KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN -...
Transcript of KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN -...
i
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan 12950
PEDOMAN UMUM
DALAM
IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI
(FASE 1)
PUSAT PENGKAJIAN INDUSTRI HIJAU DAN LINGKUNGAN HIDUP
BADAN PENGKAJIAN KEBIJAKAN, IKLIM DAN MUTU INDUSTRI (BPKIMI)
2011
ii
PEDOMAN UMUM
DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN
PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1)
PEMBINA Menteri Perindustrian
M.S Hidayat
PENANGGUNG JAWAB Arryanto Sagala
TIM PENGARAH Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait
TIM PENYUSUN
Rafles Simatupang Muhammad Hafiz
Nugroho Adi Sasongko
TIM EDITOR Sangapan
Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap Wiwiek Sari Wijiastuti Patti Rahmi Rahayu
DITERBITKAN OLEH
Pusat Pengkajian Industri Hijau dan Lingkungan Hidup Badan Pengkajian Kebijakan, Iklim, dan Mutu Industri
DICETAK OLEH
KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
iii
PEDOMAN UMUM DALAM IMPLEMENTASI KONSERVASI ENERGI DAN PENGURANGAN EMISI CO2 DI SEKTOR INDUSTRI (FASE 1) Edisi I. Jakarta : Kementerian Perindustrian, Januari 2011 vi + 85 hlm. Disajikan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris Alamat Penerbit: Kementerian Perindustrian Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN: ...................................
iv
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan
Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan
karunia-Nya sehingga Pedoman Umum Implementasi
Konservasi Energi dan Pengurangan Emisi CO2 di Sektor
Industri (Fase 1) ini dapat diselesaikan pada waktunya.
Pedoman Umum ini disusun untuk meningkatkan
pengetahuan dalam pelaksanaan konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2 di sektor industri yang telah
dibahas oleh unsur pemerintah, tenaga ahli dan praktisi.
Diharapkan Pedoman Umum ini bermanfaat bagi
para pihak yang berkepentingan dalam menerapkan
konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di sektor
industri. Akhir kata kami mengucapkan terimakasih
kepada semua pihak yang telah membantu dalam
penyusunan Pedoman ini.
Jakarta, Januari 2011 Badan Pengkajian Kebijakan,
Iklim dan Mutu Industri Kepala,
Arryanto Sagala
v
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR .......................................................... iii
DAFTAR ISI ...................................................................... iv
BAB I PENDAHULUAN ........................................ 1
1.1. Latar Belakang ........................................... 1
1.2. Peraturan Perundangan ................................ 9
1.3. Definisi ...................................................... 9
1.4. Hasil, Keluaran dan Aktivitas ......................... 10
1.4.1. Hasil ........................................................... 10
1.4.2. Keluaran ..................................................... 11
1.4.3. Aktivitas ..................................................... 12
1.5. Sasaran ....................................................... 13
1.5.1. Lokasi Sasaran ............................................ 13
1.5.2. Sasaran Penerima Manfaat ......................... 13
BAB II KOMPONEN PROGRAM .............................. 15
2.1. Prinsip Dasar Program ................................. 15
2.2. Kerangka Kerja ........................................... 15
2.3. Langkah Pelaksanaan Program .................... 28
2.3.1. Persiapan .................................................... 28
2.3.2. Pelaksanaan ............................................... 30
2.3.3. Monitoring dan Evaluasi ............................... 36
BAB III ORGANISASI PROGRAM ............................. 37
3.1. NPD (National Project Development) ........... 37
3.1.1. National Project Director (NPD) ................... 37
3.1.2. Deputi National Project Director (DNPD) ...... 38
3.1.3. Sekretaris National Project Director (SNPD) . 39
3.2. Pejabat Pembuat Komitment ....................... 39
3.3. Pemerintah Daerah ...................................... 39
3.4. PMU (Project Management Unit) ................... 40
3.4.1. Tugas Teknis dan Tanggung Jawab PMU .... 40
3.4.2. Tugas Managemen & Administrasi dan Tanggung Jawab PMU ………………………..
41
3.4.3. Struktur Organisasi PMU .............................. 41
3.4.4. Tugas dan Tanggung Jawab PMU ................ 41
vi
3.4.4.1. NPM (National Project Manager) .................. 41
3.4.4.2. DNPM (Deputi National Project Manager)...... 42
3.4.4.3. Pejabat Keuangan ........................................ 43
3.4.4.4. Pejabat Administrasi ................................... 44
3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit) ................ 44
3.5 Konsultan Lapangan ...................................... 47
3.5.1. NMC (National Management Consultant) ...... 47
3.5.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis NMC .... 47
3.5.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen NMC ...........................................................
48
3.5.2. RC (Regional Consultant) .............................. 49
3.5.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis RC ....... 50
3.5.2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen RC 51
3.5.3. EC (Evaluation Consultant) .......................... 52
3.5.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis EC ....... 52
3.5.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi EC ..............................................................
53
BAB IV PENUTUP 54
4.1. TRANSPARANSI 54
4.2. AKUNTABILITAS 55
4.3. PELAPORAN 56
DAFTAR PUSTAKA 58
LAMPIRAN A
LOKASI SASARAN DAN NAMA PERUSAHAAN
60
LAMPIRAN B
PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN ICCTF – KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
63
LAMPIRAN C
PROSEDUR PEMBAYARAN TAGIHAN JASA KONSULTAN
68
Halaman 1 dari 83
BAB I PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Mitigasi perubahan iklim melalui konservasi
energi dan pengurangan emisi CO2 telah diantisipasi
oleh pemerintah Indonesia melalui penyusunan regulasi
terkait dan menetapkan target untuk tujuan tersebut.
Kementerian Perindustrian mengembangkan sistem
terintegrasi untuk pemantauan penggunaan energi
melalui konservasi energi dan pengurangan emisi CO2
di sektor industri.
Dalam UU No. 30 Tahun 2007 tentang Energi
disebutkan bahwa konservasi energi merupakan upaya
yang sistematis terencana dan terpadu guna
melestarikan Sumber daya energi dalam negeri serta
meningkatkan efisiensi dalam pemanfaatannya.
Efisiensi penggunaan energi memberi banyak
keuntungan, diantaranya adalah untuk mengurangi
biaya operasional dan biaya produksi. Konservasi
energi menjadi penting di Indonesia, dimana aktivitas
penggunaan energi pada kebanyakan industri dianggap
tidak efisien. Salah satu penyebabnya adalah teknologi
yang digunakan tergolong tua dan kurangnya
restrukturisasi infrastruktur di sektor industri.
Penggunaan energi yang tidak efisien tersebut
mempunyai kontribusi cukup besar dalam peningkatan
jumlah emisi CO2 di Indonesia.
Konsumsi energi pada tahun 2008 untuk sektor
industri adalah sebesar 49.14% dari total konsumsi
Halaman 2 dari 83
nasional (MEMR, 2009). Kenyataannya, beberapa
survei mengindikasikan konsumsi energi di sektor ini
masih mungkin dihemat sekitar 15 – 30 % (PT. EMI,
2006). Sementara itu, walaupun cadangan energi fosil
nasional Indonesia semakin terbatas namun Indonesia
memiliki cadangan gas yang cukup besar untuk
menggantikan bahan bakar fosil.
Dengan penerapan energy mix di sektor industri
yang umumnya memakai gas, diharapkan diversifikasi
energi di bidang industri dapat mengurangi emisi CO2
karena koefisien emisi gas alam yang lebih rendah
daripada koefisien emisi produk pertambangan atau
perminyakan (TNA, 2009). Oleh karena itu, Presiden
Indonesia telah mencanangkan target pengurangan
emisi sebesar 26% dengan kemampuan sendiri dan
sebesar 41% dengan bantuan lembaga internasional.
Dari sejumlah target tersebut sektor Industri mempunyai
share dengan proporsi sebesar 2%.
Analisis Pareto telah dilakukan oleh Badan
Penelitian dan Pengembangan Industri Kementerian
Perindustrian (2007) menunjukkan bahwa 80% dari
pemakaian listrik nasional terpusat pada 29 pabrik yang
merupakan 20% dari 336 pabrik. Ke 29 pabrik tersebut
di definisikan sebagai pabrik dengan penggunaan
energi yang cukup besar dapat diklasifikasikan menjadi
8 grup, yaitu, Baja, Semen, Pulp & Kertas, Tekstil,
Petrokimia, Makanan & Minuman, Pupuk, Keramik.
Pemakaian energi dari industri Pulp & Paper dan
industri Baja adalah 109.69 Petra Joule dan 107.84
Petra Joule berturut-turut (TNA, 2009). Dengan total
27.12% untuk pemakaian energi pada bidang industri
dari kedua sektor tersebut (802.11 Petra Joule). Oleh
karena itu, industri-industri tersebut perlu dilakukan
Halaman 3 dari 83
perbaikan dalam penggunaan energi dan efisiensi
energi.
Didalam kerangka kerja United Nation
Framework Convention on Climate Change (UNFCCC)
Bali – Conference of the Parties (COP) 13, Pemerintah
Indonesia telah meluncurkan program Indonesia
Climate Change Trust Fund (ICCTF) dengan bantuan
dari UNDP (United Nations Development Program) dan
BAPPENAS (Badan Perencanaan Pembangunan
Nasional) dalam rangka mengurangi emisi gas CO2.
UNDP dan BAPPENAS menyediakan bantuan
teknis kepada Kementerian Perindustrian (MoI) untuk
meninjau ulang konsep roadmap pengurangan emisi
CO2 di sektor Industri Baja dan Pulp & Kertas. Lingkup
dari bantuan teknis pada industri-industri tersebut
diharapkan mencakup regulasi yang mengakomodir
pengurangan emisi CO2.
Kementerian Perindustrian menetapkan strategi
utama dengan tujuan pengurangan emisi CO2 pada
sektor industri, yang mencakup 4 komponen:
1. Implementasi dari Konservasi Energi dan
Pengurangan Emisi CO2 pada sektor industri.
2. Promosi dalam penanganan pengurangan CO2
pada sektor industri.
3. Implementasi ESCO (Energy Service Company)
model pada sektor industry;
4. Implementasi Carbon Foot Print dan Energy
Consumption Intensity di sektor industri;
Kegiatan tersebut di bagi dalam 4 bagian, dalam
jangka panjang yang tidak dapat di pisahkan satu
dengan yang lain. Untuk disahkan sebagai aktivitas
nasional, Kementerian Perindustrian telah
Halaman 4 dari 83
mengesahkan Grand Strategy (Gambar 1) dan telah
dimasukan dalam dalam Government Blue Book.
Program IECIS ini diutamakan pada
implementasi konservasi energi pada subsektor industri
Baja dan industri Pulp & Kertas melalui penanganan
emisi dan energi. Dimana hasil yang dipakai dapat
mewakili data dari tiap subsektor yang telah dipilih, yang
selanjutnya diteruskan sampai ke tahap akhir.
Ditargetkan hasil pencapaian dari sektor industri dapat
mendukung peraturan pemerintah pada target
pengurangan emisi CO2 sebesar 2% dari 41% pada
tahun 2020.
Untuk itu, Kementerian Perindustrian harus:
1) memperkuat kapasitasnya dalam mengembangkan
sistem terintegrasi untuk konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Industri
Pulp dan Kertas,
2) meningkatkan partisipasi dari perusahaan industri
dalam konservasi energi dan pengurangan emisi
CO2,
3) meningkatkan kesadaran dan keterlibatan
pemerintah daerah dan provinsi dalam konservasi
energi dan pengurangan emisi CO2, dan
4) menguatkan kerangka kerja untuk konservasi energi
dan pengurangan emisi gas rumah kaca di industri.
Perencanaan dan strategi kegiatan ICCTF di MoI
telah diuraikan dengan:
1) RPJM (Rencana Program Jangka Menengah) yang
sejalan dengan Rencana Strategis/Renstra Badan
Penelitian dan Pengembangan Industri/BPPI,
Kementerian Perindustrian
Halaman 5 dari 83
2) ICCSR (Indonesian Climate Change Sectoral
Roadmap) di sektor Industri, di mana konservasi
energi dan pengurangan emisi CO2 berdasarkan
pada pendekatan sektoral.
3) GRK RAN (Rencana Aksi Nasional - Gas Rumah
Kaca) dari saham industri, yang berfokus pada
pembangunan berkelanjutan sejalan dengan
konservasi energi yang berarti efisiensi energi dan
diversifikasi menghasilkan perbaikan lingkungan
dan masyarakat.
Pelaksanaan peraturan pemerintah tentang
konservasi energi harus dikelola secara sistematis dan
melibatkan seluruh stakeholder, jika tidak, dikhawatirkan
target dan tujuan tidak akan tercapai. Untuk
mengantisipasi hal tersebut, Kementerian Perindustrian
(MoI) mengembangkan suatu sistem yang terintegrasi
dan handal untuk mengelola dan membina industri,
sehingga dapat meningkatkan kinerja industri.
Industri yang terlibat akan dipantau, dievaluasi,
dan dilaporkan. Harapannya, mereka dapat memberikan
kontribusi yang cukup besar dalam konservasi energi
dan pengurangan emisi CO2 , industri harus mempunyai
manajer energi, tim aksi energi, dan dokumen
pendukung (Road Map, pedoman teknis, prosedur
operasional standar, dan peta teknologi). Manajer
Energi akan memiliki tanggung jawab dalam mengelola
pemakaian energi dan dengan sendirinya
melaksanakan konservasi energi dan pengurangan
emisi CO2 sementara Tim Aksi Energi akan membantu
manager energi untuk bekerjasama dengan konsultan
yang dipilih dalam melaksanakan pekerjaan spesifik,
yaitu audit energi, audit karbon, dan TNA.
Halaman 6 dari 83
Selain itu, Kementerian Perindustrian juga harus
memberikan perhatian lebih dalam mempromosikan
pentingnya konservasi energi dan pengurangan emisi
CO2 kepada pemerintah daerah. Pemerintah daerah
akan memiliki peranan penting dalam mendukung
pelaksanaan kebijakan MOI. Dalam hal ini, pemerintah
setempat dapat didorong untuk membuat peraturan
daerah dalam rangka mitigasi dan adaptasi perubahan
iklim sektor industri.
Terkait dengan pengembangan mekanisme dan
kerjasama antara Kementerian Energi dan Sumber
Daya Mineral (Kemen ESDM/MEMR) dan Kementerian
Perindustrian (Kemenperin/MOI), proyek ini harus
secara proporsional memposisikan peran dan tanggung
jawab masing-masing kementerian. ESDM telah
melaksanakan pengkajian energi dan program
konservasi sejak tahun 2003 dengan target pada
bangunan dan beberapa perusahaan industri. Terkait
dengan tugas Kementerian Perindustrian dalam
peningkatan daya saing industri melalui peningkatan
kesadaran pelaku usaha terhadap kebijakan emisi,
maka Kementerian Perindustrian lebih memfokuskan
untuk bekerja secara langsung dengan pelaku usaha
dalam penerapan kebijakan energi konservasi.
Berdasarkan kondisi dan situasi tersebut,
program ini diharapkan dapat:
1) memiliki data dasar (baseline) yang dapat
diandalkan untuk memungkinkan pengembangan
perencanaan strategis untuk konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2,
2) memiliki sistem informasi yang terupdate dengan
baik dan dapat terdiseminasikan kepada seluruh
stakeholder,
Halaman 7 dari 83
3) Road Map dan pedoman teknis dalam penerapan
penghematan energi dan pengurangan emisi CO2
pada industri,
4) memiliki sistem untuk memperkuat partisipasi
industri dalam melakukan pemantauan yang efektif
terhadap konsumsi energi dan produksi emisi CO2,
5) mengembangkan peraturan untuk menjamin
pelaksanaan yang berkelanjutan dari sistem
terpadu, dan
6) mendorong keterlibatan pemerintah daerah dalam
mendukung pelaksanaan program dan mitigasi
perubahan iklim sektor industri.
Halaman 8 dari 83
Gambar 1. Skema Strategi Utama Promosi Konservasi Energi dan Emisi Gas Rumah
Kaca untuk di Sektor Industri Lahap Energi
Halaman 9 dari 83
1.2. PERATURAN DAN PERUNDANGAN
Mengingat pentingnya konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2, Pemerintah Indonesia telah
menetapkan:
1. Undang Undang tentang Energi (UU No. 30/1997)
2. Peraturan Presiden No. 28 tahun 2008 mengenai
Kebijakan Pengembangan Industri Nasional.
3. Keputusan Presiden No. 5/2006 tentang Kebijakan
Energi Nasional,
4. Peraturan Pemerintah No. 70/2009 tentang Konservasi
Energi
Pada PP No. 70 tersebut ditetapkan pemakaian
Sumber energi dan pengguna energi yang memakai energi
lebih besar atau setara 6000 TOE/tahun, harus
menetapkan manajer energi. Pengurangan emisi CO2
dalam sektor industri juga telah ditetapkan dalam rencana
strategis Badan Penelitian dan Pengembangan Industri,
Kementerian Perindustrian melalui Rencana Program dan
Jangka Menengah (RPJM) Tahun 2010 – 2014 melalui
Program di Pusat Penelitian dan Pengembangan Sumber
Daya, Lingkungan dan Energi (Sekarang Pusat Pengkajian
Industri Hijau dan Lingkungan Hidup).
1.3. DEFINISI
Program ICCTF (Indonesian Climate Change Trust
Fund) merupakan salah satu mekanisme pendanaan
untuk perubahan iklim. Program ini memiliki 2 tujuan
utama, yaitu:
Halaman 10 dari 83
1. Untuk mencapai Ekonomi Karbon Rendah (Low
Carbon Economy) melalui ketahanan terhadap
mitigasi dan adaptasi perubahan iklim
2. Untuk menyusun langkah inovatif yang bertujuan
menghubungkan Sumber financial internasional
dengan strategi investasi nasional, dan secara
simultan dapat menjadi contoh bentuk finansial
alternatif bagi mitigasi perubahan iklim dan program
adaptasi yang dikelola Pemerintah secara transparan
dan akuntabel.
Pada tahapan ini, ICCTF memiliki tujuan yang
spesifik, yaitu:
1. Memfasilitasi dan mempercepat proses investasi di
bidang energi terbarukan dan efisiensi energi, dan
secara simultan dapat menurunkan emisi gas rumah
kaca di Indonesia dari sektor energi.
2. Untuk menurunkan emisi akibat penggundulan hutan
dan degradasi hutan yang nantinya akan mengarah
kepada managemen hutan berkelanjutan.
3. Untuk mengurangi kerentanan pada ekosistem
pesisir, pertanian dan sektor perairan.
4. Untuk menjembatani gap finansial yang ditujukan
untuk mitigasi dan adapatasi perubahan iklim.
5. Untuk meningkatkan keefektifan dan dampak dari
bantuan finansial dari luar negeri bagi perubahan
iklim di Indonesia.
1.4. HASIL, KELUARAN DAN AKTIVITAS
1.4.1. Hasil
a. Untuk memperkuat kapasitas Kementerian
Perindustrian dalam mengkoordinasikan,
Halaman 11 dari 83
mengembangkan dan mendukung pelaksanaan
konservasi energi dan pengurangan emisi CO2
pada industri baja dan pulp dan kertas;
b. Untuk merevisi kerangka regulasi dan memfasilitasi
peningkatan kesadaran efisiensi energi dan
konservasi energi dalam industri sasaran;
c. Untuk meningkatkan kapasitas perusahaan industri
sasaran untuk mewujudkan konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2
1.4.2. Keluaran
a. Basis untuk konservasi energi dan produksi emisi
CO2 di industri baja dan industri pulp dan kertas;
b. Sistem informasi konservasi energi terpadu;
c. Sumber daya manusia dengan pengetahuan dan
keterampilan yang memadai tentang konservasi
energi dan pengurangan emisi CO2 ;
d. Prosedur Operasional Standar, Technology Need
Assessment untuk setiap industri dalam
menerapkan konservasi energi dan pengurangan
emisi CO2 ;
e. Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk
konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 ;
f. Lesson learned dari Pilot Project Tanpa Biaya &
Biaya Rendah dan Konsep Pilot Project Biaya
Menengah & Biaya Tinggi untuk konservasi energi
dan pengurangan emisi CO2
g. Peningkatan kesadaran pemerintah propinsi dan
daerah tentang isu perubahan iklim.
