KomMa Förråd - Hjälp · 2011-09-09 · KomMa Specialkommandon i KomMa På många ställen i...
Transcript of KomMa Förråd - Hjälp · 2011-09-09 · KomMa Specialkommandon i KomMa På många ställen i...
1
KomMa
Specialkommandon i KomMa
På många ställen i KomMa kan man använda sig av speciella
kortkommandon. Här följer en presentation av dem.
Alt+ bokstav Använda tangentbordet för snabbkommandon kan man göra
på nästan alla formulär i KomMa. Alt-tangenten tillsammans
med en bokstav på tangentbordet blir detsamma som en viss
knapptryckning i KomMa. På exemplet nedan(se bild) kan
man se på knapparna vilken bokstav (understruken) som
skall tryckas ner tillsammans med Alt-knappen på
tangentbordet för att det skall motsvara en "mustryckning".
Pilen på bilden pekar på Plocklista. För att öppna(Skriva ut i
detta fall) håller man inne Alt-knappen och trycker P. Vill
man trycka på knappen Ny kan håller man inne Alt-knappen
och trycker N osv.
Ctrl + F Ett annat bra snabbkommando i KomMa är Ctrl + F. Detta
snabbkommando kan användas istället för att använda
2
"Sökknappen" (vid pilen till höger på bilden nedan). När
markören är i textfältet till vänster om "Sökknappen" (pilen
till höger kan man använda sig av Ctrl + F för att öppna
sökfönstret. Detta kan ju gälla vid sök efter Kund, Artikel,
Rekvisition, Fordon, AO mm.
F3
Genom att använda tangenten F3 på tangent bordet går det att
"låsa" ett visst innehåll på ett formulär. Kanske vill man att
viss information skall ligga som standard (default) när
formuläret öppnas. Här kommer några exempel:
Rapportformulär I samtliga rapportformulär där det finns olika val att
göra kan man välja vad som skall vara ifyllt som
standard när formuläret öppnas.
I detta formuläret till vänster (artikelutskrift) finns flera olika
val. Jag kan välja vilken sortering jag normalt använder,
vilka artiklar jag normalt söker efter, om jag vill inkludera
pris eller inte och om jag vill förhandsgranska när jag trycker
"skriv ut". Genom att kryssa i hur jag vill att formuläret ska
se ut när det öppnas och trycker F3 så sparas inställningarna
jag gjort. Sedan kan jag ändra val just för den aktuella
utskriften men nästa gånga jag öppnar formuläret ser det
likadant ut som när jag senast tryckte F3. Samma sak gäller
exemplet på följesedelvalet (Bild nedan).
3
Kundtyp I modulerna Förråd(Försäljning), Arbetsorder(AO),
Transport(Transport och Avrapportering) och
Uthyrning(Uthyrning) finns valet Kundtyp (bilden nedan).
Här kan man välja vilken kundtyp man vill ha som standard
när formuläret öppnas. Genom att t ex klicka i AO (som
kundtyp) och sedan trycker F3 kommer detta val vara ifyllt
som förslag till kund varje gång formuläret öppnas.
Referens Med fältet "Referens" går det att välja vad som ska vara ifyllt
när formuläret öppnas genom att välja referens och sedan
trycka F3
Prislista Även med fältet "Prislista" går det att välja vad som ska vara
ifyllt när formuläret öppnas genom att välja prislista och
sedan trycka F3. Ofta används kanske prislista Normal och
då kan det ju vara bra att ha det som standardval.
Enhet på Pris (Uthyrning) När man ska lägga till ett Pris på ett uthyrningsobjekt i
modulen Uthyrning kan man ha ett standardval på enheten. I
formuläret Uthyrningsobjekt under fliken Pris (se bil nedan)
finns knappen lägg till.
Vid ett klick på denna knapp öppnas ett nytt formulär (se bild
nedan)
4
Genom att välja en enhet och trycka F3 kommer den vara
ifylld som förslag varje gång man lägger upp ett nytt Pris.
Avrapporteringstyp och Påslag (AO och
Transport) På avrapporteringsbilderna(se bild nedan) i Arbetsorder finns
också möjlighet att "låsa" visa fält som visas när formuläret
öppnas. Avrapporteringstyperna (Tid, Faktura, Övrigt) går
att välja vilken man vill ska vara vald när formuläret öppnas.
Vid valet "Faktura" går det även att välja ett "Påslag" som
standard. Välj utseende och tryck F3. När formuläret öppnas
nästa gång kommer dessa fält eller knappar vara "ifyllda". I
Avrapportering Transport är valen: Intern och Extern (ej
påslag).
På avrapportering i Transport går det även att "Spara" eller
bestämma vad som skall ligga i Beskrivning. Först skriver
man något i beskrivning och sedan trycker F3. När man
sedan trycker Ny eller öppnar formuläret igen kommer texten
ligga kvar under Beskrivning. (Se nedan)
Infotext på inköpsorder(Förråd)
På en inköpsorder i Förråd går det att "lägga på" en
Infotext. Välj en infotext och tryck sedan F3. Vid nästa
inköpsorder eller när man öppnar formuläret igen kommer
infotexten ligga kvar somval. (Se nedan)
5
F5
Referens När Markören hamnar i fältet "Referens" kan jag även trycka
F5. Jag får då upp ett nytt formulär (referens - se bild nedan).
I denna kan man lägga upp en ny referens när samtidigt som
man är inne i Försäljningsformuläret.
Markören ställer sig direkt i fältet "Namn". Skriv in namnet,
tryck Spara och stäng formuläret. Du kan sedan välja den nya
referensen i Försäljningsbilden (bild nedan).
Vid nästa försäljning finns den nya referensen redan i listan.
Kvittering (endast Förråd) För de som använder beställning vid en försäljning kan man
använda F5 på ett smart sätt. Om man i beställningsrutan(se
bild nedan) har många rader och inte kan se alla rader
samtidigt kan man markera en rad i beställningsrutan och
trycka F5.
Ett nytt formulär öppnas(se bild nedan). Här kan man nu se
betydligt fler rader samtidigt. KomMa föreslår automatiskt
att alla rader ska vara i bockade för kvittering. Genom att
klicka på fyrkanten med bock i, "bockar man ur" just den
raden. Man kan givetvis göra tvärtom. De rader man väljer
att ha i bockade kan man sedan kvittera på en gång genom att
trycka på knappen kvittera nere till vänster.
