Key forms and features -...

MODULECARACTERISTICI CHEIE ŞI SUPLIMENTARE

CuprinsMODUL DE ARHIVARE ELECTRONICA (EA).............................................................................................3

SECRETARIAT ŞI REGISTRU ELECTRONIC..............................................................................................15

ADMINISTRARE CONŢINUT..................................................................................................................18

FLUXURI DE LUCRU..............................................................................................................................20

DOSARE VIRTUALE – DV (VIRTUAL FORDERS - VF)..............................................................................24

Pagini dinamice (DYNAMIC PAGES - DynaPage)..................................................................................26

RAPOARTE...........................................................................................................................................27

INTEGRARE OUTLOOK.........................................................................................................................28

INTEGRARE OFFICE..............................................................................................................................31

DOCUMENTA DRIVE............................................................................................................................33

SCANARE & TRIMITERE PRIN FAX CU DOCUMENTA............................................................................36

DOCUMENTA MOBILE.........................................................................................................................38

INTEGRARE..........................................................................................................................................39

SERVICII WEB.......................................................................................................................................40

PROCESARE AUTOMATĂ FACTURI & PROCESARE AUTOMATĂ DOCUMENTE.....................................43

ADMINISTRARE CONTRACTE...............................................................................................................44

RESURSE UMANE.................................................................................................................................45

INTERFAŢA DE PROGRAMARE A APLICAŢIEI (APPLICATION PROGRAMMIMNG INTERFACE - API)......47

ADMINISTRARE ARHIVARE FIZICĂ (PHYSICAL ARCHIVING MANAGEMENT - PAM)..............................50

SISTEMUL DE TICHETE.........................................................................................................................52

MODUL DE ARHIVARE ELECTRONICA (EA)

Caracteristici cheie și suplimentare Documenta Business

Documenta Professional

Documenta Corporate

Acces web prin intermediul browser-ului

Platformă multilingvă. Limba interfeţei utilizatorului poate fi selectată la logarea în Documenta. Limbile disponibile momentan: română, engleză, franceză, rusă, spaniolă, germană, maghiară, turcă, italiană, olandeză, norvegiană. Orice altă limbă va fi implementată folosindu-se un fișier independent pentru traduceri.

Stocare automată a limbii preferate în browser pentru utilizatorul curent

Autentificarea utilizatorului prin nume de utilizator și parolă, pentru fiecare utilizator

Autentificare automată în aplicare

Alegere și actualizare dinamică a culorii / temă css UI

Logo client configurat în aplicaţie

Calendar integrat pentru activităţi și alerte utilizând stilul calendarului Outlook

Opţiune „Favorite” pentru dosarele și paginile cele mai utilizate

Profilul individual utilizator

Exportare în format word, excel, .pdf în orice filă din aplicaţie

Modulul de arhivare electronică este modulul principal al platformei, compatibil cu nevoile

utilizatorilor de a stoca, indexa şi a căuta documente pe platforma SMD Documenta. Acesta include opţiuni

privind securitatea și administrarea, clasificarea documentelor în arhivă în conformitate cu legislația și

organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.




organigrame.



Documenta Corporate

Stocare fișiere în spaţii dedicate stocării NAS/ SAN

Stocare fișiere arhivate pentru a reduce spaţiul de pe disc, criptate cu AES 256, imposibil de a fi citite fără acces la aplicaţie

Export fișiere multiple și structuri document

Import fișiere multiple și structuri document

Denumire documente și dosare în conformitate cu convenţiile de denumire standard pentru respectarea procedurilor de lucru

Administrare și Securitate

Acces securizat SSL și HTTPS

IP securizat – accesarea aplicaţiei numai de pe IP-uri sau grupe de IP-uri configurate pentru utilizatori și grupuri

IMEI securizat - accesarea aplicaţiei numai de pe IMEI-uri configurate pentru utilizatori și grupuri

Parametri generali pentru sistem, configurabili de către administrator

Integrare LDAP, Active Directory și OID

Administrare și întreţinere ușoară a utilizatorilor platformei, a grupurilor și a rolurilor acestora

Opţiune de auto-înregistrare

Securizare dosare speciale / private cu opţiune de securizare de nivel 2 – parolă separată pentru fiecare dosar

Opţiune asistenţă uitare parolă

Autentificare pe platformă folosind semnătura



Documenta Corporate

electronică

Creare automată a utilizatorului atunci când se adaugă o persoană organigramei

Opţiune resetare parolă pentru utilizatori

Retrimitere parolă pentru utilizatori

Gestionarea numărului de încercări pentru introducerea parolei greșite

Blocare automată a contului după introducerea numărului maxim de încercări (parolă greșită) pentru autentificare

Administrare delegaţii utilizator aflat în concediu medical sau de odihnă

Acordare acces și administrare drepturi din meniuri și opţiuni pentru utilizatori și grup

Acces numai pentru citire pentru utilizatori, din meniuri

Administrare organigramă

Administrare funcţii utilizator

Creare automată de grupuri pentru fiecare funcţie și includere în mod automat a utilizatorului în grup

Creare ecran nou aplicaţie folosind opţiunea pentru pagini dinamice. Extindere funcţionalitate standard, cu ecrane și forme specifice.

Meniu aplicaţie de căutare rapidă folosind opţiunea specială în meniul de favorite. Utilizatorii pot găsi meniul pe care îl caută, chiar dacă nu știu exact numele meniului principal.



Documenta Corporate

Definire atribute principale în platformă, care pot fi încadrate în categorii de documente definite

Pentru fiecare atribut, administratorul poate defini și gestiona codul intern, eticheta, tipul de date, lungimea, precizia, aprobarea necesară, valoarea implicită, tipul de selecţie: simplu / LOV, poziţie, formula de calcul utilizată pentru atribute dependente, aprobarea ascunsă, selectarea multiplă

Include definiţie statică pentru List Of Values (Listă de Valori), utilizare și administrare (LOV)

Include definiţie dinamică pentru List Of Values (Listă de Valori), utilizare și administrare (LOV)

Include definiţie SQL pentru List Of Values (Listă de Valori), utilizare și administrare (LOV)

Include definiţie pentru List Of Values (Listă de Valori), bazată pe ERP, CRM sau alte sisteme integrate

Include LOV cu opţiune de selectare multiplă

Include valori prestabilite pentru metadate, cum ar fi utilizatori actuali, dată sau oră sistem, superior utilizator actual, orice expresie regulată care poate fi definită utilizând SQL și API

