Katalogowanie ( wersja 16)

Katalogowanie (wersja 16)

2


Program sesji:Część 0: WstępCzęść 1: Wyszukiwanie rekordówCzęść 2: Tworzenie rekordówCzęść 3: Zapisywanie rekordówCzęść 4: Sprawdzanie rekordówCzęść 5: Edycja rekordówCzęść 6: Kopiowanie hasełCzęść 7: Wyszukiwanie rekordów podobnychCzęść 8: Naprawa rekordówCzęść 9: Inne funkcjeCzęść 10: Import rekordówCzęść 11: Kontrola wzorcowaCzęść 12: Uprawnienia użytkowników

Uwaga: przykłady w oparciu o format MARC 21.

3


Część 0: Wstęp

4


Otwieranie modułu Katalogowania

W module katalogowania znajdują się trzy zakładki:

Rekordy Egzemplarze Szukaj

W pierwszym oknie można wyszukać: • rekord bibliograficzny za pomocą numeru systemowego lub• egzemplarz za pomocą kodu kreskowego lub sygnatury.

Numer systemowy

Kod kreskowy/Sygnatura

5


Zakładka Rekordy

Panel nawigacyjny

Górny panel – np. edytor rekordu

Uwaga: czerwona ramka oznacza wybrany panel

Dolny panel – np. objaśnienia pola

6


Zakładka Egzemplarze

Górny panel – np. lista egzemplarzy

Dolny panel – np. aktualizacja egz.

Panel nawigacyjny

7


Zakładka Szukaj

Panel nawigacyjny

Górny panel –lista rekordów

Dolny panel – Pełny opis rekordu

8


Pasek operacji (na dole ekranu)Lewa strona ekranu: komunikacja z serwerem.

Kiedy klient łączy się z serwerem, wyświetla się czerwona, pulsująca linia.

Prawa strona ekranu (prawy klawisz myszy) logowanie, • zmiana hasła i nadawanie uprawnień• zmiana języka interfejsu• lista baz do połączenia• drukowanie

• wyjście z klienta!

Otwieranie modułów: Gromadzenia, Udostępniania, WMB i Alephadm

9


Pasek rekordu (ikony po prawej stronie)• Otwórz szablon

• Drzewo poglądowe (y/n)

• Dzielony ekran edycji (y/n)

• Zapisz na serwerze i dysku lokalnym

• Sprawdź rekord

• Aktywuj klawiaturę (y/n)

• Wyświetl w OPAC

• Otwórz rekord w gromadzeniu

• Zamknij rekord / wszystkie rekordy

• Wyświetl na pełnym ekranie

10


Wybór bazy

Chociaż można pracować na rekordach z różnych baz jednocześnie,klient musi być połączony z baza podstawową.

Menu/ALEPH/Połącz z …

W tej bazie będą zapisywane nowe rekordy.

11


Wybór bazy

Połączyć się z bazą można również klikając prawym klawiszem na ikonę Baza na pasku operacji na dole ekranu.

Na pasku tytułowym widać nazwę bazy (i serwera), z którą klient jest aktualnie połączony.

12


Import tablic

W momencie łączenia się z wybraną bazą, system sprawdza, czy klient katalogowania korzysta z najnowszej wersji tablic katalogowania i szablonów wydruku.

Jeżeli tablice były modyfikowane, system załaduje je na dysk lokalny komputera (zależnie od ustawień).

W związku z tym przy pierwszym połączeniu z bazą pojawia się okno ‘Przesyłanie pliku’.

13


Część 1: Wyszukiwanie rekordów

14


Wyszukiwanie rekordów

Dostęp do rekordu w module katalogowania można uzyskać na dwa sposoby:Wyszukując rekord

• przez słowa lub• przez przeglądanie

Bezpośrednio • otwierając z dysku lokalnego• ładując z serwera

15


Przeglądanie list haseł

Funkcja Przeglądaj umożliwia przeglądanie list haseł i wyświetlanie rekordów związanych z szukanym hasłem.

Wybierz bazę do przeszukiwania, indeks (lub listę haseł), wprowadź tekst, od którego system ma wyświetlić listę i kliknij ‘Idź’.

16


Przeglądanie list hasełPrzykład: szukamy haseł rozpoczynających się od “k” w indeksie tytułów. System pokaże żądane hasło jako drugie na liście (tutaj: “K.S.H. Ustawa...”).

17


Wyszukiwanie przez słowaFunkcja Szukaj to wyszukiwanie rekordów za pomocą słów kluczowych. Wyszukiwanie wg podanego słowa będzie się odbywało na wybranej liście słów (np. słów z tytułów, słów z autorów itp.) lub kilku listach.

18


Wyszukiwanie przez słowa

1. Wybierz bazę.2. Zaznacz opcję ‘Słowa

sąsiadują’ , jeżeli zapytanie ma być potraktowane jako ciąg.

3. Wybierz listę słów.4. Wprowadź słowo/słowa i

kliknij OK.

• Można korzystać z maskowania (np. komput* ).

