KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker
Transcript of KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker
![Page 1: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/1.jpg)
Omgeving van de zaak in kaart
Een schildering van een zoektochtRienk Jonker6 juni 2011
![Page 2: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/2.jpg)
Modellen
6-6-2011 #KVAN11 2
![Page 3: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/3.jpg)
Naamgeving
6-6-2011 #KVAN11 3
![Page 4: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/4.jpg)
Geconfronteerd met
• Digitaal werken (zaaksgewijs werken)• Wet, normen, standaarden en baselines• Rol van de functie documentaire
informatievoorziening in – Architectuur– Digitaal werken (zaaksgewijs werken,
samenwerken, het nieuw werken etc.)
6-6-2011 #KVAN11 4
![Page 5: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/5.jpg)
Architectuur
6-6-2011 #KVAN11 5
![Page 6: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/6.jpg)
Route
• Schets van onze zoektocht• Belangrijkste resultaten – Grip gekregen op de materie• Je gaat het pas zien als je het doorhebt
– Basis voor vervolg– We kunnen iets uitleggen aan collega’s van IM, ICT
en uit de organisatie zelf– Mogelijke methode voor het vaststellen
benodigde metadata
6-6-2011 #KVAN11 6
![Page 7: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/7.jpg)
Uitdagingen
• Betrouwbare informatiehuishouding• Relevante digitale gegevens met behoud van
context duurzaam toegankelijk• De archiefbewaarplaats krijgt waar het recht
op heeft • Datgene wat weg mag/moet gaat ook echt
weg.
6-6-2011 #KVAN11 7
![Page 8: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/8.jpg)
De uitdaging
• Inbedden van de archieffunctie in de architectuur en de processen
• Stelling: – In de architectuur is het archiefsysteem geen
object of zelfstandig digitaal systeem maar een generieke functie die op alle processen van toepassing is.
6-6-2011 #KVAN11 8
![Page 9: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/9.jpg)
Uitgangspunten
• af van het papieren paradigma• handzame instrumenten – algemeen toepasbaar – onderhoudbaar – herbruikbaar– concreet – continuiteit
• één taal • behoefte aan zinvolle naamgeving 6-6-2011 #KVAN11 9
![Page 10: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/10.jpg)
Onze route
• Conventies – Grondlaag voor het aflakken
• Onderdelen– Metadata & Metadataschema– Documenttypen– Zaaktypen– Thema’s etc. rubriceren– Termen– Statussen– Gegevenstypen / Datatypen
6-6-2011 #KVAN11 10
![Page 11: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/11.jpg)
Metadata
• Benodigde metadata op een rij krijgen• Onderzocht
– NEN 23081– Set van het rijk (baselines)– Moreq2 (bijlage 9)
• Zijdelings gekeken naar– ISAD, ISAAR en ISDF
• Conclusie• Allemaal te abstract en in de praktijk niet goed
bruikbaar
6-6-2011 #KVAN11 11
![Page 12: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/12.jpg)
NEN 23081
6-6-2011 #KVAN11 12
![Page 13: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/13.jpg)
En toen
• Terug naar de basis• Beschrijven van de objecten en groepering
van de type gegevens die nodig zijn• Uitgaan van een wat ouder idee• Wat zijn eigenlijk metadata en
meta(data)schema’s
6-6-2011 #KVAN11 13
![Page 14: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/14.jpg)
Metadataschema
• Metagegevensschema's beschrijven entiteiten, hun elementen en hun onderlinge verbanden. Schema's ondersteunen ook de beschrijving van documentstructuren (bijv. opmaaktalen, zoals XML) en zijn belangrijk voor het beheer van databases die deze beschrijvende informatie bevatten.
– (NEN 23081-1, par. 8.5)– Archiefregeling artikel 19 lid 1) Metagegevensschema
6-6-2011 #KVAN11 14
![Page 15: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/15.jpg)
Metadata
• Een gestructureerde verzameling van gegevens waarmee modellen, regels, data, logica, diensten, en de onderlinge samenhang wordt beschreven
» (BPM Basics For Dummies)
• Gegevens die context, inhoud, gedrag en structuur van archiefstukken en hun beheer door de tijd heen beschrijven.
» (NEN 2082)
• Gestructureerde gegevens over objecten die kunnen worden gebruikt bij een omvangrijke hoeveelheid beheershandelingen.