6
System , Innehåll
- Behörighet
- Vår referens - Konto
- Kontodefinition
- Kontokontroll
- Godkända konteringar
- Enhet
- Status
- Motpart och Systeminställningar
- Logg
- Infotext
- System admin
- Intra admin
- Anpassa typnamn
- Ändra lösenord
En funktion för alla grundinställningar i KomMa, här ska alla
användare läggas in med olika behörigheter, kontosträngen
byggs upp efter kundens ekonomisystem och nivån på
kontokontrollen anges. Alla konteringar som ska godkännas
ska läggas in, alla transaktioner som ska hantera motpart ska
väljas samt alla uppgifter för bokföringsfil och fakturafil med
mera.
7
Behörighet
Alla användare ska skrivas in. Genom att klicka på knappen
Lägg till visas ett formulär där en användaridentitet och
lösenord anges.
Id skall skrivas in t.ex. Johan. Namn skrivs in i sin helhet
t.ex. Johan Nilsson. Lösenord skall även det skrivas in och
därefter klicka på OK.
Applikationsansvarig har tillgång till modulen System och
hanterar även lösenord åt övriga användare, det bör bara vara
en eller två som har denna behörighet.
Genom att dubbelklicka på namnet visas ett formulär med
alla moduler. Klicka på önskad modul och i fönstret visas alla
undermenyer till vald modul. De rutiner som ska vara
8
åtkomliga markeras genom att dubbelklicka på raden och
grönmarkera ljussignalen.
Modulerna med alla undermenyer är uppbyggda som en
vanlig "trädstruktur" och är på så sätt lätt att arbeta i.
På detta sätt byggs behörighetssystemet upp där alla får den
behörighet de behöver för sin verksamhet och där
applikationsansvarig har tillgång till allt.
Ett högerklick ger möjlighet att markera alla. Det finns också
möjlighet att kopiera en användares behörighet för att enkelt
ge en ny användare samma behörighet.
9
Vår Referens
Här kan alla som arbetar i verksamheten (t.ex. på förrådet)
skrivas in, sedan en valbar uppgift som då kommer med på
föäljesedlar etc.
10
Kontodefinition
Kontosträngen byggs upp efter respektive kunds
ekonomisystem, namnen på de olika kontodelarna samt antal
positioner inom varje del.
OBS! Detta är en funktion vi utför tillsammans med kunden
innan man börjar använda applikationen och bör hanteras
med största försiktighet då konteringen i KomMa helt bygger
på detta upplägg. Vid behov av eventuella ändringar,
kontakta alltid Fristad Konsult AB.
11
Kontokontroll
De fält i kontosträngen som ska kontrolleras vid olika
transaktioner i KomMa anges här. Klicka på knappen Lägg
till och ett formulär visas där de kontodelar som lagts upp i
kontodefinitionen visas. Välj vilket konto som skall
kontrolleras genom att markera en rad och klicka på pilen, en
rad i taget sedan Ok, om en kombinationskontroll önskas
flyttas de båda valda kontodelarna innan man klickar på Ok.
12
Normal kontokontroll brukar vara att man har en
kombinationskontroll på Ansvar och Verksamhet samt
kontroll på fältet Objekt.
Värdet (siffrorna) skrivs sedan in under Godkända
konteringar.
Om man vill ta bort någon kontokontroll markera den som
skall tas bort, klicka sedan på Ta bort.
OBS! Vid borttag av kontokontroll tas även alla
underliggande godkända konteringar bort, vill Ni det?
13
Godkända konteringar
Ett formulär visas med de kontodelar som valts under
Kontokontroll, hanteringen är uppbyggd på samma sätt som
behörigheten, som en "trädstruktur". Klicka på önskad
kontorad och sedan på knappen Lägg till, ett formulär visas
där värdet ska skrivas in. Om kombinationskontroller
används läggs de upp under respektive "huvudkonto",
åtkomligt genom att klicka på "huvudkontot" och sedan Lägg
till knappen.
Om huvudkontot t.ex. är ett Ansvar, läggs det upp bara en
gång och flera verksamheter kan då kopplas på ansvaret.
14
Registret kan också uppdateras från olika registreringsbilder
då angiven kontering saknas och ett formulär visas där man
ska godkänna uppgiften.
Enhet
Alla enheter läggs upp här för att sedan kopplas på respektive
artikel, möjliga att använda i samtliga moduler.
15
Status
Olika status kan läggas in för t.ex. att markera att en
leverantör inte bör användas.
16
Motpart
Ange vilka kontoklasser som ska hantera motpart. Om inget
annat anges hämtas motpart från kontofältet som i
kontodefinitionen angetts som ”motpart hämtas från”.
Alternativt kan ”fast” motpart anges, värdet för
debetposterna (den egna verksamhetens motpart) ska då
skrivas in och på respektive kund i kundregistret kan en
motpart anges som då blir motpart på kreditsidan.
Kontakta ekonomikontoret för att få korrekta uppgifter.
17
Logg
I detta formulär kan man ta fram det som "loggas" i KomMa.
Överallt där man behöver signera en uppgift loggas och kan
sökas upp här.
Ett exempel är när man godkänner konton. I formuläret finns
olika val på sökningar. Om man lämnar rutorna Användare
och Avdelning(Modul) tomma och trycker Visa, söker
KomMa upp allt som loggats. I fönstret visas även Datumet
och en text på vad som loggats. Man kan även välja en viss
användare och en viss Avdelning(Modul). Genom att trycka
Töm tömmer man listan och kan göra nya sökningar.
Det finns också möjlighet att här visa felloggen vilken enkelt
kan kopieras och klistras in i ett mejl till FKAB vid
eventuella fel.
Infotext
18
Här finns möjlighet att lägga upp olika "infotexter" som
sedan kan väljas på vid inköpsorder och försäljning. Vid ett
sådant val kommer infotexterna med ut på följesedlar,
fakturaunderlag och inköpsorder. Här kan man lägga upp
flera olika texter som man sätter ett namn på. I rutan till
vänster (bild ovan) kan man välja en infotext för att ändra den
t ex. En sökknapp finns också för att kunna söka efter olika
infotexter. Vill man lägga till en ny infotext trycker man Ny -
och ett nytt formulär öppnas. (bild nedan) Vill man ta bort
något - tryck Ta bort.
