Kamu Denetim Kalite Gvence ve Gelitirme

Rehberi

DENETM KOORDNASYON KURULU

ANKARA | Nisan 2016

3

NDEKLER

SUNU ................................................................................................................................... 5

1. GR ................................................................................................................................ 7

2. DEERLENDRMELER .................................................................................................... 9

2.1. Srekli zleme .................................................................................................................. 9

2.2. Dnemsel Gzden Geirme ........................................................................................... 11

2.2.1. n alma ............................................................................................................. 12

2.2.2. Saha almas ....................................................................................................... 15

2.2.3. Raporlama ............................................................................................................. 21

3. DI DEERLENDRME ....................................................................................................... 24

3.1. TAM DI DEERLENDRME ............................................................................................ 24

3.1.1. n alma ............................................................................................................ 24

3.1.2. Saha almas ....................................................................................................... 27

3.1.3. Raporlama ............................................................................................................. 33

3.2. DNEMSEL GZDEN GERMENN DORULANMASI ................................................... 35

3.3. DI DEERLENDRME UZMANLARININ DEERLENDRLMES ...................................... 36

4. KAMU DENETM STANDARTLARINA UYGUNLUK BARESNN KULLANIMI ...................... 37

EKLER EK 1 ....................................................................................................................................... 41 EK 2 ....................................................................................................................................... 43 EK 3 ........................................................................................................................................ 46 EK 4 ........................................................................................................................................ 48 EK 5 .........................................................................................................................................49 EK 6 .........................................................................................................................................51 EK 7 .......................................................................................................................................104 EK 8 .......................................................................................................................................106 EK 9 .......................................................................................................................................118 EK 10.....................................................................................................................................129 EK 11.....................................................................................................................................130 EK 12.....................................................................................................................................118 EK 13.....................................................................................................................................138 EK 14.....................................................................................................................................142 EK 15.....................................................................................................................................143 EK 16.....................................................................................................................................154 EK 17.....................................................................................................................................162 EK 18.....................................................................................................................................216 EK 19.....................................................................................................................................217 EK 20.....................................................................................................................................218

5

Sunu

SUNU

Bilindii zere, 5018 sayl Kamu Mali Ynetimi ve Kontrol Kanunu gereince i denetim alannda merkezi uyumlatrma grev ve fonksiyonu, Denetim Koordinasyon Kurulu (DKK) tarafndan yerine getirilmektedir. Bu fonksiyon kapsamnda DKK; standart ve yntemleri belirlemek, gerekli mevzuat dzenlemelerini yapmak, koordinasyonu salamak, rehberlik ve eitim hizmeti vermek ve kalite gvence ve gelitirme programn dzenleyerek en az be ylda bir i denetim faaliyetlerinin d deerlendirmesini yapmakla grevli ve yetkilidir.

Kamu idarelerinde yrtlmekte olan i denetim faaliyetlerinin, bata kurum yneticileri olmak zere bu hizmetten faydalanan ilgili taraflarn beklentilerinin de dikkate alnarak karlanmas, bu faaliyetlerin kalitesinin arttrlmas ve gelitirilmesi modern ynetim ve denetim anlaynn bir gerei olarak karmza kmaktadr. Bu nedenle uluslararas standart ve uygulamalarda i denetim faaliyetinin kalitesinin gvence altna alnmas ve gelitirilmesine zellikle vurgu yaplmakta, bu amala gelitirilen kalite gvence ve gelitirme programlar i denetim faaliyetlerinin deer katma ve kurum srelerini iyiletirme hedefine ulamasndaki en nemli aralardan biri olarak grlmektedir.

Bu erevede katlmc ynetim anlay ve uluslararas iyi uygulamalar dorultusunda, lkemizde uygulanmakta olan Kamu Denetim Sisteminin glendirilmesi, kalitesinin gvence altna alnmas ve srekli gelitirilmesi amacyla hazrlanan bu Rehberin, darelerde kamu kaynaklarnn etkin, verimli ve ekonomik bir ekilde kullanlmasnn sigortas olan i denetime yeni bir yaklam ve kalite getirecei, st ynetici ve birim yneticilerinin memnuniyetini arttraca, ilgili taraflarn bu yndeki beklentilerinin karlanmasna katk yapaca dnlmektedir.

Bu Rehber, 5018 sayl Kanunun 67 nci maddesi ile Denetilerin alma Usul ve Esaslar Hakknda Ynetmeliin 4, 10, 13, 13A ve 14 nc maddelerine dayanlarak hazrlanm ve DKKnn 18.02.2016 tarih ve 2 sayl Kararyla kabul edilmitir.

Rehber, i denetim birimleri bnyesinde yaplacak i deerlendirmeler ile Kurul tarafndan yaplacak veya yaptrlacak d deerlendirmelere ilikin usul ve esaslar belirlemektedir.

Kapsaml ve zverili bir almann rn olan bu Rehber, Kalite Gvence ve Gelitirme alma Grubunun gr ve nerileri dorultusunda hazrlanm, Rehbere ilikin olarak gelen gr ve neriler dikkate alnarak Rehbere son ekli verilmitir.

Rehberin, idarelerimizde yrtlen i denetim faaliyetlerine ivme kazandracana ve i denetim faaliyetlerinin katma deerini arttracana inanyor, Rehberin hazrlk srecindeki katklar iin Denetim Merkezi Uyumlatrma Dairesi, Kalite Gvence ve Gelitirme alma Grubuna ve gr ve nerileriyle katk salayanlara teekkrlerimi sunuyorum.

. lhan HATPOLU

Denetim Koordinasyon Kurulu Bakan

7

1. G

iri1. GR

Kamu sektrnde, i denetimin en nemli fonksiyonu, kamu idarelerinin sunduu hizmet ve faaliyetler ile sistem ve srelerinin nitelii hakknda makul gvence salamaktr. Bu da i denetimi, kamu idarelerinde etkin ynetimin ayrlmaz bir paras yapmaktadr. Bununla birlikte, kurum faaliyetlerine deer katmas ve kurumun ama ve hedeflerine ulamasna yardmc olmas iin ncelikle, i denetim faaliyetlerinin gvenilirliinin salanmas gerekmektedir. denetimin gvenilirliinin salanmas ise, istenilen kalite dzeyine eriilmesi ve bu kalitenin arttrlmas ile mmkndr.

Kalite Gvence ve Gelitirme Program (Program); i denetim faaliyetlerinin etkinliini, bu faaliyetlerin Denetimin Tanm, Kamu Denetim Standartlar (Standartlar) ve Kamu Denetileri Meslek Ahlak Kurallar (Meslek Ahlak Kurallar) ile uyumunu deerlendiren, benzer i denetim birimleri arasnda karlatrma yapmaya imkn salayan, gerek i denetim faaliyetlerinin ve gerekse i denetilerin geliimi ynnde yol gsteren bir sistemdir.

Standartlar uyarnca; Denetim Birimi Bakan (Bakan), i denetim faaliyetinin tm ynlerini kapsayan bir kalite gvence ve gelitirme program hazrlamak ve bunu srdrmek zorundadr. Bakan tarafndan oluturulacak kalite gvence ve gelitirme programnn temel amalar;

denetim faaliyetinin, st ynetici, birim yneticileri ve dier ilgili taraflara gvence ve danmanlk hizmetleri sunmadaki etkinliini deerlendirmek,

denetim faaliyetinin Standartlara uygunluunu deerlendirmek ve d deerlendirmeler sonucunda i denetim biriminin Kamu Denetim Standartlarna Uygun olarak faaliyet gsterdiini beyan etmesini salamak,

denetimde uygulanan metodolojinin ve denetim sonucunun elde edilmesinde izlenen yaklamn tutarl olmasn salamak,

Bakana ve i denetilere, performanslarn ve hizmetlerini gelitirmeleri ve i denetim fonksiyonunun imajn ve gvenilirliini arttrmalar iin frsatlar tanmak, iyiletirme nerilerinde bulunmak ve danmanlk yapmak,

denetilerin srekli mesleki geliim srecine yardmc olmak,

denetilerin Meslek Ahlak Kurallarna uygun olarak grev yrtmelerini salamaktr.

Standartlara gre kalite deerlendirme sreci, i ve d deerlendirmeleri kapsamaktadr:

deerlendirmeler, srekli izlemenin yan sra dnemsel gzden geirme aamalarndan oluur. Dnemsel gzden geirme, Bakann sorumluluunda kurumun i denetileri veya kurum iinde Standartlar ve uygulamalar konusunda uzmanl bulunan kiilerce yrtlr.

D deerlendirmeler, i denetim faaliyetlerinin; i denetimin tanmna, Standartlar ve Meslek Ahlak Kurallarna uygunluunun, baarl uygulama rneklerini kullanma dzeyi ile etkinliinin ve verimliliinin belirlenmesi amacyla Denetim Koordinasyon Kurulu (Kurul) tarafndan idare dndan belirlenecek nitelikli ve bamsz d deerlendirme uzmanlarndan oluan ekip tarafndan tam d deerlendirme ya da dnemsel gzden geirmenin dorulanmas eklinde en az be ylda bir defa yrtlmesi gereken almalardr.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

8

ve d deerlendirme faaliyetleri, kalite gvence ve gelitirme sreci ierisinde birbirini tamamlayarak, kalitenin gvence altna alnmasna ve gelitirilmesine katk salar. Bylece, kalitenin salanmasna ynelik faaliyetlerin, denetimin ynetimi dahil i denetimin tamam zerinde etkili olmas gvence altna alnr. Kalite gvence ve gelitirme srecinin tam olarak ve amalanan dorultuda ilerlik gstermesi iin, i ve d deerlendirme faaliyetlerinin birbirlerinden bamsz dnlmemesi gerekmektedir.

ekil 1. Kalite Gvence ve Gelitirme Sreci

Kamu Denetim Kalite Gvence ve Gelitirme Rehberi (Rehber), kalite gvence ve gelitirme programnn hazrlanmas ve srdrlmesi almalarnda Bakan, gzden geirme almalarn yrtenler ve d deerlendirme uzmanlar tarafndan izlenecek yntemi ortaya koymak ve kullanlacak aralar hakknda uygulama birliini salamak amacyla Kurul tarafndan hazrlanmtr.

Rehberin hazrlanmasnda, Kurul tarafndan belirlenen Programda belirtilen esaslarn yan sra d deerlendirme almalarndan elde edilen tecrbeler ile uluslararas iyi uygulama rneklerinden yararlanlmtr.

Rehberde srasyla dnemsel gzden geirme ve d deerlendirme almalarnn; planlanmas, saha almalarnn yrtlmesi, almalarn raporlanmas ve izlenmesi aamalar ile bu aamalarda grevlendirilen dnemsel gzden geirme almalarn yrteceklerin ve d deerlendirme uzmanlarnn yapmas gereken almalar aklanmtr.

ve d deerlendirme almalar srasnda, Rehberde belirtilen hususlara uyulmas zorunludur.

9

2.

De

erle

ndirm

eler2. DEERLENDRMELER

Standartlarda, i denetim faaliyetinin performansnn devaml izlenmesi ve z deerlendirme (kendi kendini deerlendirme) yoluyla veya kurum iinde i denetim uygulamalar hakknda yeterli bilgiye sahip kiilerce yaplan dnemsel gzden geirmeleri kapsayacak ekilde i deerlendirme yaplmas zorunluluu vurgulanmtr. Bu erevede i deerlendirmeler, srekli izleme ve dnemsel gzden geirme olmak zere iki unsurdan olumaktadr.

Dnemsel Gzden

Geirme

Srekli

ekil 2. Deerlendirmeler

denetim faaliyetinin gnlk gzetimi, gzden geirilmesi ve performansnn llmesi srelerinden oluan srekli izleme, i denetim faaliyetinin ynetilmesinde kullanlan rutin politika ve uygulamalarn ayrlmaz bir parasdr.

Dnemsel gzden geirmeler ise i denetimin tanmna, Standartlara, Meslek Ahlak Kurallarna ve i denetim ynergesine uyumu ve kurum faaliyetlerine deer katmadaki etkinlii ve verimlilii ortaya koyma amal yrtlen deerlendirmelerdir.

Kurul tarafndan belirlenen Program uyarnca; Bakan, Kurulun dzenlemelerini esas alarak i denetim faaliyetinin tm ynlerini kapsayan ve i ve d deerlendirmeleri ieren bir kalite gvence ve gelitirme program hazrlamak, uygulamak ve gncelliini salamak zorundadr. Bakan tarafndan hazrlanacak kalite gvence ve gelitirme programnn i deerlendirmelere ilikin blmnde; srekli izleme ve dnemsel gzden geirme almalarnn kapsamna, deerlendirmeyi yapacak kiilere ilikin niteliklere, yrtlecek ilemlere, sonularn raporlanmas ve izlenmesi srelerine yer verilmelidir. Ayrca, i deerlendirmeye esas olabilecek performans gstergeleri ve hedefleri de programda belirtilmelidir. Bu almalar srasnda, Rehber ekinde yer alan i denetim kalite gvence ve gelitirme program rnei esas alnmal, ihtiyalar dorultusunda sz konusu programda ilave bilgilere yer verilmelidir (EK:1).

