Kawalan Dalaman
-
Upload
jabatan-audit-negara -
Category
Documents
-
view
1.607 -
download
6
Transcript of Kawalan Dalaman
1
KawalanKawalan Dalaman Badan Dalaman Badan
BerkanunBerkanunOleh: Oleh:
Azmin HusinAzmin HusinJabatan Audit NegaraJabatan Audit Negara
11 Mac 200511 Mac 2005
2
DefinisiDefinisi “Kawalan dalaman adalah alat pengurusan yang
digunakan untuk memberi kepastian yang wajar/munasabah bahawa objektif pengursan boleh dicapai.”
“Kawalan dalaman adalah proses di mana sesebuah organisasi menrurus aktiviti utnuk mencapai misinya dengan cara yang cekap dan berkesan.”
Guidelines for Internal Control Standards, INTOSAI
3
DefinisiDefinisi Polisi dan prosedur (kawalan dalaman) yang Polisi dan prosedur (kawalan dalaman) yang
diwujudkan/diterima pakai oleh pengurusan diwujudkan/diterima pakai oleh pengurusan untuk membantu dalam pencapaian objektif iaituuntuk membantu dalam pencapaian objektif iaitu menentukan operasi dilaksanakan dengan teratur dan menentukan operasi dilaksanakan dengan teratur dan
berkesan termasuk mematuhi polisi pengurusanberkesan termasuk mematuhi polisi pengurusan Menjaga selamat asetMenjaga selamat aset Mengelak dan mengesan penipuan dan kesilapanMengelak dan mengesan penipuan dan kesilapan Ketepatan dan kesempurnaan rekod perakaunanKetepatan dan kesempurnaan rekod perakaunan Menyediakan maklumat kewangan yang boleh Menyediakan maklumat kewangan yang boleh
dipercayai dan tepat pada masanyadipercayai dan tepat pada masanya
AI400 Malaysian Approved Standards on AuditingAI400 Malaysian Approved Standards on Auditing
4
Tanggungjawab Agensi AwamTanggungjawab Agensi Awam
Struktur Organisasi dan Proses-proses Struktur Organisasi dan Proses-proses PengurusanPengurusan Perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan Perancangan, pelaksanaan, penyeliaan dan
pemantauan merupakan komponen utama dalam pemantauan merupakan komponen utama dalam kawalan dalamankawalan dalaman
Komponen tersebut diamalkan dalam urusan operasi Komponen tersebut diamalkan dalam urusan operasi harian tanpa disedari ia adalah persekitaran kawalan harian tanpa disedari ia adalah persekitaran kawalan umum yang membantu mencapai akauntabilitiumum yang membantu mencapai akauntabiliti
Pelaporan LuaranPelaporan Luaran Kawalan Kawalan Etika dan Kod Tata LakuEtika dan Kod Tata Laku
5
Objektif Kawalan DalamanKawalan Dalaman atau kawalan pengurusan membantu untuk memberi kepastian munasabah (reasonable assurance) yang organisasi:-
Mematuhi undang-undang, peraturan dan arahan pengurusan;
Membantu pelaksanaan operasi secara teratur, ekonomi, cekap dan berkesan dan mencapai hasil yang dirancang;
Menjaga selamat sumber organisasi daripada penipuan, pembaziran, salah guna dan salah urus (mismanagement);
Menyediakan barabagan dan perkhidmatan yang berkualiti dan bersesuaian dengan misi organisasi; dan
Menyedia dan menyelenggara maklumat pengurusan dan kewangan yang boleh dipercayai (reliable) dan mendedahkan maklumat secara saksama melalui pelaporan yang tepat pada masanya.
6
Rangka Bagi Mewujudkan Dan Menyelenggara Kawalan Dalaman Yang
BerkesanPeranan dan
Tanggungjawab Pengurusan
Peranan dan Tanggungjawab
Juruaudit
Amalan Kawalan Dalaman
Menilai keberkesanan kawalan dalaman secara berkala
Memantau pelaksanaan amalan kawalan dalaman secara berterusan di seluruh organisasi dan menambah baik sekiranya perlu
7
Peranan dan Tanggungjawab Pengurus Peranan dan Tanggungjawab Pengurus Terhadap Kawalan DalamanTerhadap Kawalan Dalaman
Mewujudkan persekitaran kawalan positif dengan cara:-Mewujudkan persekitaran kawalan positif dengan cara:- Beretika positif Memberi panduan terhadap tata laku yang baik Berdisiplin Menyediakan kod etika kepada pekerja.
