Kurs i PPT-arkivikava.itumkunde.no/ikava/vedlegg/PPT-kurs[2].pdfReferat m.m. styre, råd, nemnder,...

Kurs i PPT-arkiv

Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Rådgiver Turid Holen, IKAVA

Dagens program9.00 – 09.45 Arkiv i PP-tjenesten?

10.00 – 10.45 Hva skal arkiveres?

11.00 – 11.30 Saksgang og dokumentasjon

11.30 – 12.15 LUNSJ11.30 – 12.15 LUNSJ

12.15 -13.00 Saksgang og dokumentasjon

13.15 -14.00 Klientmappe

14.15 – 15.oo Elektronisk arkiv og

oppsummering


Hvorfor arkiv?

� Arkivets primærfunksjon

� Arkivets sekundærfunksjon� Arkivets sekundærfunksjon


PP-tjenestens arkiv

� PP-tjenestens arkiver er offentlige arkiver, hva innebærer det?

� Arkivansvar

� Behandlingsansvar

� Arkivplan

� Retningslinjer - rutiner


Hvilke arkivtyper har PPT?

� Møtebøker

� Kopibøker

� Postjournal � Postjournal

� Saksarkiv

� Personalarkiv

� Klient/Elevregister

� Klient/Elevarkiv


Organisering av PP-tjenesten

� Kommunal

� Interkommunal tjeneste� Interkommunal tjeneste

� Avtale om arkivansvar, depot innsyn

� Sikring av klientdokumentasjon

� Eget arkiv

� Dokumenteres i arkivplan


Postrutiner


Rutiner for postbehandling

� Postmottak

� Papir og elektronisk post

� Sortering og åpningSortering og åpning

� Informasjonspost eller sakspost

� E-post, sms, twitter, facebook?


Arkivverdig eller ikke-arkivverdig?

Arkivverdig

� Saksbehandling

� Vedtak

� Oppfølging

Saksdokument

Arkivuverdig

Informasjonsskriv� Rundskriv

� Brev til orientering

Utskrift av møtebøkerSaksdokument

� Saksbehandlerens ansvar

� Personlige notater?

Underlagt saksbehandling og har verdi som dokumentasjon

� Utskrift av møtebøker

� Utkast, kladder

� Trykksaker

Dokumentasjon som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon


Hvilket arkiv?

1. Elevarkiv

2. Personalarkiv

3. Saksarkiv3. Saksarkiv

4. Stempling?


Postjournal

� Journalføringsdato� Saks- og dokumentnr.� Sender og/eller mottaker� Opplysninger om sak,innhold, � Opplysninger om sak,innhold,

emne� Datering på dokumentet� Arkivkode� Ekspedisjons- eller avskrivningsdato� Avskrivingsmåte


Utgående post/notater

� Saksbehandlers ansvar

� Før utsending kopi til arkiv kopibok

� Journalføring umiddelbart� Journalføring umiddelbart

� Faks og e-post

� Sensitive opplysninger?

� Journalføre notater?


Saken avsluttes

� Saksbehandlers ansvar

� Besvart/avskrevet

� Alle dokumenter på plassAlle dokumenter på plass

� Ryddig

� Uten kladder, stifter og binders, plast

� Hvem kontrollerer?


Utlån av klientmapper

� Lånekort

� Bare brukes på PP-kontoret

� Rutiner og tilgangsstyring i arkiv� Rutiner og tilgangsstyring i arkiv

� Bortsettingsarkiv?


Melde- eller konsesjonsplikt

� Nei

� Skole, SFO, barnehage PP-tjeneste

� Personopplysninger � Personopplysninger

� Relevante, saklige, tilstrekkelige, korrekte og brukes til de formålene som opplæringsloven oppgir.