Include calcule automate de metadate, valori din baza de date, valori din sistemul integrat sau orice altă expresie care poate fi definită prin utilizarea SQL și API

Include definiţie pentru metadate, bazată pe LOV, filtrată dinamic, bazată pe alte date definite pentru același document

Administrare structură clase document, de obicei pentru fiecare departament, împreună cu clasele speciale de documente



Documenta Corporate

Acordare drepturi de acces grupurilor pentru clase de documente

Administrare categorii documente (tipuri) în fiecare clasă de document

Acordare drepturi de acces grupurilor pentru fiecare tip de document

Verificaţi automat și extrageţi atributele pe tip de document din meniul principal de atribute organizaţionale

Opţiunea de a schimba / personaliza eticheta, poziţia, lungimea, valoarea prestabilită pentru atributele fiecărui tip de document

Sincronizare automată a actualizărilor tipurilor de documente, cu documente existente în baza de date pentru același tip

Numere de serie pentru fiecare categorie de document

Opţiuni importare XML și exportare XML pentru transferul definiţiilor documentelor între diferite servere Documenta

Monitorizarea tuturor documentelor blocate din Organizaţie. Opţiunea de a anula actualizările de la un anumit utilizator care nu a restaurat documentul pentru o lungă perioadă de timp.

Editor WYSIWYG pentru administrarea șabloanelor HTML utilizate pentru email-uri și notificări, trimise de către platformă utilizatorilor.

Administrare și alerte pentru arhivarea electronică a documentelor, bazată pe tipul de document, data de creare, ultima accesare

Arhivare automată a documentelor pe bază de criterii definite



Documenta Corporate

Restaurare a documentelor din arhivă

Restaurare a documentelor din coșul organizaţiei. Ştergerea fizică a documentelor poate fi efectuată numai de către administrator. Utilizatorii pot șterge fișierele numai logic.

Definire și administrare șabloane pentru structuri dosare; de asemenea, acestea pot susţine șabloane de documente prestabilite

Monitorizare integrată sesiune Bază de date ORACLE

Monitorizare blocări Oracle – Arată opţiuni pentru blocare sesiuni, blocări și terminare sesiuni

Înregistrări procese server

Noi meniuri pentru aplicaţii și definiţii pentru pagini în conformitate cu nevoile specifice organizaţiei

Administrare securizată IP

Monitorizare utilizatori logaţi în aplicaţie

Audit SQL– toate procesele SQL executate în baza de date, incluzând nume de utilizator, dată și oră, IP / platformă de lucru, opţiune ștergere înregistrări pentru a reduce spaţiul ocupat din memorie

Monitorizare calendar, zile lucrătoare, zile libere prin lege

Creare de noi arhive centrale (UNITĂŢI) pentru același grup de companii

1 5 nelimitat

Activarea / dezactivarea notificărilor prin email pentru toţi utilizatorii

Întreţinere email-uri sau alte mesaje de informare din aplicaţie, afișate tuturor utilizatorilor



Documenta Corporate

Management listă Produse și Servicii - definite în platformă sau integrate din sistemul ERP / Alte Sisteme

Management listă Parteneri (furnizori și clienţi) - definite în platformă sau integrate din sistemul ERP / Alte Sisteme

Gestionare a zonelor geografice: ţări, judeţe, orașe

Înregistrări și Audit

Înregistrări – Opţiuni de înregistrări personalizate detaliate la nivel de sistem de operare și baze de date

Înregistrare Audit - fiecare înregistrare din fiecare tabel al sistemului conţine cel puţin următoarele date de audit: crearea numelui de utilizator, creat de, actualizarea numelui de utilizator, actualizat de, IP, dată și oră

Înregistrare istoric - istoric detaliat pentru toate actualizările

Audit operaţiuni - conectare, deconectare, acces dosar, acces fișier, previzualizare dosar, descărcare fișier, listare conţinut dosar cu IP, nume de utilizator, dată și oră, detalii de funcţionare

Instrucţiuni preconfigurate pentru ștergere automată a înregistrărilor vechi, pentru a reduce utilizarea spaţiului pe disc

Caracteristici fișiere și dosare

Gestionarea oricărui tip de fișier (documente, diagrame, file Excel, imagini, .pdf, și așa mai departe)

Structură ierarhică / copac pentru dosare conform unui plan de clasificare a fișierelor

Creare baze de date principale și standard pentru documente - dosare; solicitare drepturi speciale



Documenta Corporate

atunci la crearea bazelor de date principale în sistem

Comenzi ușor de utilizat pentru manipularea fișierelor: ștergere, copiere, tăiere, lipire, operaţiuni de mutare pentru fișiere și dosare

Adăugare locaţii dosare la favorite

Importare documente cu opţiunea tragere și plasare

Importare documente cu opţiunea încărcare multiplă

Importare documente în Documenta în formatul original

Stocare documente comprimate (format .zip) pentru economisirea spaţiului

Stocare documente în fișiere criptate Documenta cu AES256

Indexare documente pe tipuri, cu metadate pre-definite

Favorite - creare comenzi rapide pentru accesarea fișierelor, a dosarelor și a caracteristicilor cele mai utilizate pentru fiecare utilizator

Atașare documente și creare legături între ele

Colaboraţi cu alţi utilizatori de pe un document - folosind eticheta simplă @utilizator

Alerte pe platformă și email-uri pentru notificări

Crearea automată a mai multor versiuni pentru un document și a unui istoric al versiunilor create - o nouă versiune este creată automat pentru un document prelucrat

Previzualizare documente în browser



Documenta Corporate

Creare etichete sau listă etichete pentru clarificare și găsire ușoară a fiecărui document

Inserare comentarii în documente

Creare structuri dosare din șabloane. Structurile pot fi, de asemenea, populate cu fișiere șablon (exemple de structură / faze proiect)

Ascundere părţi ale unui document pentru utilizatorii care nu au drepturi privind aceste informaţii (de exemplu: valoarea contractului)

Introducere locatoare pentru arhiva fizică

Descărcare documente din Documenta, fișiere originale sau PDF

Mai multe opţiuni de vizualizare (format de ieșire) pentru același fișier: formă, Word, Excel, Pdf, html)

Utilizare check-in / check-out la editarea unui document; documentul va fi blocat pentru editare după verificare

Afișare istoric versiune și opţiuni pentru previzualizare, descărcare și restabilire versiuni anterioare

Deschidere și editare documente din Arhiva electronică

Inserare automată a numerelor de înregistrare în documente

Inserare automată a codurilor de bare în documente

Securizare dosare speciale / private cu opţiune de securizare de nivel 2 – parolă separată pentru fiecare dosar

