WEB jobtet.cz DEMO firma.jobtet.cz VIDEO goo.gl/fA2JBU MAIL info@jobtet.cz

Jméno: admin Heslo: Heslo_123

v1.6

POPIS APLIKACE A NÁVOD K POUŽITÍ

ÚVOD

Co je JOBTET ?

WEBOVÁ APLIKACE MANAŽERSKÉHO ÚČETNICTVÍ pro agentury a firmy, které poskytují svým klientům vlastní odborné služby, prodávají člověkohodiny a/nebo zprostředkovávají produkty a služby třetích stran

Systém pro přehledné VEDENÍ ZAKÁZEK a FAKTURACI

NEJMÉNĚ ZATĚŽUJÍCÍ TIMESHEET pro sledování a hodnocení efektivity práce, HODNOCENÍ A MOTIVOVÁNÍ

Nástroj pro manažery, kterým chybí PRŮBĚŽNÝ PŘEHLED O ZISKOVOSTI jednotlivých zakázek, klientů, sekcí

Nástroj pro přenesení odpovědnosti za efektivní ÚKOLOVÁNÍ SPOLUPRACOVNÍKŮ na managery

Základní principy JOBTETu

JOBSHEET TIMESHEET

Jobtet je hlavně o vedení zakázek v Jobsheetu a vykazování hodin do Timesheetu. Ostatní funkce jsou přehledy, souhrny a navázání na účetnictví či další firemní procesy.

• Zakázky (Joby) se vedou v logice Má dáti/Dal, tzn. levá strana je co fakturujeme klientovi a pravá, jaké s tím máme náklady. Částky v Jobtetu se vedou bez DPH

• Princip je takový, že co faktura, to samostatný Job

• Každou zakázku vede jedna osoba, zpravidla Account manager

• Každý Job je evidován podle Job number

• Joby slouží jako podklad pro fakturaci, o kterou se stará účetní

• Timesheet vykazují zaměstnanci a spolupracovníci podle skutečnosti ex-post

• Obvykle v půlce dne a pak na konci dne zaznamenají do 30 min intervalů svou práci

• Vykazuje se vše, včetně nepracovních aktivit až do výše pracovního úvazku

• Vykázané hodiny se násobí hodinovými sazbami a jako náklad se přenáší do Jobu

• Sazby se v Jobtetu průběžně automaticky kalibrují na skutečné náklady firmy

Pro úspěšné nasazení Jobtetu ve firmě je nutné nastavit PROCESY, PRAVIDLA a HODINOVÉ SAZBY

Jobtet lze ale také přizpůsobit konkrétní činnosti firmy a jejím zvyklostem

Kdo používá Jobtet ?

Account Executive • Pracuje na jobech • Edituje joby podle pokynu

Account Managera • Vykazuje timesheet

Accountant • Přiřazuje doklady k jobům

do účetnictví • Fakturuje joby v Jobtetu • Uzavírá timesheet • Kontroluje doklady

Extern • Pracuje na jobech • Vykazuje timesheet

Admin Jobtetu • Nastavuje Jobtet • Radí managementu

Management • Řídí firmu • Nosí business • Riskuje a zaměstnává • Hlídá ziskovost v Jobtetu • Udává strategii a směr

Head, Director atp. • Řídí lidi s pomocí Jobtetu • Také nosí business atp.

Klient • Má pravdu • Dostane, co chce • Přináší peníze • Je o všem informován

(dostává výstupy z Jobtetu)

Account manager • Zakládá, vede a řídí job • Eviduje náklady a

zodpovídá za úplnost • Deleguje práci na zakázce

na Execuite a Extern • Vykazuje Timesheet

• Autor kompletní funkční specifikace Jobtetu

• Poskytovatel konzultací při implementaci, nastavování sazeb, tvorbě pravidel a analýze finančních dat firmy

František Vašek

dlouhá kariéra v korporaci

(viz linkedin)

Consulting Freelancing Marketing

Setkání s Evou Čejkovou

podnikatelkou a pak manželkou

Vývoj Jobtetu

!

zkušenosti z regulace, financí, cenotvorby a

business developmentu

firma, která potřebovala pomoci

vytvořit systém

prestižní consultingová

zkušenost a opět energetika

online projekty, startupy, pokusy,

freelance consulting

www.zenysro.cz (e-shop a web development)

www.conpro.cz a rekvalifikace ;)

2003

2013

http://lnkd.in/d3YpXk3

Příběh zde v knize ženy:

profil zde:

http://www.zenysro.cz/detail/testuj/154/Uspech-merim-stestim

THE STORY

• Aplikace je přístupná přes webový prohlížeč s podporou HTML 5 • Instalace aplikace je pro každou firmu samostatně a každá firma má vlastní

databázi (možnost archivace a přenosu dat na jiný server) • Aplikace může být nainstalovaná na virtuálním serveru (hosting) nebo vlastním

fyzickém serveru ve firmě (.NET 4.5 / MS SQL / IIS7 / CRON)

