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MANUAL OPERATIVO PRESUPUESTOS

INTELISIS MÉXICO, D.F. Tehuantepec No. 118 Col Roma sur, C.P. 06760 Contáctanos Tel: + 52 (55) 52 65 65 00 Fax:+ 52 (55) 52 65 65 52 Web Site www.intelisis.com

Knowledge Management Contacto Ing. Carlos Villanueva Quevedo [email protected]


MANUAL OPERATIVO PRESUPUESTOS

Edición # 1


Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión

Fecha de Emisión 29/Agosto/2006 Elaboró Araceli Mendoza Revisó Carlos I. Villanueva


INDICE INDICE .................................................................................................................................................. 4 I. Introducción...................................................................................................................................... 5 2. Módulos que intervienen ................................................................................................................. 5 3. Acceso a Módulos .......................................................................................................................... 6 5. Pantalla de captura ......................................................................................................................... 7 6. Presupuestos de Gastos ............................................................................................................... 10

6.6.1 Registro de % de inflación ................................................................................................ 15 6.6.2 Registro de % inflación por Clasificación .................................................................... 16

7. PRESUPUESTO PRORRATEADO .............................................................................................. 17 8. Presupuestos de Ventas ............................................................................................................... 19 9. Presupuestos de Compras............................................................................................................ 24 10. REPORTES................................................................................................................................. 28

10.1 Estado de Resultados............................................................................................................ 28 10.2 Reportes por Módulo ............................................................................................................. 29

10.2.1 Matriz de Presupuesto – Gasto ...................................................................................... 29 10.2.2 Matriz de presupuesto Ventas ........................................................................................ 30 10.2.3 Presupuesto Ventas........................................................................................................ 31

Glosario ............................................................................................................................................. 33

MANUAL DE PRESUPUESTOS

FECHAS

CÓDIGO: FECHA DE EMISIÓN: FECHA DE ULTIMA MODIFICACIÓN: No. De REVISIÓN: HOJA: MO-PRE-001 29/Agosto/2005 29/Agosto/2005 n 1 de m

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I. Introducción

El ERP Intelisis, constituye una herramienta práctica que permite realizar presupuestos de ventas, compras y gastos. Su propósito es optimizar el flujo de información proveniente de las operaciones de la empresa y consolidar la información de una forma ágil y oportuna, de tal forma, que facilite la toma de decisiones de la alta dirección garantice la mejor visión del rendimiento empresarial.

Objetivo

Presentar como opera el registro, control y seguimiento de los presupuestos coordinando los conceptos, herramientas y reportes que permitan a quienes toman decisiones en las empresas tener una base conceptual como guía.

La forma en que se han organizado los diferentes temas permitirá al lector ir de lo general a lo particular y dejar en claro toda la filosofía de operación de los presupuestos dentro del sistema intelisis.

2. Módulos que intervienen

- Gastos - Ventas - Compras - Reportes


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3. Acceso a Módulos

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos / Modulo del sistema

NOTA: Para efectos de Ejemplo, se seleccionó el Módulo de Gastos, lo mismo aplica para cualquier otro módulo. 4. Tablero de Control Después de acceder a la ruta antes indicada la primera pantalla que aparecerá será, el Tablero de Control.

A. Filtros de búsqueda

B. Movimientos realizados

C. Agrupadores por moneda

D. Formas de presentación

E. Botones de Acceso

A. Filtros de búsqueda

B. Movimientos realizados

C. Agrupadores por moneda

D. Formas de presentación

E. Botones de Acceso


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Al desplegarse el Tablero de Control se mostraran todos aquellos movimientos que se han ejecutado dentro del módulo. De acuerdo a las necesidades del usuario para ver la información el tablero le permitirá solicitar información específica por medio de sus filtros de búsqueda, los cuales ofrecen varias alternativas para mostrar dicha información, o bien el usuario puede configurar una vista en el tablero de control de acuerdo a los datos que desee observar.

5. Pantalla de captura La pantalla de captura de los Movimientos está integrada por carpetas y se dividen en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle.


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5.1. Barras de menú y herramientas Por omisión la Barra del Menú y la Barra de Herramientas se despliegan en la parte superior de la pantalla de captura, la barra de herramientas contiene los iconos para acceder rápidamente a algunas opciones de los menús.

5.2. Encabezado Los campos que presenta esta pestaña en el encabezado son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Movimiento Campo que indica el movimiento a realizar dentro del modulo correspondiente.