Halaman 12 dari 83
1.4.3. Aktivitas
a. Menetapkan tim penasihat, ahli dan fasilitator untuk
energi, pengurangan emisi CO2 dan audit teknologi
dengan mengadakan pelatihan;
b. Mengumpulkan data tentang konsumsi energi,
emisi CO2 dan teknologi yang digunakan melalui
pelaksanaan audit energi/karbon dalam industri
baja dan industri pulp dan kertas.
c. Mengembangkan sistem informasi untuk
memfasilitasi distribusi informasi kepada
stakeholders.
d. Meningkatkan keterampilan staf industri
perusahaan melalui pelatihan, pembinaan dan
pelatihan kerja di perusahaan industri untuk
konservasi energi dan emisi CO2 di industri baja
dan pulp & kertas.
e. Mengembangkan Standard Operational Procedures
(SOP) untuk konservasi energi dan emisi CO2 di
industri baja dan pulp & kertas.
f. Mengembangkan roadmap dan pedoman teknis
untuk konservasi energi dan pengurangan emisi
CO2 di industri baja dan industri pulp dan kertas.
g. Membuat Pedoman Nasional dan Peraturan
Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan
emisi CO2 di industri baja dan pulp & kertas.
h. Mengembangkan Pra Studi Kelayakan dan
Bussiness Plan untuk meningkatkan Technology
Need Assessment untuk konservasi energi dan
emisi CO2 di Baja dan pulp & kertas.
i. Pelaksanaan Pilot Project Tanpa Biaya & Biaya
Rendah dan Mempersiapkan Pilot Project Biaya
Menengah & Biaya Tinggi.
Halaman 13 dari 83
j. Mempromosikan konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2 kepada pemerintah
provinsi dan daerah dengan mengadakan workshop
dan penyebaran pelajaran yang dipetik dari
pelaksanaan proyek untuk memperkuat kapasitas
Kementerian Perindustrian dalam
mengkoordinasikan, mengembangkan dan
mendukung pelaksanaan konservasi energi dan
pengurangan emisi CO2 di industri baja dan
pulp/kertas;
1.5. SASARAN
1.5.1. Lokasi Sasaran
Industri sasaran akan terdiri dari 35 perusahaan
industri baja dan 15 perusahaan industri pulp dan
kertas. Dalam pengelolaannya akan dibuat 3 kantor
Regional Consultant sebagaimana tertera pada Tabel
1.
1.5.2. Sasaran Penerima Manfaat
• Industri, kelompok sasaran penerima manfaat
adalah Industri yang mampu melaksanakan
konservasi energi dan pengurangan emisi Gas
Rumah Kaca untuk mendukung mitigasi perubahan
iklim.
• Pemerintah Daerah (Dinas/Instansi bersama
Masyarakat), Pemerintah Kota/Kabupaten yang
menjadi lokasi sasaran ICCTF Kementerian
Perindustrian.
Halaman 14 dari 83
Tabel 1. Target Industri
Wilayah
Area Jumlah Perusahaan
Baja * Pulp dan Kertas
I Jakarta 3 - Banten 4 1
Jawa Barat 5 4 II Jawa Timur 12 4
Jawa Tengah 4 1 III Sumatera 7 5
Total 35 15
Halaman 15 dari 83
BAB II
KOMPONEN PROGRAM
2.1. PRINSIP DASAR PROGRAM
1. Prinsip Tata Kelola (Good Governance).
– Partisipasi;
– Transparansi
– Akuntabilitas
– Desentralisasi;
– Demokrasi;
2. Prinsip Pembangunan Berkelanjutan
– Perlindungan Lingkungan
– Pengembangan Masyarakat Industri
– Pengembangan Ekonomi
2.2. KERANGKA KERJA
Halaman 16 dari 83
Halaman 17 dari 83
Halaman 18 dari 83
Halaman 19 dari 83
Halaman 20 dari 83
Halaman 21 dari 83
Halaman 22 dari 83
Halaman 23 dari 83
Halaman 24 dari 83
Halaman 25 dari 83
Halaman 26 dari 83
Tabel 4. Keterkaitan Kerangka Kerja Logis
Hasil/Tujuan
Keluaran Kegiatan Detil Kegiatan/ Aksi
1. Untuk memperkuat kapasitas Kementerian Perindustrian dalam mengkoordinasi, mengembangankan dan mendukung implementasi dari konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.
1. Acuan Dasar untuk konservasi energi dan produksi emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.
- Membentuk Tim Penasihat, Tim Ahli dan fasilitator untuk konservasi energi, pengurangan emisi CO2 dan Audit teknologi dengan melakukan pelatihan; -Menyiapkan Jadwal Rinci Pelaksanaan Pekerjaan, kuesioner serta menyiapkan prosedur pelaksanaan audit energy dan audit emisi CO2 di Industri baja dan pulp dan kertas.
- TOT - Konsultasi
dengan Staf PMU
- Perlengkapan/Kantor/Perjalanan Keluar
2. Sistem informasi konservasi energi yang terintegrasi
-Mengembangkan sistem informasi untuk memfasilitasi distribusi informasi ke pihak-pihak yang terlibat.
- Perjalanan domestik
- NMC (1.2) - RC (1.2)
2. Untuk meninjau kembali peraturan kerangka kerja dan meningkatkan kesadaran dalam memfasilitasi efisiensi energi dan konservasi energi di Industri target.
1. Sumber daya manusia dengan pengetahuan dan keahlian yang cukup dalam hal konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.
- Meningkatkan keahlian dari staf perusahaan Industri dengan memberikan pelatihan, pembinaan dan kerja praktek di Industri Baja dan Pulp dan Kertas dalam hal konservasi energi dan emisi CO2.
- NMC (2.1) - RC (2.1)
2. Standard Operational Procedure, Technology Need Assessment untuk
-Mengembangkan Standard Operational Procedures untuk konservasi energi dan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.
- NMC (2.2) - RC (2.2)
Halaman 27 dari 83
masing-masing Industri untuk implementasi konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.
3. Untuk Meningkatkan kapasitas dari Industri target dalam hal kesadaran terhadap konservasi energi dan pengurangan emisi CO2
1.Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.
- Mengembangkan roadmap dan Panduan Teknis untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Menyusun Pedoman Nasional dan Peraturan Menteri untuk konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas.
- Workshop untuk menyusun Pedoman
- Timeline MOE, - NMC (3.1) - RC (3.1)
2.Bahan Pembelajaran dari Pilot Project tanpa biaya dan berbiaya rendah serta konsep dari Pilot Project berbiaya menengah dan berbiaya tinggi.
- Mengembangkan pra Studi Kelayakan dan Rencana Bisnis dengan tujuan meningkatkan Penilaian Kebutuhan Teknologi untuk konservasi konservasi energi dan emisi CO2 di Industri Baja dan Pulp dan Kertas. - Mengimplementasi Pilot Project tanpa biaya dan berbiaya rendah dan mempersiapkan Pilot Project berbiaya menengah dan berbiaya tinggi.
- NMC (3.2) - RC (3.2)
3. Meningkatkan Kesadaran dari Pemerintah daerah dan provinsi terkait dengan isu Perubahan Iklim.
- Mempromosikan konservasi energi dan pengurangan emisi CO2 kepada Pemerintah daerah dan provinsi dengan mengadakan workshop dan pertemuan ilmiah dengan membawa hasil pembelajaran dari implementasi proyek.
- NMC (3.3) - RC (3.3)
Halaman 28 dari 83
2.3. LANGKAH PELAKSANAAN PROGRAM
2.3.1. PERSIAPAN
Tabel 5. Tahap Persiapan
No Kegiatan Pelaku Hasil Keterangan
1 Serangkaian pertemuan/ lobby, koordinasi di tingkat nasional dan kelompok strategis
- Penyelenggara: Kementerian Perindustrian
- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha, Perguruan Tinggi, LSM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi, kelompok Strategis lainnya
Penerimaan perangkat pemerintah dan stakeholders lain terhadap program
2 Perumusan Pedoman Umum dan Pedoman Teknis
- Penyelenggara: NPD dan PIU
- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha.
Terumuskannya Konsep Pedoman
Lihat Kerangka Acuan Kerja
3 Road Show Kegiatan Implementation of Energy Conservation and Emission Reduction (Phase 1)
- Penyelenggara: Kementerian Perindustrian
- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha, Perguruan Tinggi, LSM, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Propinsi, kelompok Strategis lainnya
Disperind Propinsi, Disperind Kota/Kab dan Pelaku Usaha memahami program ICCTF
Lihat Kerangka Acuan Kerja
4 Pelatihan dasar audit energi untuk Pegawai Pemerintah
- Penyelenggara: NPD - Peserta: PNS di lingkungan kemenperin.
- Fasilitator: Konsultan
Tersedianya SDM yang memahami audit energi
Lihat Kerangka Acuan Kerja
5 Workshop Pedoman Umum dan Pedoman Teknis
- Penyelenggara: NPD dan PIU
- Peserta: Pemerintah, Asosiasi Industri, Pelaku Usaha.
Tersosialisasikannya Pedoman Umum dan Pedoman Teknis
Lihat Kerangka Acuan Kerja
5.a Pedoman Umum Perumus : NPD
Halaman 29 dari 83
5.b Pedoman Pembentukan Energy Action Team
Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan
5.c Pedoman Pra Feasibility Study
Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan
5.d Pedoman Teknis Energy dan Emission Management Information System
Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan
5.e Pedoman Teknis Penilaian Partisipatif Industri
Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan
5.f Pedoman Teknis Membangun Kemampuan Pemerintah Provinsi/Lokal
Perumus: NPD dan Tenaga Ahli Konsultan
5.g Pedoman Teknis Pemetaan Teknologi Industri Pulp dan Kertas
Perumus: PIU BBPK
5.h Pedoman Teknis Tata Cara Penghitungan Karbon Pada Industri Pulp dan Kertas
Perumus: PIU BBPK
5.i Pedoman Teknis Pemetaan Teknologi Industri Baja
Perumus : PIU BBLM
5.j Pedoman Teknis Tata Cara Penghitungan Karbon Pada Industri Baja
Perumus: PIU BBLM
Halaman 30 dari 83
2.3.2. PELAKSANAAN
Tabel 6. Tahap Pelaksanaan
No Kegiatan Pelaku Hasil Keterangan
1 Mobilisasi National Management Consultant (NMC) dan Regional Consultant (RC)
- Penyelenggara: NPD
- Peserta: Konsultan Pemenang Pengadaan Barang/Jasa
Tersiapkannya SDM yang akan memfasilitasi program
Lihat Kerangka Acuan Kerja
2 Sosialisasi Program di tingkat Pemerintah Daerah
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Dinas Perindustrian Provinsi, Kota, Kabupaten dan Pelaku Usaha
- Fasilitator: TA RC dan NPD
Terlaksananya sosialisasi program kepada stakeholder di daerah dan meminta kembali komitmen Pemerintah dan Pelaku usaha untuk mendukung program
Bagian dari kontrak RC Sumber: Pedoman Peran Pemerintah Daerah
3 Pelatihan dasar audit energi untuk Tim Fasilitator
- Penyelenggara : NPD
- Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi, universitas dan stakheolders lain.
- Fasilitator: Konsultan
Tersedianya SDM yang memahami audit energi
Lihat Kerangka Acuan Kerja
4 Perumusan Kuesioner dan Instrumen unutk pelaksanaan Audit dan Asessment Energi pada Industri
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi,
- Fasilitator: TA NMC
Tersiapkannya konsep teknis untuk pelaksanaan audit energi
Bagian dari kontrak NMC
Halaman 31 dari 83
5 Pelaksanaan Audit dan Asessment Energi pada Industri
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha, asosiasi,
- Fasilitator: TA RC
Terlaksana dan terkumpulnya Data data konsumsi energi dan pengurangan emisi CO2 termasuk teknologi yang digunakan
Bagian dari kontrak RC
6 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Energi
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator:TA NMC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit energy
Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Audit Energy
7 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Energi di tingkat perusahaan
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator: TA RC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit energy
Bagian dari kontrak RC
8 Pelaksanaan mengenai Konsep Pembentukan Energy Action Team
- Penyelenggara: NMC
- Peserta : Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator : TA NMC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai pembentukan energy action team
Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Energy Action Team
9 Pelaksanaan refreshment mengenai Pembentukan Energy Action Team di Perusahaan
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator: TA NMC
Terbentuknya energy action team di perusahaan
Bagian dari kontrak NMC Sumber : Pedoman Energy Actio Team
10 Pelaksanaan reffreshment untuk Participatory Industrial Appraisal
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator: TA NMC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai Participatory
Industrial Appraisal
Bagian dari kontrak NMC Sumber: Pedoman Participatory Industrial Appraisal
Halaman 32 dari 83
11 Pelaksanaan reffreshment untuk Participatory Industrial Appraisal di tingkat perusahaan
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha
- Fasilitator: TA RC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai Participatory Industrial Appraisal
Bagian dari kontrak RC Sumber : Pedoman Participatory Industrial Appraisal
12 Pelaksanaan audit / asessment energi oleh RC
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha
- Fasilitator: Tim Fasilitator
Terkumpulnya data energi
Bagian dari kontrak RC
13 Pelaksanaan Monitoring, Measure, Realibility dan Validity
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, RC
- Fasilitator: TA NMC
Monitoring validitas data
Bagian dari Kontrak NMC
14 Perumusan dan mempublikasi-kan Sistem Management Information System
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Tim Perumus , Pusdatin KEmenperin, Sekretariat BPKIMI,
- Fasilitator: TA NMC
Terumuskan dan terpublishnya Sistem Informasi
Bagian dari kontrak NMC Sumber: Pedoman EEMIS
15 Pelaksanaan Pelatihan Sistem Management Energi
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha,
- Fasilitator: TA NMC
Tersosialisasikannya Sistem Management Energi
Bagian dari kontrak NMC
16 Pelaksanaan upgrade Sistem Management Energi di tingkat perusahaan
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha,
- Fasilitator: TA RC
Terumuskannya Sistem Management Energi di tingkat perusahaan
Bagian dari kontrak RC
Halaman 33 dari 83
17 Pendampingan Dinas Perindustrian untuk membangun cara pandang pola pikir mitigasi dan perubahan iklim sektor industri
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Dinas Perindustrian,
- Fasilitator: TA RC
Terumuskannya Sistem Management Energi di tingkat perusahaan
Bagian dari kontrak RC
18 Pelaksanaan training Audit Carbon
- Penyelenggara: BBLM & BBPK
- Peserta: Pelaku Usaha, Konsultan
- Fasilitator: BBLM, BBPK
Tersiapkannya SDM yang memahami mengenai tata cara audit carbon
Lihat Kerangka Acuan Kerja
19 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Carbon
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator : BBLM dan BBPK
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit karbon
Bagian dari kontrak NMC
20 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit Carbon di tingkat perusahaan
- Penyelenggara : RC
- Peserta: Pelaku Usaha
- Fasilitator: TA RC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit karbon
Bagian dari kontrak RC
21 Pelaksanaan training technology Map
- Penyelenggara: BBLM & BBPK
- Peserta: Pelaku Usaha, Konsultan
- Fasilitator: BBLM, BBPK
Tersiapkannya SDM yang memahami mengenai technology map dan mampu merumuskan TNA
Lihat Kerangka Acuan Kerja
22 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit TNA
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator: BBLM dan BBPK
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai audit teknologi
Bagian dari kontrak NMC
Halaman 34 dari 83
23 Pelaksanaan reffreshment untuk Audit TNA di tingkat perusahaan
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha
- Fasilitator: TA RC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit TNA
Bagian dari kontrak RC
24 Workshop konsep mekanisme insentif bagi pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp-kertas
- Penyelenggara : NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder
- Fasilitator: NMC
Terlaksananya konsep mekanisme insentif bagi konservasi energi dan pengurangan emisi CO2
Bagian dari kontrak NMC
25 Workshop konsep Peraturan Menteri mengenai Road Map pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp-kertas
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder
- Fasilitator: NMC
Terlaksananya sosialisasi upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai konsep Peraturan Menteri
Bagian dari kontrak NMC
26 Workshop perumusan Road Map pengurangan emisi CO2 pada industri baja dan pulp-kertas
- Penyelenggara: PIU Direktorat
- Peserta: Pelaku Usaha, stakeholder
- Fasilitator: NPD dan PIU
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai audit TNA
Lihat Kerangka Acuan Kerja
27 Pelaksanaan reffreshment untuk Pengembangan Pra FS
- Penyelenggara: NMC
- Peserta : Pelaku Usaha, Tim Fasilitator, Tenaga Ahli RC,
- Fasilitator: TA NMC
-
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha, Tim Fasiltiator dan Tenaga lapangan mengenai pengembangan Pra FS
Bagian dari kontrak NMC
Halaman 35 dari 83
28 Pelaksanaan reffreshment untuk Pengembangan Pra FS di tingkat perusahaan
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha
- Fasilitator: TA RC
Terlaksananya upgrading bagi Pelaku Usaha mengenai Pembentukan Pra FS
Bagian dari kontrak RC
29 Pelaksanaan audit / asessment Pra FS RC
- Penyelenggara: RC
- Peserta: Pelaku Usaha
- Fasilitator: Tim Fasilitator
Terumuskannya FS untuk setiap industri
Bagian dari kontrak RC
30 Pelaksanaan Monitoring, Measure, Realibility dan Validity
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, RC
- Fasilitator: TA NMC
Monitoring validitas data FS untuk setiap industry
Bagian dari Kontrak NMC
31 Pelaksanaan perumusan investment grade audit (IGA)
- Penyelenggara : NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, RC
- Fasilitator: TA NMC
Perumusan IGA setiap industri
Bagian dari Kontrak NMC
Halaman 36 dari 83
2.3.3. MONITORING DAN EVALUASI
Tabel 7. Tahap Monitoring dan Evaluasi
No Kegiatan Pelaku Hasil Keterangan
1 Monitoring Bersama
- Penyelenggara: NPD - Peserta:
Kemenperin, ESDM - Fasilitator: TA RC
Monitoring progres pelaksanaan program
Lihat Kerangka Acuan Kerja
2 Uji Petik - Penyelenggara: NPD - Peserta: Pelaku
Usaha, Dinas PRovinsi/ Kabupaten
- Fasilitator : NPD
Monitoring kesesuaian antara data tertulis dengan pelaksanaan program
Lihat Kerangka Acuan Kerja
3 Workshop Evaluasi di tingkat Regional
- Penyelenggara: RC - Peserta: Pelaku
Usaha, Dinas Propinsi/ Kabupaten
- Fasilitator : TA RC
Evaluasi akhir pelaksanaan program
Bagian dari kontrak RC
4 Workshop Evaluasi di tingkat nasional
- Penyelenggara: NMC
- Peserta: Pelaku Usaha, Dinas PRovinsi/ Kabupaten
- Fasilitator: TA NMC
Evaluasi akhir pelaksanaan program
Bagian dari kontrak NMC
5 Workshop Evaluasi ICCTF Kementerian Perindustrian
- Penyelenggara: NPD - Peserta: Pelaku
Usaha, Staikeholder tingkat Nasional
- Fasilitator: NPD
Evaluasi akhir pelaksanaan program
Lihat Kerangka Acuan Kerja
Halaman 37 dari 83
BAB III
ORGANISASI PROGRAM
3.1. NPD (National Project Development):
Kementerian Perindustrian menunjuk Pusat
Penelitian dan Pengembangan Sumberdaya, Lingkungan
Hidup dan Energi sekarang menjadi Pusat Pengkajian
Industri Hijau dan Lingkungan Hidup untuk membentuk
National Project Director (NPD). Secara garis besar, NPD
dapat dijelaskan sebagai berikut:
NPD terdiri dari staf-staf dari Kementerian
Perindustrian.
Komite yang dibentuk untuk mengkoordinasi kegiatan
ICCTF di Kementerian Perindustrian.
Bertanggung jawab secara penuh di dalam proses
dan pelaksanaan proyek.
Dalam pelaksanaannya, NPD membentuk PMU yang
bertugas membantu secara administrasi NPD dalam
pelaksanaan pekerjaan.
Secara fungsi, NPD dibagi atas:
3.1.1. National Project Director (NPD)
NPD sebagai penanggung jawab kegiatan
mempunyai kewenangan mengelola program di
tingkat nasional yang bertindak sebagai perwakilan
executive agency atau penyelenggara program.
1. Untuk pelaksanaan administrasi keuangan direkrut
Project Management Unit dan pelaksanaan tugas
sehari hari ditunjuk DNPD dan sekertaris NPD.
Halaman 38 dari 83
2. Untuk melaksanakan tugas lapangan substansi/
program NPD dibantu oleh NMC yang membantu
pelaksanaan pengawasan, pengorganisasian,
pembinaan dan pengendalian RC.
3. Untuk pelaksanaan administrasi akan dibantu oleh
PMU dan PPK.
4. Tugas pokok, bertanggung jawab atas kelancaran
pelaksanaan program memfasilitasi penerbitan
buku pedoman umum dan teknis dibantu oleh PIU,
mengarahkan memantau dan menilai kinerja PMU,
NMC, RC/AM, EC.
5. Melaksanakan sosialisasi secara nasional
6. bertanggung jawab atas perencanaan pengelolaan
dana grant.
3.1.2. Deputi National Project Director (DNPD)
DNPD membantu NPD dalam hal:
1. Mewakili NPD ketika berhalangan cuti, sakit, sesuai
dengan penugasan dari NPD.
2. Deputi mengarahkan verifikasi.
3. Mengarahkan, memantau, kinerja dari consultant.
4. Melakukan tanda tangan cek atas persetujuan
NPD.
