KIFIZETÉSI KÉRELMEK ÖSSZEÁLLÍTÁSA

2011. október 19.

Dajka EszterFinanszírozási menedzser

Témakörök

1. Kifizetési kérelem típusai2. Előlegek3. Kifizetési kérelmek összeállítása4. Tipikus formai-tartalmi hibák5. Hiánypótlás, elutasítás6. Egyéb dokumentumokkal, előleg elszámolással való

kapcsolata7. Záró egyenleg kifizetési kérelem8. Helyszínen ellenőrzésre kerülő dokumentumok9. Kifizetés folyamata, munkamegosztás 10.Jogszabályi háttér,hasznos információk

11.Kérdések

Kifizetési kérelem típusai

Előlegkérelem (Normál, Fordított ÁFA előleg) Időközi kifizetési kérelem Záró egyenleg kifizetési kérelem

„Normál” Előlegigénylés feltételei:

Támogatási Szerződés, útmutató lehetőséget nyújt

kizárólag utófinanszírozású projektelemekre megfelelő biztosíték meglétének igazolása projekt céljára elkülönített bankszámla hibátlanul,hiánytalanul kitöltött előlegkérelem

(formanyomtatvány) kedvezményezettnek nincs lejárt köztartozása

Fordított ÁFA előleg feltételei:

Normál előleg folyósításának feltételei Kedvezményezett az államháztartás

alrendszereibe közé tartozik nem jogosult ÁFA levonásra, költségeit

bruttó módon tervezte kizárólag szállítói vagy vegyes

finanszírozású projektelemekre ÁFA bevallás megvalósítási időn belüli Áfa tv. 142.§-ben foglaltak teljesülnek

Összeállításuk technikai lépései

Kifizetési kérelem összeállítása: 1. Szabályozó dokumentumok tanulmányozása (pénzügyi elszámolás részletes szabályai, ÁSZF, pályázati útmutató, ROP általános útmutató, konzorciumi útmutató NFÜ honlapon)2. dokumentumok összegyűjtése 3. számlák záradékolása, másolása és másolatok megfelelő hitelesítése, eredetiben benyújtandó összesítők4. kapcsolódó dokumentumok másolat hitelesítése5. számlák stb. adatainak felrögzítése az online számlakitöltőbe (1 db számlafej + legalább 1 db hozzá tartozó számlatétel bizonylatonként) TSZ szerinti költségvetésnek megfelelően6. kifizetési kérelem tervezet összeállítása, ellenőrzése (nyomtatvány + mellékletei) – előleg elszámolás7. kifizetési kérelem elektronikus benyújtása 8. kifizetési kérelem nyomtatvány minden oldalon cégszerű aláírása és postázása (mellékletekkel együtt, melyek akár elektronikusan)

Időközi kifizetési kérelem összeállítása I.

Alapvető szabályok: Szerződéskötéstől számított 1 éven belül legalább a projekt

költségvetésének 10%-át elérő értékben kifizetési kérelmet szükséges benyújtani (vagy a megrendeléseket legalább 50 %-ban szükséges igazolni) szerződés elállási ok

Előleg igénybevétele esetén annak kifizetésétől számított 8/6 hónapon belül időközi kifizetési kérelmet kell beadni az alábbiak szerint. visszafizetési kötelezettség

TSZ 1. és 11. sz. mellékletben vállalt finanszírozási mód, ütemezés Benyújtása elektronikusan és papíralapon is kötelező

elektronikusan: PÁLYTÁJ on-line számlakitöltő alkalmazásával (elmaradása automatikus elutasítást eredményez)

papíralapon:kifizetési kérelem formanyomtatvány + kapcsolódó dokumentumok Hiánypótlás teljesítése érdekében módosítás után ismételt benyújtása

szükséges egységes szerkezetben és elektronikusan

Időközi kifizetési kérelem összeállítása II.

