KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIADIREKTORAT JENDERAL PAJAK

LAMPIRAN I

SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAKNOMOR SE-03/PJ/2014

TENTANG

PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJADI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK TAHUN 2014

PANDUAN PENGISIAN DATA ANALISIS BEBAN KERJADI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

Menu-menu pada modul Workload Analysis dapat dipilih jika telah melakukan login aplikasi SIKKA. Menu aplikasiWorkload Analysis berada pada Home > Kepegawaian > Aplikasi > Analisis Beban Kerja. Tampilan awalmodul Workload Analysis adalah sebagai berikut:

1. Otorisasi UserUSER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPKMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > OTORISASI USER

Otorisasi user berfungsi untuk memberikan otorisasi kepada Pelaksana dari pejabat eselon IV yangbersangkutan untuk dapat membantu pengisian Analisis Beban Pajak.

Selain memberikan otorisasi kepada Pelaksananya, pejabat eselon IV sebagaimana dimaksud pada huruf1a, huruf 1b dan huruf 1c juga berkewajiban memberikan otorisasi kepada pejabat fungsional.

a. Pejabat Eselon IV yang terkait dengan fungsional Pemeriksa Pajak. 1) Kepala Seksi Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal di Kantor Pelayanan Pajak; 2) Kepala Seksi Bimbingan Pemeriksaan dan Kepatuhan Internal di Lingkungan Kanwil DJP. b. Pejabat Eselon IV yang terkait dengan fungsional Penilai PBB 1) Kepala Seksi Ekstensifikasi Perpajakan di Kantor Pelayanan Pajak; dan 2) Kepala Seksi Bimbingan Penilaian di Lingkungan Kanwil DJP. c. Pejabat UPK juga diwajibkan untuk memberikan otorisasi kepada Pejabat Fungsional (Kepala Subbag

Umum Kepegawaian pada Sekretariat DJP, Kepala Subbag Rumah Tangga dan Kepegawaian diPPDDP, Kepala Subbag Tata Usaha di lingkungan Direktorat KPDJP, Kepala Subbag Tata Usaha danKepatuhan Internal pada UPD (KPDE, KLIP serta KPDDP).

Kepala Subbag Umum Kepegawaian KPDJP juga berkewajiban untuk melakukan otorisasi terhadappelaksana yang ditugaskan pada Tenaga Pengkaji untuk membantu pengisian beban kerja TenagaPengkaji.

Langkah-langkah untuk melakukan otorisasi user: a. Klik Tab Otorisasi User. Selanjutnya klik tombol "Tambah" untuk memilih Pelaksana yang akan diberikan otorisasi untuk

membantu pengisian data ABK pada unit eselon IV tersebut.

b. Klik radio button yang akan menampilkan para Pelaksana pada unit kerja eselon IV tersebut.Kemudian pilih salah satu pegawai yang diberikan otorisasi dan klik tombol Simpan.

c. Hasilnya akan menjadi seperti ini.

2. Perekaman Form AUSER : Pejabat Eselon IVMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FORM A

Form A adalah formulir yang digunakan untuk produk yang dihasilkan berdasarkan proses yang secaraformal terdapat alur/prosedur kerjanya dengan tahapan-tahapan langkah yang jelas diatur dalam ProsedurKerja.

Untuk SOP milik eselon II/III, masing-masing seksi mengisi kegiatan seksi tersebut dan mengisi kegiatanmilik pejabat eselon II/III. Apabila output dari kegiatan eselon II/III itu merupakan produk gabungan,maka cukup salah satu seksi saja yang mengisi, untuk seksi yang lain isi kegiatan sebagai tidak dilakukan.

Untuk SOP milik eselon IV, masing-masing seksi mengisi kegiatan masing-masing dan pemilik SOP itumengisikan kegiatan pejabat eselon II/III. (jika ada).