Folder implicit principal pentru fiecare utilizator

Date audit (creare, actualizări, conţinut acces / listă) pentru fiecare dosar



Documenta Corporate

Monitorizare automată număr fișiere în dosare

Drepturi de acces ușor de gestionat pentru utilizatori și grupuri, pentru dosare, incluzând citire, scriere, acces complet sau numai citire

Acces recurent la fișiere și dosare

Panou navigare înapoi – înainte pentru dosare și fișiere

Căutare rapidă fișier în dosar

Revizie pentru fișiere și dosare

Trimitere documente la flux de lucru

Fluxuri de lucru implicite pentru tipurile de fișiere

Proprietăţi generale pentru fișiere: etichete, distribuire link, nume, extensie, descriere fișier, tip de document, dimensiune

Opţiunea de a bloca extensiile fișierelor pentru a evita operaţiunile greșite a utilizatorilor

Distribuire link-uri pentru fișiere

Atribute pentru fiecare fișier pe bază de categorie

Drepturi de acces pentru fiecare fișier

Creare versiune automată pentru fișiere

Indexare text pentru fiecare fișier folosit pentru căutare rapidă a textului integral. Indexarea textului este populată automat de procesul OCR. Pentru documentele electronice, cum ar fi PDF, e-mailuri, Word, Excel, fișiere text și așa mai departe – indexul text este populat automat de serverul Documenta

Trimitere documente prin FAX direct de pe platformă



Documenta Corporate

Trimitere documente prin EMAIL direct de pe platformă

Trimitere email-uri utilizând serviciul integrat de email Documenta SMD

Trimitere email-uri utilizând clienţi locali (Outlook, Lotus Notes), cu atașamente

Distribuire link-uri pentru documente utilizând email-ul

Panou lateral pentru afișarea rapidă a proprietăţilor documentului, metadate, starea înregistrării, documentele anexate, semnăturile electronice

Panou lateral pentru colaborare rapidă pe anumite documente, versiuni de documente și previzualizare de documente

Captare imagine ecran și copiere direct în panoul de colaborare pentru comunicare facilă. Previzualizare imagini copiate direct pe platforma Documenta.

*) această caracteristică este disponibilă numai în browser-ul Chrome

Previzualizare în browser cu opţiuni de: navigare pagini, căutare text, mergeţi la pagina ..., mărire, rotire, optimizare automată, manipulare liberă, navigare la prima pagină, navigare la ultima pagină

Previzualizarea documentelor este disponibilă fără instalarea locală a programelor Word, Excel

Semnătură electronică legală

Autentificare pe platformă folosind semnătura electronică

Semnare legală a documentelor direct în aplicaţie

Aplicare semne temporare legale referitoare la documente



Documenta Corporate

Afișare mărci speciale a documentelor semnate electronic

Opţiuni profil pentru utilizatori

Limbă prestabilită

Dosar implicit după autentificare: dosar principal, sursă sau ultimul dosar deschis

Activare securitate IP pentru cont

Personalizare ecran pentru panoul lateral și dimensiuni previzualizare pentru optimizare ecran conform rezoluţiei acestuia

Numărul implicit de fișiere prezentate în dosar - folosit pentru paginarea dosarelor care conţin un număr mare de fișiere

Opţiuni căutare

Căutare document pe bază de cuvinte cheie

Căutare avansată pe bază de metadate multiple

Căutare fișiere pe bază de folder sau în întreaga arhivă

Selectare listă pentru câmpul de căutare, cum ar fi categoriile de fișiere sau etichetare

Salvare căutări individuale pentru o utilizare viitoare

Exportare listă rezultate ca fișier PDF, XLS sau CSV

Căutare folosind tag-uri definite pentru clasificare și găsire ușoară a fiecărui document

Utilizare metadate și operatori în căutări avansate

Căutare text integral - folosind OCR, index text complet, valori metadate



Documenta Corporate

Operatori de căutare: >, <, <=, >=, CONŢINE, ÎNTRE, Începe cu, Echivalent

Căutare în funcţie de numărul de înregistrare

Căutare automată folosind coduri de bare și cititoare de coduri de bare

SECRETARIAT ŞI REGISTRU ELECTRONIC



Documenta Enterprise

Identificarea și urmărirea oricărui document folosind scannere de coduri de bare unice, număr de serie sau de înregistrare

Creare număr nelimitat de înregistrări și definire coloane personalizate / dorite pentru fiecare

Coloane standard pentru registre, cum ar fi: data înregistrării, numărul, sursa, de la, la, persoane, departament, descriere, număr de pagini, număr de înregistrare și data de primire de la cealaltă parte

Sunt disponibile 10 coloane de segment personalizate unde administratorul poate configura ce date speciale să fie afișate în funcţie de tipul de document care va fi înregistrat. De exemplu, într-un registru pentru contracte, am putea dori afișarea în mod automat pe coloanele cu metadate a: datei de încetare, statutului etc.

Modulul registrului electronic ajută organizația să respecte aspectele de conformitate legale

referitoare la înregistrarea documentului în interiorul organizației; atât pentru documente care intră în

organizație, cât și documentele care sunt elaborate de departamente.

























































































































Iniţiere automată a fluxurilor de lucru, după înregistrarea documentelor

Atașare documente la anumite numere ale unui registru

Definire drepturi editare / vizualizare pentru fiecare registru

Exportare conţinut registre în fișiere PDF, XLS sau CSV

Importare intrări dintr-un fișier XLS sau CSV într-un registru

Opţiuni de resetare pentru fiecare registru (an, lună, niciodată)

Imprimare coduri de bare și numere de înregistrare cu imprimante de coduri de bare speciale și aplicarea pe documente

Locaţie prestabilită pentru fiecare registru

Configurare drepturi pentru fiecare registru de utilizatori și grupuri

Configurare tipuri de documente acceptate pentru fiecare registru

Opţiune de a înregistra un document în două sau mai multe registre

Alocare numărul de înregistrare fără fișier

Legare fișier la un număr de înregistrare existent

Înregistrare și direcţionare fișiere în timpul procesului de scanare, către departamentul de destinaţie

Înregistrare și direcţionare fișiere din e-mail direct în Outlook, către departamentul de destinaţie

Înregistrare și direcţionare fișiere din e-mail direct în Word & Excel, către departamentul de destinaţie




Back-office, scanare asincron și legătură fișier scanat la informaţiile de înregistrare în funcţie de numărul de serie / codul de bare aplicat pe document