19
Systeminställningar
Namn och adressuppgifter ska anges för den egna
verksamheten, de två översta fälten är det som blir ”rubriker”
på alla utskrifter. Genom att klicka på knappen Avancerat
visar ett formulär för alla fasta uppgifter som KomMa arbetar
med.
Det är upplagt som en trädstruktur och genom att
dubbelklicka på en rad visas ett nytt formulär där värde ska
skrivas in.
20
Faktureringssystem
Minsta faktureringsbelopp
Backupkatalog
Integrationskatalog
Ordertyp
Debiteringstyp
Transaktionstyp
Modulkod
Filnummer
Fakturanummer
Fakturakörningsnummer
Ov Ovanstående uppgifter, som är viktiga för att kopplingen til
ekonomisystemet ska fungera uppdateras alltid av FKAB
tillsammans med representanter för ert ekonomikontor.
21
Ekonomisystem
Välj rätt ekonomisystem.
Externt företag (Kommunkod)
Avsändande rutin
Ursprungstyp
Bearbetningstyp
Verifikationsserie
Sökväg bokföringsfil
Skriv in var bokföringsfilen ska sparas.
Sökväg bokföringsfil kopia
Skriv in var kopian ska sparas.
Senaste körningsnummer
Senast använda nummer på bokföringsfilen
Ovanstående uppgifter, som är viktiga för att kopplingen till
ekonomisystemet ska fungera uppdateras alltid av FKAB
tillsammans med representanter för ert ekonomikontor.
En del ”startvärden” ska också läggas på olika
löpnummerserier.
Förråd
Senaste inköps order nummer
Senaste inventeringsunderlag
Senaste rekvisitionsnummer
Senaste leverantörsnummer
Tank – typ av eventuellt tanksystem ska anges
Pumpsystem
Senaste körningsnummer
22
Här kan också ett maxantal anges, en rimlighetsgräns vid
uttag från förråd.
Ändra lösenord
Ange först ditt gamla lösenord i det översta fältet. Skriv
sedan in ditt nya lösenord i de två andra fälten. Först ett nytt
lösenord, sedan en bekräftelse. Tryck OK för att spara det
nya lösenordet. Om du skrivit rätt så får du en bekräftelse på
att lösenordet har blivit ändrat. Ångrar man sig - tryck
Avbryt.
23
System administratör
Ett formulär för applikationsansvarig där användarna kan
informeras om att KomMa ska stängas och tid och datum kan
anges för att stänga och ”slänga” ut alla användare.
En funktion för t.ex. uppdateringar eller andra databas jobb.
24
Intra administratör
Ett formulär för applikationsansvarig där uppgifter för det
lokala intrat kan uppdateras, som t.ex. minsta
beställningsbelopp, visa leverantörens artikelnummer, vissa
obligatoriska fält och eventuell ”titta på funktion” med mera.
25
Anpassa Typnamn
Här kan texterna på olika bokföringstransaktioner
namnändras, den text som i ekonomisystemet talar om vilken
typ av transaktion det gäller.
26
Ekonomi , Innehåll
- Påslag och Moms
- Fakturering
- Bokföring
- Systemkontering
Påslag
27
För att kunna koppla påslag på olika koder måste de finnas i
detta register.
Formuläret visar upplagda koder där varje kod har en unik
kontosträng och för att lägga upp en ny, klicka på Ny.
Skriv in namn/benämning, procentsats och
konterings-begreppet och klicka därefter på Spara.
Ett minustecken framför procentsatsen ger istället en rabatt.
Moms
Olika momssatser kan också läggas upp för att sedan koppla
på olika koder
Moms hanteras enbart vid utskrift av kontantkvitto i KomMa
och som en momskod vid filöverföring till fakturering
28
Fakturering
Genom att ange den kundtyp som man ska fakturera och
sedan klicka på knappen Sök visas alla kunder med
faktureringsposter.
Varje kund visas på en rad med ett totalbelopp, genom att
dubbelklicka på raden visas alla debiteringar som inte är
fakturerade.
För att se alla detaljer kan man sedan dubbelklicka på en
debitering och underlaget visas.
Det finns också möjlighet att ta bort bocken ”faktureras” på
varje enskild debitering och posten ligger då kvar till nästa
fakturering
För att verkställa faktureringen klicka på knappen Kör och
fakturaunderlag skapas och kan skrivas ut, eventuellt skapas
också en fil (tillägg i KomMa) för överföring till ert
faktureringssystem.
29
Bokföring
Första fliken
Bokföringsposter – Ange datumintervall och klicka på
knappen Sök och alla poster inom intervallet visas. Markera
om bara ej bokförda ska visas. Längst ner visas ett
totalbelopp för sökningen.
Listan kan sorteras på valfri kolumn genom att ställa
markören i rubrikraden och klicka en gång, kolumnen
sorteras i stigande ordning. Klicka en gång till och
sorteringen ändras till fallande.
Observera att detta bara är en rapport och har inget med
själva integrationen till ekonomisystemet att göra.
30
Andra Fliken
Integration – alla ej bokförda poster hämtas. Alla debetposter
visas i det övre fönstret och alla kreditposter i det undre.
Därefter kan en fil skapas som också placeras på den plats
som tidigare angivits under menyn System Inställningar.
Knappen Skapa fil verkställer integrationen.
En utskrift av bokföringsordern skapas och posterna är nu
markerade som bokförda i KomMa.
31
Tredje Fliken
Här kan en fil återskapas om något gått fel vid överföringen
till ekonomisystemet.
Alla tidigare skapade filer visas under fliken, markera önskad
rad och klicka på knappen Skapa fil, också en utskrift av
bokföringsordern kan skapas här.
Innan man återskapar en bokföringsfil ska man vara riktigt
säker på att ursprungsfilen inte gått in i ekonomisystemet så
inte samma poster förs in två gånger.
De flesta ekonomisystem har dock en kontroll så inte samma
verifikation kan läsas in två gånger.