Langkah-langkah untuk mengisi form A adalah:

a. Setelah login aplikasi ABK, pilih menu Form A. Aplikasi secara otomatis akan menampilkan Form A yang memuat SOP yang menjadi tanggung

jawab Seksi/Subbag pegawai yang bersangkutan;

b. Kemudian klik radio button dari suatu SOP yang hendak diisi data ABK-nya dan akan muncul uraiankegiatan dari SOP tersebut;

c. Selanjutnya pada SOP yang sudah di "pilih" akan muncul status isian berupa jumlah uraian yangharus diisi responden yang bersangkutan yang merupakan uraian kegiatan yang menjadi tanggungjawab unit kerja responden tersebut.

d. Isi uraian proses kegiatan tersebut dengan data jumlah volume kerja selama satu tahun dan waktuyang dibutuhkan untuk mengerjakan proses tahapan tersebut (satuan waktu adalah menit).

Apabila proses tidak dilakukan maka klik kotak pada kolom "Tidak dilakukan" sehingga pengisiandianggap selesai dan dapat disimpan.

Setelah semua uraian proses kegiatan diisikan, klik tombol "Simpan" untuk menyimpan data yangsudah diisikan tersebut.

Kolom yang harus diisi ditandai dengan warna hijau.

e. Apabila seluruh uraian kegiatan yang menjadi tanggung jawab unit kerja responden telah terisi,maka pada status isian otomatis terdapat tanda "√" ;

f. Ulangi langkah huruf b s.d. huruf e untuk melakukan pengisian terhadap SOP yang lain. g. Pada pelaksanaan ABK tahun 2014 ini, sebagian isian norma waktu pada Form A sudah disable

sehingga user hanya mengisikan volume beban kerjanya saja. Kolom yang perlu diisi beban kerjaatau norma waktu akan diberi tanda atau warna tertentu.

h. Perlu diperhatikan bahwa apabila langkah huruf c tidak dilakukan maka SOP yang bersangkutan tidakdapat diedit/update.

i. Jika terjadi kesalahan dalam melakukan pengisian data, langkah-langkahnya sebagai berikut 1) Pilih Kode SOP yang akan dilakukan perbaikan data

2) Lakukan perbaikan isian data yang salah. Setelah data diperbaiki, klik Tombol "Simpan"

3) Perekaman Form A TambahanUSER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK

MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FORM A TAMBAHAN

1) Pilih menu Form A Tambahan. a. Apabila pada pengisian data ABK di tahun 2013, unit kerja responden tidak

mengisi data pada Form A Tambahan ini maka pada tabel Form A Tambahanakan kosong.

i. Untuk dapat menambahkan SOP baru, responden mengklik tombol"Tambah" untuk dapat membuat judul SOP baru dan menguraikan tahapankegiatan serta data ABK SOP tersebut;

ii. Isikan Nama Produk yang akan dihasilkan, kemudian klik tombol "TambahForm A Tambahan" sehingga produk tersebut muncul dalam daftar SOPTambahan;

iii. Dari daftar SOP ini, klik uraian proses untuk membuat urutanproses/tahapan kegiatan;

iv. Istilah semua parameter yang diminta untuk membuat tahapan Form ATambahan tersebut. Setelah semua kegiatan diisi, klik tombol "Simpan";

v. Apabila terdapat kesalahan dalam pengisian klik tombol "Edit" pada kolomFungsi, kemudian lakukan pembetulan pada isian yang salah;

vi. Klik tombol "Simpan" setelah selesai mengedit isian yang perlu perbaikan.

b. Apabila pada tahun 2013 responden sudah melakukan isian pada Form ATambahan, maka untuk mengisi kembali Form A tersebut denganlangkah-langkah sebagai berikut:

i. Pilih Menu Input Form A Tambahan; ii. Klik button pada nama produk tambahan hasil isian tahun 2012 yang akan

diisikan data ABKnya;

iii. Klik "Load Kegiatan ABK" pada nama produk tersebut untuk membukatahapan kegiatan yang telah diinput pada tahun 2013. Kemudian akan

muncul notifikasi dan klik "OK" untuk melanjutkan ke proses pengisiandata volume kerja dan waktu pengerjaan dari tahapan tersebut;

iv. Isilah semua parameter yang diminta (jumlah volume kerja selama tahun2013, waktu pengerjaan dalam satuan menit). Setelah selesai, klik tombol"Simpan";

v. Apabila terdapat kesalahan pengisian, ulangi langkah pada huruf a poin vdi atas untuk melakukan update data;

vi. Apabila Form A Tambahan hasil isian tahun 2013 sudah tidak dilakukan,klik tanda "Delete" pada kolom Fungsi.