• Aplikace je optimalizovaná pro rozlišení min. 1280, optimálně 1366 px na šířku • Aplikace je funkční, ale není optimalizována pro tablety s rozlišením 1024 px na

šířku s ohledem na rozsah polí v Jobsheetu a efektivní práci

Technické informace o Jobtetu

NÁVOD

Uživatelské jméno pro přihlášení je obvykle shodné s e-mailovou adresou na doméně firmy. Na tento e-mail také JOBTET zasílá notifikace, např. o nevyplněném Timesheetu. Přihlášení do demoverze firma.jobtet.cz je Jméno: admin Heslo: Heslo_123

Po přihlášení se uživatel dostane na výchozí obrazovku JOBTETu,

kde jsou uvedeny případné notifikace týkající se přihlášeného

uživatele. Např. upozornění na nevyplněný Timesheet.

Zde je vidět jméno a příjmení

přihlášeného uživatele.

Horní menu slouží pro přepínání jednotlivých karet JOBTETu.

Pohled na JOBTET po přihlášení

Karty pro běžného uživatele (Account manager , Executive, Extern) Karta hlavně pro účetní Karty pro správce systému

(Administrator) a management

Menu JOBTETu

Karta K čemu se karta používá Kdo kartu hlavně používá

Jobsheet Zakládání a vedení zakázek (JOBů), evidence výnosových a nákladových položek a pohled na celkový výsledek konkrétního JOBu

Account manager, který vede zakázku

Timesheet Zde vyplňuje Executive, Account Manager, Extern apod. hodiny odpracované na jednotlivých zakázkách , aktivity pro firmu i nepracovní aktivity Všichni, kdo vykazují hodiny

Efektivita Přehledy a grafy vykázaných hodin po aktivitách, klientech, JOBech, dále přesčasy apod. za vybrané období a uživatele Management pro hodnocení lidí

Statistiky jobů Podrobný výčet hodin po lidech a aktivitách vykázaných na konkrétním JOBu plus celkový souhrn

Account manager jako podklad pro klienta

Summary Přehled všech jobů a možnost filtrace dle stavu fakturace, proklik do konkrétního JOBu Accountant

Report Souhrnné výsledky celé firmy, po sekcích, měsících, kvartálech apod. Management

Přehled timesheetů

Přehled vykázaných hodin po všech uživatelích, za zvolené období a roli. Na této kartě se také zadávají parametry pro průběžnou kalibraci hodinových sazeb Management

Administrace Nastavení uživatelů, rolí, práv, hesel, hodinových sazeb a Management

JOBSHEET

Dále vyberte konkrétní JOB vybraného klienta. Pokud není JOB založen, založte nový. Na tomto seznamu

jsou jen aktivní (otevřené) Joby, tzn. které ještě nebyly

fakturované.

Karta Jobsheet (pro vedení JOBů)

Nejprve vyberte klienta, jehož JOB

chcete otevřít. Pokud není klient založen

založte nového.

TIP: Můžete buď vybrat položku ze seznamu nebo napsat sem část textu a seznam položek se zúží jen na položky,

které tento text obsahují

Začněte kliknutím na kartu Jobsheet

Takto vypadá zakázkový list neboli JOB, ve kterém jsou vedeny zakázky. Podobně jako

v účetnictví je důležité dělení na levou a pravou stranu (Má dáti / Dal)

Základní údaje o JOBu, které vyplňuje Account Manager, když JOB zakládá

Levá strana JOBu je z pohledu klienta, co nám jako agentuře platí, tzn. co my

budeme klientovi za JOB celkem fakturovat.

Cena pro klienta za služby, které pro něj jako agentura vykonáme a dodáme

v rámci JOBu

Cena pro klienta např. za služby a předměty, které pro něj v rámci

realizace JOBu nakoupíme od třetích stran. Tato cena je smluvní a její výše závisí na tom, co je klient ochoten za

tyto subdodávky zaplatit.

Levá strana JOBu (Výnosy agentury)

Celkový výsledek JOBu pro agenturu po odečtení všech interních a

externích nákladů včetně odpracovaných hodin

Souhrn odpracovaných hodin jednotlivých zaměstnanců oceněný

jejich hodinovými sazbami

Skutečné náklady za služby a předměty, které nakupujeme pro

klienta v rámci JOBu od třetích stran. Zde se vyplňují přijaté doklady za tyto

nákupy.