� Personopplysningsloven med forskrifter


Utlevering/overføring av elevopplysninger

� Utlevering til publikum og presse

� Offentleglova

� Utlevering av opplysninger om seg selv

� Partsinnsyn forvaltningslova

� Personopplysningslova


Når eleven flytter til annen kommune

� Overføring av opplysninger til annen PP-tjeneste

� Samtykke fra klient/foresatt

� Overføring – bare kopier

� Relevante opplysninger

� Oversikt over hvilke dokumenter som sendes.


Bruk av telefaks og e-post ved overføring av klientopplysninger

� Hovedregel NEI

� Telefaks – lag arbeidskopi som sladdessladdes

� Dokumenter i klientmappen

� E-post – kryptering

� Dokumenter i klientmappen


PPT-historikk

� Skolekommisjonen ansvar for at ”abnorme” barn fikk opplæring i egne anstalter (1881)

Spesialskolelov 1951� Spesialskolelov 1951

� Lov om grunnskolen 1969

� Kommunal PPT og integrering i normalskolen

� Opplæringsloven (1998) kap 5


Saksgang og dokumentasjon

Lovverk


§ 1-1. Formålet med opplæringa

Opplæringa i skole og lærebedrift skal, i samarbeid og forståing med

heimen, opne dører mot verda og framtida og gi elevane og lærlingane

historisk og kulturell innsikt og forankring.

Opplæringa skal byggje på grunnleggjande verdiar i kristen og

humanistisk arv og tradisjon, slik som respekt for menneskeverdet og

naturen, på åndsfridom, nestekjærleik, tilgjeving, likeverd og solidaritet,

verdiar som òg kjem til uttrykk i ulike religionar og livssyn og som er

forankra i menneskerettane.

Opplæringa skal bidra til å utvide kjennskapen til og forståinga av den

nasjonale kulturarven og vår felles internasjonale kulturtradisjon.

Opplæringa skal gi innsikt i kulturelt mangfald og vise respekt for den


Opplæringa skal gi innsikt i kulturelt mangfald og vise respekt for den

einskilde si overtyding. Ho skal fremje demokrati, likestilling og vitskapleg

tenkjemåte.

Elevane og lærlingane skal utvikle kunnskap, dugleik og holdningar

for å kunne meistre liva sine og for å kunne delta i arbeid og fellesskap i

samfunnet. Dei skal få utfalde skaparglede, engasjement og

utforskartrong.

Elevane og lærlingane skal lære å tenkje kritisk og handle etisk og

miljøbevisst. Dei skal ha medansvar og rett til medverknad.

Skolen og lærebedrifta skal møte elevane og lærlingane med tillit,

respekt og krav og gi dei utfordringar som fremjar danning og lærelyst. Alle

former for diskriminering skal motarbeidast.

Opplæringslova kap 5

� Rett til spesialundervisning

� Saksbehandling ved vedtak om spesialundervisning

� Elev/foreldre krev undersøkinger/

undervisningspersonalet vurderer

� Sakkynding vurdering

� Samtykke og innsyn

� Evt. tilbud om spesialundervisning


Opplæringslovaunntak fra reglene om innhold i opplæringen

� Reglane om innhaldet i opplæringa i denne lova og i forskrifter gjeld for spesial-undervisning så langt dei passar.undervisning så langt dei passar.

� IOP

� Halvårsrapport (skolen utarbeider)


Gangen i sak om spesialundervisning 6 faser

1. Før tilmelding og utredning

2. Tilmelding til PP-tjenesten

3. Sakkyndig vurdering av elevens behov

Vedtak -enkeltvedtak4. Vedtak -enkeltvedtak

5. Planlegging og gjennomføring

� IOP

6. Evalueringsfasen

� Halvårsrapport

Forvaltningsrett

� Forsvarlighetsprinsippet

� Saklighetsprinsipp

� Forbud mot vilkårlige avgjørelser� Forbud mot vilkårlige avgjørelser

� Sterkt urimelige avgjørelser

� Forbud mot usakelig forskjellsbehandling

§ 5-6. Pedagogisk-psykologisk teneste

Kvar kommune og kvar fylkeskommune skal ha ei pedagogisk-

psykologisk teneste. Den pedagogisk-psykologiske tenesta i ein

kommune kan organiserast i samarbeid med andre kommunar eller

med fylkeskommunen.