Bakan, gerekli eylem planlar ile baarl uygulamalar, deerlendirmeleri ve nerileri ieren i deerlendirme almalarnn sonularn, st ynetici ve Kurula ylda en az bir defa yazl olarak raporlar.

2.1. Srekli zleme

denetim faaliyetinin performansnn srekli izlenmesi, i denetim biriminde uygulanmakta olan srelerin, her bir grev baznda kaliteyi salamak zere etkin bir ekilde ilediine dair gvence salar.

Srekli izleme temel olarak, grev planlamas ve gzetim, birimde grevlerin yrtlmesi srasnda standart olarak uygulanan i admlar, alma kd prosedrleri ve raporlarn gzden

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

10

geirilmesi ile gerekletirilir. Bunlara ek olarak uygulanabilecek dier srekli izleme aralar aadakilerdir:

Denetlenenler ve dier paydalardan geri bildirim alnmas,

Saha almasndan nce grev i programnn gzden geirilmesi,

denetim rehberine veya varsa dier prosedrlere uyumun salandna ilikin gvence salamak zere kontrol listesi ve Den Yazlm kullanm,

denetim faaliyetine uygun ve ilgili performans gstergelerinin kullanm 1,

Yeterli gzetim, kalite gvence srelerinin en kritik unsurudur. Gzetim, planlama ile balar, grevin yrtlmesi ve sonularn raporlamas srelerinde de devam eder. 2340 numaral Grevin Gzetimi konulu Standart uyarnca Grevler; grev amalarna ulalmasn, kalitenin gvence altna alnmasn ve personelin gelitirilmesini salayacak bir tarzda gzetlenmek zorundadr. Grevlerin gzetimi konusundaki nihai sorumluluk Bakana aittir, ancak Bakan gzden geirmenin yerine getirilmesi iin kdemli i denetileri de grevlendirebilir. Gzetimin kapsam, ilgili i denetilerin yeterlilik ve tecrbesi ile grevin karmaklna baldr. Bakan tarafndan, greve yeni balayan i denetilerin yrttkleri grevlerin kapsaml bir gzetime tabi tutulmas iin zel dikkat gsterilmelidir. Grevlerin gzetimine dair kantlar, kaytl hale getirilmeli ve muhafaza edilmelidir.

Grevin gzetimi aadaki konular kapsamaldr:

denetimin tanmna, Standartlara, Meslek Ahlak Kurallarna ve birimin politika ve prosedrlerine uyulmasn salamak.

denetilere grevin balangcnda gerekli ynlendirmeleri yapmak.

Saha almasna balanmadan nce, denetimin amalarn, kapsamn ve alma planlarn onaylamak.

Grevlerin planland gibi gerekletirilmesini veya deiiklikler iin onay alnmasn salamak.

Uygun denetim tekniklerinin kullanlmasn salamak.

Denetim bulgular, sonular ve nerilerinin, ilgili, yeterli, faydal ve gvenilir kantlarla desteklenmesini salamak.

Uygun alma ktlarnn zamannda hazrlanmasn salamak.

Raporlarn, doru, objektif, ak, zl, tam, yapc olmasn ve zamannda hazrlanmasn salamak.

in, planlanan kaynaklar ile tamamlanmasn veya deiiklikler iin onay alnmasn salamak.

denetim ekibinin eitim ve geliimi ile performans deerlendirmelerinin tamamlanmasn salamak.

1 Srekli izleme srasnda i denetim birimleri tarafndan kullanlabilecek performans kriteri rneklerine Rehberin ekin-de (EK:2.0) yer verilmitir.

11

2.

De

erle

ndirm

elerBakan tarafndan hazrlanacak kalite gvence ve gelitirme programnda gzetime ilikin usul ve

esaslara yer verilmelidir.

2.2. Dnemsel Gzden Geirme

Dnemsel gzden geirme faaliyeti; i denetim birimi ierisinden yetkin bir i deneti veya i denetilerce z deerlendirme (kendi kendini deerlendirme) yoluyla veya kurum ierisinde i denetim uygulamalar ve Standartlar konusunda yeterli bilgiye sahip kiilerce periyodik olarak yaplan deerlendirmeleri ierir.

Dnemsel gzden geirme faaliyeti, ylda en az bir kez gerekletirilmesi zorunlu olan bir i deerlendirme bileenidir.

Yllk i denetim programlarnn hazrlanmas srasnda toplam denetim kaynann en az on i gn dnemsel gzden geirme faaliyetlerine ayrlmaldr.

Dnemsel gzden geirme neticesinde i denetim faaliyetinin performans hakknda sonular elde edilir. Bu sonular dorultusunda gerekiyorsa Bakan tarafndan Standartlara uyumu salamak ve gelitirmek amacyla tedbirler alnr. Ayrca, d deerlendirmenin hemen ncesinde yaplacak dnemsel gzden geirme, d deerlendirmeyi hem kolaylatrmaya hem de maliyetini azaltmaya yardm edebilir. Ancak dnemsel gzden geirmenin bamsz bir ekip tarafndan yrtlecek d deerlendirmeye mutlak bir gvence vermeyecei gz nnde bulundurulmaldr.

Dnemsel gzden geirmeler, genel olarak i denetim birimi ierisinden Bakann grevlendirecei kdemli bir i deneti tarafndan yaplr. te yandan idarenin baka bir biriminde grevli ve i denetim uygulamalar ve Standartlar konusunda yeterli mesleki bilgi ve tecrbeye sahip personel varsa, Bakann teklifi ve st yneticinin onayyla bu kii de dnemsel gzden geirme yapmak zere grevlendirilebilir.

Bakan dnemsel gzden geirme yapacak kiilerin belirlenmesinde, Kurul tarafndan hazrlanan Programda yer alan kriterlere uymak zorundadr. Ayn i deneti veya personel iki yl st ste dnemsel gzden geirme faaliyeti yrtmemelidir. Gzden geirme yapacak kiilerin rotasyona tabi tutulmas, deerlendirme srecine yeni perspektifler kazandracak ve bu almalarda grev alanlarn mesleki bilgi ve tecrbesine katk salayacaktr.

Dnemsel gzden geirme srecine ilikin temel ilkeler (kimlerin grev alaca, almann nasl yrtlecei, tespit ve nerilerin kayt, raporlama ve paylalmas usul gibi) Bakan tarafndan hazrlanacak kalite gvence ve gelitirme programnda aka belirtilmelidir.

Dnemsel gzden geirme sreci, Bakann deerlendirmeyi yapacak olan kii veya deerlendirme ekibini belirlemesi ve bu kiiye/ekibe grevlendirmeye ilikin yazl bildirimde bulunmasyla balar. Bu bildirimde grevin amac, kapsam, sresi gibi bilgilere yer verilir. Grevlendirilecek kiilerin says, i denetim biriminin bykl ve yaplan ilerin kapsam dikkate alnarak Bakan tarafndan belirlenir. Ekipteki en kdemli kii gzetim sorumlusu olarak atanr.

Dnemsel gzden geirme ile grevlendirilen kii/ekip tarafszln zedeleyecek bir durumun bulunup bulunmadn aklad ve gizlilik kurallarna uyacan taahht ettii Gizlilik ve kar atmas Beyann imzalayarak Bakana sunar (EK:3.1). Grevlendirilen kiilerin gzden geirme srecinde tarafszlklarn zedeleyecek bir durumla karlamalar halinde konunun ayrca Bakana bildirilmesi gerekir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

12

Mteakiben grevlendirilen kii/ekip, grevlendirmede belirtilen ama, kapsam ve sre erevesinde yapaca almalar planlar.

Deerlendirme srecinin bir sonraki adm olan saha almasnda; belge inceleme, grme yapma, anket gibi aratrma teknikleri kullanlarak i denetim faaliyetinin Rehber ekinde yer alan uygunluk kriterlerine uyum dzeyi hakknda kantlar elde edilir.

Dnemsel gzden geirme srecinde yaplan almalar, alma ktlaryla kayt altna alnr, gzetim sorumlusu tarafndan gzden geirilir ve dosyasnda muhafaza edilir. Bu dosya, uygunluk kriterleri erevesinde i denetim faaliyetinin genel bir deerlendirmesini ve gelitirilmesi gereken alanlara ynelik nerileri ieren dnemsel gzden geirme raporuyla birlikte Bakana teslim edilir.

Bakan, raporda yer alan her bir tespit ve neri iin yaplacak ilemi, sorumlu olacak kiiyi ve uygulama takvimini ieren bir eylem plan hazrlar ve st yneticinin onayna sunar.

Dnemsel gzden geirme raporlar ile eylem planlarnn bir rnei, st yneticiye sunumu izleyen bir ay ierisinde, Kurula gnderilir. Ayrca, bu almalarn sonularna yllk faaliyet raporunun ilgili blmnde yer verilir.

Dnemsel gzden geirme ve d deerlendirme sonular dorultusunda hazrlanan eylem planndaki faaliyetlerin gerekletirilmesinden, Bakan sorumludur. Dnemsel gzden geirmeler srasnda bir nceki dnemsel gzden geirme sonucunda belirlenen eylemlerin hayata geirilip geirilmedii incelenir ve ilerlemeye ilikin tespitlere raporda yer verilir.

denetim plan ve programlar hazrlanrken, dnemsel gzden geirme kapsamnda yaplan nerilerin ve dzeltici eylemlerin dikkate alnmas gerekmektedir.

Dnemsel gzden geirme sonucunda Kamu Denetim Standartlarna uyumlu faaliyet gsterdii belirtilen i denetim birimleri, d deerlendirme sonularnn da desteklemesi halinde, sonraki d deerlendirmeye kadar denetim raporlarnda Kamu Denetim Standartlarna uygun olarak yaplmtr ibaresini kullanabilirler.

Kamu Denetim Standartlarna uygun olarak yaplmtr ibaresini kullanan i denetim birimlerinin, dnemsel gzden geirme sonucunda Ksmen Uyumlu veya Uyumsuz olduunun anlalmas halinde, uygunluk ibaresini kullanmay brakmalar gerekir.

Aada dnemsel gzden geirme srecinin yrtlmesine ilikin detayl aklamalara yer verilmektedir. Hem i denetiler hem de kurum ierisinde i denetim uygulamalar ve Standartlar konusunda yeterli bilgiye sahip kiilerce yrtlen dnemsel gzden geirme almalar srasnda bu metodolojinin kullanlmas gerekir.

2.2.1. n alma

Gzden geirmeyi yapacak kii/gzden geirme ekibi, Bakan tarafndan yaplan grevlendirmede bildirilen takvim dorultusunda n almaya balar. Bu almada ama, birimin faaliyetleri hakknda n bilgi edinmenin yan sra saha almalar srasnda deerlendirmeye alnacak dosyalarn, grme yaplacak kiilerin ve istenecek dier bilgi ve belgelerin belirlenmesidir.

Bu aamada ilk olarak n alma, saha almas ve raporlamaya ayrlacak sreleri gsteren sre plan formu hazrlanr ve gzetim sorumlusu tarafndan incelenerek onaylanr (EK:4). n alma

13

2.

De

erle

ndirm

elersresi, i denetim biriminin faaliyetlerinin kapsam ve eitliliiyle dorudan balantl olmakla

birlikte ayrlacak zamann 3 () i gnn gememesi nerilir.

st Ynetici Ziyareti

Dnemsel gzden geirme almasnn ama ve kapsam hakknda bilgi vermek, i denetim faaliyetlerinin kurumun kurumsal ynetim, risk ynetimi ve kontrol srelerindeki etkililii ve etkinlii ile idareye deer katmadaki rol konularnda grlerinin renilmesi amacyla idarenin st yneticisine ziyaret gerekletirilir. Bu grmede Rehber ekinde yer alan st ynetici grme formunda yer alan sorulara yant alnmaya allr (EK:10).

Ziyaret iin grme talebi Bakan tarafndan alnarak gzden geirmeyi yapan kiiye/gzden geirme ekibine bildirilir. st yneticilerin i programlarnn younluu nedeniyle grme, grevlendirme srecinden nce, grevin yrtlmesi esnasnda veya grev sresinin bitimiyle raporlama tarihi arasnda bir dnemde de gerekletirilebilir.

