Kosten-und Leistungsrechnung leicht gemacht: · PDF fileKosten-und Leistungsrechnung leicht...

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  • Kosten-und Leistungsrechnung leicht gemacht: Grundlagen und

    Begriffe

    Per Knudsen

    25.02.2003

  • Agenda

    Projekt NSI Zwecksetzungen einer

    Bibliothekskostenrechnung Prozessanalyse der

    Bibliotheksleistungen

  • Umbau der Amtsstuben

    FAS am 27.10.2002: Leere Kassen bei Bund und Lndern.Jetzt

    auch noch hohe Lohnforderungen. Da hilft nur eine Runderneuerung des ffentlichen Dienstes.

    Ergebnisorientierte Steuerung - in den Amtsstuben zwischen Flensburg und Passau ist oft noch ein Fremdwort.

  • Projektvorbereitung Zwei Feststellungen: Die Bibliothek ist fr mich in erster Linie

    ein Kostenfaktor. Die Bibliothek ist innerhalb der

    gesamten Universitt eine Kostenstelle unter anderen, deren Gesamtkosten der verschiedenen Kostentrgern (Produkten) der Universitt im Umlageverfahren zugerechnet werden.

  • Projektvorbereitung

    Schlussfolgerung:

    Es htte somit gengt, wenn die Bibliothek dem Rektorat die gewnschten Daten zu den verschiedenen Kostenarten geliefert htte.

  • Warum eine komplexe Prozekostenrechnung?

    Nutzen fr die Bibliotheksleitung: Kosteninformationen fr

    Entscheidungen ber die Zusammensetzung der Produktpalette, fr die Kalkulation von Nutzungsentgelten fr Sonderdienste, fr die Entscheidung ber Geschftsgangnderungen und fr Kapazittsberechnungen

  • NSI

    Oder die Revolution in der Verwaltung

    Baden-wrttembergische Beamte sollen betriebswirtschaftlich

    denken. FAZ am 13.02.2003

  • NSI/Elemente

    Leitbild - fr eine langfristige Orientierung Struktur- und Entwicklungsplan - fr die

    mittel- und lngerfristige Planung Zielvereinbarungen - fr die kurz- bis

    mittelfristige Umsetzung (bilden die Schnittstelle zwischen operativen Instrumentarien wie KLR, Budgetierung etc. und den strategischen Zielsetzungen der Universitt.

  • NSI/Elemente

    Evaluationen(Selbstevaluationen, Fremdevaluationen)

    Personalentwicklung und Optimierung der Geschftsprozesse

    Verbindung von Fach- und Ressourcenverantwortung auf Fakulttsebene

  • NSI/Elemente

    Leistungsorientierte Mittel- und Ressourcenzuweisung

    Neues Hochschulrechnungswesen: anzustreben ist ein Paradigmawechsel von einem kameralen Haushaltswesen zu einem ergebnisorientierten Budgetsystem (New Public Management)

  • NSI/Elemente

    Berichtswesen: Die Pflicht der Universitt, ber ihre

    Leistungen zu berichten, ist im neuen Hochschulgesetzt niedergelegt.

    Die inhaltlichen Vorgaben fr die Hochschulen stehen noch nicht fest und werden derzeit in verschiedenen AG errtert.

  • Zwecksetzungen einer Bibliothekskostenrechnung

  • Worum geht es ??

    Die KLR ist eine Systematik zur Erfassung und Zurechnung von Kosten (also Werteverzehr, nicht Ausgaben!) in und zu einzelnen Bereichen bzw. Funktionen der Organisation, also z.B. einzelnen Arbeitsgebieten in der Bibliothek und verschiedenen Standorten.

  • Zweck der bung ist

    Die Ermittlung der Funktionen, Orte etc., an denen Kosten im Zusammenhang mit der Leistungserstellung entstehen, bzw. sinnvoll zugeordnet werden knnen.