32
Systemkontering
Under rubriken utdebitering kund ska ett kontoslag för
eventuella fastpriser anges, vilket då blir kundens kontoslag
vid debitering.
33
Affärskontakter ,
Innehåll
- Kunder - Centrala
- Kunder - AO
- Underkund
- Kundkategori och Kundtyp
- Kundreferens
- Leverantör
- Ägare
- Utförare
34
Kunder-Centrala
Ett formulär med ett fönster där kundregistret visas, i detta
fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken
och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,
ytterligare ett klick och sorteringen vänds. För att söka,
använd knappen Sök, ett formulär visas där sökbegreppet ska
skrivas in. För att söka inneliggande beställningar på en kund
klicka på knappen Sök Beställning. Ett formulär visas med
aktuella beställningar. Via ett dubbelklick på
beställningsraden kommer man direkt till aktuell rekvisition.
Genom att markera en kund visas alla uppgifter i formuläret,
längst ned finns eventuell konteringssträng.
För att lägga upp ny kund, klicka på Ny, fälten töms och
markören placeras i id-fältet. Ett värde ska skrivas in, internt
till exempel kundens ansvarskod, namn och kundtyp ska
35
anges, eventuell kontaktperson och påslag kan också skrivas
in.
Dessutom finns fält för bank och postgiro samt eventuell
webbadress.
Kundkategori kan också anges, t.ex. Landsting, Privata
företag, Statliga verk etc.
(Se Kundkategori)
Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.
Ett konteringsbegrepp för kunden kan anges och tas fram
som ett förslag vid uttag men är möjligt att uppdatera.
En kund kan också raderas genom knappen Ta bort, den får
då inte finnas kopplad på någon beställning. Om kunden är
borttagen finns dock kundens historik samt statistik kvar och
detta är sökbart via rapporter.
Alla kunder finns alltid upplagda i det centrala registret om
det är upplagt i någon modul, möjlighet att hämta uppgifterna
finns också från alla moduler. Detta centrala kundregister bör
vara åtkomligt enbart för applikationsaanvarig.
För de som använder KomMa Intra läggs här
AnvändarId(Webaccess) och Lösenord in. Kunden kan
givetvis efter detta ändra sitt lösen i KomMa Intra. Man kan också se i vilka moduler kunden finns upplagd. (knappen
Se Modul)
36
Kunder-AO
Ett formulär med ett fönster där kundregistret visas, i detta
fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken
och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,
ytterligare ett klick och sorteringen vänds. För att söka,
använd knappen Sök, ett formulär visas där sökbegreppet ska
skrivas in.
Genom att markera en kund visas alla uppgifter i formuläret,
längst ned finns eventuell konteringssträng.
För att lägga upp ny kund, klicka på Ny, ett nytt formulär
visas(se nedan).
Här kan man söka efter kunden i det centrala kundregistret.
Fyll i Id och Namn och klicka på OK. Internt till exempel
kundens ansvarskod (Id)och sen kundens namn. Finns
kunden i det centrala registret visas kunden i listan nedanför.
37
Markera i så fall raden och dubbelklicka på den. Du hamnar
då i kundregistret igen och med kundens uppgifter som sedan
kan kompletteras för modulen. Kundtyp ska anges, eventuell
kontaktperson och påslag kan också skrivas in. Om man inte
kunden finns i det centrala kundregistret kommer man direkt
till modulkund och lägger upp kunden där.Kundtyp ska
anges, eventuell kontaktperson och påslag kan också skrivas
in.
Dessutom finns fält för bank och postgiro samt eventuell
webbadress.
Kundkategori kan också anges, t.ex. Intern, extern,
Landsting, Privata företag, Statliga verk etc. (Se
Kundkategori) Genom knappen Leveransadress visas ett
formulär där en leveransadress till kunden kan skrivas in, en
kund kan ha flera leveransadresser. Uppgiften kan sedan
väljas fram vid skapande av rekvisitionen och skrivs ut på
plocklistor och följesedlar.
Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.
Ett konteringsbegrepp för kunden kan anges och tas fram
som ett förslag vid uttag men är möjligt att uppdatera.
En kund kan också raderas genom knappen Ta bort, den får
då inte finnas kopplad på någon beställning.Om kunden är
borttagen finns dock kundens historik samt statistik kvar och
detta är sökbart via rapporter.
För att söka inneliggande beställningar på en kund klicka på
knappen Se Beställning. Ett formulär visas med aktuella
beställningar. Via ett dubbelklick på beställningsraden
kommer man direkt till aktuell rekvisition. Samma gäller för
knappen Historik, skillnaden då är att man här kan se
kundens gamla(ej pågående) rekvisitioner. Om dessa
knappar är "fetmarkerade" betyder det att kunden har
beställning respektive historik på sig. Genom knappen
38
Underkund kommer man till formuläret Underkund (läs
Underkund)
På formuläret finns även möjlighet att styra om kunden ska
ha tillgång till denna modul på KomMa Intra. Om så är fallet
bockar man bara i fältet Intra-kund. Samma sak gäller om
kunden ska ha samlingsfaktura. En bock i Saml. Faktura. Se
nedan.
På formuläret finns också knappar för
Se Beställningar
Se Historik
39
Se Leveransadress
Underkund
40
Efter att klicka på knappen Underkund visas detta formulär.
Här kan olika "underkunder" kopplas till kunden, det kan
vara unika projekt eller avdelningar. Detta ger en möjlighet
att hantera olika konteringar på en och samma kund. Vid
användning av Underkund underlättar man hantering vid
uttag, avrapportering, uthyrning, arbetsorder mm. Man väljer
då underkund istället för att t ex skriva i verksamhet och
projekt i kontosträngen. Detta minskar även felprocenten och
man får en mycket bra uppföljning.
På formuläret finns liknande fält och knappar som på
Modulkund.
En underkund kan även vara en Intrakund(för er som har
KomMa Intra). Här bockas då Intra-kund i. Om Intra-kund
ibockas kommer Webaccess + lösenord fram som fylls i här.
41
Kundkategori
Olika kategorier kan läggas upp för att sedan kopplas
på kund. Klicka på Lägg till och skriv in ny kundkategori.
