Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen · 2016. 2. 24. · Københavns Kommune,...

Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Kravspecifikation

Til leverandører af

Madservice med udbringning

Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen

Januar 2015

Bilag 1

Københavns Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, januar 2016 Side 2

Indhold

1. Overordnet beskrivelse af ydelsen ...................................................................................... 3

2. Lovgrundlag .......................................................................................................................... 3

3. Godkendelseskategorier....................................................................................................... 4

3.1. Måltidskategorier ............................................................................................................. 4 3.2. Lokalområder .................................................................................................................. 5 3.3. Leveringshyppighed ........................................................................................................ 5 3.4. Loft over leverandørens kapacitet .................................................................................... 5

4. Madens kvalitet ..................................................................................................................... 5

4.1. Næringsværdi .................................................................................................................. 5 4.2. Økologi ............................................................................................................................ 6

5. Forhold vedrørende medarbejderne .................................................................................... 6

5.1. Tavshedspligt .................................................................................................................. 6 5.2. Medarbejdernes kompetencer ......................................................................................... 6 5.3. Medarbejdere med borgerkontakt .................................................................................... 7 5.4. Lån, gaver mv. ................................................................................................................. 7

6. Leveringsbetingelser ............................................................................................................ 8

6.1. Opstart og ophør ............................................................................................................. 8 6.2. Information ...................................................................................................................... 8 6.3. Borgerens leverandørskift ................................................................................................ 8 6.4. Observationspligt ............................................................................................................. 9 6.5. Ændring og aflysninger .................................................................................................... 9

7. Transport og aflevering af mad ............................................................................................ 9

7.1. Aflevering af maden ....................................................................................................... 10 7.2. Forgæves gang ............................................................................................................. 10 7.3. Reaktionstid ................................................................................................................... 11 7.4. Nøgler ........................................................................................................................... 11 7.5. Temperatur .................................................................................................................... 12

8. Udvikling og samarbejde .................................................................................................... 12

8.1. Udvikling ........................................................................................................................ 12 8.2. Samarbejde ................................................................................................................... 12

9. Dokumentation og tilsyn..................................................................................................... 12

9.1. Hygiejne ........................................................................................................................ 13 9.2. ITsystem ........................................................................................................................ 13 9.3. Antal leverede ydelser og økonomi ................................................................................ 13 9.4. Orientering til borgerne .................................................................................................. 13 9.5. Klager ............................................................................................................................ 14 9.6. Beredskab ..................................................................................................................... 14

Bilag A - Generelle kvalitetskrav for Madservice med udbringning ........................................ 15


1. Overordnet beskrivelse af ydelsen

Dette dokument beskriver de minimumskrav Københavns Kommune stiller til de opgaver, der er

forbundet med at levere madservice med udbringning til hjemmeboende borgere.

Aftalen omfatter fremstilling og udbringning af mad til visiterede borgere i Københavns Kommune.

De nærmere krav til ydelsen er specificeret nedenfor. Aftalen er en rammeaftale, og da borgerne har

frit valg mellem leverandører, er omfanget af ydelser efter kontrakten afhængigt dels af, hvor man-

ge borgere der efter kommunens kvalitetsstandarder er berettiget til en visitation til madservice, dels

af borgernes konkrete valg af leverandør.

Københavns Kommune er landets største kommune med 580.000 indbyggere, hvoraf knap 13.500

er over 80 år gamle.

Pr. 1. december 2015 er der ca. 2.100 hjemmeboende borgere, der modtager madservice med ud-

bringning, heraf får ca. 1.600 borgere leveret mad fra den kommunale leverandør Københavns

Madservice. Flertallet af borgerne er ældre borgere, mens omkring 400 er borgere under 65 år.

Antallet af ældre over 80 år i kommunen forventes at være uændret i 2021 sammenlignet med 2016.

Der forventes dog et fald på op mod 5 pct. i de mellemliggende år. Københavns Kommune har des-

uden stor fokus på rehabilitering af borgere. Dette i kombination med, at den ældre befolkning har

et generelt bedre helbred end for år tilbage, gør, at der må forventes et fald i antallet af borgere, der

visiteres til madservice med udbringning.

Københavns Kommune er administrativt inddelt i fem lokalområder, der hver især visiterer de loka-

le borgere til madservice. Desuden visiteres borgere under 65 år af Socialforvaltningen. Der indgås

kun én rammeaftale for hver leverandør.

2. Lovgrundlag

I henhold til § 83 i serviceloven LBK nr. 1284 af 17/11/2015 med senere ændringer, har kommunen

pligt til at sørge for, at der tilbydes hjælp herunder madservice til borgere, der ikke selv kan udføre

disse opgaver på grund af nedsat fysisk eller psykisk funktionsevne eller på grund af særlige sociale

problemer. Efter servicelovens § 91 har kommunen endvidere pligt til at skabe grundlag for, at

modtagere af madservice kan vælge mellem mindst to leverandører.