Időközi kifizetési kérelem típusai:• Utófinanszírozású kifizetési kérelem

- Támogatás folyósítása a Kedvezményezett (v. Engedményes) részére - teljes összeg kiegyenlítését igazolni szükséges- akkor nyújtható be, ha abban az igényelt támogatás összege

meghaladja a teljes projektre megítélt támogatás 10%-át és legalább 100 eFt-ot (kivételek: FÁFA elszámolás, konzorciumi tag, első kifizetési kérelem)

• Szállítói finanszírozású kifizetési kérelem– a számlák támogatástartalma közvetlenül a szállítónak vagy

(engedményesnek) kerül kifizetésre az önerő kifizetésének igazolása után

– szállítói finanszírozás csak olyan számlák esetében kérelmezhető, amelyek esetében az igényelt támogatás számlánként eléri az 5 millió forintot (kivétel: szállítói előleg, fedezetkezelő, Kbt 305§)

• Vegyes finanszírozású kifizetési kérelem– utó és szállítói finanszírozású tételeket is tartalmaz

Időközi kifizetési kérelem összeállítása III.

Csatolandó dokumentumok:- Számla (záradékokkal)- Teljesítési igazolás- szerződés, megrendelés, elfogadott árajánlat- Kifizetés bizonylatai- Számla-, bér-, fordított ÁFA- egyéb összesítők (NFÜ

nyomtatványok!)- Piaci ár igazolásaTevékenység-specifikus dokumentumok:- Műszaki ellenőr igazolása és/vagy Független mérnöki jelentés- Bérkarton, munkaszerződés- Stb.

Piaci ár igazolása

Közbeszerzési eljárás lefolytatása vagy az egy költségkategóriáravonatkozó nettó 1.000.000,- Ft feletti beszerzések esetén azárajánlatok elfogadhatóságának feltételei:• legalább három, • azonos tárgyú (tárgya a projekt tárgyának megfeleltethető

legyen)• összehasonlítható (műszaki tartalmát tekintve

összehasonlítható legyen) • összegében egyértelmű, • írásos ajánlatot kell bekérni • megrendelés időpontjához képest 3 hónapnál ne legyen régebbi• az ajánlat adók a Kedvezményezettől és egymástól is

függetlennek kell lennie

Időközi kifizetési kérelem összeállítása IV.

Kifizetési kérelem tartalmi és formai megfelelőségeAlapvető elutasítási indokok:- Utófinanszírozás esetén jogszabályi %-os és összeghatár el nem érése- PÁLYTÁJ/online számlakitöltő program mellőzéseElszámolhatósági feltételek: - Ténylegesen felmerült költség- Elszámolhatósági időn belül felmerült költség- Pályázati Útmutató szerint elszámolható- Kapcsolódik a projekthez, hozzájárul a projekt cél eléréséhez (mérték)- Nem haladja meg a szokásos piaci árat- Nem valósul meg kettős finanszírozás- stb

Tipikus hibák I.

Alapvető problémák:- Nem megfelelő kifizetési kérelem nyomtatvány használata –

PÁLYTÁJ/online számlakitöltőből kell kinyomtatni! (más lehetőség csak programhiba esetén vehető igénybe)

- Szállítói (vegyes) finanszírozás esetén a számlák támogatástartalma nem éri el egyenként az 5 millió forintot

- Előleg igénybevétele esetén az első kifizetési igénylés nem érkezik be 8/6 hónapon belül.

- FÁFA elszámolás elkésik

Tipikus hibák II.

Kifizetési kérelem formanyomtatvány megfelelősége:• Kifizetési kérelem tipikus formai hibái: nincs keltezve, nincs

minden oldala aláírással és bélyegzővel ellátva, A nyomtatványon, egyéb dokumentumokon a kedvezményezett aláírása nem cégszerű, az aláíró személye nem került bejelentésre (KSZ meghatalmazás formanyomtatvány), Regisztrált mérlegképes könyvelő/könyvvizsgáló ellenjegyzése és regisztrációs száma/kamarai tagságának száma hiányzik

• Kifizetési kérelem tipikus tartalmi hibái: bankszámlaszámok hiányoznak (ha ez PÁLYTÁJ hiba, akkor jelezni kell a KSZ EMIR referensnek és javítás után kell csak kinyomtatni), a Kedvezményezett magasabb költséget kíván elszámolni, mint a rendelkezésre álló keret, nem megfelelő költségvetési sor (változás bejelentés) és projektelem kerül kiválasztásra

Tipikus hibák III.