• Wyszukiwanie w kilku listach jest możliwe na dwóch kolejnych zakładkach.

19


Wyniki wyszukiwania

Lista zestawów z wyrażeniem wyszukiwawczym i liczbą wyszukanych rekordów wyświetli się w dolnym panelu.

Jeżeli liczba rekordów nie przekracza limitu zdefiniowanego w parametrach, zamiast zestawu system wyświetli rekordy w formie Listy.

20


Wyniki wyszukiwania - opcje

Drukuj/Wyślij Drukowanie, wysyłanie lub zapisywanie na dysku lokalnym w wybranym formacie.

Zapisz na serwerze Zapisywanie zestawu na serwerze pod podaną nazwą.

Załaduj z serweraŁadowanie z serwera zapisanego wcześniej pliku.

Wyświetl Wyświetlanie zestawu rekordów w postaci listy lub w pełnym opisie.

21


Wyniki wyszukiwania - opcje

ZawęźWybierz zestaw i zawęź wyszukiwanie dodając dodatkowy warunek do oryginalnego wyszukiwania.

Działania Wybierz dwa lub więcej zestawów i połącz je za pomocą operatorów AND, OR lub NOT.

22


Lista rekordówKliknij Wyświetl, aby obejrzeć Listę rekordów (w górnym panelu), z pełnym opisem zaznaczonego na liście rekordu (w dolnym panelu), w pięciu formatach do wyboru.

23


Opcje na liście rekordówSortujSortowanie wg dwu opcji sortowania.

Zapisz jakoZapis wybranych rekordów do nowego zestawu.

Moje rekordyZapis wybranych rekordów do późniejszego wykorzystania. Rekordy są zapisywane w formacie XML na dysku lokalnym. Kliknij ‘Wczytaj’, aby otworzyć wcześniej zapisane rekordy.

24


Pełny opis

W dolnym panelu wyświetla się zaznaczony na liście rekord w Pełnym opisie.

25


Pełny opis - opcjeUwaga: w zależności od tego, które pole jest zaznaczone w opisie, aktywne są różne przyciski.

Przeszukaj Wyszuka rekordy podobne w innych bazach.

Podobne (w zależności od pola)Wyszuka inne rekordy zawierające takie samo hasło jak to w zaznaczonym polu.

Hasła (w zależności od pola)Wyświetli indeks haseł, z tekstem hasła w polu do wyszukiwania i od danego miejsca.

26


Pełny opis - opcje

ZewnętrznyPrzycisk aktywny dla pól zawierających powiązanie ze źródłem zewnętrznym (np. 856), otwiera źródło/dokument w oknie przeglądarki.

PowiązaniaWyświetla rekordy powiązane równolegle, w górę, w dół z wyświetlonym rekordem.

Lista egzemplarzyAktywny przycisk Zasób lub Lista egzemplarzy wyświetli egzemplarze powiązane z rekordem (odpowiednio wszystkie egzemplarze lub egzemplarze z danej podbiblioteki).

KatalogowaniePrzenosi rekord wyświetlony w dolnym panelu do zakładki Katalogowanie.EgzemplarzePrzenosi rekord wyświetlony w dolnym panelu do zakładki Egzemplarze.

27


Otwieranie rekordów

Rekordy można zapisywać na dysku lokalnym lub na serwerze.

Lokalnie można zapisywać rekordy oczekujące na korektę, mogą je zapisywać osoby początkujące w katalogowaniu, bez uprawnień do zapisu na serwerze.

Rekordy zapisane na dysku lokalnym widzi tylko osoba pracująca na komputerze, na którym zostały zapisane.

28


Otwieranie rekordów z dysku lokalnego

Aby otworzyć rekord zapisany tylko na dysku lokalnym, kliknij Menu/Katalogowanie/Otwórz rekord z dysku lokalnego.

29


Ładowanie rekordów z serwera

Aby otworzyć rekord zapisany na serwerze, wprowadź jego numer systemowy w polu na pasku rekordu i kliknij na ikonę ze strzałką ...albo wprowadź kod kreskowy egzemplarza w polu poniżej (lub wyszukaj rekord przeglądając indeks sygnatur).

Indeks sygnatur

Kod kreskowy

lub sygnatura

Numer systemowy

30


Moje rekordy Wyniki wyszukiwań można zachować korzystając z opcji Moje rekordy. Rekordy będą zapisane lokalnie w formacie XML.

Rekordy można zapisać z adnotacją, do późniejszego wyszukiwania.

Korzystając z zakładki Moje rekordy, zapisane rekordy można wyświetlać, drukować lub wysyłać. Można też rekord przesłać do edycji w katalogowaniu.

31


Część 2: Tworzenie rekordów

32


Tworzenie rekordów

Rekordy można tworzyć bez szablonu albo z pomocą wcześniej zdefiniowanych szablonów. Rekordy można również importować ze źródeł zewnętrznych.

W każdym przypadku można korzystać z formularzy dla pól ułatwiających ich wypełnianie.