Kommunen træffer afgørelse om tildeling og udmåling af hjælp i form af madservice. Denne visita-

tion sker ud fra en konkret individuel vurdering af den enkelte borgers behov for hjælp inden for

rammerne af det serviceniveau, som kommunen har fastlagt.

Kommunen er forpligtet til at føre tilsyn med, at opgaverne til stadighed udføres forsvarligt, herun-

der at der sker en revisitation i tilfælde af ændringer i borgerens behov for hjælp. Det skal endvidere

sikres, at opgavevaretagelsen sker i overensstemmelse med den kvalitet og de målsætninger, som er

politisk besluttet.


Leverandører af madservice er underlagt lovgivning og særlige regelsæt, der er gældende for føde-

vareproducerende virksomheder herunder fødevareforordningen 178/2002 med senere ændringer og

fødevareloven nr. 467 af 15/05/2014 med senere ændringer samt hygiejneforordningen og bekendt-

gørelsen nr. 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne

Leverandøren skal være autoriseret som fødevareproducent og overholder gældende regler om hy-

giejne jf. Hygiejneforordningen 852/2004 og bekendtgørelse nr. 788 af 24. juli 2008 om fødevare-

hygiejne. Leverandøren skal underlægge sig hygiejnekontrol jf. kontrolforordningen 882/2004 med

senere ændringer og i øvrigt følge fødevarestyrelsens retningslinjer for ernæring og måltidsproduk-

tion jf. Anbefalinger for den danske Institutionskost, 5. udgave Fødevarestyrelsen december 2015.

Den producerede mad skal mærkes jf. bekendtgørelse nr. 1355 af 27/11/2015 om mærkning af fø-

devarer.

Leverandøren er endvidere underlagt retssikkerhedsloven LBK nr. 1052 af 08/09/2015 med senere

ændringer, som fastslår, at private leverandører er underlagt forvaltnings- og offentlighedslovens

bestemmelser, når de overdrages opgaver, der udføres med hjemmel i serviceloven. Leverandøren

skal sikre, at også de ansatte, der kommer i berøring med emner omfattet af de forvaltningsretlige

regler, er bekendt med disse.

Leverandøren er omfattet af arbejdsmiljøloven LBK nr. 1072 af 107/09/2010, med senere ændrin-

ger, hvor arbejdsgiveren skal sørge for, at der udarbejdes en skriftlig arbejdspladsvurdering af sik-

kerheds- og sundhedsforholdene på arbejdspladsen under hensyntagen til arbejdets art, de arbejds-

metoder og arbejdsprocesser, der anvendes, samt virksomhedens størrelse og organisering.

Leverandøren indestår for, at dennes underleverandører også overholder de nævnte regler.

3. Godkendelseskategorier

Københavns Kommune har valgt, at det skal være muligt at blive godkendt i forskellige kategorier.

Det betyder, at man som leverandør ikke behøver at kunne levere alle typer af madservice i alle

områder af kommunen.

Det er muligt at blive godkendt efter følgende kategorier:

Måltidskategorier

Lokalområder

Leveringshyppighed

Loft over leverandørens kapacitet

Afregningsprisen for de enkelte måltider skal afspejle de gennemsnitlige langsigtede omkostninger

for kommunen, hvis kommunen skulle levere en tilsvarende ydelse. Der vil derfor være en lavere

pris, hvis leverandøren fx kun kan levere normalkost, kun kan levere i hverdage, eller i en indkø-

ringsperiode ikke kan leve op til kravene til økologi.

3.1. Måltidskategorier

Leverandører af madservice med udbringning kan godkendes inden for én eller flere af følgende

måltidskategorier:

Levering af Normalkost


Levering af Kost til småtspisende

Levering af diæter

Levering af MAP-pakket mad

Der kan læses nærmere om måltidskategorierne i afsnittet Madens Kvalitet. Alle leverandører skal

kunne levere normalkost.

3.2. Lokalområder

Leverandørerne kan søge om godkendelse i ét eller flere af nedenstående lokalområder:

Valby/Vesterbro/Kgs. Enghave

Vanløse/Brønshøj/Husum

Bispebjerg/Nørrebro

Østerbro/ Indre By/Christianshavn

Amager

3.3. Leveringshyppighed

Leverandører af madservice med udbringning kan godkendes til at levere 5, 6 eller 7 dage om ugen.

Der skal kunne leveres alle uger i året.

Leverandøren kan endvidere blive godkendt til at levere MAP-pakket mad med levering to gange

om ugen for borgere visiteret fire til syv dage om ugen, og en eller to gang om ugen for borgere

visiteret tre dage om ugen. Københavns Kommune visiterer udelukkende borgere til MAP-pakket

mad, der selv kan håndtere maden uden hjælp fra hjemmeplejen.