• Számlák tipikus formai hiba: – vevő neve és címe nem pontos (nem Kedvezményezett )– tétel megnevezése nem kellően meghatározott/részletezett (pl.

csak annyi van írva „szolgáltatás” és nincs a szerződésre hivatkozással vagy a projektre hivatkozással konkretizálva, nem összehasonlítható az elfogadott költségvetéssel)

– nincs számlarészletező csatolva, azon a kapcsolódó számla sorszáma nincs feltüntetve

– látszódik, hogy nem az eredeti példányra van felvezetve a „Projektszám + Támogatás elszámolására benyújtásra került” záradék, „teljesítést igazolom)

– „nettós” kedvezményezett az ÁFA összegét is elszámolni kívánt költségként állítja be

– gépi számlát kézzel javítanak/nem a szállító javítja ki a hibát, hanem a vevő

Tipikus hibák IV.

Számlák tipikus tartalmi hibái: • a számla teljesítési időpontja nincs összhangban a PEJ vagy

ZPEJ szerinti tevékenység megvalósítási időszakkal, TSZ 1 és 11. sz. mellékletével

• fordított adózás szabályai alóli mentességet célszerű igazolni indoklással (ha a vállalkozói szerződés nem tér ki rá ),

• előlegszámlán teljesítés igazolás nem értelmezhető• a megrendelés/szerződés és a számla nem áll összhangban

egymással, • pénzügyi ütemezésnek nem megfelelő számlázás (Kbt!)

Tipikus hibák V.

Teljesítési igazolások formai-tartalmi kellékei:• Teljesítési igazolások tipikus formai hibái: nincs cégszerűen

aláírva vagy nem az arra jogosult írta alá (lásd pl. megbízási szerződés ezen pontja)

• Teljesítési igazolások tipikus tartalmi hibái: a leigazolt teljesítési időpont nem egyezik a számla teljesítési időpontjával számla javítás ???, tartalmaz olyan adatot, amely a keltét követően állt rendelkezésre

Tipikus hibák VI.

Számlaösszesítők megfelelősége:• Számlaösszesítők tipikus tartalmi hibái: nincs összesítő csatolva,

táblázat alján a nyilatkozat nem teljes („lemaradt”), összesítő sorok nem kerültek beépítésre, az összesítő táblázat nincs önálló bizonylatként felrögzítve a számlakitöltőben, nincs számlatételekre bontva rögzítve (elszámolási kategóriánként: projektelem + főkönyvi szlaszám)

Kifizetés bizonylatainak megfelelősége:• Kifizetés bizonylatainak tipikus tartalmi hibái: Több tétel

összevontan kerül utalásra, köztük elszámolni nem kívánt számlák is / nincs hivatkozás a számlára szállítói igazolással kell kiegészíteni a kifizetési bizonylatot, amely szerint az adott számla teljes egészében pénzügyileg rendezve

Tipikus hibák VII.

Szerződések tartalmi megfelelősége:• Szerződések tipikus tartalmi hiba: Nem egyértelmű feladat

meghatározás (az útmutató vagy az elfogadott költségvetés/árajánlat alapján nem beazonosítható), egyes tevékenységek külön-külön nem beárazottak, esetleges módosításuk nem kerül benyújtásra, közbeszerzési eljárás eredményeképpen megkötött szerződések esetében egyéb követelmények (szerződésmódosítás bejelentése, közzététele stb.)

Egyéb specifikus dokumentumok:o Munkaköri leírással összefüggésben felmerült hiányosság: egyes

projekttevékenységekkel kapcsolatos kijelölt hatáskörnek nincs nyoma a megvalósítás dokumentációjában vagy a munkaköri leírásban

o Független mérnök/műszaki ellenőr igazolása: egymásnak ellentmondó készültségi fokok

Leggyakoribb hibák

• számlaösszesítők használata (25 MFt alatt 100 eFt-os)!• Összesítők kitöltése: kelte:elszámolási időszak: összesítőn szereplő

számlák/munkavégzési időszakok teljesítési időpontjai alapján meghatározott időszak első és utolsó napja; kifizetés dátuma: utolsó pénzügyi teljesítés dátuma; teljesítés dátuma: az összesítőn szereplő számlák/teljesítési időszakok közül az utolsó teljesítési időpont, számla kelte: összesítő aláírásának dátuma