Rekordy można tworzyć:1. Za pomocą szablonów2. Bez szablonu

33


Nowy rekord za pomocą szablonu

Najszybszym i najbardziej efektywnym sposobem tworzenia nowych rekordów jest korzystanie ze zdefiniowanych na stałe szablonów katalogowania.

W katalogowaniu można zdefiniować dwa rodzaje szablonów:

• szablony na serwerze• szablony lokalne, zdefiniowane przez użytkownika, na danym komputerze

34


Otwieranie szablonów rekordów Kliknij przycisk Otwórz szablon, Ctrl+E lub wybierz z Menu/Edycja/ Pobierz z szablonu

35


Tworzenie szablonów na dysku lokalnymLokalnie szablon można utworzyć w oparciu o aktualnie otwarty rekord, edytowany rekord. (Można je potem edytować jak pliki tekstowe.)Menu/Katalogowanie/Utwórz szablon na dysku lokalnym

36


Nowy rekord bez szablonuOpcja Menu/Katalogowanie/Nowy rekord.Krok 1: wybór formatu rekordu

Krok 2: aktualizacja wartości domyślnych na formularzach etykiety i pola 008 (jeżeli zdefiniowano, żeby pola wyświetlały się w nowym rekordzie )

Krok 3: dodawanie kolejnych pól do rekordu (dwie opcje: dodawanie z listy lub ręczne).

37


Dodawanie pólOpcja A: dodawanie nowego pola z predefiniowanej listy (Menu/Edycja/Nowe pole (z listy) lub klawisz F5).

38


Dodawanie pól

Opcja B: dodawanie nowego pola przez katalogującego (Menu/Edycja/Nowe pole (Podaj) lub klawisz F6).

Po dodaniu etykiety nowego pola, system wyświetli jego nazwę (jeżeli została wcześniej zdefiniowana).

39


Dodawanie podpól

Do nowego i innych pól można dodawać podpola (opcja Menu/Edycja/Nowe podpole lub F7).

Albo otworzyć formularz dla pola z predefiniowanymi podpolami.

40


Formularze pólFormularze są dostępne dla różnego typu pól, ułatwiają wypełnianie podpól.

Menu/Edycja/Otwórz formularz lub Ctrl+F dla wybranego pola. Np.: dla pola 008.

41


Wyświetlanie podglądu w WWW OPACAby wyświetlić podgląd rekordu w WWW OPAC, wybierz opcję Menu/Katalogowanie/ Wyświetl w WWW OPAC (Ctrl+O) - dolny panel, zakładka Przeglądarka.

42


Część 3: Zapisywanie rekordów

43


Zapisywanie rekordówSą dwie możliwości zapisania rekordu:

• Zapisz na dysku lokalnym (lub Zapisz wszystkie na dysku lokalnym)

• Zapisz na serwerze i dysku lokalnym

44


Zapis na dysku lokalnymOpcje Zapisz na dysku lokalnym i Zapisz wszystko na dysku lokalnym zapisują otwarty rekord (lub wszystkie otwarte rekordy) na dysku twardym komputera.

Zapis lokalny: Menu/Katalogowanie/Zapisz na dysku lokalnym . (lub / Zapisz wszystko na dysku lokalnym)

Rekordy zapisane lokalnie nie będą dostępne do wyszukiwania w OPAC.

45


Zapis na dysku lokalnymWszystkie nowe rekordy zapisywane na dysku lokalnym otrzymują nazwy w formacie: NEWnnn.mrc

46


Zapis na serwerzeOpcja Zapisz na serwerze i dysku lokalnym aktualizuje baze danych na serwerze, nadaje rekordowi numer systemowy (numer ‘NEWnnn’ na dysku lokalnym zostaje zachowany).

W trakcie zapisu mogą być uruchamiane programy sprawdzające i naprawiające rekord.

Numer systemowy jest unikalnym identyfikatorem rekordu. Opcja zapisuje rekord na serwerze i dysku lokalnym komputera.

47


Zapis na serwerze

Zapis na serwerze i dysku lokalnym

48


Zapis na serwerze

Zapis na serwerze: opcja Menu/Katalogowanie/Zapisz na serwerze i dysku lokalnym lub ikona na pasku rekordu.Rekord zostanie dodany do lokalnej bazy bibliograficznej.

Wyświetli się okno potwierdzenia, w którym można zmienić poziom rekordu:

49


Zapis na serwerze

Podstawowe zasady zapisywania rekordów:• Katalogujący o niższym poziomie uprawnień nie zapisze rekordu, który wcześniej został zapisany przez katalogującego o wyższym poziomie.

• Jeżeli więcej niż jedna osoba pracuje na tym samym rekordzie, zmiany zachowa katalogujący, który otworzył rekord jako pierwszy.

• Jeżeli rekord jest zapisywany na serwerze, nie wypełnione pola i podpola są usuwane.

50


Zapis na serwerze – sprawdzanie i naprawa rekordów

Przy zapisie system sprawdza rekord, w oparciu o zdefiniowane procedury kontrolne i wyświetla je na zakładce Komunikaty.Komunikaty można dopuścić, w zależności od typu komunikatu. System może też wykonywać określone procedury naprawiające.

