KEJ PSPD 001 - prosedur pelaksanaan program modal insan ...iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/KEJ...
Transcript of KEJ PSPD 001 - prosedur pelaksanaan program modal insan ...iso.kejora.gov.my/iso/manual_kualiti/KEJ...
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini membantu pegawai dan anggotamengikut prosedur dan peraturanmemastikan pengurusan Ppenduduk kampungbersistematik selaras dengan keheKEJORA.
2.0 SKOP
Prosedur ini akan Pemajuan Desa tindakan-tindakan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus.
3.0 RUJUKAN
3.1 Manual Penggunaan Sistem e3.2 PB 3.3 Garis Panduan Langkah_Langkah Mengoptimumkan
Perbelanjaan Kerajaan3.3 Garis Panduan Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat
(SPKR) RMKe10 PLKK, PKP 3.4 Garis Panduan
(KEBARA) dengan Kerjasama Ahli Dewan Undangan Negeri di dalam Kawasan Lembaga Kemajuan Johor Tenggara
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
membantu pegawai dan anggota melaksanakan kerja mengikut prosedur dan peraturan-peraturan yang ditetapkan bagi memastikan pengurusan Program Pembangunan Modal Insan
kampung-kampung tradisi Wilayah KEJORA selaras dengan kehendak dan keperluan
Prosedur ini akan digunakan oleh Bahagian Pembangunan Sosial dan dalam tatacara pengendalian kursus yang melibatkan
tindakan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus.
Manual Penggunaan Sistem e-ppmi. PB 3.3 Garis Panduan Langkah_Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan. Garis Panduan Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat (SPKR) RMKe10 PLKK, PKP Dan PPMI. Garis Panduan Program Latihan Kemahiran Belia KEJORA (KEBARA) dengan Kerjasama Ahli Dewan Undangan Negeri di dalam Kawasan Lembaga Kemajuan Johor Tenggara
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 1/11
melaksanakan kerja peraturan yang ditetapkan bagi
Pembangunan Modal Insan untuk KEJORA adalah
ndak dan keperluan Pelan Strategik
Pembangunan Sosial dan us yang melibatkan
tindakan sebelum, semasa dan selepas pelaksanaan kursus.
PB 3.3 Garis Panduan Langkah_Langkah Mengoptimumkan
Garis Panduan Skim Pembangunan Kesejahteraan Rakyat
Program Latihan Kemahiran Belia KEJORA (KEBARA) dengan Kerjasama Ahli Dewan Undangan Negeri di dalam Kawasan Lembaga Kemajuan Johor Tenggara
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
4.0 DEFINISI
4.1 Program
Merujuk kepada semua jenis kursus, seminar, bengkel, forum, persidangan, dalam jangka masa pendek kampung-melantik Perundindan diurusetiakan Bahagian PSPD.
4.2 Pembangunan Modal Insan
Merujuk kepada dilaksanakan oleh Bahagian PSPD untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan pembentukan sikap penduduk kampung
5.3 Penduduk Kampung
Merujuk kepada dalam kawasan pentadbiran KEJORA merangkumi sebahagian Daerah Kota Tinggi dan Kluang.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
Program
erujuk kepada semua jenis kursus, seminar, bengkel, forum, persidangan, taklimat, ceramah, latihan dan lawatan ilmiahdalam jangka masa pendek yang dihadiri oleh
-kampung tradisi di Wilayah KEJORA dengan melantik Perunding Latihan / Penceramah / Tenaga Pengajardan diurusetiakan Bahagian PSPD.
Pembangunan Modal Insan
Merujuk kepada usaha-usaha dan tindakan/aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian PSPD untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan pembentukan sikap penduduk kampung-kampung tradisi Wilayah KEJORA.
Penduduk Kampung-kampung tradisi Wilayah KEJORA
Merujuk kepada penduduk atau masyarakat yang tinggal di dalam kawasan pentadbiran KEJORA merangkumi sebahagian Daerah Kota Tinggi dan Kluang.
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 2/11
erujuk kepada semua jenis kursus, seminar, bengkel, forum, dan lawatan ilmiah
yang dihadiri oleh penduduk di Wilayah KEJORA dengan
/ Tenaga Pengajar
usaha dan tindakan/aktiviti yang dilaksanakan oleh Bahagian PSPD untuk membangunkan pengetahuan, kemahiran dan pembentukan sikap dalam diri
Wilayah KEJORA.
