБ Служба безопасности

ССД «Система согласования документов». Информационный ресурс в рамках

КИС SAP РН.

ТЗ Технический задание.

ФЗ Федеральный закон

ФТТ Функционально-технические требования.

ЦАУК Центральный аппарат управления Компанией.

ЦОМ Целевая операционная модель

ИЗ 33

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ

Предпосылки проекта:

Со стороны бизнес-подразделений Службы Снабжения и бизнес-блоков поступает большое

количество обращений по автоматизации БП и различных форм отчетности. Данные

инициативы носят неупорядоченный характер, часто возникают запросы на автоматизацию

схожих БП, но с разными требованиями к автоматизации этих БП.

Текущие информационные системы управления процессами снабжения морально устарели,

плохо интегрированы между собой и информационными системами смежных ББ/БФ и ОГ.

За 2015-2016 гг. бизнес-процессы Службы Снабжения изменились по отношению к

процессам реализованным в текущих информационных системах, информационных

ресурсах.

В рамках ИТ-проектов Программы автоматизации процессов снабжения прорабатываются

отдельные целевые процессы (в том числе, в части заключения договоров, процесса

планирования и проведения закупочных процедур), при этом, их текущая реализация в ИТ-

системах выполняется с учетом разнородности ИТ-ландшафта и информационных ресурсов

в ОГ, ЦАУК и РОС.

Данное обстоятельство существенно затрудняет тираж разработанных решений (поскольку

требуется типовой набор ИТ-систем, а также унифицированные/стандартизированные

процессы), интеграцию со смежными бизнес-процессами и внешними ИТ-системами,

увеличивает сроки реализации проектов и трудозатраты конечных пользователей ввиду

отсутствия единой ИТ-платформы и полной интеграции информационных ресурсов.

№ ЦЕЛИ ПРОЕКТА ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

1 2 3

1

Подготовка к внедрению

информационной системы

«Вертикально интегрированное

решение по снабжению

ПАО «НК «Роснефть» (ИС «ВИРС»)

Разработка Концептуального дизайна процессов

функции Снабжения - описание целевой

сквозной модели бизнес-процессов службы

снабжения для последующего внедрения ИТ-

решения, с учетом интеграционных точек со

смежными бизнес-процессами Компании.

2 Построение модели потоков данных по целевым

бизнес-процессам службы снабжения для

дальнейшего использования в проекте

автоматизации, с учетом интеграционных точек

со смежными бизнес-процессами Компании, а

также разработка схемы верхнеуровневой

целевой Архитектуры.

3 Подготовка целевых реестра и альбома печатных

форм и форм отчетов.

ИЗ 33

3. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

3.1. ОПИСАНИЕ РАМОК ПРОЕКТА

ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ РАМКИ

РАЗДЕЛ УТОЧНЯЕТСЯ

ПЛАНИРУЕМЫЙ СРОК РЕАЛИЗАЦИИ 30.12.2017

ЗАКАЗЧИК Служба Снабжения ПАО «НК «Роснефть»

3.1.1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ РАМКИ

Процессы должны быть описаны с учетом ключевых сценариев*:

1. Агентская/Торговая схема;

2. Закупки централизованные/децентрализованные (включая 1,2,3 перечни);

3. Деятельность ОГ регулируется/не регулируется ФЗ-223.

4. Особенностей процесса снабжения МТР и услугами под потребности основной

производственной деятельности бизнес-блоков Компании.

№

ПП

НАИМЕНОВАНИЕ ЦЕЛЕВОГО

БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

ЦЕЛЕВОЙ ПРОЦЕСС

ПРОРАБАТЫВАЛСЯ В

РАМКАХ СМЕЖНЫХ

ПРОЕКТОВ СЛУЖБЫ

СНАБЖЕНИЯ

(ДА/НЕТ/ЧАСТИЧНО)

01 Планирование потребности и расчет плановых цен на МТР Частично

02 Планирование поставок Частично

03 Планирование закупок Да

04 Перераспределение запасов Частично

05 Проведение закупки Да

06 Аккредитация,

квалификация поставщиков Да

07 Управление договорами поставки Частично

08 Управление поставщиками Нет

09 Управление поставкой Нет

10 Управление качеством Нет

11 Организация оплаты Нет

12 Управление движением МТР и логистическими активами Нет

13 Формирование аналитической отчетности Частично

* Перечень ключевых сценариев может быть уточнен в рамках реализации проекта.

