KENT BİLGİ KAYNAKLARININ D İJİTALLE ŞTİRİLMESİ · PDF fileKİY İçerisine...
-
Upload
duongnguyet -
Category
Documents
-
view
229 -
download
3
Transcript of KENT BİLGİ KAYNAKLARININ D İJİTALLE ŞTİRİLMESİ · PDF fileKİY İçerisine...
Yrd. Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ
Hacettepe Üniversitesi Bilgi ve Belge YönetimiBölümü
KENT BİLGİ KAYNAKLARININ DİJİTALLEŞTİRİLMESİVE DİJİTAL İÇERİK YÖNETİMİ UYGULAMALARI
Kent Kavramı
� Genel olarak kentler,tarihsel bir özgünlüğe sahip yapısı olan, dönüşümü kendimantığı içinde oluşan, kendi içerisinde belirli bir değerler, normlar ve sosyalilişkiler sistemini oluşturmuş yerleşim yerlerdir.
� Kent , “kente özgü kültür” kavramı ile birlikte ele alınmaktadır
� Kentler yerel ve/veya evrensel etkilerle oluşmuş olduğuna inanılan, bu etkilerlegünümüze ulaşan, mekânsal, siyasal, sosyal, kültürel ve ekonomik boyutlarıdeğişime uğrayan yerleşim yerleridir
Kent Bilgi Merkezleri ve Kent Arşivleri
� Kentlerde üretilen ve kentin tarihsel-kültürel mirası niteliğindeki her türlü bilgive belge kaynağı kent bilgi merkezlerinin malzemelerini oluşturmaktadır.
� Bu kaynaklar gerek yerel yönetimler ve çeşitli devlet organları gerekse siviltoplum kuruluşlarının çabalarıyla derlenip kent bilgi merkezlerinde hizmetesunulmaktadırlar.
� Yurt dışında hemen hemen tüm kentlerde kurulan kent arşivlerin ülkemizdekiilk örneklerini İzmir ve Bursa’da açılan kent müzesi ve arşivleri (Ahmet PriştinaKent Müzesi ve Arşivi-İzmir) oluşturmuştur.
� Günümüzde pek çok kent ‘kent arşivi’, ‘kent kütüphanesi’, ‘kent müzesi’, ‘kentbilgi bankası’ adı altında bir kent bilgi merkezine sahipti.
Kent Bilgi Merkezlerinin Amaçları
� Kentin ve kentte yaşayan insanların kültürel, sosyal ve ekonomik geçmişinitanımlayan, yaşamdaki yerini daha rahat anlamalarına yardımcı olan her türlümalzemeyi toplamak, bunların kayba uğramadan korunmalarını sağlamak,
� Toplanan belgelerin en uygun koşullarda gerekli güvenlik unsurlarınıkarşılayacak biçimde yerleştirilmelerini mümkün kılmak,
� Tarihi öğrenmek ve anlamak isteyen araştırmacılar, ilgililer ve gezginlerin bukaynaklardan en etkin biçimde yararlanmalarına dönük gerekli düzenlemeleriyapmak, kaynaklara erişime dönük en etkili yöntem ve teknikleri kullanmak,
� Dile getirilen hizmetleri etkinliğini artırmak için geliştirilen güncel bilgiteknolojisi uygulamalarını kullanmak.
Kent Bilgi Merkezlerinin Kaynakları� Kent bilgi merkezlerinin koleksiyonları daha çok kentte yer alan yerel yönetim
birimleri, çeşitli devlet organları ile kurumların idari, mali işler ile çeşitlietkinlikler sırasında ürettikleri her türlü malzeme,
� Bireylerin, özel kurumların, vakıf, dernek, oda gibi kamu hayatında etkin roloynayan örgütlere ait kent kültürünün bir parçası olarak saklanmaya değergörülen bilgi kaynakları yer almaktadır.
