Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen ...
Transcript of Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen ...
,·
KEPUTUSAN
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN T 'INGGJ DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
REPUBLIK INDONESIA
NO. 12/DJ/KEP/1983
tentang
Pengembangan Pedoman Pelayanaa Tata Usaha
Perguruan Tinggi di Lingkangan
Departemea Pendidikan dan Kebudayaan
Di perbanyak oleb :
SUB BAGIAN TATA USAHA
BIRO ADMINfSTRASI UMUM
INSTJTUT PI!RTANIAN BOGOR
DAFTAR lSI
Hal aman
D A F T A R I S I • 0 •••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••
KAT A PEN G ANT A R •••••••••••••••••••••••••••••••••••• iii
SALINAN KEPUTUSAN DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NO. 12/DJ/Kep/1983 TGl. 11 PESRUARI 1983 TENT.t\NG PENGEMBANGAN PEDm~AN PELAYANAN TATA USAHA PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBU-DAYAAN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • i v
I. POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI Dt LINGKUNGAN DEPARTEMEN PEND I Dl KAN DAN KEBUDAYAAN • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • .· 1
1. Dasar Penyusun an Pola Klasifikasi ••••••••••••••••••• 1 2. Jenjang Masalah Kearsipan ••••••••••••••••••••••••••• :1 3 • Ko de K r as i f i k as i • • • • • • . • • • • • . • • • . • • • . • • • . • • • . • . • • . . . 2 4. Bidang Klasifikasi •••••••••••••••••••••••••••••••••• 2 -5. Pengg unaan Kode Klasifikasi •••••• .-.................. 3 6. Daftar Kode Klasiflkasi Kearslpan Bi dang Substantif
di Lingkun gan Universitas/lnstltut Ne geri ••••••••••• 4 7. Dafta r Kode Klasifikasi Kearsipan Bidang Fasil itatif
Di Lin gkun gan Universitas/lnstitut Ne geri ••••••••••• 24
II. PEDOMAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN •••••• 45
1. Pendahuluan ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 45 2. Arsip Dinamis dan Statis •••••••••••••••••••••••••••• 46 3. Kegun aan Jadwal Retensi ••••••••••••••••••••••••••••• 47 4. Dasar Penentuan Jadwal Retensi •••••••••••••••••••••• 48 5. lnventarisasi Arsip ••••••••••••••••••••••••••••••••• 49 6. Menilai Kegunaan Arsip •••••••••••••••••••••••••••••• 50 7. Bentuk Pol a Jadwol Retensi •••••••••••••••••••••••••• 54 8. Tatacara Penyusun0n Jadwa I Retens i ••••••••• , • • • • • • • • 55 9. Penyusutan Arsip •••o•••••••••••••••••••••••········· 56
Ill. PEDOf'.1AN PENYUSUNAN TATA RUANG KANTOR PERGURUAN Tl NGG I Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN ••••••••• 74
1. Pendahuluan .......................................... 74 2. Pen ge rt i an . . . . . . . . . . . . . . • . . • . . • • • . . • . • . . . . • . . . . . . . . • 75 3. Macam-macam Tata Ruan g Kantor ••••••••••• , • • • • • • • • • • 78 4. Pedoman Penyusunan Tata Ruan o Kantor • • • • • •.• • • • • • • • • • 79 5. Pembakuan Alat-atat Ke rja ••••••••••••••••••••••••••• 86
i i
Halaman
IV. PEDOMAN PEMBAKUAN FORMULIR BAGI PERGURUAN TINGGJ Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN ••••••• 97
1. Pendahuluan ••••••••••••••••••••••••••••••••••••••• 97 2. Pen ge rt i Sn •.••••••••••••••••••••••• «" • • • • • • • • • • • • • 9 8 3. Pentingnya Pembakuan Formull r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 99 4. Pe doman Pemb uatan Fo rmu I i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 1 00 5. Prosedur Pembuatan Formul i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 104 6. Pen gen dall an Fo rmul i r • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • 105
I
KATA PENGANTAR
Pedoman Pelayanan Ketata Usahaan untuk rerguruan tlnggi di lingkungan
Departemen Pendldikan dan Kebudayaan diatur dalam Keputusan Direktur
Jenderal Pendidikan Tinggl Nomor 027/DJ/Kep/1979, tertanggal 10 April 1979.
Dalam pelaksanaan teknisnya pedoman pelayanan ketata-usahaan perlu di
kembangkan di maslng-maslng perguruan tinggl, mengingat renjelasan di dalam Lampiran maslh berslfat pola.
Hal tersebut dimaksudkan agar dapat lebih menunjang kelancaran tugas pokok perguruan t'J ngg i.
Pengembangan ini mel iputl beberapa hal, yaitu pola klasifikasl kear
sipan, penyusunan jadwal retensl arslp, penyusunan tata ruang kantor dan pembakuan formulir.
Semoga pengembangan pedoman pelayanan tata usaha inl dapat membantu
para petugas dan pejabat yang menangani bidang ketata-usahaan di Per
guruan Tinggi di I ingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Jakarta, 11 Februarl 1983
Direktur Jenderal Pendidikan Tlnggi ttd.
D.A. TISNA AMIDJAJA
iii
SAL I NAN KERJTUSAN
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI DEPARTH1EN PEND ID I KAN DAN KEBUDAYAAN
REPUBLIK INDONESIA
No. 12/DJ/Kep/1983
tentang
PENGEMBANGAN PEDOMAN PELAYANAN TATA USAHA PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI,
Menimbang : a. bahwa perkembangan pekerjaan ope rasional di perguruan
tinggi di I ingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudaya
an perlu diimbangi dengan peningkatan pelaksanaan ketata
usahaannya;
b. bahwa berhubung dengan hal tersebut pada butir a di atas
dipandang perlu mengembangkan Pedoman Pelayanan Tata
Usaha Perguruan Tinggi.
Menglngat . : 1. Undang-undang No. 22 tahu~ 1961;
Menetapkan:
Pertama
2. Peraturan Pemerintah No. 5 tahun 1980;
3. Keputusan Presiden Republik Indonesia:
a. No. 44 tahun 1974;
b. No. 45 tahun 1974, sebagaimana telah dlubah/dltambah terakhir dongan Keputusan Preslden No.15 tahun 1982;
c. No. 86/M tahun 1976;
d. No. 59/M tahun 1978;
4. Keputusan Menter! Pendidikan dan Kebudayaan No.0222c/0/ 1980.
M E M U T U S K A N
Memberlakukan ketentuan sebagaimana tersebut dalam lampiran
I, I I, II I dan IV Keputusan lni sebagal Pengembangan Pede
man Pelayanan Tata Usaha Perguruan Tinggi di llngkungan De
partemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Kedua
Ketiga
Keempat
-2-
Hal-hal fain yang befum diatur dalam Keputusan ini akan ditetapkan dalam ketentuan tersendiri.
Jfka ternyata terdapat kekeliruan dalam Keputusan ini akan
diadakan perubahan sebagaimana mestinya.
Keputusan inf mulai berlaku sejak ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
Pada tanggal: 11 Februari 1983
DIREKTUR JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI
ttd.
D.A. TISNA AMIDJAJA
LAMP IRAN Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nomor : 12/0J/Kep/1983 Tangga I : 11 Februar i 1983
I. POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN PERGURUAN TINGGI 01 LINGKUNGAN DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
1. DASAR PENYUSUNAN POLA KLASIFIKASI
Universitas/lnstitut Negeri sebagai suatu lembaga pendidikan
tinggi mempunyai fungsi sebagai pengemban Tri Dharma Perguruan
Tinggi. Tri Dharma tersebut meliputi Dharma Pendidikan dan Pe
ngajaran, Dharma Penelitian dan Dharma Pengabdian Kepada Masyarakat.
Dalam melaksanakan Tri Dharma, unlversitas/institut perlu dl
tunjano oleh kegiatan administrasi. Dengan demikian kegiatan
administrasi dalam lingkungan universitas/institut yang mel ipu
ti kegiatan teknis/substantif dan penunjangan/fasi I itatif harus
menunjang Tri Dharma di atas. Semua kegiatan tersebut perlu di
ikuti dengan pelayanan tata usaha yang rapi dan teratur. Guna
menjamin keseragaman dalam pelayanan tata usaha, maka dlkeluar
kanlah Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha bagi Universitas/lnstl~ tut Negeri.
Buku Pedoman tersebut mel iputi 7 (tujuh) bab, satu diantaranya
adalah Bab VI tentang Pedoman Penataan Berkas, merupakan pola
baru dalam cara-cara menyimpan/menata arsip. Cara menyimpan/
menata arsip tersebut didasarkan atas klasifikasi masalah yang
terkandung di dalam masing-masing warkat dljabarkan darl Tri Dharma Perguruan Tlnggi.
2. JENJANG MASALAH KEARSIPAN
Secara berjenjang masalah-masalah itu dlbagi menjadl: 1. Masalah Utama;
2. Masalah;
3. Sub Masalah;
Masalah Utama mengikat suatu arsip sepanjang hal ltu menyangkut
2
tugas pokok/penunjang Universitas/lnstitut tersebut sehlngga
mempunyai lingku p yang luas. Sedangkan Masalah merupakan bagi
an dari Masalah Utama. Sub Masalah meru pa kan bagian yang efe
menter, jadi fingkupnya pun febih sempit dari Masalah dan karenanya mempunyai f lngkup yang lebih sempit.
Masalah-masalah dalam arsip Unlversitas/lnstitut dibedakan men
jadi bidang substantif yang mel iputi tugas pokok pendidikan dan
pengajaran, penel itian, pengabdian pada masyarakat dan kemaha -
siswaan, serta bidang fasifitatif yang menyangkut tugas administrasi umum Universitas/lnstltut.
3. KOOE KLAS IF I KAS I
Guna memudahkan cara mengingat, maka pe fba9a i bidang substantlf
dengan jenjangnya masing-masing diberi kode yang jerdiri dari gabungan huruf dan angka.
Masalah Utama diberi kode satu huruf ka plta l.
Untuk mas a I ah d.i ber i kode angka arab sampa i 2 dig ita I. · Sedang
untuk bidang fasil ltatif Masalah Utama diberi kode 2 huruf kapl
tal, untuk Masalah dan Sub Masafah sama seperti pada bidan9 substantif.
4. Bf DANG KLAS f F I KAS f
Pembidangan yang disusun dafam po fa kfasifika~i kearsi pa n ini me I i put! :
1. (I) Pendidikan dan Pengajaran;
2. (M) Penel itian; 3. (C) Pengabdian pada Masyarakat; 4. <X) Kemahasiswaan;
5. (PR) Perencanaan;
6. <KU) Keuangan;
7. <KP) Kepegawaian; 8. <TL) Tatalaksana;
9. <UM) Umum.
•
3
5. PENGGUNAAN KODE KLASIFIKASI
Cara menggunakan kode klaslfikasi dalam rangka menyimpan dan
menata arsi p telah dikemukakan dalam Buku Pedoman. Satu hal
yang pe rlu dlsampaikan disini ialah banyak keluhan-keluhan dari
Universitas/lnstitu+ bahwa kode klasifikasl yang dilampirkan se
bagai contoh dalam Buku Pedoman Pelayanan Tata Usaha di lingku
ngan perguruan tinggi masih belum sepenuhnya mencakup kehidupan masalah yang ada.
Bertolak dar! kenyataan itu, Tim mencoba meningkatkan kegunaan
kode klasifikasi kears1 pan itu sehingga lahir pola klasifikasi
yang sekarang (lihat daftar kode klasifikasi berikut>. Kodenya
tidak berbeda, hanya item masalah. Masalahnya mengalaml renam
bahan, renyesuaian me lalui pimpinan yang menangani bldangnya ma
sing-masing di unit-unit organisasi pe rguruan tlnggi. Diharap
kan kode klasifikasi masalah kearsi pan yang baru ini dapat lebih memenuhi kebutuhan yang nyata-nyata ada.
Bagi Universitas/lnstitut yang sementara telah membenahi arslp
nya dan telah berjalan dengan kode yang lama, klranya sudah blsa
memulai memikirkan secara berangsur-angsur untuk menyesuaikan dengan kode yang baru.
.,
DAFTAR KOOE KLASIFIKASI KEARSIPAN ~ !DANG SUBSTANTIF
Dl LINGKUNGAN UNIVERSITAS/INSTITUT NEGERI
I KODE I MASALAH
l , , l I PEND I D I KAN DAN PENGAJ ARAN 00 Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Ter-
tinggi dan Lembaga Tinggi Negara
01 Undang-Undang Dasar 1945
02 . Ketetapan MPR
03 Undang-Undang
04 Peraturan Pemerlntah Pengganti Undang-Undang
05 Peraturan Pemerintah
06 Ke putusan Presiden
07 lnstruksi Presld~
08 -------------------------
09 I -------------------------
01 l I Pe~aturan Perundang-undangan Produk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
01 I Kep Ke r utusan Menter! 02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
Kerutusan Bersama Mente r!
lnstruksl Menter!
Edaran Menter!
. Kerutusan D i rektur Jendera I
Ke putusan Bers ama Direktur Jenderal
lnstruksi Direktur Jenderal
Edaran Direktur Jenderal
Keputusan lns pektur Jenderal
lnstruksi lnsrektur Jenderal
Edaran lns pektur Jenderal
-------------------------
A!
K 0 D E
OT 01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
03
01
02
03
04
05
04
01
02
03
04
05
06
07
08
5
M A S A L A H
Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Lain dan Lembaga Non Departe~ntal
Keputusan Menteri
Keputusan Bersama
lnstruksi Menter!
Edaran Menteri
Keputusan Badan Admlnistrasi Kepegawalan Negara (BAKN)
lnstruksi Badan Administrasi Kepegawalan Negara (BAKN)
Edaran Badan Administrasi Kepegawaian Negara CBAKN)
Keputusan Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)
lnstruksi Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Eda run Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Konse p l
I s s u e s
Permasalahan Pokok
Perurnusan Kebljakan
Jenjang (Strata) Pendidikan
Program Sarjana CS1)
Program Pasca Sarjana (S2)
Program Doktor (S3)
Program Spes ialis
Program Spesialis I I
Program Akta
Program Akta I I
Program 1\kta I I I
K 0 D E
I 09
10
11
12
13
14
15
16
05
01
02
03
04
05
06
07
08
06
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
I 07
I 01
~1ASALAH
Program Akta IV
Program Akta V
Program Diploma ( s 01)
Program Diploma I I (S 02)
Program Dirloma I I I (S 03)
Program Khu5us
K u r i k u I u m
Mata Kul iah Da5ar Umum
Mata Kuliah Keahl ian Da5ar
Mata Kuliah Keahlian Khu5us
s i I a b i
Mata Kuliah Kejuruan
Kurikulum Inti
Pengembangan Kurikulum dan Si lab!
Per5iapan Perumu5an
Perumusan/Penyu5unan
Percobaan/Perintisan/Try out
Pen I Ia ian
Penyempurnaan
Pengukuhan
Program
Materi
K o n 5 o r 5 i a
Pendidikan
6
K 0 0 E
I
08
09
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
01
02
03
M A S A L A H
I
Matematika dan I lmu Pengetahuan
Sosial
Psi koiOfJ i
Pertanian
Hukum
Ekonomi
Sastra dan Fi lsafat
Seni
Kedokteran ·
Antar Bidang
Te knologi
Karya llmiah
Lomba Karya I lmiah
Penu I i san 0 i ktat
Penu I i san Buku
Penul isan Skri psi
Penulisan Thesis
Penul isan Disertasi
Naskah Pidato Pengukuhan Guru Besar
Naskah Pidato Dies Natalis
Naskah Pldato lnaugurasl
Research Pa per/Masalah Penel itlan
--------------------------------------------------------------------------
Bimbingan dan Penyuluhan
Bimbingan Mahasiswa
Bimbingan Siswa
Bimbingan Belajar
""
7
'
K 0 0 E
I 04
05
06
07
10
01
02
03
04
05
06
11
01
02
03
04
05
06
07
12
01
02
03
04
05
06
07
13
01
M A S A L 1\ H
Blmblngan Masyarakat
Gimblngan Mlnat
P r a k t i k u m
Praktikum Pendidikan
Praktikum/Praktek La pangan
Praktlkum Micro Teaching
Praktikum Laborat orium
Sistem Pengajaran
Sistem Tahunan
Sistem Semester
Slstem Kredit
Slstem Module
Sistem Pengajaran Terr adu
~roses Belajar dan Mengajar
Metoda
Program
Tujuan Pendidlkan
8
Program Pengajaran Slstem lnstrukslonal (PPSI)
Desain Sistem lnstruksional
Peningkatan Mutu
Penataran
K 0 D E
I 02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
14
01
02
03
04
05
06
07
08
15
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
M A S A L A H
Seminar/Lokakarya Dalam Negeri
Seminar/lokakarya Luar Negerl
Pencangkokan
Tugas Belajar dl Dalam Negeri
Tugas Belajar dl Luar Negerl
Pembibitan/Pemanduan
Peniti pan
Latlhan
---------------------------------------
Pagelaran/Pameran/Festlfal Seni
Seni
Sen! Muslk
Seni Kria
Seni Ru pa dan Desain
Sen! Drama
Appresiasi
------------------------------------------------------------------------------
Pendldikan dan Pengajaran
Penerimaan Mahaslswa Baru
Jadwa l Tahun Akademi
Perku I i ahan
Ujian
Transki p Study
Judicium
Wisuda
I j azah
Mutasi Mahasiswa/Scorsing
Ucapan Pengukuhan Doktor HC
Guru Besar
•
9
K 0 0 E
I I 12
13
14
16
01
02
03
04
05
06
07
08
09
17 01
02
M A S A L A H
As i stens i .
Kelembagaan Penunjang
Dewan Penyantun
Senat Universitas/lnstitut
Senat Fakultas
Badan Koordinasi Kemahasiswaan
Himpunan lkatan Sarjana
Badan Koordinasi Keaktifan Intern Mahasiswa
Penasehat Akademis
--------------------------------------- dst.
--------------------------------------- dst.
Ml I IPENELITIAN
00 I I Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Ter-tinggi dan Lembaga Tinggi Negara
01 Undang-Undang Dasar 1945
10
02 Ketetapan Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR)
03 Undang-undang
04 Peraturan Pemerintah Penggantl Undang-undang
05 Pe ruturan Pemer·i ntah
06 Keputusan Presiden
07 lnstruksi Presiden
08 ---------------------------------------
09 I ---------------------------------------
K 0 D E
of 01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
I 02
I 01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
M A S A L A H
Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Keputusan Menter!
Keputusan Bersama Menteri
lnstruksi Menteri
Edaran Menteri
Keputusan Direktur Jenderal
Keputusan Bersama Direktur Jenderal
lnstruksl Direktur Jenderal
Edaran Dlrektur Jenderal
Keputusan lnspektur Jenderal
lnstruksl lnspektur Jenderal
Edaran lnspektur Jenderal
Peraturan Perundang-undangan Produk Departemen Lain dan Lembaga Non Departemen
Keputusan Menteri
Keputusan Bersama
lnstruksi Menter!
Edaran Menter!
Keputusan Badan Adminlstrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
lnstruksi Badan Adminlstrasl Kepegawaian Negara (BAKN)
Ed a ran Bad an Admin i stras i 'Kepegawa ian Negara (BAKN)
Keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN)
lnstruksi Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)
Edaran Lembaga Admlnistrasi Negara (LAN)
11
K 0 D E -03
I 01
02
03
04
05
04
01
02
03
04
05
06
05
01
02
03
04
06
01
02
03
04
05
06
07
08
09
M A S A L A H
K o n 5 e p 5
Issues
Perma5alahan Pokok
Perumusan Kebljakan
P e d o m a n
12
Kerangka Pengembangan Penel itlan dl Perguruan Tinggi
Pelaksanaan Pengembangan Penelitian dl Perguruan Tingot
Format Usulan Penel itian
Format Laporan Penelitian
P e r I z i n a n
Perlzlnan Administratif
Perizinan Operatif
-------------~-------------------------
---------------------------------------
Pelaksanaan/Operaslonal
Pene I it ian Murn i
Penelltian Terapan
Penel ltian Teknologl
Pene I It ian Sen i
Penelitian Pendidikan/lnstituslonal
Penel itian Publika5i
Monitoring/Evaluasi/Penyiapan Penelitian
------------------------------------------------------------------------------
K 0 D E
07
08
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
M A S A l A H
Pengembangan/Peningkatan Ketra~pilan
Pendidikan dan Keguruan
Matematika dan I lmu Pengetahuan Alam
So5ial, Budaya dan Praktek
Psikologi
Pertanlan/Peternakan
Hukum
Ekonomi
Sa5tra den Fi l5afat
Tekno log i
Kedokteran/Kedokteran Gi g i
Antar Bidang (Seni)
Agama
Demoorafi
Lingkungan Hidup
J a s a
I n 5 t i t u 5 i o n a I
rendidikan dan Keguruan
Matematlka dan I lmu Pengetahuan Alam
So5ial, Budaya dan Politik
P5ikolog i
Pertanian/Peternakan
Hukum
Ekonomi
Sa5tra dan Fil5afat
Teknotooi
Kedokteran/Kedokteran Gigi
Antar Bidang (Seni)
Agama dan Humanlora
Demograf i
13
K 0 0 E
I 14
15
16
17
I 09
I 01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
10
01
02
03
04
05
06
07
08
-
M A S A L A H
Li ngkungan HI dup
J a 5 a
14
Pengembangan I lmu Aengetahuan, Teknologi 5erta Seni
Pendidikan dan Keguruan
Matematlka dan llmu Pengetahuan Alam
So5ial, Budaya dan Pol itlk
P5ikologl
Pertanlan/Peternakan
Hukum
Ekonomi
Sa5tra dan Fl l5afat
Teknologi
Kedokteran/Kedokteran Gig!