ИЗ 33

3.2. СМЕЖНЫЕ ПРОЕКТЫ / ИТ АКТИВНОСТИ**

При подготовке описания сквозной целевой модели бизнес-процессов Службы снабжения

учитывать верхнеуровневые описания целевых процессов снабжения, разработанных в

рамках следующих активностей/проектов:

Целевая операционная модель (ЦОМ) Службы снабжения;

Концепция регионального снабжения;

«Электронный договор»;

«Переход на новую Торговую схему и централизованное управление запасами»;

«Долгосрочные, рамочные, прейскурантные договоры и раскрытие опционов по

МТР»;

«Развитие информационного ресурса «Система управления взаимоотношениями с

поставщиками на базе SAP SRM-2».

** Перечень может быть уточнен в рамках реализации данного проекта

3.3. СМЕЖНЫЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССЫ

Перечень смежных бизнес-процессов Компании, которые необходимо учесть при подготовке

описания сквозной целевой модели бизнес-процессов снабжения, а также при построении

модели потоков данных по целевым бизнес-процессам снабжения с учетом интеграционных

точек по входам и выходам процесса «Снабжение»:

Финансы и казначейство;

Управление договорами;

БУ/НУ/МСФО;

Управление персоналом;

Корпоративная отчетность, консолидация;

Корпоративное бизнес-планирование;

Инвестиции;

ПБ и охрана окружающей среды;

Корпоративная собственность

Цепочки поставки нефти и нефтепродуктов

Процессы ББ «Разведка и Добыча» (включая капитальное строительство)

Коммерция и логистика.

3.4. ОПИСАНИЕ ТЕКУЩЕЙ СИТУАЦИИ 3.4.1. ОПИСАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Текущая (существующая) модель управления бизнес-процессами снабжения претерпела

существенные изменения с момента проектирования информационных ресурсов,

используемых в Компании. Формализованного описания сквозного бизнес-процесса

снабжения в Компании не существует.

В рамках отдельных проектов разработаны описания целевых процессов в части

планирования потребности, закупочных процедур и процессов заключения и подписания

договоров. Однако процессы не интегрированы в общий целевой сквозной процесс, имеют

ИЗ 33

неоднородный уровень детализации, что не позволяет спроектировать и выстроить всю

цепочку шагов процесса, в том числе на уровне РОС и ОГ.

Часть целевых процессов Службы снабжения на текущий момент не разработана.

В целях оптимизации процессов Службой снабжения были выработаны предложения по

реинжинирингу и оптимизации БП (Концепция регионального снабжения, ЦОМ), что

существенно влияет на требования к системам.

Таблица 1

Перечень и описание существующих бизнес-процессов

НАИМЕНОВАНИЕ

БИЗНЕС-ПРОЦЕССА КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ

1 2

1. Планирование

потребности и

расчет плановых цен

на МТР

Цель выполнения процесса:

Обеспечение эффективного и интегрированного планирования

потребности в МТР и услугах с учетом производственных планов,

инвестиционных планов, планов работ в рамках реализации крупных и

капитальных проектов, плановых капитальных ремонтов и обслуживания и

прочих планов производственных подразделений, установленных

регламентами Компании, на всех уровнях корпоративного планирования.

Получение плановых цен для целей формирования потребности МТР в

количественно-суммовом разрезе.


поставок


Обеспечение производственной потребности, а также инвестиционных,

крупных и капитальных проектов в МТР и услугах в требуемом объеме,

надлежащего качества и в требуемые сроки. При этом процесс

планирования поставок должен оперативно и гибко отражать изменения

потребности в объемных показателях и требуемых сроков поставки,

которые предоставляют бизнес-подразделения и позволять осуществлять

корректировки потребности.


закупок


Определение порядка и объема обеспечения деятельности

ПАО «НК «Роснефть», дочерних обществ ПАО «НК «Роснефть»

МТР/работ/услуг, учитывая текущую структуру и объемы запасов МТР.

Создание условий для эффективного и своевременного размещения

Заказов на закупку и заключения договоров на закупку МТР/услуг для

обеспечения деятельности Компании.

4. Перераспределение

запасов


Вовлечение запасов на этапе планирования потребности в МТР с целью

оптимизации затрат и сроков поставки МТР под потребности бизнес-

блоков, а также вовлечение аналогов МТР в производство и капитальное

строительство.

