KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ? Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİL Atılım...

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ

Kamu Bilişim Platformu XIV

1

KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ?

Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİLAtılım Üniversitesi

Endüstri Mühendisliği Bölümü [email protected]

12 Mayıs 2012, Gloria Golf Otel, Antalya

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ

Kamu Bilişim Platformu XIV 2

İçerik

Giriş

Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü

Kamuda BP Nasıl Hazırlanmalı ?

Kamuda BP Bariyerleri

Sonuç ve Öneriler

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Kavramsal Çerçeve

Gelişim – Değişim - Dönüşüm Bilim ve Teknoloji Etkinilik ve Verimlilik Ürün ve Hizmet

Kullanımdan Kaldırma Güncel Hale Getirme Yenilik

Bilişim Projeleri Gereksinimler, Zaman, Maliyet ve İşgücü

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Bilişim Fonksiyonu

YAZILIM

DONANIM

HİZMET ALIMI

DANIŞMANLIK

………………………...

……………………

…..

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Bilişim Projeleri Başarısı

Gartner Enstitüsü (Bilişim Teknolojileri) % 74 başarısız (maliyet, zaman ve gereksinim) % 51 maliyet >= 3 x bütçe Gereksinim karşılama maksimum % 75

Standish Grup (2000-ABD-30.000) % 28 başarılı % 23 tamamen iptal % 49 başarısız (maliyet, zaman ve gereksinim)

Gelinen nokta

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Nasıl Hazırlanmalı ? - 1

Ham ihtiyaç – Gerçek İhtiyaç Veri Zaman Personel Nitelik Çalışmalar Plan Gerçekleştirme Geçerleme ve doğrulama Yaşam Döngüsü

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ Ham ihtiyaç – Gerçek İhtiyaç Veri Zaman Personel Nitelik Çalışmalar Plan Gerçekleştirme Geçerleme ve doğrulama Yaşam Döngüsü


Nasıl Hazırlanmalı ? - 2

www.itadvisor.com.tr

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Masum Perdeler “Bu çok acil bir ihtiyaç, hemen gerçekleştirmek

durumundayız.” “Hele bir başlayalım, zamanla her şey rayına oturur.” “Kervan yolda düzülür.” “Zaten ayrıntılı çalışmaları yapacak yeter sayıda ve

nitelikte adam yok.” “Ödenek kullanılmazsa yanar, bir daha kullanılamaz.” “Ödenekle ancak projenin bu kadarlık kısmı yapılır.”

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Kamu Bilişim Projeleri

Paydaş beklentileri, değişen çevre şartları, etkin ve verimli ürün ve/veya hizmet sunumu

Ocak 2005 (5018 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrolü) “Kurumsal Altyapının Geliştirilmesi” “Bakanlığın yürüttüğü kamu hizmetlerinin

elektronik ortamda sunulmasını sağlamak.” (SA-3, İçişleri Bakanlığı 2010-2014 SP)

“Teknolojik olanaklardan üst düzeyde yararlanı- larak merkez ve taşra teşkilatında en az bürokrasi ile kaliteli, etkin ve hızlı hizmet sunulacaktır.” (SH-4.5 BST Bakanlığı, 2010-2014)

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Kapsam

Sadece verimlilik ve etkinlik artışına doğrudan katkıda bulunan bilişim projeleri

Bilinen bir ürünün, donanımın ve alt parçalarının tedarik edilmesi gibi rutin satın alma işlemleri ile çözümlenen bilişim ilişkili tedarik projeleri

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Kamu Bilişim Projeleri Doğuşu

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü - 1

Gereksinimin Ortaya Çıkması

BP İhtiyaç Var mıdır

?

Uygun DeğilH

Bilişim Projesi Ön Olurluluğunun Hazırlanması

Gereksinimin Tanımlanması ve

Gereksinim Analiz Dokümanının Hazırlanması

BP Ön Olurluluk ?

Uygun Değil

Bilişim Projesi Olurluluğunun Hazırlanması

E

H

E

1

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü - 2

BP Tamamlandı

mı?

Devam

BP Teknik ve İdari Şartnamenin Hazırlanması

BP’nin Envantere Alınması

BP Olurluluk ?