Pravá strana JOBu (Náklady agentury)

To, co klientovi fakturujeme za vlastní práci

To, co klientovi fakturujeme za služby a předměty nakoupené od

třetích stran (za smluvní cenu a případně

zprostředkovatelské fee navrch)

Skutečné náklady na služby a předměty nakoupené pro klienta

od třetích stran

Náklady na vlastní práci agentury (hodiny x sazby)

+

-

-

=

Celkový výsledek JOBu

1

2 3

4

5

Výsledek JOBu

Práce agentury

Subdodávky

Náklady na agenturní hodiny

Náklady na zprostředkované subdodávky

Agentura Klient

Ovládání Jobsheetu

Tlačítko pro smazání JOBu, např. pokud byl založen omylem. JOBnení smazán nenávratně, Administrátor ho může ještě obnovit, ale mělo by se používat uváženě.

Tlačítko pro změnu parametrů JOBu, jako je Název jobu, datum předpokládaného uzavření, fakturace, dále parametr fee na subdodávky a možnost doplnit zálohu od klienta

Tlačítko s proklikem na kartu „Statistiky“, kde je detailní přehled odpracovaných hodin všech lidí, kteří na JOBu nějaké hodiny vykázali v Timesheetech.

Tlačítko pro fakturaci JOBu, kterou provádí účetní po dohodě s Account Managerem, který zakázku vede. Účetní zadá datum fakturace a číslo faktury pro klienta, kteoru vystaví v účetnitcví. JOB se

přepne do stavu „fakturováno“ a zamkne se, tzn. už do něj nelze zapisovat další nákladové položky. Timesheet může ještě zůstat otevřen.

Tlačítko pro uzavření Timesheetu, aby na JOBu již nikdo nemohl vykázat žádné další hodiny., tzn. JOB je již definitivně uzavřen. Timesheet lze v znovu otevřít, pokud je potřeba výjimečně vykázat např.

neplacené vícepráce pro kleinta, které mu již nebudou fakturovány.

Tlačítko pro tisk levé strany JOBu. Obvykle se tiskne jako podklad pro klienta a může sloužit také jako rozpočet při zakládání JOBu, který lze nechat podepsat klientem a založit ve firmě.

DŮLEŽITÉ: Tlačítko, které je nutné stisknout vždy po provedení nějakých změn v JOBU, aby se změna uložila do databáze. Např. po přidání nákladové položky. Když začnete měnit nějaké položky, tak se

ještě v horní části zobrazí upozornění :

Typy a stavy JOBu

Informace o typu JOBu. Evidované typy lze nastavit v administraci. Typicky se odděleně sledují minimálně typy Standard (obvyklá zakázka) a New Business, aby bylo možné vyhodnotit, kolik bylo

vynaloženo nákladů na akvizice nových klientů a také např. držet založený JOB ve stavu New Business do doby, než se stane zakázkou, pokud se jedná např. o nabídku pro nového klienta.

Informace o tom, že je uzavřen Timesheet a není již možné vykazovat hodiny na tento JOB. Timesheet uzamyká uživatel s příslušným oprávněním tlačítkem „Uzavřít timesheet“.

Informace o tom, že je JOB uzavřen a není v něm již možné provádět Změny. Uzavření JOBu prob ěhne ve chvíli, kdy ho uživatel s příslušným oprávněním (typicky účetní) přepne

do stavu fakturováno pomocí tlačítka Fakturovat.

Postup přidání nového klienta

Pokud není klient ještě založen, pak je možné ho založit kliknutím na příkaz „Přidat nového…“ v okně

pro výběr klienta na kartě Jobsheet.

Sem se vyplní název nového klienta. Je dobré zavést ve firmě nějakou konvenci pro vytváření názvu klientů pro účely vedení zakázek a

zjednodušení značení přijatých účetních dokladů.

Např. Jméno klienta „Radical Sports s.r.o.“ pro účely JOBTETu by mohl být „RASPO_Radical sports s.r.o.“, který vznikne přidáním zkratky

„RASPO_“ před skutečný název klienta. Účetní potom uvádí na přijaté účetní doklady Job number, který se skládá ze zkratky názvu klienta a

automaticky vygenerovaného job number v JOBTETu pro každý založený JOB, např. „RASPO 201401001“, což lze číst jako „první JOB pro klienta Radical sports,s.r.o. založený v měsíci lednu roku 2014“.

1

2

Postup přidání nového JOBu

Poté co vyberete konkrétního klienta, tak v poli Vyber job, buď vyberete již založený JOB nebo kliknete na „Založit nový“

Po kliknutí na „Založit nový“ se otevře toto okno, kam vyplníte základní parametry JOBu. Popis zakázky je stručně předmět plnění pro klienta, případně je sem možné dopsat

uvést do závorky také Jobnumber, které eviduje klient (a následně podle něj vyhledávat na kartě Summary).

Datum zahájení - od kdy se začne na JOBu pracovat. Datum akce/předání – je zřejmé o jaké datum jde a jde podle něj vyhledávat a třídit na kartě Summary Datum předpokládaného uzavření/fakturace – toto datum je důležité, protože se podle něj sestavuje přehled Cash flow firmy

Záloha, číslo a datum zálohové faktury se využije, pokud dal klient na JOB zálohu nebo ke fakturace ve dvou částech.

