Jpn Sk 04 - 1 Ogos 2009
-
Upload
noni-hiu-mohd-khairul -
Category
Documents
-
view
254 -
download
5
description
Transcript of Jpn Sk 04 - 1 Ogos 2009
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 1 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
Nama / Jawatan
Tandatangan
Tarikh
(A) Pegawai Menyediakan :
THURKAHTEVI A/P MUNUSAMYTHURKAHTEVI A/P MUNUSAMYTHURKAHTEVI A/P MUNUSAMYTHURKAHTEVI A/P MUNUSAMY
PENOLONG PENGARAH UNIT PENTADBIRAN DAN ASET
(B) Pegawai Memperakukan :
NASIR BIN MAMATNASIR BIN MAMATNASIR BIN MAMATNASIR BIN MAMAT
PENGARAH BAHAGIAN PENGURUSAN
(C) Pegawai Meluluskan :
DATO’ AZMAN AMIN BIN
HASSAN
KETUA PENGARAH JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 2 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
1. OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua rekod kualiti disimpan dengan teratur dan mudah dikesan.
2. SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional di setiap peringkat dalam mengawasi semua rekod kualiti.
3. RUJUKAN
3.1. Manual Kualiti : Elemen-elemen 4.2 dan 4.2.4 adalah berkaitan. 3.2. Arahan Perkhidmatan.
3.3. Akta Arkib Negara 2003. 3.4. Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 – Peraturan Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan. 3.5. Surat Kementerian Kewangan Bil. KB 557/97/54 bertarikh 3 November
1993 – Pelupusan Bahan-Bahan Bercetak/Kertas Terpakai daripada Kementerian /Jabatan/Badan Berkanun.
3.6. Garis Panduan – Pelantikan Pegawai Awam untuk mengkelaskan
Surat Rasmi, maklumat atau bahan mengikut Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972.
3.7. Surat Pekeliling Perbendaharaan. 3.8. Garis Panduan Sistem Pengurusan Fail.
3.9. Buku Panduan Aset Alih Kerajaan.
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 3 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
4. DEFINISI
4.1. Rahsia
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing.
4.2. Sulit
Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau orang perseorangan atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau akan menguntungkan sesebuah kuasa asing.
5. SINGKATAN
5.1. KP : Ketua Pengarah
5.2. TKP(P) : Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan)
5.3 TKP(O) : Timbalan Ketua Pengarah (Operasi)
5.4 PPN : Pengarah Perpaduan Negeri
5.5 P(B) : Pengarah Bahagian
5.6 PPD/PPB : Peg. Perpaduan Daerah / Peg. Perpaduan
Bahagian
5.7 PPT : Penolong Pegawai Tadbir
5.8 PT(T) : Pembantu Tadbir (Pentadbiran)
5.9 PT(N) : Pembantu Tadbir (Negeri)
5.10 PT(D) : Pembantu Tadbir (Daerah)
5.11 PT(B) : Pembantu Tadbir (Bahagian)
5.12 PT(S) : Pembantu Tadbir (Sulit)
5.13 PA [TKP(P)] : Pembantu Khas [Timbalan Ketua Pengarah
(Perancangan)]
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 4 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
5.14 PA[TKP(O)] : Pembantu Khas [Timbalan Ketua Pengarah
(Operasi)]
5.15 PPP(K) : Penolong Pegawai Perpaduan Kanan
5.16 PPP : Penolong Pegawai Perpaduan
5.17 PTR : Pembantu Tadbir Rendah
5.18 PAR : Pembantu Am Rendah
5.19 JPNIN : Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional
6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
A. Penerimaan dan Pendaftaran Surat Umum Yang Dialamatkan Kepada Ketua Jabatan
Di Peringkat Ibu Pejabat JPNIN 1. Terima surat, buka, cop tarikh terima dan
daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
2. Serahkan kepada KP JPNIN. 3. Ambil tindakan / minit kepada TKP(P) / TKP(O)
/ P(B) untuk tindakan. Jika perlu. 4. Minit kepada P(B)/Pegawai berkaitan. 5. Edarkan kepada Bahagian/Pegawai yang berkaitan untuk tindakan. Di Peringkat Pejabat JPNIN Negeri
6. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
7. Serahkan kepada PPN.
8. Ambil tindakan/minit kepada pegawai berkaitan untuk tindakan.
9. Edarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan.
PT(T)/ PTR / PAR
PAR
KP
TKP (P) / TKP(O) / P(B)
PA (TKP(P) / PA(TKP)(O) / PAR
PT(N)/PTR/PAR
PT(N)/PAR
PPN
PT(N) / PTR / PAR
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 5 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
Di Peringkat Pejabat Perpaduan Daerah/Bahagian 10. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
11. Serahkan kepada PPD / PPB. 12. Ambil tindakan/minit kepada pegawai berkaitan untuk tindakan. 13. Edarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan. B. Surat-surat Untuk Tindakan Segera/Serta Merta (untuk perhatian atas nama pegawai / jawatan /
Bahagian) Di Peringkat Ibu Pejabat 14. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
15. Edarkan kepada Pegawai/Jawatan/Bahagian yang berkenaan untuk tindakan.
Di Peringkat Pejabat PPN/PPD/PPB/PPP(K)/PPP
16. Terima surat, buka, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
17. Serahkan kepada PPN / PPD / PPB yang berkenaan untuk tindakan. C. Surat Untuk Perhatian Bahagian/Pegawai
Di Peringkat Ibu Pejabat JPNIN/PPN/PPD/PPB/ PPP(K) / PPP
18. Buka surat, cop tarikh terima dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
19. Edarkan surat tersebut kepada pegawai berkenaan. Jika pegawai itu tidak ada di pejabat, serahkan kepada pegawai atasannya.