*te informacje zamienią się w komunikaty

Błąd niedopuszczalny!

Błąd dopuszczalny

Komunikaty informacyjne*

51


Sprawdzanie i naprawa rekordów

Komunikaty i uwagi do rekordu wyświetlają się na zakładce Komunikaty w dolnym panelu. Po zaznaczeniu komunikatu na zakładce, pole w rekordzie, którego dotyczy komunikat wyświetli się na zielono.

52


Część 4: Sprawdzanie rekordów

53


Procedury kontroli: definicje

Procedury kontroli to standardowe, zdefiniowane przez bibliotekę, programy wykorzystywane do „sprawdzania” pól, podpól i całego rekordu.

Biblioteka decyduje i definiuje, które błędy będą niedopuszczalne (wywołają blokadę zapisu), a które dopuszczalne (tylko informacja).

54


Rodzaje procedur kontroli

• Kontrola na poziomie pola

• Kontrola na poziomie rekordu

55


Sprawdzanie pól

Opcja sprawdzania pola (Menu/Edycja/Sprawdź pole lub Ctrl+W dla wybranego pola) weryfikuje, czy:

• wskaźniki i/lub podpola są poprawne w danym polu• wypełnione zostały podpola obowiązkowe• pola niepowtarzalne wystąpiły tylko raz• zachowane zostały zależności między polami• zawartość pól stałej długości jest poprawna.

56


Sprawdzanie pólPrzykład komunikatu dotyczącego poprawności wskaźników:

Wartość ‘0’ jako drugi wskaźnik w polu 700 jest niepotrzebna.

57


Sprawdzanie rekordówOpcja sprawdzania rekordu (Menu/Edycja/Sprawdź rekord lub Ctrl+U) weryfikuje, czy:

• w rekordzie wystąpiły wymagane pola i podpola• niepowtarzalne pola i podpola wystąpiły tylko raz• zgadzają się zależności między polami• dodane hasło jest nowe w indeksie haseł• dodane hasło nie jest duplikatem w indeksie unikalnych oznaczeń• podobny rekord nie znalazł się już w bazie• dodawane hasła są nowe w bazie.

Opcja ‘Sprawdź rekord’ zawiera również opcję ‘Sprawdź pole’.

58


Sprawdzanie rekordów (Ctrl + u)

Przykład weryfikacji rekordu:

Błąd dopuszczalny

Informacja

Błąd niedopuszczalny!

59


Sprawdzanie rekordów

Procedury kontroli sprawdzają rekordy w różnych okolicznościach:

• W module katalogowania podczas edycji rekordu.

• W module katalogowania przy zapisywaniu rekordu na serwer (przed dodaniem do bazy system sprawdza rekord).

• W trakcie wykonywania procedury wsadowej na grupie rekordów.

60


Część 5: Edycja rekordów

61


Wyświetlanie „brudnopisu” rekordu

Edytowany rekord można wyświetlić na 3 sposoby.

• Normalny ekran (z dolnym panelem)• Pełny ekran (bez dolnego panelu)• Dzielony ekran (2 rekordy obok siebie).

Note: jeżeli użyto opcji Dzielony ekran edycji , dotyczy to obydwu edytowanych rekordów.

62


Wyświetlanie „brudnopisu” rekorduAby zmienić sposób wyświetlania, klikamy przycisk .

Jeżeli byłby zaznaczony dolny panel (otoczony czerwoną ramką), po kliknięciu przycisku będzie się zmieniał sposób wyświetlania tej części ekranu. Czyli na pełnym ekranie znajdzie się np. zakładka z objaśnieniami pola.

63


Edycja rekordów

W menu Edycja dostępne są różne standardowe opcje edycji:

64


Niektóre funkcje Edycji

Kolejne funkcje z menu Edycja:

Cofnij + Ponów

Kopiuj (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)

Wklej (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)

Wytnij (zaznaczony tekst, podpole, pole)

Usuń (zaznaczony tekst, podpole, pole, rekord)

65


Poruszanie się po rekordzie Jedna linia w górę/w dół:

Strzałka w górę/w dół Jeden znak w lewo/w prawo:

Strzałka w lewo/w prawo Z pola do pola:

Tab(ulator) Początek/koniec rekordu:

PageUp/PageDown

66


Inne funkcje menu Edycja

Pobierz z szablonu (Ctrl+E) dodaje pola i podpola do wypełnienia na podstawie wybranego szablonu.

Zmień format rekordu zmienia zawartość pola FMT.

Sortuj rekordSortuje pola w rekordzie wg kolejności zdefiniowanej w tablicy*. Uwaga: pola 5xx,6xx i 7xx nie są dodatkowo sortowane, pozostają w rekordzie w kolejności, w jakiej zostały wprowadzone.

*tab01.pol

67


Zamykanie rekordówSystem nie pozwala na zapisanie rekordu katalogującemu, jeżeli inny katalogujący otworzył i zapisał rekord przed nim. Rekord zostanie zablokowany na czas zdefiniowany w parametrach.