Panou lateral pentru afișarea statutului de înregistrare a documentului în toate ferestrele aplicaţiei în care sunt afișate documente: consolă de lucru, fluxuri de lucru, index, rezultate de căutare, registru electronic

Atașare document direct la un document înregistrat în funcţie de numărul de înregistrare - utilizat pentru versiune Word și versiune scanată a aceluiași document

Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin e-mail

Flux automatizat de înregistrare și de direcţionare fișiere primite prin poștă

ADMINISTRARE CONŢINUT




Format de ieșire pentru fiecare categorie de document: word, excel, .pdf, html, formă

Creare document din șablon

Administrare șabloane folosind categorii de documente, departamente de utilizat, dosare, categorii predefinite, metadate și valori pre-completate pentru metadate

Administrare șabloane de documente folosind utilizatori și grupuri care au dreptul de a utiliza respectivele șabloane

Definire ușoară a șabloanelor de documente, folosind încărcarea simplă, multiplă sau întreagă de șabloane în sistem

Versiuni pentru șabloane documente

Creare șabloane de documente prin inserarea de funcţii de metadate pentru completare viitoare

Definire drepturi de editare / vizualizare pentru fiecare șablon

Organizare șabloane într-o structură ierarhică / pe nivele a dosarului

Utilizare bară de căutare atunci la crearea unui document din șablon

Caracteristicile de administrare şi generare conţinut includ generarea automată de documente

folosind documente model și conținutul documentelor generatoare bazate pe valori de metadate.

Documentele sunt generate în următoarele formate de ieșire disponibile: Word, Excel, Formă, Html şi PDF

























































































































Utilizare opţiune completare automată metadate pentru șabloane specificate

Definire atribute pentru fiecare șablon

Creare documente noi din șablon

Un șablon poate fi selectat dintr-o listă de categorii de documente

Înregistrare automată a documentelor nou create dintr-un șablon

Înregistrare automată a documentelor în timpul procesului de scanare

Înregistrare automată a documentelor de la ecranul de control / ecranul tactil al scanerului

FLUXURI DE LUCRU




Motor flux de lucru Documenta (Documenta Workflow Engine)

Proiectare fluxuri de lucru bazate pe organigramă 5 25 nelimitat

Opţiune automată cu trei acţiuni disponibile pentru fiecare pas al fluxului de lucru: informare, solicitare aprobare, atribuire

*

Definire termene limită pentru fiecare etapă a fluxului de lucru

*

Redirecţionare automată a sarcinilor în cazul în care utilizatorul și-a delegat sarcina nefiind la birou

*

Proiectare flux de lucru cu sarcini singulare sau sarcini paralele

*

Informare utilizator prin e-mail despre o nouă sarcină primită pe un flux de lucru

*

Amintire angajaţi prin notificare pe e-mail despre o sarcină de efectuat sau neefectuată

*

Deschidere sarcini din notificarea de pe e-mail *

Definire condiţii de terminare pentru o activitate paralelă

*

Definire comenzi condiţionale, precum în cazul în care facturile care depășesc o anumită sumă trebuie să fie aprobate de către o altă persoană

*

Documenta are propriul Motor de flux de lucru integrat, vizual, uşor de definit. Motorul susține

paşi paraleli și secvențiali, aprobări, respingeri, misiuni și informații. Fluxurile pot fi definite pe bază de

organizare ierarhică, de asemenea.

























































































































La terminarea unei sarcini a unui flux de lucru, scriere comentariu înainte de a trimite

*

Definire variabile pentru fluxuri de lucru *

Privire de ansamblu tabel cu toate fluxurile de lucru și toate informaţiile necesare

*

Filtrare ansamblu flux de lucru prin filtru de căutare *

Oprire sau ștergere flux de lucru *

Administrarea de delegaţii pentru utilizatorii în concediu medical sau de odihnă

Drepturi de executare pentru fiecare flux de lucru

Tipuri de documente permise pentru fiecare flux de lucru

Fluxuri de lucru predefinite pentru fiecare tip de document

Meniul contextual pentru trimiterea documentelor de pe fluxul de lucru de la consolă

Meniul Bară de instrumente pentru transmiterea documentelor pe fluxuri de lucru

Trimitere documente pe fluxuri de lucru în mod automat în timpul procesului de scanare

Trimitere documente pe fluxuri de lucru de la ecranul de control / ecranul tactil al scanerului

Declanșare și API disponibile înainte și după iniţierea unui flux de lucru și, de asemenea, pentru orice pas al fluxului de lucru

Timp expirare pentru flux de lucru




Escaladare automată a pașilor dacă nu există un răspuns într-un anumit număr de zile

Mesaje implicite pentru initializarea fluxului de lucru și pentru acţiunile oricărui pas

Activarea / Non-activarea fluxurilor de lucru

Permitere editare documente de către utilizatorii din fluxul de lucru

Blocare editare a documentelor după anumite etape a fluxului de lucru - de exemplu: nepermiterea editării unui contract după aprobare

Utilizare grupuri și roluri pentru definiţii flux de lucru

Mutare automată a fișierului într-un dosar pre-selectat, după o etapă a fluxului de lucru

Selectare etapă flux de lucru în cazul în care documentul este returnat prin respingere. Opţiunea implicită este etapa anterioară, însă administratorul poate alege etapa iniţială sau orice altă etapă din fluxul de lucru.

Selectare persoană din opţiune grup pentru etapa fluxului de lucru. Exemplu - avem un grup IT cu 5 persoane, dar vrem să trimitem formularul unei persoane care va fi selectată de către utilizatorii ce vor iniţia fluxul de lucru

Selectare persoană din listă sau selectare persoană din organigramă prin utilizarea meniului de navigare a departamentului

Declanșare folosind API pentru punerea în aplicare a oricărui tip de acţiune înainte sau după orice etapă a fluxului de lucru. Exemplu: trimitere dată personalizată pentru ERP după aprobare, marcare factură aprobată pentru plată în ERP




Definire și validare metadate ca obligatorii într-o etapă din fluxul de lucru

Imprimare proceduri de lucru direct din Documenta

Generare documentaţie pentru noi angajatori cu proceduri de lucru în funcţie de rolul acestora în organizaţie

Istoric fluxuri de lucru pentru utilizatori individuali și întreaga organizaţie

Monitorizare fluxurilor de lucru active

Alerte și notificări din fluxuri de lucru

Monitorizare și alerte fluxuri de lucru care nu sunt executate în numărul de zile stabilit

Cerere revenire flux de lucru; Administratorul aprobă / respinge cererile

Stare de flux de lucru pentru orice fișier în ferestrele aplicaţiilor, cum ar fi consola de lucru, rezultate căutare, ecran de înregistrare, index, inbox / fluxuri de lucru

DOSARE VIRTUALE – DV (VIRTUAL FORDERS - VF)




Afișare documente folosind clase și structuri pe tipuri de documente, chiar dacă fișierele se află în dosare diferite

Prezentare structuri documente pe baza a ceea ce sunt, nu pe baza locaţiei

Afișare documente pe bază de structură grafic organizaţie, departamente

Afișare documente pe bază de valori de metadate

Afișare documente pe bază de clienţi și tip de document

Dosarele virtuale sunt folosite pentru a clasifica și prezenta fișierele în funcție de nevoile organizaționale.

