KTI Tata Naskah Dinas - Harly Tangkilisan

KTI – Studi Kasus Materi Tata Naskah Dinas – LAN-RI – Johnly Harly Tangkilisan, 2012

1

APAKAH PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA

DALAM SURAT DINAS SUDAH BAIK DAN BENAR?

A. PENDAHULUAN

Kemampuan dalam berbahasa Indonesia yang baik dan benar di

kalangan masyarakat terutama Pegawai Negeri Sipil sangat diperlukan. Sebab

sebagai Pegawai Negeri Sipil seyogyanyalah ia dapat menyampaikan informasi

kedinasan diantaranya melalui surat dinas dengan menggunakan bahasa

Indonesia yang baik dan benar. Yang dimaksud dengan berbahasa Indonesia

yang baik adalah pengguna bahasa memahami bahwa bahasa mempunyai nilai

rasa yang penggunaannya harus tepat dan sesuai dengan situasi

pemakaiannya, sedangkan yang dimaksud dengan berbahasa Indonesia yang

benar adalah pengguna bahasa memahami bahwa penggunaan bahasa harus

mengikuti kaidah dengan konsisten.

Bahasa Indonesia mempunyai kedudukan yang sangat penting, karena

bahasa Indonesia sebagai bahasa nasional dan bahasa negara. Sebagai

bahasa nasional sesuai dengan sumpah pemuda 1928, dan sebagai bahasa

negara sesuai dengan Undang-Undang Dasar 1945. Sebagai bahasa resmi

kenegaraan, bahasa Indonesia dipakai di dalam upacara, peristiwa, dan

kegiatan kenegaraan baik dalam bentuk lisan maupun dalam bentuk tertulis,

termasuk penulisan dokumen dan putusan-putusan serta surat-surat yang

dikeluarkan oleh pemerintah dan badan-badan kenegaraan lainnya.

Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan memiliki karakteristik yang berbeda

dengan kegiatan berkomunikasi melalui lisan. Kegiatan berkomunikasi melalui

tulisan yang berwujud surat perlu dilakukan secara cermat. Hal ini disebabkan

paparan dalam surat tidak didukung konteks yang memperjelas pembicaraan.

Ini berbeda dengan bahasa lisan yang selalu hadir dalam konteks tertentu.

Konteks tersebut sangat membantu kelancaran pembicaraan. Meski begitu,

Kegiatan berkomunikasi melalui tulisan dalam bentuk surat, dewasa ini dirasa

sangat diperlukan. Apa lagi dalam kegiatan administrasi perkantoran instansi


2

pemerintah, surat dinas menjadi alat penyampaian informasi yang paling efektif

dan efisien.

Namun pada prakteknya, penggunaan bahasa Indonesia dalam surat

dinas masih sering ditemui kekeliruan dan kejanggalan pada (diksi) pemilihan

kata yang tidak baku, kata yang tidak lazim, penerapan ejaan, ungkapan

idiomatik dan sebagainya. Pemilihan kata yang tidak baku, tidak lazim, dan

penerapan ejaan yang keliru penulis temukan dalam Naskah Dinas

Korespondensi Ekteren dalam bentuk surat dinas yang dikeluarkan oleh Pusat

Diklat SPIMNAS Bidang Teknik Manajemen Kebijakan Pembangunan, Lembaga

Administrasi Negara Republik Indonesia, yang diterbitkan di Jakarta, 5 Maret

2012, dengan hal surat Pemanggilan Peserta TOT Diklat Pelayanan Publik

Angkatan II.

B. PEMBAHASAN

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam

menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan,

permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan

lainnya kepada pihak lain di luar organisasi yang bersangkutan (Permenpan

nomor 22 Tahun 2012).

Surat yang dimaksudkan untuk memberi (informasi) antara lain surat

pemberitahuan pengumuman, surat keterangan, dan surat keputusan. Surat

yang dimaksudkan untuk meminta antara lain surat permohonan dan surat

lamaran. Surat yang dimaksudkan untuk memerintah antara lain surat perintah

dan surat tugas. Di samping itu, sebagai sarana komunikasi, surat juga

berfungsi sebagai bukti tertulis, bukti kesejarahan, alat pengingat, dan sebagai

pedoman.