• meghatalmazotti szabályok (KSZ meghatalmazás minta)• számviteli kategóriák nem a valóságot tükrözik • könyvvizsgálói jelentés nem kerül benyújtásra• független mérnöki jelentés nem kerül benyújtásra (250 millió Ft

támogatástartalmú építési beruházás esetén)• teljesítés időpontja a számlán nincs összhangban a teljesítési

igazoláson szerepelő dátummal (teljesítést utólag is le lehet igazolni- dátumok összhangja)

Hiánypótlás, elutasítás

Tartalmi vagy formai hibás kifizetési kérelem következménye:- Hiánypótolható hiba esetén 30 naptári nap határidővel hiánypótlás

teljesíthető, a határidő be nem tartása esetén a kifizetési kérelem vonatkozó része elutasításra kerül.

- Hiánypótlás keretében tett KSZ észrevételek nem feltétlenül hibát jeleznek, csak megerősítésre vagy kiegészítésre van szükség.

- Hiánypótlás keretében újabb számla/bizonylat pótlólagos benyújtása és felrögzítése csak akkor lehetséges, ha a hiánypótlási felhívás teljesítéséhez szükséges (sztornó, helyesbítő)

- Nem megfelelően hiánypótolt vagy hiánypótlással nem megoldható hiba esetén a teljes kifizetési kérelem vagy annak érintett része elutasításra kerül.

- Az elutasított kifizetési kérelemben foglalt számlák ismételten benyújthatók, amennyiben az azzal kapcsolatos hibák szabályosan, megfelelően javíthatóak és kijavításra kerültek. Felhívjuk a figyelmet, hogy a nem szabályosan javított hibák szabálytalansági eljárást vonhatnak maguk után A dokumentáció összeállítása során kérjük, szíveskedjenek az esetleges formai és tartalmi hibákat elkerülni annak érdekében, hogy az adott költségtétel elszámolható legyen. (Beadott dokumentumok keltezése közötti ellentmondások!)

Általános szabályok

Kifizetési kérelmek és PEJ/ZPEJ kapcsolata: PEJ/ZPEJ elutasítása felfüggeszti a kifizetési kérelmeket.

Kifizetési kérelem és előleg elszámolás:Az előleg elszámolás a korábban igénybe vett előleg összegéig

számlák, gazdasági eseményt hitelesen igazoló bizonylatok benyújtásával történik tetszőleges ütemezésben, legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem időpontjáig. on-line számlakitöltőben előleg elszámolás összegének megadása

Nem szükséges rögtön az első kifizetési kérelemben megkezdeni az előleg elszámolást!

Közbeszerzési dokumentumok ellenőrzése:Érintett tételeket függeszti (Külső szakértő, időigényes)

Általános szabályok II.

TSZ módosítások és változás bejelentések

A benyújtott változás bejelentéseket az EMIR-ben át kell vezetni, ezt követően az on-line számlakitöltő programba a Közreműködő Szervezet által módosított adatok átkerülnek. Kérjük, az ilyen jellegű adatmódosítások során a fentieket vegyék figyelembe a kifizetési kérelmek összeállítása során. Lehetőleg a változás bejelentéseket a kifizetési kérelem benyújtása előtt szíveskedjenek megtenni. (pl. költség átcsoportosítás) A kifizetési kérelemben foglaltakat érintő változás bejelentések és TSZ módosítási kérelmek a jóváhagyásig/szerződéskötésig felfüggesztik a kifizetéseket.

Amennyiben a szükséges változtatások az on-line számlakitöltőben nem jelennek meg, úgy megfelelő kifizetési kérelem összeállítás nem lehetséges, így a kifizetési kérelem elutasításra kerülhet, mivel az abban foglaltak nem felelnek meg a pályázó által közölt adatoknak.

Záró egyenleg kifizetési kérelem

- Ebben az esetben a kifizetési kérelemmel együtt Záró Projekt Előrehaladási Jelentést szükséges benyújtani.A záró csomaghoz a jogerős használatba vételi stb. engedélyeket be kell nyújtani, a beruházásokat aktiválni kell.

