Kvaliteedijuhtimistarkvara Helmet

HELMETHELMETOrganisatsiooni Organisatsiooni

kvaliteetjuhtimistarkvarkvaliteetjuhtimistarkvara a

Heino Levald

Arvutitarkvara HELMET 2

KAVA1. Mis on HELMET?2. Organisatsiooni juhtimissüsteem ja

selle arendamine kvaliteetjuhtimissüsteemiks

3. Organisatsiooni protsess ja funktsioonid -- juhtimissüsteemi arendamise alus

4. HL meetod5. HELMET kasutamine6. HELMET eelised7. Kokkuvõte


1. MIS ON HELMET? 1.1. HELMET on arvutitarkvara, mis hõlbustab organisatsiooni

juhtimissüsteemide protsessipõhist kavandamist ja arendamist ning

kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist, rakendamist ja kasutamist.

HELMET aluseks on standardi ISO 9001:2008 nõuded ja uudne HL meetod


1.2. Tarkvara on mõeldud kasutamiseks organisatsioonide juhtidele ja nende abilistele juhtimise korraldamise alal.

Tarkvara on kasutatav igasuguses organisatsioonides – ettevõtetes ja asutustes, äriühingutes, avalikus juhtimises ja MTÜ-des.

Tarkvara peaks pakkuma huvi ka ärikorralduse ja muude erialade üliõpilastele ning kõigile juhtimishuvilistele.


1.3. Organisatsiooni kavandamisel ja arendamisel võimaldab tarkvara:

välja selgitada kõik organisatsiooni funktsioonid – tööd, millised on vajalikud organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja eesmärkide saavutamiseks;

kavandada organisatsioonile sobivaim (optimaalne) struktuur, töötajate (ametikohtade) koosseis ja tööde jaotus täitjate vahel;

hõlbustada organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist, rakendamist ja kasutamist.


1.4. Organisatsiooni töös võimaldab tarkvara:

omada püsivalt ülevaadet organisatsiooni juhtimissüsteemist ja tööjaotusest,

koguda märkusi ja ettepanekuid arvestamiseks organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamisel,

kavandada uusi organisatsiooni juhtimissüsteemi versioone selleks, et kõrvaldada ilmnenud puudusi ja valmistuda uute ülesannete täitmiseks.

süsteemselt hallata ja arendada organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi.


2. ORGANISATSIOONI JUHTIMISSÜSTEEM JA SELLE ARENDAMINE

KVALITEETJUHTIMISSÜSTEEMIKS


2.1. Kvaliteetjuhtimine on organisatsiooniselline juhtimine, mille toimel selle

tegevuse tulemused vastavad püsivalt nii välis- kui siseklientide vajadustele ja ootustele.

Kvaliteetjuhtimise tagab organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteem. Selle aluseks on standardiISO 9001:2008 nõuetele vastav kvaliteedi- juhtimissüsteem ja muud nõuded.

Kvaliteetjuhtimissüsteemi eesmärk ei ole ainult organisatsiooni tegevuse tulemuste kõrge kvaliteedi tagamine, vaid ka organisatsiooni majandusliku edukuse, keskkonnakaitse, tööohutuse ja töötajate rahulolu kindlustamine.

KVALITEETJUHTIMINE =

= KVALITEETNE JUHTIMINE


2.2. Mistahes organisatsiooni edukus sõltub selle juhtimissüsteemist.Organisatsiooni kvaliteetse juhtimissüsteemi peamised elemendid on

organisatsiooni struktuur, töötajate (ametikohtade) koosseis, tööjaotus ja juhised (protseduurid)

juhtimiskvaliteedi suhtes tähtsate tööde tegemiseks

Nõuded, millistele peab vastama organisatsiooni kvaliteetne juhtimissüsteem, on esitatud kvaliteedijuhtimissüsteemide standardis ISO 9001.2008 ning muudes standardites, eeskirjades ja soovitustes.


2.3. Organisatsiooni otstarbeka juhtimissüsteemi kujundamise aluseks on

organisatsiooni missioon, visioon, eesmärgid ja ülesanded ning

tööd ehk funktsioonid, mis peavad nende eesmärkide täitmiseks olema täidetud.