Antar Bidang
Agama dan Humaniora
Demograf I
Li ngkungan Hid up
J a 5 a
Stud! Sektoral dan Regional
Pendidikan dan Keguruan
Matematlka dan I lmu Pengetahuan Alam
So51al, Budaya dan Politik
P5lkologi
Rertanian/Peternakan
Hukum
Ekonomi
Sa5tra dan Fi l5afat
K 0 0 E
I 09
10
11
12
13
14
15
16
17
I 11
I 01
02
03
04
05
06
07
12
01
02
03
04
05
13
01
02
03
04
05
06
M A S A L 1\ H
Teknologi
Kedokteran/Kedokteran Gigi
Antar Bldang <Seni)
Agama dan Humanlora
Demografi
Li ngkungan Hi dup
J a s a
K e r j a s a m a
Universltas/lnstltut/Sekolah Tlnggi Negeri
Universltas/lnstitut/Akademi/Sekolah Tinggl Swasta
Departemen/Lembaga non Departemen
Pemerintah Daerah
Luar Nege ri
Has i I Pene I it I an
Laporan
Dokumentas i
Pub I ikasi/Penyebaran lnformasi
Saran a .
Ke pegawa i an
Keuangan
Perlengkapan
Tempat
15
c
K 0 D E -14
I
I 15
I
00
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
01
02
01
02
03
04
05
06
07
08
09
M A S A L A H
K o n s o r s i a
Pendldikan dan Keguruan
Matematika dan I lmu Pengetahuan Alam
Sosial, Budaya dan Politik
Psikologi
Pertanian/Peternakan
Hukum
Ekonomi
Sastra clan Fi lsafat
Teknologi
Kedokteran/Kedokteran Gigi
Antar Bidang
--------------------------------------- dst.
--------------------------------------- dst.
PENGABDIAN PADA MASYARAKAT
Peraturan Perundang-undangan Produk Lembaga Tertlnggi dan Lembaga Tinggi Negara
Undang-undang Dasar 1945
16
Ketetapan Majel is Permusyawaratan Rakyat CMPR)
Undang-Undang
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
Peraturan Pemerintah
Keputusan Presiden
lnstruksi Preslden
K 0 0 E
~ 01
02
03
04
05
06
07
03
09
10
11
12
13
02
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
17
M A S A L A H
Peraturan Perundang-undangan Produk Oepartemen Pendidikan dan Kebudayaan
Keputusan ~~enteri
Keputusan Bersama Menteri
lnstruksl Menteri
Edaran Menter!
Keputusan Oirektur Jenderal
Keputusan Bersama Oirektur Jenderal
I nstruks i 0 i rektur Jende ra I
Edaran Oirektur Jenderal
Keputusan lnspektur Jenderal
lnstruksi lnspektur Jenderal
Edaran lnspektur Jenderal
Peraturan Perundang-undangan Produk Oepartemen Lain dan Non Oepartemental
Keputusan Menteri
Keputusan Bersama Menteri
lnstruksi Menteri
Edaran Menter i
Keputusan Badan Administrasi Kepegawaian Negara CGAKN)
lnstruksi Badan Administrasi Kepeg~walan Neg a ra ( OAKN)
Edaran Badan Administrasl Kepegawalan Negara (8/\KN)
Keputusan Lembaga Adminlstrasi Negara (LAN)
lnstruksi Lembaga Admlnistr~si Negara (LAN)
Edaran Lembaga Administrasl Negara <LAN)
K 0 0 E
I 03
I 01
02
03
04
05
06
07
04
01
02
03
04
05
05
01
02
03
04
06
01
02
03
04
05
06
07
08
M A S A L A H
Peraturan Perundang-undangan Produk Universitas/ lnstitut/Kopertis
Keputusan Rektor/Kopertis
Keputusan Bersama
lnstruksi Rektor/Kopertis
Edaran Rektor/Kopertis
Keputusan Dekan/Ketua Lembaga
Konsepsl
Issues
Permasalahan Pokok
Perumusan Kebijakan
P e rencanaan
Pedoman/Juklak
Program Ker ja
Pengembangan/Penerapan dan Pengenalan I lmu Pengetahuan dan Teknologi serta Seni
Pend i d i kan I I mu
~1atemat i ka dan I I mu Pengetahuan
Sosial
Psikologi
Pertan ian
Hukum
Ekonomi
Sastra dan Fi lsafat
18
,
K 0 0 E -09
10
11
12
13
14
07
01
02
03
04
05
06
07
08
01
02
03
04
05
09
01
02
03
04
05
06
07
M A S A L A H
Teknologi
Kedokteran
Antar Bidang (Seni)
J a s a
-------------------------------------
K e r j a S a m a
19
Unlversitas/lnstitut/Sekolah Tinggi/Akademi Negeri
Universitas/lnstltut/Sekolah Tinggi/Akademl Swasta
Oepartemen/Lembaga Non Oepartemen
Peme r in ta h Dae rah ( Pemda)
Luar Negeri
Bantuan
Mahaslswa
Pengajar
Saran a
K u I I a h K e r j a
Kul lah Kerja Nyata (KKN)
Kul iah Kerja Lapangan (KKL)
Kemah Kerj a Mahasiswa (KKM)
Bimblngan Kemasyarakatan
Bakti Sosial Mahasiswa
Latihan Kerja Keterampilan Kel il ing (LKKK)
Evaluasi
K 0 D E -08
09
10
11
10
01
02
I X
00
I 01
02
03
04
05
06
07
08
09
01
01
02
03
04
05
06
07
08
20
M A S A l A H
Laporan
Penyebaran lnformasi
------------------------------------- dst.
------------------------------------- dst.
K E M A H A S I S W A A N Peraturan Rerundang-undangan Produk Lembaga Tertinggi dan Lembaga Tinggi Negara
Undang-undang Dasar 1945
Ketetapan Majel is Permusyawaratan Rakyat <MPR>
Undang-undang
Reraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
Peraturan Femerintah
Keputusan Preslden
lnstruksi Presiden
Pe raturan Perun dang-undangan Produk Departemen Pendidiknn dan Kebudayaan
Keputusan Menter!
Keputusan Bersama Menter!
lnstruksi Menter!
Edaran Menteri
Keputusan Dlrektur Jenderal
Keputusan Bersama Direktur Jenderal
lnstruksi Dlrektur Jenderal
Edaran Direktur Jenderal
K 0 D E r-r· I 09
10
11
12
13
02
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
03
01
02
03
04
05
04
01
02
M A S A L A H
Keputusan lnspektur Jenderal
I nstruks i I nspektur Jendera I
Ed a ran I nspektur Jen dera I
Peraturan Perundang-undangan Produk Lain dan Lembaga Non Oepartemental
Keputusan Menteri
Keputusan Bersama
lnstruksi Menteri
Edaran ~1enteri
Keputusan Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
lnstruksl Badan Adminlstrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
21
Edaran Badan Administrasl Kepegawalan Negara (BAKN)
Keputusan Lembaga Administrasi Negara (LAN)
lnstruksi Lembaga Admlnistrasi Negara (LAN)
Edaran Lembaga Administrasi Negara (LAN)
---------------------------------------
Konseps
Issues
Permasalahan Pokok
Pe rumusan Keb i j akan
K e s e j a h t e r a a n
Blmbingan Penyuluhan
Tunjangan Belajar/Beasiswa
K 0 D E
-r 03
04
05
06
07
08
09
05
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
06
01
02
03
04
05
I 01
I 01
02
03
04
M A S A l A H
Pengadaan dan Penyelenggaraan Bursa Buku
Pengadaan dan Penyelenggaraan Asrama
Pengadaan dan Penyelenggaraan Kafetaria
Pengadaan dan Penyelenggaraan Poliklinik
Pengadaan dan Penyelenggaraan Koperasi
--------------------------------------
M i n a t
01 ahraga
Kesen 1 an
Pers Kampus
Peclnta AI am
Kemah Ker ja
Pramuka
Resimen Mahasiswa
Widya Wisata
--------------------------------------
Kebutuhan Dasar
Pengembungan Kemampuan Penalaran
Pengembangan Kreatifitas
Pengembangan Ketajaman Penglnderaan
P e m b l n a a n
Pendidikan Pers Kampus Mahasiswa
22
Pola Pembinaan dan Pengembangan Pers Kampus
Pemilihan ~~ahaslswa Teladan
Pembentukan Badan Kerjasama Antar Lembaga Kemahasiswaan <BKALM)
K 0 D E -05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
08
01
02
23
M A S A l A H
Pembinaan/Pengembangan lkatan Senat Mahasiswa Sejenis (ISMS)
Lomba Karya lnovatif Produktif
Pekan Olahraga dan Sent
Pembinaan Kemahasiswaan
Penel itian Masalah Kemahasiswaan
Latihan Keterampilan Manajemen Mahasiswa CLKMM)
Resimen Mahasiswa CMENWA)
Mahasiswa Indonesia dl Luar Negeri
Kerjasama Antar lnstansi
--------------------------------------- dst.
--------------------------------------- dst.
DAFTAR KODE KLASIFIKASI KEARSIPAN BIDANG FASILITATIF
Dl LINGKUNGAN UNIVERSITAS/INSTITUT NEGERI
24
-=======================================================================
FR
K 0 D E
00
01
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
01
M A S A L A H
P E R E N C A N A A N
Peraturan Perundang-undangan
Undang-Unda~g Dasar 1945
Ketetapan Maje I is Pe rmusyawaratan Rakyat (MPR)
Undang-un dang
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
Peraturan Pemerintah
Keputus an Presiden
lnstruksi Presiden
Keputusan Bersama Tlngkat Menteri
Keputusan Menter!
lnstruksi Menteri
Edaran Menteri
Keputusan Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama
Keputusan Pimpinan Unit Utama
lnstruksi Pimpinan Unit Utama
Memo Pimpin an Unit Utama
Not a Pimpin an Unit Utama
Edaran Pimpinan Unit Utama
Pengaturan Peri z in an
Keputusan Rektor
Keputusan Kopertis
I nstruks i Rektor
lnstruksi Kopertis
Edaran Rektor
Edaran Kopertis
Konseps
I novas I
K 0 D E -02
03
04
02
01
02
03
04
0.5
06
07
08
09
10
11
12
13
03
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13 j
M A S A l A H
Perumusan Kebijakan
------------------------------------------------------------------------------
R u t i n
Pengumpulan Data
Pengolahan Data
Evaluasi Data
Pen yaj ian Data
Penyusunan Data
Penyusunan Program
Penyusunan Uraian Keglatan
Penyusunan Daftar Usulan Kegiatan
Pelaksanaan Proqram
Pengawasan
Pengen da I ian
P e m b a n g u n a n
Pengumpulan Data
Pengo I a han Data
Evaluasi Data
Pen yaj ian Data
Penyusunan Rencana
Penyusunan Program
Penyusunan Pola Operasional
Penyusunan Daftar Usulan Proyek
Pelaksanaan Program
Pengawasan
Pengendall an
25
K 0 0 E
ofn + . 01
05
I 06
I
07
00
02
03
04
05
06
01
02
03
04
05
06
01
02
03
04
01
02
01
02
03
04
M A S A l A H
R u t i n Laporan
Bulanan
Trlwul an
Tengah Tahun
Tahunan
Laporan Pembangunan
Bu I an an
Trlwul an
Tengah Tahunan
Tahunan
E v a I u a s i
Rutin
Pemb an gun an
--------------------------------------- dst. i
------------------------------------------------------------------------------ dst.
KEUANGAN
Peraturan Perundang-undangan
Undang-Undang Dasar 1945
•.
26
Ketetapnn Majel is Permusyawaratan Rakyat <MPR)
Undang-un dang
Peraturan Pemerlntah
K 0 D E I -05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
01
01
02
03
04
05
06
07
08
09
M A S A l A H
Keputusnn Presiden
lnstruksi Presiden
Keputusan Bersama Tingkat Menter!
Keputusan ~~enter!
lnstruksi Menteri
Edaran Menteri
27
Keputusan Bersama Tingkat Pimplnan Unit Utama
Keputusan Pimpinan Unit Utamn
lnstruksi Pimpinan Unit Utarna
Memo Pimpinan Unit Utama
Nota Pimpinan Unit Utama
Edaran Pimpinan Unit Utama
Pengaturan Peri z in an
Keputusan Rektor
Keputusan Kopertis
Perencan aan Anggaran Rutin
Data
Urai an Kegiatan Operasional Rutin (UKOR) Terurc:li
UKOR lnduk
Memo Program Koordinatif <MPK)
Nota Keuangan
Daftar Usul an Kegiat r.n (DUK)
Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara r. ( RAPBN )
----------------------------------------------------------------------------
K 0 D E
ol I 01
02
03
04
05
06
07
08
09
03
01
02
03
04
05
06
07
08
09
04
01
02
03
04
05
06
07
08
28
M A S A L A H
Perenca~aan Anggaran Pembangunan
Data
Uraian Kegiatan Operasional Pembanqunan (UKOP) lnduk
Uraian Keglatan Operasional Pembangunan (UKOP) Terurai
Memo Program Koordinatif (MPK)
Nota Keuangan
Daftar Usulan Proyek <DUP)
R A P 8 N
Penyusunan Anggaran Rutin
Plafon
Pra Daftar !sian Keglatan (DIK)
Daftar lsian Kegiatan (DIK)
Usulan Revis! DIK/Dispensasi
Persetujuan Revisi
Usulan Pencairan
Pe rsetuj uan Pen ca i ran
Penyusunan Anggarcm Pembangunan
Plafon
Pra DIP
Lemba ran Ke r j a
Daftur lsian Proyek <DIP)
Supplement DIP
Petunjuk Operasional (PO)
Usul Revis! DIP/Dispensasi
Persetujuan Revisi DIP
K 0 D E -
09
10
11
12
05
01
02
03
04
05
06
07
06
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
I 07
I 01
02
03
04
,.
~1 /\ S A L A H
Usul Pencalran
Persetujuan Penca iran
Pelaksanaan Anggaran Rutin
Surat Permintaan Pembayaran <SPP)
Surat Perintah Memboyar Uang (SPMU>
Surat Persetujuan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan/Menteri Keuangan
Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)
Laporan Keadaan Kas Bendaharawan (LKKB)
Pelaksanaan Anggaran Pembangunan
Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Surat Perintah Membayar Uang (SPMU)
Surat Persetujuan Menteri Pendldikan dan Kebudayaan
Surat Persetujuan Menter! Keuangan
Surat Persetujuan Menteri Keuangan/BAPPENAS
Surat Persetujuan Tim Pengendalian
Surat Persetujuan Plmpinan Unit Utama
Surat Persetujuan Pemimpin Pr0yek
Surat Pertanggung Jawaban (SPJ)
Laporar Keadaan Kas Bendaharawan (LKKB)
Perhitungan Anggaran Rutin
Daftar Perhitungan Anggaran
Nota Keberatan
29
-----..
K 0 D E
0~ 01
02
03
04
09
01
02
03
04
05
06
10
01
02
03
04
OS
06
07
08
09
10
11
01
02
03
04
M A S A L A H
Perhitungan Anggaran Pembangunan
Daftar Perhltungan Anggaran
Nota Keberatan
Perbendaharaan Pembangunan
Pengangkatan dan Pemberhentian Bendaharawan
Tuntutan Ganti Rugi <TGR>
Berita Acara Pemeriksaan
Laporan
Pendapatan Negara/APBN
Pajak
Has i I Penjual an
Sewa Buruh
Pungutan Ganti Rugl
Bunga Plutang
Kelebihan Pembayaran
Sumbangan Pembinaan Pendldikan (SPP)
Pendapatan lain-fain
Anggaran Belanja Tambahan CAST)
Usul-usuf
Surat Keputusan Menter! Keuangan
30
K 0 D E
12
00 I
01
02
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23 24
~1 A S A L A H
K E P E G A W A I A N
Peraturan Perundang-undangan
Undang-Undang Dasar 1945
31
Ketetapan Majel is Permusyawaratan RakyatCMPR)
Undang-undang
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
Peraturan Pemerintah
Keputusan Preslden
lnstruksi Presiden
Keputusan Bersama Tingkat Menteri
Keputusan Menteri
lnstruksi ~~nterT
Edaran Menteri
Keputusan Badan Admlnistra~i Kepegawaian Negara <BAKN)
lnstruksi Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
Edaran Badan Administrasi Kepegawaian Negara CBAKN)
Keputusan Lembaga Administrasi Negara <LAN)
lnstruksi Lembaga Admlnlstrasi Negara CLAN)
Edaran Lembaga Administrasi Negara <LAN)
Keputusan Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama
Keputusan Pimpinan Unit Utama
~~mo Pimpinan Unit Utama
Nota Pimpinan Unit Utama
Edaran Pimpinan Unit Utama
Pengaturan Perizinan
Keputusan Rektor
K 0 0 E -25
26
27
28
01
01
02
03
04
05
06
07
08
09
02
01
02
03
04
05
06
07
08
03
01
02
03
04
05
M A S A L 1\ H
Keputusan Kopertis
Keputusan Yayasan
Pe ren can a an Keb utuhan Pegawa i
lnventarisasi Jabatan
/\nalisa Jabatan
Uraian Jabatan
Evaluasl Jabatan
Kual ifikasi Jabatan
Klasifikasi Jabatan
Daftar Urutan Kepangkatan
Formas i Pegawa i
Keadaan Pegawa i
Kebutuhan Pegawal
Anqga ran Pegawa i
Statistik Pegawai
Pengusulan Formasi
Penetapan Formas i
Pengadaan Pegawa i
._;!;,~~ .~~.:- ~ .. - ~ .· '4i~ ... ,...