Oprócz blokady automatycznej, istnieje możliwość aktywnego zamknięcia rekordu dla innych, aby do czasu jego zwolnienia zmiany mógł zapisywać tylko użytkownik, który go zamknął.

Zamykanie rekordu, opcja Menu/Katalogowanie/Zajmij rekord.Zwalnianie rekordu, opcja Menu/Katalogowanie/Zwolnij rekord.

68


Zamykanie rekordówZmiana nagłówka rekordu:

Komunikat przy próbie otwarcia rekordu przez innego katalogującego :

Rekord będzie dalej opatrzony nagłówkiem:

69


Drzewo rekorduDrzewo poglądowe rekordu jest dostępne tylko na zakładce Rekord. Drzewo znajduje się w lewym dolnym panelu.

Jest to obraz rekordu bib i rekordów z nim związanych w bazie w postaci rozwijanych gałęzi:

• Rekordy administracyjne (ADM)• Rekordy egzemplarzy• Rekordy zamówień • Rekordy wypożyczeń

70


Drzewo rekordu• Rekordy HOL i ADM:

• Aby wyświetlić podgląd rekordu w górnym panelu, klikamy dwukrotnie na gałąź odpowiedniego rekordu.

• Aby utworzyć nowy rekord klikamy prawym klawiszem na gałąź odpowiedniej biblioteki (nnn50 dla ADM, nnn60 dla HOL) i wybieramy opcję Ładuj/Utwórz rekord lub z menu Menadżer rekordów/Ładuj/Utwórz rekord.

• Rekordy egzemplarzy: • Dwuklik na gałęzi egzemplarzy przenosi rekord na

zakładkę egzemplarzy. • Egzemplarze z powiązaniem HOL link mogą znajdować

się albo w gałęzi rekordu ADM albo rekordu HOL lub w obydwu zależnie od ustawień.

71


Część 6: Kopiowanie haseł

72


Kopiowanie hasełOpcje kopiowania haseł z indeksów pozwalają na wypełnienie pola lub podpola tekstem wcześniej zaindeksowanego hasła. Jest to szczególnie przydatne, jeżeli w instalacji istnieje baza haseł wzorcowych.

Można kopiować hasła z indeksów bazy domowej rekordu (Edycja/Szukaj/Szukaj- pole kartoteki własnej bazy lub F3), lub innej bazy (np. kartoteki wzorcowej) (Edycja /Szukaj/Szukaj- pole kartoteki innej bazy lub Ctrl+F3).

Te same opcje są dostępne dla podpola.

73


Lista hasełWybieramy pole i wciskamy F3 lub Ctrl+F3

System zrobił wyszukiwanie w kartotece AUT (Autorzy).

74


Lista hasełPo wyszukaniu odpowiedniego hasła, zaznaczamy je i klikamy OK, hasło zostanie skopiowane do wyznaczonego pola.

75


Lista hasełMożna przeskoczyć do innego hasła lub wyświetlić rekord KHW (jeżeli istnieje).

76


Lista haseł Kiedy wyświetli się pełny rekord, klikamy Wybierz, aby obejrzeć go w zakładce Rekord.

77


Lista hasełJeżeli skopiowane hasło jest „terminem odrzuconym”, zamiast niego system wstawi do rekordu bib termin przyjęty z rekordu khw (zależnie od ustawień).

78


Opcje podpolaDo pewnych pól (np. 655, 041, 044) można skopiować tekst z wcześniej zdefiniowanej listy (Edycja/Szukaj/Opcje szukania podpola lub Ctrl+F8).

79


Część 7: Wyszukiwanie rekordów podobnych

80


Wyszukiwanie rekordów podobnychW trakcie katalogowania, można korzystać z opcji wyszukiwania podobnego rekordu do aktualnie edytowanego.

Funkcja Znajdź podobny rekord służy do wyszukiwania, porównywania i/lub ładowania i nadgrywania rekordu z innego źródła, w celu uzupełnienia katalogowanego rekordu.

Wyszukiwanie takiego rekordu działa w oparciu wyrażenie wyszukiwawcze zdefiniowane w tablicach (np. “wti=“, czyli słowa z tytułu).

Można wyszukiwać w bieżącej bazie i innych bazach zdefiniowanych w systemie.

81


Wyszukiwanie rekordów podobnychWyszukiwanie podobnego rekordu w bazie NUKAT (50 trafień):

Klikamy ‘Wyświetl rekordy’, aby obejrzeć listę rekordów.Wyrażenie wyszukiwawcze podglądamy za pomocą ‘Wyświetl zapytanie’.

82


Wyszukiwanie rekordów podobnych

Menu/Edycja/Szukaj podobnego rekordu

Przycisk Wybierz, aby połączyć rekord z rekordem otwartym na ekranie.

83


Część 8: Naprawa rekordów

84


Programy fix: definicja

Procedury naprawiające typu fix to standardowe, zdefiniowane przez bibliotekę, programy, które korygują lub wykonują określone poprawki w katalogowanych rekordach.

