Hässleholms kommuin

Personalutskottet

Plats och tid

Beslutande Ledamöter

Tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Ersättare

Tjänstemän

Utses att justera

Justeringens plats, tid

Justerade paragrafer

Underskrift Sekreterare

Ordförande

Justerare

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Stadshuset, sammanträdesrum 2, 2016-09-16 kl 08:30-11 :00

Lena Wallentheim (S) ordförande Mats Sturesson (C) vice ordförande Pär Palmgren (M) Dolores Öhman (MP)

Personalchef Marie Söderqvist Förhandlingssekreterare Lotta Carlsson Förvaltningschef Karina Hansson § 36 HR-strateg Maria Hallgren§§ 37-39 HR-specialist Rebecca Nordström§§ 37- 39 Arbetsmiljöcontroller Folke Lindgren§§ 37-39

Mats Sturesson

§§ 35 - 40

1(8)

Hässleholms kommun

Personalutskottet

Organ

Sammanträdesdag

Datum då anslaget sätts upp

Datum då anslaget tas ned

Förvaringsplats för protokollet

Underskrift

Datum då anslaget togs ned

Signatur

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(8)

Anslag I Bevis

Protokollet är justerat Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Hässleholms kommun,

2016-09-16

Lotta Carlsson

Hässleholms kommun

Personalutskottet

§ 35

Val av justerare

Beslut

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2016-09-16 Diarienummer

DIARIENUMMER

Personalutskottet beslutar att välja Mats Sturesson till justerare.

Justering

~ I Utdraget bestyrkes

3(8)

Hässlebo!ms kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2016-09-16

Diarienummer

DIARIENUMMER

Personalutskottet

Justering

§ 36

Information om arbetsmarknadspolitiska åtgärder för ungdomar med särskilt anställningsstöd

Beslut

Personalutskottets ordförande kommer att träffa Kommunal samt företrädare från arbetsmarknadsenheten och personalavdelningen för att diskutera frågan.

Beskrivning av ärendet

Arbetslösheten bland ungdomar i åldern 16-24 år är stor i Hässleholms kommun.

Arbetsförmedlingen erbjuder ekonomiskt stöd till arbetsgivare som anställer en person som har svårt att få ett arbete på den reguljära arbetsmarknaden.

2015-12-16 fattade kommunstyrelsen beslut om att Hässleholms kommun skulle ha som mål att anställa 75 ungdomar med särskilt anställningsstöd.

Inför varje anställning ska samråd ske med facklig part.

Karina Hansson och Marie Söderqvist informerar om svårigheterna att nå samsyn med den fackliga organisationen Kommunal på grund av Kommunals uppfattning att arbetsuppgifterna kan likna den ordinarie personalens arbetsuppgifter.

Pär Palmgren (M) antecknar till protokollet att arbetsgivaren ändå ska erbjuda ungdomar anställning med särskilt anställningsstöd utan Kommunals medgivande. Dolores Öhman (MP) stöder Pär Palmgrens uppfattning.

~ I Utdraget bestyrkes

4(8)

Hässlebolms kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum Diarienummer

2016-09-16 DIARIENUMMER

Personalutskottet

Justering

§ 37

Information om ledarutveckling

Beslut

Personalutskottet beslutar att med godkännande lägga informationen till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Maria Hallgren informerar om utbildningsinsatser, tankar och ideer för ledarutveckling inom Hässleholms koncern.

Utdraget bestyrkes

5(8)

Häss&eholms kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2016-09-16

Diarienummer

DIARIENUMMER

Personalutskottet

Justering

§ 38

Information om nya rutiner för rekrytering och rehabilitering

Beslut

Personalutskottet beslutar att med godkännande lägga informationen till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Rebecca Nordström informerar om innebörden av de nya rutinerna för

rekrytering och rehabilitering för Hässleholms kommun.

För att säkerställa att rehabiliterings- och omplaceringsprocessen följer lagar och avtal har arbetsgivaren en ny rutin för rehabilitering, vilken inkluderar ett nytt sätt att genomföra omplaceringsutredningar.

Alla vakanser på sex månader eller mer, oavsett anställningsform, ska utannonseras i det digitala rekryteringssystemet. Annonsen publiceras internt och/ eller externt under minst en veckas tid.

Kravprofil ska användas, där det tydligt ska framgå vilka kvalifikationer

som är krav och vilka som är meriterande.

Nuvarande vakansprövning slopas. Omplaceringar bevakas av HR­funktionen kopplad till ärendet vilket innebär att förvaltningschefer inte

behöver redovisa vakanser inför omplaceringsärenden. Detta kan innebära att chefer blir kontaktade av HR-funktionen ifall en ledig vakans behöver tas i anspråk.

Bilaga: Rutin för rekrytering

Rutin för rehabilitering

Utdraget bestyrkes

6(8)

Q) (/)

E 0 .t::: Q)

cii (/) t1l

.t:::

I

•• or e

:-*~~-~~ .

.

• er ng

Rutin för rekrytering Rutin för rekrytering beskriver hur vi arbetar med rekrytering i Hässleholms kommun. Rekrytering är en stor investering, det är därför viktigt att rekryteringsarbetet planeras och genomförs professionellt med hög kvalitet. Med rekrytering menar vi alla åtgärder som vidtas för att tillgodose behovet av per­sonal.

Hässleholms kommun ska vara en god arbetsgivare med hög attraktionskraft. Gemensamt ska vi skapa goda förhållanden och relationer på våra arbetsplatser som ger förutsättningar för att rekry­tera, utveckla och behålla kompetent personal. Framgångsrika rekryteringar görs kompetensbaserat och strukturerat. Kompetensbaserad rekrytering innebär att vi rekryterar utifrån den utbildning, kun­skap, erfarenhet, förmågor och personliga egenskaper som behövs för specifikt jobb. Möjligheten till intern rörlighet ska alltid seriöst och välvilligt prövas som ett led i tillvaratagandet och utvecklandet av den egna personalens kompetens.