Grmelerde EK:10da yer alan sorulara cevaplarn sohbet ortamnda alnmasna gayret gsterilmesi, ok ksa notlar dnda grme ieriinin toplant sonrasnda dokmante edilmesine dikkat edilmesi nem arz etmektedir.

Al Toplants

Gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan, dnemsel gzden geirme faaliyetiyle ilgili bilgi verilmesinin yan sra birimde grevli i denetilerin srece katlmnn nemini vurgulamak amacyla Bakan ve i denetilerin katld bir al toplants gerekletirilir.

Toplantda;

Gzden geirmenin ama, hedef ve kapsam,

Tahmini sresi,

Grme ve/veya anket takvimi,

denetilerin gzden geirme faaliyetinden beklentileri,

Elde edilen tespitlerin nasl paylalaca ve sonularnn nasl raporlanaca,

Gzden geirme sonrasnda verilecek gr,

gibi konular gndeme getirilir. Bu almalar kayt altna alnarak dnemsel gzden geirme dosyasnda muhafaza edilir.

Kapsamn Belirlenmesi

Bu aamada gzden geirme kapsamna alnacak dosyalar ve grlecek kiiler belirlenir. Bu srete Bakann grleri ve aadaki ilkeler gz nnde bulundurulmaldr.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

14

Birimi Yneticisiyle

alma Plan ve Program

Gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan, Bakanca bildirilen, almann ama, kapsam ve yntemi gzden geirilerek nihai hali verilir ve bu almalar alma Plan ile kayt altna alnr. alma plan ekinde ayrca saha almalarnda yaplacak testleri ve bu testlerin kimler tarafndan gerekletirilecei bilgilerini ieren Programna yer verilir. Hazrlanan alma Plan ve eki Program, gzetim sorumlusu tarafndan gzden geirilerek Bakann onayna sunulur. (EK:5). Rehber ekinde yer alan ve standart i admlarn ieren rnek i programnn kullanlmas esastr. Gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan gerekiyorsa i programna yeni testler de ilave edilebilir.

Bakandan, n alma sonucu belirlenmi olan ve gzden geirme kapsamna alnacak denetim/danmanlk dosyalarnn hazr edilmesi ile bu srete grlecek birim yneticilerinden gerekli randevularn alnmas veya anket uygulamas ncesinde yneticilerin bilgilendirilmesi talep edilir. Birim yneticilerine uygulanacak anketlerin Bakan tarafndan da gnderilmesi mmkndr.

15

2.

De

erle

ndirm

eler2.2.2. Saha almas

Saha almas, dnemsel gzden geirme faaliyetinin en kapsaml blmdr. denetim biriminin;

Raporlar ve destekleyici belgeleridari ve operasyonel politikalar, uygulamalar, prosedrleri ve kaytlar,st ynetici ve st dzey yneticiler ile etkileimi, denetilerinin tecrbe ve uzmanlklar,Eitim planlar, performans lmleri,Risk deerlendirmesi ve plan program dosyalar,zleme kaytlar,

denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyum seviyesi asndan Rehberin ekinde yer alan uygunluk kriterleri esas alnarak deerlendirilir. (EK:6). Uygunluk kriterleri, Standartlara uyum iin yerine getirilmesi gereken i ve faaliyetleri ifade eder. Bu kriterlerden, uygulanmamas halinde ilgili standarda uyumu nemli lde engelleyecek olanlar, anahtar kriter olarak belirlenmitir. Standartlara uyum dzeyine karar verilmesinde bu kriterler belirleyici olacaktr.

Baz uygunluk kriterleri Bkz. KDS. notuyla bir baka standart altnda yer alan kriterlerle ilikilendirilmi olup nihai deerlendirme yaplrken, ilikili kriterlerin birlikte yorumlanmasna dikkat edilmesi gerekmektedir. denetim birimleri, bu uygunluk kriterlerinin yan sra kalite gvence ve gelitirme programlarnda belirtmek zere ilave uygunluk kriterleri (i denetim ynergesine, politika ve prosedrlere ilikin kriterler ile kurum faaliyetlerine deer katmadaki etkinlik ve verimlilik kriterleri gibi) de belirleyebilirler.

Saha almasnda ncelikle belgelerin incelenmesi, buradan elde edilen bilgiler de gz nnde bulundurularak denetlenen birim yneticileri, Bakan ve i denetilerle grlmesi esastr. Bu yntemlere ilikin ayrntlar ve kaytlandrma esaslar aadaki blmlerde ayrntl bir ekilde aklanmtr.

Belge nceleme

Belge inceleme, dnemsel gzden geirme faaliyetinin en temel aratrma tekniidir. Denetim dosyalarnn, ilgili alma ktlarnn ve dier bilgi ve belgelerin rnekleme yntemiyle incelenmesi suretiyle i denetim faaliyetinin uygunluk dzeyi hakknda nemli kantlar elde edilir.

Belge incelemeleri srasnda, farkl denetim trlerinden ve danmanlk faaliyetlerinden (sistem gelitirme, sistem dntrme, i srelerinin yeniden tasarlanmas gibi) rneklerin seilmesine dikkat edilmelidir. Dengeli ve btn temsil edebilecek rneklerin seimi, olas nyarglar nleyeceinden zellikle dosya incelemeleri srasnda fiilen grev yapmakta olan her bir i denetinin en az bir dosyasnn incelemeye konu edilmesi temel bir ilkedir.

Saha almalarnn standart bir ekilde dokmantasyonunu salamak zere temel uygunluk kriterleri esas alnarak incelenecek belgeler snflandrlm ve ekteki standart alma ktlar oluturulmutur. Bu alma ktlar aada gruplandrlm olup alma kapsamnda incelenecek belgelere de alma kd ieriinde yer verilmitir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

16

ekil 3. alma Ktlar

Sz konusu alma ktlarnda;

Sonu blmne uygunluk kriterleri erevesinde yaplan deerlendirme sonucunda ulalan netice (OLUMLU, OLUMSUZ veya UYGULANABLR DEL eklinde),

Aklama blmne ise kriterin nasl test edildii ve test sonucu elde edilen bilgiler,

kaydedilir.

Ayrca alma ktlarnda ilgili kamu i denetim standart numaras ile ilikili olduu konu bal2 blmleri yer almaktadr. Bu bilgilerden nihai gr oluturulmas ve raporun hazrlanmas srasnda faydalanlacaktr.

K Ref. Blmne; sz konusu teste ilikin, varsa alma kdna ek yaplacak veya ilikilendirilecek dier alma ktlarnn referans bilgileri yazlr ve ilgili ana alma kdyla balants kurulacak ekilde (rnein 7.01, 8.2.01 gibi) referanslamas yaplr.

Grevlerin Yrtlmesi ve Raporlanmasna ilikin alma kd (EK:9) her bir denetim/danmanlk dosyas iin ayr ayr dzenlenir ve formun incelenen belgeler blmnde denetim, danmanlk veya izleme dosyasnn numaras, denetimin hangi i denetiler tarafndan gerekletirildii ve denetlenen birim bilgileri ak bir ekilde belirtilir. ncelenen her dosya iin ayr bir alma kad dzenlenir (rnein 9.1, 9.2 gibi).

Gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan dzenlenen alma ktlar grev bitiminde Bakana teslim edilmek zere dnemsel gzden geirme dosyasnda muhafaza edilir.

2 Rehberin Raporlama blmnde detaylar aklanmaktadr.

17

2.

De

erle

ndirm

elerGrmeler ve Anketler

denetim faaliyetinin uyum dzeyini belirlemekte kullanlabilecek bir dier kant toplama teknii ise grmelerdir. Bu grmeler st yneticinin, Bakann, i denetilerin, denetlenen birim ve dier ilgili birim yneticilerinin, i denetim faaliyetlerine ilikin gr ve beklentilerinin anlalmasna ve geliim frsatlarnn belirlenmesine yardmc olur.

Grmeler belge incelemesine kyasla daha zayf bir kant olarak grldnden, grmeler srasnda elde edilen bilgilerin, incelemelerden elde edilen tespitler ile desteklenmesi gerekir. Grmeler srasnda yneltilecek sorular ieren Grme Formlar ekte yer almaktadr (EK:10,11,12,13). Mali Hizmetler/Strateji Gelitirme Birimi Yneticisi ile yaplacak grmelerde Denetlenen Birim Yneticisi iin hazrlanan standart grme formu (EK:11), st ynetici yardmclar ile grme yaplmas durumunda ise st Ynetici grme formu (EK:10) kullanlabilir.

Elde edilen bilgiler grme formlarna kaydedilmeli, ilgili standart gerekleri dikkate alnarak her bir soru iin ulalan sonu OLUMLU, OLUMSUZ ve UYGULANABLR DEL eklinde ifade edilmelidir. Olumsuz veya uygulanabilir deil seeneklerinin iaretlendii durumlarda, aklamalara yer verilmelidir. Her bir grme iin ayr form dzenlenmesi ve grme ktlarnn belge inceleme blmnde olduu gibi ana form numarasna bal kalnarak ayr ayr referanslanmas gerekmektedir (rnein 11.1, 11.2, 13.1, 13.2 gibi).

Grmelere ilikin alma ktlarnda, her bir sorunun ilikili olduu alt standart numaras ile EK:6da yer alan Uygunluk Kriterlerinden ilgili olduu kriterin numaras yer almaktadr. Bu bilgilerden nihai gr oluturulmas ve raporun hazrlanmas srasnda faydalanlacaktr.

Grmelerin salayaca katma deerin arttrlmas iin gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan grmeler srasnda aada belirtilen konulara dikkat edilmelidir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

18

Grme formlar, grev bitiminde Bakana teslim edilmek zere dnemsel gzden geirme dosyasnda muhafaza edilir.

Bir dier kant toplama teknii anketlerdir. Anketler, i denetim faaliyetinin etkinliine ve potansiyel iyiletirme alanlarna ilikin iyi bir geri bildirim aracdr.

denetilerin yrttkleri faaliyetlerle ilgili olarak i memnuniyetlerini ve ynetim tarzna ilikin fikirlerini renmek iin Memnuniyet Anketi dzenlenebilir (EK:2.1). Bu anketlerin birimde grevli tm i denetilere datlmas ve hangi i deneti tarafndan doldurulduu belli olmayacak bir tarzda uygulanmas esastr.

Dnemsel gzden geirmeye ayrlan sre ierisinde grme yoluyla bilgi toplama imkn bulunmayan, idarelerin tara ve yurtd tekilat gibi birimlerinin yneticilerinin, i denetim faaliyetine ilikin grlerini ve bu faaliyetten beklentilerini lmek amacyla, grme formlar anket eklinde uygulanabilir. Bu ekilde elde edilen bilgiler de kayt altna alnarak dnemsel gzden geirme dosyasnda muhafaza edilir.

Kantlarn Deerlendirilmesi

Dnemsel gzden geirme almalar sonucunda; i denetim faaliyetinin i denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyumuna dair Kurul tarafndan yaymlanan Program dorultusunda Genel Olarak Uyumlu, Ksmen Uyumlu veya Uyumsuz olarak nihai bir gr bildirilir (EK:14).

Bu grn belirlenebilmesi iin saha almasnda belge incelemesi, grmeler ve anketler araclyla her bir deerlendirme kriterine ilikin elde edilen kantlar bir araya getirilerek alt standartlar, standartlar ve ana standartlarn uyum dzeyine karar verilir. Meslek Ahlak Kurallarna uyum dzeyinin belirlenmesinde de yine uygunluk kriterleri esas alnr.

ekil 4. Standartlarn likisi

19

2.

De

erle

ndirm

eler

ekil 5. Kantlarn Deerlendirilmesi

denetim faaliyetinin i denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyumuna dair nihai gr ise, Ana Standart ile Meslek Ahlak Kurallarna uyum dzeyi beraber deerlendirilmek suretiyle oluturulur.

ekil 6. Nihai Gr Oluturma

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

20

denetim faaliyetinin uyum dzeyi belirlenirken esas alnmas gereken temel ilkeler aada sunulmutur.

Her bir Alt Standart, EK:6da yer alan uygunluk kriterleri asndan deerlendirildiinde sonularn;

Tm olumlu ise alt standart GENEL OLARAK UYUMLU olarak belirlenir.

Tmnn olumsuz olmas halinde, alt standart UYUMSUZ olarak belirlenir.

Bir ksmnn olumsuz, bir ksmnn olumlu olmas halinde;

Anahtar kriterlerden, en az birinin olumsuz olmas durumunda, alt standart o UYUMSUZ olarak belirlenir.

Anahtar kriterlere ilikin olumsuzluk yoksa, mevcut olumsuzluklarn says, o nemi ve etkisini gz nnde bulunduran bir mesleki yargya bal olarak alt standart KISMEN UYUMLU veya GENEL OLARAK UYUMLU eklinde belirlenebilir.

?

?