PPP / PT(D) / PT(B)/
PAR
PT (D) / PT(B) / PTR / PAR
PPD/PPB PT(D) / PT(B) / PTR /
PAR
PT(T)/PTR/PAR
PAR
PT(N)/PT(D)/ PT(B)/PTR/PAR
PT(N)
PT(T)/PT(N)/PT(D)/ PT(B)/PTR/PAR
PAR
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 6 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
TINDAKAN TANGGUNGJAWAB
D. Surat-Surat Terperingkat (Rahsia/Sulit) Di Peringkat Ibu Pejabat, JPNIN
20. Terima surat, buka surat, cop tarikh terima, dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat.
21. Serahkan kepada KP / TKP(P) / TKP(O) / P(B). 22. Ambil tindakan / minit kepada TKP (P) / TKP(O)
/ P(B) / Pegawai berkaitan untuk tindakan selanjutnya.
23. Serah kepada TKP (P) / TKP(O) / P(B) /
Pegawai berkaitan untuk tindakan
Di Peringkat Pejabat JPNIN Negeri/PPD/PPB/ PPP(K) / PPP 24. Terima surat, cop tarikh terima dan daftar dalam buku daftar. 25. Serahkan kepada PPN/PPD/PPB untuk tindakan. E. Pendaftaran, Penyimpanan dan Pengedaran Fail, Pemindahan dan Pelupusan Fail
26. Bagi aktiviti-aktiviti di atas, rujuk Garis Panduan Sistem Pengurusan Fail.
F. Pelupusan Rekod
27. Pelupusan dibuat dalam jangkamasa 5 tahun merujuk kepada Akta Arkib Negara.
28. Cara Pelupusan akan berpandukan kepada Panduan Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor dan juga Buku Panduan Aset Alih Kerajaan yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan.
PT(S)
PT(S)
KP
PT(S)
PT(N)/PTR/PAR
PT(N)/PTR/PAR
PPT/PTK (P)/PT
PPT/PTK (P)/PT
PPT/PTK (P)/PT
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 7 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
7. REKOD KUALITI
JENIS TEMPOH LOKASI
1. Buku Daftar surat dan edaran 2. Daftar fail beserta pergerakan fail 3. Buku Daftar Surat
5 tahun
-sda-
-sda-
Ibu Pejabat JPNIN
-sda-
-sda-
8. LAMPIRAN Tiada
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 8 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
9. CARTA ALIRAN KERJA (A) Surat Umum Yang Dihantar Kepada Ketua Jabatan Di Peringkat Ibu Pejabat, Jabatan Perpaduan Negara dan Integrasi Nasional
IP PPN PPD /
PPB/PPP(K)/PPP PELANGGAN AGENSI LUAR
Terima surat dan cop tarikh terima
Daftar dalam Buku Daftar Surat
Serahkan pada Ketua Pengarah
Minit kepada Timbalan Ketua Pengarah (Perancangan) /Timbalan Ketua Pengarah (Operasi) / Pengarah Bahagian
Minit kepada Peg. Bahagian / Peg. berkaitan
Edarkan kepada Peg. Bahagian / Peg. berkaitan
Terima surat dan cop tarikh terima
Daftar dalam Buku Daftar Surat
Serah kepada PPN / PPD / PPB/PPP(K)/PPP
Edarkan kepada pegawai berkenaan
Ambil tindakan atau minit pada pegawai berkenaan
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 9 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
(B) Surat-surat untuk Tindakan Segera / Serta-merta
PERINGKAT IBU PEJABAT PERINGKAT NEGERI/DAERAH/
BAHAGIAN
(C) Surat untuk perhatian pegawai peringkat Ibu Pejabat / Pejabat JPNIN Negeri / Daerah / Bahagian
Daftar dalam buku daftar surat
Terima surat, cop tarikh terima
Serah kepada pegawai berkenaan untuk tindakan
Terima surat buku, cop tarikh terima
Daftar dalam buku daftar surat
Serah kepada PPN / PPD / PPB /PPP(K)/PPP yang berkenaan untuk tindakan
Terima surat, cop tarikh terima
Daftar dalam Buku Daftar Surat
Edarkan kepada pegawai berkenaan
JPNIN
JABATAN PERPADUAN NEGARA DAN INTEGRASI NASIONAL
MS ISO 9001:2008 M/Surat : 10 / 10
Terbitan : 02
Kawalan Rekod Kualiti (JPNIN/SK/04)
Pindaan : 04
Tarikh : 1.8.2009
______________________________________________________________________ Prosedur ini adalah dokumen terkawal dan boleh didapati di laman www.jpnin.gov.my. Jika prosedur ini dicetak, maka prosedur ini bukan dokumen terkawal.
(D) Surat-Surat Terperingkat (i) Di peringkat Ibu Pejabat
Terima surat, buka, cop tarikh terima dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat Serahkan surat kepada KP
Ambil tindakan/minit kepada TKP (P) / Pegawai berkaitan
Edarkan kepada Bahagian/Pegawai yang berkaitan
(ii) Di peringkat Negeri
Terima surat, buku, cop tarikh terima dan daftarkan dalam Buku Daftar Surat Serahkan surat kepada PPN/PPD/PPB/PPP(K)/ PPP Edarkan kepada Pegawai berkaitan