Det är viktigt för Hässleholms kommuns attraktivitet som arbetsgivare att vi agerar samfällt i rekryte­ringsarbetet. Följer vi dessa rutiner för rekrytering ökar förutsättningarna för att finna de mest kompe­tenta medarbetarna vi behöver idag och i framtiden. Rutinen medför ett professionellt bemötande och att alla kvalificerade arbetssökande ges samma möjlighet. Faktorer som rör arbetet styr urvalet, för­utsättningar för mångfald skapas och det säkerställs att lagen följs.

Ansvar Anställande chef är ansvarig för att rekrytering sker utifrån gällande lagstiftning, centrala och lokala kollektivavtal , dessa rutiner för rekrytering samt att beslut fattas utifrån den delegationsordning som är beslutad i respektive nämnd.

Facklig samverkan Förhandlingsskyldigheten när det gäller viktigare förändringar enligt MBL 11 § ska beaktas. I sam­band med rekrytering och inför beslut om anställning av chefer och arbetsledande personal ska sam­verkan ske med berörd facklig organisation.

Dokumentation Genom hela rekryteringsprocessen ska noggrann dokumentation ske för att få den mest kompetenta medarbetaren, kunna visa varför en viss sökande erbjöds en anställning samt för att kunna motbe­visa diskriminering. Enligt diskrimineringslagen råder omvänd bevisbörda, det är därför arbetsgivaren som ska motbevisa en diskriminering. Dokumentation och ansökningar ska behållas i två år för att försäkra sig om att preskriptionstiden för överklagande gått ut. Ansökningarna sparas i vårt digitala rekryteringssystem. I personalakten sparas betyg, intyg, annons, CV och personligt brev.

Diskrimineringslagen kap 2, 4 § säger att om en arbetssökande inte har anställts eller tagits ut till anställningsintervju, eller om en arbetstagare inte har befordrats eller tagits ut till utbildning för be­fordran, kan sökande på begäran få en skriftlig uppgift av arbetsgivaren om vilken utbildning, yrkes­erfarenhet och andra meriter den hade som togs ut till anställningsintervjun eller som fick arbetet eller utbildningsplatsen.

1

Rekryteringsprocessen i Hässleholms kommun

Behovsanalys

Kravprofil

11dsplan

Annonsering & rekryteringskanaler

Besked mottagit ansökan Lag & avtal som styr urval

1. Omplacering Urval 2. Förflyttning

3. Höjd sysselsättningsgrad 4. Företrädesrätt

Referenstagning

Beslut & anställning

Återkoppling övriga sökande

Utvärdering

Introduktion

På följande sidor finns förklaringar till stegen i rekryteringsprocessen.

2

!B.ehovsan~ly~j Innan en rekrytering påbörjas ska en behovsanalys göras och arbetsgivaren ser då över vilket beho­vet är idag och i framtiden samt hur det kan tillgodoses. Behovet ska ses utifrån befintliga kompeten­ser med koppling till de verksamhetsmål och visioner som finns. Kanske kan behovet tillgodoses utan att nyanställa. I detta skede finns möjlighet att fundera genom organisationen, fördelning av arbetsuppgifter och utveckling för befintliga medarbetare. Genom ett utvärderande avgångssamtal med den som slutar får arbetsgivaren viktig kunskap om vilken kompetens som lämnar arbetslaget. En tydlig behovsanalys underlättar nästa steg i rekryteringsprocessen, framtagande av kravprofil. Det finns en mall för behovsanalys på intranätet.

!Kravprc;>fiJJ När det står klart att det finns behov av att anställa är nästa steg att göra en kravprofil. Kravprofilen blir utgångspunkt för det fortsatta rekryteringsarbetet såsom framtagande av annons, planering av intervjufrågor, urval och referenstagning. Hässleholms kommun rekryterar kompetensbaserat och då är det viktigt att ha en kravprofil för att klargöra vilka kvalifikationer som söks.

Kravprofilen ska innehålla:

• Arbetsuppgifter, ansvar • Krav på utbildning, kompetens, erfarenhet och kunskap • Meriterande utbildning, kompetens, erfarenhet, kunskap • Vilka personliga egenskaper/förmågor som efterfrågas

Det ska tydligt framgå vilka kvalifikationer som är krav och vilka som är meriterande. Rangordna så det klart och tydligt framgår vilka kvalifikationskrav som är viktigast. Ställ inga onödiga krav, då kan kraven bli omöjliga att leva upp till och vi kan missa kompetenta sökande. Använd gemensamma definitioner och tydliggör vad kompetensbegreppen betyder. Den mall för kravprofil som finns på intranätet ska användas.

En väl genomtänkt kravprofil underlättar introduktionen av den som anställs och gör det lättare att motivera varför övriga inte fick jobbet. Även när det gäller omplacering är kravprofilen ett viktigt verk­tyg.

[idsplanl En tidsplan görs i god tid för när de olika momenten i rekryteringen ska äga rum. lntervjutider bokas in i kalendern redan innan annons gått ut. Detta för att inte rekryteringsprocessen ska stanna av. Planera in när anställningen förväntas börja och därmed när introduktionen ska äga rum.

!Annonsering och rekrytering~k~n~Ieij Alla jobb på sex månader eller mer ska annonseras i kommunens digitala rekryteringssystem minst en vecka. Kanaler väljs inriktade på den målgrupp tänkta sökande kan tillhöra. Lediga jobb annonse­ras på kommunens hemsida www.hassleholm.se~obb. Ofta räcker det med kommunens hemsida och Arbetsförmedlingens platsbank. Finns kompetens att hitta inom kommunen går det bra att an­nonsera internt. Rekryteringsföretag används endast med personalchefens godkännande.

