Koha – Guide du module pe� riodiques

Coordonnées des membres du groupe périodiques

Nom Bibliothèque Téléphone Mess@gerie

Fabienne MARTIN ENSASE 04.77.42.35.51fabienne.martin@st-

etienne.archi.fr

Joséphine BREYSSE EN3S 04.77.81.15.28 josephine.breysse@en3s.fr

Nathalie COQUILLE IUT de Sain-Étienne 04.77.46.33.34 nathalie.coquille@univ-st-etienne.fr

Bernard RAY BU Santé 04.77.42.18.55 bernard.mathieu@univ-st-etienne.fr

Maryse THIOLLIÈRE ENISE 04.77.43.75.75 maryse.thiolliere@enise.fr

Version du 01/06/2020

1

Table des matièresRechercher un abonnement.....................................................................................................................................................................................................3Créer un abonnement..............................................................................................................................................................................................................5Dupliquer un abonnement.....................................................................................................................................................................................................12Renouveler un abonnement..................................................................................................................................................................................................13Supprimer un abonnement....................................................................................................................................................................................................17

A) La bibliothèque souhaite conserver des périodiques physiquement mais ne les prête pas....................................................................................17B) La bibliothèque se sépare d’un périodique physiquement et souhaite tout supprimer dans Koha.........................................................................17

Réceptionner des fascicules..................................................................................................................................................................................................18A) Réceptionner sans exemplariser au bulletinage (sauf hors-série)..........................................................................................................................18B) Réceptionner avec exemplarisation au bulletinage (sauf hors-série).....................................................................................................................24Pour rappel : l’exemplarisation n’est conseillée que pour un périodique régulièrement prêté...................................................................................24C) Réceptionner des hors-série (avec ou sans exemplarisation au bulletinage)..........................................................................................................30

Exemplariser un numéro de périodique pour un emprunt ponctuel.....................................................................................................................................34Supprimer des exemplaires de périodiques..........................................................................................................................................................................36

A) Suppression d’un petit nombre d’exemplaires.......................................................................................................................................................36B) Suppression d’un grand nombre d’exemplaire par modification globale..............................................................................................................37

Basculer des exemplaires de périodiques sous une autre notice...........................................................................................................................................38Relier des périodiques...........................................................................................................................................................................................................40Simplifier et expliquer les états de collection.......................................................................................................................................................................40

A) Simplification des états de collection pour une meilleure visibilité/lisibilité :......................................................................................................40B) Pop-up dans le catalogue public afin d’expliquer aux lecteurs comment lire un état de collection......................................................................41

Prêter des quotidiens (procédure de la bibliothèque de l’IUT).............................................................................................................................................42Mise en place du système............................................................................................................................................................................................42

1. Création des fiches.........................................................................................................................................................................................422. Exemplarisation dans Koha...........................................................................................................................................................................443. Affichage de la notice bibliographique..........................................................................................................................................................46

Fonctionnement journalier..........................................................................................................................................................................................50Prêt et retour................................................................................................................................................................................................................50

2

Rechercher un abonnement

1. Sur la page d’accueil de Koha professionnel, cliquer sur « Périodiques »

2. Cela ouvre l’écran de recherche simple d’abonnements avec deux champs de recherche possibles : l’ISSN et le titre.

3

On peut utiliser la troncature %

On peut trier les colonnes du tableau

Pour la recherche par ISSN, taper l’ISSN avec le tiret

Les résultats sont limités aux abonnements du site de l’utilisateur connecté et

aux abonnements qui n’ont pas de site renseigné

On peut filtrer les colonnes du tableau (filtre sensible aux accents)

3. Lorsqu’on clique sur « Recherche avancée » on obtient plus de champs de recherche possible

4

Même en choisissant « tous » les sites, les résultats seront limités aux abonnements du site de l’utilisateur connecté et aux abonnements

qui n’ont pas de site renseigné

On peut utiliser la troncature %Pour la recherche par ISSN, taper l’ISSN avec le tiret

Créer un abonnement

A chaque abonnement commercial doit correspondre un abonnement dans Koha. Une même bibliothèque pourra donc créer plusieurs abonnementspour un même titre si besoin.

1. Rechercher la notice bibliographique du périodique

Un abonnement doit être obligatoirement lié à une notice bibliographique de périodique. Il faut donc commencer par rechercher lanotice bibliographique du périodique dans le catalogue.