- Mindkét dokumentumnak együttesen kell megfelelnie – hiánypótlás lehetséges.Hiánypótlás után nem felelt meg:40 napos felfüggesztés, amely alatt többször is korrigálható a beadott anyag (mind ZPEJ, mind Zkifiz).

- Záró egyenleg kifizetési kérelem elfogadása után: ha egyes benyújtott számlák nem kerülnek kifizetésre, és a ZPEJ elfogadásra kerül, a projekt lezárul, további kifizetés nem lehetséges.

- Amennyiben a támogatási összeg meghaladja a 25 MFt-ot, úgy legkésőbb a záróegyenleg kifizetési kérelem hiánypótlásának beérkezését követően helyszíni ellenőrzés keretében a Közreműködő Szervezet meggyőződik a közölt adatok helytállóságáról, a projekt fizikai megvalósulásáról. 25 MFt támogatási összeg alatt mintavételes eljárással történik a projektek kiválasztása helyszíni ellenőrzés céljára.

Helyszíni ellenőrzés

Helyszíni ellenőrzés és kifizetések kapcsolata:- Tervezett és megvalósult műszaki tartalom összehasonlítása,

eltérések megállapítása- Elkülönített nyilvántartás rendelkezésre áll - Eredeti számlák a helyszínen rendelkezésre állnak, megegyeznek a

korábban benyújtott másolatokkal- Összesítőn szereplő kisösszegű számlák + alátámasztó

dokumentumaik rendelkezésre állnak és elszámolhatóak- Tárgyi eszközök nyilvántartásba vétele- Elszámolt költségek könyvelése (a projekt költségvetésben és a

kifizetési kérelemben megjelölt költségvetési sorok) - Adóbevallások- Keletkezett bevételek a projekt megvalósítás során (pl. előleggel

kapcsolatos pénzügyi bevételek)- Kifolyósított előleg, fordított áfa előleg felhasználása csak a

projekt céljára!

Kifizetés folyamata, munkamegosztás

• Kifizetési kérelmek ellenőrzése, hiánypótlása, a ÉARFÜ-n belül: 2 fő (főszabály szerint 1 fő projektmenedzser és 1 fő pénzügyi menedzser)

• További „ÉARFÜ-s” feladatok minimum 5 fő (kapcsolódó ellenőrzések, átutalások, kapcsolattartás az IH-val) + 1 vezető személy

• Kifizetési kérelmek felülellenőrzése, forrásbiztosítás: NFÜ ROP IH (ROP Irányító Hatóság) pénzügyi (forráslehívó) csoport - Budapest

• Kedvezményezett részére történő utalás feltétele: köztartozás-mentesség (EMIR-ből ellenőrizzük) köztartozás vagy elektronikus adatszolgáltatási hiba esetén köztartozás-mentesség igazolás hiteles formában (eredeti példány vagy e-hiteles példány)

Információ, Jogszabályi háttér

Hasznos információk:- PÁLYTÁJ felület/információk- www.nfu.hu/Pályázatok (bal oldalon)/Hasznos információ pályázóknak/Elszámolási és nyomon követési nyomtatványok- www.eszakalfold.hu/EU-s források (bal oldalon)/Kedvezményezetteinknek

Legfontosabb jogszabályok: - 6/2006. (XII.28.) MeHVM-PM együttes rendelet (különösen 15.§ - 24.§) - 281/2006. (XII.23.) Kormányrendelet (különösen 19.§ - 20.§ 30.§ - 35.§, 57.§ - 62.§) - 292/2009. (XII.19.) Kormányrendelet (különösen 108.§ - 154.§) - 313/2010 (XII.23.) Kormányrendelet a 292/2009.(XII.19) Korm.rendelet módosításáról - 19/2007. (VII.30.) MeHVM rendelet

A vonatkozó jogszabályok teljes listája tekintetében az útmutató az irányadó.• Az egyes kedvezményezettek tevékenységét szabályozó további jogszabályokat mindez

nem írja felül!

Kérdések

Köszönöm a figyelmet!