Alla annonser ska följa samma mall och innehålla arbetsuppgifter, kvalifikationer, information om förvaltning , arbetsplats, anställningsförhållande och kontaktperson. På intranätet finns en annons­guide hur platsannonser skrivs inklusive en checklista med allt som måste vara med.

Behövs annonsering i tidningar rekommenderas en "blänkare" med hänvisning till lediga jobb på hemsidan. Andra gånger kan det behöva annonseras i forum riktat till specifika yrkeskategorier. Det

3

finns facktidningar och forum på nätet. Det går också att platsannonsera på sociala medier där det görs urval för vilka kategorier annonsen ska visas för. Annonsering är förutom ett sätt att rekrytera även marknadsföring av kommunen. Annonseringen ska följa kommunens grafiska profil, som finns på hemsidan.

iBesk~d mottagit ansö_kan! Alla sökande ska få bekräftelse på att deras ansökningar har tagits emot och få en översiktlig redo­görelse för tidsplanen för den aktuella rekryteringen. Svarsmail med denna information går ut auto­matiskt från rekryteringssystemet när ansökan kommer in. Det är möjligt att komplettera med egen information, till exempel om när rekryteringen beräknas vara avslutad.

Ansökningshandlingar ska behandlas med respekt för den sökandes integritet. Ansökningarna är offentliga, vilket innebär att de inte kan behandlas konfidentiellt eftersom Hässleholms kommun är en offentlig verksamhet där handlingar som inkommer är allmän handling.

!!Jrv~I! Rekryterande chef kontrollerar om någon redan anställd kan få höjd sysselsättningsgrad eller har företrädesrätt. Om urval inte måste göras utifrån lag och avtal görs urval från ansökningarna. Urval görs genom att sökandes kvalifikationer ställs mot kravprofilen. Huvudregeln är att urval görs när ansökningstiden gått ut. Löpande urval, vilket innebär att vi kallar till intervju innan ansökningstiden gått ut, kan tillämpas t ex vid stora vikariatsrekryteringar inför sommarperioden, men det ska då framgå i annonsen. Första urvalet består av att ansökningarna sorteras utifrån hur väl de sökande uppfyller kravprofilen. Utifrån efterfrågade kvalifikationer kan urvalsfrågor göras i rekryteringssyste­met som hjälp till första urvalet. Förslagsvis kan ansökningarna sorteras i tre grupper:

Intressanta: sökande som uppfyller kravprofilen och är intressanta för intervju. Tveksamma: sökande som delvis uppfyller kravprofilen, tex har utbildning men inte erfarenhet eller tvärt om, och inte är aktuella för intervju vid en första bedömning. Ej intressanta: sökande som inte uppfyller de krav som ställts i kravprofilen.

De bäst kvalificerade sökande rings in till intervju för nästa urvalssteg. De sökande som kallas till intervju informeras om hur intervjutillfället kommer att gå till och vilka som kommer att medverka. Vid likvärdiga kvalifikationer kan underrepresenterat kön och etnicitet väljas som aktiv åtgärd.

!Intervju ed Syftet med intervjun är att få en bild av sökande och dess kompetenser samt för att kunna göra nästa urvalssteg. Fundera över vilka som ska vara med på intervjun från arbetsgivarens sida och varför. Var inte för många vid intervjun. Det är viktigt med strukturerade intervjuer och därför görs en inter­vjuguide med väl förberedda frågor utifrån kravprofilen. Samma intervjuguide används till alla som intervjuas för ett rättvist urval och för att det främjar att alla sökande behandlas lika. Vid rekrytering ska alla kandidater värderas efter kompetens. En rekommendation är att träffa kandidaterna vid två skilda intervjutillfälle. På intranätet finns en guide till intervjuer.

Arbetsprover och tester kan öka möjligheterna till en objektiv bedömning av kompetens och person­lighetsdrag. Om det är relevant bes sökanden att lämna in, eller i samband med intervju genomföra, arbetsprov på en efterfrågad kompetens. I vissa rekryteringar, exempelvis vid chefsrekryteringar, kan det vara lämpligt med personlighetstest. Det finns även kognitiva tester som ger en bild av problem­lösningsförmåga och kapacitet till logiskt tänkande. Personer med funktionsnedsättning ska beredas samma möjligheter som de utan funktionshinder när arbetsprov och personlighetstester görs. Däref­ter jämförs kandidaterna på lika villkor. Det är lämpligt att göra testerna inför andra intervjutillfället för att få uppslag till vad man behöver fördjupad kunskap om genom andra intervjun.

4

iReferenseij Referenstagningens syfte är att stämma av, bekräfta eller förkasta den bild man fått från ansökan och intervjuer. Den sökandes intresse av att ge en positiv bild av sig själv kan leda till ofullständig information och därför ska man som arbetsgivare alltid ta upplysningar om utbildning, tidigare ar­betsprestationer och de för jobbet betydelsefulla förmågorna. Rekommendationen är att ta minst två referenser, varav en bör vara en chef. En och samma person ska ta referenser och bäst är om det är anställande chef. Frågorna ska förberedas innan referenstagningen med utgångspunkt från kravpro­filen . Ställ öppna frågor, lyssna noga, läs mellan raderna och ställ följdfrågor.

Etiken är viktig att beakta, både för oss som arbetsgivare men även med respekt för den sökande. Vid all referenstagning ska den sökande ha gett sin tillåtelse. I Hässleholms kommun avslöjar vi inte referenser. Det finns mer information om referenstagning och en referensmall på intranätet.

!Beslut och anställning! Var tydlig med på vilka grunder en sökande förordas och var lika tydlig på vilka grunder andra sö­kande inte väljs. Dokumentera och koppla resonemanget till kravprofilen. När beslut fattats om an­ställning ska beslut först meddelas till den kandidat som erbjuds anställning. Risken finns att veder­börande tackar nej. När det är av vikt för jobbet ska betyg kontrolleras innan anställning sker. Till vissa anställningar krävs utdrag från belastningsregister.

