[KLTNT]Hực Trạng Và Giải Pháp Phát Triển ERP (Hệ Thống Hoạch Định Nguồn Lực...

1

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG

KHOA KINH TẾ NGOẠI THƢƠNG

CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

Đề tài:

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN ERP (HỆ

THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP)

TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ HẠNH

Lớp : Anh 6

Khoá : 41B

Giáo viên hƣớng dẫn : ThS. NGUYỄN LỆ HẰNG

HÀ NỘI, 11 - 2006

2

MỤC LỤC

Lời mở đầu ........................................................................................................................... 1

Chƣơng 1 .............................................................................................................................10

Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource planning) - hệ

thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp...............................................................................10

I. Những vấn đề chung về hệ thống erp .......................................................... 10

1. Khái niệm .............................................................................................. 10

2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP: ............................................. 11

2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn

kho): .................................................................................................... 12

2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định

các yêu cầu về nguyên vật liệu) ............................................................ 12

2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch

định nguồn lực sản xuất) ...................................................................... 13

2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp) ................................................................... 13

2.5. Extended ERP (ERP mở rộng): ..................................................... 14

3. Phân loại phần mềm ERP: ................................................................... 15

3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết: . 15

3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:..................... 16

3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát

triển: .................................................................................................... 16

3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp: ........................................... 16

3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình: ................................. 16

3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao: ............................................ 16

4. Các phân hệ của phần mềm ERP: ....................................................... 17

4.1. Kế toán: ........................................................................................ 18

4.2. Quản lý hàng tồn kho: ................................................................... 22

4.3. Phân hệ quản lý sản xuất: ............................................................. 23

4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối: ...................................... 25

4.5. Quản lý tính lương và nhân sự: ..................................................... 28

3

5. Những ƣu điểm của hệ thống ERP: .................................................... 30

5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:....................................... 30

5.2. Công tác kế toán chính xác hơn: ................................................... 30

5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho: ...................................................... 30

5.4. Tăng hiệu quả sản xuất: ................................................................ 30

5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn: ..................................................... 31

5.6. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn: .................. 31

6. Thị trƣờng phần mềm hệ thống ERP hiện nay: .................................. 31

6.1. Thị trường phần mềm ERP thế giới: ............................................. 31

6.2. Thị trường ERP tại Việt Nam: ...................................................... 34

II. Sự cần thiết của việc ứng dụng phần mềm ERP vào hoạt động của các

doanh nghiệp dệt may Việt Nam: ................................................................... 35

1. Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau

theo kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp. ....................... 35

2. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn chủng loại nguyên vật

liệu trong khi chất lƣợng của nguyên phụ liệu lại không ổn định. ......... 37

3. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn công nhân có trình độ

chƣa cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế. .............................. 37

4. Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các

doanh nghiệp nƣớc ngoài, do đó việc xây dựng thƣơng hiệu vẫn còn

là một vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay. ................... 38

Chƣơng 2 .............................................................................................................................40

Thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam ..........40

I. Tình hình chung ngành dệt may của Việt Nam: .......................................... 40

1. Tình hình kim ngạch xuất khẩu: ......................................................... 41

2. Quy mô doanh nghiệp dệt may: ........................................................... 41

2.1. Số lượng: ...................................................................................... 41

2.2. Khả năng về vốn: ......................................................................... 43

2.3. Năng lực sản xuất: ........................................................................ 44

3. Nguồn nhân lực:.................................................................................... 46

4. Nguyên phụ liệu đầu vào: ..................................................................... 46

5. Khoa học công nghệ: ............................................................................ 47

4

II. Tình hình áp dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt

Nam: .............................................................................................................. 47

1. Tình hình chung: ................................................................................. 47

2. Tình hình cụ thể:................................................................................... 48

2.1. Hệ quản lý Tài chính Kế toán: ...................................................... 48

2.2. Hệ quản lý nhân sự tiền lương: ..................................................... 49

2.3. Hệ quản lý sản xuất: ..................................................................... 49

2.4. Hệ quản lý phân phối và bán hàng: ............................................... 50

2.5 .Hệ thống thông tin tổng hợp: ........................................................ 50

2.6. Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ: ........... 50

III. Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may

Việt nam: ....................................................................................................... 52

1. Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP: .................................. 52

1.1. Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp

dệt may: ............................................................................................... 52

1.2. ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh

nghiệp dệt may: ..................................................................................... 54

1.3. ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được

với những thay đổi của môi trường hiện nay. ....................................... 58

1.4. ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các

chi phí: ................................................................................................. 60

2. Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai

hệ thống phần mềm ERP: ........................................................................ 55

2.1. Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp

phải khi triển khai dự án ERP: ............................................................. 55

2.2. Chất lượng phần mềm ERP là một nỗi trăn trở của doanh

nghiệp: ................................................................................................. 59

2.3. Nhận thức của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào sản xuất còn hạn chế: ..................................................... 59

2.4. Thiếu đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin: ............ 60

2.5. Thiếu nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai:................................ 62

Chƣơng 3 .............................................................................................................................64

5

Một số Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam ......64

I. Định hướng phát triển ngành dệt may Việt Nam: ........................................ 64

1. Mục tiêu: ............................................................................................... 64

2. Chiến lƣợc phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010: ........ 64

2.1. Đối với ngành dệt, bao gồm: sản xuất nguyên liệu dệt, sợi, dệt, in

nhuộm hoàn tất: .................................................................................... 64

2.2. Đối với ngành may: ....................................................................... 64

2.3. Các chỉ tiêu chủ yếu: ..................................................................... 65

II. Định hướng phát triển ERP tại các doanh nghiệp dệt may: ........................ 65

1. Phát triển hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh đồng bộ, đi từ thấp

đến cao theo một kế hoạch cân nhắc thấu đáo tránh tình trạng “chạy

quá nhanh” trong khi “chân còn yếu”. .................................................... 65

2. ERP là một xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp dệt may hiện nay... 68

III. Giải pháp phát triển hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may Việt

Nam: .............................................................................................................. 69

1. Nhóm giải pháp vĩ mô: ......................................................................... 69

1.1. Giải pháp từ phía nhà nước: ........................................................ 69

1. 2. Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt

Nam: .................................................................................................... 73

2. Nhóm giải pháp vi mô: ......................................................................... 74

2.1. Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công

nghệ thông tin nói chung là hệ thống ERP nói riêng: ........................... 74

2.2. Đầu tư cho công nghệ: .................................................................. 74

2.3. Đào tạo nguồn nhân lực:............................................................... 75

2.4. Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác: ............ 77

2.5. Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào

thị trường chứng khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả. .................. 77

2.6. Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa

học công nghệ cả trong và ngoài nước. ................................................ 79

IV. Mô hình ERP cho các doanh nghiệp dệt may: .......................................... 80

1. Các phân hệ chính: ............................................................................... 80

2. Yêu cầu đối với các phân hệ: ................................................................ 81

6

2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính:.............................................. 81

2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối: ........................................... 86

2.3. Quản lý sản xuất: ......................................................................... 89

2.4. Quản lý hệ thống: .......................................................................... 90

2.5. Quản lý nhân lực: ........................................................................ 92

Kết luận ...............................................................................................................................96

Danh mục tài liệu tham khảo ..............................................................................................97

7

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu

viết tắt

Chữ đầy đủ

1 BOM Bill of Materials (Công thức sản phẩm)

2 CAD Computer - aided design (Chương trình thiết kế sản phẩm bằng

máy tính)

3 CAM Computer - aided manufacturing (Chương trình sản xuất sản phẩm

bằng máy tính)

4 CRM Customer relation management (Quản lý quan hệ khách hàng)

5 CSDL Cơ sở dữ liệu

6 ERP Enterprise resource planning (Hệ thống hoạch định nguồn lực

doanh nghiệp)

7 IAS Chuẩn mực Kế toán quốc tế

8 IC Inventory control packages (Phần mềm quản lý hàng tồn kho)

9 GTGT Giá trị gia tăng

10 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo

11 LAN Local area network (Mạng cục bộ)

12 MRP Materials requirement planning (Phần mềm hoạch định các nhu

cầu về vật tư)

13 MRPII Manufacturing resource planning (Phần mềm hoạch định nguồn

lực sản xuất)

14 PC Personal computer (Máy tính cá nhân)

15 SCM Supply chain management (Quản lý chuỗi cung cấp)

16 VAR Value added retailer (Các nhà bán lẻ dịch vụ gia tăng)

17 VAS Hệ thống Kế toán Việt Nam

18 WAN Wide area network (Mạng diện rộng)

19 WTO World trade organization (Tổ chức Thương mại thế giới)

8

LỜI MỞ ĐẦU

Có thể nói trong khoảng chục năm trở lại đây nền kinh tế của Việt Nam tăng

trưởng với tốc độ khá kinh ngạc trung bình 7-8%/năm đặc biệt là kim ngạch xuất

khẩu. Hiện nay các mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam là dầu thô, nông lâm

sản, dệt may, da giầy, v.v...Trong các mặt hàng xuất khẩu chủ lực này, dệt may

ngày càng thể hiện vai trò quan trọng đối với nền kinh tế nước nhà với kim ngạch

xuất khẩu tăng trưởng không ngừng. Trong những năm tới, nước ta tiếp tục định

hướng ngành dệt may vẫn là một trong những ngành kinh tế mũi nhọn trong chiến

lược phát triển kinh tế. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ khó khăn này đòi hỏi sự nỗ lực

rất lớn của bản thân doanh nghiệp trong ngành cũng như sự hỗ trợ từ phía chính

phủ. Tuy nhiên trong bối cảnh Việt Nam sắp trở thành thành viên chính thức của tổ

chức Thương mại Thế giới (WTO), nhà nước không còn nhiều ưu ái với bất cứ

ngành nào buộc các doanh nghiệp tự lực cánh sinh.

Thời đại “xã hội thông tin” đang đến gần, việc áp dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động sản xuất kinh doanh không còn là một điều xa lạ đối với các doanh

nghiệp và trở thành một xu hướng tất yếu. Để có thể tồn tại và phát triển, doanh

nghiệp không thể đứng ngoài xu thế này mà cần phải nỗ lực biến những lợi thế của

công nghệ thông tin thành lợi thế của riêng mình.

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) trên tế giới đã được biết

đến từ lâu tuy nhiên lại còn quá xa lạ với các doanh nghiệp của Việt Nam. Hệ thống

này mang lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý mới kết hợp công nghệ

thông tin với kỹ thuật sản xuất. Xuất phát từ thực trạng ngành dệt may của Việt

Nam hiện nay yếu về cách thức quản lý và đang rất cần một phong cách quản lý

hiên đại đạt tiêu chuẩn quốc tế, luận văn tốt nghiệp này lựa chọn đề tài: “Thực trạng

triển khai và giải pháp phát triển hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp

(ERP) tại các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam”.

Trong quá trình nghiên cứu, người viết đã cố gắng sử dụng các phương pháp

phân tích, so sánh, minh hoạ và phương pháp thực chứng kinh tế để có thể đánh giá

9

một cách toàn diện về thực trạng triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt

may của Việt Nam từ đó nêu lên một số giải pháp nhằm phát triển hệ thống này

trong ngành.

Nội dung chính của Luận văn này được trình bày trong 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống ERP (Enterprise resource

planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

Chương 2: Thực trạng triển khai hệ thống hệ thống ERP (Enterprise resource

planning) - hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt

may Việt Nam.

Chương 3: Một số giải pháp phát triển hệ thống ERP (hệ thống hoạch định nguồn

lực doanh nghiệp tại các doanh nghiệp dệt may Việt Nam.

Trong khuôn khổ có hạn của một khoá luận tốt nghiệp, bài viết chắc chắn

không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Kính mong nhận được những ý kiến đóng góp quý

báu của các thầy cô giáo và các độc giả.

Luận văn này không thể hoàn thành nếu không có sự giúp đỡ quý báu của cô

giáo Nguyễn Lệ Hằng về phương hướng triển khai đề tài cũng như cách tổng hợp

tài liệu nghiên cứu. Em cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô của trường Đại học

Ngoại Thương trong suốt bốn năm qua đã tận tình cung cấp cho em những kiến

thức quý giá để em có thể hoàn thành luận văn này.

10

CHƢƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG ERP

(ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) - HỆ THỐNG QUẢN LÝ

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP.

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG ERP

1. Khái niệm

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là

một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần

mềm máy tính hỗ trợ để giúp công ty quản lý các hoạt động chủ yếu của nó, bao

gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý hàng tồn kho, hoạch

định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý

nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng,v.v…Mục tiêu tổng quát của hệ thống

này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy

móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ

hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho

phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau

để đạt được mục tiêu trên [Theo báo cáo “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá

phần mềm kế toán và ERP tại Việt Nam” của Công ty MeKong Capital, năm 2004].

Rõ ràng ERP là một giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Về hình thức,

một giải pháp ERP là một tập hợp các phân hệ quản lý toàn bộ công đoạn trong quy

trình sản xuất của doanh nghiệp. Đây là sản phẩm đặc biệt kết hợp công nghệ thông

tin với kinh nghiệm quản lý.

Thuật ngữ ERP chính là viết tắt của Enterprise Resource Planning. Ta có thể

giải thích hai chữ R và P như sau:

R (Resource - Tài nguyên): trong kinh tế, resource là nguồn lực (về tài chính, nhân

lực, công nghệ). Tuy nhiên trong ERP, resource có nghĩa là tài nguyên. Trong công

nghệ thông tin, tài nguyên là bất cứ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ

thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào quản trị đòi hỏi

doanh nghiệp phải biến nguồn lực của mình thành tài nguyên. Cụ thể là:

11

Làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác nguồn lực phục

vụ cho doanh nghiệp.

Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận có sự

phối hợp nhịp nhàng.

Thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.

Cập nhật thông tin tình trạng nguồn lực doanh nghiệp một cách chính xác kịp

thời.

P (Planning - Hoạch định): là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh

doanh. Điều cần quan tâm ở đây đó là hệ ERP hỗ trợ doanh nghiệp lên kế hoạch ra

sao. Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình

điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Chẳng hạn, ERP giúp các nhà

máy tính toán chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu cho mỗi đơn hàng dựa

trên tổng nhu cầu nguyên vật liệu, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng, v.v…

Cách này cho phép doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng

tồn kho quá lớn gây đọng vốn. ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung

công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Hơn nữa ERP còn tạo liên kết

các văn phòng công ty - đơn vị thành viên, phòng ban - phòng ban và trong nội bộ

các phòng ban, hình thành quy trình, trình tự xử lý nghiệp vụ để thành viên trong

công ty tuân theo.

2. Quá trình phát triển của hệ thống ERP:

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ra đời từ những năm 60 của

thế kỷ XX và từ đó đến nay đã trải qua các giai đoạn được nâng cấp và cải tiến sau:

12

Sơ đồ 1: Các giai đoạn phát triển của hệ thống ERP

2.1. Inventory control packages (IC - Phần mềm quản lý hàng tồn kho):

Phần mềm quản lý hàng tồn kho ra đời từ những năm 60 của thế kỷ XX

được thiết kế nhằm mục đích duy trì mức hàng tồn kho và chi phí ở mức hợp lý.

Tuy nhiên phần mềm này cũng định ra những mức hàng tồn kho được đặt hàng và

khi nào thì tiến hành đặt hàng. Ngoài ra, phần mềm này còn có các quy trình giám

sát mức hàng tồn kho nhằm phục vụ cho các quyết định về tài chính và quản lý. IC

là những bước đầu tiên và đặt nền móng cho quá trình cải tiến hệ thống ERP ngày

nay.

2.2. Materials requirement planning (MRP - Phần mềm hoạch định các yêu cầu

về nguyên vật liệu)

Giai đoạn thứ hai trong quá trình cải tiến hệ thống ERP chính là MRP được

ra đời trong những năm 70 của thế kỷ XX. Theo Orlicky (1975) ý tưởng về MRP

được đưa ra dựa trên ý tưởng của một quá trình mà trong đó sử dụng các công thức

sản phẩm (BOM – bill of material), các ghi chép, sổ sách về hàng tồn kho và một lộ

trình chính nhằm quyết định khi nào các đơn đặt hàng được đưa ra để mua thêm

nguyên vật liệu thô hay các linh kiện, bộ phận hàng hoá [Theo Vonderembse and

White, 1996, trang 567]. Hệ thống MRP được định nghĩa như là một hệ thống các

quá trình mang tính logic nhằm quản lý các bộ phận lắp ráp các linh kiện hay các

nguyên vật liệu thô phục vụ quá trình sản xuất đồng thời như một hệ thống thông tin

và một công cụ hiệu quả đưa ra các lịch trình sản xuất từ đó các nhà quản lý có thể

13

đánh giá được tính khả thi cũng như tính hiệu quả của quá trình sản xuất đó [Theo

Gass and Harris, 1996 trang 380]. Các phần mềm ứng dụng của MRP mang lại cho

các doanh nghiệp những lợi ích rất lớn đó là giảm thiểu được lượng hàng tồn kho,

giảm được thời gian quản lý cũng như tiết kiệm chi phí và làm cho doanh nghiệp

phản ứng nhanh nhậy hơn với những thay đổi của thị trường.

2.3. Manufacturing resource planning (MRP II - Phần mềm hoạch định nguồn

lực sản xuất)

Trong suốt những năm của thập kỷ 70 của thế kỷ trước, các gói MRP đã

được ứng dụng mạnh mẽ và được cải tiến hiện đại hơn với những phần mềm cung

cấp một cách toàn diện các kế hoạch sản xuất và các chu trình kiểm soát. Và điều

này đã dẫn đến một sự phát triển mới của hệ thống ERP đánh dấu bằng sự ra đời

của MRP II. Khái niệm MRP II được đưa ra đầu tiên bởi Wight (1984) và là hệ quả

tất yếu của sự phát triển của các phần mềm quản lý trước đó. MRP II được người ta

biết đến với những lợi ích to lớn mà nó mang lại cho các doanh nghiệp ứng dụng

nó. Các doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả nhờ tính năng liên kết của MRPII.

Đó là sự liên kết giữa việc ứng dụng các công nghệ về thông tin và kỹ thuật sản

xuất. Hơn nữa, MRP II còn là hệ thống hỗ trợ đắc lực trong quá trình đưa ra các

quyết định thông qua việc gắn kết thông tin giữa các bộ phận kỹ thuật, nhân sự, sản

xuất và marketing nhờ việc sử dụng một hệ mẫu phần mềm máy tính năng động có

thể hoạt động trong giới hạn về sản xuất của doanh nghiệp và với các đơn đặt hàng

có sẵn và dự đoán về cầu. MRP II bao gồm các phân hệ về quản lý phân xưởng,

quản lý phân phối, quản lý dự án, tài chính, nhân lực và kỹ thuật. Mục tiêu cơ bản

của MRP II là tập trung vào việc đảm bảo cân đối giữa mức nguyên vật liệu với nhu

cầu sản xuất.

Hệ thống MRP II có khả năng liên kết các bộ phận hoàn toàn khác nhau về

chức năng hay các bộ phận có cùng chức năng nhưng chưa thực sự gắn kết với nhau

tạo nên một hệ thống hoàn thiện, một vòng tuần hoàn thông tin trong doanh nghiệp.

2.4. Enterprise resource planning (ERP - Phần mềm hoạch định nguồn lực

14

doanh nghiệp)

ERP là sự phát triển hoàn thiện hơn của hệ thống MRP II với các chức năng

ưu việt hơn như hoạch định nguồn nhân lực, hỗ trợ đưa ra quyết định, quản lý chuỗi

cung cấp, hỗ trợ về bảo trì, bảo hành, chất lượng sản phẩm, các tiêu chuẩn về an

toàn và sức khoẻ cho người lao động. Thuật ngữ ERP được đưa ra đầu tiên bởi

Gartner Group trong những năm đầu của thập kỷ 90 của thế kỷ XX. Trong giới báo

chí, thuật ngữ này xuất hiện đầu tiên vào năm 1992 trên tờ Ricciuti còn đối với giới

công nghệ thông tin thì ERP được đưa ra đầu tiên vào năm 1996 bởi

DAVENPORT. Có rất nhiều thuật ngữ khác cùng nói đến ERP như: Hệ thống

doanh nghiệp - Enterprise systems - ES (Davenport 1998), công nghệ thông tin

doanh nghiệp - Enterprise information technologies - EIT (Sundarraj và Srinivas,

năm 2003), hệ thống hoạch định nguồn lực và phát triển doanh nghiệp – Enterprise

management and resource planning systems – EAS, v.v...Tuy nhiên, thuật ngữ ERP

được sử dụng rộng rãi nhất và còn tồn tại cho đến ngày hôm nay.

Sơ đồ 3: Các quy trình hoạt động của hệ thống ERP

(Nguồn: “Enterprise Resource planning - Global opportunities & challenges” của

Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)

2.5. Extended ERP (ERP mở rộng):

Hệ thống ERP mở rộng là một bước phát triển lớn của ERP, nó là sự kết

Hệ thống dữ liệu

trung tâm

Tài chính

Báo cáo của doanh nghiệp

Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý hàng tồn

kho

Sản xuất

Bán hàng và

phân phối

Dịch vụ

K

H

A

C

H

H

A

N

G

N

H

A

C

U

N

G

C

A

P

15

hợp hoàn chỉnh giữa ERP thông thường với CRM (Customer relation management -

Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng) và SCM (Supply chain management – Phần

mềm quản lý chuỗi cung cấp) tạo nên một hệ thống liên kết chặt chẽ, giúp cho

doanh nghiệp có thể có một cách tiếp cận thông tin mới mẻ và các thông tin đầy đủ

từ phía khách hàng lẫn nhà cung cấp của mình.

Dưới đây là mô hình của ERP mở rộng:

(Nguồn: “Enterprise Resource planning – global opportunities & challenges” của

Liaquat Hossain, Jon David Patrick và M.A. Rashid)

Hệ thống ERP mở rộng cho phép doanh nghiệp có thể mở rộng hệ thống

thông tin của mình ra bên ngoài, từ đó doanh nghiệp có thể nắm bắt được thông tin

với khách hàng, bạn hàng và nhà cung cấp thông qua các công cụ bổ sung cho sự

thành công của mô hình Business - to - Business (B2B) như mạng nội bộ và mạng

internet.

3. Phân loại phần mềm ERP:

3.1. Phần mềm đặt hàng do một nhóm lập trình viên trong nước viết:

Đây là trường hợp một công ty yêu cầu một nhóm thành viên trong công ty

hoặc thuê một nhóm lập trình viên nhỏ bên ngoài viết một phần mềm ERP theo yêu

cầu của công ty. Thông thường mặc dù phần mềm đặt hàng dường như là một giải

pháp có chi phí thấp, rủi ro trong trường hợp này là cao nhất và có thể làm phát sinh

thêm chi phí cho công ty về sau khi các trục trặc nảy sinh.

16

3.2. Phần mềm đặt hàng do một công ty trong nước viết:

Đây là loại phần mềm được một công ty phần mềm trong nước thiết kế theo

đơn đặt hàng nhằm đáp ứng một số yêu cầu cụ thể của công ty khách hàng. Loại

phần mềm này hiện nay không còn được sử dụng rộng rãi nữa trong khi nhu cầu cho

các phần mềm thiết kế sẵn lại tăng cao. Người sử dụng phần mềm này nên xem xét

kỹ càng khả năng hỗ trợ trong tương lai từ nhà cung cấp và khả năng có thể nâng

cấp trong tương lai của phần mềm mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty.

3.3. Phần mềm ERP thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển:

Trong số các phần mềm này phải kể đến các phần mềm như: lacviet’s Accnet

2000, Gen pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, Diginet’s Lemon 3, AZ company’s soft

2000, Kha thi Software Center’s KT VAS, v.v…

3.4. Phần mềm ERP nước ngoài cấp thấp:

Các phần mềm này được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình

làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ

trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt

động kế toán đơn giản. Ví dụ về phần mềm này như: QUICKBOOKS,

PEACHTREE, MYOB với mức giá phổ biến là một vài trăm đô la Mỹ. Các phần

mềm này không có nhiều dịch vụ hỗ trợ ở Việt Nam.

3.5. Phần mềm ERP nước ngoài cấp trung bình:

Các phần mềm này bao gồm các phần mềm được bán trên thế giới và được thiết

kế dành cho các công ty vừa và nhỏ. Các phần mềm này hỗ trợ hầu hết các quy trình

hoạt động kinh doanh và được thiết kế cho việc sử dụng trên hệ thống mạng với cấu trúc

khách/chủ, trong đó phần mềm chạy chính trên một máy chủ (SERVER) và cho phép

nhiều máy khách truy cập từ mạng cục bộ LAN. Các phần mềm điển hình như:

SUNSYSTEMS, EXACT GLOBE 2000, MS SOLOMON, NAVISION, SCALA,

ACCPAC, INTUITIVE ERP và MARCAM. Các phần mềm này thường có giá trị từ

20000 đô la Mỹ đến 150000 đô la Mỹ kể cả chi phí triển khai và tuỳ vào số phân hệ

được sử dụng.

3.6. Phần mềm ERP nước ngoài cấp cao:

Các phần mềm này gồm các phần mềm ERP được bán trên thế giới và được

17

thiết kế dành cho các công ty đa quốc gia có nhiều địa điểm hoạt động, nhiều chi

nhánh và nhiều người sử dụng cùng một lúc. Các phần mềm này rất đắt và nhằm

phục vụ các quy trình kinh doanh phức tạp với những yêu cầu hoạt động rất khắt

khe. Các phần mềm nổi tiếng như: ORACLE FINANCIALS, SAP, PEOPLESOFT.

Chi phí cho các phần mềm này thường có giá từ ít nhất là vài trăm ngàn đô la Mỹ

bao gồm cả chi phí triển khai.

Sơ đồ 5: Các phân hệ của sản phẩm SAP R/3

Như đã nói ở trên về các phân hệ của hệ thống ERP, sản phẩm SAP R/3 của

hãng SAP cũng có các phân hệ chính: sản xuất, phân phối, nhân sự, bán hàng, quản

lý tài chính, vận tải, mua hàng và kế hoạch sản xuất.

4. Các phân hệ của phần mềm ERP:

Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (Module). Phần mềm

có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có

một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của

hệ thống ERP chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ

khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Hiện nay các nhà cung cấp hệ phần

18

mềm ERP đưa ra rất nhiều loại sản phẩm phù hợp với nhiều đối tượng doanh nghiệp

khác nhau Một hệ thống ERP có các phân hệ cơ bản sau:

4.1. Kế toán:

Kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong hầu hết các doanh nghiệp. Bộ

phận kế toán phải phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác mọi hoạt động kinh tế, tài

chính phát sinh, là nơi xử lý các thông tin cần thiết để thực hiện các báo cáo thuế và

một số nghiệp vụ khác. Trong hệ thống ERP phân hệ kế toán được tự động hoá một

cách tối đa.

Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nhỏ nữa như sổ cái, công nợ phải

thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v…Các

phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP.

Sơ đồ 6: kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp

4.1.1. Sổ cái:

Đây là phân hệ nền tảng của phần lớn các phần mềm kế toán/ERP vì nó chứa

đựng các tài khoản trên sổ cái để lập báo cáo tài chính. Phần mềm hỗ trợ danh mục tài

khoản do Hệ thống Kế toán Việt Nam (VAS) quy định cũng như các Chuẩn mực Kế

toán Quốc tế (IAS) nếu công ty cần. Ngoài ra, phần mềm còn cho phép người sử dụng

thêm hoặc chỉnh sửa danh mục tài khoản một cách thuận tiện. Ngoài đặc điểm này ra

thì thường không có nhiều sự khác biệt giữa các phần mềm liên quan đến phân hệ sổ

19

cái.

4.1.2. Quản lý tiền:

Các đặc điểm của quản lý thường bao gồm dự trù thu chi, đối chiếu với tài

khoản ngân hàng, theo dõi tình trạng của các khoản vay hiện tại, bao gồm cả theo

dõi và cảnh báo khi đến hạn trả nợ gốc và lãi.

4.1.3. Công nợ phải trả và công nợ phải thu:

Sơ đồ 7: Quy trình công nợ phải thu khách hàng trong doanh nghiệp

20

Sơ đồ 8: Quy trình công nợ phải trả trong doanh nghiệp.

Chức năng thông thường cần thiết cho công nợ phải trả và công nợ phải thu

là kiểm tra các khoản phải thu/phải trả chưa có hoá đơn, đối chiếu hoá đơn (nghĩa là

đối chiếu hoá đơn với biên bản nhận hàng/giao hàng), kiểm tra các hoá đơn đã

thanh toán và chưa thanh toán, hạch toán tự động trên sổ cái và tích hợp giữa công

nợ phải trả và công nợ phải thu cho khách hàng đồng thời là nhà cung cấp. Nhiều

phần mềm nổi bật về các chức năng nhắc nhở người sử dụng về các khoản phải trả

hoặc phải thu cần chú ý như các khoản đã vượt số ngày bán chịu cho phép hoặc đã

gần hạn mức bán chịu cho phép. Một số phần mềm cho phép các khoản bán chịu

cho các hàng hoá khác nhau trên cùng một hoá đơn trong khi các phần mềm khác

không cho phép. Tương tự, các phần mềm khác nhau lập số lượng và chất lượng các

báo cáo khác nhau như báo cáo tuổi nợ của nhà cung cấp hay khách hàng, liệt kê

mua hàng và bán hàng.

4.1.4. Tài sản cố định:

Phần mềm hỗ trợ việc tính tự động các loại khấu hao khác nhau như khấu

hao đường thẳng, khấu hao theo số dư giảm dần cho cả tài sản cố định và tài sản

21

thuê và tự động hạch toán vào sổ cái. Phần mềm còn hỗ trợ theo dõi luân chuyển tài

sản cố định giữa các địa điểm. Ngoài ra một số phần mềm hỗ trợ đánh giá lại tài

sản.

4.1.5. Tiền tệ:

Phần mềm hỗ trợ nhiều loại tiền tệ cho tất cả các giao dịch, trong khi còn có

các phần mềm chỉ hỗ trợ sử dụng thêm một loại tiền tệ hoặc có phần mềm lại hỗ trợ

cho thêm hơn một loại tiền tệ.

4.1.6. Tự động phân bổ chi phí quản lý:

Chức năng phân bổ chi phí quản lý được dựa trên một số công thức nhất

định. Sự chính xác của việc phân bổ chi phí cho phép phân tích doanh thu và chi phí

của một loạt sản phẩm, công trình trung tâm chi phí và trung tâm lợi nhuận chẳng

hạn như công thức dựa trên số liệu sản xuất thực tế, phân bổ theo phần trăm cố định

cũng như là phân bổ theo những khoản cố định như là phí quản lý.

4.1.7. Lập ngân sách:

Các công cụ lập ngân sách cho phép các công ty có thể lập ngân sách một

cách hiệu quả và ghi lại những ngân sách này trên phần mềm để từng loại chi phí

thực tế và doanh thu có thể so sánh với ngân sách một cách thuận tiện. Từng loại chi

phí nên bao gồm ít nhất 5 loại chi phí bao gồm: vật tư, nhân công trực tiếp, chi phí

nhân công gián tiếp, chi phí cố định và các biến phí quản lý nhưng càng ít chi tiết

thì việc lập ngân sách càng hữu ích. Các công cụ lập ngân sách còn hỗ trợ cho việc

kiểm soát nội bộ và soạn lập các báo cáo quản trị có ý nghĩa.

4.1.8. Lập báo cáo tài chính:

Các phần mềm ERP trong nước có thể tạo ra các báo cáo kế toán theo mẫu

của VAS trong khi các phần mềm nước ngoài lại có nhiều công cụ mạnh mẽ để tạo

ra các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng.

4.1.9. Khả năng phân tích tài chính:

Chức năng phân tích tài chính của một phần mềm ERP thường không phụ

thuộc hoàn toàn vào khả năng tạo ra các báo cáo tài chính hữu ích mà là khả năng

phân loại và nhóm dữ liệu theo cách có ý nghĩa. Kết quả là có thể tạo ra nhiều báo

cáo khác nhau theo yêu cầu của người sử dụng. Các phần mềm ERP của nước ngoài

22

có xu hướng khá tinh vi về điểm này với 3 đến 10 chiều phân tích do người sử dụng

xác định.

4.1.10. Khả năng truy xuất nguồn gốc (Business intelligence):

Khả năng truy xuất nguồn gốc cũng là một chức năng quan trọng mà theo đó

người sử dụng có thể nhấp chuột vào một hạng mục hoặc mở một màn hình mới

hoặc mở một hạng mục cấp thấp hơn để chỉ ra một con số cụ thể bắt nguồn từ đâu

hoặc đã được tính toán thế nào. Chức năng này giúp người sử dụng dễ dàng có được

các chi tiết mong muốn của một báo cáo, đôi khi chỉ ở cấp độ dữ liệu đầu vào.

Nhiều phần mềm ERP nước ngoài có khả năng truy xuất nguồn gốc mạnh hơn các

phần mềm trong nước.

4.2. Quản lý hàng tồn kho:

Sơ đồ 10: Quy trình quản trị kho trong doanh nghiệp

4.2.1. Những chức năng cơ bản:

Những chức năng cơ bản của phân hệ hàng tồn kho bao gồm theo dõi tất cả

các loại hàng tồn kho trong công đoạn của quá trình sản xuất, hạch toán các hạng

mục khác nhau trong một biên bản nhận hàng hoặc biên bản giao hàng đơn lẻ, theo

23

dõi phế phẩm, theo dõi hàng bán bị trả lại, theo dõi địa điểm của hàng tồn kho và ở

từng công đoạn/ quy trình sản xuất và điều chỉnh thủ công đối với số lượng và giá

trị hàng tồn kho.

Ngoài ra có một số chức năng có vẻ như cơ bản nhưng có thể ảnh hưởng đến

quản lý hàng tồn kho:

Đơn vị đo lường

Mã hàng

Phương pháp tính giá hàng tồn kho

Xuất thành phẩm ngoài bán hàng.

4.2.2. Các chức năng cụ thể:

Dự báo nhu cầu vật tư và thời gian chờ hàng;

Danh mục vật tư;

Theo dõi phế phẩm;

Theo dõi hàng tồn kho và địa điểm của nó;

Tích hợp với phân hệ mua hàng với phân hệ hoạch định sản xuất.

4.3. Phân hệ quản lý sản xuất:

Các phân xưởng sản xuất là trái tim của nhà máy, xí nghiệp, nơi được đầu

tư nhiều nhất, tập trung năng lực sản xuất lớn nhất. Phân hệ này hỗ trợ từ việc lập

quy trình sản xuất, xác định nhu cầu nguyên vật liệu đến quản lý đơn hàng, kế

hoạch sản xuất và thực hiện việc theo dõi tiến độ sản xuất, những gì đang diễn ra tại

các phân xưởng. Đây cũng là phân hệ hay nhất của hệ thống ERP.

24

Sơ đồ 11: Quản lý sản xuất trong doanh nghiệp

4.3.1. Hỗ trợ các quy trình của một ngành sản xuất cụ thể:

Sản xuất liên tục và lắp ráp: nhiều phần mềm ERP đựơc thiết kế riêng

cho các ngành sản xuất liên tục hoặc riêng cho các ngành sản xuất lắp

ráp. Ngành sản xuất liên tục là những ngành trong đó có một khối lượng

nguyên vật liệu đầu vào được trộn lẫn hoặc xử lý liên tục, ngành sản xuất

lắp ráp là những ngành trong đó những phần nhỏ được lắp ráp vào nhau

để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh.

Tính giá thành sản xuất: Các lĩnh vực kinh doanh khác nhau đòi hỏi có

những phương pháp tính giá thành sản xuất khác nhau như giá thành thực

tế, giá thành tiêu chuẩn hoặc một hình thức kết hợp nào đó của hai ph-

ương pháp này. Nói chung phần mềm nào theo dõi càng chi tiết giá thành

25

sản xuất thì càng hữu dụng.

4.3.2. Hoạch định sản xuất:

Hoạch định sản xuất là một trong những mục tiêu chủ chốt của một phần

mềm ERP. Phần mềm này giúp cho việc lập kế hoạch sử dụng vật tư, nhân công,

máy móc cả về khối lượng và chất lượng để có thể dễ dàng so sánh với thực tế.

Phần mềm cho phép hoạch định:

Nhu cầu công suất và công suất hiện có để đáp ứng nhu cầu của khách

hàng

Tận dụng máy móc và nhân công;

Lên lịch sản xuất.

Ngoài ra phần mềm ERP còn có thể lập các báo cáo tiến độ sản xuất khác

nhau và một chức năng của các báo cáo là cảnh báo giám đốc sản xuất một cách kịp

thời.

4.3.3. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và bán hàng:

Phân hệ sản xuất tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và một trong số phần

mềm ERP thì chúng kết hợp làm một. Sẽ rất hữu ích nếu phân hệ quản lý bán hàng

nối với phân hệ hàng tồn kho và quản lý sản xuất, chẳng hạn như phòng kinh doanh

có thể cần kiểm tra thường xuyên tiến độ sản xuất và công suất hiện có để có thể

truyền đạt những điều này với khách hàng.

4.3.4. Báo cáo tiến độ sản xuất

4.4. Phân hệ quản lý bán hàng và phân phối:

Phân hệ bán hàng giúp bộ phận Marketing, bán hàng thực hiện tốt nhất

nhiệm vụ của mình, theo dõi các hợp đồng, các thông tin liên quan như giao hàng,

tự động hoá rất nhiều nghiệp vụ bán hàng khác.

26

Sơ đồ 12: Quản trị bán hàng trong doanh nghiệp

4.4.1. Xử lý đơn hàng:

Sơ đồ 13: Quy trình quản trị đặt hàng trong doanh nghiệp

Việc bán hàng thường bắt đầu bằng một đơn đặt hàng, phân hệ bán hàng hỗ trợ

và theo dõi các chi tiết của một đơn đặt hàng như điều kiện đặt hàng, khối lượng, giá

27

trị đơn hàng, ngày đặt hàng, ngày thoả thuận giao hàng và ngày giao hàng thực tế,

ngoài ra phân hệ bán hàng có thể hỗ trợ và theo dõi nhiều lần giao hàng cho một đơn

đặt hàng và công ty vận chuyển liên quan đến một đơn đặt hàng, chi phí bán hàng theo

đơn hàng, v.v…

Ngoài ra, phân hệ này còn ghi nhận và lưu trữ các thông tin liên quan đến sản

phẩm và dich vụ của công ty như thay đổi giá cả, các chức năng, đặc điểm sản

phẩm, là công cụ tra cứu, phân loại thông tin cần thiết về sản phẩm, đối tác, giá cả,

v.v…, theo dõi quá trình biến đổi của thị trường, ghi nhận thông tin phản hồi khiếu

nại của khách hàng và các biện pháp xử lý khắc phục.

Lập kế hoạch kinh doanh cũng là một trong những chức năng chính của phân

hệ này. Chẳng hạn như kế hoạch bán hàng, tiếp thị, kế hoạch phân bổ chi phí.

4.4.2. Hạch toán thuế bán hàng và GTGT:

Phần mềm ERP có các trường hạch toán các thuế liên quan đến bán hàng như

thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế giá trị gia tăng khi nhập dữ liệu về đơn hàng và giao

dịch bán hàng.

4.4.3. Quản lý hàng bán trả lại:

Hệ thống ERP có khả năng quản lý các giao dịch liên quan đến quản lý hàng bán bị

khách hàng trả lại hoặc hàng mua từ nhà cung cấp đồng thời có các trường để nhập

các lý do trả lại hàng và tự động tạo ra các bút toán và các văn bản có liên quan như

phiếu báo có gửi cho khách hàng.

4.4.4. Quản lý hàng bán giảm giá và chiết khấu:

Phần mềm ERP có khả năng hỗ trợ giảm giá hàng bán và các loại chiết khấu

khác nhau như chiết khấu thương mại, chiết khấu hàng bán và chiết khấu thanh

toán. Do cơ quan thuế Việt Nam có một số thay đổi gần đây về cách xử lý hàng bán

giảm giá và chiết khấu, một số phần mềm ERP có khả năng hỗ trợ các hạch toán do

người sử dụng xác định và các phần mềm trong nước có khả năng đáp ứng tốt hơn

các phần mềm nước ngoài đối với sự thay đổi này.

4.4.5. Phân tích/ quản lý doanh thu:

Phần mềm ERP có khả năng lập được các báo cáo bán hàng khác nhau dựa

trên các dữ liệu như chủng loại doanh thu, doanh thu theo khách hàng, doanh thu

28

theo vị trí địa lý, doanh thu theo nhân viên bán hàng, doanh thu theo sản phẩm và

qua các thời kỳ, hàng bán bị trả lại, các sản phẩm giao cho khách hàng trong tháng,

v.v…Có thể có những báo cáo này rất dễ dàng bằng công cụ phân loại để phân tích

dữ liệu.Thống kê doanh thu, các chi phí theo các tiêu chí khác nhau như khách

hàng, sản phẩm và dịch vụ, phân tích kết quả kinh doanh theo nhiều tiêu chí, kết

xuất tự động các loại báo cáo, thống kê dưới dạng dữ liệu hoặc biểu đồ với các tuỳ

chọn theo nhu cầu của người sử dụng như báo cáo về doanh thu, chi phí bán hàng,

các báo cáo về giao nhận hàng hoá.

4.4.6. Tích hợp với phân hệ hàng tồn kho và phân hệ công nợ phải thu:

Để giúp cho việc hoạch định ở phạm vi toàn công ty được hiệu quả, phân hệ

bán hàng của một số phần mềm ERP có khả năng tích hợp với các phân hệ liên

quan. Chẳng hạn, bằng cách kết nối với phân hệ hàng tồn kho, phần mềm hỗ trợ

ngay lập tức kiểm tra hàng trong kho và cho phép một đơn đặt hàng được nhập vào

trong hệ thống hoạch định sản xuất do bộ phận sản xuất sử dụng.

4.5. Quản lý tính lương và nhân sự:

4.5.1.Tính lương:

Phân hệ tính lương của một phần mềm ERP có thể hỗ trợ tính lương theo

nhiều phương pháp khác nhau như tính lương theo tháng, theo ngày, theo sản phẩm,

v.v… hay các biện pháp tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định

của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng

tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng). Theo đó, phần mềm có thể

lập ra các bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán.

4.5.2. Phân hệ quản lý nhân sự:

Để biết ai, làm gì, đã làm gì, khả năng đến đâu, hưởng lương bao nhiêu cũng

như các thông tin khác về nguồn lực quyết định của doanh nghiệp - nhân sự. Phân

hệ quản lý nguồn nhân lực luôn là một cuốn lịch sống và động về toàn bộ thành

viên của doanh nghiệp. Các báo cáo nhiều mặt sẽ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp

thấy được những thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý nhân sự của mình.

Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như

địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản về

29

hợp đồng lao động, mức lương, v.v…Hơn nữa, phần mềm còn lưu trữ hồ sơ về quá

trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và

các phúc lợi, v.v…Một số phần mềm còn theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển

dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lịch phỏng vấn và lập danh

sách tuyển chọn ứng viên, ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của

nhân viên. Thiết lập cơ cấu nhân sự và điều chỉnh cơ cấu nhân sự cho phù hợp

thông qua các quyết định bổ nhiệm công tác, thuyên chuyển, nghỉ việc, thử việc,

v.v…

4.5.2. Thông tin đào tạo:

Phần mềm có khả năng lưu trữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ,

các thông tin về các kỹ năng của từng thành viên, lập các danh sách báo cáo dựa

trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp

chứng chỉ, v.v…

4.5.3. Quản lý thời gian:

Các công ty khi sử dụng phần mềm ERP đã có sẵn phân hệ quản lý thời gian

để làm việc thay cho các phương pháp thủ công như đo giờ thủ công, máy đọc thẻ

hay máy tính giờ. Các phần mềm ERP khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ

khác nhau và tính lương như giảm trừ do thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp

làm cuối tuần và lương cho ca đêm ở các mức độ tự động khác nhau.

4.5.4. Tích hợp với phân hệ kế toán:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ

kê toán. Việc tích hợp như vậy cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và

nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái. Ngoài ra các phân hệ quản lý nhân sự

và tính lương và phân hệ kế toán có thể chia sẻ giữ liệu về tạm ứng nhân viên, các

khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y

tế).

4.5.5. Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ:

Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và/hoặc có hàng nghìn nhân

viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối

lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất

30

kỳ. Phần mềm ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu này.

5. Những ƣu điểm của hệ thống ERP:

5.1. Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy:

ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy

để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ

thống ERP, một cán bộ quản lý cao cấp phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông

tin cần thiết cho việc phân tích tình hình tài chính và các hoạt động của công ty. Với

hệ thống ERP, điều này có thể thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một

phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các

dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ

riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống

ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày mà còn

nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng.

5.2. Công tác kế toán chính xác hơn:

Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công

ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ

công. Phần mềm kế toán cũng giúp nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản

lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế

toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện

pháp kiểm soát nội bộ về chất lượng.

5.3. Cải tiến quản lý hàng tồn kho:

Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi

hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu nhờ đó mà giảm

nhu cầu vốn lưu động và giúp tăng hiệu quả sản xuất.

5.4. Tăng hiệu quả sản xuất:

Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty

nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng

hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch một cách thủ

công dẫn đến tính toán sai sót và điều này gây nên các điểm “thắt cổ chai” trong quá

trình sản xuất và do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và nhân

31

công. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng hệ thống hoạch định sản xuất

hiệu quả có thể giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.

5.5. Quản lý nhân sự hiệu quả hơn:

Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình

quản lý nhân sự và tính lương do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu

các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương, tạo sự công bằng và sự an tâm

trong sản xuất cho nhân viên.

5.6. Các quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn:

Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh

doanh dể giúp phân công việc rõ ràng giảm bớt sự chồng chéo, những rối rắm và

các vấn đề có liên quan tác động đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công

ty.

6. Thị trƣờng phần mềm hệ thống ERP hiện nay:

6.1. Thị trường phần mềm ERP thế giới:

Có thể nói từ khi ra đời và phát triển cho tới ngày nay, thị trường mua bán

phần mềm ERP đã có những bước chuyển mình đáng kinh ngạc với sự chi phối và

thống lĩnh của năm nhà thầu lớn nhất đó là SAP, ORACLE, PEOPLESOFT,

BAAN, Và J.D.EDWARDS. Năm 1999, năm tập đoàn này chiếm tổng số thị phần

là 59%. Năm 2004 đánh dấu một bước phát triển mới của thị trường này với việc

ORACLE đã tiêu tốn 10.6 tỷ đô la Mỹ để thâu tóm PEOPLESOFT và

J.D.EDWARDS. Năm 2003, trước khi xảy ra vụ sáp nhập, PEOPLESOFT là nhà

cung cấp phần mềm lớn thứ hai trên thế giới sau SAP với 12% thị phần ERP toàn

cầu, trong khi ORACLE chỉ đứng vị trí thứ 3 với 12% thị phần. Trong năm 2004,

khi vụ sáp nhập diễn ra thì thị phần của Peoplesoft và Oracle cộng lại cũng chỉ bằng

22%, và trong năm 2005 mức này giảm xuống còn 19% trong khi SAP ngày càng

lớn mạnh với doanh thu tăng gấp đôi trong năm 2005 và chiếm gấp 2 lần thị phần

của ORACLE.

Tổng kim ngạch mua bán trên thị trường phần mềm ERP năm 2005 đạt 16.67

tỷ đôla Mỹ và theo dự đoán của chuyên gia Steve Clouther thuộc tập đoàn ARC

Advisory Group đến năm 2010 mức này đạt trên 21 tỷ đôla Mỹ.

32

Bảng 1: Thị phần ERP từ năm 2003-2005

STT Công ty

Thị Phần (%)

2003 2004 2005

1 SAP 39 40 43

2 ORACLE 12 10 19

3 PEOPLESOFT 13 12 0

4 SAGE GROUP 4 5 6

5 MICROSOFT BUSINESS SOLUTION 3 3 4

6 Các công ty khác 29 30 28

(Nguồn: Theo nghiên cứu của AMR tháng 7-2005)

Biểu đồ 1: Thị phần ERP năm 2003

Marketshare 2003

39

12134

3

291

2

3

4

5

6

7


33

Marketshare 2004

40

10125

3

30

1

2

3

4

5

6

7


Marketshare 2005

43

190

6

4

281

2

3

4

5

6

7

Qua 3 biểu đồ ta thấy, tập đoàn của Đức SAP chiếm thị phần lớn nhất và

tăng dần qua các năm từ 39% năm 2003 lên 43% năm 2005, đứng thứ hai là hãng

ORACLE với thị phần tăng từ 12% năm 2003 lên 19% năm 2005. Và trong năm

2006 thị trường ERP sẽ tiếp tục sôi động với sự cạnh tranh gay gắt giữa hai tập đoàn

hàng đầu SAP và ORACLE đánh dấu bằng việc ORACLE đã tung ra sản phẩm

OFF giúp người đang sử dụng SAP có thể chuyến đổi sang dùng ORACLE một

34

cách dễ dàng.

Các sản phẩm chủ yếu trên thị trường hiện nay đó là: SAP R/3, My SAP ERP,

mySAP Business Suite của tập đoàn của Đức SAP. Hiện nay tập đoàn ORACLE

cũng đã tung ra sản phẩm ORACLE FUSION for SAP (OFF) có tính năng giúp

người sử dụng có thể chuyển đổi từ các ứng dụng SAP sang ORACLE.

Sơ đồ 14: Các phân hệ chính trong hệ thống ERP do ORACLE, SAP,

PEOPLESOFT cung cấp

6.2. Thị trường ERP tại Việt Nam:

Theo thống kê thị trường SAP Việt Nam hiện nay có khoảng 30 khách hàng

sử dụng SAP (phần lớn là các tổ chức kinh tế quốc tế). Công ty Việt Nam đầu tiên

sử dụng thành công là một công ty Bảo Hiểm. ORACLE bắt đầu tại thị trường Việt

Nam năm 1994, SAP mới tham gia năm 2002. Việt Nam hiện đang trong quá trình

cải cách và xây dựng hệ thống cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đạt ngang tầm với

các quốc gia trong khu vực. Chính phủ điện tử, tài chính công, công nghệ thông tin

Hải quan đã và đang bắt đầu với ngân sách rất lớn từ Nhà nước, Ngân hàng thế giới,

IMF trong giai đoạn từ 2005 đến 2010. Các công ty trong nước hiện đang đổi mới

hệ thống công nghệ thông tin để chuẩn bị cho việc Việt Nam sắp tới sẽ trở thành

35

thành viên chính thức của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Các thành viên tư

vấn của GIMASYS hiện nay đã và đang triển khai thành công mô đun tài chính, sản

xuất và cung ứng cho Tổng công ty Dệt may Việt Nam, công ty MAY 10,

Vietnamairlines, Vinamilk, ISP. Hiện nay, SAP và ORACLE đã đặt nền móng vững

chắc tại thị trường Việt Nam.

Công ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ FPT vừa chính thức đưa vào

hoạt động Trung tâm dịch vụ hoạch định nguồn lực (ERP). FPT hiện đang là đối tác

lớn nhất của SAP và ORACLE tại Việt Nam. Trung tâm này sẽ cung cấp cho các

nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính, kế toán, vật tư,

sản xuất, kinh doanh, phân phối sản phẩm, v.v… theo tiêu chuẩn quốc tế.

Thị trường ERP Việt Nam mới được hình thành và chủ yếu là sự tham gia

các tập đoàn nước ngoài, tuy nhiên hứa hẹn một tiềm năng phát triển rất lớn bởi nhu

cầu về ERP trong vài năm tới sẽ tăng lên rất cao do các doanh nghiệp phải chịu sức

ép lớn của tiến trình hội nhập kinh tế đặc biệt là khi nước ta gia nhập WTO.

II. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC ỨNG DỤNG PHẦN MỀM ERP VÀO HOẠT ĐỘNG

CỦA CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM:

1. Dệt may là một ngành sản xuất bao gồm nhiều khâu nối tiếp nhau theo

kiểu dây truyền và có quy trình sản xuất phức tạp.

Để có được một sản phẩm hoàn chỉnh thì phải đi qua rất nhiều quá trình phức

tạp và trong mỗi khâu lại có các khâu nhỏ khác nhau. Chẳng hạn như trong quy

trình cắt thì bao gồm các công đoạn như: trải vải, cắt, đánh số, kiểm tra, bó hàng,

v.v…Sản xuất ngành dệt may có tính phức tạp rất cao. Để sản xuất ra được một

chiếc áo jacket thì cần đến rất nhiều chi tiết nhỏ: nguyên phụ liệu, cúc áo, khoá,

v.v… rồi phải cần đến rất nhiều đường may phức tạp, chi tiết, tỷ mỷ. Dưới đây là

quy trình sản xuất chung của ngành dệt may.