Menentukan pekerja memiliki tahap kompeten untuk melaksanakan Menentukan pekerja memiliki tahap kompeten untuk melaksanakan tugas.tugas.
Menentukan dengan jelas bidang kuasa dan tanggungjawab pegawai.Menentukan dengan jelas bidang kuasa dan tanggungjawab pegawai. Mewujudkan aliran pelaporan yang sesuai.Mewujudkan aliran pelaporan yang sesuai. Mewujudkan polisi dan prosedur kawalan pengurusan yang Mewujudkan polisi dan prosedur kawalan pengurusan yang
berdasarkan kepada analisis risiko.berdasarkan kepada analisis risiko. Gunakan latihan, komunikasi pengurusan dan tindakan harian Gunakan latihan, komunikasi pengurusan dan tindakan harian
pengurus di setiap peringkat bagi memaklumkan pentingnya kawalan pengurus di setiap peringkat bagi memaklumkan pentingnya kawalan pengurusan.pengurusan.
Memantau operasi kawalan melalui penilaian tahunan dan pelaporan Memantau operasi kawalan melalui penilaian tahunan dan pelaporan kepada pengurusan atasan.kepada pengurusan atasan.
8
Tanggungjawab untuk menyediakan struktur kawalan dalaman yang mencukupi dan berkesan terletak kepada pihak pengurusan.
Ketua organisasi hendaklah menentukan struktur kawalan dalaman diwujudkan, disemak semula dan dikemaskini untuk menjadikannya berkesan.
Sikap pengurus yang positif dan menyokong adalah penting.
Pengurus hendaklah memiliki integriti peribadi dan profesional.
Mengekalkan tahap kompeten yang membenarkan mereka memahami kepentingan bagi mewujudkan, melaksaksana dan menyelenggara kawalan dalaman yang berkesan.
9
Pengurusan hendaklah menubuhkan fungsi audit yang bebas sebagai struktur kawalan yang penting dan rangka penilaian kendiri.
Bagi menentukan kebebasan, Ketua Unit Audit Dalam hendaklah melapor secara terus kepada Ketua Eksekutif.
Pihak Pengurusan juga hendaklah mengambil seseorang yang berpengalaman dan berkelayakan untuk mengetuai Unit ini serta sumber yang mencukupi dan anggota yang kompeten untuk melaksanakan operasi pengauditan.
Dalam kes ini. Pengurus hendaklah berkesama dengan juruaudit untuk mengenal pasti risiko dan mewujudkan kawalan dalaman untuk mengurangkannya. Pengurus hendaklah menyerahkan tanggungjawab untuk menilai operasi kawalan dalaman bagi mengenal pasti kelemahan dan mencadangkan tindakan pembetulan.
10
Peranan dan Tanggungjawab Juruaudit Dalam
Mengekalkan kebebasan. Menentukan pegawai Audit memiliki kompeten yang
profesional Menasihati pengurusan terhadap bidang-bidang berisiko. Menggubal matlamat dan perancangan strategik pengauditan. Melaksanakan pengauditan operasi. Menilai sistem teknologi maklumat. Memberi cadangan menambaihbaik operasi dan mengukuhkan
kawalan. Mengambil tindakan susulan untuk menentukan cadangan
telah dilaksanakan dengan berkesan. Menyelaras aktiviti pengauditan dengan Juruaudit Luar. Melaksanakan sistem jaminan kualiti pengauditan.
11
Juruaudit LuarJuruaudit Luar
Juruaudit Luar juga memainkan peranan dalam pengauditan terhadap kawalan dalaman sesebuah agensi Kerajaan.
Juruaudit Luar dilantik oleh sebuah badan bebas iaitu Parlimen. Juruaudit Luar memeriksa dan memberi cadangan penambahbaikan kawalan dalaman agensi Kerajaan.
Pihak pengurusan agensi boleh memberi sokongan dengan cara:- Memberi penekanan terhadap nilai pengauditan yang bebas
dan objektif. Mengenal pasti bidang untuk menambah baik kualiti
prestasi dan bertindak terhadap maklumat yang dikemukakan oleh Audit.