Tenesta skal hjelpe skolen i arbeidet med kompetanseutvikling

og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for


og organisasjonsutvikling for å leggje opplæringa betre til rette for

elevar med særlege behov. Den pedagogisk-psykologiske tenesta

skal sørgje for at det blir utarbeidd sakkunnig vurdering der lova krev

det. Departementet kan gi forskrifter om dei andre oppgåvene til

tenesta.

Krav til sakkyndige vurderinger §5-3

Vurderinga skal vise om eleven har behov for spesialundervisning, og kva for opplæringstilbod som bør givast.

Den sakkunnige vurderinga skal blant anna greie ut og ta standpunkt til

1. Eleven sitt utbytte av det ordinære opplæringstilbodet


1. Eleven sitt utbytte av det ordinære opplæringstilbodet

2. Lærevanskar hjå eleven og andre særlege forhold som er viktige for opplæringa.

3. Realistiske opplæringsmål for eleven

4. Om ein kan hjelpe på dei vanskane eleven har innanfor det ordinære opplæringstilbodet

5. Kva for opplæring som gir eit forsvarleg opplæringstilbod

Sakkyndig vurdering –når?

� Skolestart - framskyndet el. utsatt

� Rett til tegnspråkopplæring

� Punktskriftopplæring med mer� Punktskriftopplæring med mer

� Tilrettelegging av eksamen evt.

� Fritak for opplæringsplikt


Alternativ vurdering fra sakkyndig

� Foreldre kan hente inn

� Blir en del av sakens dokumenter

� Foreldrene betaler denne selv,� Foreldrene betaler denne selv,

� med mindre den fører til at vedtak om spesialundervisning blir omgjort


Enkeltvedtak

� Krav

� Avvik fra sakkyndig rapport må begrunnes

� Innvilge eller avslå søknad

� Evt angi hva som er forsvarlig tilbud viss eleven får spesialundervisning


Dokumentasjonskole/PPT

� Skolen mistenker at eleven ikke får tilfredsstillende utbytte av opplæring� Pedagogisk rapport

� Foreldre/elevens rett til å kreve at skolen gjør undersøkelser� Ikke krav om skriftlighet, anbefalt

� Skoleeier/rektor tilmelder saken til PPT for sakkyndig rapport� Skoleeier/rektor tilmelder saken til PPT for sakkyndig rapport� Skolen sender avslag på søknad til foresatte, enkeltvedtak� Foreldrene kan klage og kreve sakkyndig vurdering� Samtykke før sakkyndig vurdering pålagt (unntak)� Vedtak eller ikke samtykke til vedtak� Evt. melding til barnevern (skolen)

PP-tjenesten:Saksbehandling og dokumentasjon

Sakkyndig rapport evt samtykke

� PP-tjenesten varsler om saksbehandlingstid

� Foreløpig svar

� Samtykke

� Vedtak – forvaltingsloven

� Forhåndsvarsling, begrunnelse, utredning, klageadgang og partsinnsyn


IOP og halvårsrapport

� Alle elever med enkeltvedtak om spesialundervisning skal ha IOP

� Enkeltvedtak

� Sakkyndig vurdering

� Halvårsrapport

� skriftlig


Spesialpedagogisk hjelp før opplæringspliktig alder

� Tilbud om foreldrerådgivning

� Saksbehandling og dokumentasjon som for skolebarn

”så langt det passer””så langt det passer”


Gangen i sak om spesialpedagogisk hjelp6 faser før skolepliktig alder:

1. Før tilmelding og utredning

2. Tilmelding til PP-tjenesten

3. Sakkyndig vurdering av barnets 3. Sakkyndig vurdering av barnets behov

4. Vedtak

5. Planlegging og gjennomføring

6. Evalueringsfasen


Opplæringslova

� Helsetjenestetilbud

� Statens plikt til å sørga for læremiddel


Grunnskoleopplæring for voksne

� Rettighet

� Rett til spesialundervisning

� Tilsvarende saksbehandling og � Tilsvarende saksbehandling og dokumentasjon som andre elever.