Wilayah KEJORA
yang tinggal di dalam kawasan pentadbiran KEJORA merangkumi sebahagian
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
5.0 SINGKATAN
5.1 P.PSPD
Pengurus Pembangunan Sosial dan Pemajuan Desa
5.2 P.PENG Penolong Pengurus
5.3 PT (P/O)
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
5.4 PO Pembantu Operasi
5.5 BHG. KEW
Bahagian Kewangan
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
SINGKATAN
Pengurus Pembangunan Sosial dan Pemajuan Desa
Penolong Pengurus
PT (P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi)
Pembantu Operasi
BHG. KEW Bahagian Kewangan
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 3/11
Pengurus Pembangunan Sosial dan Pemajuan Desa
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
6.0 TANGGUNGJAWAB
TANGGUNGJAWAB
P.PSPD/ P.PENG
P.PENG
PT (P/O)
P.PENG
A. TINDAKAN SEBELUM MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS 1.
2.
3. 4.
5.
6.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TINDAKAN
A. TINDAKAN SEBELUM MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS
Terima kelulusan peruntukan daripada bajet pembangunan KEJORA / Wang Amanah KKLW
Penyediaan perancangan dan mengenalpasti keperluan kursus berdasarkan kelulusan peruntukan yang diterima dengan menjalankan semakan dan lawatan ke atas :- Jenis kursus yang sesuai (motivasi, pendidikan etc)- Pemilihan Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang
berdaftar dengan MOF dan KKLW - Lokasi / Tempat Latihan - Syarikat Pengangkutan - Pemilihan golongan sasar (peserta)
Dapatkan kelulusan Pengurusan
Dapatkan dokumen sebutharga bagi : - Syarikat Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang
berdaftar dengan MOF dan KKLW - Hotel / Tempat Latihan - Syarikat Pengangkutan
Membuat penilaian ke atas kos bagi setiap dokumen sebutharga tersebut.
Tentukan kaedah perolehan
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 4/11
A. TINDAKAN SEBELUM MENGENDALIKAN PROGRAM /
kelulusan peruntukan daripada bajet pembangunan
Penyediaan perancangan dan mengenalpasti keperluan kursus berdasarkan kelulusan peruntukan yang diterima dengan menjalankan semakan dan lawatan ke atas :
otivasi, pendidikan etc) Pemilihan Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang
Syarikat Pengendali Kursus / Perunding Latihan yang
Membuat penilaian ke atas kos bagi setiap dokumen sebutharga
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
TANGGUNGJAWAB
P.PENG
PT (P/O) / PO
7.
8.
9.
10.
11.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
TINDAKAN
Jika nilai sebutharga tersebut : - Melebihi RM20,000.00, perlu diangkat ke Jawatankuasa
Sebutharga dengan mendapatkan 5 dokumen sebutharga. Jika keputusannya :
� Tidak lulus – ditolak � Lulus – surat pelantikan/tawaran dan surat setuju terima
ke atas syarikat yang berjaya akan dikeluarkan.
- Kurang RM20,000.00, maka perlu dapatkan 3 dokumen tawaran harga dan lantikan akan dibuat secardapatkan perakuan daripada Pengurus Bahagian. Jika
� Mohon pesanan kerajaan (LO) ke Bahagian Kewangan� Dapatkan tandatangan syarikat yang dilantik
Edaran dan kemukakan surat tawaran dan borang kebenaran / pelepasan kepada peserta.
- Jika tidak setuju, perlu dapatkan gantian peserta yang baru.
Memuktamadkan kehadiran peserta dan merancang pembahagian penginapan berdasarkan jantina peserta.
Semak tempat program
Menyediakan alat-alat bantuan dan keperluan sebagaimana dalam Senarai Semak Peralatan.
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 5/11
20,000.00, perlu diangkat ke Jawatankuasa Sebutharga dengan mendapatkan 5 dokumen sebutharga. Jika
pelantikan/tawaran dan surat setuju terima ke atas syarikat yang berjaya akan dikeluarkan.