  • Kosten

    Bezeichnet den in Geld ausgedrckten Wert verbrauchter Gter (Gterverzehr)

  • Ausgaben

    Bezeichnet den Abfluss von Geldvermgen (Liquiditt)

  • Warum? Wozu?

    Die Kenntnis solcher Strukturen und die stndige Beobachtung ihrer Entwicklung ist nicht nur unter Einsparungsgesichtspunkten wichtig, sondern gibt der Bibliotheksleitung auch Anhaltspunkte fr Reformen, die ihren primren Zielen dienen.

  • Wofr?

    KLR ist nicht mehr und nicht weniger als die Informationsgrundlage fr Entscheidungen ber den betriebswirtschaftlich sinnvollen (!) Einsatz von finanziellen und sonstigen Ressourcen!

  • Mit anderen Worten

    Es geht nicht um Sparen an sich, sondern um sinnvollen Ressourceneinsatz auf der Basis hinreichender Kenntnisse der finanzwirtschaftlichen Strukturen.

  • Bislang

    Wurden die Haushaltsmittel mit einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (Kameralistik) bewirtschaftet. Die Kameralistik ist ein inputorientiertes Ausgabenkontrollinstrument mit einem Einperiodenbezug, der keine langfristige Planung zulie.

  • Bislang

    Wurden keine Personalkosten getrennt je Kostenstelle ausgewiesen. Damit fehlt die Kostentransparenz fr den grten Faktor.

    Wurden keine Gebudekosten(Abschreibungen, kalkulatorische Miete) berechnet. Flchen waren daher ein freies Gut mit unendlicher Nachfrage!

  • Bislang Wurden keine kalkulatorischen

    Abschreibungen (Werteverzehr) fr das bewegliche Anlagevermgen berechnet. Ausgaben fr diese Gter verschwinden im Jahr der Beschaffung aus der Kameralistik.

    Waren keine Aussagen ber die Kosten des Outputs mglich (Was kostet eine Ausleihe?)

  • Zentrale Elemente der KLR

    Kostenartenrechnung(Welche Kosten sind entstanden?)

    Kostenstellenrechnung(Wo sind die Kosten entstanden?)

    Kostentrgerrechnung(Wofr, also fr welche Leistungen und Produkte sind die Kosten entstanden?)

  • Informationsfunktionen der Kostenartenrechnung

    Welche Kosten entstehen beim Betrieb der Bibliothek?

    Wie hoch sind z.B. die Personalkosten und Personalnebenkosten sowie die Personalkostenanteile unter Beachtung aller Kosten?

  • Gestaltungsfunktionen der Kostenartenrechnung

    Wie knnen durch Vernderungen der Kostenartenstruktur Mittel gespart bzw.umverteilt werden (Outsourcing, z.B. Reinigung, EDV)?

    Wie lsst sich das Verhltnis von nur langfristig beeinflussbaren Fixkosten zu flexiblen Kosten im Sinne innovativer Bibliotheksarbeit beeinflussen?

  • Gestaltungsfunktionen der Kostenartenrechnung

    Welche Kostenarten lassen sich dezentralisieren (auf die Kostenstellen also) mit dem Effekt hherer Selbstndigkeit, Kostenbewusstsein, jedoch mit minimalen Verwaltungsaufwand?

  • Informationsfunktionen der Kostenstellenrechnung

    Wo sind die Kosten angefallen? Was kostet der Betrieb einer Zentral-

    oder Bereichsbibliothek? Welche Kostenunterschiede gibt es

    zwischen verschiedenen Bibliothekstypen und -gren?

  • Informationsfunktionen der Kostenstellerechnung

    Warum sind andere Bibliotheken (intern & extern) kostengnstiger?

    Wie hoch ist der zentrale, indirekte Kostenaufwand (Allgemeine Kostenstelle) im Vergleich zu den anderen Kostenstellen der Bibliothek und wie ist das Verhltnis beeinflussbar?

