KOMBIS-PERTEMUAN 10
-
Upload
agus-andre -
Category
Documents
-
view
1.733 -
download
16
Transcript of KOMBIS-PERTEMUAN 10
Matakuliah Komunikasi Bisnis dan Sosial
Pokok Bahasan Penulisan Laporan dan
Proposal Bisnis Sub Pokok Bahasan
Membuat laporan dan proposal yang efektif, proses penulisan laporan dan proposal
Pertemuan ke-10
Pengertian
Menurut Bovee dan Thill Laporan bisnis adalah dokumen faktual dan objektif yang dipergunakan untuk tujuan bisnis tertentu
Herta A Murphy dan Herbert W HildebrandtMenyatakan bahwa laporan bisnis tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta kepada seseorang atau lebih dengan tujuan bisnis tertentu.
Himstreet dan Baty Laporan Bisnis adalah suatu pesan yang objektif, dan tersusun teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasi atau dari satu institusi atau lembaga ke lembaga yang lainnya untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah
A. Laporan Bisnis
Simpulan bahwa satu laporan bisnis memiliki berbagai karakteristik sebagai berikut :
1. Netral
2. Tidak memihak
3. Objektif
4. Menyajikan data
5. Disusun secara sistematis
6. Menyangkut informasi eksternal maupun internal
7. Biasanya diminta oleh pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi
8. Memiliki tujuan yang jelas
B. Proposal Bisnis
Merupakan tulisan yang berisi rencana atau usulan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu
Misalnya mendapatkan produk, memperluas usaha, mendapatkan dana dsb
Proposal dapat berbentuk :
1. Solicited Proposal adalah proposal yang ditujukan kepada pihak luar perusahaan karena pihak tersebut mengumumkan atau memberitahukan kebutuhannya terhadap produk atau rencana bisnis tertentu.
2. Unsolicited Proposal adalah proposal yang diajukan kepada pihak luar perusahaan atas inisiatif perusahaan atau tanpa adanya pengumuman atau pemberitahuan dari pihak luar.
Kegunaan Laporan dan
Proposal Bisnis
1. Untuk dokumentasi yang bersifa permanen (tetap)
2. Untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab pertanyaan
3. Untuk laporan & Proposal yang berasal dari pimpinan mengalir kebawahan (top-down) digunakan sebagai pertanggung jawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang telah dilaksanakan oleh organisasi
4. Untuk laporan yang berasal dari bawahan mengalir ke pimpinan (bottom-up) digunakan sebagai usulan kegiatan atau alat bagi pimpinan untuk memonitor kegiatan – kegiatan yang dilakukan oleh unit – unit atau departemen – departemen yang ada dalam organisasi
Tujuan Laporan dan Proposal Bisnis
Laporan dan proposal bisnis digunakan sebagai alat manajerial untuk memberikan informasi atau memberikan kontribusi pada pembuatan keputusan dan proses pemecahan masalah. Seperti :
1. Memonitor (mengendalikan operasi ) contohnya laporan operasi dan laporan kegiatan karyawan
2. Membantu implementasi kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan contohnya kebijakan penempatan karyawan
3. Memenuhi persyaratan legal (hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan ) contohnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan
4. Mendokumentasikan pekerjaan baik yang dilakukan oleh pihak internal dan eksternal (klien) perusahaan contohnya laporan kinerja dan perkembangan kegiatan
5. Dijadikan pedoman bagi keputusan atas isu tertentu contohnya laporan riset dan
6. Memperoleh bisnis baru atau pendanaan contohnya proposal penjualan dan pengembangan produk
Jenis – Jenis Laporan Bisnis
1. Berdasarkan fungsinya
Laporan Informasi (Information Report) Berfungsi untuk memberi informasi dengan
menyajikan fakta – fakta dan rangkuman, tanpa melakukan analisis, menarik kesimpulan, atau memberi rekomendasi
Contohnya laporan perkembangan (progress report), laporan sementara (interim reports) dan laporan triwulan (querterly reports)
Laporan Analitikal (Analitycal Report) Berfungsi menyajikan fakta – fakta, menganalisis
dan menafsir, kemudian mengambil kesimpulan dan memberi rekomendasi
Contohnya laporan rekomendasi (recommendation report), Usulan (Proposal)
2. Berdasarkan subjeknya Subjek yang dimaksud disini adalah departemen
atau bagian yang mengeluarkan laporan tersebut atau tempat laporan tersebut diperoleh.
