Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

26
SEMESTER II 1 Senin, 18 Juni 2012 FAKULTAS PERTANIAN PROGRAM STUDI AGROTEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM LABUHANBATU PERKULIAHAN-9 DASAR-DASar manajemen Wewenang, Delegasi dan Sentralisasi

Transcript of Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

Page 1: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

SEMESTER II

1

Senin, 18 Juni 2012FAKULTAS PERTANIANPROGRAM STUDI AGROTEKNOLOGIUNIVERSITAS ISLAM LABUHANBATU

PERKULIAHAN-9

DASAR-DASar manajemenWewenang, Delegasi dan

Sentralisasi

Page 2: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

2

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUSSetelah mempelajari bab ini, anda diharapkan dapat :

1. Pengertian wewenang, kekuasaan dan pengaruh

2. Struktur lini dan staf

3. Wewenang lini, staf dan fungsional

4. Delegasi wewenang

5. Sentralisasi VS desentralisasi

Page 3: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

3

DESKRIPSI SINGKAT• Dalam perkuliahan ini, anda akan mempelajari tentang

pengertian wewenang, kekuasaan dan pengaruh. Serta struktur lini dan staf

• Bagian selanjutnya, akan membahas tentang wewenang lini, staf dan fungsional serta delegasi wewenang.

• Bagian akhir perkuliahan akan membahas tentang perbedaan sentralisasi dan desentralisasi.

Page 4: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

4

BAHAN BACAANBuku Wajib :

1. Winardi, 1979, Asas-Asas Manajemen, Alumni, Bandung.

2. Hani Handoko, 2003, Manajemen, BPFE, Yogyakarta.

Buku Pelengkap :

3. Louis A. Allen, 1963, Karya Manajemen, PT. Pembangunan, Jakarta.

4. Richard L. Daft, 2007, Manajemen-Management, PT. Salemba Empat, Jakarta.

5. Stephen P Robbins dan Mary Coulter, 2007, Manajemen, PT. Indeks, Jakarta.

Page 5: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

5

PERTANYAAN KUNCI1. Apa arti wewenang, kekuasaan dan pengaruh bagi anda?

Jelaskan

2. Sebutkan dan jelaskan perbedaan perspektif teori formal dan teori penerimaan ?

3. Sebutkan dan kemukakan paling sedikit 3 hambatan-hambatan dalam pendelegasian wewenang ?

Page 6: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

6

Wewenang, kekuasaan dan pengaruh

Wewenang • Wewenang (authority) adalah hak untuk melakukan sesuatu

atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu. Dengan kata lain, wewenang ini merupakan hasil delegasi atau pelimpahan wewenang dari posisi atasan ke bawahan dalam organisasi.

Ada 2 (dua) pandangan tentang wewenang :• Pandangan klasik (teori formal)

Wewenang dianugerahkan dari tingkat masyarakat yang lebih tinggi dan kemudian secara hukum diturunkan dari tingkat ke tingkat.

• Pandangan modern (teori penerimaan)

Wewenang seseorang timbul hanya bila hal itu diterima oleh kelompok atau individu kepada siapa wewenang tersebut dijalankan.

Page 7: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

7

Perbedaan kedua pandangan dapat digambarkan ;

Kekuasaan • Kekuasaan adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu,

kelompok, keputusan atau kejadian. Wewenang tanpa kekuasaan akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

Ada 6 sumber kekuasaan :• Kekuasaan balas-jasa (reward power), berasal dari sejumlah

balas-jasa positif (uang, perlindungan, perkembangan karier dan sebagainya) yang diberikan kepada pihak penerima untuk melaksanakan perintah atau persyaratan lainnya.

SUPERVISOR

KARYAWAN

Pandangan formal tentang wewenang yang menekankan peranan supervisor

Pandangan penerima tentang wewenang yang menekankan peranan karyawan

Gambar 8.1. Perbedaan Pandangan Wewenang

Page 8: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

8

• Kekuasaan paksaan (coercive power), berasal dari perkiraan yang dirasakan orang bahwa hukuman (dipecat, ditegur dan sebagainya) akan diterimanya bila mereka tidak melaksanakan perintah pimpinan.

• Kekuasaan sah (legitimate power), berkembang dari nilai-nilai intern yang mengemukakan bahwa seseorang pimpinan mempunyai hak sah untuk mempengaruhi bawahan berdasarkan hukum yang berlaku.

• Kekuasaan pengendalian informasi (control of information power), berasal dari pengetahuan dimana orang lain tidak mempunyainya.

