Seminario Internacional de Gestión Judicial

JUSTICIA DIGITAL

Panel III: “Impacto de las experiencias de buenas prácticas de uso de TIC’s en la gestión judicial”

CEJA

Brasilia, BrasilNoviembre de 2010

ContenidoTema central: Modelo de Gestión de Justicia Digital (MGJD)

1. Conceptos relevantes2. Énfasis contextual: desafíos para la administración de

JusticiaJusticia3. El modelo de análisis de e-Gov es extensible a e-Justicia*4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov5. Modelo de desarrollo de Justicia Digital (MGJD)6. Lecciones aprendidas de e-Gov, a partir del análisis de

indicadores7. Anexo: uso y aplicaciones de TIC’s para el abordaje de los

desafíos para la administración de justicia

1. Conceptos relevantes• e-Gobierno (e-Government o e-Gov):

– Relación entre el Gobierno y los usuarios de servicios (G2C, G2B yG2G), apoyada por TICs de tal forma de hacerla más fluida (seamless),transparente y eficiente y con un marcado énfasis en mejorar el accesoy la entrega de los servicios a través del compromiso y participaciónciudadana

• Por extensión…e-Justicia:– Relación entre el Sector Justicia y los usuarios de serviciosjurisdiccionales (J2C, J2B y J2J), apoyada por TICs de tal forma dehacerla más fluida (seamless), transparente y eficiente y con un marcadoénfasis en universalizar el acceso y la entrega de los servicios

• Justicia Digital:– Conjunto de dimensiones que permiten constituir una plataformatecnológica de operación y prestación de servicios jurisdiccionales (e-Justicia es parte de ella)

2. Énfasis contextual:desafíos para la administración de Justicia(1)

• Modelo tradicional: (i) escrituración formalista, (ii) estructura organizacional tradicional

• Procesos de reforma y desafíos para la administración de justicia:– Aspectos procesales y organizacionales– Desafíos (ver Anexo):

1. Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda 1. Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez más diversa

2. Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y cambiar la lógica del expediente escrito

3. Reorganización de los despachos judiciales4. Mejorar sustantivamente los procesos de toma de decisión de gobierno y de

gerenciamiento de las instituciones del sector5. Aumentar la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia6. Desarrollar efectivos mecanismos de atención y comunicación con sus usuarios y

con la ciudadanía, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas

Nota (1): Fuente, “Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de Justicia en América Latina”, CEJA – Microsoft, 2006

3. El modelo de análisis de e-Gov es extensible a e-Justicia*Describiendo la rueda:

• Metodología UN para medir e-Gov– La metodología de evaluación estábasada en indicadores del lado de laoferta y páginas Web

– Existe poca información del lado de lademanda (como los ciudadanos utilizanestos servicios y que entienden por lamaximización del valor público)

– La metodología de evaluación requiere

Conectado

Transaccional

Mejorado

EmergenteAcceso a la información

Acceso a la Justicia

– La metodología de evaluación requiereestar a la par de la adopción deinnovaciones tecnológicas

– Dimensiones de evaluación:• Servicios en línea

– 4 etapas de desarrollo de los servicios enlínea

– e-Participación• Contextuales: Índice de[infraestructura] de Telecomunicacionese Índice de Desarrollo Humano

• Beneficios• Riesgos

Nota *: en su dimensión de “Servicios en línea”

e-Participaciónen la toma

de decisiones e-Consulta

e-Difusiónde información

e-Participación

De alta relevanciaen los

procesos de reforma

Ej. Consultas depercepción

4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov• Énfasis actuales, en e-Gov, según:

–UN, en su publicación anual “e-Government survey 2010”, declara que la actual crisis financieray la presión creciente por gobiernos competentes, transparentes, accesibles y eficientes hace quela relevancia del e-Gov no solo radique en sus efectos de maximización de la eficiencia, sinotambién en la relevancia que sobre la economía y la sociedad tienen la credibilidad y laconfianza pública tanto en el gobierno como en el mercado.–El 8° objetivo de desarrollo del Milenio “fomentar una alianza mundial para el desarrollo”,tiene entre sus metas:• En cooperación con el sector privado, hacer más accesible los beneficios de las nuevastecnologías, especialmente las de información y comunicaciones

4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov• Énfasis actuales, en e-Gov, según:

–The Economist Intelligence Unit, en su publicación anual “Digital economy rankings 2010, beyond e-readiness”, declara que: cuando un país usa TICs para efectuar más de sus actividades, la economía [y elGobierno] se hacen más transparentes y eficientes. Los países con la debida infraestructura de comunicaciones,marco regulatorio de TICs, incentivos gubernamentales y asociación público-privada, son terreno fértil para lainversión y desarrollo económico y social (30: Chile, 41: México, 42: Brasil, 44: Jamaica, 46: Argentina, 50:Colombia, 53: Perú, 55: Venezuela, 60: Ecuador)

4. Aspectos relevantes asociados a e-Gov• Pero…se requiere un cambio de paradigma para cerrar la brecha entre el nivel de sofisticación de los servicios

Online y el efectivo uso del e-Gov por parte de los ciudadanos: del foco puesto en los procesos y serviciosresultantes al foco en las necesidades y demandas de los ciudadanos (clientes/usuarios)– OCDE, en su pubicación “Re-thinking e-Gorvernment services – user centered approaches-” de 2009, indica que la

implementación de TICs no son la “bala de plata” que resuelve la falta de coherencia en la entrega de los servicios públicos yal mismo tiempo permite liberar recursos a través de ganancias en efectividad y eficiencia, si su implementación ensoluciones/servicios e-Gov tienen una baja adopción y uso por parte de los diversos usuarios. Realidad que siguesiendo insatisfactoria para los 30 países que conforman la OCDE.

5. Modelo de desarrollo de Justicia DigitalASPECTOS CONTEXTUALES FACILITADORES PROCESOS

BACK-OFFICESERVICIOS

FRONT-OFFICE

ESTRATEGIA Y GOBIERNO DE TICs

INTRA

Tecnologíade la Sala de

Audiencia

Gestión de personal y de recursos

ACCESO A LA JUSTICIA

Asp.Cont. 1:Aspectos sustantivos que son

determinantes en el "modelo de institución"

(proceso oral o escrito)

Uso efectivo de servicios

TICs, e-Justicia

Sistema deGestión

de Causas

EXTRA

Trabajo de escritorio

"legal electrónico"

Audiencia

Capacitación tecnológica

Plataformae-Justicia

Interoperabilidad

Ejecución causas

Interoperabilidad

Necesidad de servicios T

ICs, e-Justicia

insatisfechos

Asp.Cont. 4:- Perfil del sistema

judicial- Perfil en tecnología

Asp.Cont. 2:Marco normativo/legal que regula el

uso de TICs

Servicios en línea

Asp.Cont. 3:- Índice de Telecomunicaciones- Índice de Desarrollo Humano

- Otros índices y datos

6. Lecciones aprendidas de e-Gova partir de análisis de indicadores

• Acceso, uso y calidad de TICs (países OEA v/s países OECD)

90

100

110

120

OEA OECD

Miembro de

-

10

20

30

40

50

60

70

80

90

Promedio dePoblación cubierta

por señal de telefoníamóvil (por 100

personas)

Promedio deSuscripciones a

Telefonía móvil (por100 personas)

Promedio deSuscripciones aInternet (por 100

personas)

Promedio de PC (por100 personas)

Promedio de Usuariosde Internet (por 100

personas)

Data

6. Lecciones aprendidas de e-Gova partir de análisis de indicadores

• Contexto económico-social (países OEA v/s países OECD)

80%

90%

100%

OEA OECD

Miembro de

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

Promedio de Nivel desofisticación de los

servicios Online para losciudadanos (2007)

Promedio de Uso de e-Govpor parte de los ciudadanos

(2007)

Promedio de Poblaciónurbana (% del total)2

Promedio de Tasa dealfabetismo adulto (% edad

mayor o igual a 15)

Data

6. Lecciones aprendidas de e-Gova partir de análisis de indicadores

• En países de la OECD: existe una alta correlación entre el nivel de uso de servicios e-Gov por parte de los ciudadanos y la cantidad de usuarios de Internet. Pero muy baja correlación con el nivel de servicios Online (o de su nivel de sofisticación) y de e-Participación disponibles.– Alfabetización tecnológica (uso y aprendizaje)– Acceso a las TICs (Internet, PCs)– Se tendrá un uso ineficiente de recursos en e-Gov si las dos anteriores son bajas– Se tendrá un uso ineficiente de recursos en e-Gov si las dos anteriores son bajas

• Telefonía móvil: la brecha de suscripción y cobertura de redes es menor. Es una TIC de incremento exponencial en su uso, que está evolucionando hacia la progresiva adopción de Smart-phones

Indicadores (2007)

Nivel de sofisticación de

los servicios Online para los

ciudadanos

Uso de e-Gov por parte de los

ciudadanos

Suscripciones a Telefonía móvil

(por 100 personas)