Câteva dintre folderele virtuale comune sunt: documente recente, documente blocate, grupe de documente și

tipuri de documente, documente organizate pe bază de proiect > tip de document, clienți / furnizori > tip de

document - chiar dacă fișierele sunt localizate fizic în grupe de dosare sau departamente diferite.
































































































































































Dispunere detaliată de până la 5 nivele

Panou lateral disponibil care afișează metadate, informaţii despre înregistrare, detalii despre fișiere, stare flux de lucru

Previzualizare a documentului în browser

Administratorii pot defini structuri bazate pe metadatele fișierelor

Filtre pentru identificare ușoară în categoria curentă sau căutarea unui fișier

Opţiune fișiere recente

Opţiune fișiere blocate

Cu Documenta Drive, sunt disponibile dosare virtuale pe Windows, iar utilizatorii pot naviga, copia, deschide și atașa documente la e-mailuri

Pagini dinamice (DYNAMIC PAGES - DynaPage)




Definire și gestionare de noi pagini de aplicaţii conform nevoilor speciale ale organizaţiei

Definire și gestionare de noi entităţi de date cu nume intern, etichetă, tip de date, lungime, precizie, vizibilitate în listă, valoare implicită, opţiuni formulă de calcul

Definire noi meniuri de aplicaţie

Acordare drepturi de accesare pentru utilizatori și grupuri a noi ferestre de aplicaţii

Administrator definire - relaţii sub-unităţi pentru pagini personalizate ale aplicaţiei și entităţi de date

Nu este necesară re-implementarea

Persistenţă în mod automat a noi entităţi de date în tabele de baze de date

Definire validări personalizate pentru date

Caracteristicile DynaPage permit administratorilor aplicaţiei să creeze propriile extensii pentru

aplicații, intrări de date, relații, ferestre de interfață cu utilizatorul, pagini, meniuri bazate pe nevoile speciale

de organizare, fără actualizări / intrări de la furnizorul de soluții. Această caracteristică oferă o flexibilitate

mare pentru platformă, astfel încât administratorii pot genera extensii ale cererii, fără a fi nevoie de

programare sau actualizări de aplicații.







































































































































































































Crearea mai multor relaţii între noi entităţi de date create

Definire interfaţă utilizator pentru noi entităţi de date, vizualizare listă, adăugare înregistrare nouă, editare, ștergere

RAPOARTE




Definire de noi rapoarte în aplicaţie

Administrare drepturi de executare pentru fiecare raport

Generare coloane raportare

Definiţie bazată pe rapoarte SQL

Programare trimitere automată rapoarte prin e-mail

Format rapoarte în HTML, PDF, CSV

Exportare rapoarte în Excel

Definiţii panouri principale - -

Rapoarte în format grafic - -

Modulul de raportare Documenta permite administratorilor aplicaţiei să definească, să

programeze și să ruleze rapoarte bazate pe nevoile specifice organizațiilor. Rapoartele sunt create pe baza

unei declarații şi a unor coloane SQL de afișat care sunt generate automat de sistem și prin selecția

administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.




administratorului.

INTEGRARE OUTLOOK




Platformă multilingvă. Limbile disponibile momentan: română, engleză, franceză, rusă, spaniolă, germană, maghiară, turcă, italiană, olandeză, norvegiană. Orice altă limbă va fi implementată folosindu-se un fișier independent pentru traduceri.

Opţiuni trimitere la Documenta: Email și fișiere atașate, toate fișierele atașate sau numai fișiere atașate specificate

Selecţie automată a dosarului de destinaţie în funcţie de tipul de document

Selecţie manuală dosar de destinaţie

Trimite e-mailuri și atașamente pe fluxuri de lucru direct din Outlook

Utilizată pentru a optimiza folosirea Documenta SMD cu fișiere electronice, e-mailuri și atașamente primite

de utilizatori din diferite departamente. Documentele conţin o caracteristică Outlook Plug-in care

permite salvarea directă a documentelor din Outlook în Documenta. Utilizatorii pot seta tipul de document și

documentul este salvat automat într-o locație prestabilită pentru fiecare tip de document. Completarea

metadatelor direct în Outlook este, de asemenea, disponibilă.







































































































































































































Definire direcţie email-uri pentru a fi stocate atunci când este selectat un folder

Trimiterea oricărui document din e-mail direct în Documenta

Bară meniu Documenta integrată în Outlook

Email-urile sunt marcate în lista de rezultate, cu o pictogramă specifică

Creare notificări prin email și atribuire utilizatorilor individuali

Setare categorie document în Outlook

Editare și salvare valori metadate direct în Outlook

Previzualizare document disponibil în timpul completării valorilor metadatelor

Copiaţi și inseraţi valorile metadatelor din meniul de previzualizare a documentului

Creare de noi categorii de documente și alocare metadate direct în Outlook, pentru optimizarea timpului pentru configuraţii documente de tip nou primite

Adăugare noi atribute de bază / metadate în bibliotecă

Adăugare noi intrări în lista de valori utilizată frecvent, cum ar fi lista de Parteneri, Contacte și așa mai departe

Vizualizare document sau previzualizare PDF

Aplicare aceeași categorie de documente sau în aceeași locaţie de documente pentru unul sau toate atașamentele




Înregistrare documente direct din Outlook

INTEGRARE OFFICE




Multilingvă. Limbile disponibile momentan: română, engleză, franceză, rusă, spaniolă, germană, maghiară, turcă, italiană, olandeză, norvegiană. Orice altă limbă va fi implementată folosindu-se un fișier independent pentru traduceri.