ИЗ 33

5. Проведение закупки Цель выполнения процесса:

Выбор надежного поставщика/подрядчика с целью заключения договоров

на поставку МТР/работ/и услуг

6. Аккредитация,

квалификация

поставщиков


Проведение процедуры оценки финансово-экономического состояния

поставщиков с целью определения их соответствия минимальным

требованиям, предъявляемым заказчиком к участникам закупочных

процедур, а также оценки соответствия поставщиков установленным

требованиям для квалификации по виду продукции.

7. Управление

договорами

поставки


Мониторинг полного жизненного цикла договорных документов и

сопутствующих им финансово-хозяйственных операций/документов для

последующего контроля исполнения обязательств контрагентами.


поставщиками


Мониторинг эффективности взаимодействия с поставщиками, оценка

эффективности деятельности контрагентов, развитие и поддержание пула

поставщиков по закупаемым категориям продукции с целью обеспечения

надежности поставок и возможности использования аналогов.


поставкой


Мониторинг поставок МТР/работ/услуг: контроль своевременности

поставок (графика поставок/график оказания услуг), пред-претензионная

работа с поставщиками.


качеством


Обеспечение надлежащего качества МТР/работ/услуг в соответствии с

требованиями Компании, а также соответствующими стандартами

(ГОСТ/ТУ).

Контроль должного качества продукции путем проведения инспекций

производств, технических аудитов поставщиков, а также организации

входных контролей МТР в ОГ.

11. Организация оплаты Цель выполнения процесса:

Формирование и согласование реестров платежей по договорам МТР, а

также платежей по договорам ОГ (в качестве профильного и курирующего

структурного подразделения).


движением МТР и

логистическими

активами


Обеспечение своевременной доставки и перемещения необходимых МТР с

учетом эффективной транспортировки за счет оптимальной стратегии

распределения и прозрачности логистической цепочки.

13. Формирование

аналитической

отчетности


Формирование достоверной аналитической отчетности для принятия

управленческих решений для различных уровней руководителей Компании

в необходимых разрезах и детализации.

ИЗ 33

3.4.2. ОПИСАНИЕ НЕДОСТАТКОВ СУЩЕСТВУЮЩЕГО БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

Бизнес-процессы не унифицированы, отсутствует сквозной бизнес-процесс снабжения

от планирования до заключения договоров, исполнения обязательств и вовлечения МТР в

производство:

1. Высокая трудоемкость процессов из-за вынужденного двойного ввода информации в

разные ИР, множественной загрузки и выгрузки данных. 2. Отсутствие возможности отслеживания сквозной аналитики в процессах от планирования

до заключения договоров и исполнения обязательства ввиду низкой интегрированности

ИР 3. Отсутствие четкого разграничения ролей/полномочий/ответственности участников

процессов ведет к снижению эффективности и высокой длительности процессов; 4. Отсутствие синхронизации с изменениями в производственных планах и планов по

реализации крупных и капитальных проектов

5. Реализация БП в разрозненных ИР приводит к невозможности автоматизации сквозных

контролей и формирования консолидированной отчетности в требуемых аналитических

разрезах.

4. ЗАФИКСИРОВАННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ РАБОТ*

Разработать и согласовать документ «Концептуальный дизайн» с учетом требований,

описанных ниже:

1. Проведение анализа текущих бизнес-процессов снабжения и разработанных целевых

процессов снабжения в рамках других проектов/инициатив (согласно разделу 3.1.1

текущего ТЗ), а также анализа сформированных предложений по оптимизации

процессов снабжения за 2015-2016гг. с учетом действующих и разрабатываемых ЛНД

Компании.

2. Разработка и согласование недостающих целевых бизнес-процессов снабжения с

детализацией до 4-5 уровня (детализация до документов - например, первичные и

сводные заявки, НПП, лоты и пр.), с описанием входов-выходов, результирующих

документов и ответственных по процессам, включая:

ролевую модель Службы Снабжения и целевыми бизнес-процессами (вкл.