5. Melakukan pengendalian terhadap pelaksanaan
dan evaluasi serta (pengendalian terhadap kinerja
program sesuai dengan AWP) merujuk kepada
project document.
6. Menyiapkan mengkoordinasikan perencanaan
tindak lanjut program.
7. Mengarahkan langsung consultant evaluasi.
8. Mengarahkan PMU.
9. Mengarahkan pelaksanaan verifikasi tagihan.
Halaman 39 dari 83
3.1.3. Sekretaris National Project Director (SNPD) Tugas sekretaris NPD adalah:
1. Sebagai quality control pelaksanaan program consultan pelaksana dengan AWP.
2. Merekomendasikan kepada NPD/DNPD tentang pelaksanaan program.
3. Melakukan evaluasi kinerja, memantau, menilai kinerja consultan pelaksana.
4. Menyiapkan dokumen perencanaan tindak lanjut program berdasarkan grantd strategy.
5. Melakukan koordinasi dengan PMU dalam rangka sesuai dengan target pencapaian.
6. Mengkoordinasikan dengan staf sekretariat NPD dalam rangka kelancaran program.
3.2. Pejabat Pembuat Komitmen
Menetapkan pengeluaran anggaran dan bertanggungjawab atas tindakan yang mengakibatkan pengeluaran anggaran belanja pada kegiatan yang bersangkutan
3.3. Pemerintah Daerah
1. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program konservasi energy dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca di lingkup daerah masing-masing.
2. Menyusun konsep kebijakan Pemerintah Daerah, yang meliputi usulan Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) dan Konsep Peraturan Daerah (Perda) yang memuat mitigasi dan adaptasi perubahan iklim sektor industry.
3. Merencanakan tindak lanjut pelaksanaan konservasi energio dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca di tingkat Daerah.
Halaman 40 dari 83
4. Melakukan koordinasi dan pembinaan terhadap manajer energy dan energy action team dalam rangka peningkatan daya saing industry melalui konservasi energy dan pengurangan emisi Gas Rumah Kaca.
3.4. PMU (Project Management Unit)
PMU memiliki tanggung jawab dalam memonitor, mengevaluasi dan melaporkan seluruh aktivitas kepada NPD/DNPD melalui sekretais NPD selama masa proyek. Pejabat PMU akan berkoordinir dengan PMU dan PIU dalam mengamankan substansi materi selama implementasi proyek.
3.4.1. Tugas Teknis dan Tanggung Jawab PMU
1. Mengembangkan analisis SWOT dari program yang sedang berjalan.
2. Untuk mengevaluasi dengan cara mendapatkan umpan balik, data dan informasi mengenai program dan aktivitasnya.
3. Evaluasi dari program akan menghasilkan informasi yang berguna untuk membantu dalam menentukan lingkup dari program kerja dan area yang membutuhkan perbaikan.
4. Memberikan tujuan Evaluasi yang harus spesifik dan terukur.
5. Untuk mengembangkan dan memonitor rencana kerja dan jadwal program yang cukup terperinci.
6. Membantu NPD dalam memastikan pekerjaan dapat diselesaikan pada waktu yang telah ditetapkan.
7. Membantu NPD dalam mengatur kurun waktu yang realistik untuk proyek.
8. Untuk mengevaluasi semua pelaporan dari NMC dan RC selama implementasi dari program.
Halaman 41 dari 83
9. Mengembangkan laporan evaluasi untuk keseluruhan aktivitas
3.4.2. Tugas Managemen & Administrasi dan Tanggung Jawab PMU
1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan NPD dalam semua aktivitas.
2. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien dengan RC dalam aktivitas audit konservasi energi dan emisi.
3. Mempersiapkan template dan panduan teknis untuk monitoring dan evaluasi dari program NPD, PMU, NMC dan RC.
4. Membuat laporan yang ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris dilaporkan ke NPD.
3.4.3. Struktur Organisasi PMU
Struktur Project Management Unit, terdiri atas: 1. National Project Manager (NPM) 2. Deputi National Project Manager (DNPM) 3. Administration Officer 4. Financial Officer 5. Asisten dan Supporting Staf
3.4.4. Tugas dan Tanggung Jawab PMU 3.4.4.1. NPM
1. Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi dan keuangan program, dalam menjalankan tugasnya PMU dan dibantu oleh deputi dan officer serta asisten.
2. Mengarahkan dan bertanggung jawab pelaksanaan program yang meliputi tata admin dan keuangan yang sesuai dengan UNDP standard dan pemerintah RI.
3. Merumuskan SOP dan tata kerja PMU.
Halaman 42 dari 83
4. Memberikan rekomendasi kepada NPD/DNPD melalui sekretaris NPD mengenai pelaksanaan program, administrasi dan rencana anggaran keuangan sesuai program yang akan dilakukan.
5. Bertanggungjawab terhadap tersedianya laporan program, laporan administrasi dan keuangan sesuai dengan standard UNDP dan Pemerintah RI (PP No. 2 Tahun 2006);
6. Memberikan laporan progress program, administrasi dan keuangan kepada NPD/DNPD/SNPD.
7. Berkoordinasi dengan NMC, RC dan EC dalam pelaksanaan program dengan sepengetahuan NPD/DNPD/SNPD.
8. Mengkoordinasikan Deputi NPM, Officer dan asisten serta staf pendukung.
9. Bertanggung jawab kepada NPD/DNPD. 3.4.4.2. DNPM
1. Melakukan Check and re-check sebagai bagian dari quality control pelaksanaan program.
2. Melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program merujuk kepada Letter of Agreement (LoA), Project Document, dan Annual Work Plan (AWP).
3. Menyiapkan rencana tindak lanjut pelaksanaan program;
4. Membantu sebagian tugas NPM, meliputi : i. Menyiapkan rekomendasi pelaksanaan
program. ii. Mengkoordinasikan dan menyusun laporan
program sesuai dengan standar UNDP. iii. Mengkoordinasikan dan menyusun laporan
program sesuai dengan standar PP No. 2 Tahun 2006.
Halaman 43 dari 83
iv. Berkoordinasi dengan NMC, RC dan EC dalam pelaksanaan program dengan sepengetahuan NPD/DNPD/SNPD dan NPM.
5. Membantu NPD dalam pelaksanaan tugas lain di dalam pelaksanaan proyek.
6. Mengkoordinasikan Officer serta asisten. 7. Bertanggung jawab kepada NPM.
3.4.4.3. Pejabat Keuangan
1. Membantu NPM dalam penyusunan perencanaan dan pertanggungjawaban anggaran rutin dan program;
2. Menerima alokasi dana untuk keperluan operasional;
3. Menerima, menyimpan, membayarkan uang, dan mempertanggungjawabkan alokasi dana yang ada dalam pengelolaannya;
4. Melaksanakan proses administrasi pembayaran secara efisien, responsif, akurat, transparan, dan akuntabel;
5. Melakukan pengendalian dan pengawasan realisasi anggaran dalam rangka menjaga likuiditas keuangan dalam kondisi sehat;
6. Mengkoordinir dokumen pengeluaran keuangan; 7. Menandatangani dan mempertanggungjawabkan
semua dokumen pengeluaran sesuai dengan AWP; 8. Menyusun SOP Bidang Keuangan 9. Membantu Bendahara dalam pemotongan dan
penyetoran pajak sesuai dengan ketentuan
Undang-undang perpajakan yang berlaku dan
mengoordinasikan laporan.
10. Membantu NPD/DNPD/SNPD dalam pelaksanaan
tugas lain di dalam pelaksanaan proyek.
11. Bertanggung jawab kepada NPM.
Halaman 44 dari 83
12. Mengkoordinasikan asisten akuntansi dan asisten
verifikasi.
3.4.4.4. Pejabat Administrasi
1. Menyusun rencana anggaran dan program kerja;
2. Menyusun juklak dan juknis di bidang
Kesekretariatan di PMU;
3. Melaksanakan tata alir surat masuk dan keluar dan
mendokumentasikannya;
4. Menyusun laporan pelaksanaan program kerja
termasuk jadwal kerja program
5. Mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan
program termasuk jadwal kegiatan kerja;
6. Memfasilitasi pencatatan dan dokumentasi serta
notulensi keputusan rapat;
7. Menyusun SOP Bidang Administrasi dan Program.
8. Membantu NPD/DNPD/SNPD dalam pelaksanaan
tugas lain di dalam pelaksanaan proyek.
9. Bertanggung jawab kepada NPM melalui Deputi
NPM.
10. Mengkoordinasikan asisten di bawahnya.
3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit):
Untuk mengamankan substansi materi dari proyek,
PMU akan dibantu oleh Project Implementation Units (PIU),
meliputi:
1. Direktorat Industri Logam Dasar dan,
2. Direktorat Industri Hasil Hutan dan Perkebunan;
Mempunyai tugas :
- Mengkoordinasikan sektor industri dan perusahaan
yang dibina;
Halaman 45 dari 83
- melaksanakan monitoring dan evaluasi
pelaksanaan program sesuai kebutuhan di sektor
industri.
1. Balai Besar Logam dan Mesin .
2. Balai Besar Pulp dan Kertas,
Mempunyai tugas :
- Menyusun panduan teknis untuk sektor industri baja
dan sektor industri pulp dan kertas.
- Melaksanakan pelatihan sesuai dengan panduan
teknis yang disusun.
Melaksanakan monitoring dan evaluasi terhadap industri dan RCs merujuk dari panduan teknis yng telah disusun
Halaman 46 dari 83
Gambar 2. Struktur Organisasi Proyek
Halaman 47 dari 83
3.5. Konsultan Lapangan
3.5.1. NMC (National Management Consultant):
NMC memiliki tanggung jawab dalam
mengkoordinir, memonitor, mengevaluasi dan
melaporkan keseluruhan aktivitas kepada NPD selama
masa proyek. NMC akan berkoordinasi dengan PMU
dan PIU dalam penerapan substansi materi selama
implementasi proyek. NMC akan mengkoordinasikan
RC dalam rangka perencanaan, pelaksanaan dan
monitoring serta evaluasi standard dan kinerja program.
3.5.1.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis NMC
1. Menganalisa data yang berasal dari penilaian
energi dan emisi oleh RC dari semua perusahaan
terpilih.
2. Menyiapkan baseline mengenai intensitas dan
konsumsi energi dari semua perusahaan terpilih.
3. Mempersiapkan baseline dari faktor emisi dari
semua perusahaan terpilih.
4. Melakukan verifikasi terhadap dokumen yang
difasilitasi oleh RC. Adapun dokumen-dokumen
tersebut, adalah :
i. Data hasil Audit dan Asesmen Energi;
ii. Data baseline;
iii. Technology Need Assesment setiap Perusahaan;
iv. Bussiness Plan;
v. SOP pelaksanaan No Cost dan Low Cost
vi. Pre-Feasibility Study setiap perusahaan;
5. Mengevaluasi Pra-Studi Kelayakan (Pre-FS) untuk
semua perusahaan yang telah difasilitasi RC yang
melingkupi kemungkinan audit investasi yang
potensial.
Halaman 48 dari 83
6. Menyusun Studi Kelayakan (FS) dan Investment
Grade Audit (IGA) untuk semua dokumen Pre-FS
yang telah difasilitasi RC.
7. Memperkirakan potensi penghematan biaya dan
energi serta pendapatan dari carbon finance dari
kegiatan efisiensi energi berkoordinasi dengan RC
dan EC.
8. Menilai kelayakan pengurangan emisi gas rumah
kaca di industri terpilih berkoordinasi dengan RC dan
EC.
9. Menyusun konsep roadmap pengurangan emisi gas
rumah kaca.
10. Melaksanakan dan mempersiapkan pelatihan untuk
pengaturan tim penggerak energi (Energy Action
Team) di masing-masing perusahaan.
11. Mempersiapkan dan mengembangkan Sistem
Manajemen Informasi untuk Energi dan Emisi
(SMIEE) yang akan dipublikasikan melalui website
Kementerian Perindustrian.
12. Membantu penyusunan rencana kerja tindak lanjut
Program ICCTF fase selanjutnya.
13. Finalisasi target pengurangan emisi dan konsep Pilot
Project Tanpa Biaya dan Berbiaya Rendah terkait
konservasi energi dan pengurangan emisi CO2.
3.5.1.2. Tugas dan Tanggung Jawab Manajemen NMC
1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien
dengan NPD di semua kegiatan.
2. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien
dengan RC dalam kegiatan audit energi dan emisi
3. Mempersiapkan Pedoman Umum dan Pedoman
Teknis Audit Energi dan Emisi untuk RC.
Halaman 49 dari 83
4. Mengadakan konsultasi dengan perwakilan dari
industri terpilih dalam rangka menetapkan langkah-
langkah yang akan dicapai untuk pengurangan
intensitas konsumsi energi dan emisi.
5. Memastikan RC untuk berkomunikasi dengan industri
terpilih dalam menilai kemungkinan implementasi
Pilot Project Energy Services Company (Tanpa Biaya,
Biaya Rendah, Biaya Menengah dan Biaya Tinggi)
6. Membuat laporan tertulis dalam Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris dan dilaporkan ke NPD melalui
PMU.
3.5.2. RC (Regional Consultant)
RC mempunyai tanggung jawab memberikan layanan
teknis dalam mengkoordinasi, memonitor, mengevaluasi
dan melaporkan keseluruhan aktivitas di tingkat daerah
ke NMC dan NPD. RC harus membangun komunikasi
dengan pemerintah daerah mengenai pentingnya
program dan mendorong pemerintah untuk berkontribusi
dalam keberhasilan program, diharapkan pemerintah
daerah dapat berkontribusi dengan menyusun peraturan
daerah terkait.
RC didukung oleh Manajer Area dalam mengelola
kegiatan di industri terpilih. Manajer Area mempunyai
tanggung jawab untuk mengkoordinir implementasi
kegiatan berkoordinasi dengan auditor dan fasilitator. Tim
auditor dan fasilitator bekerja dengan tim aksi energi di
industri terpilih. Manajer Area membantu RC untuk
mengkomunikasikan program ini dengan pemerintah
lokal dan mengawasi tim fasilitator.
Halaman 50 dari 83
3.5.2.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis RC
1. Mengimplementasikan pedoman umum dan
pedoman teknis yang disiapkan oleh NPD.
2. Melakukan semua rangkaian audit energi yang
terdiri dari audit energi, konservasi energi dan
kalkulasi inventarisasi emisi di perusahaan-
perusahaan terpilih.
3. Melakukan semua rangkaian audit emisi yang terdiri
dari mengumpulkan data emisi dari energi, proses
produksi dan limbah yang dihasilkan di perusahaan-
perusahaan terpilih.
4. Mengidentifikasi pelaksanaan potensi penghematan
energi dan merekomendasikan rencana aksi
perusahaan terkait efisiensi energi.
5. Mengidentifikasi dan menghitung emisi gas rumah
kaca di perusahaan-perusahaan terpilih.
6. RC bertindak sebagai fasilitator dan pendamping
industri untuk membuat dokumen berikut :
i. Data hasil Audit dan Asesmen Energi;
ii. Data baseline;
iii. Technology Need Assesment setiap Perusahaan;
iv. Bussiness Plan;
v. SOP pelaksanaan No Cost dan Low Cost;
vi. Pra-Study Kelayakan setiap perusahaan;
7. Mengorganisir rekomendasi yang dihasilkan dari
pelaksanaan efisiensi energi berdasarkan kriteria
proyek tanpa biaya, berbiaya rendah, berbiaya
menengah dan berbiaya tinggi.
8. Menetapkan tingkat prioritas dari implementasi
konservasi energi dan pengurangan emisi lebih
lanjut untuk kemudian diikuti dengan pra studi
kelayakan. Pra-Studi Kelayakan mengandung
Halaman 51 dari 83
informasi dan analisis keuangan, tekno ekonomi
dan disain teknis.
9. Menyiapkan pelatihan untuk pembentukan Energy
Action Team (EAT) di masing-masing perusahaan.
Melalui tugas ini, RC perlu mengumpulkan
informasi dan hasil audit energy sebelumnya untuk diuji
coba di sektor industri yang berbeda dan mengkaji
kesesuaian rekomendasi apabila tidak sesuai, RC
mengidentifikasi hambatan seperti keterbatasan
keuangan.
Untuk mendukung data diatas beberapa informasi
berikut harus dikumpulkan, yaitu:
- Langkah-langkah efisiensi energi dan pengurangan
emisi CO2 yang sudah diimpelementasikan oleh
industri terpilih.
- Implementasi teknologi baru yang sudah ada
maupun yang sedang direncanakan.
3.5.2.2. Tugas dan Tanggung Jawab Managemen RC
1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien
dengan NPD dan Konsultan (PMU, NMC dan RC) di
semua kegiatan.
2. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien
dengan industri terpilih di semua tingkatan aktivitas
audit
3. Melakukan konsultasi dengan perwakilan dari
perusahaan terpilih untuk menentukan rencana aksi
perusahaan terkait pengurangan intensitas konsumsi
energi dan emisi.
Halaman 52 dari 83
4. Mengumpulkan semua informasi yang berhubungan
emisi dan energi di perusahaan terpilih.
5. Mempersiapkan laporan berdasarkan format
pelaporan yang telah diberikan NMC.
6. Mempersiapkan laporan bulanan perihal kemajuan
proyek kepada NMC.
7. Mempersiapkan Pra-Studi Kelayakan untuk masing-
masing perusahaan terpilih.
8. Mempersiapkan laporan pengeluaran untuk survey
energi dan emisi kepada NPD.
9. Semua laporan audit ditulis dalam Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris.
3.5.3. EC (Evaluation Consultant)
EC mempunyai tanggung jawab melakukan
evaluasi kesesuaian antara rencana program dan
pelaksanaannya yang dilakukan oleh NMC dan RC
untuk masing-masing sektor industri. Berdasarkan
Project Document, AWP dan TOR layanan teknis, EC
mengkoordinasikan, memonitor, mengevaluasi dan
melaporkan keseluruhan aktivitas di tingkat daerah
kepada NMC dan NPD. EC harus membangun
komunikasi yang efektif dan efisien dengan NMC dan
RC.
3.5.3.1. Tugas dan Tanggung Jawab Teknis EC
Melakukan evaluasi pelaksanaan program sesuai
dengan :
1. Rencana dan pelaksanaan program untuk masing-
masing sektor industri yang dilakukan oleh NMC
dan RC berdasarkan Project Document, AWP dan
TOR.
Halaman 53 dari 83
2. Pelaksanaan pedoman teknis yang disiapkan oleh
NPD di lapangan.
3. Tata cara pelaksanaan audit energi dan konservasi
energi & kalkulasi inventarisasi emisi yang
dilakukan oleh NMC dan RC.
4. Rekomendasi dan masukan untuk perbaikan.
3.5.3.2. Tugas dan Tanggung Jawab Administrasi EC
1. Mengembangkan koordinasi yang efektif dan efisien
dengan NPD/DNPD/PMU, NMC dan RC.
2. Melakukan evaluasi pelaksanaan program di NMC
dan RC untuk seluruh output.
3. Menyiapkan semua laporan dalam Bahasa
Indonesia dna Bahasa Inggris .
Halaman 54 dari 83
BAB IV PENUTUP
4.1. TRANSPARANSI
Pelaksanaan Kegiatan ICCTF Kementerian
Perindustrian secara administratif maupun operasional
mengacu kepada:
1. Peraturan Pemerintah No. 2 Tahun 2006 Tentang
Tata Cara Pengadaan Pinjaman dan/atau
Penerimaan Hibah serta Penerusan Pinjaman
dan/atau Hibah Luar Negeri.
2. Pelaksanaan program yang dibiayai UNDP mengacu
kepada Pedoman Pelaksanaan Pengelolaan
Kegiatan Hibah UNDP (Project Management
Implementation Guideline - PMIG)
Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa mengacu
kepada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 dan
Peraturan Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang pedoman
pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah yang
bertujuan untuk mengatur pelaksanaan pengadaan
barang/jasa, untuk yang sebagian atau seluruhnya dibiayai
APBN/APBD sehingga pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dapat dilakukan secara efisien, efektif, terbuka
dan bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif dan
akuntabel.
Halaman 55 dari 83
Beberapa prinsip yang perlu diperhatikan, yakni :
Efisien berarti pelaksanaan program termasuk
pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan
menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu
sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggung
jawabkan.
Efektif berarti pelaksanaan program termasuk
pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan
kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat
memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai
dengan sasaran yang ditetapkan.
Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi
mengenai program, pengadaan barang/jasa,
administrasi dan kontrak yang dipublikasikan melalui
portal resmi Kementerian Perindustrian.
Transparansi dalam pelaksanaan program harus
dilaksanakan para pelaku, yaitu dari tingkat National
Project Director (NPD), Project Management Unit (PMU)
dan dapat diakses oleh semua pihak yang
berkepentingan untuk memperoleh berbagai informasi
yang dibutuhkan seperti konsep program, kebijakan &
keputusan yang dibuat, kegiatan-kegiatan, dana yang
diperoleh, dan pihak yang mendapat manfaat dari
program.