Pengangkatan Calon Pegawai Negeri Sip! I
Pengangkatan Menjadi Pegawai Negeri Slpil
Pemindahan Uang Pesanqon
Pembarian Uang Pesangon
Rehab i I i tas i
32
~ t· ,,
" ' ·, .. J :4. ~·
K 0 D E -
06
07
08
09
10
11
12
04
01
d2
03
d4
05
06
07
08
09
10
11
12
13
I 05
06 I
01
02
03
04
05
06
07
08
~~ASALAH
Pelimpahan
Perbantuan Pega~ai
Penari kan Kemba I i Tenaga Perbantuan
Memperkerjakan Pegawai Banqsa Asing
Dl peker jakan
--------------------------------------
Pembinaan Pegawai
Sumpah/Janji Pegawai
Sumpah/Janji Jabatan
Kehai kan Pangkat
Kenai kan Gaj i
Penyesuaian ljazah
Penlnjauan Masa Kerja
Pemberian Tunjangan Masa Kerja
c u t i
Pemberian Tugas Belajar Dalam Ne9eri
Hukuman Jabatan
Pemberian Tugas Belajar Luar Negeri
·Pemberhentian Pegawai
Tata Usaha Kepegawaian
Kartu Daftar Ulang (KARDAF)
Pengajuan ~omor lnduk Pegawai (NIP)
Daftar Pemegang Nomor lnduk Pegawai
Pengajuan Kartu Pegawai dari Unit (KARPEG)
Pengajuan Kartu Pegawa i ke BAKN (KARPEG)
Daftar Pemegang KARPEG
----------------------------------------------------------------------------
33
K 0 D E
~ 01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
08
01
02
03
04
05
06
07
08
09
09
01
02
03
04
05
06
M A S A L A H
Kesejshteraan Pegawai
Tabungan Asuransi Pegawai Negeri (TASPEN)
T~bungan Pembangunan Nasional (TABANAS)
Asuransi Kesehatan (ASKES)
Koperas i
Pe rumah an
Rekreasi
Olnh Raga
Kesenian
f\ngkutan
Pendidikan dan Latihan Pegawai
An a l isa Kebutuhan
lnventarisasi Kebutuhan/Sa rana
Sekolah Staf Pimpinan Administrasi (SESPA)
Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Madya <SEPADYA)
Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Lanj utan ( SEPALA)
Sekolah Pimpinan Administrasi Tingkat Dasar ( SEPADA)
Keter:1mpil an lainnya - ~~~
K e r j a s a m a
Departemen Keuanqan
34
BGdan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN)
Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Unit Utama . Unive rsitas/lnstitut/Sekolah Tinggi/Akademi . Kopertis
K 0 DE
I 07
08
09
10
11
12
13
10
01
02
TL
I 00
I 01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
M A S A l A H
Arsip Nasional <Arhas)
Biro Pusat Statistlk <B PS)
Pusat Pendid il an dan Lrut1h an regawa i ( FUSD I KLAT)
Lembaga Persahabatan
Pemerintah Daerah
T A T A l A K S A N A
Peraturan Perun dan g-un dangan
Undang-Undang Dasar 1945
35
Ketetapan ~~aje I is rermusyawaratan Rakyat(MPR)
Undang-undang
Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang
Peraturan Pemerintah
Keputusan rresiden
lnstruksi Presiden
Keputusan Bersama Tingkat Menteri
Keputusan Menteri
lnstruksi Menteri
Edaran ~~enteri
Keputusan Bersama Tingkat Pimp in an Unit Utama
Keputusan Pimpinan Unit Utama
lnstruks i Pimpinan Unit Utama
Memo Pimpinan Unit Utama
Nota Pimpinan Unit Utama
Edaran Pimpinan Unit Utama
K 0 DE -18
19
20
21
22
01
01
02
03
04
05
06
07
08
02
01
02
03
04
05
06
03
01
02
~~A SALAH
Pengaturan Perizinan
Kep utusan Rektor
Keputusan Kopertis
----------------------------------------------------------------------------
0 r g a n s a s
Struktur
Fungsi
Wewenang
Pembagian Tugas
Pe rinci an Tugas
Tanggung Jawab
--------------------------------------
Tata Kerja
Sistem dan Prosedur
Pedoman/ J uk I ak
Pembinaan/Efisiensi
Sistem lnformasi Manajemen CSIM)
-------------------------------------- dst.
---------------------------------------------------------------------------- dst.
U M U M
00 I Pe raturan Perundang-undangan
01 Undang-Undang Dasar 1945
36
02 Ketetapan Majel Is Permusyawaratan Rakyat(MPR)
K 0 D E
I 03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
I 01
r 01
02
03
04
05
06
I 02
I 01
02
37
M A .$ A L A H
Undang-undang
Peraturan Peme rint ah Penggant i Undang-undang
Peraturan Peme rintah
Keputusan Presiden
lnstruksi Presiden
Keputu5an Ber5ama Tingkat Menteri
Keputu5an Menteri
ln5truk5i Menteri
Edaran Menteri
Keputu5an Bersama Tingkat Pimpinan Unit Utama
Keputusan Pimpinan Unit Utama
ln5truksi Pimpinan Unit Utama
~1emo Pimp i nan Unit Utama
Nota Pimp in an Unit htama
Edaran Pimpinan Unit Utama
Peraturan Periz inan
Keputusan Rektor
Kerutu5an Koperti5
llts~~J~~-l-L'-~~~~-~~~------------~-~~-r~~-~~~~~!-~~---------------
K e t a t a U 5 a h a a n
Per5uratan
Kawnt I Telegram
Surat Panggi I an I Undangan
R e 5
--------------------------------------
Kerumah Tanggaan
Li5trik
A i r
K 0 D E
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
I I
03 I
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
04
01
02
03
04
05
06
MASf-1LAH
fle ra I a tun Kantor
A I at Mob i I i tas
Kenman on / Ketert i ban
KebersLhan I Keindahan
Paka i an Di nas
Perlengkapan Pol ikl inik
Mes in Di se I
Bengke I
F'rotokol
Upacara Hari Nnslonal
Upaca ra Pe I anti kan
Upacara Pemberian Pen ghargaan
Upacara Pengambilan Sumpnh I Janji
Upacara Penandatanganan Dokumen
Upaca r a Bendera
flenerimaan Tamu
Rapat I Sidang
PerjaiAnan Dinas Dalam Negeri
Perencanaan Pe rj a l anan Din as
Perm i ntann Pe r j a I annn Din as
Surat Tuqas
Surat Pe rintah Perjalanan Dinas (SPPD)
38
K 0 0 E
~ 01
02
03
04
05
06
07
06
01
02
03
04
05
06
07
08
07
01
02
03
04
05
06
07
08
08
01
02
M A S A l A H
Perjal anan Dinas Luar Negeri
Perencanaan Per ja I an an Di nas
Permintaan Perjalanan Dinas
Surat Tugas
Surat Perintah Perjalanan Dinas CSPPO)
lji~ ke Luar Negeri
Permintaan Penggandaan
Tik
Stens i I
Foto Copy
Skener (Schanner)
Cetak
J II i d
Penyerahan Penggandaan
Tik
Stens i I
Foto Copy
Skener
Cetak
J i I i d
Penerbitan
Bull ~tin
Hasi I Penel itian
39
K 0 DE -03
04
05
09
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
10
01
02
03
04
05
06
11
01
02
03
04
05
M A S A L A H
Naskah Pidato
Dokumen Phis i k
Kontrak Tanah
Kontrak Bangunan
Kontrak Kerjasama
Kontrak Hak Cipta
Pemil ikan Tanah
Pem il ikan Bangunan
Pemil ikan Kendaraan
Pemit ikan Peratatan Kantor
Maket
Gambar- gamba r asli
Perencanaan Perlengkapan
Rencana Kebutuhan Barang Bergerak
Rencana Kebutuhan Barang Tidak Bergerak
Rencana Penyaluran
Penyusutan/Penghapusan
----------------------------------;---
Pengadaan Perlengkcpan Dalam Negeri
Pra Kua I if i kas i
Surat Penunjukan
Tender
Surat Persetujuan
Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja <SPK)
40
K 0 DE
---r 06
07
08
09
10
1 l
12
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
13
01
02
03
04
05
06
07
08
Kontrak
A k t e
M A S A L A H
Berita Acara Penyerahan
Tuntutan (Claim)
Pengadaan Perlengkapan Luar Negeri
Pra Kual ifikasi
Tender
Surat Persetujuan
Surat Perintah Kerja CSPK)
Kontrak
A k t e
Berita Acara
Claim
Licence of Credit (LC)
I j in Import Be.u Masuk
Bantuan Perlenqkapan Dalam Negeri
Kriteria Bantuan
Selektif Konsentrasi
Pemerataan
Penggunaan Bersama (Common Use)
Persetujuan
Berita Acara
41
K 0 D E
:r 01
02
03
04
15
01
02
03
04
05
16
01
02
03
04
17
01
02
03
04
05
06
07
18
01
02
03
04
42
M A S A L A H
Bantuan Pe rlengkapah Luar Negeri
Peralatan Laboratorium Diuraikan Lebih Lanjut
Medi a Pengajaran Dluralkun Lebih Lanjut
----------------------------------------------------------------------------
H i b a h
Ten aga ah I i
Pera I atan
Gedung-~edun~
Perlengkapan Dibuat Sendiri
Alat Pe raga
Peralatan Laboratorium
Tuka r Menukar Fasi I itas
Usulan
Pe rsetujuan
Penafsiran Ha rga
Surat Perjanjian
Beri ta Aca r a
Pinj~man Barang/Perlengkapan
Bukti Peherimaan
Bukti Pengeluaran
K 0 DE
~ 01
02
03
04
05
06
20
01
02
03
04
05
06
07
08
21
01
02
03
04
05
06
22
01
02
03
04
05
M A S A L A H
P er g u da n ga n
Bukt i Pene ri maan
Bukti Penge luaran/Penye r ahan
Be rita Aca ra
Laporan
Pe m e l i ha r aa n
Tanah
Ban gun an
1\l at-a l at Kantor
AI at Mob i I itas
Buku Pe rpustakaan
Al at Te knik
P e n y a I u r a n
Alat-a lat Kantor
AI at Mob i I itas
Buku Pe rpustakaan
Al at Te knis/Ai at Bengke l
--------------------------------------~> • 'I ..... n v e n t a r 1 s a s
Tanah
Ban gun an
Alat-a l at Kantor
AI at ~1ob i I itas
Buku Pe rpustakaan
43
K 0 0 E
I
I 06
07
08
I 23
I 01
02
03
04
05
06
07
08
24
01
02
03
04
25
01
02
M A S A L A H
AI at Tekn i s/Bengkel
P e n g h a p u s a n
Usul Penghapusan
Keputusan Penqhapusan
Pemusnahan
Lelan g
Sewa Bel i
Beri t a Acara
0 a n a I n d u k
Yayasan Perguruan Tin gg i Swasta CYArTIS) Pus at
Yayasan Perguruan Tinggi Swasta CYAPTIS) Wi I ayah
44
PENDAHULUAN
Lampi ran II Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Nemer : 12/DJ/Kep/1983 Tan gga l : 11 Pebruari 1983
PEDOMAN PENYUSUNAN JADWAL RETENSI ARSIP PERGURUAN TINGGI DILINGKUNGAN
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN · KEBUDAYAAN
45
Den gan makin berkembanqn ya kegiatan Perguruan Tinggl dari waktu
ke waktu, baik kegiatan yan g bersifat rutin maupun pembangunan menye
babkan makin besarnya volume arsip pada masing-masing Perguruan Tin g
g i tersebut. Dengan keadaan .yang demikian itu pe rlu adanya penataan
arsip yang sebaik-baiknya agar tidak menimbulkan gangguan ke rja dan
pemborosan pikiran, tenaga, waktu, dan fasi I itas lainnya.
Pentingnya penataan arsip dengan sebaik-baiknya ini telah di
tegaskan oleh Undang -undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ke
tentuan Pokok Kea rsipan, yang dalam pasal 3 menyatakan bahwa : tujuan
kears i pan i a·l ah untuk menj ami n kese I amatan bah an pertanggung jawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehl
dupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban
tersebut bagi kegi atan Pemerintah.
Yan g dimaksud a rsip dalam pedoman ini ialah arsip menurut Undang
undang No.7 tahun 1971 (pasal 1) yaitu:
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima ol e h Lembaga-lembaga Ne
ga ra dan Badan-badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik
dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, da lam rangka pelaksana
an keg iatan pemerintah;
2. Naskah-naskah yan g dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam ke
adaan tunggal maupun kelompok, dalam r angka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Di dalam bidang kearsipan, j adwal retensi arsip merupakan salah
satu sub sistem dari pada sistem kears lpan.
46
Dengan demikian merupakan salah satu unsur utama dalam melaksanakan
sistem kearslpan, khususnya dengan adanya jadwal retensi arslp akan
memudahkan penyusutan dan penghapusan arsip. Bi Ia pelaksanaan penyu
sutan dan penghapusan arsip dapat dilaksanakan dengan tertib, akan
memudahkan penemuan kembal i arsip yang dibutuhkan dan menjamin kese
lamatan bahan bukti pertanggung jawaban nasional . Oleh karena itu
jadwal retensi arsip mutlak perlu dimi I ikl oleh setiap Universitas/
lnstitut Negeri dalam I ingkun~an Departemen Pendidikan dan Kebudayaan .
ARSIP DINIV~IS DAN STATtS
Arsip-arsip mil ik Universitas/lnstitut tidak seluruhnya setiap
harl dipergunakan di dalam proses kerja, tetapi ada kemungkinan satu
arsip sekal i dipakai kemudian habis kegunaannya atau kemungkinan lain,
sekal i dipakai dalam proses kerja sehari-hari, kemudian lama tidak
diperlukan lagi tetapi masih mempunyal ni lai guna .
Dalam hal tersebut di atas Undanq-undang No. 7 Tahun 1971 di dalam
pasal 2 telah membedakan fungsi arsip sebagai b6rikut :
Arsip dinamis, yakni arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehldupan kebangsaan pada
umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelcnggaraan ad
ministrasi negarn;
Arsip statis, yakni arsip yang tidak dipergunakan secara langsung un
tuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari admlnistrasi negara .
Dengan kata lain arsip dinamis adalah arsip-arsip yang berada
pada masing-masing organisasi pencipta arsip karena masih diperlukan
untuk kepentingan pelaksanaan tugas pekerjaan sehari-hari. Berdasar
kan funqsinya dan juga untuk kepentingan tu9as pekerjaan, arsip dina
mis dapat digolongkan menjadi arsip aktif dan arsip inaktif (semi
statis).
Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan
bagi kelangsungan pekerjaan di I inqkungan satuan kerja (unit pengolah)
pada suatu organlsasi. Pada saat-saat t e rtentu arsip aktif men~alami
perobahan nilai dan artinya, menurut fungsinya dalam administrasi,
47
sehingga nilai dan artinya dalam kehidupan administrasi mulai berku
rang. Artinya bahwa arsip aktif sudah jarang dipergunakan lagi .
Pada tahap ini arsip dikatakan menenpai tahap inaktif.
Arsip inaktif adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan lagi
seeara terus-menerus atau frekuensi kegunaannya oleh unit pengolah
sudah jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu or
ganisasi . Pada tahap inaktif arsip tersebut tidak lagi berada pada
satunn ~erja/unit pengolah akan tetapi penyimpanannya dipusatkan di
Pusat Penyimpanan Arsip.
3. KEGUNAAN J ADWAL RETENS I
Pada maslng-masing Universitas/lnstitut arsip- arsip terelpta se
bagai akibat pelaksanaan kegiatan yan,g ber·aneka ragam sebagai pelak
sanaan fungsi Universitas/lnstitut, besar keel lnya jumlah arsip yan g
tereipta ditentukan oleh besar keel lnya kegiatan yang di laksanakan.
Semakin besar kegiatannya semakin banyak jumlah arsip yang dieiptakan .
Peningkatan jumlah ars ip yang dleiptakan akan menimbulkan b8r
bagai masalah apabila tidak dimbangi dengan adanya kebijaksanaan pe
nyusutan dan penghapusan.
Yang dimaksud penyusutan da lam pedoman ini ialah pengertian penyusut
an menurut pasal 2 Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1977, yang me
nyatakan bahwa Penyusutan Arsip adalah :
1. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengo l ah ke Unit Kearsipan
dalam I ingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerin
tahan masing-masing;
2. Memusnahkan arslp sesuai dengan ketentuan-ketentuan yAng berlaku;
3. Menyerahkan a rsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Naslo
na I.
Dengan di lakukannya penyusunan dan penghapusan arsip- arsip itu
akan memberikan keuntungan antara l a in:
1. Arsip-arsip aktif yang seeara langsung masih dipergunakan tidak
akan tersimpan menjadi satu dengan arsip-arsip inaktif;
2, Memudahkan penqelolaan dan penqawasan balk a rsip aktif maupun
a rs i p in a kt i f ;
3. Memudahkan penemuan kemba I i;
48
4. Akan meningkatkan efisiensi kerja;
5. Memudahkan pemindahan arslp-arsip yang berni ta l permanen/abadl ke
Arsip Nasional Republ ik Indonesia;
6. Menyelamatkan arsip-arsip yan g bersifat permanen sebaga i bahan
bukti pe rtanggun g jawaban dlbidang pemerintahan.
Untuk memudahkan pelaksanaan penyusutan dan penghapusan diperlu
kan jadwa l retensi arslp yang telah tersusun kedalam daftar j adwal
retensi. Jadi j adwal retenst ada la h suatu daftar yan g memuat kebijak
sanaan, seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan .
Den gan demikian Jadwa l Retensi itu merupakan suatu daftar yang menun
jukkan
1. Lamanya masing-masing a rsip disimpan pada file aktif (satuan ker
ja), sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arslp (file in
active);
2. J angka waktu lamanya penyimpanan masln g-masing/sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan ata upun dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik
Indonesi a .
Dengan adanya Jadwa l retensi ini akan memberikan kegunaan antara
lain untuk:
1. Memudahkan penyisihan arsip-arsip den gan tepat bagi arsip-arsip
yan g tidak memil iki jangka waktu simpan lama;
2. Memudahkan penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlu
kan laqi bag i kepentingan administrasi;
3. t-1emudahkan peme l iha r aan arsip-arsip yang bernllai permanen.
Oleh karena penyusunan jadwa l retensi yang bal k itu tidak mudah, maka
diperlukan udanya ketel itian, pengetahuan dan penguasaan mater! atau
permasalahan yan g terkandun g dalam a rsip at au kelompok arsip . Jadwal
retensi arslp yang balk hendaknya dapat memenuhi syarat-sya rat : se
derhana, log is, konsfsten , a kuras i jelas dan tepat/ben a r.
DASAR PENENTUAN JAD\'JAL RETENS I
Dalam menentukan jadwal retensi diperlukan banyak pertimbangan
balk ditinjau dari seg i yuridis (atau peraturan pe rundan gan yang ber
laku) maupun segi adm inistratlfnya.
49
Dari segi peraturan perundangan yan g ·berl a ku penentuan jadwa l retensi
ini dapat diperhatikan an t a r a la in :
1. Undang-undang No.7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok
Kears i pan;
2. Peraturan Pemerintah No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip;
3. Kitab Undan g-undang Hukum Dagang (KUHD) (terutama pasal 6 ayat 3);
4. Peraturan-peraturan dari BAKN yan g be rhubun gan dengan masalah
masalah kepegawa ian yan g darat d igun a kan ana log untuk penentuan
jadwal retensi;
5. Peraturan-peraturan dari BEPEKA yan g berhubungan dengan mas a lah
masalah keuangan yanq dapat digunakan analog untuk penentuan jad
wa I retens i .
Penentuan jadwal retensl ditinjau secara administratif dimaksud
kan karena pada hakekatnya yan g mempunyai kewenangan dan tanggung ja
wab atas a rsip adalah pimpinan tertinggi dari Universitas/lnstitut,
maka apabila pimpinan yang bersang kutan menentukan kebijaksanaan pe
nyusutan dan penghapusan arsip adalah bisa dimengerti sepanjang tidak
bertentangan dengan pe raturan yan q berlaku.
Dal am pasal 4 , Peraturan Pe~erintah No. 34 Tahun 1979 telah di
tetapkan :
1. Setiap a rsi p ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya
dan d ituangkan dalam bentuk jadwal retensi a rsip;
2. Arsip Nasional menetapKan pedoman untuk digunakan sebaga i petun
juk dalam menentukan ni Ia ! guna a rsip;
3. Lembaga-l embaga Nega ra atau Badan-badan Pemerintahan masing
masing wa jib memi I iki j adwa l retensi a rsip yang berupa daftar
berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu pe
nyimpanannya seauai ni lai kegunaannya dan sebaga i pedoman penyu
sutan ars i p.
5. INVENTARISASI ARSIP
Langkah pertama untuk menyusun jadwal retensi ada l ah mengadakan
inventarisasi a rsip. Maksud mengadakan inventarlsasi arsip ini ial ah
untuk mendaftar secara lengkap informasi yan g terkandung di dalam
arsip serta memperhatikan bentuk phisik a rsipnya .
50
Baik intormasi/isi arsip yang terkandung di dalamnya maupun bentuk
phisik arsip adalah faktor-faktor yan g menentukan jangka waktu pe
nyimpanan arsip dan juga untuk memudahkan peni laian kegunaan sesuatu
arsip dengan t epat.
lnventarisasi arsip ini berguna untuk :
1. Mengetahui semua jenis, sifat arsip, masalahnya, letak lokasi
eari arsip-arsip yang bersangkutan;
2. Mengetahui arsip-arsip yan g sama (dupl ikat);
3. Dengan adanya inventarisasi arsip akan dapat diketahui bahwa di
dalam satu berkas berisikan bahan-bahan yang sebenarnya dapat di
sisihkan langsung, tetapi mungkin pula bahan yan g secara lepas
tidak bernilai terpaksa harus tetap disimpan pada berkasnya se
bagai kelengkapan data sejarah.
lnventarisasi arsip dapat disusun secara sistematis dalam bentuk
lembaran ataupun kartu-kartu. Sistematika penyusunannya dapat secara
indeks relatif menurut kelompok berdasa rkan pola klasitlkasi dengan
dilengkapi pula keterangan-ke teran gan tentang jenis-jenis/sifat arsip
nya serta satuan kerjanya yang meml I lkl.