Suscripciones a Internet (por 100

personas)

PC (por 100 personas)

Usuarios de Internet (por 100

personas)

Población cubierta por

señal de telefonía móvil

(por 100 personas)

Países OECD 73% 35% 114 23 47 59 99

Países OEA s/i s/i 71 5 16 25 86

6. Lecciones aprendidas de e-Gova partir de análisis de indicadores

• Alta correlación entre IAcc PJ 2010 e indicador de Servicios de Información Emergente (encuesta de e-Gov NU)

80%

100%

Servicios de información Emergente IAcc PJ

Miembro de OEA

Data

-20%

0%

20%

40%

60%

Ant

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País

7. Principales conclusiones• Una adecuada prestación de servicios de justicia, está ligada a una eficaz implementación de TICs

• La implementación de TICs es con un objetivo instrumental y no un “fin en si mismo”

• La implementación de TICs debe ser ciudadano-céntrica (front-office) y como consecuencia de ello, permitir una ejecución más eficaz y eficiente de procesos institucionales (back-office)procesos institucionales (back-office)

• El desarrollo de la Justicia Digital, se da en un entorno sistémico• Se deben cerrar las brechas existentes entre e-Gov y e-Justicia (tomando en cuenta las lecciones aprendidas)

• La mutabilidad de las tecnologías es alta (telefonía móvil, Cloud Computing, DataGob, etc.), y esta debe ser razonablemente considerada en la estrategia y gobierno de TICs

• Se requiere una metodología de medición del desarrollo de e-Justicia para su gestión

• La recopilación/distribución, sistematización y difusión de buenas prácticas en el uso y aplicaciones de TICs es un desafío regional

8. Anexo: uso y aplicaciones de TIC’s para el abordaje de los desafíos para la administración de justicia

a. ¿Por qué implementar las TICs en el Sistema Judicial?

b. ¿Qué beneficios específicos se pueden obtener?

c. 6 desafíos para la administración de Justicia y como las TICs pueden tener un aporte específico a cada uno de ellosTICs pueden tener un aporte específico a cada uno de ellos

a. ¿Por qué implementar TICs en el sistema judicial?

• La implementación de las TICs juega un rol relevante en la ejecución dePROCESOS:– Incremento de la velocidad y efectividad en el procesamiento de lainformación (y cuanto más voluminosa o de tratamiento más crítico y/oestratégico – necesidad de precisión, rigurosidad, estandarización, seguridad,etc. -, cuanto más imperiosa será la utilización de TICs)

– Coadyuvan en la entrega de servicios de calidad (en tiempo, fondo y forma)– Entregan un gran rango de oportunidades para la mejora continua y la– Entregan un gran rango de oportunidades para la mejora continua y lainnovación

– Permiten integrar, vertical u horizontalmente, áreas e institucionesresponsables de la ejecución de procesos

– Incremento de la transparencia y rendición de cuentas– Acceso universal– Posibilidad de prestar servicio a determinados colectivos, tradicionalmenteexcluidos (inmigrantes, personas con bajo nivel cultural, discapacitados,etnias, etc.)

b. ¿Qué beneficios específicos se pueden obtener?

• Enterarse del avance de la causa vía Internet (guardando debidos niveles de seguridad y confidencialidad)

• Remisión de demanda en formato electrónico– Sistema de gestión de causa– E-mail

• Business Intelligence (investigaciones de delitos – búsqueda de patrones)• Registro de audio/video de audiencias sustituye a actas escritas• Interoperabilidad: policía - fiscalías (transferencia electrónica de denuncias o • Interoperabilidad: policía - fiscalías (transferencia electrónica de denuncias o partes policiales)

• Sistemas de seguimiento de casos (bases de datos de procesos vigentes de los inculpados)

• Notificación electrónica• Bases de datos/motores de búsqueda de jurisprudencia• SGC, módulo de análisis estadístico• Expediente electrónico (carpeta virtual)• Entre otros…

c. Desafíos para la administración de Justicia(1)

• Modelo tradicional:– Es señalado usualmente como: lento, excesivamente formalista, burocrático y lejano para el común de la ciudadanía

– Debido a principalmente dos factores: (i) escrituración formalista, (ii) estructura organizacional tradicional

– La escrituración formalista, que no es privativa de los tribunales de justicia (se extiende a Ministerios Públicos y Defensorías), tiene impacto sobre:• La decisión judicial• La decisión judicial• La comunicación del tribunal con las partes• El resguardo de la información relevante