/

ekil 7. Alt Standartlara Uyum Dzeyinin Belirlenmesi

Alt Standartlar yukarda belirtildii ekilde deerlendirildiinde sonularn;

Tamam GENEL OLARAK UYUMLU ise standart GENEL OLARAK UYUMLU eklinde belirlenir.

Tamam UYUMSUZ ise standart UYUMSUZ olarak belirlenir.

Bir ksm GENEL OLARAK UYUMLU, bir ksm KISMEN UYUMLU ise ksmen uyumlu olanlarn says, nemi ve etkisini gz nnde bulunduran bir mesleki yargnn sonucuna bal olarak standart GENEL OLARAK UYUMLU veya KISMEN UYUMLU eklinde belirlenebilir.

Bir ksm GENEL OLARAK UYUMLU, bir ksm KISMEN UYUMLU, bir ksm UYUMSUZ ise ksmen uyumlu ve uyumsuz olanlarn says, nemi ve etkisini gz nnde bulunduran bir mesleki yargnn sonucuna bal olarak standart KISMEN UYUMLU veya UYUMSUZ eklinde belirlenebilir.

21

2.

De

erle

ndirm

eler

UYUMLU -

- -

UYUMSUZ - -

UYUMLU UYUMSUZ UYUMLU

UYUMSUZ

ekil 8. Standartlara Uyum Dzeyinin Belirlenmesi

Ana Standarda uyum dzeyinin belirlenmesinde de yukardaki esaslar uygulanr. Deerlendirmelere ilikin uygulama rneklerine EK:15de yer verilmitir.

Gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan iyi uygulama olarak nitelendirilen tespitlere raporda yer verilir. Kriterlerden iyi uygulama olarak belirlenenlerin salanamamas durumu ise olumsuzluk olarak deerlendirilmez, bu konuda raporda gelitirme nerisinde bulunulabilir.

2.2.3. Raporlama

Kapan Toplants

Yaplan deerlendirme sonrasnda gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibi tarafndan ulalan sonularn Bakan ile mzakere edilmesi amacyla kapan toplants dzenlenir ve kayt altna alnr (EK:16.0).

Bu toplantda, ulalan mevcut durum (tespitler ve iyi uygulamalar) ve neriler (gelimeye ak alanlar) Bakanla paylalr. Ayrca, yukardaki esaslar dorultusunda belirlenen, Standartlara uyum dzeyleri de bu toplantda aklanr. Bakan, bu toplanty takip eden be i gn ierisinde mevcut durum, neri ve standarda uyum dzeyine katlp katlmad konusundaki grlerini EK:16.2de yer alan Deerlendirme Tablosunun ilgili blmne kaydederek deerlendiricilere iletir. Bakann gr ve varsa destekleyici belgeler de dikkate alnarak, gerekirse Deerlendirme Tablosunun ilgili blmleri revize edilir.

Raporun Hazrlanmas ve Sunumu

Dnemsel gzden geirme raporunda deerlendirmenin amac, kapsam ve uygulanan metodolojinin yan sra mevcut durum ve neriler ile uyum dzeyine ilikin nihai gre de yer verilir.

Elde edilen sonularn, i denetim srelerine etkisinin daha ak ifade edilebilmesi ve paydalar tarafndan daha kolay anlalabilmesi amacyla raporlamada, aada belirtilen konu balklar ve ekte yer alan rapor format kullanlr (EK:17).

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

22

.

Ynetim ve Organizasyon

Misyon, Vizyon ve Hedefler

Organizasyon

Btesi

Kalite Gvence

Performans

Faaliyetlerin

Risk

st Ynetimin Beklentileri

Grevlerin Yrtlmesi

Grev Ama ve

Belirlenmesi

Denetlenen

Testler ve Analizler

Dokmantasyon

Grevin Gzetimi

Raporlama

Dnemsel Raporlama

Denetlenen Memnuniyetinin

llmesi

ekil 9. Denetimin Temel Faaliyet Alanlar

Raporda her bir konu bal altnda yer alacak mevcut durum ve neriler, Deerlendirme Tablosundaki bilgilerden hareketle oluturulur. Konu balklar ile alt standartlarn ilikisinin belirlenmesinde EK:6da yer alan hususlar esas alnr.

Raporun sonu blmnde; i denetim faaliyetinin uygunluk dzeyine ilikin varlan nihai gr, Rehber ekinde yer alan snflandrma sistemi esas alnarak belirtilir (EK:14).

Raporun ynetici zeti blmnde; i denetim faaliyetinin standartlara uyum dzeyine ilikin ksa bilgiler ile dorudan st yneticiyi ilgilendiren tespit ve iyiletirme nerilerine yer verilir.

23

2.

De

erle

ndirm

eler

i denetim birimineidarenin i denetim faaliyeti

Rapor, saha almalarnn tamamlanmasn mteakip en ge 10 (on) i gn ierisinde Bakana iletilir. Rapor ve alma ktlarn3 ieren dnemsel gzden geirme dosyas, Bakana teslim edilir.

Bakan tarafndan, raporda belirtilen mevcut durum ve nerilere ilikin yaplacak ilem, sorumlu kii ve ilemin uygulama takvimini ieren bir eylem plan hazrlanr. Eylem planlarnda uygulama takviminin bir yl gememesine dikkat edilir.

Eylem plan hazrlk srecine i denetilerin de dahil edilmesi, daha gereki bir plan hazrlanmasna ve planlanan gelimelerin i denetiler tarafndan benimsenmesine katk salar.

Gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibinin nerilerine, Bakann katlmamas halinde, eylem plannda Bakan tarafndan uygun bulunan alternatif dzeltici ilemlere yer verilebilir. Herhangi bir dzeltici eylem ngrlmemesi halinde nedenine Deerlendirme Tablosunda yer verilmi olmaldr.

Bakan tarafndan eylem plan ve rapor, raporun kendisine iletilmesini izleyen 10 (on) i gn ierisinde st yneticiye sunulur. Dnemsel gzden geirme sonular, Bakan tarafndan, st ynetici ile gzden geirmeyi yapan kii/gzden geirme ekibinin de bulunduu bir ortamda, sunum eklinde paylalabilir.

3 alma ktlar EK:18de yer alan liste esas alnarak dosyalanr.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

24

3. DI DEERLENDRME

D deerlendirmeler, tam d deerlendirme veya dnemsel gzden geirmenin dorulanmas eklinde gerekletirilebilir.

Dnemsel Gzden

Geirmenin

ekil 10. D Deerlendirmeler

D deerlendirme sreci, Kurulun deerlendirmeyi yapacak olan ekibi belirlemesi ve ekipte yer alan kiilere grevlendirmeye ilikin yazl bildirimde bulunmasyla balar. Bu bildirimde grevin amac, kapsam, sresi gibi bilgilere yer verilir. Grevlendirilecek kiilerin says, i denetim biriminin bykl ve yaplan ilerin kapsam dikkate alnarak Kurul tarafndan belirlenir. Ekipteki en kdemli kii gzetim sorumlusu olarak atanr.

D deerlendirmelerin, hem idareden bamsz olan hem de idareyle gerek veya grnr bir kar atmas olmayan kiiler tarafndan yaplmas gerekmektedir. Bu nedenle grevlendirilen kiiler, deerlendirme yaplan idare ile kar atmas yaratacak veya bamszlklarn zedeleyecek bir durum varsa konuyu ivedilikle Kurula bildirerek grev yapaca idarenin deitirilmesini veya grevlendirmenin tamamen iptalini ister. Byle bir durum yoksa, d deerlendirme uzman, idareyle kar atmas yaamadn ve gizlilik kurallarna uyacan beyan ve taahht ettii Gizlilik ve kar atmas Beyann imzalayarak d deerlendirme dosyasnda muhafaza edilmek zere Kurula teslim eder (EK:3.2). D deerlendirme uzmanlarnn, d deerlendirme srecinde tarafszlklarn zedeleyecek bir durumla karlamalar halinde, konunun ayrca Kurula bildirilmesi gerekir.

Aada tam d deerlendirmede izlenecek admlara yer verilmekte olup, bir sonraki blmde dnemsel gzden geirmenin dorulanmas yntemine ilikin detaylara yer verilecektir.

3.1. Tam D Deerlendirme

3.1.1. n alma

D deerlendirme ekibi, Kurul tarafndan yaplan grevlendirmede bildirilen tarihte Kurulda toplanarak n almaya balar. Bu almada ama, birimin faaliyetleri hakknda n bilgi edinmenin yan sra saha almalar srasnda deerlendirmeye alnacak dosyalarn, grme yaplacak kiilerin ve istenecek dier bilgi ve belgelerin belirlenmesidir. Gzetim sorumlular, bu srete doru rneklemin seimi ve uygulanacak yaklam tarznn belirlenmesinde yardmc olacaktr.

Bu aamada ilk olarak n alma, saha almas ve raporlamaya ayrlacak sreleri gsteren sre plan formu hazrlanr ve gzetim sorumlusu tarafndan incelenerek onaylanr (EK:4). n alma sresi, i denetim biriminin faaliyetlerinin kapsam ve eitliliiyle dorudan balantl olmakla birlikte ayrlacak zamann 3 () i gnn gememesi nerilir.

25

3. D

De

erle

ndirm

est Ynetici Ziyareti

D deerlendirme almasnn ama ve kapsam hakknda bilgi vermek, i denetim faaliyetlerinin idarenin kurumsal ynetim, risk ynetimi ve kontrol srelerindeki etkililii ve etkinlii ile idareye deer katmadaki rol konularnda grlerinin renilmesi amacyla idarenin st yneticisine ziyaret gerekletirilir. Bu grmede Rehber ekindeki st ynetici grme formunda yer alan sorulara yant alnmaya allr (EK:10).

Ziyaret iin grme talebi Denetim Merkezi Uyumlatrma Dairesi tarafndan alnarak d deerlendirme ekibine bildirilir. Grmelerde en az bir Kurul yesi de bulunur. st yneticilerin youn i programlar nedeniyle grme, grevlendirme srecinden nce, grevin yrtlmesi esnasnda veya grev sresinin bitimiyle raporlama tarihi arasnda bir dnemde de gerekletirilebilir.

st ynetici grmelerinde aada belirtilen hususlara dikkat edilmesi nem arz etmektedir.

Al Toplants

Deerlendirme ekibi tarafndan, d deerlendirme faaliyetiyle ilgili bilgi verilmesinin yan sra birimde grevli i denetilerin srece katlmnn nemini vurgulamak amacyla Bakan ve i denetilerin katld bir al toplants gerekletirilir.

Toplantda;

Deerlendirmenin ama, hedef ve kapsam,

Tahmini sresi,

Grme ve/veya anket takvimi,

denetim biriminin bu deerlendirmeden beklentileri,

Elde edilen tespitlerin nasl paylalaca ve sonularnn nasl raporlanaca,

Deerlendirme sonrasnda verilecek gr,

gibi konular gndeme getirilir. Bu almalar kayt altna alnarak d deerlendirme dosyasnda muhafaza edilir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

26

Kapsamn Belirlenmesi

Bu aamada deerlendirme kapsamna alnacak dosyalar ve grlecek kiiler belirlenir. Bu srete Bakann grleri ve aadaki ilkeler gz nnde bulundurulmaldr.

Mali Hizmetler/Strateji

alma Plan ve Program

D deerlendirme ekibi tarafndan, Kurulca bildirilen, almann ama, kapsam ve yntemi gzden geirilerek nihai hali verilir ve bu almalar alma Plan ile kayt altna alnr. alma plan ekinde ayrca saha almalarnda yaplacak testleri ve bu testlerin kimler tarafndan gerekletirilecei bilgilerini ieren Programna yer verilir. Hazrlanan alma Plan ve eki Program, gzetim sorumlusu tarafndan gzden geirilerek onaylanr. (EK:5). Rehber ekinde yer alan ve standart i admlarn ieren rnek i programnn kullanlmas esastr. D deerlendirme ekibi tarafndan gerekiyorsa i programna yeni testler de ilave edilebilir.

Bakandan, n alma sonucu belirlenmi olan ve deerlendirme kapsamna alnacak denetim/danmanlk dosyalarnn hazr edilmesi ile bu srete grlecek birim yneticilerinden gerekli randevularn alnmas veya anket uygulamas ncesinde yneticilerin bilgilendirilmesi talep edilir. Birim yneticilerine uygulanacak anketlerin Bakan tarafndan da gnderilmesi mmkndr.

27

3. D

De

erle

ndirm

e3.1.2. Saha almas

Saha almas, d deerlendirme faaliyetinin en kapsaml blmdr. denetim biriminin;

Raporlar ve destekleyici belgeleri,

dari ve operasyonel politikalar, uygulamalar, prosedrleri ve kaytlar,

st ynetici ve st dzey yneticiler ile etkileimi,

denetilerinin tecrbe ve uzmanlklar,

Eitim planlar, performans lmleri,

Risk deerlendirmesi ve plan program dosyalar,

zleme kaytlar,

denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyum seviyesi asndan deerlendirilir.