Akan lebih mudah laqi apabila sudah tersedia pola klasifikasl arsip.
Karena pada pola klasifikasi arsip tel ah diketahui semua masalah yang
ada pada I in gkungan suatu organ i sas i, dari masa I ah yan g umum sapa i
dengan yang lebih t e rperinci. Di dalamnya juga kel ihatan I ingkungan
serta urutan logi s-kronologisnya pada masing-masing masalah utama .
Melalui masalah-masalah yang terkandun g dalam pola klasitikasi arsip
tersebut dapat di laksanakan penilaian kegunaannya .
Untuk mendapa tkan keterangan selengkap-lengkapnya menqenai arsip
maka dattar inventarisasi arsip Unive rsltas /lnstitut dapat dicatat
kedalam lembaran/kartu atau buku dengan kolom-kolom seperti tersebut
dalam lembaran/kartu atau buku denaan kolom-kolom seperti tersebut
dalam Iampi ran No.1.
6. MENILAI KEGUNAAN ARSIP
Tidak semua arsip harus dislmpan untuk selama-lamanya karena ada
diantara arslp itu yan0 sudah habis·kegun aannya sehin gga perlu di-
., 51
hapuskan tanpa sesuatu resiko dikemudian harl. Logikanya adalah tidak
perlu menyimpan arsip kalau tldak ada ni lai kegunaannya.
Dengan adanya inventarisasi arsip akan memudahkan di dafam peni
laian arsip, baik atas dasar jenisnya, phisiknya maupun atas dasar in
formasl yanq terkandung di dalam sekefompok atau suatu arsip . Akan
tetapl yang pal inq penting adalah penilaian atas informasinya/isinya.
Dengan penilaian atas kegunaannya sesuatu arslp akan memudahkan di da
fam penentuan jangka waktu penyimpanannya .
Di dafam meni lai kegunaan sesuatu arsip dirasakan sangat suka r
oleh karena arsip-arsip umumnya mempunyai sifat yang beraneka ragam
dan kequnaan yang bermacam-macam bagi kepentingan Universitas/fnstitut,
. lebih . lag i tidak ada kriteria yang mutlak untuk menentukan ni lai ke
gunaan arsip . Oleh sebab itu penilaian hanya dapat ~ilakukan secara
umum.
Meskipun demikian peni Ia ian hendaknya diusahakan setepat-tepat
nya, untuk maksud ini peni Ia ian dapat berpedoman kepada hal-hal beri
kut
1. Fen! laian tidak hanya menentukan tin gg i rendahnya tinqkat linqkup
kepentingan dan kegunaan arsip , akan tetapi juga menilai frekuensi
penggunaannya balk terhadap arsip aktif maupun inaktif;
2. Peni laian diselenggarakan terhadap arsip-arsip dinamis dalam hu
bungannya dengan penyelenggaraan pelaksanaan tugas dan fungsi Uni
versitas/lnstitut. Sejauh mana keterl ibatan arsip di dalam kehi
dupan Universitas/lnstitut;
3. Peni Ia ian harus memperhitungkan arti dari sumber arsip itu sendiri.
Harus mengingat kedudukan dari maslng-masin q unit organisasi (unit
pengolah), struktur pemerintahan, sifat kegiatan-keqiatannya de
ngan unit organisasi yang lebih besar dan juga yang lebih keel!;
4. Penllaian diselenggarakan atas dasar pengetahuan seluruh dokumen
tasi dari Universitas/lnstitut yang bersangkutan, artinya tidak
dapat menilai berdasarkan bag ian demi bag ian atau berdasarkan
atas maslng-masing unit organisasi (unit pengolah) . Tetapi harus
mengkaitkan antara a rsip satu den0an kelompok arsip lainnya;
5. Penilaian disamping menentukan kegunaan dari Universitas/lnstitut
sendiri juga memperhitunqkan kegunaan-keg unaan lainnya, seperti
untuk kebutuhan penel itian i lmiah, serta kepentingan lainnya.
52
Mengen a i ni la i kegunaan a rsip dapat ditinjau dari berbaga i seai (as pe k)
kepentingan antara la in
1, Aspek Administrasi .
Suatu a rsip mempunyai ni lai guna adminlstrasi apabi Ia isinya me
ru pa kan perwujudan kebijaksanaan, pengaturan dan tindakan pejabat
berdasarkan wewenan g don tanggun g jav1ab karena jabatannya, contoh
nya untara lain:
- arsip- a rsip yang berkenaan dengan usul-usul Universitas/lnstitut
yan g mencakup pula pelaksanaannya;
arsip- arsip yang be rkenaan dengan Universitas/lnstitut mengenai
struktur, personal i a , instruksi, pedoman kerja, dsb .;
- a rsip-arsip yang berkaitan den9an fungsi dan pencapaiannya ter
masuk a rsip-a rsip tentang keputusan suatu kebijaksan aan, perobah
an dan pelaksanaan kebij aksanaan, proqram kerja, dsb.
2. Aspek Dokumentasi.
Suatu arsip mempunyai ni la i guna dokumentasi apabila isinya me
ngandun g informasl seperti pada kequn aan adm inistrasi, berkaitan
dengan hasi I penel itian, bahan-bahan publ ikasi, dsb .
3. Aspek Hukum.
Suatu arsip mempunyai ni lai guna hukum apabi Ia isinya memuat ke
pastian hak dan kewajiban dan atau sebaga i alat bukti atau sarana
hukum lainnya yan g otentik .
Misalnya: arsip yan g menyangkut hak pa t ent, kontrak, sewa bel i,dsb.
4. · Aspek Fiskal.
Suatu arsip mempunyai ni lai guna fiskal apabifa isinya mengandung
informasi tentan g baga imana uang dipero leh, dibagikan , diawasi dan
dibelanjakan . Den gan kata lain arsip-arsip yan g men qa ndun g infor
masi tentan g bahan-bahan pembuktian dib idang keuan gan.
5. Aspek Perorangan .
Suatu arsip mempunyai nifai guna pe roran gan apabila isinya menyan~
kut data oeroran~an, antara la in
- arsip-arsip tentang kelahiran, perkawinan, adopsi, kewarganegara
an, surat ke terangan meninqga l;
•
53
- arsip-arsip yan g menyan gkut rlwayat hidu p;
- arsip-arsi p t entan g pendidikan dan pe ke r jaan;
- arsip-arsip medis dan kesehatan, dsb .
6. Aspek Pemeriksaan .
Suatu arsip mempunyai nilai gun 3 pemeriksaan apabil a isinya dapat
dipergunakan sebagai bahan pemeriksaan , misalnya arsip-arsip yan g
menyan gkut mas a lah keuan qan dan pe rpajakan.
7. Aspek Penunjang . ·
Suatu arsip mempunyai ni lai guna penunjan g apabi Ia islnya mempu
nyai daya tunjan g baRi tindakan-tlndakan hukum atau tindakan yanq
memil iki keterangan tambahan yan g pe rlu untuk membentuk suatu pe
nge rtian len gkap dari suatu dokumentasi utama.
8. As pe k Sejarah .
Suatu arsip mempunyai nl lai guna sejarah apabi Ia isinya men gandung
bahan, data/informasi tentang kejadian-kejadian/pe ristiwa-peristiwa
dalam proses perkembangan penyelenggaraan Universitas/lnstitut .
9. Aspe k Penel itian .
Suatu arsip mempunyai ni lai quna penel itian/i lmlah ap abi Ia isinya
men0andung bahan, data/informasl yan g dapat dipergunakan sebaRa i
obyek penel itian dan pengembanqan i lmu pengetahuan.
Berdasarkan penilaian yan g telah di la ksanakan tersebut di atas
akan menghasilkan dua kategori , yakni arsip pentin g dan tidak penting.
Arsip penting yan g dimaksud adalah arsi p pentin~ balk untuk ke ~1 unaan
Universitas/lnstitut pencipta arsip sendiri (ni la i primer), maupun
bag i kebutuhan/kequn aan la innya se~ert i untuk kegunaan penel itian
ilmiah, kepentin gan perorangan ataupun instansi lain (ni lai se kunder) .
Arsip-arsip . penting ini pada umumnya be rni lai pe rman en, yang nan
tinya akan diserahkan/dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia,
sedangkan arsip tidak penting berarti tidak penting ditinjau dari ke
pentin gan/kegun aan Universitas/lnstitut yanq bersangkutan, maupun ke
pentingan/kequnaan la innya . Arsip-arsip tidak pentin g ini berni la i
simpan sementara , sebelum mencapai jangka waktu dimusnahkan .
54
BENTUK POLA JADWAL RETENS I
Setel ah se su atu a rs ip dl lakukan penil a ian at as keg un aannya , lang
kah se lanjutnya menentukan j a dw a l re t ensi (j angka waktu penyimpanan) .
Jadwa l re t ensi ini ditentukan se j ak penci pt aan a rs i p. Pe nentuannya
tidak dapat mutl a k/ pasti ka rena keg un aannya a rs ip be lum dapa t d ike t a
hui den gan pasti . De n ~an de miki an penentuannya d idasa rkan at as pe r
kiraan yanq log is dengan mempe rtimb anqkan bebe r apa pe rsya r at an yang
t e lah dikemuka kan d imuka .
Yang pe rlu mendapatkan pe rh ati an d i da lam menent ukan j adwa l re
t ensi ada la h menentukan be r apa lama umur se ke lompo k a rs i p seca ra ke
se luruh an. Da ri umur kese luruh an t e rsebut kemudian dl pe rinci la9 i
be rapa lamanya j angka waktu penylmranan untuk a rsi p aktif dan in aktif .
Den gan ka t a la in be rapa lamanya se su atu a rs ip/se ke lompok a r s i p harus
disimpan pada satuan ke rj a (unit pennol ah) sebe lum d i pin dahkan ke
Pusat Penyimpanan Arsi p, dan be r apa lamanya a rsi r in aktif disi mpan
pa da Pusat Penyi mpa nan Arsi p se be lum dimusnahkan at a upun sebe lum di
pinda hkan ke Ars i p Nas ion a l Rep ubl ik In done si a .
Den gan adanya penent uan ·j adwa l re t ensi akan le bih mempe rmudah
da lam penyusutan/ pemln dahan a rsi p da ri fil e aktif Unit Pengol a h ke
Pus at Penyimpanan Arsi p, se rtn akan dike t ahui denqan pasti kapan be r
akhirnya j angka waktu penyi mpanan a rsi r in aktif untuk sege ra dipin dah
kan ke Arsi p Nas ion c l Rep ubl ik In donesi a at a u dimusn ahkan.
Bentuk Jadwa l Re t ens i pada dasa rnya ti da k banyak be rbeda de ngan
bentuk kl asifikasi a rsi p, yakni be rbentuk t abe l . Di da lam t abe l di
t entukan t e rl e bih dohulu pembi dangan ke lompok menqena i masal a h pokok
(ma in subject) kemudi an d ipo rinci kepada masa lah-mas a lah (sub ject)
dan sub-mas a l ah (s ub-sub ject) .
Seti ap ke lompok be rkas/a rsi p dltent ukan t e rl e bih dahulu kese luruh an
j angka waktunya , kemudian di perinci ba ik untuk a rsi p aktif maupun in
aktif . Disampin q diten tukan j anqka waktu penyi mp an annya , j uga pe rlu
dite t ap kan apa ka h se suat u a rs i r d imusn ahkan ka rena bernil a i sementa ra
at a u d ip in da hkan ke Arsi p Nasion a l Rep ub l ik In donesi a (korena be rnilai
pe rman en) .
55
Dengan demikian yanq tercantum pada tabel keteranqan yang mel i-
puti
1. Pokok ~1asa I ah;
2. Masalah ;
3. Sub Masalah;
4. Jan0ka waktu penyimpanan untuk arsip aktif Qan inaktif;
5. Nilai yan0 mel iputi: sementara dan permanen;
6. Keteranqan yan~ menunjukkan arsip ditransfer atau dimusnahkan .
Sebagai contoh rota jadwal retensi arsip Universitas/lnstitut
yan9 perlu dikembangkan lebih lanjut tersebut pada contoh nomor 8.
8. TATA CARA PENYUSUNAN JADWAL RETENS I
Dalam pasal 5 Peraturan Pemerintah No . 34 Tahun 1979 telah di
tentukan siapa yan g berhak menentukan jadwal retens i yan g bunyi se
len gkapnya sebaga i berikut
1. Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (3)
ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Ne0ara atau Badan-badang
Pemerintahan masinn-masinq setelah mendapat persetujuan dari Ke
pala Arsip Nasional;
2. Dalam menentukan retensi a rsi p ke uan qan dan atau arsip ke pegawai
an terlebih dahulu perlu didengar pertimban9an Ketua Badan Peme
riks a Keuan gan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepeqawaian
Negara;
3. Untuk Jadwa I Retens i Ars i p Pemerl ntahan Daerah d i tetapkan sesua i
den~an ketentuan ayat (1) dan ayat (2) dengan terlebih dahulu mem
pertimbanqkan pendapat Menteri · Dalam Ne~wrl.
4. Setiap perubahan Jadwa l Retensi Arslp ditetapkan sesuai denqan
cara sebaga imana dlmaksud dalam aya t (1), aya t (2) dan ayat (3) .
Secara garls besar penyusunan jadwal retensi untuk Universitas/
lnstitut dapat dilakukan sebaqai berikut:
1. Pimpinan Universitas/lnstitut menyusun rencana jadwal retensi de
ngan memperhatikan pedoman-pedoman peni laian keC)unaan sesuatu ar
sip dimuka;
56
2. Untuk mendapatkan rencana jadwal re tensi yanq tepat Pimpinan Uni
versitas/lnstitut darat dibantu ol eh tim atau panitia yan g diben
tuk untuk maksud t e rsebut;
3. Apabi Ia rencana jadwal retensi telah disusun dan telah direriksa
kemudian diserahkan kepada Arsir Nasional melalui Sekretariat
Jenderal Departemen P danK untuk ditelaah kembal i.
Pene I a a han in i d i maksudkan untuk mengh i ndari kemunq k i nan-kemun q
kinan musnahnya arsir-arsip yan g dipandang penting untuk kepen
tin gan nasional. Denqan demikian yan g ditelaah kembal i bukan
jangka waktu penyimranannya akan tetapi nilainya;
4. Jika jadwal retensi telah ditelaah baik oleh Departemen P danK
maupun Arsip Naslonal Republ ik Indonesi a maka jadwal retensi ter
sebut dapat di laksanakan setelah memperoleh p~nqesahan dari Pim
pinan Universitas/lnstitut yan g bersangkutan .
9. PENYUSUTAN ARS I P
A. PEMINDAHAN DARI UNIT PENGOLAH KE PUSAT PENYIMPANAN ARSIP
Berdasarkan jadwal retensi arsip yan g ada maka pemindahan maupun
pemusnahan dapat dilaksanakan denoan e fektif dan selektif.
Tindak pertama yan 9 dilaksanakan untuk memindahkan arsip dari unit
pengolah ke Pusat Penyimpanan Arsip adalah menyianqi (weedin g) arsip
ycnq telah sampai jangka waktu renyimpan annya, dan yang sudah tidak
diperqunakan lng i baqi Unit Pengolnh (s atuan kerja) yan0 bersangkutan .
Dari hasil weedin g tersebut akan menghasi lkan : arsip yan q dapat
dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip, dan arsip-arsip yan~ dimusnah
kan oleh satuan kerja itu sendiri. Denqan demikian arsip-arsip yan g
akan disimpan pada Pusat Penyimpanan Arsip hanyalah arsir-arsip yang
terri I i h saja.
Persiapan-persiapan yan q pe rlu diseleng0arakan dalam pemindahan
a rs i p ada I ah:
1. Menyiapkan peralatan seperti: folder, box, dan lain-l a in;
2 . Membuat daftar arsip-arsip yan q akan dipindahkan yan g berisi
tentanq
-Nama Unit Penqolah yan q memindahkan;
- Pokok Mas a I ah;
- Masalah;
- Jan gka waktu penylmpanan be rkas;
- Tahun berkas yang bersangkutan;
- Jenis pAisik arsl p (photo, peta, dl 1.);
- Keadaan phisik arsi p (baik, rusak, dll.);
- Jumlah berkas .
3. ~-1empersla p kan berita acara pemindahan arsi p. Pemindahan arsip
dari Unit Pen golah ke Pusat Penylmpanan Arsi p dilaksanakan per
berkas , den gan demikian tldak lembar pe r lembar.
Jangka waktu pemlndahannyapun harus di laksanakan berdasarkan waktu
waktu tertentu, mlsalnya setiap 6 bulan sekal I . Pemindahan dilak
sanakan bersama-sama dengan kartu kendal i <contoh daftar pemindahan
arsi p inaktlf I ihat contoh 2).
B. PEMUSNAHAN OLEH UNIT PENGOLAH
Terhadap arsl p-arsi p yan g tidak penting bagi kegunaan Unit Pe
ngolah dalam I ingkun gan Universitas/lnstitut, dapat dimusnahkan .
Khususnya yang menyan gkut surat-surat rutin/biasa, se perti undangan
dan sejenisnya .
Dalam melaksanakan pemusnahan harus dlperhatikan ketentuan~
ketentuan berikut :
1. Pemusnahan dilaksanakan den~an membuat daftar arsi p-arsip yang
akan dimusnahkan;
2. Diketahui oleh peja bat-pe jabat yanq be rwenanq;
3. Pemusnahan dilakukan dengan be rita acara pemusnahnn (I ihat con
toh 6) .
C. PEMINDAHAN ARSIP STATIS KE ARSI P NAS IONAL REPUBLIK INDONESIA
57
Tidak semua a rsi p yan g berada di Pusat Penyimpanan Arsi p yan g
telah sampai pada jangka waktunya harus di pindahkan ke Arsi p Naslonal .
Arsip~arsi p yan g di p indahkan ke Arsi p Nasional hanyalah arsi p-arsip
58
yang terpil ih saja yaknl yang memourlyal Nllai Permanen . Di luar da
ri pada nilai permanen tersebut dlmusnahkan. Untuk keperluan terse
but setiap Universitas/lnstltut harus mengadakan peh -seleksl -an ar
si p, dengan bertitlk tolak kepada jadwal retensl arsip• Dari jadwal
retensl ltu pula dapat dlketahui berakhlrnya masa slmpan, arslp se
cara keseluruhan, dan nilai dari maslng-maslng kelompok arsip. Dart
hasll pen-seleksi-an akan menghasilkan arsip-arslp yang akan diplndah
kan (permanen) dan arsip- arslp yang akan dimusnahkan (sementara).
Arslp-arsip yang akan dipindahkan ke Arsi p Nasional dibuatkan
daftarnya yan g isinya mencakup tentang
1. Nama Universitas/lnstltut yang mengirimkan;
2. Kode dan pokok masalah;
3. Kode dan masalah;
4. Jenis phlslk arsip (photo, mikrofllm, dl I.);
5. ·Tahun, bulan, tang~al berkas;
6. Sistem penyimpanannya;
7. Juml ah berkas .
Daftar arsip ini penting baik bagi Universitas/lnstitut yang
mengirimkan maupun Arsip Nasional untuk men getahui arsip apa yang
akan disimpan di Arslp Nasional.
Oisamping daftar pen~erahan arsip juga disertai den gan berita
acara penyerahan arsl n yang dibuat oleh masing~masing Universitas/
lnstitut {I ihat contoh 7).
Arsip-arsip yang dikirimkan harus sudah dalam bentuk teratur
secara berkas . Dimana setiap berkas yang isinya sama disusun secara
lengkap menjadi satu, dengan di lengkapi pula tanda-tanda (kode) dari
masing-masing berkas. Setiap berkas yang dlserahkan juga dlsertai
dengan kartu kendal inya (contoh daftar pem indahan statis ke Arsip
Nasional I ihat contoh 4).
D. PEMUSNAHAN OLEH PUSAT PENYIMPANAN ARSIP
Terhadap arsip-arsip yang tidak bernilai permanen (sementara/
tidak penting) da pa t dimusnahkan oleh Pusat Penylmpanan Arsip Uni
versitas/lnstitut den gan ketentuan-ketentuan sebaga i berikut :
1
59
1. Mendaftar secara lengkap a rsi p-a rsl p yang akan dimusnahkan dengan
perincian sebagai berikut:
-Nama Universitas/lnstitut yang ckan memusnahkan;
- Kode dan Pokok Masalah;
- Kode dan Masalah;
- Jenls phlsik ars ip;
- Tanggal, bulan dan tahun berkas;
- Jumlah berkas.