  • Informationsfunktionen der Kostentrgerrechnung

    Wofr fallen die Kosten an? Welche Kosten fallen fr ein

    bestimmtes Bibliotheksprodukt an, z.B. Dokumentlieferung (Subito)?

  • Gestaltungsfunktionen der Kostentrgerrechnung

    Stimmt das Verhltnis der Leistungsbilanz und des Kostenaufwandes zwischen den Produkten?

    Knnen (sollen) teure Produkte aus Konsolidierungsgrnden eingestellt werden oder welche andere Prioritten mssen gesetzt werden?

  • Gestaltungsfunktionen der Kostentrgerrechnung

    Wie lassen sich Kosten in der Bibliothek nachfrageorientiert steuern?

    Welchen Einfluss haben arbeitsorganisatorischen Manahmen (z.B. Rationalisierung) auf die Produktstruktur?

  • PB

    PG

    FP

    Medien-nutzung

    Bibliotheken

    Vorort-Nutzung Ausstel-lungen

    Veranstal-tungen

    Kulturelle und wissenschaft-liche Veran-staltungen

    Online-Nutzung

    Ortsleihe

    Nehmende Fernleihe,

    Dokumente-beschaffung

    Dokumentelie-ferung, gebende

    Fernleihe

    FB Wissenschaft

    Information, Beratung, Schulung

    Regionale und berregionale

    Dienst-leistungen

    Angebot von Info-

    material

    Benutzer-schulung

    Auskunft und

    Recherche

    Regionale Aufgaben

    Bibliotheka-rische Wei-

    terbildung fr Dritte

    Sonder-sammlungen

    Verbleib von Publikationen /

    Medienproduktion und Vertrieb ist noch nicht

    abschlieend geklrt! Kein Kostentrger, eigene PG

    oder eigenes FPPublikationen,

    Medienproduktion und Vertrieb

    Publika-tionen

    Medien-produk-tion und Vertrieb

    Lehre ForschungSonstige

    Dienstleis-tungen

    Knstlerische Leistung

  • Prozessanalyse der Bibliotheksleistungen

  • Schritt 1: Ttigkeitsanalyse auf Kostenstellenebene

    In jeder Kostenstelle werden die dort ausgefhrten Teilprozesse ermittelt.

    Teilprozess: ein gegenber vor- und nachgelagerten Ttigkeiten klar abgegrenzter Arbeitsgang mit - in der Regel - messbarem In- und Output

  • Kostenstelle Ortsleihe/Teilprozesse:

    Ausleihungen verbuchen Rckgaben verbuchen Ausleihfristen berwachen Benutzerausweise ausstellen Gebhren- und Portokasse abrechnen

  • Schritt 2: Ermittlung der Prozesszeiten und Prozesskosten

    Mittels Arbeitszeitaufschreibungenwerden die pro Teilprozess anfallenden Zeitanteile an der Gesamtpersonalkapazitt der betrachteten Kostenstelle bestimmt (gemessen in Mitarbeiterjahren)

    (Frau Haupt zeigt Ihnen Beispiele!)

  • Ermittlung der Prozesskosten

    Proportional zum Anteil an der Personalkapazitt werden dann die Gesamtjahreskosten der Kostenstelle auf die Teilprozesse verteilt.

    Man erhlt so die Prozesskosten der Teilprozesse fr die analysierte Abrechnungsperiode

  • Schritt 3: Identifizierung der Kostentreiber (Cost Driver)

    Fr die Teilprozesse werden Bezugsgren zur Bestimmung der Prozessleistung festgelegt = die sogenannten Cost Driver.

    Durch sie wird die Leistungsmenge des betrachteten Teilprozesses beschrieben.

  • Beispiele fr Cost Driver:

    Anzahl der Beratungen(fr den Teilprozess Benutzer beraten)

    Anzahl der Bestellungen (fr den Tei