KALİTE EL KİTABI(KEK).doc KEK-DİZİ PUSULASI.doc KEK …02-KAYITLARIN KONTROLÜ...

KALİTE EL KİTABI(KEK).doc

KEK-DİZİ PUSULASI.doc

KEK-KAPAK SAYFASI.doc

01-DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ(PR.Û1).doc

02-KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ(PR.02).doc

03-ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME PROSEDÜRÜ(PR.03).doc

04-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ(PR.04).doc

05-DÜZELTİCİ ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ(PR.05).doc

06-ANKET PROSEDÜRÜ(PR.06).doc

07-İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ(PR.07).doc

08-UYGUN OLMAYAN HİZMETİN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ(PR.08).doc

09-EĞİTİM PROSEDÜRÜ(PR.09).doc

10-SATINALMA PROSEDÜRÜ(PR.10).doc

11-AİDAT, SOSYAL YARDIM VE İKRAZ HAVALE PROSEDÜRÜ(PR.11).doc

12-EVRAK KAYIT PROSEDÜRÜ(PR.12).doc

PROSEDÜRLER-KAPAK SAYFASI.doc

01-GENEL MÜDÜR GÖREV TANIMI(GT.01).doc

02-İDARİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI(GT.02).doc

03-MALİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI(GT.03).doc

04-MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.05).doc

05-UZMAN GÖREV TANIMI(GT.06).doc

06-HUKUK MÜŞAVİRLİĞİGÖREV TANIMI(GT.07).doc

07-ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.08).doc

08-AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.10).doc

09-İKRAZ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.11).doc

10-BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRÜ GÖREV TANIMI(GT.13).doc

11-KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ GÖREV TANIMI(GT.16).doc

12-PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.17).doc

13-PROJE YÖNETİCİSİ GÖREV TANIMI(GT.18).doc

GÖREV TANIMLARI-KAPAK SAYFASI.doc

~$-AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.10).doc

~$-BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRÜ GÖREV TANIMI(GT.13).doc

~$-BİLİŞİM PERSONELİ GÖREV TANIMI(GT.18).doc

01-KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA TABLOSU(KEK.EK.01).doc

02-KALİTE POLİTİKASI(KEK.EK.03).doc

03-ORGANİZASYON ŞEMASI(KEK.EK.04).doc

04-KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ SÜREKLİ İYİLEŞTİRME TABLOSU(KEK.EK.05).doc

05-KALITE HEDEFLERİ(KEK.EK.06).doc

06-KALİTE EL KİTABI DAĞITIM LİSTESİ(KEK.EK.07).doc

07-PROSESLERİN ETKİLEŞİM DERECELENDİRME TABLOSU(KEK.EK.08).docx

08-PROSESLERİN ETKİLEŞİM TABLOSU(KEK.EK.09).doc

EKLER-KAPAK SAYFASI.doc

01-BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI(İA.01).doc

02-MUHASEBE ve MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI(İA.02).doc

03-HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMASI(İA.03).doc

04-ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI(İA.04).doc

05-PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI (İA.05).doc

İŞ AKIŞ ŞEMALARI- KAPAK SAYFASI.doc

02-İKRAZ PROSESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI(PİA.02).doc

AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR HİZMET PROSESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI(PİA.01).doc

PROSES İŞ AKIŞ ŞEMALARI-KAPAK SAYFASI.doc

01-AİDAT VE SOSYAL YARDIM HİZMETPROSESİ(PS.01)..doc

02-İKRAZ PROSESİ(PS.02).doc

PROSESLER-KAPAK SAYFASI.doc

01-KAŞE TALİMATI(TL.01).doc

02-YANGIN TALİMATI(TL.02).doc

03-MÜRACAAT TALİMATI(TL.03).doc

04-GECE BEKÇİLİĞİ TALİMATI(TL.04).doc

05-JENERATÖR KULLANMA TALİMATI(TL.05).doc

06-DOĞALGAZ KAZANLARI VE KAZAN DAİRESİ TALİMATI(TL.06).doc

07-TAŞIT KULLANMA TALİMATI(TL.07).doc

08-YEMEKHANE TALİMATI(TL.08).doc

09-ÜYE GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU DEĞERLENDİRME RAPORU HAZIRLAMA ESASLARI TALİMATI(TL.09).doc

10-MUHASEBE İŞLERİ TALİMATI(TL.10).doc

11-YANGIN KONTROL PANELİ KULLANMA TALİMATI(TL.11).doc

TALİMATLAR-KAPAK SAYFASI.doc

01-GEÇ GÖNDERİLEN YARDIM VE İKRAZ LİSTESİ(LS.01).doc

02-DOKÜMAN DAĞITIM-TAKİP LİSTESİ(LS.02).doc

03-İÇ TETKİK SORU LİSTESİ(LS.03).doc

04-EĞİTİM KATILIMCI LİSTESİ(LS.04).doc

05-TEDARİKÇİ LİSTESİ(LS.05).doc

06-İÇ TETKİKÇİ LİSTESİ(LS.06).doc

07-BANKA FAİZ ORANLARI LİSTESİ (LS.07).doc

08-KONTROLLÜ DOKÜMAN LİSTESİ(LS.08).doc

09-DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN LİSTESİ(LS.09).doc

10-GELEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ(LS.10).doc

11-GİDEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ (LS.11).doc

12-SERVİS İÇİ EVRAK ZİMMET LİSTESİ (LS.12).doc

LİSTELER-KAPAK SAYFASI.doc

01-PROGRAM DÜZELTME VE EKLEME TALEP FORMU(FR.01).doc

02-REVİZYON İZLEME FORMU(FR.02).doc

03-GÜNLÜK GELEN EVRAK TAKİP FORMU(FR.03).doc

04-TEMİZLİK TAKİP FORMU(FR.06) Eklendi 09112010.doc

05-DOKÜMAN DAĞITIM-TOPLAMA FORMU(FR.07).doc

06-REVİZYON TALEP FORMU(FR.08).doc

07-UYGUNSUZLUK KAYIT FORMU(FR.09).doc

08-UYGUNSUZLUK TAKİP FORMU(FR.10).doc

09-DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYET TAKİP FORMU(FR.12).doc

10-DÜZELTİCİ VE ÖNLEYİCİ FAALİYET RAPORU FORMU(FR.13).doc

11-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI GÜNDEMİ FORMU(FR.17).doc

12-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI TUTANAĞI FORMU(FR.18).doc

13-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ KARARLARI TAKİP FORMU(FR.20).doc

14-ÜYE GÖRÜŞ ÖNERİ VE ANKET FORMU(FR.21).doc

15-PERSONEL GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU YENİ (FR.22).doc

16-PROSES TAKİP FORMU(FR.23).doc

17-PERSONEL EĞİTİM TALEP FORMU(FR.26).doc

18-PERSONEL EĞİTİM KAYIT FORMU(FR.27).doc

19-EĞİTİMİN DEĞERLENDİRİLMESİ FORMU(FR.28).doc

20-ORYANTASYON EĞİTİM FORMU(FR.30).doc

21-TÜKETİM MALZEMELERİ İSTEME VE ÇIKARMA FİŞİ FORMU (FR.31).doc

22-YÜKLENİCİ DEĞERLENDİRME FORMU(FR.32).doc

23-TOPLANTI TUTANAĞI FORMU(FR.33).doc

24-ARŞİV TALEP-TAKİP FORMU(FR.35).doc

25-İKRAZ ANKET FORMU (FR.36).docx

26-GÜNLÜK ZİYARETÇİ GİRİŞ-ÇIKIŞ FORMU(FR.37).doc

27-ARIZA TESPİT FORMU(FR.38).doc

28- AİDATANKET FORMU (FR.39).docx

FORMLAR-KAPAK SAYFASI.doc

01-YILLIK İÇ TETKİK PLANI(PL.01).doc

02-İÇ TETKİK DETAY PLANI(PL.02).doc

03-YILLIK EĞİTİM PLANI (PL.03).doc

PLANLAR-KAPAK SAYFASI.doc

01-İÇ TETKİK DEĞERLENDİRME RAPORU(RP.01).doc

02-KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ PERFORMANS RAPORU (RP.02).doc

03-EĞİTİM RAPORU(RP.03).doc

04-EĞİTİMİN ETKİNLİĞİNİ ÖLÇME RAPORU(RP.05).doc

RAPORLAR-KAPAK SAYFASI.doc

Doküman No : KEK.01

Revizyon No : 06

Revizyon Tarihi : 03.11.2015

Yayın Tarihi : 01/11/2007

Sayfa No : 1/22

MaddeNo

İÇİNDEKİLER Sayfano

İÇİNDEKİLER 1-21 GİRİŞ 31.1 Önsöz 31.2 Tanımlar 3-41.3 Kısaltmalar 42 İLKSANIN TANITIMI 53 KALİTE POLİTİKAMIZ 64 KAPSAM VE HARİÇ TUTULAN MADDELER 75 KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ 85.1 Genel Şartlar 85.2 Dokümantasyon Şartları 85.2.1 Genel 85.2.2 Kalite El Kitabı 95.2.3 Dokümanların Kontrolü 9-105.2.4 Kontrollü Dokümanlar 105.2.5 Dış Kaynaklı Dokümanlar 105.2.6 Dokümanların Tanımı 10-125.2.7 Kayıtların Kontrolü 126 YÖNETİMİN SORUMLULUĞU 126.1 Yönetimin Taahhüdü 126.2 Uye Odaklılık 12-136.3 Kalite Politikası 136.4 Planlama 136.4.1 Kalite Hedefleri 136.4.2 Kalite Yönetim Sisteminin Planlanması 13-146.5 Sorumluluk, Yetki ve İletişim 146.5.1 Sorumluluk ve Yetki 146.5.2 Kalite Yönetim Temsilcisi 146.5.3 İletişim 146.6 Yönetimin Gözden Geçirmesi 157 KAYNAK YÖNETİMİ 157.1 Kaynakların Sağlanması 157.2 İnsan Kaynakları 15-167.3 Alt Yapı, Elektronik Araç, Gereç, Donanım Kaynakları 167.4 Çalışma Ortamı 168 HİZMET GERÇEKLEŞTİRME 168.1 Hizmet Gerçekleştirmenin Planlanması 168.2 Üye İle İlişkili Prosesler 178.3 Tasarım ve Geliştirme 178.4 Satın Alma 17

HAZIRLAYAN ONAYLAYAN

Ayla AYDOĞAN Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Temsilcisi Genel Müdür

ILKSAN GENEL MUDURLUGU

KALİTE EL KİTABI


Revizyon No : 06



Sayfa No : 2/22

8.4.1 Satın Alma Bilgisi 178.4.2 Satın Alma Şartlarına Uygunluğun Sağlanması 178.4.3 Tedarikçi Değerlendirme 17-188.5 Hizmetin Sağlanması 188.5.1 Hizmet Sağlamanın Kontrolü 188.5.2 Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliği 188.5.3 Tanımlama ve İzlenebilirlik 18-198.5.4 Uye Mülkiyeti 198.5.5 Hizmetin Korunması 198.6 İzleme ve Ölçme Cihazlarının Kontrolü 199 ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME 199.1 Genel 199.2 İzleme ve Ölçme 199.2.1 Üye Memnuniyeti 19-209.2.2 İç Tetkik 209.2.3 Proseslerin İzlenmesi ve Ölçülmesi 209.2.4 Hizmetin İzlenmesi ve Ölçülmesi 209.3 Uygun olmayan Hizmetin Kontrolü 219.4 Veri Analizi 219.5 İyileştirme 219.5.1 Sürekli iyileştirme 219.5.2 Düzeltici Faaliyet 219.5.3 Önleyici Faaliyet 21-22




İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No T06



KALİTE EL KİTABISayfa No : 3/22

1. GİRİŞ

1.1. ÖnsözİLKSAN, TS-EN-ISO 9001:2008 (Kalite Yönetim Sistemi - Şartlar) standardının

öngördüğü şartlara uygun olarak, Kalite Yönetim Sistemini oluşturmuş, dokümante etmiş ve sürekliliğini sağlamıştır.

Kalite Yönetim Sistemimizin kurulması ve Kalite El Kitabının hazırlanmasında aşağıdaki dış kaynaklı dokümanlardan faydalanılmıştır.

• TSE EN ISO 9001:2008, Kalite Yönetim Sistemleri-Temel Kavramlar, Terimler ve Tarifler

• ISO 9001:2008, Kalite Yönetim Sistemi-Şartlar• MEB Web Sayfası• MEB Tebliğler Dergisi• Resmi Gazete

Kalite El Kitabında, Kalite Yönetim Sistemimizdeki prosesler ve etkileşimleri tanımlanmış, faaliyetlere ait hazırlanan dokümanlara atıf yapılmıştır.

İLKSAN; Kalite Yönetim Sisteminde, üye hizmet şartlarını karşılamak suretiyle üye memnuniyetinin artırılması için, sistemin uygulanması ve etkinliğinin iyileştirilmesinde proses yaklaşımını benimsemiştir.

• Kalite Yönetim Sistemimizde kullanılan proses yaklaşımı;• Üye hizmet ve yasal şartların anlaşılması ve yerine getirilmesi,• Proses performans ve etkinliğinin sonuçlarının elde edilmesi,• Objektif ölçmelere dayandırılan proseslerin sürekli iyileştirilmesi, dikkate

alınarak meydana getirilmiştir.

Uygulama (PUKÖ) ise;Planla : Üye istekleri ve İLKSAN’ın politikası ile uyumlu sonuçların ortaya çıkması için gerekli objektif hedeflerin ve proseslerin oluşturulması,Uygula : Proseslerin uygulanması,Kontrol Et : Prosesler ve hizmetlerin, kalite politikası, hedefler ve hizmet şartlarına göre izlenmesi, ölçülmesi ve sonuçların kontrol edilmesi,Önlem Al : Proses performansını sürekli iyileştirmek için iyileştirme ve önleyici faaliyetlerinin başlatılması şeklinde gerçekleştirilir.

Kalite Yönetim Sistemi; üye hizmet şartları, üye beklentileri, yasal şartlar ve hizmet standartları da dikkate alınarak üye memnuniyetinin artırılmasına yönelik hazırlanmıştır. Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması yolu ile üye memnuniyetinin artırılması amaçlanmıştır.

1.2. TanımlarKanun: 4357 sayılı Kanunu,Ana Statü: 4357 sayılı Kanuna göre çıkarılan ve Sandığın kuruluş amacını, niteliğini, vereceği yardımları belirleyen tüzüğü,




Revizyon No : 06



Sayfa No : 4/22

Yönetm elik: 4357 sayılı Kanuna göre çıkarılan ve İLKSAN’da uygulanan yönetmelikleri,Üst Yönetim : Yönetim Kurulu, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür ve yardımcılarını,Üye: 4357 sayılı Kanunda görev ve görev yerleri sayılarak belirlenen Sandık üyelerini,Tedarikçi: Mal veya hizmet sağlayan kişi veya kuruluşu,

1.3 KısaltmalarİLKSAN İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve Sosyal Yardım SandığıKEK Kalite El KitabıKEK. EK EKKYS Kalite Yönetim SistemiPS ProsesPR ProsedürLS ListeFR FormTL TalimatİA İş AkışlarıPİA Proses İş AkışlarıDOF Düzeltici/Önleyici FaaliyetRP RaporPL PlanDKD Dış Kaynaklı Doküman

REFERANS DOKÜMANLAR• İLKSAN Ana Statüsü• Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliği• İkraz Yönetmeliği• Personel ve İdari İşler Yönetmeliği• Bütçe Muhasebe ve Alım Satım Yönetmeliği• Satış ve Kiraya Verme Yönetmeliği• Temsilciler Kurulu Seçim Yönetmeliği



İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

KALİTE EL KİTABI


Revizyon No

Revizyon Tarihi


06

03.11.2015

Sayfa No : 5/22

2. İLKSAN’IN TANITIMIİLKSAN 13.01.1943 tarihli ve 4357 sayılı Kanunun 11 inci maddesine göre,

Milli Eğitim Bakanlığı’na bağlı, Sağlık ve Sosyal Yardım Sandığı olarak kurulmuştur. Sandığın üyeleri (üye) 11 inci maddenin ikinci paragrafında görev ve görev yerleri sayılarak belirtilmiştir. Sandıktan üyelere yapılacak yardımlar aynı Kanunun 14 üncü maddesine göre hazırlanan Ana Statü’de, hangi hallerde hangi yardımların yapılacağı ise bu Ana Statü’ye uygun olarak hazırlanan yönetmeliklerle belirlenmiştir. Sandığın gelirleri de 11 inci maddenin (1), (2), (3) ve (4)’ncü fıkralarında sayılmıştır. İLKSAN, Ana Statü ve Yönetmeliklerde belirtilmemiş olmakla birlikte üyelerin lehine olacak hizmetlerde vermektedir. Ferdi Grup Kaza Sigortası ve kamp hizmetleri vb. gibi.

İLKSAN’ın Merkezi : Demirkapı Sokak No: 24 03340Demirlibahçe-Mamak/ANKARA

Tel : (0 312) 363 24 14 pbx Faks : (0 312) 319 28 00 Web adresi : w w w .ilksan.gov.tr E- mail : ilksan@ ilksan.gov.tr



http://www.ilksan.gov.tr/

mailto:[email protected]


KALİTE EL KİTABI


Revizyon No

Revizyon Tarihi


06

03.11.2015

Sayfa No : 6/22

3. KALİTE POLİTİKAMIZİLKSAN olarak; Üyelerimizin memnuniyetini artırmak için Kalite Yönetim

Sistemi şartlarına uymayı,Teknolojideki yeniliklere uygun olarak hizmet kalitemizi sürekli geliştirmeyi, Çalışanlarımızın, hizmetlerimize sağladıkları katkılarıyla gurur duymalarını

sağlamayı,Çalışanlarımızın sürekli eğitimi ile yapılan her işi bir defada ve her seferde

doğru yapmalarını, sağlayarak verimliliği artırmayı ve maliyetleri düşürmeyi,Kalite bilincini taşıyan güler yüzlü yönetim anlayışı ile etkin, verimli ve güvenilir

hizmet vermeyi,taahhüt ederiz.

Genel Müdür

01/11/2007



İLKSAN GENEL MUDURLUĞU

KALİTE EL KİTABI


Revizyon No : 06



Sayfa No :7/22

4. KAPSAM VE HARİÇ TUTULAN MADDELERİLKSAN’da uygulanan Kalite Yönetim Sistemi; üyelere yapılan hizmet ve

yardım faaliyetlerini kapsamaktadır.Kalite Yönetim Sistemimiz; İLKSAN’ın, faaliyetlerinin yapısı ve hizmetlerinin

özellikleri nedenleriyle, ISO 9001:2008 Standardının aşağıda belirtilen hariç tutulan maddeler dışında diğer tüm şartlarını kapsamaktadır.

Kalite Yönetim sistemimizin, hariç tutulan maddeleri ve nedenleri ;

Hariç Tutulan Madde Numarası

Hariç Tutma Nedeni

I) 7.3 Tasarım ve Geliştirm e I ) İLKSAN ilgili kanun, ana statü ve mevzuata göreişlerini yürütür. Hizmetlerimizde tasarım ve geliştirme uygulanmamaktadır.

II) 7.5.1 (f) bendi I I ) İLKSAN ilgili kanun, ana statü ve mevzuata göreişlerini yürütür.

III) 7.5.2 Üretim Sunumu için III) İLKSAN ilgili kanun, ana statü ve mevzuata göreProseslerin G eçerliliğ i işlerini yürütür.

IV) 7.5.4 Üye Mülkü IV) İLKSAN ilgili kanun, ana statü ve mevzuata göreişlerini yürütür.

V) 7.6 İzleme ve Ölçme V) İLKSAN ilgili kanun, ana statü ve mevzuata göre Cihazlarının Kontrolü iş I e rini yürütür. Hizmetlerimizde kalibre edilecek

cihaz kullanılmamaktadır.




Revizyon No : 06



Sayfa No : 8/22

5. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ

5.1 Genel ŞartlarSandığımızdan üyelerimize ilgili mevzuat çerçevesinde verilen sosyal yardım

ve diğer hizmetler için TSE EN ISO 9001:2008 standardının şartlarına uygun Kalite Yönetim Sistemi kurulmuş, dokümante edilmiş, uygulanmakta, sürekliliği sağlanmakta ve etkinliği sürekli iyileştirilmektedir.

Kalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyulan ve hazırlanan dokümanlar, yönetim faaliyetleri, kaynakların temini, hizmet gerçekleştirme ve ölçme ve değerlendirme prosesleri için belirlenmiş, dokümante edilmiş ve TSE EN ISO 9001:2008 şartlarına göre yönetilmektedir.

Kalite Yönetim Sistemi için prosesler belirlenmiş ve yöntemleri dokümante edilmiştir. Kalite Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulanması için, hizmet süreçleri, yönetim süreci ve kalite yönetimi süreci ayrı ayrı olarak Kalite Yönetim Sistemi Uygulamaları Tablosu(KEK.EK-01)’nda verilmiştir. Kalite hedefleri ise Kalite Hedefleri Tablosu(KEK.EK.06)’nda gösterilmiştir.

Prosesler planlanırken, üye şartları, yasal şartlar, hizmetlerimizin kendilerine has özellikleri, organizasyon şartlarının karşılanması dikkate alınmıştır. Proses etkinliği, üye beklenti ve ihtiyaçları, mevzuat izlenmek sureti ile sürekli güncellenmekte ve iyileştirilmektedir.

Bütün prosesler, performans kriterlerine göre Proses Takip Formu (FR.23) ile izlenir. Etkinlikleri veri analizleri yapılarak ölçülür, kontrol altında tutulur.

İLKSAN, Proseslerin çalıştırılması, belirlenen proses performans kriterlerine ulaşılması için gereken kaynakları ve bilgiyi sağlamıştır.

PROSESLER• Aidat ve Sosyal Yardım Hizmet Prosesi (PS.01)• İkraz Prosesi (PS.02)

REFERANS DOKÜMANLAR• Kalite Yönetim Sistemi Uygulamaları Tablosu (KEK.EK-01)• Kalite Hedefleri Tablosu (KEK.EK.06)• Proses Takip Formu (FR.23)

5.2 Dokümantasyon Şartları

5.2.1 GenelİLKSAN’ın Kalite Yönetim Sistemini oluşturan dokümantasyon yapısı kalite

politikasını, kalite hedeflerini, Kalite El Kitabını(KEK), sandığımızın ihtiyaç duyduğu diğer dokümanları, bu standardın öngördüğü prosedürleri, sistem içinde kullanıma konulmuş olan formları, ekleri, prosesleri, iş akış şemalarını, listeleri, görev tanımlarını, talimatları ve diğer kayıtları içermektedir. Bu dokümanlar bilgisayar ortamında veya kağıt ortamında kontrollü olarak muhafaza edilmektedir.



İLKSAN GENEL MUDURLUGU

KALİTE EL KİTABI


Revizyon No

Revizyon Tarihi


06

03.11.2015

Sayfa No : 9/22

5.2.2. Kalite El KitabıİLKSAN’ın Kalite Yönetim Sistemini anlatan Kalite El Kitabını(KEK); bu

sistemin uygulanması aşamalarında hariç tutulan ISO 9001:2008 standardının madde adlarını ve gerekçelerini, bu sistemin uygulandığı faaliyetlerimizi ve hizmetlerimizi, kalite politikamızı, bu sistem için oluşturulan ve dokümante edilmiş prosedürlere ve diğer dokümanlara atıfları, bu sistem içindeki prosesleri, sırasını ve prosesler arasındaki etkileşimleri açıklamakta ve sürekliliğini sağlamaktadır. Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon yapısı aşağıda belirtilmiştir:

PROSESLER PROSEDÜRLER VE AKIS SEMALARI

TALİMATLAR, GÖREV TANIMLARI KALİTE PLANLARI

1. SEVİYE

2. SEVİYE

3. SEVİYE

DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLAR FORMLAR KAYITLAR

4. SEVİYE

5.2.3. Dokümanların KontrolüSandığımızda Kalite Yönetim Sistemi kapsamında gerekli görülen

dokümanların yeterlilik açısından onaylanmasını, gözden geçirilmesini, gerektiğinde güncelleştirilmesini ve tekrar onaylanmasını, doküman değişikliklerinin ve güncel revizyon durumunun belirlenmesinin sağlanmasını, dış kaynaklı dokümanların belirlenmesini, dağıtımını ve kontrolünün sağlanmasını, güncelliğini yitirmiş dokümanların kontrolünün sağlanmasını kontrol altında tutmak için Dokümanların Kontrolü Prosedürü(PR.01)’nü oluşturulmuştur. Ayrıca kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (PR.02) göre kontrol edilmektedir.

Kalite sisteminin parçası olan ve bu Kalite El Kitabı(KEK)’nda atıf yapılan bütün dokümanların, çalışanlarımızın kullanım yerlerinde bulunması sağlanmıştır.




Revizyon No : 06



Sayfa No : 10/22

Kalite El Kitabı dışındaki Kalite Yönetim Sistemi dokümanları, İLKSAN’ın özel dokümanları olup, t Se dışında Kurum ve kişilere verilemez ve kopya edilemez.

5.2.4. Kontro llü Dokümanlar• Kalite Politikası• Kalite Hedefleri• Kalite El Kitabı• Prosedürler• Prosesler• İş Akış Şemaları• Organizasyon Şeması• Talimatlar• Görev Tanımları• Formlar• Listeler• Tablolar• Planlar• Raporlar

5.2.5. Dış Kaynaklı Dokümanlar• Kanun• Ana Statü• Yönetmelikler• Yönergeler• Tebliğler• Genelgeler• Milli Eğitim Bakanlığı Emir ve Talimatları• ISO 9001:2008 KYS Standardı

5.2.6. Dokümanların TanımıDokümanınAdı

Tanımı Sorum lusu

KalitePolitikası

İLKSAN Yönetim Kurulu tarafından, Sandığın amacına uygun olarak Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve şartlara uygunluğunu ifade eden kalite ile ilgili bütün amaç ve yönleri belirleyen dokümandır.

Yönetim Kurulu

KaliteHedefleri

Kalite politikasını destekleyen ve kalite ile ilgili ulaşılmak istenen hedeflere ilişkin dokümanlardır.

İlgili birim sorumluları

Kalite El Kitabı Kalite Politikasını, organizasyonunu, KYS’ni birim sorumluluklarını ve ISO 9001:2008 KYS standardı gereksinimlerinin nasıl yerine getirildiğinin anlatıldığı dokümandır.

Kalite Yönetim Temsilcisi




KALİTE EL KİTABI


Revizyon No : 06



Sayfa No : 11/22

Prosedürler İLKSAN'da KYS'nin çalışması için gerekli teknik ve idari gereksinimleri belirleyen dokümanlardır. Bu dokümanlar üye isteklerini ve yasal şartları karşılayacak uygulamaları amaçlayan, detaylı adımları içeren talimatların temelidir. Prosedürler proseslerin işletimini tanımlar. Belirlenen hedeflere ulaşmak için yapılması gereken iş sırasını ve sorumluları tanımlar ve düzenler, talimatları refere eder. Net ve açık biçimde yapılacak işi belirtir.


Prosesler İLKSAN'da belirlenen proseslerin amacını, sorumlularını, kontrol kriterlerini, girdi-faaliyet- çıktı ilişkisini, sınırlarını, performans kriterleri, kaynaklar, ilgili dokümanlar ve gözden geçirme periyodunu belirtir.


İş Akış Şemaları

İLKSAN'da yapılan işlerin akışlarını gösteren diyagramlardır. Akış diyagramlarında kontroller ve bilgiler detaylı olarak belirtilir.


Proses İş Akışları

İLKSAN'da tanımlanmış olan prosesler çerçevesinde yapılan işlerin akışlarını gösteren diyagramlardır. Akış diyagramlarında kontroller ve bilgiler detaylı olarak belirtilir.

Proses sahibi ilgili birim sorumluları

OrganizasyonŞeması

İLKSAN’daki hizmet birimlerini ve hiyerarşik durumu gösterir

Ust Yönetim

Talimatlar Detaylı olarak çalışma talimatlarını belirtir. İşin yapılmasında, ihtiyaç duyulan tüm tanımları içeren spesifik uygulama kurallarıdır. İşlerin nasıl yapıldığını gösterir.


GörevTanımları

İLKSAN’daki her birim ve personelin görevlerinin tanımlandığı dokümanlardır.

Her düzeydeki personel

Form lar İLKSAN'da yapılan işlere destek olan dokümanlardır.


L iste ler ve Tablolar

İLKSAN'da yapılan işleri takip etmek açısından destek olan dokümanlardır.


Planlar Hangi işin kim tarafından, ne zaman, hangi sürede yapacağını belirleyen dokümanlardır.

Kal. Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler

Raporlar Yapılan iş ve verilen hizmet sonuçlarını ortaya koyan ve üst yönetimin kararlarına kaynaklık eden dokümanlardır.


Kanun Sandığın Kuruluşuna dair 4357 sayılı Kanun (11 inci maddesi)

-

Ana Statü 4357 sayılı Kanuna uygun olarak çıkarılan ve Sandığın niteliğini açıklayan, kimlere yardım yapacağını düzenleyen dokümandır.

Yönetim Kurulu



/ / V ' J l * \ \ [l 1

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜDoküman No : KEK.01

Revizyon No : 06


KALİTE EL KİTABIYayın Tarihi : 01/11/2007

Sayfa No : 12/22

Dış Kaynaklı Dokümanlar

4357 sayılı Kanun, Yönetmelikler, Tebliğler, Genelgeler, Yönergeler, Milli Eğitim Bakanlığı Emir ve Talimatları, TSE:EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem Standardıdır.

YönetimKurulu

Kalite Kayıtları TSE:EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardının gerektirdiği kayıtlardır.

Kal. Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler

REFERANS DOKÜMANLAR• Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PR.01)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)

5.2.7. Kayıtların KontrolüKayıtlar, Kalite Yönetim Sisteminin şartlarına uygun ve etkin kullanıldığının

delili olması için oluşturulmuş ve muhafaza edilmektedir. Kayıtlar, kağıt üzerinde ya da elektronik ortamda hazırlanabilir, ancak bütün kayıtlar baskılı kopya olarak saklanır. Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili kayıtların tanımlanması, ulaşılması, saklanması, korunması ve imha edilmesi yöntemleri Kayıtların Kontrolü Prosedüründe (PR.02) tanımlanmıştır. Kalite kayıtları, saklanması özel bir hükme bağlı olmadıkça geçmişe yönelik çalışmalara kaynak olması, belirli bir süre için izlenebilirliğinin sağlanması, birtakım istatistiksel sonuçların çıkarılabilmesi amacıyla prosedürde belirlenmiş sürelerde, sorumlu bölümler tarafından uygun şartlarda saklanır ve korunurlar. Özel bir hükme bağlı olmadıkça istenmesi durumunda kayıtlar, üzerinde anlaşmaya varılan süreler içinde saklanır.

REFERANS DOKÜMANLAR• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)

6. YÖNETİMİN SORUMLULUĞU

6.1 Yönetim in TaahhüdüÜst Yönetimce, Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, iyileştirilmesi,

etkinliğinin sağlanması konusundaki sorumluluğunun gereklerini yerine getirmek için,• Yasal şartların yanı sıra, üye şartlarının da yerine getirilmesinin önemi

vurgulanmış,• Kalite politikası oluşturulmuş,• Kalite hedeflerinin proses hedefleri ile oluşturmasını sağlamış ve takibi

yapılmaktadır.• Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantıları yılda bir defa yapılmaktadır.• İhtiyaç duyulan kaynaklar sürekli olarak sağlanmaktadır.

6.2 Üye OdaklılıkİLKSAN, üyelerinin memnuniyetinin artırılmasına yönelik ihtiyaç ve

beklentilerinin en iyi şekilde alınmasını, karşılanmasını, değerlendirilmesini ve




Revizyon No : 06



Sayfa No : 13/22

iyileştirilmesini sağlamakta, elde edilen sonuçları sürekli takip ederek iyileştirmektedir.

İLKSAN, hizmet kalitesini yükseltmek, muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını engellemek ve bu yolla üye memnuniyetini artırmak için her yıl üye memnuniyeti anketini uygular ve üyelerden alınan öneri ve şikâyetleri değerlendirir.

REFERANS DOKÜMANLAR• Anket Prosedürü(PR.06)• Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü (PR.03)

6.3 Kalite PolitikasıKalite Politikası, İLKSAN çalışanlarının düşünce ve görüşleri dikkate alınarak,

katılımcı bir anlayışla İLKSAN’ın kuruluş amacına uygun, Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi ve şartlara uygunluğunu, üye memnuniyetini taahhüt eden, kalite hedeflerinin oluşturulması ve gözden geçirilmesine çerçeve oluşturacak şekilde hazırlanmış ve İLKSAn tarafından onaylanmıştır.

Kalite Politikasının İLKSAN çalışanlarınca anlaşılıp benimsenmesi amacıyla yayınlanmış, kontrollü nüshaları hizmet binalarına asılmıştır. Ayrıca, bu konuda hizmet içi eğitimler düzenlenmektedir.

Kalite Politikası, İLKSAN tarafından sürekli uygunluğunun devamlılığı için gözden geçirme toplantılarında yeniden gözden geçirilmektedir.

REFERANS DOKÜMANLAR• Kalite Politikası (KEK.EK.03)

6.4 Planlama

6.4.1 Kalite HedefleriİLKSAN performans göstergelerinin belirlenmesine temel teşkil etmek üzere

kalite hedeflerini kalite politikasında belirlemiştir.Üst yönetim geçerli olan somut ve ölçülebilir performans göstergelerini

oluşturur. Ayrıca hizmetlerimizin üye istekleri ve yasal şartları karşılaması için kalite kayıtları hazırlanır. Hedefler; Kalite Yönetim Sistemi’nin etkinliği ve verimliliğini ölçülebilecek şekilde belirlenmektedir.

Kalite Yönetim Sistemi’nin performans sonuçları, yönetimin gözden geçirme toplantılarında bulgular, sunulan raporlar dikkate alınarak gözden geçirilmektedir.

Hedefler yıllık olarak her yıl Aralık ayında belirlenerek, yönetimin gözden geçirme toplantılarında gözden geçirilir ve gerektiğinde revize edilir, yeni hedefler saptanır ve gerekirse düzeltici/önleyici faaliyet başlatılır..

REFERANS DOKÜMANLAR• Proses Takip Formu (FR.23)

6.4.2 Kalite Yönetim Sistem inin PlanlanmasıİLKSAN’da proseslerin ihtiyaçları, bu proseslerin birbiri ile ilişkileri, gerekli olan

kaynakların ve bilginin sağlanması, proseslerin ölçüm, izleme ve analizleri ve sürekliHAZIRLAYAN ONAYLAYAN



KALİTE EL KİTABI


Revizyon No

Revizyon Tarihi


06

03.11.2015

Sayfa No : 14/22

İyileştirilmesi, planlanan sonuçlara ulaşılması için tüm faaliyetlerin yapılmasını sağlamak amacıyla sistemin bütünlüğünün korunması sağlanmıştır.

Ust yönetim, Kalite Yönetim Sistemi şartlarında veya mevzuatta herhangi bir değişiklik olduğunda, yeni şartlara uyum sağlayacak şekilde gerekli revizyonların yapılmasını ve böylece Kalite Yönetim Sisteminin sürdürülebilirliğini sağlamaktadır.

6.5 Sorum luluk, Yetki ve İletişim

6.5.1 Sorum luluk ve YetkiİLKSAN’ın Organizasyon Şemasındaki (KEK.EK.04) tüm personelin görevleri,

yetkileri, sorumlulukları, kime bağlı olarak çalıştıkları, karşılıklı ilişkileri, vekalet durumları ve yeterlilikleri Görev Tanımlarında (Gt ) belirtilmiştir.

REFERANS DOKÜMANLAR• Görev Tanımları(GT)• Atama Yazıları• Görevlendirme Yazıları• Organizasyon Şeması (KEK.EK.04)

6.5.2 Kalite Yönetim Tem silcisiİLKSAN üst yönetimi, Kalite Yönetim Sistemi proseslerini oluşturmak,

uygulanmasını ve sürekliliğini sağlamak, Kalite Yönetim Sisteminin performansı, iyileştirilmesi ve ihtiyaçlarını üst yönetime rapor etmek, üye şartlarının bilincinde olunmasının yaygınlaştırılmasını sağlamak ve gerekli çalışmaları koordine etmek, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili konularda dış kuruluşlarla ilişkileri yürütmek üzere Genel Müdürün belirleyeceği bir personeli Kalite Yönetim Temsilcisi olarak atar.

REFERANS DOKÜMANLAR• Atama yazısı• Organizasyon Şeması(KEK.EK.04)

6.5.3 İç İletişimİLKSAN’da ilan panoları, toplantılar, yazılı duyurular, e-mail, telefon, faks

birebir görüşmeler ve eğitimlerle iletişim sağlanmakta olup ayrıca bütün çalışanların birbiri ile olan İç iletişimleri görev tanımlarında ve diğer dokümanlarda belirlenmiştir.

REFERANS DOKÜMANLAR• Görev Tanımları(GT)• Toplantı kayıtları• Atama yazıları




Revizyon No : 06



Sayfa No : 15/22

6.6 Yönetim in Gözden GeçirmesiÜst yönetimce, belirlenmiş dönemleri kapsamak üzere yılda en az 1 kez

toplanarak uygulanmakta olan Kalite Yönetim Sisteminin sonuçlarını gözden geçirerek;

• İç tetkikleri,• Üye şikayetlerini,• Kalite politikasını,• Kalite Hedeflerini,• Düzeltici/önleyici faaliyetleri,• Uygunsuz hizmet raporları,• Diğer görüşülmesi istenen konuları değerlendirir.

Gözden geçirme toplantılarına kimlerin katılacağı ve tarihinin duyurulması, gözden geçirilen konular ve konular hakkındaki kararların uygulanması ve gözden geçirmelere yönelik kayıtlar, takip ve gelişmeler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü(PR,04)’ne göre yapılır.

REFERANS DOKÜMANLAR• Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü(PR.04)

7. KAYNAK YÖNETİMİ7.1 Kaynakların Sağlanması

İLKSAN’da Kalite Yönetim Sisteminin uygulanması, sürdürülmesi ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi, üye şartlarının yerine getirilmesi ile üye memnuniyetinin artırılması için gerekli kaynaklar belirlenmiş ve sağlanmaktadır.

Bu kaynaklar;• İnsan kaynakları,• Elektronik araç, gereç, donanım kaynakları,• Bilgi kaynakları,• Diğer fiziksel kaynaklar,• Alt yapı ve çalışma ortamı olarak belirlenmiştir.

Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları sonucunda alınan karar doğrultusunda kaynak ihtiyaçları belirlenir. Acil kaynak ihtiyacı halinde ise, mevzuat çerçevesinde yönetimin gözden geçirme toplantısı beklenilmeksizin karşılanması sağlanır.

7.2 İnsan KaynaklarıHizmetin kalitesini etkileyen işleri yapan personelin sağlanması, seçimi ve

istihdamı ile ilgili düzenlemeler mevzuat çerçevesinde yapılmaktadır.Personel, sürekli eğitim ilkesi doğrultusunda hizmet içi eğitimlerden geçirilir.

Kurumda uygulanacak hizmet içi eğitimler için yetkinlik ihtiyaçları belirlenerek eğitim ve bilinçlendirme programları planlanır ve uygulanır.

Hizmet içi eğitimlerle, personelin yaptıkları işlerin öneminin farkında olmaları sağlanır. Öğrenim, beceri ve deneyim ile ilgili kayıtlar muhafaza edilir. Üst yönetimce "işi en iyi yapan bilir, öneri ve eleştirileri kıymetlidir.” ilkesi ile personelin iyileştirme faaliyetlerine katılımı ve yaratıcılığı teşvik edilir. Personel eksikliği söz konusu



/ / V ' J l * \ \ [l 1


Revizyon No : 06



Sayfa No : 16/22

olduğunda, Yönetim Kurulu kararıyla hizmetin gerektirdiği niteliklere sahip yeni personel alımı yapılmaktadır

REFERANS DOKÜMANLAR• Eğitim Prosedürü (PR.09)• Yönetimin Taahhüdü

7.3. A lt Yapı ve E lektronik Araç, Gereç, Donanım KaynaklarıİLKSAN’da hizmetin şartlara uygunluğunu sağlamak için bina, çalışma alanı ve

ilgili tesisler, teknik donanım, iletişim, bilgisayar ağı gibi gerekli alt yapı ve bunların bakımı ve korunması, KİK’e göre ilgili firmalardan hizmet satın alınarak yaptırılmakta, bir kısmı ise ilgili teknik elemanlarca sağlanmaktadır.

7.4. Çalışma OrtamıİLKSAN’da hizmetlerin şartlara uygunluğunu sağlamak için gerekli çalışma

ortamı ve şartları Yönetim Kurulu ve Genel Müdür tarafından sağlanmakta, düzenlenmekte ve yönetilmektedir.

8. HİZMET GERÇEKLEŞTİRME

8.1 Hizmet Gerçekleştirm enin PlanlanmasıİLKSAN’da hizmetin gerçekleşmesi için gerekli olan planlama, ilgili mevzuat

çerçevesinde yürütülmekte olup, verilen hizmetin tamamı birbiri ile uyumludur. Verilen hizmetlerin kontrol noktaları, kaynakları ve çıktıları, hizmete özgü gerekli doğrulama ve geçerli kılma, izleme ve hizmet kabulü için kriterler ve gereken kayıtlar mevzuat çerçevesinde belirlenmiştir.

Bütün süreçler kalite kayıtlarından sorumlularınca izlenmekte, kontrol edilmekte ve izleme faaliyetleri ile ilgili kayıtlar tutulmaktadır.

Kalite hedefleri, İLKSAN’ın ilgili fonksiyon ve seviyesinde belirlenmiştir. Hizmet için şartlar, mevzuatımızda (Kanun, Ana Statü, Yönetmelik, Tebliğ, Genelge, Genel Yazı ve Talimatlarda ) ve Kalite Yönetim Sistemi prosedürlerinde tanımlanmıştır.

Hizmet gerçekleştirme faaliyetlerine ilişkin kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (PR.02) göre muhafaza edilmektedir.

REFERANS DOKÜMANLAR• 4357 sayılı Kanun• Ana Statü• Yönetmelikler• Tebliğler• Genelgeler• Talimatlar




KALİTE EL KİTABI


Revizyon No

Revizyon Tarihi


06

03.11.2015

Sayfa No : 17/22

8.2. Üye İle İlişk ili ProseslerİLKSAN’da, verilen hizmetlere ilişkin üye talepleri 4357 sayılı Kanun, Ana

Statü ve ilgili Yönetmeliklere göre gerçekleştirilmekte ve gerektiğinde yine aynı mevzuata göre değişiklikler yapılmaktadır.

Verilen hizmetlerle ilgili üyelerle telefon, posta, faks, bülten vb. yollarla iletişim sağlanmakta olup, hizmetlere ilişkin kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürüne(PR.02) göre muhafaza edilmektedir. Ayrıca İLKSAN’da hizmet bilgileri, üye bilgileri, üye şikayetleri, önerileri Anket Prosedürü(PR.06) doğrultusunda düzenli olarak takip edilmekte, değerlendirilmekte ve kayıtları tutulmaktadır.

REFERANS DOKÜMANLAR• Anket Prosedürü(PR.06)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)

8.3 Tasarım ve Geliştirm eİLKSAN’da 4357 sayılı Kanun doğrultusunda, yürürlükteki mevzuat şartlarına

göre hizmet verilmekte ve herhangi bir tasarım ve geliştirme faaliyeti yapılmamaktadır. Bu nedenle standardın bu maddesi hariç tutulmuştur.

8.4. Satınalma

8.4.1. Satınalma B ilg isiİLKSAN; satınalma işlemlerini Kamu İhale Kanunu, Bütçe Muhasebe ve Alım

Yönetmeliği, Satış ve Kiraya Verme Yönetmeliği ile ilgili uygulama talimatları çerçevesinde yürütür.

Değerlendirme sonuçlarına ve bu değerlendirmeler sonucunda gerekli faaliyetlere ilişkin kayıtlar muhafaza edilir.

Satın alınan ürün ve hizmetlerin satın alınması işlemleri Satınalma Prosedürü(PR.10)’da tanımlanmıştır

Satın alma bilgisi, ürün-hizmet onayı, prosedürler ve şartları içerecek biçimde satın alınacak ürünü ve hizmeti açıklamaktadır.

Belirlenen satın alma şartlarının tedarikçi ve yüklenicilere iletilmeden önce yeterliliği sağlanmaktadır.

Satın alınan ürün, şartname şartlarına göre muayene ve kabule tabi olup, hizmet alımlarında şartname maddelerine göre yeterlilik gösteren hizmete uygun alımlar yapılmaktadır.

8.4.2. Satınalma Şartlarına Uygunluğun SağlanmasıİLKSAN’da satın alınan hizmet ve ürünün belirtilmiş satın alma şartlarını

karşılamasını sağlamak için muayene ve diğer doğrulama faaliyetleri oluşturulmakta ve uygulanmaktadır.




Revizyon No : 06



Sayfa No : 18/22

8.4.3. Tedarikçi Değerlendirme

İLKSAN; ürün veya hizmet satınalmadan önce tedarikçi firmayı Yüklenici Değerlendirme Formunda(FR.32)’de belirlenen kriterlere göre değerlendirmektedir.

REFERANS DOKÜMANLAR• Satınalma Prosedürü (PR.10)

8.5. Hizmetin Sağlanması

8.5.1. Hizmet Sağlamanın KontrolüİLKSAN’da 4357 sayılı Kanun ve bu Kanuna göre oluşturulan Ana Statü,

Yönetmelik, Yönerge, Talimat vs. gibi mevzuat çerçevesinde verilen hizmetler her birimin yaptığı işlerle ilgili prosesler, prosedürler ve talimatlar oluşturularak sürekliliği sağlanmaktadır. Oluşturulan dokümanlar, TS EN ISO 9001:2008 Standardının öngördüğü şartları da içermektedir.

İLKSAN’da üye beklentilerini, üye memnuniyetine dönüştürecek Kalite Yönetim Sistemi planlaması kontrollü koşullar altında hizmet gerçekleştirme planları tanımlanmıştır.

Hizmetin tanımı yasal düzenlemelerde (mevzuat) tanımlıdır. Gerekli doküman ve çalışma talimatları birimler tarafından Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PR.01) uyarınca hazırlanır ve işin yapıldığı noktalarda geçerli olan son halleri bulundurulur.

Prosesler Kalite Yönetim Temsilcisi ve sorumluları tarafından izlenir ve ölçülür. Hizmetin gerçekleştirilmesi sırasında tespit edilen uygunsuzluklar için, Uygun

Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08), Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (PR.05), kapsamında gerekli işlemler yapılır.REFERANS DOKÜMANLARI

• Anket Prosedürü (PR.06)• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05)• 4357 sayılı Kanun• Yönetmelikler• Talimatlar• Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PR.01)• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08)

8.5.2. Hizmet Sağlanması İçin Proseslerin Geçerliliğ iİLKSAN’da verilen hizmetlerle ilgili hiçbir özel proses bulunmadığından bu

madde hariç tutulmuştur. Gerekçesi de ilgili maddede açıklanmıştır.8.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlik

İLKSAN’da sunulan hizmetlerin bütün aşamalarında bütün evraklara Haberleşme ve Evrak Servisi tarafından kayıt numarası verilmekte ve ilgili birime imza karşılığı teslim edilmektedir. Dolayısıyla gelen ve giden bütün yazışmalara kayıt numarası ve tarihinden ulaşılabilmektedir. Kurum içi ve kurum dışı tüm yazışmalara birim kodu verilmektedir.