Saha almalar, Rehberin ekinde yer alan uygunluk kriterleri esas alnarak yrtlr (EK:6). Uygunluk kriterleri, Standartlara uyum iin yerine getirilmesi gereken i ve faaliyetleri ifade eder. Bu kriterlerden, uygulanmamas halinde ilgili standarda uyumu nemli lde engelleyecek olanlar, anahtar kriter olarak belirlenmitir. Standartlara uyum dzeyine karar verilmesinde bu kriterler belirleyici olacaktr.

Baz uygunluk kriterleri Bkz. KDS. notuyla bir baka standart altnda yer alan kriterlerle ilikilendirilmi olup nihai deerlendirme yaplrken, ilikili kriterlerin birlikte yorumlanmasna dikkat edilmesi gerekmektedir.

Saha almasnda ncelikle belgelerin incelenmesi, buradan elde edilen bilgiler de gz nnde bulundurularak denetlenen birim yneticileri, Bakan ve i denetilerle grlmesi esastr. Bu yntemlere ilikin ayrntlar ve kaytlandrma esaslar aadaki blmlerde ayrntl bir ekilde aklanmtr.

Belge nceleme

Belge inceleme, d deerlendirme faaliyetinin en temel aratrma tekniidir. Denetim dosyalarnn, ilgili alma ktlarnn ve dier bilgi ve belgelerin rnekleme yntemiyle incelenmesi suretiyle i denetim faaliyetinin uygunluk dzeyi hakknda nemli kantlar elde edilir.

Belge incelemeleri srasnda, farkl denetim trlerinden ve danmanlk faaliyetlerinden (sistem gelitirme, sistem dntrme, i srelerinin yeniden tasarlanmas gibi) rneklerin seilmesine dikkat edilmelidir. Dengeli ve btn temsil edebilecek rneklerin seimi, olas nyarglar nleyeceinden zellikle dosya incelemeleri srasnda fiilen grev yapmakta olan her bir i denetinin en az bir dosyasnn incelemeye konu edilmesi temel bir ilkedir.

Saha almalarnn standart bir ekilde dokmantasyonunu salamak zere temel uygunluk kriterleri esas alnarak incelenecek belgeler snflandrlm ve ekteki standart alma ktlar oluturulmutur. Bu alma ktlar aadaki balklar altnda gruplandrlm olup kapsamnda incelenecek belgelere de alma kd ieriinde yer verilmitir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

28

ekil 11. alma Ktlar

Sz konusu alma ktlarnda;

Sonu blmne uygunluk kriterleri erevesinde yaplan deerlendirme sonucunda ulalan netice (OLUMLU, OLUMSUZ veya UYGULANABLR DEL eklinde),

Aklama blmne ise kriterin nasl test edildii ve test sonucu elde edilen bilgiler,

kaydedilir.

Ayrca alma ktlarnda ilgili kamu i denetim standart numaras ile ilikili olduu konu bal4 blmleri yer almaktadr. Bu bilgilerden nihai gr oluturulmas ve raporun hazrlanmas srasnda faydalanlacaktr.

K Ref. Blmne; sz konusu teste ilikin, varsa alma kdna ek yaplacak veya ilikilendirilecek dier alma ktlarnn referans bilgileri yazlr ve ilgili ana alma kdyla balants kurulacak ekilde (rnein 7.01, 8.2.01 gibi) referanslamas yaplr.

Grevlerin Yrtlmesi ve Raporlanmasna ilikin alma kd (EK:9) her bir denetim/danmanlk dosyas iin ayr ayr dzenlenir ve formun incelenen belgeler blmnde denetim, danmanlk veya izleme dosyasnn numaras, denetimin hangi i denetiler tarafndan gerekletirildii ve denetlenen birim bilgileri ak bir ekilde belirtilir. alma kd her bir dosya incelemesi iin ayr ayr referanslanr (rnein 9.1, 9.2 gibi).

D deerlendirme ekibi tarafndan dzenlenen alma ktlar grev bitiminde Kurula teslim edilmek zere d deerlendirme dosyasnda muhafaza edilir.

Grmeler ve Anketler

denetim faaliyetinin uyum dzeyini belirlemekte kullanlabilecek bir dier kant toplama teknii ise grmelerdir. Bu grmeler st yneticinin, Bakann, i denetilerin ve denetlenen birim yneticilerinin, i denetim faaliyetlerine ilikin gr ve beklentilerinin anlalmasna ve geliim frsatlarnn belirlenmesine yardmc olur.

4 Rehberin Raporlama blmnde detaylar aklanmaktadr.

29

3. D

De

erle

ndirm

eGrmeler belge incelemesine kyasla daha zayf bir kant olarak grldnden, grmeler srasnda elde edilen bilgilerin, incelemelerden elde edilen tespitler ile desteklenmesi gerekir. Grmeler srasnda yneltilecek sorular ieren Grme Formlar ekte yer almaktadr (EK:10,11,12,13). Mali Hizmetler/Strateji Gelitirme Birimi Yneticisi ile yaplacak grmelerde Denetlenen Birim Yneticisi iin hazrlanan standart grme formu (EK:11), st ynetici yardmclar ile grme yaplmas durumunda ise st Ynetici grme formu (EK:10) kullanlabilir.

Elde edilen bilgiler grme formlarna kaydedilmeli, ilgili standart gerekleri dikkate alnarak her bir soru iin ulalan sonu OLUMLU, OLUMSUZ ve UYGULANABLR DEL eklinde ifade edilmelidir. Olumsuz veya uygulanabilir deil seeneklerinin iaretlendii durumlarda, aklamalara yer verilmelidir. Her bir grme iin ayr form dzenlenmesi ve grme ktlarnn belge inceleme blmnde olduu gibi ana form numarasna bal kalnarak ayr ayr referanslanmas gerekmektedir (rnein 11.1, 11.2, 13.1, 13.2 gibi).

Grmelere ilikin alma ktlarnda, her bir sorunun ilikili olduu alt standart numaras ile EK:6da yer alan Uygunluk Kriterlerinden ilgili olduu kriterin numaras yer almaktadr. Bu bilgilerden nihai gr oluturulmas ve raporun hazrlanmas srasnda faydalanlacaktr.

Grmelerin salayaca katma deerin arttrlmas iin d deerlendirme ekibi tarafndan grmeler srasnda aada belirtilen konulara dikkat edilmelidir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

30

Grme formlar, grev bitiminde Kurula teslim edilmek zere d deerlendirme dosyasnda muhafaza edilir.

Bir dier kant toplama teknii anketlerdir. Anketler, i denetim faaliyetinin etkinliine ve potansiyel iyiletirme alanlarna ilikin iyi bir geri bildirim aracdr.

denetilerin yrttkleri faaliyetlerle ilgili olarak i memnuniyetlerini ve ynetim tarzna ilikin fikirlerini renmek iin Memnuniyet Anketi dzenlenebilir (EK:2.1). Bu anketlerin birimde grevli tm i denetilere datlmas ve hangi i deneti tarafndan doldurulduu belli olmayacak bir tarzda uygulanmas esastr.

D deerlendirme srecinde, grme yoluyla bilgi toplama imkn bulunmayan, idarelerin tara ve yurtd tekilat gibi birimlerinin yneticilerinin, i denetim faaliyetine ilikin grlerini ve bu faaliyetten beklentilerini lmek amacyla, grme formlar anket eklinde uygulanabilir. Bu ekilde elde edilen bilgiler de kayt altna alnarak d deerlendirme dosyasnda muhafaza edilir.

Kantlarn Deerlendirilmesi

D deerlendirme almalar sonucunda; i denetim faaliyetinin i denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyumuna dair Kurul tarafndan yaymlanan Program dorultusunda Genel Olarak Uyumlu, Ksmen Uyumlu veya Uyumsuz olarak nihai bir gr bildirilir (EK:14).

Bu grn belirlenebilmesi iin saha almasnda belge incelemesi, grmeler ve anketler araclyla her bir deerlendirme kriterine ilikin elde edilen kantlar bir araya getirilerek alt standartlar, standartlar ve ana standartlarn uyum dzeyine karar verilir. Meslek Ahlak Kurallarna uyum dzeyinin belirlenmesinde de yine uygunluk kriterleri esas alnr.

ekil 12. Standartlarn likisi

31

3. D

De

erle

ndirm

e

ekil 13. Kantlarn Deerlendirilmesi

denetim faaliyetinin i denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyumuna dair nihai gr ise, Ana Standart ile Meslek Ahlak Kurallarna uyum dzeyi beraber deerlendirilmek suretiyle oluturulur.

ekil 14. Nihai Gr Oluturma

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

32

denetim faaliyetinin uyum dzeyi belirlenirken esas alnmas gereken temel ilkeler aada sunulmutur.

Her bir Alt Standart, EK:6da yer alan uygunluk kriterleri asndan deerlendirildiinde sonularn;

Tm olumlu ise alt standart GENEL OLARAK UYUMLU olarak belirlenir.

Tmnn olumsuz olmas halinde, alt standart UYUMSUZ olarak belirlenir.

Bir ksmnn olumsuz, bir ksmnn olumlu olmas halinde;

Anahtar kriterlerden, en az birinin olumsuz olmas durumunda, alt standart o UYUMSUZ olarak belirlenir.

Anahtar kriterlere ilikin olumsuzluk yoksa, mevcut olumsuzluklarn says, o nemi ve etkisini gz nnde bulunduran bir mesleki yargya bal olarak alt standart KISMEN UYUMLU veya GENEL OLARAK UYUMLU eklinde belirlenebilir.

28

?

?

/

ekil 15. Alt Standartlara Uyum Dzeyinin Belirlenmesi

Alt Standartlar yukarda belirtildii ekilde deerlendirildiinde sonularn;

Tamam GENEL OLARAK UYUMLU ise standart GENEL OLARAK UYUMLU eklinde belirlenir.

Tamam UYUMSUZ ise standart UYUMSUZ olarak belirlenir.

Bir ksm GENEL OLARAK UYUMLU, bir ksm KISMEN UYUMLU ise ksmen uyumlu olanlarn says, nemi ve etkisini gz nnde bulunduran bir mesleki yargnn sonucuna bal olarak standart GENEL OLARAK UYUMLU veya KISMEN UYUMLU eklinde belirlenebilir.

Bir ksm GENEL OLARAK UYUMLU, bir ksm KISMEN UYUMLU, bir ksm UYUMSUZ ise ksmen uyumlu ve uyumsuz olanlarn says, nemi ve etkisini gz nnde bulunduran bir mesleki yargnn sonucuna bal olarak standart KISMEN UYUMLU veya UYUMSUZ eklinde belirlenebilir.

33

3. D

De

erle

ndirm

e

UYUMLU -

- -

UYUMSUZ - -

UYUMLU UYUMSUZ UYUMLU

UYUMSUZ

ekil 16. Standartlara Uyum Dzeyinin Belirlenmesi

Ana Standarda uyum dzeyinin belirlenmesinde de yukardaki esaslar uygulanr. Deerlendirmelere ilikin uygulama rneklerine EK:15de yer verilmitir.

D deerlendirme ekibi tarafndan iyi uygulama olarak nitelendirilen tespitlere raporda yer verilir. Kriterlerden iyi uygulama olarak belirlenenlerin salanamamas durumu ise olumsuzluk olarak deerlendirilmez, bu konuda raporda gelitirme nerisinde bulunulabilir.

Deerlendirmeler srasnda, d deerlendirme ekibi arasnda gr farkllklar bulunmas durumunda, gzetim sorumlularnn kararlar esas alnacaktr.

D deerlendirme ekibinin, almalarn her hangi bir aamasnda bilgi ve belgelere eriimde kstlamalar ve/veya deerlendirmenin shhatli olarak yaplabilmesine engel tekil edecek durumlarla karlamas halinde, bu durum almalarn sonulanmas beklenmeksizin Kurula bir yazyla bildirilerek gr vermekten kanlabilir.

3.1.3. Raporlama

Kapan Toplants

Yaplan deerlendirme sonrasnda d deerlendirme ekibi tarafndan ulalan sonularn Bakan ile mzakere edilmesi amacyla kapan toplants dzenlenir ve kayt altna alnr (EK:16).