» (Michael Day)
6-6-2011 #KVAN11 15
![Page 16: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/16.jpg)
Metadata
6-6-2011 #KVAN11 16
![Page 17: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/17.jpg)
Etiket
• Inhoud• Kwaliteit• Winkel (herkomst)• Gebruik• Bewaring• Techniek
6-6-2011 #KVAN11 17
![Page 18: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/18.jpg)
Functie metadata
• Identificatie• Interpreteerbaarheid• Authenticiteit• Vindbaarheid• Beschikbaarheid• Weergave• Audit, Logging en trace• Uitwisselbaarheid• Reconstrueerbaarheid• Rechten
6-6-2011 #KVAN11 18
![Page 19: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/19.jpg)
Centraal
• Beschrijven van de dingen en niet de inhoud• Een wegwijzer, een schematisch overzicht
6-6-2011 #KVAN11 19
![Page 20: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/20.jpg)
Beschrijving der dingen
Schema, model, ontologie
•Een formele specificatie van een conceptueel model, waarin concepten, eigenschappen, relaties, functies, voorwaarden en axioma's expliciet zijn beschreven.
6-6-2011 #KVAN11 20
![Page 21: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/21.jpg)
Wat beschrijven
• Zoeken naar basis- of kerngegevens – voor • het zaakgewijs werken en • de archieffunctie
– die invariant in tijd zijn • Weinig veranderen
• Benoemen van de objecten – waarin die gegevens te groeperen zijn
6-6-2011 #KVAN11 21
![Page 22: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/22.jpg)
De stukken
• Tegenwoordig: Informatieobjecten– Geheel van gegevens met een eigen identiteit.• Hebben een doel• Bevatten gegevens
– Deze komen ergens vandaan– Worden weer (her)gebruikt
• En zijn te beschrijven als – Registers, documenten, lijsten, reeksen, series– (ztc, dtc, pdc, zaak, zaaktype, etc.)
• Het zijn dus dingen
6-6-2011 #KVAN11 22
![Page 23: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/23.jpg)
Basis model
• Lagen– Logisch• Opdracht / taak / doel / reden
» Activiteit (proces, project, programma, samenwerking etc.)
• functionaliteiten• informatie
– Fysiek• systemen• gegevens
6-6-2011 #KVAN11 23
![Page 24: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/24.jpg)
Lagenmodel
6-6-2011 #KVAN11 24
![Page 25: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/25.jpg)
Huidige situatie
6-6-2011 #KVAN11 25
![Page 26: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/26.jpg)
En RM?
• Archieffunctie inbedden in de activiteiten van de organisatie
– Processen / zaken– Projecten
• Door relatie te leggen proces en RM– Generiek proces– RM – proces (15489)– RM – functionaliteit (2082)
6-6-2011 #KVAN11 26
![Page 27: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/27.jpg)
Archieffunctie en lagen
6-6-2011 #KVAN11 27
![Page 28: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/28.jpg)
Ding in zijn omgeving
6-6-2011 #KVAN11 28
![Page 29: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/29.jpg)
Ding - kenmerken
• Naam• Omschrijving / definities• Elementen• Levert aan • Ontvangt van• Functionaliteiten• Opmerkingen• Herkomst / grondslag
6-6-2011 #KVAN11 29
![Page 30: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/30.jpg)
Meta-schema
• het leveren van een overzicht en het geven van inzicht in de onderlinge relatie tussen de objecten (de dingen) die een rol spelen binnen zowel het zaaksysteem als het archiefsysteem
• het dienen als referentiekader voor discussies over de informatiehuishouding
• Groeperen van dingen / plaatsen in een logisch verband
6-6-2011 #KVAN11 30
![Page 31: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/31.jpg)
Centraal register
6-6-2011 #KVAN11 31
![Page 32: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/32.jpg)
Proces e.o.
6-6-2011 #KVAN11 32
![Page 33: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/33.jpg)
Het dossier
6-6-2011 #KVAN11 33
![Page 34: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/34.jpg)
Het volledige schilderij
6-6-2011 #KVAN11 34
![Page 35: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/35.jpg)
Werkwijze
6-6-2011 #KVAN11 35
![Page 36: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/36.jpg)
En nu?
• Geheel is een basis om grip te krijgen• Onderdelen gebruikt voor aanbesteding zaaksysteem
• Ontwikkelingen voorlopig gestopt – Basis is te smal (alleen Leeuwarden)– Landelijke ontwikkelingen (baselines, KING)
• Onderdelen bruikbaar voor – project kaders en standaarden– Verdere inbedding RM functie in de gemeente
6-6-2011 #KVAN11 36
![Page 37: KVAN11 - Omgeving van de zaak in kaart - Rienk Jonker](https://reader033.fdocuments.net/reader033/viewer/2022052322/557cb9add8b42abf328b529f/html5/thumbnails/37.jpg)
6-6-2011 #KVAN11 37