12
Kategori Kawalan DalamanKategori Kawalan Dalaman Kawalan PengurusanKawalan Pengurusan
Kawalan Pengurusan boleh dilihat sebagai gabungan semua Kawalan Pengurusan boleh dilihat sebagai gabungan semua kawalan. Ianya adalah rangka kerja organisasi - rancangan, polisi, kawalan. Ianya adalah rangka kerja organisasi - rancangan, polisi, prosedur dan amalan yang diperlukan bagi pekerja untuk prosedur dan amalan yang diperlukan bagi pekerja untuk mencapai objektif organisasi.mencapai objektif organisasi.
Kawalan PentadbiranKawalan Pentadbiran
Pelan organisasi, prosedur/tatacara & rekod yang berkaitan Pelan organisasi, prosedur/tatacara & rekod yang berkaitan dengan proses membuat keputusan yang mengarahkan pekerja dengan proses membuat keputusan yang mengarahkan pekerja untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang dibenarkan ke arah untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti yang dibenarkan ke arah mencapai objektif pengurusan.mencapai objektif pengurusan.
Kawalan PerakaunanKawalan Perakaunan
Pelan organisasi, prosedur/tatacara & rekod yang berkaitan Pelan organisasi, prosedur/tatacara & rekod yang berkaitan dengan penjagaan keselamatan aset dan ketepatan dan dengan penjagaan keselamatan aset dan ketepatan dan kebolehpercayaan rekod kewangan.kebolehpercayaan rekod kewangan.
13
Kawalan Perakaunan diwujudkan untuk Kawalan Perakaunan diwujudkan untuk melengkapkan kepastian yang wajar bahawa:-melengkapkan kepastian yang wajar bahawa:- Urus niaga adalah mengikut kelulusan am atau Urus niaga adalah mengikut kelulusan am atau
khusus oleh pengurusan,khusus oleh pengurusan, Urus niaga direkodkan supaya penyediaan penyata Urus niaga direkodkan supaya penyediaan penyata
kewangan mematuhi prinsip dan standard kewangan mematuhi prinsip dan standard perakaunan diterima umumperakaunan diterima umum
Hak menggunakan aset hanya mengikut kelulusan Hak menggunakan aset hanya mengikut kelulusan pengurusanpengurusan
Rekod aset dibandingkan dengan aset fizikal dan Rekod aset dibandingkan dengan aset fizikal dan tindakan diambil terhadap ketidaksamaannya tindakan diambil terhadap ketidaksamaannya
14
Amalan Kawalan Dalaman Umum
Urus niaga direkodkan segera untuk memberi kesesuaian dan nilai kepada pengurusan dalam mengawal operasi dan membuat keputusan.
Amalan kawalan dalaman biasanya diwujudkan untuk mematuhi standard kawalan dalaman yang dibentuk oleh pihak berkuasa pusat (badan perundangan).
Anggota organisasi diberi latihan dan diuruskan dengan berkesan untuk mencapai objektif serta matlamat.
15
General StandardsGeneral Standards Reasonable Assurance:Reasonable Assurance:
Internal control structures are to provide reasonable assurance that the general Internal control structures are to provide reasonable assurance that the general objectives will be accomplished.objectives will be accomplished.
Supportive Attitude:Supportive Attitude: Managers and employees are to maintain and demonstrate a positive and Managers and employees are to maintain and demonstrate a positive and
supportive attitude toward internal controls at all times.supportive attitude toward internal controls at all times. Integrity and Competence:Integrity and Competence:
Managers and employees are to have personal and professional integrity and are to Managers and employees are to have personal and professional integrity and are to maintain a level of competence that allows them to understand the importance of maintain a level of competence that allows them to understand the importance of developing, implementing, and maintaining good internal controls and to developing, implementing, and maintaining good internal controls and to accomplish the general objectives of internal controls.accomplish the general objectives of internal controls.
Control Objectives:Control Objectives: Specific control objectives are to be identified or developed for each activity of Specific control objectives are to be identified or developed for each activity of
the organization and are to be appropriate, comprehensive, reasonable, and the organization and are to be appropriate, comprehensive, reasonable, and integrated into the overall organizational objectives.integrated into the overall organizational objectives.
