Julia frants

Создание HR ЕЦО: адаптация глобальной практики компаниипод региональные особенности

24 Апреля

Содержание

●Определение функций, масштабов и структуры HR ЕЦО●Преимущества использования ресурсов глобальной

компании●Контроль эффективности передачи процессов в HR ЕЦО●Использование опыта глобальных коллег при построении

контроля эффективности реализации сервисов HR ЕЦО

Шнейдер Электрик в России и СНГ

● Компания Schneider Electric является мировым экспертом в области управления электроэнергией и ведущим разработчиком и поставщиком комплексных энергоэффективных решений для энергетики и инфраструктуры, промышленных предприятий, объектов гражданского и жилищного строительства, а также центров обработки данных.

● Помимо разработки и внедрения энергоэффективных решений компания предлагает российским клиентам сервисное обслуживание, эффективную логистику, энергоаудит, передачу инновационных технологий и обучение.

● 4 страны в СНГ: Россия, Украина, Казахстан, Белоруссия

● 2012 – приобретение – группа компаний Самарский Электрощит (СЭЩ) ● 11 000 сотрудников (ШЭ 3500 + СЭЩ 7 500) в 9 городах СНГ

Schneider Electric 4

Трансформация HR Функции:

●Создание дополнительной ценности для сотрудников и бизнес партнеров за счет повышения HR экспертизы и компетенции.

●Сокращение затрат за счет оптимизации процессов и автоматизации.

●Стандартизация и упрощение процессов. Идентификация ненужной работы, не приносящей ценности, и внедрение последовательных, согласованных шагов в HR процессах.

Определение функций, масштабов и структуры HR ЕЦО

Определение функций, масштабов и структуры HR ЕЦО Новая Операционная Модель

Управление персоналом

HR Бизнес Партнеры

HR РешенияЦентр

сервисной поддержки

Подчинение HR Лидеру и/или

Бизнес Лидеру

Подчинение Глобальной HR Функции

• Вознаграждение• Обучение и Развитие• Управление талантами

Бизнес

Менеджеры

Подчинение Бизнес Лидерам

• Бизнес партнерство

7

Центр сервисной поддержки в ШЭ, Общий Обзор по странам

97

95

75

99

160

135

26

26 000 сотрудников




Определение функций, масштабов и структуры HR ЕЦО – Проект Синергия

Цели Проекта Синергия:Стандартизация, унификация, повышение скорости существующих HR

бизнес-процессов;

Рассмотрение и повышение эффективности текущих HR бизнес-процессов;

Автоматизация процессов и сокращение ручной или дублирующей работы;

Создание возможности доля постоянного усовершенствования текущих процессов и создание добавочной стоимости для Компании;

Повысить эффективность и продуктивность в функции HR.

Объем Проекта Синергия

Moscow

Samara

Ukraine

Kosmo

Kazachstan

Belorussia

Компания Чис. HR Сервисы

Численность персонала

ШЭ Москва19

1 428

ШЭ Калининград 3

ШЭ Казахстан 2 100

ШЭ Украина 2 142

ШЭ Белоруссия 0 10

ШЭ Моноблок 1 53

ШЭ Казань 1 111

Потенциал 8 1679

Телвент 0 45

СЭЩ Самара 31 7 380

СЭЩ Механотроника 3 400

СЭЩ Казахстан 1 92

СЭЩ Сургут 2 400

Всего* 70 11843

•Не включая сотрудников в отпуске по уходу за ребенком• Не включая сотрудников по расчету с персоналом

Международные перемещения

Расчеты с персоналом

Администрирование сотрудников

Администрирование подбора персонала

Отчетность по Управлению Персоналом

Администрирование обучения и развития

Компенсации и льготы

ХэлпДэск (PeopleLink)