Enligt jämställdhets- och mångfaldsplanen arbetar kommunen för att åstadkomma en jämn könsför­delning inom kommunens olika verksamheter. Enligt samma plan skall särskilt också beaktas att löneskillnader mellan män och kvinnor inom samma eller likartade arbeten minskar eller på sikt för­svinner. Löner ska vara baserade på kompetens och duglighet. Vid lönesättning ska även löneläget för liknande eller samma befattning inom kommunen beaktas.

IAterkoppling övriga sökand~ Först när överenskommelse om anställning slutits meddelas muntligen övriga kandidater som inter­vjuats. Efter det meddelas övriga sökande som inte varit på intervju, via gruppmail från rekryterings­systemet, att jobbet är tillsatt av annan sökande. Återkoppling till alla sökande inom rimlig tid är vik­tigt för att bidra till en positiv bild av Hässleholms kommun som arbetsgivare. Drar rekryteringen ut på tiden är det angeläget att meddela de sökande om detta.

!Utvärdering! För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen bör en utvärdering göras. Vad var bra, mindre bra och vad kan förbättras nästa gång.

!Introduktion! En bra introduktion är en god investering för alla parter. Den första tiden har stor betydelse för hur en ny medarbetare kommer att fungera i sitt fortsatta arbete. Introduktionen ska ses som en investering på lång sikt. Närmsta chef ansvarar för att nya medarbetare får en god introduktion. Tips för intro­duktion av nyanställda finns på intranätet. Där finns också en checklista för introduktion av nyan­ställda.

5

Lag och avtal som styr urval Urval görs utifrån kvalifikationerna i kravprofilen. Lagar och avtal kan begränsa möjligheten att välja. Om det finns en kandidat på steg 1-4 nedan som uppfyller skallkraven i kravprofilen ska den erbju­das anställning. Först efter dessa steg är det fritt att välja annan sökande. Vid urval måste det enligt arbetsrätten prioriteras i följande ordning:

1. Omplacering Ett ledigt jobb kan behöva tas i anspråk vid en omplacering enligt Lagen om anställningsskydd, LAS § 7. Arbetsgivaren är skyldig att erbjuda de anställningar som medarbetaren bedöms ha tillräckliga kvalifikationer till. I vårt digitala rekryteringssystem synliggörs vakanserna som då kan tas i anspråk vid omplacering. Detta kan göras fram tills muntlig överenskommelse om anställning gjorts.

2. Förflyttning enligt kollektivavtalet Allmänna bestämmelser, AB § 6

3. Höjd sysselsättningsgrad En deltidsanställd arbetstagare som anmält till sin arbetsgivare att hen vill ha högre sysselsättnings­grad har företrädesrätt till sådan anställning enligt AB § 5 moment 1 b. Denna företrädesrätt gäller anställning inom den enhet där arbetstagaren är sysselsatt på deltid.

4. Företrädesrätt till återanställning Företrädesrätt till återanställning enligt LAS 25 § har de som sagts upp på grund av arbetsbrist eller som har anställts för begränsad tid enligt 5 § och som på grund av arbetsbrist inte har fått fortsatt anställning. En förutsättning för företrädesrätt är att arbetstagaren har varit anställd hos arbetsgiva­ren sammanlagt mer än tolv månader under de senaste tre åren eller, när det gäller företrädesrätt till ny säsongsanställning för en tidigare säsongsanställd arbetstagare, sex månader under de senaste två åren och att arbetstagaren har tillräckliga kvalifikationer för den nya anställningen. Företrädesrät­ten gäller inom den egna förvaltningen.

Diskrim ineringslagen Alla som rekryterar måste följa Diskrimineringslagen (2008:567), som har till ändamål att motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskri­dande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsätt­ning, sexuell läggning eller ålder. Arbetsgivare får ej diskriminera den som är arbetstagare, gör en förfrågan om eller söker arbete, söker eller gör praktik samt står till förfogande för att utföra eller ut­fört arbete som inhyrd eller inlånad arbetskraft. Diskriminering är det fråga om när någon med bättre kvalifikationer behandlas mindre fördelaktigt än en annan sökande på grund av någon av diskrimine­ringsgrunderna.

Det finns även aktiva åtgärder enligt Diskrimineringslagen, kap 3, som arbetsgivaren ska göra:

"Rekrytering

7 § Arbetsgivaren ska verka för att personer oavsett kön, etnisk tillhörighet, religion el­ler annan trosuppfattning ges möjlighet att söka lediga anställningar.

8 § Arbetsgivaren ska genom utbildning, kompetensutbildning och andra lämpliga åt­gärder främja en jämn fördelning mellan kvinnor och män i skilda typer av arbete och inom olika kategorier av arbetstagare.

9 § När det på en arbetsplats inte råder en i huvudsak jämn könsfördelning mellan kvinnor och män i en viss typ av arbete eller inom en viss kategori av arbetstagare, ska arbetsgivaren vid nyanställningar särskilt anstränga sig för att få sökande av det underrepresenterade könet. Arbetsgivaren ska försöka se till att andelen arbetstagare

6

av det underrepresenterade könet efter hand ökar. Första stycket ska dock inte tilläm­pas, om särskilda skäl talar emot sådana åtgärder eller åtgärderna rimligen inte kan krävas med hänsyn till arbetsgivarens resurser och omständigheterna i övrigt.•

Arbetskraft från tredje land Arbetsgivaren är enligt 6 kap 13 a § utlänningsförordningen skyldig att kontrollera att den som an­ställs har rätt att arbeta i Sverige. För att kontrollera att någon har rätt att vara och arbeta i Sverige kan vi som arbetsgivare be personen som ska arbeta hos oss att visa upp dokument som visar detta. Det kan till exempel vara:

• uppehållstillståndskort

• kopia av ett beslut från Migrationsverket om uppehålls-och arbetstilltånd

• LMA-kort

Läs på Migrationsverkets hemsida www.migrationsverket.se för mer information innan anställning från tredje land.