Vilkår og krav til levering er uddybet i afsnit 7 om transport og aflevering af mad.

3.4. Loft over leverandørens kapacitet

En leverandør kan efter eget ønske eller efter kommunens faglige skøn blive godkendt med det for-

behold, at der er et maksimum for, hvor mange borgere, der kan vælge den pågældende leverandør.

4. Madens kvalitet

4.1. Næringsværdi

Leverandøren skal tage udgangspunkt i gældende næringsanbefalinger, jf. Anbefalinger for den

danske institutionskost, 5. udgave, Fødevarestyrelsen december 2015. Leverandører af madservice

skal løbende foretage og kunne dokumentere næringsberegninger. Endvidere skal maden mærkes

med varedeklaration og/eller næringsdeklaration jf. kvalitetskravene og gældende lovgivning og

bekendtgørelser vedr. mærkning af fødevarer.

I bilag A findes beskrivelse af kvalitetskrav i forhold til den forventede kulinariske kvalitet, embal-

lage og næringsværdi til de specielle kostkategorier.


Københavns Kommunes krav til energiniveauet pr. serveret måltid er pt. 25 pct. af det daglige ener-

gibehov i stedet for de anbefalede 30 pct. med udgangspunkt i et gennemsnitligt energibehov på

9000 Kj. Københavns Kommune vil i løbet af første halvår af 2016 gennemføre et ernæringskon-

cept, der lever op til anbefalingerne. Leverandørerne vil løbende blive orienteret om ændringerne.

4.2. Økologi

Københavns Kommune har et langsigtet mål at anvende mindst 90 pct. økologiske fødevarer i of-

fentlig madservice. Kommunen beregner jævnligt og mindst en gang om året den gennemsnitlige

økologiprocent for den kommunalt ejede madservice. Leverandøren er efter forudgående varsel på

seks måneder forpligtiget til at følge den kommunale leverandørs økologiprocent. Ved udgangen af

2015 var økologiprocenten på 60 pct.

Økologiprocent udregnes og kontrolleres med udgangspunkt i spisemærkemetoden dvs. gennem

udarbejdelse af øko-regnskab -– http://www.oekologisk-spisemaerke.dk/udregn-og-ansog/udfyld-

dit-oko-regnskab

Leverandøren skal løbende registrere og dokumentere økologiprocenten ud fra de af kommunen

fastlagte retningslinjer. I det omfang, at det har været fordyrende for den kommunale madservice at

finansiere omlægningen til økologi, vil det blive indregnet i afregningspriserne. De godkendte leve-

randører vil først blive afregnet med den fulde afregningspris, når de kan leve op til at levere maden

med samme økologiprocent.

5. Forhold vedrørende medarbejderne

5.1. Tavshedspligt

For alle medarbejdere gælder det, at de er underlagt tavshedspligt, jf. retssikkerhedsloven LBK nr.

1052 af 08/09/2015 § 43 stk. 2 og straffeloven, LBK nr. 873 af 09/07/2015 § 152 og 152a med se-

nere ændringer, omkring fortrolige forhold, som de i forbindelse med deres arbejde måtte få kend-

skab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved kontraktforholdets ophør.

5.2. Medarbejdernes kompetencer

Leverandøren er forpligtet til at sørge for, at personalet har kvalifikationer, der gør det muligt at

levere ydelsen i overensstemmelse med gældende lovgivning, Københavns Kommunes kvalitets-

standarder, indeværende kravspecifikation samt Sundheds- og Omsorgsforvaltningens mad- og mål-

tidspolitik for ældre gældende for 2012-2016.

Københavns Kommune forudsætter, at leverandørens personale opfylder de til hver en tid gældende

krav, der stilles i love og bekendtgørelser i relation til madproduktion og –distribution, og skal være

kompetent til at udføre opgaverne. Personalet skal instrueres eller uddannes i fødevarehygiejne, så

det står i rimeligt forhold til det arbejde, de udfører. Instruktionen/uddannelsen skal gives fra første

ansættelsesdag. Det er lederen af fødevarevirksomheden, der er ansvarlig for, at personalet har den

rette instruktion/uddannelse.


5.3. Medarbejdere med borgerkontakt

For alle medarbejdere med borgerkontakt gælder følgende:

Personalet skal kunne:

o tale dansk - så de visiterede borgere kan forstå det

o skrive dansk - så opgaven løftes fagligt forsvarligt

o læse dansk - så opgaven løftes fagligt forsvarligt

Personalet skal have relevant erfaring fra omsorgsområdet eller have modtaget en grundig

introduktion til opgaverne.