Bu toplantda, ulalan mevcut durum (tespitler ve iyi uygulamalar) ve neriler (gelimeye ak alanlar) Bakanla paylalr. Ayrca, yukardaki esaslar dorultusunda belirlenen, standartlara uyum dzeyleri de bu toplantda aklanr. Bakan, bu toplanty takip eden be i gn ierisinde mevcut durum, neri ve standarda uyum dzeyine katlp katlmad konusundaki grlerini EK:16.2de yer alan Deerlendirme Tablosunun ilgili blmne kaydederek d deerlendirme ekibine iletir. Bakann gr ve varsa destekleyici belgeler de dikkate alnarak, gerekirse Deerlendirme Tablosunun ilgili blmleri revize edilir.

Raporun Hazrlanmas ve Sunumu

D deerlendirme raporunda deerlendirmenin amac, kapsam ve uygulanan metodolojinin yan sra mevcut durum ve neriler ile uyum dzeyine ilikin nihai gre de yer verilir.

Elde edilen sonularn, i denetim srelerine etkisinin daha ak ifade edilebilmesi ve ilgili taraflar tarafndan daha kolay anlalabilmesi amacyla raporlamada, aada belirtilen konu balklar ve ekte yer alan rapor format kullanlr (EK:17).

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

34

Ynetim ve Organizasyon

Misyon, Vizyon ve Hedefler

Organizasyon

Btesi

Kalite Gvence

Performans

Faaliyetlerin

Risk

st Ynetimin Beklentileri

Grevlerin Yrtlmesi

Grev Ama ve

Belirlenmesi

Denetlenen

Testler ve Analizler

Dokmantasyon

Grevin Gzetimi

Raporlama

Dnemsel Raporlama

Denetlenen Memnuniyetinin

llmesi

ekil 17. Denetimin Temel Faaliyet Alanlar

Raporda her bir konu bal altnda yer alacak mevcut durum ve neriler, Deerlendirme Tablosundaki bilgilerden hareketle oluturulur. Konu balklar ile alt standartlarn ilikisinin belirlenmesinde EK:6da yer alan hususlar esas alnr.

Raporun sonu blmnde; i denetim faaliyetinin uygunluk dzeyine ilikin varlan nihai gr, Rehber ekinde yer alan snflandrma sistemi esas alnarak belirtilir (EK:14).

Raporun ynetici zeti blmnde; i denetim faaliyetinin standartlara uyum dzeyine ilikin ksa bilgiler ile dorudan st yneticiyi ilgilendiren tespit ve iyiletirme nerilerine yer verilir.

35

3. D

De

erle

ndirm

e

i denetim birimineidarenin i denetim faaliyeti

D deerlendirme uzmanlar tarafndan hazrlanan ve gzetim sorumlusu tarafndan gzden geirilen Rapor, saha almalarnn tamamlanmasn mteakip en ge 10 (on) i gn ierisinde oluturulur ve alma ktlarn5 ieren d deerlendirme dosyas ile birlikte bir st yaz ekinde Kurula teslim edilir (EK:19).

Rapor, Kurul tarafndan d deerlendirmeye tabi tutulan idarenin st yneticisine gnderilir. D deerlendirme sonular, d deerlendirme ekibi tarafndan st ynetici ile sunum eklinde paylalabilir. Raporda yer alan tespit ve nerilere ilikin yaplacak ilem, sorumlu olacak kii ve uygulanma takvimini ieren bir eylem plan, st ynetici tarafndan en ge bir ay ierisinde Kurula iletilir. Eylem plannda, ngrlecek uygulama takvimi bir yl geemez.

Bakan tarafndan bu rapor, bakanlklar ve bal idarelerde Bakana da sunulur. Ayrca yllk faaliyet raporlarnn ilgili blmnde kalite gvence ve gelitirme program sonularna yer verilmelidir.

3.2. Dnemsel Gzden Geirmenin Dorulanmas

denetim faaliyeti iin en yksek fayda tam d deerlendirme ile salanabilir. Bununla birlikte, dnemsel gzden geirmenin dorulanmas da 1312 numaral Standarda uyumlu olmann alternatif bir aracdr. D deerlendirme faaliyetine ayrlan kaynaklarn daha etkili bir ekilde kullanlabilmesi ve daha fazla idarenin d deerlendirme srecine dahil edilebilmesini salamak amacyla bu yntem de Kurulun uygun bulduu idarelerde d deerlendirme srecinde kullanlabilir.

Bu sre, i denetimin, uyumluluk dzeyinin ifade edilebilmesine imkn vermekle birlikte, tam d deerlendirme ierisinde yer alan i denetilere rehberlik, st ynetim ve birim yneticileri ile grmeler gibi alanlara daha az zaman ayrlmas nedeni ile dar bir kapsam sunmaktadr. Bununla birlikte, i denetim birimlerindeki dnemsel gzden geirme srecinin gelitirilmesine nemli katklar salayacaktr.

Dnemsel gzden geirmenin dorulanmas, kapsaml ve tmyle dkmante edilmi bir z deerlendirme sreci gerektirir. Bu deerlendirmenin temel zelliklerine aada yer verilmektedir:5 alma ktlar EK:18de yer alan liste esas alnarak dosyalanr.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

36

dareler tarafndan d deerlendirmenin, dnemsel gzden geirmenin dorulanmas eklinde gerekletirilmesine ilikin talepler Kurula bildirilir.

Kurul tarafndan talebin uygun grlmesi halinde bir d deerlendirme uzman grevlendirilir.

Dnemsel gzden geirmeler, yetkin ve kdemli kiiler tarafndan tam d deerlendirme ile ayn metodoloji kullanlarak gerekletirilir. Dnemsel gzden geirme sonucu hazrlanan rapor uyuma ilikin nihai gr, mevcut durum ve nerileri kapsamaldr.

Bakan, tamamlanan dnemsel gzden geirmeye ilikin sonular ve bu sonulara ilikin dokmantasyonu, gzden geirilmek zere d deerlendirme uzmanna gnderir.

D deerlendirme uzman tarafndan, Bakann gnderdii dnemsel gzden geirme dokmantasyonu incelenir ve saha almas srasnda odaklanlacak alanlar ve gelime frsatlar belirlenerek n alma tamamlanr.

D deerlendirme uzman tarafndan gerekletirilecek saha almasnn, normal koullarda 2-3 gn srmesi beklenir. Saha almas srasnda d deerlendirme uzman tarafndan;

Dnemsel gzden geirme ekibi ve Bakan ile grlerek, dnemsel gzden o geirme sreci hakknda bilgi alnr.

Dnemsel gzden geirme srecinde grlmemi olan denetlenen birim o yneticilerinden iki ya da ile grmeler yrtlr. Bu grmelerle elde edilen dorudan bilgiler, dnemsel gzden geirme ierisinde yer alan anket ve grme sonular ile karlatrlr.

Dnemsel gzden geirme dokmantasyonu ierisinde yer alan kantlayc o belgelerden (denetim ve danmanlk alma ktlar, denetim planlamasna ilikin belgeler vb.) seilen rnekler test edilerek sonular dorulanr.

D deerlendirme uzman tarafndan, Bakan ve dnemsel gzden geirme ekibi ile kapan toplants gerekletirilir. Bu toplantda dorulama srecinde gerekletirilen faaliyetler, dnemsel gzden geirme deerlendirme sonucunda belirlenen uyum dzeyi ile dorulama sonucunda belirlenen uyum dzeyinin karlatrlma sonular ve varsa neriler paylalr. Bakandan grlerini bildirmesi istenir.

Bakann grleri de deerlendirilerek hazrlanan rapor, dareye gnderilmek zere Kurula teslim edilir.

3.3. D Deerlendirme Uzmanlarnn Deerlendirilmesi

D deerlendirme faaliyetlerinin performansnn deerlendirilmesi, srecin kalitesinin korunmas ve gelitirilmesi asndan nem tamaktadr. Bu kapsamda Kurul tarafndan d deerlendirme raporu ile birlikte, Bakanlara bir deerlendirme formu gnderilir (EK:20). Alnan sonularn ilerleyen d deerlendirme almalarnda yaplacak grevlendirmelere ve izlenecek ynteme k tutmas beklenmektedir.

37

4. K

amu

D

eneti

m S

tand

artla

rna

Uyg

unlu

k b

ares

inin

Kul

lan

m4. KAMU DENETM STANDARTLARINA UYGUNLUK BARESNN

KULLANIMI

Bakan raporlamalarnda, i ve d deerlendirmeleri kapsayan Kalite Gvence ve Gelitirme Program sonularnn desteklemesi artyla, i denetim faaliyetlerinin Kamu Denetim Standartlarna uygun olduunu belirtebilir. Bu kapsamda d deerlendirme sonucunda;

denetim faaliyetinin genel olarak uyumlu olduu belirlendii takdirde, i denetim birimleri, dnemsel gzden geirme sonular da destekledii srece, bir sonraki d deerlendirmeye kadar, Kamu Denetim Standartlarna uygun olarak yaplmtr ifadesini kullanabilir. Ancak d deerlendirmeyi izleyen be yllk sre ierisinde yeni bir d deerlendirme gerekletirilemezse i denetim faaliyeti uyumluluk ifadesinin kullanmn, uyumluluu ortaya koyan yeni bir d deerlendirme gerekletirilinceye kadar durdurmaldr.

denetim faaliyetinin ksmen uyumlu veya uyumsuz olduu belirlenirse, i denetim birimi, d deerlendirme sonucunda belirlenen eksikliklerin tam olarak dzeltildii, d deerlendirme sonular ile onaylanncaya kadar, Standartlara uygun olduu ifadesini kullanamaz. Bu durumda olan i denetim birimleri; dnemsel gzden geirme sonularnn uyumu ortaya koymas halinde, be yllk sreyi beklemeksizin tekrar d deerlendirme talebinde bulunabilir.

Ekler

41

Ek: 1... BAKANLII/NVERSTES/BELEDYES

DENETM KALTE GVENCE VE GELTRME PROGRAMI

I. GENEL HKMLER

Bu Kalite Gvence ve Gelitirme Program, .. Denetim Birimi Bakanl faaliyetlerinin;

Denetimin Tanm, Kamu Denetim Standartlar, Meslek Ahlak Kurallar ve dier yasal dzenlemelere uygun ekilde hazrlanm olan i denetim ynergesine uygun,

Etkin ve verimli,

Kurum faaliyetlerine deer katmak ve gelitirmek zere beklentileri karlayacak,

ekilde yrtld hususlarnda paydalara makul bir gvence salamak zere hazrlanmtr.

Kalite Gvence ve Gelitirme Program, i denetim faaliyetinin danmanlk hizmetleri dahil tm ynlerini kapsar. ve d deerlendirmeleri ieren Kalite Gvence ve Gelitirme Programnn hazrlanmasndan, uygulanmasndan ve gncellenmesinden Bakan sorumludur.

II. DEERLENDRMELER

A. SREKL ZLEME

Bu blmde; asgari aadaki konular kapsayacak ekilde, srekli izleme kapsamnda yrtlecek faaliyetler, yararlanlacak aralar, kullanlacak performans gstergeleri, uygulanacak yntemler ile uyulacak ilke ve esaslar tanmlanmaldr:

denetim grevlerinin planlanmas,Grevlerin gzetimi (denetim gzetim sorumlularnn belirlenmesi, gzetim yntemi, kullanlacak aralar gibi),Saha almasndan nce grev i programnn gzden geirilmesi, denetim grevlerinin, i denetim biriminin belirledii politika ve prosedrler ile mevzuata uygun yrtlp yrtlmediinin kontrol listesi ve Den Yazlm ile izlenmesi,Denetlenen birimlerden ve dier birimlerden geri bildirimler alnmas,lgili i denetim grevlerinde yer almayan i deneti veya i denetiler tarafndan alma ktlarnn dzenli olarak gzden geirilmesi,Yrtlen faaliyetlerin performans kriterleri erevesinde analizi,Yrtlen faaliyetler sonucunda dzenlenen raporlarn Bakan tarafndan gzden geirilmesi.

B. DNEMSEL GZDEN GERME

Dnemsel gzden geirme faaliyetleri, i denetim faaliyetinin i denetimin tanmna, i denetim ynergesine, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyumunu deerlendirmek ve paydalarn ihtiyalarn etkin ve verimli bir ekilde karlanma dzeyini belirlemek amacyla Kalite Gvence ve Gelitirme Rehberinde belirtilen yntem kullanlarak gerekletirilir.

Bu blmde; dnemsel gzden geirme faaliyetine ilikin olarak grevlendirilecek kiiler ve nitelikleri, gzden geirme faaliyetine ayrlacak sre ve skl gibi hususlar da aklanmaldr.

EK: 1

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

42

III. DI DEERLENDRMELER

D deerlendirmeler i denetim faaliyetlerinin; i denetimin tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uygunluunun, iyi uygulama rneklerini kullanma dzeyi ile etkinliinin ve verimliliinin belirlenmesi amacyla en az 5 (be) ylda bir Denetim Koordinasyon Kurulu (Kurul) tarafndan belirlenecek bir d deerlendirme uzman veya ekibince yrtlr.