2. Pemusnahan diselenggarakan denqan membuat berita acara pemusnahan
arsip (I ihat contoh 6).
Di dalam melaksanakan pemusnahan hendaknya arsip benar-benar mus
nah, dengan diketahui/disetujui oleh pejabat yang berwenang.
Pemusnahan dapat diselenggarakan balk dengan cara dibakar, dile
but maupun dicacah (contoh daftar pemusnahan arsip I ihat contoh 3
dan 5).
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas secara garis - garis besar
Universitas/lnstitut dapat melakukan penyusutan arsip yang dipandang
perlu untuk dlpindahkan atau dimusnahkan setelah segala ketentuan
ketentuan atau persyaratannya dipenuhi, dengan cara-cara sebagai
berikut:
a. P impinan Universitas/lnstitut menyusun rencana daftar arsip-arsip
yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional Republ ik Indonesia atau
yang akan dimusnahkan;
b. Untuk menyusun daftar arslp yang akan dipindahkan atau dimusnah
kan secara tepat, Pimpinan Universitas/lnstitut dapat dlbantu
oleh tim atau pan iti a yang dibentuk khusus untuk maksud tersebut;
c. Apabila daftar tersebut telah tersusun dan telah dlperiksa kebe
narannya, kemudian diajukan kepada Arsip Nasional Republlk lndo
nes i a me I a I u i Sekretari at .len deral Departemen Pend i d i kan dan Ke
budayaan;
d. Jika arsip yang akan dirindahkan atau dimusnahkan telah mendapat
persetujuan, maka Pimpinan Universitas/lnstitut dapat melaksana
kan pemindahan atau pemusnahan dengan membuat berita acara .
-----
Contoh : 1
~ OAFTAR INVENTARISASI ARSIP UNIVERSITAS/INSTITUT 01 LINGKUNGAN DEPARTEHEN PEND IDIKAN DAN KEBUDAYAAN
========================================================================================================r======= I I : I I : I : : : I I I
Nomor 1 Tangga I l Pembuat l Dituju- l Pokok : Mnsu ! ah l Sub I Kode 1 Tempat l Bentuk : Juml ah I Golo- I J.angka l Kete-urut I Ars i r I l kan I Mas a- l I ~1asa- 1 K I as i- I Peny i m I F is i k l berkus/ l ngan I ltJaktu I rangan
I I I I I h I I I h I f'k . I I . I I b I I A . l p • I 1 1 1 1 a 1 1 a 1 1 as1 1 ponan 1 ars1p 1 em ar 1 rs1 p 1 enytm- 1 I I I I I I I I I . I Satuan I I pan an I I I I I I I I I I I I I I
-----1--------i--------i---------~------~--------~------~-------~-------~-------t--------t------t-------+-------1 I 2 I 3 I 4 I 5 I 6 I 7 I 8 I 9 I 10 I 11 I 12 I 13 I 14
I I ! I I I I I I I I I I
-----~--------J--------i---------~------~--------~------~-------~-------t-------t--------t------t-------+-------1 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I
\()
Contoh : 2
SURAT !SIAN PEMINDAHAN ARSI P KE SURAT PENYIMPANAN ARSIP.
Unive rsitas/lnstitut: F a kultas
---------------------------------------------------"--------------------------------------------------------------------------~~l!_~~~9~l~~-----------------------~ Disetujui ~ Harap tinj au kemb a l i ~
II 11 11 11
Arsi p- a rsi p t e rcantum dnlam Da fta r di b~wah ini berdasarkan j adwa l Ret ensi Arsi p <S.K. Rektor No.: •••••••••••••••••••• ) setuju di p indahkan-kan ke r usat Penyi mpan an Ars i p.
11 11 11 II 11
............ Tangga I : Dekan
IL----------------------------------------------------------
Kepa la Unit Pengol ah
11 II II 11 II
I 11 Tangga : 11 ~ 11
Diterima pa da t angga l :
11 • :: Kepa la Pus at Ponyimpan Arst r
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Lok~ si Penyi mranan :
===================================================~~==========================================================
DAFTAR ARSI P YANG 01 PINDAHKAN ------------------------------------------------------------------r---------r------------------r---------------1 I I I I 1 I I 1 Nomor I Tq I /81 n/ I Kode dan : Kode dan I Jangka I S i stem Pe- 1 Juml ah 1 Kond is i 1 Jen is 1 K t urut I Thn Be rkas l Pokok l Masal ah l Penyimranan I nyimpanan l Be rkas l Arsi p I fi s ik ~ e e ranaan
1 I I I I I I I I 1 1 Mas a I ah 1 1 1 1 1 1 1
-----J-----------i-----------i----------~-----------~-----------~---------~---------~--------~---------------1 I I I I I
I
N 10
Contoh : 3
SURAT !SIAN PEMUSNAHAN ARSIP OLEH UNIT PENGOLAH Universitas/lnstitut: F a k u I t a s
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------Unit Penqolah :
11 II II II
------------------------------------------------~· II Arsip-arsip tercal")tum Dalam Daftar di bawah ini ll berdasarkan Jndwal Retensi Arsir <S.K. Rektor ll No.: •••••••••••••••••••••• ) dapat d i musn ahkan. ll
II
Setuju D
Dekcm
Harap tinjau kemba I i D Catatan -
l ain -lain
Tanggal : _____ _
·~-------------------------------------------------------------1
Pemusnahan dilaksanakan pada tanqgal:
............. ., ....... . Tanggal : _____ _ Berita Acara Pemusnahan Nomor : Kepala Unit Pengolah
Ketua Tim Pemusnahan ===============================================================================================================
DAFTAR ARSIP YANG DAPAT Dl MUSNAHKAN
-----------------------.-----------------,-------------------,--------------.---------------.------------------1 ' K d d p k k 1 1 ' J um I ah 1 Nomor 1 Tgi/Bin/Tahun 1 o e an o o 1 Kode dan Masalah 1 Jenis Fisik :
8 k I Keterangan
urut . : Berkas : Masalah J _____ j _______________ L ______ ::_~=----L-------------------------i---------------1-----------------~,------------ - I I I I I I I 1 I I I I I : I I : 1 I I I I I I I I I I 1 I I I I I I I I 1 I I
1'1"\ \()
Contoh : 4
SURAT ISI AN PENYERAHAN ARSI P STATIS KE ARSI P NASIONAL
Unive rsitas/lnstitut : Pus nt Penyimpanan Arsi p
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Asa l Arsi p:
----------------------------------------------------------Tangga l Pene rimaan:
Lokas i dan Kode Penyimpanan ----------------------------------------------------------
Setuju 0 ............... De kan
Ha rar tinj au kemba I i
Tangga I:
0
Arsi p- a rsi p t e rcantum da l am dafta r di bawah lnl be rdasarkan j adwa l Re t ensi Arsl p (S.K.Re ktor No •••••••••• ) su da h dapn t d igolon gkan sebaga i a rsi p statis dan pe rlu dise rahkan ke Arsl p Nasion a l.
Dlte rima pa da ta n ~gn l: Be rita Aca ra Penyerahan No.:
Lokas I Penyimpanan:
Tanqga I : Kepa l a Pusat Penyimpa nan Arsl p/ Kepa l a Biro ••••••••••••••.•.•••
.......................... A.n. Ke pa la Arsl p Nasion a l
================================================================================================================
DAFTAR ARSI P STATIS -------,------------.----------,-----------,------------,-----------,-------.----------.------------------------
Nomor lTg i/Bin/Thn I Kode dan l Kode dan I Slstem Pe- : Jumlah : Jenls : Kondisi l K t Urut l Be rkas l Pokok l Masa l ah l nyimranan l Be rkas l Flsik l Arsi p l 8 e r angan
1 1 Masa I ah 1 1 1 I l l -------L------------t----------t-----------f------------~-----------,-------,----------,------------------------
1 I I I I I I I I
I I I I I I I I I I
..;;t \0
Contoh : 5
SURAT ISIAN PEMUSNAHAN ARSI P OLEH PUSAT PENYIMPANAN ARS I P
Universitas/lnstitut: PUSAT PENYIMPANAN ARSIP
----------------~~~~-;~~~~---------------------------l---~-~-~----0---------:-----~~-~----L--T--~-~-~---~-~--
-----------------------------------------------------:: e UJ u a r ap 1 ~Jau 1 a. a an a 1 n-
. t t d I 0 ft d. b h . • b II kemba l I a In Arsip-ars1 p ercan um a am a ar 1 awa 1n1 e r- 11
dasarkan Jadwa I Retens i Ars i p ( S. K. Rektor No.: •••••• :: •••••••••••••••••••••••.•••••• ) dapat dimusn ah kan. ::
II II II
.............. Tangga l: Dekan
~------------------------------------------------------
.......................... Kepala Pusat Penylmpanun Arsir/Kepo l a Biro ••••••••
11 . •
II II II II
Tangga I : :: II II II
Pemusnahan di l a ksanakan pada t angga l: Be rita Acara Pemusn ahan Nomor :
11 •••••••••••••••••••••••
:: Ketua Tim Pemusnahan II
======================================================M======================================================
DAFTAR ARSIP YANG DAPAT DIMUSNAHKAN -------T-----------------------------------------------------------------------------------------------------
1 I I I I I • I I Nomor 1 Tg l Bin T~n 1 Kode dan Pokok 1 K d d M 1
h 1 Jen1s 1 Jumlah 1 K t U t 1 B k 1 M 1 h 1 o o an as a a 1 F. . k 1 B k 1 e e r an gan ru 1 e r as 1 <3 saa 1 1 lSI 1 e r as 1 ·
I I I I I I I I I I I I
-------~---~----------r-----------------r-------------------r----------r------------r------------------------1 I I
65
Contoh : 6
BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARS IP
Nomor :
Pada hari ini tanggal •••••••••••••••••••• yang bertanda tangan di
bawah lni , berdasarkan Surat Keputusan Rektor No •••••••• • •••••••••••• • •
tanggal ••••••••••• •• ••••• dan Surat Tugas No . •••••••••••• •••••••••••••
tanggal •• • •• • • • ••••••••• • telah melakukan pemusnahan arsip- arsip ter
cantum dalam daftar terlampir secara *>
a . Penghancuran
b. Pembakaran
c. Pelebur~n secara kimia
1 • • ••• • ••••••••• • • • ••••••••••
NIP:
2 . . . .. . ...... .. ............. .
NIP:
3. . .. . ...................... .
NIP:
*) Co ret yang t i dak per f u.
66
Contoh : 7
BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP STATI S
NoriJor :
Pada hari ini, tanggal ••••••••••••••••••••••• bulan .............. Tahun ..... kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. N a m a
Jabatan
N 1 r
dalam hal ini bertindak atas nama dan untuk Universitas/lnstitut ............................ y~ng selanjutnya disebut Pihak Kesatu;
2. N a m a
Jabatan
N I P
dalam hal in! bertindak atas nama dan untuk Arsip Nasional Republ ik Indonesia yang se lanjutnya disebut Plhak Kedua;
menyatakan telah mengadak~n serah terima arsip-arsip statis tercan
tum dalam daftar terlampir untuk dlsimpan di Arsip Nasiona l Republik Indonesia.
Yang menerima
Pihak Kedua ,
a . n. Kepala Arsip Nasional R.I .
...............................
Yan g menyerahkan
Pihak Kesatu,
a . n. Rektor
. .......................... .
Contoh : 8
DAFTAR RETENSI ARSIP
UNIVERSITAS/INSTITUT •••••••.•••••••••••••
I • B I DANG : ADMIN I STRAS I AKADHH K DAN KEMAH AS I SWAAN
67
====~========================================r.==========t============= No. urut M a s a I a h J angka
Retens i Keterangan ---------------------------------------------------·-------------
2 I 3 I 4 ----------------------------------------·----------·-------------1 •
2.
3.
4.
5.
Permintaan bantuan tenaga pengajar/ penguj i
Pene I i ti an
Pengembangan Kurikulum
Laporan KKN
Lomba Karya I lmiah
6. Program Gelar
7. Program Non Gelar
8. Sistem Kredit
9. Dies Natal is
10. Pengukuhan Guru Besar
11. Praktikum Lapangan
12. Praktlkum ~1engajar
13. Tugas Belajar
14. Pasca Sarjana
15. Ujian-ujian
16. Penerimaan Mahasiswa Baru
17. Permintaan Data
18. An a I is a Data
19. Penyajian Data
20. Tabulasl Data
21. Sistem Semeste r
22. Sistem Tahunan
23. Pengembangan Kurfkulum dan Silabi
24. Peningkatan Mutu
25 . Pen i I a ian dan Lega I i sas i I jazah
3 th
Permanen
5 th
3 th
3 th
10 th
10 th
5 th
2 th
2 th
5 th
3 th
5 th
10 th
Permanen
2 th
2 th
2 th
Permanen
Permanen
5 th
10 th
5 th
10 th
5 th
68
2 I 3 I 4
26. Dewan Penyantun 10 th
27 . Konsorsium 10 th
28. Ker jasama 10 th
29 . Alumni 10 th
30 . N K K 7 th
31. B K K 7 th
32 . Statistik 10 th
33, Lokakarya 5 th
34 . Laporan Tahun an 5 th
35 , Kartu Mahasiswa 9 th
36 . Ap I i kas i 5 th
II• BIDANG : ADMINISTRASI UMUM
====~==================================== No. urut M a s a I a h
69
------------- --------------------------- --------------Keterangan Jangka
Retens I ---·-------------------------------------------------------------2 I 3 I 4
--------------------~---------------~-------------~--------------
1 •
2.
3.
4.
5. 6,
7.
s, 9.
10.
11.
12.
Administrasl Kearsipan
Surat-surat Pengantar
Surat-surat Tugas
Surat-surat Undangan
Administrasi Keuangan
Anqgaran Proyek
Berita Acara Pemeriksaan Keuangan
Belanja Pegawai
Biaya Kesejahteraan (sandan g pangan) untuk Karyawan
Biaya perjalanan/lembur/uang saku
Bi aya pembinaan
Buku Kas
Bukti Pembayaran/Pengel uaran
Admin i stras i Materi i I
Bukt i Setoran
13. I Ke I engkapan Te I epon pe rmanen berupa telepon nomor
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
Nota faktur penyaluran materiil
Pengadaan dan Penya luran kantor
Pengadaan pe laksanaan pembel ian barang
Pengadaan pelaksanaan penyerahan gudang
Pengadaan pesanan material di De a I er
Pengawasan berita pemeriksaan material
Pengawasan lnventarisan Material
Administrasi Proyek
Evaluasi proyek sektor pendidikan
2 th
2 th 3 bl
2 tH
11 th
2 th
2 th
3 th
3 th
11 th
3 .th
6 th
6 th
2 th
6 th
3 th
1 th
6 th
Perman en
10 th
I I
70
-------------------------------------------------------------------2 I 3 . I 4
---------------------------------------------------·--------------22.
23 .
24.
25.
26.
27.
28.
29.
Laporan kuarta I p royek dae rah
Laporan proyek officer
Laporan proyek tahunan Departemen
Laporan proyek non tahunan Depar-temen
Banqunan Kampus
Pengendal ian lnventarisasi Tanah
Penyediaan lokasi kampus
Proyek khusus ban gunan dil ingkungan kampus
K e h u m a s a n
Dokumentasi photo
30. I Dokumentas i pers cl i pp ing/guntin gan beri ta
31 .
32.
33.
34.
35.
36.
37.
38.
39.
40.
Dokumentasi Transkrip
Penerbitan Bulletin
Pub I i kas i Folder
K o m p u t e r i s a s
Anal isa dan penyajian dnta statistik
Penyajian data visual
Permintaan data statistik bulanan
Sensus/survey dan hasilnya
Tabulasi
Lapo ran Berka I a
Laporan berka I a Faku I tas
Laporan KKN Fakultas
0 r ~ a n i s a s i
41. I Pembentukan UPT /I nsta I as i /Faku I tas baru
42 .
43.
Pejabat Universitas/lnstitut
Penganqkatan sebaga i pejabat
Pembe rhentian untuk sementara
I
6 th
6 th
6 th
6 th
Permanen
Permanen
Permanen
Perman'.=m
Permanen
Pe rmanen
Permanen
10 th
Permanen
Permanen
1 th
Permanen
Permanen
2 th
10 th
Permanen
75 th
75 th
44 .
45.
46 .
4 7.
48.
49 .
50.
51.
52.
53.
54.
55.
56.
57.
58.
59.
60 .
61.
62.
63.
64.
65.
66.
67 .
11
-----------------------------------------------------------------2 L · 3 L 4
----------------------~.--------------- .... __________ --------------Pemecatan jabatan
Pemindahan (mutasi) jabatan
Pe r aturan Perundang-undangan
Undan g Undang Dasar
TAP MPR
Un dan g-un danq
Pe r aturan Pemerintah
Pe r aturan Presiden
Penetapan Presiden
Keputusan Pres i den
lnstruksi Pres iden
Edaran Pr es i den
Keputusan Menteri
Ed a r an Mente ri
Su rvey dan Statistik
Keterangan ldzin Survey
Pengolahan data teknis hasil I itian
pene-
Perencanaan survey dan penel itian
Permohonan izin survey
Cuti besar
Cuti tahunan
Data Pegawa i
Kartu lnduk Pegawa i
Laporan Kepegawa i an
Gajl Pegawai
Kenai kan gaj i
Tunjan gan jabatan
Hubungan Pegawai
Penerbit/hukuman jabatan
75 th
75 th
Permanen
Pe rmanen
Permanen
Permanen
Permanen
Permanen
Permanon
Permanen
Permanen
Perman en
r-'e rmanen
1 th
Permanen
20 th
1 th
6 th
1 th
75 th
2 th
3 th
75 th
75 th
72
------------~---------------------------------------------------3 I 4 . ___________ ..,.
-----------------------·-----------~--------------
68.
69.
70.
71.
72.
73.
74.
75.
76.
77.
78.
79.
80.
81 •
Kepangkat~ , Pengangkatan
Kenai kar #Jatan
Kenaik; pangkat
Serah terimo jabatan
Usul penyesuaian ijazah
Kesejahteraan Pegawai
Asuransi Kesehatan
Kesejahteraan Pegawai (kesehatan, kematian, kecelakaan taspen)
Pengantar Uj ian Kesehatnn
Surat/Kartu Perawat Kesehatan
Usul tambahan anggota keluarqa
Lama ran
Hasil Psikotest
Lamaran yang ditolak
Lamaran yang memenuhi syarat
Screening lamaran yang lulus
Testing administrasi lamaran
Perhatlan Pegawai
82. I Pemberhentian atas permintaan sendirl
83.
84.
85.
86.
87.
88.
89.
90.
91.
Pemberhentian dengan hak pensiun
Pemindahan/Penempatan
Pemindahan pegawai (tour of duty)
Usul lolos butuh
Pensiun anak
Pensiun duda/jonda
Pendidikan Personil
ljazah/Sertipikat Pendidikan
Kursus-kursus/Latihan Personil
Pendidikan dalam/luar negeri
Pengembangan karier regawai
75 th
75 th
5 th
th
75 th
5 th
th
10 th
1 th
75 th
1 th
75 th
3 th
1 th
75 th
75 th
75 th
th
18 th
1 th
75 th
10 th
75 th
Permanen
setelah men inggal
92.
93.
94.
95.
96.
2
P e n ~ h a r g a a n
Pegawai Teladan
Surat/Piagam Penghargaan Pegawai
Peni laian Kecakapan Pegawai
Penilaian kecakapan (conduite staat)
Sumpah jabatan
Sumpah Pegawai
Permanen
Permanen
6 th
75 th
75 th
73
4
----------------------------------------------------------------------
•
75
masalah tataruan g kantor yan g efisien merupakan masalah yang penting
bagi pimpinan Perguruan Tinggi terutama dalam usaha pengendal ian vo
lume pekerjaan kantor secara tertib dan teratur. Oleh karena ltu
tataruang kantor di lln gkungan Perg uruan Tin gg i hendaknya mendapatkan
perhatian dan penataan yang seba ik-baiknya agar kel ancaran pekerjaan
leblh dapat terjamin.
2. PENGERT I AN
Penyusunan tataruang kantor merupakan kegiatan penyusunan alat-alat
kantor pada letak yan g tepat serta pengaturan tempat kerja, warna
dindin g, cahaya, udara dan suara, yan g menimbulkan kepuasan bagl
pihak- pihak yan g berkepentingan. Pihak-pihak yanq berkepentingan ini
misalnya pegawai yang menggunakan perlengkapan yang bersan gkutan mau
pun pihak luar yang berhubunqan dengan kantor tersebut.