Typ jobu se zadá výběrem z přednastavených variant. Záleží na tom, jaké JOBy chce firma sledovat a vyhodnocovat odděleně. Typicky je to zejména New Business.

Odhadovaný výsledek – může sloužit pro motivaci Account managerů za dobré plánování JOBů, jedná se o konečný výsledek po odečtení všech nákladů. Agency fee – výchozí hodnota, o kterou se navýší částky za subdodávky pro klienta vyplněné nalevo, tzn. extra provize za zprostředkování. Uplatnění fee lze v rámci navíc JOBU zapnout/vypnout u jednotlivé nákladové položky (řádku).

1

2

3

1 Account manager zakládá nový JOB v Jobsheetu. Pokud se jedná např. o nabídku do tendru, založí JOB jako „New Business“ , pokud se jedná o smluvní zakázku pro konkrétního klienta, založí JOB jako „Standard“ zakázku. Další specifické typy zakázek lze nastavit v administraci JOBTETu dle potřeb agentury.

2 Account manager vyplní levou stranu, tzn. rozpočet zakázky pro klienta. Rozpočet pro klienta je zároveň předpokládanou budoucí fakturací klientovi za celý JOB, tzn. služby agentury a služby nebo produkty, které pro klienta nakupuje od třetích stran (tzv. subdodávky). Levou stranu Account manager vytiskne, případně nechá podepsat klientem a založí.

3 Account manager vede zakázku, zadává úkoly kolegům (Executive, Extern apod.) a všichni včetně Account managera vyplňují Timesheet. Dále Account manager objednává služby a produkty od třetích stran a eviduje skutečné doklady jako nákladové položky na pravou stranu v Jobsheetu. Do zakázky se průběžně promítají hodiny, které na JOBu vykazují jednotliví lidé, kteří se na JOBu podílejí. Account manager na základě výsledku zakázky, na kterém by měl být motivovaný, tlačí na efektivní práci kolegů a jedná s klientem o uzavření JOBu, navýšení ceny apod.

4 Na pravidelných poradách, např. každé pondělí, prochází Head s Account managery otevřené JOBy a jejich průběžné výsledky, stav dokladů, plánované práce na další týden, timesheety uživatelů atd. Jako podklad pro poradu slouží výstupy z JOBTETu.

5 Účetní průběžně sleduje kartu Summary, na které je přehled všech JOBů za zvolený rok a upozorňuje Account managery, že by měli fakturovat. Dále kontroluje neidentifikované příchozí doklady od dodavatelů a vyhledává, do kterého JOBu doklad patří a řeší je s Account managery odopoědnými za vedení dotčeného JOBu.

Nastavte si proces práce s doklady

Job number

Jobnumber na faktury : ATSHW 201401001 Klient Autoshow, s.r.o. ATSHW 5-písmenná zkratka klienta, kterou je nutné vytvořit při založení nového klienta 2014 Rok 2014 01 Měsíc Leden 001 První job v Lednu na klientovi ATSHW

Číselná část Job number se generuje automaticky při zaoložení nového Jobu. Formát Job number je RRRRMMXXX (rok,měsíc,pořadové číslo) Číslování funguje tak, že vždy na jednom klientovi a v rámci měsíce se Joby číslují od 1.,proto je nutné pracovat s celým Job number včetně zkratky názvu klienta.

Textová část Job number je zkratka názvu klienta,kterou je nutné vytvořit při jeho založení.

Celý Job number se používá ke značení účetních

dokladů, identifikaci Jobů a je dobré naučit dodavatele, aby ho uváděli na účetní doklady.

Replikace JOBu Pokud se nějaký JOB pravidelně opakuje a pouze se

mění některé položky, je možné stávající JOB replikovat, tzn. založit stejný JOB pod novým Job

number. Původní JOB, ze kterého se replikuje nový, zůstane zachován beze změn.

Údaje o názvu zakázky, datumy zahájení/akce/ukončení a případně údaje o záloze se

pro replikovaný JOB pravděpodobně změní, lze je tedy zadat znovu.

1

2

Z původního JOBu zůstane po replikaci zachována celá levá strana „Práce agentury“ a „Subdodávky“ včetně částek. Naopak pravá strana bude prázdná.

Vyplňování Jobsheetu (Práce agentury) Práce agentury jsou naše vlastní služby, které realizujeme vlastními silami a poskytujeme klientovi za dohodnutou

cenu. Je zde možné do sloupce popis napsat cokoliv. Pokud se levá strana tiskne pro klienta jako rozpočet, je

vhodné do závorky připsat výpočet částky.

21 800

Po kliknutí se odstraní řádek napravo vedle tohoto symbolu.

Po kliknutí se vloží nový prázdný řádek pod ten, vedle kterého jsem na tento symbol kliknul.