Creare documente din șabloane


Opţiunea Documenta Office Plug-in este disponibilă pentru documentele Word, Excel şi

PowerPoint. Utilizatorii pot deschide, salva, crea noi versiuni, genera documente folosind şabloanele de

documente și edita metadatele direct în aplicațiile Microsoft.

























































































































Salvare documente Word, documente Excel și prezentări PowerPoint în Documenta

Bară meniu Documenta integrată în Microsoft Word, Excel și PowerPoint

Setare categorie document

Editare și salvare valori metadate

Previzualizare document în timpul completării valorilor metadatelor



Înregistrare documente

Editare informaţii înregistrare document, selectare registru disponibil și compatibil cu tipul de document

Vizualizare proprietăţi și drepturi de acces fișiere

Vizualizare format de ieșire – generare management conţinut și PDF

Trimitere documente prin email

Trimitere documente pe fluxuri de lucru

Încadrare șabloane în categorii pe baza departamentelor de destinaţie sau audienţei

Încadrare fluxuri de lucru în categorii pe baza departamentelor de destinaţie sau audienţei

Încadrare registre în categorii pe baza departamentelor de destinaţie sau audienţei




Editaţi date conectare, cont Documenta SMD

DOCUMENTA DRIVE





Similar Dropbox, Google Drive și altor aplicații de top la nivel mondial pentru colaborarea privind

documentele, Documenta este complet integrată cu Windows Explorer, astfel încât utilizatorii pot naviga în

spaţiul virtual privat al organizaţiei direct pe Windows. Operațiunile cum ar fi copierea, lipirea, atașarea la e-mailuri,

crearea de dosare noi și căutarea sunt disponibile direct în stațiile de lucru sau pe laptop-urile utilizatorilor.
































































































































































Salvare documente Word, documente Excel și prezentări PowerPoint în Documenta

Bară meniu Documenta integrată în






Înregistrare documente

Editare informaţii înregistrare document, selectare registru disponibil și compatibil cu tipul de document

Vizualizare proprietăţi și drepturi de acces fișiere

Vizualizare format de ieșire – generare management conţinut și PDF

Trimitere documente prin email

Trimitere documente pe fluxuri de lucru

Încadrare șabloane în categorii pe baza departamentelor de destinaţie sau audienţei

Încadrare fluxuri de lucru în categorii pe baza departamentelor de destinaţie sau audienţei

Încadrare registre în categorii pe baza departamentelor de destinaţie sau audienţei




Editaţi date conectare, conturi Documenta SMD. Autentificare direct din Windows Explorer

Dosare virtuale disponibile pe Windows cu Documenta Drive; utilizatorii pot naviga, copia, deschide și atașa documente la email-uri

Căutare si deschidere fișiere în structura privată cloud Documenta

Creare dosare noi

Operaţiuni fișiere individuale și multiple: copiere, tăiere, lipire, tragere & plasare

Salvare în Drive – opţiune din aplicaţiile instalate (email-uri - Lotus, Outlook; Documente - Microsoft Office, Open Office; Desene: Paint, AutoCAD, Visio, 3D Studio Max, etc. – [consultaţi-ne pentru mai multe informaţii])

Atașare fișiere la e-mailuri direct din unitate

Căutare documente în Drive

Filtrare rezultate căutare

Înregistrări audit și operaţiuni

Căutare document în funcţie de tipul de document

Căutare document în funcţie de locaţie document

Căutare document în funcţie de activitate recentă, fișiere blocate, operaţiuni flux de lucru

Căutare document în funcţie de proiecte

Căutare document în funcţie de partener comercial – clienţi sau furnizori. Dosar electronic pentru fiecare entitate, chiar dacă fișiere sunt localizate fizic în alte




departamente

SCANARE & TRIMITERE PRIN FAX CU DOCUMENTA





Integrare cu scannere Canon

Integrare cu scannere Xerox

Integrare cu scannere Konica – Minolta

Integrare cu scannere Bosch

Documenta Scan & Fax permite integrarea directă în soluțiile de scanare ale furnizorilor de top, cum

ar fi Canon, Xerox, Konica - Minolta, Bosch, Ricoh, Panasonic, HP, Samsung, Brother, Epson și Avision.

Acest plug-in oferă opțiuni preconfigurate pentru afișaje multifuncționale pentru tipurile de documente și

acțiunile fluxului de lucru, care sunt disponibile pentru utilizatorii direct prin intermediul panoului tactil.
































































































































































Integrare cu scannere Ricoh

Integrare cu scannere Panasonic

Integrare cu scannere HP

Integrare cu scannere Samsung

Integrare cu scannere Brother

Integrare cu scannere EPSON

Integrare cu scannere Avision

Scanare directă în Documenta utilizând ecranul tactil al scannerului sau aplicaţia

Completare automată a tipului de document


Direcţionare automată a documentelor, a fluxurilor de lucru după scanare

Editare ecran metadate prin previzualizare și copiere metadate din opţiunea de previzualizare






Înregistrare automată a documentelor după scanare

DOCUMENTA MOBILE




Versiune adaptabilă la iOS

Versiune adaptabilă la Android

Versiune adaptabilă la Motorola

Versiune adaptabilă la Symbian

Versiune adaptabilă la Blackberry

Versiune adaptabilă la Windows Phone

Încărcare poze de pe mobil

Încărcare orice tip de fișier de pe mobil

Executare proces OCR pentru fișiere încărcate de pe mobil

Navigare, căutare, preluare, vizualizare metadate, previzualizare și descărcare fișiere de pe mobil

Aprobare sau respingere documente de pe mobil

Documenta este disponibilă într-o versiune ce se poate adapta la utilizarea pe mobil, pentru

smartphone-uri şi tablete Android pentru Windows Phone și terminale iPhone

















































































INTEGRARE




Definiţie cerere HTTP

Medodele GET, POST,PUT, DELETE (obţinere, publicare, încadrare, ștergere)

Cerere configurare parametri

Permite parametrii următori: ID utilizatori, nume utilizator, email, dată server, oră server, ID flux, ID definiţie flux, etapă, ID definiţie etapă, versiune, acţiune, nume fișier, ID dosar, domenii din valori metadate, operare: aprobare / respingere

Cerere automatizată asincron HTTP după fiecare operaţie de flux: prezentare, navigare înainte, aprobare, respingere, anulare, finalizare execuţie

Înregistrări execuţie

Rapoarte pentru execuţie

Documenta permite integrarea bi-direcţională cu alte sisteme, cum ar fi ERP, CRM și orice aplicație

care acceptă: baze de date, servicii web sau cereri HTTP. Integrarea poate fi implementată folosind servicii

web, baze de date API sau cereri HTTP descrise în acest capitol.


































































































