Tataruang kantor yang tidak tersusun balk tentu saja akan menimbulkan
pemborosan waktu dan tenaga karena beberapa pegawa i harus mondar
mandir dari satu meja ke meja yang lain sehingga akan mengurangi ke
cepatan bekerja, di samping pegawai akan terganggu di dalam ketenang
an bekerjanya.
Oleh karenanya t ataruang kantor harus dapat disusun den gan sebaik
baiknya. Dalam menyusun tataruang kantor yang balk hendaknya mem- .
berikan kesan antara l a in :
1. Kantor memberi kan kesan a I iran peker jaan sec:'lra I an car;
2. Kantor nampak rapi, bersih, tertib dan sehat;
3. Kantor memberikan kesan yang menyenan gkan dan . tidak nampak ber
desak-desakan.
Jadi tujuan penyusunan tataruang kantor yan g baik ingin mendapatkan
kemanfaatan
a . Mencegah penqhamburan tenaga dan waktu para pegawai karena mondar
mandir yan~ sebetulnya tidak perlu;
b. Menjamin kelanca ran proses pekerjaan yan g bersangkutan;
c. Memungkinkan pemakaian ruangan kerja secara efektif dan efisien,
yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keper
luan yan g sebanyak-banyaknya;
( 76
d. Mencegah para peqawai di bagian lain terganggu oleh pub! ik yang
akan menemui suatu bagian tertentu.
Dalam pelaksanaan maksud di atas asas-asas tataruang yang seyogyanya
di ikuti oleh setiap Perguruan Tinggi adalah sebagai berikut
1. Asas jarak terpendek
Ruangan haruslah dipergunakan sebalk mungkin, sehingga pekerjaan
atau pelaksanaan kegiatan dapat melalul jarak yang sependek mun g
kin;
2 . Asas mengal irnya kegiatan
Pelaksanaan keg iatan diusahakan dengan urutan teratur, yan g meng
al ir dari yang satu ke yang lain dengan berturutan;
3. Asas memudahkan pengawasan
Penataan ruan gan haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan
atas pe laksanaan pekerjaan . Bila dianggap perlu pada bagian
bagian tertentu pengaturan kursi dan meja pegawai, posisinya
membel ·akangi atasan langsung.
4. Asas fleksibil itas ruangan
Ruangan yang mudah diubah-ubah disesuaikan dengan kebutuhan.
Ada baiknya apabila pembatasan ruangan dibuat berupa penyekat
yang mudah dipindah- pindah letaknya sesuai dengan kebutuhan.
5. Asas hubun gan masyarakat
Pen9aturan ruangan yan g memudahkan pihak luar yang akan berhubung
an dengan sesuatu bagian. Bagian yan g melayani pub Ilk mis alnya :
perijinan , pendaftaran, pembayaran, di letakkan dl tempat yan g da
pat lan gsun g menghadap ke luar (kalau perlu dibuatkan loket).
6. Asas men ghi langkan gangguan .
Gangguan terhadap satu sama lain hendaknya dapat dihi langkan atau
dikurangi sebanyak mungkin . Suara bisinq dijauhkan dari bagian
yang banyak membutuhkan pemikiran at au ketenangan; misalnya bagi
an pengetikan , bengkel dan lain bagian yang keq iatannya menimbul
kan suara men gganggu, hendaknya dijauhkan dari bagian-bagian yan g
membutuhkan ketenan gan. Hal-hal yan g jika berdekatan dapat
Jf I.. 10 .D E ru
0
77
menimbulkan kebakaran, hendaknya dljauhkan satu sama lain; misal
nya penyimpanan bensin harus jauh dari pekerjaan las I istrik dan
lain-lain.
Begitu pula halnya den gan gangguan kesehatan hendaknya dicegah.
7. Asas Protokoler
Pengaturan ruang kerja hendaknya menunjukkan kesan formal se
hingga perlu ada antara lain lambang Garuda Pancasila, bendera
Merah Putih , gamba r Presiden dan Wakil Presiden dan lambang/ben
dera Perguruan Tinggi (khususnya dalam ruan gan plmpinan).
Contoh perbandingan antara tataruan g yan g mengabaikan asas jarak
terpendek dan asas rangkaian kerja (gambar 1) dan tataruang yan g
mengindahkan kedua asas itu (gambar 2) sebaga! berikut :
/ ~ 'V
~ • ~
~ .~ .
.
~ ~
!&\ ~~~ ~ ~ fB I
~ : ~ II ® .
~ .......
• ~ t'![;:::,
~ I.. JW&I II ~
rc .D E .. ru @I
0
@. ......... B
a 11~ ~~ ~
@lt221
I r;:w
I ~ ~~ ;'\ a ~
&!J L 4) ~
78
3. MACAM-MACN~ TATA RUANG KANTOR
Pada hakekatny3 tataruang kantor dibedakan dalam 2 macam, yakni
1. Tataruang terpisah-pisah
Tataruan g terpisah-pisah merupakan susunan ruangan untuk bekerja
yang terbagi-bagi dalam beberapa kesatuan.
Pembag ian ini dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang ter
diri atas kamar-kamar maupun karena memang sen9aja dibikin pe
misahan buatan misalnya dengan menggunakan penyekat kayu atau
dindin~ kaca.
2. Tataruang terbuka
Tataruang terbuka merupakan susunan ruanqan kerja yang tidak ter
pisah- pisahkan . Semua aktivitas dilaksanakan dalam satu ruangan
yang terbuka. Ruanoan kerja yang besar dan terbuka lebih baik
dar! pada ruangan kerja yang sama luasnya tetapi terbagi atas
satuan-satuan keci I.
Selain itu ruangan kerja terbuka lebih memuaskan dari pada ruang
an yan g t erpisah-pisah, karena :
a . Memunqkinkan pengawasan yang lebih efektif terhadap semua pe
gawa i;
b. Lebih memudahkan hubungan di antara para pegawai . Hal ini
dapat menurr1buhkan rasa persatuan yang leb ih erat karena mereka
merasa bekerjasama pada sntu ruangan;
c. Leblh memudahkan tersebarnya cahaya dan pe red aran udara, se
hingga memungklnkan terjaminnya ruangan yang sehat;
d. Kalau terjadi pen i"· ibahan pegawai dan alat-olat kantor ataupun
perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan ,
tataruang yang terbuka lebih mudah menampungnya.
Bagi masing-masing Perguruan Tingg i hendaknya dapat mengqunakan
macam tataruang kantor ba ik terplsah-pisah atau terbuka dengan me
nyesuaikan keadaan setempat. Tentu saja bila keadaan memungkinkan
hendaknya dlgunakan tata ruang terbuka. Misalnya Baqian Tata Usaha
Fakultas yang terdiri dari Sub Bagian Umum, Sub Ba0ian Akademik dan
79
Kemahaslswaan menggunakan satu ruangan terbuka. Sebal lknya Fakuitas
dapat ju~a menggunakan tataruan0 terpisah-pisah.
4. PEDOMAN PENYUSUNAN TATARUANG KANTOR
Pada umumnya suatu tataruang kantor yang baik memenuhi syarat-syarat
sebagai berlkut :
1. Dalam tataruanq hendaknya se~ala proses penyelesaian pekerjaan
dapat menempuh asas jarak terpendek.
Karena itu di dalam menyusun ruangan kerja hendaknya proses pe
nyelesaian sesuatu pekerjaan diatur men gikuti arah garis lurus
yan g berjalan maju ke depan , bukan maju-mundur atau bersilanq;
2. Ran qkaian pekerjaan hendaknya darat dijalankan dalam ruan gan
kerja secara lancar. Ruanqan yan g menjamin kelancaran pekerjaan
ialah ruanaan yang penempatan para pegawai dan pe ralatan-peralat
an kantor menurut rangkai an urutan penyelesaian suatu pekerjaan;
3. Seqenap ruan gan kerja hendaknya dipergunakan secara efektif dan
efisien . Syarat ini menghendaki agar semua ruangan kerja diman
faatkan sebaik mun gkin balk secara menegak (vertikal) atau men
datar (horizontal). Jangan sampai penyusunan ruan gan memberikan
kesempatan di satu ruangan ada yan g berdesak-desakan, di ruang
lain diperqunakan untuk pertemuan yan ~ tidak bermanfaat;
4. Kesehatan dan kenyamanan kerja para pegawai hendaknya dapat di
pel ihara. Ruan gan yang cukup memberikan kebebasan peredaran
udara dengan banyaknya venti lasi atau pemasanqan ai r condition
ing, penerangan cahaya yan g cukup, dan kedap suara;
5. Dapa t menjamin adanya pengawasan terhadap pekerjaan yan g dilaku
kan oleh pegawai. Ruan qan terbuka seperti yang dikemukakan di
muka merupakan salah satu ruan gan yan g menjamin syarat itu;
6. Dapat memberikan kesan yanq baik bagi pihak luar, yang berkunjuno
di kantor tersebut. Pengaturan ru angan kerja yanq artistik tanpa
meninggalkan prinsip-prinsip efisiensi kerj a sehingga dapat me
narik pihak luar yang berkunjung ke dalamnya a kan dapat menin 0-
katkan fun gsi hubungnn masyarakat;
80
7. Susunan tempat kerja hendaknya mudah diubah sewaktu-waktu tanpa
menggan gg u kelancaran pekerjaan. Susunan semacam ini bersifat
lentuk (flexible) dan peralatan mudah dipindah-pindah. Ruangan
terbuka amat membantu untuk maksud ini;
8. Susunan letak satuan-satuan kerja dalam ruangan kerja tersebut
hendaknya memenuhi hal-hal berikut ini:
a) Satuan-satuan kerja yang aktivitasnya banyak melayani umum,
hendaknya di letakkan di tempat yan g mudah dikunjunqi orang
luar tanpa meng1anggu pegawai - pegawai lain yang sedang be
ker j a;
b) Satuan-satuan kerja yang pekerjaannya berhubungan erat satu
sama lain hendaknya dikelompokkan dal~m satu tempat atau di
dekatkan satu sama lain;
c) Satuan-satuan kerja yang melakukan pekerjaan yan g sifatnya
gaduh, hendaknya dijauhkan dan di letakkan tersendiri.
9. Tataruan g kerja hendaknya memberikan perasaan aman kepada para
pegawai. Hal ini amat penting karena kea~anan bekerja akan mem
buat pegawal tenang dan dapat bekerja dengan baik. Janganlah
ruangan kerja berdekatan dengan tempat penylmpanan barang-barang
yang membahayakan yang dapat meledak sewaktu-waktu, atau ruangan
kerja yang depat pusat al iran I istrik yan g tidak terkontrol de
ngan baik sehinaqa terancam akan terbakar;
10. Dalam tataruang kantor hendaknya meja kerja yan~ diper~unakan
para pegawai ser~gam. Keseragaman ini . akan membuat efektivitas
pengawasan juga akan member! kesan baik dan rapih. Dengan tidak
mengabaikan hal-hal yan g khusus maka setiap meja kerja biasa se
baiknya berukuran 70 x 120 em. Untuk pejabat pimpinan ukuran
lebih besar daripada pegawai biasa sekitar 80 x 140 em . ~
Pada sebuah meja yan g berukuran 70 x 120 em sebetulnya luas yang
dipergunakan be kerja misalnya untuk menqetik dan menu! is, hanya
kira-ki ra 60 x 80 em, luas lebihnya diper9unakan menaruh benda
benda yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas.
·~
81
Jika pada suatu per~uruan tingg l karena keadan yan g terpaksa
tidak dapat menyusun tata ruang kerj an ya seperti yan g dimaksud
dalam syarat-syarat tersebut di atas , setidak-tidaknya bagi
masing-maslng Perguruan Tinggl dalam menyusun tataruan g kerjanya
diusahakan mendekatl persyaratan tersebut atau paling tidak da
lam menyusun tataruang kantor polanya seperti yan g dlmaksud da
lam persyaratan tersebut di atas.
Untuk memperoleh susunan tataruang kantor yang balk, masing
masing Perguruan Tin gq i dapat ~~nyusun tataruang kantor dengan
cara (teknik) sebaga l berikut
a . ~~eja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap ke
arah yan g sama;
b. Pada tataruan g yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat
terdiri atas beberapa baris;
c. Di antara baris-baris meja itu disediakan Iorang untuk ke
perluan lalu I intas para pegawal . Sebaiknya di tengah ruan g
an terdapat sebuah Ioran g utama yanq lebarnya 120 em. Lorong
lorong la innya cukup selebar 80 em . Lebar 120 em itu dibuat
. berdasarkan perhitungan bahwa Iebar dada seseorang yang nor
mal kira-kira 60 em, sehingga Iorang tersebut dapat dijalani
2 orang tanpa bersinggungan waktu berpapasan. Sedang per
hitungan Iorang yang 80 em didasarkan kepada tebal tubuh se
seorang yan g rata-rata tidak melebihi 40 em. Oengan demikian
kalau Iorang ltu dipakai berpapasan oleh 2 orang, masing
masing dapat lewat dengan memiringkan dirinya.
d. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang dimuka atau di
be I a kangnya ( ruang untuk duduk pegawa i ) se I ebar 80 em. Be r
dasarkan jarak in i dan Iebar Iorang tersebut rada huruf e
di atas, maka bagi setiap pegawai yan g memakai meja
(70 x 120 em) hendaknya disediakan luas lantai sekitar 3t m2•
Jadi ruang seluas 5 x 5 (=25m2 > dapat dipakai oleh maximum
7 pegawai.
..
82
e. Pada tata ru ang terbuka di mana be kerja banyak orang, apabila
pegawal-pegawai dikelompokkan di bawah pengawasan seseorang
pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-maslng pejabat
yang bertanggung jawab atas kelompok itu.
f. Pegawni yang mengerjakan pekerjaanlembur, misalnya mencatat
angka-angka kecil secara cermat ~tau melukis gambar-gambar
yan g halus, dibe ri temp at yang terbanyak memperoleh penerang
an cahaya . lni demi untuk kesehatan matanya dan kesempurnaan
hasil kerjanya.
g. Pegawai. yang bertugas men anoani urusan-urusan yan g mengandung
resiko besar, ditempatkan di pojok yan g tidak serin g dilalui
lalu I intas orang-orang. Ka l au perlu dapat dibuatkan penye
kat dari kaca . Pegawai yang bertuqas demiklan itu mis a lnya
para kas ir. Dengan dem ikl an t e rjaminlah keaman an uan g yan g
berada di bawah t anggung jawabnya.
h. Pegawai yan g serlng melakukan hubungan kerja dengan bagian
bagian lalnnya at a u dengan pub I ik, ditempatkan di dekat pintu.
Dengan demlklan orang-orang yan g harus men ghubun g inya tidak
mondar-mandir melewati meja-me j a dan men gganggu pegawal l a in-
nya .
i. Lemari dan a lat-al at perlengkapan lai nnya dita ruh di dekat
pegawai yan gpa l inq serinJ mempergunakan benda-benda itu.
j. Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut, mis a lnya mesin
stensil, ditaruh dekat jendele, sehingga gema sua ranya seba
g ian besar dapat lanqsun g terbuanq ke lua r ruan gan at au di
buat penyekat yang kedap suara.
k. Meja yan g memuat a lat-a lat yang ba nyak memberikan oetaran,
misalnya saja mesin hitun g, ti dak boleh menempe l tembok atau
tian g. lni untuk mencega h ge t a ran mengganggu seluruh ruangen.
I. Lemari yan g be rat atau pet i besi dapa t diletakkan menempel
tembok atau tiang , sehingga mendapat pen yangJa untuk menambah
keku at annya .
m. Bag ian pe jabat pimpinan yan g sering harus menerima tamu pen
tin g dan membicarakan urus an yan g bersifat rahasi a , dapatlah
83
dibuatkan kamar tamu tersendiri. Tapi apablla tiap-tiap pe
jabat pimpinan membutuhkan kamar tersendiri untuk keperluan
berunding , agar dapat menghemat ruanq dan alat perabotan se
baiknya dibuatkan saja 1 kamar konperensi. Kamar ini dapat
dipergunakan oleh semua pejabat untuk keperluan tersebut di
atas itu. Kamar ini sekal igus dapat pula diperuntukkan se
bagai ruangan rapat antara pimpinan dengan para pejabat pen -' ting dalam organisasinya.
n. Apabi l a seseorang kepala atau tenaga ahl i karena sifat pe
kerjaannya benar-benar memb~tuhkan ruann tersendiri 1 dapat
lah dibuatkan kantor pribadl berukuran 2,5 x 3,6 meter (9m2 )~ Tataruang yang baik untuk kamar kerja pribadi itu kira-kira
seperti gambar berikut :
Contoh Susunan tataruang kantor terbuka dengan pejabat pimpinan
ditempatkan dibelakang bawahan ( Gambar 3 ). ·
Gambar 3
11 80 em 120 em 80 em ... intu ' - ~ .)#' ·- ......
.... - ...._
' ' , ...._
I '
Cl ~l, Q ~] E ' CJ-· U I
~ttl g\.0 ,---, n 0 . 'C .• / I ""'"7 •• (j) "0
.~ tfl l=r Lo-J u I '=.7 '·-.:;::::::::::;
i
n~'< J~ Q [:::J I I - - w '-..._./ ~ '"--'"" .g; 80 em 80 em c ,
'] (j) I ·-,:· > . q · \~
.t.intu
Contoh Susun an tataruang kantor tersendiri baqi pimpinan
Gambar 4.
1- (' r Kursi Tamu I l!>
F _ l Meja _, [:i_
Kursi
G ~1 e j a
~ j...
Rak Buku Lemari Ars i p
1........11
84
I I I
11
,
85
Langkah-langkah dalam merancang suatu tataruanq kantor adalah sebagai
berikut :
1). Pertama hendaknya dibuat ~ambar denah kantor yang bersan~kutan.
Untuk ini dapatlah kiranya dipakai skala 1 : 40 . Kalau lngin
gambar yang lebih besar boleh saja, yaitu perbandingan pada skala
itu diperkecil . Pada gambar denah itu harus dicantumkan pula ke
terangan mengenai panjang dan lebarnya ruang yang bersangkutan.
Demikian pula dilukiskan dimana letak pintu, jendela dan pilar
gedung .
2). Langkah berikutnya ialah mempelajari segenap pekerjaa~ yang ter
masuk dalam I ingkungan kantor itu. Hendaknya semua aktivitas per
kantoran dicatat. Setelah diketahul macam-macamnya pekerjaan,
lalu ditentuk~n proses pelaksanaannya . Dengan demikian diperoleh
gambaran mengenal urut-urutan penyelesaian pekerjaan - pekerjaan
itu. Pada orqanlsasi yang baru, gambaran mengenai macamnya dan
rangkaian pelaksanaan pekerjaan kantor itu akan menentukan pega
wai yang harus dipekerjakan.
3). Tinggal lah klni menyusun letak meja-meja kerja untuk para pegawai
itu. Pedoman peqoman seperti telah diuraikan pada huruf a sampai n
di atas hendaknya dijadikan petunjuk. Untuk menjalankan penyusunan
itu, buatlah guntingan gambar yang berwujud meja dan kursinya serta
lemari atau perabotan lainnya. Bentuk gambar meja dan kursl itu
dapat kiranya dicontoh dari gambar-gambar di muka . Guntingan-gun
tingan gambar ini harus dlbuat menurut skala yan0 sama seperti
gambar denah di atas. Agar lebih praktls guntingan-guntingan gam
bar ini hendaknya dibuat dari kertas berwama, sebaiknya kertas
yang agak tebal, misalnya karton.
4). Selanjutnya tataruang dirancang dengan menjejerkan guntlngan
gunti ngan gambar meja dan kurs i di atas gambar· denah. Guntingan
guntingan gambar itu digeser-geserkan sehingga tercapai susunan
yang balk, Kemudian dlteruskan dengan guntingan-guntingan gambar
yang menunjukkan lemari dan perabotan lainnya. Asalkan gambar de
nah dan guntingan-guntingan gambar itu dibuat menurut skala dengan
cermat, pasti akan diperoleh gambaran yang tepat mengenai ruang
yang sesungguhnya. Dari gambar denah ltu orang dapat mengetahui
4
86
lantai yang masih kosong, letak pilar gedung atau pintu dan jendela.
Kesemua ini diperlukan untuk menempatkan perabotan kantor itu pada
letak yang tepat. Apabila sudah diperoleh suatu tataruang yang kira
nya terbaik lekatkanlah guntingan - guntingan gambar tersebut dengan
pe rekat pada gambar denah. Dengan ini selesailah rencana tataruang
kantor yang diperl ukan.