Proyecto Campo para seleccionar el proyecto que está relacionado al movimiento o las personas que se están contratando

UEN La Unidad Estratégica de Negocios es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. de acuerdo a criterios de una planeación estratégica.

Moneda Establece el tipo de moneda con la que se realizara el movimiento.

Fecha emisión Indica la fecha en que se origino el movimiento, generalmente aparece automáticamente la fecha local o del Servidor.

Actividad Para un mayor control, se selecciona la tarea por la que se origina el gasto.

Acreedor/Resp Indica la persona física o moral implicada en el movimiento.

Observaciones Son anotaciones estándar que se podrán agregar a los movimientos.

Clasificación Campo que permite crear un agrupador más para los movimientos.

Subclasificación Este campo permite crear un subagrupador para los movimientos.

Activos Fijos Al activar esta casilla de verificación podemos utilizar el campo que liga el movimiento con un artículo del catálogo de activo fijo.


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5.3 Detalle Los campos que presenta esta sección son:

NOMBRE DESCRIPCIÖN

Concepto Establece la razón/justificación por la cual se origina el movimiento.

Referencia Detonador de un movimiento generado. Cantidad Número de artículos o unidades requeridas.

Precio Valor en efectivo en que se estima un articulo o servicio por lo cual se esta dispuesto a pagar para su obtención.

Importe Cuantía de un precio, crédito, deuda o saldo.

% Deducible Se refiere a un porcentaje del Importe Total que se puede excluir del cálculo de impuestos.

Impuestos Retribución que se le otorga al estado. Total Cantidad final del movimiento.

Espacio Establece el espacio asignado del producto comercializado, cuando este es un servicio.


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6. Presupuestos de Gastos

Es la asignación de cantidades específicas por conceptos de erogación para la realización de ciertas funciones de servicios.

El presupuesto de Gastos permite:

Presupuestar partiendo de los gastos reales ya hechos.

Proponer un presupuesto mensual por cada concepto y acreedor en base a

los movimientos reales.

Propone un Presupuesto de acuerdo al incremento anual esperado en

precios y en cantidad (global o por clasificación o subclasificación).

Alta de catálogo de cuentas en formas numérica o alfanumérica, para

mayor flexibilidad en la contabilización.

Estructura predeterminada del catálogo de cuentas facilitando la captura e

identificación de las cuentas contables.

Manejo de departamentos, centros de costos y conceptos

Cuando se tiene el Presupuesto por conceptos, la Provisión va a considerar como ejercido del Presupuesto el importe correspondiente, y cuando la provisión se avance al gasto, el ejercido del presupuesto se modificara de acuerdo al importe del Gasto

6.1 Ruta de acceso

Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Gastos Paso 3 En la pantalla <Tablero de Control - Gastos> presione el botón Nuevo, después

seleccione en el campo Movimiento el movimiento Presupuesto.


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6.2 Clave de Afectación

GAS.PR

6.3 Funcionalidad Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea registrar un presupuesto de gastos por centros de costos, sucursales, UEN'S, etc. 6.4 Pantalla de Captura Nota: Se registran los datos de acuerdo a la tabla presentada en el punto 5. Pantalla de captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:

CAMPO NIVEL DESCRIPCIÓN

Fecha Requerida Encabezado

Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado.


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6.5 Afectación del Movimiento Afecte el movimiento para pasar del estatus Sin Afectar a Concluido. En este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle.


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En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN, Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.

En el menú Ver / Posición del Movimiento se muestra los movimientos que genera el sistema en automático indicando el módulo en el cual es generado.


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Para observar el desglose del movimiento generado se debe posicionar el cursor sobre el nombre del movimiento y dar clic derecho se el mismo, selecciona la opción examinar.

El sistema muestra la póliza generada en el módulo de Contabilidad.


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6.6 Presupuestos de Gastos de acuerdo a la inflación Intelisis ERP puede realizar presupuesto de gastos de acuerdo a la inflación por concepto y /o clasificación en el presupuesto lo cual permite:

Indicar un % de inflación estimado, en los conceptos que contiene

determinada clase, puede reeditarse desde el concepto mismo.

Generar presupuestos repitiendo los Gastos reales (incluyendo los

estadísticos) con las mismas cantidades pero con los precios actualizados

de acuerdo a la inflación.