Po najetí na tento symbol se zobrazí informace, kdy byla položka (řádek) vytvořena, naposledy změněna a jméno uživatele, který změnu provedl. Stejný symbol je také u Zálohy a Odhadovaného výsledku Jobu, tzn. položek v části Agentura vlevo nahoře na Jobsheetu.

! Po jakékoliv změně v položkách JOBu nezapomeňte :

Vyplňování Jobsheetu (Subdodávky) Na levou stranu Subdodávek uvedeme stručný popis služby

nebo předmětu, který pro klienta nakupujeme od třetích stran a částky. Tato levá část je pro klienta a pokud se mu celá levá

strana JOBu tiskne, může sloužit jako formální rozpočet.

Pokud je u JOBu při založení zadána hodnota výchozího agency fee (provize za zprostředkování), pak se do sumy fakturovaných nákladů na Subdodávky připočte toto % na všechny zadané částky (s výjimkou zaškrtnutých - viz popisek vedle).

Tlačítka (+) Přidat řádek pod, (x) Smazat řádek, (i) Informace kdo a kdy položku vytvořil nebo změnil. Navíc je zde vedle každého řádku zaškrtávací políčko. Pokud je zaškrtnuté, tak se na částku v tomto řádku nebude napočítávat agency fee, tzn. částky se pouze přefakturovávají. (typicky např. kurýrní služby).

Na pravou stranu Subdodávek se postupně Account manager odpovědný za vedení zakázky doplňuje doklady za jím objednané

subdodávky, které přicházejí do agentury a má povinnost každý přijatý doklad označit Job number, zadat správně do JOBu a předat účetní.

TIP: Je dobré naučit si dodavatele, aby respektovali a uváděli na doklady rovnou naše Job number a hlásit jim ho už při objednávání.

Většinou jedna položka nalevo souvisí s jednou položkou napravo, tedy např. klientovi prodáme „Grafiku“ za 48 000 Kč, ale skutečný náklad, který nám fakturuje Grafioli, s.r.o. je napravo 53 000 Kč. V tomto případě bychom na grafice tratili 5 000 Kč a měli bychom to řešit. Někdy je ale účelné shrnout více drobných položek do jednoho nákladu nalevo, např. jako „Kurýrní služby“, ale napravo pro naší evidenci zadat jednotlivé doklady od dopravců.

a

b

a

b b b

a

b

Náklady na hodiny do Jobsheetu

Tomáš Rychlý

Jana Malá

Pavla Nová

12

6,5

4

14 400

5 200

400

22,5 20 000

Všichni, kdo na JOBu pracují vyplňují do timesheetu hodiny, které na JOBu pracovali. Hodiny se sčítají po

jednotlivých JOBech a dále postupují do výpočtu nákladů, které se do JOBu přenesou.

Timesheet

Jobsheet

Account Manager Tomáš Malý Job ATSHW 201307002 Celkem hodin : 12 h Hodinová sazba : 1 200 Kč/h Celkem náklad : 14 400 Kč

Celkový výsledek JOBu

Takhle to má vypadat

Důležité je včas fakturovat !

Pokud je Job připraven k fakturaci, informuje Account Manager účetní a

ta stiskne tlačítko Částka k dofakturaci je ponížena o

případnou dřívější zálohu od klienta.

1

Po provedení fakturace Jobu v Jobtetu se informace o fakturaci objeví zde. Job je dále uzamčen a

není možné již provádět další úpravy nákladových položek.

3

Symbol zámku zde informuje, že byl Job již fakturován a uzamčen.

2

Po stisku tlačítka „Fakturovat“ zadá účetní číslo faktury a další údaje dle

skutečnosti v účetnictví a dá „Uložit“

TIP: Po fakturaci a uzavření Jobu lze Job opět otevřít zrušením fakturace tlačítkem , které se objeví místo původního

tlačítka . Typicky se tato funkce uplatní, pokud je nutné na chvíli Job otevřít a doplnit nějaký později přijatý doklad. Ovšem předpokladem je, že byl v Jobu zahrnut a klientovi zahrnut do

vystavené faktury jako výnosová položka.. Po doplnění do Jobu se stiskne opět tlačítko .Jobtet si údaje o faktuře pamatuje.

Po fakturaci uzavřeme Timesheet

Pokud je Job vyfakturován, neměly by na něm být již vykazovány další hodiny, protože ty už klient nezaplatí. Proto se většinou ihned po fakturaci

Timesheet vyfakturovaného Jobu uzamkne tlačítkem , aby na něm nikdo

nemohl v Timesheetu vykazovat, tzn. nebude v Timesheetu uveden ve výběru dostupných Jobů. Po stisku tlačítka

se zde objeví symbol zámku, který informuje, že na Jobu již nelze

vykazovat v Timesheetu další hodiny.

