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Serie de normas ISO 30300ISO 3001, claves para su implantación
Madrid, 21 de mayo de 2012
Montserrat Garcia Alsina
JORNADAClaves de las UNE-ISO 30300 para
profesionales de la gestión de documentos
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Sumario1. Aclaraciones
2. ¿Por qué una familia para gestionar documentos?
3. Familia de normas y normas técnicas.
4. Contenidos 30300 y 30301.
5. ¿Para qué implementar un sistema de gestión paradocumentos?: Beneficios.
6. Conclusiones.
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1. AclaracionesSignificados de documentos y su gestión
– Documentos � información– Evidencias (records)� información de los procesos
de trabajo (activos � capital intelectual)
Normas de sistemas de gestión
Autoridades en normas y estándares: – Organismos internacionales sectoriales o
multisectoriales– Organismos nacionales
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ISOS y UNES
Fundamentos y vocabulario
Requerimientos– Sistema– Auditoría
Guías– Implementación– Evaluación
UNE-EN ISO 9000 Sistemas de gestión de la calidad.
UNE-EN ISO 14000 Sistemas de gestión ambiental
UNE-ISO/IEC 27000: 2009 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información
UNE 166000 Gestión de la I+D+i
UNEUNE--ISO 30300 ISO 30300 Sistemas de gestiSistemas de gestióón para n para documentosdocumentos
Sistemas de gestión: ESTRUCTURA Y TERMINOLOGIA COMUNES
UNE-ISO 26000: 2012 Guía de responsabilidad social
UNE-ISO 31000: 2010 Gestión del riesgos.
UNE-ISO 15489-1 e UNE-ISO/TR 15489-2: Gestión de documentos
Normas, guías, especificaciones técnicas, informes técnicos
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Autoridades
International Electrotechnical Commission
� UNE (España)
(Alemania)
(Francia)
European TelecommunicationsStandards Institute (TIC)
Comités nacionales
…
…(Gran Bretaña)
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2. ¿Por qué un sistema de gestión para documentos?
Cambios en el entorno de la gestión documental– Surge el entorno digital– Incremento de los documentos en papel y electrónicos– E-administración y e-business � gestión de documentos– Incremento de normas y estándares relacionados con documentos
Necesidad de hacer emerger las actividades de gestión documental como un proceso de negocio más.
Comunicar a la alta dirección como se está haciendo la gestión de documentos
Conseguir el compromiso de alta dirección para obtener:– liderazgo adecuado para la gestión de documentos– Recursos económicos y humanos para implementar procesos de gestión
documental
Obtener un marco para implementar los procesos operativos de GD, sistemas y controles.
Vincular los sistemas de gestión a las actividades operativas de los documentos.
(reconocimiento)
Sistemas de gestión ISO
Del nivel operativo de GD al estratégico
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Normas y estándares para GDISO 15489-1(2001) UNE-ISO 15489-1(2006): Gestión de documentos � base operativa de la GD
ISO 15489-2(2001) UNE- ISO 15489 (2006) ���� informe técnico que desarrolla la anterior.
ISO 23081-1(2006) UNE- ISO 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Generalidades.
ISO 23081-2 (2009) UNE- ISO/TR 23081 (2008). Metadatos para la gestión de documentos. Aspectos conceptuales y de implementación.
UNE-ISO TR 26122: 2008 IN. Análisis de los procesos de trabajo para la gestión de documentos.
UNE-ISO 19005-1:2008. Gestión de documentos. Formato de fichero de documento electrónico para la conservación a largo plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4 (PDF/A-1).
UNE-ISO/TR 18492:2008 IN. Conservación a largo plazo de la información basada en documentos. …
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GD: proceso de negocio
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3. Família de normas e informes técnicospara GD
Familia: ¿por qué? Soporte: ¿Cómo?
Enfoque sistemático y verificable
(UNE-ISO 30300)Publicadas
En elaboración
Niv
eles
trat
égic
o Niveloperativo
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4. ContenidoUNE-ISO 30300. Fundamentos y vocabulario UNE-ISO 30301. Requisitos
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Estructura del SGD
(UNE-ISO 30301)
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Contexto de la organización
Estructura organizativa, roles y responsabilidades.
Políticas, objetivo y estrategias.
Capacidades, recursos y conocimientos.
Sistemas de información, flujos de información, procesos de toma de decisiones.
Cultura de la organización: relaciones, percepciones, valores, directrices, normas.
Expectativas internas, reglamentaciones, estatutos, ...