Även ett Slag/Konto kan läggas upp här.
Kundtyp
Här läggs de olika kundtyperna upp. Tryck lägg till (eller
ändra) och ett nytt formulär öppnas.(se nedan)
42
Markera om kundtypen ska konteras genom att markera med
en bock i fältet konteras. Detta medför att ett
konteringsbegrepp ska anges, avser kontantkunder och
fakturakunder. "Vanliga" kontokunder konteras vid varje
transaktionstillfälle eller läggs upp på kunden i kundregistret.
Kundreferens
I detta formulär finns möjlighet att lägga upp olika
kundreferenser. Dessa referenser kan man sedan välja på vid
43
t ex en försäljning eller på andra formulär där man använder
sig av kundreferens. Tryck Ny och skriv in namnet i fältet
och sedan tryck Spara. Vill man ta bort en referens markeras
namnet i listan och tryck knappen Ta bort. Detta formulär
går att nå via F5 i t ex försäljningsformuläret. Detta
formuläret gör det möjligt att välja en befintlig referens
istället för att vid varje tillfälle skriva in kundens referens.
Leverantör
44
Ett formulär med ett fönster där leverantör registret visas, i
detta fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i
rubriken och kolumnen sorteras i fallande eller stigande
ordning, ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Använd
knappen Sök för att söka fram en leverantör, ett formulär
visas där sökbegrepp ska anges.
Genom att markera en leverantör visas alla uppgifter i
formuläret. För att lägga upp ny leverantör, klicka på Ny,
fälten töms och markören placeras i id-fältet. Ett värde kan
skrivas men bättre att lämna fältet blankt och låta nästa lediga
nummer i den nummerserie man valt under
systeminställningar bli leverantörnummer. Leverantörens
namn och organisationsnummer ska anges, en uppgift om ert
kundnummer hos leverantören tillsammans med eventuell
kontaktperson kan också skrivas in. Dessutom finns fält för
bank och postgiro samt eventuell webbadress. Spara
uppgifterna genom att klicka på Spara. En leverantör kan
också raderas genom knappen Ta bort, den får då inte finnas
kopplad på någon artikel.
Via knappen Se beställn kan man här se och komma åt de
beställningar man har hos en viss leverantör vid ett visst
tillfälle. Om beställningar finns är texten på knappen
"fetmarkerad".
45
Ägare
Formuläret Ägare
Ett formulär med ett fönster där hela registret visas, i detta
fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken
och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,
ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Använd knappen
Sök för att söka fram en ägare, ett formulär visas där
sökbegrepp ska anges.
Genom att markera en ägare visas alla uppgifter i formuläret.
För att lägga upp ny, klicka på Ny, fälten töms och markören
placeras i id-fältet.
Skriv in önskat Id eller använd knappen med tre punkter för
att söka fram en ägare i kundregistret.
Fyll i alla konteringsbegreppen under de sex olika flikarna.
Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.
En ägare kan också raderas genom knappen Ta bort.
46
Ägare till arbetsordern, den person som ansvarar för aktuell
verksamhet, t.ex. verkmästare på verkstaden, arbetsledaren
för VA/gatuunderhåll.
Personen ska finnas upplagd i kundregistret och ha en egen
ansvarskod.
Uppgifterna på en ägare ska innehålla alla nödvändiga
konteringsbegrepp för en arbetsorder utom kundens
konteringssträng.
Arbetskonto Internt
Alla ”interna” kostnader debiteras en kontosträng, ett
pågående jobb konto.
Interna kostnader är lika med transaktioner mellan två
verksamheter som t.ex. arbetad tid.
Arbetskonto Externt
Alla ”externa” kostnader debiteras en kontosträng, ett
pågående jobb konto.
Externa kostnader är lika med transaktioner där kontoklass
ett eller två är inblandade.
Detta finns för att behålla statusen, ”extern”, i transaktionen
för att rätt motpart ska falla ut.
Intäktskonto intern Alla intäkter som avser avrapporterad tid ska bokas på den
kontosträng som anges här.
Intäktskonto extern Avrapportering av externa fakturor ska kreditera en
kontosträng som sedan används för betalning av fakturan.
Denna kontosträng ska anges här, ofta används ett konto i
kontoklass två med en aktivitet som avser vilken månad som
fakturan registrerats. (ett prefix på aktivitet kan anges)
47
Intäktskonto löpande
En kontosträng ska anges för avslut löpande där alla
kostnader från externa fakturor och övriga moduler. Alla
intäkter som inte är tid.
Intäktskonto fastpris En kontosträng ska anges för intäkter från fastpris på AO
Kostnadskonto En kontosträng där alla kostnader som uppstått för att utföra
arbetet ska läggas (allt utom arbetstiden)
(Dessutom ska ett fast slag anges för utdebitering kund under
Systemkonteringar)
Utförare
Ett register på alla som på något sätt arbetar på en
arbetsorder. Det kan vara enskilda personer eller ett arbetslag
48
helt beroende på typ av verksamhet eller krav på
uppföljningsnivå.
På en verkstad kanske det är intressant att varje enskild
reparatör finns upplagd som utförare medan det på
anläggning/underhåll räcker med ett arbetslag.
Rapporter kan plockas fram med summerad tid och belopp på
respektive utförare, ett behov som baseras på en garanti att
allt utfört arbete verkligen debiteras.
Dessutom kan det vara värdefullt att historiskt kunna gå
tillbaka och se vem som gjort vad.
Ett formulär med ett fönster där hela registret visas, i detta
fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i rubriken
och kolumnen sorteras i fallande eller stigande ordning,
ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Använd knappen
Sök för att söka fram en utförare, ett formulär visas där
sökbegrepp ska anges.
Genom att markera en utförare visas alla uppgifter i
formuläret. För att lägga upp en ny, klicka på Ny, fälten töms
och markören placeras i id-fältet. Ett id och namn ska anges,
adress och telefonuppgifter kan också skrivas in.
Spara uppgifterna genom att klicka på Spara.
Uppgiften kan också raderas genom knappen Ta bort, den
får då inte finnas kopplad på någon AO.
49
Avstämning ägarkonton
För uppföljning av verksamheten redovisas här alla de olika
konteringsbegrepp som hanteras på ägarna till en AO
T.ex. redovisas förväntade intäkter och odebiterade arbetsorder per
ägare eller totalt på ett överskådligt sätt.