➢ Si la notice n’existe pas, il faut la créer ou la faire créer par un catalogueur lorsque le bulletineur ne dispose pas des permissions de catalogueur.Dans ce cas, utiliser la grille de catalogage « Périodique » et renseigner le champ 930.

2. Sur la notice du périodique, cliquer sur « Ajouter », puis « Ajouter Abonnement »

5

3. Ajouter un abonnement

La grille de saisie de l’abonnement comporte deux pages.

Sur la première page de la grille, « Ajouter abonnement (1/2)» , il faut d’abord renseigner un fournisseur :

Une nouvelle fenêtre s’ouvre « Abonnement périodiques : Recherche Fournisseur ». Taper le nom du fournisseur recherché et cliquer sur « ok »:

Cliquer sur « Choisir » lorsque le fournisseur est trouvé :

➢ Si le fournisseur recherché n’existe pas, il faut le créer ou le faire créer par un acquéreur si le bulletineur ne dispose pas des permissions acquisitions.

Une fois qu’on a choisi le fournisseur, celui-ci est rapatrié dans la grille d’abonnement.

6

Cliquer sur « Recherche d’un fournisseur »pour rechercher les fournisseurs existants

Suite de la page 1 de la grille de saisie de l’abonnement (« Ajouter abonnement (1/2)») :

7

Si nécessaire, remplir les champs « Note privée »Et « Note publique » (champs facultatifs)La note privée apparaît en professionnel.

La note publique apparaît à l’OPAC

Laisser vides les champs « Nombre de numérosà afficher » en interface pro et à l’OPAC

(réglage par défaut)Cliquer sur « Suivant » pour passer à la

page suivante de la grille de saisie

Remplir les champs « cote » et « site »(champs obligatoires)

Choisir l’action à effectuer lorsqu’une irrégularitése produit (par défaut, c’est « garder le numéro du

fascicule » qui est coché)

Choisir si le bulletinage crée ou non des exemplaires(par défaut, c’est « ne pas créer » qui est coché).Le choix de l’exemplarisation n’est conseillé quePour un périodique qui est régulièrement prêté

Renseigner la page 2 de la grille de saisie de l’abonnement (« Ajouter abonnement (2/2)») :

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Laisser vide la date de fin d’abonnementpour calcul automatique sauf si on a choisila périodicité « Inconnu », « Sanspériodicité » ou « Irrégulier » (dans ce cas,il faut renseigner une date de fin)

Choisir le modèle de numérotation le plusproche de vos besoins dans la liste suivante :

Choisir la périodicité la plus proche de vos Besoins dans la liste suivante :

Éviter de choisir « Sans périodicité »,« Inconnu » ou « Irrégulier » car la date deFin ne sera pas calculée automatiquement

Renseigner la date de début de l’abonnementau 01/01/20XX (sauf abonnement qui

débute en cours d’année)

Durée de l’abonnement à choisir dans la listesuivante et à renseigner en chiffres :Renseigner la date de parution du premier

numéro reçu au 01/01/20XX (sauf abonnement qui débute en cours d’année)

Les périodicités et les modèles de numérotation sont des modèles génériques qui doivent pouvoir convenir à tous les abonnements :

➢ La périodicité sert à déterminer la fréquence de parution d’un périodique. Exemple des périodicités les plus courantes :

• 1/jour pour un quotidien

• 1/semaine pour un hebdo

• 1/mois pour un mensuel

• 1/2 mois pour bimestriel

• 1/3 mois pour un trimestriel

• 2/an pour un semestriel

• 1/an pour un annuel…

➢ Le modèle de numérotation sert à générer les numéros de fascicules en fonction d’un nombre d’unités de numérotation et de leur type. Les 5

modèles de numérotation disponibles sont :

• « Numéro » correspond à 1 seule unité de numérotation, quelle que soit le nom de celle-ci, ex : « n°32 » ou « vol. 32 ».

• « Volume, Numéro » correspond à 2 unités de numérotation, ex : « vol. 23, no.1 ». NB : lors qu’une de ces unités est l’année, choisir les modèles

avec « Saison/Année » ou « Année, Numéro ».

• « Volume, Numéro, Fascicule » correspond à 3 unités de numérotation, ex : «vol. 25, n°3, fasc.2 ».

