KERTAS KERJA

NUR NAIEMAH BINTI MOHD IBRAHIMNUR AIN IZZATI BINTI MOHD

NURUDDIN

KERTAS KERJA

Kertas kerja bermaksud hasil tulisan untuk dibentangkan kepada khalayak.

Khalayak terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek. Kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan.

Kertas kerja disediakan secara terperinci dengan tujuan memberi maklumat dan penerangan ataupun mendapatkan kelulusan menjalankan sesuatu projek.

Kertas kerja perlu disediakan secara baik dan rapi terutama yang memerlukan perbelanjaan besar.

Kertas kerja perlu diserahkan terlebih dahulu untuk disemak dengan teliti supaya tidak berlaku kesilapan dan cadangan yang dikemukakan boleh diluluskan ataupun sebaliknya.

Perlu menitikberatkan siapa kertas kerja ditujukan.

TUJUAN KERTAS KERJA:

Pada umumnya kertas kerja ditulis dengan

tujuan untuk mengutarakan penghujahan

tentang alasan dan bukti yang boleh diberikan

untuk mendapatkan sesuatu seperti

kelulusan untuk satu peruntukan

kewangan (funding) atau kelulusan

menjalankan sesuatu projek dan sebagainya.

FORMAT KERTAS KERJA DASAR

Kertas kerja dasar yang lengkap mengandungi maklumat berikut .

Nama Persatuan/Kelab Tujuan – sila nyatakan dengan ringkas

tujuan kertas kerja ini dikemukakan seperti contoh untuk mendapatkan pertimbangan Dekan HEP & Alumni bagi kelulusan mengadakan kegiatan.

Maklumat Aktivitia) Pengenalan – Latarbelakang program yang hendak

dijalankan.b) Objektif – Nyatakan dengan ringkas dan padat.c) Justifikasi mengadakan aktivitid) Tarikh dan tempat – nyatakan dengan jelas dan

spesifike) Senarai Tetamu Terhormat & Perasmi (jika ada)f) Senarai penceramah (jika ada) – maklumat lengkapg) Jenis-jenis program – Nyatan jenis-jenis program yang

terlibat dalam penganjuran aktiviti tersebut contohnya riadah, gotong- royong, ceramah dan sebagainya.

h) Bilangan peserta – nyatakan dengan jelas termasuk Insitusi yang menyertai.

Anggaran belanjawan – Nyatakan dengan jelas dan terperinci sumber pendapatan dan perbelanjaan dengan jumlah kos. Anggaran belanjawan hendaklah munasabah.

Ulasan Penasihat – yang ditandatangani sendiri oleh Penasihat beserta cop jawatan.

Surat sokongan agensi/korporat (jika ada)

Penutup

FORMAT PENYEDIAAN & PENULISAN KERTAS KERJA

1.Font jenis Arial, Tahoma atau Century Gothic

2. Saiz 12 3. Spacing 1.5 4. Margin 1” 5. Mempunyai nombor muka

surat 6. “Align Justify” 7. Page set up : Bentuk

Potrait 8. Maksimumkan muka surat 9. Kertas saiz A4 berwarna

putih dan hanya satu bahagian muka digunakan

10. Muka depan tak perlu “fancy”

11. Hanya “simple binding” 12. Logo dibahagian kiri 13. Logo Persatuan

bahagian kanan (jika ada)

14.Setiap tajuk dihitamkan“bold” dan ada nombor

15.Penggunaan perkataan Inggeris perlu“Italic”

CARA PENYEDIAAN KERTAS KERJA

1.Ukuran kertas ialah saizA4 dan ditaip mengikut jarak satu setengah (1.5). Saiz font yang seragam iaitu Arial Saiz 12 hendaklah digunakan dalam penyediaan kertas cadangan / kertas konsep ini.

2. Bahasa Malaysia hendaklah digunakan dalam semua Kertas kerja dan lampiran. Jika keadaan memerlukan, perkataan Bahasa Inggeris bolehdigunakan tetapi perlu dicetak condong (Italic).

3. Istilah teknikal atau perkataan yang mungkin menimbulkan kekeliruan hendakalh dijelaskan sewajarnya. Istilah tersebut boleh dijelaskan : i. Dengan memasukkan penjelasan mengenainya dalam kurungan selepas istilah digunakan ; atau ii. Dengan menggunakan nota kaki; atau iii. Dengan mewujudkan satu lampiran mengenai penjelasan istilah; dan iv. Perkataan dalam Bahasa Inggeris hendaklah dicetak condong.