• Kekuasaan panutan (referent power), didasarkan atas identifikasi orang-orang dengan seorang pimpinan dan menjadikan pemimpin itu sebagai panutan atau simbol.

• Kekuasaan ahli (expert power), merupakan hasil dari keahlian atau pengetahuan seseorang pimpinan dalam bidangnya di mana pimpinan tersebut ingin mempengaruhi orang lain.

Page 9: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

Gambar 8.2. Sumber-Sumber Kekuasaan Manajerial

Kekuasaan paksaan Kekuasaan balas-jasa

Kekuasaan ahli

Kekuasaan sah

Kekuasaan informasi

Manajer

Kekuasaan panutan

Page 10: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

10

David McClelland• Kekuasaan sisi positif, pengunaan kekuasaan secara tepat

mendorong anggota kelompok untuk mengembangkan kekuatan dan kecakapan yang mereka butuhkan untuk meraih sukses sebagai perseorangan atau anggota suatu organisasi (motivator).

• Kekuasaan sisi negatif, kekuasaan memperlakukan orang sebagai “bidak” yang digunakan atau dikorankan bila perlu.

Keleluasaan wewenang dan kekuasaan mempunyai peraturan, kode etik, atau batasan-batasan tertentu, seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut :

INTERNAL EKSTERNAL

• AD dan ART• Anggaran (budget)• Kebijakan, peraturan dan prosedur• Deskripsi jabatan

• UU dan PP• Perjanjian kerja kolektif• Perjanjian dengan dealer, suplier dan

pelanggan

Page 11: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

11

Lingkup wewenang dan kekuasaan manajerial semakin luas pada manajemen puncak suatu organisasi dan semakin menyempit pada tingkatan yang lebih rendah dari rantai komando.

Keleluasaan wewenang dankekuasaan cenderung

berkurang sesuai denganaliran rantai perintah dariposisi atasan ke bawahan

dalam suatu organisasi

Per

atur

an d

an b

atas

an

Per

atur

an d

an b

atas

an

Direktur

Wakil Direktur

Manajer Divisi

Manajer Departemen

Kepala Penyelia

Penyelia

Karyawan

Gambar 8.3. Batasan-Batasan Wewenang dan Kekuasaan

Page 12: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

12

Tanggung jawab dan akuntabilitas• Tanggung jawab adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu

yang timbul bila seorang bawahan menerima wewenang manajer untuk mendelegasikan tugas atau fungsi tertentu. Sedangkan akuntabilitas aalah berkenaan dengan kenyataan bahwa bawahan akan selalu diminta pertanggung jawaban atas pemenuhan tanggung jawab yang dilimpahkan kepadanya.

• Persamaan wewenang dan tanggung jawab adalah individu-individu diberi wewenang untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Seperti diberi kebebasan secukupnya untuk membuat keputusan yang dapat mempengaruhi produksi. Perbedaannya wewenang untuk dilaksanakan jangka pendek, sedangkan tanggung jawab dilakukan jangka panjang.

Pengaruh • Suatu transaksi sosial di mana seseorang atau kelompok

dibujuk oleh seseorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruhi.

Page 13: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

13

Struktur lini dan stafOrganisasi Lini• Individu-individu dalam departemen-departemen yang

melaksanakan kegiatan utama perusahaan produksi, pemasaran dan keuangan. Setiap orang mempunyai hubungan pelaporan hanya dengan satu atasan (kesatuan perintah).

Organisasi Lini dan Staf• Staf merupakan individu atau kelompok yang terdiri dari para

ahli dalam struktur organisasi yang fungsi utamanya memberikan saran dan pelayanan kepada fungsi lini. Seperti staf teknis dan pemeliharaan.

Ada 2 tipe staf ;• Staf pribadi (asisten), dibentuk untuk memberikan saran,

bantuan dan jasa kepada seorang manajer (individual).• Staf spesialis, dibentuk untuk memberikan saran, konsultasi,

bantuan dan melayani seluruh lini dan unsur organisasi.

Page 14: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

Direktur

Manajer Produksi

Manajer Pemasaran

Manajer Keuangan

Organisasi Lini

Direktur

StafPenelitan dan

pengembangan

Stafpembelian

Staf Hukum

Organisasi Lini Dan Staf

StafPersonalia

Manajer Keuangan

Manajer Produksi

Staf Teknis

Staf pemeliharaan

Manajer Pemasaran

Gambar 8.4. Organsasi Lini dan Organisasi Staf

Page 15: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

15

Wewenang lini, staf dan fungsional

Wewenang Lini• Wewenang perintah dan secara langsung tercermin sebagai

rantai perintah serta diturunkan kebawah melalui tingkatan organisasi.