TIP: Po uzavření Timesheetu se občas stane, že si klient ještě něco v rámci již uzavřeného a fakturovaného Jobu vyvzpomene a protože je vážený, tak to pro něj ještě doděláme. Aby byla zaručena objektivita výsledku Jobu, měly by být hodiny za vícepráce na Jobu vykázány a je

tedy nutné znovu dočasně otevřít Timesheet konkrétního Jobu. Ke znovuotevření Timesheetu slouží tlačítko , které se objeví po uzamčení Timesheetu tlačítkem

Smazání Jobu

Po stisknutí tlačítka Smazat se objeví dotaz, na jaký jiný Job

chcete převést hodiny z Timesheetu vykázané dosud na

právě mazaný Job. Můžete zvolit jakýkoliv jiný aktivní Job a hodiny v Timesheetu se změní. Toto lze

typicky využít například pro sloučení dvou Jobů, které byly

založeny paralelně, ale budou se fakturovat dohromady.

Můžete také v okně s dotazem na převod hodin zvolit mazaný Job a

hodiny se na žádný jiný Job převádět nebudou a v Timesheetu zůstanou vykázané i poté, co Job

smažete.

TIP: Po smazání Jobu se smazaný Job odstraní z Jobsheetu, ale stále je uložen v databázi a administrátor ho na požádání může zpátky

obnovit, ovšem pokud jste již vykázané hodiny v Timesheetu převedli na jiný Job, tak obnovení Jobu pozbývá smysl.

TIMESHEET

Pohled na Timesheet

Do této tabulky (pohled na 1 týden) se zaznamenávají odpracované hodiny. Jedno políčko odpovídá 30 min a Timesheet se vyplňuje na základě skutečnosti zpětně.

Zde je možné zvolit týden,který se má

zobrazit napravo. Po přepnutí na Timesheet se automaticky zobrazí

aktuální týden. V tomto okně je detail záznamu v Timesheetu po najetí na buňku se záznamem napravo.

V této liště se nejprve vytvoří záznam, který se následně

zapíše do Timesheetu.

Záznam do Timesheetu

Externí aktivity Interní aktivity Nepracovní aktivity

Do Timesheetu se zaznamenává veškerá činnost, tzn. realizace JOBů pro klienty, interní práce pro agenturu i nepracovní aktivity. Ten, kdo má povinnost vyplňovat Timesheet, musí vždy vyplnit takovým počtem záznamů o činnosti, který odpovídá jeho/jejímu pracovnímu úvazku. Oběd a pauzy se nevyplňují..

!

• Veškerá činnost, kterou lze klientovi fakturovat, ale také příprava JOBu

• Práce na JOBu pro klienta ve firmě

• Schůzky s klientem • Práce na nabídce v rámci

New Business

• Práce pro firmu, kterou nám klient neplatí

• Může to být činnost v rámci rozvoje firmy, večírky, mapování trhu..

• Porady o interních záležitostech (nikoliv o klientovi)

• Dovolené, lékaři, volno apod.

* Každá agentura si může definovat své aktivity podle vlastních potřeb, ale typicky se sledují aktivity v podobném členění

Typ aktivity

Popis

Aktivity • Realizace projektu • Schůzky • Administrativa • Summary • Kreativa

• Administrativa • Porady • Školení • Práce pro firmu

• Dovolená • Nemoc • Náhradní volno

Typy aktivit pro záznam do Timesheetu

Proč 30 min interval vykazovat ex-post?

http://pomodorotechnique.com/ je to tak akorát, vyzkoušeno praxí…

30 min time management

Stopky jsou pro programátory nebo

závodníky, to Vám v agentuře plnit nebudou a spousta času

bude nepřiřazeného..

Tabularizované zápisy timesheetu jsou

dobré pro právníky nebo poradce se sazbou za minuty, to je moc..

Timesheet v Jobtetu stačí za pár minut naklikat do kalendáře

a rekapitulovat si u toho reálný průběh dne, resp. půldne.

Pro operativní řízení taková míra nepřesnosti dostačuje.

Postup vyplňování Timesheetu 1/2

1 3 4 2

5

Navíc je možné ručně dopsat další informaci o akivitě, ale to většinou není povinné..

Záznam do Timesheetu probíhá tak, že se nejprve v horní liště nakliká záznam složený z :

Typ aktivity Klient JOB number Aktivita

+ + +

Příklad záznamu: E_CFOOD_201309001_RLP Externí aktivita „Realizace projektu“ na JOBu 201309001 pro klienta Cereal foodstores, a.s.

Postup vyplňování Timesheetu 2/2 Sestavený záznam činnosti se následně zapíše do Timesheetu tak, že se klikne levým tlačítkem myši na jednotlivé políčko (tzn. 30 min interval) v tabulce. Více políček najednou se stejným záznamem se vyplní tak, že se klikne na levé tlačítko myši v prvním políčku, táhne se myší doleva přes více políček a pak se levé tlačítko myši pustí.