– Estructura organizacional tradicional:• Alta jerarquización y baja capacidad de gestión real (para el aprovechamiento de economías de escala y uso eficiente de recursos disponibles)

• Inapropiados mecanismos de toma de decisiones (traslape de decisiones jurídicas y administrativas)

• Principio de independencia jurídica, se hace extensible a independencia administrativa del despacho

Nota (1): Fuente, “Perspectivas de uso e impactos de las TIC en la administración de Justicia en América Latina”, CEJA – Microsoft, 2006

c. Desafíos para la administración de Justicia

• Procesos de reforma y desafíos para la administración de justicia:– Los procesos de reforma: (i) aspectos procesales y (ii) organizacionales

– Desafíos:1. Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda

creciente y cada vez más diversa2. Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y 2. Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y

cambiar la lógica del expediente escrito3. Reorganización de los despachos judiciales4. Mejorar sustantivamente los procesos de toma de decisión de gobierno y de

gerenciamiento de las instituciones del sector5. Aumentar la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia6. Desarrollar efectivos mecanismos de atención y comunicación con sus usuarios y

con la ciudadanía, fortaleciendo los mecanismos de rendición de cuentas

– Las TIC pueden tener un aporte específico a cada uno de los desafíos planteados, lo cual se verá a continuación

Desafío1: Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez más diversa• Sistemas de Gestión de Causas (o de seguimiento procesal)

– Que son: permiten registrar datos de ingreso, actuaciones y términos de causas

– Objetivo: mejorar el control de avance del proceso judicial– Constituyen la base para otros sistemas de control de gestión, tales como:• Sistemas de estadísticas judiciales• Sistemas de estadísticas judiciales• Sistemas administrativos (gestión de personal y de recursos)

– Para su construcción se debe tomar en cuenta:• CPP• Forma de organización de las Fiscalías, Tribunales de Justicia y/o Defensorías

– Tipos de SGC:• Soporta la tramitación de expedientes escriturados (funcionamiento tradicional)

• Soporta el funcionamiento de tribunales orales• Soporta la tramitación de altos volúmenes de causas (repetitivas y de baja complejidad), para lo cual se han creado “procesos judiciales especiales” (Juzgados Especiales de Brasil y tribunales de cobranza laboral de Chile)

Desafío1: Mejorar la capacidad de respuesta del sistema de justicia ante una demanda creciente y cada vez más diversa• Sistemas de Gestión de Causas (o de seguimiento procesal)….– Características mínimas:

• Debe proporcionar información de los intervinientes, movimientos (entrega de documentos, peticiones y comunicaciones) y la etapa procesal

• Debe soportar el registro de todos los datos relevantes de la causa (jurídicos y estadísticos)

• Debe permitir el registro de audio y video• Debe permitir el registro de audio y video• Debe incluir formatos tipo (tales como actas resumidas de las audiencias)• Deben permitir consulta documental (consulta de leyes y jurisprudencia, mediante motores de búsqueda)

• Deben ser flexibles (para incorporar actualizaciones y modificaciones legales no relevantes)

• Deben permitir la trazabilidad (quien y cuando interactuó con el sistema)• Otorgar seguridad a los datos (accesibilidad y autenticación – firma digital-), posibilidad de efectuar control de avance de los casos y mejorar el acceso de las partes a la información

• Deben permitir el registro y control de medidas cautelares• Deben permitir la interoperabilidad entre operadores (S.I. construidos sobre estándares abiertos)

Desafío2: Afianzar las reformas procesales en marcha (y promoverlas para otras materias) y cambiar la lógica del expediente escrito

• Para afianzar las reformas procesales y organizacionales, se debe:– Fomentar la formación y entrenamiento de personal

• En lo jurisdiccional:– las TICs deben permitir el desarrollo de bases de datos documentales con el fin de mejorar la calidad de los fallos. Ejemplo: Jurisprudencia, análisis de concordancia entre artículos, circulares o instructivos de la CS, comentarios y casos prácticos

– Se deben efectuar simulaciones de audiencias

• En lo administrativo: coordinación de agendas y atención de público

– Alternativas de capacitación: foros especializados, consultas en línea, guías de apoyo, e-learning, redes sociales, etc.