Monitoring Controls:Monitoring Controls: Managers are to continually monitor their operations and take prompt, responsive Managers are to continually monitor their operations and take prompt, responsive
action on all findings of irregular, uneconomical, inefficient, and ineffective action on all findings of irregular, uneconomical, inefficient, and ineffective operations.operations.
16
Detailed StandardsDetailed Standards Documentation: Documentation:
The internal control structure and all transactions and significant events The internal control structure and all transactions and significant events are to be clearly documented, and the documentation is to be readily are to be clearly documented, and the documentation is to be readily available for examination.available for examination.
Prompt and Proper Recording of Transactions and Events: Prompt and Proper Recording of Transactions and Events: Transactions and significant events are to be promptly recorded and Transactions and significant events are to be promptly recorded and
properly classified.properly classified. Authorization and Execution of Transactions and Events:Authorization and Execution of Transactions and Events:
Transactions and significant events are to be authorized and executed Transactions and significant events are to be authorized and executed only by persons acting within the scope of their authority.only by persons acting within the scope of their authority.
Separation of DutiesSeparation of Duties: : Key duties and responsibilities in authorizing, processing, recording, and Key duties and responsibilities in authorizing, processing, recording, and
reviewing transactions andreviewing transactions and events should be separated among individuals.events should be separated among individuals.
17
SupervisionSupervision: : Competent supervision is to be provided to ensure Competent supervision is to be provided to ensure
that internal control objectives are achieved.that internal control objectives are achieved. Access to and Accountability for Resources Access to and Accountability for Resources
and Records:and Records: Access to resources and records is to be limited to Access to resources and records is to be limited to
authorized individuals who are accountable for their authorized individuals who are accountable for their custody or use. custody or use.
To ensure accountability, the resources are to be To ensure accountability, the resources are to be periodically compared with the recorded amounts to periodically compared with the recorded amounts to determine whether the two agree. The asset's determine whether the two agree. The asset's vulnerability should determine the frequency of the vulnerability should determine the frequency of the comparison.comparison.
18
Objektif Khusus Kawalan Dalaman Objektif Khusus Kawalan Dalaman PerakaunanPerakaunan
Memastikan urus niaga dilaksanakan dengan cara yang Memastikan urus niaga dilaksanakan dengan cara yang selaras dengan prosedur/tatacara pengesahan dan selaras dengan prosedur/tatacara pengesahan dan kelulusan yang ditetapkan oleh pengurusan.kelulusan yang ditetapkan oleh pengurusan.
Memastikan semua urus niaga direkodkan dengan Memastikan semua urus niaga direkodkan dengan segera, tepat, ke dalam akaun yang sepatutnya, dan segera, tepat, ke dalam akaun yang sepatutnya, dan dalam temph perakaunan urus niaga berlaku.dalam temph perakaunan urus niaga berlaku.
Memastikan aset hanya digunakan untuk tujuan Memastikan aset hanya digunakan untuk tujuan pernuiagaan/rasmi sahaja.pernuiagaan/rasmi sahaja.
Memastikan aset yang dicatat dalam rekod kewangan Memastikan aset yang dicatat dalam rekod kewangan sememangnya wujud. Pemeriksaan fizikal hendaklah sememangnya wujud. Pemeriksaan fizikal hendaklah dilakukan dari semasa ke semasa. dilakukan dari semasa ke semasa.