Arşivde bulunan üye dosyalarının her birine arşiv numarası verilmekte olup, bu dosyalara da arşiv numarasından kolaylıkla ulaşılabilmektedir




Revizyon No : 06



Sayfa No : 19/22

Üye bilgileri ise veritabanına hem T.C. Kimlik numarası hem de İLKSAN numarası ile girildiğinden her iki yoldan kolaylıkla ulaşılabilmekte, izlenebilmektedir. Hazırlanan ilgili prosedür dahilinde uygun kodlama ve isimlendirme ile evrak üzerinde belirlenmekte ve izlenmektedir.

Üyelere verilen hizmete delil oluşturan belgelere de tarih, birim kodu, kayıt no’ları ile, imza ve paraflarla işlem basamakları ve sorumluları izlenebilmektedir.

REFERANS DOKÜMANLARI• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)

8.5.4. Üye MülkiyetiKapsam ve Hariç Tutulan Maddesinde gerekçesi açıklanarak hariç

tutulmuştur.

8.5.5. Hizmetin KorunmasıİLKSAN’da sunulan hizmetler, hizmetin özelliği gereği evrak üzerinde

gerçekleştirilmektedir. Evrak, kontrol edilmekte, kayıt altına alınmakta ve hizmetin sunumuna kadar takip edilmekte ve korunmaktadır.

Gelen ve giden evrakla ilgili, kayıt, zimmet, dağıtım işlemleri ilgili birimlerce yürütülmektedir.

İşlemleri tamamlanmış bütün yazışmalar posta veya elden teslim edilmektedir. Yürütmekte olduğumuz hizmetler neticesinde oluşan tüm evrakların,

saklanması, gizliliği ve gerektiğinde yararlanılmak için ulaşılabilirliğinin sağlanması, kaybolma ve hasar görmeye karşı korunması ile ilgili işlemler İlgili birim müdürlüklerince yürütülmektedir.

REFERANS DOKÜMANLARI• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)

8.6. İzleme ve Ölçme Cihazlarının KontrolüKapsam ve Hariç Tutulan Maddesinde gerekçesi açıklanarak hariç tutulmuştur.

9. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME

9.1. GenelİLKSAN’da hizmetlerin ve Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu göstermek,

Kalite Yönetim Sisteminin sürekliliğini ve etkinliğini sağlamak için gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve geliştirme işlemleri planlanmakta ve yerine getirilmektedir.

9.2. İzleme ve Ölçme

9.2.1. Üye MemnuniyetiİLKSAN, üye taleplerini ne ölçüde yerine getirdiğini takip etmek için üye

algılamasını izlemektedir. Bu nedenle hizmet binalarımızın uygun yerlerine anket kutuları yerleştirilmiştir.




Revizyon No : 06



Sayfa No : 20/22

Ayrıca üyelerin ziyareti esnasında her türlü üye şikayet ve önerileri alınmakta, değerlendirilmekte ve Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre kayıt altına alınmaktadır.

Yapılan anketler değerlendirilerek KYS’nin sürekli iyileştirilmesi çalışmaları yapılmaktadır.

REFERANS DOKÜMANI:• Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü (PR.03)• Anket Prosedürü(PR.06)

9.2.2. İç TetkikİLKSAN’da her yıl 2 kez, planlanmış iç tetkik yapılmaktadır. Bu tetkiklerde

Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu, hizmet kalitesi ve prosesler İç Tetkik Prosüdürü (PR.07)’ne göre tetkik edilmektedir. Tetkikin kayıtları da Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre muhafaza edilmektedir. Ayrıca Kalite Yönetim Temsilcisinin vereceği karara göre plan dışı tetkikler de yapılabilmektedir.

REFERANS DOKÜMANI :• İç Tetkik Prosedürü (PR.07)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)

9.2.3. Proseslerin İzlenmesi ve Ö lçülmesiİLKSAN’da Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde belirlenmiş olan proseslerin

ölçülmesi ve izlenmesi için Proses Takip Formu (FR.23) kullanılmaktadır. Sonuçlar y Gg toplantısında değerlendirilmekte ve izleme, ölçme kriterleri güncellenmektedir.

Ayrıca; iç tetkikler, iç ve dış üye memnuniyeti anketleri aracılığı ile de proseslerin etkinliği ölçülmektedir.

REFERANS DOKÜMANLARI• Proses Takip Formu (FR.23)

9.2.4. Hizmetin İzlenmesi ve Ö lçülmesiİLKSAN, verdiği hizmetlere ilişkin üyelerden talep ettiği belgeleri ilgili

personele geçerli olan mevzuata göre kontrol ettirmekte, eksik veya yanlış olan belgeleri kabul etmemektedir.

Üyelerden gelen belgeler veya üyelere gönderilecek belgeler Haberleşme ve Evrak Servisince numara ve tarih verilerek kayıt edilmektedir.

Verilen hizmetlere ilişkin kontroller hizmet aşamasının her noktasında ilgili personelce geçerli mevzuat hükümlerine göre yapılmakta, eksik veya yanlış olan evrak bir sonraki aşamaya gönderilmemektedir. Eksikliğin tamamlanması veya yanlış bilginin düzeltilmesi için resmi yazı ile üyeye gönderilmektedir.

Birim müdürleri kendi birimlerinde hizmetlerin, konusuna hakim, ilgili yasal mevzuatı bilen kişilerce yerine getirilmesini, hazırlanan evrakların yasal mevzuata uygun olmasını ve dosyaların izlenebilir, evrakların kolay erişilebilir olmasını sağlamaktadır.

Verilen hizmetlerle ilgili bütün kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (PR.02) göre muhafaza edilir.




Revizyon No :06



Sayfa No : 21/22

REFERANS DOKÜMANLAR• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)

9.3. Uygun olmayan Hizmetin KontrolüİLKSAN’da üyelere verilen bütün hizmetlerin her aşamasında tesbit edilen

uygunsuzluklar Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürüne(PR.08) göre değerlendirilmekte ve kayıtları tutulmaktadır.

İLKSAN’da hizmetler, hazırlanmış olan prosesler ve prosedürler doğrultusunda yürütülür ve uygun olmayan hizmetin yanlışlıkla kullanımı ve ilerlemesi engellenir.

REFERANS DOKÜMANLAR• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)

9.4. Veri AnaliziİLKSAN’da Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek ve

sürekli iyileştirmek için, üye şikayet ve önerileri, üye memnuniyeti anketi sonuçları, iç tetkik sonuçları ve proses performans raporları, veri analizi de dahil olmak üzere iyileştirme araç ve teknikleri ile analiz edilir. Gerekirse düzeltici/ önleyici faaliyetler planlanır, başlatılır

REFERANS DOKÜMANLARI• Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü (PR.03)

9.5. İyileştirm e

9.5.1. Sürekli İyileştirm eİLKSAN, kalite politikası, kalite hedefleri, tetkik sonuçları, verilerin analizi

düzeltici/önleyici faaliyetler ve Yönetimin Gözden Geçirmesi yolu ile Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmektedir.

9.5.2. Düzeltici FaaliyetİLKSAN,

• Uygunsuzlukların gözden geçirilmesi (üye şikayetleri dahil olmak üzere),• Uygunsuzlukların nedenlerinin belirlenmesi,• Uygunsuzlukların tekrarlanmasını önlemek için gereken faaliyete olan ihtiyacın

değerlendirilmesi,• Gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması,• Başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları,

Başlatılan düzeltici faaliyetin gözden geçirilmesi amacıyla Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürünü(PR.05) oluşturarak sürekliliğini sağlamaktadır.

REFERANS DOKÜMANLARI• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05)




KALİTE EL KİTABI


Revizyon No : 06



Sayfa No : 22/22

9.5.3. Önleyici FaaliyetİLKSAN,

• Potansiyel uygunsuzlukların ve sebeplerinin tanımlanması,

• Uygunsuzlukları önlemek için gerekli olan faaliyete olan ihtiyacın değerlendirilmesi,

• Gerekli faaliyetin belirlenmesi ve uygulanması,• Başlatılan faaliyet sonuçlarının kayıtları,• Başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi amacıyla Düzeltici/Önleyici

Faaliyet Prosedürünü (PR.05) oluşturarak sürekliliğini sağlamaktadır.

REFERANS DOKÜMANLARI• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (PR.05)

Revizyon b ilg is i:1- Formatı ve içeriği tamamen değiştirilmiştir.2- Adres değişikliği işlendi.3- Sayfa 18 8.5.1 nolu maddenin REFERANS DOKÜMANLARI bölümüne ek yapıldı. (PR.01 ve PR.08)4- Sayfa 19 8.5.4. nolu maddenin REFERANS DOKÜMANLARI 8.5.3 maddenin altına eklendi.5 - Tüm kitaptaki "müşteri” terimi "üye” olarak, "TSE EN ISO 9001:2000” ise "TSE EN ISO 9001:2008” olarak değiştirilmiştir.6-6.5.2 Kalite Yönetim Temsilciliğini İdari Genel Müdür Yardımcısı yürütür maddesi Genel Müdürün belirleyeceği personel tarafından yürütülür şeklinde değiştirilmiştir.



KALİTE EL KİTABI DİZİ PUSULASI

1-KALİTE EL KİTABI (KEK)2-PROSEDÜRLER (PR)3-GÖREV TANIMLARI (GT)4-EKLER (KEK.EK)5-İŞ AKIŞ ŞEMALARI (İA)6-PROSES İŞ AKIŞ ŞEMALARI (PİA)7-PROSESLER (PS)8-TALİMATLAR (TL)9-LİSTELER (LS)10-FORMLAR (FR)11-PLANLAR (PL)12-RAPORLAR (RP)

Doküman No : PR.01

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No : 03

Revizyon Tarihi : 20/07/2010

Yayın Tarihi : 01/11/2007DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 1/6

1. AMAÇTS-EN-ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi şartlarına uygun olarak

İLKSAN’da Kalite Yönetim Sistemine (KYS) ilişkin tüm dokümanların ve kalite kayıtlarının uygun şekilde hazırlanması, dağıtımı, muhafazası, onaylanması, revizyonu, iptali ve saklanması için bir yöntem oluşturmaktır.

2. KAPSAMBu prosedür Kalite Yönetim Sistemi kapsamındaki tüm dokümanlara

uygulanır.

3. TANIMLARKontro llü Kopya: İLKSAN bünyesinde hizmetin yürütülmesi esnasında

kullanılan ve Kalite Yönetim Temsilcisi’nde bulunan ıslak imzalı asıllarından fotokopi yoluyla çoğaltılan doküman kopyalarıdır.

İptal: İLKSAN bünyesinde hizmetin yürütülmesi esnasında kullanılan fakat herhangi bir değişikliğe uğramış, yürürlükten kaldırılmış olan ve yanlış kullanımın önlenmesi için üzerine kırmızı renkli “ İPTAL” kaşesi basılmış olan orijinal dokümanlardır.

Revizyon: Hazırlanmış olan prosedür, talimat, iş akışı, görev tanımı, destek doküman ya da formlardaki her hangi bir uygunsuzluğun giderilmesi ya da ilgili dokümanların geliştirilmesi amacı ile yapılan değişikliklerdir. Herhangi bir revizyon ihtiyacı gerekmeyen dokümanlar, iki yılda bir rutin olarak gözden geçirilir ve gerekirse revize edilir.

İLKSAN: İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve Sosyal Yardım Sandığını,Bakanlık: Milli Eğitim Bakanlığını,Üye: İLKSAN üyesini,Yönetim Kurulu: İLKSAN Yönetim Kurulunu,Kontro llü Doküman: Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde uygulanan, ileride

revizyona konu olabilecek ve mutlaka geçerli kopyasının kullanılması gereken dokümanları,

Kontro lsüz Doküman: Takibi ve revizyonu gerekmeyen dokümanları,Prosedür: Bir faaliyeti veya prosesi uygulamak için belirlenen yolu anlatan

dokümanları,Proses: Girdileri kaynaklar kullanarak çıktıya dönüştüren birbirleriyle ilgili ve

etkileşimli faaliyetler dizisini ifade eder.

4. SORUMLULUKLARGenel Müdür: Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının onaylanması,Kalite Yönetim Tem silcisi: Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının

kontrolünden, yayınlanmasından, dağıtımından, revize edilmesinden tüm kontrolsüz ve geçersiz dokümanların toplatılmasından,

B irim Müdürü: Kendi birimi ile ilgili kayıtların tutulmasından, belirlenen dokümanların kişilere dağıtılmasından, dokümanlarda revizyon ve değişiklik gerekip gerekmediğinin belirlenmesinden,

HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN

Ayla AYDOĞAN Ümit ŞAHİN Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi Genel Müdür


DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDURU

Doküman No : PR.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi


03

20/07/2010

Sayfa No : 2/6

Şef: Kendi servisinde, Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının gerektiği gibi kullanılmasından,

Personel: Hizmetin her noktasında Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarını gerektiği gibi kullanmaktan sorumludur.

5.UYGULAMA

5.1. Doküman Hazırlama ve KodlanmasıİLKSAN’da doküman kodlaması şu şekilde yapılmaktadır: PR.00 Baştaki iki harf dokümanın adını, sondaki iki rakam ise dokümanın numarasını

gösterir. Genel olarak doküman hazırlama ve kodlamaları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

DOKUMAN HAZIRLAMA VE KODLAMA TABLOSUDOKUMAN

GRUBUHAZIRLAYAN KONTROL

EDENONAYLAYAN KODLAMA

Kalite El Kitabı KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür KEK.

Prosedürler KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür PR.

Prosesler KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür PS.

Talimatlar KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür TL.

İş Akış Şemaları

KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür İA.

Formlar KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür FR.

Listeler KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür LS.

GörevTanımları

KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür GT.

Planlar KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür PL.

Raporlar KYS Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Genel Müdür RP.

Dış Kaynaklı Dokümanlar

- - - DKD.

5.2. Doküman TürleriKalite Yönetim Sistemi içinde yer alan dokümanlar aşağıda belirtilmiştir.

Kalite El Kitabı (KEK) : İLKSAN’ın Kalite Politikasını, tanıtım bilgilerini, teşkilat yapısını, yetki ve sorumluluklar ile Kalite Yönetim Sistemine ait bilgileri içeren dokümandır. ISO 9001:2008 standardına paralel olarak oluşturulur.




DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDURU

Doküman No : PR.01

Revizyon No : 03



Sayfa No : 3/6

Prosedürler (PR): Kalite Yönetim Sisteminin uygulamaya geçirilmesini ve devamını sağlayan, uygulama kurallarını ve sorumluları belirleyen dokümanlardır. Formatı, alt ve üst bilgi içerir.

Prosesler (PS) : İLKSAN'da verilen hizmetlerin sorumlularını, kontrol kriterlerini, girdi-faaliyet-çıktı ilişkisini, sınırlarını, performans kriterleri, kaynaklar, ilgili dokümanlar ve gözden geçirme periyodunu belirten dokümanlardır.

Talim atlar (TL): İLKSAN’da belirli bir görev ya da faaliyetlerin bir parçasını oluşturan herhangi bir işin nasıl yapılacağını kısa, basit, anlaşılabilir bir şekilde açıklayan dokümanlardır. Talimatların üstbilgi ve altbilgi formatı prosedür formatı ile aynıdır.

İş Akış Şemaları (İA): İş Akış Şemalarının üstbilgi formatı prosedür formatı ile aynıdır. Ancak, alt bilgi içermez. İLKSAN’da verilen hizmetlerin nasıl yapıldığı proses yaklaşımından hareketle; ayrıntılı biçimde açıklanır. İşin safhaları (neyin, nasıl, ne zaman, nerede, niçin ve kim tarafından yapıldığını) tanımlanarak birbirleriyle ilişkisi gösterilir.

Form lar (FR) : İLKSAN’da oluşturulan Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili faaliyetlerin gerçekleşmesi sırasında kullanılan yardımcı dokümanlardır.

L iste ler (LS) : İLKSAN'da yapılan işleri takip etmek açısından destek olan dokümanlardır.

Görev Tanımları (GT) : Görev Tanımlarının üstbilgi ve altbilgi formatı prosedür formatı ile aynıdır. İLKSAN organizasyon yapısı içerisinde yer alan ve kaliteyi etkileyen personelin görev ve sorumluluklarını tanımlayan doküman grubudur.

Planlar (PL) : Hangi faaliyetin ne zaman, kim tarafından ve ne kadar sürede yapılacağını bildiren destek dokümanlardır.

Raporlar (RP): Yapılan faaliyetlerin sonuçlarının ortaya konulduğu ve alınan kararlara dayanak teşkil eden dokümanlardır.

Dış Kaynaklı Dokümanlar (DKD): İLKSAN’ da verilmekte olan hizmetlerin kaynağı olan ve tarafımızca değiştirilemeyen dokümanları ifade eder.

5.3. Dokümanların Onaylanması ve Yürürlüğe GirmesiSorumlular tarafından hazırlanarak kontrol edilen dokümanlar İLKSAN Genel

Müdürü tarafından onaylanarak, yayınlandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.

5.4. Dokümanların Dağıtımı Saklanması ve Toplanması:Yürürlüğe giren tüm dokümanların asılları Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından

dosyalanarak muhafaza edilir. Dağıtımı yapılacak dokümanlar Kalite Yönetim



Doküman No : PR.01



Yayın Tarihi : 01/11/2007DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 4/6

Temsilcisi kontrolünde elektronik ortamda İLKSAN’ın internet personel web sayfasında yayımlanarak personelin erişimine sunulur.

Yapılan revizyonlar bir yazı ile Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından birim müdürlüklerine bildirilir. İntranet ortamına ulaşamayan bağlı birimlere ve TSE’ne CD ortamında, CD’nin seri numarası belirtilerek bir yazı ile iletilir. Dış kaynaklı dokümanlar ise Doküman Dağıtım/Toplama Formu(FR.07) ile imza karşılığı dağıtılır. Yürürlükten kalkan dokümanların toplanmasında da aynı yöntem izlenir. Toplanan dokümanların her sayfası “ İPTAL” ibaresi ile kaşelenir ve 3 yıl arşivde tutulduktan sonra imha edilir.

Herhangi bir şekilde dokümanların kağıt olarak dağıtılmasının söz konusu olması durumunda dağıtılacak dokümanlara kırmızı renkli “ KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi basıldıktan sonra, Doküman Dağıtım/Toplama Formu(FR.07) ile imza karşılığı dağıtılır. Bu durumda; kırmızı renkli “ KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi basılı olmayan doküman kopyaları geçerli olmayacaktır. Geçerliliği kalmayan dokümanların toplanması da yine imza karşılığı yapılır.

5.5. Dokümanların RevizyonuRevizyonlar; tüm Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarında doküman bazında

yapılır.Revize edilen bilgiler revizyonun yapıldığı dökümanın son sayfasının alt kısmında revizyon bilgisi başlığı altında gösterilir. Tüm dokümanlar ilk olarak 00 revizyon numarası ile yayınlanır. Her revizyonda numara bir artırılır. Bu numaralar 99 sayısına kadar yazılır 99 sayısından sonra tekrar başa döner.

Tüm personel, ilgili birim sorumlusuna, ilgili birim sorumluları da Kalite Yönetim Temsilcisine yeni doküman ihtiyacı ya da doküman değişikliği isteklerini Revizyon Talep Formu (FR.08) ile bildirirler.

Kalite Yönetim Temsilcisinin uygun görmesi halinde revize edilecek dokümanın sorumluları, dokümanda istedikleri değişiklikleri bilgisayar ortamında hazırlayıp Kalite Yönetim Temsilcisine iletirler.

Revizyon talepleri en geç 1 ay içinde yerine getirilir. Talep kabul edilmiş ise, revizyon işlemi tamamlanarak, revizyon talebinde bulunan kişi, birim ve diğer ilgililere yazılı olarak bilgi verilir. Talebin ret edilmesi durumunda da aynı yöntem izlenir.

5.6. Revizyon Takibi ve B ilg isiRevize edilen dokümanların revizyon takibinin yapılması için yapılan tüm revizyonlar Revizyon İzleme Formu(FR.02)’na kaydedilerek izlenir.

• Formlar, listeler, tablolar, planlar, iş akışları vs. gibi dokümanlarda yapılan revizyonların sadece revizyon numarası ve tarihi ‘üst bilgi”de gösterilir.

• El Kitabı, prosedür, proses, talimat vs. gibi dokümanlarda yapılan revizyonlar ile ilgili bilgiler, dokümanın sonunda, revizyon numarası ve tarihi ‘üst bilgi’de gösterilir.

5.7. Kısaltmalar ve ŞekillerPR: Prosedür, RP: Rapor, FR: Form; PL:PlanTL:Talimat PS:Proses LS: Liste İA:İş Akış Şeması

İşlem < ^ K a r a r ^ > Belge

HAZIRLAYAN

Ayla AYDOĞAN Kalite Yönetim Sorumlusu

KONTROL EDEN

Ümit ŞAHİN Kalite Yönetim Temsilcisi

ONAYLAYAN

Mustafa ÇAĞLAYAN Genel Müdür


DOKUMANLARIN KONTROLU PROSEDURU

Doküman No : PR.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi


03

20/07/2010

Sayfa No : 5/6

İşlem Başlangıcı ve sonucu

Çoklu belgeSayfaBağlayıcı

Manyetik DiskEtkileşimli

Proses

5.8. Dokümanların YazılımıDokümanların yazılımı “Arial” 12 fontunda yapılır. Başlıklar yine Arial 12

fontunda kalın (Bold) olacaktır. Girintiler sağ, sol, alt ve üst 2.5 cm şeklinde düzenlenir. Alt bilgi ve üst bilgi yazıları Arial 10 fontunda kalın yazılır. Dokümanlar içinde kullanılacak tablo ve şekillerin doküman içerisine yerleştirilmesi herhangi bir şekilde düzenlenebilir.

5.9. Doküman FormatıTüm Kalite Yönetim Sistemi dokümanları Kontrollü Doküman Listesi (LS.08)

ne işlenir. KYS dokümanlarından KEK, Prosedürler, Prosesler, Talimatlar, Görev Tanımları, İş Akış Şemaları ve Formlar belli bir formatta hazırlanır.

Bu formatta : “ İLKSAN Logosu/ismi”, “Yürürlük Tarihi”, “Revizyon Numarası” , “Revizyon Tarihi”, “Doküman Adı” , Doküman Kodu” bulunmak zorundadır.

Her doküman üzerinde “Hazırlayan”, “Kontrol Eden” ve “Onaylayan” bölümleri bulunmalıdır. Ancak günlük iş ve işlemlerde kullanılan formlarda, (Kalite Yönetim Temsilcisinde bulunan orijinal nüshası hariç) bu bölümlerin olması gerekmez.

5.10. Dış Kaynaklı DokümanlarDış kaynaklı dokümanlar (Kanun, Yönetmelik, Tebliğler, Standartlar vb.)

üzerinde düzeltme yapılamaz. Bu belgeler kendi formatında kullanılır. Dış kaynaklı dokümanlar, Dış Kaynaklı Doküman Listesi(LS.09)’ne kaydedilir. İlgililer dış kaynaklı dokümanların güncelliğini, dokümanın yayınlandığı kurumun web sitesinden takip eder, gerekirse Dış Kaynaklı Doküman Listesi (LS.09) revize edilir.

Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili dış kaynaklı dokümanların sorumluluğu Kalite Yönetim Temsilcisine aittir. Standartlardaki değişiklikler TSE’nin www.tse.gov.tr Adresli internet sitesinden takip edilerek güncelliği sağlanır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Revizyon İzleme Formu(FR.02)• Doküman Dağıtım/Toplama Formu(FR.07)• Revizyon Talep Formu (FR.08)• Doküman Dağıtım-Takip Listesi(LS.02)• Kontrollü Doküman Listesi(LS.08)• Dış Kaynaklı Doküman Listesi(LS.09)• Kaşe Talimatı (TL.01)

Revizyon Bilgisi:1- Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.



http://www.tse.gov/

Doküman No : PR.02



Yayın Tarihi :01/11/2007KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 1/2

1 .AMAÇİLKSAN’da, Kalite Yönetim Sisteminin (KYS) etkin olarak işlediğinin kayıtlarla

ispatlanması, tüm kalite kayıtlarının düzenlenmesi, güvenli bir şekilde saklanması ve ulaşılabilmesi ve saklanmasına gerek kalmayan kayıtların imha edilmesi için bir sistem belirlenmesidir.

2. KAPSAMİLKSAN’da yürütülen faaliyetlerle ilgili tüm KYS kayıtlarını kapsar.

3.TANIMLARKayıt: Kalite Yönetim Sisteminde tanımlanan dokümanlarda tutulması

öngörülen ve bunların uygulandığına dair delil teşkil edebilecek her türlü belge, bilgisayar, kaset, disket ve CD gibi manyetik ortamlardır.

4. SORUMLULUKLARKalite Temsilcisi ve tüm birim sorumluları : Kendileriyle ilgili kalite kayıtlarını

tutmaktan, kayıtların mevzuatta belirlenen esaslara uygun olarak arşivlerde saklanmasından, gizliliği ve gerektiğinde yararlanılmak için ulaşılabilirliğinin sağlanmasından ve korunması ile ilgili her türlü önlemin alınmasından sorumludur.

5.UYGULAMA

5.1. Kayıtların Tutulması ve Muhafazası5.1.1. Kayıtlar; ilgililerce anlaşılması açısından, açık, net, düzenli ve eksiksiz

bir şekilde tutulur.5.1.2. Kayıtlar, ilgili prosedürlerde belirlenen sorumluları tarafından ve

belirlenen formatta tutulur.5.1.3. Kayıtlar, ilgilisi tarafından doküman üzerine el yazısı ile tutulabileceği

gibi bilgisayar, kaset, disk, disket, CD gibi manyetik ortamda da tutulabilir.5.1.4. Yedekleme işlemi; bilgisayar ortamında saklanan verilerin silinme riskine

Bilgi İşlem Koordinatörlüğü tarafından haftada bir kez yapılır.5.1.5. Kayıtların, düzenleyen tarafından imza veya parafe edilmesi esastır.5.1.6. Manyetik ortamda tutulan kayıtların güvenilirliğinden onu düzenleyen

kişi sorumludur.5.1.7. Kayıtlar, bütün birimlerde, ısı, ışık, nem gibi çevre koşullarından

etkilenmemesi için uygun ortamlarda saklanır.5.1.8. Erişilebilirlik ve izlenebilirlikte kolaylık sağlaması açısından kayıtlar

dosyalarda muhafaza edilir.

5.2. Kayıtlarda Değişiklik5.2.1. Kayıtlar üzerinde değişiklik ve düzeltme ancak düzenleyen tarafından

tarih ve paraf atmak suretiyle yapılabilir.5.2.2. Bilgisayar ortamında tutulan kayıtlarda değişiklik, ilgili birim müdürünün

yazılı talebi ve Kalite Yönetim Temsilcisinin onayı ile yapılır.5.2.3. Bilgisayar ortamındaki kayıtların formatında yapılacak değişiklikler de

ilgililerin Program Düzeltme ve Ekleme Talep Formu(FR.01)’nu doldurarak talepteHAZIRLAYAN HAZIRLAYAN ONAYLAYAN


Doküman No : PR.02



Yayın Tarihi :01/11/2007KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 2/2

bulunması ve Kalite Yönetim Temsilcisinin onayı ile yapılır. Form iki nüsha doldurulur, bir nüshası Kalite Yönetim Temsilcisinde kalır.

5.2.4. Kabul edilmeyen program düzeltme ekleme talepleri, ret gerekçesi form üzerine yazılarak formun iade edilmesi şeklinde ilgililere bildirilir.

5.2.5. Talebin kabulü halinde; gerekli değişiklikler yapıldıktan sonra, talep sahibine yazılı olarak bilgi verilir.

5.3. Kayıtların Saklanma Süreleri5.3.1. Kalite Yönetim Sistemi kayıtlarının saklanma süresi 3 yıldır.5.3.2. Personel eğitim kayıtları ve eğitimlere ilişkin sertifika veya eğitimi

aldığına dair diğer belgeler, personelin sicil dosyalarında, personel emekli oluncaya kadar saklanır.

5.3.3. Hizmete ilişkin diğer kayıtların saklanma süreleri ilgili mevzuatta belirtilmiştir.

5.4. Kayıtlara Erişim ve Çoğaltma:5.4.1. Saklama süreleri boyunca kalite kayıtlarına herkes tarafından sorumlu

personelin nezaretinde erişim serbesttir.5.4.2. Yasal mevzuatın gizli tutulmasını öngördüğü kayıtlar hariç olmak üzere

gizliliği ileri sürülerek kayıtlara erişim engellenemez.5.4.3. Kayıtların bulundukları dosyalardan veya manyetik ortamdan

çıkarılmaması esastır.5.4.4. Değerlendirme, denetleme ve raporlama amacıyla sorumlu personelin

gözetiminde çoğaltılabilir. Erişim ve çoğaltma esnasında kayıt üzerinde tahrifat yapılamaz.

5.4.5. Arşivden istenen belgeler, sorumlu personelce Arşiv Talep-Takip Formu (FR.35)’na gerekli kayıtlar yapıldıktan sonra imza karşılığı alınabilir.

5.5. Kayıtların Elden ÇıkarılmasıİLKSAN’da yürütülmekte olduğu hizmetler neticesi ortaya çıkan tüm belgeler

ve kalite kayıtları Haberleşme Evrak ve Arşiv Yönergesi’nin 9 uncu maddesinin 5 inci fıkrasına göre, Genel Müdürlük tarafından kurulacak, Arşiv Ayıklama İmha Komisyonu tarafından elden çıkarılır veya imha edilir.

4. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Program Düzeltme ve Ekleme Talep Formu(FR.01)• Arşiv Talep-Takip Formu (FR.35)• Haberleşme Evrak ve Arşiv Yönergesi

Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.

HAZIRLAYAN HAZIRLAYAN ONAYLAYAN


Doküman No : PR.03



Yayın Tarihi : 01/11/2007ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 1/3

1 .AMAÇİLKSAN, sunulan hizmetlerin uygunluğunu kanıtlamak, Kalite Yönetim

Sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmek, için gerekli izleme, ölçme, inceleme ve iyileştirme yöntemlerini belirlemek ve uygulamak.

2.SORUMLULUKLARKalite Yönetim Temsilcisi ve Tüm birimler,

3. KAPSAMİLKSAN’da verilen hizmetin her aşaması ve tüm birimler.

4. İZLEME VE ÖLÇME

4.1 Üye MemnuniyetiİLKSAN, üyelerinin şartlarını karşılayıp karşılamadığına ilişkin üyenin

algılayışına dair bilgiyi izlemek ve üye memnuniyetini sağlamak için gerekli faaliyetleri planlı bir şekilde yürütmek üzere Anket Prosedürü(PR.06)’ni oluşturmuş ve yürütmektedir.

4.1.2 İç TetkikİLKSAN, Kalite Yönetim Sistemi çerçevesinde, hizmet gerçekleştirme için

planladığı düzenlemelerin, TS EN ISO 9001:2008 standardının şartlarına uygun olup olmadığını, etkin olarak yürütüldüğünü ve sürekliliğinin sağlanıp sağlanmadığını belirlemek için planlanmış aralıklarda iç tetkikler yapmaktadır.

Tetkik planı, tetkik edilecek proseslerin ve alanların durum ve önemini, ve daha önceki tetkik sonuçlarını da dikkate alarak planlanmaktadır.Tetkiklerin planlanması ve yürütülmesi, sonuçların raporlanması ve kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartlar hazırlanan İç Tetkik Prosedürü (PR.07)'nde tanımlanmıştır.

4.2.3 Proseslerin İzlenmesi ve Ö lçülmesiİLKSAN’da proseslerin izlenmesi ve ölçülmesi proseslerde tanımlanmış olan

proses hedefleri, performans kriterleri ve proses ölçme değerlendirme kriterlerine göre yapılmaktadır. Planlanan, hedeflere sonuçlara ulaşılamadığında, prosesin uygunluğunu sağlamak üzere düzeltici/önleyici faaliyet gerçekleştirilmektedir.

4.2.4 Hizmetin İzlenmesi ve Ö lçülmesiİLKSAN, üyelerine sunduğu hizmetin, Kalite Yönetim Sistemi şartlarına, üye

şartlarına, mevzuat şartlarına uygun olup olmadığını, hizmetin sunumuna kadar çeşitli kontrol noktaları oluşturarak izlemektedir. Ayrıca üye şikâyetleri tasnif edilerek, üye anket sonuçları analiz edilerek, verilen hizmetin uygunluğu her aşamada denetlenmektedir.

Uygunsuz bir hizmet sunumu söz konusu olduğunda ise Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’e göre kayıt altına alınarak, uygunsuzluğun tekrarını önlemek üzere Düzeltici/Önleyici Faaliyet(PR.05)’ne göre faaliyet başlatılmaktadır.



Doküman No : PR.03



Yayın Tarihi : 01/11/2007ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 2/3

4.3 Uygun Olmayan Hizmetin KontrolüUygun olmayan hizmetin kontrolleri, sorumluluk ve yetkileri, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.05)’nde tanımlamış ve yürütmektedir.

4.4 Veri AnaliziKalite Yönetim Sisteminin uygunluğunu ve etkinliğini göstermek ve Kalite

Yönetim Sisteminin etkinliğinin sürekli geliştirilebileceği alanları değerlendirmek için proses hedeflerinde belirtilen kriterlerle ilgili veriler toplanmakta ve analiz edilmektedir.

• Hizmet içi eğitimlere gönderilen personel sayıları ve bunlarla ilgili veriler, yıllık eğitim planı kapsamında yapılan eğitimlerle ilgili değerlendirme sonuçları

• Uygun olmayan hizmetin kontrolü kapsamında yapılan tespitlerin sonuçları• Üye görüş ve önerileri,• Üye memnuniyeti anket sonuçları,• İç tetkik sonuç ve raporlarına ilişkin veriler,• DÖF sonuçları, çeşitli istatistik yöntemleriyle analiz edilir.

VERİ ANALİZ TABLOSUVeriler Periyot Analiz

Yönetim iSorumlu

BirimDeğerlendirme

Yıllık Bütçe Hedefleri

Ayda bir kez

Bütçe sapmaları Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü

Yönetim Kurulu Toplantısı

Üye Şikayetleri 3 ayda bir kez

İnceleme ve Değerlendirme

KaliteYönetimTemsilcisi

KaliteToplantılarıYGG

Uye MemnuniyetiYılda bir kez

İstatistikselAnaliz


YGG

Hedeflerinperformansı

Ayda bir kez

Aylık Faaliyet Raporları

Tüm Birimler Yönetim Kurulu Toplantısı

İç TetkiklerYılda iki kez

İç Tetkik Raporları

Kal. Yönetim Temsilcisi YGG

Çalışanmemnuniyeti

Yılda dört kez

Anket Sonuç Raporları

Personel ve İdari İşler Müdürlüğü

Yönetim Temsilcisi Yönetim Kurulu

Hizmet Kontrolü Sonuçları 3 ayda bir

Uygunsuzluk Kayıt ve Takip Formları

Tüm BirimlerKalite Yönetim Temsilcisi, Yönetim Kurulu

DOF istatistikleri Yılda iki kez

Raporlar, Takip Kayıtları


Kalite Toplantıları

TedarikçiDeğerlendirmeleri 3 ayda bir

YükleniciDeğerlendirmeFormları

Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü

Kalite Yönetim Temsilcisi, Yönetim Kurulu

ProsesPerformansı 3 ayda bir

ProsesPerformansRaporları

ASYM. ve İkrazMüdürlüğü

Yönetim Temsilcisi, Yönetim Kurulu

HAZIRLAYAN

Ayla AYDOĞAN Kalite Yönetim Sorumlusu

KONTROL EDEN

Ümit ŞAHİN Kalite Yönetim Temsilcisi

ONAYLAYAN

Mustafa ÇAĞLAYAN Genel Müdür


ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME PROSEDURU

Doküman No : PR.03

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

20/07/2010

01/11/2007

3/3

4.5 İyileştirm e

4.5.1 Sürekli İyileştirm eİLKSAN, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğini; kalite politikası, kalite hedefleri,

iç ve dış denetim sonuçları, veri analizi, düzeltici/önleyici faaliyetleri ve Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarını kullanarak sürekli iyileştirmektedir.

4.5.2 Düzeltici/Önleyici FaaliyetlerİLKSAN, uygunsuzlukların tekrarını, potansiyel uygunsuzlukların ortaya

çıkmasını önlemek ve bunların sebebini ortadan kaldırmak için; üye şikayetleri dahil uygunsuzlukların gözden geçirilmesi, sebeplerinin belirlenmesi, tekrarlanmamasını sağlamak üzere yapılacak faaliyetler için gerekliliğinin değerlendirilmesi, gerekli faaliyetlerin belirlenmesi ve yürütülmesi, yapılan faaliyetlerin sonuçlarının kayıtları ve yapılan düzeltici faaliyetlerin gözden geçirilmesi şartlarını tanımlayan Düzeltici/Önleyici Faaliyetler Prosedürü(PR.05)'nü oluşturmuş ve uygulamaktadır.

5. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08 )• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05 )• İç Tetkik Prosedürü(PR.07 )• Anket Prosedürü(PR.06)• Tüm hizmet prosesleri• Proses Takip Formu (FR.23)




Doküman No : PR.04



. . . . Yayın Tarihi :01/11/2007 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No :1/3

1.AMAÇKalite Yönetim Sisteminin gözden geçirilmesi, etkin ve sürekli olarak devam

ettirilmesi ve bu sistemin Kalite Politikası ve hedeflerine uygun olarak varlığını sürdürebilmesi, üye memnuniyetinin değerlendirilmesi, kalite sisteminin periyodik olarak incelenmesi ve değerlendirilmesi için yapılacak olan Yönetimin Gözden Geçirme(YGG) toplantılarının usül ve esaslarını belirlemektir.

2. KAPSAMKalite yönetim sisteminin yönetimin gözden geçirme çalışmalarının usul ve

yöntemleriyle ilgili çalışmaları kapsar.

3.KISALTMALARKYS : Kalite Yönetim Sistemi YGG : Yönetimin Gözden Geçirmesi

4. SORUMLULUKLAR• YGG toplantısına tam katılımın sağlanmasından Genel Müdür,• YGG toplantısının planlanmasından, organizasyonun sağlanmasından Kalite

Yönetim Temsilcisi,• Toplantıya katılacakların belirlenmesinden Genel Müdür ve Kalite Yönetim

Temsilcisi,• Toplantının katılımcılara duyurulmasından Kalite Yönetim Temsilcisi

sorumludur.• Tüm katılımcılar belirlenen tarih, saat ve yerde YGG toplantısında hazır

bulunmakla sorumludur.• Üst Yönetim, birim yöneticileri ve Kalite Yönetim Temsilcisi bu prosedürün

uygulanmasından sorumludur.

5. UYGULAMA

5.1. YGG Toplantısının Planlanması ve İlg ililere DuyurulmasıİLKSAN’da yılda en az 1 kez yönetimin, Kalite Yönetim Sistemini gözden

geçirmesi amacıyla Yönetimin Gözden Geçirme Toplantısı yapılır. Yönetim Temsilcisi’nin talebi ve üst yönetimin onayı veya üst yönetimin talebi doğrultusunda belirlenen periyodun dışında da toplantı yapılabilir. Bu toplantıya Yönetim Kurulu Başkanı başkanlık eder. Toplantının raportörlüğünü Eğitim Sorumlusu yapar.

5.2. Toplantının GündemiKalite Yönetim Sisteminin gözden geçirilmesinde, ISO 9001:2008 Kalite

Yönetim Sistemi standardının 5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi maddesine göre aşağıda yer alan konu başlıkları değerlendirilir:

• Bir önceki toplantıda alınan kararların değerlendirilmesi,• Kalite Hedefleri ve hedeflerin gerçekleşmesini gösteren çalışmalar,• İç Tetkik raporları,



Doküman No : PR.04



. . . . Yayın Tarihi :01/11/2007 YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No :2/3

• Dış tetkik raporları,• Anket sonuçları,• İyileştirme önerileri,• Düzeltici ve önleyici faaliyetler ile ilgili olarak yapılan istatistiksel veriler,• Proseslerin performansları ve hizmet uygunluğu,• Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek faaliyetler,

Yönetim Gözden Geçirme toplantısının gündemi, toplantı tarihinden en az on beş gün önce Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından bir yazı ile toplantıya katılacak şube müdürlerine ve birim sorumlularına gönderilir ve gerekli çalışma ve hazırlıkları yapmaları istenir.

5.3. Toplantı ve Toplantı Sonrası Yapılacak İşlem lerKalite Yönetim Temsilcisince;

• Bir önceki YGG toplantısında alınan kararlar,• İç Tetkik Değerlendirme Raporu(RP.01),• Dış Tetkik Raporları,• Uygunsuzluk Takip Formu(FR.10),• Üye Görüş ve Öneri Değerlendirme Raporu(RP.04) ,• Düzeltici /Önleyici Faaliyet Takip Formu(FR.12) gibi dokümanlar kullanılarak

hazırlanan Performans Raporu (RP.02) okunur. Bu rapor, toplantı öncesinde, toplantıya katılanlara iletilir.

Yönetimin Gözden Geçirme toplantısında;• Uygunsuzluklar,• Kalite Yönetim Sistemi ve Proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi,• Üye şartları ile ilgili verilen hizmetin iyileştirilmesi,• Kaynak ihtiyaçları,• DÖF sonuçları görüşülerek, karara bağlanır.

5.4.Toplantının Kayıt A ltına Alınması:Toplantı sırasında alınan tüm sonuçlar ve kararlar Yönetimin Gözden

Geçirmesi Toplantı Tutanağı Formu(FR.18)’na kaydedilir, toplantıya katılanlar tarafından her sayfası imzalanır. Toplantılarda alınan kararlar ile ilgili olarak gerek görüldüğünde kararın takibinden ve kontrolünden sorumlu şube müdürleri/birim sorumluları ile ilgili faaliyetin tamamlanması için ön görülen süre de kayıt altına alınır. İmzalanan toplantı tutanakları çoğaltılarak toplantıya katılımcılara birer adet teslim edilir. Toplantı sonucu elde edilen kayıtlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Kayıtlarının Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre muhafaza edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Gündemi Formu(FR.17)• Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Tutanağı Formu(FR.18)• Yönetimin Gözden Geçirmesi Kararları Takip Formu(FR.20)• Kalite Yönetim Temsilcisi Performans Raporu (RP.02)




YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ

Doküman No : PR.04

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

02

20/07/2010

01/11/2007

3/3

• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)• Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü(PR.03)• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü (PR.05)• İç Tetkik Prosedürü(PR.07)




Doküman No : PR.05

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No T0Ğ

Revizyon Tarihi : -

Yayın Tarihi :20/07/2010DÜZELTİCİ /ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ ____________________

Sayfa No :1/4

1.AMAÇKalite Yönetim Sisteminde tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi,

tekrarının önlenmesi ve muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek amacıyla başlatılacak faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların izlenerek kaydedilmesi ile ilgili yetki, sorumluluk ve yöntemleri belirlemektir.

2.KAPSAMUygunsuzluk tespit edilmiş tüm faaliyetler ve birimler.

3. SORUMLULUKLARÜst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve tüm birimler.

4.TANIMLAR VE KISALTMALARUygunsuzluk :Belirlenmiş şartlara uymama,Düzeltici Faaliyet : Hizmet kalitesinde meydana gelen uygunsuzlukların

sebeplerinin araştırılması, ortadan kaldırılması, tekrarlanmaması, varsa eksikliğin giderilmesi için gerçekleştirilen planlı ve kontrollü faaliyetlerdir.

Önleyici Faaliyet: Uygunsuzluk oluşmadan önce muhtemel uygunsuzluğun ortaya çıkmasını önlemek için gerçekleştirilen faaliyetler. Örneğin; eğitim, eksik dokümantasyonun tamamlanması, revizyon, iş akışının değişmesi, v.b. gibi.

DÖF : Düzeltici/önleyici Faaliyet.

5. UYGULAMA

5.1. Düzeltici/Önleyici Faaliyetlerin Belirlenmesi ve PlanlanmasıİLKSAN’da tespit edilen uygunsuzlukları ortadan kaldırmak, analiz etmek ve

tekrarını önlemek, muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek için gerekli olan düzeltici ve önleyici faaliyetlere ilişkin tespitler veya talepler aşağıdaki kaynaklardan sağlanır :

• Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında alınan kararlar,• Üye dilek, şikayet ve önerileri,• İç ve dış tetkiklerde ortaya çıkan uygunsuzluklar,• Verilen hizmet ile ilgili uygunsuzluklar sonucunda yapılan değerlendirmeler,• Personelin tespit, talep ve önerileri,• Çalışma şartlarında görülen olumsuzluklar• Diğer kalite kayıtları,• Milli Eğitim Bakanlığının yeni uygulamaları ve düzenlemeleri,

5.1.1. Düzeltici/önleyici faaliyet talebi; tespit veya öneride bulunan tarafından Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu Formu (FR.13) doldurularak, birim amirine iletilir.

5.1.2. Birim amiri; tanımlanan uygunsuzluk ise gerekli ayrıntılı incelemeyi yapar ve düzeltici faaliyeti başlatır. Öneri veya tespit önleyici faaliyetleri gerektiriyorsa, gerekli hazırlıkları yapar ve faaliyeti başlatır.



Doküman No : PR.05

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No T0Ğ

Revizyon Tarihi : -

Yayın Tarihi :20/07/2010DÜZELTİCİ /ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDÜRÜ ____________________

Sayfa No :2/4

5.1.3. Her düzeydeki personel, düzeltici/önleyici faaliyet talebinde bulunabilir. Bu talep veya önerilerle ilgili tüm işlemler bu prosedüre göre yapılır.

5.1.4. Birim içinde sürdürülen düzeltici/önleyici faaliyet taleplerinde uyuşmazlık olması halinde, durum Kalite Yönetim Temsilcisine bildirilir.

5.1.5. DÖF talepleri, ilgili birim sorumlusuna yapılabileceği gibi, doğrudan Kalite Yönetim Temsilcisine de yapılabilir.

5.1.6. Düzeltici/önleyici faaliyet sona erip kapatılıncaya kadar, formların evrak kaydı alması gerekmez.

5.1.7. İç tetkiklerde saptanan uygunsuzluklara istinaden yapılacak düzeltici/ önleyici faaliyetler, tetkiki yapanlarca başlatılır.

5.1.8. Düzeltici/önleyici faaliyetlere ilişkin sonuçlar; Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu Formu (FR.13)’nun bir suretinin, faaliyet sona erip kapatılmasından sonra, yazı ekinde, Kalite Yönetim Temsilcisine gönderilmesi şeklinde bildirilir.

5.1.9. Düzeltici/önleyici faaliyetlerle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne (PR.02) göre muhafaza edilir.

5.1.10. Düzeltici/önleyici faaliyetler neticesinde ortaya çıkan doküman değişiklikleri ve doküman eksikliklerinin tamamlanması Dokümanların Kontrolü Prosedürüne (PR.01) göre gerçekleştirilir.

5.1.11 . Düzeltici/Önleyici faaliyetler; Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Form (FR.12)’una kayıt edilerek takip edilir.