7

Ql U)

E 0 .c Ql ui U) (1l .c

I

Rutin för rehabilitering

Rutin för rehabilitering Arbetsgivaren ska göra allt som är möjligt för att en sjukskriven medarbetare ska återgå i arbete hos arbetsgivaren. Arbetsgivaren svarar för att de åtgärder vidtas som behövs för en effektiv rehabilite­ring, vilket ska göras utefter medarbetarens individuella förutsättningar. Medarbetarens chef ansvarar för att rehabiliteringsprocessen bedrivs skyndsamt med syfte att utreda möjligheterna till återgång i arbete. Chefen ska även vara uppmärksam på tidiga signaler på ohälsa på arbetsplatsen. Förebyg­gande åtgärder ska vidtas om detta är möjligt.

Sjukanmälan till chef Medarbetaren ska sjukanmäla sig på första sjukfrånvarodagen till sin chef. I samband med sjukan­mälan skapar sig chefen en tidig uppfattning om sjukdomsorsak, vilket ligger till grund för en realist­isk prognos för återgång i arbete. Inom tre dagar bör chefen ta en ny kontakt för att höra hur medar­betaren mår.

Vad gäller under sjuklöneperioden? Sjuklöneperioden omfattar de första 14 dagarna i sjukperioden, då arbetsgivaren betalar sjuklön till medarbetaren. Det är arbetsgivaren som bedömer rätten till sjuklön under denna period. Medarbeta­ren kan erbjudas andra arbetsuppgifter i stället för de ordinarie, för att undvika sjukfrånvaro. Från och med dag 8 måste medarbetaren visa intyg från läkare för att styrka frånvaron. Efter två veckors sjuk­lön tar försäkringskassan över ersättningsdelen och bedömer rätten till sjukpenning. Arbetsgivaren måste anmäla ärendet till försäkringskassan mellan dag 15-21 i sjukperioden.

Rehabiliteringsutredning Det är chefens ansvar att utreda om det finns behov av rehabilitering. Detta sker genom att chefen kallar medarbetaren till ett samtal där en rehabiliteringsutredning inleds. Guider för detta finns i reha­biliteringssystemet Adato, både för medarbetaren som är långtidssjuk (mer än 15 dagar) och för medarbetaren som har en upprepad korttidssjukfrånvaro (6 tillfällen/12 månadsperiod}. Chefen ska även utreda behovet av rehabilitering om en medarbetare själv begär det, eller i det fall chefen ser ett behov av det.

Syftet med rehabiliteringsutredningen är att klarlägga nuläge och definiera en rimlig plan för återgång i arbete, samt att utreda behovet av anpassning och rehabilitering. Läkarintyget innehåller uppgifter som är viktiga för rehabiliteringsutredningen. Chefen ska upplysa medarbetaren om att facklig före­trädare kan, om medarbetaren önskar, delta vid upprättandet av rehabiliteringsutredningen.

Om chefen och medarbetaren konstaterar att det inte finns något behov av rehabilitering, ska chefen ha regelbunden kontakt med medarbetaren tills medarbetaren är åter i arbete.

Behov av rehabilitering finns Målet är i första hand att medarbetaren ska tillbaka till sitt ordinarie arbete och det är därför viktigt att identifiera vilka behov av åtgärder eller anpassningar som finns . För att planera detta kallar chefen till ett rehabiliteringsmöte, vid detta möte kan fler närvara, tex försäkringskassa, HR-funktion, represen­tant från företagshälsovård, sjukskrivande läkare eller annan. Exempel på åtgärder kan vara föränd­rade arbetstider och/eller arbetsuppgifter samt arbetsträning. Beslut om arbetsträning fattas alltid i samråd med försäkringskassan. Arbetsträning genomförs endast där det finns möjlighet till arbete. Finns inga medicinska hinder bör den arbetslivsinriktade rehabiliteringen löpa parallellt med den me­dicinska behandlingen.

Enbart ett läkarintyg räcker sällan som underlag för att bedöma vilken arbetsförmåga en medarbe­tare har eller vilka anpassningsåtgärder som krävs för att medarbetaren ska kunna utföra alla sina

1

arbetsuppgifter. Det är då lämpligt att företagshälsovården, eller annan medicinsk expertis, hjälper till att bedöma arbetsförmågan såväl fysiskt som psykiskt, i syfte att klarlägga möjligheten till återgång i arbete.

Deltidsarbete ska diskuteras som ett alternativ för återgång i arbete, med ordinarie sysselsättnings­grad som målsättning.

Försäkringskassans rehabiliteringskedja Från och med dag 15 bedömer Försäkringskassan arbetsförmågan i förhållande till ordinarie arbete, vid 90 dagar i förhållande till annat arbete hos arbetsgivaren och vid 180 dagar i förhållande till ett på arbetsmarknaden normalt förekommande arbete. Arbetsgivarens rehabiliteringsarbete måste vara i fas med försäkringskassans beslutsgång, vilket förutsätter tidiga insatser och en process som bed­rivs skyndsamt och professionellt av arbetsgivaren.