• « Saison, Année » correspond à 2 unités de numérotation dont une est l’année et l’autre la saison, ex : « Summer/2015 ». NB : pour Koha la

saison n°1 correspond au printemps et non pas à l’hiver, si on veut indiquer que l’abonnement commence par la saison d’hiver, il faudra doncindiquer la saison n°3 dans le champ « Commence au ».

• « Année, Numéro » correspond à 2 unités de numérotation dont une est l’année et l’autre le numéro, ex : « 2015/3 ».

NB : Dans le cas où un périodique possède une double numérotation dont un élément (par exemple le numéro) est continu et un autre (parexemple le volume) change d’une année sur l’autre ou en cours d’année, il vaut mieux tenir compte de la numérotation continue (la plussimple).

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Une fois qu’on a choisi le modèle de numérotation :

10

Le cas échéant, cocher les numéros qui neseront pas reçus (ils seront exclus du bulletinage)

Une fois le prévisionnel vérifié, cliquer sur « Enregistrer abonnement » pour valider la

saisie.

Cliquer sur « Tester le prévisionnel de bulletinage »pour afficher le prévisionnel (à droite de l’écran)

Vérifier que le prévisionnel correspond bien auxfascicules prévus pour cet abonnement

Renseigner le(s) premier(s) numéro(s)attendudans le(s) champ(s) « Commence au ».Si numérotation par saison, faire commencerà la saison n°3Ne pas utiliser les chiffres romains

Le cas échéant, cocher les numéros qui neseront pas reçus (ils seront exclus du bulletinage)

4. Vérifier les données saisies sur la page de l’abonnement

En enregistrant l’abonnement, la page de l’abonnement s’affiche. Vérifier les données saisies. En cas d’erreur, l’abonnement peut être modifié en cliquant sur Modifier > Modifier abonnement

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Dupliquer un abonnement

Lorsqu’une même bibliothèque a besoin de créer plusieurs abonnements à un même titre, il est possible de dupliquer un abonnement.

1. Afficher l’abonnement à dupliquer et cliquer sur Modifier > Editer comme nouveau (Dupliquer)

2. Même procédure que pour la création d’abonnement p.7 et suivantes sauf que les pages de création d’abonnement seront déjà préremplies avec toutes les informations de l'abonnement dupliqué. Modifier ces informations si nécessaire, par exemple pour faire commencer l'abonnement à une autre date que l'abonnement original ou pour mettre une autre cote.

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Renouveler un abonnement

1. Afficher l’abonnement à renouveler et cliquer sur « Renouveler ».

2. Dans la fenêtre qui s’ouvre vérifier les dates, renseigner la durée de l’abonnement et cliquer sur « Valider »

3. Sur la page de l’abonnement cliquer sur « Modifier abonnement »

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Le message « L’abonnement va expirer. Il faut le renouveler » s’affiche à partir du moment où il reste

seulement deux fascicules à recevoir sur un abonnement(l’avant-dernier et le dernier).

NB : Pour un semestriel ou un annuel, le message apparaît donc dès la création de l’abonnement…

c’est normal !

Durée d’abonnement à choisir dans la liste suivante et à renseigner en chiffres :

4. Vérifier les informations sur la page 1 l’abonnement (Modifier l’abonnement 1/2)

5. Renseigner la page 2 de l’abonnement (Modifier l’abonnement 2/2)

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Ne modifier les informations sur cette page qu’en cas de changement

Durée de l’abonnement à choisir dans la listesuivante et à renseigner en chiffres :

Vider la date de fin d’abonnement pour permettreLe calcul automatique. Renseigner la date de fin

Seulement si périodicité « Inconnu », « Sans Périodicité » ou « Irrégulier »

Ne modifier la périodicité et le modèle de numérotation

qu’en cas de changement

Suite de la page 2 de l’abonnement (Modifier l’abonnement 2/2)

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Une fois le prévisionnel vérifié, cliquer sur « Enregistrer abonnement » pour valider la

saisie.

Le cas échéant, cocher les numéros qui neseront pas reçus (ils seront exclus du bulletinage)

Cliquer sur « Tester le prévisionnel de bulletinage »pour afficher le prévisionnel (à droite de l’écran)

Vérifier que le prévisionnel correspond bien auxfascicules prévus pour cet abonnement

Vérifier les dernières valeurs et le compteur interne.Modifier ces champs si la numérotation n’est pascontinue d’une année sur l’autre (changement de

volume…)

6. Lorsque la numérotation n’est pas continue (changement de volume…), il faut modifier manuellement le premier numéro généré au moment du bulletinage.