5.1.12. DÖF sonuçları Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından YGG toplantısına sunulur.

5.2. Birden Fazla B irim i İlgilendiren FaaliyetlerTalep edilen faaliyet başka bir birimin görev alanını da kapsıyorsa, talepte

bulunan personel, ilgili birim sorumlusu, Kalite Yönetim Temsilcisi toplanarak, yapılacak faaliyet, faaliyetin başlama ve bitiş tarihi ve faaliyeti yürütecek sorumluyu belirlerler. Sonuç ilgili taraflara yazılı olarak bildirilir.

5.3. İhtilafların çözümüDÖF’ün yürütülmesinden uygunsuzluğun tespit edildiği birim amiri sorumludur.

Düzeltici/önleyici faaliyetin planlanması sırasında karşılaşılacak herhangi bir problem, ilgili birim müdürü, ilgili Genel Müdür Yardımcısı, Kalite Yönetim Temsilcisi veya Genel Müdür tarafından çözüme kavuşturulur.

5.4. Büyük Yatırım Gerektiren FaaliyetlerBüyük yatırım gerektiren düzeltici/önleyici faaliyetler, Genel Müdürün kararı,

Yönetim Kurulu Başkanının onayı ile başlatılır. Bu tür faaliyetlerin yürütülmesinden Genel Müdür sorumludur.

5.5 Yönetim Tem silc is in in Başlatacağı Faaliyetler5.5.1. Üst yönetim ve Kalite Yönetim Temsilcisi, Kalite Yönetim Sistemini

etkileyen her türlü durumda düzeltici/önleyici faaliyet isteğinde bulunabilir.




DÜZELTİCİ /ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDURU

Doküman No : PR.05

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi :

Yayın Tarihi :20/07/2010

Sayfa No :3/4

5.5.2 Dış tetkiklerde saptanan uygunsuzluklarla ilgili düzeltici/önleyici faaliyetler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından başlatılır.

5.5.3. Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında alınan kararlar gereğince; başlatılacak düzeltici/önleyici faaliyetler, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak başlatılır ve takip edilir.

5.6. Düzeltici/Önleyici Faaliyetin Kapatılması5.6.1 Tamamlanan düzeltici/önleyici faaliyetler, Kalite Yönetim Temsilcisi

tarafından, yerinde yapılan inceleme ile doğrulanır. Gerekirse Genel Müdür de doğrulama işlemine katılır.

5.6.2 Doğrulama; Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu (FR.13)’nun ilgili bölümünde işaretlenip, kapatma ile ilgili açıklamalar yapılarak düzeltici veya önleyici faaliyet kapatılır. Belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş, faaliyet sonuçlanmış sayılmaz.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Formu (FR.12)• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu Formu(FR.13)• Dokümanların Kontrolü Prosedürü (PR.01)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)




DUZELTİCİ /ÖNLEYİCİ FAALİYETLER PROSEDURU

Doküman No : PR.05

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :4/4





ANKET PROSEDURU

Doküman No : PR.06

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

18/11/2016

20/07/2010

1/2

1. AMAÇKalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin, İLKSAN çalışanları ve üye

memnuniyetinin ölçülebilmesi için, uygulanacak olan anketlerin hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesinin bir sistematiğe bağlanmasıdır

2. KAPSAMİLKSAN’da verilen hizmetlerle ilgili her türlü anket uygulamalarını kapsar.

3. SORUMLULUKKalite Yönetim Temsilcisi ve tüm birimler

4. TANIMLAR• Anket: Memnuniyetin ölçülebilmesi amacıyla profesyonel olarak tasarlanmış

sorulardan oluşan doküman,• Öneri ve şikayet : Üyeler ile çalışanların, hizmetin alınması ile ilgili

memnuniyet veya memnuniyetsizliklerini ifade eden yazılı, sözlü ifadelerdir.• Personel : Sandık ve bağlı birimlerde çalışan personel• Üye : Sandık ve bağlı birimler dışındaki üyeler.

5. UYGULAMA

5.1. Personel memnuniyeti anketi5.1.1. Personel memnuniyetinin ölçülmesine yönelik personel anketi, Personel

Görüş, Öneri ve Anket Formu(FR.22) kullanılarak 3 ayda bir manuel olarak yapılır.5.1.2. Personel anketi uygulanmasından Personel ve İdari İşler Müdürü

sorumludur.5.1.3. Anket sonuçları, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından tespit edilecek

yönteme göre değerlendirilir.5.1.4. Kalite Yönetim Temsilcisi rapor sonuçlarına göre DÖF’ün gerekli

olduğuna karar verirse, ilgili konuda düzeltici/önleyici faaliyet başlatılır.5.1.5. Anket formları ve sonuçlarıyla ilgili veriler Kalite Yönetim Temsilcisi

tarafından muhafaza edilir.5.1.6. Personelin öneri ve istekleri konusunda herhangi bir sınırlama söz

konusu değildir. Her seviye ve düzeydeki personel, personel görüş, öneri ve anketi dışında da Genel Müdürlüğe yazılı olarak doğrudan başvurabilir.

5.1.7. Yazılı olmayan, görüş ve öneri bildirmeyen ve isimsiz başvurular değerlendirmeye alınmaz.

5.1.8. Kalite Yönetim Sistemi içinde memnuniyet ölçümlerinde kullanılan form ve belgeler yalnızca iyileştirme amaçlı kullanılır. Bu formlar sonucunda elde edilen veriler veya sonuçlar cezai yaptırım içermez.

5.1.9. Sonuçlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından YGG toplantısına sunulur.


Ayla AYDOĞAN Mintez ŞİMŞEK Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Temsilcisi Mali Genel Müdür Yrd. Genel Müdür



Yayın Tarihi : 20/07/2010 ANKET PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No : 2/2

Doküman No : PR.06

6.2. Üye m em nuniyeti anketi6.2.1. İLKSAN’ın tüm hizmet binalarında (bağlı birimler dahil), anket kutuları ve

her bir kutunun yanında yeteri kadar Üye Görüş, Öneri ve Anket Formu (FR.21) bulundurulur.

6.2.2. Uygulanan anketler dışında üyelerden gelen yazılı veya sözlü görüş, öneri veya şikayetler de kayıt altına alınarak değerlendirmeye dahil edilir.

6.2.3. Bu kutular her ayın son haftasında Eğitim Sorumlusu tarafından açılır. FR.21 no’lu anketteki görüş, öneri ve şikayetler sonuçları ile birlikte aylık olarak değerlendirilir ve sonuçlar Kalite Yönetim Temsilciliğine bildirilir.

6.2.4. Birim Müdürlüklerinin yaptığı anketler (FR.36, FR.39) Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından tespit edilecek yönteme göre değerlendirilir. Anketlerin değerlendirilmesinden anketi yapan ilgili birim sorumludur.Birim Müdürlüğü tarafından yapılan değerlendirme sonuçları Kalite Yönetim Temsilciliğine bildirilir.

6.2.5. Sonuçlara göre gerekirse Kalite Yönetim Temsilcisinin talimatı ile ilgili birim sorumluları tarafından DÖF başlatılabilir.

6.2.6. Anketler, kuruma gelen üyelere sunularak, web sitesi aracılığıyla, üyeler ziyaret edilerek veya resmi yazı ile anket formu gönderilerek yapılabilir.

6.2.7 Anket kutularının, anket formlarının ilgili yerlerde bulundurulmasından Personel ve İdari İşler Müdürü sorumludur.

6.2.8. Sonuçlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından YGG toplantısına sunulur.

7. ANKET SONUÇLARININ DEĞERLENDİRİLMESİAnketlerin(FR.21)değerlendirilmesi, Üye Görüş ve Öneri Formu Değerlendirme

Raporu Hazırlama Esasları Talimatı(TL.09)’nda belirlenen kriterlere göre yapılır.

8. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Üye Görüş, Öneri ve Anket Formu(FR.21)• İkraz Müdürlüğü Üye Görüş, Öneri ve Anket Formu(FR.36)• Aidat Müdürlüğü Üye Görüş, Öneri ve Anket Formu(FR.39)• Personel Görüş, Öneri ve Anket Formu(FR.22)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)• Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü(PR.04 )• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05 )• Üye Görüş, Öneri ve Anket Formu Değerlendirme Raporu Hazırlama Esasları

Talimatı(TL.09)• Üye şikayet ve önerileri• Personel şikayet ve önerileri

Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2-İkraz ve Aidat Üye Görüş, Öneri ve Anket Formları ilgili dökümanlar ve kayıtlar bölümüne eklendi.3- Anket Sonuç Raporu RP(04) terimi kaldırılmıştır.




İÇ TETKİK PROSEDURU

Doküman No : PR.07

Revizyon No : 02



Sayfa No :1/3

1 .AMAÇİLKSAN İçi Kalite Yönetim Sisteminin; planlanmış düzenlemelere,

standardın(TSE EN ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi Standardı) şartlarına uygunluğunu, oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin uygulanıp uygulanmadığını ve sürdürülüp sürdürülmediğini tarafsız olarak belirlemek amacıyla; İç tetkikçilerin görevlendirilmesini, tetkiklerin planlanmasını, hazırlık, uygulama ve tetkiklerin raporlanmasını ve izlenecek yöntemleri belirlemek.

2. KAPSAMKalite Yönetim Sistemi içerisindeki tüm faaliyetleri kapsar.

3.TANIMLARİç Tetkik: İLKSAN’da Kalite Yönetim Sistemi faaliyetlerinin etkinliğini ve

sürekliliğini kontrol etmek üzere, uygulama sorumluluğu olan şube ve birimlerin tarafsız ve iç kalite tetkiki eğitimi almış tetkik yapılacak şubeden ya da birimden bağımsız olan çalışanlarca, sisteme uygunluk açısından haberli, plânlı ve periyodik şekilde denetlenmesidir.

Tetkikçi: Kurum içi kalite tetkiki işlemlerinin tamamını veya bir kısmını yürüten iç tetkik eğitimini almış personeldir.

4. SORUMLULUKLARİç Tetkik Görevlileri

5. UYGULAMA

5.1. İç Tetkik Ekibinin O luşturulm ası ve Hazırlık5.1.1. İLKSAN tarafından yasal şartlar ve mevzuat dikkate alınarak, TS EN

ISO 9001:2008 standardına göre oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin etkin olarak uygulanması ve devamlılığının sağlanması için iç tetkikçi eğitimi almış iç tetkikçi havuzundan iç tetkikçi yeterliliği olan uygulamacılar tarafından denetleme gerçekleştirilmektedir.

5.1.2. İç Tetkikçi Listesinde(LS.06) tüm birim temsilcilerinin bulunmasına imkanlar dahilinde dikkat edilir. Değişen ya da ayrılan iç tetkikçilerin yerine yenileri aynı kriterlerle alınır.

5.1.3. İç tetkik ekibinin üyeleri, en az iki kişi olmak üzere Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenerek Genel Müdür tarafından onaylanır. Ekiptekilerden biri ekip lideri olarak görevlendirilir.

5.1.4. Kalite Yönetim Temsilcisi; iç tetkikçilere, tetkik edecekleri birimlerle ilgili gerekli dokümanları ve bir önceki tetkik sonuçlarını verir. Tetkik ekibiyle toplantılar yapar, yönlendirir.

5.1.5. Tetkikçilerden yeterli görülmeyenler, yeniden iç tetkikçi eğitimine alınır ve ikinci bir değerlendirmede de yeterli bulunmazlarsa, Kalite Yönetim Temsilcisinin uygun görüşüyle, Genel Müdürün onayı ile tetkikçi listesinden çıkarılabilirler.



Doküman No : PR.07



Yayın Tarihi :01/11/2007İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No :2/3

5.2. İç Tetkiklerin Planlanması5.2.1. Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Müdür tarafından onaylanmak üzere,

Yıllık İç Tetkik Planı (PL.01) hazırlar.5.2.2. Plan, birimlerin iş yoğunluğu ve işin önemi göz önüne alınarak, Genel

Müdür, Genel Müdür Yardımcıları, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birim yöneticileri ile kararlaştırılır.

5.2.3. Yıllık İç Tetkik Planı(PL.01)’nda daha önceden onayı alınmış, her bir tetkiki gerçekleştirecek, ekip lideri ve tetkikçiler ile hangi birimin ne zaman tetkik edileceği belirtilir.

5.2.4. İç tetkik yılda en az 2 kez yapılır. İç tetkikçiler kendi birimlerinde tetkik yapamazlar.

5.2.5. Kalite Yönetim Temsilcisi, İç Tetkik Planı(PL.01) dışında da işin önemi veya önceki tetkik sonuçlarını göz önünde bulundurarak Genel Müdürün onayı ile haberli veya habersiz tetkik yaptırabilir. Birimler, plan dışında da ayrıca tetkik talebinde bulunulabilir.

5.3. Y ıllık İç Tetkik Planının B irim lere Duyurulması5.3.1. Yıllık İç Tetkik Planı(PL.01) Genel Müdür tarafından onaylandıktan

sonra, ilgili tetkikçilere ve birimlere yazılı olarak duyurulur.5.3.2. Plan birimlere intikal ettikten sonra ilki 10 (on) gün içerisinde olmak

üzere 20 (yirmi) gün içerisinde birimler 2 defa değişiklik önerisinde bulunabilirler.5.3.3. Kalite Yönetim Temsilcisi değişiklik önerisini bir hafta içerisinde karara

bağlar ve sonucu ilgililere yazılı olarak bildirir.

5.4. İç Tetkike Hazırlık5.4.1. Yıllık planda belirtilen ekip liderleri, denetlenecek ilgili birim yöneticileri

ile kesin tetkik tarihini belirlemek üzere ön görüşme yaparlar.5.4.2. Görüşmeden sonra, ekip lideri İç Tetkik Detay Planı(PL.02)’nı hazırlar

ve ilgili birime en az bir hafta önceden bu planı yazılı olarak gönderir. Kalite Yönetim Temsilcisine de yazılı olarak bilgi verir.

5.4.3. Tetkikçilerce, tetkik sırasında İç Tetkik Soru Listesi (LS.03) dışında verilen hizmetle ilgili işlemleri kapsayan sorular da sorulur.

5.5. İç Tetkikin Gerçekleşmesi5.5.1. Tetkik açılış toplantısıyla başlar. Toplantıda ekip lideri, tetkik’in

prensiplerini, tetkikin amacını ve hedefini kısaca özetler.5.5.2. Bu toplantıya birim sorumlusu ile birlikte en az bir personel ve iç

tetkikçiler katılır.5.5.3. Açılış toplantısında Toplantı Tutanağı Formu (FR.33) düzenlenerek,

katılanlarca imzalanır.5.5.3. Birim sorumluları, tetkikçilere gerekli doküman, belge ve bilgileri verir.5.5.4. İç tetkikçilerce tespit edilen uygunsuzlukların her biri için ayrı ayrı,

Uygunsuzluk Kayıt Formu(FR.09) doldurulur.



Doküman No : PR.07



Yayın Tarihi :01/11/2007İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No :3/3

5.5.5.Uygunsuzluklar düzeltici/önleyici faaliyet gerektiren türden ise ekip lideri tarafından her bir uygunsuzluk için, Kalite Yönetim Temsilcisinin bilgisi dahilinde DÖF talep edilir.

5.5.6. DÖF’ler ile ilgili işlemler Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05)’ne, uygunsuzluklarla ilgili işlemler de Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (pR.08)’ne göre yapılır.

5.5.7. Tetkik sonunda kapanış toplantısı yapılır. Toplantıya aynı kişiler katılır ve bu toplantı için de Toplantı Tutanağı Formu (Fr .33) düzenlenerek, katılanlarca imzalanır.

5.5.8. Tetkikçiler ile birimler arasında bir uyuşmazlık çıktığında, durum Kalite Yönetim Temsilcisine bildirilir, anlaşmazlık konusunu Kalite Yönetim temsilcisi sonuçlandırır.

5.5.9. Tetkikçiler, tetkik bittikten sonra, tetkikler sırasında sorulara verilen cevapları ve gözlem sonuçlarını İç Tetkik Değerlendirme Raporu (RP.01)’na kaydederler.

5.5.10. İki nüsha olarak hazırlanan İç Tetkik Değerlendirme Raporu(RP.01 )’nun bir sureti ilgili birime, bir sureti de İç Tetkik Soru Listesi(LS.03) ile birlikte en geç 5 gün içinde Kalite Yönetim temsilcisine gönderilir.

5.5.11. Kalite Yönetim Temsilcisi, tetkik raporlarını inceler, tespit edilen uygunsuzlukları, Uygunsuzluk Takip Formu(FR.10)’na, açılan DÖF’leri de Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Formu (FR.12)’ na kaydederek takip eder.

5.5.12. Tüm tetkik sonuçları Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısında görüşülmek üzere dosyalanır ve prosedüre uygun olarak gündemde yer alır.

5.5.13. İç tetkiklere ilişkin kayıtlar ilgililerince, Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre tutulur ve muhafaza edilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Yıllık İç Tetkik Planı(PL.01)• İç Tetkik Detay Planı(PL.02)• Toplantı Tutanağı Formu(FR.33)• İç Tetkik Soru Listesi(LS.03)• İç Tetkikçi Listesi(LS.06)• İç Tetkik Değerlendirme Raporu (RP.01)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)• Düzeltici /Önleyici Faaliyet Prosedürü (PR.05 )• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08)





Doküman No : PR.08

Revizyon No : 03


UYGUN OLMAYAN HİZMETİN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ


Sayfa No :1/3

1.AMAÇKalite Yönetim Sisteminde ve İLKSAN tarafından sunulan hizmetlerde ortaya

çıkacak uygunsuzlukların tespiti ve uygun olmayan hizmetin kontrol altında tutulması, değerlendirilmesi ve ortadan kaldırılması için bir yöntem belirlemek,

Ayrıca hizmetlerimizde yasal şart ve mevzuat gereklerinin eksiksiz yerine getirilmesi ve uygulamada yanlış kullanımın önlenmesi, hizmet sunumu sürecinde üye beklentileri ve yasal şartların dikkate alınarak gerekli tedbirlerin alınması için metotların oluşturulmasıdır.

2. KAPSAMKalite Yönetim Sistemi içindeki yasal şartlar ile Kalite Yönetim Sistemi

şartlarına uygun olmayan tüm hizmet ve faaliyetleri kapsar.

3.TANIMLAR

3.1. UygunsuzlukUygunsuzluk şu şekilde tarif edilebilir;

• Yasal şartlara uymama,• Kalite Yönetim Sisteminde belirlenmiş şartlara uymama,• Yapılmakta olan işlerin ilgili prosedürlere, görev tanımlarına ve talimatlara

uygun olmaması,• Gerekli prosedür, proses ve talimatların bulunmaması veya dokümanların

yetersiz ve uygulamaya uygun olmaması,• İç ve dış tetkiklerde ortaya çıkan eksik ve yanlışlar,• Sunulan hizmetin her aşamasında belirlenen uygunsuzluklar ve Kalite Yönetim

Sistemi kriterlerinden sapma.

3.2. Uygun Olmayan HizmetİLKSAN’ın vermiş olduğu hizmetlerin yasal şartlar ile Kalite Yönetim Sistemi

şartlarına uygun olmamasıdır.

4. SORUMLULUKLARKalite Yönetim Temsilcisi ve tüm birimler.

5. UYGULAMA5.1. Uygunsuzluğun Belirlenmesi ve B ild irilm esi

5.1.1.Yapılan işlemin veya verilen hizmetin Kalite Yönetim Sistemine veya Yasal şartlara uygun olmadığı düşünülen durumlarda, bireysel veya birim olarak tespit edilen uygunsuzluklar, Uygunsuzluk Kayıt Formu (FR.09) kullanılarak bildirilir.

5.1.2. İç tetkiklerde, iç tetkikçiler tarafından tespit edilen uygunsuzluklar da aynı şekilde bildirilir.

5.1.3. Üyeler aldıkları hizmette, uygunsuzluk olduğunu düşündükleri konularda anket formunu doldurarak, anket kutularına atabilirler.

5.1.4. Dış tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklar, uygunsuzluk bildirimi olarak kabul edilir.




Doküman No : PR.08

Revizyon No : 03




Sayfa No :2/3

5.1.5.Haklı üye şikâyetleri de uygunsuzluk bildirimi olarak kabul edilir.

5.2. Yapılacak İşlem ler5.2.1. Herhangi bir nedenle beklemeye alınan evrakın, işleme yanlışlıkla

girmesinin önlenmesi için, çalışılan her serviste personelin ulaşabileceği Bekleyen Evrak sepeti veya dosyasında tutulur. Bekleyen evrak üzerine de bir not iliştirilerek, bekleme nedeni yazılır.

5.2.2. Hizmetlerimizle ilgili tüm evraklar; yasal mevzuat, kalite prosedürleri ve hizmet proseslerinde belirtilen kriterlere uygunluğu açısından, önceden belirlenen yetkililer tarafından kontrol edilir.

5.2.3. Yapılan kontrol sonucunda herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmezse, imza veya paraf ile bir sonraki adıma iletilir. Yetkili kişi tarafından evrak üzerine atılan imza veya paraf, gelinen adıma kadar ki tüm işlemlerin uygun kabul edildiğinin göstergesidir.

5.2.4. Yazım, imla, ifade bozuklukları gibi biçimsel hataların tespit edilmesi halinde, kontrol eden sırası ile birim şefi (geçerse) birim müdürü tarafından bu biçimsel hatalar yazı üzerine not edilerek veya üzerine açıklama yapılarak ilgili adıma geri iletilir. Düzeltme işlemini müteakip, hatalı evrak imha edilir, yeniden düzenlenen evrak işleme konulur. Bunlarla ilgili kayıt tutulmaz.

5.2.5. Uygunsuzluk yasal mevzuat, Kalite El Kitabı, kalite prosedürleri, hizmet proseslerinde belirtilen koşulların yerine getirilmemiş olması ise, saptamayı yapan personel tarafından evrak, imha edilmek veya yeniden işlem tesis edilmek üzere uygunsuzluğun olduğu /oluştuğu adıma iletilerek düzeltilmesi sağlanır. Yeniden düzenlenen evrak, doğrulaması yapılarak işleme konulur.

5.2.6. Uygunsuzluğu tespit eden personel, Uygunsuzluk Kayıt Formu(FR.09)’ nu iki nüsha halinde düzenleyerek, iki nüshayı da ilgili birim müdürüne teslim eder.

5.2.7. Uygunsuzluk Kayıt Formu(FR.09)’nu alan birim müdürü, kendi birimindeki servis şefini veya personelden birini uygunsuzluğun takibi için görevlendirir ve 2 nüsha olarak düzenlenen formlardan birini bu kişiye verir.

5.2.8. Uygunsuzluğun takibinden sorumlu personel, uygunsuzluğun ortadan kaldırılmasından sonra formun iki nüshasını da birim müdürünün bilgisi dahilinde kapatır.

5.2.9. Birim müdürü Uygunsuzluk Kayıt Formu(FR.09)’nun asıl nüshalarından birini Kalite Yönetim Temsilcisine yazı ekinde gönderir.

5.2.10. Birim müdürlerinin faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda, Kalite Yönetim Temsilcisi, uygunsuzluğun takibi için başka birim müdürlerinden birini görevlendirir. Uygunsuzluğun ortadan kaldırılmasından, uygunsuzluğu tespit edilen birim müdürü, takibinden ise görevlendirilen birim müdürü sorumludur.

5.2.11 Kalite Yönetim Temsilcisi hakkında, sunulan hizmet veya yapılan iş ile ilgili talimat, görev tanımı, prosedür vs. gibi doküman eksikliği olması durumunda uygunsuzluk bildiriminde bulunulabilir.

5.2.12.Kalite Yönetim Temsilcisinin faaliyetleri ile ilgili uygunsuzlukları Genel Müdür; Genel Müdür Yardımcısı veya görevlendireceği birim müdürü vasıtasıyla sonuçlandırılır.




Doküman No : PR.08

Revizyon No : 03




Sayfa No :3/3

5.2.13. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Dokümanların Kontrolü Prosedürü(PR.01)’ne uygun olarak gerekli işlemler yapılarak, uygunsuzluk ortadan kaldırılır.

5.2.14. Kalite Yönetim Temsilcisi, kendisine bildirilen uygunsuzlukların mahiyetine göre düzeltici/önleyici faaliyet başlatabilir.

5.2.15. Uygunsuzluk bildirimleri Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Uygunsuzluk Takip Formu(FR.10)’na kaydedilerek takip edilir. Sonuçları YGG toplantısına sunulur

5.2.16. Uygunsuzluk tespitleri, personel sicili değerlendirmelerine kaynaklık etmez, sicile işlenmez.

5.3. İhtilafların ÇözümüUygunsuzluklar konusunda anlaşmazlık olduğunda yapılacak işlem, ilgili birim

müdürü ve Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenir.

5.4. Uygunsuzluk KayıtlarıUygunsuzluk kayıtları, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimlerce Kayıtların

Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre saklanır.

5.5. Uygunsuzluk B ild irim i Yapılacak Durum lar• Önceden belirlenmiş şartlara uyulmaması,• Yapılan işin veya verilen hizmetin ilgili prosedürlere uygun olmaması,• Sunulan hizmet veya yapılan iş ile ilgili talimat veya prosedürün bulunmaması,• Hizmetin veya yapılan işin Kalite Yönetim Sisteminde önceden belirlenmiş

kriterlere ve Yasal Mevzuata uymaması durumlarında, uygunsuzluk tutulur.• Her düzeyde personel bir başka personel için uygunsuzluk bildiriminde

bulunabilir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Uygunsuzluk Kayıt Formu (FR.09)• Uygunsuzluk Takip Formu (FR.10)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)• Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05)






Yayın Tarihi :01/11/2007EĞİTİM PROSEDÜRÜ -----------------------------------

Sayfa No :1/4

Doküman No : PR.09

1. AMAÇİLKSAN’ın faaliyet alanı içerisinde, personelin yeni teknikler ve

uygulamalardan haberdar edilmesi ile eğitiminin sağlanması için ihtiyaç duyulan eğitimlerin belirlenmesi, planlanması, uygulanması ile ilgili metotların oluşturulmasını sağlamaktır.

2. KAPSAMİLKSAN bünyesindeki her türlü eğitim faaliyetlerini kapsamaktadır.

3. TANIMLAROryantasyon (uyum) Eğitim i: Göreve yeni başlayan personelin çalışacağı

birimi, görevi, çevre ve iş arkadaşlarını tanıması için uygulanan eğitim türünü,Hizmet İçi Eğitim : Kurum içinde gerçekleştirilen ve personelin görevleriyle

ilgili eğitim faaliyetlerini,Planlı Eğitim ler: Kurum tarafından belirlenecek eğiticiler vasıtasıyla kurum içi

ve kurum dışından alınacak eğitimleri,Plansız Eğitim ler: Eğitim planında yer almayan ancak birimlerden gelecek

istekler veya üst yönetimin talepleri doğrultusunda kurum içinden ve dışından uzman eğiticiler ile gerçekleştirilen eğitimleri,

Eğitim Sorum lusu : Diğer görevleri dışında, tüm eğitim faaliyetlerini organize etmek, yazışmalarını yapmak,personel görüş ve öneri anketlerini değerlendirmek sonuçlarını Kalite Temsilcisine bildirmek üzere görevlendirilen personeli,

ifade eder.

4. SORUMLULUKLARKalite Yönetim Tem silcisi: Gözetim, denetim ve yönlendirmeden,Eğitim Sorum lusu: Eğitimin koordinasyonundan,Üst yönetim : Gerekli kaynakları sağlamaktan,Personel ve İdari İşler Müdürlüğü: Eğitimlere ilişkin bilgi ve belgelerin,

personel sicil dosyalarında muhafazasından,Tüm birim sorum luları: Birimlerinin eğitim ihtiyacının belirlenmesinden ve

eğitimlere gerekli katılımı sağlamaktan sorumludur.

5. UYGULAMA

5.1. Eğitim İhtiyacının BelirlenmesiGenel olarak eğitim ihtiyaçları aşağıya çıkarılan faaliyetlerle belirlenmektedir:

• Birimlerin ve üst yönetimin talepleri,• Dış kaynaklı talepler,• Kalite Yönetim Temsilcisinin öngörüleri,• Anket sonuçları, şikayet-memnuniyet değerlendirme sonuçları,• İç Tetkik Sonuçları, kayıt altına alınan uygunsuzluklar ve düzeltici/önleyici

faaliyet talepleri,• Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında alınan kararlar,• Önceki eğitim sonuçlarının değerlendirilmesi,




EĞİTİM PROSEDURU

Doküman No : PR.09

Revizyon No : 03



Sayfa No :2/4

• Mevzuat değişikliği ve teknolojik gelişmeler sonucu ortaya çıkan ihtiyaçlar,• İLKSAN’da uygulamaya konulan projeler,

5.2. Eğitim Faaliyetleri5.2.1. Her yılın Aralık ayında birim sorumluları, birimlerinde gerekli olabilecek

bir sonraki yılın eğitim ihtiyaçlarını belirledikten sonra Personel Eğitim Talep Formu (FR.26)’nu doldurarak Kalite Yönetim Temsilcisine gönderirler.

5.2.2 Plan dışı olarak gelen eğitim talepleri Kalite Yönetim Temsilcisi, Genel Müdür ve Eğitim Sorumlusu tarafından değerlendirilerek, talep edilen eğitimin acil olduğuna karar verilir ise Yıllık Eğitim Planı(PL.03) ‘nda revizyon yapılarak birimlere duyurulur. Eğitim talebinin acil olmadığı düşünülür ise bir sonraki yılın eğitim planına alınmak üzere talep eden birime iade edilir.

5.2.3. Kalite Yönetim Temsilcisi, gelen talepleri Eğitim Sorumlusu ve Genel Müdür Yardımcıları ile değerlendirerek Genel Müdürün onayına sunar.

5.2.4. Genel Müdürün onayından geçen Yıllık Eğitim Planı(PL.03) yürürlüğe girmiş olur.

5.2.5 Yürürlüğe giren Yıllık Eğitim Planı(PL.03) birim müdürlüklerine yazılı olarak gönderilerek tüm personele tebliğ edilmesi sağlanır.

5.2.6. Yıllık eğitim planı, Eğitim Sorumlusu tarafından ilan panolarına asılır ve gerekli duyurular yapılır.

5.2.7. Hizmetiçi eğitim semineri ve kursların süresi, konusu, niteliği ve maliyeti Genel Müdür tarafından belirlenir (Personel ve İdari İşler Yönetmeliği, Madde-76).

5.2.8. Personelin sahip olması gereken nitelikler Personel ve İdari İşler Yönetmeliğinin ilgili maddelerinde ve Görev Tanımları(GT)’nda belirlenmiştir.

5.2.9. İLKSAN’daki eğitim faaliyetleri, Kalite Yönetim Temsilcisinin gözetimi ve denetimi altında Eğitim Sorumlusu tarafından yürütülür.

5.2.10. Kurumda verilecek eğitimlerin, konusunda uzman olan elamanlar tarafından verilmesi esastır. Ancak, gerektiğinde Bakanlıklar, Üniversiteler ve araştırma kuruluşları ile diğer kurum ve kuruluşlardan da yararlanılabilir.

5.2.11. Ankara dışında düzenlenecek eğitimlere Genel Müdürün onayı ile gidilebilir.

5.2.12. Personelin katıldığı eğitimlerden aldığı Sertifika veya eğitime katıldığına dair belgelerin bir sureti, eğitimin konusu ve süresi Personel ve İdari İşler Müdürlüğünce personelin sicil dosyasına eklenir, eğitime ilişkin bilgiler ise Personel Eğitim Kayıt Formu (FR.27)’na işlenerek dosyasında muhafaza edilir.

5.2.13. Personelin geçmişte aldığı eğitimlerle ilgili olan belge ve bilgiler için de aynı işlemler yapılır.

5.2.14. Birim Müdürleri kendi personeline yönelik olarak kısa süreli bilgilendirme eğitimleri yapabilirler.

5.2.15. Kalite Yönetim Temsilcisinin teklifi ve Genel Müdürün onayı ile diğer görevleri uhdesinde kalmak üzere, Eğitim Sorumlusu olarak bir personel görevlendirilir.




EĞİTİM PROSEDURU

Doküman No : PR.09

Revizyon No : 03



Sayfa No :3/4

5.3. Eğitim lerin E tkin liğ in in ve Sonuçlarının Değerlendirilmesi5.3.1.Yıllık Eğitim Planı(PL.03) kapsamında düzenlenen eğitimlerin etkinliğini

değerlendirmek amacıyla Eğitimin Değerlendirilmesi Formu (FR.28) ile anket yapılır ve alınan eğitim, katılımcılar tarafından değerlendirilir.

5.3.2 Ayrıca bu tür eğitimlerden sonra eğitimi veren eğitici tarafından Eğitim Raporu (RP.03) doldurulur.

5.3.3. Personeli bilgilendirmek amacıyla yapılan, daha çok Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili eğitimlerden ve birim müdürlerinin kendi personellerine verdikleri kısa süreli eğitimlerden sonra anket yapma ve Eğitim Raporu (RP.03) doldurulması zorunluluğu yoktur.

5.3.4. Yapılan değerlendirme sonucunda genel toplamda tespit edilen memnuniyet oranı % 60’ın üzerinde ise eğitimin etkin olarak yapıldığı kabul edilir.

5.3.5 Etkin bulunmayan eğitimlerin tekrarlanması kararı alınabilir.5.3.6. Eğitim anketlerinin sonuçları Eğitim Sorumlusu tarafından Eğitim

Değerlendirilmesi Formu(FR.28) ile yapılan anket ve Eğitim Raporu(RP.03) göz önünde bulundurularak değerlendirilir, değerlendirme sonuçları Eğitimin Etkinliğini Ölçme Raporu(RP.05) ve Eğitim Katılımcı Listesi (LS.04) ile birlikte, en geç 10 gün içinde Kalite Yönetim Temsilcisine gönderilir.

5.3.7. Eğitimle ilgili diğer dokümanlar Eğitim Sorumlusu tarafından muhafazaedilir.

5.3.8. Eğitim Değerlendirilmesi Formu(FR.28) kurum dışında alınan eğitimleri kapsamaz.

5.3.9. Kalite Yönetim Temsilcisi, Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarında eğitim faaliyetleri ile ilgili rapor sonuçlarını sunar.

5.4. Oryantasyon (uyum) Eğitim i5.4.1. Oryantasyon eğitimi göreve yeni başlayan veya görev yeri değişen her

düzeydeki personele verilir.5.4.2. Oryantasyon eğitimleri Kalite Yönetim Temsilcisi’nden Personel Eğitim Talep

Formu (FR.26) ile talepte bulunulmasıyla başlar. Eğitimin sonucu yine Kalite Yönetim Temsilcisi’ne Oryantasyon Eğitim Formu(FR.30)’nun gönderilmesi ile bildirilmiş olur.

5.4.3. Oryantasyon eğitimi, Oryantasyon Eğitim Formu (FR.30) ile personelin atandığı/görevlendirildiği birim amiri tarafından verilir.

5.4.4. Atanan kişi idareci (birim müdürü, birim müdür yardımcısı, uzman ) ise, Eğitim Sorumlusu ile Personel ve İdari İşler Müdürü bu eğitimi vermekten sorumludur.

5.4.5. Eğitimle ilgili düzenlenen Oryantasyon Eğitim Formu (FR.30), Personel ve İdari İşler Müdürlüğünce ilgilinin sicil dosyasında muhafaza edilir.

5.4.6. Bu eğitim, Personel Eğitim Kayıt Formu(FR.27)’na da işlenir.5.4.7. Eğitim ile ilgili tüm kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne

göre tutulur ve muhafaza edilir.




EĞİTİM PROSEDÜRÜ

Doküman No : PR.09

Revizyon No : 03



Sayfa No :4/4

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Yıllık Eğitim Planı (PL.03)• Personel Eğitim Talep Formu(FR.26)• Personel Eğitim Kayıt Formu (FR.27)• Eğitimin Değerlendirmesi Formu (FR.28)• Oryantasyon Eğitim Formu(FR.30)• Eğitim Katılımcı Listesi (LS.04)• Eğitim Raporu(RP.03)• Eğitimin Etkinliğini Ölçme Raporu(RP.05)• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)• Personel ve İdari İşler Yönetmeliği

Revizyon B ilg isi :1-5.2.15. Kalite Yönetim Temsilcisinin teklifi ve Genel Müdürün onayı ile Özel Kalem Müdürü diğer görevleri uhdesinde kalmak üzere, Eğitim Sorumlusu olarak görevlendirilmiştir maddesi bir personel görevlendirilir şeklinde revize edilmiştir.2-Tanımlar bölümü eğitim sorumlusu personel görüş öneri anket formu nu değerlendirir Kalite Yönetim Temsilcisine bildirir.





Yayın Tarihi :01/11/2007 SATINALMA PROSEDÜRÜ ----------------------------------

Sayfa No :1/4

Doküman No : PR.10

1 .AMAÇİLKSAN’ın ihtiyacı olan her türlü mal ve hizmetlerin alımı süreçlerini, Kamu

İhale Kanununa uygun olarak standardize etmek, oluşan hataları minimum seviyede tutmak için yöntemleri belirlemektir.

2. KAPSAMİLKSAN tarafından yapılan satın alma aşamalarının tümünü kapsamaktadır.

3.TANIMLAR ve KISALTMALARİLKSAN: İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve Sosyal Yardım Sandığı Genel

Müdürlüğünü,İhale Yetkilis i: İdarenin mevzuatında belirlemiş olduğu İhale ve harcama

yapma yetki ve sorumluluğuna sahip kişi veya kurulları ile usulüne uygun olarak yetki devri yapılmış görevliyi.

Yüklenici (Tedarikçi): İLKSAN’a mal ve hizmet temin eden firma, kurum, kuruluş ve üçüncü şahısları,

İhale Kom isyonu: İLKSAN üst yönetimince, ihalelerle ilgili işlemleri yapmak üzere oluşturulan komisyonu,

Muayene ve Kabul Kom isyonu: İLKSAN üst yönetimince, alımı yapılan mal/hizmetin şartnameye veya ihtiyaca uygunluğunu kontrol ederek geçici veya kesin kabulünü yapmak üzere oluşturulan komisyonu,

Şartname: Satın alınacak veya yapılacak her türlü mal, hizmet veya işin genel, özel, teknik ve idari esas, usul ve şartlarını belirleyen dokümanı,

Teknik Şartname: Alınacak malzemenin teknik özelliklerini içeren dokümanı, İdari Şartname: Mal ve hizmet alımlarında bedel, teslimat, yaptırımlar vb. idari

şartları içeren dokümanı,K. İ. K. : Kamu İhale Kanunu’nu,İLKSAN Bütçe Muhasebe ve Alım Yönetm eliğ i: Harcamalara ilişkin görev

yetki sorumlulukları, mal ve hizmet alımlarında, uygulama ilkelerini belirleyen dokümanı, ifade eder.

3. SORUMLULARÜst Yönetim ve tüm birimler.

4. UYGULAMAİLKSAN’daki her türlü mal, malzeme ve hizmet alımları, yetki limitleri dahilinde

yapılır.İLKSAN tarafından hazırlanan ve Genel Kurul Kararı ile onaylanan bütçe

olanakları ölçüsünde her türlü mal ve hizmet alımları yapılmaktadır.

4.1. Satın Alma İşlem lerin in Sınıflandırılması

4.1.1. B irinci Grup A lım larBu alımlar, elektrik, şebeke suyu, telefon hattı, yakıt, posta hizmetleri, Resmi

Gazete ve benzerlerinden oluşmaktadır. Bu hizmetler ilgili tekel konumundaki kuruluşlardan fatura karşılığında alınır ve birinci grup alımlar şeklinde tanımlanmıştır.






Sayfa No :2/4

Doküman No : PR.10

4.1.2. İkinci Grup A lım larBu grupta Demirbaş, temizlik, büro, kırtasiye ve bilgisayar sarf malzemeleri ile

diğer malzemeler yer alır. Bu gruptaki malzemelerin alımları K.İ.K. 3/e maddesi kapsamında belirlenen kuruluşlardan yapılır. İlgili kuruluşlardan temin edilememesi halinde piyasadan temin edilebilir.

4.1.3. Üçüncü Grup A lım larBu grupta temizlik hizmeti, araç, alet ve cihaz bakım hizmeti, eğitim hizmeti,

sigorta hizmeti, güvenlik hizmeti, danışmanlık hizmeti, vb. alımlar yer alır. Bu hizmetler ilgili firma, kurum, kuruluş ve üçüncü şahıslardan temin edilir.

4.2. SATIN ALMA UYGULAMALARI4.2.1.İLKSAN’daki tüm mal, mal ve hizmet alımları 4734 ve 4735 sayılı Kamu

İhale Kanunu çerçevesinde yapılmaktadır.4.2.2. Satın alınacak mal/hizmet için yetki çerçevesinde talep edilen birim

tarafından alınacak mal/ hizmetin fiyatı tespit edilerek Yönetim Kurulu kararı veya İdareden OLUR alınarak, İhale Yetkilisi tarafından görevlendirilen Piyasa Fiyat Araştırma görevlilerince Komisyonu piyasada yaklaşık maliyeti tespit etmek için ilgili firmalarla yazılı olarak veya görüşülerek görüşmeler yaparak (K.İ.K.’e göre en az 3 adet) teklif alınır.

4.2.3. Alınan bu teklifler değerlendirilerek Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı düzenlenir. Alınacak mal/hizmetin yaklaşık maliyeti belirlenir.

Talepte bulunan birimin bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı, alınacak mal/hizmetin yaklaşık maliyetine göre;

4734 sayılı Kamu İhale Kanununun,a) Açık İhale usulü,b) Belli istekliler arasında ihale usulü,c) Pazarlık usulü,d) Doğrudan temin usulü,İhale usullerinden birisine karar verir.Yukarıda "a, b ve c” de belirtilen ihale usulüne göre alım yapılacak ise

Komisyon görevlendirilerek alım gerçekleştirilir.Ancak doğrudan temin usulü ile alım yapılacak ise talepte bulunan birimin

bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı, Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağına istinaden mal/hizmetin alınması için İhale Onay Belgesi düzenleyerek, ihale yetkilisinin onayına sunar. İhale Yetkilisince onay verilerek satın alınması uygun görülmesi halinde alım gerçekleştirilir.

4.2.4. Alınacak malzemelerin özellikleri Teknik Şartnameyi gerektiriyorsa, Teknik Şartname talep eden birim tarafından hazırlanır veya hazırlattırılır.

4.2.5. İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartnameler ve varsa ekleri, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun Mal, Yapım, Hizmet ve Danışmanlık Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmelikleri dikkate alınarak hazırlanır.

4.2.6. K.İ.K. madde 22 ‘ye göre yapılacak alımlarda; ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.






Sayfa No :3/4

Doküman No : PR.10

4.2.7. Alınacak malzeme ile ilgili İdari ve Teknik Şartnameler gerekli görülürse teknik resim, kroki gibi malzemelerin özelliklerini açıklayan ek dokümanlar da hazırlanarak, yüklenicilerden (tedarikçi) yazılı teklif istenir. K.İ.K. 3/e maddesi kapsamında bulunan kuruluşlardan alım yapılacak ise teklif istenilmez, kuruluşun belirlemiş olduğu fiyat listesi üzerinden alım yapılır. (Eğer alım D.M.O.’den yapılacaksa yazılı teklif istenmez).

4.2.8. Alınacak mal/hizmet ile ilgili gelen teklifler belirlenen ihale usulüne göre İhale Komisyonu veya piyasa fiyat araştırma görevlileri tarafından değerlendirilerek yaklaşık maliyet belirlenir.

4.2.9. İhale Yetkilisi istenilen mal/hizmet alımını uygun bulmazsa onaylamaz ve gerekçesi ile iade eder. Onay verirse evrak kaydı yapılarak İhale Onay Belgesi ilgili birime teslim edilir.

4.2.10. İlgili birim mevzuat kapsamında satın aldığı malzemeleri Ayniyat Şefliğine teslim eder. Depo Ambar Ayniyat alındısı düzenlenir. Daha sonra istek sahibi birimlere Ayniyat sorumlusu tarafından Tüketim Malzemeleri İsteme ve Çıkarma Fişi Formu (FR.31) düzenlenerek onay sonrası teslim edilir.

4.2.11. Satın alınan malzeme demirbaş ise Ayniyat Şefliği tarafından demirbaş Ayniyat Teslim Alma Makbuzu düzenleyerek depoya alır. Demirbaş Zimmet Formu düzenleyerek ilgilisine teslim eder.

4.2.12. Satın alınan malzeme içinde Ayniyat Şefliği tarafından Depo Ambar Ayniyat Alındısı düzenlenmeyenler ile kullanıma direk olarak teslim edilen malzemelerin dışında kalanlar için; üst yönetim tarafından Mal Muayene Kabul Komisyonu kurulur.

Komisyon tarafından varsa şartnamesinde belirtilen özelliklerine göre malzemenin kabulü yapılır. Şartnamesine veya istenilen özelliklere uygun değil ise malzemelerin kabulü yapılmaz, ayıpları belirtilerek tedarikçisine iade edilir.

4.2.13. Satın alma işleminin sona ermesinden sonra, fatura bedeli satın alma Şefliği veya Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğünce yükleniciye ödenir. Satın alma işlemlerinin tüm aşamalarındaki evraklar kayıt altına alınarak ilgili dosyalarda muhafaza edilir.

5. SÖZLEŞME5.1. İhale Komisyonu tarafından alınan kararın ihale yetkilisi tarafından

onaylanmasından sonra yüklenici ile sözleşme ya da protokol imzalanır.5.2. İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve

onaylattırılması zorunlu değildir.5.3.Yüklenici tarafından mal/hizmet teslim edildiğinde, mal/hizmetin kabulü,

4734 sayılı K.İ.K.’ nun Muayene ve Kabul İşlemlerine Ait Yönetmelik kapsamında yapılır.

5.4. İrsaliyesi ve faturası olmayan malzemenin kabulü yapılmaz.5.5.Garanti Belgesi ile satılması zorunlu mallar için mutlaka Garanti Belgesi

istenir.5.6. Sözleşme ve şartnamelere uygun olmayan bir durum tespit edildiğinde,

yüklenici uyarılarak sözleşmede belirtilen süre içerisinde eksikliğin giderilmesi istenir. Yüklenici verilen süre içerisinde eksikliği gideremez ve teslimatı geciktirirse sözleşmede belirtilen cezai yaptırımlar uygulanır.




SATINALMA PROSEDÜRÜ

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

PR.10

06

14/04/2015

01/11/2007

4/4

6. YÜKLENİCİ DEĞERLENDİRİLMESİ6.1. Yüklenici şartları ihale şartnamesinde belirtilir.6.2. Yüklenicilerin değerlendirilmesi, Yüklenici Değerlendirme Formu

(FR.32)’nda belirlenen kriterlere göre yapılır.6.3. Yüklenici değerlendirme puanlaması 15.000,00 (OnbeşbinTL) üzeri

alımlarda Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü tarafından yapılır.6.4. Yüklenici değerlendirme puanı 70 ve üzeri olan yükleniciler güvenilir

yüklenici olarak kabul edilerek, Tedarikçi Listesi(LS.05)’ne işlenerek, Muhasebe ve Mali İşler Müdürünün onayına sunulur. 70’in altında puan verilen yükleniciler Tedarikçi Listesi (LS.05)’ne alınmaz ve bu yüklenicilerden alım yapılmaz.