For medarbejdere med direkte borgerkontakt, f.eks. chauffører gælder følgende:

Medarbejderen skal være velsoigneret samt bekendt med og overholde hygiejniske princip-

per i forhold til opgaveløsningen.

Medarbejderen skal være letgenkendelig (uniform, kasket eller lignende) og forsynet med

billedlegitimation, der skal forevises på forlangende. Billede og tekst skal udformes, så

svagtseende kan læse det.

Medarbejderen skal vise konduite i forbindelse med afleveringen af madportionerne. Med-

arbejderen skal ikke yde ekstraordinær service i forbindelse afleveringerne, men skal udvise

almindelige menneskelige hensyn i de situationer, hvor modtagerne eventuelt har behov for

hjælp.

Da målgruppen er svage borgere, er det af yderste vigtighed, at det så vidt muligt er den

samme chauffør, der kommer ud til den samme borger hver gang.

Chaufførerne skal være udstyret med telefon, således at leverandøren, visitationen og vagt-

centralen1 kan komme direkte i kontakt med dem

Alle chauffører skal gøres bekendt med, og overholde, Københavns Kommunes tomgangs-

regulativ, der forskriver, at motoren i et holdende motordrevet køretøj ikke må være i gang

længere end højst nødvendigt og højst 1 minut. Læs mere om reglerne i kommunens folder

her: http://kk.sites.itera.dk/apps/kk_pub2/index.asp?mode=detalje&id=705

De ansatte må ikke uden særlig aftale opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstede-

værelse og samtykke.

5.4. Lån, gaver mv.

Leverandøren skal sikre, at alle medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give ga-

ver – herunder arv – eller låne penge til eller af borgeren. Der må desuden ikke gennemføres køb og

salg mellem ansat og borger.

1 Vagtcentralen er døgnplejens akutte vagtcentral, hvor borgere, pårørende og samarbejdspartnere i den øvrige pleje- og

behandlingssektor kan henvende sig telefonisk, når der opstår akutte omsorgsmæssige problemer hos borgerne uden for

normal åbningstid i KMS, områdekontorer eller hjemmeplejen.

http://kk.sites.itera.dk/apps/kk_pub2/index.asp?mode=detalje&id=705


6. Leveringsbetingelser

6.1. Opstart og ophør

Når en borger ønsker at modtage madservice fra den pågældende leverandør, bliver leverandøren

kontaktet af visitationen. Madservice forventes normalt opstartet senest 2 dage efter leverandøren

har modtaget aftalen om ydelsesleveringen.

Såfremt visitationen finder det nødvendigt, skal madservice kunne iværksættes omgående, når leve-

randøren har modtaget afgørelsen om ydelsestildelingen – f.eks. i forbindelse med udskrivning fra

hospital. Hvis iværksættelse af madservice er uopsættelig – og såfremt borgeren ikke umiddelbart

har ønske om en bestemt leverandør - vil hjælpen blive iværksat af den kommunale leverandør og

præsentation af valgmulighederne blive udskudt til visitator tager kontakt til borgeren. Borgeren har

til enhver tid ret til at vælge en anden leverandør.

En leverandør kan ikke nægte at levere ydelser til en borger, der har ønsket den pågældende leve-

randør, med mindre der er aftalt et loft over antallet af borgere for den pågældende leverandør og

dette loft er nået.

Såfremt en borger kontakter leverandør for at ophøre som modtager af madservice, skal leverandø-

ren videregive denne information samt informere om, hvem der har opsagt ordningen (eksempelvis

borger selv, en pårørende eller lignende) til visitationen.

6.2. Information

I forbindelse med visitationen gives borgeren information om valgmuligheden mellem kommunale

og private leverandører. Visitator udleverer informationsmateriale omkring selve valget og uddeler

samtidig beskrivelser af de enkelte leverandører. Leverandører skal derfor udarbejde relevant in-

formationsmateriale til borgerne omkring deres tilbud. I fald leverandøren ikke leverer alle ugens

syv dage, skal det tydeligt fremgå i informationsmaterialet, hvilke dage der leveres. Alle direkte

eller afledte udgifter til udarbejdelse, fremstilling og distribution af leverandørbeskrivelsen fra leve-

randør til lokalområdekontor afholdes af leverandøren.

Leverandørbeskrivelsen skal udfærdiges i overensstemmelse med gældende lovgivning på området

herunder markedsføringsloven. Leverandøren må ikke reklamere for købsbetingede ydelser.

Leverandøren skal løbende udarbejde borgerrettet informationsmateriale med oplysninger om mu-

lighed for valg af forskellige menuer og beskrivelse af retterne, der sikrer at borgerne kender tilbud-

dene. Hvis borgeren overlader valg af menu til leverandøren skal borger ligeledes informeres om,

hvad der leveres.