SERVICII WEB




Conexiune HTTPS pentru siguranţă, integrare criptată și securizată

-

Autentificare și obţinere permisiune pentru comunicare

-

Descărcare internă prin ID fișier -

Descărcare internă fișier prin utilizarea numelui și adresei fișierului

-

Obţinere listă dosare secundare pentru ID dosar -

Obţinere listă fișiere pentru ID dosar -

Obţinere șabloane documente, Word, Excel -

Documenta expune un set complet documentat de apeluri web, bi-direcţional, care poate fi utilizat

pentru integrarea documentelor cu alte sisteme, atât pentru obținerea și configurarea de date de la și în

sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta



sistemul Documenta




Generare noi documente din șabloane - -

Primire și stabilire categorie documente - Numai primire

Primire și stabilire valori metadate - Numai primire

Primire listă utilizatori - -

Încărcare fișier nou în sistem - -

Opreaţiuni control versiune, ieșire, logare - -

Obţinere proprietăţi generale fișier -

Obţinere LOV și valori LOV - -

Obţinere previzualizare PDF pentru fișier -

Obţinere liste flux de lucru compatibile cu un anumit fișier

- -

Obţinere detalii flux de lucru - -

Prezentare nou flux de lucru - -

Acţiuni pe flux de lucru existent: aprobare, respingere, primire

- -

Primire nume fișier și formulă descriere -

Creare nouă categorie de document - -

Creare de noi atribute și atribuirea acestora categoriei documentelor

- -




Înregistrare fișier în registru - -

Obţinere informaţii privind înregistrare pentru fișiere -

PROCESARE AUTOMATĂ FACTURI & PROCESARE AUTOMATĂ DOCUMENTE




Caracteristică specială de extragere a textului REGEX, configurabilă pentru extragerea metadatelor din documente scanate cum ar fi: număr, furnizor, cod fiscal, TVA, valoare, număr comandă

- -

Permite definirea mai multor algoritmi de extracţie text, câte unul pentru fiecare furnizor, cu un număr mare de apariţii ale documentelor în fiecare lună

- -

Eliminare manuală a datelor de intrare de până la 90% din documentele tipărite

- -

Clasificări de documente și identificare pe baza formulelor REGEX

- -

Validare text extras din tabelele bazei de date relaţionale. Exemplu – extragerea numelui furnizorului sau a codului fiscal pot fi validate în tabelele ERP, Listă Furnizori

- -

Validare manuală pentru documentele care nu au trecut de extragerea automată a textului și validare acestuia

- -

Permite extragerea datelor utilizând OCR full text sau OCR pe zone speciale ale documentelor / zone de document

- -

Permite extragerea directă a datelor folosind PDF API - -

Permite extragerea mixtă a datelor combinată din extragerea de date cu PDF API și expresia REGEX

- -

Indexare document pentru căutare rapidă și - -

Obiectivul Procesării automate de documente este de a optimiza operațiunile efectuate privitoare

la înregistrarea facturilor furnizorilor, introducerea de date, aprobarea și procesul de plată prin OCR și

extragere automată a datelor și completarea de documente. Acest tip de optimizare se aplică documentelor

cu un număr mare de apariții în fiecare lună.
























































































































































































recuperare prin metadate extrase în mod automat

Capacitatea de a utiliza mai mulţi algoritmi OCR, precum Abby, Iris, Adobe, Omnipage etc. Caracteristică „Remove Dots” (Îndepărtare puncte) pentru a îmbunătăţi procesul OCR

- -

ADMINISTRARE CONTRACTE




Înregistrare clienţi și furnizori

Fluxuri automate pentru reexaminare, creare, negociere și aprobare contracte

Fluxuri automate pentru reexaminare și aprobare acte adiţionale

Procedură automată pentru gestionarea versiunii Word și scanată (pentru cele semnate și ștampilate) a contractelor și a documentelor contractuale

Fluxuri de lucru automate pentru gestionarea comenzilor

Administrare comunicaţii în aplicaţii, email-uri

Înregistrare contracte

Management pentru documente adiţionale, cum ar fi facturile, comenzile, garanţiile bancare, transferurile

Audit și raportare

Aplicaţia Documenta Contracts este disponibilă sub formă de versiune pre-configurată sau cu setări

pre-configurate pentru activităţile de administrare a contractelor, precum: înregistrare clienți și furnizori,

creare dosare individuale pentru fiecare partener în funcție de tipul de document, alerte pentru contractele

care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




care încetează.




Execuţie contract

Reînnoiri

Niveluri de securitate diferite pentru diferite aspecte ale contractelor bazate pe utilizatori, roluri și grupuri. Protejare valori sau clauze speciale bazate pe nivele de securitate diferite

*) Opţiunea pentru administrarea contractelor Documenta este disponibilă în toate pachetele Documenta prin achitarea unei taxe separate de licenţă

RESURSE UMANE




Import automat al organigramei din Excel

Import automat al listei de utilizatori din Excel

Proceduri pre-configurate și modele de documente pentru concediu anual, concediu medical, învoiri

Administrare și raportare pentru concediu anual, concediu medical, învoiri

Generare automată Adeverinţă card european de sănătate

Generare automată Adeverinţă deduceri

Generare automată Adeverinţă necesară la școală, grădiniţa - fiicei sau fiului

Aplicaţia Documenta HR este disponibilă sub formă de versiune pre-configurată sau cu setări pre-

configurate pentru activităţi legate de resurse umane, cum ar fi cereri de concediu anual sau medical,

concediu temporar, aprobare fluxuri de lucru bazate pe organigrame, generare automată a Certificatelor

privind resursele umane în conformitate cu legislația.
































































































































































































Generare automată Adeverinţă subvenţie căldură

Generare automată Adeverinţă vechime, Adeverinţă bancă, Adeverinţă medicală

Generare automată Adeverinţă practică, Adeverinţă salariat, Adeverinţă venit

Cerere concediu odihnă

Cerere de participare la curs de calificare

Cerere încetare contract individual de munca (art.55 lit. B)

Cerere indemnizaţie pensionare, Cerere pensionare la limita de vârstă

Decizie încetare de drept a CIM

Decizie - suspendare CIM pentru creștere copil, Decizie - suspendare medicală (50 lit. b), Decizie încetare CIM cu art 55 lit. b - Codul Muncii