4.2. AKUNTABILITAS
Selain wajib menerapkan prinsip transparansi, program ini juga menerapkan prinsip akuntabilitas dalam proses
Halaman 56 dari 83
pengambilan keputusan dan pengelolaan kegiatan serta keuangan. Penerapan prinsip akuntabilitas harus ditaati secara konsisten oleh semua pelaku program, tanpa terkecuali.
Akuntabilitas ini pada dasarnya dapat dilakukan dengan memberikan peluang kepada semua pihak yang berkepentingan untuk melakukan audit, bertanya dan atau menggugat pertanggungjawaban para pengambil keputusan terkait dengan kepentingan umum.
Adapun aktivitas yang akan dilakukan, diantaranya adalah:
a. Konsultasi Publik
b. Rapat Koordinasi
c. Rapat Bulanan
d. Audit dan Pemeriksaan
4.3. PELAPORAN
Format laporan dan kesimpulan ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris yang kemudian akan disampaikan kepada NPD. Laporan-laporan tersebut harus dirumuskan sebagai Laporan Khusus yang terdiri atas sebagai berikut:
1. Laporan Triwulan
Informasi yang tertuang dalam laporan triwulan,
menjadi dasar bagi program manager untuk
melaksanakan:
Update Issues Log.
Pelaporan triwulanan yang disampaikan oleh NPD
akan menjadi input dalam sistem ATLAS dalam
rangka memutakhirkan Issues Log. Hal ini bertujuan
untuk memantau penyelesaian permasalahan (jika
ada) yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
Halaman 57 dari 83
Update Risks Log.
Pelaporan triwulanan juga harus disertakan pada
Risks Log yang muktahir sesuai Project Document.
Jika ada potensi risiko yang baru ditemukan dan
mendapatkan kesepakatan dari Project Board untuk
dilaporkan ke UNDP karena akan sangat
mempengaruhi pelaksanaan kegiatan, perlu segera
dicantumkan dalam sistem ATLAS supaya bisa
termonitor dengan baik.
Lessons-learned Log.
Agar proses pembelajaran yang didapat dari
pelaksanaan kegiatan ini perlu dicatat dengan baik
untuk perbaikan dalam pelaksanaan kegiatan
program selanjutnya.
2. Laporan Tahunan
Laporan tahunan disusun oleh project/programme
manager sesuai arahan NPD dan disampaikan kepada
Project Board untuk mendapatkan pengesahan. Format
laporan tahunan menggunakan format yang digunakan
dalam penyusunan laporan triwulan. Hal ini
dimaksudkan agar setiap progres pencapaian kegiatan
untuk setiap komponen pada setiap triwulan dapat
tercatat secara berlanjut dan dilaporkan, termasuk
permasalahan dan pembelajarannya.
Berdasarkan laporan tahunan, Project Board
melakukan review atas pelaksanaan kegiatan pada
tahun yang bersangkutan. Hasil review dapat menjadi
bagian dari laporan akhir kegiatan. Laporan tahunan dan
hasil review-nya menjadi salah satu masukan dalam
penyusunan rencana kerja tahun berikutnya. Laporan
Halaman 58 dari 83
tahunan tersebut selanjutnya disampaikan kepada
Bappenas, instansi yang bersangkutan dan UNDP.
Dalam hal keuangan kegiatan, seluruh pengeluaran
kegiatan selama tahun yang bersangkutan baik dari
komponen yang menjadi tanggung jawab NPD maupun
UNDP harus dituangkan ke dalam Combined Delivery
Report (CDR).
CDR bersumber dari sistem manajemen ATLAS dan
mendapatkan pengesahan dari NPD. Pembagian
pencatatan bagian pendanaan yang menjadi tanggung
jawab NPD harus dipisahkan secara jelas dengan
bagian yang menjadi tanggung jawab UNDP.
3. Laporan Akhir Final Report
Setelah kegiatan berakhir, Programme/Project
Manager atas supervisi dari NPD menyusun laporan
akhir kegiatan. Ruang lingkup laporan ini mencakup
substansi pencapaian output kegiatan, permasalahan
dan upaya penyelesaian permasalahan tersebut, dan
rekomendasi upaya yang harus terus dilaksanakan
untuk menjamin keberlangsungan program/proyek.
Laporan akhir kegiatan disampaikan kepada semua
pihak yang terkait seperti Bappenas, UNDP, instansi
yang bersangkutan dan Departemen Keuangan.
Halaman 59 dari 83
DAFTAR PUSTAKA
Department Pekerjaan Umum. 2010. Pedoman Umum
PNPM Perkotaan Dirjen Cipta Karya. Jakarta
P2KP. 2010. Pedoman Pelaksanaan Tata Cara Invoice.
Jakarta.
BAPPENAS – UNDP. 2009. Project Management
Implementation Guideline / Pedoman Pengelolaan
Kegiatan Hibah UNDP. Jakarta
Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Standar
Prosedur Operasional Proyek dana Hibah. Jakarta.
Halaman 60 dari 83
LAMPIRAN A
LOKASI SASARAN DAN NAMA PERUSAHAAN
Halaman 61 dari 83
Halaman 62 dari 83
LAMPIRAN B
PELAKSANAAN PENGELOLAAN KEGIATAN ICCTF
DAN KEMENTERIAN PERINDUSTRIAN
1. Administrasi Keuangan
1.1. Persyaratan umum pengeluaran dana
Pengeluaran dana dilakukan apabila memenuhi
unsur-unsur berikut:
1. Tujuan pengeluaran sesuai dengan yang telah
ditetapkan dan tercakup dalam anggaran yang
telah direncanakan. Tujuan pengeluaran
harus sesuai dengan sasaran yang hendak
dicapai sebagaimana yang tercantum dalam
dokumen rencana alokasi anggaran.
2. Pengeluaran dana harus disetujui oleh NPM,
DNPD atau NPD.
3. Pelaksanaan pengeluaran anggaran harus
dilaksanakan secara hemat, riil, dan
transparan.
1.2. Penyimpanan, pengeluaran dan pelaporan
keuangan
1. Penerimaan dan penyimpanan dana dilakukan
melalui rekening koran yang dibuka di bank
milik Pemerintah dengan menggunakan nama
Program ICCTF-MOI.
2. Untuk pencairan dana, FA menerbitkan
voucher pembayaran (Surat Perintah
Membayar) yang ditanda tangani oleh NPM,
diperiksa/review oleh NPD/DNPD atau
petugas yang ditunjuk dan disetujui oleh
NPD/DNPD sesuai dengan besaran
Halaman 63 dari 83
pengeluaran.
3. Pembayaran kepada pihak ketiga dengan
besaran melebihi 5 juta rupiah harus
ditransfer melalui bank.
4. Seluruh transaksi perbankan termasuk
penerimaan, pengiriman, pengembalian serta
penarikan uang tunai dari bank harus dicatat
dalam buku bank.
5. Rekonsiliasi laporan bank dengan pembukuan
dilakukan setiap bulan.
6. Persediaan uang tunai sebagai kas kecil pada
kantor unit ICCTF-MOI ditetapkan sebesar
Rp. 10,000,000 dan menganut sistem
pengelolaan kas kecil yang diakui oleh prinsip
akuntansi pemerintah dengan pengelolaan
diatur oleh NPM.
7. Pengeluaran keuangan yang dapat dilakukan
melalui kas kecil adalah pengeluaran untuk
operasional harian kantor (tidak termasuk gaji
dan biaya perjalanan dinas). Semua
pengeluaran dari kas kecil harus disetujui oleh
NPM sebelum transaksi dilakukan.
8. Semua bentuk pengeluaran kas kecil harus
diajukan ke FA, kemudian FA meminta
persetujuan NPM sebelum dana dikeluarkan.
9. Pengisian kembali (replenishment) dilakukan
setiap actual saldo kas kecil minimal Rp.
2.500.000 (dua juta lima ratus ribu rupiah),
dengan melampirkan laporan penggunaan kas
kecil, permintaan pengisian dana kas kecil
yang diajukan oleh FA kepada NPM.
10. Semua bentuk pengeluaran dan pembayaran
Halaman 64 dari 83
harus dipertanggungjawabkan dalam bentuk
kwitansi pengeluaran, pembayaran dan
penerimaan serta dilaporkan di dalam laporan
keuangan bulanan.
11. Laporan Keuangan per kwartal ICCTF-MOI,
harus dilengkapi dengan copy Bank Book,
Bank Reconciliation dan Statement, Money
Expenditure, Financial Report dan Face
Form, serta Cash Book dan laporan
penggunaan Petty Cash. Laporan keuangan
yang dilengkapi dengan copy dokumen
pendukung dapat dikirim ke UNDP setelah
direview oleh NPD/DNPD atau petugas yang
ditunjuk dan disetujui oleh NPD/DNPD.
1.3. Periode Pengiriman Laporan Keuangan
1. PMU ICCTF-MOI berkewajiban mengirimkan
laporan keuangan bulanan, tiga bulanan dan
tahunan kepada UNDP.
2. Laporan keuangan bulan berjalan harus
disampaikan ke UNDP setiap tanggal 10 pada
bulan berikutnya. .
3. Laporan keuangan tiga bulanan dan laporan
keuangan tahunan harus dilengkapi dengan
Rencana Kegiatan periode berikutnya
4. Laporan tahunan tahun berjalan disampaikan
pada tanggal 10 Januari tahun berikutnya
Batas waktu pengiriman laporan tiga bulanan dan
workplan dapat dilihat pada Tabel di bawah ini.
Halaman 65 dari 83
Timeline Pengiriman Laporan Keuangan dan Workplan
2. Monitoring dan Evaluasi Kegiatan
Monitoring dan Evaluasi dimaksudkan untuk
mengetahui perkembangan realisasi pelaksanaan
kegiatan, mengetahui permasalahan yang muncul di
dalam pelaksanaan, sehingga alternatif pemecahannya
dapat dilakukan secepat mungkin, sehingga
memperlancar pelaksanaan kegiatan dan pencapaiaan
sasaran.
1. Monitoring pelaksanaan kegiatan program dan
administrasi dilakukan secara berjenjang, ditingkat
NPM evaluasi dilakukan terhadap FO, AA, FA dan
AA; di tingkat NPD evaluasi terhadap NPM dilakukan
setiap 6 bulan.
2. Monitoring dan evaluasi dilakukan terhadap laporan
yang disampaikan oleh NPM kepada NPD dan
UNDP.
3. Laporan terdiri dari laporan kegiatan, dan output
yang dihasilkan, notulensi pertemuan, serta laporan
keuangan.
Periode Kegiatan Timeline (diterima di UNDP)
Workplan Laporan Keuangan
Q1 (Kwartal 1): 01 Januari – 31 Maret
10 Des 10 April
Q2 (Kwartal 2): 01 April – 30 Juni
10 April 10 Juli
Q3 (Kwartal 3): 01 Juli – 30 Sept.
10 Juli 10 Okt
Q4 (Kwartal 4): 01 Okt.– 31 Desember
10 Okt 10 Des
Halaman 66 dari 83
4. Pelaporan kegiatan dilakukan setiap berakhirnya
kegiatan seperti yang tertera di dalam workplan.
5. Waktu pelaporan kegiatan paling lambat 1 (satu)
minggu setelah pelaksanaan, sedangkan laporan
keuangan disampaikan sesuai jadwal yang sudah
disepakati antara KEMENTERIAN
PERINDUSTRIAN dan UNDP.
6. Pelaporan kegiatan per triwulan dilakukan setelah
berakhirnya kuartal, paling lambat 3 minggu setelah
kwartal berakhir.
7. Kompilasi pelaporan harus dikonsolidasikan dan
disetujui oleh NPD sebelum disampaikan ke UNDP.
3. Tata Tertib Pengadaan Barang dan Inventarisasi
1. Pengajuan pengadaan barang dilakukan oleh NPM
dan disetujui oleh NPD, serta barang yang dibeli
harus sesuai dengan yang tertera pada AWP.
2. Cara Pengadaan barang/barang inventaris harus
dilakukan mengikuti peraturan yang berlaku.
3. Seluruh barang yang dibeli harus dicantumkan dalam
daftar inventaris dan diberi penomoran mengikuti
standar yang berlaku di UNDP dan kondisinya
dilaporkan kepada NPD dan UNDP setiap bulannya.
Laporan inventori ini disiapkan oleh AA, disetujui oleh
NPM dan DNPD.
4. Barang inventaris program yang dibeli dengan dana
NEX, setelah mendapat persetujuan UNDP dapat
diserahkan kepada Kementerian Perindustrian
setelah proyek selesai.
5. Kewenangan dan persetujuan pencairan dana untuk
pembelian barang dilakukan oleh NPD.
6. Barang di dalam daftar inventori ICCTF-MOI tidak
Halaman 67 dari 83
diasuransikan.
7. Pada akhir masa proyek semua barang di dalam
daftar inventori ini akan diserahkan ke
Kementerian Perindustrian.
4. Tata Administrasi Kantor
Secara umum peraturan operasional kantor
mengikuti peraturan yang berlaku, dan diberlakukan
kepada Seluruh Staf PMU, yaitu:
1. Jam kerja dimulai pkl. 08.00 dan berakhir pkl 17.00
Senin sampai Jum’at. Total jam kerja adalah 40 jam
per minggu, termasuk istirahat makan siang antara
jam 12.00-13.00. Total jam kerja tersebut di atas
termasuk jam kerja yang dilakukan di luar kantor,
sepanjang disetujui oleh Kepala NPD/DNPD.
2. Absensi kehadiran harus ditandatangani NPM, FA
dan AA setiap hari kehadiran dan diperiksa oleh
DNPD atau petugas yang ditunjuk.
3. Ijin sakit lebih dari dua hari kerja berturut-turut harus
disertai dengan surat keterangan dokter. Jumlah
hari tidak hadir lebih dari 4 hari per bulan akan
dipotong dari 12 hari hak cuti per tahun.
4. Gaji dibayarkan setiap tanggal 25 setiap bulan,
dilampiri dengan daftar hadir.
5. Cuti tahunan staf program sebanyak 12 hari kerja
selama satu tahun, diajukan sebulan sebelumnya,
dan harus diambil paling banyak pada 2 periode
pelaksanaan. NPM, FA dan AA dapat
menggunakan hak cutinya setelah 6 bulan bekerja.
6. Cuti nikah dan cuti melahirkan mengikuti aturan dari
Depnaker.
7. Ketidak hadiran diluar peraturan yang berlaku harus
Halaman 68 dari 83
sepengetahuan NPM (untuk AA dan FA) dan
sepengetahuan NPD/DNPD atau petugas yang
ditunjuk NPD (untuk NPM). Resources yang
dibutuhkan untuk kelancaran pelaksanaan projek
harus dibuat available pada saat AA, FA atau NPM
tidak hadir. Biaya yang dikeluarkan berkaitan
dengan kelalaian melakukan ini menjadi tanggung
jawab masing-masing dan tidak dapat diambil dari
projek.
8. Kantor sekretariat dimungkinkan menyediakan
kendaraan roda empat untuk operasional kantor.
Jika tidak menggunakan kendaraan operasional
kantor, maka akan diganti sebesar ongkos taxi. Jika
menggunakan kendaraan pribadi maka pergantian
biaya perjalanan dapat dilakukan dengan
menggunakan rate penyewaan kendaraan, biaya
supir, bahan bakar dan tol.
9. NPM, AA dan FA harus dapat bekerja sama dengan
baik dalam melaksanakan kegiatan yang
mendukung program secara profesional, transparant
dan bertanggung jawab.
10. Semua bentuk pengeluaran petty cash, harus seijin
NPM terlebih dahulu sebelum dikeluarkan. NPM
dapat meminta AA dan FA mengganti pengeluaran
yang dikeluarkan untuk projek yang dilakukan tanpa
sepengetahuan NPM.
11. AA dan FA bertanggung jawab terhadap NPM, NPM
bertanggung jawab terhadap NPD. Tugas dan
wewenang masing-masing tertuang didalam kontrak
kerja.
Halaman 69 dari 83
LAMPIRAN C
Prosedur Pelaksanaan Pembayaran Tagihan Jasa
Konsultan
1. Klasifikasi Berdasarkan Jenis Kegiatan
Prosedur pembayaran tagihan jasa konsultan yang
memakai mekanisme at cost dibagi atas :
1. Remunerasi Tenaga Ahli (Remuneration); PPh pasal
21 dan asuransi
2. Biaya Transportasi dan Biaya Perjalanan Dinas
Tenaga Ahli dan Tenaga Pendukung;
3. Biaya Sewa Kantor; PPh pasal 23
4. Biaya Operasional Kantor;
5. Sewa Peralatan Kerja; PPh pasal 23
6. Biaya Komunikasi;
7. Tunjangan Perumahan; PPh pasal 21
8. Sewa Kendaraan; PPh pasal 23
9. Biaya Pembuatan Laporan Hasil Kegiatan
Konsultan;
10. Biaya Lain-Lain.
2. Remunerasi
2.1. Tujuan Verifikasi
1. Remunerasi yang dibayarkan sesuai dengan
waktu yang sebenarnya digunakan oleh tenaga
ahli yang bersangkutan; dan didukung dengan
dokumen penagihan yang sah/valid;
2. Tenaga ahli yang dipekerjakan sesuai dengan
daftar tenaga ahli yang diusulkan dalam dokumen
teknis atau tenaga ahli pengganti yang telah
disetujui pihak proyek.
Halaman 70 dari 83
2.2. Langkah Kerja
1. Remunerasi dibayarkan sesuai dengan waktu yang
digunakan oleh tenaga ahli yang bersangkutan; dan
didukung dengan dokumen penagihan yang
sah/valid;
2. Periksa dokumen Daftar Hadir (Time Sheet) tenaga
ahli; bandingkan dengan kuantitas (waktu) yang
diperhitungkan dalam tagihan pembayaran periode
yang bersangkutan; Perhatikan kemungkinan
tenaga ahli yang bersangkutan cuti, sakit,
melakukan perjalanan ke luar kota, sedangkan
remunerasi tetap ditagihkan/dibayarkan;
3. Bandingkan tanda tangan tenaga ahli dalam Daftar
Hadir (time sheet) dengan tanda tangan dalam CV.
4. Lakukan perhitungan kembali atas jumlah-jumlah
dalam tagihan gaji tenaga ahli.
5. Untuk tenaga ahli asing, mintakan copy passport
dari tenaga ahli yang bersangkutan; Lakukan
analisis terhadap data kehadiran dan jumlah waktu
yang ditagihkan, dengan data keberadaan
konsultan di Indonesia, untuk mendeteksi
kemungkinan personel yang bersangkutan berada
di luar negeri atau cuti, tetapi tetap diperhitungkan
dalam tagihan biaya remunerasinya, karena biaya
remuneration sudah terkandung biaya sosial berupa
: cuti, sakit, dan home leave. Periksa data Arrival
dan Departure pada passport, untuk mendapatkan
data keberadaan personel di Indonesia.
6. Tenaga ahli yang dipekerjakan sesuai dengan
daftar tenaga ahli yang diusulkan dalam dokumen
teknis atau tenaga ahli pengganti yang telah
disetujui pihak proyek.
Halaman 71 dari 83
7. Pembayaran remunerasi kepada tenaga ahli, telah
dilengkapi dengan pembayaran PPh pasal 21 atas
penghasilan tenaga ahli yang bersangkutan. Surat
Setoran Pajak terlampir sebagai data pendukung.
8. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi
kelengkapan dokumen pendukung.
3. Transportasi dan Perjalanan Dinas
3.1. Tujuan Verifikasi
1. Biaya transportasi dan perjalanan dinas
dibayarkan dalam jumlah yang benar sesuai
dengan kontrak dan orang-orang yang melakukan
perjalanan dinas adalah nama-nama yang
tercantum dalam kontrak (didukung dokumen
yang valid);
2. Kegiatan transportasi dan perjalanan dinas
(tujuan maupun lama perjalanan) dilakukan
sesuai dengan kebutuhan dalam kontrak.
3. Untuk meyakini bahwa tarif DSA telah
diperhitungkan dengan benar
3.2. Langkah Kerja
Biaya transportasi dan perjalanan dinas dibayarkan
dalam jumlah yang benar sesuai dengan nama-nama
yang tercantum dalam kontrak (didukung dokumen
yang valid);
1. Hitung jumlah pembayaran biaya transportasi dan
perjalanan dinas tenaga ahli dan tenaga
pendukung;
2. Setiap perjalanan dinas oleh tenaga ahli telah
didukung dengan dokumen perjalanan dinas
sesuai dengan nama-nama yang tercantum
Halaman 72 dari 83
dalam kontrak atau bukti dokumen
keberadaannya di tujuan perjalanan;
3. Kegiatan transportasi dan perjalanan dinas
(tujuan maupun lama perjalanan) dilakukan
sesuai dengan kebutuhan dalam kontrak;
bandingkan waktu dan tujuan perjalanan dinas
konsultan yang ditagihkan dengan rencana
perjalanan serta lokasi pekerjaannya yang
terdapat dalam kontrak.