Поддержка информационных систем

HR

Уровень 2 – Поддержка систем Управления Персоналом

Эффективность процессов

Определение функций, масштабов и структуры HR ЕЦО ЦСП в СНГ

Качество сервиса и клиенто-

ориентированность

Глобальные процессы в ARIS Глобальные Стандарты ШЭ

Plan toAttractLv. 2 Attract to

SelectSelect toStart

Start toPerform

Perform toDevelop

Perform to recognize

Deliver HR Support to Employees

ManageLabor Relations

Move On

E2.1 E2.2 E2.3 E2.4 E2.5 E2.6 E2.7 E2.8 E2.9

Lv. 3Plan workforce and compensation

Marge and acquire new company

Mange talent acquisition

Manage career opportunities

Set up strategic sourcing policies

Manage job requisition

Manage unsolicited applicants

Screen and select applicants

Engage with applicants

Prepare international assignment OUT

Prepare international assignment IN

Manage hire transfer

Administrate hire of an employee

Manage reporting on recruitment and mobility

Implement International assignment OUT

Implement International assignment IN

Manage employee induction

Complete employee administration

Complete payroll cycle administration

Set employee performance targets

Control and check People Soft master data

Perform business and social reporting an …

Follow up international assignment OUT

Follow up international assignment IN

Conduct Career and Competency review

Conduct Escalating People Review

Conduct Performance appraisal review

Build and make available the relevant L&..

Design an annual learning plan

Identify ongoing learning needs

Manage learning administration

Manage learning reporting

Define group reward policies and system

Run salary review campaign

Conduct STIP campaign (Excel file)

Conduct STIP campaign (People Soft)

Run WESOP campaign

Run ad hoc salary increase

Run stock options plan

Manage talent pool acceleration and retention

Manage Move on and retire

End international assignment OUT

End international assignment IN

Guarantee compliance with local labor laws

Negotiate and maintain labor agreement

Manage labor relation partnership

Provide labor law-related expert advice

Manage online and offline Helpdesk

Manage HIRS deployment & maintenance

Transfer and maintain the knowledge on HR..

Manage satisfaction continuous improvement

К4 К1 К2 К3 К4 К1 К2 К3 К4

Администрирование заводских сотрудников

Администрирование белых воротничков

Внедрение HR Систем

Отчетность

Администрирование подбора персонала

Админ. Обучения

Админ. IMA

Админ. Компенсаций и бонусов

Админ. Отсутствий

Расчеты с персоналом

Peoplelink

Управление Изменениями

2013

Проект Синергия СНГ (ШЭ и СЭЩ)2014 2015

PS

BOSS

MLL FusionTaleo

ШЭ

СЭЩ ШЭ+СЭЩ

Внедрение систем

Расчет необходимой численности персонала 1 волна: Май-Июнь 2015

Россия ШЭ Казахстан ШЭ Украина ШЭ Итого

Численность 1635 114 128 1877

Ожидаемый объем звонков 164 11 13 188

Ожидаемый объем запросов

203 14 16 235

2 волна: Август 2015Россия ШЭ

производствоИтого

Численность 1678 1678

Ожидаемый объем звонков 168 168


210 210

3 волна: Январь 2016

Россия СЭЩ Россия СЭЩ производство

Казахстан СЭЩ Итого

Численность 2884 5421 91 8396

Ожидаемый объем звонков 288 542 9 840


361 678 11 1050

Ожидаемый объем работы от PeopeLink

Wave 1 Wave 2 Wave 3

Expected calls volume

PeopleLink: 0.1*Population=188 calls per monthIncluding:164 calls from Russia11 calls from Kazakhstan13 calls from Ukraine

PeopeLink: 0.1*Population= 168 calls per month

PeopeLink: 0.1 * Population = 840 calls per month288 calls from Russia WC542 calls from Russia BC9 calls from Kazakhstan

Expected Tickets volume

188 (tickets based on calls) + 47 (self-service tickets*) = 235 per month

168 + 42 = 210 tickets per month

840 + 210 = 1050 tickets per month

Для расчета загрузки мы используем пропорцию 20/80 (самообслуживание/звонки)

Модель структуры ЦСП Директор ЦСП, Россия и СНГ

Менеджер по качеству и интеграции

Специалист по качеству и интеграции

Руководитель отдела по работе с персоналом в

удаленных подразделениях

Руководитель отдела по работе с производственным

персоналом

Руководитель отдела по работе с персоналом

Руководитель отдела оптимизации процессов и ИС

управления персоналом

Специалист по работе с персоналом 10 чел.