6.3. Borgerens leverandørskift

Borgeren har mulighed for at skifte leverandør med mindst 2 ugers varsel. Borgeren skal henvende

sig til visitationen i sit lokalområde ved ønske om leverandørskift. Mundtlig anmodning er tilstræk-

kelig.


Hvis særlige forhold gør sig gældende, kan skift af leverandør ske hurtigere end ovenstående, her-

under, fx ved alvorlige uoverensstemmelser mellem leverandør og borger, eller situationer hvor

leverandøren i forbindelse med ydelsesleveringen i alvorlig grad har misligholdt sine forpligtigelser

over for borgeren.

6.4. Observationspligt

Leverandøren skal være opmærksom på åbenlyse ændringer i borgerens helbredstilstand og indbe-

rette ændringer til visitationen.

6.5. Ændring og aflysninger

Hvis en borger ønsker at aflyse eller flytte én eller flere leveringer, skal borgeren aftale dette med

leverandøren.

Ønsker borgeren at ændre leveringshyppighed eller kostform aftales dette ligeledes med leverandø-

ren med mindre ønsket ligger ud over de ydelser, der fremgår af Indsatskataloget. I så fald skal bor-

geren henvende sig til visitationen om ønsket.

Aflysning skal ske senest kl. 13 dagen før leveringen. Leverandøren modtager ikke betaling for ret-

tidigt aflyste madservice ydelser.

Leverandøren kan ikke aflyse leveringer.

7. Transport og aflevering af mad

Leverandøren er ansvarlig for alle forhold omkring opbevaring og transport af maden. Dette gælder

uanset om leverandøren selv udfører opgaven, eller vælger en underleverandør til at varetage opga-

ven.

Borgeren skal kunne vælge om vedkommende ønsker maden leveret varm eller som kølemad. Bor-

gere, der ønsker MAP-pakket mad skal visiteres særskilt til dette. Ved leveringen skal maden fortsat

være ubeskadiget og fremstå indbydende. Leverandøren skal være opmærksom på, at transport ud

fra en hygiejnemæssig synsvinkel kan være kritisk, og køle- og varmekæder skal overholdes i for-

bindelse med transport og levering til borgeren. For beskrivelse af reglerne henvises der ud over til

hygiejneforordningen og hygiejnebekendtgørelsen til vejledning nr. 9236 af 29. april 2014 om fø-

devarehygiejne.

Borgere kan visiteres til madservice med udbringning fra 3 til 7 dage om ugen. Københavns Kom-

mune ønsker, at borgerne kun har én leverandør. For leverandører, der kun vælger at blive godkendt

som leverandør med levering fem eller seks dage om ugen, betyder det, at der vil være en gruppe af

borgere, der ikke kan vælge denne leverandør.

Afregningsprisen for de enkelte måltider skal afspejle de gennemsnitlige langsigtede omkostninger

for kommunen, hvis kommunen skulle levere en tilsvarende ydelse. Der vil derfor være en lavere

pris, hvis leverandøren vælger kun at blive godkendt til levering i hverdage.


Maden – både varm, kølemad og MAP-pakket mad – skal leveres i tidsintervallet mellem enten kl.

11.00 – 13.30 eller mellem kl. 16.00 – 18.30.

Den enkelte borger skal som udgangspunkt have leveret maden på samme tidspunkt hver gang. Le-

verandøren kan dog kontinuerligt ændre ruterne så borgerne får leveret maden i et andet tidsinter-

val, dog under forudsætning af, at alle krav herunder kravene til afleveringstidspunkt opfyldes. At

flytte leveringstidspunktet for en borger fra et tidsinterval til et andet er en markant ændring for den

enkelte borger, hvorfor leverandøren opfordres til nøje at opveje gevinsten ved ændring af ruterne

holdt op mod generne for borgerne.

Ved ændring af ruterne skal leverandøren desuden være opmærksom på, at ca. 25 pct. af borgerne

deltager i forskellige aktiviteter – fx genoptræning eller er i beskæftigelse – hvorfor disse borgere

kun kan modtage maden i ét af tidsintervallerne, som oftest i intervallet mellem kl. 16.00 og 18.30.

Ca. 10 pct. af borgerne er visiteret til hjemmehjælp samtidig med madleverancen. Derfor, skal æn-

dring af leveringstidspunkt i forbindelse med en ændring eller tilpasning af ruterne ske i samarbejde

med borgerens leverandør af hjemmepleje.

Maden skal leveres til det aftalte tidspunkt dog med en mulighed for afvigelse på +/- 30 minutter.

For borgere, der er visiteret til hjemmehjælp samtidig med madleverancen, må afvigelsen maksi-

malt være +/- 15 minutter.

7.1. Aflevering af maden

Københavns Kommune ønsker, at afleveringen på borgerens bopæl foregår på en måde, der sikrer

borgerne størst mulig tryghed.