Kommunen/fylkeskommunen og skoleeigaren for privat

skole etter § 2-12 skal ha eit forsvarleg system for

vurdering av krava i opplæringslova og forskriftene blir

oppfylte. Kommunen/fylkeskomunen og skoleeigaren for

privat skole etter §2-12 skal ha eit forsvarleg system

for å følgja opp resultata frå desse vurderingane og

Skoleeiers ansvar §13-1


for å følgja opp resultata frå desse vurderingane og

nasjonale kvalitetsvurderingar som departementet

gjennomfører med heimel i § 14-1 fjerde ledd.

Hva skal PP-tjenestens elevmapper inneholde?elevmapper inneholde?

VIKTIG:

Bare en elevmappe per elev

Oppretting av elevsak

� Henvisningsskjema med skriftlig samtykke fra foreldre/klienten selv

� Registrering i personregister HK-datadata

� Papirmappe på eleven

� Dersom foresatte eller klienten ikke samtykker i iverksetting av tiltak


Ordningsprinsipp

� Saksnummer opprettet av HK-data pluss for- og etternavn evt personnummer

Papirmappa� Papirmappa


Dokumenter i elevmappe:

Henvisnings-skjema

Klientens journal med saksdataKlientens journal med saksdata

Blått omslag� Journalnotater i kronologisk rekkefølge



Klientens brevjournal Rødt omslag� Liste/oversikt over inn og utgående dokumenter etter

dato.

� E-post

� Egen samtykkeerklæring

� Flyttemeldinger


Flyttemeldinger

� Møteinnkallinger

� Referater fra møter

� Sakkyndige vurderinger

� Rapport etter utredninger

� Anbefalinger

� Viderehenvisninger til andre instanser

� Andre inn- og utgående dok. verd. klienten


Tester – Gult omslag

Kartleggingsmateriell

Prøver

Testprotokoller

•(KOAS, WISC-lll, LEITER-R, WPPSI-R)


•(KOAS, WISC-lll, LEITER-R, WPPSI-R)


Individuelle opplæringsplaner og pedagogiske rapporter Hvitt omslag

• Individuelle opplæringsplaner utarbeidet av

skole/barnehage (IOP)


skole/barnehage (IOP)

• Individuell plan (IP)

• Pedagogiske rapporter/halvårsrapporter som er utarbeidet

ved skole/barnehage

• Kopi av enkeltvedtak om spesialpedagogisk

hjelp/spesialundervisning


Interne arbeidsnotater (Grønt omslag)

•Håndskevne notater, huskelapper•Kopier av artikler om diagnoser•Saksbehandlers private bibliotek


•IKKE BEVARINGSVERDIGE , BARE ARBEIDSKOPIER

Eget omslag for dokumenter unntatt partsinnsyn?

Journalføringsplikt dokumenter i klientmappe

Krav : 1 Saksbehandling

2 Verdi som dokumentasjon2 Verdi som dokumentasjon

Eksempel:

� Varsel om saksbehandlingstid

� Sakkyndig utredning

� Flyttemelding


Bevaring og kassasjonBevaringspåbud

� Arkivmateriale eldre enn 1950

� Møtebøker, eventuelle

� Andre register

� Arkivplaner

� Presedenssakereventuelle vedleggsserier

� Egne årsmeldinger

� Kopibøker

� Journaler

� Kart

� Tegninger og fotografi

� Referat m.m. styre, råd, nemnder, utvalg


Kassasjon

Som basisår skal 1950 være felles for alle landets kommuner hvor avgangsprøver, elevmapper, klientjournaler og annet materiale klientjournaler og annet materiale som behandler elevenes utvikling i forhold til skolen, bevares i sin helhet. Deretter bevares materialet i sin helhet for hvert 10. år.

og elever født 1.11.,21. hver mndInterkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)

Kassasjon

210.2 Pedagogisk veiledningstjeneste Sentralt gitte regler og bestemmelser kasseres når de erstattes av nye og for øvrig oppbevares sentralt.