4. Perekaman Form BUSER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK

MENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > INPUT FORM B

Form B adalah formulir yang digunakan untuk produk yang prosedurnya sulit diuraikan. Sebagai contoh adalah kegiatan rapat, konsinyering dan diklat. Langkah-langkah untuk mengisi form B adalah sebagai berikut: 1) Pilih menu Input Form B

2) Isilah semua paramater yang diminta dalam Form B. Setelah semua parameter diisi,klik tombol "Simpan"

3) Apabila terdapat kesalahan dalam pengisian klik tombol "Edit", kemudian lakukanpembetulan pada isian yang perlu perbaikan;

4) Klik tombol "simpan" setelah dilakukan perbaikan

5. Persetujuan Pejabat Eselon IVUSER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPKMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > PERSETUJUAN PJB ES

IV

Persetujuan Pejabat Eselon IV adalah pernyataan kelengkapan dan kebenaran pengisian ABK.Tampilan awal menu persetujuan adalah sebagai berikut:

Langkah-langkah melakukan Persetujuan:

a. Setelah klik Fungsi "Lakukan Persetujuan" maka tampilannya seperti berikut ini:

b. Setelah me-review bahwa seluruh isian data ABK untuk unit kerja eselon IV-nya telahlengkap dan akurat, maka pejabat Eselon IV melakukan persetujuan dengan melakukanklik button "Setuju".

c. Apabila masih terdapat uraian kegiatan yang kosong pada SOP yang menjadi tanggungjawab unit kerja eselon IV tersebut, maka fungsi persetujuan belum dapat dilakukan.Tampilannya adalah sebagai berikut:

d. Jika terjadi hal yang demikian maka klik "Lihat daftar pekerjaan yang belum lengkap"untuk mengisi data pada SOP yang belum lengkap. (Lihat Kode SOP dan kembali keForm A untuk melengkapi isian data yang belum lengkap).

e. Setelah data isian secara lengkap, klik tombol "Setuju" untuk melakukan persetujuan. f. Klik tombol "Kembali ke halaman Utama". Persetujuan terhadap isian data sudah dilakukan dengan tampilan sebagai berikut:

6. MonitoringUSER : Seluruh pejabat struktur dan seluruh anggota Tim ABK PusatMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > MONITORING

Menu Monitoring berguna untuk mengetahui dan memantau pelaksanaan pengisian databeban kerja yang dilakukan oleh pejabat eselon IV, pejabat fungsional, dan pelaksana di unitkerja masing-masing, sehingga dapat diketahui apakah pelaksanaan pengisian beban kerjaberjalan lancar atau terdapat permasalahan yang perlu untuk ditindaklanjuti.

Ruang lingkup progress isian data ABK adalah sebagai berikut: a. KPP; Kepala KPP dan para pejabat pejabat Eselon IV termasuk Pejabat UPK di KPP hanya

dapat memonitor progress isian data ABK pada unit KPP-nya masing-masing; b. Kanwil 1) Kepala Kanwil DJP, Kepala Bagian Umum, dan pejabat UPK dapat mengakses

data monitoring untuk pengisian data ABK di lingkungan Kanwil dan pada KPPyang berada di bawah wilayah kerja Kanwil yang bersangkutan;

2) Pejabat Eselon III selain Kepala Bagian Umum dan pejabat Eselon IV selainpejabat UPK hanya dapat mengakses data monitoring pengisian data pengisiandata ABK di lingkungan Kanwil.

c. Sekretariat Direktorat Jenderal, Direktorat, dan PPDDP: Pejabat Eselon II, pejabat Eselon III, dan pejabat Eselon IV di lingkungan KPDJP dan

PPDDP dapat mengakses monitoring data pengisian ABK pada lingkungan unit kerjaeselon II-nya masing-masing;

d. Tim ABK Pusat: Seluruh anggota Tim ABK Pusat dapat mengakses data monitoring pengisian ABK pada

seluruh unit kerja di DJP.