Chaufføren afleverer som udgangspunkt madportionerne ved bopælens hoveddør, men efter aftale

med borger eller pårørende må chaufføren gå ind i borgerens hjem og fx sætte maden i køleskabet.

Madportionerne skal afleveres ved personlig kontakt til borgeren, og må ikke som hovedregel sæt-

tes uden for døren til bopælen, uden forudgående aftale med visitationen.

7.2. Forgæves gang

Hvis en chauffør oplever, at der ikke bliver åbnet hos en borger, når maden skal afleveres, skal leve-

randøren – f.eks chaufføren – forsøge telefonisk at kontakte borgeren. Det er leverandørens ansvar

at have registeret borgerens telefonnummer. Bliver telefonopkaldet ikke besvaret, skal leverandøren

foretage et kontrolopkald og chaufføren har pligt til at returnere til borgeren, hvis leverandøren op-

når kontakt med borgeren inden for 5 minutter. Efter aftale i den konkrete samtale med borgeren,

kan det aftales, at maden anbringes uden for borgerens dør, såfremt dette kan gøres hygiejnisk for-

svarligt – herunder sikring af kølekæden. Madportionerne må under ingen omstændigheder sættes

på gulvet eller jorden.

Procedure ved forgæves gang i tidsrummet kl. 11.00-13.30:

Hvis det ikke lykkes at komme i kontakt med borgeren efter ovenstående procedurer, skal leveran-

døren kontakte den visitation, der har bestilt ydelsen. Det er herefter visitationens opgave at vurdere

det videre forløb.


Leverandøren skal enten på den daglige køreliste eller i et journalsystem dokumentere, at maden

ikke blev leveret eller om maden eventuelt blev sat uden for døren.

Oplysningerne skal opbevares mindst et halvt år hos leverandøren og skal på forlangende kunne

udleveres til Københavns Kommune.

Procedure ved forgæves gang i tidsrummet kl. 16.00-18.30:

Hvis det ikke lykkes at komme i kontakt med borgeren efter ovenstående procedure, skal leverandø-

ren sørge for via mail eller telefon at meddele Vagtcentralen, at maden ikke kan leveres som plan-

lagt. Det er herefter Vagtcentralens opgave at vurdere det videre forløb. Maden kan hænges i en

pose uden for borgerens dør samtidig med, at Vagtcentralen kontaktes.

Leverandøren skal enten på den daglige køreliste eller i et journalsystem dokumentere, at maden

ikke blev leveret eller om maden eventuelt blev sat uden for døren.

Oplysningerne skal opbevares mindst et halvt år hos leverandøren og skal på forlangende kunne

udleveres til Københavns Kommune.

7.3. Reaktionstid

Borgere, der modtager madservice kan være bevægelseshæmmede og skal derfor have tid til at

komme til døren. Chaufføren skal give modtagerne rimelig tid til at reagere, når der forsøges at

etablere kontakt ved aflevering af maden.

7.4. Nøgler

Leverandøren forpligtiger sig til, at borgere som af forskellige årsager ikke er i stand til at åbne ho-

veddøren (p.t. op til ca. 30 pct.), skal have maden bragt ind i borgerens hjem. Leverandøren er i den

forbindelse selv ansvarlig for at indgå aftale med borger eller pårørende om udlevering af nøgler.

I særlige tilfælde, hvor leverandøren ikke kan indgå direkte aftaler med borgeren eller pårørende om

udlevering af nøgler, vil kommunen være behjælpelig med indgåelse af aftale og i nødvendigt om-

fang udleverede nøgler mod kvittering til leverandøren.

Leverandøren er forpligtet til at overholde Københavns Kommunes enhver tid gældende nøglein-

struks herunder overdragelse, sikker opbevaring og brug samt tilbagelevering af nøgler.

Leverandøren skal kunne dokumentere, at der er givet tilladelse til brug af nøgle. Det påhviler der-

for leverandøren at sikre, at der er skriftlig dokumentation for enhver aftale om udlevering af nøg-

ler, hvor modtager, eller dennes pårørende, har underskrevet en aftale om udlevering.

Leverandørerne hæfter for følgeudgifter i forbindelse med bortkomne nøgler (udskiftning af lås).

Det påhviler leverandøren at overlevere alle nøgler ved udløb/opsigelse af aftalen, eller borgeren

har valgt en anden leverandør. Nøglerne skal således umiddelbart kunne overtages og bruges til

opgaven af en ny leverandør.


7.5. Temperatur

Varm mad skal minimum være 65˚C ved aflevering til borgeren, mens kold mad maksimalt må væ-

re 5˚C.