4. Tarif DSA telah diperhitungkan dengan benar,
dan perhitungan DSA telah sesuai dengan biaya
hotel bintang III setempat (lokasi tujuan).
5. Dapatkan informasi mengenai tariff hotel di kota
tujuan perjalanan melalui media cetak atau media
lain yang valid. Berdasarkan informasi tersebut,
lakukan analisis terhadap kewajaran tarif DSA.
6. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi
kelengkapan dokumen pendukung.
7. Periksa keabsahan dokumen pendukung
perjalanan antara lain:
– Keabsahan dokumen perjalanan dinas dan
pihak yang menandatangani surat jalan;
keabsahan tiket perjalanan.
– Untuk tiket pesawat udara, teliti keabsahan
tiket dengan memeriksa pertinggal lembaran
tiket dan menganalisis data tiket seperti data
agen, tahun penerbitan tiket, nomor seri tiket
dan cap agen, serta Boarding Pass.
Halaman 73 dari 83
4. Sewa Kantor
4.1. Tujuan Verifikasi
1. Tagihan biaya sewa kantor diperhitungkan
berdasarkan harga pasar yang berlaku
setempat/wajar, serta didukung dengan dokumen
pendukung yang memadai;
2. Jumlah tagihan telah sesuai dengan periode
penggunaan kantor oleh pihak konsultan.
4.2. Langkah Kerja
1. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang
mendukung pembayaran biaya sewa kantor;
2. Lakukan analisis kewajaran tarif sewa kantor
dengan:
a. membandingkan harga sewa kantor pada
kontrak dengan kontrak lain pada lokasi yang
sama dan waktu yang sama atau tahun
sebelumnya;
b. mendapatkan informasi harga sewa kantor
pada lokasi kegiatan dengan melakukan
konfirmasi di lapangan, atau dari media lain
(media cetak) yang valid jika dianggap perlu;
kemudian membandingkannya dengan tarif
sewa pada kontrak;
c. Amati kondisi ruang kantor dan
perlengkapannya, apakah layak atau tidak
berlebihan/tidak mewah;
d. Verifikasi, apakah penyewaan kantor oleh
pihak konsultan telah didukung dengan
dokumen kontrak sewa menyewa yang sah
(copy KTP pemilik kantor dan pihak konsultan
harus dilampirkan);
Halaman 74 dari 83
e. Wawancara/konfirmasi kepada pemilik kantor
yang disewakan guna meyakini kebenaran
besar sewa dan keabsahan penyewaan
kantor oleh konsultan.
f. Jumlah tagihan telah sesuai dengan periode
penggunaan kantor oleh pihak konsultan;
lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa
jumlah waktu yang diperhitungkan dalam
tagihan kontrak telah sesuai dengan periode
penggunaan kantor yang sesungguhnya,
dengan membandingkan dengan data terkait
seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen
tiket mobilisasi, bukti lapor diri, laporan
bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir
personel, dan kegiatan pelatihan awal.;
g. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut,
meliputi kelengkapan dokumen pendukung
h. Teliti kemungkinan penggunaan satu kantor
oleh dua perusahaan konsultan, dengan
meneliti alamat kantor untuk perusahaan-
perusahaan konsultan yang beroperasi di
lokasi yang sama atau dengan melakukan
pengamatan fisik ke lokasi ataupun dengan
wawancara/konfirmasi dengan pegawai
konsultan.
5. OPERASIONAL KANTOR
5.1. Tujuan Verifikasi
1. Biaya operasional kantor dibayarkan dalam
jumlah dan tarif yang benar serta didukung
dengan dokumen pendukung yang memadai
Halaman 75 dari 83
2. Biaya operasional kantor diperhitungkan sesuai
dengan periode yang sesungguhnya terpakai
5.2. Langkah kerja
1. Biaya operasional kantor dibayarkan dalam
jumlah dan tarif yang benar serta didukung
dengan dokumen pendukung yang memadai,
lakukan:
a. penghitungan kembali jumlah yang mendukung
pembayaran biaya operasional kantor
b. pemeriksaan, apakah tarif biaya telah
diperhitungkan sesuai dengan tarif yang telah
ditetapkan dalam kontrak/anggaran biaya.
2. Biaya operasional kantor diperhitungkan sesuai
dengan periode yang sesungguhnya terpakai,
lakukan:
a. Periksa, apakah biaya diperhitungkan
berdasarkan periode yang sebenarnya
dipergunakan, khususnya pada awal dan akhir
periode kontrak.
b. Lakukan analisis dengan data mobilisasi,
laporan kedatangan konsultan, dan daftar
hadir.
3. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi
kelengkapan dokumen pendukung
6. SEWA PERALATAN KERJA
6.1. Tujuan Verifikasi
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa
peralatan kerja dibayarkan dalam jumlah dan tarif
yang wajar serta didukung dengan dokumen
pendukung yang memadai.
Halaman 76 dari 83
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode penggunaan peralatan kerja oleh
pihak konsultan
6.2. Langkah kerja
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa
peralatan kerja dibayarkan dalam jumlah dan tarif
yang benar serta didukung dengan dokumen
pendukung yang memadai; lakukan prosedur
Verifikasi sebagai berikut:
a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang
mendukung pembayaran biaya sewa
peralatan kerja;
b. Periksa apakah tarif sewa peralatan kerja
telah ditetapkan secara wajar dengan
melakukan pembandingan pada kontrak
lain, atau melakukan konfirmasi harga jika
dianggap efektif;
c. Lakukan analisis, apakah jumlah dan jenis
peralatan kerja yang diperhitungkan dalam
tagihan dalam batas-batas yang wajar
sesuai dengan kapasitas/kebutuhan
pekerjaanya;
d. Verifikasi, apakah penyewaan peralatan
kerja oleh pihak konsultan telah didukung
dengan dokumen kontrak sewa peralatan
kerja yang sah;
e. Lakukan wawancara/konfirmasi dengan
pemilik peralatan kerja guna meyakini
kebenaran besar sewa dan keabsahan
penyewaan peralatan kerja oleh konsultan.
Halaman 77 dari 83
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah
sesuai dengan periode penggunaan peralatan
kerja oleh pihak konsultan; lakukan analisis untuk
meyakinkan bahwa jumlah waktu yang
diperhitungkan dalam tagihan kontrak telah
sesuai dengan periode penggunaan peralatan
kerja yang sesungguhnya, bandingkan dengan
data terkait dokumen mobilisasi,bukti lapor diri,
laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir
personel, dan kegiatan pelatihan awal.
7. KOMUNIKASI
7.1. Tujuan Verifikasi
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya komunikasi
didukung dengan dokumen pendukung yang
memadai.
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode penggunaan komunikasi kantor
oleh pihak konsultan dan berdasarkan keperluan
yang wajar/hemat.
7.2. Langkah Kerja
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya komunikasi
didukung dengan dokumen pendukung yang
memadai.
a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang
mendukung pembayaran biaya komunikasi;
b. Verifikasi, apakah penyewaan alat
komunikasi (jika ada) oleh pihak konsultan
telah didukung dengan dokumen kontrak
yang sah;
Halaman 78 dari 83
c. Lakukan wawancara/konfirmasi dengan
pemilik alat guna meyakini kebenaran besar
sewa dan keabsahan penyewaan alat
komunikasi oleh konsultan (jika ada).
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah
sesuai dengan periode penggunaan komunikasi
kantor oleh pihak konsultan dan berdasarkan
keperluan yang wajar/hemat.
a. Lakukan analisis untuk meyakinkan bahwa
jumlah waktu yang diperhitungkan dalam
tagihan kontrak telah sesuai dengan periode
penggunaan kantor yang sesungguhnya,
dengan membandingkan dengan data
terkait seperti saat dimulainya mobilisasi,
dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri,
laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar
hadir personel, dan kegiatan pelatihan awal;
b. Lakukan penilaian atas kewajaran
penggunaan komunikasi dibandingkan
dengan kapasitas dan intensitas kegiatan
yang dilakukan konsultan; Pastikan bahwa
tidak terjadi penggunaan biaya komunikasi
yang berlebihan/boros.
3. Kesimpulan atas langkah kerja tersebut, meliputi
kelengkapan dokumen pendukung
8. TUNJANGAN PERUMAHAN
8.1. Tujuan Verifikasi
1. Untuk meyakini bahwa tagihan tunjangan
perumahan dibayarkan berdasarkan harga pasar
yang wajar/berlaku setempat serta didukung
dengan dokumen pendukung yang memadai;
Halaman 79 dari 83
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode tunjangan perumahan oleh tenaga
ahli konsultan;
3. Untuk meyakini bahwa tunjangan perumahan telah
diterima oleh tenaga ahli yang benar-benar berhak
sesuai ketentuan;
8.2. Langkah Kerja
1. Untuk meyakini bahwa tagihan tunjangan
perumahan dibayarkan berdasarkan harga pasar
yang wajar/berlaku setempat serta didukung
dengan dokumen pendukung yang memadai;
a. Lakukan penghitungan kembali jumlah yang
mendukung pembayaran tunjangan perumahan;
b. Periksa apakah tarif tunjangan perumahan telah
diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang
berlaku setempat/wajar. Dapatkan informasi
mengenai harga sewa rumah melalui informasi
pasar di lokasi, konfirmasi, atau Sumber lain
yang valid. Lakukan analisis kewajaran tarif
tunjangan perumahan dalam kontrak dengan
informasi tersebut; Teliti apakah personel yang
bersangkutan berstatus keluarga atau single,
berkaitan ketentuan yang memberlakukan
tunjangan perumahan berlaku paling sedikit
untuk tiga orang (untuk single) atau satu
keluarga;
c. Verifikasi, apakah tagihan tunjangan
perumahan telah didukung dengan dokumen
kontrak sewa rumah yang sah.
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode tunjangan perumahan oleh tenaga
Halaman 80 dari 83
ahli konsultan; lakukan analisis untuk meyakinkan
bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam
tagihan kontrak telah sesuai dengan periode waktu
yang sesungguhnya, dengan membandingkan
dengan data-data terkait seperti saat dimulainya
mobilisasi, dokumen tiket mobilisasi, bukti lapor diri,
laporan bulanan kegiatan konsultan, daftar hadir
personel, dan kegiatan pelatihan awal.
3. Untuk meyakini bahwa tunjangan perumahan telah
diterima oleh tenaga ahli yang benar-benar berhak
sesuai ketentuan; Lakukan analisis/penelitian
terhadap data domisili konsultan tesebut melalui
data curriculum vitae atau usulan teknis.
9. KENDARAAN VEHICLE
9.1. Tujuan Verifikasi
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa
kendaraan diperhitungkan berdasarkan harga pasar
yang berlaku/wajar, serta didukung dengan
dokumen pendukung yang memadai;
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode penggunaan kendaraan oleh pihak
konsultan;
3. Untuk meyakini bahwa konsultan tenaga ahli yang
menggunakan kendaraan tersebut benar-benar
yang berhak sesuai dengan ketentuan.
9.2. Langkah Kerja
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya sewa
kendaraan diperhitungkan berdasarkan harga pasar
yang berlaku/wajar, serta didukung dengan
Halaman 81 dari 83
dokumen pendukung yang memadai; lakukan
prosedur Verifikasi sebagai berikut:
a. Hitung kembali bukti yang mendukung
pembayaran biaya sewa kendaraan;
b. Periksa apakah tarif sewa kendaraan telah
diperhitungkan berdasarkan harga pasar yang
berlaku dengan harga yang wajar. Lakukan
analisis kewajaran harga sewa dengan
membandingkan pada tarif sewa kendaraan
pada kontrak sejenis atau tarif sewa
berdasarkan hasil konfirmasi atau informasi
harga dari Sumber lain (seperti media cetak)
yang valid;
c. Periksa apakah penggunaan jenis dan kuantitas
kendaraan yang diperhitungkan dalam tagihan
tidak melebihi dari jumlah yang boleh diganti
yaitu satu kendaraan roda empat untuk empat
staf tenaga ahli, kecuali untuk team leader;
d. Verifikasi, apakah penyewaan kendaraan oleh
pihak konsultan telah didukung dengan
dokumen kontrak dan bukti kepemilikan yang
sah serta lakukan pemeriksaan fisik terhadap
kendaraan tersebut.
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode penggunaan kendaraan oleh pihak
konsultan; Lakukan analisis untuk meyakinkan
bahwa jumlah waktu yang diperhitungkan dalam
tagihan kontrak telah sesuai dengan periode
penggunaan kendaraan yang sesungguhnya,
dengan membandingkan dengan data terkait
seperti saat dimulainya mobilisasi, dokumen tiket
mobilisasi, bukti lapor diri, laporan bulanan kegiatan
Halaman 82 dari 83
konsultan, daftar hadir personel, dan kegiatan
pelatihan awal.
3. Untuk meyakini bahwa konsultan tenaga ahli yang
menggunakan kendaraan tersebut benar-benar
yang berhak sesuai dengan ketentuan; lakukan
Verifikasi sebagai berikut:
a. Periksa jenis kendaraan yang digunakan
bandingkan dengan status/jabatan dan nama
konsultan pemakainya.
b. Lakukan konfirmasi kepada konsultan pemakai
kendaraan tersebut
10. PEMBUATAN LAPORAN HASIL KEGIATAN
KONSULTAN
10.1. Tujuan Verifikasi
Untuk meyakini bahwa tagihan biaya pelaporan
dibayarkan sesuai dengan keperluannya dan
berdasarkan harga pasar yang berlaku/wajar, serta
didukung dengan dokumen pendukung yang memadai.
10.2. Langkah kerja
1. Hitung kembali jumlah yang mendukung
pembayaran biaya pelaporan;
2. Periksa apakah kuantitas laporan yang
diperhitungkan dalam tagihan tidak melebihi dari
jumlah yang ditetapkan dalam kontrak;
3. Buat simpulan atas langkah-langkah kerja tersebut,
apakah tagihan yang diajukan telah dilengkapi
dengan dokumen pendukung seperti yang
disyaratkan dalam langkah-langkah di atas.
Halaman 83 dari 83
11. LAIN-LAIN
11.1. Tujuan Verifikasi
1. Untuk meyakini bahwa tagihan biaya lain-lain
seperti: lokakarya, seminar, pelatihan dan biaya
lainnya dibayarkan dalam jumlah yang wajar, serta
didukung dengan dokumen pendukung yang
memadai
2. Untuk meyakini bahwa jumlah tagihan telah sesuai
dengan periode kegiatan oleh pihak konsultan
11.2. Langkah kerja
1. Hitung kembali jumlah yang mendukung
pembayaran biaya lain-lain;
2. Periksa apakah penagihan biaya lain-lain telah
didukung dengan dokumen-dokumen pengeluaran
dan dokumen pendukung lainnya yang sah seperti
kuitansi pembayaran, faktur pembelian, daftar hadir,
laporan kegiatan, dan tidak bertentangan dengan
peraturan yang mendasar;
3. Pastikan bahwa jumlah tagihan telah sesuai dengan
periode kegiatan oleh pihak konsultan, lakukan
analisis untuk meyakinkan bahwa kuantitas, waktu,
dan jenis kegiatan yang diperhitungkan dalam
tagihan kontrak telah sesuai dengan periode yang
sesungguhnya, dan sesuai dengan kontrak dan
TOR.
i
MINISTRY OF INDUSTRY
Jln. Jenderal Gatot Subroto Kav 52-53, Telp/fax: 021 - 5252746, Jakarta Selatan
12950
GENERAL GUIDELINE
For
IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND
CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1)
CENTER FOR GREEN INDUSTRY AND
ENVIRONMENT ASSESSMENT
AGENCY FOR INDUSTRIAL POLICY, CLIMATE AND
QUALITY ASSESSMENT
2011
ii
GENERAL GUIDELINE For
IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR
(PHASE 1)
FOUNDER Industry Ministry
M.S Hidayat
ADVISOR Arryanto Sagala
STEERING COMMITEE
Tri Reni Budiharti Shinta D. Sirait
AUTHORS
Rafles Simatupang Muhammad Hafiz
Nugroho Adi Sasongko
EDITORS Sangapan
Denny Noviansyah Yuni Herlina Harahap
Juwarso Gading Wiwiek Sari Wijiastuti Patti Rahmi Rahayu
PUBLISHED BY
Center for Green Industry and Environment Assessment
Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment
PRINTED BY MINISTRY OF INDUSTRY
iii
GENERAL GUIDELINE For IMPLEMENTATION OF ENERGY CONSERVATION AND CO2 EMISSION REDUCTION IN INDUSTRIAL SECTOR (PHASE 1) 1
st Edition. Jakarta : Ministry of Industry, January 2011
vi + 85 hlm. Version: Presented in Bahasa Indonesia and English Publisher Address: Ministry of Industry Jl. Gatot Subroto Kav. 52-53 Jakarta Selatan 12950 ISBN:...........................
iv
FOREWORD
Praise the Lord giving us His mercy and grace so
this General Guideline within the framework of
Implementation of Energy Conservation and CO2 Emission
Reduction in Industrial Sector (Phase 1) can be finalized in
time.
This General Guideline is structured to enhance
knowledge in implementation of energy conservation and
reduction of CO2 emission and discussed with among
stakeholders comprising of representatives from
governments, experts and practitioners.
It is expected that this General Guideline is useful
for the related parties to implement energy conservation
and reduction of CO2 emission. Finally, we would like to
thank all those who have participated in the preparation of
this guideline.
Jakarta, January 2011 Head of
Agency for Industrial Policy, Climate and Quality Assessment
Arryanto Sagala
v
LIST OF CONTENTS
CHAPTER I INTRODUCTION ........................................... 1
1.1. Background ................................................... 1
1.2. Regulatory ..................................................... 8
1.3. Definition ........................................................ 8
1.4. Results, Outputs And Activities ………………. 9
1.4.1. Results …………………………………………... 9
1.4.2. Outputs ………………………………………….. 10
1.4.3. Activities ………………………………………… 11
1.5. Target ………………………………………….... 12
1.5.1. Target Location ............................................. 12
1.5.2. Target Beneficiaries ...................................... 12
CHAPTER II PROGRAM COMPONENTS ......................... 14
2.1. Basic Principles Of Program ………………….. 14
2.2. Framework ……………………………………… 14
2.3. Program Implementation Stages ................... 27
2.3.1. Preparation ……………………………………… 27
2.3.2. Implementation ............................................. 30
2.3.3. Monitoring and Evalution ............................... 36
CHAPTER III PROGRAM ORGANIZATIONAL ................... 38
3.1. NPD (National Project Development) ............ 38
3.1.1. National Project Director (NPD) .................... 38
3.1.2. Deputy National Project Director (DNPD) ...... 39
3.1.3. National Project Director’s Secretary (NPDS).. 40
3.2. Commitment Officer ....................................... 40
3.3. Local Government ......................................... 40
3.4. Project Management Unit (PMU) .................. 41
3.4.1. Technical Assignment and Responsibility ..... 41
3.4.2. Management and Administration Assignment and Responsibility .........................................
42
3.4.3. PMU Structure Organization ......................... 42
3.4.4. PMU Job Description and Responsibility ...... 42
3.4.4.1. NPM (National Project Manager) .................. 42
3.4.4.2. Deputy NPM ................................................. 43
3.4.4.3. Finance Officer ............................................. 46
3.4.4.4. Administration Officer ................................... 45
3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit) ................ 45
vi
3.5. Site Consultant .............................................. 48
3.5.1. NMC (National Management Consultant) ...... 48
3.5.1.1. Technical Assignments and Responsibilities of NMC ..........................................................
48
3.5.1.2. Management Responsibilities and Job Descriptions of NMC .....................................
49
3.5.2. RC (Regional Consultant).............................. 50
3.5.2.1. Technical Assignments and Responsibilities of RC .............................................................
50
3.5.2.2. Management Responsibilities and Job Descriptions of RC ........................................
52
3.5.3. EC (Evaluation Consultant) ........................... 53
3.5.3.1. Technical Assignments and Responsibilities of EC ..............................................................
53
3.5.3.2. Management Responsibilities and Job Descriptions of EC .........................................
53
CHAPTER IV CLOSING REMARKS.................................... 54
4.1. Transparency ................................................ 54
4.2. Accountability ................................................ 55
4.3. Reporting ....................................................... 55
REFERENCES .......................................................................... 58
APPENDIX A Target Location And Company’s Names ....... 59
APPENDIX B Implementation Of Activities Management ICCTF - Ministry Of Industry ………………….
61
APPENDIX C Procedure Of Bills Payment For Consultant Service ………………………………………….
66
Page 1 of 76
CHAPTER I
INTRODUCTION
1.1. BACKGROUND
Climate change mitigation through energy
conservation and CO2 emission reduction has been
anticipated by the government of Indonesia through the
preparation of relevant regulations and set targets for the
purpose. Ministry of Industry develops an integrated
system for monitoring energy use trough energy
conservation and CO2 emission reduction in industrial
sector.