Kurang RM20,000.00, maka perlu dapatkan 3 dokumen tawaran harga dan lantikan akan dibuat secara terus. Perlu dapatkan perakuan daripada Pengurus Bahagian. Jika setuju :
Mohon pesanan kerajaan (LO) ke Bahagian Kewangan Dapatkan tandatangan syarikat yang dilantik
surat tawaran dan borang kebenaran /
Jika tidak setuju, perlu dapatkan gantian peserta yang
dan merancang pembahagian berdasarkan jantina peserta.
alat bantuan dan keperluan program/kursus sebagaimana dalam Senarai Semak Peralatan.
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
TANGGUNGJAWAB
URUSETIA
B. TINDAKAN SEMASA MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS 1.
2.
3.
4.
5.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
TINDAKAN
B. TINDAKAN SEMASA MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS
Melaksanakan sesi pendaftaran untuk memastikan kehadiran peserta.
Pengagihan penginapan kepada peserta beserta aturcara program.
Program bermula.
Melaksanakan pemantauan sepanjang program/kursus berjalan terutama dari segi :
� Kehadiran peserta bagi setiap sesi.� Bahan kursus � Alat siaraya � Penyediaan makan minum peserta� Keselesaaan penginapan � Keselamatan peserta
- Menyediakan laporan pelaksanaan program. Perkara yang
perlu dimasukkan dalam pelaporan ialah :� Melaporkan setiap aktiviti yang dilaksanakan
sepanjang tempoh berkursus.� Ambil gambar sepanjang program/kursus berjalan.
- Mengedarkan Borang Penilaian Keberkesanan Program/Kursus
Mengumpul dan membuat penilaian/analisa ke atas Borang Penilaian Keberkesanan Program / Kursus.
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 6/11
B. TINDAKAN SEMASA MENGENDALIKAN PROGRAM /
Melaksanakan sesi pendaftaran untuk memastikan kehadiran
Pengagihan penginapan kepada peserta beserta aturcara program.
pemantauan sepanjang program/kursus berjalan
Kehadiran peserta bagi setiap sesi.
Penyediaan makan minum peserta
Menyediakan laporan pelaksanaan program. Perkara yang perlu dimasukkan dalam pelaporan ialah :
Melaporkan setiap aktiviti yang dilaksanakan sepanjang tempoh berkursus. Ambil gambar sepanjang program/kursus berjalan.
Keberkesanan
Mengumpul dan membuat penilaian/analisa ke atas Borang Penilaian Keberkesanan Program / Kursus.
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
TANGGUNGJAWAB
URUSETIA
P.PENG
PT (P/O)
BHG. KEW
PT (P/O)
C. TINDAKAN SELEPAS MENGENDALIKAN PROGRAM /
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
TINDAKAN
C. TINDAKAN SELEPAS MENGENDALIKAN PROGRAM / KURSUS
Mengemukakan Laporan Pelaksanaan Program kepada Pengurus
Bahagian untuk semakan dan penambahbaikan.
Menjalankan penilaian prestasi perkhidmatan/pembekalan ke atas syarikat yang dilantik.
Menerima tuntutan bayaran / invois daripada syarikat yang dilantik.
Angkat proses bayaran ke Bahagian Kewangan.
- Jika didapati tidak lulus, maka perlu dimaklumkan kepada syarikat yang dilantik mengenai perkara yang di’query’ oleh bahagian Kewangan dan meminta dikemukakan semula dokumen..
Penyaluran bayaran terus ke akaun syarikat yang dilantik menerusi Electronic Fund Transfer (EFT).
Kemukakan surat makluman mengenai penyaluran bayaran terus
ke akaun syarikat yang dilantik.
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 7/11
C. TINDAKAN SELEPAS MENGENDALIKAN PROGRAM /
Mengemukakan Laporan Pelaksanaan Program kepada Pengurus Bahagian untuk semakan dan penambahbaikan.
Menjalankan penilaian prestasi perkhidmatan/pembekalan ke
Menerima tuntutan bayaran / invois daripada syarikat yang
Angkat proses bayaran ke Bahagian Kewangan.
Jika didapati tidak lulus, maka perlu dimaklumkan kepada syarikat yang dilantik mengenai perkara yang di’query’ oleh bahagian Kewangan dan meminta dikemukakan
Penyaluran bayaran terus ke akaun syarikat yang dilantik Electronic Fund Transfer (EFT).