Återgång i ordinarie arbete ej möjlig När rehabiliteringsmöjligheterna är uttömda och nedsättningen av arbetsförmågan är stadigvarande i förhållande till ordinarie arbete, startar arbetsgivaren en omplaceringsutredning för att utreda möjlig­heterna till återgång i annat arbete hos arbetsgivaren (Se under rubrik Omplaceringsutredning)

Rehabiliteringsutredning avslutas En rehabiliteringsutredning avslutas då en medarbetare är åter i ordinarie eller omplacerat arbete. Om en rehabiliteringsutredning avslutas på grund av att medarbetaren inte medverkar i sin rehabilite­ring eller då medarbetaren saknar arbetsförmåga av betydenhet för arbete inom hela arbetsgivaren Hässleholms kommun, ska avslutet göras formellt och skriftligen. Detta görs genom att arbetsgivaren kallar samtliga parter till ett möte, går igenom vilka åtgärder som vidtagits under utredningen (rehabi­literingsdokumentationen i adato) samt redogör för hur dessa utfallit. Därefter konstateras att arbets­givaren uppfyllt sitt rehabiliteingsansvar och rehabiliteringsutredningen avslutas via blankett Avslut Rehabiliteringsutredning

Dokumentation i Adato Rehabiliteringsansvarig chef ska dokumentera samtliga steg i rehabiliteringsprocessen i det webba­serade rehabiliteringsverktyget Adato. Dokumentationen ska kunna styrka arbetsgivarens insatser kopplade till rehabiliteringen. Anteckningarna ska skrivas neutralt och objektivt. Det ska tydligt framgå vilka åtgärder chef och medarbetare kommit överens om, plan för återgång i arbete, ansvars­fördelning, kontakter som tas och dokumentation från avstämningsmöten, samt medicinska un­derlag/bedömningar ska bifogas. Läkarintyg och rehabiliteringsutredning ska sparas i Adato.

Rehabiliteringsärendet avslutas i Adato när medarbetaren är åter i ordinarie eller omplacerat arbete, alternativt avslutat sin anställning i Hässleholms kommun. Samtliga ärenden i Adato, både pågående och avslutade, följer medarbetaren vid eventuellt byte av arbetsställe inom kommunen. Det är endast rehabiliteringsansvarig chef och HR-funktionen knuten till ärendet som kan se rehabiliteringsjouma­len och dess innehåll. Allt som biläggs och antecknas i Adato arkiveras och sparas. Papperskopior av till exempel läkarintyg behöver inte sparas. Den enskilde medarbetaren har alltid rätt att få ta del av dokumentation kopplat till sitt ärende.

2

Vem gör vad i rehabiliteringsprocessen Under en rehabiliteringsprocess samverkar flera olika aktörer, medarbetaren själv, rehabiliteringsan­svarig chef, facklig företrädare, sjukskrivande läkare, företagshälsovård, försäkringskassa, HR­funktion kopplad till ärendet m fl.

Medarbetaren Medarbetaren ska aktivt medverka i den egna rehabiliteringen och fullfölja de planerade åtgärderna. Lämna nödvändig information, medicinskt underlag/läkarintyg, till rehabiliteringsansvarig chef.

Chefen Chefen tar initiativ till rehabiliteringsprocessen genom att starta en rehabiliteringsutredning och däref­ter ansvara för genomförande tillsammans med den sjukskrivna medarbetaren. Chefen har kontinu­erlig kontakt med medarbetaren under hela frånvaron. Rehabiliteringsansvaret finns kvar hos chefen tills medarbetaren återgått i sitt ordinarie arbete eller då sjukperioden avslutats på annat sätt.

HR-funktionen på förvaltningen HR-funktionen på förvaltningen fungerar som stöd och bollplank åt cheferna, genom att ge råd i kon­kreta situationer, bidra med kunskap om lagar, regler och organisation samt vid behov medverka vid möten. HR-funktionen på förvaltningen kan ta vakanser i anspråk inom den egna förvaltningen för medarbetare som är i behov av omplacering

Företagshälsovården Företagshälsovården eller annan aktör bistår arbetsgivaren med förslag till åtgärder och med medi­cinska bedömningar, till exempel med arbetsförmågebedömningar gällande medarbetarens förut­sättningar till arbete hos arbetsgivaren.

Försäkringskassan Försäkringskassan prövar rätten till sjukpenning i rehabiliteringskedjans olika steg. Försäkringskas­san samordnar rehabiliteringen mellan de olika aktörerna.

Facklig företrädare Facklig företrädare bistår medarbetaren, ger råd och stöd, närvarar vid rehabiliteringsmöten samt bevakar arbetsrättsliga aspekter för medarbetarens räkning.

HR-enheten kommunledningskontoret HR-enheten kommunledningskontoret har en konsultativ roll och ger råd och stöd åt förvaltningarnas HR-funktion samt åt chefer i övriga förvaltningar. HR-enheten kommunledningskontoret samordnar omplaceringar över förvaltningsgränserna och sammanställer omplaceringsutredning skriftligen. HR­enheten kan ta vakanser i anspråk för medarbetare som är i behov av omplacering.

Sekretess Tystnadsplikt gäller enligt sekretesslagen respektive arbetsmiljölagen för alla som deltar i rehabilite­ringsverksamhet på arbetsplatsen. Detta innebär att uppgifter om den enskildes hälsotillstånd eller annan information som kan vara till skada för enskild person inte får spridas.

Trygghetsförsäkring vid sjukdom Arbetsgivaren har tecknat en särskild försäkring (AGS-KL) som ger medarbetaren kompenserande ersättning när medarbetaren inte kan arbeta på grund av sjukdom. Ersättningen motsvarar 10 % av den sjukpenninggrundande inkomsten och betalas ut från och med dag 91 och till och med dag 360 i sjukperioden. Anmälan gör medarbetaren själv på www.afaforsakrinq.se

3

Rehabiliteringsprocessen

Sjukanmälan till chef Dag 1

Samtal chef-medarbetare. Finns behov av rehabilitering?