указание бизнес сущности роли и прав доступа к документам по процессам

снабжения);

структуру справочников Службы Снабжения (вкл. тип данных, тип

справочника и подход к ведению справочника) (См. Раздел 7) ;

реестр и бизнес-правила контрольных процедур Службы Снабжения с

привязкой к бизнес-процессам и справочникам с учетом разработанного ранее

реестра контрольных процедур (в рамках проработки ЦОМ);

интеграционные потоки данных и карты (схемы) интеграции бизнес-процессов

Службы снабжения с бизнес-процессами смежных ББ/БФ;

* Требования к качеству и формату результатов работ будут определены по факту

проведения конференции и скорректированы в техническом задании в рамках

процедуры закупки

ИЗ 33

дизайн форм и требования к печатным документам, которые должны в

автоматизированном режиме формироваться на основании введенных данных

в системы (например, проект протокола по стадиям закупочных процедур)

3. Формирование и описание сквозного бизнес процесса снабжения с учетом требований

п.1 и п.2 текущего раздела.

4. Разработка альбома целевых отчетов Службы Снабжения в соответствии с. Разделом

8;

Формирование перечня отклонений текущих бизнес-процессов снабжения

относительно целевых процессов и реестра необходимых изменений в текущих ЛНД

Компании (с указанием ЛНД, которые необходимо актуализировать/разработать) для

перехода на целевые процессы (в соответствии с Разделом 6).

5. Подготовить схему верхнеуровневой целевой Архитектуры.

Детализация работ Подрядчика и ключевые результаты приведены в Разделе 9.

Результаты (результирующие документы) проекта должны быть согласованы внутри

Службы снабжения, а также со стороны смежных ББ/БФ Компании.

5. ТРЕБОВАНИЯ К ОПИСАНИЮ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Цель: Проведение анализа, описание целевых бизнес-процессов и подготовка

результирующих документов.

Описание бизнес-процессов должно выполняться с указанием шагов процесса,

ответственных за их выполнение, участников процесса, входов и выходов по шагам

процесса, результатов и ключевых контролей по шагам процесса, а также

ЛНД/регламентирующих документов.

Организация работ: Описание бизнес-процессов происходит «Снизу-вверх» (Склад-

Общество группы-ЦАУК). Подробное описание бизнес-процессов "TO-BE" (как будет)

должно быть выполнено в формате MS Office Word, а также посредством инструментов

Visio/ ARIS в соответствии с корпоративными требованиями к моделированию бизнес-

процессов в инструменте ARIS в соответствии с «Соглашением о моделировании Бизнес-

Процессов» (Приложение №1). Технические требования к формированию моделей

приведены в Приложении №2. В составе команды Подрядчика должны быть специалисты,

имеющие подтвержденный опыт моделирования бизнес-процессов в инструменте ARIS,

сертификаты о прохождении обучения в данной области.

Подрядчик выполняет работы на собственных мощностях ARIS. Заказчик предоставляет все

необходимые исходные данные для загрузки на сервер ARIS Подрядчика (шаблоны, скрипты

и т.п.). По итогам проекта (или в любой момент – по запросу Заказчика) Подрядчик

предоставляет выгрузку БД ARIS с результатами проекта, в формате, доступном для

загрузки на рабочий сервер Заказчика. По требованию Заказчика Подрядчик вносит в БД

ARIS корректировки, необходимые для корректной интеграции описанных бизнес-процессов

с моделями на рабочем сервере Заказчика.

ИЗ 33

6. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИОННО-

МЕТОДОЛОГИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ПРОЕКТА

Цель: Провести анализ наличия, полноты и актуальности методологических документов

(ЛНД) в рамках функционального и организационного объема проекта.

Основные задачи:

Анализ текущих методологических документов, в т.ч ЛНД Компании;

Подготовка перечня документов к актуализации/, перечня документов к разработке;

Формирование сутевых рекомендаций по актуализации содержания текущих и

разработке новых нормативных документов для внедрения целевых (ТО-ВЕ) бизнесов

процессов Службы Снабжения;

Основные результаты:

Перечень методологических документов к разработке \ актуализации;

Сутевые рекомендации по актуализации содержания текущих и разработке новых

нормативных документов для внедрения целевых процессов.

При разработке методологических документов необходимо учесть, что Компания

организована как вертикально интегрированный холдинг с сильными вертикальными

функциями и функциональным подчинением подразделений ОГ функциональным блокам в

ЦАУК.

7. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЕКТИРОВАНИЮ НСИ

В целях проектирования и дальнейшего учета и использования объектов НСИ, необходимо:

провести анализ и оценку консолидированного перечня объектов НСИ по следующим

критериям:

o уровень использования объекта НСИ: Корпоративный, ББ/ФБ, локальный;

o мастер-система ведения объекта НСИ;

o необходимость мэппинга идентификаторов между ИР/ИС;

o наличие владельца/владельцев;

o наличие регламентов и ответственных за ведение, а также способ ведения:

централизованный/децентрализованный;

o наличие методологической и нормативной базы.