� Kent bilgi kaynakları kentin tarihini oluşturan, varlık temellerine ışık tutan,köklerini ve zenginliklerini tanımlayan kısaca kentin kimliğini meydana getirenunsurlardan oluşmaktadır. Bu içerikte kaynakların korunması, kayba uğramadangelecek kuşaklara aktarılması ve geniş kesimlerin yararlanmasına sunulması sonderece önemlidir
� Bu kapsamda kent bilgi kaynaklarının dijitalleştirilmesi ve dijital içerik yönetimiuygulamalarının geliştirilmesi gerekli görülmektedir.
Dijitalleştirme
� Dijitalleştirme genel olarak elektronik sistemlerce algılanamayanyapılandırılmamış formdaki bilginin elektronik ortamca algılanabilecekyapılandırılmış forma çevrilmesi uygulamalarını tanımlamak içinkullanılmaktadır.
� Dijitalleştirme, kâğıt belge, fotoğraf ya da grafik malzemeler gibi fiziksel ya daanalog materyallerin elektronik ortama ya da elektronik ortamda depolananimajlara dönüştürtmesi işlemi (United Nations…, 2006) olaraktanımlanmaktadır.
� Dijitalleştirme, basılı ortamda tek kopya olarak üretilen bilgi kaynaklarınınyedeklenmesi yanında çoklu erişiminin sağlanmasını da hedeflemektedir.
Dijitalleştirme Nedenleri
� Kağıt belge ve depolama maliyetinin azaltılması
� Kurumsal İçerik Yönetimi (Enterprise Content Management) ÇözümlerininUygulanması
� Arşivsel Koruma
Dijitalleştirmede Dikkat EdilecekUnsurlar
� Tüm içeriğin dijitalleştirilmesi gerekli mi?
� Basılı kopyası pek kullanılmayan materyallere elektronik erişim yeni talepleryaratabilir mi?
� Dijitalleştirme özel ya da nadir eserleri hangi yönleri ile etkilemektedir?
Dijitalleştirmede Dikkat EdilecekUnsurlar
� Bilgi ve belge kaynaklarını kanıt niteliğinin sürdürülebilmesi için elektronikkopyaların özgün (authentic), bütün (complete) ve erişilebilir (accessible)olması gerekir.
� Öte yandan hassas ya da gizlilik değeri olan belgelerin dijitalleştirilmesi dikkatligerçekleştirilmelidir.
Özgün Belgeler ve gerekli bilgi kaynakları tanımlanmış bir sistemiçerisinde, gerekli yetkilendirmeler ve kayıt süreçleriçerçevesinde üretilmelidir.
Bütün Dijital kayıt, içerikle ilgili basılı formda bulunan unsurlara ilişkinhiçbir kayıp olmadan tüm fiziksel ve entelektüel unsurlarıyansıtmalıdır.
Erişilebilir Gereksinim duyulduğu sürece erişim hakkı bulunan kişilerceerişilebilir, taranabilir ve okunabilir olmalıdır.
Dijitalleştirme Sürecinde Metadata AlanlarınınTanımlanmasıMetadata Unsurları GereklilikTanımlayıcı (identifier) kod Zorunlu
Başlık Zorunlu
Konu Opsiyonel
Tanımlama Opsiyonel
Üretici Zorunlu
Zaman Zorunlu
Adresler E-postalar için zorunlu
Belge türü Elde edilebildiğinde zorunlu
İlişki Elde edilebildiğinde zorunlu
Fonksiyon Opsiyonel ancak tavsiye ediliyor
Seri/Fon (aggregation) Zorunlu
Dil Zorunlu
Yerleşim Opsiyonel
Güvenlik ve Erişim Zorunlu
Düzenleme Zorunlu
Format Zorunlu
Koruma Opsiyonel
(Dublin Core Metadata Initiative, 2008; ISO 15489-1,2001; United Nations Archives and Records ManagementSection (ARMS), 2004)
Dijital Ortamda Bilginin Kullanımı: Yapılandırılmışve Yapılandırılmamış Dijital Dokümanlar
� Dijitalleştirilecek formatlara karar vermek gerekir.