6.5. Satın alma işlemleriyle ilgili tüm kayıtlar Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre tutulur.

7. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Tüketim Malzemeleri İsteme ve Çıkarma Fişi Formu(FR.31)• Yüklenici Değerlendirme Formu (FR.32)• Tedarikçi Listesi(LS.05)• Kamu İhale Kanunu• Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)• Bütçe Muhasebe ve Alım Yönetmeliği

Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2-Yüklenici değerlendirme puanı 70 ve üzeri olan yükleniciler güvenilir yüklenici olarak kabul edilerek, Tedarikçi Listesi(LS.05)’ne işlenerek, Muhasebe ve Mali İşler Müdürünün onayına sunulur şeklinde revize edilmiştir.3-Yüklenici değerlendirme bölümünün 6.3’üncü maddesinin içeriği değiştirildi4- Satınalma Uygulamalarında 4.2.12 maddesi 4.2.13 maddesine aktarıldı. 4.2.12 maddesine ise mal muayene kabul komisyonu kurulması ve ne şekilde işlem yürüteceğine ilişkin düzenleme eklendi.




AİDAT, SOSYAL YARDIM VE İKRAZ HAVALE PROSEDÜRÜ

Doküman No :PR.11

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

15.03.2017

20/07/2010

1/2

1. AMAÇİLKSAN’ın üyelerine verdiği sosyal yardım, aidat iadesi ve ikrazı, zamanında ve

aksaklığa sebebiyet vermeden, ilgililere ulaşmasını sağlamak için gerekli metotların oluşturulması.

2. KAPSAMİLKSAN’dan yapılan tüm sosyal yardım, aidat iadesi ve ikraz havale işlemlerini

kapsar.

3. TANIMLARAracı Kurum lar: Bankalar, PTT ve GSM Şirketlerini,Üyeler: İLKSAN üyelerini,Sosyal Yardım lar: Ana Statüde belirlenen yardımları,A idat İadesi: Yönetmeliklerde belirlenen şartlarda, üyeden kesilen aidatların

kendilerine iadesini,İkraz: İkraz Yönetmeliğinde belirlenen şartlarda verilen borç parayı,

ifade eder.

4. SORUMLULUKLARİkraz Müdürlüğü: İkraz tahakkuk işlemlerini tamamlayıp, ikraz havale listesini

Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne göndermekten ve havale listesini aracı kuruma data ortamında ulaştırmak ve üyelere bilgilendirme mesajı göndermekten,

A idat ve Sosyal Yardım lar Müdürlüğü: Sosyal Yardımlar ile Aidat İade tahakkuk işlemlerini tamamlayıp, Sosyal Yardım ve Aidat İadesi listelerini Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne göndermekten ve listeleri aracı kuruma data ortamında ulaştırmak ve üyelere bilgilendirme mesajı göndermekten,

Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü: Üyelere Havale/EFT şeklinde banka aracılığı ile yapılacak ödemelerle ilgili, Muhasebe gerekli kontrollerini yaptıktan sonra İkraz Müdürlüğü ile Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğüne uygunluk e-mail’ini bildirir. İkraz Müdürlüğü ile Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü tarafından bankaya gönderilen dataya ait e-mail’in bankaya gidip gitmediği bilgisi banka tarafından e-mail ortamında Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne gönderilir. Ayrıca Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü dataya ait üye sayısı ve toplam ödenecek tutarı kapsayan banka ödeme ve çapraz kontrol talimatını bankaya göndermekten sorumludur.5. UYGULAMA5.1. Havale İşlemleri

5.1.1. Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü hazırladığı Sosyal Yardım ve Aidat İadelerine ilişkin havale listelerini, İkraz Müdürlüğü de ikraz havale listelerini Mali Genel Müdür Yardımcısı ve Genel Müdüre onaylatır.

5.1.2. Onaylanan listeler Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne intikal ettirilir.5.1.3. Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü; Aidat, Sosyal Yardım ve İkraz havale

listelerinin kontrolünü tamamladıktan ve uygunluk e-mailinin İkraz Müdürlüğü ile Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğüne bildirimini takiben, İkraz Müdürlüğü ile Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğünün bankaya göndermiş olduğu dataya ait e-mailin gittiği teyidinden sonra bankaya ilgili data üye sayısını ve toplam tutarı gösteren ödeme




AİDAT, SOSYAL YARDIM VE İKRAZ HAVALE PROSEDÜRÜ

Doküman No :PR.11

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

15.03.2017

20/07/2010

2/2

talimatını gönderir.

5.1.4. Aidat, Sosyal Yardım ve İkraz havale listelerine ait data bilgilerini veri tabanından alan İkraz Müdürlüğü ile Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü, gerekli bilgileri ilgili aracı kurumlara elektronik posta olarak data ortamında gönderir.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Aidat ve Sosyal Yardım Hizmet Prosesi(PS.01)• İkraz Prosesi(PS.02)• Yönetim Kurulu Kararları• Genel Müdürlük Olur’u• Havale Listeleri• Aracı Kurumlara verilen ödeme talimatları.

Revizyon bilgisi:15/03/2017

• Sorumluluklar başlığı altında bulunan İkraz Müdürlüğü bölümünün içeriği değiştirilmiştir.• Sorumluluklar başlığı altında bulunan Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü bölümünün

içeriği değiştirilmiştir.• Sorumluluklar başlığı altında bulunan Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü bölümünün

içeriği değiştirilmiştir.• Sorumluluklar başlığı altında bulunan Bilgi İşlem Koordinatörlüğü bölümü çıkarılmıştır.• 5.1.3 maddesinin içeriği değiştirilmiştir.• 5.1.4 maddesindeki "Bilgi İşlem Koordinatörlüğü” ifadesi, "İkraz Müdürlüğü ile Aidat ve

Sosyal Yardımlar Müdürlüğü” şeklinde değiştirilmiştir.



Doküman No : PR.12



Yayın Tarihi :20/07/2010EVRAK KAYIT PROSEDÜRÜ ------------------------------

Sayfa No : 1/2

1.AMAÇBu prosedürün amacı, İLKSAN’a gelen evrakların kabulü, havalesi, kayıt altına

alınması ile belirlenmiş kurallar doğrultusunda zamanında ve etkin bir şekilde ilgili birimlere dağıtımını sağlamak, ayrıca birim müdürlükleri tarafından hazırlanarak kurum dışına gönderilecek evrakların kayıt altına alınarak muhafaza edilmesini sağlamaktır.

2.KAPSAMİLKSAN’a dışarıdan gelen, dışarıya giden ve kurum içi tüm yazışmaların teslim

alınması, gönderilmesi, kurum içinde tasnifi dağıtımını kapsar.

3.TANIMLARZim m et: Kurum ve kuruluşlarda çalışanlara veya para işleri ile uğraşan

görevliye imza karşılığı teslim edilen para veya eşya.Evrak: Açık ve gizli yazıları, resmi işlem uygulanan her türlü belge ve eklerini,

ifade eder.

4. SORUMLULUKPersonel ve İdari İşler Müdürlüğü

5.UYGULAMA5.1.1. Gerçek veya tüzel kişilerden, posta kanalıyla veya elden gelen kargo ve

evraklar haberleşme evrak personelince teslim alınır.5.1.2. Zarflar, İLKSAN’a ait olduğu anlaşıldıktan sonra açılır, yanlış gelenler

postayı getiren kişiye iade edilir.5.1.3. İLKSAN’a gelen evraklar, konularına ve birimlerine göre tasnif edilir,

bilgisayara kayıt işlemi yapıldıktan sonra tarih ve kayıt numarası alınır. Kayıt edilen evraklar ilgili birime götürülerek bilgisayar üzerinden şifre karşılığında ilgili kişiye teslim edilir.

5.1.4. Birimler tarafından kurum dışına gönderilmek üzere hazırlanan evraklara tarih sayı verildikten sonra bilgisayara kayıtları yapılır.

5.1.5. Gönderilecek evrakların kayıtları yapıldıktan sonra dökümleri alınarak ilgili birime teslim edilir.

5.1.6. Gerçek ve tüzel kişilere gönderilen evrak, zimmet karşılığı teslim edilir veya posta yoluyla gönderilir.

5.1.7. Çok gizli evrak, ikinci bir zarfa konularak gönderilir.5.1.8. Kurye ile gönderilen evrak zimmet defterine kayıtları yapılarak imza

karşılığında teslim edilir.5.1.9. Birimler arası evrak, evrakı hazırlayan müdürlük tarafından bilgisayara

kayıt işlemi yapılarak, tarih ve sayı verilir, evrak ilgili birime götürülerek bilgisayar üzerinden şifre karşılığında ilgili kişiye teslim edilir.

5.1.10.Gelen, Giden ve Birimler arası evrak kayıt numaraları, her yılbaşında 1’den başlar ve sonuna kadar birbirini takip eder. Aynı tarih ve evrak sayısı birden fazla evrakta kullanılmaz.




EVRAK KAYIT PROSEDÜRÜ

Doküman No : PR.12

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

30/03/2012

20/07/2010

2/2

5.1.11.Her ay sonunda ilgili aya ait gelen evrak (LS.10), giden evrak (LS.11) ve birimler arası evrak (LS.12) dökümleri alınarak, İdari Hizmetler Şefi, Bilgi İşlem Koordinatörü, Personel ve İdari İşler Müdürü ve İdari Genel Müdür Yardımcısı tarafından kontrol edilerek imzalanır ve idari hizmetler şefliği tarafından muhafaza edilir.

5.1.12. Hatalı kayıt yapıldığında, hata bilgisayar üzerinde düzeltilmesi ilgili birim tarafından istenir.

5.1.13. Kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre muhafaza edilir.5.1.14. İşlemler sırasında tespit edilen uygunsuz işlemler için Uygun Olmayan

Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapılır.5.1.15. Tüm işlemler bu prosedür ile birlikte Haberleşme Evrak ve Arşiv

Yönergesi ve diğer mevzuata göre yapılır.

6. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Haberleşme Evrak ve Arşiv Yönergesi• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)

Revizyon Bilgisi : 5.1.3 ve 5.1.12 maddeleri arasındaki tüm maddeler revizyona uğradı.



1- DOKÜMANLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ(PR.OI)2- KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ(PR.02)3- ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME PROSEDÜRÜ(PR.03)4- YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ(PR.04)5- DÜZELTİCİ /ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ(PR.05)6- ANKET PROSEDÜRÜ(PR.06)7- İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ(PR.07)8- UYGUN OLMAYAN HİZMET PROSEDÜRÜ(PR.08)9- EĞİTİM PROSEDÜRÜ(PR.09)10-SATINALMA PROSEDÜRÜ(PR.10)11-AİDAT, SOSYAL YARDIM VE İKRAZ HAVALE PROSEDÜRÜ(PR.11)12-EVRAK KAYIT PROSEDÜRÜ(PR.12)


GENEL MUDURUN GÖREV TANIMI

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

GT.01

02

03/07/2012

01/11/2007

1/1

KADRO UNVANI : Genel Müdür

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Yönetim Kurulu

VEKALET DURUMU : Yönetim Kurulu Başkanı veya Genel Müdürtarafından belirlenen, Genel Müdür Yardımcılarından veya birim müdürlerinden biri.

Görev Yetki ve Sorum luluklarGenel Müdürün görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliğinin 16’ncı

maddesinde belirlenmiştir. Genel Müdür burada sayılan görevleriyle birlikte KYS ile ilgili görevleri de yapar.

• Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol göstericidir.

• Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri doğrultusunda çalışır.• Sandık personelinin işe alınması, yükselmesi, ödüllendirilmesi,

cezalandırılması ve işine son verilmesi konusunda Yönetim Kuruluna öneride bulunur.

• Sandık personelinin çalışmalarını denetlemek ve personele gerekli emir ve talimatları verir.

• Faaliyetler sırasında meydana gelen uygunsuzlukları Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre kayıt altına alıp, Kalite yönetim Temsilcisine bildirir.

YETERLİLİK• Bu göreve atanacaklarda aranan nitelikler Personel ve İdari İşler

yönetmeliğinin 26’ncı maddesinde belirlenmiştir.

Revizyon Bilgisi:1- Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2- Üye talep, beklenti ve şikayetlerini kayıt altına alıp Kalite Yönetim Temsilcisi’ne bildirir maddesi kaldırıldı.




Doküman No : GT.02

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi : -

İDARİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI


Sayfa No : 1/1

KADRO UNVANI : İdari Genel Müdür Yardımcısı

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Genel Müdür

VEKALET DURUMU : Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’ndebelirlenmiştir.

Görev Yetki ve Sorum luluklarGenel Müdür Yardımcısının görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir:• Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol

göstericidir.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre

işlem yapar.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun

Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.

YETERLİLİK• Bu göreve atanacaklarda aranan nitelikler, Personel ve İdari İşler

Yönetmeliği’nde belirlenmiştir.





Doküman No : GT.03

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi : -

MALİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI

Yayın Tarihi : 20/072010

Sayfa No : 1/1

KADRO UNVANI : Mali Genel Müdür Yardımcısı



Görev Yetki ve Sorum luluklarGenel Müdür Yardımcısının görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir:• Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol

göstericidir.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre









Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02


MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI


Sayfa No : 1/9

KADRO UNVANI : Muhasebe ve Mali İşler Müdürü

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Mali Genel Müdür Yardımcısı


Görev Yetki ve Sorum luluklarMuhasebe ve Mali İşler Müdürünün görevleri, Personel ve İdari İşler

Yönetmeliği’nde belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre








MUHASEBE VE MALİ İŞLER MUDURLUGU GÖREV TANIMI

Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02



Sayfa No : 2/9

KADRO UNVAN

BAĞLI OLDUĞU UST BİRİM

VEKALET DURUMU

: Muhasebe ve Mali İşler Müdür Yardımcısı

: Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü

: Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde belirlenmiştir.

Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Muhasebe ve Mali İşler Müdür Yardımcısı görevini, İş Kanunu, Vergi Usul

Kanunu, SSK Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Ana Statü, Yönetmelikler, Yönetim Kurulu Kararlarına ve Genel Müdürün talimatlarına uygun olarak yürütür.

• Muhasebeye ait görevleri, Ana Statü, Vergi Usul Kanunu, SSK Kanunu, İş Kanunu ve Ticaret Kanunları çerçevesinde yürütmekle görevli ve yaptığı işlerden Muhasebe ve Mali İşler Müdürü ile birlikte sorumludur.

• Görevlerini mevzuat çerçevesinde, zamanında ve en iyi bir biçimde yapılmamasından yetkilerin gereği gibi kullanılmamasından Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne karşı sorumludur.

• Gerektiğinde Yönetim Kurulu kararı ile ihale ve alım-satım komisyonlarına katılır.

• Muhasebe ile ilgili gerekli kanuni defterleri usulüne uygun olarak tutar.• Aylık mizanları, altı aylık ve yıllık bilanço kar-zarar cetvellerini hazırlar ve

Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne sunar.• Tahsilat ve ödemelerle ilgili her türlü makbuz, fiş, çek, ödeme emri v.b.

belgelerin Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğünce muhafaza edilmesini sağlar ve bunların gerekiyorsa ilgililerine tutanakla teslimini, kullanılan belgelerin tekrar muhasebeye intikalini ve düzenli bir şekilde muhafazasını sağlar.

• Muhasebe ile ilgili her türlü defter kayıt ve belgeleri ile her an denetime hazır bulundurur.

• Bütçe, Muhasebe ve Alım-Satım Yönetmeliğinin ilgili maddelerine riayet eder.• Bütçedeki harcamaların tespit edilen limitlerine uygunluğunu takip eder, bölüm

ve maddeler arasında aktarma gerekiyorsa Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne teklifte bulunur.

• Ambar, Ayniyat ve Kasa- Banka işlemlerinin usulüne uygun bir şekilde yürütülmesini sağlar. Banka, Kasa ve ambarda bulunan para ile bu mahiyetteki kıymetli evrak ve ayniyatın sayımının kontrolünü sağlar.

• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre işlem yapar.

• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.


Yönetmeliği’nde (Genel şartlar) belirlenmiştir.




Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02




Sayfa No : 3/9

KADRO UNVANI : Muhasebe Şefi

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü


Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Muhasebe ve Mali İşler Müdürü ve Müdür Yardımcısı tarafından kendisine

intikal eden evrakların mahsup işlerini yapar, mahsup fişlerini tanzim ve kontrol eder.

• Genel Müdürlüğün aylık beyannamelerin doğru olarak tanzimi ve tahakkuk ettirilerek zamanında ödenmesini sağlar.

• Genel Müdürlüğün banka hesaplarının kontrol ve mutabakatını sağlar.• Tanzim edilen mahsup fişlerinde ve yazılan talimatların ekinde gerekli

belgelerin tam olup, olmadığını kontrol ederek, maddi hata olmamasını sağlar.• Aylık mizanları takip eden ayın en geç 20’sine kadar birim müdürüne sunar.• Genel Müdürlüğün her türlü alacağının takibini yapar ve sonuçlandırır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre


Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.• Amirlerince verilen görevleri yapar.






Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02




Sayfa No : 4/9

KADRO UNVANI : Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü Personeli


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre








Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02




Sayfa No : 5/9

KADRO UNVANI : Ayniyat Şefi



Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Ayniyat Şefi görevlerini yaparken, “ Ayniyat ve Demirbaş Yönergesi” nde

belirlenen hususlara riayet eder,• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre








Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02




Sayfa No : 6/9

KADRO UNVANI : Satınalma Şefi



Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Sandığın mal ve hizmet ihtiyaçlarının, idare tarafından onaylanmasını

müteakip, piyasa fiyat araştırma görevlileri tarafından yapılan piyasa fiyat araştırmasına ait evrakları teslim alarak İhale Onay Yetkilisine sunar.

• Piyasa Fiyat Araştırma görevlilerinden teslim alınan evraklara uygun olarak Sandığın menfaatleri göz önünde bulundurularak ihtiyaç duyulan malzemeleri alır.

• Mal ve hizmet alımlarının tamamlanmasından sonra alınan malzemeleri Genel Müdürlüğümüz Ayniyat Şefliğine, Demirbaş Ayniyat Teslim Alma Makbuzu veya Ambar Ayniyat Teslim Alma Makbuzu karşılığında teslim eder.

• Servisi ile ilgili gerekli yazışmaları yapar.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







Doküman No : GT.05


Revizyon Tarihi : -

MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi : 09/11/2010

GÖREV TANIMI Sayfa No : 7/9

KADRO UNVAN : Satınalma Şefliği Personeli


VEKALET DURUMU

Görev Yetki ve Sorum luluklar

• Sandığın mal ve hizmet alım ihtiyaçları idare tarafından onaylanmasını müteakip, Piyasa fiyat araştırma görevlileri tarafından yapılan piyasa fiyat araştırmasına ait evrakları teslim alarak Satınalma Şefine verir.

• Mal ve hizmet alımlarının tamamlanmasından sonra alınan malzemeleri Genel Müdürlüğümüz Ayniyat Şefliğine Demirbaş Ayniyat Teslim Alma Makbuzu veya Ambar Teslim Alma Makbuzu karşılığında teslim eder.

• İhale Onayı ile çıkan malzemenin belgesini temin ederek ödenmek üzere tahakkuk oluru hazırlar.

• Satınalma ile ilgili gerekli yazışmaları yapar.• Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri doğrultusunda çalışır,• Üye talep, beklenti ve şikayetleri konusunda Anket Prosedürü (PR.06)’ne göre

işlem yapar,• Faaliyetler sırasında tespit ettiğiniz uygunsuzluklar ile ilgili olarak Uygun

Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08)’ne göre işlem yapar.Amirlerince verilecek görevleri yapar.




Doküman No : GT.05

Revizyon No : 02




Sayfa No : 8/9

KADRO UNVANI : Veznedar



Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Kasa Defterini günlük olarak tutar ve her akşam 17.30'da kasayı kapatır.• Kasa tediye fişlerinde ödeme emri verme yetkisi olan amirlerinin imzası

olmadan ödeme yapmaz.• Tediye yapılan kişilerin yetki belgelerinin uygunluğunu kontrol ederek uygun

olması halinde kimlik dökümleri ve imzaları karşılığında ödeme yapar.• Tahsilatların kesilen tahsilat fişlerine uygun olarak yapılmasını sağlar.• Her sabah banka bakiyelerini alır ve ilgili yerlere verir.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







Doküman No : GT.05


Revizyon Tarihi : -

MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ Yayın Tarihi : 09/11/2010

GÖREV TANIMI Sayfa No : 9/9

KADRO UNVANI : İkraz Takip Şefi


VEKALET DURUMU : Personel ve İdari işler Yönetmeliği’ndebelirlenmiştir.


• İlgili yönetmelikler çerçevesinde üyelerin ikraz borç takibini yapar.• İkraz taksidini yatırmayanlarla ilgili bütün yazışmaları yapar,• İkraz borcunu ödemeyenlerin listesini Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne

düzenli bir şekilde ve zamanında bildirerek, bu listelerin Hukuk Müşavirliğine gitmesini sağlar.

• İkraz alan üyenin, bir taksidini ödememesi veya maaşından kesilmemesi halinde İkraz Yönetmeliğinin 15.’nci hükmünü uygulamak üzere Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne bildirimde bulunur.

• Hukuk Müşavirliğine verilen evrakların sonucunu takip eder.• Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne ikraz taksidi ödemeyenler hakkında

haftalık bilgi verir.• Kalite Politikası ve Kalite Hedefleri doğrultusunda çalışır• Üye talep, beklenti ve şikayetleri konusunda Anket Prosedürü (PR.06)’ne göre

işlem yapar,• Faaliyetler sırasında tespit ettiğiniz uygunsuzluklar ile ilgili olarak Uygun

Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08)’ne göre işlem yapar.• Amirlerince verilecek görevleri yapar.

Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2- İkraz Takip Şefi ve Satınalma Personeli Görev Tanımları eklendi.



/ / V ' X * V1 c J U I

Doküman No : GT.06



UZMANIN Yayın Tarihi :01/11/2007

GÖREV TANIMI Sayfa No :1/1

KADRO UNVANI : Uzman

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Genel Müdür belirler.

VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklarUzmanın görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde belirlenmiştir. Bu

görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre


Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.• Amirleri tarafından verilen görevleri yapar.






WİLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No : GT.07

Revizyon No : 03


HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ GÖREV TANIMI


Sayfa No :1/3

KADRO UNVANI : 1. Hukuk Müşaviri


VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum lulukları1. Hukuk Müşavirinin görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir. Bu görevlerine, KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun







Doküman No : GT.07

Revizyon No : 03




Sayfa No :2/3

KADRO UNVANI : Hukuk Müşaviri

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : 1.Hukuk Müşaviri

VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklarıHukuk Müşavirinin görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir. Bu görevlerine, KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• İş ve işlemlere ilişkin avans alır, avansı gerektiği yerlere harcar, belgelerini

tanzim eder ve avansı usulünce kapatır.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun







Doküman No : GT.07

Revizyon No : 03




Sayfa No :3/3

KADRO UNVANI : Hukuk Müşavirliği Personeli

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : 1. Hukuk Müşaviri

VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum lulukları• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Hukuk Müşavirliğine gelen her türlü yazı ve belgeyi gelen evrak defterine kayıt

ederek, varsa gerekli işlemlerini yapar ve dosyalar.• Hukuk Müşavirliğinden çıkan yazı ve belgeleri giden evrak kayıt defterine

kaydedip Genel Müdürlük evrak birimine teslim eder.• İLKSAN leh ya da aleyhine açılan her türlü dava ve icra takibini esas

defterlerine kaydedip dosyasını açar. Bu dosyaların ve içindeki bilgi ve belgelerin düzenli bir şekilde olmasını sağlar.

• Dava ve icra takiplerini her hukuki aşamada esas defterine kaydeder.• Sonuçlanan dava ve icra takiplerinin kayıtlarını yaptıktan sonra gereğince

muhafazasını sağlar.• Her dereceden mahkeme ve İcra Müdürlüğü nezdinde kendisine verilen iş ve

işlemleri takip eder.• Mahkemeler ve İcra Müdürlüklerine sunulacak yazı, evrak ve belgeleri hazırlar.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun




Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2-İş ve işlemlere ilişkin avans alır, avansı gerektiği yerlere harcar, belgelerini tanzim eder ve avansı usulünce kapatır personelin görevinden çıkartılıp, hukuk müşaviri görevine eklenmiştir.3- Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre işlem yapar maddesi kaldırılmıştır.




Doküman No : GT.07

Revizyon No : 03




Sayfa No :4/3



/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.08

Revizyon No : 02


ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI


Sayfa No : 1/5

KADRO UNVANI : Özel Kalem Müdürü



Görev Yetki ve Sorum luluklarÖzel Kalem Müdürünün görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.08

Revizyon No : 02




Sayfa No : 2/5

KADRO UNVANI : Özel Kalem Şefi

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Özel Kalem Müdürlüğü


Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Özel kalem şefi görevini; Ana statü, Yönetmelik ve Yönetim Kurulu kararlarına

uygun olarak yerine getirir.• Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu, Genel Müdür ile Özel Kalem Müdürü

tarafından istenen büro hizmetlerinin yerine getirilmesini sağlar.• Yönetim kurulu toplantıları nedeniyle çağrı yazıları- görev bitim yazıları,

gündem listesi, karar bildiriminin Genel Müdür talimatı doğrultusunda imzaya hazırlanması ile diğer yazışmaların yapılmasını ve dosyalanmasını sağlar,

• Temsilciler (Genel) Kurulu toplantıları nedeniyle yapılması gerekli yazışmaları ve hazırlıkların amirlerinin talimatları doğrultusunda yapılmasını sağlar,

• Yönetim Kurulunun aylık oturum puantaj cetvelinin hazırlanmasını ve her ayın sonunda ücret tahakkukuna esas olmak üzere Personel ve İdari İşler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar,

• Servisi ile ilgili evrak ve demirbaşların muhafazasını sağlar, ayrıca gizlilik derecesindeki evrakları da muhafaza eder, istenildiğinde zimmet karşılığında teslim eder.

• Yönetim Kurulu Başkanlık sekreterliği ile Genel Müdürlük sekreterliğinin çalışma düzenini sağlar, personelinin kılık-kıyafet ve mesai giriş-çıkışlarını takip ve kontrol eder,

• Servisin tertip ve düzeni ile personelin etkin ve verimli çalışmasını sağlar, yukarıda belirlenen görevleri zamanında ve en iyi bir şekilde yapmamaktan, yetkilerini gereği gibi kullanmamasından amirlerine karşı sorumludur.



• Amirleri tarafından verilen görevleri yapar.





/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.08

Revizyon No : 02




Sayfa No : 3/5

KADRO UNVANI : Özel Kalem Personeli


VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Özel Kalem personeli görevini; Ana Statü, Yönetmelik ve Yönetim Kurulu

kararlarına uygun olarak yerine getirir.• Özel Kalem Müdürü ve Özel Kalem Şefi tarafından istenilen büro hizmetlerini

yerine getirir.• Yönetim Kurulu toplantıları nedeniyle çağrı yazıları- görev bitim yazıları,

gündem listesi, karar bildiriminin Genel Müdür talimatı doğrultusunda imzaya hazırlanması ile diğer yazışmaların yapılmasını ve dosyalanmasını sağlar,

• Temsilciler (Genel) Kurulu toplantıları nedeniyle yapılması gerekli yazışmaları ve hazırlıkları amirlerinin talimatları doğrultusunda yapar,

• Yönetim Kurulunun aylık oturum puantaj cetvelinin hazırlanmasını ve her ayın sonunda ücret tahakkukuna esas olmak üzere Personel ve İdari İşler Müdürlüğüne gönderir.

• Servisi ile ilgili evrak ve demirbaşların muhafazasını sağlar, ayrıca gizlilik derecesindeki evrakları da muhafaza eder, istenildiğinde zimmet karşılığında teslim eder.

• Özel Kalem Müdürlüğüne gelen-giden-servisiçi evrakları, kullanılmakta olan bilgisayar programına düzenli olarak kayıt eder

• Yukarıda belirlenen görevleri zamanında ve en iyi bir şekilde yapmamaktan, sıralı amirlerine karşı sorumludur.








/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.08

Revizyon No : 02




Sayfa No : 4/5

KADRO UNVANI : Sekreter


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Gelen telefonlara bakar ve nezaket kuralları çerçevesinde makama ya da

diğer ilgililere bağlar• Kendisinden istenilen faks gönderme işini yapar,• Kullandığı telefon ile ilgili her türlü teknik arıza ve aksaklıkları amirine bildirir.• Diğer sekreterler ve santral görevlisi ile birlikte koordineli çalışır,• Makama sunulmak üzere birimlerden gelen imzaları sunar ve sonuçtan ilgili

birimlere haber verir.• Makamdan istenilecek dosyalama hizmetini yapar.• Makam odası, çalışma odası ve toplantı odasının tertip ve düzeninin

takibinden sorumludur.• Yukarıda belirlenen görevleri zamanında ve en iyi bir şekilde yapmamaktan

dolayı amirlerine karşı sorumludur.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.08

Revizyon No : 02




Sayfa No : 5/5

KADRO UNVANI : Basın ve Halkla İlişkiler Personeli


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Basın ve Halkla İlişkiler Personeli görevini, Ana Statü, Yönetmelik ve Yönetim

Kurulu Kararlarına uygun olarak yürütür.• Başbakanlık tarafından yürütülen BİMER (Bilgi Edinme Merkezi) kapsamında,

Milli Eğitim Bakanlığı birimleri tarafından gelen ve Özel Kalem Müdürlüğü görevi kapsamına giren elektronik postaların cevaplandırılması işini, 9/10/2003 tarih 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında Birim Müdürü ile koordineli yürütür.

• İLKSAN tarafından yayınlanması kararlaştırılacak dergi, broşür, bülten vb. yayınlar ile ilgili Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür ve Birim Müdürü tarafından verilen talimatlar doğrultusunda gerekli çalışmaları yürütür.

• İLKSAN ile ilgili güncel haberleri internet ortamında takip eder, Makamlara bilgi verir ve arşivlenmesini yapar.

• İLKSAN adına basında yer alacak haber, metin ve görsel paylaşımlara ait çalışmalarını üst makamların bilgisi dahilinde yürütür.

• İLKSAN adına bulunan (web sayfası, facebook, twitter) sosyal paylaşımları takip eder, paylaşımların hazırlığı ve kontrolünü yapar.

• İLKSAN tarafından yürütülen faaliyetlerde fotoğraf ve kamera çekimini gerçekleştirir ve arşivlemesini yapar.

• Görevlerini ve sorumluluklarını gereği gibi yerine getirmesinden, Özel Kalem Müdürüne karşı birinci derecede sorumludur.

• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü (PR.06)’ne göre işlem yapar.








AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MUDURLUGU GÖREV TANIMI

Doküman No : GT.10

Revizyon No : 03



Sayfa No :3/3

KADRO UNVANI : Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürü



Görev Yetki ve Sorum luluklarAidat ve Sosyal Yardımlar Müdürünün görevleri, Personel ve İdari İşler









AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI

Doküman No : GT.10

Revizyon No : 03



Sayfa No :3/3

KADRO UNVANI : Aidat ve Sosyal Yardımlar Şefi

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü


Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Sosyal yardımların, Sosyal Yardımlar Yönetmeliğinde belirlenen çerçeve

içerisinde tahakkuk işlemlerinin yapılması,• Kanun gereği İLKSAN üyelerinden kesilen aidatların düzenli bir şekilde kesilip

kesilmediği takip edilerek kişi, okul, ilçe ve il bazında, üye bilgi programına kayıtlarının yapılmasının sağlanması,

• Eksik veya fazla kesilen aidatlar ile sehven kesilen aidatların tespit edilmesi ve bu konuda yapılacak olan işlemleri yapmak,

• İLKSAN üyelerine, üye kimlik kartlarının hazırlanarak gönderilmesinin sağlanması,

• Sosyal yardımlar ve aidat işlemleriyle ilgili olarak, yapılması gereken resmi yazışmaları hazırlamak,

• Personelin yapmış olduğu tüm iş ve işlemlerin kontrolünü yapmak,• Kendisine bağlı personel arasında işbirliğini geliştirmek,• Birim içerisinde huzurlu bir çalışma ortamı sağlamak,• Birim amirlerinin verdiği talimatları yerine getirmek,• Uhdesinde bulunan görevleri zamanında ve tam olarak yapmamaktan birim

amirlerine karşı sorumludur.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MUDURLUGU Yayın Tarihi :01/11/2007


Doküman No : GT.10

Revizyon No : 03


KADRO UNVANI : Aidat ve Sosyal Yardımlar Personeli

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü

VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarBüro personelinin görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliğinin 23 üncü

maddesine göre hazırlanacak bir yönerge ile belirlenir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre





Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2-Müdür Yardımcısı görev tanımı tamamen çıkartılmıştır.




İKRAZ MUDURLUGU GÖREV TANIMI

Doküman No : GT.11

Revizyon No : 04



Sayfa No :1/3

KADRO UNVANI : İkraz Müdürü



Görev Yetki ve Sorum luluklarİkraz Müdürü’nün görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir. Bu görevlere KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre





KONTROL EDEN ONAYLAYAN




Doküman No : GT.11

Revizyon No : 04



Sayfa No :2/3

KADRO UNVANI : İkraz Tahakkuk Şefi

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : İkraz Müdürlüğü



• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Genel Müdürlük evrak servisinden İkraz Müdürlüğüne gelen bütün evrakları

teslim alır.• Teslim aldığı evrakları, teslim alınması ve bilgisayar kaydının yapılması için

görevli personele teslim eder.• İkraz Yönetmeliği gereğince bankalardan alınan tüketici kredisi faiz oranlarını,

ikraz nema oranlarının tespit edilmesi için İkraz Komisyonuna teslim eder.• Servis içerisindeki iş akışının düzenli bir şekilde devam etmesini sağlar.• İkraz faaliyet raporlarını hazırlar.• Sisteme kaydedilen ve ödeme yapılmak üzere hazırlanan evrakların

kontrolünü yapar.• Yukarıda belirlenen görevleri zamanında ve en iyi bir şekilde yapmamaktan,

amirlerine karşı sorumludur.• Genel Müdürün onayı ile bir üst makama vekalet eder.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre









Doküman No : GT.11

Revizyon No : 04



Sayfa No :3/3

KADRO UNVANI : İkraz Personeli

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : İkraz Müdürlüğü

VEKALET DURUMU : -• Kalite Politikası ve Kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Servis Şefi tarafından verilen ikraz evraklarını İlksan üye programından teslim

alır.• İkraz Yönetmeliğinin 13/1 maddesi hükmü gereğince, ikraz başvurusu için

istenilen belgelerin öncelikle tam olup olmadığının kontrolünü yapar.• Daha sonra sırasıyla İkraz İstek Form ve Taahhütnamesindeki bilgilerin ve

taahhütname ekinde istenen evrakların tam ve eksiksiz olup olmadığının kontrolünü yaparak, borçlu ve varsa müşterek ve müteselsil borçluların maaş bordrolarını T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü e-bordro sistemi üzerinden kontrol eder.

• İkraz Yönetmeliğinin 13/1 maddesi hükmü gereğince, gerektiğinde ikraz formundaki bilgilerin doğruluğunu teyit eder.

• Kontrol aşamasında tespit edilen eksiklikleri Servis Şefine bildirir.• Bu eksiklikleri telefon ederek ya da yazışma yaparak üyeye bildirir.• Kontrol aşamasında Genel Müdürlüğe yanlış bilgi verdiği ve belgelerde

sahtecilik yaptığı tespit edilen üyenin ikraz başvurusunu İkraz Yönetmeliğinin 25 inci maddesi gereğince reddeder ve konuyu yazışma yaparak üyenin bağlı bulunduğu İl Valiliğine bildirir.

• Yazışma yapılacak evrakların bilgisayar kaydını yapar.• İşleme hazır hale gelen İkraz İstek Form ve Taahhütnamelerinin bilgisayar

kaydını yapar.• Tahakkuku tamamlanan evraklar ile diğer yazışma evraklarının dosyalama ve

arşivleme işlerini yapar.• Görevleri ile ilgili olarak amirlerince verilen işleri zamanında ve eksiksiz olarak

yerine getirir.• Ayrıca; Müdürlüğümüz bünyesinde yürütülmekte olan iş ve işlemlerin

gerektirdiği durumlarda birim müdürünün vereceği talimatları yerine getirir.• Üye talep beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü (PR.06)’ne göre


Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08)’ne göre işlem yapar.• Amirleri tarafından verilen diğer görevleri yerine getirir.• Genel Müdürün onayı ile bir üst makama vekalet eder.


Yönetmeliği’nde belirlenmiştir.Revizyon Bilgisi:-Formatı ve içeriği değiştirildi.




BİLGİ İŞLEM KOORDİNATORLUGU GÖREV TANIMI

Doküman No : GT.13

Revizyon No : 03

Revizyon Tarihi :25/10/2016


Sayfa No 1

KADRO UNVANI : Bilgi İşlem Koordinatörü


VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre


Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.• Bilişim yönetimi ve sistemleri ile ilgili politikaların geliştirilmesi ve uygulanması,• Stratejik hedefler doğrultusunda bilişim teknolojisi kaynaklarının en verimli

şekilde kullanılmasına yönelik altyapının oluşturulması,• Bilişim sisteminin kesintisiz ve yüksek verimlilikte çalışmasının sağlanması,• Veriye erişim yollarının ve politikalarının geliştirilerek uygulanması,• Bilişim sistemlerinin güvenliğinin sağlanması,• Bilişim teknolojisine ilişkin gelişmelerin izlenerek bilişim sistemleri altyapısının

etkin ve verimli kullanılmasını sağlayacak stratejik değişim planlarının geliştirilmesi,

• Görevlerin, ilgili birimlerle koordineli olarak yürütülmesi,• Amirleri tarafından verilen görevleri yapar.



Revizyon B ilg is i: 1 -Bağlı olduğu üst birim Mali Genel Müdür yardımcısı iken Genel Müdür olarak değiştirilmiştir.2- Sistem Sorumlusu görev tanımı eklenmiştir.


Ayla AYDOĞAN Mintez ŞİMŞEK Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Temsilcisi Mali Genel Müdür Yrd Genel Müdür


BİLGİ İŞLEM KOORDİNATORLUGU GÖREV TANIMI

Doküman No : GT.13

Revizyon No : 03



Sayfa No

KADRO UNVANI : Sistem Sorumlusu

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Bilgi İşlem Koordinatörlüğü

VEKALET DURUMU : -


• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre


Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.• Tüm birimlerde kullanılan bilgisayar, donanım ve bunlara ait çevre birimlerde

meydana gelecek ağ sorunu, donanım arızası ve kullanıcı hatalarından meydana gelebilecek her türlü sorunu ivedilikle çözüme ulaştırır. Yerine getirilecek görevleri, ilgili birimler ve amiri ile koordineli olarak yürütür.

• İdarece tüm bilgisayar ve donanımlarda yapılacak değişiklikler ve kurulacak programlara ait yapılacak iş ve işlemleri amiri ile birlikte koordineli olarak yürütür.

• Birim ile ilgili bilgi, belge ve demirbaşların muhafazasını sağlar, ayrıca gizlilik derecesindeki bilgi, belge ve araçları muhafaza eder.

• Sistem üzerinde kullanılan yazılımların güncel olarak takibini sağlar.• Resmi web sitesini güncel yazılım platformlarına göre düzenler.• Resmi web sitesi ile sosyal medya kanallarında yayımlanacak haber metinleri

ile görsel temaları düzenleyerek yayımlar, takip eder ve haftalık rapor haline getirir.

• Temel görsel tasarım işlerini yapar• Güncel Teknolojiyi takip eder, gerekirse uygular.• Yukarıda belirtilen görevleri zamanında ve en iyi şekilde yapmamaktan, sıralı

amirlerine karşı sorumludur.• Üye talep, beklenti ve şikayetler konusunda Anket Prosedürü (PR.06)’ne göre

işlem yapar.• Faaliyet sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun Olmayan

Hizmetin Kontrolü Prosedürü (PR.08) ’ne göre işlem yapar.• Görevlerin, ilgili birimlerle koordineli olarak yürütülmesi,• Amirleri tarafından verilen görevleri yerine getirir.


Ayla AYDOĞAN Mintez ŞİMŞEK Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Temsilcisi Mali Genel Müdür Yrd Genel Müdür


Doküman No :GT.16

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi : —

YÖNETİM TEMSİLCİSİ GÖREV TANIMI


Sayfa No :1/1

KADRO UNVANI : Kalite Yönetim Temsilcisi

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Genel Müdürlük

VEKÂLET DURUMU :-

Görev Yetki ve Sorum lulukları• Kalite Politikası ve Kalite Hedeflerinin belirlenmesi doğrultusunda yol

göstericidir.• TSE-EN ISO 9001:2008 standardına uygun olarak Kalite Yönetim Sisteminin

kurulması, uygulanması ve devam ettirilmesini sağlar,• Yürürlüğe giren dokümanların dağıtımını sağlar,• Yönetimin Gözden Geçirme toplantılarının yapılmasını sağlar,• Gerek yazılı gerek sözlü olmak üzere herhangi bir birime gelen şikâyetler ile

birimlerin isteklerinin tespit edilerek düzeltici/önleyici faaliyetleri başlatır,• Kalite Yönetim Sisteminin eksiklerini iç tetkikler yaparak eksiklik veya

zayıflıklarını tespit eder, kaliteyi geliştirici çalışmalar başlatır, izler, sonuçlandırılmasını sağlar,

• Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili konularda dış kuruluşlarla ilişkileri yürütür,• İç tetkiklerin etkin olarak uygulanmasını sağlar,• Kalite Yönetim Sistemini olumsuz yönde etkileyen sorunların ortadan

kaldırılması için gerekli önlemleri alır, üst yönetime sunar,• Sistemin performansı konusunda gerektiğinde üst yönetime rapor verir,• Üye şikâyetlerinin izlenerek giderilmesi için bir sistem oluşturur, bunların

düzenli raporlanmasını sağlar,• Üye şartlarının bilincinde olunmasının yaygınlaştırılmasını sağlamak ve gerekli

çalışmaları koordine eder,• Üye memnuniyetini artırmak için çalışmalar başlatır, izler,• Yıllık Eğitim Planını hazırlar,• Kurum personelinin tamamının eğitimlerinin zamanında verilmesini sağlar,• Kalite Yönetim Sistemi proseslerini oluşturur,• Proseslerin uygulanmasını ve sürekliliğini sağlar,• Kalite Yönetim Sisteminin performansı, iyileştirilmesi ve ihtiyaçlarını üst

yönetime rapor eder,• Ayrıca; KEK, Prosedür, Proses gibi Kalite Yönetim Sistemi Dokümanlarında

belirtilen görevleri diğer sorumlular ile birlikte yapar.

YETERLİLİK• TSE EN ISO 9001: 2000 Kalite Yönetim Sistemi eğitimi almış olmak,• TSE EN ISO 9001: 2000 Standardı 5.5.2’de belirlenen şartlara haiz olmak,

Revizyon bilgisi :Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.



/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03


PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI


Sayfa No : 1/18

KADRO UNVANI : Personel ve İdari İşler Müdürü

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : İdari Genel Müdür Yardımcısı


Görev Yetki ve Sorum luluklarPersonel ve İdari İşler Müdürünün görevleri, Personel ve İdari İşler








/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 2/18

KADRO UNVANI : Personel ve İdari İşler Müdür Yardımcısı

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Personel ve İdari İşler Müdürlüğü


Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Personel istihdamının, stratejik hedefler doğrultusunda en uygun şekilde

oluşturulması ve personelin verimli şekilde iş görmesi için uygun koşulların hazırlanması,

• İşe alma, işten çıkarma, emeklilik, görev yeri değişikliği, terfi ve benzeri konular ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi,

• Özlük işlemleri, ceza, ödüllendirme ve benzeri iş ve işlemlerin yürütülmesi• Olağanüstü durumlar için acil önlem planlarının hazırlanması, düzenli olarak

güncellenmesi ve uygulanabilirliğinin sağlanması,• Sandığın menkul ve gayrimenkullerinin tadilat, tamirat, bakım, onarım,

temizlik, ısıtma, aydınlatma, ulaşım ve yemekhane hizmetlerine ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesi,

• Birimlerde görev yapan personele ait hasta sevk belgelerinin idari personel de dahil olmak üzere düzenlenmesi, takip ve kontrolünün yapılması,

• Çalışanların güvenliği konusunda gereken tedbirlerin alınması,• Haberleşme ve evrak akışına ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesi,• Sandık hizmetlerinde kullanılan taşıt araçlarının kayıt, yıllık vergi, sigorta,

işlemlerinin yürütülmesi, periyodik bakımlarının düzenli olarak yapılması,• Personel ücret ve tahakkuklarının mevzuata uygun şekilde hazırlanması,• Personel hizmet sözleşmelerinin muhafaza edilmesi, değişen kanun ve

mevzuat dahilinde güncellenmesinin sağlanması,• Yıllık izinlerin planlarının hazırlanması, mazeret izni, hastalık izni v.b. gibi

izinlerin düzenli kayıtlarının tutulması,• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre




Yönetmeliği’nde (Genel şartlar) belirlenmiştir.



/ / nv 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 3/18

KADRO UNVANI : Personel ve Tahakkuk Şefi



Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Personel ve Tahakkuk Şefi görevlerini ilgili kanunlar, Ana Statü, Yönetmelikler

ve diğer mevzuat doğrultusunda yürütür.• Ataması yapılanların iş sözleşmelerinin hazırlanması, taraflara imzalatılması

ve muhafaza edilmesi,• Çalışan, yeniden atanan, işten çıkan veya çıkarılan personelin işlemlerinin

mevzuat çerçevesinde yürütülmesi,• Emrinde görev yapan personelin uyumlu ve düzenli şekilde çalışmalarını

sağlar, işe bağlılıklarını teşvik edici çalışmalarda bulunur.• Genel Müdürlükçe oluşturulan İzin Kurulu çalışmalarına katılarak, personelin

yıllık izin çizelgelerini, yıllık izin planına uygun olarak hazırlayıp, onaylanmasını sağlar,

• Kendi Servisi ile ilgili her türlü yazışmanın yapılmasını sağlar,• Personelin aylık fazla çalışmaya ait puantaj cetvellerini kontrol ederek, ödeme

olurunun hazırlanması,• Hasta olan personelin vizite kağıdı ve buna bağlı olarak almış olduğu geçici iş

görmezlik ödeneğinin (rapor ücreti) zamanında alınmasını sağlar.• Personelin işe devam durumunun günlük olarak turnike sisteminden takip

edilmesi, sicil ve emeklilik işlerinin düzenli yürütülmesi, izin, vizite, rapor, geçici görevlendirme, intibak, ödül-ceza, eğitim ve muhtelif konuların takibi için personele ait sicil dosyası tutulması, gerekli yazışmanın yapılması ve muhafazasını sağlar.

• Genel Müdürlükte çalışan personelin ücret ve diğer ödemeleri ile ücret avanslarını tahakkuka bağlayarak imzaya sunmak.

• Yönetim ve Denetleme Kurulu üyelerine ödenen huzur hakları, ücretleri, yol ve harcırahlarını tahakkuka bağlamak.

• SGK aylık prim bildirgelerini hazırlamak ve Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne göndermek.

• Bağlı birimler ve iştiraklerde geçici olarak çalışan personelin maliyet dökümlerini yaparak, borç ve alacakları tahakkuka bağlamak.

• Görevlerini zamanında ve en iyi bir şekilde yapmamaktan, yetkilerini gereği gibi kullanmamasından birim amirlerine karşı sorumludur.





/ / nv 4 * Y(■ J


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 4/18






/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 5/18

KADRO UNVANI : Personel ve İdari İşler Müdürlüğü Personeli


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarBüro personelinin görevleri, Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’ne göre

hazırlanacak bir yönerge ile belirlenir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 6/18

KADRO UNVANI : İdari Hizmetler Şefi


VEKALET DURUMU : Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’ndeBelirlenmiştir.