In the Act No. 30 year of 2007 concerning energy
states that energy conservation is a systematic effort which
planned and integrated in order to preserve domestic
energy resources and improve efficiency in utilization. The
efficiency of energy use creates many advantages, such as
to reduce operating and production costs. Energy
conservation becomes important in Indonesia, where the
activities of energy use in most industries considered
inefficient due to using of old and obsolete technology and
insufficient of infrastructure re-structurization in industrial
sector. Inefficient energy use is creating significant
contribution in increasing the amount of CO2 emission in
Indonesia.
Energy consumption in 2008 for industry is
amounted to 49.14% of national energy consumption total
(MEMR, 2009). In fact, some surveys indicate opportunity
energy saving from based on energy consumption in this
sector is about 15 - 30% (PT. EMI, 2006). Meanwhile,
Page 2 of 76
despite Indonesia's national reserves of energy fossil
become more limited, Indonesia has substantial gas
reserves to replace fossil fuels.
By implementation of energy mix in industrial sector
which generally using gas, energy diversification in industry
is expected to reduce CO2 emission due to coefficient of
natural gas emission is lower than coefficient of mining or
petroleum products emission (TNA, 2009). Therefore, the
President of Indonesia has set up target to reduce 26%
greenhouse gases emission by national budget and 41%
by assisting international donors. Of that figure, target of
industry has a share with the proportion of 2%.
Pareto analysis which had been conducted by the
Agency for Industrial Research and Development Ministry
of Industry (2007) showed that 80% of national electricity
consumption was concentrated on 29 factories which
represent 20% of 336 mills. These 29 factories which are
defined as plants with huge energy usage can be classified
into 8 groups, i.e. Steel, Cement, Pulp & Paper, Textiles,
Petrochemicals, Food & Beverages, Fertilizers, and
Ceramics.
Energy consumption of Pulp & Paper industry and
Steel Industry are 109.69 Petra Joule and 107.84 Petra
Joule respectively (TNA, 2009), or equal to 27.12% of
energy consumption total for all industries (802.11 Petra
Joule). Therefore, these industries need to be improved in
energy use and energy efficiency.
Within the framework of the United Nations
Framework Convention on Climate Change (UNFCCC)
Bali–Conference of the Parties (COP) 13, the Government
of Indonesia has launched the Climate Change Trust Fund
Indonesia (ICCTF) program in assistance with the UNDP
Page 3 of 76
(United Nations Development Program) and BAPPENAS
(National Development Planning Agency) in order to
reduce CO2 emission.
UNDP and BAPPENAS provide technical
assistance for the Ministry of Industry (MOI) to review the
roadmap draft on reducing CO2 emission in Steel and Pulp
& Paper Industries. The scope of the program is expected
to cover regulations regarding to CO2 emission reduction.
Ministry of Industry has been set up a grand
strategy with the aim of reducing CO2 emission in industrial
sector, which includes 4 components:
1. Implementation of Energy Conservation and CO2
Emission Reduction In Industrial Sector;
2. Promotion of CO2 emission reduction for energy
intensive industry sector;
3. ESCO model implementation on industrial sector;
4. Implementation of Carbon Footprint and Energy
Consumption Intensity instruments in industrial
sector.
Activities mentioned above are organized into 4
parts, which are going to obtained in long term and
supposed not to be separated from one another. For further
setting up as as a national activity, the Ministry of Industry
has approved a Grand Strategy (Figure 1) and put which in
the Government Blue Book.
Implementation of Energy Conservation in Industrial
Sector program is focused on implementation of energy
conservation in Steel Industry and Pulp & Paper Industry
through the handling of emission and energy, by which the
results are used to represent data from each sub-sector
that has been selected, then forwarded through to the final
Page 4 of 76
stage. It is targeted that achievement results of industrial
sector will support government regulations on CO2
emission reduction target by 2% of 41% in 2020.
Furthermore, the Ministry of Industry should:
(1) strengthen its capacity to develop integrated
systems for energy conservation and CO2 emission
reduction in Steel Industry and Pulp & Paper
Industry;
(2) increase participation of industrial enterprises in
energy conservation and CO2 emission reduction;
(3) increase awareness and involvement of local and
provincial governments in energy conservation and
CO2 emission reduction, and
(4) strengthen the framework for energy conservation
and reduction of greenhouse gas emission in
industry.
Planning and strategy of ICCTF’s activities in the
Ministry of Industry have been quoted in:
1) Medium-Term Program Plan which is in line with the
Strategic Plan/Strategic Plan of Industrial Policy,
Climate and Quality Research Agency, Ministry of
Industry;
2) ICCSR (Indonesian Sectoral Climate Change
Roadmap) in industrial sector, where energy
conservation and reduction of CO2 emission are
implemented based on sectoral approaches.
3) GHG NAP (National Action Plan - Greenhouse
Gases), focuses on sustainable development in line
with energy conservation in which energy efficiency
and diversification create environmental
improvements and community.
Page 5 of 76
Implementation of governmental regulations on
energy conservation should be managed systematically
by involving all stakeholders, if not, it is supposed those
targets and goals will not be obtained. In order to
anticipate above matter, the Ministry of Industry
develops an integrated and reliable system to manage
and develop the industry, where to improve industrial
performance.
Involved industry will be monitored, evaluated, and
reported. Ideally, to give significant contribution in
energy conservation and CO2 emission reduction,
industry must have an energy manager, energy action
team (energy action team), and supporting documents
(roadmap, technical manuals, standard operating
procedures, and map technology). Energy Manager has
responsibility in managing energy usage and
implementation of energy conservation and CO2
emission reduction. Meanwhile the Energy Action Team
will assist the energy manager to work with the selected
consultant in carrying out specific work, i.e. energy
audits, carbon audits, and technical need assessment
(TNA).
On the other hand, the Ministry of Industry should
pay more attention on promoting the importance of
energy conservation and CO2 emission reductions to
local governments, so that local governments have a
vital role in supporting the implementation of MoI policy.
Subjected to this case, local governments can be
encouraged to formulate local laws in mitigation and
adaptation context to address climate change from
industry.
Page 6 of 76
Associated with development of mechanisms and
cooperation between the Ministry of Energy and Mineral
Resources (MEMR) and MoI, the project should be
proportional to place position of role and responsibilities
of each ministry. MEMR has conducted an energy
assessment and conservation program since 2003 with
the target of building sector and several industrial
companies. Associated with the task and role of the
Ministry of Industry in enhancing industrial
competitiveness through increased awareness of
business doer to emission policy, the Ministry of Industry
is more focused to work directly with business doer in
implementation of energy conservation policy.
Based on those conditions and circumstances, this
program is expected to:
(1) has the basic data (baseline), which can be relied
upon to enable the development of strategic
planning for energy conservation and CO2 emission
reduction;
(2) has an updated information system well and can be
disseminated to all stakeholders;
(3) Roadmap and technical guidance in implementation
of energy saving and CO2 emission reduction in the
industry;
(4) has a system to strengthen the participation of
industry in conducting effective monitoring of energy
consumption and CO2 generating,
(5) develop regulations to ensure sustainable
implementation of integrated systems; and
(6) encourage local government involvement in
supporting program implementation and mitigation
climate change in industrial sectors.
Page 7 of 76
Figure1. Main Strategy Scheme of Promotion for Energy Conservation and Greenhouse Gas Emission in
the Voracious Energy Industrial Sector
Page 8 of 76
1.2. LAWS AND REGULATIONS
Given the importance of energy conservation and
reduction of CO2 emission, the Government of Indonesia
has stipulated:
• Act No. 30 year 1997 concerns on Energy;
• Presidential Regulation No. 28 year 2008 concerns
on National Industrial Development Policy;
• Presidential Decree No. 5 year 2006 on concerns
on National Energy Policy;
• Government Regulation No. 70 year 2009 concerns
on Energy Conservation;
In the Government Regulation No. 70 year 2009 is
stated that energy sources user and energy users who
use energy source and or energy greater than or equal to
6000 tones oil equivalent per year conduct energy
conservation through energy management. Reduction of
CO2 emission in the industry has been provised upon the
strategic plan of Industrial Research and Development
Agency, Ministry of Industry which of emerged in Medium
Term Plan and Program (RPJM) year 2010-2014 through
program at Center for Research and Resource
Development, Environment and Energy (now Green
Industry and Environment Center Assessment).
1.3. DEFINITIONS
ICCTF Program (Indonesia Climate Change Trust
Fund) is one of the funding mechanisms for climate
change. This program has 2 main objectives, i.e.:
Page 9 of 76
1. To achieve Low Carbon Economy through the
resilience to climate change mitigation and
adaptation;
2. To develop innovative measures which of aim at
connecting the international financial sources with a
national investment strategy, so that,
simultaneously can be an alternative finance model
forms for climate change mitigation and adaptation
program for which government manage
transparently and accountable.
In this circumstance, ICCTF has specific goals, i.e.:
1. To facilitate and accelerate investment process in
renewable energy and energy efficiency, and
simultaneously to reduce greenhouse gas emission
from energy sector in Indonesia;
2. To reduce emission from deforestation and forest
degradation to reach sustainable forest
management;
3. To reduce the vulnerability in coastal, agriculture
and aquatic ecosystems;
4. To bridge the financial gap which aim at mitigation
and adaptation to climate change;
5. To improve the effectiveness and impact of
international financial aid for climate change in
Indonesia.
1.4. RESULTS, OUTPUTS AND ACTIVITIES
1.4.1. Results
a. To strengthen the capacity of the Ministry of Industry
in coordinating, developing and supporting the
implementation of energy conservation and
Page 10 of 76
reduction of CO2 emission in Steel Industry and Pulp
& Paper Industry;
b. To revise the regulatory framework and facilitate
awareness increasing of energy efficiency and
energy conservation in targeted industries;
c. To increase the capacity of target industry
companies to achieve energy conservation and CO2
emission reduction.
1.4.2. Outputs
a. Basis for energy conservation and production of
CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper
Industry;
b. Integrated information system for energy
conservation;
c. Human resources with adequate knowledge and
skills on energy conservation and CO2 emission
reduction;
d. Standard Operating Procedures, Technology Need
Assessment for each industry in implementing
energy conservation and reduction of CO2
emission;
e. National Guidelines and Ministrial Regulation for
energy conservation and CO2 emission reduction;
f. Lessons learned from No-Cost & Low Cost Pilot
Project and Concept of Medium & High Cost for
energy conservation and CO2 emission reduction;
g. Increased awareness of provincial and local
governments on climate change issues
Page 11 of 76
1.4.3. Activities
a. Establishing advisors, experts and facilitators team
for energy, CO2 emission reduction and auditing
technology by conducting training;
b. Collecting data on energy consumption, CO2
emission and technology used by the
implementation of energy audit/carbon in Steel
Industry and Pulp & Paper Industry;
c. Developing information systems to facilitate
information distribution to stakeholders;
d. Improving skills of personal industry through training,
coaching within industry for energy conservation and
CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper
Industry;
e. Developing Standard Operational Procedures (SOP)
for energy conservation and CO2 emission reduction
in Steel Industry and Pulp & Paper Industry;
f. Developing roadmap and technical guidelines for
energy conservation and reduction of CO2 emission
in Steel Industry and Pulp & Paper Industry;
g. Formulating National Guidelines and Ministrial
Regulation for energy conservation and CO2
emission reduction in Steel Industry and Pulp &
Paper;
h. Developing Pre-Feasibility Study and Business Plan
for Technology Need Assessment to improve energy
conservation and CO2 emission in Steel Industry
and Pulp & Paper Industry;
i. Implementation of Pilot Project No-Cost & Low Cost
Pilot Project and Preparing Medium & High Cost.
j. Promoting energy conservation and CO2 emission
reduction to provincial and local government by
Page 12 of 76
organizing workshops and dissemination of lessons
learned from project implementation to strengthen
the capacity of the Ministry of Industry in
coordinating, developing and supporting the
implementation of energy conservation and CO2
emission reduction in Steel Industry and Pulp &
Paper Industry.
1.5. TARGET
1.5.1. Target Location
Targeted industries consist of 35 companies and
15 companies of Steel Industry and Pulp & Paper
Industry. In management of which, there will be
established 3 offices Regional Consultant (RC) as listed
in Table 1.
1.5.2. Target Beneficiaries
Industries, targeted beneficiary group are industries of
which able to carry out energy conservation and
reduction of greenhouse gases emission to combat
support climate change mitigation.
Local Government (Office/Institution along with the
Community), and the City/County which done as the
target location ICCTF Ministry of Industry
Page 13 of 76
Table 1. Industries Target
Region Area Number of Indutries
Steel Pulp and Paper
I Jakarta 3 -
Banten 4 1
West Java (Jawa Barat) 5 4
II East Java (Jawa Timur) 12 4
Central Java (Jawa Tengah) 4 1
III Sumatera 7 5
Total 35 15
Page 14 of 76
CHAPTER II
PROGRAM COMPONENTS
2.1. BASIC PRINCIPLES OF PROGRAM
2.1.1. Principles of Corporate Governance (Good
Governance).
- Participation;
- Transparency
- Accountability;
- Decentralization;
- Democracy;
2.1.2. Principles of Sustainable Development
- Environment Protection
- Development of Industrial Society (Social
Development);
- Economic Development
2.2. LOGICAL FRAMEWORK
Page 15 of 76
Page 16 of 76
Page 17 of 76
Page 18 of 76
Page 19 of 76
Page 20 of 76
Page 21 of 76
Page 22 of 76
Page 23 of 76
Page 24 of 76
Table 4. Correlation Between Logical Framework
Result/ Purposes
Output
Activities Activity Details/ Action
1. To strengthen the capacity of the Ministry of Industry in coordinating, developing and supporting the implementation of energy conservation and reduction of CO2 emission in Steel Industry and the Pulp & Paper Industry.
1. Basic reference for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel Industry and Pulp & Paper Industry
- Establish Advisory Team, Experts and facilitators Team for energy conservation, CO2 emission reduction and Technology Audit by conducting training;
- Prepare Detailed Schedule-Work Implementation, questionnaires as well as procedures for implementation of energy audits and audits of CO2 emission in Steel Industry and Pulp & Paper Industry
- TOT - Consultanc
y with PMU - Equipment/
office/duty travel
2. Integrated energy conservation information system
-Develop information systems to facilitate distribution of information to involved parties.
- Domestic Travel
- NMC (1.2) - RC (1.2)
2. To review the regulatory framework and increase awareness in facilitating energy efficiency and energy conservation in the
1. Human resources with adequate knowledge and expertise in terms of energy conservation and CO2 emission reduction
- Increase the industry’s staff expertise by providing training, guidance and practical work in Steel and Pulp & Paper Industry in term of energy conservation and CO2 emission reduction.
- NMC (2.1) - RC (2.1)
Page 25 of 76
target industry 2. Standard Operational Procedure, Technology Need Assessment for each industry to implement energy conservation and CO2 emission reduction.
-Develop Standard Operational Procedures for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry.
- NMC (2.2) - RC (2.2)
3. To enhance the capacity of the target industry in terms of awareness of energy conservation and CO2 emission reduction
1. National Guidelines and Ministry Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction
- Develop a roadmap and Technical Guidelines for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry. - Develop National Guidelines and the Ministry Regulation for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry.
- Workshop to develop Guidelines
- Ministry of Energy and Mineral Resources
- NMC (3.1) - RC (3.1)
2. Learning materials from the pilot project at no cost and low cost as well as the concept of the pilot project medium and high cost
- Develop a Pre Feasibility Study and Business Plan with the aim of increasing technology needs assessment for energy conservation and CO2 emission reduction in Steel and Pulp & Paper Industry. - Pilot Project Implementation of no-cost and low-cost and preparation of medium and high cost Pilot Project.
- NMC (3.2) - RC (3.2)
Page 26 of 76
3. Increasing awareness of local and provincial governments related to climate change issue
- Promoting energy conservation and CO2 emission reduction to local and provincial governments by conducting workshops and scientific meetings to bring the learning outcomes from project implementation.
- NMC (3.3) - RC (3.3)
Page 27 of 76
2.3. PROGRAM IMPLEMENTATION STEPS
2.3.1. PREPARATION
Table 5. Preparation Steps
No Activities Participants Result Remarks
1 A series of
meeting/lobbyin
g, coordination
at the national
level and
strategic
groups
- Executor: Ministry
of Industry
- Participants:
Government,
Industry
Association,
Business,
Universities,
NGOs,
Government
Office for
Provincial
Industry and
Trade, the others
strategic groups.
Acceptance of
some
government
institutions and
the others
stakeholder to
the program
2 Formulation of
General
Guidelines and
Technical
Guidelines
- Executor: NPD
and PIU;
- Participants:
Government,
Industry
Association, and
Business.
Formulated
Guideline
Concept
Refer to
Terms of
Reference
3 Road Show
Activity
Implementation
of Energy
Conservation
and CO2
Emission
Reduction
(Phase 1)
- Executor: Ministry
of Industry
- Participants:
Government
Industry
Association,
Business doer,
Universities,
NGOs,
Local Agency of
Province/City/Re
gency Industry
and Trade and
Bussiness Actors
understand the
ICCTF program
Refer to
Terms of
Reference
Page 28 of 76
Government
Office for
Provincial
Industry and
Trade, the others
strategic groups
4 Basic training
of energy audit
for Government
Employees
- Executor: NPD
- Participants:
Government staff
at Ministry of
Industry
- Facilitator:
Consultant
Availability of
human resources
who understand
the energy audit
Refer to
Terms of
Referenc
e
5 Workshop for
General
Guidelines and
Technical
Guidelines
- Executor: NPD
and PIU
- Participants:
Government,
Industry
Association,
Bussines sector
Success
Socialization of
General
Guideline and
Technical
Guidelines
Refer to
Terms of
Reference
5.
a
General
Guidelines
The conceptor:
NPD
5.
b
Guidelines for
Establishment
of Energy
Action Team
The conceptor:
NPD and
Consultant Experts
5.c Guidelines for
Pre-Feasibility
Study
The conceptor:
NPD and
Consultant Experts
5.
d
Technical
Guidelines for
Energy and
Emission
Management
Information
System
The conceptor:
NPD and
Consultant Experts
5.
e
Technical
Guidelines for
The conceptor:
NPD and
Page 29 of 76
Participatory
Industrial
Appraisal
Consultant Experts
5.f Technical
Guidelines of
Capacity
Building for
Provincial/
Local
Government
The conceptor:
NPD and
Consultant Experts
5.
g
Technical
Guidelines for
Technology
Mapping of
Pulp & Paper
Industry
The conceptor: PIU
BBPK
5.
h
Technical
Guidelines for
Carbon
Auditing
Procedures In
Pulp & Paper
Industry
The conceptor: PIU
BBPK
5.i Technical
Guidelines for
Technology
Mapping of
Steel Industry
The conceptor: PIU
BBLM
5.j Technical
Guidelines for
Carbon
Auditing
Procedures in
Steel Industry
The conceptor: PIU
BBLM
Page 30 of 76
2.3.2. IMPLEMENTATION
Table 6. Implementation Steps
No
Activities Participants Results Remarks
1 Mobilization of the National Management Consultant (NMC) and the Regional Consultant (RC)
- Executor: NPD - Participants:
Awarded Consultant in Procurement
Hired and prepared Human Resources who will facilitate program
See Terms of Reference
2 Socialization Programs in Local Government level
- Organizer: RC
- Participants: Government Agency of Province/City/ Regency Industry and Trade, Bussinees sector
- Facilitator: Experts of RC and NPD
Implemented
socialization
program to
stakeholders in
the region and
reclaim the
Government's
commitment and
Business doer to
support programs
Part of RC
contract
Source :
Guideline of
Local
Government
Roles
3 Basic training of energy audit for Facilitators Team
- Executor: NPD - Participants:
Business Doer, Associations, Universities and other stakeholder.