8. Udvikling og samarbejde

8.1. Udvikling

Sundheds- og Omsorgsforvaltningen ønsker at indgå i dialog og samarbejde med leverandører af

madservice for at sikre fortsat udvikling indenfor området. Dialog og samarbejde kan bl.a. foregå i

form af fælles udviklingsprojekter, fælles efteruddannelse, m.v. Leverandøren skal efter nærmere

aftale stille sig til rådighed for kommunale udviklingsprojekter. Formålet er at sikre videndeling og

ideudveksling mellem private leverandører og kommunen samt sikre tidlig dialog og deltagelse i

udvikling mod implementering af nye tiltag.

Leverandøren skal implementere ændringer som følge af nye kvalitetsstandarder og nye politiske

indsatser. Leverandøren er endvidere forpligtiget til at deltage i brugerundersøgelser m.v.

8.2. Samarbejde

De lokale visitationer aftaler med den enkelte leverandør, hvordan den daglige kontakt mellem leve-

randøren og de lokale visitationer skal foregå.

Leverandøren forpligtet til at deltage i møder med Sundheds- og Omsorgsforvaltningens centralfor-

valtning eller de lokale visitationer efter behov. Formålet med møderne er at optimere samarbejdet

mellem de involverede parter. Der er mulighed for at drøfte samarbejdsrelationer og mulighed for

gensidig erfaringsudveksling. Leverandøren er endvidere forpligtet til at deltage i møder med hen-

holdsvis bruger- og ældreråd, når disse ønsker sager belyst, hvor leverandøren besidder nyttig vi-

den. Der gives ikke særskilt betaling for deltagelse i hverken møder med repræsentanter fra Sund-

heds- og Omsorgsforvaltningen eller diverse relevante råd.

9. Dokumentation og tilsyn

Københavns Kommune ønsker at sikre, at den ydelse borgeren modtager er i overensstemmelse

med de trufne myndighedsafgørelser og kommunens kvalitetsstandarder, kvalitetskrav og leveran-

dørkrav på området. Kommunen vil derfor føre tilsyn med leverandører af madservice, enten selv

eller ved et dertil bemyndiget organ. Tilsynet kan udføre uanmeldte tilsyn hos leverandører. Grund-

laget for tilsynet er kommunens kvalitetsstandarder, kvalitetskrav og leverandørkrav på området.

Leverandøren er forpligtet til løbende at føre kontrol med kvaliteten og omfanget af de ydelser, der

leveres og i øvrigt underkaste sig den kontrol, som Københavns Kommune og øvrige myndigheder

fastsætter

Forvaltningen kan endvidere foretage stikprøvekontrol og kontrollere ydelsesleveringen til borger-

ne.


Der henvises i øvrigt til kontrakten, punkt 3.4.

9.1. Hygiejne

Inden for hygiejne området skal leverandøren følge gældende lovgivning, forordninger, bekendtgø-

relse og vejledninger for fødevaremyndighederne, og er underlagt kontrol fra fødevaremyndighe-

derne. Københavns Kommune skal uden ugrundet ophold informeres, hvis leverandøren ikke lever

op til gældende lovgivning.

Københavns Kommune skal uden ugrundet ophold informeres ved indskærpelse, påbud, forbud,

bødeforlæg og politianmeldelse fra fødevaremyndighederne. Det samme gælder, hvis godkendelser

fratages virksomheden eller der sker ændringer af autorisation og branchekode, sygdomsudbrud og

tilbagetrækning hos borgerne.

Leverandøren skal på forlangende, og uden omkostninger for Københavns Kommune, fremskaffe

fyldestgørende dokumentation til brug for forvaltningens vurdering af, om leverandøren opfylder

den til enhver tid gældende hygiejnelovgivning.

9.2. ITsystem

Københavns Kommune arbejder løbende på at lette kommunikation og dokumentation gennem an-

vendelse af IT-løsninger.

Såfremt kommunen stiller krav herom, vil leverandøren med to måneders varsel være forpligtet til

at blive tilkoblet Københavns Kommunes omsorgssystem. Der indgås særskilt aftale herom. Kom-

munen vil i så fald stille det nødvendige programmel til rådighed for it-løsningen, mens leverandø-

ren skal stille mindst en egnet pc med adgang til internettet til rådighed. Alle leverandørens egne

udgifter til tilkobling til Københavns Kommunes elektroniske omsorgssystem, herunder ikke ud-

tømmende udgifter til hardware, uddannelse og support mv. afholdes af leverandøren.

9.3. Antal leverede ydelser og økonomi

Dokumentationen for de leverede ydelser leveres i forbindelse med den månedlige fakturering jf.

kontraktens pkt. 4.2.

Desuden skal leverandøren løbende registrere følgende oplysninger:

Antal leverede ydelser til den enkelte borger opgjort pr. leveringsdato

Ændringer i leveringen, herunder når borgeren tilmelder/afmelder madservice, sætter leve-

rancen i bero eller flytter

Andre økonomiske oplysninger til brug ved afregning til kommunen samt kommunens op-

krævning hos borgeren.