Görev ve Sorumluluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• İdari Hizmetler Şefi; iş ve işlemlerini, ilgili Kanunlar, Yönetmelikler ve diğer

mevzuata uygun olarak yürütür.• Haberleşme Evrak ve Arşiv Yönergesi’nde belirlenen görevlerin yürütülmesini

takip etmek.• Kendisine bağlı olarak görev yapan personelin görevlerini en iyi şekilde yapmaları

için gerekli tedbirleri alır ve işleyişi düzenler.• Servisle ilgili her türlü yazışmanın yapılması sağlar,• Genel Müdürlük binasının temizlik, ısıtma, aydınlatma, donatım, bakım, onarım,

ağırlama, tören hizmetlerinin yerine getirilmesini sevk ve idaresi ile kontrolünü yapar,

• Genel Müdürlük hizmet araçlarıyla ilgili her türlü sevk ve idareyi bakım onarım işlerini takip eder sonuçlandırır,

• Taşıt pulu, kasko-trafik sigortaları, vergilerinin yatırılması, eksoz ve taşıt muayenenin zamanında yaptırılmasını sağlar,

• Şoförlerin sevk ve idaresinden, taşıt araçlarının “ Taşıt Kullanma Yönergesi” çerçevesinde kullanmalarını sağlamaktan ve kontrol etmekten sorumludur,

• Şefliği emrinde bulunan personelin; mevzuata uygun olarak sevk idaresi ile sorumluluklarının tespitini ve tebliğlerini yapar.

• Yemekhane malzemelerinin eksiksiz, sağlam, temiz durumda olmasından, hizmetlerin sevk ve idaresinden sorumludur.

• Yemekhane görevlisinin görevini yaparken “ Yemekhane Talimatı” na uygun olarak çalışmasını sağlamaktan ve kontrol etmekten sorumludur,

• Çay servislerinin ilgili katlara zamanında verilmesini sağlar.• Personelinin izinlerinin işleri aksatmayacak şekilde planlamasını yapar,• Yapılması gereken işlerde kullanılacak malzeme ihtiyacını belirler,• Sarf malzemelerinin kullanımını takip eder ve israfı önleyecek tedbirler alır.• Personelinin kılık-kıyafet ve mesai giriş-çıkışlarını takip eder,• İş ve işlemlerin zamanında ve gereği gibi yapılmamasından, yetkilerin yeterince

kullanılmamasından, amirlerine karşı sorumludur.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre

işlem yapar.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun Olmayan

Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapar.• Amirleri tarafından verilen görevleri yapar.

YETERLİLİK• Bu göreve atanacaklarda aranan nitelikler Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde

belirlenmiştir.HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN


/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 7/18

KADRO UNVANI : Şoför


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarŞoförün görevleri, Taşıt Kullanma Yönergesi ve Taşıt Kullanma Talimatı

(TL.07)’nda belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne

göre işlem yapar.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun






/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 8/18

KADRO UNVANI : Kat Görevlisi


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Öncelikle görevli bulundukları kattaki servislerin temizlik ve düzeninden,

ayrıca; genel olarak binanın temizlik ve düzeninden sorumludur.• Servislerin havalandırılması, masa, sandalye ve benzeri eşyaların silinip

temizlenmesi ve kontrolünden sorumludur.• Çay servisini, zamanında ve düzgün olarak yapar.• Her gün mesai saatinin bitimine 15 dakika kala servislerdeki çöpleri toplar.• Katlarda görev yapan personel, her ayın ilk haftası tüm açık alan ve servis

camlarını ve dolaplarını siler.• Katlarda bulunan lavabo ve tuvaletleri temizler.• Yukarıda sayılan iş ve işlemlerin zamanında ve gereği gibi yapılmamasından;








/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 9/18

KADRO UNVANI : Yemekhane Görevlisi


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarYemekhane Görevlisinin görevleri, Yemekhane Talimatı (TL.08)’nda

belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne







/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 10/18

KADRO UNVANI : Teknisyen


VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Genel Müdürlüğümüz hizmet binasında elektrik arızalarının tespiti ve

tamiratının yapılması, patlayan lambaların değiştirilmesi.• Tamirat ve tadilat için gerekli malzemelerin ihtiyacını ilgili amirlerine bildirir.• Kurumla ilgili yaptığı ve yapacağı bütün tamirat ve tadilat işleri konusunda

bağlı bulunduğu amirine bilgi verir.• Yukarıda sayılan iş ve işlemlerin zamanında ve gereği gibi yapılmamasından,

amirlerine karşı sorumludur.• Teknisyen tüm iş ve işlemlerini Jeneratör Kullanma Talimatı(TL.05)’na

uygun olarak yapar,• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre







/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 11/18

KADRO UNVANI : Kaloriferci


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarKalorifercinin görevleri, Doğalgaz Kazanları ve Kazan dairesi Talimatı

(TL.06)’nda belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne







/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 12/18

KADRO UNVANI : Müracaat Görevlisi


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarMüracaat Görevlisinin görevleri, Müracaat Talimatı (TL.03)’nda belirlenmiştir.

Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne







/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 13/18

KADRO UNVANI : Gece Bekçisi


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklarGece Bekçisinin görevleri, Gece Bekçiliğ i Talimatı (TL.04)’nda belirlenmiştir.

Bu görevlerine k Ys ile ilgili görevleri de eklenmiştir.• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne







/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 14/18

KADRO UNVANI : Güvenlik Görevlisi

BAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Personel ve İdari İşler Müdürü

VEKALET DURUMU :

Görev ve Sorum luluklarGüvenlik Görevlisinin görevleri, Gece Bekçiliğ i Talimatı (TL.04) ve Müracaat

Talimatı (TL.03)’nda belirlenmiştir. Bu görevlerine KYS ile ilgili görevleri de eklenmiştir.

• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne



YETERLİLİK• 5188 Sayılı Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun’da belirlenmiştir.• Bu göreve atanacaklarda aranan nitelikler Personel ve İdari İşler




/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 15/18

KADRO UNVANI : Sivil Savunma Uzmanı


VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Sivil Savunma Planları hazırlamak ve güncel tutmak,• İlgililerle de işbirliği halinde planlanan işlerin gerçekleştirilmesini, değişiklik ve

yeniliklerinin işlenmesini, gereğinde uygulanmasını takip etmek,• Gerekli Sivil Savunma tesis, malzeme ve teçhizatının tedarik ve teminini,

mevcutların bakım ve korumalarını takip etmek,• Sivil Savunma ekiplerinin kurulması ve eğitimlerinin yaptırılması,• Sivil Savunma hizmetleri için lüzumlu ödeneklerin bütçeye konulmasını,

konulanların sarf yerlerini teklif, tesbit ve takip etmek,• Çalışma raporlarını hazırlamak,• Sivil Savunma mevzuat, yayın ve emirlerini devamlı suretle izlemek, incelemek

ve gereklerinin uygulanmasını teklif, tavsiye ve takip etmektir• Sivil Savunma Uzmanlığı alanına giren konularda personeli eğitir, iş verimini

artırıcı tedbirleri alır.• Görev alanına giren konularda gerekli her türlü yazışmayı yapar,• Genel Müdürlük, müracaat-danışma ve güvenlik hizmetlerinin, sevk ve

idaresini yapar.• Genel Müdürlük binasına giriş-çıkışlarını kontrol altında tutar.• Genel Müdürlük binasına mesai saatleri dışında, yabancı şahısların ve yetkisiz

personelin binaya girmemesi için gerekli önlemleri alır,• Gece bekçilerini ve özel güvenlik görevlilerini, mesai saatleri dışında denetler,

görevlerini yapıp yapmadıklarını kontrol eder• Sivil Savurma Uzmanlığı emrinde bulunan personelin, mevzuata uygun olarak

sevk idaresi ile sorumluluklarının tespitini ve tebliğini yapar.• Koruyucu güvenlik özel talimatı, yangın talimatını ve diğer talimatları hazırlar.• Genel Müdürlük binasında yangına karşı önlemler alır ve ekiplerini kurar.• Yangın söndürme cihazlarının mutat kontrollerini yapar, eksikliklerini giderir.• Sivil Savunma Uzmanı Yangın Talimatı(TL.02) ve Müracaat Talimatı(TL.03)’

nın uygulanmasından sorumludur,• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre



YETERLİLİK• Sivil Savunma Kurs Sertifikasına sahip olmak,• Personel ve İdari İşler Yönetmeliği’nde belirlenmiştir.HAZIRLAYAN KONTROL EDEN ONAYLAYAN


/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 16/18

KADRO UNVANI : Santral Görevlisi


VEKALET DURUMU : -

Görev ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Kuruma gelen telefonlara bakar ve nezaket kuralları çerçevesinde istenilen

servis ve kişileri bağlar.• Santral ile ilgili her türlü teknik arıza ve aksamaları ilgili amirlere bildirir.• Personelin iş ile ilgili dış hat görüşme taleplerini yerine getirir.• Yukarıda sayılan iş ve işlemlerin zamanında ve gereği gibi yapılmamasından,








/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 17/18

KADRO UNVANI : İş Yeri Hekimi


VEKALET DURUMU : -

Görev Yetki ve Sorum luluklar• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışır.• Çalışanların işe giriş ve periyodik muayenelerini yapar.• Özelliği olan çalışanları; gebe ve emzikli kadınları, on sekiz yaşından

küçükleri, iki yaşından küçük çocuğu olan anneleri, meslek hastalığı veya şüphesi tanısı alanları, kronik hastalığı olanları, malul ve özürlüleri, alkolikleri, ilaç ve uyuşturucu bağımlılığı olanları, birden fazla iş kazası geçirmiş olanları yakın takip ve koruma altına alır,

• Özürlülerin işe alınmaları, işyerinde oluşan bir kaza ya da hastalık sonrasında geçici ya da kalıcı iş göremezliği olanların işe başlamaları veya eski hükümlülerin gerekli sağlık muayenelerini yaparak uygun işe yerleştirilmeleri için rapor hazırlar,

• Sağlık nedeniyle üç haftadan uzun veya meslek hastalıkları veya iş kazaları nedeniyle veya sık tekrarlanan işten uzaklaşmalarda, işe dönüş muayenesi yapar,

• Kronik hastalığı olanları daha sık aralıklarla muayene eder, gerekli tetkikleri yaptırır ve koruyucu önlemlerin alınması hususunda gerekli işlemleri yapar,

• Gerekli laboratuvar tetkikleri ve radyolojik muayeneleri yaptırır,• İşyerinde ilk yardım ve kurtarma çalışmalarının organizasyonunu yapar, ilgili

personelin eğitimini sağlar ve acil tedavi hizmetlerini yürütür,• Bulaşıcı hastalıkların kontrolünü sağlayarak yayılmasını önleme ve aşılama

çalışmaları yapar,• Kreş ve çocuk bakım yurdu ile emzirme odalarının sağlık koşullarını kontrol

eder, sağlık koşullarına uygunluğunu sağlar, çocukların sağlık muayenelerini yaparak kayıt altına alır,

• Gebe ve emzikli kadınların işyerindeki olası sağlık tehlikelerine karşı sağlığını korur, geliştirir ve eğitimlerini sağlar,

• İşyerinde kullanılan, tüketilen maddeleri kontrol ve izlemek için aralıklı olarak inceleme yaparak etmenleri belirler, değerlendirir ve kontrol önlemleri geliştirir,

• Çalışma ortamı gözetimi ile ilgili olarak gerektiğinde ölçümler yapılmasını sağlayarak alınan sonuçların çalışanlar yönünden değerlendirmesini yapar,

• İşyerinin genel hijyen koşullarını devamlı izleyerek ve denetleyerek işyerindeki bütün birimlerin çalışanların sağlığını koruyup geliştirecek biçimde düzenlenmesi, çalışana sağlıklı bir ortamda ve yürütülen işin gerektirdiği kaloriyi karşılayacak nitelikte yemek sunulması, içme suyu imkanı sağlanması, soyunma odaları, banyo, lavabo ve tuvaletlerin bakımlı ve temiz olması ve genel temizlik donanımının temin edilmesi ve sürdürülmesi için gereğini yerine getirir,



/ /n v 4 * Y (■ * •


Doküman No : GT.17

Revizyon No : 03




Sayfa No : 18/18

• Meslek hastalığı veya şüphesi tanısı alan çalışanların izleme ve kontrolünü yapar, SSK Meslek Hastalıkları Hastaneleri ile sürekli işbirliği içinde çalışır,

• İşyerinde meslek hastalığı veya meslek hastalığı şüphesi tanısı alanların çalıştığı ortamda ve çalışanlarla ilgili inceleme yapar,

• Herhangi bir hastalık veya kaza ya da periyodik muayene sonrasında eski işinde çalışması sakıncalı bulunan çalışanın, mevcut sağlık durumuna uygun bir işte çalıştırılmasını sağlar,

• İş kazasına uğrayan ya da meslek hastalığına tutulan çalışanların rehabilitasyonu konusunda işyerindeki ilgili birimlerle işbirliği içinde çalışır,

• Eski hükümlü, malul ve özürlülerin işlerine uyumlarını sağlar,• İşyeri yöneticilerine ve çalışanlara iş sağlığı ve genel sağlık konularında eğitim

verir ve bu eğitimlerin sürekliliğini sağlar,• İşyerindeki sağlık gözetimi ile ilgili çalışmaları kaydeder.• İşyeri hekimi, bağımsız çalışma ilkesi uyarınca hiçbir şekilde engellenemez,

görevini yapmaktan alıkonulamaz.• İşyeri hekimleri çalışmalarını tam bir mesleki özgürlük içinde ve tıbbi deontoloji

kurallarına uygun biçimde yürütür.• İşyerinde çalışanların hayatı ile ilgili yakın tehlike oluşturan bir husus tespit

edildiğinde derhal üst yönetimi bilgilendirip onaylarını alarak işin geçici olarak durdurulmasını sağlar.

• Sağlık durumu bakımından yaptığı işle uyumsuz olduğu belirlenen çalışanın, işyerinde uygun işte görevlendirilmesini sağlar.

• Üretim teknolojilerinin planlanmasında iş sağlığı ile ilgili tavsiyelerde bulunur.• Görevi gereği işyerinin bütün bölümlerinde iş sağlığı konusunda inceleme,

araştırma ve çalışanlarla görüşme yapabilir.• Gerektiğinde konu ile ilgili kurum veya kuruluşlar ile işbirliği yapar.• İşyeri hekimi görevlerini yaparken, işin normal kışını mümkün olduğu kadar

aksatmamak ve verimli bir çalışma ortamının sağlanmasına katkıda bulunmak, işverenin ve işyerinin meslek sırları, ekonomik ve ticari durumları ile çalışanın kişisel sağlık dosyasındaki bilgileri gizli tutmakla sorumludur.

• Sözleşme gereği Genel Müdürlüğümüzce belirlenen günlerde ve saatlerde, işyeri hekim odasında personel muayenesini yapar, personelin aylık muayene raporlarını hazırlayarak, bağlı olduğu birim müdürüne yazılı rapor verir.



YETERLİLİK• Tıp doktoru olmak,• İş Yeri Hekimi Sertifikası almış olmak.

Revizyon Bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirildi.2- Sayfa 16’daki Haberleşme ve Evrak Şefi Görev Tanımı iptal edilmiştir.3- Sayfa 6’ya 3.Madde eklendi.



W

Doküman No : GT.18

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No : -

Revizyon Tarihi : -

PROJE YÖNETİCİSİ Yayın Tarihi :25/10/2016

GÖREV TANIMI Sayfa No :1

KADRO UNVANI : Proje YöneticisiBAĞLI OLDUĞU ÜST BİRİM : Mali Genel Müdür Yrd VEKALET DURUMU : -Görev Yetki ve Sorum luluklar

• Kalite Politikası ve kalite hedefleri doğrultusunda çalışmak.• Üye talep, beklenti ve şikâyetleri konusunda Anket Prosedürü(PR.06)’ne göre

işlem yapmak.• Faaliyetleri sırasında tespit ettiği uygunsuzluklar ile ilgili olarak, Uygun

Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapmak.• İLKSAN’ın kendi personeli ile yapacağı yada ihale yoluyla yaptırılacak tüm

bilişim projelerinde İLKSAN’ı temsilen proje yöneticisi olarak çalışmak.• Yazılım ile kullanıcı ihtiyaçlarını anlamak için süreç sahipleri ile kullanıcılarla,

birim müdürleriyle konuşmak ve birlikte çalışmak.• İLKSAN programı veya bünyesinde kullanılan diğer paket programlarının

ihtiyaçları olan iyileştirme ve otomatize etme amacıyla mevcut süreçleri incelemek.

• Yazılım ile ilgili sistem ihtiyaçlarını anlamak ve sistemin en iyi şekilde (verimli) çalışmasını sağlamak için sürekli incelemelerde bulunarak, yazılımın ve sistemin en uyumlu şekilde çalışmasını sağlamak.

• Yazılımla ilgili tespit edilen kullanıcı ve sistem ihtiyaçlarını dokümante etmek.• Yazılımda ihtiyaç duyulan tasarımları geliştirmek.• Tasarım dokümanlarını hazırlamak.• Analiz ve tasarım dokümanlarını anlamak ve uygulamak.• Uygulama için gerekli kodları yazmak ve düzeltmek.• Gerekli teknik dokümanları hazırlamak.• Sorumlu olduğu yazılımları sürekli test etmek.• Gerekli eğitim dokümanlarının hazırlanmasında katkıda bulunmak.• Gerekiyorsa son kullanıcılara eğitim verecek düzeyde olmak.(Güvenlik,

Yazılım kullanma, vs.)• Gelecek siber saldırılara karşı sürekli hazırlıklı olmak ve önlemleri alarak

güvenliği sağlamak.• İLKSAN bünyesinde kullanılan tüm yazılım programları kodları, üye bilgileri ,

personel ve diğer bilgilerin hiçbir şekilde dışarıya çıkmasına izin vermemek.• Gelişen teknolojiye göre kendisini sürekli geliştirmek.(yazılım, donanım vs.)• Genel Müdürlüğümüz bünyesinde kullanılan tüm yazılım programları ile ilgili

veri kaybının yaşanmaması için sürekli kısa aralıklarla yedek alarak en iyi şekilde muhafaza etmek.

• Görevlerin, ilgili birimlerle koordineli olarak yürütmek.• Amirleri tarafından verilen görevleri yapmak.





W

Doküman No : GT.18

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No : -

Revizyon Tarihi : -

PROJE YÖNETİCİSİ Yayın Tarihi :25/10/2016

GÖREV TANIMI Sayfa No :2



GÖREV TANIMLARI

1 - GENEL MÜDÜR GÖREV TANIMI(GT.01)2- İDARİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI(GT.02)3- MALİ GENEL MÜDÜR YARDIMCISI GÖREV TANIMI(GT.03)4- MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.05)5- UZMAN GÖREV TANIMI(GT.06)6- HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ GÖREV TANIMI(GT.07)7- ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.08)8- AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.10)9- İKRAZ MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.11)10- BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRÜ GÖREV TANIMI(GT.13) (GT.14)11- KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ GÖREV TANIMI(GT.16)12- PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ GÖREV TANIMI(GT.17)13- PROJE YÖNETİCİSİ GÖREV TANIMI (GT.18)

Ay$R EMEH A y _ e E M ? RW I N D O W S X P

C o u r i e r N e w

C o u r i e r N e w C

gbutun g b u t u n agu.V ~ "-€€< AguV ~hV€ ğ4) [guV ~Eç... =) XguV ~@ıy @ıy

gbutun g b u t u n aguVtn 'gUV

XgUV'hV€ p o "@ıy @ıy

[gUV 'Eç... G o


KALİTE EL KİTABI

Doküman No : KEK.EK.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

00

20/07/2010

KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA TABLOSU


KALİTE EL KİTABI

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

KEK.EK.03

01

10.12.2013

20/07/2010

1/1

KALİTE POLİTİKASI

İLKSAN olarak;

• Üyelerimizin memnuniyetini artırmak için kalite yönetim sistemi şartlarına uymayı,

• Teknolojideki yeniliklere uygun olarak hizmet kalitemizi sürekli geliştirmeyi,

• Çalışanlarımızın, hizmetlerimize sağladıkları katkılarıyla gurur duymalarını sağlamayı,

• Çalışanlarımızın sürekli eğitimi ile yapılan her işi bir defada ve her seferde doğru yapmalarını, sağlayarak verimliliği artırmayı ve maliyetleri düşürmeyi,

• Kalite bilincini taşıyan güler yüzlü yönetim anlayışı ile etkin, verimli ve güvenilir hizmet vermeyi,

taahhüt ederiz.

GENEL MÜDÜR 01.11.2007




KALİTE EL KİTABI

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

KEK.EK.04

02

03.07.2012

01/11/2007

1/1

ORGANİZASYON ŞEMASI

GENELMÜDÜR

S \KALİTE

YÖNETİMTEMSİLCİSİ

MUHASEBE VE

MALİ İŞLER MD.

PERSONEL VE İDARİ

İŞLER MD.

ÖZELKALEM

MD.HUKUK

MÜŞAVİRLİĞİ

NBİLGİİŞLEM

KOORD.

\AİDAT VE SOSYAL

YRD.MD.

Revizyon Bilgisi:1-Yönetim Kurulu Başkanı, Didim Tesis Müdürü, Öğretmenevi Müdürü ve Ticaret Merkezi çıkartılmıştır.




KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ SÜREKLİ İYİLEŞTİRME TABLOSU

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

KEK.EK.05

01

20.07.2010

01/11/2007

YÖNETİMİN SORUMLULUĞU

UYE

ŞARTLARI

,B ilgi

KAY N A K

Y Ö N E T İMİ

Şart

ÜyeOd a kl ı lık Üst yönetim

Pe rs o n e l Üst Yönetim

Alt yapı İ da ri İş l e r Üst yönetim

Çalışma ortamı Üst yönetim

Bilgisayar alt yapısı Üst yönetim

Yönetimin Taahhüdü Üst yönetim

Kalite Politikası Ü st yö n et 1 m

Planlama Ka l ite H ed efl e ri İç İletişim Üst yönetim

H izm eti e İlgili

Prosesler

1

HİZMET GERÇEKLEŞTİRME

İzleme ÖlçmeTüm birimlerKalite Yönetim Temsilcisi

Düzeltici Önleyici FaaliyetTüm birimlerKalite Yönetim Temsilcisi

Yönetimin Gözden Geçirmesi Üst yönetim

ÜyeMemnuniyeti Tüm birimler

İç Tetkik Tetkik Ekibi K.Yönetim Temsilcisi

Proseslerin Ölçümü Tüm birimler

HİZMETGERÇEKLEŞTİRME

Uygun olmayan hizmetin kontrolü T üm b ir i ml e r

Memnuniyet ------------►

ÖLÇME

ANALİZ

İYLŞ

Hizmet

UY E

MEMNUNİY E T İ




KALİTE EL KİTABI

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

KEK.EK.06

00

20/07/2010

1/1

KALİTE HEDEFLERİ TABLOSU

İLKSAN’ın Kalite Hedefleri aşağıdaki konularda odaklaşmaktadır:

• Yasal mevzuata uyum• Üye tatminin sağlanması• Üye haklarının korunması• Üye şikayetlerinin değerlendirilmesi• Üye hizmetlerinin görülmesi• Amaca uygun kullanım• İç ve dış görünüm• Çevre koruma• Genel temizlik• Hizmet düzenliliği• Personel nitelikleri

Bu maddeler doğru ltusunda belirlenen hedefler aşağıdaki g ib id ir:

• Hizmette süreklilik, hızlılık ve doğruluk,• Kalite Yönetim Sisteminin sürekliliğini sağlamak için gerekli alt yapıyı

oluşturmak,• Üyelerle sürekli ilişki içerisinde olmak ve beklentilerini en kısa sürede doğru

olarak karşılamak,• Sunduğumuz hizmetlerin Kanunlara, Ana Statüye, Yönetmeliklere ve diğer

mevzuata uygunluğunu sağlayarak güvenilir kılmak,• Sunduğumuz hizmetlerin her defasında, zamanında ve doğru yapılmasını

sağlamak,• Üyelerimize sunduğumuz bilgilendirme ve kolaylaştırıcı işlemlerin daha etkin

olmasını sağlamak,• Tüm çalışanlar tarafından kalitenin bir yaşam felsefesi olarak algılanmasını

sağlamak,• Çalışma hayatının kalitesini iyileştirme yönünde çalışmaları başlatmak,• Sürekli geliştirme çalışmaları başlatmak ve herkesin bu çalışmalara

katılmasını sağlamak,• Kaliteyi sürekli geliştirme teknikleri ve gereksinim duyulan konularda sürekli

eğitim verilmesini sağlamak,• Çalışanların motivasyonunu sağlamak ve etkin bir çalışma ortamı yaratmak,• Üye memnuniyeti oranının her zaman % 75 seviyesinden aşağı olmamasını

sağlamak.


Ayla AYDOGAN Ümit ŞAHİN Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi Genel Müdür


KALİTE EL KİTABI

Doküman No

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

KEK.EK.07

00

20/07/2010

1/1

KALİTE EL KİTABI DAĞITIM LİSTESİ

KOPYA NO DAĞITIM YERİ

01 Yönetim Kurulu

02 Denetleme Kurulu

03 Genel Müdür

04 İdari Genel Müdür Yardımcısı

05 Mali Genel Müdür Yardımcısı

06 Yönetim Temsilcisi

07 Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü

08 Hukuk Müşavirliği

09 Özel Kalem Müdürlüğü

10 Personel ve İdari İşler Müdürlüğü

11 Aidat ve Sosyal Yardımlar Md.

12 İkraz Müdürlüğü

13 Bilgi İşlem Koordinatörlüğü

14 Uzman

15 TSE



İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No TÖÖ

Revizyon Tarihi : -

. . Yayın Tarihi :17/07/2013 KALİTE EL KİTABI _____________________

Sayfa No :1/1


PROSESLERİN ETKİLEŞİM DERECELENDİRME TABLOSU

AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR PROSESİ

İKRAZ PROSESİ

ETKİLEŞİM DERECELENDİRMESİ

AZ 1

ORTA 2

YÜKSEK 3



/0Bh İLKSAN GENEL MUDURLUGU


Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi : -

KALİTE EL KİTABIYayın Tarihi :17/07/2013

Sayfa No :1/1

PROSESLERİN ETKİLEŞİM TABLOSU



1- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ UYGULAMA TABLOSU (KEK.EK.01)2- KALİTE POLİTİKASI (KEK.EK.03)3- ORGANİZASYON ŞEMASI (KEK.EK.04)4- KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ SÜREKLİ İYİLEŞTİRME TABLOSU

(KEK.EK.05)5- KALITE HEDEFLERİ (KEK.EK.06)6- KALITE EL KITABI DAĞITIM LİSTESİ (KEK.EK.07)7- PROSESLERİN ETKİLEŞİM DERECELENDİRME TABLOSU8- PROSESLERİN ETKİLEŞİM TABLOSU


BİLGİ İŞLEM KOORDİNATORLUGU İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No :İA.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

30/03/2012

01/11/2007

1/6

İLKSAN UYE BİLGİ PROGRAMI EKLEME-DÜZELTME-GÜNCELLEME

İşlem sonu





Doküman No :İA.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

30/03/2012

01/11/2007

2/6

SOSYAL YARDIM-İKRAZ DATALARININ BANKAYA GÖNDERİLMESİ

Aynı gün ulaşacak şekilde SMS Gönderilir.

Hak Sahiplerinin SMS ile Bilgilendirilmesi

Saat 12’den önce Saat 12’den sonrasonuçlanan işlemlerde sonuçlanan işlemlerde

Bir sonraki gün ulaşacak şekilde SMS gönderilir




BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No :İA.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

30/03/2012

01/11/2007

3/6

YEDEKLEME-GERİ YÜKLEME İŞLEMLERİ

Servisler İşlemlerini Server Makineler Üzerinde depolarlar

zServer Üzerindeki Veritabanı Her Gün ihraç edilir

Xİntro, Ventura,Web Sayfası Yedekleri günlük yedeklenir

Sosyal Yardım ve İkraz tahakkuk işlemlerinden sonra web server üzerindeki veritabanı düşürülür

Son yedekleme yapılan ortamdan örnek geri yükleme yapılır

İşlem s onu

I Ortam kontrol edilir, l gerekirse değiştirilir





Doküman No :İA.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

30/03/2012

01/11/2007

4/6

WEB SAYFASI EKLEME - DÜZELTME

İstek karşılanmıştır

İşlem Sonu





Doküman No :İA.01

Revizyon No :03

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

30/03/2012

01/11/2007

5/6

KAPALI DEVRE KAMERA SİSTEMİ

Kayıtlar taşınır ortama alınıp İlgililere verilir

ARIZA

OLAY

Y O K





Doküman No :İA.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

30/03/2012

01/11/2007

6/6

TURNİKE GEÇİŞ KONTROL SİSTEMİ

Turnike Sistemi 7x24 Esasıyla Kuruma Giriş Çıkışları Denetler




MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No : İA.02

Revizyon No : 04



Sayfa No :1/13

Ol-SOSYAL YARDIMLAR

iai






Revizyon No : 04



Sayfa No :2/13






Revizyon No : 04



Sayfa No :3/13

02-AİDAT İŞLEMLERİ

Bankadan günlük ekstrelerin ve

dekontların alınması

Yevmiye Fişi

ASYM’ye yazı ile sorulması

IASYM’den cevap

gelmesi

_LYevmiye Fişi

T

1






Revizyon No : 04



Sayfa No :4/13

Mükerrer havaleler için banka veya Mal Müd. gelen yazılar

IAidat ve Sos. Yard. Md.

yazışma

I

ıBanka talimatı

hazırlama

Bankadan havale dekontlarının

gelmesi

Banka ile görüşme

Aidat ve Sosyal Yard. Md. bilgi yazısı

1Yevmiye Fişi






Revizyon No : 04



Sayfa No :5/13

03-İKRAZ ÖDEMELERİ

Banka ekstreleri

1

1

Yevmiye Fişi

Sisteme manuel giriş






Revizyon No : 04



Sayfa No :6/13

04-İKRAZ TAHSİLATI






Revizyon No : 04



Sayfa No :7/13

05-İCRA YOLUYLA TAHSİL (İKRAZ)/--------------------------- \

Bilgisayar sistemindeki bilgiler

Programdan İkraz kesintisi yapılmayanlar listesinin alınması

Neden kesinti yapılamadığının Mebbis kayıtlarından bulunması

1






Revizyon No : 04



Sayfa No :8/13

Yevmiye Fişi (Takip)

Takipte olduğu halde bankayaHukuk

Müş.bilgi yazısı<— İcradan çekilen

ikraz borçlanhavale edenlerHukuk

Müşavirliği

Yevmiye fişi

Hukuk Müş. hitam yazısı

Yevmiye Fişi

1

Sisteme manuel giriş ve borcun sıfırlanması






Revizyon No : 04



Sayfa No :9/13

06- KİRALAR

Kira Faturaları

Yazışma Hukuk Müşavirliği






Revizyon No : 04



Sayfa No :10/13






Revizyon No : 04



Sayfa No :11/13

08- SATINALMA ŞEFLİĞİ

İhtiyaçların karşılanması için avans alınması

1Gelen İhale Onay Belgesinin teslim

alınması

iİhale Onay Belgesinde

istenilen ihtiyaçların fatura karşılığı temin

edilmesi

IAlınan malzemelerin Teslim ve Tesellüm makbuzu karşılığı

Ayniyat Şefliğine teslim edilmesi

IFaturaların belgeleri ile

birlikte avans mahsubunun yaptırılması






Revizyon No : 04



Sayfa No :12/13

09-İKRAZ BORCU DEVAM EDEN ÜYENİN VEFAT TAZMİNAT SÜRECİ

ASYM’den İkraz borcu olan Ölüm Yardımı Olur’u gelir

Ölüm yardımı ikraz bo rcunun tamamını

karşılıyorsa varislere

Payları oranında ödeme yapılır.

Tahakkuk eden Ölüm Yardımı Müteveffanın ikraz borcuna

mahsup edilir.

Aşağıdaki belgeler Sigorta Şirketine gönderilir;

> Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneği

> M irasçılık Belgesi> Ölüm Yardımı Dilekçesi> Ö lüm Formu, Epikriz

Raporu, Otopsi Tutanağı> S igorta Poliçesi> İkraz Formu, İkraz Hayat

Sigorta Formu,> Vekaletname v.b

Gerekli belgeler hazırlanarak İlgili Sigorta Şirketine bildirim yapılır.

Sigorta Şirketi, eksik belgelerle ilgili Kurumumuza dönüş yaparak bu belgelerin varislerden temin edilmesini ister.

1Belgeler tamamlandıktan sonra Sigorta Şirketi Müteveffanın o

günkü borç rakamı Sandığımızdan öğrenir.

iSigorta Şirketi Müteveffanın ikraz borç rakamını

Sandığımızın hesap numarasına yatırır.

i






Revizyon No : 04



Sayfa No :13/13

Müteveffanın Yevmiye Fişi kesilir İLKSAN programına tahsil girişi yapılır.

1

Sigorta Şirketinin toplam Teminat Tutarının ikraz borcundan artan kısmını Müteveffanın varislerine öder.

1Sigorta Şirketi tarafından Teminat Tutarı ödemeleri tamamlandığından;Dosya Kapanır.Arşive Kaldırılır.

Revizyon Bilgisi: 1) 01- Sosyal Yardımlar formatı ve içeriği değiştirildi.2) 03- İkraz Ödemeleri formatı ve içeriği değiştirildi.




HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No :İA.03

Revizyon No :01



Sayfa No :1/1

Aleyhte Açılan Dava Lehte Açıl an Dava

İcra T alep • Mahkeme Tebl iğ• Yazı• Dava Dilekçesi




ÖZEL KALEM MUDURLUGU İŞ AKIŞ ŞEMASI


Revizyon No :01



Sayfa No : 1/2




ÖZEL KALEM MUDURLUGU İŞ AKIŞ ŞEMASI


Revizyon No :01



Sayfa No : 2/2

Uygundeğil




PERSONEL VE İDARİ İŞLER MUDURLUGU İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No :İA.05

Revizyon No :04



Sayfa No :1/4

Personel işe alma Gazete ve İnternet İlamı

Yönetim Kurulu Kararı

------------- -

i





Doküman No :İA.05

Revizyon No :04



Sayfa No :2/4

Müracaat bölümüne üye/ziyaretçi girişi

• Nüfus cüzdanı• Ehliyet• Vb. kimlik

İdari kat ziyaretçisi girişinde Diğer üye ve ziyaretçilerintalimat olması halinde vipden turnikeden geçişigeçiş

T r





Doküman No :İA.05

Revizyon No :04



Sayfa No :3/4

GELEN EVRAK İŞLEMLERİ

Birimler arası Evrakların kayda alınması

Evrakların Gelmesi

1ı 1 Zarflann açılarak

• P osta ____fe- Evraklann kontrol

• İadeli Taahhütlü edilmesi

• Aps• Kargo __• Elden Teslim

Evraklara Tarih Sayı verilip kayıtlann Bilgisayara girilmesi

ve taranması

Evraklann dökümü alınarak; ilgili birim ve Müdürlüklere bilgisayar

ortamında şifre karşılığı teslimi




PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No :İA.05

Revizyon No :04



Sayfa No :4/4

g id e n e v r a k iş l e m l e r i

Birim Müdürlüklerinden postaya gönderilecek Evrakların gelmesi

ITarih sayılarının bilgisayar ortamında verilerek ve taranarak kayıt altına a lınması

1

E vrak la rın İlg ili b irim e ş ifre ka rş ılığ ı te s lim ed ilm es i

Evrakın Posta’ya Görevli personelgötürülmesi tarafından zimmetli

olarak teslimi

Revizyon Bilgisi: 1- Sayfa 1, 3 ve 4’deki bilgiler revizyona uğramıştır.2- Gelen evrak işlemlerine elden teslim maddesi eklenmiştir.



İŞ AKIŞ ŞEMALARI

1- BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI (İA.01)2- MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI (İA.02)3- HUKUK MÜŞAVİRLİĞİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (İA.03)4- ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI (İA.04)5- PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ İŞ AKIŞ ŞEMASI (İA.05)


İKRAZ PROSESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI

Doküman No :PİA.02

Revizyon No :06

Revizyon Tarihi :01.11.2016


Sayfa No :1/1

Eksik Evrak

\_ /

T ahakkuku Yapılan evrakların listeler halinde Genel

Müdürlük Makamına olura sunulması

İkraz İstek Form ve Taahhütnamesi Maaş Bordroları T.C.bilgilerinin yer aldığı kimlik belgeleri Sağlık Raporu Uzman Doktor Raporu Doğum Raporu Vukuatlı Nüfus Kayıt Örneğiİkraz Hayat Sigortaları Bilgilendirme Formu İkraz Kefalet Sigorta Formu İkraz taksitlerinin emekli aylıklarından kesilebileceğine dair muvafakatname İmza Sirküleri Formu Tapu Tescil Belgesi Hasar Tespit Raporu

Oluru Alınan İkraz Havale Listelerinin Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü ve görevli Uzmana teslimi

S ırano

F A A L İY E T L E R K A Y IT S O R U M L U L A R Z A M A N

1

İk ra z is te k fo rm v e ta a h h ü tn a m e s i v e e k le r in in G e n e l M ü d ü r lü k e v ra k s e rv is in e g e lip e v ra k k a y ıt n u m a ra s ı a lm a s ın d a n s o n ra m ü d ü r lü ğ ü m ü z e te s lim e d ilm e s id ir .

G e n e l M ü d ü r lü k G e le n E v ra k K a y ıtla rı

M ü d ü r, Ş e f ,P e rs o n e l E v ra k ın G e n . M üd. E v ra k S e rv is in d e k i k a y d ın d a n it ib a re n b a ş la r

2G e le n İk ra z is te k fo rm v e ta a h h ü tn a m e s i v e e k le r in in k o n tro lü n ü n y a p ılm a s ı.

B ilg is a y a r K a y ıtla rı G ö re v li p e rs o n e l v e B ir im şe fi İ lg ili p e rs o n e le v e r iliş i ile ba ş la r.

3E k s ik e v ra k la r ın v e g e re k li şa rtla rı o lu ş m a m ış e v ra k la rın y a z ış m a k a y d ın ın y a p ılm a s ı.

B ilg is a y a r ka y ıtla rı G ö re v li p e rs o n e l v e B ir im şe fi E k s ik e v ra k ın v e şa rtla rı o lu ş m a m ış ü ye e v ra k la r ın ın te s p it i ile b aş la r.

4E v ra k la r ın d a e k s ik lik o lm a y a n v e g e re k li şa rtla r ı o lu ş m u ş ü y e le r im iz in e v ra k la r ın ın v e r i g ir iş i iç in h a z ır h a le g e tir ilm e s i.

B ilg is a y a r ka y ıtla rı, g e n e l e v ra k ka y ıtla rı

G ö re v li p e rs o n e l T e s p it e d ile n e k s ik lik le r ve re d d u ru m la rı b ir an ö n ce

5 E v ra k la r ın d a e k s ik lik v e y a g e re k li ş a rtla r ı o lu ş m a m ış ü y e le r im iz e y a z ış m a v e d iğ e r ile tiş im a ra ç la r ı ile b ilg i v e r ilm e s i.

B ilg is a y a r ka y ıtla rı ve y a z ış m a ka y ıtla rı

G ö re v li p e rs o n e l B ü tü n e v ra k h e s a p işi b ite n e k a d a r

6 G e re k li şa rtla rı o lu ş m u ş v e y a o lu ş m a m ış g e le n tü m e v ra k b ilg ile r in in b ilg is a y a ra g iriş i.

B ilg is a y a r ka y ıtla rı G ö re v li p e rs o n e l K o n tro l s ü re s i b ite n e k a d a r

7 İs te n ile n ik ra z m ik ta rın ın ta h a k k u k u n u n ya p ılm a s ı. B ilg is a y a r ka y ıtla rı B ir im Ş e fi E n k ıs a s ü re d e

8 T a h a k k u k u y a p ılm ış ik ra z h a v a le l is te le r in in G e n e l M ü d ü rlü k M a k a m ın d a n o lu ru n u n a lın m a s ı.

B ilg is a y a rk a y ıt la r ı,h a v a le lis te le ri

B ir im M ü d ü rü ,B ir im Ş e fi E n k ıs a s ü re d e

9 O n a y ı a lın a n h a v a le lis te le r in in ö d e m e ta lim a tı v e r ilm e s i iç in M u h a s e b e v e M a li İş le r M ü d ü rlü ğ ü n e , s ig o r ta iş le m le r in in ta k ib i iç in ise g ö re v li U z m a n a g ö n d e r ilm e s i.

H a v a le lis te le ri B ir im M ü d ü rü ,B ir im Ş e fi v e p e rs o n e l O n a y d a n s o n ra

G İR D İL E Rİk ra z T a le p le r i

K A Y N A K L A R1- İn sa n K a y n a ğ ı (p e rs o n e l)2 - B ü ro M a lz e m e le r i v e K ır ta s iy e3 - B ilg is a y a r ağ ı v e v e r i ta b a n ı4 - Ç a lış m a O rta m ı

Ç IK T Iİk ra z h a v a le lis te le ri

K O N T R O L V E İZ L E M ER a p o rla r, k o n tro lle r , te s p it le r ve d e ğ e r le n d irm e le r in b e lir le n e n z a m a n la r iç in d e d o ğ ru b ir ş e k ild e y a p ılıp ya p ılm a d ığ ı. İlg ili p e rs o n e lin g ö re v le r in i y e r in e g e tir ip g e tirm e d iğ i v e h iz m e tle r in z a m a n ın d a y a p ılıp y a p ılm a d ığ ı ta k ip ed ilir .

Revizyon Bilgisi1- Adımdaki İkraz Talep Girdilerinin içeriği değiştirilmiştir.2- 9. Adımın İçeriği değiştirilmiştir(Bilgi İşlem Koordinatörlüğü ifadesi çıkarılmıştır).3-Faaliyetler başlığı altındaki 9. maddenin içeriği değiştirilmiştir. (Bilgi İşlem Koordinatörlüğü ifadesi çıkarılmıştır).



/N v i * \ İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No :PİA.01

Revizyon No :03


AİDAT VE SOSYAL YARDIM HİZMET PROSESİ İŞ AKIŞ ŞEMASIYayın Tarihi :01/11/2007

Sayfa No :1/1

Sosyal Yardım talepleri,Aidat İadesi talepleri, Ferdi Grup Kaza Sigortası talepleri,İsteğe bağlı üyelik talepleri ve Üyelik devamı taleplerinin gelmesi

- Sosyal Yardım talepleri- Aidat İadesi talepleri- Ferdi Grup Kaza Sigortası ile ilgili talepler.- İsteğe bağlı üyelik talepleri- Üyelik devamı talepleri

- Genel Müdürlük oluru.- Havale listeleri.- Ödeme bildirim oluru. (gönderme)- SMS gönderme talep yazısı.- İsteğe bağlı üye

Havale olurlarının Genel Müdürlük

Makamına Sunulması

11 EvraklarınArşive

takılması

S ırano

F A A L İY E T L E R K A Y IT S O R U M L U L A R Z A M A N

1

S o s y a l y a rd ım ta le p e v ra k ın ın G e n e l M ü d ü r lü k e v ra k s e rv is in e g e lip e v ra k k a y ıt n u m a ra s ı a lm a s ın d a n so n ra , m ü d ü r lü ğ ü m ü z e te s lim e d ilm e s id ir .

G e n e l M ü d ü r lü k G e n e l E v ra k K a y ıt la r ı, İş le m T a k ip Fo rm u

M ü d ü r, ş e f v e ilg ili p e rs o n e l E v ra k ın G e n . M üd. E v ra k ın a k a y d ın d a n itib a re n b a ş la r

2S a y m a n lık la r k a n a lıy la g e le n a id a t d a ta la rın ın , M illi E ğ itim M ü d ü rlü k le r in d e n g e le n ü ye b ilg ile r in in v e S o s y a l Y a rd ım T a le p e v ra k ın d a k i b ilg ile r in s is te m e g ir ilm e s i

B ilg is a y a r K a y ıtla rı İlg ili p e rs o n e l v e ş e fle r İlg ili p e rs o n e le ve r iliş i ile b aş la r.

AİD

AT

VE

S

OS

YA

L H

İZM

ET

EV

RA

KL

AR

ININ

M

ÜD

ÜR

LÜ

ĞÜ

MÜ

ZE

G

ELİ

Ş

TA

RİH

İND

EN

İT

İBA

RE

N

EV

RA

KL

AR

I E

KS

İKS

İZ

OLA

NLA

RIN

5

TAK

VİM

G

ÜN

ÜN

DE

K

AR

ŞIL

AN

MA

SI.

3K a y ıtla rı y a p ıla n e v ra k ın ilg ili p e rs o n e l ta ra fın d a n m e v z u a t ve is te n e n b e lg e le r y ö n ü n d e n k o n tro l e d ilm e s id ir .

B ilg is a y a r ka y ıtla rı İlg ili p e rs o n e l E v ra k la rı p e rs o n e l b ilg is a y a ra g irm e d e n ö n c e y a p ılm a s ı

4T a le p e d ile n y a rd ım la ilg ili e k s ik b e lg e v e b ilg in in te s p iti h a lin d e ü y e y e ta m a m la m a s ı iç in yaz ı y a z ılır v e y a h a k e tm e d iğ i iç in y a rd ım ta le b in in re t e d ilm e s id ir .

B ilg is a y a r ka y ıtla rı, g e n e l e v ra k ka y ıtla rı v e y a z ış m a e v ra k la rı

İlg ili p e rs o n e l, y a z ıc ı la r T e s p it e d ile n e k s ik lik le r v e re t d u ru m la rı b ir an ö n c e

5 E k s ik b e lg e b ilg i o lm a m a s ı d u ru m u n d a ,y a rd ım ın h e s a p la n m a s ıd ır .

B ilg is a y a r ka y ıtla rı İlg ili p e rs o n e l v e ş e f B ü tü n e v ra k h e sa p işi b ite n e k a d a r

6 Y a p ıla n ta h a k k u k iş le m in in ilg ili ş e f ta ra fın d a n ko n tro l e d ilm e s id ir

B ilg is a y a r ka y ıtla rı, İlg ili ş e f K o n tro l s ü re s i b ite n e k a d a r

7 M ü d ü r v e ş e fin te s p it e ttiğ i iş le m h a ta la r ın ı, b ilg i e k s ik le r in i d ü z e ltt irm e s id ir .

B ilg is a y a r ka y ıtla rı ve y a rd ım e v ra k ı

Ş e f v e ilg ili p e rs o n e l En k ıs a s ü re d e

8 M ü d ü r v e ş e fin k o n tro lü n d e n g e ç e n s o s y a l y a rd ım la rın , l is te le r in in h a z ır la n m a s ıd ır

B ilg is a y a r ka y ıtla rı, lis te le r

B ir im m ü d ü rü , ş e f v e ya z ıc ıla r. En k ıs a s ü re d e

9 H a z ır la n m ış o la n h a v a le l is te le r in in b ir im m ü d ü rü n c e uyg u n b u lu n m a s ıd ır .

B ilg is a y a r k a y ıtla r ı, o lu r, lis te le r v e ö d e m e ta lim a tla r ı

B ir im m ü d ü rü , ş e f v e e v ra k g ö re v lis i

En k ıs a s ü re d e

10 İş le m le r i ta m a m la n m ış h a v a le l is te le r in in o lu r la r ın ın h a z ır la n a ra k , g e n e l m ü d ü rlü ğ e te s lim e d ilm e s id ir .