210.3 PP-tjeneste Som ovenfor. (PP-tjenestens klientmapper kan plasseres under 213.1)

212.13 Spesialpedagogiske tiltak Enkeltsaker vedrørende elevene 25 Enkeltsaker vedrørende elevene 25 Deretter bevares 20% etter de ovenfor gitte regler.

213.1 Innmelding til spesialundervisning og rapporter 25

Deretter bevares 20% etter de ovenfor nevnte regler.

213.2 Spesialskoler, klasser Se ovenfor. 213.3 Undervisning utenfor skolene Se ovenfor.

Kassasjon

� 210.4 Undervisning i institusjoner 10 � 210.5 Elever i utlandet 10 � 210.6 Inn- og utmelding,

flytting/overføring av elever 10212.04 Fag- og timefordeling 10 � 212.04 Fag- og timefordeling 10

� 212.05 Timeplaner 10 � 212.06 Klassedeling, elev-/klasselister � Elev-/klasselister bevares. � Klassedeling 10 � 212.07 Skoletid, -ferier og -fridager 10

Elektronisk arkiv

Hva kan det være?

� Sakarkivsystemer� ePhorte, Public 360, WebSak

� FagsystemerHK-Data� HK-Data

Sak/arkiv-system

Kan brukes til

� Generell saksbehandling

� Personalsaker� Personalsaker

� Elevmapper?

Fordel: NOARK-4 / NOARK-5

Fullelektronisk

Fagsystem

� Elevsaker

� Systemsaker

� Journalnotater� Journalnotater

� Brev ut og inn

� Postjournal

� Journal over innhold i klientmappe?

Fagsystemerog bevaring

� Arbeidsverktøy men ikke lagringsverktøy

Lagring – import til NOARK-4

NOARK-5..

Skriv ut på PAPIR!! Og bevar på gamlemåten

Sosiale medier?

Deltagelse i nettsamfunn:

Facebook, Twitter, Nettby

Journalføring?

Opplyse om man må henvende seg via e-post/brev for å få formelt svar


Fagsystemer og integrasjon

Oppad

IST Extens

Vigo

EDB ESA Sak og arkiv

ePhorte

P360LMS Fronter P360


Eksempelet Rett i mappa

Mål

� Sikre arkivverdig elevdok.

� Integrasjon sak/arkiv og 3 � Integrasjon sak/arkiv og 3 fagsystemer

� Spare tid og penger


Bortsetting og arkivdepot

� Klientmapper til IKAVA etter 10 år

� Saksarkiv etter 25-30 år� Saksarkiv etter 25-30 år

� Dvs PP-tjenesten eller kommunen må ha godkjent bortsettingsarkiv


Pakking og merking

� Godkjente arkivbokser

� Etiketter, lim

� Ordnet� Ordnet

� Listeført

� Innsyn/kopier bare til PP-tjenesten eller sentralarkivet i kommunen.


Viktig

� Saksbehandlingen i PP-tjenesten skal bevares!

� Sakkyndige vurderinger

� Postjournal

� Bevaring på papir

Rettighetsdokumentasjon

Viktig for kommunen(e) og klienten

Kurs i PPT-arkivikava.itumkunde.no/ikava/vedlegg/PPT-kurs[2].pdfReferat m.m. styre, råd, nemnder,...

Documents

Transcript of Kurs i PPT-arkivikava.itumkunde.no/ikava/vedlegg/PPT-kurs[2].pdfReferat m.m. styre, råd, nemnder,...