Dengan rancangan itu sebagai petunjuknya, tinogal lah disusun perabot
an kantor di atas lantai yang sesungguhnya.
Untuk mencegah kekel iruan dan penqhamburan ten~0a, sebaiknya pe rabot
an itu diberi nomor urut pada gambarnya maupun pada benda yang se- -
sungguhnya. Dengan demikian sewaktu memindah-mindahkan perabotan itu
ke dalam ruangan, pe laksanaannya berjalan dengan tertib dan sekal igus
be res .
Suatu tataruang kantor hendaknya tidak merupakan suatu benda mati
yang tidak blsa berubah l agi . Arabila kelak sesuatu tataruang ter
nyata masih dapat diperbaiki , hendaknya pimplnan tidak ragu-ragu un
tuk menyempurnakannya. Sebai knya secara berkala dilakukan peninj auan
terhadap sesuatu tataruang kRntor, misalnya setiap tahun sekal i.
Hal ini berlaku apabila tidak ada sesuatu perubahan mengenai kantor
atau organisasi yang bersan~kutan. Apabila pada suatu ketika terjadi
perubahan yang mempunyai pengaruh terhadap tataruang kantor tersebut,
peninjauan kembal i merupakan keharusan. Hal-hal yang umumnya meng
haruskan perubahan suatu tataruang kantor ialah :
a . Penambahan atau pengurannan pegawai pada kantor yang bersangkutan;
b. Penambahan atau penggantian perabot kantor atau alat- alat kerja
lainnya;
c. Perubahan mengenai proses penyelesaian sesuatu pekerjaan;
d. Penambahan, pengurangan atau perubahan tugas pekerjaan pada satuan
yan9 be rs angkutan, baik mengenai macamnya maupun kuantitasnya.
5. PEMBAKUAN ALAT-ALAT KERJA
Di samping hal-hal tersebut di atas , benda-benda dan alat-alat yang
lazim dipakai di kantor-kantor juga memer lukan ketentuan-ketentuan
pengadaannya yang baku.
87
Beberapa ketentuan baku dari a lat-al at tersebut adalah seba~ai beri
kut:
1>. Me j a k e r j a
Bagi pejabat pimpinan atau pe~awa i biasa, meja kerja inl san gat
dibutuhkan . Oleh karena itu pemenuhan alat kebutuhan kerja ini,
hendaknya diperhatikan. Adapun meja kerja yan g baik yan g tidak
mengganggu kelancaran kerja, dan yan g dapat menlngkatkan efektif
dan efisiensl kerja ialah meja kerja yan g hendaknya memenuhi per
syaratan sebagal berikut:
a. Dari pe rmukaan meja hin gga lantal hendaknya tidak seluruhnya
tertutup~ Meja kerja yan g baik ialah yan g mempunyai kaki dan
bagi an bawahnya terbuka. Meja kerja sererti in i memberi kebe
basan pe redaran udara dan memudahkan pembersihan lantai. Dengan
demikian pe jabat yang mempergunakan tidak merasa panas di ba-
g i an ka k i n y a.
b. Permukaan meja seyogyanya tidak mengki fat dan berwarna gelap .
Permukaan mej a yan g mengkilat dan berwarna ge lap akan menyilau
kan mata dan mempermudah lelahnya mata . Apala~i warna meja yang
ge lap tersebut memberikan pe rtentan ~an yan g tajam dengan warna
wam a alat kerja yan g lain seperti warna putih dari kertas akan
mempermudah kelelahan mata. Oleh karena itu permukaan meja ja
ngan mempergunakan pel itur atau cat yan g mengkilat, yang dapat
memantulkan cahaya ke arah mata . Meja yan g menggunakan alas
kaca supaya men g~ unakan kaca yan g tidak memantulkan cahaya
(mis. poloraid) atau dibawahnya di letakkan karton.
c. Tingg l meja hendaknya berklsar antara 70 - 72 em. Ukuran ini
untuk orang Indonesia cukup memadai, tidak terlalu tin gg i dan
tidak pula terlalu rendah.
d. Ukuran luas meja hendaknya tidak berlebih-lebihan . Permukaan
yan g terlampau luas dalam kenyataan tidak dipergunakan untuk be
kerja. Sebal iknya menjadi tempat untuk menumpuk berkas-berkas,
map-map atau benda-benda la innya vang seyogyanya disimpan dalam
lemari atau rak. Tumpukan berkas-berkas yan g men gg unun 9 di atas
meja akan memberikan suasan a ke rja yang mengganggu e fektifitas
dan efisiensi . Karena ltu ukuran berikut ini kiranya sudah
mencukup i:
88
- meja pimpinan : 80 x 130 em.
- meja pegawai biasa : 70 x 120 em.
- meja tik : 50 x 100 em.
Bagi pejabat yang tugasnya harus sering memakai mesin tik, hendaknya
bekerja dengan meja bentuk 'L'. tesin tik tersebut khusus diperuntuk
kan baginya dan di letakkan di sebelah kanannya . Bagian meja sebelah
kanan ini hendaknya kira-kira 10 em lebih rendah dari permukaan meja
induknya.
Contoh meja bentuk L ini, I ihat qambar berikut
Gambar 5.
Setiap pekerjaan yang bereorak khusus biasanya memerlukan bentuk meja
tersendiri agar dapat tereapai efektivitas dan efisiensi kerja.
Misalnya soja seorang pejabat yang tugasnya banyak mempergunakan gam
bar-gambar, bagan-ba0an, peta-peta atau lembaran-lembaran warkat
lainnya yang Iebar, apabi Ia bekerja dengan mempergunakan meja bentuk
biasa lembaran-lembaran gambar tersebut akan terpaksa dioulung dan
di letakkan ii sisi meja atau di dalam lemari. Kalau rejabat itu akan
memerlukan sebuah 0ambar, mungkin ia harus mondar-mandir menuju ke
tempat peny impanan dan kemudian diikuti dengan keqiatan yang senan
tiasa membuka dan mengqulun~ kembal i gambar-gambar tersebut. Hal ini
tidak efisien . Perbuatan ini dapat dihindari jika kepadanya disedia
kan meja yang mempunyai permukaan rangkap seperti ~ambar berikut.
Gambar- gambar , bagan - bagan , peta - peta , dan warkat-
89
warkat lainnya yan g Iebar di letakkan pada permukaan sebelah bawah.
Dengan demikian jlka memerlukan qambar-gambar , maka dengan mudah dan
segera dapat dikeluarkan.
Gambar 6.
Untuk pegawai yang tugasnya satu dengan lainnya bertal ian erat, dapat
disediakan meja bentuk 'Z' yang dapat dipergunakan oleh dua pe9awai .
Meja bentuk Z ini selain kegunaannya yang memungkinkan kerjasama yang
sangat erat antara 2 pegawai tersebut, dapat pula menceqah mondar
mandirnya pegawai dan menqhemat luas l antai . Contoh meja sererti gam
bar berikut :
Gambar 7.
, ____
90
2). K u r s i
Kelengkapan meja supaya dapat dipergunakan untuk bekerja dengan
balk ialah kursl. Kursl yang balk dan efisien lalah kursl yang
dirancang seimbang dengan meja yaMg dipergunakan bekerja dan di
sesuaikan dengan pejabat yang akan mempergunakannya. Pada umum
nya kursl yang berputar dan be~da, d~buat dengan konstruksi yang
kuat, beralaskan bahan yang empuk, amat bermanfaat untuk pejabat
pejabat. Lebih-lebih untuk pejabat yang mempergunakan meja ber
bentuk L.
Tingg i rendahnya kursi hendaknya memperhatikan pedoman yang me
ngatakan bahwa pejabat yang mempergunakan kursi tersebut dapat
duduk dengan kedua kakinya menapak ke lantai. Jangan sampai meng
gantung atau mel ipat kaki jika duduk di atasnya . Tlnggi kursl
seperti pedoman ini · umumnya sekitar 45 em. Keda l aman. tempat.du
duk hendaknya jangan sampai terlampau dalam, sehingga membuat
kaki menggantu~g apabila akan menyandarkan punggung ke belakang .
Demikian pula sebal iknya jangan sampai terlalu pendek dan sempit,
sehingga membuat p}nggang Iekas Ieiah.
Bentuk kursi untuk pejabat pimpinan, pegawai, juru tik, sekreta
ris, tidak sama. Untuk pejabat plmplnan, dianjurkan kursi yang
beroda dan berputar bersandaran punqgung dan tangan. Untuk pe
gawai yang memerlukan meja berbentuk Z kursi berputar tanpa be~
r~da cocok untuknya. Untuk Sekretaris, kursi be~da dan berputar
bersandaran pungg ung tanpa sandaran tangan dapat dipergunakan .
Untuk juru tik, kursi tanpa sandaran pungqung dan tangan, tanpa
baroda dan berputar dapat dianjurkan untuknya.
91
Contoh-contoh kursi sebagai berikut
Gambar 8,
I~ . 'l\ \ ' ' I .·~ i I' -. ; :.: i \ ; ~~ ' ' . • 1
/~ .. ;J. L- . 'II •
:· I !'. 1 1 ' ,. '. ~ ?- .v·-------
_ _,) •. "'~. ' • f· ·. '·~ --f ·• .. 1 ' ' If· • ,\ \ ,.-.. , •.. \\ ' t! I (.'/!; 1\ 1\ I~ ''. ' , r ·\ '('.t [\
1
I (Pi · ~. ·' I ' ! ll . ! , \·. ' ·, \. : '. : i ~ i i \ I ' : r \r r • . ';: .\ \ \ · ; , \ f ' : ' " ' I, . I tl I. '. I \\ • t I' \ ' , { • I
' . \ 1' \ • · , · " ~ ' .. ~\ , , /_ .....
... .__ __ \ : .. , .. ~.... . ...//
~ ··'10~\) s~~~
~/ ?) \ ) Gamba r ku rs i
----r1T7//' /$~ \ ·I I ' • \ J:·\ . \,_ . ~" ' ' ,;/ \ \ ~1 ,!-.!:! \'.t I .- ,,,~ ~ 'I (i ,,.,.,\ .':-,..J • .Li.I ... 4 .. S-4 .. N}f~ .' . . I
t\'i -~ · ' "' L......-rr-~:~ / .\. I I . , , ... J' ,\ . l \r; "l .. , .. ,rrl t (l;' I' . I r' ) \ .i! l ' .
pejabat pimplnan .
~-u
c::-; \ ' ~ .
.........------.. r" . I
/ . I
\ r ·_ .... _-:.J . r \ ..
u Gambar kursi pegawai blasa.
Gambar kursi untuk juru tik Gambar kursl untuk sekretaris.
92
3). Alat-alat tul is
Seorang pe jabat yan g efisien hendaknya mempunyai a lat-alat tul is
yang lengkap. Jangan sampai terjadi hanya karen a tidak tersedia
lembaran kertas tul is, suatu pekerjaan dapat tertunda atau tidak
dapat terlaksana sama sekal i. Alat tul is yang san0at diperlukan
oleh setiap pegawai atau pejabat antara lain : pu l pen atau seje
nisnya sepertl bal I point , tinta , kertas atau bloknote, jepltan
kertas (papercl lp) dan pens! I.
Selanjutnya benda-benda lain yang diperlukan ialah : kelengkapan
kertas seperti kertas karbon, mistar, karet penghapus, kertas
penghisap , perekat , map blasa, map jepltan, a lat penajam pensil,
alat pelubang kertas, dan a lat penjepit kertas.
Beberapa alat lain yang dapat memperlancar pekerjaan misalnya :
pisau I ipat atau sllet, gunting , paku pa yun g (pines), bak surat,
alat penancap surat atau kertas, dan alas meja yang berlapis ker
tas penghisap tlnta.
Alat-alat tul is yang berupa mesln, seperti misalnya mesin tik,
mesin hi tun g, mesin stensi I, mesin kopl (copyin g machine) dan
mesin-mesin lainnya yang modern dapat kiranya di lengkapkan baqi
pekerjaan-pGkerjaan pejabat yan g tugasnya amat memerlukan mesin
mesin tersebut.
Untuk memungkinkan pegawai atau pejabat segera mulai bekerja se
telah tiba di kantor sehin~ga mencerminkan tingkah laku pegawai
atau pepabat yan g efisien, hendaknya alat- alat keperluan tufts
menu! is seperti yang tersebut d i atas telah disiapkan sebelumnya.
Misalnya pulpen, pensi I, pisau , lem perekat, dan lain sebagainya
telah di l etakkan pada tempat yan g telah disediakan. Setiap pagi
pesuruh atau sekretarisnya diminta menyiapkan alat-alat tersebut.
Dengan demikian begitu pejabat tiba dl kantor dan duduk di bela
kang meja kantor tanpa membuang-buan g waktu dan tenaga dapat se
ketlka memulai bekerja.
4) . J am
Pejabat atau pegawai yang efisien pada umumnya ada lah orang yang
sadar akan waktu. Waktu baginya amat bermanfaat sekal i. Pejabat
93
yang sedemiklan ini tahu persis setiap w~ktunya dipergunakan un
tuk melakukan jenis pekerjaan apa . Ia tahun juga secara tepat
apabila ia membuang waktu terlampau banyak untuk sesuatu pekerja
an . Untuk membantunya agar selalu sadar akan waktu, maka memi I i
ki jam merupakan suatu keharusan· baginya. Jam ini dapat berupa
arloj i tangan, lonceng dindlnq atau jam meja . Loncen g din ding
hendaknya dipasang di hadapan atau menghadapi ke arah pejabat
atau pegawai dan jan0an di letakkan di bel~kan g sehingga setiap
kal i ingin tahu j am berapa saat itu pejabat atau pegawai tersebut
harus memal ingkan ke pa la atau badannya ke belakang. Memutar tu
buh dan· kepala ke belakang untuk mel ihat jam tersebut merupakan
penghamburan tenaga dan waktu yan g tidak perlu.
Kebiasaan bertanya-tanya tentan g jam berapa saat itu kepada kawan
kawan sekerja, hanya karena ia tidak memil iki jam dan harus segera
memulal bekerja, adalah ciri cara kerja yan~ tida k efektif dan
efisien . Karen a itu untuk men gharga i waktu, sehingga menjadi
orang yang sadar akan waktu dan efisien maka sediakanlah jam.
5). A I m a n a k
Alat lai~ untuk membantu pejabat at au pegawai agar sadar akan
waktu lalah almanak atau penang9alan . Perjanjian-perjanjlan
~tau urusan-urusan untuk waktu yan g akan datang dapat dicatat
pada almanak tersebut .
Almanak meja atau almanak harlan yang diletakkan di atas meja
yang terdlri dari lembaran-lembaran yan g mudah dilepas amat mem
bantu dalam bekerja. Semua rencana kerja setiap harinya dapat
dicatat pada almanak tersebut. Setiap pagi pesuruh atau sekre
taris ditugaskan membal ik lembaran tan gga l yan~ kemarin . Jadi
beg itu pejabat tiba di meja kerja, se~era dapat mel ihat apa yang
harus diselesaikan hari itu. lni juga akan dapat menghemat ba
nyak waktu dan tenaga untuk sel a lu menginoat-inqat dulu apa yang
harus dikerjakan pa<)l hari itu .
Selain almanak tersebut dapat pula seorang pegawai atau pejabat
menyediakan buku agenda yann memuat catatan-catatan untuk hari,
94
tanggal dan jam. Semua urusan-urusan atau perjanjian dicatat dl
dalamnya dan dibuka setiap hari untuk mengin gatkan urusan-urusan
apa yang per lu diselesaikan pada hari tersebut.
6). B u k u c a t a t a n
Pejabat yan g efisien mempunyai alat penolong lain untuk membuat
dirinya semakin tanqkas dalam pekerjaann ya .
Alat tersebut ialah buku catatan . Buku ini merupakan semacam
ensiklopedi pribadi . Keteran ga n-keteran gan penting yang dijum
painya da lam menjalankan tugas pekerjaan sehari-hari dicatat da
lam buku itu . Keterangan ini dapat berupa apapun , dari suatu
nama pe raturan baru , guntin gan surat kabar, sampai tanggal dan
nomor sepucuk surat yang penting untuk kelancaran pekerjaan .
Untuk membuat buku ini sebaiknya dipergunakan buku klapper tebal
yang memuat huruf abjad di te pi kanannya .
Buku ini merupakan alat peningat yan g mudah dan cepat dan ti dak
usah membuang-buang waktu, t enaga dan pikiran jika men~hadapi
kesul itan da lam peke rjaannya.
7) . K e r a n j a n g s a m p a h
Alat ini kel ihatannya sepintas sanqat remeh, tetapl alat lni
dapat membantu para pejabat bekerja efektif dan eflsien . Selain
alat lni bermanfaat untuk menjaga kebersihan lantai, juga memung
kinkan pejabat mengadakan pembersihan isl laci atau lemari.
Laci atau lemari yan g bebas dari segala macam barang yang sudah
tidak diper lukan lagi akan menambah kecepatan pejabat tersebut
mengambi I sesuatu benda yang dikehendaki . Bebaskanlah permukaan
meja, l ac i dan lemari dari barang-barang yang sudah tidak dibu
tuhkan lagi . Jangan sampai terjadi barang-barang yang sudah ti
dak dibutuhkan tersimpan bersama-sama baranq-barang yan g masih
diperlukan . Sehinqga jika akan membutuhkan sesuatu barang ter
paksa harus membuan ~-buang tenaqa, waktu, membonqkar, memil ih
dan lain sebaga inya . Untuk membersihkan barang-barang tersebut
dan dalam laci dan lema ri, maka keranjang sampah amat membantu
pejabat tersebut.
95
8). P a p a n t u I I s
Untuk melancarkan pekerjaan seperti mlsalnya memberi . penjelasan
penjelasan kepada bawahan, menghitung angke-angka biaya perjalan
an, biaya pembel ian sesuatu baranq, pen gumuman kepada bawahan,
acara/tugas plmpinan, sebaiknya pejabat pimpinan mempunyai papan
tu I is.
9). A I a t h i t u n g
Untuk keperluan menghitung angka-angka sebaiknya seorang rejabat
mempunyai alat hitung.
Alat hitun g ini dapat disediakan mulai dari yang sederhana se
perti sempoa sampai ke kalkulator, jika blaya memungklnkan .
Alat-alat hitung ini selain memudahkan juqa menghemat tenaga,
pikiran dan waktu.
10). P e I b a g a i d a f t a r
Bag i pejabat yang sering berhubungan dengan pejabat-pejabat lain
dengan mempergunakan telpon, sebaiknya membuat daftar yang memuat
nomor-nomor telpon mereka. Atau pejabat yang sering bepergian
dengan mempergunakan jasa an gkutan umum, seperti bus, kereta api
dan pesawat terbang hendaknya juga mempunyai daftar keberangkatan
dan tibanya kendaraan-kendaraan tersebut.
Daftar-daftar tersebut hendaknya disimpan nada tempat yang me
mudahkan mencarlnya. Seperti daftar telpon para pejabat diletakan
di atas meja atau di papan tul is. Demiklan juqa keteran qan-kete
rangan lain yang berulanq kali dibutuhkan hendaknya dltulis men
jadi pelbagai daftar dan ditempelkan di tempat yang pal lng mudah
di linat sepertl misalnya pada pintu lemari, tembok, papan-papan
pengumuman dan lain sebagainya~
11). Alat-alat komunikasi
Bagi pejabat yang men0inginkan kemudahan dan penghematan tenaga
dan waktu, alat-alat komunikasi ini sekarang sudah banyak dlpakai.
Alat-alat ini memudahkan baginya jlka akan berhubungan denqan
96.
pejabat-pejabat lain balk ke luar atau di dalam kantor. Hubungan
ke dalam bagi kantor modern sekarang ini sudah banyak diperguna
kan alat-alat seperti telpon lokal, dan lnterkom. Adapun hubung
an ke luar, alat seperti t elpon, radi o <C.B), telex dan sejenis
nya banyak dipergunakan .
Demikian bebe r apa alat- alat standard/ baku yang secara minimal
dapat dipenuhi untuk pejabat ataupun pegawai di kalanqan Pe rguru
an Tin ggi mas-ng-masing dalam melaksanakan tugas-tugas peke rj aan
agar supaya dicapai efisiens i kerja.