Tööjaotus peab hõlmama kõik funktsioonid ja delegeerima need konkreetsetele täitjatele.

Juhised (protseduurid) peavad hõlmama kõiki töid (alamprotsesse), millest sõltuvad organisatsiooni tegevuse tulemused


2.4. Paraku mõeldakse organisatsioonide loomisel ja arendamisel tihti vaid peamistele eesmärkidele.

Tähelepanu alt võivad välja jääda paljud asjad, mida on vaja teha või hooles pidada selleks, et organisatsioon toimiks sujuvalt, tulemuslikult ja ökonoomselt ning et talle esitatavad nõuded oleksid täidetud.


2.5. Organisatsioonides, kus pole piisavalt selgeks tehtud, milliseid funktsioone on vaja täita, ega ole määratud, kes neid täidavad, nõuab tööjaotus juhtide pidevat tähelepanu ning ikkagi võivad jääda mitmed vajalikud funktsioonid täitmata ja tööd tegemata. See koormab juhte ega lase neil tegeleda strateegiliste probleemidega, pingestab suhteid ning pidurdab organisatsiooni arengut ja kasvu.Selle vältimiseks tuleb organisatsiooni juhtimissüsteemi kavandamist ja arendamist alustada organisatsiooni protsessi kavandamisest ja analüüsist.


3. ORGANISATSIOONI PROTSESS JA FUNKTSIOONID - JUHTIMISSÜSTEEMI

ARENDAMISE ALUS


3.1. Kvaliteedijuhtimissüsteemide standardi ISO 9000 kõikides väljaannetes on järgmine tekst:

„Käesolev rahvusvaheline standard edendab protsessikeskse lähenemisviisi omaksvõtmist kvaliteedijuhtimissüsteemi väljatöötamisel, rakendamisel ja selle mõjususe parendamisel, et suurendada kliendi rahulolu tema nõuete rahuldamise teel“.

Protsessikeskne lähenemisviis võimaldab välja selgitada kõik tööd ja tegevused, mis peaksid organisatsioonis toimuma.

Paraku ei täideta paljudes organisatsioonides mitmeid olulisi töid just seetõttu, et need on teadvustamata ega ole kellelegi täitmiseks antud.


3.2. Organisatsiooni protsess on tegevuste kompleks, mis on vajalik organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks ja ülesannete täitmiseks.

Organisatsiooni protsess koosneb alamprotsesssidest ja tegevustest.

Organisatsiooni protsess kavandatakse organisatsiooni eesmärkide, missiooni ja visiooni alusel.

Organisatsiooni protsessi on vaja pidevalt täiustada ja otstarbekamaks muuta.


3.3. Protsessikeskse lähenemisviisi rakendamiseks on vaja:

kavandada või välja selgitada organisatsiooni protsess, alamprotsessid ja tegevused ning neid otstarbekalt arendada,

koostada organisatsiooni protsessi organisatsioonis tegemist vajavate tegevuste - organisatsiooni funktsioonide võimalikult täielik nimistu ja

kavandada organisatsiooni selline struktuur, täitjate koosseis ja tööde jaotus täitjate vahel, mis tagavad kõikide funktsioonide täitmise vähimate kuludega, koormamata täitjaid üle nende võimete.


3.4. Organisatsiooni protsessikeskne kavandamine ja arendamine on keerukas ja mahukas töö.

Protsessikeskse lähenemisviisi kasutamist takistas suuresti asjaolu, et selleks puudus konkreetne metoodika.

Nüüd on selleks olemasHL meetod ja seda kasutada võimaldav

arvutitarkvara HELMET


4. HL MEETOD


4.1. HL meetodi põhisisuks on: 1. Organisatsiooni funktsioonide (vajalike

tegevuste) liigitamine kahel viisil: ühelt poolt organisatsiooni protsessi

alamprotsessidest tulenevate temaatiliste funktsiooniliikide ja -gruppide järgi,

teiselt poolt täitjate (organisatsiooni struktuuriüksuste ja ametikohtade) järgi.

2. Kahel nimetatud viisil liigitatud funktsioonide nimistute koondamine infootsisüsteemi tüüpi ja spetsiaalsete seostega varustatud andmebaasi OrgABC.