A la place du premier numéro proposé…

…Indiquer les données du premier numéro attendu :

La modification sera prise en compte lors de la génération du numéro suivant…

…et lors du bulletinage du numéro suivant :

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Supprimer un abonnement

A) La bibliothèque souhaite conserver des périodiques physiquement mais ne les prête pas

Supprimer les exemplaires et l’abonnement et mettre à jour l’état de collection dans la notice en 930 y compris dans le sudoc pour les bibliothèques déployées

B) La bibliothèque se sépare d’un périodique physiquement et souhaite tout supprimer dans Koha

• Si la bibliothèque concernée est la seule à avoir un abonnement : supprimer les exemplaires, supprimer l’abonnement, supprimer la notice. Pour les bibliothèques travaillant dans le sudoc, ne pas oublier de se délocaliser du sudoc

• Si d’autres établissements ont le même abonnement : supprimer les exemplaires de la bibliothèque concernée, supprimer l’abonnement mais pas la notice, supprimer l’état de collection dans la notice en 930.Pour les bibliothèques travaillant dans le sudoc, ne pas oublier de se délocaliser du sudoc

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Réceptionner des fascicules

A)Réceptionner sans exemplariser au bulletinage (sauf hors-série)

1. Rechercher l’abonnement à bulletiner et cliquer sur « Bulletinage » :

2. Choisir le statut du fascicule sur la page de bulletinage :

18

Ne pas modifier les champs « Publié le(date) » ni « Attendu le »

Les champs « Numérotation » et « Publié le(texte) peuvent être modifiés si besoin

Cliquer sur « Enregistrer » pourvalider la saisie

Par défaut le statut d’un fasciculeà réceptionner est « Attendu »

Choisir le statut du fascicule dansla liste suivante :

➢ Le choix du statut « Arrivé » valide la réception et génère le fascicule suivant avec le statut « Attendu ».

➢ Le choix du statut « En retard », « Manquant », « Réclamé » ou « Supprimer » indiquent que la réception n’a pas été effectuée et génèrent le fascicule suivant avec le statut « Attendu ». Ex :

Dans ce cas, lors du bulletinage du fascicule suivant on aura plusieurs fascicules à bulletiner :

➢ Il est également possible de cliquer sur « créer le suivant » pour forcer la génération du fascicule suivant

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Il faut alors répondre « OK » à la question

Le fascicule précédemment attendu passera donc au statut « En retard » et le nouveau fascicule généré apparaîtra avec le statut « Attendu » :

➢ L’état de collection s’incrémente au fil du bulletinage. Cela ne dispense pas de renseigner le champ 930 de la notice bibliographique.

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➢ L’état de collection est vite illisible quand le nombre de fascicules est important :

21

➢ Il est donc conseillé de le simplifier « manuellement » en cliquant sur modifier pour le rendre plus lisible :

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3. Lorsque tous les fascicules d’un abonnement ont été reçus, un message indique que « L’abonnement a expiré » :

➢ Si sur l’état de collection, à côté des onglets classés par année, l’onglet « manage » apparaît, c’est que l’on a vidé ou

modifié un champ «Date de publication (date) » sur un fascicule reçu. Merci de contacter les membres du groupe périodiques dans ce cas :

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B) Réceptionner avec exemplarisation au bulletinage (sauf hors-série)

Pour rappel : l’exemplarisation n’est conseillée que pour un périodique régulièrement prêté

1. Rechercher l’abonnement et cliquer sur « Bulletinage »

2. Choisir le statut du fascicule sur la page de bulletinage :

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Par défaut le statut d’un fasciculeà réceptionner est « Attendu »

Choisir le statut du fascicule dansla liste suivante :

Cliquer sur « Enregistrer » pourvalider la saisie

Ne pas modifier les champs « Publié le(date) » ni « Attendu le »

Les champs « Numérotation » et « Publié le(texte) peuvent être modifiés si besoin

➢ Le choix du statut « Arrivé » ouvre la page de saisie de l’exemplaire :

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La cote et la bibliothèque sontpréremplies