Jednotlivé typy aktivit mají zkratku a mohou mít různé barvy pro snadné odlišení při pohledu do Timesheetu. Např. zde fialová pro Kreativu (KRE),

Oranžová pro Schůzky (SCH) a Zelená pro Realizaci projektu (RLP).

TIP: Pokud chcete vyplněný záznam z Timesheetu

smazat, tak stačí kliknout na políčko se záznamem. Pokud je záznam přes více políček,

vymaže se celý.

Pro snadnější pohyb v Timesheetu lze překlikávat na Dopolední / Odpolední část dne

Pokud chcete vyplnit celý den (dle úvazku) stejnou aktivitou, klikněte místo do konkrétního

políčka na tento kbelík. Typicky např. při vyplňování dovolené..

Po najetí na konkrétní políčko se záznamem v Timesheetu se zde zobrazí detail (v políčku je jen

zkrácený záznam , aby se vešel..)

Psychologický efekt Timesheetu

Nemám co vyplnit ?

Jsem prý pomalý a mám moc hodin na Jobech ?

Nebo naopak vytvářím umělé přesčasy, abych vypadal vytíženě ?

Už nevím, tak nevykazuji a kašlu na to ?

Řeknu si o práci nebo naklikám víc hodin na Joby než je reálné...

Řeknu si o další práci nebo naklikám víc hodin na interní práce…

Zatížím Job relativně více náklady vůči ostatním a snížím jeho výsledek,

Account Manager si to však pohlídá…

Brzké odhalení a sankce

Povinné mantinely úvazku moc šancí si o své výkonnosti vymýšlet nedávají. Každý, kdo vyplňuje Timesheet, tam musí v rámci úvazku

každý den něco vyplnit, i kdyby to byla „nepráce“..

Ovšem je nutné poznamenat, že vše stojí a padá s tím, jestli máte jako zaměstnavatel pro své lidi dost práce,

pokud ne tak za to většinou nemohou…

Ptají se mě, proč mám vykázané tolik interní práce a co mě zatěžuje ?

Mám nebo nemám vysvětlení a tak znovu naklikám víc hodin na klienty…

EFEKTIVITA

Karta Efektivita poskytuje souhrnný pohled na evidenci z Timesheetu. Tuto kartu používá

typicky Head pro hodnocení podřízených nebo uživatel, který si chce zkontrolovat sám sebe.

Přehledy lze vytisknout, použít na poradu,

založit k hodnocení nebo dokonce

poskytnout klientovi.

Základní tabulky se součtem vykázaných hodin za období, vyčíslením přesčasů nebo naopak nevyplněných hodin dle úvazku a

rozpadem na skupiny aktivit (Externí jsou na klientech, Interní jsou pro

firmu a Nepracovní jsou jasné)

Nejprve se zadá interval pro souhrn, dále oprávněný uživatel (Management, Head..) může vybrat konkrétního uživatele (ostatní

jen sebe) a stisknout „Načíst“

TOP 10 Joby (pokud jich tolik je), na kterých

zvolený uživatel pracoval a vykazoval hodiny.

Pokračuje dále…

Potenciálně podklad pro mimořádné

odměny.

TOP 10 klienti (pokud jich tolik je), na kterých

zvolený uživatel pracoval a vykazoval hodiny.

Detailnější rozpad Externích aktivit

Pokračuje dále…

Detailnější rozpad Interních aktivit

Detailnější rozpad Nepracovních aktivit

Konec

STATISTIKY JOBŮ

Přehled co, kdy, kdo na Jobu vykázal

Zde vyberte klienta a Job, pro který chcete zobrazit přehled

aktivit za celou dobu trvání Jobu (od založení po uzavření)

Pokud se chcete prokliknout do Jobsheetu na zvolený Job a

podívat se např. i na ocenění hodin, stiskněte toto tlačítko.

Přehled aktivit na Jobu se často tiskne pro klienta při obhajobě

hodin.

Executive Marta Veselá má za úkol psát i detailní popis aktivit při

vyplňování Timesheetu a tak je to vidět i v tomto souhrnu

A

C

B

Na Jobu pracovali a vykazovali hodiny 3 lidé. Každý z nich je uveden v tomto přehledu, který je

členěn nejprve po lidech, pak po dnech a

dále po vykázaných aktivitách.

Celkový počet hodin za uživatele je oceněn jeho/její sazbou a

zohledněn jako náklad v Jobu (viz Jobsheet).

Pokračuje dále…

Na tuto kartu je možné se prokliknout přímo nebo z konkrétního Jobu zobrazeného na Jobsheetu.

Přehled co, kdy, kdo na Jobu dělal

Výpis aktivit z tabulky je následně shrnut ještě v této tabulce členěné na aktivity

(sloupce) a osoby (řádky) plus grafiky, např. pro rychlý

pohled na celkový čas čisté realizace Jobu.

Konec

SUMMARY

Summary je hlavně pro účetní Summary je tabulka s výčtem všech Jobů

(otevřených i uzavřených) ve zvoleném roce.