85


Programy fix: aspekty techniczneFunkcja “fix” działa w oparciu o specjalną tablicę

(tab_fix), która definiuje:

• kontekst (lub funkcję), kiedy program fix ma zadziałać (np. w czasie zapisu rekordu, łączenia rekordów)

• nazwę programu• opcjonalnie argumenty dla programu.

86


Programy fix: przykłady

Kontekst Program fix Argumenty

1 2 3!!!!!-!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!-!!!!!!!!!!INS fix_doc_tag_008_open_date INS2 fix_doc_001 OVERWRITEINSFS fix_doc_punctuation_usmOCLC fix_doc_oclc

87


Fix - przykład: fix_doc_tag_008_open_date

Kontekst: INSProgramy fix zdefiniowane w kontekście INS (od INSert) są uruchamiane automatycznie, kiedy rekord jest wysyłany na serwer.

Program: fix_doc_tag_008_open_dateProgram automatycznie dodaje datę bieżącą w polu 008 formatu MARC 21, na pozycjach 00-05.

88


Fix - przykład: fix_doc_tag_008_open_date

Przed fix’em

Po fix’ie

89


Fix - przykład: fix_doc_001

Kontekst: INS2Programy działają w momencie wysyłania rekordu na serwer, ale już po nadaniu mu numeru systemowego, (przed programami zdefiniowanymi jako INS).

Program: fix_doc_001 Program dodaje do katalogowanego rekordu pole 001 formatu MARC 21 z numerem systemowym.

Argument: OVERWRITE Jeżeli pole 001 już istniało w rekordzie, program nadpisuje jego zawartość nowymi danymi.

90


Fix - przykład: fix_doc_punctuation_usm

Kontekst: INSFSProgramy są uruchamiane w momencie wysyłania na serwer rekordu wprowadzonego za pomocą funkcji Szybkie katalogowanie w modułach ADM (np. w Gromadzeniu).

Program: fix_doc_punctuation_usm Program dodaje standardowe znaki umowne do pól 245, 260 i 300 formatu MARC 21 .

91


fix_doc_punctuation_usm

Po

Przed fix’em

92


Inne programy typu fix

Program fix_doc_tag_008 wstawia rok wydania na pozycjach 07-10 pola 008 formatu MARC 21 008 na podstawie zawartości podpola $c pola 260 formatu MARC 21.

Program fix_doc_non_filing_ind wstawia wartość wskaźnika znaków do pomijania przy porządkowaniu w oparciu o listę słów do pomijania zdefiniowaną w tablicy tab02 kod języka w polu 008.

Program fix_doc_sort sortuje pola aktualnie edytowanego rekordu w kolejności zdefiniowanej w tablicy.

93


Programy fix uruchamiane ręcznie

Program fix można uruchomić ręcznie przed wysłaniem rekordu na serwer, wybierając opcję Menu/Edycja/Napraw rekord i odpowiedni program.

Lista dostępnych programów jest definiowana wcześniej w tablicy.

94


Programy fix uruchamiane ręcznie

95


Część 9: Inne funkcje

96


Powielanie rekordów

Opcja Powiel rekord (Menu/Katalogowanie/Powiel rekord lub Ctrl+N) kopiuje wyświetlony na ekranie rekord i umożliwia edycję kopii.

Kopia zostanie automatycznie zapisana na dysku lokalnym. Nazwa na dysku lokalnym i numer systemowy kopiowanego rekordu nie zostaną przeniesione.

Kopia otrzyma nowa nazwę i numer pliku.

97


Powielanie rekordów

Wybór bazy domowej dla kopii rekordu

98


Usuwanie rekordów NEW*

Opcja usuwa wszystkie pliki rekordów zapisane lokalnie, których nazwa zaczyna się od NEW*. Opcją dostępna z menu Menu/Katalogowanie/Usuń rekordy NEW*.

Rekordy NEW* mogą być również usuwane automatycznie przez system, zależnie od ustawień klienta GUI. Usuwane są wszystkie rekordy zapisane lokalnie, które nie zostały zaktualizowane/utworzone w ciągu zdefiniowanej liczby dni.

99


Zmiana nazwy na dysku lokalnym

Jeżeli nie zamierzamy usuwać jakiegoś rekordu NEW* zapisanego, można zmienić mu nazwę za pomocą opcji Zmień nazwę na dysku lokalnym z menu Katalogowanie.

Takie rekordy pozostaną nadal na dysku lokalnym po wykonaniu opcji usuwania rekordów NEW*.

100


Usuwanie rekordów z serweraOpcja Usuń rekord z serwera (Menu/Edycja/Usuń/Usun rekord z serwera lub Ctrl+R) usuwa wybrany rekord z serwera.Rekordy powiązane z rekordami ADM, egzemplarzy, zamówień lub wypożyczeń nie mogą być usunięte, zanim nie zostaną usunięte rekordy powiązane. System wyświetli komunikaty o istnieniu rekordów powiązanych z rekordem bib – komunikaty w kolorze czerwonym wywołają blokadę usuwania. (użytkownik decyduje w ustawieniach, które komunikaty zablokują operację, a które nie).ADM – blokada!