Renseigner le champ t-Numéro d’inventaireselon le modèle suivant : AAA/VOL, N°

Ce champ sera visible sur le dossier lecteurdans l’onglet « Détails » lorsque l’exemplaire

sera emprunté

Renseigner les champs e-Localisation,f-Code barres et o-État de l’exemplaire

(champs obligatoires)

Suite de la grille de saisie :

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Laisser vide le champ v-Numéro de périodique

Le cas échéant, renseignerle domaine, le niveau, l’imputation, la note

de l’exemplaire (champs facultatifs)

Cliquer sur « Enregistrer » pour valider la saisie du fascicule etDe l’exemplaire. Cela génère automatiquement le fascicule

Suivant avec le statut « Attendu »

➢ Le choix du statut « En retard », « Manquant », « Réclamé » ou « Supprimer » indiquent que la réception n’a pas été effectuée et génèrent le fascicule suivant avec le statut « Attendu ». Ex :

Lors du bulletinage du fascicule suivant on aura donc plusieurs fascicules à bulletiner :

➢ Il est également possible de cliquer sur « Créer le suivant » pour forcer la génération du fascicule suivant

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Il faut alors répondre « OK » à la question :

Le fascicule précédemment attendu passera donc au statut « En retard » et le nouveau fascicule généré apparaîtra avec le statut « Attendu »:

➢ L’état de collection s’incrémente au fil du bulletinage. Cela ne dispense pas de renseigner le champ 930 de la notice bibliographique

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3. Lorsque tous les fascicules d’un abonnement ont été reçus, un message indique que « L’abonnement a expiré » :

➢ Si sur l’état de collection, à côté des onglets classés par année, l’onglet « manage » apparaît, c’est que l’on a vidé ou

modifié un champ «Date de publication (date) » sur le fascicule reçu. Merci de contacter les membres du groupe périodiques dans ce cas

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C) Réceptionner des hors-série (avec ou sans exemplarisation au bulletinage)

Pour la réception des hors série, numéros spéciaux, etc. il faut d’abord vérifier si l’ISSN du hors-série ou du numéro spécial est identique à l’ISSN de la publication principale :

➢ Si l’ISSN est différent (par exemple Alternatives économiques Hors série) il faudra deux notices différentes : une pour le périodique principal et une pour le hors série. Dans ce cas il y aura un abonnement distinct pour chaque notice et on bulletinera les hors série comme des numéros normaux de l’abonnement hors série. Se reporter aux procédures de bulletinage p.17 (sans exemplarisation) ou p.21 (avec exemplarisation).

➢ Si l’ISSN est identique : il y a une seule notice bibliographique correspondant à l’abonnement principal. Le numéro Hors série ne sera pas prévu dans le prévisionnel et il faut suivre la procédure ci-dessous avec ou sans exemplarisation.

1. Rechercher l’abonnement et cliquer sur « Bulletinage »

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2. Renseigner l’écran de bulletinage :

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Renseigner le champ « Publié le (date) »Au format JJ/MM/AAAA car la date

Des hors-série n’est pas calculéeAutomatiquement (elle n’est pas prévue

Dans le prévisionnel)

Laisser vide le champ « Attendu le »

Renseigner la numérotationSelon le modèle : « HS... »

Renseigner le cas échéant le champ« Publié le (texte) »

Par défaut, le fascicule Hors-Sérien’a pas de statut

3. Choisir le statut « Arrivé », qui générera la date dans le champ « Attendu le »

4. Si on a choisi de créer des exemplaires lors de la réception, le choix du statut « Arrivé » ouvrira l’écran de création d’exemplaires.

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Une fois qu’on a choisi le statut « Arrivé », le champ« Attendu le » s’alimente automatiquement avec la

Date du jour

Même procédure que p. 22-23, sauf qu’ilfaut renseigner le champ k-Numéro d’inventaire

selon le modèle suivant : AAA/HS …

5. Une fois qu’on a bulletiné le hors-série, celui-ci apparaît bien dans l’état de collection dans l’onglet correspondant à l’année en cours :

➢ Si sur l’état de collection, à côté des onglets classés par année, l’onglet « manage » apparaît, c’est que l’on n’a pas renseigné le champ «Date de publication (date) » sur le fascicule reçu. Merci de contacter les membres du groupe périodiques dans ce cas.