В рамках проекта для уточненного перечня объектов НСИ должны быть определены и

сформированы:

o Методологические и нормативные требования к формированию структуры и

содержимого объектов НСИ;

o Определены источники данных и подходы к первоначальному формированию

содержания объектов НСИ;

o Документ "Реестр объектов НСИ" по объектам, задействованным в бизнес-

процессах, описанных в рамках проекта.

ИЗ 33

8. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЕКТИРОВАНИЮ ОТЧЕТНОСТИ

Цель: определить детализированные требования к отчетности для дальнейшей ее реализации

в информационной системе.

Разрабатываемые отчеты и потоки данных для их формирования должны быть построены на

непротиворечивой, консистентной и гармонизированной информационной модели с

соответствующим ей хранилищем данных и инструментам передачи данных.

Организация работ.

Исполнитель:

o Анализирует существующую отчетность и требования Службы снабжения и

бизнес-блоков Компании;

o На основании проведенного анализа и требований к целевым процессам

формирует структуру целевой отчетности и детализирует требования к ее

форматам;

o В соответствии с требованиями к целевой отчетности определяет возможные

источники данных и требования к источникам данных;

o Разрабатывает:

Перечень и альбом отчетных форм;

Макеты форм (с указанием полей/атрибутов и их источников данных);

Предложения по ролевой модели по отчетности в зависимости от

аналитических разрезов и уровня отчетов.

9. ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ

В ходе проекта Заказчик обеспечивает Исполнителя методологической поддержкой, а

так же предоставляет всю необходимую организационно распорядительную документацию,

которая может понадобиться при реализации проекта.

1) При выполнении проекта должны выполняться следующие требования:

Исполнитель обеспечит контроль качества предоставляемой по проекту

документации, включая проверку промежуточных версий документов;

Исполнитель обеспечит согласование проектных документов бизнес-процессов со

смежными ББ/БФ (и ОГ при необходимости);

Исполнитель передаст Заказчику все результаты по проекту в печатном и

электронном виде. Документы в электронном виде должны быть доступны для

редактирования и иметь контрольную копию в формате PDF. Форматы файлов на

электронных носителях должны быть с расширениями .doc, .xls, .vsd, .ppt, .pdf,

.mpp;

Все форматы отчетных документов (включая нотации) должны быть

подготовлены Исполнителем и утверждены Заказчиком до начала выполнения

работ по проекту.

ИЗ 33

2) Для выполнения работ по проекту сформирована структура управления проектом из

представителей заказчика и подрядчика:

a. Управляющий Совет;

b. Операционный совет;

c. Рабочие группы в разрезе финансовых блоков и бизнес-блока РиД Компании.

3) Исполнитель разрабатывает и согласовывает детальный план проекта, с указанием

привлекаемых ресурсов Заказчика и Исполнителя;

4) Менеджер проекта со стороны Исполнителя готовит всю рабочую и отчетную

проектную документацию и обеспечивает ее согласование по смежными БФ/ББ;

5) По каждой встрече с представителями Заказчика менеджером со стороны

Исполнителя должен составляться фиксирующий документ (протокол встречи);

6) Менеджер проекта со стороны Исполнителя должен готовить еженедельный отчет,

включающий в себя, список работ, выполненных за неделю, планируемые работы,

имеющиеся проблемы и риски, статус выполнения плана работ, поименный список

сотрудников исполнителя, занятых на проекте, их месторасположение, роли и

загруженность. Отчет предоставляется менеджеру проекта со стороны Заказчика не

позднее 12.00 пятницы текущей отчетной недели;

7) Исполнитель обязуется выполнять корпоративные стандарты Компании ПАО НК

«Роснефть» по охране и безопасности труда и других ЛНД, действующих в

Компании;

8) Менеджер проекта со стороны Исполнителя ведет и предоставляет по запросу

актуальные – календарный план, ресурсный план, план управления рисками, план

управления коммуникациями.

ИЗ 33

10. ДЕТАЛЬНЫЙ СОСТАВ РАБОТ ПОДРЯДЧИКА И СРОКИ2 РЕАЛИЗАЦИИ

Этап Выполняемые Работы

Основные результаты,

отчетные документы

Ответственность

Подрядчика


Заказчика

Особенности выполнения и разделения ответственности

Срок

1. Определение

Подготовка 30.06.2017

1.1.