--~

Startar en rehabiliteringsutredning ~ ........ , _Ja___,j ........ 1 _N_e1~· ___,

\J Rehabiliteringsarbete samt åtgärder - Rehabiliteringsmöten - Arbetsanpassning/genomförande -Avstämningsmöten - Arbetsförmågebedömning

Återgång till ordinarie arbete

\ \

Återgång till ordinarie arbete ej möjlig

nedsättningen är stadigvarande

i ,,!,

Återgång till ordinarie arbete

\ Rehabiliteringsärendet avslutas i

Adato

Omplaceringsutredning

I i

Omplacering möjlig

.! Gv

j I Nytt arbete I

4

Omplacering ej möjlig

\

\ ,\_,

Uppsägning av personliga skäl

Omplaceringsutredning När det är konstaterat att en medarbetare inte kan återgå i sitt ordinarie arbete ska arbetsgivaren utreda omplaceringsmöjligheter enligt 7§ andra stycket i Lagen om anställningsskydd (I.AS). Arbets­givaren är skyldig att erbjuda de anställningar som medarbetaren bedöms ha tillräckliga kvalifikation­er för och som anses vara lämpliga utifrån medarbetarens arbetsförmåga. Arbetsgivaren har ingen skyldighet att konstruera tjänster. Omplaceringsutredningar genomförs i samråd med kommunled­ningskontorets HR-enhet. Innan en omplaceringsutredning kan påbörjas måste det vara klart att för­valtningen fullgjort sitt rehabiliteringsansvar.

Omplaceringsutredningen startar formellt vid ett första möte där chef tillsammans med representant från förvaltningens HR-funktion träffar medarbetaren och facklig företrädare. Även representant från kommunledningskontorets HR-enhet kan delta. Vid detta möte konstaterar man att medarbetaren inte ska återgå i ordinarie arbete, går igenom de medicinska underlag som styrker detta, gör en kompetenskartläggning och tittar på vilka lediga arbeten som finns inom Hässleholms kommun. Detta möte följs sedan av ett antal tillfällen då samtliga utannonserade lediga tjänster (enligt riktlinjer för rekrytering) tillsammans med medarbetaren och facklig företrädare gås igenom. Medarbetarens kompetens och tidigare erfarenhet ställs emot kvalifikationer som framgår i annonstexten. Även tids­begränsade anställningar och anställningar med en lägre sysselsättningsgrad än i ordinarie arbete kan anses vara skäliga erbjudanden. Omplaceringsutredningen inkl. de arbeten vi tittar närmre på samt eventuella erbjudanden om anställning, ska av HR-funktionen, skriftligen redovisas i Adato.

Då ledigt, lämpligt arbete hittas, tar HR-funktionerna på respektive förvaltning kontakt med varandra och sedan rekryterande chef för att boka ett möte/intervju med medarbetaren. Om bedömning görs att medarbetaren har tillräckliga kvalifikationer enligt kravprofilen ska anställning erbjudas, obero­ende om det finns andra sökanden med bättre meriter. Detta gäller fram tills dess att annan tillsätt­ning är gjord.

Återgång i om placerat arbete Då arbetsgivaren erbjuder medarbetaren ett annat arbete och medarbetaren tackar ja till detta, skrivs ett nytt anställningsavtal. Medarbetaren lämnar därmed sin ordinarie anställning och tackar ja till ett nytt skäligt erbjudande. Om behov föreligger finns möjligheten att prova det nya arbetet upp till tre månader med uppföljningsmöten under perioden.

Återgång i omplacerat arbete ej möjlig Då arbetsgivaren konstaterar att medarbetaren saknar arbetsförmåga av betydenhet för hela arbets­givaren Hässleholms kommun eller då medarbetaren tackar nej till erbjuden omplacering, avslutas omplaceringsutredningen formellt och skriftligen. Arbetsgivaren överväger då uppsägning av person­liga skäl enligt 7§ I.AS genom att skriftligen underrätta medarbetaren och varsla den fackliga organi­sationen om den tilltänkta åtgärden. Varsel och underrättelse skrivs, undertecknas och skickas av respektive förvaltning. Om ingen överläggning begärs, överlämnas uppsägning av personliga skäl till medarbetaren två veckor senare.

Om den fackliga organisationen begär överläggning görs detta till berörd förvaltning. Representant från kommunledningskontorets HR-enhet närvarar vid eventuell överläggning.

Om ingen omplaceringsutredning gjorts föreligger inte saklig grund för uppsägning.

5

Begreppsförklaringar Nedan beskrivs kortfattat de mest centrala begreppen som används i rehabiliteringssammanhang.

Sjukanmälan Sjukanmälan görs alltid första sjukfrånvarodagen till närmaste chef. Ibland krävs det att medarbeta­ren även meddelar sin frånvaro till annan nyckelperson på arbetsplatsen.

Sjuklön Sjuklön utbetalas av arbetsgivaren under de två första veckorna i sjukperioden, d.v.s. under sjuklö­neperioden. Rätten till sjuklön bedömer arbetsgivaren.

Sjukpenning Försäkringskassan bedömer rätten till sjukpenning från och med dag 15 i sjukperioden.

Sjukperiod Den totala sammanhängande tiden för hela sjukfrånvaron kallas för sjukperiod.

Sjukersättning Då det är medicinskt konstaterat att en medarbetares arbetsförmåga är varaktigt nedsatt i förhål­lande till alla arbeten och alla insatser, både medicinska och arbetslivsinriktade, är uttömda prövar försäkringskassan en sjukersättning. För personer under 60 år gör Försäkringskassan en förnyad utredning vart tredje år, vilket innebär ny kontakt kring hälsotillstånd och möjligheten till nya insatser.

Arbetslivsinriktad rehabilitering Stöd och åtgärder som en sjukskriven medarbetare behöver för att återfå eller behålla arbetsförmåga och kunna återgå i arbete.

Rehabiliteringsansvar Arbetsgivaren ska göra allt som är möjligt för att anställningen ska bestå och överväga alla möjlig­heter att omplacera medarbeteren.

Rehabiliteringsutredning En rehabiliteringsutredning syftar till att utreda om det finns behov av rehabilitering. Finns det något arbetsgivaren kan göra för återgång i arbete?

Rehabbevakningar/Rehabärende Medarbetare som är långtidssjuka (mer än 15 dagar) eller har upprepad korttidsfrånvaro (6 tillfällen senaste 12 månadersperioden) blir rehabbevakningar i Adato. Rehabiliteringsansvarig chef ska då starta ett rehabärende för medarbetaren i Adato.