50
Fordon , Innehåll
-Fordon
-Fordonsgrupp
-Fordonsslag
-Fordonsstatus
51
Fliken Allmänt
Allmänt
Ett formulär med ett fönster där hela fordonsregistret visas, i
detta fönster är det möjligt att söka och sortera. Klicka i
rubriken och kolumnen sorteras i fallande eller stigande
ordning, ytterligare ett klick och sorteringen vänds. Ett klick
på knappen Sök ger olika sökmöjligheter, se vidare under
rubriken Gemensamma funktioner.
Genom att markera ett fordon visas uppgifterna i formulärets
nedre del som består av elva flikar, Allmänt, Ägare, Data,
Grupp, Anteckningar, Dokument, Underhåll, Tank,
Tankkort, Däck och Mätarställning.
För att lägga upp ett nytt fordon, klicka på knappen Ny, nedre
delen av formuläret töms helt på uppgifter och markören
52
ställer sig i fältet Id under fliken Allmänt. (Bara tre av
flikarna finns åtkomliga vid nyregistrering)
Skriv in Id, Namn/benämning, Registreringsnummer,
uppgifterna årsmodell, inköpsdatum och inköpspris är endast
information i formuläret.
Fordonsslag måste väljas och en status kan också anges.
Fältet Garanti genererar en signal till verkstadsmodulen om
något är inskrivet och fälten tankkort uppdateras dels från
tankmodulen dels kan en uppgift om externt tankkort skrivas
in i formuläret.
Till sist kan en leverantör kopplas till fordonet.
I formuläret visas också hur många fordon som finns i
registret (till höger om fältet Sök fordonsgrupp)
Genom att söka fram en grupp fordon kan ett mera lättarbetat
material tas fram vid olika uppdateringar.
53
Fliken Ägare
Ägare måste också alltid anges tillsammans med en
kontering för fordonet där Slag alltid lämnas tomt. Aktuellt
slag hämtas sedan från respektive transaktion när någon
kostnad eller intäkt skapas.
Även uppgifter om var fordonet är placerat ska anges
tillsammans med eventuell kontaktperson och
telefonnummer.
Om fordonet är ett leasingfordon och en placering anges i
modulen Leasing blir det den informationen som läggs in på
fordonet. (Leasing bestämmer alltså)
Spara uppgifterna genom knappen Spara.
54
Fliken Data
Här kan uppgifter som chassi- motor- och färgnummer med
mera skrivas in, knappen Spara ger hela tiden nya tomma
rader. Skriv in vad som avses under id och det aktuella värdet
under rubriken värde.
För att underlätta upplägget kan en mall skapas för olika
typer av fordon och maskiner som sedan kan kopplas till
fordonen.
55
Fliken Grupp
De tidigare upplagda grupperna (Se Fordonsgrupper) finns
tillgängliga för att koppla på respektive fordon. Markera
önskad grupp och klicka på pilen, uppgiften förs över till det
högra fältet och är kopplat på fordonet.
Fliken Anteckningar
Under denna flik kan fritext skrivas in angående uppgifter
runt fordonet. (skillnad från fliken Data där en struktur på id
och värde måste följas)
56
Det kan vara uppgifter om tillbehör, påbyggnad, placering
eller liknande.
Fliken Dokument
Dokument skrivna i t.ex. Word eller Excel kan kopplas till
fordonet, det kan vara någon form av teknisk specifikation
eller kopia på registreringsbevis som kanske scannats in. Det
är också möjligt att lägga in ett foto på fordonet, en digital
bild kan kopplas på samma sätt som ett vanligt dokument.
57
Fliken Underhåll
Uppgifter om preliminär besiktning kan anges genom att
ange datum för aktuell månad, en rapport kan skrivas ut där
alla fordon under sökt tid visas. Efter att tid bokats på
bilprovningen kan den exakta tiden läggas in och en rapport
kan skrivas ut för alla fordon som ska besiktigas under sökt
period.
På samma sätt kan också olika typer av underhåll läggas in
för bevakning.
Klicka på knappen Lägg till och ett nytt formulär visas.
Där ska först "enheten" för intervallen väljas, det kan vara
på mätarställning, drifttimmar eller tidsintervall.
(mätarställning förutsätter att tank eller leasing modulen
används och vad gäller drifttimmar måste värdet plockas in
från tank eller transportdebitering. Både en preliminär och en
bokad tid kan anges och rapporter kan skrivas ut för sökt
period.
58
Fliken Tank
Alla tankningar från egen tankanläggning eller inläsning av
extern fakturafil uppdaterar detta formulär.
Fliken Tankkort
Olika externa tankkort kan läggas in under denna flik.
59
60
Fliken Däck
Här kan alla uppgifter om fordonets däck läggas in, fabrikat,
dimission, vinter alt. sommardäck och aktuell status.
Uppgifter om lagerplats för ej monterade däck med koppling
till verkstadens hantering av däcksskifte.
Klisteretiketter för lagerhållna däck kan skrivas ut.
61
Fliken Mätarställning
Här kan en mätarställning skrivas in, formuläret uppdateras
också med mätarställning från verkstaden, tankningar eller
avstämning leasing.
Genom att markera från och med en datumrad till en annan kan
körsträckan utläsas i fältet.
62
Fordonsmall
I formuläret Fordon finns en flik som heter Data. Där kan
uppgifter som chassi- motor- och färgnummer med mera
skrivas in. Istället för att skriva in samma sak på varje fordon
kan man här skapa olika mallar som sedan kan föras på ett
fordon. På detta sätt kan mycket tid sparas och man får
snygga enhetliga mallar. Här finns möjlighet att välja en mall
för att ändra osv. Välj då mall i listan Rubrik (se ovan). För
att skapa en ny mall tryck Ny. Ett nytt formulär öppnas. (se
nedan)
Här läggs nya mallar upp. T ex en för personbilar, en för
lastbilar osv. Bara skriv in "Rubrikerna" under Id. Rad för
rad. Sedan tryck Spara. Vill man ta bort mall tryck Ta bort.
Givetvis går det att ändra och sedan trycka Spara.