� Elektronik sistemlerce içeriği algılanabilir dokümanlar yapılandırılmış, imaj ya da basılıdokümanlar ise yapılandırılmamış dokümanlardır.
� Yapılandırılmış elektronik doküman örnekleri arasında HTML, XHTML, XML, LanTeXve Microsoft Word uygulamaları yer almaktadır.
� Bu uygulamalar ofis araçları, Web tarayıcılar, sunum paketleri, çevrimiçi form işlemesistemleri ve benzeri yazılım paketleri aracılığıca kullanılmaktadır.
� Yapılandırılmış elektronik belgeler, çizim ve fotoğrafik imajların dijital kodlarını daiçerebilmektedir.
� Ancak yapılandırılmış dokümanların en önemli dezavantajları temsil kapasitelerininsınırlılığında görülmektedir.
Yapılandırılmış ve Yapılandırılmamış DijitalDokümanlar� Öte yandan imaj tabanlı dokümanlar kayıtlı bilgileri piksel piksel gösterirler.
� Okuma düzeni ya da imaj parçalarının mantıksal işlevleri hakkında çok az ya dahiç veri içermezler.
� Metne erişimi kolaylaştırmaya yönelik bazı metinsel metadata verileri eklensede imaj bir bütün olarak tek bir resim dosyası olarak algılanır.
Yeniden tasarlamak
Düzeltme, yeniden akış
Tarama, açıklama ekleme, düzeltme, yeniden akış
Sıkıştırma, çoklu çözünürlükler
Çevrimiçi yayım
Semantikİşaretleme
XML,SQL Mantığadayalı şablon
HTML, LaTeX
Yapılandırılmış Dokümanlar
İmaj Tabanlı
Dokümanlar
Fiziksel şablon
PDF,HTML, WordPad
Yapılandırılmış İmaj
DjVu, PDF, PS, INK
Bitmap
TIFF, FAX
Basılı
PDF formatı her ne kadar imajtabanlı olsa da giderek daha fazlayapılandırılmış doküman özelliğitaşıdığından söz edilmektedir
İmaj Tabanlı Dokümanlarla YapılandırılmışDokümanlar Arasındaki İlişki� Şekilde görüldüğü gibi dizgi (typesetting) çalışmaları ile yapılandırılmış
doküman formatından imajlar elde edilebilmektedir.
� Doküman analizi imaj tabanlı dokümanlardan yapılandırılmış dokümanlarınoluşturulmasına dönük faaliyetleri içermektedir.
� Bu döngüde yapılandırılmış dokümanlar ve imaj tabanlı dokümanlar birbirlerinedönüşebildikleri görülmektedir.
Yapılandırılmış Doküman
HTML, XML, LaTeX, MS Word…
İmaj Tabanlı Doküman
Faks, PDF, DJVu, TIFF…
Doküman Analizi
Yapılandırılmış Dönüşümler İmaj Genişletme, Sıkıştırma
Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme
� Geleneksel olarak doküman işleme uygulamaları, basılı ortamlardan elektronikortamlara belgelerin dönüştürülmesi üzerine yürütülmekte olan faaliyetlerikapsamaktadır.
� Bu uygulamalarda genellikle metin tabanlı belgeler taranarak elde edilen imajdokümanlar, doküman şablon analizi (layout analysis) ve optik karakter tanıma(optical character recognation, OSR) olanakları ile işlenmektedir.
� Bu işlemlerle basılı belgelerin kelime işlemci ve benzeri elektronik araçlarcaalgılanabilir elektronik formlara dönüştürülmesini sağlamaktadır.
� Örneğin OCR sistemleri günümüzde TIFF formatındaki işlenmemiş Bitmapdosyalarını mantıksal işaretlenmiş metin dosyalarına dönüştürmeyeyönelmektedir.
