KELOMPOK KERJA & KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Indira Ruth Septarini, ST.MT

PENDAHULUAN Tujuan organisasi ditetapkan sumber daya

dialokasikan struktur organisasi didesain pembagian tujuan dan wewenang didistribusikan Implementasi

Organisasi Kumpulan orang-orang atau kumpulan individu dengan

berbagai karakteristik motif dan potensi Individu :

Memiliki motif pribadi Bagian dari sebuah kelompok

Kelompok kerja disusun agar keseragaman individu dapat menjadi potensi yang terintegrasi dalam pencapaian tujuan

Pengertian Kelompok & Kelompok Kerja Kelompok :

Kumpulan dua orang atau lebih yang saling berinteraksi dan saling mempengaruhi untuk suatu tujuan tertentu yang dipahami bersama. (Stoner, Freeman, dan Gilberth – 1995)

Karakteristik Kelompok : Beranggotakan >1 orang ada karakteristik yang berbeda Adanya interaksi diantara kumpulan orang tersebut Adanya tujuan bersama yang ingin dicapai

Kelompok kerja :Kelompok yang disusun oleh organisasi dengan tujuan untuk menjalankan berbagai pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi

Kelompok Kerja Formal dan Informal Kelompok Kerja (KK) Formal

Ialah kelompok kerja yang dibentuk atau disusun secara resmi oleh manajer dimana kelompok kerja tersebut diberikan tugas dan pekerjaan yang terkait dengan pencapaian tujuan organisasi

Terbagi atas1. Kelompok kerja langsung

KK yang disusun oleh manajer dan beranggotakan beberapa orang bawahan yang berada di bagian dimana manajer tersebut ditugaskan

Kelompok Kerja Formal dan Informal Kelompok Kerja (KK) Formal

2. Kepanitiaan KK yang disusun oleh manajer an

beranggotakan beberapa orang yang bisa berasal dari bagian yang sama atau juga dari bagian lain dari organisasi

3. Kelompok Kerja temporal atau khusus KK yang disusun untuk kepentingan-

kepentingan khusus yang bersifat sementara

Kelompok Kerja Formal dan Informal Kelompok Kerja (KK) Informal

Adalah KK yang disusun atau tersusun dengan sendirinya ketika beberapa anggota dari organisasi yang kegiatannya biasanya tidak terkait langsung dengan rencana-rencana rutin dari organisasi, namun secara tidak langsung akan mempengaruhi kinerja dari orang-orang dalam organisasi

Karakteristik Kelompok Kerja

1. Pembentukan dan Interaksi tim kerja (Team Development)

2. Peran kepemimpinan dalam kelompok kerja (Leadership Roles)

3. Norma (Norms)

4. Tingkat solidaritas dan integritas dari Kelompok Kerja (Cohesiveness)

Tahapan dalam Pembentukan dan Interaksi Tim Kerja 5 tahapan bagaimana sebuah tim kerja

terbentuk dan berinteraksi :

Pembentukan (Forming)

Penyesuaian (norming)

Penguatan (storming)

Perwujudan (performing)

Pencairan atau penilaian (adjourning)

Peran kepemimpinan dalam kelompok kerja

Pemimpin

Formal

Informal

Adalah seseorang yang ditunjuk atau ditugaskan secara formal oleh organisasi untuk memimpin orang-orang dalam melakukan suatu pekerjaan

Adalah seseorang yang secara alamiah dianggap mampu memainkan perannya sebagaipemimpin ketika kelompok kerjatelah bekerja dan saling berinteraksi

Norma dalam kelompok kerja Norma

Adalah sesuatu yang diterima dan disepakati oleh kelompok sebagai aturan yang mengotrol perilaku dan tindakan mereka

Muncul sebagai sebuat titik temu untuk mengarahkan potensi keragaman menjadi potensi positif untuk saling berinteraksi dan saling melengkapi dalam sebuah kelompok kerja

Solidaritas dan Integritas dalam Kelompok kerja Adalah : tingkat kekompakkan dan rasa

memiliki serta pandangan positif para anggota kelompok terhadap kelompok mereka sendiri.