Adapun tampilannya adalah sebagai berikut:

7. Calculator ABKUSER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPK/Seluruh PegawaiMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > CALC

Menu ini berguna untuk membantu dalam mengonversi waktu dalam mengisi Form A Baru danForm B.

Adapun langkah untuk mengkonversi waktu adalah sebagai berikut: a. Pilih menu Calc; b. Masukkan waktu yang akan dikonversi ke dalam satuan menit, misalnya 1 jam. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada tampilan berikut ini.

8. FP2USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPKMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FP2

FP 2 merupakan rekapitulasi jumlah beban kerja jabatan berdasarkan produk.

9. FP3USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPKMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FP3

FP3 merupakan perhitungan kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi jabatan (EJ) danprestasi kerja jabatan.

Pejabat Eselon IV selain UPK dapat mengakses form FP3 untuk unit kerja eselon IV-nyamasing-masing. Kepala unit kerja dan pejabat UPK dapat mengakses data FP 3 dari seluruhunit kerja eselon IV di unit kerjanya.

10. FP4USER : Pejabat Eselon IV/Pejabat UPKMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > FP4

FP4 merupakan kebutuhan rekapitulasi kebutuhan pejabat/pegawai, tingkat efisiensi unit (EU)dan prestasi kerja unit.

Pejabat Eselon IV selain UPK dapat mengakses form FP4 untuk unit kerja eselon IV-nyamasing-masing. Kepala unit kerja dan pejabat UPK dapat mengakses data FP4 dari seluruhunit kerja eselon IV di unit kerjanya.

11. Deskripsi Singkat Hasil Isian Beban KerjaUSER : Pejabat UPKMENU : HOME > KEPEGAWAIAN > ANALISIS BEBAN KERJA > DESKRIPSI SINGKAT

HASIL ISIAN BEBAN KERJA

Dalam pelaksanaan ABK tahun 2014, Pejabat UPK diwajibkan untuk membuatdeskripsi/penjelasan singkat hasil perhitungan ABK dan penjelasan lainnya sepertisaran/masukan pelaksanaan ABK, kualifikasi pendidikan kebutuhan pegawai pada masingmasing unit kerja di lingkungan DJP serta saran/masukan pelaksanaan ABK di lingkungan DJP.

Deskripsi singkat Hasil Isian Beban Kerja dibuat setelah seluruh pejabat eselon IV melakukanapproval/persetujuan atas isian data yang menjadi tanggung jawabnya.

Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Setelah data di input dan dilakukan persetujuan oleh pejabat eselon IV, maka pejabat

UPK dapat membuat deskripsi dimaksud.

2. Setelah itu akan muncul beban kerja tinggi dan beban kerja yang rendah pada unitkerja yang menjadi tanggung jawab.

3. Pejabat UPK akan membuat uraian singkat mengenai penyebab beban kerja tinggimaupun rendah pada isian nomor 3 dan 4.

4. Dari data yang diisikan juga akan diketahui kelebihan/kekurangan pegawai

5. Pejabat UPK diminta untuk mengisi rencana aksi terkait dengan kekurangan/kelebihan pegawai tersebut.

6. Pejabat UPK juga diminta untuk mengisikan kualifikasi pendidikan terkait dengankekurangan pegawai di unit kerjanya masing-masing serta memberi saran/masukanterkait pelaksanaan ABK di lingkungan DJP.

7. Setelah semua parameter diisikan maka klik button "Simpan".

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal Januari 2014 DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

ttd.

