APLIKASI ADMINISTRASI PENERIMAAN SISWA BARU KURSUS BAHASA INGGRIS BERBASIS WEB

(Studi Kasus : LBPP-LIA Buah Batu)

Sartika Hutagalung Sartika.h@mi.politekniktelkom.ac.id

Dedy Rahman Wijaya (DRW) drw@politekniktelkom.ac.id

Ely Rosely (ELR) elr@politekniktelkom.ac.id

Program Studi Manajemen Informatika

Politeknik Telkom Bandung 2011

ABSTRAK

Dalam suatu institusi atau perusahaan tidak terlepas dari masalah pengelolaan administrasi, karena administrasi merupakan hal yang penting dalam perusahaan agar dapat terus berkembang, sehingga diperlukan administrasi yang baik. Sama halnya dengan lembaga kursus Bahasa Inggris LBPP-LIA yang membutuhkan suatu aplikasi untuk mampu mengelola dan menyimpan data siswa yang banyak, mengelola data pembayaran berkala selama kursus dan memberikan informasi kepada siswa. Sistem yang dibangun adalah Aplikasi Administrasi Penerimaan Siswa Baru Kursus Bahasa Inggris Berbasis Web dengan menggunakan PHP sebagai bahasa pemrograman, MySQL sebagai database, WAMP sebagai web server dan metode yang digunakan dalam pembangunan sistem ini SDLC yaitu Waterfall Model. Pengguna aplikasi ini adalah berbagai user yang ingin mengetahui tentang LIA itu sendiri dan ingin melakukan pendaftaran kursus bahasa inggris. Aplikasi ini memiliki fungsi input data diri, melakukan Login dan Logout, mengetahui jadwal test dan pembayaran berkala. Adanya aplikasi ini diharapkan dapat membantu mempermudah dalam pengaksesan website LBPP-LIA bagi admin maupun pengguna yang melakukan pendaftaran kursus di LBPP-LIA. Kata Kunci: Administrasi, PHP, MySQL, Web Server.

1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kursus merupakan lembaga di luar sekolah yang memberikan pelajaran serta pengetahuan atau keterampilan seperti bahasa Inggris dan mengetik untuk melanjutkan kegiatan yang dahulu sesudah keberhasilan yang pertama, kursus juga untuk menyegarkan ingatan dan menambahkan teori baru (artikata 2009).

Lembaga Bahasa & Pendidikan Profesional LIA (LBPP-LIA) merupakan suatu institusi yang beralamat di Jalan Guntursari Wetan No.12 Buah Batu Bandung bergerak dalam bidang pendidikan dan pengabdian

masyarakat. LBPP-LIA memberikan pengajaran bahasa Inggris kepada para siswa dan karyawan yang akan mengunjungi Universitas-universitas di Amerika Serikat.

Penggunaan komputer di lembaga ini telah terlaksana, namun belum maksimal. Aplikasi yang digunakan adalah Microsoft Exel, dimana aplikasi ini masih kurang mampu mengelola data siswa baru yang ingin mendaftar dalam jumlah yang banyak. Selain itu, ketika melakukan pembayaran berkala selama kursus calon siswa mendapatkan kuitansi dari bagian administrasi, tetapi calon siswa tidak mengetahui data pembayaran yang telah dilakukan selama mengikuti kursus di LIA.

Mengingat jumlah calon siswa yang ingin mendaftar di LBPP-LIA banyak, membuat admin sulit mengolah data calon siswa dan mengelola data pembayaran calon siswa, sehingga dibutuhkan suatu aplikasi untuk menangani masalah yang terjadi dan dapat mengurangi resiko human error.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana membangun aplikasi pendaftaran online untuk membantu petugas administrasi dalam mengelola dan menyimpan data calon siswa yang banyak?

2. Bagaimana membangun aplikasi untuk dapat mengelola data pembayaran berkala selama kursus?

3. Bagaimana membangun aplikasi pendaftaran online untuk dapat membantu calon siswa yang ingin mendaftar dan mengetahui data pembayaran berkala selama kursus di LBPP-LIA.

1.3 Tujuan

Berdasarkan latar belakang diatas dapat dirumuskan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Membuat aplikasi yang dapat

membantu calon siswa untuk melakukan pendaftaran secara online tanpa harus datang ke LBPP-LIA secara langsung

2. Membuat aplikasi yang dapat membantu petugas administrasi dalam mengolah data calon siswa dan mengelola data pembayaran berkala calon siswa

3. Membuat aplikasi yang dapat membantu calon siswa untuk mengetahui data pembayaran berkala selama kursus di LBPP-LIA.

1.4 Batasan Masalah

Batasan Dalam proyek akhir ini, ada beberapa hal yang membatasi pembuatannya, antara lain:

1. Aplikasi ini terbatas untuk pendaftaran online dan calon siswa dapat mengetahui data pembayaran berkala selama kursus di LBPP-LIA

2. Calon siswa mempunyai hak untuk mengakses web dan melakukan input data diri, melihat data diri, jadwal placement test, hasil test, dan data pembayaran tanpa mempunyai hak untuk mengubah maupun menghapus data yang ada

3. Admin atau petugas mempunyai hak akses untuk melihat, mengubah, mengahapus data calon siswa, menginput, mengubah, menghapus, data jadwal placement test, data hasil test dan data pembayaran.