- Facilitator: Consultant
Availability of human resources with energy audit skill
See Terms of Reference
4 Formulation of Questionnaires and Instruments for implementation and assessment of Energy Audit in Industries
- Organizer: NMC
- Participants: Business doer, Associations,
- Facilitators: NMC Experts
Prepared technical concept for energy audit implementation
Part of
NMC’s
contract
Page 31 of 76
5 Implementation of Energy Audit and assessment in industry
- Organizer: RC - Participants:
Business doer, Associations,
- Facilitator: RC experts
Collected data of Energy Consumption and CO2 emission reduction including technology used
Part of RC’s
contract
6 Implementation of refreshment for Energy Audit
- Organizer: NMC
- Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert,
- Facilitator: NMC expert
Implemented
upgrading for
Business doer,
and Facilitator
and Field worker
on energy audit
Part of
NMC’s
contract
Source :
Energy
Audit
Guideline
7 Implementation refreshment for the Energy Audit at the company level
- Organizer: RC - Participants:
Business doer, Facilitator Team, RC expert,
- Facilitator: RC expert
Implemented
upgrading for
business doer on
energy audits
Part of RC’s
contract
8 Implementation of Concept Formulation of Energy Action Team
- Organizer: NMC
- Perticipants: Business doer, Facilitator Team, RC expert,
- Facilitator: NMC exper
Implemented
upgrading for
business doer,
facilitator and field
worker on
formulation of
energy action
teams
Part of
NMC’s
contract
Source:
Energy
Action
Team
Guideline
9 Implementation refreshment on the Establishment of Energy Action Team in Company
- Organizer : NMC
- Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert,
- Facilitator:
Established
energy action
team at the
company
Part of
NMC’s
contract
Source:
Energy
Action
Page 32 of 76
NMC expert Team
Guideline
10 Implementation of refreshment for Participatory Industrial Appraisal
- Organizer : NMC
- Participants : Business doer, Facilitator Team, RC Experts,
- Facilitator : NMC Experts
Upgraded
implementation
for Business doer,
Facilitator and
Field Worker
Team with regard
of Participatory
Industrial
Appraisal
Part of
NMC’s
contract
Source :
Participator
y Industrial
Appraisal
Guideline
11 Implementation of refreshment for Participatory Industrial Appraisal in the company/ industrial level
- Organizer : RC - Participants :
Business doer - Facilitator : RC
Experts
Upgraded
implementation
for Business doer
with regard of
Participatory
Industrial
Appraisal
Part of RC’s
contract
Source :
Participator
y Industrial
Appraisal
Guideline
12 Implementation of Energy Audit/ Assessment by RC
- Organizer : RC
- Participants : Business doer
- Facilitator : Facilitator Team
Gathered energy
data
Part of RC’s
contract
13 Implementation of Monitoring, Measure, Realibility and Validity
- Organizer : NMC
- Participants : Business doer, RC
- Facilitator : NMC experts
Monitoring data
validity
Part of
NMC’s
contract
14 Formulating and Publicating of Management Information System
- Organizer : NMC
- Paticipants : Drafting Team, Pusdatin of Ministry of Industry,
Formulated and
published of
EEMIS
Part of
NMC’s
contract
Source :
EEMIS
Page 33 of 76
BPKIMI secretary ,
- Facilitator : NMC experts
Guideline
15 Implementation of Energy and Emission Management Information System Training
- Organizer : NMC
- Participants : Business doer,
- Facilitator : TA NMC
Disseminated of
EEMIS
Part of
NMC’s
contract
16 Implementation of EEMIS upgraded in company/ industrial level
- Organizer : RC - Participants :
Business doer, - Facilitator : RC
expert
Formulated
EEMIS at
enterprise level
Part of RC
contract
17 Assistancy of Industry Govenrment Agency for developing ways of thinking views on mitigation and climate change sectors
- Organizer : RC
- Participants : Government Agency of Industry,
- Facilitator : RC expert
Formulated
EEMIS at
enterprise level
Part of RC
contract
18 Implementation of Carbon Audit Training
- Organizer : BBLM & BBPK
- Participants : Business doer, Consultant
- Facilitator : BBLM, BBPK
Educated Human
Resources of
understanding
Carbon Audit
Procedure
See Terms of Reference
19 Refreshment Implementation for Carbon Audit
- Organizer : NMC
- Participants : Business doer, Facilitator Team, RC Expert,
- Facilitator : BBLM and BBPK
Implemented
upgrading of
Business doer,
Facilitator Team
and Field worker
of carbon audit
Part of
NMC’s
contract
Page 34 of 76
20 Refreshment Implementation for Carbon Audit at the Enterprise level
- Organizer : RC - Participants :
Business doer - Facilitator : RC
expert
Implemented
upgrading of
Business doer on
carbon audit
Part of RC’s
contract
21 Training Activities in Technology Map
- Organizer : BBLM & BBPK
- Participants : Business doer, Consultant
- Facilitator : BBLM, BBPK
Educated Human
Resources of
understanding
technology map
and able to
formulate TNA
See Term of
Reference
22 Refreshment Implementation for TNA Audit
- Organizer : NMC
- Participants : Business doer, Facilitator Team, RC expert,
- Facilitator : BBLM and BBPK
Implemented
upgrading of
Business doer,
Faciltator Team
and field worker
for technology
audits
Part of
NMC’s
Contract
23 Refreshment Implementation for TNA Audit at the enterprise level
- Organizer : RC - Participants :
Business doer
- Facilitator : RC expert
-
Implemented
upgrading of
Business doer
about TNA audit
Part of RC’s
Contract
24 Workshop of incentive mechanism concept of CO2 emission reduction for steel industries and pulp & paper industries
- Organizer : NMC
- Participants : Business doer, Stakeholder
- Facilitator : NMC
Implemented
concept of an
incentive
mechanism for
energy
conservation and
CO2 emission
reduction
Part of
NMC’s
Contract
25 Workshop of regulation concept of CO2 emission
- Organizer: NMC
- Participants : Business doer,
Implemented
upgrading
socialization to
Business doer
Part of
NMC’s
Contract
Page 35 of 76
reduction roadmap on steel industries and pulp & paper industries
Stakeholder - Facilitator :
NMC
with regard to
Ministry
Regulation
Concept
26 Workshop of Roadmap formulation in CO2 emission reduction on steel and pulp & paper industries
- Organizer: PIU Directorate
- Participants: Business doer, Stakeholder
- Facilitator: NPD and PIU
Implemented
upgrading of
Business doer
with regard to
TNA audit
See Term of
Reference
27 Refreshment Implementation for Pre FS Development
- Organizer: NMC
- Participants: Business doer, Facilitator Team, RC expert,
- Facilitator: NMC expert
Implemented
upgrading of
Business doer,
Faciltator Team
and Field Worker
on the
development of
Pre-FS
Part of
NMC’s
Contract
28 Refreshment Implementation for Pre FS Development at the enterprise level
- Organizer: RC
- Participants: Business doer
- Facilitator: RC expert
Implemented
upgrading of
Business doer on
the Establishment
of Pre-FS
Part of RC’s
contract
29 Audit/Assessment Implementation of RCs Pre-FS
- Organizer: RC
- Participants: Business doer
- Facilitator: Tim Facilitator
Formulated FS for
each industries
Part of RC’s
contract
30 Implementation, Monitoring, Measure, Reliability and Validity
- Organizer: NMC
- Participants: Business doer, RC
- Facilitator: NMC expert
FS Data validity
monitoring for
each industries
Part of
NMC’s
contract
Page 36 of 76
31 Implementation of Investment Grade Audit (IGA) Formulation
- Organizer: NMC
- Participants: Business doer, RC
- Facilitator: NMC expert
IGA formulation
for each
industries
Part of
NMC’s
contract
2.3.3. MONITORING AND EVALUATION
Table 7. Monitoring and Evaluation Steps
No Activities Participants Result Remarks
- 1 - Joint Monitoring
- Organizer: NPD
- Participants: MoI, MEMR
- Facilitator: RC expert
- Monitoring result of program implementation progress
- See Term of Reference
2 Spot Check - Organizer: NPD - Participants: Business
doer, Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government
- Facilitator: NPD
Conformity
monitoring
result between
written data
and program
implementation
See
Term of
Referenc
e
3 Evaluation Workshop at Regional Level
- Organizer: RC - Participants: Business
doer, Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government
- Facilitator : RC expert
Final
evaluation
result on
program
implementation
Part of
RC
contract
4 Evaluation Workshop at National Level
- Organizer : NMC
- Industrial Agency of Province/ Regency/ Local Government
- Facilitator : NMC expert
Final
evaluation
result on
program
implementation
Part of
NMC
contract
Page 37 of 76
5 Workshop on Evaluation of ICCTF Ministry of Industry
- Organizer : NPD - Participants : Business
doer, Stakeholder in National Level
- Facilitator : NPD
Final
evaluation on
program
implementation
See
Term of
Referenc
e
Page 38 of 76
CHAPTER III
PROGRAM ORGANIZATION
3.1. NPD (National Project Development)
Ministry of Industry appointed Research and
Development Center of Resource, Environmental and
Energy (changed to Green Industry and Environment
Assessment Center) to perform National Project
Development (NPD). Generally NPD can be elaborated
as follow:
NPD consists of Ministry of Industry’s employees;
As committee to which formed in coordinating
ICCTF’s activities within the Ministry of Industry;
Having full responsibility on process and
implementation of the project;
In project’s impelementation, NPD performs PMU by
which assist the project implementation
administrationally.
Functionally, composition of NPD are:
3.1.1. National Project Director (NPD)
NPD as a responsible entity, has an authority to
manage the program in National level, acts as a
representative of executive agency or program
executor.
1. In managing financial administration, NPD recruits
Project Management Unit (PMU), and for daily
activity appointed Deputy of NPD and NPD’s
secretary;
2. For subtancial/program site assignment, NPD will
be assisted by National Management Consultant
Page 39 of 76
(NMC) in monitoring, organizing, maintain and
controlling Regional Consultant (RC);
3. For project administration purpose, NPD will be
assisted by PMU and PPK will help the NPD;
4. NPD’s main duties are to take responsible for
smooth implementation of program to facilitate the
issuance of general and technical guidelines which
done by assistance of PIU, direct monitoring and
assessing the performance of the PMU, NMC,
RC/PM, EC;
5. Implementing a national dissemination;
6. Responsible for planning the management of grant
funds.
3.1.2. Deputy National Project Director (DNPD)
DNPD has responsible for the following mattes:
1. Represent the NPD when the NPD on leave, ill, as
the NPD’s assign to.
2. Direct the verification
3. Directing, monitoring consultant’s performance
4. Signed the cheque under NPD’s approval
5. Controlling all implementation and evaluation, and
controlling the program performance follows the
AWP and Project document.
6. Preparing and Coordinate the design of program
implementation.
7. Command directly to evaluation consultant
8. Directing the PMU
9. Directing the invoice’s verification
Page 40 of 76
3.1.3. National Project Director’s Secretary (NPDS)
NPD’s Secretary responsible for :
1. A quality controll of program implementation follows
the AWP.
2. Recommending to NPD/DNPD of the program
implemention
3. Work perfomance evaluation, monitoring,
appraising the implementor consultant
4. Preparing the design document of program
implementation based on the grant fund strategy.
5. Coordinate with the PMU to achieve the target
program
6. Coordinate with the NPD secretariat staff in order to
smooth the program implementation
3.2. Commitment Officer
Set spending budget and is responsible for the actions
which resulted in budget expenditure on the activity
concerned
3.3. Local Government
1. Monitoring and evaluating the program implementation
of Energy Conservation and Gass of Glass house
emission reduction on each district authority
2. Arranging the district government concept, consist of
Design of District Government Middle Development
Plant (RPJMD) and District Government Concept
which consists of climate change mitigation and
adaptation of industry sector
3. Planning the action of energy conservation
implementation and glass house gas emission
reduction in District level.
Page 41 of 76
4. Coordinate and maintain the energy manager and
energy action team in order to develop industry
competitive price through energy conservation and
glass house gas emission reduction.
3.4. Project Management Unit
PMU has responsibility in monitoring, evaluating and
reporting all the activities to the NPD/DNPD through
NPD Secretary during the project. PMU will coordinate
with PMU and PIU to secure the material substantive
during the project implementation.
3.4.1. Technical Assignment and Responsibility
1. Develope the SWOT Analysis of the program
2. To evaluate by getting the respons, data and
information regarding the program and the activity.
3. From the program evaluation, will bring the
information that important to help and determine the
scope of work program and the area that needs to
be improve.
4. To give the evaluation purpose spesificaly and
measurly.
5. To develope and to monitor the work plan and
program schedule in detail
6. To help NPD and to assure that work can be finished
right on the schedule.
7. To help NPD in organizing the project realistic time
8. To evaluate all reports from NMC and RC during the
program implemention
9. To develope evaluataion report for all activities
Page 42 of 76
3.4.2. Management and Administration Job
Description and Responsibility
1. To develop coordination effectively and efficiently
with NPD in all activities.
2. To develop coordination effectively and efficiently
with RC in all conservation energy and emission
audit activities
3. Preparing the template and technical guideline to
monitor and evaluate of NPD program, PMU, NMC
and RC.
4. Writing report in Bahasa Indonesia and English to
NPD
3.4.3. PMU Structure Organization, consists of:
1. National Project Manager (NPM)
2. Deputy National Project Manager (DNPM)
3. Administration Officer
4. Financial Officer
5. Assistant and Supporting Staff
3.4.4. PMU job description and Responsibility
3.4.4.1. NPM
1. Responsible to administration and financial
program’s flow and will be help by the deputy,
officer and assistant
2. Directing and responsible in program
implementation which covering the administration
and financial system follows the UNDP and
Indonesian Republic Government standard
3. Formulating the SOP and PMU working system
Page 43 of 76
4. Giving the recommendation to NPD/DNPD through
the NPD secretary on program implementation,
administration and financial budget due to the
program plan
5. Responsible to program report, administration and
financial report follows the UNDP and Indonesian
Republic Government standard.
6. Giving the program progress report, administration
and financial report to the NPD/DNPD/SNPD.
7. Coordinate with NMC,RC and EC on program
implementation under NPD/DNPD/SNPD
acknowledgment
8. Coordinating the NPM Deputy, Officer, Assistant
and Supporting staff
9. Report to the NPD/DNPD
3.4.4.2. Deputy NPM
1. Check and re-check as apart of the quality controll
program implementation
2. Monitoring and evaluating program implementation
refers to the Letter of Agreement (LOA), Project
Document amd Annual Work Plan (AWP)
3. Preparing program implementation plan
4. Assist apart of NPM responsibility:
i. Preparing recommendation of program
implementation
ii. Coordinate and writitng program report follows
UNDP standard
iii. Coordinate and writting program report follows
PP No. 2 , 2006 standard
Page 44 of 76
iv. Coordinate with NMC,RC and EC in program
implementation under NPD/DNPD/SNPD
acknowledgment
5. To help NPD in another assignment
implementatiopn in other project implementation
6. Coordinating the officer and assistant
7. Report to NPM
3.4.4.3. Finance Officer
1. To help NPM in concept the program plan and
responsible of routine budget and program
2. Receive budget allocation for operational
3. Receive, save, pay and responsible of money
allocation and cash flow in his management
4. Doing the payment administration process
efficienctly, responsively, acurate, transparant and
accountable
5. Controlling and supervise the budget realization in
order to maintain finance liquidity condition
6. Coordinate expenditures document
7. Signed and responsible to all expenditures
documents follows the AWP
8. Preparing finance SOP
9. To help the treasury on tax payment based on tax
regulation and coordinate the report
10. Assit NPD/DNPD/SNPD on other assignment in
project implemetation
11. Report to NPM
12. Coordinate the accounting assintant and verification
assistant
Page 45 of 76
3.4.4.4. Administration Officer
1. Planning the budget and work program
2. Preparing secretariate operational guidelines in
PMU
3. Handling and filing official documents and letters
4. Preparing report of the implementation of the work
program including work schedule
5. Coordinating the program plan and its
implementation
6. Facilitating recording and documenting minutes of
meetings
7. Preparing administration SOPs
8. Assisting NPD/DNPD/SNPD in other assignment
due to the project implementation
9. Reporting all assigned duties to NPM through
deputy NPM
10. Coordinating all administration staffs
3.4.4.5. PIU (Project Implementation Unit)
To save the material subtances of project, the PMU
is supported by Project Implementation Unit (PIU)
consisting of:
1. The Industry Directorate for Manufacture Base,
Ministry of Industry (MoI)
2. The Industry Directorate for Forestry and Plantation
Product, Ministry of Industry (MoI)
Responsible for:
- Coordinating and facilitating industry participatory
- Monitoring and evaluating program implementation
based on the sector of industry needs.
Page 46 of 76
3. Research and Development Center for Metal and
Machinery.
4. Research and Development Center for Pulp and
Paper,
Responsible for :
- To help preparing technical guideline for steel
industries and pulp and paper industries
- To conduct training on the technical guidelines
provided
- Monitoring and evaluating related industries and
RCs based on the technical guidelines provided
Page 47 of 76
Figure 2. Structure of Project Organization
Page 48 of 76
3.5. Site Consultant
3.5.1. NMC (National Management Consultant)
NMC has responsibility in coordinating, monitoring,
evaluating and reporting all activities to NPD during the
project. NMC, PMU and PIU will be in coordination in
order to implement the project. NMC coordinates the
RCs for planning, implementing, monitoring and
evaluating their program standard and performances.
3.5.1.1. Technical Assignments and Responsibility of
NMC
1. To analyze energy and emission data (collected by
RCs) of all selected companies.
2. To prepare baseline on intensity and energy
consumption of each selected company
3. To prepare emission factors for each selected company
4. To verify all technical documents of energy
conservation provided by RCs, such as:
i. Audit and energy assesment data
ii. Baseline Data
iii. Technology Needs Assesment (TNA)
iv. Business plan
v. No Cost and Low Cost SOPs
vi. Pre Feasibility Study (Pre FS)
5. To evaluate Pre FS for each companies that has been
audited and assessed by RCs which covers Potential
Investment Audit
6. To prepare Feasibility Study (FS) and Investment
Grade Audit (IGA) to each Pre FS document which
have been provided by RCs.
Page 49 of 76
7. To estimate energy and cost saving potential as well as
carbon finance revenues on energy efficiency in
coordination with RCs and ECs.
8. To assess the feasibility of GHG emission reduction in
selected industries in coordination with RCs and ECs.
9. To formulate the roadmap concept of GHG emission
reduction.
10. To implement and prepare training for managing the
driving team of energy (Energy Action Team) in each
respective company.
11. To prepare and develop Energy and Emission
Management Information Systems (EEMIS) which will
be published through the website of the Ministry of
Industry.
12. To assist developing a follow-up work plan of the next
phase ICCTF Program.
13. To finalize emission reduction targets and concept of
No Cost and Low Cost Pilot Project on energy
conservation and CO2 emission reduction.
3.5.1.2. Management Responsibility and Job
Description of NMC
1. To develop an effective and efficient coordination with
NPD in all activities.
2. To develop effective and efficient coordination with
RCs in energy and emission audit.
3. To prepare general and technical guidelines on energy
and emission audit for RCs.
4. To develop consultation with the selected company
respresentatives in order to determine targets to
achieve due to energy consumption & emission
reduction intencities.
Page 50 of 76
5. To make RCs communicating with selected industry in
appraising the Pilot Project capacity on Energy
Services Company (at No Cost, Low Cost, Medium
Cost and High Cost)
6. To provide reports written in Bahasa and English and
reported to NPD through PMU
3.5.2. RC (Regional Consultant)
RC has responsibility to transfer technical service in
coordinating, monitoring, evaluating and preparing all
activities at regional level to the NMC and NPD. RC should
develop communication with Local Government regarding
the project importance and encourage the government to
involve due to project successful, expecting the
government can contribute on Local Government regulation
arrangement.
RC is supported by Area Managers in managing
project implementation in selected industry. The Area
Manager has responsibility to implement the program in
coordination with auditors and facillitators. Auditor and
facilitator team will work in coordination with EAT in
selected industry. The Area Manager will help RC
communicating the program with local government and
supervise the facillitator team.
3.5.2.1. Assignment and Responsibility of RC
1. To implement the general and technical guidelines
which provided by NPD
2. To conduct energy audit on energy audit, energy
conservation and emission inventory calculation in
selected companies.
Page 51 of 76
3. To conduct emission audit and collect all energy and
emission conservation, production and waste process
data in selected companies.
4. To identify the implementation of energy efficiency
potentials and recommend the company action plan on
energy efficiency.
5. To identify and calculate green house gases emission
in selected companies
6. RC acts as a facillitator and industry partner to prepare
the document as follows:
i. Energy audit and assesment data result
ii. Baseline data
iii. Technology need assesment in each companies
iv. Business plan
v. No cost and low cost SOP
vi. Pre Feasibility Study in each company
7. To organize recommendation of the energy efficiency
implementation based on the No Cost, Low Cost,
Medium Cost and High Cost criteria.
8. To develop priority level of energy conservation
implementation and CO2 emission reduction followed
by pre-feasibility study. The Pre-Feasibility Study
consists of information and analysis of finance, techno
economy and technical design.
9. To prepare training for Energy Action team (EAT)
formation in each selected company.
Through this, RC should collect all information from
previous energy audit resulted to be implemented in
different type of industry and assess the suitablity of the
Page 52 of 76
recommendation, and if it is not suitable, RC should
identify the barriers, such as financial matter.
To support all data mentioned, some information
below must be collected:
- Energy efficiency steps and CO2 emission reduction
that has been implemented by selected companies
- Implementation of new technology which is already
implemented and planned
3.5.2.2. Management Responsibility and Job
Description of RC:
1. To develop efficient and effective coordination with
NPD and Consultants (PMU, NMC and RC) in all
activities.
2. To develop efficient and effective coordination with
selected company in all audit activities.
3. To develop consultation with selected company
representatives to determine the action plan of the
company on the reduction of emission and energy
consumption intensity.
4. To collect all information related to emision and energy
from selected company.
5. To prepare report based on the NMC report format
6. To prepare monthly progress report to the NMC
7. To prepare Pre Feasibility Study of each selected
company.