Руководитель отдела по администрированию заработной

платы, компенсаций и льгот

Специалист по кадровому администрированию 6 чел.

Специалист по администрированию

персонала 2 чел.


обучения 2 чел.

Специалист по кадровому администрированию 5 чел.


персонала 2 чел.


обучения 3 чел.

Специалист по работе с иностранными

сотрудниками 2 чел.

Специалист по корпоративной отчетности 2

чел.

Специалист по ИС управления персоналом 2

чел.

Специалист по технической поддержки 2 чел.


компенсаций и льгот 7 чел.

Специалист по контролю за расчетом заработной платы 8

чел.

Сотрудники ЦСП: 61Численность персонала: 11843

Преимущества использования ресурсов глобальной компании● Опыт аналогичных проектов в других странах и применение

проверенной методологии

● Наличие функционального эксперта в проектной команде

● Обсуждение локальной специфики с международными экспертами – поиск новых решений

● Экономия на привлечении внешних консультантов

Проектная Фаза• Формирование

проектной команды• Анализ недостатков

и расхождений• Сбор

данных/знаний• Разработка и

описание специфики процессов

• Подготовка к изменениям

• Оценка готовности

Параллельная работа

• Центральная и локальные команды работают совместно

• Разрабатываются и тестируются новые процессы

• Изучается локальная специфика в отношении объемов, культуры и проч.

Тестирование процессов

• Все процессы стандартизируются и централизуются.

Запуск новых процессов

• Новые процессы полностью реализуются

Контроль эффективности передачи процессов в HR ЕЦОМетодология проекта Синергия

Прием персонала Тип расхождения

Нет расхождений Есть расхождения ИтогоФормы 1 1Информация 27 27Уровень авторизации 1 1Процесс 1 1Роли и обязанности 2 2Системы/инструменты 5 5Итого 27 10 37 ВЫВОД: ЗАПУСК : КЛЮЧЕВОЙ АНАЛИЗ Выявлено 10 расхождений Информация- передача знаний в процессе передаче дел в ЦСП Системы/инструменты- разработать в кадровых системах шаблоны документов на различных языках Роли и обязанности– роль подписанта контрактов Формы – необходимо разработать единую форму запросов от бизнес партнеров в ЦСП Power of Attorney – нужно определить возможность подписание всех кадровых документов через ЦСП

Кадровое администрирование Результаты анализа расхождений

Кадровое администрирование Пример статуса выявленных ошибок в процессах и по их закрытию.

1. No full information about required documents for termination for region countries.

2. No full stockholders list to distribute employee status changes information for all locations.

3. No full information about check-out list for all location.

4. No standard operation workflow for employee information removing from HR Systems.

5. No standard operation rules for termination.

6. No standard HR BP Request Form for employee information changes.

7. No identified HR BP Accountable Role.

8. No standardized operating rules for work document returning to employee in regions with out HR representative.

GAP Description Status

Closed

Closed

Closed

Closed

Closed

Closed

Closed

Closed

# Оценка готовности к изменениям№ запросов в

2013Распределение задач

Локальный HR

HR ЦСП в 2015

1 Приемы и переводы5326 10% 90%

2 Адаптация и ориентация новых сотрудников963 0% 100%

3 Изменения по сотрудникам 2567 10% 90%

4 Администрирование заработной платы 3505 15% 85%

5 Проверка данных в локальных кадровых системах 2500 0% 100%

6 Разработка политик и процедур компаний -- 0% 100%

7 Администрирование компенсаций и льгот -- 0% 100%

8 Увольнение сотрудников 808 10% 100%

Итого операций 13102

9 Документооборот (Архив) 4313 100% 0%

10 Справки, копии трудовых 17401 100% 0%

Контроль эффективности передачи процессов в HR ЕЦО – Кадровое Администрирование

No. Service ID Service Group Service Name Process Scope Stream LeadFrequency of Service Providing

Start Date End Date Start Date End DateTransfering

Status

1 HR.EA.01.00 Employee administration Prepare HR admin documents

- Спараавки по форме 2НДФЛ;- Справки по пособию на ребенка;- Справки с места работы рус / анг;- Копия трудовой книжки;- Выписка из приказа