Cara mewujudkannya :1. Memperkenalkan kompetisi atau persaingan

antar kelompok kerja dalam pengertian positif2. Meningkatkan tingkat interaksi anggota dalam

kelompok kerja3. Mengangakat isu bersama berupa tujuan atau

target-target yang harus dicapai bersama

Model kelompok kerja yang efektif

KONFLIK

Konflik dalam Kelompok Kerja Konflik

Adanya kesenjangan atau ketidaksesuaian diantara berbagai pihak dalam organisasi dengan organisasi lain, diantara berbagai bidang, maupun diantara anggota.

Konflik dapat terjadi dalam berbagai keadaan :1. Konflik antar bawahan di bagian yang sama2. Konflik antar bawahan dan pimpinan pada bagian yang

sama3. Konflik antarbawahan dari bagian berbeda4. Konflik antar pimpinan dan bawahan dari bagian yang

berbeda5. Konflik antarpimpinan dari bagian yang berbeda6. dsb

Konflik dalam Kelompok Kerja Dampak konflik :

1. Menyebabkan kelompok kerja lemah dan bebagai pekerjaan terbengkalai

2. Bisa menjurus pada persoalan personal antarindividu dalam organisasi

3. Memiliki dampak positif ketika manajer atau pimpinan dapat mengelola konflik menjadi persaingan sehat

4. Menyebabkan berbagai hal yang tidak terkait langsung dengan tujuan organisasi muncul.

Sumber Konflik1. Faktor komunikasi

Tidak adanya saling pengertian dan saling memahami dalam berkomunikasi

2. Faktor struktur tugas dan struktur organisasi Tidak memahami pekerjaan Ketidaksesuaian pembagian kerja Prosedur kerja tidak dipahami

3. Faktor personal Individu-individu tidak saling memahami

4. Faktor lingkungan Individu bekerja tidak mendukung terwujudnya

suasana kerja yang kondusif bagi efektivitas pekerjaan yang dilakukan oleh setiap orang maupun setiap kelompok kerja

Pendekatan dalam Manajemen konflikPendekatan

DalamManajemen

Konflik

Program yang dijalankan

Stimulasi konflik

• Peningkatan persaingan antarindividu dan kelompok

• Pelibatan pihak eksternal ke dalam bagian dimana konflik terjadi

• Perubahan aturan main atau prosedur yang ada

Pengendalian konflik

• Perluasan penggunaan sumber daya organisasi

• Peningkatan koordinasi dalam organisasi• Penentuan tujuan bersama yang dapat

mempertemukan berbagai pihak yang terlibat dalam konflik

• Mempertemukan perilaku dan kebiasaan kerja dari para pegawai

Penyelesaian dan penghilangan konflik

• Penghindaran sumber-sumber konflik• Intervensi terhadap pihak-pihak yang terlibat

konflik untuk melakukan kompromi• Mengakomodasi keinginan pihak-pihak yang

terlibat konflik dalam suatu forum penyelesaian konflik

KOMUNIKASI

Pengertian Komunikasi Adalah proses dimana seseorang berusaha

untuk memberikan pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis

Elemen komunikasi1. Melibatkan orang-orang2. Terjadi berbagai informasi atau pemberian

informasi maupun pengertian3. Melibatkan simbol-simbol, dapat berupa, bahasa

tubuh, suara, huruf, angka, dsb

Proses Terjadinya Komunikasi

Membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi1. Meminimalkan hambatan komunikasi

HAMBATAN INDIVIDUAL

HAMBATAN ORGANISASIONAL

Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik

Kredibilitas Individu Perbedaan tingkatan manajemen

Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian

Kemampuan mendengarkan yang rendah Kelebihan beban kerja

Penilaian awal terhadap subjek tertentu Hambatan-hambatan lain

Membangun komunikasi yang efektif dalam organisasi2. Meningkatkan keefektifan dalam

berkomunikasiUpaya yang bersifat

IndividualUpaya yang bersifat

organisasional

Peningkatan kemampuan mendengar Tindak lanjut dari setiap

komunikasi yang dilakukanDorongan untuk berkomunikasi dua arah

Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi

Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi

Pemeliharaan kredibilitas individu Peningkatan kesadaran dan

penggunaan berbagai media dalam bekomunikasiPeningkatan pemahaman

terhadap orang lain