Zamówienia – blokada

Egzemplarze - blokada!

101


Usuwanie rekordów z serwera

Rekord bibliograficzny nie jest całkowicie usuwany, pozostaje w postaci szczątkowej, dodawane jest pole DEL, pozostaje pole LDR, pozostałe pola są kasowane. Dodatkowo usuwane są wszystkie powiązania rekordu z indeksami do wyszukiwania.

102


Klawiatura

Znaki specjalne, niedostępne na standardowej klawiaturze podłączonej do komputera, można wprowadzić za pomocą klawiatury ALEPH (opcja Menu/Katalogowanie/Uruchom klawiaturę lub Ctrl+K lub kliknięcie na ikonę ).

Klawiatura wyświetli się w dolnym panelu – należy wybrać żądany zestaw znaków z dostępnych zakładek klawiatury,

103


Klawiatura ... umieścić kursor w rekordzie w miejscu wstawienia

znaku i kliknąć na wybranym znaku.

Przykład: aby wprowadzić Ö (jak w wyrazie Österreich),

należy wybrać zakładkę Latin Supplement.

104


Komunikaty

Komunikat to uwaga do rekordu, przypominająca wykonaniu zadania związanego z konkretnym rekordem. Uwaga jest zapisywana w systemie i można ją wyświetlić w dowolnym czasie.

Komunikaty można kierować do konkretnych działów biblioteki, które biorą udział w opracowaniu rekordu (np. do Gromadzenia) lub traktować je jako ogólne.

Lista komunikatów może zawierać uwagi systemowe do opracowania rekordu, informujące o błędach, wykrytych po uruchomieniu funkcji kontroli rekordu.

105


Komunikaty

Aby wyświetlić listę komunikatów lub dodać nowe komunikaty, uruchamiamy opcję Edycja/Komunikaty rekordu. Istniejące komunikaty wyświetlą się w górnej części okna. Klikamy przycisk Nowy, aby dodać komunikat lub zaznaczamy istniejący, aby go poprawić.

• Treść komunikatu wpisujemy lub poprawiamy w dolnej części okna.

106


KomunikatyAby wyświetlić listę wszystkich komunikatów dodanych w określonym przedziale czasu, zawężoną do działu, używamy opcji Komunikaty na zakładce Rekordy.

• Klikamy Edytuj, aby przejść do rekordu bibliograficznego.• Klikamy Egzemplarze, aby przejść do zakładki Egzemplarze.

Filtrowanie wg daty i działu

107


Część 10: Import rekordów

108


Import rekordów

Rekordy ze źródeł zewnętrznych mogą być konwertowane do formatu ALEPH i importowane do bazy. Służy do tego opcja „Importuj rekordy” na zakładce Rekordy.

109


Import rekordów – scenariusz

1. Wybór pliku do konwersji.

3. Uruchomienie opcji Konwertuj.

3. Uruchomienie opcji Konwertuj.

2. Wybór procedury konwersji.2. Wybór procedury konwersji.

4. Wyświetlenie listy konwertowanych rekordów i pełnego opisu wybranego rekordu w dolnym panelu.

4. Wyświetlenie listy konwertowanych rekordów i pełnego opisu wybranego rekordu w dolnym panelu.

110


Lista rekordów do załadowaniaJeżeli zamierzamy poprawiać rekordy, zaznaczamy rekord do edycji i klikamy przycisk Edytuj.

Rekord zostanie otwarty do edycji i zapisany na dysku lokalnym (może być potem zapisany na serwerze.)

Jeżeli nie zamierzamy od razu poprawiać rekordów, można do nich wrócić później, wybierając opcję „Importuj rekordy” na zakładce Rekordy.

111


Część 11: Kontrola wzorcowa

112


Co to jest kontrola wzorcowa?

Kontrola wzorcowa to wykorzystanie rekordów wzorcowych do:

• ujednolicenia danych • utworzenia systemu odsyłaczy

113


Ujednolicenie danych

Kontrola wzorcowa ujednolica nazwiska i tematy, wykorzystywane jako punkty dostępu w bazie bibliograficznej.

Przykład: czytelnik w OPAC powinien wyszukać wszystkie dzieła Samuela Clemensa, znanego również jako Mark Twain, przy jednym haśle – haśle preferowanym.

Bez kontroli wzorcowej, niektóre znajdą się przy nazwisku Clemens, a inne przy Twain).

114


System odsyłaczy

Kontrola wzorcowa jest stosowana do tworzenia systemu odsyłaczy dla nazwisk i tematów wykorzystywanych jako punkty dostępu w bazie bibliograficznej.

Przykład: czytelnik poszukujący nazwiska "Clemens, Samuel” (termin odrzucony) znajdzie odsyłacz do nazwiska "Twain, Mark” (termin preferowany).

115


Automatyczna aktualizacja

W systemie ALEPH, kiedy rekord bibliograficzny jest wysyłany na serwer z terminem odrzuconym, system automatycznie zamieni termin odrzucony na formę preferowaną.