19
Prosedur-prosedur KawalanProsedur-prosedur Kawalan Pelaporan, review dan meluluskan penyesuaianPelaporan, review dan meluluskan penyesuaian Memeriksa ketepatan kira-kira terhadap rekodMemeriksa ketepatan kira-kira terhadap rekod Kawalan terhadap persekitaran dan aplikasi sistem ICTKawalan terhadap persekitaran dan aplikasi sistem ICT Menyelenggara dan menyemak semula akaun kawalan dan Menyelenggara dan menyemak semula akaun kawalan dan
imbangan dugaimbangan duga Meluluskan dan mengawal dokumenMeluluskan dan mengawal dokumen Membandingkan data dalaman dengan sumber maklumat Membandingkan data dalaman dengan sumber maklumat
luaranluaran Membandingkan kiraan tunai, sekuriti dan inventori Membandingkan kiraan tunai, sekuriti dan inventori
dengan rekod perakaunandengan rekod perakaunan Menghadkan akses kepada aset dan rekodMenghadkan akses kepada aset dan rekod Membandingkan dan menganalisis keputusan kewangan Membandingkan dan menganalisis keputusan kewangan
dan bajet dan bajet
20
HAD KEBERKESANAN KAWALAN HAD KEBERKESANAN KAWALAN DALAMANDALAMAN
Walaupun komprehensif dan terperinci struktur kawalan dalaman, namun ia Walaupun komprehensif dan terperinci struktur kawalan dalaman, namun ia tidak boleh menjamin keberkesanan pentadbiran, rekod yang sempurna tidak boleh menjamin keberkesanan pentadbiran, rekod yang sempurna dan tepat, menghindar dari penipuan.dan tepat, menghindar dari penipuan.
Kuasa melulus juga boleh disalahgunakanKuasa melulus juga boleh disalahgunakan Pengurusan berkuasa untuk Pengurusan berkuasa untuk overrideoverride kawalan yang ditetapkan kawalan yang ditetapkan Oleh kerana kebanyakan kawalan dalaman melibatkan manusia maka ianya Oleh kerana kebanyakan kawalan dalaman melibatkan manusia maka ianya
adalah tertakluk kepada kelemahan pembangunan, silap faham, kecuaian, adalah tertakluk kepada kelemahan pembangunan, silap faham, kecuaian, keletihan dan hilang tumpuan dan sbgnya.keletihan dan hilang tumpuan dan sbgnya.
Kawalan yang dilaksanakan akan tidak berkesan walaupun anggota Kawalan yang dilaksanakan akan tidak berkesan walaupun anggota didapati kompeten jika sekiranya mereka tidak memahami fungsi mereka didapati kompeten jika sekiranya mereka tidak memahami fungsi mereka dalam proses kawalan.dalam proses kawalan.
Perubahan organisasi dan sikap pengurusan boleh memberi impak ketara Perubahan organisasi dan sikap pengurusan boleh memberi impak ketara dalam mencapai kawalan yang berkesan.dalam mencapai kawalan yang berkesan.
Oleh itu, pengurusan perlu menilai semula dan mengemaskini kawalan Oleh itu, pengurusan perlu menilai semula dan mengemaskini kawalan secara berterusan, menyampaikan perubahan tersebut kepada setiap secara berterusan, menyampaikan perubahan tersebut kepada setiap anggota dan menunjukkan contoh teladan yang baik dengan mematuhi anggota dan menunjukkan contoh teladan yang baik dengan mematuhi kawalan yang dilaksanakan.kawalan yang dilaksanakan.
21
Amalan Kawalan Dalaman Yang Biasa Dilaksanakan
Petunjuk prestasi diwujudkan dan dipantau. Tugas dan tanggungjawab utama dibahagi/diasingkan
untuk mengurangkan risiko kesilapan dan penipuan. Prestasi sebenar dibandingkan dengan prestasi yang
dirancang dan perbezaan dianalisis. Pemprosesan maklumat dikawal contohnya melalui
pemeriksaan edit data yang dimasukkan. Kawalan fizikal diwujudkan untuk mengawal selamat
semua aset yang menarik.
22
Amalan Kawalan Dalaman Yang Biasa Dilaksanakan
Akses kepada rekod dan maklumat dihadkan kepada pegawai yang diberi kuasa sahaja. Akauntabiliti penyimpanan dan penggunaannya dipertanggung-jawabkan dan dipelihara.
Urusniaga dan event yang penting diluluskan dan dilaksanakan oleh pegawai yang bertindak dalam bidang kuasanya.
Urus niaga dan event penting didokumenkan/rekodkan dan dokumen sentiasa tersedia untuk diperiksa.