4. Dalam pembuatan aplikasi ini tidak membahas masalah konfigurasi jaringan

1.5 Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang dilakukan dalam pengerjaan proyek ini menggunakan tahapan SDLC (System Development Life Cycle) yaitu model waterfall. Tahapan SDLC meliputi :

1. Analisis kebutuhan Pada tahap awal ini, dilakukan analisis kebutuhan user untuk membuat aplikasi yang akan dibangun. Menganalisis sistem apa yang cocok dengan kebutuhan yang diinginkan oleh user serta bahasa pemograman apa yang sebaiknya digunakan. Oleh karena itu, dalam membangun aplikasi ini digunakan bahasa pemrograman PHP dan media penyimpanan (database) MySQL.

2. Desain Pada tahap ini, menterjemahkan keinginan user menjadi desain teknis yang siap untuk diimplementasikan oleh programmer yakni

menggunakan DFD (Data Flow Diagram).

3. Pembuatan Kode Pada tahap ini, aplikasi sudah mulai dibangun. Dimana setelah mendesain sistem yang dibangun dan kemudian dimasukkan ke dalam kode bahasa pemograman yang dapat dieksekusi.

4. Pengujian

Pada tahap ini, pengujian program dilaksanakan setelah program aplikasi selesai dibuat. Pengujian dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang terjadi pada sistem yang akan dibangun.

5. Instalasi Tahap ini adalah paling akhir yakni setelah aplikasi telah lolos diuji maka akan di-install di LBPP-LIA.

6. Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dari aplikasi yang akan dibangun dalam bentuk buku proyek akhir.

1.6 Jadwal Pengerjaan Proyek

2 TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Penggunaan Teknologi Informasi

2.1.1 Website

Website adalah sebuah sistem dengan informasi yang disajikan dalam bentuk teks, gambar, suara, dan lain-lain yang tersimpan dalam sebuah server Web Internet yang disajikan dalam bentuk hiperteks (Simarmata 2010).

2.1.2 Web Server

Server Web adalah komputer yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen web, komputer ini akan melayani permintaan dokumen web dari kliennya (Sidik 2010). Browser web seperti Internet Explorer berkomunikasi melalui jaringan dengan server web, menggunakan HTTP. Browser akan mengirimkan request kepada server untuk meminta dikumen tertentu atau layanan lain yang disediakan oleh server. Server memberikan dokumen atau layanannya jika tersedia juga dengan menggunakan protocol HTTP.

2.1.3 Bahasa Pemrograman PHP

PHP atau Hypertext Preprocessor adalah salah satu teknologi baru yang mulai banyak dimanfaatkan untuk perkembangan web. PHP merupakan suatu bahasa pemrograman yang bersifat server side yang memilki kemampuan untuk dikombinasikan dengan teks, HTML, dan komponen-komponen lain untuk membuat suatu halaman web lebih menarik, dinamis dan interaktif, juga bersifat open source yang digunakan secara luas terutama untuk pengembangan web dan dapat disimpan dalam bentuk HTML (Sulistiyani 2006).

2.1.4 Database MySQL

MySQL merupakan software Database Management System (DBMS) artinya database yang paling populer dikalangan pemrogram web digunakan untuk membangun aplikasi web yang menggunakan database sebagai sumber dan pengelola datanya. Pada MySQL sebuah database terdiri atas table-tabel. Sebuah table terdiri atas baris dan kolom (Suryatiningsih 2009).

2.1.5 Pemodelan Analisis Terstruktur : DFD

DFD merupakan diagram yang mempresentasikan bagaimana informasi keluar masuk dari ke sistem, proses apa yang mengubah informasi tersebut dan dimana informasi disimpan. DFD digunakan untuk menggambarkan aliran data dalam sistem, sumber dan tujuan data, proses yang mengolah data tersebut, dan tempat penyimpanan datanya (Nugroho 2009).

2.1.6 Konsep Pemodelan Basis Data ERD

ERD merupakan salah satu pemodelan basis data konseptual yang menggambarkan basis data ke dalam bentuk entitas-entitas dan relasi yang terjadi di antara entitas-entitas yang ada. Entitas diartikan sebagai ‘objek’ di dunia nyata yang bisa dibedakan dengan ‘objek’ yang lain. Relasi diartikan sebagai hubungan yang terjadi diantara satu entitas dengan entitas yang lainnya (Wijaya 2009).

2.1.7 Microsoft Visio

Ms Visio merupakan salah satu aplikasi yang sangat populer dalam pembuatan diagram dan perencanaan dalam bidang ilmu pengetahuan, teknik, maupun bisnis (Pratondo 2008).