Desafío3: Reorganización de los despachos

• Despacho = despacho judicial, oficinas de fiscales y defensores• La definición de procesos ligados a “tribunal sin papeles” y “litigación a través de Internet”

tiene impacto directo en el diseño organizacional• Efectos:

– En algunos casos no hay necesidad de la presencia física de uno o más de los intervinientes (dado el uso de video-conferencia)

– Se reducen los costos operativos (adquisición, transporte, impresión, almacenamiento de papel, etc.)– El SGC puede ser alimentado y consultado de manera remota– Los procesos de trabajo del despacho también están soportados por TICs (e integrados con la

tramitación del caso)tramitación del caso)• Funcionalidades del despacho instrumentalizadas por TICs:

– Recepción electrónica de documentos y peticiones– Asignación automática de casos a un juez o tribunal– Programación de audiencias (agenda de juez, fiscal y defensor entre otros)– Asignación de recursos para la realización de audiencias (personal, sala, insumos)– Recepción y administración del tránsito de personas relacionada con una audiencia– Registro digital de lo que ocurra en la audiencia– Notificación y comunicación electrónica con las partes– Desarrollo de aplicaciones especiales para grupos vulnerables

• La práctica ha demostrado que el principal desafío no es tecnológico sino mas bien de gestión (basado en criterios de eficacia, eficiencia y flexibilidad –menos formalismo-)

Desafío4: Mejorar sustantivamente los procesos de toma de decisión de gobierno y de gerenciamiento de las instituciones del sector

• Se hablan de herramientas TICs que permitan la recopilación y procesamiento de información proveniente de despachos judiciales, con fines de facilitar la toma de decisiones gerenciales y de gobierno

• Tipos de agregación de información– Estadísticas judiciales:

• sistemas construidos sobre los SGC, que permiten agregar información de las bases de datos, tales como: causas ingresadas, en trámite, terminadas, tiempos de de datos, tales como: causas ingresadas, en trámite, terminadas, tiempos de duración, etc.

– Control de gestión:• Comprende la definición de objetivos, metas e indicadores, así como sus estándares o rangos de variación esperados

• Se construyen sobre la base de integración de sistemas (SGC, Presupuesto, Personal, etc.)

– Evaluación de desempeño:• Deben estar basados en criterios cuantitativos, por ende forman parte del “control de gestión”

Desafío5:Aumentar la eficacia y eficiencia global del sistema de justicia

• Es un cambio de paradigma en la operación. De la preocupación exclusiva del trabajo de cada institución en particular, al trabajo colaborativo y la interoperabilidad

• Ámbitos en los cuales se pueden utilizar TICs– Persecución penal estratégica

• Para enfrentar el fenómeno delictivo: lazos operativos entre organizaciones locales, policías y fiscalías. Lo cual requiere de fuertes soportes tecnológicos, que permitan efectuar comunicaciones, registros, rendiciones de cuentas y procesos de evaluación permanentescomunicaciones, registros, rendiciones de cuentas y procesos de evaluación permanentes

• Data mining, para detectar patrones delictivos• Fomentar la e-Participación (difusión de información y consulta ciudadana)

– Coordinación• Interoperabilidad (requiere de definiciones estratégicas y acuerdos inter-institucionales, más que de soluciones tecnológicas)

• Trabajo colaborativo (visión de proceso, desde fijación de una audiencia, hasta términos facultativos, investigación de delitos y persecución penal estratégica)

– Gestión del conocimiento• Sistematización de buenas prácticas así como reglas de decisión (aplicable a la admisibilidad de ciertas demandas, o casos estandarizados de alto volumen)

• Requiere captura, organización, almacenamiento de conocimiento y clasificación de tipos de decisión

– Administración de recursos• Personas, compras y finanzas, administración de bienes muebles e inmuebles

Desafío6:Desarrollar efectivos mecanismos de atención y comunicación con sus usuarios y con la ciudadanía, fortaleciendo los mecanismos de

rendición de cuentas• Relación con usuarios

– MP: implementación de TICs para el desarrollo de mecanismos de gestión del proceso de atención de víctimas• Mecanismos inmediatos de protección de víctimas• Comunicación de términos facultativos (y acuerdo de la víctima en determinado tipos de casos)• Múltiples entrevistas (caso de investigación o caso ya formalizado)• Preparación de víctimas y testigos para juicio oral

– Generales:• Mediciones de tiempos de espera• Mediciones de tiempos de espera• Medición de percepción/opinión respecto del servicio recibido• Desarrollo de aplicaciones que permitan entregar información fidedigna y oportuna

• Relación con la ciudadanía– Rendición de cuentas del desempeño judicial– Acceso a las actuaciones de causas– Acceso a estadística judicial y consultas personalizadas a partir de la disponibilización de bases de datos

– Transparencia v/s protección de datos personales– Fomento de creación de áreas (estrategias) especializadas de comunicación con la ciudadanía