Формирование и утверждение состава

участников совместной проектной команды

проекта, включая состав коллегиальных

органов, представителей от ББ/БФ и ОГ

Организационная

диаграмма и

контактная карта

проекта

Перечень стейк-

холдеров.

Отвечает Участвует и

согласует

Исполнитель готовит план проекта с

рекомендацией по составу участников от

бизнеса. Заказчик актуализирует и

утверждает проектный план внутри

Компании, включая коллегиальные

органы и представителей ОГ.

1.2.

Представление и согласование методологии

выполнения проектных работ и основных

подходов участникам проекта

Презентация по

методологии

выполнения

проектных работ


согласует

1.3.

Уточнение укрупненного календарного плана

проекта, разработка детального плана

проекта на следующий этап

Календарный план

проекта Отвечает

Участвует и

согласует

1.4.

Уточнение укрупненного ресурсного плана

проекта, разработка детального ресурсного

плана проекта на следующий этап

Ресурсный план

проекта Отвечает


согласует

1.5. Уточнение и согласование плановых % График вовлечения Отвечает Участвует и Исполнитель предоставляет план

2 Сроки и состав работ будут уточнены после проведения конференции и скорректированы в техническом задании в рамках процедуры

закупки

ИЗ 33







Заказчика


Срок

загрузки участников от бизнес-

подразделений (кроме выделенных на 100%,

если таковые будут)

бизнес-сотрудников согласует вовлечения бизнес сотрудников по

неделям/месяцам в разрезе основных

ролей. Заказчик согласовывает и

уточняет план вовлечения бизнеса

согласно загруженности по текущим

задачам, вовлеченности в параллельные

проекты, отпускному графиком и др.

1.6.

Разработка и согласование матрицы

рассмотрения, согласования и утверждения

проектной документации

В составе Устава

проекта:

Утвержденная

процедура

рассмотрения,

согласования и

утверждения

проектной

документации,

матрица

согласования

проектной

документации


согласует

1.7. Организация мониторинга по проекту


проекта: Процедура

сбора статуса,

Шаблон статуса

проекта, презентации


согласует

ИЗ 33







Заказчика


Срок

по регулярному

статусу проекта

1.8. Организация работ по управлению и

снижению рисков реализации проекта Реестр рисков Отвечает


согласует

1.9. Разработка глоссария проекта

Утвержденный

глоссарий терминов и

определений


согласует

1.10.

Организация управления ресурсами проекта,

принципов присутствия на площадках,

предварительных графиков заездов

План командировок

по проекту (на

текущий и

следующий этап)

План управления

ресурсами проекта

(на текущий и

следующий этап)


согласует

Исполнитель предоставляет график

заездов на площадки по этапам, Заказчик

подтверждает готовность ресурсов со

стороны бизнеса. Исполнитель

контролирует отпуска и отсутствия

проектной команды Исполнителя, а так

же при планировании работ принимает

во внимание план отпусков

представителей Заказчика,

предоставляет Заказчику информацию

по присутствию или отсутствию

представителей Заказчика на проектных

мероприятия, указывает Заказчику на

возможные риски, связанных с

отсутствием людей из-за отпусков или

по другим причинам.

1.11. Организация работ по моделированию и

разработке бизнес-процессов

Актуализированный

подход по Отвечает


согласует

ИЗ 33







Заказчика


Срок

моделированию и

разработке бизнес-

процессов

1.12.

Организация работ по интеграции (внутри

проектной, межпроектной). Разработка карт

интеграционных зависимостей

Карты

интеграционных

зависимостей


согласует

1.13. Актуализация подхода и плана

коммуникаций


проекта:

Утвержденный план

коммуникаций по

Проекту


согласует

1.14. Подготовка и утверждение Устава проекта Утвержденный Устав

Проекта Отвечает


согласует

1.15. Цикл установочных совещаний по началу

Проекта (по группам, с бизнес-участниками)

Протоколы

установочных

совещаний по началу

Проекта


согласует

Исполнитель готовит материалы к

проведению совещания и протокол.