D deerlendirmeler, tam d deerlendirme veya dnemsel gzden geirmenin dorulanmas eklinde gerekletirilebilir. st ynetici tarafndan da onaylanmas halinde Bakan, d deerlendirmenin, dnemsel gzden geirmenin dorulanmas yntemiyle gerekletirilmesini Kuruldan talep edebilir.

IV. RAPORLAMA VE ZLEME

Bu blmde; dnemsel gzden geirme sonularnn Bakanla paylalmas, raporlanmas, eylem planlarnn hazrlanmas, st yneticiye sunumu ve sonularnn izlenmesi ile d deerlendirme sonularnn izlenmesi, d deerlendirme raporunun Bakana sunumu, faaliyet raporlarnda ve dnemsel raporlarda d deerlendirme sonularna yer verilmesi gibi hususlara dair yntemler aklanr.

V. DER HUSUSLARBu Program Bakan tarafndan her yl/ylda . defa gzden geirilip gncellenir ve tekrar st ynetici onayna sunulur.

43

EK: 2.0

Ek: 2

.0

DENETMN ETKLLN VE VERMLLN LMEYE YNELK PERFORMANS GSTERGELER, VER KAYNAKLARI VE LM YNTEMLER1

GSTERGE HEDEFLENEN PERFORMANS BLGSNN KAYNAI LM YNTEM

denetilerin ortalama denetim tecrbesi 3 yl Personel dosyalar

denetim faaliyetinde geen fiili srenin hesaplanmas

Ortalama eitim sresi* 30 saat/i deneti

-Eitim kaytlar

-Eitim Katlm Belgeleri

Her bir deneti iin eitimlerde geen sre

Eitim plannn gerekleme yzdesi % 85

-Eitim planlar

-Eitim Gerekleme Kaytlar

Gerekleen eitimler/planlanan eitimler

Uluslararas sertifika sahibi olan i denetilerin says 3 kii ..

Grevinden ayrlan i denetilerin says . .. .

dari birimlere geen i deneti says . .

deneti i memnuniyeti anketi1

Bir nceki oran % 5 arttrmak .

nem dzeyi kritik bulgular . adet .. .

Kabul edilen neriler* %... .

nerilerin yerine getirilme oran* %

Denetimler sonucunda tespit edilen kamu zarar

ve/veya salanan tasarruflar. TL .. .

Tekrar eden denetim bulgular* adet

st ynetimden gelen danmanlk/denetim

talepleri adet .. .

Ynetim taleplerine ortalama cevap verme

sresi gn .. .

1 memnuniyetini deerlendirmekte kullanlacak rnek anket formu dokman ekinde yer almaktadr (EK:2.1)

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

44

GSTERGE HEDEFLENEN PERFORMANS BLGSNN KAYNAI LM YNTEM

Denetlenen birimlerin memnuniyet seviyesi %.... .. .

Denetimlerle ilgili gelen ikyet . adet .. .

denetim faaliyetlerine ayrlan btenin kurum

btesine oran% . .. .

denetilerin denetime ayrdklar sre* % .

Denetime ayrlan sre/toplam mesai

Yl iinde tamamlanan denetim saysnn i deneti

saysna oran*% ..

Tamamlanan grevlerin planlanan grevlere oran* % .

Gerekleen denetim sresinin planlanan denetim

sresine oran% . .. .

Yl iinde dzenlenen rapor adet .. .

Al toplantsndan grev i programnn hazrlanmasna

kadar geen sre% . .. .

Grev i programnn onaylanmasndan bulgularn paylalmasna kadar geen

sre

% . .. .

Rapor yazm sresi* gn ..

Bulgularn resmi olarak paylalmas ile nihai rapor yazm arasnda geen sre (denetlenen birimin grlerini gnderme sresi bu sreden dlecektir)

NOT: * ile belirtilmi olan performans gstergeleri tm i denetim birimleri iin zorunlu olup, hazrlanacak i denetim birimi kalite gvence ve gelitirme programlarnda bu hususlara yer verilmesi gerekmektedir. Dier gstergelerden ise sz konusu programnda hazrlanmasnda faydalanlabilecei gibi i denetim birimleri kendi yapsna uygun baka gstergeler de belirleyebilir.

45

EK: 2.1

Ek: 2

.1

MEMNUNYET ANKET

SNDEERLENDRLEN KONULAR

Kesi

nlik

le K

atlm

yor

um

Kat

lmy

orum

Fikr

im Y

ok

Kat

lyo

rum

Kesi

nlik

le K

atl

yoru

m

1 denetime ilikin yaplan toplantlar yapc ve gndeme ilikindir.

2 denetim brosunda yeterli sayda personel bulunmaktadr.

3 denetim biriminde yeterli teknolojik donanm, ara ve gere mevcuttur.

4 denetim biriminde iler dengeli ve adil bir biimde datlmaktadr.

5 Denetim Birimi Bakan, denetilerin beklenti ve nerilerini dikkate almaktadr.

6 denetilere mesleki ve kiisel geliimlerine ynelik destek verilmektedir.

7 denetilere meslekleriyle ilgili yetenek ve becerilerini ortaya koymaya frsat sunulmaktadr.

8 st Ynetici i denetim faaliyetleriyle ilgili sorumluluklarn yerine getirmektedir.

9 Birim ii sosyal dayanmay ve kuruma aidiyet duygusunu pekitirici etkinlikler yaplmaktadr.

10 Mesleki gelimelerle ilgili bilgiler i denetiler arasnda paylalmaktadr.

11 Denetim Birimi Bakan ve i denetilerin meslekta dayanmas gldr, yaklamlar pozitif ve motive edicidir.Varsa eklemek istedikleriniz?

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

46

EK: 3.1

GZLLK VE IKAR ATIMASI BEYANI

Dnemsel gzden geirme grevi sresince benimle paylalan denetim dosyalar ve dier her trl bilgi ve belgeyi, hibir sebeple ve hibir koul altnda nc ahslara ve ilgisiz kiilere aklamayacam, ifa etmeyeceimi, kullanmayacam, kullandrmayacam, bakalar iin elde edilebilir ve ulalabilir klmayacam, mahremiyetini koruyacam ve ihmal etmeyeceimi, bu hususlarda gerekli tm nlemleri alacam, bilgi ve belgeleri hibir ekilde kopyalamayacam kabul ve beyan ederim.

Ayrca, birimim ve alanlar ile grevimi yaparken tarafszlm zedeleyecek veya byle bir izlenim yaratacak dzeyde kar atmas yaratacak herhangi bir durum bulunmadn beyan ederim.

Tarafszlm zedeleyecek bir durumun ortaya kmas halinde bu durumu derhal Denetim Birimi Bakanlna bildireceimi, ayrca yukarda beyan etmi olduum hususlarn aksine bir durumun sz konusu olmas halinde tm sorumluluun bana ait olduunu taahht ederim.

././20..

-MZA-

Ad-SoyadUnvan

47

Ek: 3

.2

EK: 3.2

GZLLK VE IKAR ATIMASI BEYANI

Denetim Koordinasyon Kurulu tarafndan d deerlendirme uzman olarak grevlendirildiim darede benimle paylalan denetim dosyalar ve dier her trl bilgi ve belgeyi, hibir sebeple ve hibir koul altnda nc ahslara ve ilgisiz kiilere aklamayacam, ifa etmeyeceimi, kullanmayacam, kullandrmayacam, bakalar iin elde edilebilir ve ulalabilir klmayacam, mahremiyetini koruyacam ve ihmal etmeyeceimi, bu hususlarda gerekli tm nlemleri alacam, bilgi ve belgeleri hibir ekilde kopyalamayacam kabul ve beyan ederim.

Ayrca, d deerlendirme uzman olarak grev aldm idare ve alanlar ile kar atmas yaratacak herhangi bir durum bulunmadn beyan ederim.

Tarafszlm zedeleyecek bir durumun ortaya kmas halinde bu durumu derhal Kurula bildireceimi, ayrca yukarda beyan etmi olduum hususlarn aksine bir durumun sz konusu olmas halinde tm sorumluluun bana ait olduunu taahht ederim.

././20..

-MZA-

Ad-SoyadD Deerlendirme Uzman

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

48

EK: 4

SRE PLANI FORMU

DEERLENDRME AAMALARIPLANLANAN GEREKLEEN

Balama Tarihi

Biti Tarihi

Balama Tarihi

Biti Tarihi

N ALIMA

st Yneticinin ziyaret edilmesi

Al toplants yaplmas

Deerlendirme kapsamnn belirlenmesi

alma plan ve i programnn hazrlanmas ve onaylatlmas

SAHA ALIMASI

Belge incelemesi yaplmas

Grmeler ve anketlerin gerekletirilmesi

Elde edilen kantlarn deerlendirilmesi

RAPORLAMA

Kapan toplantsnn gerekletirilmesi

Denetim Birimi Bakannn sonulara ilikin grnn alnmasDnemsel Gzden Geirme/D Deerlendirme Raporunun hazrlanarak sunulmas

Hazrlayan ve onaylayan bilgilerine de yer verilir.

49

Ek: 5

EK: 5

ALIMA PLANI

DNEMSEL GZDEN GERME/DI DEERLENDRMENN AMACI

Denetim Birimi Bakan/Kurul tarafndan grevlendirme srasnda bildirilen dnemsel gzden geirme/d deerlendirme amac, yaplan n alma neticesinde gerekirse gncellenerek bu blmde belirtilecektir.

DNEMSEL GZDEN GERME/DI DEERLENDRMENN KAPSAMI

Denetim Birimi Bakan/Kurul tarafndan grevlendirme srasnda bildirilen dnemsel gzden geirme/d deerlendirme kapsam, yaplan n alma neticesinde gerekirse gncellenerek bu blmde belirtilecektir.

DNEMSEL GZDEN GERME/DI DEERLENDRME YNTEM

Denetim Birimi Bakan/Kurul tarafndan grevlendirme srasnda bildirilen dnemsel gzden geirme/d deerlendirme yntemi, yaplan n alma neticesinde gerekirse gncellenerek bu blmde belirtilecektir. Ayrca, grme yaplacak kiiler ile incelenen belge ve dosyalarn rneklenmesine ilikin bilgiler (ana ktle, seilen rnek says ve gerekesi gibi) de bu balk altnda aklanacaktr.

EK: Program (.. sayfa)

Hazrlayan, gzden geiren ve onaylayan bilgilerine de yer verilir.

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

50

PROGRAMI

SN Yaplacak almalar Sorumlu KiiBalama

TarihiBiti

Tarihi

1 denetim politika ve prosedrlerine ilikin belgelerin incelenmesi

2 denetim faaliyetinin ynetimine ilikin belgelerin incelenmesi (plan, program, faaliyet raporlar .)

3 denetim faaliyetinin ynetimine ilikin belgelerin incelenmesi (risk deerlendirme.)

4 denetim faaliyetinin ynetimine ilikin belgelerin incelenmesi (kalite gvence.)

5 denetim faaliyetinin ynetimine ilikin belgelerin incelenmesi (eitim bilgileri.)

6 denetim faaliyetinin ynetimine ilikin belgelerin incelenmesi (grevlendirmeler.)

7 Grevin yrtlmesi ve raporlanmasna ilikin belgelerin incelenmesi ( no.lu denetim dosyas)

.. Grevin yrtlmesi ve raporlanmasna ilikin belgelerin incelenmesi ( no.lu denetim dosyas)

.. .

.. ..

.. Grevin yrtlmesi ve raporlanmasna ilikin belgelerin incelenmesi ( no.lu danmanlk dosyas)Grevin yrtlmesi ve raporlanmasna ilikin belgelerin incelenmesi ( no.lu danmanlk dosyas)

..

.. Grevin yrtlmesi ve raporlanmasna ilikin belgelerin incelenmesi ( no.lu izleme dosyas)

.. .

.. st ynetici yardmcs .. ile grlmesi

.. .. Birimi Yneticisiyle grlmesi

.. .. Birimi Yneticisiyle grlmesi

.. .

.. .. Birimi Yneticisine anket uygulanmas

Mali Hizmetler Birimi/Strateji Gelitirme Birimi Yneticisiyle Grlmesi

.. deneti . ile grlmesi

.. deneti . ile grlmesi

..

.. .