4.2. Andmebaasi OrgABC seosed võimaldavad hõlpsasti kavandada organisatsiooni struktuuri, ametikohtade koosseisu ja tööjaotuse mitmeid versioone ning valida nende hulgast rakendamiseks sobivaim - optimaalne.

Optimaalne on organisatsiooni selline juhtimissüsteem, mille puhul organisatsiooni struktuur, täitjate koosseis ja tööde jaotus nende vahel, mis tagavad kõikide tööde ja ülesannete täitmise vähimate kuludega, koormamata täitjaid üle nende võimete.

HL meetod on originaalne ning kaitstud EV kasuliku mudeli tunnistustega EE00803 ja EE00899. (autor Heino Levald).


4.3. HL meetodi kasutamiseks on vajalik arvutitarkvara, mis võimaldab sooritada kõiki operatsioone, mis on ette nähtud teostada andmebaasis OrgABC.

Selline arvutitarkvara on HELMET Selle on välja töötanud OÜ DELTMAR programmeerija Meelis Lilbok


4.4. Selleks, et hõlbustada organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist, rakendamist ja kasutamist ning selle süsteemset haldamist ja arendamist, on arvutitarkvara HELMET koosseisus organisatsiooni KJS dokumentide plokk.


5. ARVUTITARKVARA HELMET KASUTAMINE


5.1. Organisatsiooni juhtimissüsteemikavandamiseks ja arendamiseks

arvutitarkvara HELMET abil on vaja:

Sisestada organisatsiooni andmebaasi organisatsiooni protsessi analüüsi alusel koostatud ning funktsiooniliikide ja –gruppide kaupa liigitatud funktsioonide nimistu.

Sisestada organisatsiooni andmebaasi funktsioonide täitjate - struktuuriüksuste ja ametikohade - nimistu.

Jaotada funktsioonid täitjate vahel.


5.2. Tulemuseks on kaks organisatsiooni funktsioonide nimistut

üks - liigitatud funktsiooniliikide ja –gruppide kaupa,

teine – liigitatud funktsioonide täitjate kaupa.

Esimest nimistut võib muuta ainult siis, kui muutub protsess või täpsustatakse selle kirjeldust.

Teine nimistu määrab tööjaotuse täitjate vahel. Sellega kaasneb ka organisatsiooni struktuuri ja täitjate , töötajate koosseisu muutmise võimalus.


5.3. Funktsioonide täitjate kaupa liigitatud nimistu võimaldab luua erinevaid organisatsiooni struktuuri ja täitjate koosseisu versioone ning tööjaotuse versioone täitjate vahel, neid versioone omavahel võrrelda ja valida sobivaim - optimaalne.

Märkimisväärne on see, et kui muudetakse, lisatakse või likvideeritakse funktsioonide või täitjate nimetusi ühes nimistus, siis toimuvad vastavad muutused ka sama versiooni teises nimistus. See hõlbustab oluliselt organisatsiooni juhtimissüsteemi loomist ja viimistlemist.


5.4. Edasine organisatsiooni kavandamine ja arendamine toimub variantprojekteerimise teel.

Selleks luuakse lisaks algselt kavandatud või olemasolevale organisatsiooni struktuurile ja tööjaotusele mitmeid organisatsiooni struktuuri, täitjate koosseisu ja tööjaotuse täiendavaid versioone. Nende hõlpsa teostamise ja versioonide võrdlemiseks sobivate aruannete saamise tagab andmebaasi teenindav arvutitarkvara.

Versioone võrreldakse ekspertide abiga omavahel ning valitakse nende hulgast kasutamiseks kõige otstarbekam – optimaalne.


5.5. Organisatsiooni juhtimissüsteemiversioonide väljatöötamiselvõimaldab HELMET hõlpsasti:

lisada või likvideerida funktsiooniliike, –gruppe ja funktsioone ning täitjaid, samuti muuta täitjate (struktuuriüksuste ja ametikohtade) nimetusi ja funktsioonide sõnastust,

ümber jaotada funktsioone täitjate vahel arvestades funktsioonide töömahukust ja täitmiseks vajalikku kvalifikatsiooni,

koguda jooksvalt märkusi ja ettepanekuid juhtimissüsteemi toimimise ja selle edasise arendamise vajaduste kohta,

väljastada aruandeid juhtimissüsteemi versioonide kohta, mis võimaldavad neid ekspertide abiga omavahel võrrelda ja leida optimaalne edasiseks kasutamiseks.