Biblioteka może jednak zdecydować, że nie chce automatycznie aktualizować haseł, i ustawić odpowiednio parametry systemu.

116


Automatyczna aktualizacja

Po zapisaniu na serwer:

Przed zapisem na serwer:

117


Część 12: Uprawnienia użytkowników

118


Poziomy uprawnień

W katalogowaniu występują trzy poziomy uprawnień:

• uprawnienia do używania różnych funkcji

katalogowania (np.: zapisywanie, usuwanie rekordów)

• uprawnienia do aktualizacji konkretnych rekordów –

poziomy katalogowania

• uprawnienia na poziomie pól, do dodawania i

modyfikowania poszczególnych pól

119


Uprawnienia do modułu katalogowaniaProcedura logowania do modułu katalogowania wymaga od użytkownika wprowadzenia nazwy użytkownika i hasła.

Jeżeli opcja Zapisz hasło jest zaznaczona, wchodząc do modułu następnym razem, użytkownik zostanie zalogowany automatycznie.

120


Uprawnienia do modułu katalogowania

Ikona uprawnień (klucz) na pasku operacji (po prawej stronie na dole) służy do dodawania nowych użytkowników systemu i nadawania im uprawnień do poszczególnych funkcji.

(Więcej szczegółów na temat nadawania uprawnień na szkoleniu dla bibliotekarzy systemowych.)

121



Po otwarciu okna Przywileje personelu, wybieramy użytkownika i klikamy przycisk Prawa dostępu, aby wyświetlić listę uprawnień, w danej bazie lub globalnie (na poziomie ALEPH).

122



• Usuwanie rekordu z serwera

• Katalogowanie lokalne

• Ładowanie rekordu z serwera

• Wysyłanie rekordu na serwer…

123


Uprawnienia do modułu katalogowaniaUprawnienia mogą być nadawane do konkretnych funkcji modułu lub wszystkich funkcji w każdym z modułów.

Uprawnienia mogą być nadawane do konkretnej bazy/baz lub do wszystkich baz.

Można również zabronić użytkownikowi korzystania z konkretnej funkcji.

124


Poziomy katalogowaniaW momencie zapisywania rekordu bibliograficznego na serwer, system przypisuje rekordowi poziom katalogowania.

Opcja Edycja/Wyświetl katalogujących rekord.

125


Poziomy katalogowania

Poziomy katalogowania mieszczą się w zakresie 0-99.

Aby poprawić rekord, użytkownik musi mieć poziom uprawnień równy lub wyższy od poziomu przypisanego do rekordu bibliograficznego.

Dlatego ‘młodsi katalogujący’ mogą oglądać, ale nie mogą zapisywać zmian w rekordach wprowadzonych przez ‘starszych katalogujących’.

126


Poziomy katalogowania

Poziomy katalogowania nadaje się w oknie Przywileje personelu, klikając przycisk Edytuj użytkownika.

127


Poziomy katalogowaniaPrzy każdym zapisie na serwer, można zmienić poziom katalogowania rekordu w oknie dialogowym.

Opcja jest przydatna, jeżeli chcemy zamknąć dostęp do rekordu katalogującym na naszym poziomie i przekazać go katalogującym z wyższym poziomem lub otworzyć rekord dla katalogujących o niższym poziomie.

128


Uprawnienia na poziomie pólUprawnienia na poziomie pola: możemy zdefiniować pola dozwolone i zabronione dla różnych katalogujących (lub ich pełnomocników.)

kol. 1: ID użytkownikakol. 2: etykieta pola (##### oznacza ‘wszystkie pola’)kol. 3: przywilej: Y=dozwolone, N=zabronione,

P=pełnomocnikkol. 4: ID zwierzchnika/poręczyciela (jeżeli jest)

1 2 3 4

!!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!!!!!

APL ##### Y

APL 650## N

ALEPH ##### Y

OPRAC ##### Y APL

129


Uprawnienia na poziomie pólW tym przykładzie, użytkownik APL ma uprawnienia do edycji wszystkich pól, za wyjątkiem pól 650. Pola 650 w rekordzie będą nieaktywne (oznaczone szarym kolorem), na dolnym pasku wyświetli się komunikat o braku uprawnień do ich edycji. 1 2 3 4!!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!

APL ##### Y

APL 650## N

ALEPH ##### Y

OPRAC ##### Y APL

130


Uprawnienia na poziomie pól – pełnomocnik (proxy)

Jeżeli użytkownik jest zdefiniowany jako pełnomocnik innego, przejmuje uprawnienia swojego zwierzchnika/poręczyciela.

W tym przykładzie użytkownik OPRAC jest zdefiniowany jako pełnomocnik APL. OPRAC będzie miał w opracowaniu takie same uprawnienia jak APL.

1 2 3 4

!!!!!!!!!!-!!!!!-!-!!!!!!!!!!

APL ##### Y

APL 650## N

ALEPH ##### Y

OPRAC ##### Y APL

Katalogowanie ( wersja 16)

Documents

Transcript of Katalogowanie ( wersja 16)