36

Sơ đồ 15: Quy trình chung của ngành dệt may

Do phải trải qua rất nhiều quy trình, công đoạn như vậy, việc quản lý một

cách hiệu quả là một vấn đề rất khó và phức tạp, việc sử dụng nguồn lực lãng phí là

không thể tránh khỏi. Việc chồng chéo về chức năng của các bộ phận cũng là một

bài toán cần giải quyết. Do quá trình sản xuất của ngành dệt may là một quá trình

thống nhất nên các khâu, bộ phận có quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau, sản phẩm

của khâu này lại là nguyên vật liệu của khâu tiếp theo. Chính vì vậy việc quản lý

sao cho thời gian chuyển tiếp giữa các khâu nhỏ nhất luôn đòi hỏi sự giám sát chặt

chẽ của doanh nghiệp trong mọi khâu. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải huy

động một khối lượng lớn nguồn lực của mình tham gia vào đặc biệt là ứng dụng

công nghệ thông tin cần phải ứng dụng một cách hiệu quả. Một phần mềm ERP sẽ

là giải pháp hữu ích nhất để doanh nghiệp giải quyết bài toán khó này. Với việc

triển khai hệ thống ERP, các nguồn lực của doanh nghiệp trong từng khâu, từng bộ

37

phận được giám sát một cách chặt chẽ, do đó có thể tránh được sự chồng chéo giữa

các khâu, từ đó giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực của mình hiệu quả hơn.

2. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn chủng loại nguyên vật liệu

trong khi chất lƣợng của nguyên phụ liệu lại không ổn định.

Các nguyên vật liệu chính phục vụ cho ngành dệt may có thể kể đến như

bông, sợi, các phụ kiện, v.v…, những sản phẩm mà trong nước vẫn chưa đáp ứng đ-

ược nhu cầu, phần lớn vẫn phải nhập từ nước ngoài. Hàng năm trung bình ngành dệt

may phải nhập khẩu 80% nguyên vật liệu và phu kiện để sản xuất. Theo thống kê

hiện nay Việt Nam vẫn phải nhập khẩu 90% nguyên liệu bông, 100% hoá chất

nhuộm và thiết bị cho ngành dệt. Chính vì vậy, việc sản xuất phụ thuộc nhiều vào

thị trường nguyên vật liệu thế giới, doanh nghiệp khó chủ động trong sản xuất kinh

doanh. Mặt khác, chi phí nhập khẩu nguyên vật liệu, các linh phụ kiện ngày càng có

xu hướng biến động thất thường, điều này làm cho các doanh nghiệp dệt may khó

có thể giảm giá thành sản xuất, nâng cao năng lực cạnh tranh của sản phẩm dệt may

trên thị trường nội địa và thị trường thế giới. Do vậy để nâng cao năng lực cạnh

tranh trên thị trường thế giới cũng như nội địa và đặc biệt là có thể cạnh tranh với

các công ty của Trung Quốc, các doanh nghiệp dệt may Việt Nam cần phải giảm giá

thành sản xuất của mình. Giải pháp ERP sẽ là chìa khoá để doanh nghiệp sử dụng

tối ưu nguồn lực của mình thông qua việc cắt giảm chi phí sản xuất, chi phí quản lý.

3. Ngành dệt may sử dụng một số lƣợng lớn công nhân có trình độ chƣa

cao, ý thức và tác phong công nghiệp hạn chế.

Do đó năng suất lao động còn thấp, Chẳng hạn cùng một ca làm việc, năng

suất lao động bình quân của một lao động ngành may Việt Nam chỉ đạt 12 áo sơ mi

ngắn tay hoặc 10 quần thì lao động Hồng Kông có năng suất lao động bình quân là

30 áo hoặc 15-20 quần. Tuy nhiên khi áp dụng hệ thống ERP trong đó có mô đun

về quản trị nhân sự thì việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp được thực hiện thông

qua hệ thống máy tính, doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin về nhân viên, tình

trạng thiếu hay thừa lao động. Từ đó, đưa ra các kế hoạch về tuyển dụng hay giảm

thiểu số lượng nhân viên. Hơn nữa, hệ thống ERP còn tiến hành tính lương, giám

sát giờ giấc cũng thông qua các mô đun, do vậy, các doanh nghiệp có thể nắm bắt

được tình hình giờ giấc của nhân viên, từ đó doanh nghiệp có thể đưa ra những biện

pháp kịp thời nhằm nâng cao ý thức, tác phong làm việc của người lao động.

38

4. Ngành dệt may Việt nam chủ yếu là sản xuất, gia công cho các doanh

nghiệp nƣớc ngoài, do đó việc xây dựng thƣơng hiệu vẫn còn là một vấn

đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp hiện nay.

Hiện nay các doanh nghiệp dệt may gia công xuất khẩu cho các công ty nước

ngoài với một tỷ lệ rất lớn chiếm 70-80% kim ngạch xuất khẩu. Sở dĩ các doanh

nghiệp dệt may vẫn chấp nhận gia công là do các ngành công nghiệp phụ trợ chưa

phát triển. Năng lực cạnh tranh còn thấp đặc biệt hiện nay phải cạnh tranh quyết liệt

với các doanh nghiệp dệt may của Trung Quốc, đối thủ lớn nhất của các doanh nghiệp

dệt may Việt Nam. Sở dĩ các doanh nghiệp dệt may của Trung Quốc có khả năng cạnh

tranh cao hơn các doanh nghiệp dệt nay của ta là vì Trung Quốc chủ động được nguồn

nguyên liệu như bông tự trồng được, hoá chất và thiết bị sản xuất cũng tự túc được.

Tuy nhiên, những thuận lợi đó lại là những điểm yếu của Việt Nam. Đặc biệt, trong

thời gian sắp tới Việt Nam sẽ trở thành thành viên chính thức của WTO, bài toán hạn

ngạch dệt may bị bãi bỏ tại thị Trường Hoa Kỳ vừa là cơ hội vừa là thách thức lớn đối

với các doanh nghiệp dệt may Việt Nam. Các doanh nghiệp dệt may càng khó khăn

hơn trong việc cạnh tranh với các doanh nghiệp của Trung Quốc. Thực tế là trong 9

tháng đầu năm 2005, sau khi Trung Quốc được bãi bỏ hạn ngạch tại thị trường Mỹ,

lập tức dệt may của Trung Quốc tăng trưởng tới 76%, còn Việt Nam lại xuất khẩu âm

vào thị trường này. Chỉ đến khi Mỹ áp dụng biện pháp tự vệ (áp dụng hạn ngạch với

28 mặt hàng dệt may của Trung Quốc đến năm 2008) thì xuất khẩu của Việt Nam mới

tăng trưởng trở lại nhưng cũng chỉ chiếm được 3.2% thị phần dệt may của Mỹ. Giải

pháp ERP bao gồm các mô đun về CRM (customer relation management) sẽ giúp các

doanh nghiệp quản lý tốt hơn quan hệ với khách hàng, dần dần từng bước xây dựng

được mối quan hệ khách hàng cũng như xây dựng thương hiệu, uy tín của mình cả

thị trường trong và ngoài nước.

39

Bảng 2: Cơ cấu giá thành sản phẩm dệt may làm gia công

Đơn vị: %

Các bộ phận cấu thành

Hàng đơn giản Hàng cao cấp

nguyên vật liệu nội nguyên vật liệu ngoại

Nguyên vật liệu 40-50 60-70

Khấu hao tài sản cố định 01-15 3-5

Khấu hao tư liệu sản xuất 3-5 5-8

Chi phí quản lý 20 10

Chi phí khác 10 10

Lao động 20-30 5-10

(Nguồn: www.vietnamtextile.org.vn)

Bảng số liệu trên cho thấy thành phần cấu tạo chủ yếu nên giá thành sản

phẩm dệt may gia công đó là nguyên vật liệu đầu vào chiếm tới 40-50% đối với

hàng đơn giản, nguyên liệu nội, còn đối với hàng phức tạp nguyên liệu ngoại tỷ lệ

này lên tới 60-70%. Hơn nữa chi phí lao động chiếm tới 20%, chi phí quản lý và các

chi phí khác cũng chiếm tỷ lệ khá cao khoảng 20%. Nguyên liệu đầu vào là yếu tố

mà các doanh nghiệp dệt may không hoàn toàn chủ động được còn chi phí về lao

động, chi phí quản lý và các chi phí khác doanh nghiệp hoàn toàn có thể chi phối

được. Hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn nhân lực của mình hiệu

quả hơn làm cho chi phí về lao động, chi phí quản lý sẽ được giảm đi từ đó giảm giá

thành sản xuất và năng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Tóm lại, với đặc thù riêng của mình, ngành dệt may hiện nay rất cần có một

giải pháp về công nghệ thông tin cũng như quản lý sản xuất hiện đại nhằm nâng cao

năng lực cạnh tranh và xây dựng được thương hiệu của mình trước ngưỡng cửa gia

nhập WTO của nước nhà. ERP chính là chìa khoá để giải quyết nhu cầu cấp bách

của các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam.

Toàn bộ chương 1 đã cung cấp một cái nhìn tổng quan về hệ thống ERP cũng

như sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống này trong ngành dệt may. Tuy nhiên,

thực trạng các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam áp dụng được hệ thống này đến

đâu, như thế nào, họ đã gặp phải những sai lầm gì cũng như khó khăn phải đối phó

trong khi triển khai dự án ERP sẽ được trình bày trong chương hai của luận văn này.

40

CHƢƠNG 2

THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP DỆT MAY CỦA VIỆT NAM

I. TÌNH HÌNH CHUNG NGÀNH DỆT MAY CỦA VIỆT NAM:

Ở Việt Nam, nghề dệt may đã có từ lâu và phát triển khá phổ biến. Tuy nhiên ở

giai đoạn 1976-1985 do cơ chế tập trung bao cấp nên đầu vào và đầu ra cho sản xuất

được cung ứng và tiêu thụ theo địa chỉ quy định của nhà nước. Việc sản xuất và quản lý

theo ngành khép kín và hướng vào nhu cầu tiêu dùng nội địa là chính còn xuất khẩu

trong giai đoạn này thực hiện trong khuôn khổ các hiệp định và nghị định thư của nước

ta với khu vực Đông Âu và Liên Xô. Từ đó, hạn chế lớn sự phát triển của ngành dệt

may.

Giai đoạn 1986-1990, thực hiện đường lối đổi mới nền kinh tế của Đảng,

chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,

ngành dệt may đã gặp rất nhiều khó khăn. Sang giai đoạn 1990-1995 nhờ chính sách

phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần đã tạo điều kiện thuận lợi cho ngành

dệt may phát triển và trong những năm gần đây dệt may đã trở thành một trong

những mặt hàng xuất khẩu chủ lực của Việt Nam trên thị trường thế giới, tạo nguồn

thu ngoại tệ đáng kể và là một ngành kinh tế mũi nhọn trong sự nghiệp công nghiệp

hoá hiện đại hoá đất nước. Đặc biệt ngày 23/4/2001 Thủ Tướng Chính Phủ đã phê

duyệt chiến lược phát triển ngành dệt may đến năm 2010 theo quyết định số

55/2001/QĐ-TTg. Với chiến lược này, ngành dệt may có nhiều cơ hội phát triển.

Chính Phủ đã có những chính sách hỗ trợ, khuyến khích phát triển hoạt động kinh

doanh như được hưởng ưu đãi về tín dụng đầu tư, được ngân hàng đầu tư và phát

triển, các ngân hàng thương mại quốc doanh bảo lãnh hoặc cho vay tín dụng xuất

khẩu, cho vay đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh với lãi suất ưu đãi, được hưởng

các ưu đãi về thuế, các doanh nghiệp dệt may có cơ hội phát triển.

Xu hướng chuyển sang tiêu dùng hàng nội địa, thị trường trong nước cũng là

điểm hứa hẹn đối với ngành dệt may. Song trong điều kiện tự do hoá thương mại và

hội nhập kinh tế ngành dệt may cũng phải đương đầu với thách thức to lớn đối với

41

việc duy trì và mở rộng thị trường xuất khẩu.

1. Tình hình kim ngạch xuất khẩu:

Bảng 3: Kim ngạch xuất khẩu hàng dệt may giai đoạn từ 1996-2004

Đơn vị: Triệu USD

1996 1997 1998 1999 2000 2001 2002 2003 2004

Tổng GT 1150 1349 1351 1747 1892 1962 2752 3600 4386

Nhật bản 248 325 321 417 620 588 490 500 614

EU 225 410 521 555 609 599 546 600 658

Mỹ 9.1 12 26 34 49.5 44.6 976 1950 2368

TT khác 668 602 483 387.3 613 730.4 740 550 1346


Mỹ, EU, Nhật Bản là ba thị trường xuất khẩu lớn nhất của ngành dệt Việt Nam.

Trong giai đoạn từ năm 1996-2001, các doanh nghiệp dệt may của nước ta chỉ tập

trung xuất khẩu chủ yếu vào các nước trong khối liên minh châu Âu EU và thị

trường Nhật Bản với kim ngạch tăng dần qua từng năm, còn thị trường Mỹ đạt kim

ngạch rất thấp. Tuy nhiên, sau năm 2001, khi mà Hiệp định Thương Mại Việt- Mỹ

đi vào hiệu lực thì kim ngạch xuất khẩu của ngành dệt may vào Mỹ tăng rất mạnh từ

44.6 triệu USD năm 2001 lên 976 triệu USD tăng gấp hơn 21 lần và kim ngạch tiếp

tục tăng mạnh trong những năm tiếp theo. Thị trường Mỹ trở thành thị trường xuất

khẩu tiềm năng mà các doanh nghiệp dệt may đang hướng tới trong những năm tiếp

theo.

2. Quy mô doanh nghiệp dệt may:

2.1. Số lượng:

Có rất nhiều tiêu chuẩn để xác định số lượng doanh nghiệp dệt may tuy

nhiên các tiêu chuẩn theo vùng, theo lĩnh vực, theo số lượng lao động, theo số vốn

điều lệ, v.v…được sử dụng phổ biến hơn cả.

Nếu tính theo khu vực thì doanh nghiệp dệt may tập trung nhiều nhất tại 3

trung tâm kinh tế lớn nhất của cả nước: thành phố Hồ Chí Minh với số lượng 1090

42

doanh nghiệp, thành phố Hà Nội với 157 doanh nghiệp, Đồng Nai 142 doanh

nghiệp, v.v…

Bảng 4: Số lƣợng doanh nghiệp tính theo khu vực

Theo vùng Số lượng đơn vị thành viên (Doanh Nghiệp)

TP Hồ Chí Minh 1090

TP Hà Nội 157

Đồng Nai 142

Bình Dương 116

Long An 27

Đà Nẵng 55

Các tỉnh khác 364

Tổng số 1951


Theo số liệu thống kê của hiệp hội dệt may Việt Nam thì trong ngành may có

tới hơn 1446 doanh nghiệp chiếm tỷ lệ lớn nhất, ngành dệt là 382 doanh nghiệp, sau

đó đến ngành dịch vụ 265 doanh nghiệp…

Bảng 5: Số lƣợng doanh nghiệp tính theo lĩnh vực hoạt động

Theo lĩnh vực Số lượng doanh nghiệp (Doanh nghiệp)

Nguyên phụ liệu kéo sợi 96

Dệt 382

Vải không dệt 6

May 1446

Thiết bị 35

Dịch vụ 265


Nếu phân theo tiêu chí nguồn vốn chủ sở hữu thì số lượng doanh nghiệp nhà

nước là 307 doanh nghiệp trong khi doanh nghiệp ngoài quốc doanh và doanh

43

nghiệp chiếm đa số. Hiện nay tiến trình cổ phần hoá diễn ra mạnh mẽ trong ngành

dệt may đặc biệt là trong tổng công ty dệt may Việt Nam. Hiện nay trong Tổng

công ty dệt may Việt Nam, số lượng doanh nghiệp cổ phần lên tới 37 công ty, số

lượng công ty góp vốn liên doanh là 6, trong khi doanh nghiệp nhà nước một thành

viên chỉ có 10.

Bảng 6: Số lƣợng doanh nghiệp theo nguồn vốn chủ sở hữu

Theo nguồn vốn sở hữu Số lượng doanh nghiệp (Doanh nghiệp)

Doanh nghiệp nhà nước 307

Doanh nghiệp ngoài quốc doanh 1172

Doanh nghiệp nước ngoài 472


Bảng 7: Số lượng doanh nghiệp tính theo vốn

Theo vốn (VNĐ) Số lượng doanh nghiệp (Doanh nghiệp)

Dưới 500 Triệu 79

Từ 500 Triệu - dưới 1 tỷ 73

Từ 1-5 tỷ 174

Trên 5 tỷ 108


2.2. Khả năng về vốn:

Xét trên quy mô, phần lớn các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam thuộc

loại vừa và nhỏ. Nếu phân theo tiêu chí lao động thì có tới 80% doanh nghiệp sử

dụng dưới 300 lao động, theo vốn thì có tới 90% dưới 5 tỷ đồng.

Vốn đầu tư của ngành dệt may Việt Nam cũng như nhiều ngành công nghiệp

khác gồm có vốn đầu tư trong nước và ngoài nước. Vốn đầu tư của ngành dệt may

gồm 3 nguồn chính: vốn ngân sách Nhà nước, vốn tự có của doanh nghiệp, vốn vay

ngân hàng và vốn đầu tư nước ngoài.

Từ nay tới năm 2010, ngành dệt may cùng với một số ngành kinh tế mũi

nhọn của đất nước nhu cầu về vốn để phát triển sản xuất là rất lớn, theo thống kê

ngành dệt may cần khoảng 2.7 tỷ đô la. Theo hiệp hội dệt may Việt Nam, tổng nhu

cầu vốn đầu tư cho ngành dệt may, dệt thoi, sợi nhân tạo và cán bông dự kiến đến

http://www.vietnamtextile.org.vn/

44

năm 2010 là 2.725 tỷ USD, trong đó vốn đầu tư dự kiến cho ngành may là 834 triệu

USD, đầu tư lĩnh vực dệt thoi là 1.095 tỷ USD, đầu tư cho kéo sợi là 600 triệu USD,

cho lĩnh vực sợi nhân tạo là 150 triệu USD và đầu tư cho cán bông là 46 triệu USD.

Theo ông Lê Quốc Ân, chủ tịch Hiệp hội dệt may Việt Nam, trong tổng vốn

đầu tư dự kiến thì có 1.635 tỷ USD là nguồn vốn vay chiếm 60%, còn lại 1.090 tỷ

đô la chiếm 40% là nguồn vốn tự có của các nhà đầu tư. Như vậy với nhu cầu

nguồn vốn đầu tư quá lớn như trên, ngành dệt may sẽ chắc chắn phải đa dạng nguồn

vốn đầu tư và không thể chỉ dựa vào một nguồn vốn duy nhất. Về quan điểm đầu tư,

theo ông giữa nguồn vốn sở hữu và vốn vay phải cân đối, không thể đi vay quá

nhiều. Làm thế nào để vốn sở hữu chiếm tỷ lệ ít nhất từ 30-50% trước đây nhiều

doanh nghiệp đi vay gần như tới 80%-100% tổng số vốn đầu tư thì rất rủi ro và

nguy hiểm. Cho nên để phát triển bền vững thì nguồn vốn tự có của chủ đầu tư phải

đạt từ 40-50% ở mỗi dự án.

Vậy nguồn vốn tự có lấy ở đâu? Câu trả lời là phải đa dạng nguồn vốn tự có,

đó có thể là vốn của chủ dự án hay vốn kêu gọi hợp tác với các đối tác trong nước,

nước ngoài, tức là vốn của nhiều chủ dự án góp vào hay có thể huy động rộng rãi

hơn bằng cách phát hành trái phiếu, kêu gọi đầu tư từ các quỹ đầu tư trên thị trường

trên thị trường chứng khoán Việt Nam, v.v…

Đối với vốn vay, theo ông Ân, phải tìm được những tổ chức tài trợ, những

ngân hàng cho vay thời gian hợp lý, đây là yếu tố quan trọng bởi vì với ngành may

thời gian vay có thể là 5-7 năm, ngành dệt, nhuộm rồi sản xuất nguyên phụ liệu thì

thời gian vay phải từ 7-10 năm và trên 10 năm.

2.3. Năng lực sản xuất:

Năng lực sản xuất của ngành dệt may trong giai đoạn từ năm 2000-2005 đều

có những bước tăng trưởng khá đều đặn với tốc độ trung bình là 17.75%/năm đối

với sợi, 19.75%/năm đối với len đan, khoảng 9.5%/năm đối với vải lụa, 20.5%/năm

đối với quần áo dệt kim, 29.25%/năm đối với quần áo may sẵn. Trong năm 2006,

năng lực sản xuất của ngành dệt may vẫn hứa hẹn một sự tăng trưởng khá cao. Ngay

trong sáu tháng đầu năm, các doanh nghiệp thuộc tập đoàn dệt may Việt Nam có tốc

độ tăng trưởng sản xuất sợi 16.4%, vải thành phẩm tăng 14.1%, sản phẩm may dệt

kim tăng 29%, sản phẩm dệt thoi tăng 9.7% so với cùng kỳ năm ngoái [Theo báo

cáo sơ kết tình hình sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm và giải pháp thực hiện

nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2006 của Tập đoàn dệt may Việt Nam].

45

Đơn vị tính 2000

%tăng,

giảm 2001

%tăng,

giảm 2002

%tăng,

giảm 2003

%tăng,

giảm 2004

%tăng,

giảm 2005

Tăng

TB(%)

Sợi Tấn 129890 - 162406 25 226811 40 234614 3 240818 3 253135 17.75

- Nhà nước " 78427 - 87398 11 90094 3 92757 3 106367 15 110950 8.00

- Ngoài nhà nước " 1649 - 2663 61 3352 26 4028 20 34827 765 36425 218.00

- ĐTNN " 49814 - 72345 45 133365 84 137829 3 99624 - 28 1057 26.00

Len đan Tấn 2683 - 2013 - 25 1818 - 10 2846 57 4456 57 4920 19.75

- Nhà nước " 2037 - 1809 - 11 1660 - 8 1821 10 445 - 76 470 - 21.25

- Ngoài nhà nước " 601 - 204 - 66 158 - 23 173 9 2535 1365 2800 321.25

- ĐTNN " 45 - - - 0 - 852 - 1476 73 1650 18.25

Vải lụa Triệu mét 356.4 - 410.1 15 469.6 15 496.4 6 501.7 1 503.3 9.25

- Nhà nước " 165.3 - 166.4 1 192.2 16 196.2 2 179.2 - 9 168.4 2.50

- Ngoài nhà nước " 81.8 - 102.9 26 120.1 17 111.9 - 7 129.3 16 131.3 13.00

- ĐTNN " 10.3 - 140.8 1267 157.3 12 188.3 20 193.2 3 203.6 325.50

Quần áo dệt kim Nghìn cái 87007 - 75640 - 13 112804 49 148151 31 170444 15 188556 20.50

- Nhà nước " 47867 - 34843 - 27 37688 8 48965 30 41471 - 15 42022 - 1.00

- Ngoài nhà nước " 8854 - 14540 64 29930 106 38673 29 58704 52 67130 62.75

- ĐTNN " 30286 - 26257 - 13 45186 72 60513 34 70269 16 79404 27.25

Quần áo may sẵn Triệu cái 337.0 - 375.6 11 489.0 30 727.1 49 922.7 27 1,010.8 29.25

- Nhà nước " 123.2 - 139.3 13 182.8 31 204.3 12 219.0 7 218.9 15.75

- Ngoài nhà nước " 149.0 - 160.5 8 183.9 15 318.5 73 413.5 30 482.3 31.50

- ĐTNN " 64.8 - 75.9 17 122.3 61 204.3 67 290.2 42 309.6 46.75

Bảng 7: Năng lực sản xuất của ngành dệt may (Nguồn: www.gso.gov.vn)

46

3. Nguồn nhân lực:

Ngành dệt may Việt Nam hiện nay rất thiếu lao động lành nghề có kỹ thuật cao.

Trên thực tế, chỉ có một vài trường đại học ở Việt Nam có các khoa đào tạo kỹ sư cho

ngành dệt may mà kiến thức học ở trường lại không gắn với yêu cầu của các doanh

nghiệp. Mặc dù có một số trường học nghề đào tạo các công nhân kỹ thuật cho ngành

may nhưng ở những trường này học viên chỉ được học những kỹ thuật cơ bản nhất. Ngoài

ra các doanh nghiệp dệt may còn tổ chức những khoá đào tạo công nhân theo yêu cầu của

họ nhưng những khoá học này rất ngắn thường 1-3 tháng. Chính sự thiếu lao động có kỹ

thuật và có kinh nghiệm đã là một trong những nhân tố làm cho năng lực cạnh tranh của

ngành thấp so với một số nước đặc biệt là Trung Quốc.

Ngoài việc thiếu lực lượng công nhân có tay nghề, còn một vấn đề nữa mà các

doanh nghiệp dệt may Việt Nam đang gặp phải đó là thiếu đội ngũ thiết kế. Hiện nay ở

Việt Nam không có nhiều trường đại học đào tạo ngành này thậm chí ở những trường có

đào tạo thì chất lượng lại không cao nên dẫn đến một thực tế đó là đội ngũ thiết kế thời

trang của Việt Nam vừa thiếu lại vừa yếu.

Năng lực quản lý điều hành yếu cũng là vấn đề còn tồn tại của các doanh nghiệp

dệt may của Việt Nam.

4. Nguyên phụ liệu đầu vào:

Trong ngành dệt may, nguồn nguyên liệu đầu vào đóng một vai trò rất quan trọng,

quyết định đến chất lượng sản phẩm và hiệu quả sản xuất. Nguyên liệu chính của ngành

công nghiệp dệt may bao gồm bông, xơ sợi tổng hợp, tơ tằm, xơ lông cừu, v.v… trong đó

bông và xơ tổng hợp là hai nguồn nguyên liệu quan trọng nhất. Cho đến nay, Việt Nam

chỉ sản xuất được bông và tơ tằm sử dụng trong ngành công nghiệp dệt. Tuy nhiên, sản

lượng sản xuất ra còn xa mới đáp ứng được nhu cầu. Hơn nữa chất lượng bông do Việt

Nam tự sản xuất lại không cao trong khi giá lại cao hơn giá bông nhập khẩu. Có thể nói

các doanh nghiệp dệt may Việt Nam phải hoàn toàn phụ thuộc vào thị trường nguyên liệu

thế giới.

47

5. Khoa học công nghệ:

Tình trạng công nghệ, trang thiết bị của ngành dệt may rất khác nhau tuỳ thuộc vào

các lĩnh vực khác nhau của ngành như kéo sợi, dệt thoi, dệt kim, nhuộm, in và may. Mặc

dù đã có nỗ lực đầu tư đổi mới trang thiết bị công nghệ song nhìn chung trong toàn ngành,

công nghệ và trang thiết bị vẫn ở trong tình trạng lạc hậu so với các nước trong khu vực.