Decizie individuală întrerupere activitate prin suspendare CIM

Decizie mutare personal

Decizie pentru modificare funcţie/ loc de muncă/ salariu

Decizie suspendare CIM cu art. 54

Notă de lichidare – muncitori, Notă de lichidare TESA

Referat mutare personal, Referat prime

*) Opţiunea pentru resurse umane Documenta este disponibilă în toate pachetele Documenta prin achitarea unei taxe separate de licenţă

INTERFAŢA DE PROGRAMARE A APLICAŢIEI (APPLICATION PROGRAMMIMNG INTERFACE - API)




Definire factori declanșatori pentru executare înainte sau după iniţializarea unui flux de lucru

- -

Definire factori declanșatori pentru executare înainte sau după iniţializarea unei etape a unui flux de lucru

- -

Formule SQL pentru valori predefinite pentru metadate

- -

Formule SQL pentru calculul metadatelor, pe baza altor metadate și a altor valori din sisteme integrate diferite, cum ar fi ERP, CRM, tabele cu baze de date

- -

Funcţii pentru a obţine ID fișier curent și ID flux curent

- -

Documenta SMD expune o interfaţă de programare a aplicaţiei bazată pe PL/SQL, care permite

dezvoltatorilor să extindă şi personalizeze funcționalitatea standard a aplicaţiei utilizând limbajul PL/SQL






































































































Funcţii pentru superiorii persoanelor din organigrama persoanelor implicate în fluxul de lucru curent / etapa curentă a fluxului de lucru

- -

Mutare documente în dosare - -

Demarare alte fluxuri de lucru - -

Demarare procese întra-operaţiuni - -

Proceduri și funcţii pentru obţinerea și setarea valorilor metadatelor stabilite pentru documente

- -

Proceduri și funcţii pentru obţinerea și setarea valorilor drepturilor de acces pentru documente

- -

Proceduri și funcţii pentru obţinerea și stabilirea tipurilor de documente

- -

Obţinere ID utilizator, nume, email, dată server, oră server, ID flux, etapă curentă, definiţie flux, dosar ID, versiune, nume fișier

- -

Ştergere fișiere, verificare dosar, copiere valori metadate

- -

Funcţii pentru înregistrări automate de documente - -

Calculare atribute dependente - -

Redenumire fișiere în conformitate cu normele de denumire definite

- -

Clonare document - -

Eroare notificare - -

Adăugare utilizatori la grupuri, pentru a primi informaţii despre iniţiator, a crea fișiere, dosare, a copia fișiere, dosare

- -

ADMINISTRARE ARHIVARE FIZICĂ (PHYSICAL ARCHIVING MANAGEMENT - PAM)




Creare și gestionare pentru mai multe fonduri de arhivă

Definirea mai multor diagrame de organizare, unul pentru fiecare fond

Gestionare istoric organigrame

Definire clasificare multiplă documente / „Nomenclatoare arhivistice” în conformitate cu legislaţia

În conformitate cu legislaţia și regulamentul privind „Arhivele Naţionale”

Gestiona recepţii documente de la clienţi

Înregistrare de noi „Unităţi Arhivistice”

Registru Intrări-Ieșiri

Scanare documente

Acces securizat online pentru clienţi la fondul de documente

Rapoarte de monitorizare și management al fondului de documente

Modulul PAM ajută organizațiile și companiile care oferă soluții de arhivare a documentelor să

gestioneze: categoriile de documente în funcție de legislaţia „Arhivelor Naționale”, recepţii fizice de

documente (cutii, dosare, saci și metri liniari), topologie localizare și cereri de documente, ieșiri, retururi,

administrare unitate arhivă și trasabilitate




















































































































































































































Fișa de Evidenţă a fondului arhivistic

Administrare depozit: cladiri, corpuri, rânduri, rafturi, poliţe, alveole, cutii

Registrul General al Fondurilor

Fișa Fondului Arhivistic

Nomenclatorul Arhivistic

Inventarul arhivistic (pe structuri)

Ghidul Topografic al fondurilor din depozit

Registru depozit intrări - ieșiri

Registrul inventarelor

Proces Verbal de selecţionare și generare a termenelor de păstrare

Proces Verbal predări documente (ieșiri)

Proces Verbal retur documente(retururi documente ieșite)

Registrul de depozit: listă ieșiri, documente la solicitant, listă intrări, lista retururi documente ieșite, listă documente restituite.

Evidenţă Costuri: intrări, ieșiri, unităţi arhivistice depozitate, servicii de utilizare, servicii de consultare.

Descrierea Unităţilor Arhivistice

Descrierea la nivel de dosar

*) Modulul PAM este licenţiat independent, adiţional pachetelor standard Documenta

SISTEMUL DE TICHETE




Tabloul de bord pentru probleme de raportare, gestionare și manipulare

- -

Copiere directă a capturilor de ecran în tichete sau discuţii despre tichete

*) Caracteristică disponibilă în browserul Chrome

Vizualizare bilete individuale sau pentru toată echipa

Vizualizare bilete pentru fiecare proiect sau pentru toate proiectele

Căutare directă folosind numărul tichetului în tabloul de bord

Căutare folosind numărul tichetului, descrierea problemei, statutul, raportate de, alocate către, data creării

Modulul sistemului de tichete este un sistem complet de sprijin care poate fi utilizat pentru gestionarea

cererilor, pentru depanare și urmărire a solicitărilor atât generale, spre exemplu de IT, cât și pentru

incidente şi probleme specifice aplicaţiei.



































































































































































Gestionarea timpului pentru rezolvarea problemelor

Pași pentru reproducere captură ecran

Atașare fișiere, documente și capturi de ecran ale ticketului

Date audit

Rezolvare

Redeschidere și cauză redeschidere

Efort estimat (ore), valori actuale și de atins

Rapoarte privind problemele și echipa de management

Rapoarte trimise automat pe e-mail pentru management, lideri de echipă și persoane fizice, alerte, memento-uri

Definire și gestionare proiecte

Definire și gestionare echipă alocată proiectelor

Work Breakdown Structure (WBS) pentru proiecte (defalcarea activităţilor)

Gestiune module proiecte

Probleme export și înregistrări gestionare timp în Excel, PDF și CSV

*) Modulul sistemului de tichete este inclus în pachetul Documenta (Enterprise), însă licenţa poate fi achiziţionată și separat

Sema Parc Business Centre

Splaiul Independenței 319,

Sector 6, 060044

Bucureşti, România

021 33 63 368; 0755 058 080

[email protected]

www.infrasoft.ro

www.documenta.ro

Key forms and features -...

Documents

Transcript of Key forms and features -...