Wewenang Staf• Hak yang dimiliki oleh satuan-satuan staf atau para spesialis

untuk menyarankan, memberikan rekomendasi dan konsultasi kepada personalia lini. Bukan berarti memberikan wewenang kepada anggota staf untuk memerintah lini mengerjakan kegiatan tertentu.

Wewenang Staf Fungsional• Hubungan kuat yang dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.

Staf spesialis mempunyai hak untuk memerintah satuan lini sesuai kegiatan fungsional.

Page 16: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

Departementalisasi Produk

Spesialis Keamanan

Scheduling Produksi

Departemen Perencanaan dan

peleburan

+ Memungkinkan spesialisasi dalam produk

+ Melayani kebutuhan pasar geografis yang unik dengan lebih baik- Fungsi rangkap- Dapat merasa terisolasi dari wilayah organisasi lainnya

Departemen Pemotongan

Departemen Perakitan

Departemen Pencelupan dan

pengosokan

Manajer Pabrik

Departemen Finishing

Departemen Pengawasan dan

pengiriman

Gambar 8.5. Bagan Organsasi Dengan Wewenang Fungsional Staf

Page 17: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

17

Sumber Konflik Lini-staf• Perbedaan umur dan pendidikan, biasanya staf yang lebih

muda dan lebih berpendidikan sering menimbulkan “generation gap”.

• Perbedaan tugas, dimana orang lini lebih teknis dan generalis, sedangkan staf spesialis.

• Perbedaan sikap; a) staf cenderung memperluas wewenangnya dan memberikan perintah kepada orang lini untuk memberikan eksistensinya. b) staf merasa paling berjasa untuk gagasan yang diimplementasikan oleh lini, sedangkan lini tidak menghargai peran staf dalam membantu memecahkan masalah-masalahnya. dan c) staf merasa di bawah perintah lini, sebaliknya lini selalu curiga bahwa staf ingin memperluas kekuasaannya.

• Perbedaan posisi; manajemen puncak tidak mengkomunikasikan secara jelas wewenang staf dalam hubungannya dengan lini. Karena posisi staf dekat manajemen puncak, sehingga lini cenderung tidak senang dengan hal tersebut.

Page 18: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

18

Delegasi wewenang• Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada

orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu. Delegasi wewenang, yaitu proses dimana para manajer

mengalokasikan wewenang ke bawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya.

Ada 4 (empat) kegiatan delegasi :1. Menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas kepada

bawahan2. Pelimpahan wewenang yang diperlukan untuk mencapai

tujuan atau tugas.3. Penerima delegasi, baik implisit atau eksplisit, menimbulkan

kewajiban dan tanggung jawab.4. Pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk

hasil-hasil yang dicapai.

Page 19: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

19

Alasan-alasan Pendelegasian • Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai

pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Mereka menguasai “the big picture” tetapi tidak cukup mengerti masalah lebih terperinci. Sehingga organisasi menggunakan sumber daya yang lebih efisien untuk pelaksanaan tugas tertentu didelegasikan kepada tingkatan organisasi yang serendah mungkin dimana terdapat cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya.

James Stoner (Delegasi Yang Efektif) -> prinsip klasik1. Garis wewenang, membuat lebih jelas dan mudah bagi setiap

anggota organisasi untuk mengetahui ; a) kepada siapa dia dapat mendelegasikan, b) dari siapa dia akan menerima delegasi dan c) kepada siapa dia harus memberikan pertanggung jawaban. Dalam proses pembuatan garis wewenang dibutuhkan delegasi penuh untuk menghindari terjadinya ; a) gaps, yaitu tugas yang tidak ada penanggung jawabnya, b) overlaps, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan kepada lebih dari satu orang individu, dan c) splits, yaitu tanggung jawab atas tugas yang sama diberikan lebih dari satu satuan organisasi.