6.6.1 Registro de % de inflación Ingresa a la ruta Menú Principal / Configurar / Conceptos / Gastos. En la pantalla Conceptos – Gastos selecciona la carpeta “Detalle”


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CAMPO DESCRIPCION % Inflación Registra en forma numérica el porcentaje estimado

de inflación que se aplicara a ese concepto.

Nota: El % de inflación es específico a cada concepto, es decir, se debe de ingresar a cada concepto y registrar el % que le corresponde a cada uno de ellos.

6.6.2 Registro de % inflación por Clasificación Ingresa a la ruta Menú Principal / Configurar / Gastos / Clasificaciones. En la pantalla Clasificaciones – Gastos selecciona el icono . El sistema muestra la siguiente pantalla:

CAMPO DESCRIPCION % Inflación Registra en forma numérica el porcentaje estimado de

inflación que se aplicara a ese concepto.


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7. PRESUPUESTO PRORRATEADO 7.1 Clave de afectación GAS.PRP 7.2 Funcionalidad Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea registrar un presupuesto de gastos prorrateado contablemente entre centros de costos, sucursales, UEN'S, etc. 7.3 Pantalla de Captura

Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:


Fecha Requerida Encabezado Indica la fecha en que se establece un compromiso con el cliente para la entrega del producto comercializado.


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Para realizar este movimiento es necesario ingresar a la Tabla de Prorrateo en el Menú Edición / Tabla Prorrateo (Ctrl + D), en esta pantalla es necesario indicar el porcentaje de prorrateo. 7.4 Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido. El movimiento genera movimientos de Gastos en el módulo de Gastos de acuerdo a lo especificado en la Tabla de Prorrateo.

En este estatus es posible editar los campos Concepto y Referencia a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se pueden modificar los siguientes conceptos: Proyecto, UEN, Observaciones, Fecha Requerida, Clasificación.


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8. Presupuestos de Ventas

Generalmente son preparados por meses, áreas geográficas y productos

Los presupuestos de ventas permiten:

Presupuestar partiendo de las ventas reales ya hechas.

Generar presupuestos por agente, centro de costos y almacén.

Propone un Presupuesto de acuerdo al incremento anual esperado en

precios y en cantidad (global o por clasificación o subclasificación).

Información de presupuestos, consulta de saldos y movimientos.

8.1 Clave de afectación VTAS.PR 8.2 Funcionalidad El presupuesto en Ventas: es el estimado de Ingresos de un producto o servicio en un Ejercicio fiscal determinado. El presupuesto se compara contra los ingresos reales y se pueden emitir diferencias de los Ingresos, determinando el % Ejercido y el % por ejercer del presupuesto. 8.3 Pantalla de Captura Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:


Costo Unitario Detalle Indica el costo de la unidad a pagar antes de prorratear los gastos de venta.


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Este movimiento se realiza solamente como movimiento nuevo y se utiliza cuando se desea registrar un presupuesto de gastos prorrateado contablemente entre centros de costos, sucursales, UEN'S, etc.

8.4 Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Pendiente, al afectarlo nuevamente se muestra el siguiente cuadro del cual se pueden seleccionar el movimiento a generar para concluir el movimiento (p. ej. Pedido, Factura o Remisión).


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Indicar la cantidad a afectar (p. ej. Indicada para realizar un movimiento parcial, Reservada solo afectara lo que previamente fue apartado o bien Pendiente para todo lo que aun no se había afectado).

En estatus Pendiente es posible editar los campos Referencia, Fecha Requerida, Forma Envío, Observaciones, Causa, Clasificación, Sucursal Cliente, Agente a nivel encabezado y a Afectar a nivel detalle. En el menú Edición / Campos se puede modificar el siguiente concepto: Fecha Requerida, Observaciones, Clasificación, en los movimientos con estatus Pendiente y Concluido.


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Afecta nuevamente para concluir el movimiento.


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En el menú Ver / Posición del Movimiento se muestra los movimientos que genera el sistema en automático indicando el módulo en el cual es generado.

Para observar el desglose del movimiento generado se debe posicionar el cursor sobre el nombre del movimiento y dar clic derecho se el mismo, selecciona la opción examinar.


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El sistema muestra la póliza generada en el módulo de Contabilidad.

9. Presupuestos de Compras Son las estimaciones que proveen las compras de materias primas y/o mercancía que se harán durante determinado período. Generalmente se hacen en unidades y costos. Los presupuestos de compras permiten:

• Prever las compras que realizaremos en un período de tiempo considerado

y la Financiación específica para éstas.