Máy móc, trang thiết bị ngành dệt may của nước ta hiện nay chủ yếu là nhập từ các nước

Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Đức, v.v… trong đó chỉ có 45% là đạt mức trung bình

của khu vực.

II. TÌNH HÌNH ÁP DỤNG HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY

VIỆT NAM:

1. Tình hình chung:

Có thể nói việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may của Việt

Nam hiện nay thiếu một lộ trình hợp lý.

Trong buổi toạ đàm về ứng dụng và triển khai ERP cho các doanh nghiệp nói

chung và các doanh nghiệp dệt may nói riêng, ông Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký

Phòng thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định về sức ép về cạnh tranh khi

gia nhập WTO sẽ rất lớn và các doanh nghiệp của chúng ta đặc biệt là ngành dệt may có

thể thua và bị loại khỏi cuộc chơi ngay trên sân nhà nếu không tự cải tổ: “Đã đến lúc

chúng ta tìm đường đưa công nghệ thông tin vào doanh nghiệp và biến việc ứng dụng

công nghệ trở thành thế mạnh chứ không phải gánh nặng”.

Theo Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam chỉ có 1.1 % doanh nghiệp

Việt Nam ứng dụng ERP hiện nay. Còn trong ngành dệt may, số lượng doanh nghiệp ứng

dụng chỉ đếm trên đầu ngón tay mà cũng chỉ là đang trong quá trình triển khai. Ba doanh

nghiệp tiêu biểu cho việc ứng dụng mô hình này là công ty May 10, công ty dệt Phong

phú và công ty may Tiền Tiến thuộc tập đoàn dệt may Việt Nam.

Một thực tế đáng lo ngại trong việc triển khai hệ thống ERP đó là doanh nghiệp

48

chưa định hướng được nên bắt đầu một dự án hiện đại hoá quy trình của mình ra sao,

không biết bắt đầu cải tổ từ khâu nào trước. Tâm lý e ngại cải tổ của ban lãnh đạo doanh

nghiệp vẫn còn phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp dệt may đặc biệt là các doanh

nghiệp của nhà nước. Tâm lý e ngại cộng với trình độ quản lý yếu kém càng làm cho việc

ứng dụng công nghệ quản lý tiên tiến khó khăn hơn. Doanh nghiệp dệt may thiếu một

nguồn nhân lực có thể làm nên một cuộc cải cách lớn. Hơn nữa nguồn vốn để tiến hành

sản xuất kinh doanh còn thiếu chưa nói đến nguồn vốn để nâng cao trình độ công nghệ.

Do vậy doanh nghiệp chưa biết đổi mới từ đâu, đổi mới như thế nào và với lộ trình ra sao

là điều dễ hiểu. Cũng chính vì thiếu vốn mà doanh nghiệp chỉ có thể đầu tư vào một khâu

nào có mà không thể đầu tư toàn bộ doanh nghiệp được. Điều này dẫn đến một tình trạng

phổ biến đó là sự đầu tư thiếu đồng bộ, nhỏ lẻ, rời rạc trong đầu tư cho công nghệ thông

tin tại các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có tiềm năng vốn lớn thì tiến hành đầu tư các

phần mềm công nghệ cho các bộ phận chủ chốt như kế toán, sản xuất, quan hệ khách

hàng. Tuy nhiên các phần mềm này lại khá tách rời nhau, không kết nối với nhau làm cho

dòng thông tin trong nội bộ doanh nghiệp không phải là một mạch thông suốt. Các công

ty nhỏ thì chỉ đầu tư một cách bột phát, chắp vá không mang tính chất lâu dài do vậy khó

có thể phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt hiện nay.

2. Tình hình cụ thể:

Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong các công ty dệt may của Việt Nam rất

đa dạng và ở nhiều mức độ khác nhau. Một số công ty phát triển được mạng nội bộ nhỏ,

một số đơn vị khác hoàn toàn sử dụng máy tính độc lập. Phần mềm kế toán được sử dụng

rộng rãi nhất trong các Công ty thành viên của Vinatex là FAST accounting, tuy nhiên

một số công ty khác sử dụng các phần mềm được phát triển trên ngôn ngữ FOX PRO. Hệ

thống hiện có bao gồm các phần hành riêng rẽ và không được liên kết tổng thể. Chi tiết về

hiện trạng các phần hành ứng dụng được mô tả dưới đây:

2.1. Hệ quản lý Tài chính Kế toán:

Hiện nay trong tập đoàn dệt may Việt Nam, hiện có khoảng 20 công ty triển khai

49

phần mềm kế toán FAST. Một số công ty khác sử dụng các phần mềm kế toán tự

viết như Công ty may Việt Tiến, dệt Phong Phú. Các công ty còn lại thì chưa đầu

tư phần mềm kế toán mới mà chỉ sử dụng thủ công bằng EXCEL.

Phạm vi áp dụng của phần mềm này chỉ chủ yếu trong phòng Kế toán, một số

công ty đã mở rộng ra khâu bán hàng có nghĩa là đã có sự kết nối giữa bộ phận

kế toán và bộ phận bán hàng tuy nhiên sự kết nối này chỉ mang tính chất rất lỏng

lẻo.

Cơ sở dữ liệu của phần mềm kế toán là FOXPRO và VISUAL FOXPRO chưa phải

là các chương trình kế toán hiện đại và chưa phù hợp với yêu cầu quản lý ngày

càng cao.

Chương trình kế toán không kết nối được với các phần mềm ứng dụng khác như

lương, vật tư, quản lý bán hàng, quản lý sản xuất. Hệ thống thông tin trong doanh

nghiệp là những phần rời rạc, không gắn kết chặt chẽ với nhau làm cho các bộ

phận không cập nhật được kịp thời thông tin.

Hệ quản lý tài chính của các doanh nghiệp dệt may hầu như chưa đáp ứng được

yêu cầu thông tin quản trị tổng hợp cho doanh nghiệp.

2.2. Hệ quản lý nhân sự tiền lương:

Đa số các doanh nghiệp đều tự trang bị cho mình phần mềm này trong khi có một

số đơn vị tự phát triển.

Các chương trình về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và

tính lương sản phẩm cho công nhân.

Ngôn ngữ chủ yếu là FOXPRO, một số ít dụng MS SQL.

Các chương trình đều ở dạng đơn lẻ không tích hợp với các phần mềm khác và

chưa tích hợp với hệ thống thẻ tính thời gian làm việc của công nhân.

2.3. Hệ quản lý sản xuất:

Hiện tại chưa có đơn vị nào có chương trình quản lý sản xuất, mới chỉ có các

chương trình quản lý vật tư và thông tin sản xuất nhưng không nhiều.

50

Quản lý nhập xuất tồn hàng và nguyên vật liệu. Các báo cáo về tình hình hàng tồn

kho.

Việc thống nhất mã và luân chuyển mã: hiện tại chưa có một đơn vị nào có một bộ

danh điểm vật tư thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp mình.

Chương trình quản lý vật tư chạy độc lập, chưa tích hợp với các chương trình quản

lý mua hàng, quản lý sản xuất, bán hàng và kế toán.

2.4. Hệ quản lý phân phối và bán hàng:

Một số công ty có phần mềm riêng để quản lý mua hàng và bán hàng.

Chương trình này được cài đặt chủ yếu dùng trong phạm vi doanh nghiệp, chưa

triển khai đến các đại lý. Tại các cửa hàng đại lý việc bán hàng ghi sổ chủ yếu là

thủ công.

Chương trình lên được báo cáo bán hàng và tình hình công nợ của khách hàng.

Các báo cáo nhập nguyên liệu và công nợ phải trả nhà cung ứng.

Chương trình này cũng là chương trình độc lập, không tích hợp với các mô đun kế

toán cũng như quản lý sản xuất.

2.5 .Hệ thống thông tin tổng hợp:

Một số doanh nghiệp đã có trang mô đun thông tin tổng hợp trên WEB, các thông

tin về tài chính, kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Các thông tin vào mô đun này được lấy từ các chương trình kế toán, quản lý vật tư,

thông tin sản xuất và quản lý bán hàng, một số thông tin được kết nối trong

DATABASE, một số khác vào trực tiếp trong chương trình.

Do các chương trình kế toán, quản lý kho vật tư, bán hàng mua hàng, quản lý sản

xuất chưa tích hợp với nhau nên việc kết xuất thông tin cho mô đun tổng hợp số

liệu rất khó khăn và tốn nhiều công sức.

2.6. Hệ quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản lý công nợ:

Các đơn vị đều chưa có các phần hành quản lý thiết bị, quản lý mua hàng và quản

lý công nợ.

51

Nói chung các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam trong việc ứng dụng khoa học

công nghệ đặc biệt là các phần mềm quản lý hệ thống thông tin là rất chậm chạp, lạc hậu

về công nghệ. Hệ thống hiện tại không đủ khả năng hỗ trợ cho các nghiệp vụ để đáp ứng

các nhu cầu ngày càng lớn về thông tin quản lý. Hệ thống là một tổng hợp của rất nhiều

phần rời rạc, dẫn tới trùng lặp hoặc ngược lại bỏ sót khi một nghiệp vụ tài chính kế toán

có liên quan tới nhiều phần hành nghiệp vụ khác nhau được thực hiện. Sự thiếu phối hợp

nhịp nhàng giữa các phần hành nghiệp vụ ảnh hưởng tới tính chính xác và kịp thời của

thông tin, hạn chế khả năng quản lý của ban lãnh đạo công ty. Thông tin không được tổng

hợp một cách kịp thời theo thời gian thực hiện. Chính tình trạng này đã dẫn đến những

hạn chế như:

Số liệu trong cùng một doanh nghiệp không đồng nhất và trùng lặp.

Việc thu thập, xử lý và phân tích thông tin phục vụ ban lãnh đạo doanh nghiệp là

rất khó khăn vì thông tin nằm rải rác ở các bộ phận khác nhau. Do đó không cung

cấp được thông tin cần thiết cho công tác quản lý kịp thời.

Do nhu cầu tăng trưởng và phát triển của doanh nghiệp, hệ thống thông tin trong

các doanh nghiệp dệt may cần phải được thay thế bằng một hệ thống quản lý thông tin

kinh doanh thích hợp mới đầy đủ các phần hành cần thiết cho phép việc quản lý các

nghiệp vụ tài chính kế toán một cách có hiệu quả, nhanh chóng và chính.

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp dệt may hiện nay chủ yếu rơi vào tình trạng

rời rạc như mô hình dưới đây:

52

III. ĐÁNH GIÁ VIỆC TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT

MAY VIỆT NAM:

1. Những lợi thế của việc áp dụng hệ thống ERP:

1.1. Hệ Thống ERP - Một cách quản lý hiện đại cho doanh nghiệp dệt may:

Hệ thống ERP đã thay đổi hoàn toàn nhận thức của các nhà lãnh đạo công ty. Theo

ông tổng giám đốc Công ty Tinh Vân ERP “cái lợi đầu tiên mà nó đem lại chính là con

người bởi nó làm thay đổi tư duy làm việc của mọi vị trí trong mỗi doanh nghiệp, ứng

dụng một hệ thống quản lý hiện đại, ban lãnh đạo có được thông tin nhanh chóng và chính

xác. Các cấp quản lý có thể tối ưu hoá năng suất lao động tại mỗi công đoạn”. Nhận

thức của ban lãnh đạo công ty có ảnh hưởng rất lớn tới sự thành bại của công ty bởi họ chính

là những “người cầm cân nẩy mực”, những người đưa ra những quyết định sống còn đối với

sự tồn tại của doanh nghiệp. Do vậy thông tin dùng để đưa ra quyết định cũng có vai trò

quan trọng không kém chính những người đưa ra quyết định. Nếu thông tin dùng để đưa ra

quyết định không chính xác, đầy đủ và kịp thời thì quyết định được đưa ra khó có thể đúng

đắn, phù hợp với tình hình cụ thể. Đối với bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực nào

53

không kể trong ngành dệt may, các thông tin về tiến độ sản xuất, khách hàng, thị trường, đối

thủ cạnh tranh hay về chính nhân viên của mình là những thông tin tối quan trọng và phải

được thu thập và xử lý từ nguồn tin cậy. Nếu trước đây doanh nghiệp không áp dụng hệ

thống ERP, mà ứng dụng các phần mềm riêng biệt, rời rạc, không tích hợp với nhau, doanh

nghiệp phải tốn thời gian làm các động tác thu thập, tập hợp thông tin từ tất cả các quá trình,

bộ phận, phòng ban trong công ty, mà đôi khi các thông tin lại mâu thuẫn chồng chéo với

nhau càng làm cho quá trình có được thông tin đúng đắn, kịp thời khó khăn hơn. Ngược lại,

khi phần mềm ERP được triển khai, các mô đun của hệ thống này liên thông với nhau, trao

đổi thông tin giữa các bộ phận, phòng ban là thông tin hai chiều. Chẳng hạn, mô đun kế toán

có quan hệ mật thiết với mô đun quản lý sản xuất, mô đun quản lý nguyên vật liệu hay các

mô đun khác. Bất kỳ một thông tin nào từ phía mô đun sản xuất đều được truyền tới các mô

đun còn lại, các mô đun này sẽ tiến hành xử lý thông tin rồi phản hồi lại cho mô đun quản lý

sản xuất.

Ngoài việc có được thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, doanh nghiệp dệt

may còn tận dụng được tối đa nguồn lực của mình. Với mô đun quản lý hàng tồn kho, các

doanh nghiệp có thể biết được chính xác mức độ hàng tồn kho, mức độ tiêu hao nguyên

vật liệu từ đó cung cấp thông tin cho phân hệ quản lý đơn hàng để phân hệ này có thể

định ra bao nhiêu đơn đặt hàng từ nhà cung cấp có thể được đưa ra nhằm bù đắp lượng

thiếu hụt nguyên vật liệu hay bao nhiêu đơn đặt hàng từ phía khách hàng nhằm bán được

hàng thu hồi vốn hay giúp các nhà lãnh đạo đề ra mục tiêu, kế hoạch cung cấp sản phẩm

ra thị trường. Ngành dệt may là ngành có tính mùa vụ, tiêu thụ theo mùa do vậy thông tin

về lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm đáp ứng thị trường là rất quan trọng. Dựa trên những

thông tin này, ban lãnh đạo đề ra kế hoạch sản xuất để kịp thời đáp ứng nhu cầu theo mùa

này. Chính sự phân chia rõ ràng, rành mạch chức năng của các phòng ban, bộ phận đã làm

giảm sự chồng chéo, tiết kiệm được nguồn lực cho doanh nghiệp đồng thời làm cho hiệu

quả sản xuất kinh doanh được nâng cao.

Hệ thống ERP ra đời đã giải quyết bài toán tồn tại từ bấy lâu nay của ngành dệt may đó là

bài toán về phương pháp quản lý. Hiện nay việc quản lý một doanh nghiệp dệt may từ 200

54

công nhân trở lên là một bài toán nan giải, bởi số lượng công nhân gia tăng đồng nghĩa

với việc quản lý ngày càng khó khăn hơn. Những phần mềm kế toán cũ hiện vẫn đang

được các doanh nghiệp áp dụng chỉ giải quyết được một phần nhỏ khó khăn trong việc

quản lý bởi các phần mềm đó chỉ có thể áp dụng trong một số phòng ban, bộ phận nhất

định, không mang tính hệ thống liên kết các bộ phận với nhau. Có thể hình dung doanh

nghiệp được tạo nên bởi các phòng ban, bộ phận hoàn toàn độc lập, tách rời với nhau do

đó tại mỗi bộ phận, phòng ban doanh nghiệp lại có các bộ phận nhỏ để quản lý điều hành.

Chính điều này làm cho thông tin của từng bộ phận chỉ bó hẹp trong chính bộ phận đó mà

thôi làm cho tính chất thống nhất của một doanh nghiệp bị mất đi. Một phong cách quản

lý mới kết hợp công nghệ thông tin với quản trị kinh doanh là phong cách mà hệ thống

ERP mang lại cho các doanh nghiệp. Nhờ có phân hệ truy xuất nguồn gốc thông tin, bất

cứ một nhân viên nào trong công ty đều có thể tìm kiếm được thông tin mà mình cần, điều

này tạo ra sự minh bạch rõ ràng trong quản lý điều hành cũng như tính dân chủ công khai

về thông tin của doanh nghiệp. Đây chính là những đặc điểm chủ yếu của một nền quản

trị kinh doanh hiện đại.

1.2. ERP - Một giải pháp nâng cao năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may:

Sắp tới Việt Nam ta sẽ gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, muốn tồn tại

được không chỉ trong thị trường trong nước mà còn thị trường thế giới buộc các doanh

nghiệp dệt may của chúng ta nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Những yếu tố tác

động đến năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp dệt may đó là yếu tố về khoa học kỹ

thuật và nguồn nhân lực chính là những yếu tố tạo nên giá thành sản xuất.

Giá thành sản xuất:

Giá thành sản xuất = chi phí sản xuất + lợi nhuận bình quân. [Theo giáo trình Kinh

tế chính trị Mác - Lênin, Nhà xuất bản Chính trị quốc gia năm 2002, trang 169].

Trong 2 yếu tố chi phí sản xuất và lợi nhuận bình quân, yếu tố mà doanh nghiệp có

thể chi phối và tác động được đó là chi phí sản xuất. Muốn giảm giá thành sản xuất,

doanh nghiệp cần phải giảm chi phí sản xuất của mình.

Chi phí sản xuất bao gồm chi phí về nguyên vật liệu, khấu hao máy móc và tiền

55

lương trả cho người công nhân. Để giảm được các chi phí này buộc doanh nghiệp phải sử

dụng một cách thật hiệu quả nguồn lực sẵn có của mình.

Ta có thể phân tích một ví dụ để thấy rõ được ERP mang lại cho doanh nghiệp

những lợi ích không chỉ về mặt vật chất mà còn là những lợi ích vô hình.

Công ty May Tiền Tiến là một ví dụ điển hình về triển khai hệ thống ERP của

VIETSOFT. Thành lập năm 1994 trên cơ sở liên doanh giữa công ty may Việt Tiến với

tỉnh Tiền Giang, buổi ban đầu chỉ có hơn 200 lao động đến nay công ty đã có hơn 4 xí

nghiệp với hơn 2000 lao động. Sản lượng đạt hơn 6.5 triệu sản phẩm một năm. Tiền Tiến

hiện là một đơn vị sản xuất hàng nữ thời trang có uy tín trên trường quốc tế, đã và đang là

đối tác của các hãng có tên tuổi như: EXPRESS, JONES APPAREL GROUP. ERIKA,

OTTO, v.v… Doanh số năm 2005 là 130 tỷ VNĐ và năm 2006 dự kiến đạt 160 tỷ VNĐ.

Trong năm 2007, công ty có kế hoạch sẽ phát triển thêm một xí nghiệp. Vậy nhân tố nào

đã mang lại thành công cho Tiền Tiến? Câu trả lời chính là ERP. Cụ thể hoá ERP trong

ngành dệt may đang là dấu hỏi sau việc một công ty may lớn thất bại với giải pháp hàng

đầu của nước ngoài. Vì lẽ đó, khi Tiền Tiến được bình chọn là “Doanh nghiệp áp dụng

công nghệ thông tin tốt” năm 2005 do Hiệp hội Dệt may Việt Nam và thời báo Kinh tế

Sài Gòn tổ chức thì nhiều người không giấu nổi sự nghi ngại. Nhưng sau hơn một năm áp

dụng Vietsoft ERP tại Tiền Tiến, hơn 90% yêu cầu quản lý đặc thù đã được đáp ứng với

hiệu quả nhiều mặt: chia sẻ thông tin kịp thời, chính xác thông suốt trong phạm vi toàn

công ty giúp điều hành sản xuất hiệu quả, đáp ứng nhanh yêu cầu đa dạng của khách

hàng, giảm chi phí sản xuất, giảm lao động gián tiếp, giảm thời gian giãn ca, tăng năng

suất lao động đồng thời tăng thu nhập cho nhân viên.

“Đầu tuần vào chuyền, cuối tuần xuất hàng” là câu nói của miệng của bà giám đốc

Phạm Thị Dụ khi nói về năng lực làm việc của công ty. Đến phân xưởng của Tiền Tiến tại

Mỹ Tho có thể cảm nhận rõ sức nóng của nhịp độ sản xuất từ những dây chuyền may

chạy hết công suất. Trong tình hình cạnh tranh khốc liệt của thị trường trong và ngoài

nước, một công ty may gia công làm không hết việc như Tiền Tiến là một hiện tượng

hiếm. Thậm chí, Tiền Tiến “Chọn khách hàng chứ không phải khách hàng chọn mình”, bà

56

Dụ tự tin khẳng định.

Lĩnh vực may gia công mà Tiền Tiến chọn là mặt hàng thời trang nữ, có lợi nhuận

cao, nhưng đơn hàng thường phức tạp về cỡ vóc, yêu cấu chất lượng khắt khe, mẫu mã

thay đổi liên tục, kể cả mẫu vải. Bình quân mỗi tháng Tiền Tiến nhận hơn trăm mẫu hàng,

mỗi mẫu chỉ vài trăm đến dưới 1000 sản phẩm. Bà Dụ cho biết các đơn hàng hiếm khi lặp

lại lần hai, cho dù là bán chạy. Mặt khác, mặt hàng thời trang trung và cao cấp cần nhất là

phải giao nhanh, nếu chậm, lô hàng có thế bị rớt lại vì lạc mốt. Chính vì thế, yêu cầu quản

lý của Tiền Tiến, ngoài đòi hỏi gắt gao về tiến trình sản xuất mà còn chuẩn bị tốt về thông

tin để sẵn sàng phản ứng nhanh với các đơn hàng gấp và khó.

Trước đây bà Giang Thị Thu Trúc, trưởng bộ phận kế hoạch của Tiền Tiến thường

gặp khó khăn trong việc định mức năng lực sản xuất mỗi ngày. Nguyên nhân là vì số liệu

nằm rải rác ở nhiều đầu mối, khó phân tích, tổng hợp, khiến việc lên kế hoạch không

chính xác, ảnh hưởng đến ngày giao hàng và phát sinh một số lỗi như đứt chuyền (do

thiếu hàng để làm) hoặc hụt kế hoạch do phán đoán thừa hàng. Điều này ảnh hưởng đến

uy tín của công ty và giảm năng suất lao động. Nhưng nay thì “tôi khoẻ hơn nhiều vì phần

mềm kiểm soát được ngày trống sản xuất, năng lực thừa thiếu của các dây chuyền trong

công ty, từ đó tự động phân bổ ngày/chuyền/xí nghiệp đối với mỗi mã hàng. Biết được

thời gian cần thiết sản xuất một mã hàng tương ứng với các điều kiện”, bà Trúc phấn khởi

nói. Đặc biệt phần mềm giúp bà Trúc truy xuất ra biểu đồ phân bổ mã hàng với nhiều yêu

cầu phân tích tổng hợp khác nhau, hỗ trợ đắc lực cho việc lập báo cáo, nhất là những báo

cáo khẩn cho lãnh đạo.

57

Bảng ghi năng suất tại xưởng may sẽ được thay thế bằng hệ thống giám sát điện tử để

phát huy hơn nữa hiệu quả của hệ thống ERP

Không chỉ thông suốt trong bộ phận kế hoạch, hầu hết các phòng khác của công ty

hiện nay đều làm việc hiệu quả với VIETSOFT ERP. Bộ phận quy trình công nghệ là một

ví dụ. Khi tiếp nhận đơn hàng, bộ phận này phải phân tích mã hàng có bao nhiêu công

đoạn từ đó phân định mức cho từng chuyền. Việc phân tích các công đoạn rất tốn thời

gian và công sức vì thường xuyên thay đổi quy trình. Ví dụ, đơn hàng có mức yêu cầu

trung bình là áo jacket nữ 2 lớp có 119 công đoạn. Trước đây khi tiếp nhận mă hàng mới

tương tự với mã hàng đã sản xuất, người lập quy trình phải tìm kiếm thủ công các yếu tố

của mã hàng qua dữ liệu của từng xí nghiệp rồi lọc lấy kết quả tương tự. Đó là chưa kể rắc

rối phát sinh do tên công đoạn không được thống nhất giữa các xí nghiệp. Còn nay, nhờ

hệ thống quản lý tập trung, nhân viên chỉ việc đưa ra yêu cầu, hệ thống sẽ giúp tìm kiếm

và lọc các công đoạn tương tự, đơn giản và nhanh chóng hơn nhiều lần.

Sau một năm rưỡi ứng dụng, “dù có một số công đoạn nhỏ chưa hoàn thiện nhưng

phần mềm đã hỗ trợ rất nhiều cho công việc của các bộ phận”, bà Dụ nhận xét. Với đầu

óc sắc bén của một nhà kinh doanh, bà Dụ khẳng định “có thể thu hồi vốn đầu tư ngay

trong năm đầu tiên áp dụng đồng bộ hệ thống”. Đó là chưa tính đến lợi nhuận tăng nhờ

giảm lao động dôi dư và tăng năng suất nhờ công việc được điều độ, khoa học, nhịp

nhàng hơn.

58

Theo bà Dụ, mặc dù có tới 4 xí nghiệp, nhưng hiện tại bộ phận kho và kế toán có

thể ngồi một chỗ để kiểm soát thông tin từ các đầu mối khác. Lãnh đạo muốn kiểm tra

báo cáo, theo dõi tiến độ, v.v…chỉ cần mở máy là thấy liền.

Chỉ riêng việc tiết kiệm in ấn tài liệu báo cáo tại công ty cũng khá ấn tượng. Trước

đây, tiền giấy in và văn phòng phẩm của công ty tốn khoảng 24 triệu đồng/năm. Sau khi

ERP chạy ổn định, chi phí này còn 1/3 so với trước. Từ 1/1/2006, Tiền Tiến tuyệt đối

giảm được giờ làm thêm, không giãn ca trong khi năng suất lao động lại tăng trung bình

hơn 10% nhờ các bộ phận điều hành hệ thống nhịp nhàng và chính xác hơn. Ước tính,

công ty giảm được 1.5 giờ giãn ca so với trước. Điều này mang lại ý nghĩa sâu xa hơn cho

vấn đề tổ chức lao động, giúp công nhân không phải làm thêm, đảm bảo sức khỏe và có

thêm thời gian để chăm sóc gia đình. Hiện công ty đang chủ trương cắt giảm khoảng 30%

lao động dôi dư trong các nhóm phụ trợ như: kế toán, kho, tiền lương, bảo hiểm, quy trình

công nghệ. Công ty cũng thực hiện chia sẻ quỹ tiền lương hai bên cùng có lợi: công ty

hưởng 50% và người lao động hưởng 50% từ việc cắt giảm nhân sự. Dự kiến năm 2006,

quỹ khen thưởng của công ty tăng khoảng 40%, đây là dấu hiệu làm ăn tốt.