1.16. Запросы на предоставление входящей

информации и ЛНД

Отчет по

предоставлению

информации по

согласованным

запросам


согласует

1.17. Проведение оперативных советов согласно

плану Протоколы ОС Участвует Отвечает



1.18. Проведение Управляющих Советов Протоколы УС Участвует Отвечает Исполнитель готовит материалы к

ИЗ 33







Заказчика


Срок


1.19. Текущее управление проектом

Отчеты по статусу

проекта, реестр

проблем и открытых

вопросов, реестр

изменений, реестр

рисков


согласует

1.20.

Актуализация календарного и ресурсного

плана проекта. Детальное планирование

Этапа 2 "Концептуальное проектирование"

Детальный

календарный и

ресурсный план на

этап 2 Проекта


согласует

2 Концептуальное проектирование 31.12.2017

2.1.

Проведение цикла мероприятий по

ознакомлению участников проекта с

предварительными результатами этапа в

части процессов и решений, проведение

цикла интеграционных встреч после

формирования базовых предложений по

бизнес-процессам, сценариев в рамках

рабочих групп

Материалы и

протоколы

интеграционных

встреч


согласует

2.2.

Планирование и проведение работ по

детальной проработке целевых моделей и

описания бизнес процессов (4-го -5 уровня*)

подлежащих реализации в системе либо

имеющих шаги в системе (сценарии


план работ

Протоколы встреч


согласует

Мероприятия по разработке процессов

должны включать совместную работу и

сбор комментариев всех участников

процесса (включая представителей ОГ).

Процессы должны быть детально

ИЗ 33







Заказчика


Срок

реализации процессов до уровня документов,

транзакций и шагов, выполняемых

отдельными ролями сотрудников, в том

числе - по сценариям интеграции, по

сценариям отработки внештатных либо

исключительных ситуаций, выполнению

корректировок, отработки ошибок и проч.),

на основании переданной в проект Целевой

операционной модели Службы снабжения– в

cоответствии с требованиями об описании

БП, определяемых Заказчиком./

описаны в MS Word и снабжены

диаграммами реализации согласно

стандарту моделирования (ARIS)/Visio.

2.3.

Подготовка и согласование Концептуального

дизайна в части сквозной целевой модели БП

снабжения

Разработанный и

согласованный

Концептуальный

дизайн


согласует

2.3.1 Разработка описаний и диаграмм бизнес-

процессов и сценариев (4-го уровня*)

В рамках КД:

Разработанные и

согласованные

диаграммы и

описания бизнес-

процессов на уровне

4*.


согласует

В объем работ Исполнителя входят

процессы, владельцами которых будет

определена Служба снабжения и

которые подлежат автоматизации,

ограничиваясь следующими процессами

согласно ЦОМ:

- планирование потребности (после

формирования первичной заявки),

- планирование поставок,

- планирование закупок,

ИЗ 33







Заказчика


Срок

- поставка по действующему договору,

- аккредитация, предквалификация

поставщиков,

- проведение внешней закупки закупок,

- перераспределение запасов,

- управление договорами,

- управление поставкой,

- управление движением МТР (в части

документооборота при перемещении от

Регионального оператора снабжения до

склада ОГ),

- мониторинг запасов,

- организация оплаты (в части

инициации оплаты).

Моделирование процессов

осуществляется согласно Соглашению о

моделировании, принятого для

реализации данного Проекта.

Исполнитель не разрабатывает

методологию3, применяемую в

процессах снабжения. Разработка

методологии выполняется в рамках

операционной деятельности бизнес-

подразделений.

3 Методология – это описание алгоритмов, методов и способов, а также правил и подходов выполнения процесса; методология отвечает на вопрос «как выполнить шаг процесса».

ИЗ 33







Заказчика


Срок

2.3.2 Разработка реестра бизнес-процессов 4го

уровня*



реестр бизнес-

процессов в с

детализацией до

процессов 4го

уровня*


согласует

Реестр бизнес-процессов

разрабатывается на основании диаграмм

бизнес-процессов и содержит

следующую информацию:

- наименование шага процесса,

- ID процесса,

- перечень входящей информации,

- перечень исходящей информации,

- название модуля ИТ-системы, в

которой реализуется шаг процесса,

- наименование и ID предшествующего

процесса (-ов),

- наименование и ID последующего

процесса (-ов).

2.3.3

Организация работ по определению бизнес-

ролей и функционала бизнес-ролей на 4

уровне* бизнес-процессов


Реестр бизнес-

процессов с

назначенными

Владельцами бизнес-

процессов


согласует

Исполнитель разрабатываем перечень

бизнес-ролей процессов Снабжения для

последующего распределения и

закрепления ответственных с привязкой

к организационной структуре.