A. FUAD RAHMANY NIP 195411111981121001

KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIADIREKTORAT JENDERAL PAJAK

LAMPIRAN II

SURAT EDARAN DIREKTUR JENDERAL PAJAKNOMOR SE-03/PJ/2014

TENTANG

PELAKSANAAN ANALISIS BEBAN KERJADI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK TAHUN 2014

PERMASALAHAN YANG SERING TERJADI PADA PELAKSANAANANALISIS BEBAN KERJA DI LINGKUNGAN DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

Kementerian Keuangan khususnya Direktorat Jenderal Pajak telah melaksanakan analisis beban kerjadalam beberapa tahun. Namun demikian, masih terdapat beberapa permasalahan antara lain:1. Pelaksanaan ABK menggunakan data tahun lalu sehingga menyulitkan dalam pengisian volume dan norma

waktunya. Untuk mengurangi permasalahan ini, sebelum pelaksanaan ABK tahun 2014 telah terbit Surat Sekretaris

Direktorat Jenderal Pajak tentang Persiapan Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Lingkungan DirektoratJenderal Pajak Tahun 2014.

2. Isian pejabat Eselon II dan III Untuk isian pejabat eselon II dan Eselon III dilakukan oleh pejabat eselon IV yang mempunya SOP yang

melibatkan Eselon II dan Eselon III tersebut. Untuk SOP yang melibatkan semua seksi maka setiap pejabateselon IV mengisikan volume yang dikerjakan oleh seksi/subbag masing-masing yang menjadi tanggungjawabnya.

3. Kegiatan Sensus Pajak Nasional (Sensus Pajak) Pada pelaksanaan ABK tahun 2014, kegiatan Sensus Pajak sudah mempunyai SOP sehingga dalam

pengisiannya dimasukkan dalam Form A. Adapun kegiatan yang terkait dengan Sensus Pajak dapat dilihatpada beberapa SOP dibawah ini.

KPP00-0023 TATA CARA PENYUSUNAN RENCANA KERJA SENSUS PAJAK NASIONAL DI KANTORPELAYANAN PAJAK

KPP00-0024 TATA CARA PERSETUJUAN/PERUBAHAN RENCANA KERJA SENSUS PAJAK NASIONAL DARIKANTOR PELAYANAN PAJAK

KPP00-0025 TATA CARA PENERBITAN USULAN PEMERIKSAAN UNTUK TUJUAN LAIN DALAM RANGKAPENERBITAN NPWP DARI HASIL SENSUS PAJAK NASIONAL

KPP00-0026 TATA CARA PENERBITAN DAFTAR PENUGASAN SENSUS/DAFTAR KESIMPULAN HASILSENSUS (DPS/DKHS) SENSUS PAJAK NASIONAL

KPP00-0027 TATA CARA PENERBITAN SURAT TUGAS DAN SURAT PEMBERITAHUAN PELAKSANAANKEGIATAN SENSUS PAJAK NASIONAL

KPP00-0028 TATA CARA PELAKSANAAN PENCACAHAN SENSUS PAJAK NASIONAL

KPP30-0088 TATA CARA PEMBENTUKAN TIM SENSUS PAJAK NASIONAL DI KANTOR PELAYANAN PAJAK

KPP30-0089 TATA CARA PENERBITAN NPWP SECARA JABATAN BERDASARKAN HASIL SENSUS PAJAKNASIONAL

KPP30-0090 TATA CARA PENERBITAN SURAT HIMBAUAN PENDAFTARAN NPWP HASIL SENSUS PAJAKNASIONAL

KPP60-0058 TATA CARA PENERBITAN SURAT HIMBAUAN PEMENUHAN KEWAJIBAN PERPAJAKAN WP OPBARU HASIL SENSUS PAJAK NASIONAL

4. Penerimaan SPT Tahunan Penerimaan SPT Tahunan sudah terdapat SOP nya sehingga masuk dalam Form A. SOP dimaksud adalah

sebagai berikut: KPP30-0009 TATA CARA PENERIMAAN DAN PENGOLAHAN SPT TAHUNAN PPh

5. Terdapat beberapa SOP yang menyebabkan beban kerja yang sangat tinggi dan data menjadi tidak wajar.

Ditetapkan di Jakarta Pada tanggal Januari 2014 DIREKTUR JENDERAL PAJAK,

ttd.

A. FUAD RAHMANY NIP 195411111981121001