•
97
Lamp I ran IV Keputusan Direktur Jenderal Pendidikan Tlngqi Nomor : 12/DJ/Kep/1983 Tan gga l : 11 Pebruari 1983
PEDOMAN PEMBAKUAN FORMULIR BAGI PERGURUAN TINGGI Dl LINGKUNGAN DEPARTE~1EN PENDIDIKAN DAN i(EBUDAYAAN
1 • PENDAHULUAN
Dalam setlap Perguruan Tinggi mulai pucuk plmpinan sampal tingkat sa
tuan unit kerja terbawah tentu dilakukan tatausaha atau sering juga ' I
dlsebut pekerjaan kantor (office work).
Tata usaha yang merupakan segenap ran gkaian aktlvitas menghimpun,
me~catat, mengolah, mengg,andakan, men g irimkan dan menylmpan keterang-, • ! :
an~keterangan berperan untuk melayani pe laksanaan suatu peke rjaan ' .
operatlf Perguruan Tlnngi den,gan cara menyediakan pe lbagal keteran.gan
juga keteran;gan-keterangan bagi, pimpl,nan Per;-guru.an "J;in gg i untuk mem
buat atau me I akuka,n tl ndakan yann tepat, dan me I an carkah pe rketnbangan
Perguruan Tlngat •.
Perpaduan pe I aksanaan tatausaha dan. penggunaan pe I baga i barang perbe-. '
kalan serta penogunaan konsepsf riklran. manusia yang berupa abjad,
angka, tanda-tanda baca, tanda httung dan sistem tul isan, akan ter
ctpta benda-benda hasil kerja tatausaha yan g dapat berupa segala rna
cam warkat, formul ir, buku dan ben.da-benda berketerangan lalnnya, mi-.
salnya almanak.
Macam-macam kerj'a ketatausahaan pada Perquruan Tinggi berkembang te
rus sesual dengan perkembangan pekerjaan operatifnya, di sampinq itu,
plmplnan Perguruan Tlnggi menohendaki setiap pembuatan keputusan da-
pat dlputuskan secara tepat dan cerat.
tentu dlbutuhkan segala macam keteran(]an
fakta yang benar dan up-to-date.
Untuk hal ini sudah barang
(info rmas i) berdasarkan
Untuk memperoleh keterannan yanq benar dan up-to-date tersebut, maka
segala keterangan yang menyangkut Perguruan Tin gq i perlu dicatat se
cara teratur dan lenqkap.
98
Sa lah s atu a lat yang pentin g untuk pencat at an ke t e r angan i a lah fo r
mul ir. Den gan demiki an fo rmul ir dapa t d i pergunakan untuk men gumpul
kan atau mene ruskan kete r angan .
2. PENGERT I AN
Yan g dimaksud den 0an fo rmul ir i a lah lemba ran kartu at au lemba ran ·
ke rtas be rukuran t e rtentu yang dice t a k at au distensi I de n ~a n ura ian
ura ian, ko lom-ko lom, ga ris-ga ris at au ru ang-ruan9 untuk men ghimpun
dan me nyampaikan keterangan yan9 di pe rlukan. Pengisi an ke teranqan
dapat di la kukan dengan jalan menu! is sesuatu, mencoret sesuatu ural
an yan ~ sudah tertera pa da fo rmul ir , atau membubuhkan sesuatu tan da.
Apabila formulir ini dici ptakan , d irancang, dan d i perqun akan secara
te pat dengan formul ir tersebut akan banyak men ghemat: pikiran , ten a
ga , waktu, ru an9 dan materi a l serta memu dahkan penqumpul an, pencatat
an, pen qolahan, peng iriman serta p9nyimpanan keterangan- keteran gan .
Keuntun gan la in den ga n pen ~g unaan fo rmul ir i a l ah men ghin dari tanya
j awab yanq ti dak perlu dan menj amin pe layanan yanq s ama terhadap
siapar un.
Tap i seba l iknya apab il a pembuat an fo rmul ir itu di l akukan secara se
rampan gan dan pertumbuhanny a ti dak diken da l ikan, suatu instansi mu
dah dijanqkiti o leh penyakit t at ausaha (f.o rmistis), ya itu pencl pt aan
t e rus-menerus fo rmul lr- fo rmul lr ba ru untuk setl ar macam urusan yan g
d langqap pe rlu s ambl I t e rus mempertahankan pe lbaqa i fo rmul ir lama
yanq sudah ada dan su dah banya k juml ahnya .
Untuk mence9ah at au men gatasi ha l t e rseb ut di atas, ma ka pe rlu se
ka li d i la kukanpemba kuan rlan pengen da l i an t e rhadap l ahirnya , hi dupnya
dan berakh i rnya seti ap macam fo rmu I i r .
Aqa r su paya pengq un aan fo rmul i r di· se ti ap Pe rguru an Tin qg i ben a r
bena r men ghemat wa ktu dan -t-enana , ma ka se ti ap fo rmul i r
1) . Ha rus dirancanq ( desi gn) denqan seba ik-ba iknya ;
2). Hnrus di pe rqun akan se ca ra t erat;
3) . Harus di awasl pengg un aannya .
•
99
3. PENTINGNYA PEMBAKUAN FORMULIR
Sering dijumpai pada beberapa Perquruan Tin(jgi terdapat beberapa ma
cam formul ir yang masinq-masing formul ir menghendaki terlalu banyak
keterangan yang tidak perlu , disusun kurang balk, dan ada dalam ukur
an kertas yang berbeda-beda . -Hal demikian ini sudah tentu tidak
akan me I anca rkan pe I aksanaan proses kerja dan menyu I i tkan pengawasan .
Untuk memecahkan masalah tersebut nampaknya perlu formul ir-formul ir
yang digunakan oleh masing-masinq Perguruan Tinggi diadakan pembakuan
(standardisasi).
Pembakuan merupakan dasar perbandingan yang dapat dipakai untuk me
ni lai suatu tindakan atau suatu hasi I. Pembakuan ditetapkan untuk
mengukur jumlah dan mutu pekerjaan da lam suatu instansi.
Untuk membak~kan formul ir yan~ benar-benar dapat dipakai di setiap
Perguruan Tlnggi secara seraqam merupakan hal yang tidak mudah. Un
tuk ini perlu terlebih dahu lu di lakukan penel itian pada Perquruan
Tinqgi guna mengetahui macam-macam formul ir yan0 relevan, kemungkinan
kemungkinan mana dalam peneraran/penggunaannya dapat berbeda menurut
pola tata-kerja masinq-masing Perquruan Tinggi dan untuk mengetahui
kemungkinan-kemungkinan mana yang dapat dibuat formul ir yang khas/
khusus, yang hanya ada pada Pe rguruan Ti nqg i yanq memi I i k i tata ker ja
khusus. Selanjutnya setelah di lakukan anal isa baru dapat disusun
pembakuannya .
Dalam pembakuan ini, terutama dipersoalkan aspek-aspek formul ir yang
menyangkut : ukurannya, mutu kertas dan bentuk huruf cetak. Tujuan
pembakuan formul i r ada I ah untuk mencapa i keseragaman aspek- aspek f I
s i k in i. Formul i r-formul i r yang ukurannya ti dak teratur (berubah
ubah, berganti-ganti , ti dak tetap) dapat menambah biaya-biaya per
cetakan formul i r bagi Perguruan Tinggi yang bersangkutan . Juga for
mul ir-formulir yang ukurannya tidak biasa, dapat menimbulkan kesul it
an mengenai penyimpanannya. Banyaknya ukuran formul ir yang berbeda-,
beda dalam Perguruan Tin ggi hendaknya ditekan sampai sedikit mungkin.
Formul ir yang kertasnya kuranq balk mutunya tidak akan tahan lama,
jika terus menerus dipakai dan disimpan agak lama. Mutu kertas yanq
10.0
dlpil ih untuk formul ir hendaknya sesuai dengan tujuannya. Jika for
mul ir ltu mempunyai arti yanq khusus, atau akan digunakan untuk wak
tu lama, mak8 bag! formulir itu hendaknya dip! I ih kertas yang bermutu
tinggl. Pada umumnya kertas yanq dibuat dart sulphite rupanya bagus,
darat dipakai dan tldak mudah rusak (misalnya untuk ijazah). Mutu
kertas yang dl pa kai oleh sesuatu Perguruan Tlnqgl jangan terlalu
berbeda-beda, dan macamnya hendaknya dljaga supaya sediklt mun gkin.
4. PEOOMAN PEMBUATAN FORMUL I R
Sebelum adanya pembakuan formul ir yan g benar-benar baku baqi setlap
Perguruan Tingg i, maka rada setiap Perguruan Tin gg i dapat dibuatkan
formul lr denqan pedoman sebagai berikut :
1. Setlap penciptaan formul ir hendaknya mempunyal maksud/kegunaan
yan q jelas. Bila denqan sehelai kertas biasa dapat dikumpulkan
dan disampaikan keteran ~a n-keterangan dengan sama mudahnya, maka
formul ir tldak pe rlu dicirtakan. Untuk hal ini daoat dllakukan
pende katan dengan mengajukan beberapa pe rtanyaan :
a. Apakah tujuan dari renciptaan formul ir tersebut;
b. Jlka ada tujuan, apa yan g pa l inq pentin q;
c. Apakah tujuannya cukup pentin q dan cukup lama untuk dlbuat
kan formul lr;
d. Da pa tkah tujuan itu seluruhnya dltampung den ga n formul ir
tersebut;
e. Apakah sudah ada formul lr yan g sedang dlpakai yang dapat di
ub ah sedikit, atau yan g sebaqian besar sudah menampung kebu
tuhannya.
2. Setiap mocam formul ir yan g diciptakan hendaknya diadakan pemba
kuannya terutama men qenai ukurannya, jenls kertas, tipe huruf,
wa manya.
a. Untuk menentukan ukuran/bentuk dapat dilakukan r endekatan
denqan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebaga i berikut :
(1) Siapa yan g akan diminta mengisi fo rmul ir;
(2) Apakah lnformasl itu sudah dalam keadaan slap pakai atau
masih harus diolah dahulu;
101
(3) Apakah sudah tidak ada jalan lain untuk memperoleh lnfor
mas i I tu;
(4) Sampai dl mana dapat dijamin bahwa lnformasi ltu selalu
akan I enqkap;
(5) Apakah dapat digunakan:
- beberapa copy sekal i~us
- sistem pemasukan yang satu kal I saja (tidak perlu di-
pindahkan ke formul ir lain lagi)
- sistem singkatan/kode
- sistem slmbol/lambang
- kotak kosong (tanpa garis)
- tanpa bolak-bal ik dalam pengetikan .
b. Untuk menentukan jenis kerta dapat dilakukan pendekatan de
ngan mengajukan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
t ..
(1) Bagaimana dan siapa yan0 akan memakainya.
Jika banyak yan~ memakai, maka harus dibuat dari kertas
yang kuat dan tahan cara penggunaan yang kasar.
(2) Bagaimana akan disimpan;
- memal<ai fillinq cabinet
- memakai dos ka rtot i k
- memaka i ordner
- mema ka i m i c ro f i I m.
(3) Bagaimana cara mengisinya;
- diketik
- di tul is
- di co ret
- di lobangi.
3. Setiap formul ir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana:
a . Bagian tercetak yang diterapkan hendaknya memakai kata-kata
at~u .kal imat yang jelas dan tegas;
b. Garis-garis yang tidak perlu hendaknya dihapuskan;
c. lnformasi pokok yang diper lukan harus diisi di tengah-tengah
kertas yang mudah ditemukan dan dibaca;
/
102
d. Blla formul ir akan disortir dan disimpan menurut abjad atau
nomor hendaknya nama (abjad) dan nomor ditaruh di tempat
yang menyolok, misalnya dipojok atas kanan atau kirl atau
di bagian bawah sekal i.
4. Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formul ir hendaknya
diatur susunannya secara loqis atau praktis sehingga memudahkan
pen~isian formul ir. Blla perlu dicantumkan petunjuk cara peng
isian dan dicantumkan pada bagian bawah/atau bagian l ain asal
jelas.
5. Bagian yang harus dl lsi dengan keterangan hendaknya diberi ruang
kosong yang cukup sehingga tul !san jelas.
6. Bila mungkin, keterangan-keterangan yang perlu dltulis ofeh
penglsi formul ir yang sudah dicantumkan, diberi kotak-kotak se
hingga tlnggal diberl tanda tertentu pada kotak dari keterangan
yang dimaksud atau dlcoret bagian-bagian yanq tidak perlu.
7. Setlap formul lr hendaknya mempunyai juduf nama dan bila macamnya
sudah cukup banyak hendaknya diberi kode/nomor
a. Nama formul ir harus dibakukan dan dicetak atas formul ir yang
bersangkutan untuk mencegah kesimpangsluran. Nama harus
pendek (singkat) akan tetapi cukup jelas menunjukkan kepada
slfat, tujuan atau maksud dari formul lr;
b. Nomor formul lr juga dibakukan dan dicetak atas formul ir un
tuk memudahkan baglan arsip yang harus menyimpannya dan de
ngan cepat menemukan kembali jlka diperlukan . Misalnya de
ngan menggunakan sistem desimal . Dua angka pertama di depan
titik desimal , dipakai untuk nomor : biro/baglan/seksi atau
satuan kerja yang fain (00 sampai 09). Kemudian di befakang
dlbuat nomor yang lebih fengkap.
Contoh kode 00.10 : 00 = Kantor Pusat
10 = Nomor urut macam formul ir.
8. Setlap formul ir hendaknya mempunyai ukuran tertentu menurut ke
butuhan penqgunaan don penyimpanan :
103
a. Ukuran formul ir hendaknya dibuat sesuai dengan temoat pe
nyim~anannya misalnya filin g cabinet, dos kartotik, ordner
dan seba~a inya.
b. Bila sesuatu macam fo rmul ir harus disimpan dalam berkas,
hendaknya disedlakan bagian tepi yan 9 kosong secuku pnya un
tuk keperluan penjepitan.
9. Setiap formul ir hen daknya dicetak dengan ti pe huruf yang jelas
dan seragam :
a . Biasanya yang d i paka i adalah huruf ti pe Gotik dan tepat,
menurut kebutuhan (ukuran huruf 6 punt, 8, 10 atau 12);
b. Hendaknya tidak memi I ih tipe huruf yan g sukar dibaca bila
mana cetakannya luntur.
10. Hendaknya tidak mempergunakan titik-titik atau garis-garis di
ruan q yan g harus di isi bilamana tidak betul-betul rerlu terutama
formul ir yan g harus diisi dengan mesin ketik.
11. Hendaknya tidak mempe rgunakan huruf-huruf cetakan berwarna , ke
cua l i jikalau warna itu mempunyai arti tertentu atau merupakan
suatu kode (sandi) tertentu.
12. Formul ir yan g akan dipakal ke luar maupun ke da l am Perguruan
Tin gg i hendaknya memuat nama Perquruan Tinggi yan g bersangkutan,
sedang formul ir untuk keperluan Intern ti dak pe rlu dibubuhi nama
pe rguruan tin gg i yan9 bersangkutan.
13. Formul ir ber~anda dengan tembusan yan g diperlukan o iGh beberapa
satuan organisasi, untuk memudahkan distribusi sebaiknya dibuat
dalam wama yan g berlainan
I
14.
- Wa rna putih untuk asl i;
- Warna biru muda untuk durlikat;
- Warna jambu untuk tri p! ikat;
- Warna kunln g untuk kwardupl ikat.
Bila dana memungkinkan dapat diciptakan formul ir yan g tembus
tanpa carbon (NCR= No Carbon Required).
104
15. Formul ir yang belum terpakal dapat dlsimpan kedalam tempat (af
mari atau rak) terkunci guna penqamanannya dan disusun menurut
urutan kode formul ir.
5. PROSEDUR PEMBUATAN FORMULIR
J
Setiap Perguruan Tingg i sebaik~ya mempunyai/menunjuk seorang peja
bat yang sediklt banyak dapat dlanggap ahl i formul ir (form designer)
misalnya Kep~la Biro Admfnistrasi Umum atau dari Bagian Perencanaan
untuk diserahi tugas penciptaan dan perancangan formul ir-formul ir.
Pembuatan sesuatu formul ir baru dan pemakaiannya dalam kantor pada
dasarnya mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan dan
dapat menambah beban pekerjaan yang telah ada. Oleh karena itu
perlu ditentukan bahwa suatu macam formulir bar.u tidak boleh dlcetak
dan dipakai dalam peredaran tanpa terlebih dahulu diperiksa dan di
setujui oleh petugas yan~ ditunjuk menjalankan pengendal ian formul Jr.
Dalam pembuatan formul lr di Per~uruan Tin gg i proses pembuatannya da
pat dilakukan sebagai berikut :
1. Desainer mendiskusikan atau menginterview Pejabat atau Kepala
Ba~ian yan~ memlnta formulir;
2. Desainer bertukar p ikiran dengan Pejabat-pejabat dan pegawai
yang biasa bekerja dengan formul ir-formul ir, memperhatikan
penqalaman-pengalaman mereka dengan para pengisi, pemrosesan,
penyimpanannya dan sebagainya;
3. Desainer meminta ketegasan lagi dari pihak yang memerlukan for
mul ir tentang : tujuan formul ir, dan data yanq in g in diperoleh,
cara pemakaiannya, cara penylmpanannya dan sebaga inya;
4. Desainer mulai membuat design biasanya beberapa buah contoh;
5. Oesainer memperl ihatkan dan mendiskusikan contoh-contoh formul ir
yan g sudah didesign dengan pihak yan g memerlukan formul lr beserta
pegawai-pegawai yang akan mempergunakannya;
6. Keputusan akhir diambil oleh pimpinan Perguruan Tinggi setelah
disempurnakan seperlunya.
105
6. PENGENDALIAN FORMULIR
Sebagaimana telah dijelaskan bahwa tujuan penggunaan formul ir adalah
penghematan unsur usaha seperti pikiran, tenaga, waktu~ material ;
menghindari tanya jawab yang tldak perlu; menjamin pelayanan yang
sama ; maka bila formul ir tidak dikendal ikan bukan menimbulkan efi
siensl kerja, tetapi sebaliknya malahan akan menyul itkan dan timbul
pemborosan-pemborosan. Di lain pihak akan timbul tumpukan formul ir
yang tidak dipakai lagi, atau seten~ah-setengah pemakaiannya, dan
ada pula yang sudah usang.
Untuk menqatasi hal-hal tersebut maka perlu dllakukan penqendal ian
formulir (form control). Pengendalian formulir merupakan aktivitas
teratur yang me I i put i :
a. Mencegah jangan sampai ada formul ir yang tidak dipergunakan se
bagaimana mestinya;
b. ~~ncegah jan gan sampai ada formul ir yang dlubah tanpa persetuju
an sebelumnya;
c. Mencegah jangan sampai ada formul ir baru tanpa diketahui pim
pinan;
d. Mencegah jangan sampai ada perubahan-perubahan pada pekerjaan
kantor rutin tanpa diketahui atau disetujui ofeh pimpinan. Jika
suatu pekerjaan rutin sudah tidak dapat menqikuti kebutuhan,
maka harus diadakan penyesuai an den gan direncanakan sebelumnya
dan dengan keputusan pimpinan.
Dalam men9embangkan pengendal ian formul ir dl Perguruan Tinggi dapat
dilakukan langkah-lanqkah sebaqai berikut
1. Pimpinan Perguruan Tinggi menetapkan pejabat sentral yang ber
wenan g dan bertanggung jawab atas semua formul ir yang beredar dl
Perguruan Tinqgi misalnya Kepala Biro Administrasi Umum atau pe
jabat yang oleh pimpinan Perguruan Tinggi dianqgap cukup mampu.
2. Kepada semua pejabat di I in qkunqan Perguruan Tinggi yang ber
sangk~n di instruksikan untuk tidak menqadakan perubahan apapun
pada formul ir-formul ir yanq berlaku, atau mengadakan formul ir
baru tanpa melalui pejabat sentral tersebut di atas. Keputusan
terakhir tetap pada pimpin ~n Perauruan Tinqqi.
it
t I
I I
I
I
~~
i 106
3. Pengendal ian fonmul ir mencakup juga pencetakan dan penggunaan
nya. Pejabat pengendalian mempelajari, menoecek, mennanalisa
semua formul ir yan g diusulkan, yan g sedang berlaku apakah meme
nuhi syarat-syarat teknis yang menyangkut : ukuran, tingkatan,
mutu kertas, tebal, berat, ga ris, huruf, dan sebagainya.
4. J!ka sesuatu macam formulir tldak memenuhi sya rat-syarat teknls
tersebut dl atas, pejabat pengendal i meninjau kembali formul ir
tersebut untuk diusahakan ketepatannya dalam fun gsinya memper
lancar pekerjaan dan penghematan tenaga dan waktu.