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Exemplariser un numéro de périodique pour un emprunt ponctuel

Même si on n’a pas choisi de créer d’exemplaire au bulletinage, on peut créer un exemplaire de numéro de périodique en cas de besoin pour un emprunt ponctuel.

Cet exemplaire sera détruit au retour du prêt.

On peut également utiliser la procédure du catalogage rapide car il est parfois difficile au prêt de trouver la bonne notice de périodique et unenote est déjà mise. L’exemplaire et la notice seront détruits au retour.

1. Sur la notice bibliographique du périodique, cliquer sur « Ajouter » > « Nouvel exemplaire » :

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2. Renseigner la grille de saisie d’exemplaire.

3. Passer l’exemplaire en prêt.

4. Pour se rappeler que l’on doit supprimer l’exemplaire au retour, on peut utiliser la zone de notes dans le champ u.

5. Au moment du retour, supprimer l’exemplaire.

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Renseigner le champ t-Numéro d’inventaireSelon le modèle suivant : AAAA/VOL, N°

Ce champ sera visible sur le dossier lecteur dansl’onglet « Détails » lorsque l’exemplaire sera

Emprunté.

Cliquer sur « Ajout exemplaire » pour valider la saisie.

Les champs b-Bibliothèque propriétaire, c-Localisation,O-État, r-catégorie de prêt et w-Support physique sont préremplis

Renseigner le champ f-Code barres et k-Cote

Supprimer des exemplaires de périodiques

Pour une meilleure lisibilité des affichages d’exemplaires, il est demandé à chaque bibliothèque de supprimer régulièrement les exemplaires depériodiques. Cela peut être fait en début d’année (pour supprimer les exemplaires des années les plus anciennes) ou en cours d’année (au moment de la reliure, de l’inventaire…)

A) Suppression d’un petit nombre d’exemplaires 1. Rechercher dans le catalogue le titre du périodique concerné ou le code-barres de l’exemplaire à supprimer.

On arrive sur Afficher la notice bibliographique du périodique.

Il faut ensuite Cliquer sur « Modifier » puis sur « Modifier exemplaire ».

Pour éviter de se tromper d’exemplaire lorsqu’il y en a beaucoup, on peut faire une recherche par code-barres dans l’encadré « Chercher dans toutes les colonnes ».

On indique alors le code barres.

Seul

l’exemplaire qui correspond au code-barres est alors affiché dans le tableau. Cliquer sur « Supprimer » :

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B) Suppression d’un grand nombre d’exemplaire par modification globale

1. Dans un fichier au format .txt (de type bloc-notes), scanner à la douchette les codes-barres des exemplaires à supprimer avec un retour à la ligne entre chaque code-barres.

Il est également possible de demander aux référents du groupe statistiques d’extraire une liste d’exemplaires de périodiques pour un titre donné, au moyen du rapport n°18 du module « Bilans et statistiques » de Koha Stat. Cette liste contiendra le champ codes-barres de l’exemplaire.

2. Ne pas mettre dans un même fichier des exemplaires correspondant à des titres de périodiques différents.

3. Ne pas dépasser 300 codes-barres par fichier.

4. Faire un fichier à part pour les n° spéciaux, suppléments, hors-série qui peuvent avoir une notice spécifique (risque de suppression de la notice bibliographique)

5. Envoyer ce fichier à Catherine Bouchut (Tréfilerie, Sciences, Centre doc M, GATE, CERCRID, CILEC, Institut du travail,

ENSASE) ou Carole Durantet (Santé, Roanne, IUT, Mines, ENISE, EN3S) qui feront la modification globale à partir de cette

liste : catherine.bouchut@univ-st-etienne.fr ou carole,durantet@univ-st-etienne.fr

REMARQUES GÉNÉRALES :

1. La valeur de « grand nombre » est variable selon les sites et la périodicité des titres. Ainsi, pour supprimer les exemplaires correspondant à une année d’un trimestriel, il est plus facile de supprimer manuellement chaque exemplaire, mais pour supprimer les exemplaires correspondant à plusieurs années d’un hebdomadaire, une modification globale sera plus appropriée.

2. Attention : si l’on supprime par modification globale tous les exemplaires rattachés à une notice, il y a un risque de supprimer la notice bibliographique.

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Basculer des exemplaires de périodiques sous une autre notice

Cette opération est utile lorsqu’on constate des doublons dans les titres de périodiques.