Uygun Değil

BP Proje Tanımlama

Dokümanının Hazırlanması

E

H

E

1

BP için İhaleye Çıkış ve İhalenin

Sonuçlandırılması

BP için İhaleye Çıkış ve İhalenin

Sonuçlandırılması

BP Proje Yönetim Dokümanının Hazırlanması

BP Proje Yönetimi

H

BP Sürekliliğinin Hesaplanması

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Çalışma Metodolojisi

GİRDİ ÇIKTILAR

S O R U M L U L U K L A R

P A Y D A Ş L A R

ADIMLAR FAALİYETLER

K A Y N A K L A R

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Ortaya Çıkaran Nedenler Stratejik Hedefler ve İş Süreçleri İşlevsel İsterler Kazanılacak Yetenek/Fayda Entegrasyon Muhtemel Kullanıcılar Alternatif Çözümler Karşılama Süresi

Projenin Tanımlanması

Masum Perdeler

Zaman X Süreç

Roller

BİB Gereksinim Sahibi

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Amaç ve Kapsam Analiz Yöntemi Etkinlik Ölçütleri Çalışma Ortamı Teknoloji Analizi Zafiyetler Gereksinimler Aday Çözüm Önerileri Değerlendirme ve Ön

Gereksinim Analizi

Danışmanlık

Analiz & Modelleme

Bilgi İşlem Birimleri

Gereksinim Sahibi

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Ön Olurluluk X Olurluluk Gerçekleşme ? Çözümler ? Durum – Teknik – Mali Engellerin Kontrolü Çoklu Disiplin, Çekirdek PYO Maliyet Etkin Çözümler Risk, Duyarlılık Toplu, Etüd-Proje, 5.000.000 TL

Olurluluk Etüdü

Danışmanlık

Analiz Birimleri


Gereksinim Sahibi

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Referans Dokümanı Detaylı, Ölçümlenebilir İhale Dokümantasyonu Öncesi Proje Yönetim Süreci Test, Geçerleme, Doğrulama Anlaşmazlıkların Çözümü Değişikliklerin Yönetimi En Üst Makam Onayı

Proje Tanımlama Dokümanı

Danışmanlık

Analiz Birimleri


Gereksinim Sahibi

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


İhale Yönetim Süreci

Onaylı Proje Tanımlama Dokümanı Paydaşlar Arası Yakın Koordinasyon işbirliği Kapsam, Bütçe, Zaman, Kalite Yinelemeli Yaşam Döngüsü Kısmi Kabül ve Ödeme İdari ve Teknik Şartname (Gruplandırma) İşlevsellik-Güvenilirlik-Performans-Güvenlik ... Standart Mal ve Hizmet Alımı Ön Yeterlilik, Firma Seçimi, Kriter Belirleme

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Yönetim Planı Hazırlıkları

Üst düzey yönetici Uygulayıcı ve kullanıcı birim yöneticileri Uygulayıcı ve kullanıcı alan uzmanları (tam/yarı) Proje yönetim yapısı (kurum + yüklenici) Yakın koordinasyon sıkı işbirliği İzleme, ölçümleme, değerlendirme (kalite kontrol) Dış bir göz (kurum içinden veya dışından) İş planı ve görev tanımı

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Yönetimi (İnsan Kaynakları)

Proje Koordinasyon

ve Yürütme Kurulu

Proje Grubu

Proje Değerlendirme

Grubu

Proje Yönetim

Ofisi

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Yönetim Planı - 1

Proje İş Kırılım Ağacı Sözlüğü Proje Yazılım Geliştirme Metodolojisi Proje Zaman Planı Proje İletişim Planı Proje Toplantı Planı Proje Eğitim Planı Proje Performans İzleme ve Ölçümleme

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Yönetim Planı - 2

Proje Kalite Güvence Yöntem ve Ölçütleri Proje Dokümantasyonu Proje Risk Yönetim Planı Proje Kabul Zamanı Projede Teslim Edilebilirlerin Üretilmesi Kabul Süreçlerinin Planlanması Proje Değişikik Taleplerinin Yönetimi

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Proje Toplantıları

TOPLANTI SORUMLUSU KATILIMCILAR FREKANSIProje Başlangıç Toplantısı Proje Yönetim

Ofisi PKYK, PYO, PG, PDK,

Kurum ÇalışanlarıProje Başlangıcında

Proje Grubu ÇalışmaToplantısı

Proje Grubu PG Haftada en Az 1 Toplantı

Proje KoordinasyonToplantısı

Proje Grubu PG, PYO 15 Günde En Az 1 Toplantı

Proje DeğerlendirmeToplantısı

Proje Yönetim Ofisi

PYO, PDK Proje İlerlemeRaporundan

SonraProje Gözden Geçirme

Toplantısı Proje Yönetim

Ofisi PKYK, PYO, PG, PDK,

Kurum ÇalışanlarıProje Ana İş

PaketlerindenVeya Önemli

Bir ProblemdenSonra

Proje TamamlanmaToplantısı

Proje Yönetim Ofisi

PKYK, PYO, PG, PDK, Kurum Çalışanları

Projenin Tamamlanması

Durumunda

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Süreklilik X Desteklenebilirlilik