Arbetsanpassning Anpassningar av arbetsförhållanden utifrån medarbetarens individuella förutsättningar, för att medar­betaren ska återgå till sitt ordinarie arbete.

Avstämningsmöte Avstämningsmöte syftar till sammanfatta den aktuella situationen och gemensamt lägga upp en plan för återgång i arbete. Planeringen kan sedan stämmas av vartefter för uppföljning och ev. revidering av planen. Ofta sammankallar försäkringskassan till avstämningsmöte, men det kan även vara ar­betsgivaren, sjukskrivande läkare eller företagshälsovården som tar initiativ till mötet.

6

Arbetsförmågebedöm ning Genom en arbetsförmågebedömning kan en medarbetares arbetsförmåga bedömas i förhållande till sina ordinarie arbetsuppgifter eller i annat arbete. Detta är ett viktigt underlag för arbetsgivaren då möjligheten till omplacering utreds.

Arbetsträning Försäkringskassan kan bevilja rehabiliteringsersättning till en sjukskriven medarbetare under tiden medarbetaren, i enlighet med plan för återgång i arbete, arbetstränar i ordinarie eller annat arbete hos arbetsgivaren. Beslut om arbetsträning fattas av försäkringskassan efter samråd med övriga aktörer.

Rehabiliteringspenning Ersättning som är samma belopp som sjukpenningen och som beviljas i enlighet med den plan för återgång i arbete som gjorts upp. Det kan vara under en arbetsträning tillbaka till arbetsgivaren eller i åtgärd genom det förstärkta samarbetet mellan Arbetsförmedling och Försäkringskassan.

Förebyggande sjukpenning Ersättning som beviljas för den tid man pga sjukdom måste vara frånvarande på sitt arbete för att genomgå en medicinsk behandling i syfte att undvika sjukskrivning. Behandlande läkare utfärdar ett läkarutlåtande om förebyggande behandling som skickas till Försäkringskassan som efter ansökan från den enskilde beslutar om ersättningen. Minsta andelen Försäkringskassan kan ersätta är en fjärdedel av arbetsdagen.

Allmänt högriskskydd - antalet karensdagar Efter 10 karensdagar dras det inom en 12-månadersperiod inte fler karensdagar.

Särskilt högriskskydd - många sjukfall Om man har en sjukdom som innebär behov av ökad korttidsfrånvaro kan den enskilde ansöka om detta och i så fall slippa karensdagen och arbetsgivaren får även tillbaka alla utlägg för sjuklön från Försäkringskassan.

Indragen sjukpenning I de fall försäkringskassan beslutar om indragen sjukpenning utbetalas sjuklön till medarbetaren, i enlighet med AB§ 28 mom. 9. Arbetsgivaren måste i detta läge skyndsamt utreda möjligheten till återgång i omplacerat arbete.

Omplaceringsutredning När det är konstaterat att medarbetaren inte ska återgå till ordinarie arbete pga. att nedsättningen av arbetsförmågan bedöms vara stadigvarande, ska arbetsgivaren utreda möjligheterna till omplacering. Arbetsgivaren startar då en omplaceringsutredning.

7

,:, ,:, ,:, ,:, ,:,

~ ~

Hässleholms kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum

2016-09-16 Diarienummer

DIARIENUMMER

Personalutskottet

Justering

§ 39

Avsiktsförklaring för friskare arbetsplatser

Beslut

Personalutskottet önskar en redovisning i januari 2017 hur det fortsatta lokala arbetet kommer att bedrivas.

Beskrivning av ärendet

Folke Lindgren informerar om innebörden av avsiktsförklaringen för friskare arbetsplatser.

Sveriges kommuner och landsting (SKL) och fackförbunden inom kommun och landstingssektorn är överens om en gemensam avsiktsförklaring för friskare arbetsplatser.

Den partsgemensamma avsiktsförklaringen är ett konkret resultat på regeringens lagförslag som presenterades i april 2016 om "hälsoväxling för bättre rehabilitering och omställning" vilket fick motta kritik från många håll. Socialförsäkringsministern förklarade då att om arbetsmarknadens parter kunde presentera ett förslag som kunde ge samma effekt på sjukfrånvaron, skulle regeringen kunna tänka sig att ta tillbaka lagförslaget.

Avsiktsförklaringen består av 25 åtgärder sorterade på nio områden.

- Styrning och ledning för hållbar hälsa och minskad sjukfrånvaro - Stödpaket till lokal nivå - Stärka chefers förutsättningar i arbetsmiljöarbetet - Bättre användning av kvalitetssäkrad företagshälsovård -Ta vara på medarbetarnas engagemang för minskad sjukfrånvaro - Stärkt samverkan och högre kvalitet i rehabiliteringsprocessen - Nya vägar tillbaka från sjukskrivning - Verksamhetsspecifika insatser - Genomförande och uppföljning

Utdraget bestyrkes

7(8)

·Hässk!hoams kommun

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Sammanträdesdatum Diarienummer

2016-09-16 DIARIENUMMER

Personalutskottet

Justering

§ 40

Aktuella personalpolitiska frågor

Beslut

Personalutskottet beslutar att med godkännande lägga informationen till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Följande tas upp på mötet

- Vid årets utdelning av minnesgåva kommer samtliga som är berättigad till gåva att erhålla ett Hesslecity-kort a 4 400 kr.

- Istället för inspirationsföreläsning på tema jämställdhet och mångfald, arrangeras filmförevisning för medarbetare och förtroendevalda vid ett antal tillfällen under hösten.

- Nytt avtal om företagshälsovård är tecknat med Helsa AB. Det nya avtalet gäller från 2017-01-01.

- Nya heltidslöner för de medarbetare som erhållit Lärarlönelyft utbetalas i september 2016.

- Översyn av regelverket för fortlöpande facklig ledighet kommer att ses över.

- Löneöversyn 2017

~ I Utdraget bestyrkes

8(8)