Ví dụ trên đã cho thấy những lợi ích rất lớn mà ERP có thể mang lại cho một

doanh nghiệp nói chung và đặc biệt là doanh nghiệp dệt may. Những lợi ích không chỉ là

về mặt vật chất như giảm chi phí sản xuất, chi phí quản lý gián tiếp, tăng doanh thu …mà

còn là những lợi ích vô hình như: thương hiệu cũng như uy tín của doanh nghiêp được

nâng cao, mở rộng thị trường, cải thiện đời sống cho người lao động và đặc biệt là mang

lại cho doanh nghiệp một phong cách quản lý hiện đại phù hợp với tiêu chuẩn của thế

giới.

1.3. ERP là một giải pháp giúp doanh nghiệp có thể thích ứng được với những thay đổi

của môi trường hiện nay.

Hiện nay trong môi trƣờng kinh doanh xuất hiện các xu thế chủ yếu sau:

Xu thế thứ nhất liên quan đến việc INTERNET đang thay đổi thế giới hàng ngày,

hàng giờ. Nếu như đường cao tốc chỉ có thể rút ngắn khoảng cách địa lý thì

59

INTERNET thực sự xoá bỏ khoảng cách về địa lý này. Hệ thống ERP là phương tiện

để doanh nghiệp hội nhập thế giới mà thương mại điện tử thống lĩnh.

Xu thế thứ hai là toàn cầu hoá. Đây là xu thế do các nước phát triển chủ động, các

nước lạc hậu bị động phải đi theo. Trong quá trình toàn cầu hoá, sự cạnh tranh

quốc tế sẽ thay thế dần cạnh tranh nội địa, các doanh nghiệp không còn sự bảo trợ

của Nhà nước. Trong tương lai gần, một công ty không có khả năng cạnh tranh

quốc tế sẽ thua ngay tại thị trường nội địa.

Xu thế thứ ba là tốc độ thay đổi ngày càng cao. Sự thay đổi của mẫu mã sản phẩm

cũng như công nghệ tạo ra chúng đang thay đổi với tốc độ chóng mặt. Nếu như đặc

trưng của thập niên 80 của thế kỷ XX là chất lượng, thập niên 90 của thế kỷ XX là

tái cấu trúc thì đặc trưng của thập niên hiện tại là tốc độ. Việc tiếp cận với nhiều

thông tin hơn sẽ thay đổi sâu sắc lối sống của người tiêu dùng. Khi hoạt động kinh

doanh theo yêu cầu của thị trường phải đạt tốc độ rất cao thì chính bản thân của

kinh doanh cũng thay đổi. Trong tương lai chỉ có những công ty có khả năng phản

ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường mới có khả năng tồn tại và

phát triển.

Xu thế thứ tư là quyền lợi của khách hàng ngày càng được coi trọng hơn, người

tiêu dùng hiểu biết hơn, yêu cầu ngày càng cao và có nhiều lựa chọn hơn cho một

sản phẩm đặc biệt là sản phẩm dệt may. Trong tương lai chỉ có những công ty hiểu

rõ nhu cầu và đáp ứng quyền lợi của khách hàng mới có khả năng tồn tại và phát

triển.

Xu thế thứ năm là sự hình thành xã hội thông tin. Trong thời gian gần đây, người ta

hay nhắc tới cụm từ “nền kinh tế tri thức”. Nền kinh tế này còn có một tên khác là

xã hội hoá thông tin. Xét từ góc độ thị trường, cơn hồng thuỷ thông tin đã thay đổi

người tiêu dùng một cách sâu sắc và toàn diện. Họ không chỉ có thông tin về giá

cả, sản phẩm của một hãng quen dùng mà còn có đủ thông tin về các sản phẩm

thay thế của các hãng cạnh tranh. Sự tiếp cận với nhiều thông tin cũng mở ra cho

60

các doanh nghiệp những cơ hội kinh doanh mới. Thông tin trở thành một lợi thế

cạnh tranh. Vì vậy trong bối cảnh này, doanh nghiệp không thể tồn tại và phát triển

nếu bản thân nó lại thiếu thông tin.

Ngày nay điểm khác biệt giữa hai doanh nghiệp hàng đầu không còn là nguyên vật

liệu, quy trình sản xuất, công nghệ chế tạo vì hầu như tất cả đều theo một chuẩn quốc tế

chung. Do vậy, yếu tố thành đạt, tạo ra sự khác biệt trong việc chạy đua cạnh tranh giữa

các doanh nghiệp nằm ở chính hệ thống ERP bởi trong tương lai những công ty có hệ

thống thông tin xuất sắc mới có khả năng tồn tại và phát triển.

Do vậy, theo các chuyên gia công nghệ thông tin, để thích ứng với các xu thế trên,

ERP là một trong những việc quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần phải làm. Một hệ

thống ERP online trên mạng INTERNET cho phép các doanh nghiệp có nhiều địa điểm

phân tán khai thác có hiệu quả hệ thống kết nối toàn cầu cũng như lãnh đạo các doanh

nghiệp có thể kiểm soát điều hành trực tiếp doanh nghiệp ngay cả khi đi công tác xa. ERP

thực sự giúp đỡ các doanh nghiệp sẵn sàng tham gia quá trình toàn cầu hoá bằng một hệ

thống quản trị tiên tiến theo tiêu chuẩn quốc tế. ERP còn giúp doanh nghiệp phản ứng

nhanh với những thay đổi của thị trường, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ khách

hàng. ERP là hệ thống thông tin của doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển trong xã hội

thông tin.

1.4. ERP mang lại lợi nhuận cho các doanh nghiệp nhờ tiết kiệm các chi phí:

Hệ thống ERP mang lại cho doanh nghiệp lợi nhuận sau một thời gian ứng dụng

nhờ việc giảm các chi phí.

Công ty May 10 đã tiến hành triển khai hệ thống ERP từ năm 2004, kết quả thật

khả quan. Sản lượng của công ty tăng trung bình 7%/năm, lượng hàng tồn kho và các

khoản phải trả đã giảm xuống rõ rệt, lợi nhuận trước thuế trong 3 năm 2006-2008 ước đạt

675 528 USD.

61

Đơn vị: USD

Tài Sản Mã

Cuối năm 2006 (dự kiến) Cuối năm 2007 (dự kiến) Cuối năm 2008 (dự kiến)

Trƣớc ERP Sau ERP Chênh lệch Trƣớc ERP Sau ERP Chênh lệch Trƣớc ERP Sau ERP Chênh lệch

1 2 3 4 5=4-3 6 7 8=7-6 9 10 11=10-9

A. Tài sản lưu động 100 7,275,664 7,692,782 417,118 7,636,272 8,665,096 1,028,824 7,894,958 9,035,260 1,140,302

1. Tiền mặt 110 1,057,908 1,475,026 417,118 1,164,568 2,728,681 1,564,113 1,281,676 2,970,473 1,688,797

2. Khoản phải thu 3,667,824 3,667,824 0 3,729,386 3,468,329 261,057 3,761,100 3,497,823 263,277

3. Hàng tồn kho 2,549,932 2,549,932 0 2,742,318 2,468,086 274,232 2,852,181 2,566,963 285,218

B. Tài sản cố định

200 5,880,380 5,880,380 0 6,460,447 6,460,447 0 7,002,559 7,002,559 0 và đầu tư dài hạn

I. Tài sản cố định 210 5,647,097 5,647,097 0 6,227,163 6,227,163 0 6,769,276 6,769,276 0

Giá trị ghi sổ 212 13,492,713 13,492,713 0 14,948,025 14,948,025 0 16,548,868 16,548,868 0

khấu hao 213 7,845,616 7,845,616 0 8,720,861 8,720,861 0 9,779,592 9,779,592 0

II. Đầu tư dài hạn 220 69,523 69,523 0 69,523 69,523 0 69,523 69,523 0

III. Đầu tư dài hạn khác 240 163,760 163,760 0 163,760 163,760 0 163,760 163,760 0

Tổng tài sản 250 13,156,044 13,156,044 0 14,096,719 15,125,543 1,028,824 14,897,517 16,037,819 1,140,302

62

Nguồn vốn Mã Trƣớc ERP Sau ERP Chênh lệch Trƣớc ERP Sau ERP Chênh lệch Trƣớc ERP Sau ERP Chênh lệch

A. Nợ phải trả 300 9,615,844 9,919,188 303,344 10,188,755 10,497,844 309,089 10,365,785 10,541,926 176,141

1. Nợ ngắn hạn 310 7,475,726 7,475,726 0 8,139,369 8,147,513 8,144 8,306,920 8,332,588 25,668

2. Nợ dài hạn 320 1,886,878 2,190,221 303,343 1,801,110 2,102,055 300,945 1,835,417 1,985,890 150,473

3. Nợ dài hạn khác 330 253,241 253,241 0 248,275 248,275 0 223,448 223,448 0

B. Nguồn vốn chủ sở hữu 400 3,540,200 3,653,974 113,774 3,907,964 4,627,700 719,736 4,531,732 5,495,893 964,161

1. Nguồn vốn 411 3,540,200 3,653,974 113,774 3,907,964 4,627,700 719,736 4,531,732 5,495,893 964,161

2. Lợi nhuận giữ lại 416 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Tổng nguồn vốn 430 13,156,044 13,573,162 417,118 14,096,719 15,125,544 1,028,825 14,897,517 16,037,819 1,140,302

Lợi nhuận sau khi triển khai ERP

Doanh thu thuần 10 33,103,539 33,103,539 0 38,069,069 41,495,286 3,426,217 43,779,430 47,719,579 3,940,149

Giá vốn hàng bán 11 27,696,878 27,696,878 0 31,574,441 34,486,725 2,912,284 36,152,735 39,501,861 3,349,126

Bảng 8:Bảng cân đối kế toán của Công ty May 10 trong 3 năm 2006 đến 2008 (dự kiến)

55

2. Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong việc triển khai hệ

thống phần mềm ERP:

2.1. Thiếu vốn là một trong những trở ngại mà doanh nghiệp gặp phải khi triển khai

dự án ERP:

Trước khi bắt đầu đầu tư vào bất kỳ một dự án dù lớn hay nhỏ nào doanh nghiệp

đều phải cân nhắc thật kỹ lưỡng rất nhiều nhân tố như hiệu quả của dự án đó, khả năng

về vốn của doanh nghiệp cũng như các yếu tố về công nghệ, nguồn nhân lực… Tuy

nhiên, yếu tố doanh nghiệp cần cân nhắc đầu tiên đó là vốn. Một dự án ERP cũng vậy,

đòi hỏi doanh nghiệp cần thận trọng trong việc có nên triển khai dự án hay không.

Để triển khai một dự án ERP doanh nghiệp cần có một số vốn lớn tuỳ theo nhu

cầu của doanh nghiệp và tuỳ thuộc vào số lượng phân hệ mà doanh nghiệp muốn áp

dụng. Nói chung chi phí để triển khai một dự án ERP bao gồm các chi phí sau: chi phí

triển khai, chi phí mua phần mềm, chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai, chi phí

phần cứng và hạ tầng mạng, chi phí đào tạo nhân lực.

Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Việc xác

định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất lượng

nếu không sẽ dễ bị sa lầy và đi đến thất bại. Chi phí triển khai lớn thường chiếm khoảng

từ 1-5 lần chi phí phần mềm. Việc triển khai bao gồm: cài đặt, huấn luyện, thiết lập hệ

thống, chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới, vận hành… Kinh phí này được xác

định dựa trên đơn giá nhân công với thời gian triển khai và phụ thuộc các phân hệ triển

khai. Tại các nước, các nhà tư vấn triển khai thường chỉ xác định giá nhân công, còn thời

gian sẽ thực tính trên thời gian của doanh nghiệp. Tuy nhiên ở Việt Nam, các nhà tư vấn

triển khai thường xác định trước thời gian triển khai (fixed time), nhằm giúp doanh

nghiệp nếu mất thời gian hơn thì không phải bỏ thêm chi phí. Giá nhân công triển khai

ERP từ vài chục đến vài trăm USD/ngày. Trường hợp sử dụng các chuyên gia nước

ngoài vào, giá nhân công thường tính theo giờ và lên tới vài ngàn USD.

Chi phí phần mềm ERP thường bao gồm chi phí bản quyền phần mềm ERP và

các phần mềm có liên quan khác. Chi phí bản quyền ERP còn gọi là giá license tính

56

theo các phân hệ và theo số người sử dụng. Có một số phần mềm chỉ bán theo phân hệ

và không quan tâm đến số người sử dụng. Ngoài ra tuỳ theo nhu cầu của doanh nghiệp,

doanh nghiệp có thể phải mua bản quyền các phần mềm khác như hệ điều hành, hệ cơ

sở dữ liệu và các ứng dụng bảo mật. Các phần mềm này doanh nghiệp có thể mua hoặc

không mua ngay cùng với việc triển khai tuỳ thuộc vào việc tư vấn.

Chi phí hỗ trợ trước, trong và sau triển khai thông thường là chi phí cho hoạt

động khảo sát tư vấn tiền ERP, hỗ trợ giám sát triển khai và hỗ trợ hậu triển khai. Tuỳ

vào quy mô và nhận thức của doanh nghiệp mà các hạng mục này có hoặc không có

trong tổng chi phí dành cho ERP. Tuy nhiên, nếu có điều kiện thì các khoản mục này

nên đưa vào vì nó giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống trơn tru hơn và khai thác tối đa

hiệu quả ứng dụng ERP.

Đối với dự án ERP quy mô lớn, doanh nghiệp nên thuê đơn vị tư vấn, giám sát

triển khai. Phần chi phí này cũng xác định dựa trên đơn giá nhân công với số ngày làm

việc thực tế, hoặc dựa trên số lượng các báo cáo đánh giá chất lượng và tư vấn của đơn

vị. Sau khi ERP chính thức vận hành, doanh nghiệp vẫn phải duy trì các dịch vụ hỗ trợ

hậu ERP: bảo trì, nâng cấp, cung cấp bản sửa lỗi nhất là trong năm đầu tiên triển khai.

Tuỳ theo các gói dịch vụ và mức độ hỗ trợ mà chi phí có thể dao động từ 15-25%.

Chi phí phần cứng và hạ tầng mạng cũng là một trong những chi phí mà doanh

nghiệp phải trả cho việc triển khai trọn gói một hệ thống ERP. Phần cứng song hành

với hệ thống ERP thường không có gì đặc biệt như hệ thống máy chủ, máy trạm, tủ đĩa,

bộ lưu điện… Tuy nhiên về máy chủ, một hệ thống ERP cần tối thiểu các loại sau: máy

chủ hệ thống (Application server), máy chủ CSDL (database server), máy chủ dự

phòng CSDL (Backup database server). Ngoài ra là các máy chủ khác cần thiết cho

hoạt động của doanh nghiệp như máy chủ quản lý thư điện tử (Email server), máy chủ

quản lý các dịch vụ Internet (Internet server), máy chủ quản lý các tài liệu dùng chung

(File server). Một nguyên tắc cơ bản của hệ thống ERP chính là CSDL tập trung. Các

phần mềm ERP tiên tiến hiện nay đều sử dụng công nghệ web, điều đó đồng nghĩa với

việc các máy trạm không cần thiết phải cài đặt ứng dụng nào của phần mềm ERP mà

chỉ cần sử dụng một chương trình duyệt như Internet Explorer hoặc Nescape Navigator

57

là có thể truy cập vào chương trình sử dụng. Chính công nghệ này giúp giảm thiểu

đáng kể chi phí triển khai, duy tu, bảo trì hệ thống. Đối với hạ tầng mạng, nếu doanh

nghiệp có sẵn mạng WAN, LAN phù hợp thì phần kinh phí này không cần phải tính

đến, hiện nay doanh nghiệp có thể khai thác môi trường Internet như một mạng WAN

cho doanh nghiệp chi phí chấp nhận được mà vẫn đảm bảo mục đích khai thác của

mình.

Chi phí đào tạo nhân viên cũng là một chi phí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi

triển khai hệ thống ERP. Hệ thống ERP là một hệ thống mang tính tiêu chuẩn quốc tế cao

thế nên muốn sử dụng được thì doanh nghiệp cần phải đào tạo cho nhân viên của mình…

Công ty May 10 là công ty được Tổng công ty dệt may lựa chọn làm doanh

nghiệp thực hiện triển khai thí điểm mô hình ERP bắt đầu từ 01/01/2004. Nếu việc

triển khai thành công thì sẽ nhân rộng ra trong tổng công ty. Dự án triển khai này có

chi phí lên tới 451418 USD trong đó chi phí mua bản quyền phần mềm là 120000

USD, chi phí mua phần mềm là 25000 USD, chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ là

1125000, chi phí bảo trì, hỗ trợ hệ thống là 2400 USD… Chi phí xây dựng hạ tầng cơ

sở là 155270 USD. Với chi phí phải chi ra lớn như vậy cho một dự án ERP, các doanh

nghiệp dệt may khó có thể đáp ứng được.

58

Bảng 9: Chi phí phần mềm cho dự án ERP tại công ty May 10

Chi phí phần mềm

STT Loại chi phí Giá trị (USD)

1 Chi phí mua bản quyền phần mềm 120000

2 Chi phí mua phần cứng 25000

3 Chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ, xây dựng mẫu 112500

4 Chi phí bảo trì và hỗ trợ hệ thống 24000

5 Chi phí tư vấn chuẩn bị chứng từ mời thầu 2000

6 Chi phí nghiên cứu và phát triển hệ thống 663

7 Chi phí cho việc chuẩn bị các nghiên cứu khả thi 360

8 Chi phí dự phòng 11625

Tổng 296148

(Nguồn: Báo cáo của phòng công nghệ thông tin công ty May 10 )

Bảng 10: Chi phí cơ sở hạ tầng cho dự án ERP tại công ty May 10

Chi phí cơ sở hạ tầng

STT Loại chi phí Đơn vị Số lượng Giá trị (USD)

1 Trang thiết bị (Trước thuế) 1 137400

a Trang thiết bị hệ thống bộ 1 41584

b Máy tính bộ 68 86500

b1 Database Server bộ 1 9000

b2 Application server bộ 1 8000

b3 Development server bộ 1 8000

b4 Test and training server bộ 1 8000

b5 Mail server bộ 1 7000

b6 Laptop bộ 3 4500

b7 PC bộ 60 42000

c Phầm mềm bộ 2 2299

59

d Các trang thiết bị bảo vệ bộ 1 7017

2 Chi phí xây dựng 17870

Tổng 155270

(Nguồn: Báo cáo của phòng công nghệ thông tin công ty May 10 )

2.2. Chất lượng phần mềm ERP là một nỗi trăn trở của doanh nghiệp:

Hiện nay việc triển khai hệ thống ERP tại các doanh nghiệp dệt may còn gặp

khó khăn do các nhà cung cấp phần mềm cung cấp sản phẩm và dịch vụ của mình có

chất lượng chưa cao và không ổn định đặc biệt là các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng. Đây

chính là điểm yếu của các nhà cung cấp Việt Nam so với các nhà cung cấp nước ngoài.

2.3. Nhận thức của doanh nghiệp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản

xuất còn hạn chế:

Nhận thức của doanh nghiệp hiện nay đối với việc ứng dụng công nghệ thông

tin còn rất sơ khai và mang tính chất cố hữu.

Thứ nhất, tư tưởng ngại thay đổi chính là một trong những yếu tố làm cho việc

ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất diễn ra chưa mạnh mẽ. Tư tưởng

này vẫn còn ăn sâu trong chính giới lãnh đạo doanh nghiệp, những người đưa ra các

quyết định đầu tư. Hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng giữ lại quy trình cũ của mình

bởi vì bản thân quy trình đó đã gắn bó với doanh nghiệp trong một thời gian dài và có

thể đã mang lại sự thành công và phát triển nhất định đối với doanh nghiệp. Việc

thuyết phục lãnh đạo doanh nghiệp thay đổi quy trình sản xuất là điều không dễ.

Thứ hai đó là tư tưởng nhỏ lẻ, chưa có một cái nhìn bao quát của hầu hết doanh

nghiệp trong việc đầu tư công nghệ thông tin. Đổi mới công nghệ thông tin đòi hỏi

mang tính toàn diện đặc biệt là với hệ thống ERP. ERP là một hệ thống manh tính toàn

diện và tính tích hợp giữa các phân hệ rất cao, do vậy, hệ thống này không cho phép

doanh nghiệp đổi mới một cách “manh múm” mà phải đổi mới toàn diện.

Thứ ba chính là nhận thức sai lầm khi triển khai ERP của các doanh nghiệp.

Theo ông Hoành Minh Châu, phó tổng giám đốc FPT thì lâu nay nhiều doanh nghiệp

có nhìn nhận sai lầm khi triển khai ERP là triển khai tin học hoá doanh nghiệp bằng

60

một phần mềm quản lý. ERP không phải là triển khai phần mềm mà là triển khai quá

trình xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tiên tiến thông qua việc tin học hoá toàn

diện các hoạt động của doanh nghiệp.

Bệnh thành tích vẫn còn tồn tại trong tư tưởng của doanh nghiệp. Nhiều doanh

nghiệp bỏ vốn đầu tư vào công nghệ thông tin cũng chỉ vì chạy theo bệnh thành tích

chứ thực chất họ không xác định được chính xác đầu tư để làm gì. Hơn nữa, nhiều

doanh nghiệp lại chỉ chú trọng đầu tư vào phần cứng mà không hiện đại hoá, nâng cấp

phần mềm dẫn đến việc sử dụng lãng phí nguồn lực.

2.4. Thiếu đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin:

Thực trạng lao động ngành dệt may Việt nam hiện nay vừa thiếu về lượng vừa

thiếu về chất. Trước yêu cầu phát triển nhanh trong thời gian tới, tận dụng được cơ hội

Việt Nam gia nhập WTO, các doanh nghiệp dệt may rất lo ngại về tình trạng thiếu lao

động nghiêm trọng trong ngành cả về lượng lẫn chất.

Mặc dù dệt may được coi là ngành kinh tế giải quyết được công ăn việc làm cho

người lao động (Theo thống kê năm 2004 ngành dệt may đã thu hút hơn 2 triệu lao

động) tuy nhiên hiện nay các doanh nghiệp dệt may đang gặp phải một vấn đề đó là tay

nghề của người lao động không cao thêm vào đó lại thiếu.

Theo thống kê của Tổng công ty dệt may Việt Nam thì ngay trong tổng công ty

số lượng nhân viên có trình độ là rất thấp, hiện trong toàn tổng công ty chỉ có hơn 10

phó tiến sĩ về công nghệ sợi, cứ 25 công nhân mới có một kỹ sư.

Từ đầu năm 2004, công ty May 10 tham gia vào dự án triển khai thí điểm ERP

cua tổng công ty Dệt may Việt Nam với sản phẩm được lựa chọn là Oracle Application

E-business 11I. Buổi ban đầu như rất nhiều doanh nghiệp khác, May 10 cũng gặp hàng

loạt các khó khăn như: lựa chọn nhà cung cấp, bài toán triển khai…

Trong quá trình đấu thầu giữa 5 nhà cung cấp sản phẩm ERP trong và ngoài

nước, ORACLE đã thắng thầu để trở thành nhà cung cấp sản phẩm ERP cho công ty

May 10. So với các nhà cung cấp còn lại thì ORACLE có nhiều ưu thế: đáp ứng 70-

80% các yêu cầu về môđun nghiệp vụ, kinh nghiệm triển khai cũng như khả năng tài

61

chính. Tuy nhiên, không phải là không có những khó khăn, ORACLE tuy có nhiều

kinh nghiệm triển khai ERP nhưng là cho các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ, còn

với các doanh nghiệp sản xuất thì chưa nhiều. Đặc biệt, sản xuất trong ngành dệt may

có những đặc thù riêng, ngay cả trên thế giới, số doanh nghiệp dệt may áp dụng ERP

nói chung và khách hàng của ORACLE nói riêng cũng đếm trên đầu ngón tay.

Một khó khăn khác cũng là tình trạng chung của các doanh nghiệp Việt nam mà

May 10 phải đối mặt đó là thiếu các quy trình hoạt động chung. Hầu hết các phòng ban

như: tài chính, nhân sự, kế hoạch, sản xuất… đều hoạt động độc lập. Trong khi đó việc

triển khai ERP rất cần những quy trình hoạt động khép kín, liên thông về cơ sở dữ liệu

của nhau để xử lý tính toán. Đội ngũ nhân viên vẫn giữ thói quen làm việc thủ công

dựa trên kinh nghiệm là chính. Vì thế 5 nhân sự công nghệ thông tin của May 10 phải

cáng đáng một lượng việc khổng lồ: làm sao đào tạo để sử dụng tốt phần mềm ERP

cho trên 200 nhân viên là trưởng, phó các phòng ban, những người trực tiếp sử dụng hệ

thống ERP? Đó là chưa kể những khó khăn phát sinh trong quá trình triển khai với một

lực lượng nhân viên công nghệ thông tin mỏng như vậy của công ty.

Ban lãnh đạo May 10 quyết định để cho toàn bộ các phòng ban, những cán bộ

trực tiếp liên quan đến ERP cùng tham gia chấm thầu. May 10 đã mời tất cả các nhà

cung cấp dự thầu giới thiệu sản phẩm và tạo điều kiện cho toàn bộ lãnh đạo, trưởng,

phó các phòng, ban nghiệp vụ - những người sẽ trực tiếp vận hành quy trình ERP -

được tiếp xúc với các giải pháp thông qua buổi này. Tổng số người tham dự mỗi buổi

khoảng trên 200 nhân viên. Ông Lê Minh Cường, phụ trách về công nghệ thông tin của

May 10 cho biết: “có những buổi kéo dài cả ngày và nhà cung cấp, đơn vị triển khai

phải trả lời đến gần 200 câu hỏi chất vấn. Hầu hết các câu hỏi đều đi thẳng vào các vấn

đề cụ thể, chẳng hạn như: quy trình của May 10 là thế này, nếu triển khai ERP thì các

nhà cung cấp có cách giải quyết như thế nào? Thông qua các buổi này, các cán bộ nhân

viên đều có cái nhìn tổng quát về lợi ích và khó khăn khi triển khai ERP cũng như

lường trước những khó khăn sẽ gặp phải. Cũng nhờ đó, mỗi khi có trục trặc trong quá

trình triển khai, bộ phận Công nghệ thông tin không cần phải giải trình, thuyết minh

62

nhiều với ban lãnh đạo hay các phòng ban.

Trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cũng tạo điều kiện thuận lợi cho bộ phận

công nghệ thông tin tiếp xúc với các phòng ban nghiệp vụ. Trước mỗi một sự khác biệt về

quy trình đòi hỏi phải có sự lựa chọn giữa quy trình của phần mềm và quy trình hiện tại

của doanh nghiệp, bộ phận công nghệ thông tin có thể tập hợp các phòng ban lại họp bàn

để đi đến thống nhất. Anh Cường cho biết: “lựa chọn được sản phẩm ERP đã khó, nhưng

triển khai được là cả một quá trình dài và rất cần sự ủng hộ của các bộ phận liên quan. Rất

khó để thuyết phục toàn công ty thay đổi theo quy trình của phần mềm.”

2.5. Thiếu nhà cung cấp và nhà tư vấn triển khai:

Các chủ thể liên quan đến triển khai ERP:

Nhà cung cấp hệ thống: người tạo ra sản phẩm ERP ví dụ như SAP, ORACLE,

EXACT…

Nhà bán lẻ dịch vụ gia tăng (VAR): những người mà mua các hệ thống máy tính

sau đó tiến hành lắp ráp các linh kiện hoặc lắp ráp theo yêu cầu của người mua

và cung cấp các dịch vụ bảo dưỡng.

Nhà tư vấn triển khai: đây là người trực tiếp triển khai ERP cho khách hàng. Họ

cũng thường là nhà cung cấp dịch vị hỗ trợ sau triển khai. Nhà tư vấn sẽ gặp vấn

đề nếu như VAR đưa cho khách hàng một hệ thống không phù hợp, ngược lại

VAR không thể tư vấn cho khách hàng mà không hiểu cặn kẽ về hệ thống định

giới thiệu, tức là có kiến thức tư vấn triển khai. Vì mối tương tác như vậy nên

trong đa số các trường hợp nhà tư vấn triển khai cũng chính là VAR, triển khai

cho khách hàng các hệ thống mà họ tư vấn. Do lý do này, khái niệm VAR

thường bao hàm VAR kiêm nhà tư vấn triển khai. Một chuyên viên VAR cần

50% kiến thức ERP và 50% kiến thức về nghiệp vụ quản lý.

Với nhận thức của các doanh nghiệp về ERP còn chưa cao như hiện nay thì vai

trò của nhà tư vấn là rất quan trọng và quyết định sự thành công của dự án. Nhà tư vấn

sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn hệ thống ERP phù hợp với khả năng, nhu cầu của doanh

63

nghiệp cũng như phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy

nhiên, một thực tế đáng buồn hiện nay đó là số lượng các tổ chức hỗ trợ, tư vấn cho

doanh nghiệp còn quá ít ỏi, hoạt động còn hạn chế, chưa tiếp cận được nhiều doanh

nghiệp cũng như kinh nghiệm còn rất non kém. Chính các nhà cung cấp hệ thống ERP

phải thừa nhận rằng số lượng chuyên gia giỏi trong lĩnh vực này còn quá ít, chủ yếu

trưởng thành trong quá trình triển khai ERP tại các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt

Nam. Để triển khai hệ thống ERP cho một doanh nghiệp dệt may thì khối lượng công

việc tư vấn là 80% trong khi chỉ có 20% khối lượng là công việc kỹ thuật. Đội ngũ

nhân viên của các công ty cung cấp ERP cũng chỉ mới dừng lại ở mức độ triển khai, ít

khi tư vấn cho doanh nghiệp về những quy trình mới mà giải pháp ERP của họ mang

lại.

Tóm lại, số lượng các doanh nghiệp dệt may của Việt Nam áp dụng hệ thống

ERP trong sản xuất kinh doanh rất ít mà cũng chỉ đang trong quá trình triển khai chưa

hoàn thiện. Các doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn về nguồn lực dành cho dự án

ERP đặc biệt là đội ngũ nhân viên am hiểu công nghệ thông tin còn quá mỏng, cộng

với kinh nghiệm quản lý yếu kém, chưa có kế hoạch triển khai đồng bộ. Do vậy cần có

những biện pháp hợp lý để biến ERP trở thành công cụ hữu ích chứ không phải là “vô

ích” trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp dệt may. Đây cũng chính là

nội dung chính được đề cập trong chương cuối cùng “Một số giải pháp phát triển hệ

thống ERP trong các doanh nghiệp dệt may hiện nay”.

64

CHƢƠNG 3

MỘT SỐ GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC

DOANH NGHIỆP DỆT MAY VIỆT NAM

I. ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN NGÀNH DỆT MAY VIỆT NAM:

Tại Điều 1 của Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 55/2001/QĐ-TTg ngày

23 tháng 04 năm 2001 phê duyệt chiến lược phát triển và một số cơ chế, chính sách hỗ

trợ ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010, phương hướng và mục tiêu phát triển

ngành dệt may đến năm 2010 như sau:

1. Mục tiêu:

Phát triển ngành dệt may trở thành một trong những ngành công nghiệp trọng

điểm, mũi nhọn về xuất khẩu, thoả mãn ngày càng cao nhu cầu tiêu dùng trong nước,

tạo nhiều việc làm cho xã hội, nâng cao khả năng cạnh tranh, hội nhập vững chắc kinh

tế khu vực và thế giới.

2. Chiến lƣợc phát triển ngành dệt may Việt Nam đến năm 2010:

2.1. Đối với ngành dệt, bao gồm: sản xuất nguyên liệu dệt, sợi, dệt, in nhuộm hoàn tất:

Kinh tế nhà nước làm nòng cốt, giữ vai trò chủ đạo, khuyến khích các thành phần

kinh tế, kể cả đầu tư trực tiếp của nước ngoài tham gia phát triển lĩnh vực này.

Đầu tư phát triển phải gắn với bảo vệ môi trường, quy hoạch xây dựng các cụm

công nghiệp sợi, dệt, in nhuộm hoàn tất ở xa các trung tâm đô thị lớn.

Tập trung đầu tư trang thiết bị hiện đại, công nghệ cao, kỹ thuật tiên tiến, trình

độ chuyên môn cao. Chú trọng công tác thiết kế các sản phẩm dệt mới, nhằm

từng bước củng cố vững chắc uy tín nhãn mác hàng dệt Việt Nam trên thị

trường quốc tế.

Tổ chức lại hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, tạo bước nhảy

vọt về chất lượng các sản phẩm dệt, nhằm đáp ứng nhu cầu xuất khẩu và tiêu

dùng trong nước.

2.2. Đối với ngành may:

Đẩy mạnh cổ phần hoá những doanh nghiệp may Nhà nước không cần nắm giữ

100% vốn. Khuyến khích mọi thành phần kinh tế đầu tư phát triển ngành may,

nhất là ở các vùng đông dân cư, nhiều lao động.

65

Đẩy mạnh công tác thiết kế mẫu thời trang, kiểu dáng sản phẩm may. Tập trung

đầu tư, cải tiến hệ thống quản lý sản xuất và nâng cao tính cạnh tranh của sản

phẩm may Việt Nam trên trường quốc tế.

Đẩy mạnh đầu tư phát triển các vùng trồng bông, dâu tằm, các loại cây có xơ, tơ

nhân tạo, các loại nguyên, phụ liệu thay thế nhập khẩu.

Khuyến khích mọi hình thức đầu tư, kể cả đầu tư nước ngoài, phát triển cơ khí dệt

may, tiến tới cung cấp phụ tùng, lắp ráp và chế tạo thiết bị dệt may trong nước.

2.3. Các chỉ tiêu chủ yếu:

Sản xuất: Đến năm 2010, sản phẩm chủ yếu đạt:

Sản phẩm Sản lƣợng

Bông xơ 8000 tấn

Xơ sợi tổng hợp 12000 tấn

Sợi các loại 300000 tấn

Vải lụa thành phẩm 1400 triệu mét vuông

Dệt kim 500 triệu sản phẩm

May mặc 1500 Triệu sản phẩm

Kim ngạch xuất khẩu: Đến năm 2010: 8000-9000 triệu đô la Mỹ.

Sử dụng lao động: Đến năm 2010 thu hút 4-4.5 triệu lao động

• Tỷ lệ giá trị sử dụng nguyên phụ liệu nội địa trên sản phẩm dệt may xuất khẩu:

Đến năm 2010: trên 75%

• Vốn đầu tư phát triển: Tổng vốn đầu tư phát triển ngành dệt may Việt Nam giai

đoạn 2006-2010 khoảng 30000 tỷ đồng trong đó Tổng công ty Dệt may Việt Nam

khoảng 9500 tỷ đồng. Tổng vốn đầu tư phát triển vùng nguyên liệu trồng bông đến

năm 2010 khoảng 1500 tỷ đồng.

II. ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY:

1. Phát triển hệ thống ERP một cách hoàn chỉnh đồng bộ, đi từ thấp đến cao

theo một kế hoạch cân nhắc thấu đáo tránh tình trạng “chạy quá nhanh”

trong khi “chân còn yếu”.

66

Theo các chuyên gia về công nghệ thông tin, một doanh nghiệp nên ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình theo các giai đoạn sau:

Việc triển khai hệ thống ERP nằm trong giai đoạn ứng dụng tin học mức chiến

lược. Do vậy bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn áp dụng hệ thống ERP đều cần phải

có một hệ thống cơ sở hạ tầng khá vững chắc. Theo tác giả Marcelino Tito Torres trong

Đầu tƣ cơ sở hạ tầng

Máy tính

Mạng nội bộ

Internet

Các giải pháp truyền thông cơ sở

Ứng dụng tin học mức sơ khai:

Soạn thảo văn bản, bảng tính

Thu thập lưu trữ thông tin, chuẩn bị hồ sơ tài liệu

Thư điện tử, diễn dàn (forum), hội thoại (chatting)

Lịch công tác (calendaring)

Ứng dụng tin học mức chiến lƣợc:

Quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP)

Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Quản lý chuỗi cung ứng (SRM)

(Theo kiểu tích hợp, hướng điều hành trực tuyến)

Ứng dụng tin học mức tác nghiệp:

Phần mềm kế toán

Phần mềm quản trị nhân sự

Phần mềm quản lý hợp đồng dự án

Phần mềm quản lý bán hàng

Phần mềm quản lý vật tư

(Theo hướng rời rạc, theo hướng tác nghiệp, thống kê)

Ứng dụng thƣơng mại điện tử:

Doanh nghiệp hướng tới người tiêu dùng (B2C)

Doanh nghiệp hướng tới doanh nghiệp (B2B)

(Dựa trên nền tảng điều hành trực tuyến với công nghệ Internet)

67

tài liệu “Manufacturing Resource Planning” và tác giả Phil Heenan trong tài liệu

“Fundamentals of Manufacturing Resource Planning” thì quy trình triển khai ứng dụng

hệ thống ERP phải thông qua 16 bước sau:

Đánh giá quy trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 1).

Đào tạo cho các cán bộ chủ chốt - Education of key managers.

Đưa ra cái nhìn về công ty sau khi ứng dụng hệ thống ERP.

Tính toán chi phí đầu tư và lợi nhuận

Tổ chức dự án.

Xác định các tiêu chí chính đánh giá thực hiện để đánh giá kết quả ứng dụng ERP.

Đào tạo cho các cán bộ quản lý mức giữa.

Xây dựng quy trình lập kế hoạch và kiểm soát

Tổ chức, chuẩn hoá dữ liệu

Hoàn thiện quy trình quản lý theo ERP

Các vấn đề liên quan đến phần mềm

Chạy thử

Kiểm tra, đánh giá theo các tiêu chí lựa chọn ở bước 6

Đào tạo, hỗ trợ khi triển khai.

Đánh giá các quy trình quản lý sản xuất kinh doanh (lần 2).

Một doanh nghiệp muốn ứng dụng thành công một dự án ERP thì việc lập kế

hoạch triển khai là công việc quan trọng hàng đầu. Một kế hoạch có hiệu quả nếu nó

được lập trên cơ sở năng lực hiện có của doanh nghiệp và môi trường mà doanh nghiệp

đang tồn tại. Một dự án ERP có thể được thực hiện theo các giai đoạn sau:

Giai đoạn triển khai các phân hệ sản xuất, quy trình bán hàng, mua hàng, nhân

sự tiền lương. Giai đoạn này có thể kéo dài 4-5 tháng. Trong giai đoạn này, các

công việc cần tiến hành đó là: pha khảo sát, phân tích nghiệp vụ, pha xây dựng,

pha chuyển tiếp, pha sản phẩm. Nếu thực hiện giai đoạn này thành công, về cơ

bản doanh nghiệp đã có được một hệ thống quản lý nguồn lực hiện đại hiệu quả.

68

Giai đoạn triển khai các phân hệ tài chính như: sổ cái, phải thu, phải trả, tài sản

cố định, quản lý tiền mặt…Thời gian thực hiện cũng có thể kéo dài từ 6-7 tháng

tuỳ từng doanh nghiệp. Các công việc cần triển khai cũng như giai đoạn trước.

Sau khi các phân hệ sản xuất, quản lý đặt hàng, bán hàng, quản lý nhân sự được

triển khai thì phân hệ kế toán tài chính được triển khai nhằm thu thập thông tin

của các phân hệ này rồi xử lý và phản hồi lại.

Giai đoạn triển khai các phân hệ quản lý hệ thống, các công cụ viết báo cáo, hỗ

trợ hệ thống. Tác dụng của các phân hệ này là tạo ra sự ổn định cho hoạt động

của toàn bộ hệ thống, đảm bảo cho hệ thống an toàn, tránh sai sót.

Nếu các doanh nghiệp muốn áp dụng thành công hệ thống ERP thì nên tuân theo

trình tự triển khai các phân hệ. Điều này vừa đảm bảo phù hợp với nguồn lực của

doanh nghiệp và tránh lãng phí và sai sót trong quá trình triển khai.

2. ERP là một xu thế tất yếu cho các doanh nghiệp dệt may hiện nay.

Hệ thống ERP vẫn còn là một khái niệm quá mới mẻ đối với các doanh nghiệp

của Việt Nam tuy nhiên đối với các doanh nghiệp nước ngoài thì đã quá quen thuộc và

trở thành một công cụ không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh, là một

trong những yếu tố tạo nên sự thành công của các doanh nghiệp nước ngoài đặc biệt là

các công ty đa quốc gia, xuyên quốc gia. Tuy nhiên trong thời đại công nghệ thông tin

hiện nay khi mà thương mại điện tử trở thành công cụ đắc lực giúp các doanh nghiệp

hội nhập quốc tế, các doanh nghiệp của chúng ta trước những cơ hội lớn mà không

nắm bắt, không biết biến thành sức mạnh của mình thì sẽ bị đào thải. Việc ứng dụng

ERP vào quản lý là một bước phát triển tất yếu sau nhiều năm các doanh nghiệp dệt

may áp dụng các hệ thống phần mềm kế toán tài chính.

Trong giai đoạn Việt Nam sắp gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới thì các

doanh nghiệp dệt may vừa có một loạt các cơ hội rộng mở tuy nhiên cũng gặp rất nhiều

khó khăn thách thức.

a) Một loạt cơ hội sẽ mở ra cho các doanh nghiệp dệt may Việt Nam:

69

Một thị trường nội địa với nhu cầu rất lớn với hơn 80 triệu dân cũng như một thị

trường xuất khẩu khổng lồ.

Người tiêu dùng trong nước có xu hướng quay về sử dụng các sản phẩm nội địa.

Khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, nâng cao năng lực sản xuất.

Thương hiệu được cải thiện trên thị trường quốc tế.

b) Tuy nhiên các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với hàng loạt thách thức sau:

Cạnh tranh nội địa ngày càng gay gắt cũng như phải cạnh tranh với hàng dệt

may giá rẻ của Trung Quốc.

Cạnh tranh về nguồn nhân lực có tay nghề cao dẫn đến chi phí đào tạo và chi phí

tiền lương tăng.

Đòi hỏi quản lý của doanh nghiệp phải thích ứng với cách quản trị tiên tiến.

Không còn sự hỗ trợ từ phía nhà nước.

Chính những cơ hội và thách thức như vậy đã làm cho nhu cầu của doanh

nghiệp dệt may về một phong cách quản lý ngày càng lớn và trở nên cấp thiết hơn bao

giờ hết. Theo nhiều chuyên gia công nghệ thông tin thì trong một hai năm tới đây thị

trường giải pháp quản trị doanh nghiệp tại Việt Nam sẽ bùng nổ vì đây là nhu cầu bức

bách của nhiều doanh nghiệp trong đó có các doanh nghiệp dệt may.

III. GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG ERP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP DỆT

MAY VIỆT NAM:

1. Nhóm giải pháp vĩ mô:

1.1. Giải pháp từ phía nhà nước:

1.1.1. Môi trường pháp lý:

ERP là một sản phẩm về công nghệ nên cũng như bất cứ sản phẩm công nghệ

nào khác đều có thị trường cung và thị trường cầu về sản phẩm này. Thị trường cung

muốn phát triển thì phải có thị trường cầu. Cũng như bất kỳ một thị trường cung cấp

một sản phẩm công nghệ nào thị trường cung ERP cũng có các yếu tố môi trường vĩ

mô tác động tới. Một trong những yếu tố vĩ mô đó chính là môi trường pháp luật. Một

70

môi trường pháp luật thông thoáng và rõ ràng là một trong những yếu tố thúc đẩy thị

trường ERP phát triển.

Hiện nay các quy định của nhà nước trong lĩnh vực khoa học công nghệ đặc biệt

là phần mềm vẫn thiếu tính đồng bộ và chặt chẽ. Do đó làm cho các doanh nghiệp sản

xuất phần mềm đặc biệt là các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP không có cơ sở

vững chắc để an tâm trong kinh doanh. Hơn nữa một hệ thống pháp luật “sáng nắng

chiều mưa” sẽ làm cho rủi ro trong kinh doanh ngày càng gia tăng cũng như làm mất

lòng tin của doanh nghiệp, họ không muốn đổi mới bởi đổi mới chẳng mang lại hiệu

quả khi mà hệ thống luật pháp hay thay đổi.

Dịch vụ tư vấn công nghệ cũng chưa được pháp luật đề cập đến nhiều. Dịch vụ

tư vấn công nghệ là một lĩnh vực rất mới mẻ tại Việt Nam hiện nay đặc biệt là dịch vụ

tư vấn triển khai hệ thống ERP bởi vì hệ thống ERP mới được biết đến trong những

năm gần đây.

Hiện nay có những bất cập và có những mâu thuẫn giữa phân hệ kế toán trong

hệ thống ERP với hệ thống kế toán của Việt Nam. Điều này dẫn tới những hạn chế

trong việc áp dụng một chế độ kế toán hiện đại tại các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp

sử dụng hệ thống ERP của các công ty cung cấp phần mềm hàng đầu thế giới mà trong

đó phân hệ kế toán được thiết kế theo các tiêu chuẩn của các nước tiên tiến trên thế giới

như Mỹ, Đức thì đều phải thay đổi phân hệ này cho phù hợp với hệ thống kế toán Việt

Nam. Do đó việc nâng cấp hệ thống kế toán Việt Nam là hết sức cần thiết để tạo ra một

hệ thống kế toán hiện đại, minh bạch.

Thứ nhất, hiện tượng trả lại hàng sau khi mua thường xuyên xảy ra trong kinh tế

thị trường, theo định nghĩa của kế toán hiện đại thì đó là sự ghi nhận doanh thu

sau đó “giảm” có kèm theo thuế GTGT, nghĩa là phát sinh chứng từ có số lượng

âm, đơn giá bằng hay khác đơn giá cũ và thành tiền “âm”. Điều này thực chất đã

được luật kế toán chấp nhận qua khái niệm “bút toán đỏ”. Nhưng theo thông lệ

hay quy định của Bộ tài chính về quản lý hoá đơn tài chính thì lại không cho

phép làm điều này. Nghĩa là không được phép xuất hoá đơn có giá trị âm hay

71

bất cứ một ghi chép nào có giá trị âm. Vì có quy định này mà các doanh nghiệp

phải áp dụng những biện pháp hoàn toàn sai để ghi nhận, đó là việc khách hàng

muốn trả lại hàng thì phải xuất hoá đơn cho người đã bán hàng. Đa số đối tác

coi việc này là đúng vì cân đối tồn kho đúng, nhưng khi họ không nhận thức

được là việc này đã gây nên 2 điều sai cơ bản: sự kiện “bán hàng lại” khác với

“trả lại hàng” và tổng doanh số của hai bên “tăng” lên chỉ qua sự việc bán hàng

được “đưa đẩy” dẫn đến sai lệch về kết quả kinh doanh và giá vốn. Việc này chỉ

có thể giải quyết được khi có quy định rõ ràng hơn từ Bộ Tài chính để mọi

doanh nghiệp áp dụng đúng hơn và hơn nữa là việc áp dụng phần mềm hiện đại

dễ dàng hơn

Thứ hai, vì chưa có những quy định cụ thể về quyền sử dụng những tài khoản tự

lập nên đa số doanh nghiệp không dám áp dụng những lợi thế của ERP là tạo

tiểu tài khoản và theo dõi chi tiết đến từng thời điểm hay trung tâm hạch toán vì

họ lập luận rằng kế toán Việt Nam không cho phép làm điều đó.

Thứ ba, theo thông lệ trước đây ở Việt Nam thường phát sinh doanh thu dựa

theo ngoại tệ (những nhà nhập khẩu thường làm như vậy khi bán hàng để loại

trừ rủi ro về tỷ giá) nhưng theo quy định của Nhà nước, trên lãnh thổ Việt nam

tất cả mọi giao dịch đều phải bằng tiền Việt Nam. Đã gọi là luật thì không thể

tranh cãi, có điều là thông lệ này rất rộng rãi không dễ dàng bỏ ngay được. Hơn

nữa Bộ tài chính chưa hề có văn bản hướng dẫn nào cho việc kinh doanh như

vậy nên các doanh nghiệp không biết phải làm thế nào cho đúng với luật hiện

hành. Đa số doanh nghiệp nội thương tự tiện áp dụng điều khoản kế toán ngoại

tệ quy định cho những giao dịch ngoại tệ bằng việc xử lý trực tiếp các bút toán

điều chỉnh chênh lệch tỷ giá qua công văn giữa hai bên mà không cần đến hoá

đơn tài chính. Điều này tai hại là: kế toán không có chứng từ phát sinh gốc, giao

dịch nội thương không có hoá đơn tài chính thì không kiểm soát được thuế

GTGT mặc dù về tổng thể Nhà nước không thu thêm được đồng nào qua hiệu

72

chỉnh giá qua tỷ giá kể cả khi doanh nghiệp có xuất hoá đơn tài chính nhưng nó

không thể hiện được đúng đắn các giao dịch, nhập nhèm khi áp dụng luật tai hại

hơn là những cán bộ thuế không hiểu vấn đề vẫn chấp nhận là đúng. Thực ra

việc điều chỉnh “tỷ giá” trong nội thương chúng ta nên hiểu là việc doanh

nghiệp điều chỉnh “chênh lệch giá bán thông qua tỷ giá ngoại tệ”, cũng giống

như việc giảm hay tăng giá vậy.

Chính những mâu thuẫn này là nguyên nhân dẫn tới sự e ngại của doanh nghiệp

đó là liệu việc áp dụng một hệ thống quản lý mới ERP có phù hợp với quy định về tài

chính kế toán hay không.

1.1.2. Sự hỗ trợ về khoa học công nghệ:

Nhà nước đặc biệt là các cơ quan ban ngành mà cụ thể là Bộ Khoa học và công

nghệ có vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển khoa học công nghệ trong tất cả các

ngành kinh tế nói chung và ngành dệt may nói riêng. Một sự hỗ trợ từ phía chính phủ

cũng như các ban ngành là một nguồn động viên rất lớn cho các doanh nghiệp trong

việc ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay.

Một định hướng từ các bộ ngành là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp dệt

may. Các doanh nghiệp hiện nay đang mắc phải một vấn đề đó là không biết nên ứng

dụng công nghệ thông tin như thế nào là hợp lý và không lãng phí tiền của. Do vậy, các

bộ ngành đặc biệt là bộ khoa học và công nghệ cần đưa ra các văn bản có tính chất

định hướng trong đó đề ra một lộ trình hợp lý để giúp các doanh nghiệp đỡ bị bỡ ngỡ

trong việc biến công nghệ thông tin thành sức mạnh của mình.

Nhà nước, với các quyền hành của mình và với các khả năng lớn về xúc tiến

thương mại, có thể có những động thái giúp đỡ doanh nghiệp về việc tìm kiếm nhà

cung cấp công nghệ ERP nguồn có uy tín và chất lượng thông qua việc ký kết các hiệp

định về hợp tác về khoa học công nghệ với các nước có thế mạnh về khoa học công

nghệ, các hội chợ triển lãm, giới thiệu sản phẩm công nghệ thông tin, các dự án về

khoa học công nghệ …

1.1.3. Hỗ trợ về đào tạo nguồn nhân lực:

73

Nhà nước cũng như các cơ quan ban ngành có liên quan phối hợp với các doanh

nghiệp dệt may mở các trường đào tạo dạy nghề, học nghề.

Xuất phát từ thực trạng các doanh nghiệp dệt may hiện nay đang rất thiếu một

đội ngũ nhân viên am hiểu về công nghệ thông tin, chính phủ phối hợp với các doanh

nghiệp mở các lớp tập huấn tay nghề cũng như bồi dưỡng các kiến thức về công nghệ

thông tin cho các nhân viên trong doanh nghiệp.

Theo số liệu thống kê của Bộ GD&ĐT, hiện nay cả nước có 13 cơ sở đào tạo

sau đại học về công nghệ thông tin (9 trường đại học và 4 viện nghiên cứu), đào tạo

theo ngành: đảm bảo máy tính và tin học, vô tuyến điện tử, với số lượng chỉ tiêu tuyển

sinh tăng 30% hàng năm. Về đào tạo đại học, cao đẳng hiện cả nước có 27 khoa công

nghệ thông tin đào tạo theo 11 chuyên ngành: điện tử- viễn thông, viễn thông, điện tử

tin học, tin học, kỹ thuật máy tính, công nghệ thông tin, tin học ứng dụng, cơ khí-tin

học, toán- tin học, vật ly tin học với chỉ tiêu tuyển sinh bình quân hàng năm tăng bình

quân 50%. Số lượng sinh viên khá lớn như vậy về công nghệ thông tin tuy là một

nguồn nhân lực dồi dào cho các doanh nghiệp nhưng lại có trình độ không cao, khả

năng thực hành kém bởi chương trình đào tạo còn thiên về lý thuyết, đào tạo một cách

ồ ạt của các trường đại học cũng như cao đẳng, dạy nghề. Chính vì lý do này dẫn đến

hiện tượng sử dụng nguồn nhân lực cho công nghệ thông tin một cách lãng phí. Để

giảm bớt hiện tượng này, nhà nước và đặc biệt là Bộ GD&ĐT cần có những biện pháp

cải tiến phương pháp dạy và học tại các trường đại học, cao đẳng, trung học dạy nghề

hiện nay để đáp ứng nhu cầu về kỹ sư khoa học công nghệ thông tin của các doanh

nghiệp nói chung và doanh nghiệp dệt may nói riêng. Hơn nữa, Bộ Bưu chính Viễn

thông cần phối hợp cùng với Bộ GD&ĐT xây dựng đề án quy hoạch phát triển nguồn

nhân lực công nghệ thông tin để tạo ra một nguồn nhân lực có chất lượng cao cho

doanh nghiệp.