B ilg is a y a r ka y ıtla rı, o lu rla r.

B ir im m ü d ü rü , ş e f v e y a z ıc ı la r En k ıs a s ü re d e

11 İş le m i b ite n e v ra k ın a rş iv le n m e s i B ilg is a y a r v e a rş iv ka y ıtla rı.

B ir im m ü d ü rü , ş e f v e ilg ili p e rso n e l.

İlg ili p e rs o n e le ve r iliş i ile b aş la r.

G İR D İL E R- Sosyal Yardım talepleri- Aidat İadesi talepleri- Ferdi Grup Kaza Sigortası ile ilgili talepler.- Üyelik devamı talepleri- İsteğe bağlı üyelik talepleri

K A Y N A K L A R1 - İn sa n K a y n a ğ ı (P e rs o n e l)2 - B ü ro m a lz e m e le r i v e k ır ta s iy e3 - B ilg is a y a r ağ ı v e v e r i ta b a n ı4 - Ç a lış m a o rtam ı5 - A rş iv

Ç IK T IÇ IK T I- S o s y a l Y a rd ım h a v a le lis te le ri.- A id a t İa d e s i h a v a le lis te le ri.- F e rd i G ru p K a z a S ig o rta s ı ile ilg ili ya z ıla r.- Ü y e le re y a p ıla n y a z ış m a la r

R E V İZ Y O N B İL G İS İ1- Aidat ve Sosyal Yardım Hizmet Prosesi ile Yönetmelikte yapılan değişikliklere göre yeniden düzenlenmiştir.

K O N T R O L V E İZ L E M ER a p o r la r , ko n tro lle r, te s p it le r v e d e ğ e r le n d irm e le r in b e lir le n e n z a m a n la r iç in d e d o ğ ru b ir ş e k ild e y a p ılıp y a p ılm a d ığ ı. İlg ili p e rs o n e lin g ö re v le r in i ye r in e g e tir ip g e tir ilm e d iğ i v e h iz m e tle r in z a m a n ın d a y a p ılıp ya p ılm a d ığ ı ta k ip ed ilir .



1- AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR HİZMET PROSESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (PİA.01)

2- İKRAZ PROSESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI (PİA.02)


Yayın Tarihi :01/11/2007AİDAT VE SOSYAL YARDIM HİZMET PROSESİ ----------------------------------

Sayfa No :1/5

Doküman No :PS.01

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Revizyon No :10

1. PROSES SAHİBİAidat ve Sosyal Yardımlar Müdürü

2. GİRDİLERİ• Sosyal yardım talepleri• Aidat iadesi talepleri• Ferdi Grup Kaza Sigortası ile ilgili talepler• Üyelik devamı talepleri• İsteğe bağlı üyelik talepleri

3. ÇIKTILARI• Sosyal yardım havale listeleri• Aidat iadesi havale listeleri• Ferdi Grup Kaza Sigortası ile ilgili yazılar• Üyelik devamı kabul ve ret yazıları• İsteğe bağlı üyelik kabul ve ret yazıları

4. KAYNAKLARI• İnsan kaynağı (personel)• Büro malzemeleri ve kırtasiye• Bilgisayar ağı ve veri tabanı• Çalışma ortamı• Arşiv

5. TANIMLARProses: Yapılan iş veya hizmetin amacı, sorumluları, kontrol kriterleri, girdi -

faaliyet-çıktı ilişkisi, sınırları, performans kriterleri, kaynakları, ilgili dokümanlar ve gözden geçirme periyodunu belirten dokümandır.

Prosedür: Proseslerin işletimini tanımlar. Belirlenen hedeflere ulaşmak için yapılması gereken iş sırasını ve sorumluları tanımlar ve düzenler, talimatları refere eder. Net ve açık biçimde yapılacak işi belirtir.

Sosyal yardım lar: Üyelere hangi şartlarda yapılacağı, Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliğinde belirlenmiş olan Emekli, Evlenme, Ölüm, Şehit, Doğal Afet ve Maluliyet yardımlarını ifade eder.

A idat iadesi: Üyelik kapsamında iken Üyelikleri sona erenlere, 120 ayını doldurmadan emekli olanlara ve daha önce emekli yardımı almış olanlara, birikmiş aidatların iade edilmesini, ifade eder.

Ferdi Grup Kaza Sigortası: Ana Statüde belirtilmemesine karşın Yönetim Kurulunun, Üye lehine bir düzenleme yapılması maksadıyla, tüm Üyelerin 365 gün 24 saat süreyle sigorta kapsamına alınmasını ifade eder.

Üyelik sürdürm e: 25.06.2001 tarihli ve 4688 sayılı Kanun kapsamında ücretsiz izinli sayılanların, emekliye ayrıldığı halde emekli yardımını almayanların ve ücretsiz izine ayrılanların isterlerse Sandığa yazılı bilgi vermeleri kaydıyla Üyeliklerini devam ettirmelerini ve 01.06.2012 tarihinden itibaren 13.01.1943 tarihli ve 4357 sayılı Kanun’da sayılan görevlere atananlar bakımından İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve


Ayla AYDOĞAN Mintez ŞİMŞEK Mustafa ÇAĞLAYANKalite Yönetim Temsilcisi Genel Müdür Yrd. Genel Müdür



Sayfa No :2/5

Doküman No :PS.01


Sosyal Yardım Sandığı üyeliği 29.05.2012 tarihli ve 2012/1 sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı ile ihtiyari hale getirildiğinden, sandık üyesi iken 01.06.2012 tarihinden sonra Milli Eğitim Bakanlığı bünyesinde üyelik kapsamı dışında başka bir göreve atananlar istemeleri halinde üyeliklerini sürdürebileceklerini, ifade eder.

Potansiyel üye: 01.06.2012 tarihinden itibaren 13.01.1943 tarihli ve 4357 sayılı Kanun’da sayılan görevlere atananlar bakımından İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve Sosyal Yardım Sandığı üyeliği 29.05.2012 tarihli ve 2012/1 sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı ile ihtiyari hale getirildiğinden, bu kapsamda bulunanlar potansiyel üyeleri ifade eder.

İsteğe bağlı üyelik: 01.06.2012 tarihinden itibaren 13.01.1943 tarihli ve 4357 sayılı Kanun’da sayılan görevlere atananlar bakımından İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve Sosyal Yardım Sandığı üyeliği 29.05.2012 tarihli ve 2012/1 sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı ile ihtiyari hale getirildiğinden, bu kapsamda bulunanlar istemeleri ve aidat kestirmeleri halinde isteğe bağlı üye olarak kabul edileceğini ifade eder.

Veri tabanı işlem leri: Üyenin Sandıktan almış olduğu yardım, aidat iadesi, Üye bilgileri, Üyeden kesilen aidatları v.s. gibi bilgilerinin veri tabanına kaydedilmesini ifade eder.6. FAALİYETLER

6.1. A idat ve Sosyal Yardım İşlem leriYapılacak yardımlar, aidat iadeleri, isteğe bağlı üyelik ve üyelik sürdürme ile

ilgili işlemlerin ayrıntıları, Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliğinde, Ferdi Grup Kaza Sigortası işlemleri ile ilgili ayrıntılar ise yapılan sözleşmede belirlenmiştir.

6.1.1. Evrak servisince gerekli kayıtlar yapıldıktan sonra Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğüne gelen sosyal yardım taleplerini ilgili personel alır.

6.1.2. Talep evrakını alan personel ilk olarak Üyenin, Say2000i sistemi çerçevesinde gelen aidat bilgilerini, Üyenin hizmet cetveli ile Milli Eğitim Bakanlığının mebbis.meb.gov.tr adresinden de Üye bilgileri ile hizmet bilgilerini kontrol eder.

6.1.3. Kontrol sonrasında eksik bilgi/belge tespit ederse gerekli yazışmaların yapılması için, evrak üzerine eksik bilgi/belgenin ne olduğunu ve ne istenmesi gerektiğini açıkça belirterek evrakı, servis şefinin kontrolünden sonra birim yazıcılarına iletir.

6.1.4. Yardım talebi, mevzuata uygun ve bilgi/belge açısından eksikliği yoksa, sorumlu personel tarafından bilgisayar ortamında tahakkuk işlemleri tamamlanır.

6.1.5. Mahsup işlemi gerekiyorsa, Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliğinin ilgili maddesine göre işlem yapılır.

6.1.6. Tahakkuku tamamlanan yardım talepleri, servis şefi ve birim amirleri tarafından yeniden kontrol edilir. Kontrolde eksiklik veya uygunsuzluk tespit edilirse, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapılır.

6.1.7. Yapılan işlem DÖF açılmasını gerektiriyorsa Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05)’ne göre gerekli faaliyet başlatılır.

6.1.8. Eksiklik tespit edilmeyen yardım talepleri, havale listelerinin hazırlanması için birim yazıcılarına iletilir.

6.1.9. Birim yazıcıları tarafından hazırlanan havale listeleri; personel, servis şefi ve birim amirlerinin imzasından sonra Genel Müdürlük ‘Olur’ una sunulur.





Sayfa No :3/5

Doküman No :PS.01


6.1.10. Genel Müdürlük tarafından onaylanan havale listelerinin iki nüshası, gerekli işlemler yapılıp, hak sahiplerinin hesaplarına havale edilmesi için Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne, havale olurlarının bir nüshası Bilgi İşlem Koordinatörlüğüne iletilir.

6.1.11. İşlemlerin tüm aşamalarının takip edilip sonuçlandırılmasından, herhangi bir aksaklığın ortaya çıkması durumunda, aksaklığın giderilmesinden Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü sorumludur.

6.1.12. Proses performans hedeflerinde belirtilen süre içerisinde gönderilmeyen yardımlar, Geç Gönderilen Yardım/İkraz Listesi(LS.01)’ne kaydedilir.

6.2. Diğer Faaliyetler6.2.1. İşlem gören tüm evraklar, işlem yapan tarafından parafe edilip, işlem

tarihi yazıldıktan sonra, bir sonraki adıma iletilir.6.2.2. Ferdi Grup Kaza Sigortasından faydalanmak üzere gelen talepler

incelenir, talep edenin durumu sözleşme şartlarına uygun ise ilgili sigorta şirketinin istemiş olduğu bilgi ve belgeler tamamlandıktan sonra, ödeme yapılması için sigorta şirketine bir yazı ile gönderilir.

6.2.3. Üyelik sürdürmek isteyenlerin talepleri, Yönetmelikte belirtilen süre açısından kontrol edilir. Süresi içinde gelen taleplere Üyeliğini sürdürebileceğine dair yazı gönderilir. Süresi içinde gelmeyen taleplere ise RET yazısı yazılır.

6.2.4. İsteğe bağlı üye olmak isteyenler, Yönetmelikte belirtilen şartlara uyuyorsa, isteğe bağlı üye olarak kabul edilir.

6.2.5. İşlemleri biten kişisel evraklar Üye arşivine, kurumlardan gelen evraklar ise kurumsal arşive gönderilir.

6.2.6. Arşivden herhangi bir nedenle çıkması gereken evrak, mutlaka Arşiv Talep-Takip Formu (FR.35) imzalanarak çıkarılır.

6.2.7. İşlem kayıtları, Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre tutulur.6.2.8. Üye memnuniyetinin ölçülebilmesi için, birime gelen veya telefonla

arayan üyelere mümkün olduğunca anket soruları sorularak, cevaplar kayıt altına alınır ve performans raporları ile birlikte Kalite Yönetim Temsilcisine iletilir.

6.2.9. Kullanılan Üye Bilgi Programındaki tespit edilen eksiklikler günü gününe Program Düzeltme ve Ekleme Talep Formu(FR.01) doldurularak Bilgi İşlem Koordinatörlüğü’ne bildirilir.

6.2.10. Prosesin belirlenen kriterlere uygun işleyip işlemediği, her ay birim amiri tarafından, tahakkuku tamamlanmış evraklardan belirli sayıda rast gele alınarak Proses Takip Formu(FR.23) aracılığı ile yapılır.

6.2.11. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarda Evrak Kayıt Prosedürü (PR.12)’de belirlenmiş olan kurallara göre işlem yapılır.

6.2.12. Sosyal Yardım talep evraklarının(yazışmaya girmeyen) birime intikal etmesinden itibaren bekleme süresi en fazla 5 takvim günüdür.

7. PR!OSES PERFORMANS KRİTERLERİ1 Performans raporları 3 ayda bir2 Personel ile toplantı Aylık (her ayın son Cuma günü)3 Personel izinlerinin planlanması Her zaman





Sayfa No :4/5

Doküman No :PS.01


8. PERFORMANS HEDEFLERİ• Yardım taleplerinin (eksiksiz) birime intikalinden itibaren en geç 5 takvim günü

içinde karşılanması.• Uygunsuz işlem sayısının bir yıl içinde 7 adedi geçmemesi.• Haklı üye şikâyeti sayısının yılda 5 adedi geçmemesi.• Her yıl atanan potansiyel üyelerin,1yıllık sürede % 40’ını isteğe bağlı üye

yapmak.• Üye memnuniyeti oranının % 90 seviyesinden aşağı olmaması.

9. İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR• Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliği• Yönetim Kurulu Kararları• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)• Anket Prosedürü(PR.06)• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)• Aidat, Sosyal Yardım ve İkraz Havale Prosedürü(PR.11)• Evrak Kayıt Prosedürü(PR.12)• Muhasebe İşleri Talimatı(TL.10)• Program Düzeltme ve Ekleme Talep Formu(FR.01)• Proses Takip Formu (FR.23)• Toplantı Tutanağı Formu(FR.33)• Arşiv Talep-Takip Formu (FR.35)• Geç Gönderilen Yardım/İkraz Listesi(LS.01)

Revizyon bilgisi:1-Formatı ve içeriği tamamen değiştirilmiştir.2- Diğer Faaliyetler başlığı altına 6.2.10 ve 6.2.11 maddeleri eklenmiştir.3- 6.2.10 maddesinin içeriği evrak kayıt prosedürü ( PR.12 ) olarak değiştirilmiştir.4- 6.1.1 maddesinin içeriği değiştirilmiştir, Günlük Gelen Evrak Takip Formu (FR.03) kaldırılmıştır.5- 6.2.11 maddesinin içeriği değiştirilmiştir.6- 6.1.9 maddesine “personel” kelimesi eklenmiştir.7- 2.Girdileri’ne isteğe bağlı üyelik talepleri eklenmiştir.8- 3.Çıktıları’na İsteğe bağlı üyelik kabul ve ret yazıları eklenmiştir.9- 5.Tanımlar’a 29.05.2012 tarihli ve 2012/1 sayılı Kamu Görevlileri Hakem Kurulu Kararı gereğince

01.06.2012 tarihinden sonra üyelik kapsamı dışına çıkanların üyelik sürdürmeleri ve isteğe bağlı üyelik tanımları eklendi.

10- 6.1.Aidat ve Sosyal Yardım işlemleri maddesine isteğe bağlı üyelik ibaresi eklenmiştir.11- 6.2.4. maddesinin içeriği değişti, madde numaraları sırası kaydı.12- 8.Performans hedefleri “Üye memnuniyeti oranının %75 seviyesinden aşağı olmaması” ve “Birim

personelinin memnuniyet oranının %85 seviyesinden aşağı olmaması” yapılan revizyonla kaldırıldı.13- 5.Tanımlar’a potansiyel üye açıklaması eklenmiştir.14- 6.2.12. maddesinde “8 iş günüdür”, “5 takvim günüdür”, şeklinde değiştirilmiştir.15-8.Performans Hedefleri Yardım taleplerinin (eksiksiz) birime intikalinden itibaren en geç 5 takvim

günü içinde karşılanması. Uygunsuz işlem sayısının bir yıl içinde 7 adedi geçmemesi. Haklı üye şikâyeti sayısının yılda 5 adedi geçmemesi. Her yıl atanan potansiyel üyelerin % 40’ını isteğe bağlı üye yapmak.

16- 8.Performans hedeflerine “Üye memnuniyeti oranının % 80 seviyesinden aşağı olmaması” maddesi eklendi.

17- 8.Performans hedeflerine “ Her yıl atanan potansiyel üyelerin % 40’ını isteğe bağlı üye yapmak maddesine “1 yıllık sürede” üye yapmak maddesi eklendi.





Sayfa No :5/5

Doküman No :PS.01


18-8.Performans hedefleri “Üye memnuniyeti oranının % 90 seviyesinden aşağı olmaması” şeklinde değiştirilmiştir.





Yayın Tarihi : 01/11/2007İKRAZ PROSESİ ----------------------------------

Sayfa No : 1/5

Doküman No : PS.02

1. PROSES SAHİBİİkraz Müdürü

2. GİRDİLERİ• İkraz talepleri

3. ÇIKTILARI• İkraz havale listeleri

4. KAYNAKLAR• İnsan kaynağı (personel)• Büro malzemeleri ve kırtasiye• Bilgisayar ağı ve veri tabanı• Çalışma ortamı

5. TANIMLARProses: Yapılan iş veya hizmetin amacı, sorumluları, kontrol kriterleri, girdi-

faaliyet-çıktı ilişkisi, sınırları, performans kriterleri, kaynakları, ilgili dokümanlar ve gözden geçirme periyodunu belirten dokümandır.

Prosedür: Proseslerin işletimini tanımlar. Belirlenen hedeflere ulaşmak için yapılması gereken iş sırasını ve sorumluları tanımlar ve düzenler, talimatları refere eder. Net ve açık biçimde yapılacak işi belirtir.

İkraz: Üyelerin nakit ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla, üye birikimlerinden oluşan ve Sandık kaynaklarından kullandırılan borç parayı ifade eder.

İcra İkrazı: Maaşında icra kesintisi bulunan üyelere; Sandığın finansman yapısı ve nakit durumu göz önünde bulundurularak, Sandık üyesi iki kişinin müşterek ve müteselsil borçlu gösterilmesi veya borçlunun kefalet sigortası kapsamına alınması şartıyla bir defaya mahsus verilen borç parayı ifade eder.

Özel Günler İkrazı: Sandık üyelerine, tatil dönemlerinde, dini bayramlarda, eğitim öğretim yılı başlangıcında, 24 Kasım Öğretmenler Gününde ve bunlara ilaveten uygun görülen dönemlerde ihtiyaçlarını karşılamak üzere verilen borç parayı ifade eder.

Evlilik İkrazı: Sandık üyesi iken evlenen ve İlkokul Öğretmenleri Sağlık ve Sosyal Yardım Sandığı Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliğinin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında düzenlenen evlenme yardımından feragat eden üyelere, bir defaya mahsus olmak üzere verilen borç parayı ifade eder.

Sağlık İkrazı: Üyeye;a)Kendisinin, eşinin ve bakmakla mükellef olduğu çocukları ile anne babasının

hastalıklarının tedavileri,b) Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kendisinin veya eşinin doğum

yapması,c) Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten sonra kendisinin veya eşinin tüp

bebek tedavileri,sebebiyle, verilen borç parayı ifade eder.





Yayın Tarihi : 01/11/2007 İKRAZ PROSESİ ----------------------------------

Sayfa No : 2/5

Doküman No : PS.02

Doğal A fet İkrazı: Sandık üyesi iken doğal afete maruz kalan üyelerimize, üyenin adına kayıtlı mesken veya ikametinde bulunan eşyanın hasara uğraması durumunda, en düşük nema oranı uygulanmak suretiyle kullandırılan borç parayı ifade eder.

6.FAALİYETLER

6.1 İkraz Tahakkuk İşlem leriVerilecek ikraz ile ilgili işlemlerin ayrıntıları, İkraz Yönetmeliğinde

düzenlenmiştir.6.1.1. Genel Müdürlük Gelen Evrak Servisi tarafından gerekli kayıt işlemleri

yapıldıktan sonra İkraz Müdürlüğüne gelen ikraz talepleri, Servis Şefi tarafından teslim alınır ve personellere dağıtımı yapılır.

6.1.2. Talep evrakını teslim alan personel, İkraz İstek Form ve Taahhütnamesindeki bilgilerin ve taahhütname ekinde istenen evrakların tam ve eksiksiz olup olmadığının kontrolünü yaparak, borçlu ve varsa müşterek ve müteselsil borçluların maaş bordrolarını T.C. Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü e- bordro sistemi üzerinden kontrol eder.

6.1.3. Kontrol sırasında eksik bilgi/belge tespit eden personel, birim şefinin bilgisi dahilinde bu eksiklikleri telefon, kısa mesaj, e-posta veya yazışma ile üyeye bildirir.

Kontrol aşamasında Genel Müdürlüğe yanlış bilgi verdiği tespit edilen üyenin ikraz başvurusunu İkraz Yönetmeliğine göre reddeder ve konuyu yazışma yaparak üyenin bağlı bulunduğu İl Valiliğine bildirir.

6.1.4. Üye daha önce ikraz almış ve halen borcu var ise İkraz Yönetmeliğine göre değerlendirme yapılır.

6.1.5. İkraz talebi, mevzuata uygun ve bilgi/belge açısından eksikliği yoksa, sorumlu personel tarafından bilgisayar ortamında tahakkuk işlemleri tamamlanır.

6.1.6. İşlem gören tüm evraklar, işlem yapan tarafından parafe edilip, işlem tarihi yazıldıktan sonra bir sonraki adıma iletilir.

6.1.7. Tahakkuku tamamlanan ikraz talepleri, servis şefi tarafından yeniden kontrol edilir. Kontrolde eksiklik veya uygunsuzluk tespit edilirse, Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)’ne göre işlem yapılır.

6.1.8. Yapılan işlem DÖF açılmasını gerektiriyorsa Düzeltici/Önleyici Faaliyet Prosedürü(PR.05)’ne göre gerekli faaliyet başlatılır.

6.1.9. İkraz ödeme gününden bir önceki iş günü ikraz komisyonunca temin edilen Genel Müdürlüğün çalıştığı en fazla 5 (beş) bankanın aynı vadelere uyguladığı aylık Tüketici Kredi Faizlerinin aritmetik ortalamasından, Genel Müdürlüğün teklifi üzerine Yönetim Kurulunca belirlenen oranlarda indirim yapılarak ikrazlara uygulanacak nema oranları belirlenir.

6.1.10. Eksiklik tespit edilmeyen ve tahakkuku yapılan ikraz taleplerine belirlenen nema oranları uygulanarak havale listeleri hazırlanır.

6.1.11. Hazırlanan havale listeleri, Servis Şefi ve Birim Amirinin imzasından sonra Genel Müdürlük ‘Olur’ una sunulur.





Yayın Tarihi : 01/11/2007 İKRAZ PROSESİ ----------------------------------

Sayfa No : 3/5

Doküman No : PS.02

6.1.12. Genel Müdürlük tarafından onaylanan havale listelerinin birer nüshası, gerekli işlemler yapılıp, hak sahiplerinin hesaplarına havale edilmesi için Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğüne; sigorta işlemlerinin takibi için ise görevli Uzmana iletilir.

6.1.13. İşlemlerin tüm aşamalarının takip edilip sonuçlandırılmasından, herhangi bir aksaklığın ortaya çıkması durumunda, aksaklığın giderilmesinden İkraz Müdürü sorumludur.

6.1.14. Tahakkuku tamamlanan evraklar dosyalama işlemleri yapıldıktan sonra arşive gönderilir.

6.1.15. Arşivden herhangi bir nedenle çıkması gereken evrak mutlaka Arşiv Talep-Takip Formu (FR.35) imzalanarak çıkarılır.

6.1.16. İşlem kayıtları, Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)’ne göre tutulur.6.1.17. Üye memnuniyetinin ölçülebilmesi için İkraz başvuru evraklarının

ekinde gönderilen İkraz anket formları (FR.36) her ay ve üç ayda bir değerlendirilerek Kalite Yönetim Temsilciliğine iletilir.

6.1.18. Kullanılan bilgisayar programındaki tespit edilen eksiklikler Program Düzeltme veya Ekleme Talep Formu (FR.01) doldurularak veya e-posta, yazışma vb. yollar ile Bilgi İşlem Koordinatörlüğü’ne bildirilir.

6.1.19. Prosesin belirlenen kriterlere uygun işleyip işlemediği, her ay birim amiri tarafından, tahakkuku tamamlanmış evraklardan rast gele belirli sayıda alınarak Proses Takip Formu(FR.23) aracılığı ile yapılır.

7. PR!OSES PERFORMANS KRİTERLERİ1 Performans raporları 3 ayda bir2 Personel ile toplantı Aylık3 Personel izinlerinin planlanması Her zaman

8. PERFORMANS HEDEFLERİ• İkraz taleplerinin (eksiksiz) birime intikalinden itibaren en geç 8 iş günü içinde

karşılanması.• Uygunsuz işlem sayısının bir yıl içinde 5 adedi geçmemesi.• Üye memnuniyeti oranının %80 seviyesinden aşağı olmaması.• Haklı üye şikayeti sayısının yılda 5 adedi geçmemesi.• İkraz kullanan üye sayımızın bir önceki yıldan az olmaması.

9. İLGİLİ DÖKÜMANLAR VE KAYITLAR• İkraz Yönetmeliği• Yönetim Kurulu Kararları• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)• Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü(PR.08)• Aidat, Sosyal Yardım ve İkraz Havale Prosedürü(PR11)• Evrak Kayıt Prosedürü(PR.12)• Program Düzeltme ve Ekleme Talep Formu (FR.01)• Proses Takip Formu (FR.23)• Toplantı Tutanağı Formu(FR.33)




İKRAZ PROSESİ

Doküman No : PS.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

10

15.03.2017

01/11/2007

4/5

• Arşiv Talep-Takip Formu (FR.35)• İkraz Anket Formu (FR.36)

Revizyon bilgisi:09/10/2015

• Tanımlar başlığında bulunan Özel günler ikrazı bölümüne "doğal afete maruz kalındığında” ifadesi eklenmiştir.

• Faaliyetler bölümündeki İkraz tahakkuk işlemlerinin ayrıntılarına ait maddelerine 6.1.9 maddesi eklenmiş ve madde sıralaması değiştirilmiştir.

• 6.1.1.maddesinin içeriği değiştirilmiştir.• 6.1.14 maddesindeki "işlemleri biten” ifadesi, "tahakkuku tamamlanan” şeklinde

değiştirilmiştir.• 6.1.17 maddesinin içeriği değiştirilmiştir.• Performans hedeflerinde bulunan "Yeni ikraz kullanan üye sayımızın bir önceki yıldan

az olmaması” hedefi, "İkraz kullanan üye sayımızın bir önceki yıldan az olmaması” şeklinde değiştirilmiştir.

• 6.1.2 maddesindeki "kefil” ifadesi "müşterek ve müteselsil borçlu” şeklinde değiştirilmiştir.

• 6.1.17 maddesinin içeriği değiştirilmiştir.

07/03/2016• Tanımlar başlığı altında bulunan;

- İkrazın tanımı genişletilmiştir.-"Evlenme İkrazı”, "Evlilik İkrazı” olarak değiştirilmiştir.- Hastalık ve Tedavi İkrazının adı ve içeriği değiştirilmiştir.- Özel Günler İkrazının içeriği değiştirilmiştir.Tanımlar başlığı altına;- İcra İkrazı ve Doğal Afet İkrazı eklenmiştir.

• 6.1.1. maddesinin içeriği değiştirilmiştir.• 6.1.2. maddesinin içeriği değiştirilmiştir.• 6.1.3.maddesindeki "bağlı olunan İl Valiliğine bildirir” ifadesi "üyenin bağlı bulunduğu İl

Valiliğine bildirir” şeklinde değiştirilmiştir.• 6.1.9 maddesinin içeriği değiştirilmiştir.• 6.1.10 maddesindeki "faiz” kelimesi "nema” olarak değiştirilmiştir.• 6.1.12 maddesine "sigorta işlemlerinin takibi için ise görevli Uzmana iletilir” ifadesi

eklenmiştir.• 6.1.14 maddesine "dosyalama işlemleri yapıldıktan sonra " ifadesi eklenmiştir.

01/11/2016• Tanımlar başlığı altında bulunan; İcra İkrazına "veya borçlunun kefalet sigortası

kapsamına alınması” ifadesi eklenmiştir.• 6.1.12 maddesinde yer alan "Bilgi İşlem Koordinatörlüğüne” ifadesi çıkarılmıştır.• Performans hedeflerinde bulunan Üye memnuniyeti oranının %75 seviyesinden aşağı

olmaması "%80” olarak değiştirilmiştir.




İKRAZ PROSESİ

Doküman No : PS.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

10

15.03.2017

01/11/2007

5/5

15/03/2017• Tanımlar başlığında bulunan Sağlık ikrazı bölümünde b ve c maddelerindeki "bu”

kelimeleri çıkarılmıştır.• Tanımlar başlığında bulunan Doğal Afet ikrazı bölümündeki "faiz” kelimesi "nema”

olarak değiştirilmiştir.• 6.1.3. maddesine "kısa mesaj, e-posta” ifadesi eklenmiştir.• 6.1.3. maddesindeki "ve belgelerde sahtecilik yaptığı” ifadesi çıkarılmıştır.• 6.1.18 maddesinde "günü gününe İbim Teknik Yardım Modülü ve” ifadesi çıkarılmış;

"veya e-posta, yazışma vb. yollar ile” ifadesi eklenmiştir.• Proses Performans Kriterlerinin 2.maddesindeki "her ayın son Cuma günü” ifadesi

çıkarılmıştır.• Performans hedeflerinde bulunan Haklı üye şikayeti sayısının "yılda 10 adedi

geçmemesi” "yılda 5 adedi geçmemesi” olarak değiştirilmiştir.



1- AİDAT VE SOSYAL YARDIM HİZMET PROSESİ(PS.OI)2- İKRAZ PROSESİ(PS.02)


KAŞE TALİMATI

Doküman No TL.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

20/07/2010

01/11/2007

1/1

SORUMLULUKKalite Yönetim Temsilcisi

AMAÇBu talimatın amacı Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarında kullanılan kaşelerin

kullanım esasları ve yetkililerini tanımlamaktır.

KAPSAMKalite Yönetim Sistemi dokümanlarında kullanılan kontrollü kopya, kontrolsüz

kopya ve iptal kaşelerinin kullanım esaslarını kapsar.

TANIMLARKontro llü Kopya Kaşesi: Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının uygulama

yerlerinde geçerli nüshalarının bulunması ve çalışmaların bu dokümanlara göre yapılmasını sağlamak üzere kullanılan kaşedir.

Kontro lsüz Kopya Kaşesi: Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarının sadece bilgi için dağıtıldığını, uygulamada kullanılmayacağını belirtmek için kullanılan kaşedir.

İptal Kaşesi: Kalite Yönetim Sistemi dokümanlarından, revize edilen veya uygulamadan kaldırılan asıl nüshaların saklanması için kullanılan kaşedir.

UYGULAMAKalite Yönetim Sistemi içinde kullanılan ve revizyona tabi olan tüm dokümanlar

için kullanılır. Kullanım yetkisi Kalite Yönetim Temsilcisindedir. Kaşeler, kırmızı renkli mürekkep ile doküman üzerinde sağ üst çapraz şekilde ortalanarak kullanılır.



YANGIN TALİMATI

Doküman No :TL.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

SORUMLULUKSivil Savunma Uzmanı ve Yangınla Mücadele Ekipleri.

AMAÇİLKSAN Genel Müdürlüğünde çıkacak yangınları önleme ve yangınlardan

korunma hizmetleri hususunda alınacak tedbir ve yapılacak işlerin tespitidir.

KAPSAMMuhtemel bir yangında, Yangınla Mücadele Ekiplerinin yapacağı faaliyetleri

kapsar.

YANGINLARIN SEBEPLERİ VE SINIFLARIİş yerinin durumuna göre yangın; elektrik kaçaklarından, kalorifer dairesinden,

sigara izmaritlerinin söndürülmeden çöp kutularına atılmasından ve mesai bitiminde personelin elektrik fişlerini çekmemelerinden ihmal ve sabotajdan çıkabilir.

YANGINA KARŞI ALINACAK ÖNLEMLER• Binanızdaki baca boru ve havalandırmaları zamanında temizletiniz.• Sigaralarınızı iyice söndürmeden atmayınız.• Çatı aralarında elektrik tesisatı, eşya yanıcı ve parlayıcı madde

bulundurmayınız.• İzinsiz elektrik sobası veya ocağını, ütü, benzin, ispirto ve benzeri ocaklarını

kullanmayınız.• Elektrik tesisatında gerekli ilave veya onarımı mutlaka elektrik teknisyenine

yaptırınız.• Elektrik tesisatınızı her yıl kontrol ettiriniz.• Bütün elektrik sigortalarını otomatik hale getiriniz.• Yangın söndürme cihaz ve malzemelerini her an kullanılır durumda

bulundurunuz.• Bütün odaları nöbetçi memurlar tarafından devamlı kontrol ettiriniz.• Arşiv ve ambarlarda soba kullanmayınız. Parlayıcı ve patlayıcı madde

saklamayınız.• Sigara içilmesi sakıncalı olan yerlerde sigara içmeyiniz.• Bütün personeli yangın konusunda eğitiniz.• Yangın kaçış yollarını kullanılır halde tutunuz.

YANGIN ANINDA YAPILACAK İŞLEMLER• Telaşlanmayınız. Yangını çevrenize ve sorumlu kişilere duyurunuz ( çan, zil,

alarm, ses, vb. ile)• En kısa ve doğru olarak adresi, yangın cinsini (bina, baca, akaryakıt, elektrik,

motorlu araç, vb.) belirtmek suretiyle itfaiyeye 110 numaraya haber veriniz.• Kendinizi ve başkalarını riske atmadan yangının yayılmasını önlemek için,

kapı ve pencereleri kapatınız, yanıcı maddeleri uzaklaştırınız, zemine ulaşmamış asansörler ile acil aydınlatma haricindeki yerleri besleyen elektrikleri kesiniz.


YANGIN TALİMATI

Doküman No :TL.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/2

• İtfaiye gelinceye kadar eldeki mevcut araç gereçten faydalanmak suretiyle yangını söndürünüz.

• Önce canlıları sonra kıymetli evrak ve malzemeyi kurtarınız.• Bina yangın söndürme ekipleri veya şehir itfaiyesi gelince onların emrine

giriniz.• Hasta ve yaralılara acil ilk yardım yapınız.

YANGIN ÇIKIŞ SEBEPLERİ1 - Talimat ve emirlere uymamaktan,2- Bilgisizlikten,3- İhmalden,4- Sabotaj hareketlerinden,5- Sıçrama ve kazalardan,6- Elektrik arkı veya kontağından.

LÜZUMLU TELEFONLAR1- İtfaiye : 1102- Doğalgaz : 1873- Polis İmdat : 1554- Ambulans : 1125- Jandarma İmdat : 1566- Bina koruma amiri : -7- Elektrik arıza : 1868- Su arıza : 185

YANGIN SÖNDÜRME CİHAZLARININ KULLANILIŞI• Cihazı yangın yerine getirerek, rüzgarı arkanıza alınız,• Ateşe mümkün olduğunca yaklaşınız,• Tetik mekanizmasını kilitleyen pimi çıkartınız veya valfini sola doğru çevirerek

açınız,• Tetiğe sonuna kadar basarak, çıkan gazı veya tozu yangının doğduğu yere

püskürtünüz,• Yangını ön taraftan arkaya doğru söndürünüz,• Yangının söndüğünden emin olmadan olay yerini terk etmeyiniz,• Tozlu cihazları toz bitene kadar boşaltınız,

Yangın Çalışma Saatleri İçinde Olursa: Yangını ilk gören kimse, alarm, zil, telefon, bağırarak itfaiyeye haber verir.Yangın Çalışma Saatleri Dışında Olursa: Yangın mesai saatleri dışında olduğunda gece bekçisi hemen itfaiyeyi aramalı, akabinde amirine haber vererek, açık bulunan pencere ve kapıları kapatmalı, yangının konumuna göre yangın cihazları ile yangına müdahale etmelidir.Yangın Binanın Yakınında Olursa: Binanın yangın tehdidi altında bulunan odanın perdeleri çıkarılır, pencereler kapatılır. Çatıda koruma tertibi alınır, ahşap kısımlar ve


YANGIN TALİMATI

Doküman No :TL.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/3

çatı bol su ile ıslatılır. İki bina arasında kolay yanıcı maddeler var ise bunlar kaldırılır, temizlenir veya su ile ıslatılır.

Revizyon Bilgisi:


MÜRACAAT TALİMATI

Doküman No TL.03

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

SORUMLULUKPersonel ve İdari İşler Müdürü, Sivil Savunma Uzmanı ve Müracaat Personeli.

AMAÇİLKSAN Genel Müdürlüğü hizmet binasına gelen üye ve ziyaretçilerin doğru

yönlendirilmelerinin sağlanması.

KAPSAMMüracaat personelinin yapacağı iş ve işlemleri kapsar.

UYGULAMA:Müracaat personeli;• Giriş ve çıkışı kontrol altında bulundurur,• Gelen ziyaretçi ve iş takipçilerine yardımcı olur,• Ziyaretçi ve iş takipçilerinden şüpheli görülenleri izler ve ilgililere bildirir,• Ziyaretçi ve iş takipçilerinin kimliklerini alarak, bilgilerini bilgisayara kaydeder

ve ziyaretçi kartlarını verir,• Kurum otoparkına ve kuruma ait diğer alanlara park edilen araçları izler, onlara

yardımcı olur ve emniyetini sağlar,• Ziyaretçi ve iş takipçilerinin beraberindeki çanta, paket, torba v.s gibi eşyalarını

kontrol eder, gerekiyorsa emniyetli bir yere bırakılmasını sağlar,• Ziyaretçi ve iş takipçilerini mesai saatlerinde içeri alır, mesai saatleri dışında

girişlere müsaade etmez,• Seyyar satıcı, dilenci, sarhoş ve akli dengesi bozuk kişiler ile tuvalet ve çay

ocağı gibi yerlerden faydalanmak isteyen çevredeki esnaf v.s. gibi kişilerin içeriye girmelerine izin vermez,

• Görev yerinin temiz ve düzenli olmasını sağlar.

Revizyon Bilgisi:


GECE BEKÇİLERİ GÖREV TALİMATI

Doküman No :TL.04

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

SORUMLULUKPersonel ve İdari İşler Müdürü, Sivil Savunma Uzmanı ve Gece Bekçisi.

AMAÇİLKSAN Genel Müdürlüğü hizmet binasının, her türlü etkenlere ve tehlikelere

(yangına, sabotaja, depreme, su baskınına v.s) karşı korunması.

KAPSAMGece bekçisi olarak görev yapan personelin yapacağı iş ve işlemleri kapsar.

GÖREVE BAŞLARKEN• Göreve başlarken bütün ihtiyaçlarını giderir, yiyecek ve içeceklerini yanında

getirir,• Hiçbir surette görev yerinden ayrılmayacağını önceden kesin olarak bilir,• Görevine vaktinde gelir.• Görevi teslim alırken, kendisinden önce olup bitenler hakkında bilgi alır.• Çalışma saatleri dışında kurumda kimlerin bulunduğunu öğrenir,• Binanın her tarafını gezer, yanmakta olan elektrik, ocak ve sobaları söndürür.• Su ve gaz musluklarını iyice kapatır.• Açık pencere, kapıları kapatarak kilitler, anahtarları anahtarlığa tam olarak asar.• Elektrik sigortaları, gaz, su vanalarının bulunduğu yerleri bilir,• Yangın söndürme cihazları ile yangın hortumlarının yerini ve kullanma talimatını

öğrenir.

GÖREV ESNASINDA• Hizmet binasının iç ve dış kısımlarını devamlı kontrol eder, bu kontroller yapılırken

giriş kapılarını açık bırakmaz.• Görevli olmayan (kurum dışından) hiç kimseyi içeri almaz,• Su, gaz ve elektrik arızalarında derhal ilgililere haber verir,• Her hangi bir sebepten dolayı meydana gelen yangının başladığını gördüğünde,

zaman kaybetmeden itfaiyeye haber verir. Haberde yangının nerede olduğunu telefon numarası ile açık adresini bildirir,

• Nöbet esnasında yabancılarla kısa ve öz konuşur,• Nöbet süresince uyumaz,• Her ne sebeple olursa olsun dışarıya çıkarken, personel giriş-çıkış kartını

turnikeye okutur ve telsiz telefonu yanına alır.• Nöbet esnasında hizmet binasının içinde ve dışında meydana gelecek olaylardan

gece bekçisi sorumludur.• Görev esnasında alkollü içki kullanamaz.

GÖREV BİTİMİNDE;• Nöbeti teslim alacak görevli gelmeden görev yerini terk edemez,• Görev esnasında olup bitenler hakkında nöbeti teslim alana bilgi verir,• Görevleri sırasında bu hususlara uymayanlar hakkında yasal işlem yapılır.

Revizyon Bilgisi:


JENERATÖR KULLANMA TALİMATI

Doküman No :TL.05

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

SORUMLULUKTeknisyen.

AMAÇİLKSAN Genel Müdürlüğü hizmet binasında, her hangi bir sebepten dolayı

elektrik kesintisi olduğunda hizmetlerin aksatılmadan yürütülmesini sağlamak.

KAPSAMTeknisyenin, Jeneratör kullanırken uyması gereken kurallar ve yapacağı işleri

kapsar.

UYGULAMA:Günlük Kontro ller

• Çalıştırmadan önce motorun yağ seviyesini kontrol ediniz.• Motorun su seviyesini kontrol ediniz.• Soğuk havalar başlamadan muhtemel en soğuk hava sıcaklığına göre antifriz

ilave ediniz.• Hava filtresini ve göstergesini kontrol ediniz.• Tanktaki mazot miktarını kontrol ediniz.• Yakıt tankı havalandırma bacasını açık bulundurunuz.• Aküyü kontrol ediniz, gerekiyorsa saf su ilave ediniz.• Akü gözlerinin gaz çıkış deliklerinin açık olmasına dikkat ediniz.

Her Elli (50) Saatte B ir Yapılacak İşlem ler• Yakıt yağlama yağı, soğutma suyu sızıntısı olup olmadığını kontrol ediniz.• Radyatör peteklerinin temiz olup olmadığını kontrol ediniz.

Her İki yüz (200) Saatte yapılacak İşlem ler• Motorun yağını değiştiriniz, yağ basıncını ve su ısısını kaydediniz.• Hava filtresini ve hava emiş sistemini kontrol ediniz.• V kayışının yırtılma ve gergisini kontrol ediniz.

Her Dört yüz (400) Saatte B ir Yapılacak İşlem ler• Motorun yağ ve yağ filtrelerini değiştiriniz.• Yakıt filtrelerini değiştiriniz.• Yakıt tankındaki tortu tıpasını açıp akıtınız.• Turboya gelen yağ ve hava borularında kaçak kontrolü yapınız.

Her Sekiz yüz (800) Saatte b ir Yapılacak İşlem ler• Havalandırma borularını kontrol ediniz.• Turbo şarjör kompresör çarkını difüzörünü temizleyiniz.• Turbo şarjör yatak boşluğunu kontrol ediniz.• Su pompasını kontrol ediniz.


JENERATÖR KULLANMA TALİMATI

Doküman No :TL.05

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/2

Her Bin iki yüz (1200) Saatte B ir Yapılacak İşlem ler• Enjektör ve valfleri ayarlayınız.• Soğutma donanımını kontrol ediniz ve temizleyiniz.• Marş motoru ve şarj alternatörünü kontrol ediniz.• Montaj cıvata ve somunlarını sıkıştırınız.

Her İki bin dö rt yüz (2400) Saatte B ir yapılacak İşlem ler• Motor üzerindeki musluklar açılarak soğutma suyunu boşaltınız.• Sisteme temiz su ve antifriz koyunuz.• Sızıntı kontrolü ve bağlantı elemanlarının kontrolünü yapınız.• Radyatör petekleri kirli ise temizleyiniz.• Soğutma sisteminde sıkışmış hava var ise boşaltınız.• Titreşim amortisörünü kontrol ediniz.• Motor ve donanımını kontrol ediniz.

Revizyon Bilgisi:


DOGALGAZ KAZANLARI VE KAZAN DAİRESİ TALİMATI

Doküman No :TL.06

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi


Sayfa No :1/1

SORUMLULUKİdari Hizmetler Şefi ve Kaloriferci.

AMAÇİLKSAN Genel Müdürlüğü hizmet binası kalorifer dairesinde bulunan ısınma,

su ve elektrik tüketimi ihtiyaçlarının aksamadan karşılanması, ortaya çıkabilecek aksaklıklara karşı güvenli ve zamanında müdahale edilmesinin sağlanması.

KAPSAMKalorifercinin görev alanına giren iş ve işlemleri kapsar.

Brülörün Çalıştırılması, Durdurulması ve Arıza Durumunda Yapılacak İşler• Çift kademeli veya oransal brülörde brülör stop butonuna bas brülörü

durdurunuz.• Tek kademeli brülörde pano üzerindeki brülör şalterini ‘0’ konumuna getiriniz.• Uzun süre durdurmalarda servis vanasını kapatınız.• İşletmeye ara vermelerde brülör panosu üzerindeki ana elektrik şalterini ve

diğer tüm vanaları kapatınız.• Brülör arızası durumunda brülör otomatik olarak durur, pano üzerinde bulunan

arıza lambası yanar. Brülörü tekrar çalıştırmak için pano üzerinde bulunan arıza gider butonuna basınız (Beyin Reset butonu)

• Brülör arızasının 3-4 kez tekrarlanması veya kısa aralıklarla arızaya geçmesi durumunda bir süre bekle tekrar çalıştırınız. Reset edildiğinde çalışmıyorsa şalterleri kapat ve yetkili servise haber veriniz.

• Brülör arızaya geçmeksizin devreden çıkması veya devreye girmemesi durumunda şalterleri kapat ve yetkili servise haber veriniz.

• Brülör veya armatür üzerine kesinlikle su sıçratmayınız ve çarpmayınız.• Doğalgaz borusuna basmayınız, üzerine çıkmayınız, herhangi bir şey

dayamayınız.• Doğalgaz borusunu taşıyıcı boru olarak kullanmayınız, paslanmaya karşı

koruyunuz.• Elektrik kesilmelerinde ve voltaj düşmesinde brülörü kapatınız.• Uzun süreli ara vermelerde brülör ve gaz armatürlerinin üzerini örtünüz.

Kombi-Sıcak Su (Buhar Kazanı) Çalıştırılmasında, Durdurulm asında ve Arıza Durumunda Yapılacak İşler

• Kazan su seviye göstergesinden su seviyesini izleyiniz. (su üst seviyede olmalıdır.)

• Kazan üzerindeki kazan besleme cihazları ve kazan emniyet cihazlarının çalışıp çalışmadığını kontrol ediniz.

• Kazan kapaklarının tam kapalı ve sızdırma olup olmadığını kontrol ediniz.• Havalandırma bacasının kapalı olup olmadığını kontrol ediniz.


DOGALGAZ KAZANLARI VE KAZAN DAİRESİ TALİMATI

Doküman No :TL.06

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi


Sayfa No :1/2

• Kazan dairesi etrafında atık maddelerin olup olmadığının kontrol ediniz. (bu maddeler üstübü, keten, bez, talaş, toz, su v.s. fan çalıştığında bunlar emilir ve brülöre giderek arızaya sebep verir.)

• Kazan dairesindeki alt ve üst havalandırma kanallarının önünün açık olmasını sağlayınız. (bir fanla havalandırılıyorsa çalıştığını gör devamlı(+)basıncı olmalıdır.)

• Kazan limit termostatını (suyun sıcaklığını) 60 derece veya daha yüksek bir sıcaklığa ayarlayınız. (her ne şekilde olursa olsun kazan suyu sıcaklığı 60 dereceden az olmamalı.)