Yapılandırılmış Formatlara Dönüştürme� İlk aşamada doküman imajı içerisindeki metinler metnin olmayan öğelerden ayrılmaktadır,� İmaj ve karakterler ardından geometrik analiz, karakter tanıma ve dil modellemesinin
konusudur,� Mantıksal şablon analizini takip eden fiziksel şablon analizinin gerçekleştirilmekte,� Metin analizi, içerik analizi ve bilgi çıkarma teknikleri kullanılarak ek semantik bilgiler de
alınabilmektedir.
Semantikişaretleme
XML SQL
MantiksalŞablon
MS WorldHTMLLaTeX
FizikselŞablon
PDFHTMLWordPad Yapılanmış
İmaj
DjVuPDFPS INK
BilgininÇıkarılması
BilgininÇıkarılması
Mantıksal Şablon AnaliziWeb Doc Analizi
Geometrik analiz,Dil modellemesiKarakter algılama
Bitmap
TIFF
FAX
OCR Sistemleri
MRC,
Yapılandırılmış Formatlara DönüştürmeŞekil: Doküman analiz işlemlerinin çeşitli aşamaları: İmaj tabanlı gösterimden içeriğin veşablonun yüksek düzeyde gösterimine
Şekil: Stereo görüntüleme tekniği kullanılarak kamera tabanlı doküman elde etme ( Dokümanın ikifarklı açıdan fotoğrafı çekilir. Stereo görüntüleme ve interpolasyon teknikleri uygulanarak üç boyutluyüzey yeniden yapılandırılır. Özellikle bozuk ve sorunlu yüzeylerde etkili bir yöntem olarakkullanılmaktadır
Formata Karar VermeYapılandırılmış ve yapılandırılmamış elektronik dokümanların kullanım
alanlarına göre çeşitli avantajları olabilmektedir.
Yapılandırılmış Sunum İmaj Tabanlı Sunum
İmaj Tabanlı Dokümanların Avantajları
Kullanıcı sunum şeklini belirleyemez Kullanıcı istediği biçimde dokümanıgörüntüleyebilir
İçerik işaretleme nasıl tanımlanmışsaancak o şekilde görüntülenebilir
Herhangi bir içerikte gösterilebilir
Farklı formatlara çevirmek güçtür Farklı formatlara çevirmek kolaydır
Doğru işaretleme yaratmak yoğun birçaba gerektirir
Ekranda doğru göründüğü andayapılabilir
Tasarımda gizli metadata güvenlik vemahremiyet unsurları içerir
Görünen veriler olan tüm verilerdir
Yapılandırılmış Dokümanların Avantajları
Sunumu değiştirmek stil dosyalarındakolaydır
Sunum değiştirmek zordur
Kompleks taramaya olanak tanır Veri bağlantıları kurmaya dönükhenüz bir araç geliştirilmemiştir.
Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) Kapsamı veUnsurları
� KİY yapılandırılmış (structured), yarı yapılandırılmış (semi structured) veyapılandırılmamış (unstructured) kurumsal bilginin, içeriğe gömülmüş yazılımkodlarının ve metadata unsurlarının yönetimi, var olan içeriğin yayınlanması,depolanması, dağıtımı ve kurumsal amaçlarla kullanımı üzerine çözümleritanımlamaktadır.
Şekilde görüldüğü gibi iş süreçlerinin bir parçası olarak elde elden veri içerik yönetim sisteminekorum programı ile dâhil edilmekte, ilgili iş süreçlerinde bilginin sağlanmasına ile bir döngüyedönüşmektedir.
KİY Süreçleri
KİY uygulamalarında sisteme veri girişinden bu verilere erişime değin aşağıdakitemel süreçler gerçekleştirilmektedir.
� Sağlama (capture): elektronik ya da analog bilgiyi üretme /sağlama, hazırlama veişlemeye yönelik işlevler ve unsurlarının kombinasyonu. Dijital görüntüleme, metintanımlama ve indeksleme teknolojilerini de içermektedir.
� İndeksleme: İçeriğin sağlanması aşamasında indeksleme önemli bir yer teşkiletmektedir. İndeksleme işlemlerinde dokümanın daha sonra erişimi içim metadataalanlarının tamamının doldurulması oldukça önemlidir. İndeksleme anahtar kelime ya datam metin olarak yapılabilir.