2.1.8 JQuery

JQuery adalah Javascript Library atau kumpulan kode/fungsi Javascript siap pakai, sehingga mempermudah dan mempercepat kita dalam membuat kode Javascript (Hakim 2010). Secara standart, apabila membuat kode Javascript, maka diperlukan kode yang cukup panjang, bahkan terkadang sangat sulit untuk dipahami.

3 ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN

3.1 Analisis Pengguna

Pada aplikasi administrasi penerimaan siswa baru ini terdapat dua pengguna yang dapat mengelola dan menggunakan aplikasi yakni admin dan user. Dibawah ini akan dijelaskan masing-masing hak akses dari setiap pengguna pada aplikasi yang dibangun.

3.1.1 Analisis Pengguna Admin

Pengguna yang berfungsi sebagai admin memiliki hak akses penuh dalam mengendalikan aplikasi yang dibuat. Admin dapat melakukan semua fungsi-fungsi yang dimiliki user. Perbedaan admin dengan user yaitu admin dapat menguasai akun-akun user bahkan menghapus user.

3.1.2 Analisis Pengguna User

User yang menggunakan aplikasi administrasi siswa baru ini adalah user

umum, yakni yang ingin kursus di LBPP-LIA. Penggunaan aplikasi ini tidak dibatasi oleh pengguna apapun. Beberapa fungsi yang dapat dilakukan user pada aplikasi administrasi yaitu :

1. Melakukan daftar user baru

2. Melakukan Login dan Logout

3. Mencetak data diri user

4. Mengedit profile data diri siswa

5. Melihat jadwal Placement Test

6. Melihat data pembayaran berkala siswa

3.2 Gambaran Sistem Berjalan

3.3 Kebutuhan Perangkat

3.3.1 Spesifikasi Perangkat Keras

3.3.2 Spesifikasi Perangkat Lunak

3.4 Perancangan Sistem

3.4.1 ER Diagram

3.4.2 Diagram Konteks

4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN

4.1 Implementasi

Untuk dapat menggunakan aplikasi ini digunakan diperlukan tools yang dapat menjalankan aplikasi administrasi, serta web browser untuk dapat menjalankan aplikasi dan Apache untuk sever.

4.2 Pengujian

Pengujian dilakukan untuk menentukan aplikasi yang dirancang telah sesuai berdasarkan tujuan awal dan sudah layak untuk digunakan. Dalam membangun aplikasi ini digunakan metode black box yaitu pengujian yang tidak melihat source code atau algoritma program tetapi hanya menganalisa input dan output atau fungsionalitas.

5 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Pada proyek akhir ini penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Aplikasi ini dibuat sebagai alternatif untuk membantu siswa dalam melakukan pendaftaran untuk mengikuti kursus di LBPP-LIA.

2. Pembuatan aplikasi ini dapat membantu petugas admin dalam mengolah data siswa dan data pembayaran berkala siswa selama kursus di LBPP-LIA

3. Danya aplikasi pendaftaran online ini membantu siswa untuk mengetahui data pembayaran berkala mereka selama kursus di LBPP-LIA.

5.2 Saran

Dari kesimpulan yang diambil, maka dapat dikemukakan saran yang dapat membantu untuk pengembangan web administrasi penerimaan siswa baru kursus bahasa inggris ini yaitu :

1. Akan lebih baik jika dilakukan pengembangan sistem, seperti dari sisi fungsionalitas.

2. Perlu ditambahkan sistem keamanan yang memberikan keamanan dan kemudahan akses bagi pengguna.

6 REFERENSI

artikata. Pengertian Kursus. 2009. http://www.artikata.com/arti-337016-kursus.html (accessed May 05, 2011). Hakim, Lukmanul. Bikin Website Super Keren dengan PHP & Jquery. Yogyakarta: Lokomedia, 2010. Hariyanto, Bambang. Sistem Manajemen Basis Data. Bandung: Informatika, 2004. Jogiyanto. Simbol-simbol Flowmap. 2005. http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/442/jbptunikompp-gdl-sintanim10-22075-12-unikom_s-l.pdf. (accessed May 05, 2011). Nugroho, Eddy Prasetyo. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. Pratondo, Agus. Aplikasi Komputer. Bandung: Politeknik Telkom, 2008. Sidik, Betha. Pemrograman Web HTML. Bandung: Informatika, 2010. Simarmata, Janner. Rekayasa Web. Yogyakarta: Andi, 2010. Sulistiyani, Sri. Pemograman Web dengan PHP. Yogyakarta: Andi, 2006. Suryatiningsih. Web Programing. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. Suyantoro, Fl Sigit. Pengolahan Database dengan MySQL. Yogyakarta : Andi, 2006. Wijaya, Dedy Rahman. Perancangan Basis Data Relational. Bandung : Politeknik Telkom, 2009.