• Elektrikle çalışan cihazlara kumanda eden panoların üzerindeki göz lambalarında yeterli elektriğin olduğunu görünüz.

• Servis vanasını açarak sisteme doğalgaz girişini sağlayınız. (bu andan itibaren hat üzerinde bulunan tüm vanalar açık olmalıdır.)

• Doğalgaz tesisatında kaçak olup olmadığını izleyiniz, kaçak varsa derhal önlem alınız.

• Pano üzerindeki ana şalteri açık (ON ) konumuna getiriniz.• Brülörü çalıştır alev rengini kontrol ediniz.• Kazan su sıcaklığı termostat değerine geldiğinde devir-daim pompasını

çalıştırınız.• Kazan üzerinde bulunan cihazların görevlerini yapıp yapmadığını kontrol

ediniz.• Kazan dairesi ve sistemi tekrar gözden geçir periyodik aralıklarla kontrol

ediniz.• Elektrik kesilince ve voltaj düşmesinde brülörü kapatıp, elektrik arızası

giderildikten sonra açınız.

Genel Bakım ve Güvenlik• Kazan borularını her kış sezonundan önce ve yılda bir kez temizletiniz.

(Doğalgaz temiz bir yakıt olup, kazan borularında aşırı kirlenme yapmaz.)• Kazanlarınızı kullanmadığınız dönemlerde sirkülasyon pompalarının

kireçlenme nedeni ile sıkışmasını önlemek için ayda bir kez 5 dakika süreyle çalıştırınız.

• Kazan dairesindeki hava kanallarının, havalandırma ızgaralarının önüne hava akışını etkileyecek hiçbir engel koymayınız.

• Kazan dairesinin taban ve duvarlarının ıslanmasını engelleyin ve brülörü ıslak bezle silmeyiniz.

• Ark yapan bozuk elektrik anahtarı, priz v.b elemanları yenileyiniz.• Kazan dairesinde gaz kokusu hissederseniz yada alarm cihazı alarm verirse

ana şalteri kapatın ortamı havalandırınız, sigara içmeyiniz, kibrit, çakmak kullanmayınız, elektrikli cihazları çalıştırmayınız, acilen EGO Gaz Arıza Servisinin 187 no’lu telefonunu arayınız.

Revizyon Bilgisi:


TAŞIT KULLANMA TALİMATI

Doküman No TL.07

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

10.12.2013

20/07/2010

1/1

SORUMLULUKŞoför.

AMAÇİLKSAN Genel Müdürlüğü adına kayıtlı hizmet araçlarının, kurum menfaatleri

ve hizmetlerin yürütülmesi doğrultusunda, aksaklıklara sebebiyet vermeden, etkin, minimum maliyetle ve güvenilir bir şekilde kullanılmasını sağlamak.

KAPSAMŞoförün kullandığı aracıyla ilgili yapması gereken iş ve işlemler ile uyması

gereken kuralları kapsar.

UYGULAMA• 237 sayılı Taşıt Kanunu hükümlerine göre makam hizmetlerine tahsis edilen

taşıtlar dışında, hiçbir makama taşıt tahsis edilmez.• Her araç ayrı ayrı araç sürücülerine zimmet yapılır.• Araçların bakım-onarım, muayene, trafik sigortası, kasko, temizlik işleri v.s.

araç Şoförü tarafından takip edilir.• Kullanıcı hatasından kaynaklanan ceza, arıza ve hasarı araç sürücüsü

tarafından karşılanır.• Cumartesi-Pazar ve resmi tatil günlerinde araçlar, araçların kurum araç

parkına bırakılır.• Resmi görevlerde araç onayı ve taşıt görev emri ile belgelendirilir.• Şoför görevlendirmeleri ‘Taşıt Görev Emri’ formu ile yapılır.• Söz konusu formlar eksiksiz ve açık bir şekilde tanzim edilerek Personel ve

İdari İşler Müdürüne imzalatılır.• Her şoför kendine zimmetli aracı kullanır.• Şoför, göreve çıkmadan önce kendisinin ve aracın emniyetini alarak yola çıkar.• Göreve çıkmadan önce (çıkış bakımı) yağını, suyunu temizliğini kontrol eder.• Motor çalışırken motorda sızıntı olup olmadığını, lastik havalarını ve

avadanlıklarının olup olmadığını kontrol eder.• Kış aylarında motora yeterli derecede antifriz konulmasını sağlar.• Yeterli havalandırmaya sahip olmayan kapalı yerlerde karbon monoksit gazı

toplanmasına karşı motor sürekli çalıştırılmaz.• Araca kapasitesinin üstünde yük alınmaz.• Şoför hız tahdidi ve trafik kurallarına uyar.• Amiri tarafından aksi bir emir verilmedikçe şoför, yol güzergahını değiştirmez.• Şoför, aracını kullanırken “ Taşıt Kullanma Yönergesi” hükümlerine göre

hareket eder.

Revizyon Bilgisi: "İLKSAN Genel Müdürlüğü araçlarının hiç birine resmi plaka dışında başka bir plaka takılmaz.” ibaresi tamamen kaldırılmıştır.


YEMEKHANE TALİMATI

Doküman No :TL.08

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

30/03/2012

20/07/2010

1/1

SORUMLULUKYemekhane Görevlisi

AMAÇPersonele verilen yemek hizmetlerinin hijyenik bir ortamda, düzenli bir şekilde

sunulması,

KAPSAMYemekhane hizmetlerini kapsar

UYGULAMA• Her hangi bir karışıklığa meydan verilmeden ve sükunetle yemek yenmesini

sağlamak için kimin nerede yemek yiyeceğini gösterir tertip ve düzeni sağlayınız.

• İşin gereği olarak yemek saatinden önce veya sonra yemek yiyecekler için gerekli düzenlemeleri yapınız.

• Yemek dağıtım tezgahlarını ve yemek masalarını daima temiz ve düzenli bulundurunuz.

• Yemek esnasında haşaratın yemekhane veya bulaşık hane içerisine girmesini önlemek için gerekli önleminizi alınız.

• Yemek servis malzemelerini sağlık şartlarına uygun olarak temiz ve düzenli bulundurunuz,

• Tabak, kepçe, karavana, çatal ve kaşıkları yıkarken suyun sıcak olmasına dikkat ediniz.

• Yemekhane zeminini mümkün olduğu kadar kuru ve temiz tutunuz, yemek dökülürse hemen temizleyiniz.

• Yemek servisi yapılırken sıkı bağlanmış alçak topuklu ayakkabılar giyiniz.• Sıcak yemek taşırken çevrenizde çalışan arkadaşlarınızı sesli olarak ikaz

ediniz.• Yemekhanenin günlük artıklarını çöp arabaları veya kovalarına koyunuz ve

yemekhanede biriktirmeyiniz.• İçme suyunu yemekhaneye kapalı ve temiz kaplarla getiriniz.• Her gün yemek servisinden sonra yemekhaneyi, bulaşık haneyi servis

masalarını deterjanlı, ılık bol suyla yıkayınız ve kurulayınız.• Yemek dağıtımının sonunda tezgahın ısısını veren vanaları kapayınız.• Lavabo ve tuvaletlerin daima temiz ve çalışır vaziyette olmasını sağlayınız.• Yemekhane, bulaşık hane içi ve çevresini daima temiz tutup, havalandırınız.• Makine ve cihazlardaki arızaları derhal yetkili amirlerinize bildiriniz, kesinlikle

kendiniz tamir etmeyiniz.• Basınçlı tencerelerin kızartma araçlarının kapaklarını açarken dikkatli olunuz.• Elektrikli araçları temizlemeden önce fişi mutlaka prizden çekiniz.• Artıkları çevreye dağıtmayınız, çöp bidonuna atınız.• Etraftaki ağzı açık konserve kutusu ve benzeri kapları derhal hurdaya atınız.• Mutfak malzemelerini usulüne uygun temizleyiniz ve yerine koyunuz.• Haşereye karşı sık sık ilaçla mücadele ediniz


YEMEKHANE TALİMATI

Doküman No TL.08

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

30/03/2012

20/07/2010

1/2

• Önceden belirlenen yemek menüsüne, uygun olarak yemek alınız.• Yemekhane ve mutfak personelinin portör muayenelerini belirlenen sürelerde

aksatmadan yaptırınız,• Yemekleri titizlikle, sağlık şartlarına uygun şekilde eşit olarak dağıtınız.• Elektrikle çalışan makinelerde herhangi bir kaçak mevcutsa cihazın enerjisini

keserek derhal yetkili amirinize haber veriniz.• Genel çalışma, teknik, emniyet ve yangın talimatına uyunuz.

Revizyon Bilgisi:1- Sayfa 2’deki İşyerinde alınacak ya da alınmış tüm yiyecek ve içecek erzakın işyeri hekimince kontrolünün yapılmasını sağlama maddesi kaldırılmıştır.


ÜYE GÖRÜŞ VE ÖNERİ FORMU DEĞERLENDİRME RAPORU

HAZIRLAMA ESASLARI TALİMATI

Doküman No : TL.09

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi : -

Yayın Tarihi

Sayfa No

20/07/2010

1/3

1. AMAÇBu talimatın amacı Üye Görüş, Öneri ve Anket Formu değerlendirme

raporunun hazırlama esaslarını tanımlamaktır.

2. KAPSAMİLKSAN’da yapılan tüm anketlerin değerlendirilmesini kapsar.

3. TANIMLARToplam Sayı: Anket kutularından çıkan veya herhangi bir şekilde kuruma

ulaşan doldurulmuş anket formu sayısını,Toplam Soru Sayısı: Uygulanan ankette, katılımcılara yöneltilen soru

sayısını,Cevaplanan Soru Sayısı: Katılımcıların cevapladığı soru sayısını,Dönemi: Anketin uygulandığı dönemi (0cak-2010 gibi) ifade eder.

4. SORUMLULUKLARKalite Yönetim Temsilcisi ve Eğitim Sorumlusu

5. UYGULAMA5.1. Eğitim sonrası düzenlenen anketler hariç diğer anketler aşağıda belirtilen

esaslar çerçevesinde değerlendirilir.5.2. Uygulanan ankete, bu anketin hangi döneme ait olduğu mutlaka yazılır

(Ocak 2010 gibi).5.3. Anketin ne zaman uygulanacağı Anket Prosedürü(PR.06)’nde belirtilmiştir.5.4. Anket kutularından çıkan, birimlerden ve posta yoluyla gelen anket

formları sayılarak, anketler değerlendirilir.5.5. Toplam soru sayısı, anket formundaki soru sayısıdır.5.6. Cevaplanan soru adedi, anket formlarındaki soruların incelenmesi yoluyla

tespit edilir.5.7. Her bir formdaki her bir sorunun hangi şıkkı işaretlenmiş ise birer birer

tespit edilir.5.8. Formlar her soru için bu şekilde kontrol edilerek, her sorunun hangi

şıkkının kaç kez işaretlendiği tespit edilir.5.9. Her soru veya soru tipine göre sorunun bütün şıkları için aşağıdaki formül

kullanılarak, sorudaki her şıkkın yüzdelik (%) oranları belirlenir.

Ö RNEK:Soruya verilen cevap sayısı : 45 Sorunun (a) şıkkını işaretleyenlerin sayısı : 13 Sorunun (b) şıkkını işaretleyenlerin sayısı : 12 Sorunun (c) şıkkını işaretleyenlerin sayısı : 11 Sorunun (d) şıkkını işaretleyenlerin sayısı : 9 Bu verilere göre(a) şıkkının yüzdelik oranı (13/45 X 100) %28,88(b) şıkkının yüzdelik oranı (12/45 X 100) %26,66


ÜYE GÖRÜŞ VE ÖNERİ FORMU DEĞERLENDİRME RAPORU

HAZIRLAMA ESASLARI TALİMATI

Doküman No : TL.09

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi : -

Yayın Tarihi

Sayfa No

20/07/2010

2/3

(c) şıkkının yüzdelik oranı (11/45 X 100) %24,44(d) şıkkının yüzdelik oranı (9/45 X 100) %20,02 olacaktır.

5.8. Değerlendirme her soru için 100 üzerinden yapılacaktır.5.9. Web üzerinden yapılan anketler için de aynı yöntemler geçerlidir.

6. MEMNUNİYET ORANLARI6.1. Cevapları evet-hayır şeklinde olan sorularda ‘evet’ cevaplarının oranı

memnuniyet oranını, ‘hayır’ cevaplarının oranı da o konudaki memnuniyetsizliği gösterir.

6.2. Cevapları iki den fazla seçenekten oluşan sorularda olumluluk bildiren cevapların (çok iyi, iyi, orta, yeteri kadar gibi) toplamının oranı, o konudaki memnuniyet oranı olarak alınır. Olumsuzluk bildiren cevaplar için de aynı yöntem uygulanır.

6.3. Cevapları kesin yargı bildirmeyen sorularda; memnuniyet oranı değil, o konudaki üye algısı, bilgisi ölçülmüş olur.

6.4. Eğitim sonrası düzenlenen anketlerde olumlu sonucun %60 ve üzeri çıkması halinde, eğitimin etkin olduğu sonucuna varılır. Bu konuda ayrıntılı düzenleme Anket Prosedürü(PR.06)’nde düzenlenmiştir.

6.5. Üye anketlerinde memnuniyet oranlarının %75’in altında çıkması durumunda ilgili konuda düzeltici/önleyici faaliyet yapılması gerekir.

6.6. Personel anketlerinde memnuniyet oranlarının %85’in altında çıkması durumunda da gerekli tedbirlerin alınması için gerekli çalışmalar yapılır.

Revizyon Bilgisi:


MUHASEBE İŞLERİ TALİMATI

Doküman No :TL.10

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/2

SORUMLULUKMuhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü

AMAÇİLKSAN’ın muhasebe iş ve işlemlerinin yapılmasına ilişkin esasları belirlemek.

KAPSAMBu talimat İLKSAN’ın tüm muhasebe iş ve işlemlerini kapsar.

TANIMLARBütçe: İlgili yıl içindeki gelir ve gider tahminlerini gösteren ve bunlara ait

uygulamanın yürütülmesine yetki veren bir karardır.Bütçe Geliri: İLKSAN’ın bütçesinde ve diğer mevzuatla gelir olarak tanımlanan

her türlü işlemi,Bütçe Gideri: İLKSAN’ın bütçesinde ve diğer mevzuatla gider olarak

tanımlanan her türlü işlemi,Gelir: Öz kaynakta artışa neden olan her türlü işlemi,Gerçekleştirme görevlis i: Yapılacak giderler ve tahsil edilecek gelirlere ilişkin

hesaplamaları yapan ve belgeleri tanzim eden kişiyi,Gider: Öz kaynakta azalışa neden olan her türlü işlemi,Harcama Yetkilis i: Yönetim Kurulu veya yetkisini devredeceği Yönetim Kurulu

Başkanı ve/veya Genel Müdürü, bağlı birimlerde ise bağlı birim müdürünü,İştirak: Belli bir şirketin sermayesine belirli bir oranda katılmayı,Muhasebe Yetkilis i: Muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve

erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu kişiyi, ifade eder.

SORUMLULUKYönetim Kurulu, Genel Müdürlük, Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü

UYGULAMA• İLKSAN’ın gelir ve giderleri Tek Düzen Hesap Planına göre kayıt altına alınır.• Yevmiye, Kebir ve Kasa defterine ait işlemlerin kayıtları ve defterleri elektronik

ortamda tutulur.• Yevmiye, Kebir, Kasa ve Envanter Defterleri V.U.K. çerçevesinde sayfa no.su

verilerek Notere tasdik ettirilir.• İLKSAN’ın ait tahsil, tediye ve mahsup işlemleri Bütçe Muhasebe ve Alım

Yönetmeliği’ne göre yapılır.• İLKSAN’ın ödemesi gereken kira ve diğer ödemelerin zamanında ödemesi

yapılır.• Say2000i sistemi çerçevesinde hesaplarımıza gelen İLKSAN aidatlarının

muhasebe kayıtları yapılır.• Tahakkuk eden personel ücretlerinin ödemesi yapılır.• Genel Kurul onayı ile yürürlüğe giren İLKSAN bütçesine ait harcamalar takip

edilerek, aşması durumunda Üst Yönetimin onayı ile bütçe kalemleri arasında gerekli aktarmalar yapılır.

• İLKSAN adına tahakkuk eden vergi, harç ve sigorta gibi ödemeleri yapar.


MUHASEBE İŞLERİ TALİMATI

Doküman No :TL.10

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/2

• Aidat iadesi, sosyal yardım ve ikraz havale listelerindeki üyelerin İLKSAN’a olan borç veya alacaklarının kontrol edilerek, tahakkuk eden tutarların, ilgililerin hesaplarına havale edilmesi sağlanır.

• Yapılan işlemlerle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürü (PR.02)’ne göre muhafaza edilir.

• İLKSAN’ın hazır değerleri (banka, portföy) günlük olarak takip edilerek en yüksek faizi veren bankada değerlendirilir.

• İkraz taksit tahsilatları takip edilerek, gerekli muhasebe kayıtları yapılır, kesilmeyen ikraz taksitleri ile ilgili Yönetmelik hükümleri uygulanır.

• Bu talimatta yer almayan konularda, ilgili mevzuat hükümlerine göre işlem yapılır.

REFERANS DÖKÜMANLAR• 4357 sayılı Kanun• 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu• 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu• Türk Ticaret Kanunu• Gelir Vergisi Kanunu• Harçlar Kanunu• 6183 Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanun• Bütçe Muhasebe ve Alım Yönetmeliği• Satış ve Kiraya Verme Yönetmeliği• Ayniyat ve Demirbaş Yönergesi• Kayıtların Kontrolü Prosedürü(PR.02)• Satınalma Prosedürü(PR.10)• Yevmiye Defteri• Defteri Kebir(Büyük Defter)• Kasa Defteri• Elektronik ortam kayıtları• Tahsil Fişi• Tediye Fişi• Mahsup Fişi• Portföy yönetimiyle ilgili kayıtlar

Revizyon Bilgisi:


YANGIN KONTROL PANELİ KULLANMA TALİMATI

Doküman No :TL.11

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

09/11/2010

1/1

SORUMLULUKPersonel ve İdari İşler Müdürü, Sivil Savunma Uzmanı, Nöbetçi (Müracaat memuru)

AMAÇHizmet binası ve çevresinde, oluşabilecek her türlü tehlike ve yangınların

önlenmesi için tüm çalışanların ve ilgililerin uyarılmasını ve haberdar edilmesini sağlamak.

KAPSAMMuhtemel bir yangında, yangının başladığı yeri tespit etmek, yanlış alarmda

alarm sistemini durdurma hususlarını kapsar.

UYGULAMA

İŞARET VE UYARILAR Fıre: Yangın varCommon Fault: Sistemde bir hata var. Sarı renk yanar.Dısable: İzole edilmiş bir kısım var ise sarı renk yanar.Açık/Mute: Sadece panelin uyarı sesini susturur basılınca yeşil renk yanar Fault Power: 220 V şebeke gerilimi kesilmiş ise sarı renk yanar Battery Fault: Akü takılmamış veya şarj olmuyor.Pawwer On: Normalde yeşil olarak yanar. Sorun yok anlamına gelir.Extınguıshıng System: Herhangi bir yangın söndürme sistemi yangın paneline bağlı ise kullanılır Normalde kullanılmaz.Securıty Mode: Güvenlik modülleri takılı ise ve güvenlik modülleri kullanım da ise yanar.Manual Prınt: Print fonksiyonun işler hale getirilmesi için kullanılır.

YANGIN ALGILAMA DURUMUNDA YAPILMASI GEREKENLERYangının olduğu kısım LCD ekranda yazı olarak belirtilir panel sesli ikaz verir ve

sirenler çalışır sirenleri susturmak için resetleme yapmanız gerekir.

Yangın Butonundan geliyorsa MCP11

Optik duman dedektöründen ise OPTICAL03

Alev dedektöründen ise FLAME06

Isı dedektöründen ise HEAT04

RESETLEME NASIL YAPILI RReset tuşuna basınız, Şifre giriniz (11111111), Enter tuşuna basınız.

Resetlemeye rağmen ikaz devam ediyorsa;1-Dedektör içinde hala duman olabilir, sola çevirip çıkarınız, kuvvetlice üfleyip yerine takınız.2-Buton basılı kalmış olabilir, vantuzla çekerek eski haline getiriniz.3-Eğer ısı dedektörü yangını gördüyse ısı 60 C’ yi geçmiştir veya ortamda ani ısı yükselmeleri olmuştur.

Revizyon Bilgisi:

1-KAŞE TALİMATI (TL.01)2-YANGIN TALİMATI (TL.02)3-MÜRACAAT TALİMATI (TL.03)4-GECE BEKÇİLİĞİ TALİMATI (TL.04)5-JENERATÖR KULLANMA TALİMATI (TL.05)6-DOĞALGAZ KAZANLARI VE KAZAN DAİRESİ TALIMATI(TL.06)7-TAŞIT KULLANMA TALİMATI (TL.07)8-YEMEKHANE TALİMATI (TL.08)9-ÜYE GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU DEĞERLENDİRME RAPORU

HAZIRLAMA ESASLARI TALİMATI(TL.09)10-MUHASEBE İŞLERİ TALİMATI(TL.10)11-YANGIN KONTROL PANELİ KULLANMA TALİMATI (TL.11)


GEÇ GÖNDERİLEN YARDIM / İKRAZ LİSTESİ

Doküman No :LS.01

Revizyon No :05



Sayfa No :1/1

AİT OLDUĞU AY: BİRİMİ :TALEPTÜRÜ

İLKSANNO

ÜYENİN ADI SOYADI GELİŞTARİHİ

GİDİŞTARİHİ

GECİKME GÜN SAY.

SORUMLU PERSONEL GEÇ GÖNDERİLME NEDENİ

Servis ŞefiAdı Soyadı :

İmza :Birim Müdürü

Adı Soyadı :

İmza :Not: Bu form ay bazında doldurulup, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre muhafaza edilecektir. Kullanıcı:


DOKUMAN DAGITIM-TAKİP LİSTESİ

Doküman No : LS.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

02

29/12/2011

01/11/2007

1/1

SıraNo

Dok.No Doküman Adı

Gen

elM

üdür

İdar

i Gen

. M

d.Yr

d.

Mali

Gen

. M

d.Yr

d.

Muh

. ve

M

ali

İşl.

Md.

Aida

t ve

So

s.Yr

d.

Md

İkraz

M

üd d.CD S N ^

k .. i &

Didi

m

Tesis

M

d.

Uzm

an Ew T Pe

rs.v

e İd

ari

İşle

r M

üd. Toplam

Kullanıcı: Kalite Yönetim Temsilcisi


Doküman No :LS.03

Revizyon No :02


İÇ TETKİK SORU LİSTESİYayın Tarihi :01/11/2007

Sayfa No :1/5

4. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ4.1. Genel Şartlar EVET/

HAYIRKalite Yönetim Sistemi için ihtiyaç duyulan prosesler ve bunların uygulamaları belirlenmiş mi?Proseslerin sırası ve etkileşimleri belirlenmiş mi?İşletilmesi ve izlenmesi için gerekli kaynakları ve bilgiyi sağlamış mı?Proseslerin izleme ölçme ve analizini sağlıyor mu?Proseslerin sürekli iyileştirilmesi için gereken faaliyetler uygulanıyor mu?Prosesler standard şartlarına uygun olarak yönetiliyor mu?

4.2 Dokümantasyon Şartları4.2.1. Genel

Kalite politikası ve kalite hedefleri dokümante edilmiş mi?Kalite el kitabı, ISO 9001:2008’ de istenen prosedürleri, Proseslerin etkin planlanması, işletilmesi ve kontrolünü sağlamak için kuruluşun ihtiyaç duyduğu dokümanları, ISO 9001:2008’ de istenen kayıtları, içeriyor mu?

4.2.2 Kalite El KitabıKuruluş el kitabını oluşturmuş mu?El kitabı, Kalite Yönetim Sisteminin kapsamını, herhangi bir hariç tutma varsa ayrıntılarını içeriyor mu?KYS’ nin dokümante edilmiş prosedürleri veya bunlara atıflarını içeriyor mu?Kalite Yönetim Sistemi proseslerini ve aralarındaki etkileşimleri içeriyor mu?

4.2.3. Dokümanların KontrolüDokümante edilmiş prosedür oluşturulmuş mu?KYS’ nin gerektirdiği dokümanlar kontrollü şartları sağlıyor mu?İlgili kayıtların kontrol şartları sağlanmış mı?El kitabı, prosedürler, talimatlar yayınlamadan önce yeterlilikleri için onaylanmış mı?Dokümanların gerektiğinde gözden geçirilmesi, güncelleştirilmesi ve tekrar onaylanması, doküman değişikliklerinin ve güncel durumunun belirlenmesinin sağlanması, yürürlükteki dokümanların ilgili baskılarının kullanım noktalarında bulundurulmasının sağlanması, dış kaynaklı dokümanların belirlenmiş olması ve dağıtımlarının kontrol altına alınması, güncelliğini yitirmiş dokümanların istenmeyen kullanımının önlenmesi ve herhangi bir amaçla saklanması durumunda uygun bir işaretlemenin uygulanması hususu prosedürde yer alıyor mu?

4.2.4. Kayıtların KontrolüKayıtlar oluşturulup muhafaza ediliyor mu?Kayıtlar okunabilir, kolaylıkla ayırt edilebilir ve tekrar ulaşılabilir durumda mı?Kayıtların belirlenmesi, muhafazası, korunması tekrar ulaşılabilir olması saklama süresi ve elden çıkarılması için gereken kontrollerin tanımlanması amacıyla dokümante edilmiş prosedür oluşturulmuş mu?

5. YÖNETİM SORUMLULUĞU5.1. Yönetimin Taahhüdü

Ust yönetim, kalite politikasını oluşturup çalışanlarca anlaşılmasını sağlamış mı?Kalite hedeflerini oluşturulmasını sağlamış mı?Yönetimin gözden geçirilmesi gerçekleştiriyor mu?Gerekli kaynakları sağlıyor mu?

5.2. Üye OdaklılıkUst yönetim, üye memnuniyetinin artırılması amacına yönelik üye şartlarının belirlenmesini ve yerine getirilmesini sağlamış mı?

5.3. Kalite PolitikasıUst yönetim , üye memnuniyetinin artırılması amacına yönelik üye şartlarının belirlenmesini ve yerine getirilmesini sağlamış mı?Ust yönetim kuruluşun amacına uygun olarak kalite politikasını oluşturmuş mu?Kalite politikası KYS’ nin sürekli iyileştirilmesi taahhüdünü içeriyor mu?Kalite politikasının kuruluş içinde iletilmesi, anlaşılması ve sürekli uygunluk için


Doküman No :LS.03

Revizyon No :02



Sayfa No :2/5

gözden geçirilmesi sağlanmış mı?5.4. Planlama5.4.1. Kalite Hedefleri

Kalite hedefleri kuruluşun ilgili fonksiyon ve seviyelerinde oluşturulmuş mu?Kalite hedefleri ölçülebilir mi?

5.4.2. Kalite Yönetim Sisteminin PlanlanmasıUst yönetim, kalite yönetim sisteminin planlanmasını, bütünlüğünün sürdürülmesini sağlamış mı?

5.5. Sorumluluk, Yetki ve İletişim5.5.1. Sorumluluk ve Yetki

Sorumluluk ve yetkiler üst yönetim tarafından tanımlanıp, kuruluş içinde iletilmiş mi?5.5.2. Yönetim Temsilcisi

Üst yönetim diğer sorumluluklarına bakılmaksızın aşağıda belirlenen yetki ve sorumluluklara sahip yönetimden bir üyeyi temsilci olarak atamış mı?Üst Yönetim kuruluş içinde uygun iletişim proseslerini oluşturulmasını sağlamış mı?Üst Yönetim iletişimin Kalite Yönetim Sisteminin etkinliğinin dikkate alınarak gerçekleşmesini sağlamış mı?

5.5.3. İç İletişim5.6. Yönetimin Gözden Geçirmesi5.6.1. Genel

Üst Yönetim kuruluşun Kalite Yönetim Sistemini planlanan aralıklarla gözden geçiriyor mu?Bu gözden geçirme iyileştirme için fırsatların değerlendirilmesini ve Kalite Politikası ve kalite hedefleri de dahil olmak üzere Kalite Yönetim Sisteminde değişiklik ihtiyaçlarını içeriyor mu?Yönetim gözden geçirme kayıtları muhafaza ediliyor mu?

5.6.2. Gözden Geçirme GirdisiYönetimin gözden geçirme ile ilgili girdiler: Tetkiklerin sonuçlarını, üye geri beslemesini, proses performansı ve ürün uygunluğunu, önleyici ve düzeltici faaliyetlerin durumunu, önceki yönetim gözden geçirmelerinden devam eden takip faaliyetlerini, Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişiklikleri, iyileştirme için önerileri içeriyor mu?

5.6.3. Gözden Geçirme ÇıktısıYönetim gözden geçirme çıktısı; Kalite Yönetim Sistemi ve proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi, üye şartları ile ilgili ürünün iyileştirilmesi, kaynak ihtiyaçları içeriyor mu?

6. KAYNAK YÖNETİMİ6.1. Kaynakların Sağlanması

Kuruluş, KYS için gerekli olan kaynakları belirleyip sağlıyor mu?6.2. İnsan Kaynakları6.2.1. Genel

Ürün kalitesini etkileyen işi yapan personel uygun eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim yönünden yeterli midir?

6.2.2. Yeterlilik, Farkında Olma ve EğitimKuruluş kaliteyi etkileyen işleri yürüten personelin sahip olması gereken nitelikleri belirlemiş mi?Kuruluş personel için yeterli eğitimi sağlayıp etkinliğini değerlendirmiş mi?Kuruluş personelinin yaptığı işlerin öneminin ve uygunluğunun farkında olmalarını sağlamış mı?Eğitim, öğrenim, beceri ve deneyim konusunda uygun kayıtları muhafaza ediyor mu?

6.3. Alt YapıKuruluş, ürün şartlarına uygunluğu sağlamak için gerekli olan altyapıyı tayin etmiş, sağlamış ve sürdürüyor mu?

6.4. Çalışma Ortamı


Doküman No :LS.03

Revizyon No :02



Sayfa No :3/5

Kuruluş, ürün şartlarına uygunluğunu sağlamak için gerekli olan çalışma ortamını belirlemiş ve yönetmekte midir?

7. ÜRL N GERÇEKLEŞTİRME7.1. Ürün Gerçekleştirmenin PlanlanmasıÜrünün gerçekleştirilmesi için gerekli prosesler planlamış ve geliştirmiş mi?Kuruluş ürün gerçekleştirme planlamasında; Kalite hedefleri ve ürün için şartlar belirlenmiş mi?Proseslerin ve ilgili dökümanların oluşturulmasını sağlamış mı?Ürüne özgü gerekli doğrulama, geçerli kılma, izleme, muayene ve deney faaliyetleri ve ürün kabulü için kriterler oluşturulmuş mu?İlgili kayıtları belirlemiş mi?

7.2. Üye İle İlişkili Prosesler7.2.1. Ürüne Bağlı Şartların Belirlenmesi

Kuruluş; Teslim ve teslim sonrası faaliyetler için şartlar da dahil olmak üzere üye tarafından belirtilmiş olan şartları, üye tarafından beyan edilmeyen ancak belirtilen veya tanımlanan veya amaçlanan kullanım için gerekli olan şartları, ürünle ilgili yasal ve mevzuat şartlarını, ilave şartları belirlemiş mi?

7.2.2. Ürüne Bağlı Şartların Gözden GeçirilmesiKuruluş ürüne bağlı şartları gözden geçiriyor mu?Bu gözden geçirme kuruluşun üyeye ürünü sağlamayı taahhüt etmesinden önce yapılmış mı?Bu gözden geçirme; Ürün şartlarının tanımlanmasın, önceden ifade edilenlerden farklı olan sözleşme veya sipariş şartlarının çözümlenmesini, kuruluşun tanımlanan şartları karşılama yeterliliğine sahip olmasını içeriyor mu?Gözden geçirme ve bu gözden geçirmeden kaynaklanan faaliyetlere ait sonuçların kayıtları muhafaza ediliyor mu?Üye şartlarını yazılı olarak sunmadığında, bu şartlar kabulden önce nasıl teyit ediliyor?Kuruluş ürün şartları değiştiğinde, ilgili dokümanların tadil edilmesini ve ilgili personelin bu şartlardan haberdar edilmesini nasıl sağlıyor?

7.2.3. Üye İle İletişimKuruluş; Tadiller de dahil olmak üzere ürün bilgisi, başvurular, sözleşmeler veya sipariş alımı, üye şikayetleri de dahil olmak üzere üye geri beslemesi ve üyelerle iletişim için gerekli düzenlemeleri belirleyerek uyguluyor mu?

7.5. Üretim ve Hizmetin Sağlanması7.5.1. Üretim ve Hizmet Sağlamanın Kontrolü

Kuruluş kontrollü şartlar altında üretim ve hizmet sağlamayı planlı bir şekilde yürütüyor mu?Kontrollü şartlar, ürünün özelliklerini açıklayan bilgilerin bulunabilirliğini, uygun teçhizatın kullanımını, gerekli olduğunda çalışma talimatlarını, izleme ve ölçme cihazlarının bulunabilirliğini ve kullanımını, izleme ve ölçmenin uygulanmasını, serbest bırakma, teslimat ve teslimat sonrası faaliyetlerin uygulanmasını kapsıyor mu?

7.5.3. Tanımlama ve İzlenebilirlikKuruluş, ürünü uygun durumlarda ürün gerçekleştirilmesi boyunca uygun yollarla tanımlamış mı?Kuruluş, ürün durumunu izleme ve ölçme şartlarına göre nasıl tanımlamış?Kuruluş, izlenebilirlik bir şart olduğunda ürün izlenebilirliğini sağlayıp kayıt ediyormu?

7.5.4. Üye MalıKuruluş, kullanım için veya ürün oluşturacak şekilde birleştirmek için sağlanan üye mülkünü tanımlayıp, doğrulayıp, koruma ve güvenliğini sağlıyor mu?Herhangi bir üye mülkü kaybolursa, zarar görürse veya kullanım için uygun olmayan halde geldiğinde üyeye raporlanıp ve kayıtlar muhafaza ediliyor mu?

7.5.5. Ürünün KorunmasıKuruluş, iç prosesler sırasında ve amaçlanan teslimat yerine ulaşana kadar ürünün


Doküman No :LS.03

Revizyon No :02



Sayfa No :4/5

korunmasını ve muhafazasını nasıl sağlıyor?Bu muhafaza ürün ve ürünü oluşturan parçalarda tanımlamayı, taşımayı, ambalajlamayı, depolamayı ve korumayı içeriyor mu?

8. ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME8.1. Genel

Kuruluş ürünün ve Kalite Yönetim Sisteminin uygunluğu ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi için, gerekli olan izleme, ölçme, analiz ve iyileştirme proseslerini planlayıp ve uygulamakta mı?Ölçme, analiz ve iyileştirme prosesleri istatistik teknikler ve uygulanabilir metodlar belirlenerek mi yapılıyor?

8.2. İzleme ve Ölçme8.2.1. Üye Memnuniyeti

Kuruluş, üye memnuniyetini ölçüp değerlendirmesini yapıyor mu?Bu değerlendirme için metotları belirlemiş mi?

8.2.2. İç TetkikKuruluş, planlı aralıklarla iç tetkikleri geçekleştiriyor mu?Tetkik programı, geçmiş tetkiklerin sonuçları da dahil olmak üzere, tetkik edilecek alanların ve proseslerin önem ve durumları dikkate alınarak planlanıyor mu?Tetkikçilerin seçimi ve tetkikin uygulanması prosesin objektifliğini ve tarafsızlığını sağlıyor mu?Tetkikçiler kendi işlerini tetkik ediyor mu?Tetkiklerin planlaması ve geçekleştirilmesi sonuçların rapor edilmesi, kayıtların muhafaza edilmesi için sorumluluklar ve şartlar dökümante edilmiş bir prosedür de tanımlamış mı?Takip faaliyetleri, alınan tedbirlerin doğrulanması ve doğrulama sonuçlarının raporlanmasını da kapsıyor mu?

8.2.3. Proseslerin İzlenmesi ve ÖlçülmesiKuruluş KYS proseslerin izlenmesi ve uygulanabilen durumlarda ölçümü için uygun metotlar uyguluyor mu?Planlanmış sonuçlar başarılamadığında, ürünün uygunluğunu sağlamak için gerektiğinde düzeltmeler ve düzeltici faaliyetler başlatılıyor mu?

8.2.4. Ürünün İzlenmesi ve ÖlçülmesiKuruluş ürün şartlarının yerine getirildiğini doğrulamak için ürünün karakteristiklerini izleyip ölçüyor mu?Bu doğrulama ürün gerçekleştirme prosesinin uygun aşamalarında planlanan düzenlemelere göre gerçekleştiriliyor mu?Kabul kriterleri ile ilgili uygunluk kanıtları muhafaza ediliyor mu?Kayıtlar ürünün serbest bırakılmasında yetkili kişi/kişilerin onayına sahip mi?Üye tarafından onaylanmadıkça, ürünün serbest bırakılması veya hizmet sunumunun gerçekleştirilmemesi sağlanıyor mu?

8.3. Uygun Olmayan Ürünün KontrolüKuruluş, istenilen şartlarına uymayan ürünün, yanlışlıkla kullanımının veya tesliminin önlenmesi için tanımlanmasını ve kontrol edilmesini nasıl sağlıyor?Uygun olmayan ürün ile ilgili dökümante edilmiş bir prosedür var mı?Kuruluş, uygun olmayan ürün ile ilgili olarak tespit edilen uygunsuzluğu gidermek için tedbir alıyor mu?Mümkün olduğunda üyeyle mutabakatla, kullanımı, serbest bırakılması veya kabulü için yetkilendirilme yapılıyor mu?Ürünün asıl amaçlanan kullanımını veya uygulanmasını engellemek için gerekli önlemlerin alınması sağlanıyor mu?Uygunsuzlukların yapısı ve sonra alınan tedbirlere ait kayıtlar muhafaza ediliyor mu?Uygun olmayan ürün düzeltildiğinde şartlara uygunluğunu göstermek için ürün yeniden doğrulanmaya tabi tutuluyor mu?Teslimattan veya kullanılmaya başlandıktan sonra uygun olmayan ürün tespit


Doküman No :LS.03

Revizyon No :02



Sayfa No :5/5

edildiğinde nasıl tedbir alınıyor?8.4. Veri Analizi

Kuruluş KYS’ nin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek ve KYS’ nin etkinliğinin sürekli iyileştirilmesinin nerelerde yapılabileceğini değerlendirmek için uygun verileri tayin edip, toplayıp analiz ediliyor mu?Veri analizi, üye memnuniyeti, ürün şartlarına uygunluk, önleyici faaliyetler için fırsatlarda dahil olmak üzere, proseslerin ve ürünlerin karakteristikleri ve eğilimleri, tedarikçiler ile ilgili bilgiyi sağlıyor mu?

8.5. İyileştirme8.5.1. Sürekli İyileştirme

Kuruluş kalite politikasını, kalite hedeflerini tetkik sonuçlarını, verilerin analizini, düzeltici ve önleyicifaaliyetleri ve YYG’ ni kullanmak yolu ile KYS’ nin etkinliğini sürekli iyileştiriyor mu?

8.5.2. Düzeltici/Önleyici FaaliyetDüzeltici ve Önleyici faaliyetlerle ile ilgili dokümante edilmiş bir prosedür var mı?Bu prosedür, potansiyel uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin belirlenmesi, uygunsuzlukların olmasını önlemek için faaliyet ihtiyacının değerlendirilmesi, ihtiyaç duyulan faaliyetlerin belirlenmesi ve uygulanması, başlatılan faaliyetin sonuçlarının kayıtları, başlatılan önleyici faaliyetin gözden geçirilmesi, için şartları içeriyor mu?

Kullanıcı: İç Tetkik Görevlileri

Doküman No : LS.04



Yayın Tarihi :01/11/2007 EĞİTİM KATILIMCI LİSTESİ ----------------------------------

Sayfa No :1/1

EĞİTİMİN ADI EĞİTİMİN TARİHİ/ SÜRESİ EĞİTİCİ EĞİTİM YERİ

PERSONELİN

S. NO ADI SOYADI ÜNVANI ÇALIŞTIĞI BİRİM İMZA

AÇIKLAMA / DÜŞÜNCELER :

Kullanıcı : Eğitim Sorumlusu


TEDARİKÇİ LİSTESİ

Doküman No : LS.05

Revizyon No : 03



Sayfa No :1/1

S. NO TEDARİKÇİ FİRMA UNVANI VE ADRESİ TELEFON-FAKS PUANLAMA

ONAYLAYAN ...../ ..... /....

Kullanıcı: Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü


İÇ TETKİKÇI LİSTESİ

Doküman No :LS.06

Revizyon No :02



Sayfa No :1/1

İÇ TETKİK GÖREVLİSİNİN

S. NO ADI SOYADI ÇALIŞTIĞI BİRİMİ ÜNVANI

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

1617

19

20

A Ç IK LA M A / DÜŞÜNCELER:

Kullanıcı: Kalite Yönetim Temsilcisi ve İç Tetkik Görevlileri


Doküman No :LS.07

Revizyon No :01


BANKA FAİZ ORANLARI LİSTESİ Yayın Tarihi :01/11/2007

Sayfa No :1/1

VADELİ/GİRİŞ TUTARININ BULUNDUĞU BANKA:

TOPLAM.: ..........................................................................................

- VADELİ YAPILACAK TUTAR : ..............................................

SIRANO BANKA ADI ŞUBE FAİZ

ORANI TARİH AÇIKLAMA


/ < * ? « > / /N V X + \ İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No LS.08

Revizyon No 01

Revizyon Tarihi 29/12/2011

KONTROLLÜ DOKÜMAN LİSTESİYayın Tarihi 20/07/2010

Sayfa No 1/4

Dok. No: Doküman AdıKEK

KEK.01 Kalite El KitabıPROSEDÜRLER

PR.01 Dokümanların Kontrolü ProsedürüPR.02 Kayıtların Kontrolü ProsedürüPR.03 Ölçme Analiz İyileştirme ProsedürüPR.04 Yönetimin Gözden Geçirmesi ProsedürüPR.05 Düzeltici Faaliyetler ProsedürüPR.06 Önleyici Faaliyet ProsedürüPR.05 Düzeltici Önleyici Faaliyet ProsedürüPR.06 Anket ProsedürüPR.07 İç Tetkik ProsedürüPR.08 Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü ProsedürüPR.09 Eğitim ProsedürüPR.10 Satın Alma ProsedürüPR.11 Aidat, Sosyal Yardım ve İkraz Havale ProsedürüPR.12 Evrak Kayıt Prosedürü

GÖREV TANIMLARIGT.01 Genel Müdür Görev TanımıGT.02 İdari Genel Müdür Yardımcısı Görev TanımıGT.03 Mali Genel Müdür Yardımcısı Görev TanımıGT.04 Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü Görev TanımıGT.05 Uzman Görev TanımıGT.06 Hukuk Müşavirliği Görev TanımıGT.07 Özel Kalem Müdürlüğü Görev TanımıGT.08 Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü Görev TanımıGT.09 İkraz Müdürlüğü Görev TanımıGT.10 Bilgi İşlem Koordinatörlüğü Görev TanımıGT.11 Öğretmen Evi Müdürlüğü Görev Tanımı


Doküman No LS.08

Revizyon No 01



Sayfa No 2/4

GT.12 Didim Tesis Müdürlüğü Görev TanımıGT.13 Kalite Yönetim Temsilcisi Görev TanımıGT.14 Personel ve İdari İşler Müdürlüğü Görev Tanımı

EKLEREK-1 Proseslerin Etkileşim Derecelendirme TablosuEK-2 Proseslerin Etkileşim TablosuKEK.EK.01 Kalite Yönetim Sistemi Uygulama TablosuKEK.EK.03 Kalite PolitikasıKEK.EK.04 Organizasyon ŞemasıKEK.EK.05 Kalite Yönetim Sistemi Sürekli İyileştirme TablosuKEK.EK.06 Kalite HedefleriKEK.EK.07 Kalite El Kitabı Dağıtım Listesi

İŞ AKIŞ ŞEMALARIIA.01 Bilgi İşlem Koordinatörlüğü İş Akış ŞemasıIA.02 Muhasebe ve Mali İşler Müdürlüğü İş Akış ŞemasıIA.03 Hukuk Müşavirliği İş Akış ŞemasıIA.04 Özel Kalem Müdürlüğü İş Akış ŞemasıIA.05 Personel ve İdari İşler Müdürlüğü İş Akış Şeması

PROSES İŞ AKIŞ ŞEMALARIIA.01 Aidat ve Sosyal Yardım Hizmet Prosesi İş Akış ŞemasıIA.02 İkraz Prosesi İş Akış Şeması

PROSESLERPS.01 Aidat ve Sosyal Yardım Hizmet ProsesiPS.02 İkraz Prosesi

TALİMATLARTL.01 Kaşe TalimatıTL.02 Yangın TalimatıTL.03 Müracaat TalimatıTL.04 Gece Bekçiliği Talimatı


Doküman No LS.08

Revizyon No 01



Sayfa No 3/4

TL.05 Jeneratör Kullanma TalimatıTL.06 Doğalgaz Kazanları ve Kazan Dairesi TalimatıTL.07 Taşıt Kullanma TalimatıTL.08 Yemekhane TalimatıTL.09 Uye Görüş, Öneri ve Anket Formu Değerlendirme TalimatıTL.10 Muhasebe İşlemleri TalimatıTL.11 Yangın Kontrol Paneli Kullanma Talimatı

LİSTELERLS.01 Geç Gönderilen Yardım/İkraz ListesiLS.02 Doküman Dağıtım-Takip ListesiLS.03 İç Tetkik Soru ListesiLS.04 Eğitim Katılımcı ListesiLS.05 Tedarikçi ListesiLS.06 İç Tetkikçi ListesiLS.07 Banka Faiz Oranları ListesiLS.08 Kontrollü Doküman ListesiLS.09 Dış Kaynaklı Doküman Listesi

FORMLARFR.01 Program Düzeltme ve Ekleme Talep FormuFR.02 Revizyon İzleme FormuFR.03 Günlük Gelen Evrak Takip FormuFR.07 Doküman Dağıtım-Toplama FormuFR.08 Revizyon Talep FormuFR.09 Uygunsuzluk Kayıt FormuFR.10 Uygunsuzluk Takip FormuFR.12 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Takip FormuFR.13 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Raporu FormuFR.17 YGG Toplantı Gündemi FormuFR.18 YGG Toplantı Tutanağı FormuFR.20 YGG Kararları Takip Formu

/ / n v X * Y \ İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No LS.08

Revizyon No 01



Sayfa No 4/4

FR.21 Uye Görüş, Öneri ve Anket FormuFR.22 Personel Görüş, Öneri ve Anket FormuFR.23 Proses Takip FormuFR.26 Personel Eğitim Talep FormuFR.27 Personel Eğitim Kayıt FormuFR.28 Eğitimin Değerlendirilmesi FormuFR.30 Oryantasyon Eğitim FormuFR.31 Tüketim Malzemeleri İsteme ve Çıkarma Fişi FormuFR.32 Yüklenici Değerlendirme FormuFR.33 Toplantı Tutanağı FormuFR.35 Arşiv Talep-Takip FormuFR.06 Temizlik Takip Formu

PLANLARPL.01 Yıllık İç Tetkik PlanıPL.02 İç Tetkik Detay PlanıPL.03 Yıllık Eğitim Planı

RAPORLARRP.01 İç Tetkik Değerlendirme RaporuRP.02 Kalite Yönetim Temsilcisi Performans RaporuRP.03 Eğitim RaporuRP.04 Anket Sonuç RaporuRP.05 Eğitimin Etkinliğini Ölçme Raporu


Revizyon Bilgisi: 1- Revizyona uğrayan dokümanlar içerikten çıkarılmıştır.


DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN LİSTESİ

Doküman No :LS.09

Revizyon No :01



Sayfa No :1/1

SIRANO DOKÜMAN ADI

YAYINTARİHİ

1TS EN ISO 9001:2008 Nisan

20032 4357 sayılı Hususi İdarelerden Maaş Alan İlkokul Öğretmenlerinin

Kadrolarına, Terfi, Taltif ve Cezalandırılmalarına ve bu Öğretmenler İçin Teşkil Edilecek Sağlık ve İçtimai Yardım Sandığı İle Yapı Sandığına ve Öğretmenlerin Alacaklarına Dair Kanun

13/01/1943

3İLKSAN Ana Statüsü 04/8/1978

4Aidat ve Sosyal Yardımlar Yönetmeliği

Eylül1985

7İkraz Yönetmeliği

Mayıs2003

8Personel ve İdari İşler Yönetmeliği

Aralık2008

9Temsilciler Kurulu Seçim Yönetmeliği

Eylül1985

10Bütçe Muhasebe ve Alım Yönetmeliği

Aralık2008

11Satış ve Kiraya Verme Yönetmeliği

Aralık2008

Kullanıcı: Kalite Yönetim Temsilcisi ve Tüm Personel


GELEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ

Doküman No : LS.10

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :1/1

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GELEN EVRAK ZİMMET DEFTERİ

S.No Tarih Sayı Vat.No Açıklama M üdürlük İşlem Tipi Personel

Toplam : ...........adet gelen evrak raporlandı.

Personel ve İdari İdari Genel Müdürİdari Hizmetler Şefi Bilgi İşlem Koordinatörü İşler Müdürü Yardımcısı

İmza İmza İmza İmza

Kullanıcı: İdari Hizmetler Şefliği


GİDEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ

Doküman No :LS.11

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :1/1

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ GİDEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ

SIRANO TARİH SAYI GİTTİĞİ YER

İŞLEMTİPİ EK ÖZÜ AÇIKLAMA


İdari Hizmetler Şefi İmza

Bilgi İşlem Koordinatörü İmza

Personel ve İdari İşler Müdürü İmza

İdari Genel Müdür Yardımcısı İmza



SERVİS İÇİ EVRAK ZİMMET LİSTESİ

Doküman No :LS.12

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :1/1

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SERVİS İÇİ EVRAK ZİMMET LİSTESİ

SIRANO SAYI TARİH KAYDEDEN MÜDÜRLÜK PERSONEL EK ÖZÜ AÇIKLAMA


İdari Hizmetler Şefi İmza

Bilgi İşlem Koordinatörü İmza

Personel ve İdari İşler Müdürü İmza

İdari Genel Müdür Yardımcısı İmza


1- GEÇ GÖNDERİLEN YARDIM/İKRAZ LİSTESİ(LS.01)2- DOKÜMAN DAĞITIM-TAKİP LİSTESİ(LS.02)3- İÇ TETKİK SORU LİSTESİ(LS.03)4- EĞİTİM KATILIMCI LİSTESİ(LS.04)5- TEDARİKÇİ LİSTESİ(LS.05)6- İÇ TETKİKÇİ LİSTESİ(LS.06)7- BANKA FAİZ ORANLARI LİSTESİ (LS.07)8- KONTROLLÜ DOKÜMAN LİSTESİ(LS.08)9- DIŞ KAYNAKLI DOKÜMAN LİSTESİ(LS.09)

10- GELEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ(LS.10)11 - GİDEN EVRAK ZİMMET LİSTESİ(LS.11)12- SERVİS İÇİ EVRAK ZİMMET LİSTESİ(LS.12)


PROGRAM DÜZELTME VE EKLEME TALEP FORMU

Doküman No : FR.01

Revizyon No :03



Sayfa No :1/1

Talepte Bulunan Birim Tarih. . . / . . . / . .

Talepte Bulunan Personelin Adı Soyadı:

Düzeltme ve Ekleme Talep Sebebini Açıklayınız:

Talep Edilen Düzeltme/Ekleme:

Kalite Yönetim Temsilcisinin Görüşü Kabul ( ) Ret ( )Talep RET edildiyse, RET gerekçesi

Birim Müdürü İmza

Kalite Yönetim Temsilcisi İmza

Düzeltme/Eklemeyi Gerçekleştirecek Sorumlu Bilgi İşlem Koordinatörlüğü

1) Bu form iki nüsha doldurulur, talep ret edilmiş ise bir nüshası RET gerekçesi de yazılarak talep edene iade edilir.2) Bir nüshası Kalite Yönetim Temsilcisinde kalır. Kabul edilen talepler sonuçlandığında sonuç, yazılı olarak ilgilisine bildirilir.


REVİZYON İZLEME FORMU

Doküman No :FR.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

01

29/12/2011

20/07/2010

1/1

DOK.NO DOKÜMAN ADI MADDE NO İLK YAYIN

TARİHİREV.NO

SAYFANO

REVİZYONU TALEP EDEN REV. TARİHİ

Kullanıcı : Kalite Yönetim Temsilcisi

t e * /İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No :FR.03

Revizyon No :02


GÜNLÜK GELEN EVRAK TAKİP FORMUYayın Tarihi :20/07/2010

Sayfa No :1/1

Tarih: ... / ... / 20. (Form num arası her ay için (1)'den başlayacaktır.)

TALEP TURU VE ADEDİ

Form No:

İLGİLİ SERVİS ŞEFİEmekli/Malül

EmekliYardımı

Ölüm/ŞehitYardımı

EvlenmeYardımı A idat İadesi Diğer TOPLAM İMZA

GENEL TOPLAM:

Kullanıcı: Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü

/'C İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No :FR.06

Revizyon No :01


TEMİZLİK TAKİP FORMUYayın Tarihi :01/10/2010

Sayfa No : 2/2

AİT OLDUĞU AY : ( ) KULLANIM YERİ: ( )

TARİHPERSONELİN

Adı SoyadıSaat

Zem

inTe

miz

liği

Lava

boTe

miz

liği

Tuv.

Kağ

ıdı

Mev

cut

Sıvı

Sab

un

Mev

cut PERSONELİN

İmzası

KONTROLEDENİmza

.../...2010 (1)

08:0011:3016:30

.../...2010 (2)

08:0011:3016:30

.../...2010 (3)

08:0011:3016:30

.../...2010 (4)

08:0011:3016:30

.../...2010 (5)

08:0011:3016:30

.../...2010 (6)

08:0011:3016:30

.../...2010 (7)

08:0011:3016:30

.../...2010 (8)

08:0011:3016:30

.../...2010 (9)

08:0011:3016:30

.../...2010 (10)

08:0011:3016:30

.../...2010 (11)

08:0011:3016:30

.../...2010 (12)

08:0011:3016:30

.../...2010 (13)

08:0011:3016:30

Doküman No :FR.06



Yayın Tarihi :01/10/2010TEMİZLİK TAKİP FORMU -----------------------------

Sayfa No : 2/2

.../...2010 (14)

08:0011:3016:30

.../...2010 (15)

08:0011:3016:30

.../...2010 (16)

08:0011:3016:30

.../...2010 (17)

08:0011:3016:30

.../...2010 (18)

08:0011:3016:30

.../...2010 (19)

08:0011:3016:30

.../...2010 (20)

08:0011:3016:30

.../...2010 (21)

08:0011:3016:30

.../...2010 (22)

08:0011:3016:30

Not 1: Bu form her ay için 1 adet kullanılacaktır.Not 2: Zemin temizliği her sabah saat 8 den başlamak üzere her saat başı kontrol edilerek,

gerekiyor ise temizlik yapılacaktır.Not 3: Lavabo temizliği ve malzeme kontrolü belirlenen saatlerde yapılacaktır.Not 4: İdari Hizmetler Şefi tarafından kontrol, günde iki defa olmak üzere saat 11:45 ve

16:45’te yapılacaktır.Not 5: Bu form, arkalı önlü fotokopi ile birleştirilerek tek sayfa halinde kullanılacaktır.

' t * ? * ! ' / / N V JL * \

Doküman No :FR.07




DOKÜMAN DAĞITIM/TOPLAMA FORMUSayfa No :1/1

Dok.Kodu Doküman Adı Teslim Alan

Birimİade Eden

BirimDağıtım/İade

SebebiTarih Teslim Alanın

Adı Soyadıİmza


OİLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Doküman No :FR.08

Revizyon No :03


REVİZYON TALEP FORMUYayın Tarihi :01/11/2007

Sayfa No :1/1

Doküman Adı Doküman Kodu Tarihi.... I....I201.

İstek TürüYeni Doküman Revizyon lsteği| |

Doküman TürüProsedür □ Görev Tanımı | |

Proses □ Form □Talimat □ Diğer □Önerilen Değişiklik/Doküman Sebebi

Önerilen Değişikliğ in / Yeniliğ in Sağlayacağı Katkı :

Talepte Bulunanın

AdılSoyadılİmzası Birimi BirimSorumlusu/İmza

Görüşü A lınanlarAdı Soyadı Görevi İmza

(Gerektiğinde)Adı Soyadı Görevi İmza

Karar Karar Gerekçesi

Red □

Kabul Q

Yeniden Görüşülecek EH

Kalite Yönetim Tem silcisiAdılSoyadılİmzası

...I...I201..Kullanıcı: Tüm personel


UYGUNSUZLUK KAYIT FORMU

Doküman No :FR.09

Revizyon No :03



Sayfa No :1/1

TARİH RAPOR NO

Uygunsuzluğun Tespit Edildiği Birim

Uygunsuzluğu Tespit Edenin Uygunsuzluğu Tespit Edilenin

ADI SOYADI ADI SOYADI

UNVANI UNVANI

İMZAİMZA

Tespit Edilen Uygunsuzluk Nedir ? Tanımlayınız:

İLGİLİ BİRİM TARAFINDAN DOLDURULACAKTIRKapatma Tarihi :Uygunsuzluğun Giderilmesi İçin Yapılanları Açıklayınız :

Uygunsuzluk Takibinden Sorumlu Personel Adı Soyadı İmza/Tarih

Birim Sorumlusu Kalite Yönetim Temsilcisi

Adı Soyadı İmza/Tarih

Adı Soyadı İmza/Tarih

Kullanıcı: Tüm personel



Yayın Tarihi :01/11/2007UYGUNSUZLUK TAKİP FORMU -----------------------------

Sayfa No : 1/1

Doküman No :FR.10

RaporNo BULUNDUĞU BİRİM KONUSU TESPİT

TARİHİTAHMİNİ

BİTİŞ TARİHİTAMAMLANMA

TARİHİKAPATMA

TARİHİ SONUÇ



DÜZELTİCİ / ÖNLEYİCİ FAALİYET TAKİP FORMU

Doküman No :FR.12

Revizyon No :02



Sayfa No 1/1

RAPOR NO KONU RAPORUN AÇILDIĞ I TARİH

Ö NERİLEN TAM AM LANM A TARİHİ

RAPORUN KAPATILDIĞ I TARİH A Ç IK LA M A



DÜZELTİCİ / ÖNLEYİCİ FAALİYET RAPORU FORMUFaaliyetin türüne göre Düzeltici veya Önleyici sözcüğü işaretlenecektir

Doküman No : FR.13

Revizyon No : 02



Sayfa No 1/1

UYGUNSUZLUĞUN veyaAçıklamaya yardımcı olacak haneyi

POTANSİYEL UYGUNSUZLUĞUN TANIMIişaretleyiniz, gerekli referansı veriniz ve durumu açıklayınız______

Düzeltici Faaliyet ( ) | Önleyici Faaliyet~TALEP EDİLEN FAALİYET )

) Üye şikayeti*) Uygun olmayan hizmet/işlem ) İç-dış tetkik sonuçları ) Üye anketi sonuçları ) Veri analizleri sonuçları ) Proses uygunsuzluğu ) YGG sonuçları ) Diğer

*Ş ik a y e tle ilg ili dokü m a n ek lenecek tir.

Konuyu kısaca açıklayınız RAPOR NO ( )

TARİH TALEP EDEN(İsim-imza)

DÜZELTİCİ FAALİYETU yg u n su z lu ğu n kısa v a d e d e o rtadan ka ld ırılm a s ın a y ö n e lik ça lışm a la r.

ÖNLEYİCİ FAALİYETU yg u n su z lu ğu n te k ra r la n m a s ın ı e n g e lle m e k ve m uh te m e l uyg u nsu z lu ğ u ö n le m e ye yö n e lik ça lışm a la r.

P L A N L A Y A N TARİH S O R U M LU Ö N E R İL E N T A M A M L A M A T A R İH İ : G E R Ç E K L E Ş E N T A M A M L A M A T A R İH İ :

d ü z e lt ic i/ö n le y ic i f a a l iy e t in e t k in l iğ in in d e ğ e r le n d ir ilm e s iD e ğ e rle n d irm e K a lite Y ö n e tim T e m s ilc is i ta ra fın d a n yap ılacak tır.

Düşünceler :

Karar :

Kalite Yönetim Temsilcisi

Tarih/İmza



YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI GÜNDEMİ FORMU

Doküman No :FR.17

Revizyon No :01



Sayfa No :1/1

YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI GÜNDEMİ

Sayın :

Aşağıda tarih, saat, yer ve gündemi belirtilen Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısına katılmanızı arz/rica ederim.

Kalite Yönetim Temsilcisi ......../ ........ /201..

Toplantı Tarihi ToplantıSaati Toplantı Yeri Toplantı No

TOPLANTI GÜNDEMİ



YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI TUTANAĞI FORMU

Doküman No :FR.18

Revizyon No :01



Sayfa No :1/1

YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRME TOPLANTI TUTANAĞI

KARAR SIRA NO:

GÜNDEM KONULARI

TOPLANTI TARİHİ..../..... /2 0 1 ....

BAŞKANIN ADI SOYADI:

TOPLANTIYA KATILANLARINADI SOYADI :---------------------------------------------

KARAR METNİ





YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ KARARLARI TAKİP FORMU Sayfa No

Doküman No :FR.20

YGG Toplantı No: YGG Toplantı Tarihi:

SIRANO ALINAN KARAR FAALİYET

SORUMLUSU/SORUMLULARI YAPILAN FAALİYET


Doküman No : FR.21



Yayın Tarihi : 01/11/2007ÜYE GÖRÜŞ ÖNERİ VE ANKET FORMU ----------------------------------

Sayfa No : 1/3

Sayın Üyemiz;

Sizlere sunduğumuz hizmetin kalitesini yükseltmek doğrultusunda yapmakta olduğumuz çalışmalarda, sizlerinde eleştiri, görüş ve önerilerinizden faydalanmak amacı ile hazırlamış olduğumuz bu anketi eksiksiz doldurmanızı rica eder, soruları cevaplamada göstereceğiniz hassasiyetiniz ve değerli katkılarınızdan dolayı teşekkür ederiz.

Saygılarımızla.

5.1- İLKSAN hakkındaki bilginiz ?

a) Çok b) Yeteri Kadar c) Az d) Çok az

5.2- İLKSAN ve faaliyetleri hakkındaki bilgilerin size hangi kaynaktan ulaştığını belirtiniz.

a) Bülten b) Basın c) Web Sayfası d) Tanıtım Broşürü e) Resmi yazılar

5.3- İLKSAN ve faaliyetleri hakkındaki bilgilerin size hangi kaynaktan ulaşmasını tercih edersiniz?

a) Bülten b) Basın c) Web Sayfası d) Tanıtım Broşürü e) E-Posta

f) Telefon g) Faks h) SMS ı) Tanıtım Toplantıları i) Diğer

S.4- İLKSAN’ ın verdiği yardım ve hizmetler hakkındaki bilgilerinizi (1: Çok, 2: Yeteri Kadar, 3: Az, 4: Çok Az) şeklinde puanlayarak belirtiniz.

Çok YeteriKadar

Az ÇokAz

Emekli YardımıEvlenme YardımıDoğal Afet YardımıMaluliyet YardımıÖlüm YardımıŞehit YardımıFerdi Grup Kaza SigortasıÖğretmen EviDinlenme TesisleriİkrazAidat İadeleriİndirimli Sağlık Hizmeti Temini

S.5- Hizmet aldığınız birimlerde işlemleriniz sırasında memnuniyetsizlik yaşadınız mı?

a) Sık sık yaşadım b) Çok az yaşadım c) Hiç yaşamadım

Doküman No : FR.21




Sayfa No : 2/3

5.6- Hizmet alımında memnuniyetsizlik yaşadıysanız, olumsuzluk sebepleri nelerdir ?

a) Çalışanların kötü tutumu b) İşlemler uzun sürüyor c) Bürokrasi

d) İşlemler için muhatap bulamadım e) Diğer

5.7- Telefon ile personelden bilgi alıyor musunuz?

a) Sık sık alıyorum b) Çoğunlukla alıyorum c) Bazen alıyorum d) Hiç almıyorum

S.8- İLKSAN personelinden telefon ile bilgi alımında aşağıdaki faktörleri değerlendirir misiniz?

Çok iyi İyi Kötü Çok kötüPersonelin Konuya HakimiyetiPersonelin Hitap Tarzıİlgili Birimlere Ulaşım KolaylığıVerilen Bilgilerin İhtiyacı Karşılama Durumu

S.9- İLKSAN personelini aşağıdaki kriterlere göre değerlendirir misiniz?

Çok iyi İyi Kötü Çok kötüBilgilerini Kullanma Becerileriİletişim Kurma BecerisiÜyeleri BilgilendirmeŞikayetleri DeğerlendirmeÜye Taleplerine Duyarlılık

S.10- Hizmet aldığınız birime ilişkin görüşlerinizi (1: İyi, 2: Orta, 3: Kötü biçim inde) puanlayarak belirtiniz.

BaşkanlıkMakamı

GenelMüdürMakamı

Aidat ve Sosyal

Yard. Müd.

İkrazMüd.

KampHizmetleri

Oğretm en Evi

Personelin DavranışıHizmet Alımında SüreBilgi YeterliliğiTalebin Karşılanma Düzeyi

S.11- Aşağıdaki şıkları değerlendiriniz.

k i

S- “ İyi Kötü Çokkötü

a) İLKSAN’ın sizi ne düzeyde temsil ettiğini düşünüyorsunuzb) İLKSAN hizmet binasındaki “Yönlendirmeler” hakkındaki görüşünüzc) Gerektiğinde Üst Yönetime ulaşabilme konusundaki görüşünüz

Doküman No : FR.21




Sayfa No : 3/3

S.12- Size göre İLKSAN’ daki en önemli olumsuzluk nedir? Önem derecesine göre (1: Ö nem siz, 2: Ö nem li, 3: Çok Ö nem li) şeklinde puanlayarak belirtiniz._______________

Önemsiz Önemli Çok Önemli

Sosyal yardım miktarlarının az olmasıAidatların yüksek olmasıTanıtımİletişimİkraz Faiziİkraz vade seçenekleriİkraz için kefil istenmesiİkraz miktarıZorunlu üyelikYardımların gönderilme süresiHukuki sorunlarMevzuattan kaynaklanan sorunlar

Görüş ve Önerilerin iz

Kaliteli, hızlı ve doğru hizmet için,

lütfen bu form u İLKSAN’a ulaştırınız.


PERSONEL GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU

Doküman No : FR .22

Revizyon No : 04

Revizyon Tarihi: 03/03/2015


Sayfa No : 1

D eğe rli ça lışan ım ız ,Bu a n ke t ile s iz le rin değerli g ö rüş ve d ü şü nce le rin iz i a lm a k is tiyo ruz. A n k e t sonuç la rı, g e le ce k y ılla rda

daha ka lite li h izm e t ü re tm e m ize te m e l o lu ş tu ra ca k tır. Lü tfen ad ın ız ı, bö lü m ü n ü zü ve b ir im in iz i be lirtm ey in iz . A m a c ım ız sonu ç la rı b ir bü tün o la ra k d e ğ e rle n d irm e k tir. S o ru la rı iç ten lik le , sam im i b ir şe k ild e ya n ıtla ya ra k sa ğ la ya ca ğ ın ız katkı ve d e s te k için ş im d id en te ş e k k ü r ederiz .

M üdürlük veya m üdür yardımcılığı görevim var. ( ) 2. Böyle b ir görevim yok. ( )(1 . bölümü, “müdürler” ve “müdür yardımcıları” doldurmayacaktır. )

mn

<u i ü d

C> 0 B öl m Y

arı

yarı

ya

me

mn

un

um

Bü

yük

ölç

üd

em

emn

un

de

ğili

m

1. Müdür veya m üdür yardımcınızın;

a. İş le ri z a m a n la m a ve p lan la m a b iç im inden ( ) ( ) ( )b. Y a p ıla n iş le ri ve b aşa rıla rı ta k d ir e tm e s in d e n ( ) ( ) ( )

2. Katıldığım eğitim lerden;mun

<u i ü d üüy ülç me B öl m

11 * Ira e

Y m

n^ 0 İ E

ü d ili üy çlü em ğei B öl m d

a. E ğ itim konu la rın ın içe riğ inden ( ) ( ) ( )b. E ğ itim p ro g ra m la rın ın z a m a n la m a s ın d a n ( ) ( ) ( )

3. Kaynaklarmun

<D i ü d üüy ülç me B öl m Y

arı

yarı

ya

me

mn

un

um

n^ 0 İ E

ü d ili üy çlü em ğei B öl m d

a. K u lla n d ığ ım ız k ırta s iye m a lzem e le rin in ye te rliliğ ind e n ( ) ( ) ( )b. B ilg isaya rla rın , ya z ıc ıla rın ve b ilg isa ya r p ro g ra m la rın ın ye te rli o lm as ın d a n ( ) ( ) ( )

4. İşten memnuniyet;

Bü

yük

ölç

üd

em

em

nu

nu

m 1111 ra e Y m

n^ <D c E ü d ili

üy çlü em ğei B öl m d

a. Ç a lış tığ ım iş te y e te n e k le r im i se rg ile y e b iliy o r o lm aktan ( ) ( ) ( )b. İşte kend im i g e liş tire b iliy o r o lm ak ta n ( ) ( ) ( )c. Şu a nda b u lu n du ğ u m b irim den ve gö revd e n ( ) ( ) ( )

5. Sosyal imkanlar;

Bü

yük

ölçü

de

me

mn

un

um ü I

* Ira e Y m B

üyü

köl

çüd

em

emn

un

de

ğili

m

a. K u ru m d a ve rile n ye m e k le rd e n ,ça y , kahve vb. içe ce k im ka n la rın d a n ( ) ( ) ( )b. Ç a lışm a o rtam ın ın fiz ik i d ü ze n lem e s in d e n ( ) ( ) ( )c. K u rum kü ltü rü o lu ş tu rm a ya y ö n e lik d ü ze n len e n sosya l e tk in lik le rde n ( ) ( ) ( )

6. Eklemek isted iğ in iz d iğer düşünceler:

İlginize teşekkür ederiz.Tarih : ..../... / 20...


PERSONEL GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU

Doküman No : FR .22

Revizyon No : 04

Revizyon Tarihi: 03/03/2015


Sayfa No : 2

Doküman No : FR.23



. Yayın Tarihi : 01/11/2007PROSES TAKİP FORMU ------------------------------

Sayfa No : 1/1

BİRİM/BÖLÜM ADI:Birim Sorumlusu

PROSES KONTROLÜNÜ YAPAN KİŞİ: İmza

PROSES ADI İNCELEMENİN YAPILDIĞI DÖNEM :......... - ............. /20................

İnceleme Tarihi İncelenen Evrakın Proses Performans Kriterine Uygunluğu

Tarih Kayıt no Uygun UygunDeğil

Kullanıcı: Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü İkraz Müdürlüğü


PERSONEL EĞİTİM TALEP FORMU

Doküman No :FR.26

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

02

29/12/2011

01/11/2007

1/1

Eğitim Talep Eden B irim :Bilgi İşlem KoordinatörlüğüEğitim Talep Tarihi :15 Aralık 2016

SIRANO TALEP EDİLEN EĞİTİMİN ADI

TALEP EDİLEN EĞİTİMİN SÜRESİ

EĞİTİME KATILACAK PERS.

SAYISI

TALEP ED İLEN EĞİTİM İN TÜRÜKYS

Eğitim iDış

EğitimHizmet İçi

EğitimOryantasyon

Eğitim i1 Microsoft Sistem Mühendisliği

Eğitimi300 saat 2 X

2 Microsoft Yazılım Mühendisliği Eğitimi

300 saat 2 X

3 Oracle Admin ve Yazılım Eğitimi 300 saat 2 X

Kullanıcı: Tüm birimlerBirim Müdürü


PERSONEL EĞİTİM KAYIT FORMU

Doküman No :FR.27

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

02

29/12/2011

01/11/2007

1/1

BirimiAdı SoyadıUnvanıSicil NoILKSAN’da Göreve Başlama Tarihi

S.NO

Aldığı Eğitimlerin;

eğ it im in ko n u s uco>(Ara

11 O E

ğE.i*15

mNi

ğESYK D E

rao o £ LU

Ura a)m >

(ASî:3wc

ğE

Belgesi

Var Yok

Tarihi

1

2

3

4

5

6

7

8

Kullanıcı: Personel ve İdari İşler Müdürlüğü


EĞİTİMİN DEĞERLENDİRİLMESİ FORMU

Doküman No :FR.28

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

02

29/12/2011

01/11/2007

1/1

EĞİTİMİN KONUSU :

EĞİTİMİN BAŞLANGIÇ / BİTİŞ TARİHİ : ../.../20.. - ../.../20..

EĞİTİMİ VEREN KİŞİ / KURUM :

*** LÜTFEN AŞAĞIDAKİ SORULARI EKSİKSİZ DOLDURUNUZ***

DEĞERLENDİRME KRİTERLERİDEĞERLENDİRME / PUANLAMA

ÇOK İYİ (20)

İYİ(15)

ORTA(10)

ZAYIF(5)

ÇOKZAYIF

(0)• Verilen eğitimi yeterli

buldunuz mu ?

• Eğitim dokümanları yeterli

mi, zamanında dağıtıldı mı?

• Eğitimin süresi yeterli mi?

• Eğitimi veren kişi konusuna

hakim mi ve gerekli katılımı

sağlayabildi mi ?

• Eğitimi veren kişinin anlatımı

anlaşılır ve düzgün mü?

TOPLAM PUANVARSA GÖRÜŞ VE ÖNERİLERİNİZ:

EĞİTİM VERİLMESİNİ İSTEDİĞİNİZ KONULAR VARSA LÜTFEN YAZINIZ1 :...........................................................................................................

2 :...........................................................................................................

3 :...........................................................................................................

4 :...........................................................................................................

***DEĞERLENDİRME VE ÖNERİLERİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ***

Kullanıcı: Eğitim Sorumlusu

İLKSAN GENEL MÜDÜRLÜĞÜDoküman No :FR.30

Revizyon No :02


ORYANTASYON EĞİTİM FORMUYayın Tarihi :01/11/2007

Sayfa No :1/1

PERSONELİN ADI SOYADI : BİRİMİ : GÖREVİ : SİCİL NO :

EĞİTİM KONULARI

Yeni işe başlayanlar için doldurulacaktır G ö rev d eğ i ş i k l i ği olduğunda doldurulacaktır

İLKSAN’ ın genel tanıtımı ( ) Çalışacağı birimin tanıtımı ( ) Çalışma arkadaşlarının tanıştırılması ( ) Çalışma başlangıç-bitiş zamanları ( ) ISO 9001:2008 hakkında genel bilgi ( ) Kalite politikasının ve Kalite hedeflerinin anlatılması ( ) Organizasyon yapısı ( ) Görev tanımı ( ) Birime özel şartlar ( )

• Çalışacağı birimin tanıtılması ( )• Çalışma arkadaşlarının tanıştırılması( )• Görev tanımı ( )• Birime özel şartlar ( )

Eğitim Alanın Adı Soyadı : İmzası :

Tarih : ...... / ......./20...

Eğitim verenin/verenlerin adı Soyadı: Eğitimi alan kişi oryantasyon eğitiminde: Başarılı ( ) Başarısız ( )

Açıklamalar:

İmza İmza

Tarih:...../ ...... /20... Tarih...../ ......./20...

Not: Başarısızlık nedenleri açıklamalar bölümüne yazılacaktır1. Bu eğitimin bitiminde ilgili personele Görev Tanımı imza karşılığı verilir.2. Oryantasyon Eğitimi alanlar ile ilgili bu formun aslı, sicil dosyasında muhafaza edilir.

Kullanıcı: Tüm birimler


TÜKETİM MALZEMELERİ İSTEME VE ÇIKARMA FİŞİ FORMU

Doküman No :FR.31

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

02

29/12/2011

01/11/2007

1/1

TÜKETİM MALZEMELERİ İSTEME VE ÇIKARMA FİŞİS.NO

(1)MALZEMENİN CİNSİ

(2)İSTENENMİKTAR

(3)

VERİLENMİKTAR

(4)

MALZEMENİN ALIŞ BİRİM FİYATI

(5)

TOPLAMTUTAR(4x5=6)

1.2.3.4.5.6.7.8.

Genel Toplam :

GENEL MÜDÜRLÜK MAKAMI'NA

Yukarıda yazılı ............ kalem malzemeye ihtiyaç duyulmaktadır. Söz konusu malzemeihtiyacımızın giderilmesi hususunda, Ayniyat Şefliğinin talimatlandırılması için gereğini arz ederiz....../ ...... / 20

İhtiyaç Talebinde Bulunan Birim MüdürüAdı-Soyadı ve İmza Adı-Soyadı ve İmza

Ayniyat Şefliği'neYukarıda yazılı ihtiyaç malzemelerin Ayniyat ve Demirbaş Yönergesinin 10/1 maddesi

gereğince ayniyat depomuzdan verilmesi uygundur.Gereğini rica ederim...... / ..... /20

ONAY

Yukarıda talep edilen ihtiyaç malzemeleri, Servisimizde/Müdürlüğümüzde kullanılmak üzere Ayniyat Deposundan teslim alınmıştır....../.... /20

Teslim Eden Adı-Soyadı ve İmza

___________Ayniyat Şefi________________________________________________________

NOT: a) 2. ve 3. sü tu n la r ih tiyaç ta le b in d e bu lunan ta ra fın d a n do ld u ru la ca k tır.b) T a le p ed ilen ih tiyaç m a lzem e le ri; B irim M üd ü rü n ün im za s ın d a n sonra , G ene l M üd ü rlü k M a ka m ın ca 'd a uygun

__________bu lunm ası ha linde A y n iy a t Ş e fliğ i ta ra fın d a n te s lim ed ilecek tir.________________________________________________

Teslim Alan Adı-Soyadı ve İmza


Doküman No :FR.32


Revizyon Tarihi : 10/03//2016

Yayın Tarihi :01/11/2007YÜKLENİCİ DEĞERLENDİRME FORMU ---------------------------------

Sayfa No :1/1

Firma Adı :İşin Konusu : Düzenleme Tarihi :

PUANLAMA KRİTERLERİKRİTER

TOPLAMPUANI

YÜKLENİCİYEVERİLEN

PUANA- YÜKLENİCİ PERFORMANS PUANI

Yüklenicinin alım sürecindeki davranışları : 0-5 Değişen teknolojiye verdiği önem : 0-5 Üye memnuniyetine gösterdiği duyarlılık : 0-5

15

B- YÜKLENİCİ TETKİK PUANIYapmış olduğu işe verdiği önem : 0-6 Yüklenici hakkındaki referanslar : 0-3 Yüklenicinin idare üzerinde bıraktığı izlenim : 0-6

15

C- KALİTE UYGUNLUK PUANIİdari ve Teknik Şartnameye uygunluk : 0-25 Kalite Belgesi varsa (ISO) : 5 TSE uygunluğu : 10

40

D- TESLİMAT PUANIZamanında teslim : 30 (Geciken hergün için iki puan düşülür)

30

TOPLAM PUAN 100

-Puanlama Muhasebe Müdürlüğünce yapılır. Muhasebe ve Mali İşler Müdürü tarafından onaylanır.

-Yüklenici değerlendirme puanı 70 ve üzeri olan yükleniciler güvenilir yüklenicidir ve alımlar bu yüklenicilerden yapılır.

Değerlendirmeyi Yapan OnaylayanAdı Soyadı, İmza Adı Soyadı, İmza

Ayniyat Memuru Satınalma Şefi Muh.ve Mali İşler Müdür Yard.



TOPLANTI TUTANAĞI FORMU

Doküman No :FR.33

Revizyon No :01



Sayfa No :1/1

TOPLANTI TUTANAĞIToplantının Yapıldığı Birim Tarih

Başkan

KATILIMCILARAdı Soyadı/Unvanı İmza Adı Soyadı/Unvanı İmza

ALINAN KARARLAR / G ÖRÜŞÜLEN KONULAR

Kullanıcı : Tüm birimler


ARŞİV TALEP-TAKİP FORMU

Doküman No : FR.35

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

03

29/12/2011

20/11/2007

1/1

EVRAKARŞİV

NO

ÜYENİNİLKSAN

NUMARASIÜYENİN

ADI-SOYADI

EVRAK TALEP EDENİN

ADI-SOYADI

EVRAKVERİLİŞTARİHİ

EVRAKI TESLİM ALAN

İMZA

EVRAKDÖNÜŞTARİHİ

EVRAKI TESLİM EDEN

İMZAAÇIKLAMA


v C v C s > ş/ / x v X + \ \

İ L % 1

...« c *


Doküman No :FR.36

Revizyon No :01


İKRAZ HİZMETİ DEĞERLENDİRME ANKET FORMUYayın Tarihi :01/02/2013

Sayfa No :1/1

Değerli üyelerimiz,

Bu anket ile amacımız; sizlere sunulan ikraz hizmetinin etkinliğini ölçmek ve ikraz ile ilgili değerli görüş ve önerilerinizi almaktır. Anket sonuçları, gelecek yıllarda daha kaliteli hizmet üretmemize temel oluşturacaktır.

Soruları yanıtlayarak sağlayacağınız katkı ve destek için şimdiden teşekkür ederiz.

Sorular

İkraz hizmetinden memnunum.

Başvuru evraklarını hazırlarken zorluk yaşıyorum.

İkraz ile ilgili sorularıma (telefon, mail, yüzyüze) yeterli cevap alıyorum.İkraz Müdürlüğü, ikraz ile ilgili problemlerimi hızlı bir şekilde çözebilmektedir.İkraz Müdürlüğü taleplerimi zamanında yerine getirmektedir.

İkraz nakit ihtiyaçlarımı karşılamada çok faydalı oluyor.

İkraz kullanmayı diğer Sandık üyelerine tavsiye ediyorum.

Görüş ve Önerileriniz:

l.Yaşınız ?a) 18-24 b)25-32 c) 33-41 d) 42 yaş ve üstü

2. Medeni Durumunuz?a) Evli b) Bekar

3.Cinsiyetiniz ?a) Kadın b) Erkek

4. Eğitim Durumunuz ?a) İlköğretim b) Lise c) Önlisans d) Lisans e) Lisansüstü

5. Sandık üyeliğindeki süreniz?a) 0-5 yıl b) 6-12 yıl c) 13-20 yıl d) 20 yıl üstü

Tarih : ..... / ....../.

katıl

mıy

orum


GUNLUK ZİYARETÇİ GİRIŞ-ÇIKIŞ FORMU

Doküman No :FR. 37

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :1/1

GÜNLÜK ZİYARETÇİ GİRİŞ-ÇIKIŞ FORMU

S.NO TC.VATANDAŞLIK NO ADI SOYADI ZİYARET EDİLEN BİRİM VEYA KİŞİ TARİHİ ZİYARETGELİŞ-SAATİ

EDENİN ÇIKIŞ SAATİ

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Kullanıcı: Müracaat ve Güvenlik Görevlileri

Doküman No :FR.38


Revizyon Tarihi :—

Yayın Tarihi :20/03/2013ARIZA TESPİT FORMU ----------------------------------

Sayfa No :1

ARIZA TESPİT FORMU

ARIZANIN BİLDİRİLDİĞİTarih: ...... / ..... /201 Saat: ....:....

ARIZAYI BİLDİREN BİRİM/PERSONEL

MÜDÜRLÜĞÜ İMZA

ADI SOYADI

Arıza Açıklaması :

İHTİYAÇ DUYULAN MALZEMELER1 . 5.2. 6.3. 7.4. 8.

YAPILAN İŞLEM / SONUÇ :

Tarih: ...... / ..... /201ARIZANIN GİDERİLDİĞİ

Saat: ....:....

Bildirdiğim Arıza Giderilmiştir.TEKNİSYEN ARIZAYI BİLDİRENİMZA İMZA



AİDAT ve SOSYAL YARDIMLAR MUDURLUGU ÜYE MEMNUNİYETİ DEĞERLENDİRME ANKET

FORMU

Doküman No :FR.39

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi : ../../..


Sayfa No :1/1

Değerli üyelerimiz,

Bu anket ile amacımız; sizlere sunulan sosyal yardım hizmetinin etkinliğini ölçmek ve bu yardımlarla ilgili değerli görüş ve önerilerinizi almaktır. Anket sonuçları, gelecek yıllarda daha kaliteli hizmet üretmemize temel oluşturacaktır.

Soruları yanıtlayarak sağlayacağınız katkı ve destek için şimdiden teşekkür ederiz.

DeğerlerSorular

KESİ

NLİK

LEKA

TILI

YORU

M

KATI

LIYO

RUM

KARA

RSIZ

IM

KATI

LMIY

ORU

M

KESİ

NLİK

LEKA

TILM

IYO

RUM

Aidat ve Sosyal Yardımlar Müdürlüğü, karşılaştığınız problemi hızlı bir şekilde çözebilmektedir.

Size sunulan Sosyal Yardım hizmetleri hızlı bir şekilde ulaştırılmaktadır.

Telefon veya diğer iletişim yollarıyla temasa geçtiğinizde, işleminiz en kısa sürede çözülmektedir.

Sosyal Yardım Müracaat Formlarının doldurulmasında zorluk çekilmemektedir.Görüş ve Önerileriniz:

1)Cinsiyetiniz ? a) Kadın b) Erkek

2)Medeni durumunuz? a) Evli b) Bekar

3)Üyelik süreniz?a) 0-5 yıl b) 6-10 yıl c) 10-20 yıl d) 21-30 yıl e) 31 yıl ve üzeri

TARİH./..../20..

FORMLAR

1- PROGRAM DÜZELTME VE EKLEME TALEP FORMU(FR.OI)2- REVİZYON İZLEME FORMU(FR.02)3- GÜNLÜK GELEN EVRAK TAKİP FORMU(FR.03)4- TEMİZLİK TAKİP FORMU(FR.06)5- DOKÜMAN DAĞITIM-TOPLAMA FORMU(FR.07)6- REVİZYON TALEP FORMU(FR.08)7- UYGUNSUZLUK KAYIT FORMU(FR.09)8- UYGUNSUZLUK TAKİP FORMU(FR.10)9- DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET TAKİP FORMU(FR.12)10-DÜZELTİCİ/ÖNLEYİCİ FAALİYET RAPORU FORMU(FR.13)11-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI GÜNDEMİ FORMU(FR.17)12-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ TOPLANTI TUTANAĞI FORMU(FR.18)13-YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ KARARLARI TAKİP FORMU(FR.20)14-ÜYE GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU(FR.21)15-PERSONEL GÖRÜŞ, ÖNERİ VE ANKET FORMU(FR.22)16-PROSES TAKİP FORMU(FR.23)17-PERSONEL EĞİTİM TALEP FORMU(FR.26)18-PERSONEL EĞİTİM KAYIT FORMU(FR.27)19-EĞİTİMİN DEĞERLENDİRİLMESİ FORMU(FR.28)20-ORYANTASYON EĞİTİM FORMU(FR.30)21-TÜKETİM MALZEMELERİ İSTEME VE ÇIKARMA FİŞİ FORMU(FR.31)22-YÜKLENİCİ DEĞERLENDİRME FORMU(FR.32)23- TOPLANTI TUTANAĞI FORMU(FR.33)24-ARŞİV TALEP-TAKİP FORMU(FR.35)25-İKRAZ ANKET FORMU (FR.36)26-GÜNLÜK ZİYARETÇİ GİRİŞ ÇIKIŞ FORMU(FR.37)27-ARIZA TESPİT FORMU(FR.38)28-AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR ANKET FORMU (FR.39)


YILLIK İÇ TETKİK PLANI DÖNEMİ:

Doküman No : PL.01

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :1/2

TETKİK EDİLECEK BÖLÜM / BİRİM

İLGİLİDOKÜMANTASYON

AYLARTETKİKÇİLER1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

ÜST YÖNETİMKalite El Kitabı Kalite Politikası, Hedefleri Organizasyon Şeması YGG Prosedürü

HUKUK MÜŞAVİRLİĞİKalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları Prosedürler

ÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜKalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları Prosedürler Talimatlar

MUHASEBE VE MALİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ

Kalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları Prosedürler Talimatlar Diğer Mevzuat

AİDAT VE SOSYAL YARDIMLAR MÜDÜRLÜĞÜ

Kalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları ProsedürlerAidat ve Sos. Yardım Hiz. Prosesi Diğer Mevzuat

İKRAZ MÜDÜRLÜĞÜ

Kalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları Prosedürler İkraz Prosesi Diğer Mevzuat


YILLIK İÇ TETKİK PLANI DÖNEMİ:

Doküman No : PL.01

Revizyon No : 00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :2/2

PERSONEL VE İDARİ İŞLER MÜDÜRLÜĞÜ

Kalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları Prosedürler Diğer Mevzuat Talimatlar

BİLGİ İŞLEM KOORDİNATÖRLÜĞÜ

Kalite Politikası, Hedefleri Görev Tanımları Prosedürler Diğer Mevzuat

KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ

Kalite El KitabıKalite Politikası, HedefleriYGG Prosedürüİzleme FormlarıPlanlarRaporlar

Planlanan Tetkik : PLT Gerçekleşen Tetkik : GNT Plan Dışı Tetkik : PDT



İÇ TETKİK DETAY PLANI

Doküman No : PL.02

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

İÇ TETKİK DETAY PLANI

Tetkik Edilecek Birim/Bölüm :Tetkik Tarihi:Tetkik Saati:Tetkik No:TETKİKÇİLER ( Ad-Soyad, İmza )

Açılış Toplantısı

Yer :...............Tarih :...............Saat :..............

Kapanış Toplantısı

Yer :................Tarih :.................Saat :.................

Tetkik Edilecek Dokümanlar: Kalite El Kitabı, Kalite Prosedürleri, İşlem Prosedürleri

Kullanıcı : İç Tetkik Görevlileri

/^ ADoküman No : PL.03



YILLIK EĞİTİM PLANIYayın Tarihi :20/07/2010

Sayfa No : 1/1

YILLIK EĞİTİM PLANI ( )

EĞİTİMİN KONUSU EĞİTİMİVERECEKKİŞİ/BİRİM

KATILIMCILAR EĞİTİMİNSÜRESİ

AYLAR

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

Hazırlayan Onaylayan

Kalite Yönetim Tem silcisi Genel MüdürTarih - İmza Tarih - İmza

Kullanıcı: Kalite Yönetim Temsilcisi ve Eğitim Sorumlusu

1- YILLIK İÇ TETKİK PLANI(PL.01)2- İÇ TETKİK DETAY PLANI (PL.02)3- YILLIK EĞİTİM PLANI (PL.03)


İÇ TETKİK DEĞERLENDİRME RAPORU

Doküman No : RP.01

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

İÇ TETKİK DEĞERLENDİRME RAPORU

Tetkik Edilen Birim/Bölüm: Tarih: Tetkik No:

Tetkik Uygulamanın Amacı :

Tetkikte Esas Alınan Dokümanlar:

Değerlendirme Özeti :

Tetkikçiler(Ad-Soyadı, imza)



KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ PERFORMANS RAPORU

Doküman No :RP.02

Revizyon No :00

Revizyon Tarihi :


Sayfa No :1/1

Performans Rapor Tarihi:

İLKSAN Genel Müdürlüğünde kurulan TSE EN ISO 9001:2008 sisteminin, politika ve hedeflerinin değerlendirilmesi amacıyla YGG toplantısı yapılacaktır. Toplantıya sunulacak raporda;

1. Kalite politikası ve hedeflerin uygulamadaki etkinliği,

2. Üye şikayetlerinin irdelenmesi, üye memnuniyetine yönelik çalışmalar,

3. Hizmet Prosesleri ve Proses İyileştirme Hedefleri,

4. Düzeltici ve Önleyici faaliyetlerin incelenmesi,

5. İç tetkik sonuçlarının incelenmesi,

6. Eğitim ihtiyaçlarının ve programlarının incelenmesi,

7. Önceki YGG’ de devam eden takip faaliyetleri,

8. Kalite yönetim sistemini etkileyebilecek değişiklikler ve iyileştirme için öneriler,

9. Diğer Konular



EĞİTİM RAPORU

Doküman No : RP.03

Revizyon No

Revizyon Tarihi

Yayın Tarihi

Sayfa No

00

20/07/2010

1/1

Eğiticinin Adı Soyadı

Eğitimin Konusu

Eğitim Tarihi/Yeri

Rapor Düzenleme Tarihi:

Görüş ve öneriler:

Raporu Düzenleyen Eğiticinin

Adı/Soyadı İmza

Kullanıcı: Eğitim Sorumlusu

Doküman No :RP.05



Yayın Tarihi :20/07/2010EĞİTİMİN ETKİNLİĞİNİ ÖLÇME RAPORU ----------------------------------

Sayfa No :1/1

RAPOR

Eğiticinin Adı Soyadı

Eğitimin Konusu

Eğitim Tarihi/Yeri

Rapor Düzenleme Tarihi

Katılımcı Sayısı :ÇOK İYİ

(20)İYİ

(15)ORTA

(10)ZAYIF

(5)ÇOK ZAYIF

(0)Verilen Eğitimi Yeterli Buldunuz mu

Eğitim dokümanları yeterli mi, zamanında dağıtıldı mıEğitimin süresi yeterli mi

Eğitimi veren kişi konusuna hakim mi ve gerekli katılımı sağlayabildi miEğitimi veren kişinin anlatımı anlaşılır ve düzgün müToplam lar

SO N U Ç :

Anket Formlarındaki Diğer Görüşler :

Eğitim Sorumlusunun

Adı Soyadı/İmzasıKullanıcı: Eğitim Sorumlusu

1- İÇ TETKİK DEĞERLENDİRME RAPORU (RP.01)2- KALİTE YÖNETİM TEMSİLCİSİ PERFORMANS RAPORU (RP.02)3- EĞİTİM RAPORU (RP.03)4- EĞİTİMİN ETKİNLİĞİNİ ÖLÇME RAPORU (RP.05)

KALİTE EL KİTABI(KEK).doc KEK-DİZİ PUSULASI.doc KEK …02-KAYITLARIN KONTROLÜ...

Documents

Transcript of KALİTE EL KİTABI(KEK).doc KEK-DİZİ PUSULASI.doc KEK …02-KAYITLARIN KONTROLÜ...