8. To prepare expenditure report regarding to emission
and energy survey to the NPD.
9. All audit reports are written in Bahasa and English.
Page 53 of 76
3.5.3. EC (Evaluation Consultant)
EC has responsibility to evaluate the suitability of
programs and implementation plans conducted by the
NMC and RC for each industrial sector. Referring to the
Project Document, AWP and technical services in TOR,
the EC coordinates, monitors, evaluates and reports all
activities at the regional level to the NMC and NPD. The
EC should establish effective and efficient
communication with the NMC and the RC.
3.5.3.1. Technical Assignments and Responsibilities
of EC
To evaluate the program implementation in
accordance with:
1. Suitability between plan and implementation programs
for each industrial sector conducted by the NMC and
RC referring to the Project Document, AWP and TOR.
2. The implementation of technical guidelines provided by
the NPD in the field.
3. Implemented energy audit guideline and energy
conservation & emission inventory calculation which
conducted by the NMC and RC
4. Recommendation and input for improvement.
3.5.3.2. Administration Assignments and
Responsibilities of EC
1. To develop effiecient and effective coordination with
NPD/PMU,NMC and RC.
2. To evaluate program implementation in NMC and RC in
all outputs.
3. To provide all reports in Bahasa Indonesia and English
Page 54 of 76
CHAPTER IV
CLOSING REMARKS
4.1. TRANSPARANCY
ICCTF Ministry of Industry implementation program
administratively and operationally refers to:
1. PP No. 2 th. 2006 concerning Debt Procurement
Guideline and/or Grant Receiving and Debt
Implementation and/or International Grant Fund.
2. Program implementation funded by UNDP referring to
Project Management Implementation Guideline Fund
by UNDP.
Procurement refers to KepPres No. 80 tahun 2003 and
PerPres No.54 th. 2010 concerning Government
Procurement Guidelines for Goods/Services
Partially/Generally Fund by APBN/APBD so that the
implementation of procurement can be conducted in an
efficient, effective, open and competitive, transparent, fair /
non-discriminatory and accountable.
Principles that must be considered are:
Efficiency means program implementation including
goods/services procurement should use limited budget
and efforts to achieve target in limited time and
accountable.
Effective means program implementation including
goods/services procurement should be match with the
needs and gives the benefit as much as possible as
target determined.
Page 55 of 76
Transparent means all the rules and information
regarding to the goods/services procurement program,
administration and contract are published through
Ministry of Industry website.
Transparency in the implementation of the program
shall be conducted by the executors; they are the NPD
level and PMU, and can be accessed by all stakeholders
to obtain necessary information such as the concept of
program, policies and decisions made, activities, funds
raised, and all beneficiaries of the program.
4.2. ACCOUNTABILITY
Beside transparency, the program also applies the
principle of accountability in decision-making and the
management of activities and finances. Application of the
principle of accountability must be adhered consistently by
all program participants, without exception.
Accountability is essentially applied to provide
opportunities to all interested parties to do audit, ask
questions and/or sued the relevant decision makers
accountable to the public interest.
The activities to be undertaken, including:
a. Public Consultation
b. Coordination Meeting
c. Monthly Meeting
d. Audit and Inspection
4.3. REPORTING
All format reports and summaries must be written in
Bahasa Indonesia and English to the NPD. All reports
formed as a special report that consists of:
Page 56 of 76
1. Quarterly report
Information in the quarterly report can be used as a
guideline for program manager to do:
Update Issues log.
The quarterly report from the NPD will be an input
of ATLAS to modern the Log Issues. This is to
monitor the problem solving (if any) during the
activity.
Update Risks Log.
The quarterly report is attached with the updated
Risk log implemented in the Project Document. If
there is a risk potential found in ATLAS system
should be monitored properly.
Lessons-learned log.
In order to get lesson-learned process on the
project implementation, it can be noted properly to
improve implementation of the next program.
2. Annual Report
Annual report prepared by project manager directed
by the NPD to give to the project board for approval.
Annual report format uses quarterly report format in
providing. Therefore the issues on each program
component achieving in each three months can be
noted properly and reported to be solved.
Based on the annual report, Project Board reviews
the project implementation. The review result can be
use as part of annual report activities. Annual report
and the review result can be used as an input for next
Page 57 of 76
action plan. Annual report will be given to Bappenas,
beneficiary party and UNDP.
Financially, all expenses of NPD and UNDP
activities will be put on the Combined Delivery Report
(CDR)
CDR is came from ATLAS management system and
approved by the NPD. The NPD’s expenses responsibility
record differently with UNDP’s responsibility.
3. Final Report
After project finished, Project Manager under
supervised by the NPD will prepare the project final report.
The final project consists of project achievement, problems
and problems solver, and recommendation for project
continuity. Project final report will give to BAPPENAS,
UNDP, related party and Finance Department.
Page 58 of 76
REFERENCES
Department Pekerjaan Umum. 2010. Pedoman Umum
PNPM Perkotaan Dirjen Cipta Karya. Jakarta
P2KP. 2010. Pedoman Pelaksanaan Tata Cara Invoice.
Jakarta.
BAPPENAS – UNDP. 2009. Project Management
Implementation Guideline / Pedoman Pengelolaan
Kegiatan Hibah UNDP. Jakarta
Kementerian Lingkungan Hidup. 2010. Standar Prosedur
Operasional Proyek dana Hibah. Jakarta.
Page 59 of 76
Page 60 of 76
Page 61 of 76
APPENDIX B
PROJECT MANAGING IMPLEMENTATION OF ICCTF
AND MINISTRY OF INDUSTRY
1. Finance Administration (FA)
1.1. Rules of budget expense
Budget expense required these belows elements:
1. Budget expense purpose must be match with the
budget plan that approved. Budget expense
purpose must be matched with target achievement
as mentioned on the document of budget allocation.
2. Budget expense must be approved by the NPM,
DNPD or the NPD.
3. Budget expense implementation must be use
economicaly, riil and transparent.
1.2. Saving, Expense and Financial report
1. Money receive and deposit must be using
government bank with account name of ICCTF-MOI
2. For money luquidation, FA will release a voucher
signed by the NPM, approved and checked by the
NPD/DNPD or appointed staff based on the amount
budget
3. Payment to the third party above 5 million rupiahs
must be transfer via bank
4. All bank transaction must be record in the bank
book
5. Reconciliation of bank report must be done every
month
Page 62 of 76
6. Petty cash in ICCTF-MOI unit office is 10 million
rupiahs and managed by NPM under government
accountability principle.
7. Activity that can be covered with petty cash is office
daily operational (excluding salary and official trip).
Petty cash Expenditure must be approved by the
NPM before transaction
8. All expenditures from petty cash must be proposed
to the FA, and FA will propose to the NPM.
9. Replenishment on petty cahs when patty cash is 2.5
million attached with expenditures report,
replenishment proposal to the NPM
10. Expenditures and payment must be proven with
receipt, and must be reported in monthly report.
11. Finance quarterly report must be attached with copy
of bank book, Bank Reconciliation dan Statement,
Money Expenditure, Financial Report and FACE
Form, Cash Book, petty cash report. Financial
report must be attached with copy of supporting
document and can submit to UNDP after reviewed
by NPD/DNPD or appointed staff.
1.3. Financial Report Delivery
PMU ICCTF-MOI has responsibility to submit
financial report (monthly, quarterly report, and annual
report to the UNDP.
a. Monthly report must be submit to the UNDP every
date 10.
b. Quarterly and annual report must be attached with
Work Plan next periode.
c. Annual report must be submit in January 10th.
Page 63 of 76
Deadline for submitting quarterly reports and work plan
can be seen in the table below.
Timeline Delivery for Financial Report and Workplan
2. Monitoring and Evaluation of Project
Implementation
Monitoring and evaluating is needed to know the
progress realization, Project implementation, the issues, to
find the problem solve so that the Project can running well
and achieve the target.
1. Monitoring program and administration doing in stages,
in NPM level will be monitoring FO, AA, FA and AA, in
NPD level will evaluate the NPM every 6 month.
2. Monitoring and evaluating the NPM’s report
3. Report consists of program report, achivement, minutes
of meeting and financial report
4. Report activity doing after the activity finished as
mentioned on the workplan
5. Report activity must be submit latest a week after the
Activity Period
Timeline
(accepted by UNDP)
Workplan Financial
Report
Q1 (Quarterly 1): 01 January –
31 March
10 Des 10 April
Q2 (Quarterly 2): 01 April – 30
June
10 April 10 July
Q3 (Quarterly 3): 01 July – 30
Sept.
10 July 10 Oct
Q4 (Quarterly 4): 01 Oct.– 31
Dec
10 Oct 10 Dec
Page 64 of 76
activity finished and financial report must be submit
follows the schedule on the gareement between MOI
and UNDP
6. Program/activity report must be do every three months
after quarterly report or the latest is 3 weeks after
quarterly report.
7. Report compilation must console and approved by the
NPD before submit to UNDP
3. Procurement and Inventory Rules
1. Goods procurement proposal doing by the NPM and
approved by the NPD and goods procurement must
be matched with mentioned on the AWP.
2. Goods procurement rule follows the valid rule
3. Goods procurement and inventory must be listed on
inventory list and must be record by number as
UNDP numbering procedure standar and the
condition must be report to the NPD and UNDP
every month. Inventory list prepared by AA and
approved by the NPM and DNPD.
4. Inventory of project’s goods bought with NEX fund,
after get the UNDP approval and return to MOI after
project finished.
5. Obligation and approvement of money liquefaction
for goods procurement doing by the NPD.
6. Goods inventory list in ICCTF-MOI in non insurance.
7. At the time project is finished, all goods in inventory
list must be return to MOI.
4. Office Administration rule
Generally the office regulation follows the valid regulation
and effect to all PMU employee:
Page 65 of 76
1. Office hour is 08.00 – 17.00 including lunch break
12.00-13.00. Total working hours is 40 hours a week.
Total office hours is including the hours outside the
office as long approve by the NPD/DNPD
2. Absency must be signed by the NPM, FA and AA and
checked by the DNPD
3. Ill for more than 2 days must be proven with letter from
doctor. And absent for 4 days will be deduct 12 days
annual leave
4. Salary will be pay every date 25 attached with the
absence list
5. Annual leave is 12 days. Must be prepare a month
before and take in 2 priode. For NPM, AA and FA
annual leave can be taken after 6 moths.
6. Wedding and birth leave follows the Labour
Department regulation.
7. AA and FA leave must approved by the NPM, and
NPM leave must be approved by NPD/DNPD. AA, FA
and NPM must selected a representative during their
leave. All the expenses that caused by personal
careless can not covered from project money.
8. Secretariate office can provide 4 wheel vehicle for
office operational, or can be charge with taxi. If using
personal car, office will cover the petrol, driver, and
toll.
9. NPM, AA and FA must work as a team, proffesional,
transparant and full responsible.
10. Petti cash must be approved by the NPM, if not, AA
and FA must cover the expense from petty cash.
11. AA and FA report to the NPM, and NPM report to the
NPD. Job description details on agreement.
Page 66 of 76
APPENDIX C
Consultant Invoice Payment Procedure
1. Program Classification
Consultant invoice payment procedure using cost
mechanism devided to :
1. Remuneration, pph 21 and insurance
2. Expert staff and supporting staff Daily of
Station/DSA
3. Office rental, pph 23
4. Office operational
5. Tools office rental pph 23
6. Communication bills
7. Housing allowance, pph 21
8. Vehicle rental, pph 23
9. Program activity Report cost
10. Other cost
2. REMUNERATION
2.1.Verification purpose
1. Remuneration payment is based on the actual time
sheet which use by the expert mentioned on the
actual time sheet and supported with valid invoice
2. List of expert staffs is match with expert team as
mentioned on the approved proposal or
replacement expertise whose been approved by the
project.
Page 67 of 76
4.2. Work stage
1. Remuneration payment is based on the time sheet
and supported with valid invoice
2. Check the time sheet, compare the time sheet with
the invoice, considering the expert staff absent. Pay
attention to the possibilities of the expert staff was
sick, taking leave, or conduct a trip to out of town,
while remuneration still collected/paid.
3. Compare the expert staff signature on the time
sheet with their signature on the CV
4. Recalculate the total invoice
5. For expatriate, ask the copy passport. Check the
time sheet and compare with the invoice, consider
the absent, consider their annual leave, check their
arrival data and departure on passport, to detect the
possibility of their presence or absence but they still
got remuneration payment.
6. Expert staff list on field should be matched with
expert staff list on the technical document this also
applied for replacement expert staff
7. Remuneration payment has been completted with
the income tax (PPh 21). Letter of Tax Payment is
attached as supporting document.
8. Conclusion on work of stages mentioned includes
the completion of supporting documents.
3. Transportation and Daily of Station
3.1. Verification purpose
1. Transportation and DSA will be paid as much as
amount mentioned on the contract and people who
conduct a duty trip should be the people’s names
Page 68 of 76
mentioned on the contract (supported with valid
document)
2. Transportation and DSA (destination and duration)
doing as mentioned on the contract
3. To assure the DSA cost is calculating correctly
3.2. Work stage
Transportation and DSA will be paid in correct
number follows the name as mentioned on the
contract (supported with valid document)
1. Calculate the payment transportation of expert staff
DSA and supporting staff
2. DSA expert staff supported with DSA document
follows the name and destination as mentioned on
the contract and proven document
3. Transportation and DSA (destination and duration)
calculating as mentioned on the contract, compare
the duration and destinantion on invoice with the
duration and destinantion as mentioned on the
contract
4. DSA Tariff has calculated correctly, and DSA
calculation should be match with the 3 star Hotel
rate in destination mentioned on the invoice.
5. Check the validity of hotel rate through media and
analysis the DSA rate properly.
6. Conclusion on work of stages mentioned includes
the completion of supporting documents.
7. Check the document validation
– Check the validity of DSA document, and person
who signed the document, check the transport ticket
Page 69 of 76
– For airplane, check the ticket detail : agent data,
year of ticket, ticket number serial, agent stamp and
boarding pass
4. Office Rental
4.1. Verification purpose
1. Office rental invoice calculation is based on normal
market price and supported with adequate
supporting document
2. Invoice match with office rental periode
4.2. Work stage
1. recalculate the amount of office rental bill
2. do the analysis of proper rate with:
a. compare the office rental rate collected with the
office rental rate on the same location, the same
periode and in previous year
b. get the information of office rental rate on the site
or through media and compare with the rate on
the contract
c. check the office condition and the furniture, it is
proper or unproper
d. verify, whether the office rental is supported with
valid agreement (copy IDs of the office owner and
the consultant representatives should be
attached)
e. interview with the owner to get confirmation of
correct rate and the legality of the supporting
document .
f. bill amount is match with rent periode, do analyse
to assure the actual rent with the detail proven
document, compare with related document such
Page 70 of 76
as the beginning of mobilization, mobilization
ticket, self report letter, monthly report of
consultant activities, presence list of personnel,
and preliminary training activities.
g. Conclusion on work of stages mentioned includes
the completion of supporting documents.
h. check the availability if the office is rented by 2
consultant companies through checking the
consultant address, check to the location or do
the interview to the owner or employee of the
consultant,
5. OFFICE OPERATIONAL
5.1. Veriffication pupose
1. Office operational cost will pay based on the proper
amount and supported with support document
2. Office operational cost calculated based on the
actual rent periode
5.2. Work stage
1. Office operational cost will be pay based on the
proper amount and supported with support
document
a. Recalculate total amount that support payment
on operational office cost
b. Check if the cost is correctly calculate based on
the con that mentioned on the contract
2. Office operational cost will be calculate based on
the actual periode
a. Check if the cost is based on the actual periode
b. Do analysis, match with mobilitation data,
consultan arrival and absent list
Page 71 of 76
3. Conclusion on work of stages mentioned includes
the completion of supporting documents.
6. OFFICE TOOLS RENTAL
6.1. Verification purpose
1. To assure that office tools rental cost is paid based
on properly cost and support with support
documents
2. To assure that office tools rental is based on the
actual periode of tools using by consultant
6.2. Work stages
1. To assure that office tools rental invoice is paid
based on proper amount and rate, supported with
support documents, do the verification procedure as
follows:
a. recalculate the office tool rental amount
b. Check the rate of office tools rental is properly ,
compare with other contract, or do price
confirmation
c. Do analysis, total amount and type of tools is
based on properly cost match with the needs
d. Verify , whether the office tools rental is
supported with valid contract document
e. Do the interview with office tools owner to
assure the amount of rental rate
2. To assure that invoice amount is match with the
actual periode of tools using by the consultant, do
analysis to assure the periode on the invoice is
match with related data, ie. Mobilization document,
proven personal report, monthly report, absent list,
training
Page 72 of 76
7. COMMUNICATION
7.1. Verification pupose
1. To assure that communication bill is supported with
support document
2. To assure that bill is match with actual
communication using periode and based on
properly need/economicaly
7.2. Work stages
1. To assure that communication bills is supported
with support document
a. Recalculate the communication bill
b. Do verification, if communication rental (if there)
by consultant is supported with valid contract
document
c. Conduct interview / confirmation with the owner
of the appliance in order to believe in the validity
of the lease and rental of communication
equipment by the consultant (if any).
2. To assure that bill amount is match with actual
communication using periode by consultant and
based on properly need/economicaly
a. Do the analysis to assure that the total periode
on the contract invoice is match with the actual
using by comparing related data such as
moblisation, ticket document mobilisation,
proven personal report, consultant monthly
report, absent list and training
b. Do analysis of the proper;y communication
using compare with the capacity and intencity
program, assure there’s no over communication
using
Page 73 of 76
3. Conclusion on work of stages mentioned includes
the completion of supporting documents.
8. HOUSING ALLOWACE
8.1. Veriffcation purposes:
1. To assure that housing allowance payment is based
on properly market price and supported with
support document
2. To assure that invoice amount is match with
housing allowance periode
3. To assure that housing allowance is accepted by
correct expert staff
8.2. Work stage
1. To assure that housing allowance payment is based
on the market price supported with support
document;
a. Recalculate the total amount of housing
allowance cost
b. Check if housing allowance is calculated based
on the local house rental rate. Get the
information of housing rental rate through
confirmation, or valis resource. Do anlaysis of
housing rental rate on the contract , and check
the regulation that mentioned housing if
minimum for 3 single persons or a family.
c. Do verification whether the housing allowance
invoice is supported with legal contract
document
2. To assure that housing allowance invoice is match
with the actual periode of expert staff housing
Page 74 of 76
allowance. Do analysis to assure that periode
calculation on the invoice is match with actual
periode by comparing related data such as
mobilisatio, mobilisation ticket data, proven
personal report, consultant activity report, absent
list and training
3. To assure that housing allowance is accepted by
correct expert staff, do analysis to domocily data
through CV or technical proposal
9. VEHICLE
9.1. Veriffication purpose
1. To assure that vehicle rental invoice is calculated
based on the proper market price, supprted with
support document
2. To assure that invoice is match with actual periode
of vehicle using
3. To assure that expert staff is using the vehicle
follows the rule
9.2. Work stages
1. To assure that vehicle allowance invoice is
calculated based on the proper market price,
supported with support document, do the
veriffication procedure follows:
a. Recalculate the proven support document
b. Check if the rental rate is based on the market
price, do analysis of price by comparing the rate
with rate from another resource (newspaper)
c. Check if the vehicle rental calculation is not over
the limit amount that is one 4 wheel vehicle is
for 4 expert staff unless the leader team.
Page 75 of 76
d. Verify, whether the rental is supported with
contract document and proven legal owner data
and vehicle physicaly check.
2. To assure that bill amount is match with actual
using periode, do analysis to assure that total
periode on invoice is match with actual using
periode by comparing related data such as
mobilisation, mobilisation ticket data, proven
personal report, monthly activity report, and training.
3. To assure that consultant is using the vehicle is the
correct person, verify as follows:
a. Check the type of vehicle compare with the
status/position and consultant name
b. Do the confirmation who using the vehicle
10. REPORT OF CONSULTANT ACTIVITY RESDULT
10.1. Veriffication purpose
To assure that payment of report making cost is
match with the needs and based on the market
price, supported with supporting document
10.2. Work stage
1. Recalculate the amount that supporting report
making cost
2. Check whether the quantity of the report that
calculated on the invoice not over the limit as
mentioned on the contract
3. Make a summary whether the invoices supported
with support documents that must be attached
Page 76 of 76
11. MISCELLANEOUS
11.1. Veriffication purpose
1. To assure miscellaneous invoice such as
workshop, seminar,training and other expenses
were paid in proper amount and supported with
adequate support document
2. To assure bill amount in accordance with consultant
work period
11.2. Work stages
1. Recalculate the invoice amount of
miscellaneous cost
2. Check whether the miscellaneous invoice is
supported by expenditure documents and other
legal supporting documents such as buying
receipt, absent list, work report and does not
against the rule
3. Ensure the number of bills have been in
conformity with the activities of consultants, to
analyze whether the quantity, timing, and types
of activities calculated in accordance with
contract billing period of the real, and in
accordance with the contract and TOR.