1. Copier le code-barres de l’exemplaire que vous souhaitez rattacher à une autre notice.

2. Rechercher la notice correcte à laquelle vous voulez attacher cet exemplaire.

3. Dans le menu déroulant du bouton « Modifier », cliquez sur « Attacher exemplaire »

4. Une fenêtre s’ouvre ensuite avec un encadré « Sélectionner l’exemplaire à rattacher à ».

5. Collez, tapez ou scannez à la douchette le code-barres de l’exemplaire que vous voulez rattacher et cliquez sur le bouton« Sélectionner » :

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6. La fenêtre suivante de confirmation apparaît, vous revenez à la notice en cliquant sur le bouton « OK »

L’exemplaire a été transféré vers la nouvelle notice et n’existe plus dans la notice d’origine.

/!\ Attention : il ne faut jamais supprimer « à la main » l’exemplaire de la notice doublon. Mais bien utiliser « Attacher exemplaire ».

En cas de suppression du dernier exemplaire, il faut supprimer la notice du périodique si aucun autre état de collection n’est indiqué en 930 de la noticebibliographique et si aucun abonnement de périodique n’est rattaché à cette notice.

Se délocaliser du sudoc également pour les bibliothèques déployées .

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Relier des périodiques

Reliure de plusieurs fascicules d’un périodique : enregistrer dans Koha le premier code barre du premier numéro (supprimer les autres) et préciser dansla note de l’exemplaire les numéros inclus.

Simplifier et expliquer les états de collection

A) Simplification des états de collection pour une meilleure visibilité/lisibilité : Pour éviter un état de collection illisible surtout lorsque celui-ci regroupe plusieurs années ou numéros, procéder à une simplification comme indiqué ci-dessous :

Exemples :

Année 2012; Année 2013; Année 2014; Année 2015; Année 2016; Année 2017; Année 2018; → Année 2012- (si l’abonnement n’est pas clôturé)

→ Année 2012-2018 (si l’abonnement est clôturé)

N°1 ; N°2 ; N°3 ; N°4 ; N°5→ N°1-5 (si l’abonnement est clôturé)

→ N°1- (si l’abonnement n’est pas clôturé)

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B) Pop-up dans le catalogue public afin d’expliquer aux lecteurs comment lire un état de collection

Lorsqu'on fait une recherche sur un titre de périodique dans le catalogue public et que l'on clique pour avoir le détail de la notice, il suffit alors de passer la souris sur le point d'interrogation bleuté situé à coté de la rubrique "Collections : " pour voir apparaître l'infobulle qui indique au lecteur comment lire l'état de collection de la notice.

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Prêter des quotidiens (procédure de la bibliothèque de l’IUT)

Le logiciel Koha ne permet pas de gérer des listes trop importantes d’exemplaires. Il n’est donc pas possible d’exemplariser les quotidiens. Afin de bénéficier des statistiques de circulation et de la gestion des retards, il est nécessaire de trouver une solution pour les enregistrer dans le logiciel.

Pour remplacer l’exemplarisation, des fiches avec code-barres serviront au prêt des quotidiens. Ces fiches ne seront pas attribuées à un numéro de périodique précis mais à une date.

Mise en place du système

1. Création des fiches

Pour chaque quotidien, établir 62 fiches contenant les informations suivantes :

- Le jour de 1 à 31.

- 31 fiches pour les mois pairs (février, avril…) et 31 autres pour les mois impairs (janvier, mars…).

- Sur chaque fiche, on colle un code-barre.

Exemple de fiche

Cette fiche sera utilisée pour les numéros du Monde des 24 février, avril, juin, août, octobre, décembre.