.. Denetim Birimi Bakan ile grlmesi

51

Ek: 6

EK: 6

STANDARTLAR VE UYGUNLUK KRTERLER

EK:6

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

52

1000 AMA YETK VE SORUMLULUKLAR denetim faaliyetinin ama, yetki ve sorumluluklar, Denetimin Tanmna, Meslek Ahlak Kurallarna ve Kamu Denetim Standartlarna (Standartlar) uygun olarak her kamu idaresi iin st yneticinin onay ile karlacak bir ynerge ile belirlenmek zorundadr. denetim yneticisi, i denetim ynergesini dnemsel olarak gzden geirmek ve st yneticiye onay iin sunmak zorundadr. 1000.G1. dareye salanan gvence hizmetlerinin nitelii i denetim ynergesinde belirtilmek zorundadr. dare dndaki taraflara gvence hizmeti salanacaksa, bunun nitelii de ynergede aklanmak zorundadr. 1000.D1. Danmanlk hizmetlerinin nitelii, i denetim ynergesinde belirtilmek zorundadr. LKL OLDUU KONU BALII Ynetim ve Organizasyon-Misyon, Vizyon ve Hedefler TEMEL UYGUNLUK KRTER VE KRTERN LGL OLDUU MEVZUAT/Y UYGULAMA

1 Ynergede i denetim faaliyetinin ama, yetki ve sorumluluklar, Denetimin Tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uygun olarak tanmlanm olup ynerge ve deiiklikler DB Bakan tarafndan st yneticiye onay iin sunulmaktadr.

EK:7-2 DUEHY/Md.13

2 Ynerge ve deiiklikleri DKKnn uygun gr alndktan sonra uygulamaya konulmaktadr. EK:7-1 DUEHY/Md.13

3 Ynergenin hazrlanmas ve gncellenmesi almalarnda i denetilerin katlm salanmaktadr.

EK:7-3 EK:13-1 DUEHY/Md.13A

4 Ynergede, programl ve program d danmanlk ve gvence hizmetlerinin nitelii aka ifade edilmektedir.

EK:7-4 EK:11-10

DUEHY/Md.13

5 Ynerge, DB Bakan tarafndan dnemsel olarak gzden geirilmektedir. EK:7-5 DUEHY/Md.13

6 Denetim raporlarnda gvence seviyesi ya da snflandrma sistemi kullanlyorsa ve/veya kapsaml bir gr ortaya konuluyorsa buna ilikin esaslar ynergede tanmlanmaktadr. (Bkz. KDS 2410)

EK:7-6 DUEHY/Md.44 KDR

KDS 1000

53

1010 Denetim Tanmna, Meslek Ahlak Kurallarna ve Standartlara Denetim Birim Ynergesinde Yer Verilmesi Denetim Tanmna, Meslek Ahlak Kurallarna ve Standartlara uyma zorunluluuna, i denetim ynergesinde yer verilmek zorundadr. denetim yneticisi, Denetim Tanmn, Meslek Ahlak Kurallarn ve Kamu Denetim Standartlarn st ynetici ve st ynetime aklamaldr. LKL OLDUU KONU BALII Ynetim ve Organizasyon-Misyon, Vizyon ve Hedefler TEMEL UYGUNLUK KRTER VE KRTERN LGL OLDUU MEVZUAT/Y UYGULAMA

1 Ynerge uygun aralarla birim yneticilerine duyurulmaktadr. EK:7-7 DUEHY/Md.44

2 DB Bakan tarafndan st ynetici ve st ynetime, Denetimin Tanm, Standartlar ve Meslek Ahlak Kurallar hakknda yeterli dzeyde bilgilendirme yaplmaktadr.

EK:10-3 EK:11-1

3 Ynergede Denetimin Tanmna, Standartlara ve Meslek Ahlak Kurallarna uyma zorunluluuna yer verilmitir. EK:7-14

KDS 1010

Ek: 6

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

54

Bu standardn ilikili olduu konu bal ve temel uygunluk kriterleri 1110, 1111, 1120 ve 1130 No.lu Standartlar altnda detaylandrlmtr.

1100 BAIMSIZLIK VE TARAFSIZLIK denetim faaliyeti bamsz olmak zorundadr ve i denetiler grevlerini yerine getirirken tarafsz davranmak zorundadr.

KDS 1100

55

LKL OLDUU KONU BALII Ynetim ve Organizasyon-Organizasyon Ynetim ve Organizasyon- Denetim Biriminin Btesi

TEMEL UYGUNLUK KRTER VE KRTERN LGL OLDUU MEVZUAT/Y UYGULAMA

1 darenin organizasyon emasnda i denetim biriminin dorudan st yneticiye ball aka gsterilmektedir. EK:7-8 KMYKK

KDGT/Md.8

2 denetim faaliyetleri sonucu retilen raporlar (denetim, danmanlk, dnemsel raporlar gibi) dorudan st yneticiye sunulmaktadr. EK:8.1-1 EK:9-66

KMYKK DUEHY/Md.44

3 denetim plan ve programlar st ynetici tarafndan onaylanmaktadr. EK:8.1-2 KMYKK DUEHY/Md.12

4 denetilerin programl ve program d grevlendirmeleri st ynetici ve DB Bakan tarafndan yaplmaktadr. EK:7-9 KMYKK

DUEHY/Md.13A

5

denetim faaliyetlerinin sorumluluk ve grevlerini yerine getirmesine engel olan kapsam veya bte hazrlama ve uygulama kstlamas bulunmamaktadr (kaytlara, personele, fiziki kaynaklara eriim yetkileri gibi).

EK:7-10 EK:12-2,3,4,5 EK:13-3,4,5,6

DUEHY/Md.16 -KDS 1110

6 deneti atamalarnda DB Bakannn gr alnmaktadr (Y UYGULAMA). EK:12-1 EK:13-2 IIA-UMU (DR)

1110 dare i Bamszlk denetim yneticisi, dorudan st yneticiye raporlama yapmak zorundadr. 1110.G1. denetim faaliyeti, i denetimin kapsamnn belirlenmesi, yrtlmesi ve sonularnn paylalmas ve raporlanmas hususunda her trl mdahaleden uzak ve serbest olmak zorundadr.

KDS 1110

Ek: 6

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

56

LKL OLDUU KONU BALII Ynetim ve Organizasyon-Organizasyon TEMEL UYGUNLUK KRTER VE KRTERN LGL OLDUU MEVZUAT/Y UYGULAMA

1 DB Bakan, kurum st ynetiminin dzenli olarak yaptklar toplantlara katlmakta veya st ynetici ile ylda en az bir kere zel olarak grmektedir.

EK:7-11 EK:12-8

IIA-UMU (U/1111-1)

2 DB Bakan i denetim faaliyetinin gerektirdii acil konularda st yneticiyle makul bir sre ierisinde grebilmektedir. EK:12-6 EK:13-7

3 DB Bakan, birim faaliyetleri hakknda st yneticiye dzenli olarak bilgi vermektedir (Bkz. KDS 2060). EK:10-3 EK:12-7

DUEHY/Md.13 IIA-UMU

(U/1111-1)

4 Raporlar, DB Bakan ve ilgili denetiler tarafndan st yneticiye toplant araclyla sunulmaktadr. (Y UYGULAMA) EK:12-9 EK:13-9 KDR

1111 st Yneticiyle Dorudan letiim denetim yneticisi st ynetici ile dorudan iletiim ve etkileimde olmak zorundadr.

KDS 1111

57

LKL OLDUU KONU BALII Ynetim ve Organizasyon-Organizasyon TEMEL UYGUNLUK KRTER VE KRTERN LGL OLDUU MEVZUAT/Y UYGULAMA

1 DB Bakan, uygulanabilir olmas halinde, i denetiler arasndaki grev dalmn dnemsel rotasyona balamaktadr. EK:8.2-1 EK:12-13

DUEHY/Md.23 KDGT/Md.14

KDR IIA-UMU

(U 1120-1)

2 Grevlerin sonu ve deerlendirmeleri nesnel kant ve gzlemlere dayanmaktadr.* EK:9-1 DUEHY/Md.17,26

3

denetiler danmanlk grevleri yrtmeleri halinde ynetim sorumluluunun dorudan stlenilmesi anlamna gelecek faaliyet (sistem tasarlanmas, kurulmas, iletilmesi ve bu sistemlerin prosedrlerinin belirlenmesi, risk itahnn belirlenmesi, risk yantlarnn seilmesi gibi) yrtmemektedir.

EK:7-4 EK:9-2

EK:12-43 EK:13-27

KDR IIA-UMU

(U 1120-1)

4 DB Bakan tarafndan, denetim grevlendirmelerinde i denetilerin nceki danmanlk faaliyetleri dikkate alnmakta ve bir yl gemeden ayn alanda denetim grevi verilmemektedir.

EK:8.2-2 EK:12-10

KDR IIA-UMU

(U 1130.EK:10)

5 denetiler her bir grev ncesinde gizlik ilkelerine uyacan ve kar atmas bulunmadn taahht etmek amacyla Bamszlk ve Tarafszlk Belgesi dzenlemektedir.

EK:9-3 KDR

6 DB Bakan tarafndan raporlarn denetlenen birimlere sunulmadan nce tamlk, doruluk, tarafszlk, ksalk, yapclk ve aklk asndan gzden geirilmektedir (Bkz. KDS 2420).

EK:9-4 EK:12-52 EK:13-38

KDR DUEHY/Md.13A

IIA-UMU (U 1120-1)

* UYUMSUZ olarak deerlendirilebilmesi iin 2300 ve 2400 no.lu standartlar uyarnca yaplan deerlendirmeler ile desteklenmesi gerekir.

1120 Bireysel Tarafszlk denetiler, tarafsz ve nyargsz bir ekilde davranmak ve her trl kar atmasndan kanmak zorundadr.

KDS 1120

Ek: 6

Kam

u

Den

etim

Kal

ite G

ven

ce v

e Ge

litir

me

Rehb

eri

58

1130 Bamszlk veya Tarafszln Bozulmas Bamszln veya tarafszln fiilen bozulduu veya bozulduu izlenimi doduu takdirde, durum ilgili taraflara aklanmak zorundadr. Bu aklamann kapsam, bozucu etkenin niteliine baldr. 1130.G1. denetiler, daha nce sorumlu olduu faaliyetlere ilikin denetim grevi yapmaktan kanmak zorundadr. Bir i denetinin son bir yl iinde sorumlu olduu idari bir faaliyet hakknda denetim hizmeti vermesinin, tarafszln bozaca varsaylr. 1130.D1. denetiler, daha nce sorumlusu olduklar idari faaliyetlere ilikin danmanlk hizmeti verebilir. 1130.D2. denetiler, nerilen danmanlk hizmetleriyle ilgili bamszlklarna ve tarafszlklarna zarar verecek hususlar sz konusu ise, grevi kabul etmeden nce danmanlk hizmetini talep edene bu durumu aklamak zorundadrlar. LKL OLDUU KONU BALII Ynetim ve Organizasyon-Organizasyon

TEMEL UYGUNLUK KRTER VE KRTERN LGL OLDUU MEVZUAT/Y UYGULAMA

1 denetiler, tarafszlklarnn bozulduu veya bozulduu izlenimi yaratan durumlarn (denetlenen birim personeli veya ile ilgili baka kiilerden hediye kabul edilmemesi, grevlendirmelerde dikkate alnmas gereken konular vs. hakknda) farkndadr.

EK:12-12 EK:13-11

IIA-UMU (U 1130-1)

2 denetiler, grevin yrtlmesi srasnda grevin tarafsz ve bamsz olarak yaplmasna engel olan durumlar (bilgi ve kaynaklara eriim engelleri gibi) DB Bakanna bildirmektedir. DB Bakan tarafndan zmlenemeyen hususlar st yneticiye intikal ettirilmektedir.

EK:9-5 EK:12-11 EK:13-10

DUEHY/ Md.13A, 16, 17,

26 IIA-UMU

(U/1130-1)

3 DB Bakan talep edilen danmanlk hizmetleriyle ilgili i denetilerin bamszlklarna ve tarafszlklarna zarar verecek hususlar sz konusu ise danmanlk hizmetini talep edene bu durumu aklamaktadr.

EK:12-14 EK:13-12

4 Denetlenen birimlerde, i denetilerin grevlerini tarafsz bir ekilde yrttklerine ilikin kanaat bulunmaktadr. EK:10-10 EK:11-12

5 DB Bakan tarafndan i denetilerin daha nceden grev yaptklar idari birimlerde bir yl gemeden denetim grevi verilememesi hususu dikkate alnmaktadr. (Bkz. KDS 2431)

EK:8.3-1 EK:12-10 DUEHY/Md.26

Daha nceden sorumlu olunan idari grevlerde bir yl gemeden denetim grevlendirmesi yaplmamas, danmanlk yaplan alanda bir yl gemeden denetim yaplmamas gibi. UYUMSUZ olarak deerlendirilebilmesi iin 2300 ve 2400 no.lu standartlar uyarnca yaplan deerlendirmeler ile desteklenmesi gerekir.

KDS 1130

59

Bu standa