63
Fordonsgrupp
Möjlighet finns att lägga upp olika grupper där sedan
fordonen kan sorteras in under.
För att lägga upp en ny, klicka på Lägg till, skriv in värdet
och klicka på Ok.
Rapporter kan sedan skrivas ut med sortering på grupp.
64
Fordonslag
Möjlighet finns att lägga upp olika Fordonsslag där sedan
fordonen kan sorteras in under.
För att lägga upp en ny, klicka på Lägg till, skriv in värdet
och klicka på Ok.
Rapporter kan sedan skrivas ut med sortering på grupp.
Fordonstatus
65
I detta formulär kan man lägga upp olika status för ett fordon.
Det kan
t ex vara skrotad, såld, uthyrd osv. Detta är bara en frivillig
information som går att lägga på olika fordon(se
Fordonsformuläret). Här går det att använda status till valfri
användning. Det finns sedan rapporter där det går att
gruppera in fordonen efter en viss status.
Inmatning av besiktningstider
Ett formulär för inmatning av besiktningstider efter bokade
tider från bilprovningen.
Efter bokad tid ska preliminär tid uppdateras för att signalera
för nästa besiktning.
66
Arbetsorder ,
Innehåll
-Arbetsorder
-Avrapportering
-Prislista
-Åtgärd
-Åtgärdstyp
-Intäktskod
-Beställningstext
67
Arbetsorder
Ett helt tomt formulär visas där arbetsordernummer kan
anges för att ta fram en gammal arbetsorder, alternativt kan
alla gamla visas genom att trycka Enter i fältet. Det är också
möjligt att söka fram en arbetsorder genom sök-knappen,
knappen med tre punkter direkt efter fältet.
Knappen Ny ger ett arbetsordernummer från en
löpnummerserie i Inställningar under System. (numret visas
efter Spara) Ett nummer kan också skrivas in i fältet.
En benämning (rubrik eller namn på arbetsordern kan anges)
också en kundreferens kan skrivas in.
En kund ska därefter anges, ett kundnummer kan skrivas in
och efter ett Entertryck visas vald kund tillsammans med ett
konteringsbegrepp.
Om kunden är ett fordon, klicka på knappen Fordon
(förutsätter att Fordonsmodulen används) och kundfälten
68
ändras till fordons Id och registreringsnummer. Konteringen
hämtas från valt fordon och kan inte uppdateras. För övrigt
samma hantering som på kund.
Kund kan också vara annat AO, klicka på knappen AO och
alla tidigare upplagda AO finns nu åtkomliga för att koppla
på som kundbegrepp.
Att tänka på vid val av kund.
Ett konteringsbegrepp hämtas alltid, men på olika sätt
beroende på kundtyp. I vissa fall kanske kontot måste
uppdateras och de nya uppgifterna gäller då bara aktuell
arbetsorder. Om kunden "sparas om" kommer det
ursprungliga värdet att läsas in igen.
Markören hamnar i första fältet i kontosträngen om
kontokund valts, är kunden ett fordon eller ett AO hamnar
markören i fältet, ägare id.
En ägare ska därefter väljas, ett id kan skrivas in i fältet och
efter Entertryck visas namnet i bild.
Ägaren ska finnas upplagd i kundregistret.
Uppgiften avser arbetsorderns ägare, alltså den person som
skapar arbetsordern och också ansvarar för att arbetet blir
utfört.
På ägaren ska sedan alla olika konteringsbegrepp som
hanteras i modulen finnas, ett arbetskonto där alla kostnader
läggs under arbetets gång, ett intäktskonto för avrapportering
tid och ett annat för externa fakturor, två olika intäktskonton
för avslut AO, fastpris respektive löpande arbeten samt ett
kostnadskonto för själva avslutet. (se under Affärskontakter,
Ägare och se även sep specifikation på alla dessa
konteringar)
69
Därefter kan sedan en eller flera beställningsrader kopplas på
arbetsordern, dessa ska då finnas upplagda under menyn
beställningstexter.
På arbetsordern kan sedan anteckningar skrivas, och
dokument kopplas för att ge en bra information till de som
ska utföra arbetet.
Interna anteckningar visas bara på utskrift AO och Externa
anteckningar kommer med på följesedel till kund.
70
71
Det går också att koppla dokument till en AO, t.ex. en
arbetsbeskrivning som skrivits i Word.
Sökvägen till dokumentet hämtas i nedanstående dokument
En utskrift av arbetsordern kan sedan göras med knappen
Utskrift.
Knappen Avrapportering öppnar ett nytt formulär där
avrapportering av tid, externa fakturor och övriga kostnader
kan rapporteras.
72
Beställningsrad kan väljas, vilket medför att kostnaden som
ska avrapporteras hamnar under rätt beställning.
Lämnas uppgiften blank hamnar kostnaden under ej
fördelade kostnader men kan flyttas senare.
Vid valet Tid ska en utförare väljas, kan vara en person eller
ett arbetslag. (se under menyn utförare, Affärskontakter)
Vid valet Faktura ska en leverantör väljas. (ska finnas
upplagd under menyn Leverantörer, Affärskontakter)
Sista valet, Övrigt hanterar alla övriga kostnader och här
måste en intäktskod väljas. (se Intäktskoder)
Efter att typ av avrapportering valts ska prislista väljas och
ett eventuellt påslag kan kopplas på.
73
Välj sedan önskad åtgärd, (ska finnas upplagda i
åtgärdsregistret) en benämning och en enhet visas.
Vid rapportering av fakturor visas också ett fält där
fakturanummer kan anges.
Ange därefter antal och ett belopp visas baserat på antal
gånger det pris som finns angivet på åtgärden.
Både åtgärdstext och belopp kan skrivas över vid
registreringen.
Efter att alla uppgifter är ifyllda klicka på knappen Ok och en
rad med vald uppgift skrivs in i fönstret nedan.
Avrapportering av tid bokas på arbetsorderns arbetskonto
och krediteras intäktskontot intern, när det gäller fakturor så
krediteras intäktskontot extern.
Alla konteringar ska finnas upplagda på ägaren till
arbetsordern. (se Ägareunder menyn Affärskontakter)
Knappen Uppföljning visar alla rapporterade rader i ett
fönster.