Mengingat demikian pentingnya surat dalam kegiatan berkomunikasi,

khususnya surat dinas, maka penulisannya perlu mendapat perhatian serius,

baik dari segi penampilan fisik maupun penampilan bahasanya. Akan tetapi,

kenyataan di lapangan menunjukkan masih dijumpai adanya berbagai


3

kesalahan dalam penulisan surat, seperti penggunaan kata yang tidak baku,

kata yang tidak lazim, penggunaan ejaan, ungkapan idiomatik dan sebagainya.

Disadari memang pada setiap lembaga memiliki model yang telah

dibakukan penulisannya yang harus sesuai ketentuan. Namun terlepas dari

bentuk format penulisannya, bahasa yang digunakan dalam surat dinas

haruslah baik dan benar. Penggunaan bahasa dalam surat dinas berhubungan

dengan pemakaian ejaan, pemilihan kata, penyusunan kalimat, pengembangan

paragraf, dan pemakaian gaya bahasa. Kesalahan penulisan surat dinas pada

umumnya berkaitan dengan pemakaian bahasa. Kesalahan yang dimaksud

meliputi (diksi) pemilihan kata yang tidak baku, tidak lazim dan kekeliruan dalam

penerapan ejaan yang disempurnakan.

KASUS DAN ANALISISNYA

Kesalahan pemilihan kata yang tidak baku, tidak lazim, dan penerapan

ejaan yang disempurnakan dalam Naskah Dinas Korespondensi Ekteren (surat

dinas) pada Pusat Diklat SPIMNAS Bidang TMKP, Lembaga Administrasi

Negara, yang diterbitkan di Jakarta, tanggal 5 Maret 2012 dengan hal surat

Pemanggilan Peserta TOT Diklat Pelayanan Publik Angkatan II, sebagai berikut:

1. Pemilihan kata yang tidak baku

- Lamp

Kesalahan penulisan lampiran surat pada umumnya berhubungan

dengan pemakaian tanda titik dan penggunaan angka. Namun kesalahan

pada lampiran surat dinas dalam kasus ini terletak pada penggunaan

singkatan/akronim Lamp seperti contoh berikut:

Lamp :

Kesalahan ini sangat jelas, sebab dalam bahasa Indonesia tidak

pernah ada singkatan/okronim atapun istilah Lamp. Oleh sebab itu

penulisan yang benar adalah sebagai berikut.

Lampiran :


4

Permenpan Nomor 22 Tahun 2012 menjelaskan jika surat dinas

disertai lampiran, maka pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya,

seperti contoh berikut:

Lampiran : dua lembar

2. Penggunaan kata yang tidak lazim

- contact persons

Penggunaan kata contact person merupakan kata asing yang

sesungguhnya adalah kata yang tidak lazim apalagi bila itu digunakan

dalam surat dinas. Pemecahan pada kasus penggunaan kata-kata

tersebut dapat kita tukar dengan kata-kata yang lazim, sebagai berikut:

Nomor telepon (yang bisa dihubungi)

Namun karena kata contact persons ada dalam satu kesatuan kalimat

dalam surat dinas sebagaimana ditulis seperti di bawah ini:

Informasi selengkapnya dapat menghubungi kami melalui contact

persons : 08129278XXX

maka penggunaan kata ...melalui contact persons sebaiknya dihilangkan

sebab kata menghubungi sudah sangat jelas, sehingga kalimatnya akan

lebih efisien, seperti contoh berikut:

Informasi selengkapnya dapat menghubungi kami di nomor

08129278XXX

Dalam surat dinas resmi perlu diperhatikan kata-kata yang memenuhi

syarat baku, lazim, dan cermat.

3. Penerapan ejaan yang disempurnakan

- kerjasama

Pemakaian ejaan akan berhadapan dengan cara bagaimana

menuliskan huruf, kata, dan menggunakan tanda baca. Pada kasus ini,

ditemui penggunaan kata yang keliru, artinya kata yang tidak sesuai

dengan ejaan yang disempurnakan yaitu kata kerjasama.