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• Prever las repercusiones de las compras y su Financiación sobre los gastos

e Ingresos del período considerado y de los futuros, es decir, calcular la

amortización de los gastos y la periodificación de los egresos.

• Conocer las compras e ingresos a distribuir en varios períodos, que tendrán

una repercusión sobre la previsión de pagos y cobros.

9.1 Clave de afectación COMS.PR 9.2 Funcionalidad El Movimiento de Presupuesto tiene la finalidad de establecer controles en el módulo de compras. Estos controles se definen en cada artículo y estos son cuatros formas de estandarizar los presupuesto por artículos, No., Mensual, Acumulado y Anual. 9.3 Pantalla de Captura


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Este movimiento activa los siguientes campos en la pantalla de captura:


Costo Inventario Detalle

Reflejara el costo de mantener más la parte correspondiente de los gastos implicados en la adquisición del mismo.

9.4 Afectación del Movimiento Una vez ingresados los datos en la pantalla de captura se acepta y se procede afectar el movimiento, pasando del estatus Sin Afectar a Concluido


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Al afectar el presupuesto no genera ningún movimiento en otro módulo.


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10. REPORTES. Intelisis ERP ofrece una solución completa de análisis y reportes que proporciona una poderosa y redituable inteligencia de negocios destinada a optimizar la rapidez y calidad de la adopción de decisiones en todos los niveles de una organización.

Soluciones como Intelisis ERP permite utilizar herramientas automatizadas tanto para acceder a datos y analizarlos como también para crear reportes sofisticados con mucha rapidez y gran precisión.

10.1 Estado de Resultados Para visualizar este reportes ingresa a la ruta Menú Principal / Reportes / Contabilidad /Financieros / Estado de Resultados con Presupuesto.

El sistema muestra la pantalla Estado de Resultados con presupuesto en la cual se registran los campos de acuerdo a los parámetros requeridos.


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Vista preeliminar del reporte.

10.2 Reportes por Módulo

10.2.1 Matriz de Presupuesto – Gasto Este reporte muestra lo presupuestado por concepto y rango de proveedores durante un periodo especifico de un ejercicio determinado.


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Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Reportes Seleccionar el Módulo de Gastos / Matriz de presupuesto – Gasto.

Vista Preeliminar

10.2.2 Matriz de presupuesto Ventas Muestra el importe presupuestado de uno o un grupo de artículos de un proyecto dentro de un período del ejercicio.


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Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Reportes Seleccionar el Módulo de Ventas / Matriz de presupuesto – Ventas.

Vista Preeliminar

10.2.3 Presupuesto Ventas Muestra las ventas reales contra las pronosticadas de uno o varios clientes durante un período específico del ejercicio indicando el % de diferencia entre ambos.

Ruta de Acceso Ir al Menú principal / Reportes Seleccionar el Módulo de Ventas / Presupuesto – Ventas.


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Vista Preeliminar


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Glosario

CAMPO: Espacio en la memoria para almacenar temporalmente un dato durante el proceso. Su contenido varía de durante la ejecución del programa. Un campo numérico sólo puede almacenar valores (dígitos) y un campo alfanumérico cualquier carácter (dígito, letra, símbolo, especial)

Controlar: Comparar lo que se planeó contra lo que se ha ejecutado. Incluye la asignación de responsabilidades y, la medición de las previsiones en cuanto a variaciones y causas de las mismas.

Ejecutar: Colocar en marcha los planes.

Ejercicio: Es el período en el cual se produce la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos y Egresos. Corresponde al año calendario

Estrategia: Arte de dirigir operaciones. Forma de actuar ante determinada situación.

Gasto: Todo pago u obligación imputable al período en que se contraiga, mientras no tenga la consideración de activo.

Objetivos: Metas hacia donde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la empresa.

Organizar: Asignar los recursos humanos, económicos y financieros, estructurándolos en forma que permitan alcanzar las metas de las empresas.

Políticas: Serie de principios y líneas de acción que guían el comportamiento hacia el futuro.

Planes: Conjunto de decisiones para el logro de los objetivos propuestos.

Prever: Determinar de manera anticipada lo que va a producir

Programa: Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas.


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Prorrateo: Cuota proporcional que toca a uno de lo que se reparte entre varios.

UEN: Unidad Estratégica de Negocios; es un clasificador el cual ayuda a dividir a una empresa en áreas, departamentos, zonas, etc. De acuerdo a criterios de una planeación estratégica.

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