1. 2. Từ phía Hiệp hội dệt may Việt Nam, Tổng công ty dệt may Việt Nam:

Tổng công ty dệt may Việt Nam và Hiệp hội dệt may là những tổ chức đại diện

cho cộng đồng các doanh nghiệp, có nhiệm vụ hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động

74

sản xuất, phân phối và tiêu thụ sản phẩm dệt may. Do đó, cả hai tổ chức này cần có

những chính sách hợp lý để thu hút thêm nhiều thành viên tham gia và trở thành cầu

nối giữa các doanh nghiệp, các doanh nghiệp có cơ hội học hỏi trao đổi kinh nghiêm

với nhau trong lĩnh vực công nghệ thông tin đặc biệt là phong cách quản lý hiện đại.

2. Nhóm giải pháp vi mô:

2.1. Đổi mới nhận thức của doanh nghiệp đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin

nói chung là hệ thống ERP nói riêng:

Để khuyến khích phổ biến và áp dụng bất kỳ một đổi mới nào, điều đòi hỏi

trước tiên là phải nâng cao nhận thức của doanh nghiệp. Một mô hình kịch bản với tư

cách là một phương tiện để đi từ giai đoạn đổi mới nhận thức đến giai đoạn ứng dụng

công nghệ thông tin một cách chiến lược sẽ đóng vai trò quan trọng. Ứng dụng đầu tiên

của phương pháp xây dựng kịch bản trong bối cảnh kinh tế và quản lý được bắt đầu

vào năm 1967. Phương pháp này khác với phương pháp dự báo truyền thống. Nếu

phương pháp dự báo cố gắng loại bỏ sự bất định thì phương pháp kịch bản nêu ra

những triển vọng cơ bản trong tương lai. Chúng là công cụ giúp hình thành tư duy

chiến lược của các nhà lãnh đạo, quản lý và các doanh nghiệp. Mô hình kịch bản công

nghệ thông tin có tính chiến lược của công nghệ thông tin từ triển vọng trong dài hạn.

Vai trò của mô hình này là nâng cao nhận thức của mọi người đang quan tâm đến công

nghệ thông tin bằng cách kích thích các quá trình học hỏi mà sẽ tác dụng tích cực.

2.2. Đầu tư cho công nghệ:

Công nghệ chính là chìa khoá của sự thành công, ai nắm được công nghệ người

đó sẽ chiến thắng. Tuy nhiên không phải cứ đầu tư cho công nghệ một cách bừa bãi, ồ

ạt, không mục đích là mang lại hiệu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần khải có một

kế hoạch đầu tư thật hợp lý. Vậy đầu tư cho ERP thế nào là hợp lý?

Theo các chuyên gia, có hai cách tiếp cận để xác định tỷ lệ đầu tư cho ERP:

Cách thứ nhất: tỷ lệ đầu tư ERP bằng một nửa tổng chi phí một tháng của doanh

nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp có 50 nhân viên, chi phí bình quân đầu người 6

75

triệu đồng thì chi phí cho hệ thống ERP là: (6X50)/2 = 150 triệu đồng (khoảng

10000 USD).

Cách thứ hai: Nhân số lượng nhân viên trong doanh nghiệp với hệ số (số tiền

tính trên đầu nhân viên), mà hệ số này phụ thuộc vào ngành nghề sản xuất kinh

doanh. Ví dụ: công ty sản xuất bao bì có 100 nhân viên (kể cả công nhân) thì chi

phí cho hệ thống ERP khoảng: 100X150 = 15000 USD. Nếu công ty có 1000

nhân viên thì chi phí là 150000 USD.

Tuy nhiên cũng có nhiều ý kiến cho rằng việc xác định chi phí cho ERP theo doanh

số là hợp lý và thông thường có thể chiếm từ 1-3% doanh số của doanh nghiệp. Ngoài ra có

thể xác định chi phí cho ERP theo tổng chi phí là hợp lý vì không phải cứ doanh nghiệp có

doanh số cao (lợi nhuận nhiều) thì phải bỏ ra nhiều tiền cho hệ thống ERP.

Bảng 12: Tỉ lệ đầu tư cho ERP theo doanh số

Tỷ lệ đầu tƣ (%) Doanh số (USD) Đầu tƣ cho ERP (USD)

1-5 triệu 10000-15000

1-3 ≤10 triÖu ≤300000

≤50 triÖu ≤1500000

(Nguồn: www.pcworld.com)

Phát triển cơ sở hạ tầng phục vụ cho hệ thống ERP. Như đã đề cập ở trên, không

phải bất kỳ doanh nghiệp nào muốn triển khai hệ thống ERP là được mà cần phải có

một nền tảng vững chắc về cơ sở hạ tầng cho công nghệ thông tin. Đó chính là cần phải

trang bị hệ thống máy tính, xây dựng được hê thống mạng nội bộ, các giải pháp về

truyền thông cơ sở, mạng INTERNET.

2.3. Đào tạo nguồn nhân lực:

Nguồn nhân lực là nguồn lực quan trọng nhất trong một doanh nghiệp nói chung

và ngành dệt may nói chung. Chất lượng của nguồn nhân lực sẽ quyết định tới sự thành

công của việc triển khai dự án ERP. Do vậy, để thực hiện hoạt động sản xuất kinh

doanh thành công đặc biệt là thực hiện dự án ERP, doanh nghiệp cần đầu tư cho nguồn

76

nhân lực của mình.

2.3.1. Thứ nhất, các doanh nghiệp cần phải xác định được rằng nguồn nhân lực là

nguồn lực quan trọng nhất của mình.

Chính nhận thức của doanh nghiệp là một trong những yếu tố quyết định

sự thành công của dự án. Doanh nghiệp nên đặt nguồn nhân lực của mình ở vị trí

trung tâm trong mọi kế hoạch đầu tư, phát triển của mình.

2.3.2. Thứ hai, sau khi xác định được tầm quan trọng của nguồn nhân lực doanh

nghiệp cần đề ra một chiến lược sử dụng nguồn nhân lực hợp lý.

a) Các doanh nghiệp nên dành một tỷ lệ phần trăm hợp lý theo vốn hoặc theo

doanh thu hàng năm để đào tạo nhân lực.

b) Mở trường đào tạo, dạy nghề nhằm bổ sung cho lực lượng lao động thông qua

việc liên kết đào tạo với các trường đại học, cao đẳng, trung học…

c) Rèn luyện cho nhân viên tác phong làm việc công nghiệp thông qua các chính

sách khen thưởng nhân viên có tác phong làm việc khoa học, kỷ luật các nhân

viên có ý thức kém…

d) Có nhiều cách thu hút và chọn lọc được nhân tài ví dụ như trong ngắn hạn

doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi tài năng, hội chợ việc làm; đăng tin

tuyển dụng… Còn trong dài hạn có thể tham khảo một trong các cách sau:

Tổ chức thực tập cho học sinh cấp 3 và sinh viên đặc biệt là sinh viên công nghệ

thông tin tại công ty.

Tài trợ cho sinh viên nghèo học giỏi, đổi lại các sinh viên đó phải phục vụ cho

công ty trong một khoảng thời gian sau khi ra trường.

Tài trợ cho các chương trình nâng cao trình độ giảng dạy ở các trường tiểu học

và trung học hoạt động kém.

Đưa các hình thức làm việc tại nhà, làm việc theo thời gian linh động hay làm

việc nhóm và bán thời gian để thu hút lực lượng lao động nữ.

Tạo điều kiện chuyên sâu cho nhân viên. Điều này sẽ cho họ có động lực rất lớn.

77

Tham gia rộng rãi vào các hoạt động quần chúng để quảng bá cho doanh nghiệp.

Thu hút sự chú ý của các phương tiện thông tin đại chúng bằng cách tạo ra

phong cách văn hoá doanh nghiệp mới lạ và môi trường làm việc lý tưởng cho

những người trẻ tuổi.

Các hoạt động này sẽ giúp doanh nghiệp khuếch trương thanh thế, đồng thời hỗ

trợ các trường học đào tạo ra lao động có trình độ cao hơn, đó chính là nguồn cung cấp

nhân lực cho các doanh nghiệp. Đặc biệt cách đối đãi nhân viên và một môi trường

lành mạnh sẽ giúp doanh nghiệp có ưu thế rất lớn không việc thu hút nhân tài.

Khi doanh nghiệp đã tạo ra được nguồn cung cấp nhân lực trình độ cao trong

lĩnh vực công nghệ thông tin thì bước cần thiết ngay sau đó là phải lập chiến lược sàng

lọc và tuyển chọn kỹ lưỡng người có năng lực thực sự. Sau khi tuyển dụng được nhân

tài, chính sách sử dụng nhân lực sẽ mang tính sống còn. Để giữ chân được người tài,

các doanh nghiệp cần có những chính sách đãi ngộ xứng đáng, tạo môi trường làm việc

lành mạnh, mang tính cạnh tranh cao.

2.4. Học hỏi kinh nghiệm quản lý của các doanh nghiệp khác:

Trong một dự án ERP, các nhà tư vấn triển khai có nhiệm vụ đưa ra kế hoạch

triển khai và hướng dẫn các doanh nghiệp triển khai theo từng giai đoạn, còn các doanh

nghiệp với lực lượng của mình sẽ tự triển khai. Do vậy công tác quản lý việc sử dụng

nguồn lực là hết sức quan trọng. Nếu đội ngũ cán bộ triển khai có trình độ quản lý kém

sẽ dẫn đến quá trình triển khai bị kéo dài đôi khi còn dẫn đến thất bại.

2.5. Đẩy nhanh quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp, tham gia vào thị trường chứng

khoán, một kênh huy động vốn hiệu quả.

Một trong những đặc điểm mà chỉ có ở Việt Nam và Trung Quốc là giải quyết

vấn đề doanh nghiệp nhà nước trong quá trình đàm phán gia nhập WTO. Ở Việt Nam

hiện nay có khoảng 5000 doanh nghiệp nhà nước, tồn tại chủ yếu dựa vào độc quyền,

bảo hộ, ưu đãi, trợ giá…Tổng công ty Dệt may VIệt Nam là một trong những tổng

công ty nhà nước được Thủ tướng Chính Phủ quyết định thành lập theo quyết định số

78

91/QĐ-TTg ngày 07 tháng 3 năm 1994. Đến tháng 9/2004, tổng công ty có 37 doanh

nghiệp hạch toán độc lập, doanh nghiệp cổ phần hóa, 12 doanh nghiệp hạch toán phụ

thuộc, 7 đơn vị sự nghiệp. Quyết định 155/2004/QĐ-TTg ngày 24/3/2004 của Thủ

tướng Chính phủ ban hành tiêu chí phân loại doanh nghiệp quy định ngành dệt may

không thuộc diện Nhà nước giữ cổ phần chi phối. Cổ phần hoá là con đường đúng đắn,

giúp cho các doanh nghiệp dệt may có thể huy động vốn cho sản xuất kinh doanh đặc

biệt là phát triển công nghệ thông tin. Hơn nữa, các doanh nghiệp có thể tự chủ trong

sản xuất kinh doanh, giảm bớt tiến tới việc không còn phụ thuộc vào sự hỗ trợ của Nhà

nước. Tuy nhiên quá trình cổ phần hoá doanh nghiệp không phải đơn giản, doanh

nghiệp gặp nhiều khó khăn. Do vậy để thực hiện tốt quá trình cổ phần hóa, biến cổ

phần hoá thành một kênh huy động vốn hiệu quả thì các doanh nghiệp cần thực hiện

các biện pháp sau:

Nâng cao hơn nữa nhận thức của cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp về sự cần

thiết của việc cổ phần hoá. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ cập rộng rãi

kiến thức cơ bản về kinh tế thị trường, pháp luật về doanh nghiệp trong cơ chế

thị trường, về công ty cổ phần, quyền và nghĩa vụ của cổ đông, đặc biệt đối với

người lao động trực tiếp trong công ty.

Đẩy nhanh tiến độ xác định giá trị doanh nghiệp và bán cổ phần, khắc phục việc

bán cổ phần khép kín trong nội bộ doanh nghiệp và chống thất thoát tài sản Nhà

nước. Thực hiện lành mạnh hoá tài chính của các doanh nghiệp trước khi

chuyển sang công ty cổ phần. Thực hiện bán cổ phần ưu đãi cho người lao động

với mức giá được giảm 40% so với giá đấu bình quân.

Tăng cường công tác quản trị công ty cổ phần, nâng cao vai trò của cổ đông nhà

nước, thực sự đưa công ty cổ phần hoá hoạt động trong môi trường bình đẳng

với các doanh nghiệp khác. Tăng cường tập huấn, bồi dưỡng cán bộ quản lý

công ty cổ phần, người lao động, cổ đông về quyền hạn, trách nhiệm của cổ

đông, của các cơ quan quản lý trong công ty cổ phần. Đổi mới phương thức

79

quản lý và điều hành công ty cổ phần, có quy định bảo vệ quyền lợi của các cổ

đông thiểu số.

Đẩy mạnh công tác cải cách hành chính trong cổ phần hoá doanh nghiệp nhà

nước, đơn giản hoá thủ tục trong các bước.

2.6. Tích cực chủ động hợp tác với các doanh nghiệp mạnh về khoa học công nghệ

cả trong và ngoài nước.

Việc hợp tác đặc biệt là hợp tác trong khoa học công nghệ là hết sức cần thiết

đối với các doanh nghiệp có trình độ áp dụng công nghệ còn thấp. Xuất phát từ thực

trạng triển khai công nghệ thông tin còn rất yếu cả về chất và lượng trong hoạt động

quản lý, các doanh nghiệp dệt may nên học hỏi kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP

tại các doanh nghiệp trong nước cũng như nước ngoài thông qua các hoạt động trao

đổi, đào tạo nguồn nhân lực cho khoa học công nghệ. Từ đó định ra cho mình một kế

hoạch triển khai thật phù hợp với khả năng.

Thực tế là số lượng doanh nghiệp dệt may triển khai hệ thống ERP chưa nhiều

nên trước khi bắt tay vào dự án triển khai các doanh nghiệp nên học hỏi kinh nghiệm

triển khai của các doanh nghiệp đi trước vì dù sao đây cũng là một dự án khá mới mẻ

tại Việt Nam. Công ty May 10, May Tiền Tiến là hai ví dụ điển hình về việc triển khai

dự án ERP và quá trình triển khai của họ để lại cho các doanh nghiệp nhiều bài học

kinh nghiệm quý giá như việc triển khai rất cần sự đồng thuận và quyết tâm của ban

lãnh đạo cũng như của tất cả các nhân viên trong doanh nghiệp, một sự táo bạo giám

loại bỏ phương thức quản lý lạc hậu áp dụng phương pháp quản lý hiện đại. Hơn nữa,

công tác đào tạo nguồn nhân lực được đặc biệt coi trọng.

Ngoài hai doanh nghiệp trên, các doanh nghiệp có thể học hỏi kinh nghiệm của

các doanh nghiệp khác ngành như công ty FPT, công ty bảo hiểm Việt Nam…Tuy

khác ngành nhưng kinh nghiệm mà các doanh nghiệp này có thể đưa ra là rất hữu ích

như kinh nghiệm lựa chọn nhà cung cấp, tổ chức đấu thầu…

Các doanh nghiệp dệt may nước ngoài cũng là một nguồn kinh nghiệm quý giá

cho các doanh nghiệp dệt may trong nước trong việc triển khai dự án ERP. Trên thế

80

giới hiện nay, các nước có ngành công nghiệp dệt may phát triển mạnh trên thế giới

cần phải kể đến Băng la đét, Trung Quốc, Ấn Độ. Doanh nghiêp dệt may của những

nước này sở dĩ thành công trên thị trường thế giới là nhờ áp dụng khoa học công nghệ

trong sản xuất và đặc biệt là quản lý. Các doanh nghiệp nước ta nên có những kế hoạch

cử nhân viên mình đi học hỏi kinh nghiệm triển khai khoa học công nghệ nói chung và

hệ thống ERP nói riêng của các doanh nghiệp dệt may của những nước có ngành dệt

may rất phát triển này để có thể giảm thiểu được các rủi ro trong quá trình triển khai.

3.2.7. Chuẩn hoá quy trình sản xuất kinh doanh:

Việc tiến hành chuẩn hoá quy trình sản xuất kinh doanh là một trong những công việc

làm cho việc triển khai hệ thống ERP dễ dàng hơn. Các doanh nghiệp dệt may có thể

chuẩn hoá quy trình sản xuất kinh doanh của mình bằng việc áp dụng các hệ thống

CAD/CAM, những chương trình cho phép doanh nghiệp thiết kế sản phẩm, thiết kế sản

xuất của mình thông qua hệ thống máy tính.

IV. MÔ HÌNH ERP CHO CÁC DOANH NGHIỆP DỆT MAY:

Dệt may là một ngành sản xuất khá đặc thù thường kéo dài trên rất nhiều công

đoạn, mỗi công đoạn lại có quy trình sản xuất riêng và có nhiều quy trình sản xuất con.

Trong khi đó, việc sản xuất lại phục vụ cho nhiều tiêu thức như gia công theo đơn đặt

hàng hay sản xuất tự tiêu thụ… Mỗi phương thức lại có những khác biệt về việc theo

dõi bán hàng, cung ứng nguyên phụ liệu cũng như phân tích quản trị khác liên quan

đến điều độ sản xuất.

Ngoài ra việc triển khai ERP trong dệt may còn phải tính đến các vấn đề cốt tử

như việc kết nối với hệ thống CAD/CAM, bài toán cân đối và điều hành dây chuyền

may, sự đa dạng của sản phẩm (với các tiêu thức như kích cỡ, màu sắc, mẫu mã luôn

thay đổi. Như vậy, ngoài những tính năng chung, một giải pháp ERP hoàn hảo cho

ngành dệt may cần phải tính đến những tính năng và tiện ích riêng dể phù hợp với các

đặc thù của ngành.

1. Các phân hệ chính:

81

Xuất phát từ tình hình các doanh nghiệp dệt may Việt Nam hiện nay đó là thiếu

vốn đầu tư, trình độ quản lý thấp và nguồn nhân lực phục vụ cho công nghệ thông tin

còn yếu cả về chất và lượng, do vậy một hệ thống ERP thích hợp cho các doanh nghiệp

đó là một hệ thống cần tối thiểu các phân hệ sau:

Quản lý thông tin tài chính

Quản lý bán hàng/phân phối

Quản lý các thông tin sản xuất

Quản lý hệ thống

Quản lý nhân lực

Sơ đồ 16: Hệ thống ERP cho các doanh nghiệp dệt may.

2. Yêu cầu đối với các phân hệ:

2.1. Phân hệ quản lý thông tin tài chính:

PPHHÂÂNN TTÍÍCCHH TTHHIIẾẾTT KKẾẾ

HHỆỆ TTHHỐỐNNGG TTỔỔNNGG TTHHỂỂ

Hệ thống ERP

ERPP ERP

QQuuảảnn llýý ttààii cchhíínnhh

QQuuảảnn llýý ssảảnn xxuuấấtt

QQuuảảnn llýý nnhhâânn llựựcc

QQuuảảnn llýý hhệệ tthhốốnngg

QQuuảảnn ttrrịị bbáánn hhàànngg

82

2.1.1. Sổ cái:

Hệ thống ERP phải hỗ trợ một hệ thống tài khoản chi tiết cho tất cả các tài sản

có, tài sản nợ, nguồn vốn chủ sở hữu, thu nhập và chi phí. Sổ phụ được sử dụng để theo

dõi các chi tiết liên quan đến các tài khoản tổng hợp trong sổ cái, trên cơ sở lưu lại số

dư tài khoản và tập hợp các thông tin kết chuyển các phần mềm ứng dụng khác, ngay

lập tức hoặc theo từng kỳ cụ thể.

Cần có các báo cáo tài chính so sánh để thực hiện các dữ liệu của kỳ hiện tại,

của từ đầu năm, trong năm trước và kế hoạch năm nay. Phần mềm này phải cho phép

phát triển các mẫu báo cáo tài chính thông qua việc tập hợp thành nhóm các số dư tài

khoản và xác định các nội dung các tài khoản mục theo hàng.

Phần mềm này phải cho phép các nhân viên được nhập trực tiếp các nhật ký vào

sổ cái. Theo yêu cầu của người sử dụng, các bút toán này được cập nhật cho kỳ hiện tại

hay kỳ trước đó và tự động chuyển số dư đó sang kỳ tiếp theo.

Hệ thống cần đáp ứng các yêu cầu sau:

Linh hoạt trong việc trợ giúp kế toán đa tiền tệ và đa công ty (bao gồm cả việc

hạch toán nội bộ), các chu trình tổng kết, sửa chữa báo cáo và mã số.

Theo đúng các yêu cầu và tiêu chuẩn kế toán của Việt Nam và quốc tế.

Có khả năng báo cáo chi tiết cả về mặt báo cáo chuẩn mực, báo cáo không định

kỳ và các mối quan hệ với các bộ phận bên ngoài.

Có hệ thống báo cáo đáp ứng yêu cầu của kế toán Việt Nam.

Có hệ thống tài khoản linh hoạt để giúp cho việc mã hoá chi tiết các thông tin

Tài chính Kế toán.

Có khả năng dự trù ngân sách và đánh giá các chi phí (trừ khi có các phần hành

riêng biệt về ngân sách và chi phí).

Có khả năng xây dựng ngân sách dự trù đầy đủ và cặn kẽ.

Cho phép các cấp lãnh đạo trong công ty theo dõi ngân sách một cách đầy đủ.

Có khả năng lập ngân sách một cách đầy đủ theo nhiều chiều (cho từng bộ phận,

83

cho toàn bộ công ty hoặc theo từng dòng ngân sách).

Cung cấp một loạt các tính năng kiểm soát việc nhập dữ liệu, thay đổi ngân

sách, tổng kết…

Có các kiểm soát chi tiết trong việc tạo ra, xoá bỏ và sửa chữa các tài khoản

cũng như khả năng xử lý kiểm toán các nghiệp vụ phát sinh.

Cung cấp các tiện ích tiền mặt thu chi (bao gồm việc cập nhật tự động từ các

phân hệ phải thu và phải trả và tự động đối chiếu với tài khoản Ngân hàng) như

là một phần của phân hệ sổ cái hoặc phân hệ thu/chi riêng biệt.

Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào và có khả năng mềm

dẻo trong việc nhập số liệu.

Giúp đỡ cho việc dự báo trong tương lai.

2.1.2. Phải trả:

Chức năng chủ yếu của ứng dụng tài khoản phải trả là ghi chép các hoá đơn phải

trả, phân bổ chi phí và chuẩn bị các khoản thanh toán cho người bán. Bên cạnh đó,

phần mềm này cần cho phép người sử dụng kiểm soát quá trình thanh toán nhờ kiểm

tra chứng từ đã được lên kế hoạch thanh toán, các khoản thanh toán bị tạm lưu lại đối

với một số hoá đơn, chi tiết của nợ phải trả cũng như phương án tối ưu thanh toán.


Cung cấp các chi tiết đầy đủ về nhà cung cấp/ giao dịch.

Có khả năng kiểm tra hoá đơn và chứng từ thanh toán.

Có khả năng xử lý một loạt các phương pháp/ lựa chọn thanh toán.

Có các công cụ đối chiếu tự động tài khoản Ngân Hàng với ghi chép của nhà

cung cấp.

Có các kiểm soát chặt chẽ bao gồm việc cho phép truy cứu lịch sử sử dụng.

Có khả năng tự động cập nhật sổ cái.

Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào, kiểm soát để hoá

đơn của nhà cung cấp là duy nhất.

84

2.1.3. Phải thu:

Chức năng quản lý các khoản phải thu là bước cuối kỳ trong chu kỳ hoạt động

của công ty, theo dõi và thu các khoản thanh toán của khách hàng cho các hàng hoá đã

giao và dịch vụ thực hiện. Hơn thế, hệ thống tài khoản phải thu cung cấp các thông tin

cho nhà quản lý liên quan đến hoa hồng bán hàng, tình trạng tín dụng khách hàng và

phân tích doanh thu. Hệ thống này cũng là một thành phần cơ bản trong hệ thống tài

chính kế toán của công ty.

Để đạt được các mục tiêu này, ứng dụng phải duy trì được các thông tin về

khách hàng, số dư tài khoản của khách hàng, trên cơ sở khoản mục mở hoặc số dư

chuyển tiếp và cho phép nhập các hóa đơn viết tay và các điều chỉnh tài khoản của

khách hàng. Người sử dụng phải có khả năng nhập các khoản thanh toán và các khoản

thu tiền nhỏ khác vào tài khoản. Hệ thống cũng phải cho phép nhập các khoản thanh

toán một phần hay tạm ứng của khách hàng. Khả năng phân tích chi tiết các khoản nợ

liên quan đến đối tượng cụ thể cần được cung cấp bởi hệ thống.


Cung cấp các chi tiết về khách hàng/ giao dịch thật đầy đủ.

Được thiết kế cho các phương pháp thanh toán linh hoạt

Có các tiện ích đầy đủ cho việc phát hành và kiểm soát các hoá đơn.

Có khả năng cung cấp báo cáo hàng loạt để trợ giúp cho việc quản lý công nợ.

Cung cấp phân tích tuổi các khoản nợ

Có khả năng phân bố tiền mặt.

Có các kiểm soát cặn kẽ bao gồm kiểm toán toàn bộ.

Có khả năng cập nhật sổ cái tự động.

Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào. kiểm soát để số hoá

đơn là duy nhất.