2.3.4 Описание контрольных процедур Службы

Снабжения


Реестр контрольных

процедур Службы

Снабжения;

Бизнес-требования

контрольных


согласует

Исполнитель описывает бизнес-

требования автоматизируемых

контрольных процедур, но не описывает

алгоритмы реализации контрольных

процедур.

ИЗ 33







Заказчика


Срок

процедур Службы

Снабжения;

2.3.5 Проектирование потоков бизнес-данных


Схемы потоков

данных бизнес-

процессов


согласует

2.3.6 Разработка концепции ведения НСИ


Концептуальный

проект в части НСИ


согласует

Подрядчик отвечает за разработку

концептуального проекта в части

бизнес-требований к НСИ,

включающего в частности:

-реестр объектов НСИ;

-перечень аналитик справочников

снабжения, в т.ч. с учетом требований

смежных процессов;

-требования к справочникам смежных

процессов (при необходимости);

-процесс ведения НСИ;

-предполагаемые владельцы данных

2.3.7 Дизайн ключевых отчетов


Альбом отчетных

форм, включая

структуру и

описание бизнес-

логики их

формирования (вкл.

источники данных).


согласует

Заказчик предоставляет реестр текущих

отчетов для анализа. Подрядчик

проводит анализ и выполняет дизайн

ключевых отчетов Службы Снабжения

по предоставленному реестру (в

количестве не более N) с описанием

полей в отчетах по типам бизнес-

данных, источникам на уровне бизнес-

ИЗ 33







Заказчика


Срок

Отчетные формы

(дэшборды) для

руководства Службы

снабжения.

информации и бизнес-правилам (логики)

формирования отчетов. А также

выполняет дизайн новых отчетов (в

количестве не более N) по запросу

Заказчика.

2.3.8

Актуализация карт и контрольных точек

межпроектных зависимостей (на уровне

дорожных карт RoadMap, в том числе - по

методологическим инициативам)



реестр

взаимозависимостей

со смежными

проектами


согласует

Исполнитель описывает бизнес-

требования автоматизируемых

контрольных процедур, но не описывает

алгоритмы реализации контрольных

процедур.

2.3.9

Уточнение состава, сроков подготовки, либо

доработки необходимых для подготовки

проектных решений ЛНД, уточнение планов

реализации проектных решений исходя из

планов реализации ЛНД


Список

методологических

документов к

разработке \

корректировке \

удалению;

План и стратегия

перехода от старых

методологических

документов к новым.

План актуализации и

разработки

необходимых для


согласует

В объем работ входят ЛНД,

регламентирующие процессы

Снабжения. В части ЛНД смежных

процессов – ответственность Бизнес-

подразделений ПАО «НК «Роснефть»

(ВБП соответствующих процессов).

В объем данного проекта не входит

разработка и внедрение каких-либо

ЛНД. Данная задача выполняется в

рамках операционной деятельности

бизнес-подразделений.

ИЗ 33







Заказчика


Срок

реализации проекта

ЛНД Компании

2.3.10 Анализ текущего ИТ-покрытия и

определение «разрывов» в рамках описания

сквозной целевой модели БП снабжения


Верхнеуровневая

схема целевой

Архитектуры ВИРС


согласует

2.4. Текущее управление проектом

Реестр проблем и

открытых вопросов,

реестр изменений,

материалы статус-

встреч по проекту,

Регулярный отчет по

мониторингу

поручений по

проекту


согласует

2.5. Согласование результатов работы по этапу Отвечает Участвует и

согласует

Получение согласованных отчетных

документов Этапа в соответствии с

матрицей согласования, утвержденной в

составе Устава Проекта.

2.6. Подготовка и проведение заседаний

управляющих органов проекта (УС, ОС)

Материалы и

согласованные

протоколы заседаний

ОС, УС Проекта

Участвует Отвечает


проведению совещаний и готовит

протокол.

* Под процессами 4-го уровня понимается детализация до документов (например, первичные и сводные заявки, НПП, лоты и пр.) с учетом потока данных.

ИЗ 33

L ? O G B Q ? K D A : > : G B ? роработка вертикального...

Documents

Transcript of L ? O G B Q ? K D A : > : G B ? роработка вертикального...