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Exemple de liste de fiches pour Le Monde :

LE MONDE 01 PAIR

LE MONDE 02 PAIR

LE MONDE 03 PAIR

LE MONDE 04 PAIR

LE MONDE 05 PAIR

LE MONDE 06 PAIR

LE MONDE 07 PAIR

LE MONDE 08 PAIR

LE MONDE 09 PAIR

LE MONDE 10 PAIR

LE MONDE 11 PAIR

LE MONDE 12 PAIR

LE MONDE 13 PAIR

LE MONDE 14 PAIR

LE MONDE 15 PAIR

LE MONDE 16 PAIR

LE MONDE 17 PAIR

LE MONDE 18 PAIR

LE MONDE 19 PAIR

LE MONDE 20 PAIR

LE MONDE 21 PAIR

LE MONDE 22 PAIR

LE MONDE 23 PAIR

LE MONDE 24 PAIR

LE MONDE 25 PAIR

LE MONDE 26 PAIR

LE MONDE 27 PAIR

LE MONDE 28 PAIR

LE MONDE 29 PAIR

LE MONDE 30 PAIR

LE MONDE 31 PAIR

LE MONDE 01 IMPAIR

LE MONDE 02 IMPAIR

LE MONDE 03 IMPAIR

LE MONDE 04 IMPAIR

LE MONDE 05 IMPAIR

LE MONDE 06 IMPAIR

LE MONDE 07 IMPAIR

LE MONDE 08 IMPAIR

LE MONDE 09 IMPAIR

LE MONDE 10 IMPAIR

LE MONDE 11 IMPAIR

LE MONDE 12 IMPAIR

LE MONDE 13 IMPAIR

LE MONDE 14 IMPAIR

LE MONDE 15 IMPAIR

LE MONDE 16 IMPAIR

LE MONDE 17 IMPAIR

LE MONDE 18 IMPAIR

LE MONDE 19 IMPAIR

LE MONDE 20 IMPAIR

LE MONDE 21 IMPAIR

LE MONDE 22 IMPAIR

LE MONDE 23 IMPAIR

LE MONDE 24 IMPAIR

LE MONDE 25 IMPAIR

LE MONDE 26 IMPAIR

LE MONDE 27 IMPAIR

LE MONDE 28 IMPAIR

LE MONDE 29 IMPAIR

LE MONDE 30 IMPAIR

LE MONDE 31 IMPAIR

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Fiche utilisées pour les mois 02/04/06/08/10/12

Fiches utilisées pour les mois 01/03/05/07/09/11

2. Exemplarisation dans Koha

Chercher la notice correspondante et l’exemplariser :

- Dans le champ « Localisation », sélectionner « Le kiosque »

- Dans le champ « Code-barre », passer le code-barre à la douchette.

- Dans le champ « Cote », écrire la cote correspondant au quotidien (même cote que dans l’abonnement.

- Dans le champ « État », sélectionner « Empruntable »

- Dans le champ « Catégorie de prêt », sélectionner « Périodiques »

- Dans le champ « Notes », on complétera par « le nom du quotidien + jour du mois + pair ou impair » et cliquer sur « Enregistrer » pour sauvegarder l’exemplaire.

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Exemple de saisie :

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3. Affichage de la notice bibliographique.

Il y aura au final 62 exemplaires.

Affichage Normal :

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Affichage Marc :

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Affichage OPAC :

Les fiches manuelles sont classées dans un casier avec un côté "en prêt" et un côté "disponible". Elles sont classées par titre (intercalaire) puis pour chaque titre par ordre de jour pair puis par ordre de jour impair.

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Pour chaque quotidien, renouveler l’étape 1 depuis le début

Fonctionnement journalier

1. Lorsque le quotidien arrive au courrier, il est équipé (antivol, etc..).

2. Le bulletiner.

3. On met le document du jour sur le présentoir et celui de la veille on le range dans le classeur correspondant. Le numéro datant d’il y a 2 mois sera archivé car il a la même fiche code-barre que celui du jour.

Prêt et retour

Lorsqu’un quotidien est emprunté, on prend la fiche correspondante (titre, jour du mois, mois pair ou impair) dans le côté "Disponible", on passe le code-barre en prêt dans le logiciel Koha et on met la fiche dans le casier "En prêt".

Au retour du document, on prend la fiche correspondante dans le casier "En prêt", on passe le code-barre en retour et ensuite on reclasse la fiche dans le casier "Disponible".

DIFFICULTÉS ENVISAGÉES :

• S’il y a emprunt de 2 numéros correspondants à la même fiche en même temps. On le verra dès qu’on voudra « sortir » le numéro d’il y a deux mois (on ne le trouvera pas).

Deux options :

➢ Le passer en retour, noter les coordonnées du lecteur et mettre une note sur son dossier en indiquant le problème.

➢ Ne rien faire mais on risque de faire un prêt sur prêt et ne plus savoir quoi réclamer à qui.

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