Conocer el entornoSocial y culturalLegalReglamentarioFinancieroTecnológicoEconómicoCompetenciaNatural
Ámbito: Nacional / regional / local
Expectativas de las partesinteresadas
Requisitos de negocio, legales, buenas prácticas, conducta, ética
INTERNO EXTERNO
SGD compatible con la dirección estratégica
Determinar riesgos y oportunidades
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Integración de los sistemas de información
CRM (Customer Relationship management)
ERP(Enteprise Resource Planning)
DatawarehouseExplotación y análisis de los datos
EDRMS(Electronic Documents Records Management Systems)
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Integración de los sistemas de información
CRM CRM CRM (((CustomerCustomerCustomer RelationshipRelationshipRelationship managementmanagementmanagement)))
ERPERPERP(((EntepriseEntepriseEnteprise ResourceResourceResource Planning)Planning)Planning)
DatawarehouseDatawarehouseDatawarehouseExplotaciExplotaciExplotacióóón y ann y ann y anááálisis de los datoslisis de los datoslisis de los datos
EDRMSEDRMSEDRMS(((RecordsRecordsRecords, , , documentdocumentdocument, , , managementmanagementmanagement systemssystemssystems)))
Gestión de la
inform
ación
Activos
CAPITAL INTELECTUAL
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Liderazgo
Alta dirección:- implicación- compromiso
Asegurar compatibilidad del SGD con la dirección estratégica de la organización
Dirigir y apoyar la mejora continua
Provisión de recursos
Divulgación de la importancia de un SGD
Lograr los resultados esperados
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Liderazgo
- Creación y control de documentos auténticos, fiables y usables.
- Estrategias para apoyar las funciones y las actividades de la organización.
- Protección de la integridad de los documentos durante el tiempo que sea preciso.
Políticas de GD
Roles organizativos, responsabilidades y competencias
- Se asignan y se comunican a toda la organización
- Responsabilidades de la dirección
- Responsabilidades operativas: rol específico con especial formación y competencia
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Planificación
Identificar riesgos y oportunidades para:– Asegurar que el SGD logra los resultados esperados.– Prever los efectos no deseados.– Percibir los oportunidades de mejora.– Asegurar que la información estará disponible.
Fijar objetivos de SGD y planes para lograrlos.
Determinar: – Responsables– Recursos– Qué se hará– Quando– Cómo se evaluará
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SoporteAsignación y mantenimiento de recursos
Capacitación / formación: – Procesos– Aplicaciones de GD
Concienciación– Relevancia e importancia de las actividades de GD– Conformidad con la política y procedimientos del SGD y con los requisitos del SG– Impactos reales o potenciales– Beneficios de la mejora– Roles y responsabilidades– Potenciales consecuencias del abandono de los procedimientos específicos
Comunicación– Procedimientos operacionales– Responsabilidades– Acceso a la información
Documentación– Documentar
• Política y objetivos• Interdependencia y relaciones entre el SGD y otros sistemas de gestión• Procedimientos• Planificación, operación y control de sus procesos
– Controlar la documentación: aprobar, actualizar asegurar versiones pertinentes, evitar documentación obsoleta.
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Operación
Planificar y controlar operaciones para tratar riesgos y oportunidades.
Diseñar procesos de GD:– Análisis de procesos GD (15489 y anexo A – normativo)– Evaluar riesgos de fallos en el control de documentos– Evaluar procesos para crear y controlar documentos
Implementar aplicaciones de GD– Implementar procesos en las aplicaciones.– Establecer una supervisión periódica del funcionamiento de las
aplicaciones.– Gestionar el funcionamiento de las aplicaciones de GD.
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Operación
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Procesos y controles (normativo)
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Evaluación
Supervisar, medir, analizar y evaluar para:– Determinar:
• Qué se precisa medir y supervisar• Métodos para supervisar, medir, analizar y evaluar• Cuando supervisar y medir• Cuando analizar y evaluar resultados de la supervisión y de la medición
– Evaluar:• El funcionamiento de los procesos y aplicaciones• La efectividad del SGD
Evaluar la efectividad:– Política– Objectivos
Sistema de auditoria interna
Revisión por parte de la dirección
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Mejora
Control de las no conformidades – Identificar– Reaccionar � acciones correctivas� revisar su efectividad
Mejora continua
Priorizar mejoras según el análisis de riesgos
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Vinculación con otros sistemas de gestión
(UNE-ISO 30301)
(anexo informativo)
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5. ¿Para qué?: beneficiosCapturar y controlar documentos
- fiables (contenido)- auténticos (autoria y datación)- íntegros (completos e inalterables) - conformes (con la política y objetivos del SGD)
Control de la información sobre las actividades de la organización
Facilitar la eficiencia en la GD:� eliminación de duplicados� facilitar el acceso a información
Suportar la toma de decisiones
Rendir cuentas� responsabilidad social� cumplimiento de la legalidad vigente
Gestionar riesgos
Continuar con el negocio
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6. ConclusionesSituación de la GD al nivel estratégico de la organización� Impulso / reconocimiento del valor de las actividades de GD� Fortalecimiento del valor que aportan los profesionales� Nuevos perfiles: AUDITORES, CONSULTORES 30300
Adopción de prácticas sistemáticas.
Definición de un SGD:– POLÍTICAS– OBJETIVOS– PROCESOS para un SGD– EVALUACIÓN y MEJORA continua
Formación continua en GD� Diseño e implementación de proyectos de GD� Auditores
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Montserrat Garcia Alsina ([email protected])
Directora académica de:
Postgrado en Implementación de proyectos de gestión de documentos electrónicos (EDRMS)
Cursos de especialización:
- Experto en análisis y diseño de sistemas de gestión documental
- Experto en herramientas tecnológicas de gestión documental
Estudios de Ciencias de la Información y de la ComunicaciónPrograma de Información y Documentaciónhttp://www.uoc.edu