5

Kata tersebut memiliki dua unsur kata yaitu kerja dan sama sehingga

dalam penulisannya kedua kata tersebut harus dipisah atau diberi jarak

spasi, seperti contoh berikut:

kerja sama

Namun apabila kata tersebut mengalami afiksasi atau memiliki

imbuhan awalan dan akhiran maka kata tersebut akan menjadi satu,

artinya tidak dibatasi oleh jarak spasi, seperti contoh berikut:

bekerjasamalah

Pemakaian kata dalam surat resmi hendaknya benar dan cermat.

Benar berkaitan dengan pembentukan kata, sedangkan cermat

berhubungan dengan pemilihan kata.

Bahasa yang digunakan di dalam naskah harus jelas, tepat, dan

menguraikan maksud, tujuan, serta isi naskah. Untuk itu, perlu diperhatikan

pemakaian kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar, sesuai

dengan kaidah tata bahasa yang berlaku, yaitu Tata Bahasa Baku Indonesia

dan Kamus Besar Bahasa Indonesia.

Ejaan yang digunakan di dalam naskah adalah Ejaan Bahasa Indonesia

yang ditetapkan dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan

Nomor 0196/U/1975 tanggal 27 Agustus 1975 dan telah disempurnakan dengan

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0543a/U/1987 tanggal

9 September 1987 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang

Disempurnakan dan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor

0389/U/1988 tanggal 11 Agustus 1988 tentang Penyempurnaan Pedoman

Umum Pembentukan Istilah.

C. PENUTUP

Surat yang baik adalah surat yang dapat menyampaikan pesan/gagasan

penulis kepada penerima surat sama seperti yang diinginkan oleh penulis surat,

dan tidak menimbulkan salah penafsiran, menghargai penerima surat, dan


6

tampil dengan bentuk yang benar. Oleh sebab itu, surat yang baik haruslah

memenuhi beberapa syarat, baik syarat yang berkaitan dengan bentuk,

pengetikan, isi, maupun bahasa surat.

Bentuk, format surat dinas harus disusun dengan teknik penyusunan

surat yang benar. Penyusunan letak bagain-bagian surat harus sesuai dengan

pedoman yang telah ditentukan. Surat harus diketik secara benar. Pengetikan

surat dianggap benar apabila pengetikan surat tersebut dilakukan secara

cermat, bersih, rapi, dan menggunakan kertas yang sesuai dengan aturan.

Cermat artinya tidak terdapat kesalahan pengetikan kata-kata yang terdapat

dalam surat.

Isi surat harus dinyatakan secara jelas, ringkas, sopan. Jelas dalam arti

isi atau maksud surat dapat ditangkap secara jelas dan mudah. Surat resmi

tidak perlu ditulis dengan cara yang berbelit-belit dan bertele-tele. Isi surat

cukup dipaparkan secara ringkas tetapi utuh dan bahasa yang digunakan dalam

surat dinas harus baik dan benar. Penggunaan bahasa dalam surat dinas

berhubungan dengan pemakaian ejaan, pemilihan kata, penyusunan kalimat,

pengembangan paragraf, dan pemakaian gaya bahasa yang baik dan benar.


7

DAFTAR BACAAN

Arifin, Zainal & S. Amran Tasai. 2004. Cermat Berbahasa Indonesia. Jakarta:

Akademika Pressindo

Abu Samman Lubis. Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dalam Surat Dinas.

Balai Diklat Keuangan Malang

Permenpan Nomor 22 Tahun 2012. Pedoman Umum Tata Naskah DInas

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0543a/U/1987 Tanggal 9

September 1987 tentang Pedoman Umum Ejaan Bahasa

Indonesia yang Disempurnakan

Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 0389/U/1988 Tanggal 11

Agustus 1988 tentang Penyempurnaan Pedoman Umum

Pembentukan Istilah

Surat Dinas Pusdiklat SPIMNAS Bidang TMKP Tanggal 5 Maret 2012 tentang

Pemanggilan Peserta TOT Dilat Pelayanan Publik Angkatan II

KTI Tata Naskah Dinas - Harly Tangkilisan

Documents

Transcript of KTI Tata Naskah Dinas - Harly Tangkilisan