Maklumat Umum

Kertas kerja perlu mengandungi maklumat umum seperti berikut;

Tajuk Kertas kerjaTajuk kertas kerja di hadapan perlu mengandungi maklumat disediakan oleh bahagian atau fakulti berkaitan.

 Status Kertas kerjaDijelaskan samada untuk kelulusan atau makluman

Penyedia kertas kerjaKertas kerja perlu mengandungi maklumat penyedia kertas kerja/disemak oleh dan diluluskan oleh.

CONTOH JENIS KERTAS KERJA

KERTAS KERJA PROJEK ATAU

KAJIAN

KERTAS KERJA BAGI

PEMBENTANGAN DI SEMINAR

KERTAS KERJA PROGRAM

KERTAS KERJA UNTUK

KELULUSAN

KERTAS KERJA MENGADAKAN

SEMINAR

CIRI-CIRI UMUM KERTAS KERJA BAGI PEMBENTANGAN DI SEMINAR

Tajuk Nama/ nama-nama pembentang kertas kerja Nama institusi Sinopsis atau ringkasan Pengenalan Kronologi kajian Metadologi Analisis data/Datapan Perbincangan Rujukan Lampiran

FORMAT PENYEDIAAN KERTAS KERJA SEMINAR

/ PERSIDANGAN ANTARABANGSA

UNTUK KELULUSAN Y.B. MENTERI

Kertas kerja seminar / persidangan untuk mendapatkan pertimbangan dan kelulusan Y.B. Menteri hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya 3 bulan sebelum seminar / persidangan tersebut diadakan dan disediakan di dalam Bahasa Melayu.Kertas kerja seminar /persidangan tersebut hendaklan mengandungi input-input seperti berikut:

(1)Tujuan Kertas : Untuk mendapatkan pertimbangkan dan persetujuan Y.B. Menteri.

(2)Latarbelakang : Nyatakan secara ringkas latarbelakang kepada penganjuran seminar / persidangan berkenaan.

(3)Tujuan Persidangan : Nyatakan okbektif yang ingin dicapai daripada seminar / persidangan berkenaan.

(4) Asas Pertimbangan : Sila berikan rasional kenapa pentingnya seminar /persidangan tersebut diadakan dengan menjelaskan manfaat / faedah-faedah yang akan diperolehi oleh peserta serta negara daripada penganjuran seminar/ persidangan tersebut.

(5) Implikasi : Nyatakan jika terdapat sebarang implikasi kewangan kepada kerajaan,implikasi terhadap keselamatan negara,agama dan lain-lain implikasi terhadap masyarakat dan negara.

(6) Penyertaan Seminar : Nyatakan bilangan peserta dan dari negara mana.Di samping itu nyatakan juga secara ringkas samada peserta terdiri daripada ahli-ahli akadenik,pakar dalam bidang-bidang tertentu,mewakili organisasi atau lain-lain maklumat yang berkaitan.

(7) Kertas Kerja : Nyatakan bilangan kertas kerja yang akan dibentangkan serta nama pembentangnya dan negara asal mereka.(Senaraikan kertas-kertas kerja yang akan dibentangkan.Boleh juga disertakan sebagai lampiran.)

(8) Pembiayaan : Nyatakan perbelanjaan yang akan terlibat dengan seminar / persidangan ini serta sumber-sumber kewangan yang akan digunakan untuk membiayai perbelanjaan tersebut.(Maklumat-maklumat lanjut bolehlah disertakan sebagai lampiran.)

(9) Penutup

Lampiran

1. Senaraikan nama pembentang kertas kerja dan tajuk-tajuk kertas kerja berkenaan.

2. Anggaran sumber kewangan dan perbelanjaan terlibat.

3. Program seminar (Tentative Program).

4. Lain-lain lampiran yang berkaitan.

Format Kertas KerjaSeminar

CIRI-CIRI UMUM KERTAS KERJA PROJEK ATAU KAJIAN

Tajuk Latar belakang/ rasional Objektif/matlamat Jangka masa yang diperlukan Kumpulan sasaran Andaian-andaian halangan Anggaran belanjawan Penubuhan jawatankuasa Menentukan jadual tugas Perlaksanaannya