Kemukakan surat makluman mengenai penyaluran bayaran terus
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
7.0 REKOD KUALITI
8.0 PROSES KERJA
BIL
JENIS REKOD
1.
Borang Maklumat Peserta
2. Borang Penilaian Keberkesanan Program / Kursus
3. Borang Penilaian Penceramah
4. Laporan Pelaksanaan Program
5. Senarai semak keurusetiaan program/kursus
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
REKOD KUALITI
PROSES KERJA
JENIS REKOD LOKASI
TEMPOH SIMPANAN
Maklumat Peserta PSPD 5 tahun
Borang Penilaian
/ Kursus
PSPD 5 tahun
Borang Penilaian PSPD 5 tahun
PSPD 5 tahun
program/kursus
PSPD 5 tahun
MULA
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 8/11
TEMPOH SIMPANAN
NO. RUJUKAN REKOD
5 tahun -
5 tahun -
5 tahun -
5 tahun -
5 tahun -
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
Penyediaan semula
Buat perakuan kepada Pengurus Bahagian
Tidak setuju
Kos kurang RM20,000.00
TAMAT
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
Penyediaan kertas kerja pelaksanaan program
Dapatkan sebutharga
Mendapatkan kelulusan PengurusanTidak lulus
Lulus
Buat penilaian ke atas sebutharga yang diterima
Tentukan kaedah perolehan
Terima kelulusan
Setuju
Terima peruntukan
A
A
Ditolak TAMAT
B
B
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 9/11
Penyediaan kertas kerja pelaksanaan program
Dapatkan sebutharga
Mendapatkan kelulusan Pengurusan
Buat penilaian ke atas sebutharga yang diterima
Tentukan kaedah perolehan
Terima peruntukan
Sediakan laporan penilaian sebutharga
Kos lebih RM20,000.00
Angkat Mesyuarat J/K Sebutharga
Terima kelulusan Mesyuarat J/K Sebutharga
Lulus
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
Hantar LO kepada Syarikat untuk tandatangan
persetujuan
Mohon LO ke Bahagian Kewangan
Dapatkan nama gantian
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
Kemukakan surat tawaran kepada peserta
Terima maklum balas daripada pesertaTidak setuju
Setuju
Muktamadkan kehadiran peserta
Semak tempat program
Sediakan dan semak peralatan bantuan dan keperluan program
Pendaftaran peserta
Pantau program berjalan :- Kehadiran peserta dan penceramah- Bahan kursus- Alat siaraya - Makan minum peserta- Keselamatan
Edaran Borang Penilaian Program
C
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 10/11
Kemukakan surat tawaran kepada
Surat pelantikan dikeluarkan
Surat setuju terima dikeluarkan
Terima maklum balas daripada peserta
Muktamadkan kehadiran peserta
Semak tempat program
Sediakan dan semak peralatan bantuan dan
Pantau program berjalan : peserta dan penceramah
kursus
Makan minum peserta
Edaran Borang Penilaian Program
PROSEDURSOKONGAN
PENGENDALIAN KURSUS
Buat pembetulan dan
penambahbaikan
Pulangkan kepada syarikat untuk
dilengkapkan semula
PROSEDUR SOKONGAN
NO. RUJ. DOKUMEN
NO. KELUARAN PENGENDALIAN
KURSUS TARIKH
MUKA SURAT
Terima Borang Penilaian Program
Penilaian Program oleh urusetia dikemukakan kepada Pengurus Bahagian
Semak laporan Tidak setuju Setuju
Buat pembetulan dan
penambahbaikan
Rekod dan Failkan
Penilaian ke atas perkhidmatan syarikat
Semak tuntutan bayaran
Tidak lengkap Lengkap
Proses bayaran
TAMAT
C
Terima tuntutan bayaran
DOKUMEN INDUK NO. RUJ. DOKUMEN : KEJ/PSPD/001
: 02 : 01 OGOS 2016
: 11/11
Terima Borang Penilaian Program
Penilaian Program oleh urusetia dikemukakan kepada Pengurus Bahagian
Penilaian ke atas perkhidmatan syarikat
Semak tuntutan bayaran
Terima tuntutan bayaran