9.4. Orientering til borgerne

Borgerne skal som minimum en gang om måneden modtage en oversigt over, hvor mange leverin-

ger, borger har modtaget, fordelt på forskellige måltidstyper og med beregning af den samlede pris.


9.5. Klager

Leverandøren skal registrere klager over leverandørens varetagelse af de af kontrakten omfattede

opgaver. Klager, hvor der ikke findes en tilfredsstillende løsning mellem leverandør og borger in-

den fem hverdage, skal videresendes til visitationen uden yderligere ophold.

Ved behandling af klagesager er leverandøren underlagt forvaltningslovens bestemmelser – herun-

der notatpligt, vejledningspligt og pligt til at videregive relevante oplysninger til brug for behand-

ling og registrering af klager. Klagesager, der er rettet mod den kommunale myndighed, herunder

klager over den udmålte hjælp, skal uden ugrundet ophold, videresendes til visitationen.

9.6. Beredskab

Leverandøren af madservice skal have et beredskab, der gør leverandøren i stand til at håndtere fra-

værsperioder (ferie, sygdom mv.) samt løbende til - og afmeldinger. Leverandøren skal kunne leve-

re mad og måltider til alle borgere, der er visiteret til den pågældende leverandør.

Leverandøren skal kunne kontaktes i det tidsrum, hvor ydelserne leveres. Leverandøren skal sikre,

at der regelmæssigt følges op akutte beskeder, herunder at der følges op på beskeder, der lægges på

telefonsvarer eller sendes pr. mail alle dage, hvor leverandøren har leverancer.

Derudover skal det i forbindelse med udbringningen være muligt at komme i kontakt med leveran-

døren eller dennes underleverandør dvs. som minimum mellem kl. 11.00 - 13.30 og/eller kl. 16.00 -

18.30 afhængig af leverandørens valg af leveringstidspunkter.

I beredskabssammenhæng eksempelvis ved elektricitetsnedbrud, som har medført, at telefoner er

ude af drift, er det leverandørens ansvar at sikre sig, at den kommunale vagtcentral Vagtcentralen på

anden vis orienteres om de borgere, som ikke åbner ved madlevering.


Bilag A - Generelle kvalitetskrav for Madservice med udbringning

Som leverandør af madservice med levering i Københavns Kommune er der overordnede kvalitets-

krav i forhold til den kulinariske kvalitet samt emballage

Krav til kulinarisk kvalitet

At maden produceres og anrettes, så den er indbydende, appetitvækkende samt velsmagen-

de.

Krav til menu-planlægning og råvarer

At der er taget højde for højtiderne i menu-planlægningen

At menu-planlægningen følger årstidens udbud af råvarer

At der er tilbud om, at et måltid mad kan bestå af en hovedret og en biret (forret/dessert)

At både hovedret og biret tilbydes med passende tilbehør.

At menu-planerne indeholder et varieret udvalg af de forskellige fødevaregrupper (kød, æg,

fisk, mælk og mælkeprodukter, ost, brød og gryn, fedtstoffer, frugt og grønt samt kartof-

ler/ris og pasta)

At der er variation i brugen af udskæringer, hvad angår kød, fisk og fjerkræ

At menuplanlægningen tager højde for Københavns Kommunes krav til anvendelse af øko-

logiske råvarer - jf. kravspecifikationen.

Krav til emballage

At den er praktisk og let håndterbar

At den er hygiejnisk forsvarlig, og hvor risikoen for brud er minimal

At den er udformet, så maden ikke løber sammen

At den er udformet, så den kan åbnes af ældre med nedsat funktion i hænder og fingre

At den er miljøvenlig

Derudover skal leverandører som leverer mad til personer med behov for kost til småtspisende, diæ-

ter eller kost med modificeret konsistens leve op til følgende ernæringskrav:

At leverandøren – ved tilbud om kost til småtspisende – har et tilbud om menu til småtspi-

sende med 50 E % fedt 18 E % protein og 32 E % kulhydrat. Menuen består af en hovedret

med to tilhørende mellemmåltider.

At leverandøren – ved tilbud om diæter – fremstiller disse efter anbefalingerne i den danske

institutionskost (jf. Anbefalinger for den danske institutionskost. 5. udgave. Fødevarestyrel-

sen 2015.)

At leverandøren – ved tilbud om kost med modificeret konsistens – kan levere den form for

konsistens-justeret mad, som borgeren har behov for.

Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen · 2016. 2. 24. · Københavns Kommune,...

Documents

Transcript of Københavns Kommune Sundheds- og Omsorgsforvaltningen · 2016. 2. 24. · Københavns Kommune,...