FORMAT KERTAS KERJA PROGRAM

1. Nama sekolah 2. Tajuk 3. Pendahuluan / latar

belakang 4. Matlamat5. Objektif6. Rasional7. Tarikh / Jangka masa 8. Jawatankuasa

Pengelolaa. Jawatankuasa Indukb. Jawatankuasa kerja/pelaksana

9. Kumpulan Sasaran 10. Keterangan Program

( Jika ada ) 11. Starategi Pelaksanaan 12. Jadual Pelaksanaan 13. Bahan / Sumber ( Jika

ada ) 14. Anggaran Kos /

perbelanjaan 15. Sumber Kewangan 16. Penutup 17. Pengesahan Kertas

Kerja 18. Lampiran

KERTAS CADANGAN

APA KERTAS CADANGAN: kertas cadangan adalah penulisan lazim ditulis oleh eksekutif.

Dibuat bagi mencadangkan program atau projek yang ingin dijalankan sekaligus memberikan maklumat perniagaan sebagai memenuhi arahan atau permintaan daripada pelbagai pihak.

FORMAT KERTAS CADANGAN

KERTAS CADANGAN

KOSKERTAS CADANGAN

TEKNIKAL PELAKSANAAN

FORMAT KERTAS CADANGAN TEKNIKAL PELAKSANAAN

BAHAGIAN 1: bagi rujukan pentadbiran (satu muka surat)

Nombor rujukan: Bidang teknikal: Tajuk kertas cadangan: Hubungan syarikat anda: -Nama syarikat: -Nombor telefon: -Alamat e-mel: -Nombor faks: -Alamat surat menyurat syarikat: Pengurus/eksekutif yang bertanggungjawab: (nama penuh berserta jawatan) Ringkasan kos: Tarikh memulakan cadangan pelaksanaan: Bilangan kakitangan yang terlibat:

BAHAGIAN 2: isi kandungan cadangan/ penyelesaian masalah

Keunikan kertas cadangan (satu muka surat) Isi kandungan teknikal (tidak melebihi 20 ms) iaitu: -Menerangkan secara terperinci cara melaksanakan

cadangan. -Skema pelaksanaan. -Perancangan (termasuk pemindahan teknologi yang

terlibat dan sebagainya). -Perbandingan dengan kaedah yang sedia ada (lebih

bertumpu kepada cadangan anda). -Kemudahan serta peralatan yang diperlukan. Hasil dan kesan yang dijangka (satu muka surat).

Spefikasi tugasan secara teknikal (selari dengan kos yang dicadangkan pada bahagian kertas cadangan kos).

Maklumat tambahan (hanya sebagai rujukan tambahan bagi dinilai) seperti:

-Kertas cadangan yang berkaitan (tidak melebihi 3 ms).

-Penyelidikan berkaitan cadangan/penyelesaian masalah (tidak melebihi 3 ms).

-Alamat laman web/pautan (hyperlink).

CONTOH KERTAS KERJA TEKNIKAL PELAKSANAAN

FORMAT KERTAS CADANGAN KOS

BAHAGIAN 1: maklumat umum bagi rujukan pentadbiran (satu muka surat)

Nombor rujukan: Tajuk kertas cadangan anda: Hubungan syarikat anda: -Nama syarikat: -Nombor telefon: -Alamat e-mel: -Nombor faks: -Alamat surat menyurat syarikat: Eksekutif/pengurus syarikat yang terlibat: (nama penuh beserta jawatan)

BAHAGIAN 2: pengiraan kos

Boleh menggunakan Microsoft excel. Penerangan berkaitan kos yang terlibat adalah digalakkan. Sertakan juga maklumat berikut:

-Kos penggajian. -Kos sampingan. -Perbelanjaan asas yang diperlukan bagi

menjalankan cadangan. -Kos pengangkutan. -Senarai bahan guna terus. -Kos peralatan. -Subkontrak (sekiranya ada). -Kos-kos lain. -Perbelanjaan umum seperti bayaran-bayaran yang

terlibat.

TIPS KERTAS KERJA/ CADANGAN YANG BAIK

KEJELASAN

Sebelum mula menulis kertas cadangan, beri kesimpulan konsep cadangan anda dalam dua hingga tiga potong ayat.

Minta orang kedua membacanya bagi memeriksa tahap pemahaman.

Tulis semula apabila pembaca ketiga tidak memahami apa yang anda tulis.