Page 20: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

20

2. Prinsip kesatuan perintah, bawahan dalam organisasi seharusnya melapor hanya kepada seorang atasan.

3. Tanggung jawab, wewenang dan akuntabilitas, seperti yang telah dibahas sebelumnya, prinsip ini menyatakan bahwa a) organisasi dapat menggunakan sumber daya-sumber daya dengan lebih efisien dengan memberikan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu kepada tingkatan organisasi yang paling cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya. b) konsekuensi peranan tersebut adalah setiap individu dalam organisasi untuk melaksanakan tugas dengan efektif dan diberi wewenang secukupnya dan c) bagian penting adalah akuntabilitas artinya individu setuju untuk menerima tuntutan pertanggung jawaban pelaksanaan tugas dan mempertanggung jawabkan tugas-tugas yang dilaksanakan bawahannya.

Page 21: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

21

Hambatan-hambatan Delegasi

KATEGORI MANAJER BAWAHAN

Keputusan • Mempertahankan hak pembuatan keputusan

• Kurang percaya diri dan merasa tertekan untuk pembuatan keputusan yang lebih besar.

Tanggung jawab • Tidak mempercayai bawahan karena takut salah dan gagal sehingga terancam posisinya

• Belum siap menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas

Kemampuan manajerial • Tidak mempunyai kemampuan manajerial

• Mempunyai cukup kemampuan dan informasi untuk menyelesaikannya, namun kurang dipercaya.

Page 22: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

22

Louis Allen (Teknik Khusus Untuk Mendelegasikan)• Penetapan tujuan, bawahan harus diberitahu maksud dan

pentingnya tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka.• Penegasan tanggung jawab dan wewenang, bawahan harus

diberikan informasi yang jelas tentang apa yang harus mereka pertanggung jawabkan dan bagian dari sumber daya-sumber daya organisasi mana saja yang ditempatkan di bawah wewenangnya.

• Memberikan motivasi kepada bawahan, manajer mendorong bawahan melalui perhatian kepada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif.

• Meminta penyelesaian kerja, manajer memberikan pedoman dan informasi kepada bawahan untuk melaksanakan pekerjaan yang telah didelegasikan.

• Memberikan latihan, manajer perlu mengarahkan bawahan untuk mengembangkan pelaksanaan kerjanya.

• Mengadakan pengawasan yang memadai, sistem pengawasan yang terpercaya (laporan mingguan) dibuat agar manajer tidak perlu menghabiskan waktunya dengan memeriksa pekerjaan bawahan terus-menerus.

Page 23: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

23

Sentralisasi vs desentralisasiSentralisasi • Pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas

suatu organisasi.

Desentralisasi • Pelimpahan secara meluas kekuasaan dan pembuatan

keputusan ke tingkatan-tingkatan organisasi yang lebih rendah.

Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Desentralisasi1. Filsafat manajemen, manajer puncak biasanya otoriter dan

menginginkan pengawasan pusat yang kuat. Hal ini akan mempengaruhi kesediaan manajemen untuk mendelegasikan wewenangnya.

2. Ukuran dan tingkat pertumbuhan organisasi, suatu organisasi yang tumbuh semakin besar dan kompleks cenderung memaksa manajemen untuk meningkatkan delegasi wewenangnya.

Page 24: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

24

3. Strategi dan lingkungan organisasi, akan mempengaruhi tipe pasar, lingkungan teknologi, dan persaingan yang harus dihadapi.

4. Penyebaran geografis organisasi, suatu organisasi cenderung melakukan desentralisasi, karena pembuatan keputusan akan lebih sesuai dengan kondisi lokal masing-masing.

5. Tersedianya peralatan pengawasan yang efektif, suatu organisasi cenderung melakukan sentralisasi bila manajemen tidak dapat dengan mudah memonitor pelaksanaan kerja bawahannya.

6. Kualitas manajer, desentralisasi memerlukan lebih banyak manajer-manajer yang berkualitas, karena mereka harus membuat keputusan sendiri.

7. Keanekaragaman produk dan jasa, organsasi cenderung melakukan desentralisasi karena keanekaragaman produk atau jasa yang ditawarkan.

8. Karakteristik-karakteristik organisasi lainnya, seperti biaya resiko yang berhubungan dengan pembuatan keputusan, sejarah pertumbuhan organisasi, kemampuan manajemen bawah dan sebagainya.

Page 25: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

25

• Faktor-faktor yang mempengaruhi sentralisasi dan desentralisasi dalam suatu organsiasi, mungkin berbeda dengan divisi/departemen/organisasi/perubahan lingkungan eksternal dan internal. Jadi pendekatan digunakan organisasi adalah mengamati segala kemungkinan yang terjadi (pendekatan situasional).

Page 26: Kuliah 9 wewenang, delegasi dan sentralisasi

26

Terima kasih, Semoga Bermanfaat