Julia Frants Daily 08.09.2014 08.09.2014 09.09.2014 18.09.2014 Completed

2 HR.EA.02.00 Employee administration Archiving of HR data / documents

- снятие ксерокопий;- ведение архива- подготовка личных дел для передачи во внешний архив;- запрос личных дел из внешнего архива;- проведение аудитов архива


3 HR.EA.03.00 Employee administration Hiring & Re-hiring administration

- Подготовка договора;- подготовка доп соглашений;- подготовка запроса на создание учетной записи и эллектронной почты;- координация процесса подписание;


Theoretical Part Theoretical Part

Пример контроля эффективности передачи процессов в HR ЕЦО – Кадровое Администрирование

Интеграция процессов в ЦСП (1 волна). Пример статусаКадровое администрирование

Jun’14 Jul’14 Aug’14 Sep’14 Oct ‘14 Nov’14

1. Personnel Administration

2. Time Administration

3. Other Processes Administration

< We are here

Go

Live

Project Phase

1. Gap analysis: - Marked and solved 8 process gaps; - Modified 3 Procedures; - Uploaded all forms for employee administration in Russia;

2. Preparation SOP with prerequisites

3. Resource plan: - Optimization local resource (freeze

hiring/no replacement in Moscow); - Hiring 2 hr administrators in Samara

Work Shadowing

1. Theoretical part training (40 hours): - Personnel Administration - 20 hours - Time Administration – 10 hours; - Other processes – 10 hours 2. Practical part with coacher in Moscow 24 hours

Hyper care

1. Checking of completion of all tasks and request in the system on a daily basis – from 25th of September till 10th of October

2. Checking of completion of all tasks and request in the system on a weekly basis – from 15th till 10th of 31st of October

3. GO Live from 1st of November

Использование опыта глобальных коллег при построении контроля эффективности реализации сервисов HR ЕЦО Balance Score Card - показатели эффективности процессов

Service Level Agreement – Ключевые сервисы и условия их предоставления

Customer Satisfaction Survey – измерение эффективности предоставления сервиса и удовлетвоение внутренних клиентов

Constant Improvement (Act & Delight) – контроль эффективности процессов и постоянный поиск возможностей улучшения

Карта ключевых показателей(Balance Score Card) Пример отчета по эффективности работы

Employee Administration KPIs Actual Target /Target N-1

Data Quality 100,0% 95% 1,05 100,0%

Documents quality 100,0% 95% 1,05 100,0%

Trainings KPIs

Training invitation efficiency 100,0% 95,0% 1,05 0%

Training session non - completion rate 0,0% 3,0% 0,00 0,0%

Recruitment KPIs (NPS result for N-1 month)

Time to Schedule 1,14 2,00 0,57 0,91

Interview Logistics Satisfaction Rate (NPS) 9,00 8,00 1,13 N/A

Payroll KPIs (Full CIS scope)

Payroll Quality 99,9% 97,0% 1,03 99,8%

Timeliness 100,0% 99,5% 1,01 100,0%

Reward KPIs

Documents Quality 99,0% 95,0% 1,04 99,9%

Timeliness 100,0% 99,0% 1,01 100,0%

Confidential Property of Schneider Electric

Договор по оказанию услугЧто входит в договор:

Объем услуг Рабочие часы План

коммуникаций и эскалаций

Правила выставления

счетов

Ключевые показатели

Процесс управления

изменениями

Конфиденциа-льность данных

Модель управления

Основные фазы Oct’14 Nov’14 Dec’14 Jan’15 Feb’15 Mar’15

1. Подготовка драфта

2. Встречи по обсуждению драфта3. Подтверждение у бизнес партнеров и заинтересованных функций4. Подтверждение спонсоров проекта

5. Финализация договора

6. Подписание договора

Confidential Property of Schneider Electric

Опрос по удовлетворенности клиентов Пример опросника для сотрудников

Tell you what we will doTruly understand your need

With the best people

Do it well

Make the most of your money

Prove It

Программа Act & Delight

Julia frants

Documents

Transcript of Julia frants