74
I det övre vänstra fönstret visas en "trästruktur" på
arbetsordern där de olika raderna kan markeras och på så vis
visa olika uppgifter i det högra fönstret.
T.ex. Kostnader visar alla kostnader som ligger på
arbetsordern, därefter kan man på varje beställningsrad se
hur mycket som avrapporterats. Det är också möjligt att flytta
kostnadsrader från en beställningsrad till en annan genom att
markera raden och "dra" den över till önskad rad.
På detta sätt kan man redigera arbetsorder innan man avslutar
den till kunden.
75
Knappen Fakturabevakning öppnar ett formulär där t.ex. en
beställning av tjänst eller material kan läggas in. Finns en
uppgift här går det inte att stänga arbetsordern innan fakturan
ankommit.
Allt för att förhindra att en AO debiteras och stängs innan alla
kostnader registrerats.
Debitering
Klicka på knappen Debitering för att lägga ut kostnaden på
kund.
76
Ett nytt formulär med nästan samma utseende visas men med
namnet Debitering arbetsorder.
Här kan arbetsordern ytterligare redigeras innan avslut
genom att högerklicka i det övre vänstra fönstret. Valen hur
debiteringen ska redovisas visas i ett formulär.
Det kan gälla fastpris alternativa nivåer på presentationen till
kund med mera.
För att definitivt avsluta arbetsordern klicka på Stäng AO.
Arbetsordern är nu avslutad och inga fler kostnader kan
läggas på den.
För att förhindra att en arbetsorder avslutas innan alla
kostnader påförts finns ett par kontroller.
Finns beställningar från andra moduler går arbetsordern inte
att avsluta och har en extern beställning gjorts kan detta
markeras med en knapp på arbetsorden märkt Fak bevakning.
Om knappen Akt.best är fetmarkerad finns beställningar från
andra moduler som är aktiva vilket också gör att arbetsordern
inte går att stänga.
Efter att ett AO är debiterat är det också möjligt att skriva ut
en följesedel, knappen Följesedel.
77
Avrapportering
Ett formulär för avrapportering på AO.
Välj om avrapporteringen avser Tid, Fordon, Faktura eller
Övrigt.
Samma uppgifter som avrapporteringen direkt på en AO men
här utgår man inte från arbetsordern utan istället utföraren,
fordonet eller fakturan och kan rapportera på olika AO.
78
Avrapportering Tid
Ange utförare eller sök fram önskad utförare,skriv in rätt
datum, välj sedan AO som du ska avrapportera på. Skriv
AO-nummer och tryck Enter eller sök fram önskat AO med
hjälp av sök-knappen.
En beställningsrad kan väljas och en prislista ska kopplas på
avrapporteringen.
Välj därefter rätt åtgärd och ange antal, finns ett á pris på
åtgärden visas ett belopp i fältet. Saknar åtgärden pris ska ett
belopp anges, klicka därefter på knappen Ok.
Transaktionen skapar en rad i fönstret nedan.
Uppgifterna påförs angivet AO nummer och kan plockas
fram på arbetsordern med hjälp av knappen
Ett formulär där endast avrapportering av tid kan utföras.
Ange utförare eller sök fram önskad utförare,skriv in rätt
datum, välj sedan AO som du ska avrapportera på. Skriv
79
AO-nummer och tryck Enter eller sök fram önskat AO med
hjälp av sök-knappen.
En beställningsrad kan väljas och en prislista ska kopplas på
avrapporteringen.
Välj därefter rätt åtgärd och ange antal, finns ett á pris på
åtgärden visas ett belopp i fältet. Saknar åtgärden pris ska ett
belopp anges, klicka därefter på knappen Ok.
Transaktionen skapar en rad i fönstret nedan.
Uppgifterna påförs angivet AO nummer och kan plockas
fram på arbetsordern med hjälp av knappen Uppföljning.
Samma avrapportering kan utföras direkt på arbetsorden men
formuläret finns till för att den som utför arbetet och som
kanske bara ska ha tillgång till avrapportering av tid.
Detta går då att ange under System, Behörighet. Prislista
Minst en prislista måste läggas upp.
Här finns många olika användningsområden men en
grundtanke är att samma åtgärd ska kunna användas för
80
samma typ av arbete men med olika priser beroende på
vilken prislista man använder.
T.ex. för övertid enligt ovan, det kan också vara speciella
prislistor för t.ex. externa kunder eller liknande.
Åtgärd
Alla åtgärder man vill arbeta med ska läggas upp i detta
formulär-
Ge åtgärden en kod, ange en text som klart säger vad
åtgärden står för, ett konto/slag ska anges.
Enhet och rätt moms ska kopplas på, sedan ska också
åtgärden koppla till rätt typ av åtgärd.
Spara därefter uppgifterna, ange därefter ett pris per prislista
genom att markera en rad och klicka på knappen Ändra.
81
Åtgärdstyp
En åtgärdstyp är en "gruppering" av åtgärderna och som kan
användas vid avslut av AO för att bara redovisa t.ex. bara
arbetad tid och material som två rader. Därför ska också ett
konto/slag anges på typen.
Statistik på arbetad tid kan då också plockas fram per
utförare per åtgärdstyp.
82
Intäktskod
För eventuella övriga kostnader som ska påföras ett AO som
t.ex. kostnader för en servicebil måste en intäktskod anges.
Rätt intäktskod ska sedan väljas vid avrapportering under
rubriken Övrigt.
83
Beställningstext
Beställningstexter som ska kopplas på respektive AO ska
först läggas upp här.
Uppgiften är en uppföljningsnivå då man avrapporterar mot
en beställningstext och på så vis kan se vad olika delar av
arbetet har kostat.
Möjlighet finns också att prissätta texten för så kallat fastpris
per beställningsrad.
84
Debitera Fast AO
Alla AO som markerats som Fast AO genom bocken på arbetsordern visas här för att enkelt kunna debiteras. Dubbelklicka på raden och debiteringsformuläret visas.
Godkänna avrapporteringar Intra
Ett formulär där alla tidrapporter som rapporterats via det
lokala intranätet visas.
Här ska de godkännas av arbetsledaren för att sedan falla ut
på respektive AO.