2.1.4. Tài sản cố định:

Phần ứng dụng cho quản lý tài sản cố định sẽ được sử dụng để cung cấp các

85

thông tin tài chính về tài sản cố định, tài sản thuê ngoài và các tài sản khác. các dữ liệu

miêu tả, vị trí cụ thể, giá gốc, khấu hao hoặc các thông tin về tài sản thuê ngoài, và bảo

dưỡng hoặc các yêu cầu hiệu chuẩn phải được duy trì. Thêm vào đó, người sử dụng có

thể lưu các dữ liệu về thuế tài sản/ lệ phí tài sản hoặc bảo hiểm trên file báo cáo.

Mỗi tài sản cần phải có một phương pháp khấu hao hoặc kế hoạch khấu hao thiết lập

trước để tính khấu hao từng giai đoạn. Phần ứng dụng này phải ghi khấu hao vào sổ cái

và tạo các báo cáo khấu hao theo giai đoạn. Nếu công ty sử dụng các phương pháp

khấu hao khác nhau cho mục đích ghi sổ và báo cáo thuế, phần ứng dụng này cho phép

mỗi tài sản có nhiều bảng tính khấu hao và được báo cáo riêng.

Phần ứng dụng quản lý tài sản cố định cũng cung cấp dấu vết kiểm toán cho

việc mua và bán tài sản cố định và quản lý được vị trí và sự luân chuyển của tài sản cố

định.


Được kết hợp đầy đủ với sổ cái.

Quản lý giá trị tài sản theo nhiều nguồn vốn khác nhau

Có khả năng đáp ứng được một loạt các phương pháp đánh giá tài sản cố định

Có khả năng đáp ứng được các tái đánh giá tài sản cố định bằng nhiều phương

pháp đánh giá.

Có các tiện ích nhận biết tài sản một cách đầy đủ và chi tiết.

Có khả năng xử lý được các tài sản thuê

Thực hiện các chuyển giao tài sản trong công ty;

Linh hoạt trong khả năng xử lý các điều chỉnh sau khi tài sản đã được đưa

vào vốn.

Có khả năng xử lý theo lô đối với những tài sản cùng có những thay đổi.

Có quy trình thanh lý tài sản thật đầy đủ và linh hoạt.

Có khả năng đáp ứng một loạt các phương pháp khấu hao tài sản.

Có khả năng báo cáo đầy đủ và chi tiết.

86

Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào.

2.1.5. Quản lý tiền:

Chức năng quản lý tiền phải hỗ trợ tất cả các giao dịch tiền mặt và Ngân hàng

đối với tất cả các quy trình thanh toán. Chức năng này cần phải cung cấp được các

tham chiếu phục vụ kiểm toán đối với tất cả các khoản thanh toán, đông thời cần cung

cấp các chức năng cân đối số dư Ngân hàng tự động đối với các tài khoản Ngân hàng

khác nhau. Chức năng quản lý tiền cần hỗ trợ việc dự báo luân chuyển tiền trong ngắn

hạn và dài hạn.


Được kết hợp đầy đủ với phân hệ sổ cái, phải thu phải trả để có thể đối chiếu và

kiểm tra dữ liệu tự động.

Có chức năng dự báo luồng tiền.

Đối chiếu tự động với tài khoản tiền gửi tại ngân hàng

Có khả năng báo cáo đầy đủ và chi tiết cho từng tài khoản theo yêu cầu của

người sử dụng.

Có khả năng đối chiếu và truy xuất dữ liệu ra các hệ thống bên ngoài

Có những bước kiểm tra độ chính xác của dữ liệu nhập vào.

Có khả năng quản lý các hợp đồng, khế ước vay vốn về thời hạn, lãi suất, dự chi lãi.

2.2. Phân hệ quản lý bán hàng/phân phối:

2.2.1. Quản lý mua hàng:

Chức năng quản lý mua hàng có khả năng theo dõi quản lý mua/bổ sung những

mặt hàng trong kho, đặt hàng trực tiếp, đặt hàng theo cho từng hơp đồng cụ thể. Hệ

thống cần cho phép người sử dụng xác định được người cung cấp, phải tiếp cận được

với những thông tin để giải quyết, kết nối các bên cung cấp với đơn mua hàng và

ngược lại. Các dữ liệu lịch sử của đơn mua hàng phải được lưu trữ. Hệ thống cũng cần

theo dõi được toàn bộ quá trình mua hàng từ khi phát hành đơn đặt hàng cho đến khi

nhận được hàng và nhập kho. Hệ thống cũng cần theo dõi được các chênh lệch nếu có

87

giữa số đặt mua và số thực nhận. Hệ thống cần có sự liên kết chặt chẽ với các chức

năng khác như sổ cái, quản lý kho, quản lý phải trả để có thể tự động cập nhật thông tin

qua các phần chức năng. Hệ thống phải cho phép quản lý các thay đổi/cập nhật các

thông tin liên quan tới một đơn đặt mua hàng.

Hệ thống cần đáp ứng câc yêu cầu sau:

Theo dõi quá trình nhận hàng, ngày dự định nhận hàng.

Theo dõi các lô hàng chuyển thẳng không qua kho.

Theo dõi đến từng đơn đặt hàng số lượng hàng đã nhận, số lượng hàng còn lại.

Theo dõi các đơn hàng của các bộ phận khác.

Sử dụng chung danh sách nhà cung cấp đang có trong hệ thống.

Quản lý tiến trình xử lý mua hàng, cho đến khi nhận được hoá đơn, chứng từ

hàng và sau đó thanh toán tiền theo từng đơn đặt hàng.

2.2.2. Quản lý bán hàng:

Hệ thống quản lý bán hàng cần cung cấp các chức năng cần thiết phục vụ công

tác kinh doanh, xuất khẩu và phân phối hàng hoá. Hệ thống phải hỗ trợ cho nhiều loại

quy trình nghiệp vụ khác nhau như xuất đại lý, bán trực tiếp, xuất khẩu…Đối với các

hợp đồng hoặc các đơn đặt hàng với số lượng lớn, hệ thống phải hỗ trợ việc lập kế

hoạch giao hàng một cách uyển chuyển theo nhiều tiêu chí khác nhau như theo tiến độ

sản xuất, theo mức tồn kho, theo nhiều địa điểm khác nhau. Ngoài ra hệ thống phải hỗ

trợ triệt để các nghiệp vụ liên quan như kiểm tra tín dụng, quản lý doanh số theo các

tiêu chí khác nhau. Hệ thống quản lý bán hàng phải tích hợp chặt chẽ với các phân hệ

khác nhau trong quản lý hàng tồn kho, phải thu và sổ cái và có khả năng cung cấp các

báo cáo liên quan về bán hàng để hỗ trợ cho công tác quản lý.


Cho phép theo dõi đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, ngày định giao và ngày giao

hàng thực tế.

Cho phép lập các đơn đặt hàng theo các loại tiền tệ khác nhau.

88

Có thể lựa chọn khách hàng, mã khách, tên khách khi lập đơn đặt hàng và hệ

thống cung cấp các thông tin có sẵn về khách hàng.

Cho phép nhiều lần giao hàng cho một đơn hàng.

Cho phép kiểm tra mức tín dụng của khách hàng trước khi lập đơn hàng.

Cho phép quản lý các đơn vị vận chuyển liên quan đến khách hàng.

Cho phép xác định nhân viên bán hàng liên quan tới đơn hàng.

2.2.3. Quản lý kho:

Chức năng quản lý kho đảm bảo cung cấp được các thông tin chi tiết về khối

lượng xuất, nhập, tồn kho từng loại hàng hoá hiện đang quản lý trong kho. Hệ thống

cần có khả năng cung cấp tức thời các thông tin về số lượng hàng tồn kho để phục vụ

công tác kiểm soát mức độ đáp ứng của hàng tồn kho đối với các đơn đặt hàng. Hệ

thống cần có khả năng quản lý nhiều kho hàng khác nhau và quản lý được việc vận

chuyển giữa các kho hàng. Bên cạnh việc quản lý bằng hiện vật, hệ thống cần quản lý

đồng thời giá trị của hàng hoá trong kho. Cho phép quản lý giá xuất kho theo nhiều

phương pháp khác nhau. Tối thiểu phải có các cách tính giá: bình quân gia quyền, giá

đích danh, giá nhập trước xuất trước… hệ thống cần có khả năng cho phép xác định mã

hàng cho các loại hàng theo yêu cầu đặc thù của người quản lý. Chức năng quản lý kho

cần có sự tích hợp với các chức năng khác như quản lý sản xuất, mua hàng, bán hàng.


Cho phép đặt số phiếu nhập tăng tự động theo thứ tự mỗi giao dịch

Cho phép nhập/xuất nhiều mặt hàng trong cùng một phiếu.

Có khả năng cho xuất hàng với nhiều mục đích xuất khác nhau

Có thể thực hiện nghiệp vụ xuất hàng trả lại cho việc xuất thừa hoặc xuất sai.

Có khả năng tự động định khoản theo các mã lý do khác nhau.

Có thể thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh đối với hàng tồn kho

Cho phép thực hiện các nghiệp vụ chuyển kho

Tất cả các nghiệp vụ về hàng tồn kho sẽ được tự động tạo bút toán và cập nhật

89

vào sổ cái.

Cung cấp các báo cáo để tiến hành kiểm kê hàng tồn kho tạo bút toán điều chỉnh.

Cho phép quản lý các mặt hàng tồn kho theo chủng loại

Cho phép lưu trữ vị trí của các mặt hàng trong các kho khác nhau

Có khả năng xác định điểm đặt hàng

Cung cấp các báo cáo về hàng tồn kho

Có khả năng cung cấp thông tin hiện thời về hàng tồn kho

Có khả năng quản lý tồn kho theo kho, mục đích, vị trí.

2.3. Quản lý sản xuất:

Hệ thống quản lý sản xuất cần cung cấp các chức năng quản lý bộ hàng, hỗ trợ

quản lý chi tiết các công đoạn sản xuất và ráp các chi tiết cấu thành của một sản phẩm

hoàn chỉnh. Hệ thống sẽ phải hỗ trợ theo các quy trình quản lý sản xuất theo các tiêu

chí như: cấu trúc sản phẩm, các công đoạn dây chuyền sản xuất…

Hệ thống quản lý sản xuất phải hỗ trợ việc tính giá sản phẩm theo nhiều phương

pháp khác nhau cũng như có khả năng tổng hợp giá thành từ các chi tiết sản phẩm tới

sản phẩm cuối cùng theo các công đoạn và các loại chi phí khác nhau. Hệ thống sản

xuất sẽ cung cấp các thông tin liên quan đến nhu cầu về nguyên vật liệu cho các yêu

cầu sản xuất, các thay đổi về cấu hình sản phẩm.

Hệ thống quản lý sản xuất hỗ trợ các công tác sản xuất hàng ngày như lên kế

hoạch sản xuất, tính toán các yêu cầu về nguyên vật liệu cho các lệnh sản xuất khác

nhau, kiểm soát các chi phí phát sinh, theo dõi hàng sản xuất dở dang.


Cho phép quản lý bộ hàng một cách chi tiết theo từng bộ phận và theo nhiều lớp

khác nhau

Cho phép tính dồn chi phí và giá thành từ lớp thứ nhất đến sản phẩm cuối cùng

Cung cấp các thông tin về nhu cầu nguyên vật liệu và nhân công liên quan đến

một lệnh sản xuất nhằm hỗ trợ việc lập kế hoạch nhập hàng hoặc khai thác hàng

90

tồn kho hiện có

Cho phép báo cáo giá thành của từng bộ phận riêng lẻ của một bộ hàng và tỷ

suất tương ứng trong sản phẩm cuối cùng.

Cung cấp cơ chế uyển chuyển cho việc quản lý các thông tin chung về bộ hàng

như các thay đổi kỹ thuật liên quan đến cấu trúc bộ hàng.

Cho phép quản lý các thông tin về hàng sản xuất theo các hợp đồng, lệnh sản

xuất cũng như sản xuất dở dang.

Quản lý hợp đồng sản xuất theo thị trường và khách hàng.

Hỗ trợ hệ thống báo cáo quản trị và thống kê đầy đủ liên quan đến sản xuất theo

yêu cầu của doanh nghiệp

Theo dõi được chỉ tiêu kế hoạch sản xuất tháng về số lượng và giá trị so với

thực tế

Theo dõi năng suất lao động cho từng công đoạn

2.4. Quản lý hệ thống:

2.4.1. Phần quản lý hệ thống cần quản lý tổng quan về quyền truy cập và sử dụng của

các đối tượng khác nhau.

Phần quản lý hệ thống cần quản lý quyền truy cập đối với các phân hệ khác

nhau đến từng đối tượng sử dụng hoặc nhóm người sử dụng chi tiết tới từng màn hình

nghiệp vụ hoặc từng báo cáo. Phần quản lý hệ thống cần quản lý các thông tin chung

được sử dụng cho các phân hệ khác nhau trong hệ thống như các thông tin về mã nhà

cung cấp được sử dụng chung cho phân hệ quản lý phải trả và quản lý mua hàng…

Phần quản lý hệ thống cũng cần quản lý sự tích hợp và đảm bảo sự thống nhất về dữ

liệu xử lý thông tin giữa các phân hệ. Chức năng bảo mật và đảm bảo tính toàn vẹn của

dữ liệu cũng là các chức năng cần thiết của phân hệ quản lý hệ thống.


Cho phép quản lý chi tiết quyền truy cập và sử dụng của các đối tượng/nhóm

đối tượng khác nhau.

91

Cho phép thiết lập và quản lý các thông tin chung sử dụng tại các phân hệ khác

nhau của hệ thống.

Cho phép nhập dữ liệu nhanh theo các phương pháp khác nhau (nhập tự động

hoặc thủ công có hỗ trợ bởi phần mềm).

Quản lý tính tích hợp giữa các phân hệ và quản lý truy cập dữ liệu từ các phân

hệ khác nhau.

Quản lý được tính toàn vẹn của dữ liệu trước các khả năng hư hỏng của phần

cứng và phần mềm.

Bảo mật cho toàn bộ hệ thống thông qua việc cung cấp các mật khẩu theo nhiều

mức độ khác nhau chi tiết tới phân hệ, màn hình và các thông tin bộ phận trên

một màn hình.

Hoạt động tương thích với các ứng dụng khác của Microsoft.

2.4.2. Công cụ phát triển hệ thống:

Phần công cụ phát triển hệ thống cần cung cấp các chức năng cho phép người sử

dụng thay đổi hệ thống và ứng dụng phần hành để đáp ứng các yêu cấu của người sử

dụng. Công cụ này phải cho phép thay đổi các giao diện của ứng dụng mà không làm

thay đổi mã nguồn. Công cụ này cho phép thực hiện các thay đổi bằng việc thêm bớt

các trường dữ liệu, các kiểm soát đối với các dữ liệu, đặt mặc định cho các trường.

Phần công cụ phát triển hệ thống cần có phần đảm bảo an toàn riêng để đảm bảo việc

thay đổi chỉ được thực hiện bởi các nhân viên có thẩm quyền. Công cụ này cần cho

phép việc nhập/xuất các thay đổi từ môi trường bên ngoài và kết hợp các thay đổi với

các màn hình hiện có.


Cho phép thêm bớt các trường dữ liệu vào các màn hình

Cho phép truy cập các cơ sở dữ liệu khác ngoài cơ sở dữ liệu của hệ thống

Thích hợp với các phát triển khác của hệ thống

Cho phép phát triển thêm các màn hình khác ngoài các màn hình đặc định

92

Cho phép tự điều chỉnh để đảm bảo tính thống nhất của màn hình ứng dụng sau

khi đã thay đổi

Bảo mật thông qua việc cung cấp các mật khẩu theo nhiều mức độ khác nhau.

2.4.3. Công cụ viết báo cáo:

Công cụ viết báo cáo cần cung cấp khả năng viết báo cáo mạnh để có thể khai

thác toàn bộ các thông tin trong hệ thống. Công cụ này cần cho phép thay đổi các báo

cáo mặc định cũng như tạo các báo cáo mới theo yêu cầu của người sử dụng, cho phép

chuyền các báo cáo lên WEB, cho phép thêm các phần minh hoạ (biểu đồ, hình vẽ…)

lên các báo cáo và cho phép khai thác thông tin theo nhiều chiều khác nhau. Bên cạnh

đó, việc cho phép xem các thông tin chi tiết tức thời từ báo cáo tổng hợp (drill down) là

một chức năng cần thiết.


Cho phép thay đổi các báo cáo theo yêu cầu của người sử dụng

Cho phép phát triển các báo cáo mới với số lượng không xác định

Cho phép thêm các minh hoạ vào báo cáo

Có khả năng thay đổi cho bất lỳ báo cáo/biểu mẫu của hệ thống báo gồm các

biểu mẫu như hoá đơn, phiếu thu…

Cung cấp khả năng tính toán tự động để tạo ra các báo cáo phân tích theo nhiều

yêu cầu khác nhau.

Cho phép liên kết truy xuất các báo cáo theo nhiều hình thức khác nhau như

WEB, EXCEL

Bảo mật thông quan việc cung cấp các báo cáo theo nhiều mức độ khác nhau

Cho phép xem các thông tin chi tiết cho một khoản mục trên báo cáo tổng hợp

Cung cấp các báo cáo phụ để có thể phân tích thông tin theo nhiều góc độ khác

nhau.

2.5. Quản lý nhân lực:

2.5.1. Thiết lập và điều chỉnh cơ cấu nhân sự:

93

a) Cơ cấu nhân sự của doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và thay đổi theo:

Danh mục phòng ban, tổ chức

Sơ đồ tổ chức thể hiện dưới dạng cây thư mục

Danh mục chức vụ hiện có của doanh nghiệp

Danh mục chức danh tương ứng tại các phòng ban

Mô tả công việc tương ứng với các vị trí làm việc

b) Việc điều chỉnh cơ cấu nhân sự được thực hiện tự động qua hệ thống các quyết

định:

Quyết định bổ nhiệm vị trí công tác

Quyết định thuyên chuyển

Quyết định nghỉ việc

Quyết định thử việc

Quyết định khác

2.5.2. Lưu trữ thông tin cá nhân của nhân viên:

a) Hệ thống phải cho phép ghi nhận và lưu trữ thông tin đầy đủ nhất về cá nhân

nhân viên:

Thông tin lý lịch cá nhân

Thông tin về chuyên môn

Thông tin về quan hệ gia đình

Thông tin tham gia đoàn thể xã hội

Thông tin về quá trình bản thân

b) Thực hiện các chức năng tìm kiếm thông tin nhân viên nhanh chóng:

Tìm kiếm dựa trên thông tin chính xác hoặc tìm kiếm gần đúng

Cho phép kết hợp nhiều điều kiện tìm kiếm

2.5.3. Ghi nhận thông tin về quá trình làm việc và năng lực của nhân viên:

a) Hệ thống phải ghi chép toàn bộ thông tin về quá trình làm việc của nhân viên

tại doanh nghiệp:

94

Thông tin về các quyết định khen thưởng, kỷ luật liên quan đến nhân viên

Thông tin về các vị trí đã và đang làm việc qua các quyết định thuyên chuyển

Thông tin về các quá trình đi công tác

Thông tin về các vị trí kiêm nhiệm

b) Thông tin về năng lực nhân viên được ghi nhận theo:

Kết quả qua các đợt qua các đợt đánh giá nhân viên

Chuyên môn và kết quả các chương trình đào tạo

2.5.4. Thực hiện chấm công và tính lương:

a) Thực hiện các hình thức chấm công theo ca làm việc, theo giờ, theo sản phẩm.

b) Thiết lập và thực hiện tính lương theo các phương án:

Tính lương theo sản phẩm

Tính lương theo giờ

Tính lương theo hệ số chức vụ

Tính lương khoán

c) Quản lý phụ cấp, tiền thưởng, các loại chi phí và lệ phím, theo dõi tạm ứng

nhân viên.

d) Quá trình chi trả lương cho nhân viên, số phải trả số thực trả, số lần cho trả

lương

e) Theo dõi hợp đồng lao động:

Quản lý thông tin về hợp đồng lao động của từng nhân viên

Các hình thức hợp đồng lao động do người dùng tự thiết lập

Theo dõi hợp đồng lao động: thông báo sắp hết hạn hợp đồng lao động, thực

hiện gia hạn và thông tin về gia hạn hợp đồng.

2.5.6. Ghi nhận và theo dõi thông tin tuyển dụng:

Toàn bộ thông tin về quá trình tuyển dụng được ghi nhận từ khi xác định nhu

cầu tuyển dụng cho tới khi hoàn thành đợt tuyển dụng.

2.5.7. Thống kê, báo cáo và phân tích tình hình nhân sự:

95

a) Thực hiện thống kê phân - phân tích về:

Thông tin lý lịch nhân viên: cơ cấu giới tính, tình trạng hôn nhân, thành phần

dân tộc, thành phần tôn giáo

Trình độ lao động: trình độ học vấn trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Cơ cấu độ tuổi lao động, độ tuổi giới tính

Biến động tổng quỹ lương và mức lương bình quân

Biến động lao động

Cơ cấu tổ chức: số lượng, cơ cấu tỷ trọng nhân sự tại các bộ phận, tại các vị trí

b) Báo cáo nhân sự:

Các loại danh sách nhân viên theo đơn vị - phòng ban, chức vụ, trình độ học

vấn, chuyên môn

Danh sách nhân viên theo thông tin cá nhân: dân tộc, tôn giáo, lý lịch cá nhân

Danh sách các đơn vị, phòng ban

Danh sách khen thưởng, kỷ luật, nhân viên đi công tác nước ngoài, nhân viên

nghỉ việc, thuyên chuyển công tác…

Bảng đánh giá của từng nhân viên theo các chỉ tiêu đánh giá

Các báo cáo tuyển dụng

Các báo cáo về chấm công, tiền lương

Các báo cáo về hợp đồng lao động.

Tóm lại, để có thể giúp doanh nghiệp trong quá trình quản lý các nguồn lực của

mình một hệ thống ERP phù hợp cho ngành dệt may cần đạt được các tiêu chuẩn và

yêu cầu trên.

96

KẾT LUẬN

Công nghiệp dệt may là ngành công nghiệp mũi nhọn của nhiều quốc gia, đặc

biệt là các nước đang phát triển trong thời kỳ đầu của quá trình công nghiệp hoá. Trong

giai đoạn hiện nay, khi xu thế toàn cầu hoá trở thành một xu thế nổi trội, bao trùm lên

mọi mặt hoạt động đời sống quốc tế, khi mọi rào cản do các nước đặt ra để bảo hộ sản

xuất trong nước đã, đang và sẽ dần được dỡ bỏ thì cạnh tranh trong ngành công nghiệp

này trở nên gay gắt trên tất cả các thị trường.

Với những điều kiện, lợi thế nhất định, Việt Nam cũng rất quan tâm đến phát

triển ngành công nghiệp dệt may và đã đạt được một số thành công trên thị trường

chính như thị trường Mỹ, EU và đặc biệt là thị trường Nhật Bản. Ngành công nghiệp

dệt may hiện nay trở thành một trong những ngành công nghiệp chủ chốt, có đóng góp

đáng kể cho nền kinh tế Việt Nam trong việc giải quyết nạn thất nghiệp và làm tăng

kim ngạch xuất khẩu. Tuy nhiên nếu so sánh với Trung Quốc, Ấn Độ, Hàn Quốc… thì

ngành công nghiệp này của Việt Nam còn nhiều hạn chế đặc biệt là việc ứng dụng

công nghệ hiện đại trong sản xuất kinh doanh cũng như quản lý.

Trong thời gian tới, Việt Nam sẽ trở thành thành viên chính thức của Tổ chức

Thương mại Thế giới, mọi sự hỗ trợ từ phía nhà nước đối với các doanh nghiệp dệt

may sẽ dần dần bị xoá bỏ. Các doanh nghiệp dệt may đứng trước những thách thức rất

lớn cả thị trường trong và ngoài nước. Muốn tồn tại và phát triển bền vững, các doanh

nghiệp dệt may không thể không cải tiến hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của

mình sao cho phù hợp với tiêu chuẩn chung của thế giới. Các doanh nghiệp cần tiến tới

ứng dụng một mô hình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp nhằm sử dụng một cách tối

ưu nguồn lực hiện có của mình.

Để phát triển việc ứng dụng hệ thống ERP trong ngành dệt may, Nhà nước cũng

như bản thân doanh nghiệp cần tiến hành một số giải pháp nhằm nâng cao trình độ

quản lý, trình độ của đội ngũ nhân viên, trình độ khoa học công nghệ.

97

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1) “Những vấn đề quan trọng khi đánh giá phần mềm kế toán và ERP ở Việt

Nam”- Mekong Capital, Ngày 24/2/2004

2) “Báo cáo sơ kết tình hình sản xuất kinh doanh 6 tháng đầu năm và giải

pháp thực hiện nhiệm vụ 6 tháng cuối năm 2006” của Tập đoàn Dệt may Việt Nam,

tháng 7 năm 2006.

3) Quyết định số 55/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 23 tháng

04 năm 2001.

4) Các báo cáo tài chính của công ty May 10 năm 2004, 2005

5) “Kế hoạch phát triển cho 3 năm tiếp theo của công ty May 10 từ năm

2006-2008”.

6) “Chiến lược phát triển của Công ty May 10 từ năm 2005-2015.”

7) “Enterprise Resource Planning – Global Opportunities and Challenges”,

Liaquat Hossain, Jon David Patrick, M.A. Rashid.

8) http://www.crm2day.com/

9) http://www.erpvna.com

10) http://www.itb.com.vn

11) http://www.sisvn.com

12) http://www.itjsc.com.vn/

13) http://www.gimasys.com

14) http://www.mof.gov.vn

15) http://www.most.gov.com

16) http://www.mot.gov.vn

http://www.erpvna.com/

http://www.gimasys.com/

http://www.mof.gov.vn/

http://www.most.gov.com/

http://www.mot.gov.vn/

98

17) http://www.pcworld.com.vn/

18) http://www.quantrimang.com/

19) http://www.reliableplant.com/

20) http://www.ssp.com.vn/

21) http://www.tinhvan.com/

22) http://www.viendetmay.org.vn

23) http://www.vietnamtextile.org.vn

24) http://www.vinatex.com.vn

25) http://www.vneconomy.com.vn

26) http://www.vnexpress.net

27) http://www.vnmedia.vn/

http://www.pcworld.com.vn/

http://www.ssp.com.vn/

http://www.viendetmay.org.vn/

http://www.vietnamtextile.org.vn/

http://www.vinatex.com.vn/

http://www.vneconomy.com.vn/

http://www.vnexpress.net/

http://www.vnmedia.vn/

[KLTNT]Hực Trạng Và Giải Pháp Phát Triển ERP (Hệ Thống Hoạch Định Nguồn Lực...

Documents

Transcript of [KLTNT]Hực Trạng Và Giải Pháp Phát Triển ERP (Hệ Thống Hoạch Định Nguồn Lực...