5.6. Arvutitarkvara KJS dokumentide plokk hõlbustab organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist, rakendamist, kasutamist ja arendamist.


5.7. Juhul, kui organisatsioonis on funktsioonid jaotatud ainult täitjate kaupa ja protsessipõhine funktsioonide jaotus puudub, siis on võimalik organisatsiooni arendada vaid täitjatekeskselt. Nii see tavaliselt ka toimub.

Ent ainult täitjate kaupa jaotatud nimistu ei sisaldada tihti kõiki funktsioone, mis on vajalikud organisatsiooni protsessi seisukohast.

Funktsioonide täielikku nimistut võimaldab välja selgitada vaid organisatsiooni juhtimissüsteemi protsessipõhine käsitlus ja funktsioonide liigitamine funktsiooniliikide ja gruppide järgi.

Organisatsiooni täitjakesksel arendamisel jääb andmebaasi OrgABC protsessipõhine osa täitmata ega võimalda arvutitarkvara HELMETit kompleksselt kasutada.

Nii muudavad HL meetod ja arvutitarkvara HELMET organisatsiooni protsessipõhise käsitluse möödapääsmatuks. See on nende täiendav väärtus.


6. KOKKUVÕTTEKS


6.1. Üldised tulemusedHL meetodi ja arvutitarkvara HELMET raken-

damise tulemuseks on organisatsiooni virtuaalne mudel, mis hõlbustab kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist, rakendamist, kasutamist ja arendamist

HL meetodi abil saab hõlpsa lahenduse ISO standardite keskne probleem – organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi protsessikesksuse tagamine ja kõikide täitmist vajavate funktsioonide hõlmamine.

HL meetod ja seda teenindav tarkvara võimaldavad kvaliteetselt täita standardi ISO 9001:2008 nõuet, et tippjuhtkond peab tagama, et organisatsioonis oleksid kohustused ja volitused määratud ja teatavaks tehtud.


6.2. Organisatsiooni kavandamisel ja arendamisel võimaldab tarkvara

organisatsiooni protsessi konstruktiivse analüüsi alusel hõlpsasti välja selgitada kõik organisatsiooni funktsioonid – tööd, millised on vajalikud organisatsiooni ülesannete täitmiseks ja eesmärkide saavutamiseks;

leida variantprojekteerimise teel organisatsiooni sobivaim (optimaalne) struktuur, töötajate (ametikohtade) koosseis ja tööde jaotus täitjate vahel;

hõlbustada organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi väljatöötamist, rakendamist ja kasutamist.


6.3. Organisatsiooni töös võimaldab tarkvara

omada püsivalt ülevaadet organisatsiooni juhtimissüsteemist ja tööjaotusest,

koguda märkusi ja ettepanekuid arvestamiseks organisatsiooni juhtimissüsteemi arendamisel,

kavandada uusi organisatsiooni juhtimissüsteemi versioone selleks, et kõrvaldada ilmnenud puudusi ja valmistuda uute ülesannete täitmiseks.

süsteemselt hallata ja arendada organisatsiooni kvaliteetjuhtimissüsteemi.


6.4. Meetod ja tarkvara on rakendatavad mistahes tegevusala ja suurusega organisatsioonides.


Jääb üle soovida kõigile pealehakkamist ja edu uudse HL meetodi ja seda realiseeriva tarkvara HELMET katsetamisel ja kasutamisel. Alles praktikas tulevad välja nende tõelised eelised ja puudused ning ainult neid arvestades on võimalik tarkvara täiustada ja selle uusi versioone välja töötada.

Edu sel alal on meie kõikide edu.


TÄNAN

Parimat soovidesHeino Levald

[email protected] GSM 5116652

Kvaliteedijuhtimistarkvara Helmet

Documents

Transcript of Kvaliteedijuhtimistarkvara Helmet