Apabila idea tidak dapat dirumuskan dalam dua hingga tiga potong ayat yang difahami, pembaca sasaran tidak tertarik bagi membaca kertas cadangan anda.

KOMUNIKASI

Komunikasi idea yang jelas dan berkesan adalah penting.

Elakkan daripada menulis perkataan yang janggal, sukar difahami serta mengelirukan pembaca sasaran.

TIADA KESILAPAN Perlu diingatkan, kertas kerja atau

kertas cadangan anda pasti bersaing dengan banyak kertas kerja lain yang mungkin ditulis oleh penulis profesional serta dibantu oleh pereka grafik dan sebagainya.

Semak dengan teliti kesalahan ejaan, kesilapan tatabahasa, kesalahan menaip dan lain-lain.

CETAK DAN JILID Cetak kertas kerja atau kertas cadangan

menggunakan kertas yang berkualilti tinggi. Guna pencetak laser ataupun bubble jet yang

berkualiti bagi mencetak dokumen anda. Jilid kertas kerja anda melalui perkhidmatan

penjilidan yang baik. Walaupun ia mengeluarkan perbelanjaan, tetapi mutu penghasilannya memuaskan serta profesional.

SUSUNAN Susun dokumen mengikut format yang piawai. Teks perlu memenuhi lebih kurang dua pertiga

daripada muka surat. Satu pertiga daripada muka surat itu perlu

dibiarkan kosong supaya pembaca sasaran dpt membuat catatan.

ELEMEN-ELEMEN VISUAL Masukkan elemen-elemen visual yang berguna

dalam kertas cadangan. Logo, klip, graf, jadual dan elemen grafik yang

lain menguatkan penampilan dokumen anda. Ia juga memudahkan pembacaan dan meningkatkan pemahaman pembaca sasaran.

MUKA SURAT TAJUK Mulakan kertas cadangan dengan satu muka surat

tajuk. Anda boleh memuatkan muka surat tajuk ini

dengan nama penerima dan nama projek kertas cadangan, tarikh serta simbol hak cipta.

SENSITIVITI Pastikan kertas cadangan hanya memuatkan

cadangan yang mematuhi perundangan Negara. Elak daripada membuat kritikan-kritikan yang

sensitive serta menyentuh perasaan golongan minority.

Guna kosa kata yang mempunyai konotasi positif.

PENULISAN YANG BERSIFAT GLOBAL

Idea perlu bersifat global. Elak penggunaan kosa kata bersifat tempatan

contohnya bahasa kasar, bahasa pasar, dan bahasa tempatan.

Guna bahasa piawai atau bahasa baku yang lebih bersifat professional.

TIPS MENYEDIAKAN KERTAS CADANGAN YANG MENINGKATKAN

IMEJ ANDA DAN SYARIKAT:

KESAN MENGIKUTI TIPS DI ATAS: Diterima pakai oleh syarikat, organisasi dan

badan kerajaan yang berkaitan. Diterima oleh pegawai-pegawai atasan. Diterima oleh pelanggan. Memperoleh kontrak atau tender.

Tetapkan jangkaan dan tujuan penulisan kertas cadangan.

Sediakan rangka kertas cadangan yang dinamik. Kenal pasti kategori maklumat yang perlu

dimasukkan dalam kertas cadangan. Maklumat yang tidak berguna perlu diabaikan.

Sediakan rujukan yang berguna bagi cadangan anda.

Pastikan cadangan atau penyelesaian masalah betul berguna, munasabah, praktikal dan meyakinkan. Sekurang-kurangnya cadangan itu lebih baik dari sedia ada.

Pastikan cadangan dapat memuaskan hati pembaca sasaran.

Gunakan format kertas cadangan dengan betul.

RUJUKAN KEMAHIRAN MENULIS. Goh Ying Soon, Wan Mohd

Nazif Wan Mohd Nori. 2006. PTS Professional Publishing Sdn. Bhd.

KAEDAH PENYELIDIKAN DAN PANDUAN PENULISAN (esei, proposal, tesis). Sulaiman Masri. 2003. Utusan Publications & Distributors Sdn. Bhd.

BAHASA MELAYU KOMUNIKASI. Abdull Sukor Shaari, Prof. Madya Dr. Nuraini Yusoff, Mohd Isha Awang. 2003. PTS Publications & Distributors Sdn. Bhd.