� Koruma: Uzun dönemli koruma, koruma koşularında güvenlik ve yetkilendirme ileyedekleme koşullarının tanımlanması gerekir.
� Erişim: Sistem içersinde yer alan bilginin gereksinim duyulduğu anda erişimininmümkün kılınması gerekir
KİY İçerisinde İçerik Sağlama
KİY İçerisine İçerik Sağlama
(Kampffmeyer, 2006, s.29).
Yukarıdaki şekilde görüldüğü gibi KİY içerisine veriler insan üretimi ya da doğrudanuygulamalardan elde edilerek sağlanmaktadır. Sistemin verileri algılayabilmesi için kullanılanaraçlardan geçen verilere dönük girdi aşamasında yapılan bir diğer işlem tanımlamadır.
İnsan ÜretimiOfis DokümanlarıFormlarÇoklu ortamMikrofilm
Uygulama Üretimi ERP XML Mali Uygulamalar E- Fatura
AlgılamaOCRHCRICROMRBarkod
Form İşlemeE-formlar/
Bütünleşme
COLD/ERM
İndeksleme
Girdi Tasarımları
Kategorizayon
GİRDİ
Aşağıdaki şekil KİY sistemine girişi yapılan verilerin kullanımını göstermektedir.
KİY Kaynaklarına Erişim
(Cimtech Ltd, 2009; Kampffmeyer, 2006, s.65).
Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımına dönük ara yüzlerin
tasarımı, verinin sunulacağı formatların belirlemesi, erişim ve kısıtlamalar ile diğer güvenlik
koşullarının tanımlanmasının ardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme
KİY sistemleri içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır.
ŞablonTasarım
Yayın
Transformasyon
COLD/ERMKişiselleşrimeXMLPDFSıkıştırmaBirleştirmeDönüştürmeGörüntüleme
GüvenlikTeknolojileri
PKI
Dijital HakYönetimi/Filigranlar
Sayısal İmza
Yayım
Internet,Intranet,Extranet
E- iş portallari
E- posta vefaks
EDI, XML vbformatlardaveri transferi
CD-DVD
Yayım
Internet,Intranet,Extranet
E- iş portallari
E- posta vefaks
EDI, XML vbformatlardaveri transferi
CD-DVD
Yayım
Internet,Intranet,Extranet
E- iş portallari
E- posta vefaks
EDI, XML vbformatlardaveri transferi
CD-DVD
Yayım
Internet, Intranet,Extranet
E- iş portallari
E- posta ve faks
EDI, XML vb formatlardaveri transferi
CD-DVD
Dijital TV
KağıtÇIKTI
Yukarıdaki şekil doğrultusunda sistemdeki verilerin erişimi ve yayımınadönük ara yüzlerin tasarımı, verinin sunulacağı formatların belirlemesi,erişim ve kısıtlamalar ile diğer güvenlik koşullarının tanımlanmasınınardından verinin hangi ortamda yayımlanacağına karar verme KİYsistemleri içerisinde çıktı işlemleri olarak tanımlanmaktadır.
KİY İçerisinde Kaynaklara Erişim
KİY’İNÇERÇEVESİ
KİY, elektronik sistemlerde yer alan içeriğin yönetimine çok yönlü bir yaklaşım
getirmektedir. Bu çerçevede kurumsal bilgi ve belge yönetimi uygulamaları, aşağıdaki temel
başlıklarda verilen alanlarda uygulamaları içerecek biçimde yeniden tanımlanmak
durumundadır.