Misalnya laporan akuntansi, periklanan, pembelanjaan, asuransi, pemasaran, produksi, teknik dsb
3. Berdasarkan Formalitasnya
1. Laporan formal (long reports) Pada umumnya berbentuk panjang
(tergantung situasi dan kondisi yang ada ), lebih dari 10 halaman dan mencakup masalah – masalah kompleks
Laporan formal mencakup 3 bagian penting yaitu
(1) body teks (pendahuluan, isi dan penutup) ;
(2) Prefatory parts (sampul, judul,halaman, surat kewenangan, penerimaan, persetujuan, pengiriman, penghargaan, sinopsis, abstraksi, rangkuman eksekutif, daftar isi, dan daftar tabel)
(3) Supplement Parts (lampiran, daftar pustaka, catatan akhir, daftar istilah dan indeks)
2. Laporan informal (short reports) Mencakup body text tetapi ada beberapa
laporan informal yang mencakup juga judul halaman, pengiriman, catatan akhir dan lampiran
4. Berdasarkan keasliannya
Laporan otoritas adalah laporan yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari komite atau orang lain
Laporan sukarela adalah laporan yang dibuat atas inisiatif sendiri
Laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh perusahaan swasta
Laporan publik adalah laporan yang dibuat oleh suatu lembaga pemerintah, seperti sekolah, rumah sakit, atau lembaga lain yang dibiayai oleh negara
5. Berdasarkan frekuensinya
Laporan berkala (periodic reports) Merupakan laporan yang disusun berdasarkan
jangka waktunya Misalnya laporan penjualan harian, laporan
produksi mingguan dan laporan bursa saham
Laporan khusus (special reports) Merupakan laporan yang dibuat pada saat
dibutuhkan misalnya laporan tentang inventarisir peralatan dan perlengkapan perusahaan pada saat perusahaan tersebut akan dijual /dialihkan
6. Berdasarkan penampilannya
• Laporan Memorandum (memorandum reports)
Adalah laporan yang menggunakna format memo seperti mencantumkan kepada, dari, subjek, dan tanggal dibuatnya memo tersebut
Laporan Surat Adalah laporan yang menggunakan format surat
dengan kepala surat yang didalamnya berisi alamat, salam pembuka, penutup, tanda tangan dan referensi
Laporan dalam bentuk cetakan Adalah laporan dalam bentuk cetakan memiliki judul
yang sudah tercetak, instruksi dan baris – baris kosong
7. Berdasarkan Pelaksanaan Proyek
• Laporan pendahuluan (premilimanary reports)
Merupakan laporan yang mencakup persiapan proyek, hasil yang diharapkan dan cara melakukan pelatihan pegawai
Laporan perkembangan (progress reports) Laporan mengenai perkembangan pelaksanaan
proyek secara berkala
Laporan akhir (final reports) Laporan mengenai akhir pelaksanaan suatu proyek
8. Berdasarkan pelaksanaan pertemuan
• Agenda (agenda)
Suatu dokumen yang disiapkan sebelum pertemuan berlansung, mencakup jadual pelaksanaan dan topik yang dibahas dalam pertemuan
• Resolusi (resolution)
Laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus suatu pertemuan
Notulen (minutes)Adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan
yang telah berlangsung, mencakup catatan semua hal yang terjadi dalam pertemuan
Laporan Pertemuan (Proceedings)Adalah laporan resmi, yang cakupannya cukup
luas dan berisi hasil –hasil pertemuan atau konferensi penting
Syarat Laporan yang Baik
Mencakup tiga hal yaitu :
1. Informasi yang akurat Adalah informasi yang tidak mencakup kebenaran, tidak
akurat dan tidak lengkap yang akan mengakibatkan kemunduran, kemerosotan atau bahkan memudarkan reputasi suatu organisasi dihadapan masyarakat pada umumnya.
Hal yang bisa membantu mengatasi ketidakakuratan informasi
1. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret
2. Laporkan semua fakta yang relevan
3. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif (secara spesifik )
4. Berikan bukti –bukti valid yang mendukung simpulan
5. Hindari bias pribadi
2. Mengisyaratkan adanya pertimbangan yang baik Laporan bisnis harus menjaga etika bisnis seperti
hindari kata –kata atau pendapat yang menyinggung, menyerang atau menjelek – jelekan seseorang atau lawan bisnis,
3. Format dan organisasi laporan sesuai kebutuhan pembaca
artinya format dan organisasi laporan hendaknya mampu memenuhi kebutuhan pembaca
Tiga format laporan meliputi :
1. Surat Pihak Eksternal Organisasi
2. Memo Pihak Internal Organisasi
3. Manuscript laporan yang yan memiliki lebih dari 50 halaman dan memerlukan pendekatan formal, yang terdiri banyak komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary parts)
Perencanaan Pokok Laporan dan Proposal
1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup tahap pertama perencanaan adalah analisis masalah
yang mencakup tujuan penyusunan laporan, jawaban terhadap pertanyaan seperti apa yang diinginkan berapa banyak, mengapa dan kapan, akan membantu dalam menetapkan masalah, tujuan ruang lingkup atau batasan dari suatu judul laporan
cara yang bisa digunakan dalam mendefinisikan masalah adalah
1. Pertanyaan yang tepat Sebelum melakukan penelitian pertanyaan –
pertanyaan berikut bisa digunakan untuk membantu mengetahui tujuan pembuatan laporan . Apa yang perlu ditentukan
Mengapa masalah tersebut pentingSiapa yang terlibat dalam situasi tersebutDimana munculnya masalahKapan masalah itu munculBagaimana situasinya
2. Mengembangkan pertanyaan tujuan Pertanyaan tujuan harus dibuat sejelas
mungkin karena jika tidak informasi yang tidak relevan akan masuk kedalam laporan
2. Analisis audiens Artinya siapa yang akan menerima laporan
tersebut, baik dari segi pendidikan, pengalaman maupun emosionalnya tujuannya agar laporan bisnis yang ingin disampaikan dapat mengenai sasarannya
3. Menentukan ide atau gagasan Membuat hipotesis sebagai dasar untuk
menentukan informasi yang diperlukan
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan Adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan
dari sumber yang dipercaya
Data tambahan bisa diperoleh dengan melakukan :
1. penelitian sekunder (mencari data dari majalah, surat kabar, dokumen pemerintah dan ensiklopedia)
2. penelitian primer (mencari data dari catatan organisasi, surat – surat, catatan harian, laporan – laporan , wawancara dan daftar pertanyaan )
5. Menganalisis dan menafsirkan data Dalam menganalisis atau penafsiran harus objektif,
jujur dan tidak menghilangkan atau mamanipulasi fakta yang relevan
6. Mengorganisasikan data dan mempersiapkan outline akhir
Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati-hati, hasil temuan diorganisasikan dan dibuatkan outline terakhir ( inti dari sebuah tulisan )
Outline penelitian berisi langkah –langkah pemecahan masalah
Outline laporan berisi alternatif masalah
Sekian dan
Terima Kasih.