23
Hubungan Urus Tadbir Hubungan Urus Tadbir (Governance) Dgn. Kawalan (Governance) Dgn. Kawalan
DalamanDalaman
24
Framework Tadbir Urus Di Agensi Awam
Leadership
25
FrameworkFramework Tadbir Urus Di Agensi Awam Tadbir Urus Di Agensi Awam
i.i. KepimpinanKepimpinanii. Persekitaran Pengurusan ii. Persekitaran Pengurusan
Pelan strategik, objektif, garis panduan, prosedur, Pelan strategik, objektif, garis panduan, prosedur, peraturan, tanggungjawab, tugas, penilaian prestasi, peraturan, tanggungjawab, tugas, penilaian prestasi, komunikasi.komunikasi.
iii. Pengurusan Risikoiii. Pengurusan Risikoiv. Pemantauaniv. Pemantauan
Jawatankuasa Audit dan lain-lainJawatankuasa Audit dan lain-lain Pelaporan Pelaporan
v. v. Kawalan Dalaman & AkauntabilitiKawalan Dalaman & Akauntabiliti vi. Auditvi. Audit
26
27
AkauntabilitiAkauntabiliti pematuhan kepada undang-undang, peraturan dan pematuhan kepada undang-undang, peraturan dan
garis panduan pengurusan kewangan dan pentadbirangaris panduan pengurusan kewangan dan pentadbiran
tugasan anggota yang sesuai, pembangunan personel tugasan anggota yang sesuai, pembangunan personel yang saksama dan suasana kerja yang sihat dan yang saksama dan suasana kerja yang sihat dan selamatselamat
proses pemilihan sumber dan penilaian yang teratur. proses pemilihan sumber dan penilaian yang teratur.
memaksimumkan potensi perkhidmatan aset dan memaksimumkan potensi perkhidmatan aset dan meminimumkan kos keseluruhanmeminimumkan kos keseluruhan
28
AkauntabiltiAkauntabiltiAkauntabiliti terbahagi kepada 3 jenis iaitu:Akauntabiliti terbahagi kepada 3 jenis iaitu: Akauntabiliti ProgramAkauntabiliti Program
memastikan program yang dilaksanakan mencapai memastikan program yang dilaksanakan mencapai objektif/matlamat yang ditetapkan;objektif/matlamat yang ditetapkan;
Akauntabiliti PengurusanAkauntabiliti Pengurusan menentukan penggunaan sumber (tenaga kerja, menentukan penggunaan sumber (tenaga kerja,
kewangan, peralatan, teknologi) dibuat dengan cara kewangan, peralatan, teknologi) dibuat dengan cara yang cekap, berkesan dan tiada pembaziran;yang cekap, berkesan dan tiada pembaziran;
Akauntabiliti KewanganAkauntabiliti Kewangan memastikan akaun/rekod yang diselenggarakan memastikan akaun/rekod yang diselenggarakan
dengan teratur, boleh dipercayai serta mematuhi dengan teratur, boleh dipercayai serta mematuhi peraturan, garis panduan dan undang-undang yang peraturan, garis panduan dan undang-undang yang berkaitan.berkaitan.
29
Kawalan DalamanKawalan Dalaman
• • kawalan dalaman bersesuaian dengan kawalan dalaman bersesuaian dengan perancangan korporat atau piagam perancangan korporat atau piagam agensi. agensi.
• • maklumat pengurusan yang maklumat pengurusan yang mencukupi dan tepat pada masanya. mencukupi dan tepat pada masanya.
• • kawalan meliputi penipuan dan kawalan meliputi penipuan dan pengurusan risiko. pengurusan risiko.
• • wujudkan fungsi audit dalaman yang wujudkan fungsi audit dalaman yang berkesan berkesan
30
RumusanRumusan
Kawalan dalaman tidak sepatutnya dilihat sebagai sistem berasingan dalam organisasi tetapi ianya hendaklah disifatkan sebagai bahagian penting dalam sesuatu sistem sebagai panduan operasinya.
Mewujudkan kawalan dalaman berkesan melibatkan:
Penilaian risiko (dalaman dan luaran).
Mewujudkan objektif yang jelas dan konsisten dimana ia adalah tujuan/matlamat yang akan dicapai.
31
Maklumat hendaklah direkodkan dan disampaikan dalam bertulis kepada pengurusan dan semua kakitangan dalam organisasi dalam tempoh yang sesuai bagi mereka malekasanakan kawalan dalaman dan tanggungjawab lain.
Penilaian kawalan dalaman hendaklah menilai kualiti prestasi sepanjang masa dan memastiakn penemuannya diselesaikan dengan segera.