Doküman Yönetimi
· Giriş çıkış kontrolleri (check in/check out)· Versiyon yönetimi· Tarama ve navigasyon· Görüntüleme (vizualization)
İşbirliği (Collaboration)
· Çoklu ortam kullanarak yaratılan ortak içerik· Karar vermeye dönük bilgi· Elektronik ortamda içeriğin dönük oluşturulan ‘whiteboard’lar· Bilginin bütünleştirilmesi
Web içerik Yönetimi
· İçerik üretme· Yayın süreçleri· Dönüştürme (conversion)· Güvenlik· Web sitesi görüntüleme (visualization)
Belge yönetimi
· Dosyalama sistematiği ve kuralları· Gömü (thesaurus)· Alıkoyma şemaları· Metadata· Arşiv yönetimi
İş Akış/İş Süreç yönetimi
· Süreç ve yapılandırma yönetimi· Süreç tasarımı· Süreç görüntüleme· Rotalandırma· Gözetleme· Paralel ve ardışık işleme· Hatırlatıcı, mühletler· Kontrol
Şekil: Kurumsal İçerik Yönetimi Binası
Yetkilendirilmiş Sunucu(Fat client)
Etkinleştirme Web İstemcisi Diğer Araçlar
Dijital Değer Yönetimi
E- posta Yönetimi
Doküman Yönetimi
İndeksleme
Kategorilendirme
Algılama
Form İşleme
Doküman Görüntüleme
Tarama
İşbirliği
İşSüreç
Yönetimi
EAI
Depolama AlanlarıWeb İçerik Yönetimi
Tarama/Erişim
Depolama
Yedekleme/Kurtarma
İçerik Entegrasyonu
Uzun Süre Koruma
Bütünleştirme
Taşınma (Migration)
Yerleştirme
Kişiselleştirme
Kağıt
Elektronik
Yayım
PKI Elektronik İmza Kullanıcı Yönlendirme Kullanıcı Hakları DRM FirewallG
üvenlik
Güvenlik
ErişimKorum
aD
epolama
YönetimSağlam
a
Giriş Çıkış
İş Akışı
KULLANIM
Belge Yönetimi
Sonuç ve Öneriler
� Kent hafıza merkezi ya da bilgi merkezlerinde yer alan kaynakların zaman vemekan sınırlaması olmadan çoklu erişimlerinin sağlanması ve yıpranmadanuzunca süreler kullanılabilmesi için dijitalleştirme son derece önemligörülmektedir.
� Dijitalleştirme uygulamalarında önemli bir konuyu hangi materyallerindijitalleştirileceğine karar vermek oluşturmaktadır.
� Bu çerçevede öncelikle değerlendirme komisyonlarının oluşturulmasıgerekmektedir.
� Dijitalleştirme işleminde kullanılacak malzemenin seçiminde bilgi kaynaklarınınniteliği belirleyici olmalıdır.
� Dijital ortama aktarılan materyallere erişimin etkinleştirilmesi tanımlamabilgilerinin materyalin özelliğine göre belirlenmesi gerekmektedir.
Sonuç ve Öneriler
� Dijital materyallerin hizmete sunulduğu yazılım ara yüzlerinin tasarımı veişlevselliği de son derece önemlidir.
� Dijital içeriğe erişimin büyük ölçüde İnternet aracılığıyla olacağı düşünülerekgeliştirilen programların Web tabanlı olması gerekmektedir.
� Yine kaynakların Web görünürlüğünü artırmak amacıyla ulusal ve uluslararasıplatformlarla iletişime geçilmesi açık erişim arşiv sistemleri vb. ortamlarakayıtların yapılması önemli görülmektedir.
� Kent bilgi merkezlerinde dijitalleştirme uygulamaları ile kentin tarihi, sosyo-kültürel ve ekonomik değerleri üzerine geniş kapsamlı bir farkındalığınyaratılabileceği, Avrupa Dijital Kütüphanesini oluşturan Europena vb. büyükplatformlarda temsillerin sağlanması ile dünya ölçeğinde tanıtım ve propagandafaaliyetlerinin yürütülebileceği düşünülmektedir.
Katılımınız İçin Teşekkür Ederim
Yrd. Doç. Dr. Özgür KÜLCÜ[email protected]
Hacettepe ÜniversitesiBilgi ve Belge Yönetimi Bölümü