İnsan Kaynakları

Bakım Onarım

Konfigurasyon Yönetimi

Dokümantasyon Kurum – Yüklenici Kuruluş Teknik/İçerik-Dokümantasyon Yüklenici İrtibat Noktaları Düzeltici İyileştirici

Adaptif Mükemmelleştirici

Farklı Sürümler altında Kayıt Altına Alma

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Üst Yönetim Desteği Mevzuat Kullanıcı Direnci,

İlgisizliği ve İsteksizliği Bütçe Personel (Eğitim, Yetenek,

Atama) Teknoloji Yönetimi Zaman

Kamu BP Bariyerleri - 1

Mücbir Sebepler Özel Sektörle İlişkiler Firma Baskıları Siyasi İdari Değişim Metodoloji Eksikiliği Tanımlanmamıs Kapsam Değişken Nitelikli

Talepler Deneyimler Koordinasyon

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Üst Yönetim Desteği Teknik Yetkinlik Cari işler Zaman X Personel Devir Oranı Fayda X Maliyet

Mevzuat Süreç, İçerik ve Sonuç Yetersizlik (Elektronik İmza-Ocak 2004)

Kullanıcı Direnci, İlgisizliği ve İsteksizliği Ek Yük ve Değer Kaybı Yetersizlik, Performans


TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Personel Nitelik ve Nicelik Bilgi Teknolojileri Gelişimi ve İhtisaslaşma Analiz ve Tasarım Eğitim ve Personel Temin Modelleri

Teknoloji Yönetimi Gelişim Hızı X Proje Geliştirme Genişletilebilir, Entegre Edilebilir, Esnek

Özel Sektörle İlişkiler/Firma Baskıları Proje Tanımlama Süreci Desteği İlave istekler Yeterince Ayrıntılandırılmadan Süreç Yönetimi


TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


İyi Tanımlanmamış Kapsam “Geniş tut, rahat et.” “Çözemezsen kapsam büyüt.” Sürekli Revize Fonksiyonu

Talep Değişkenliği Göze Dayalı İhtiyaç Belirleme Personel Ömür Devri, Sonradan Katılım

Deneyim Proje Yönetimi, Bilişim Projeleri Yaşanmış Proje Tecrübeleri Farklı Disiplinler Dış Kaynak Kullanımı


TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ

Kamu Bilişim Platformu XIV

30

Bilim ve Teknoloji’nin İş ve Meslek Yaşamındaki Yeri Yatay Bir Fonksiyon Mekanikten Yaratıcılığa Geçiş Metodoloji Önerisi Proje Yönetimi Yaşam Döngüsü Masum Perdelere Dikkat Metodoloji Eksiksiz Uygulanmalı ve Kısa Devrelerden

Uzak Durulmalı Bariyeler Anlaşılmalı ve Proje Hazırlığı Öncesinde

Gerekli Tedbirler Alınmalı

Sonuçlar

TÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İTÜ

RK

İYE B

İLİŞ

İM D

ER

NEĞ

İ


Farkındalığın Artırılması Sağlanmalı Yaygınlaştırma Çalışmaları Planlanmalı Eğitimler Verilmeli Kamu Bilişim Projeleri Öz Değerlendirme Çalıştayları

Teşvik Edilmeli ve Teknik Destek Verilmeli Yönetici Versiyonu Hazırlanmalı Geliştirilen Dokümanı Esas Alacak “Bilişim Projeleri

İzleme ve Değerlendirme Metodolojisi” Geliştirilmeli Kamu Bilişim Projeleri Başarı Oranlarına İlişkin

Akademik Değerlendirme Çalışmaları Teşvik Edilmeli

Teklifler

KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ? Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİL Atılım...

Documents

Transcript of KAMUDA BİLİŞİM PROJELERİ NASIL HAZIRLANMALI ? Yrd. Doç. Dr. Altan ÖZKİL Atılım...