Je možné zvolit tři různé pohledy na tabulku s výčtem Jobů – Účetní (hlavně informace o datumech a fakturaci), Ekonomický (částky

marže a zisku) nebo vše najednou

Nejprve je nutné zvolit účetní rok, který se má v

tabulce zobrazit.

Příznak „Stav“ a podbarvení řádků upozorňují účetní na termín fakturace podle předpokládaného data uzavření/fakturace z Jobsheetu

Bílá (P) znamená, že Job bude fakturován za déle než týden Oranžová (F!) znamená, že bude fakturován do týdne Červená (O!) znamená, že Job již měl být fakturován

F

F

Filtrace a řazení Jobů v Summary

Kliknutím na Job number se otevře konkrétní Job v Jobsheetu a pokud je tento Job neuzavřený,

je možné s ním dále pracovat

Vyhledávat a Filtrovat tak, že se do políčka pod záhlavím napíše část nebo celý text

nebo čísla, které se mají ve sloupci hledat

Řadit vzestupně nebo sestupně –klikne se na

záhlaví sloupce

Omezit časový rozsah – tak, že se klikne na pod záhlavím na tlačítko a zadá se např. rozsah od data - do data a pak se

klikne na . Filtr se naopak zruší tlačítkem

Sloupec, podle kterého je tabulka aktuálně seřazená je zvýrazněn tak, že je celý bílý.

Vyhledávat lze také ve všech

sloupcích tabulky

F

F

Hledání Jobu dle dokladu za subdodávku

Úspěšné vedení Jobtetu závisí do značné míry na správně nastavených firemních procesech práce s přijatými doklady. Account Manager odpovědný za vedení Jobu má povinnost

veškeré doklady za objednané Subdodávky evidovat do Jobu a informovat účetní, do jakého Jobu patří tak, že zapíše Job number na doklad, pokud je jeho prvotním příjemcem nebo na

základě dotazu od účetní, pokud přišel doklad rovnou do účtárny. Doklady je nutné předávat účetní včas. Účetní na druhou stranu nesmí zaúčtovat doklad, dokud není přiřazen do Jobu

(nebo se nejedná např. o režijní doklad na firmu nebo vlastní akce firmy). Pokud přecijen nějaký doklad procesu přiřazení do Jobu unikne, může jej účetní dohledat

pomocí funkce „Hledat v subdodávkách“ a údajů na dokladu.

!

Zde zaškrtněte ve kterých polích Jobsheetu se má vyhledávat, tedy

např. v názvu dodavatele.

Pokud chcete hledat nepřiřazený doklad, pak pravděpodobně budete hledat podle názvu

dodavatele a pouze subdodávky, které ještě nemají přiřazený

doklad. Pokud nezaškrtnete, bude se hledat ve všech subdodávkách.

2

3

Do tohoto pole zadejte např. název dodavatele subdodávky nebo datum dokladu, podle toho v

jakém poli Jobsheetu chcete vyhledávat. Je možné zadat i část řetězce.

1 Příklad: Hledám, do jakého Jobu patří přijatý doklad od „Modelines“, který ještě nebyl do

žádného Jobu přiřazen. Nalezený Job je možné si rovnou rozkliknout v Jobsheetu.

REPORT

Sekce 1 Sekce 2 Sekce 3 Sekce 4

Report využívá hlavně management pro rychlý pohled na výsledky celé firmy, tzn. obraty,

marže a zisk/ztrátu na zakázkách.

Nejprve si nastaví filtry, které určí jaké hodnoty budou zobrazeny v tabulce po

měsících, kvartálech a případně jednotlivých sekcích, firmy, pokud je firma takto členěná.

Tabulku lze exportovat do Excelu.

Nastavení filtrů Reportu 1/2

Sekce 1 Sekce 2 Sekce 3 Sekce 4

Filtry Metrika, Zařazení a Stav určují jaké hodnoty se zobrazí v tabulce Reportu. Ostatní filtry pak ještě omezují výčet podle parametrů Jobů, ale tyto první tři jsou složitější na pochopení a proto si je vysvětleme samostatně.

Metrika Stav Zařazení

Filtr „Metrika“ určuje jakou ekonomickou hodnotu (částku) z Jobů do tabulky zobrazit. Typicky nás zajímá celkový obrat (fakturace),

ale díky Jobtetu také mnohem zajímavější pohled na marži a díky Timesheetu a sazbám

dokonce výsledky (zisk/ztráta) Jobů za období.

Filtr „Stav“ určuje zda se do tabulky zobrazí pouze již vyfakturované Joby (očekávané výnosy) nebo pouze ty

dosud nefakturované (budoucí výnosy), případně oba typy.

! Všechny nastavené filtry se

kombinují, tzn. výsledný filtr je průnikem všech nastavených kritérií.

Filtr „Zařazení“ určuje na základě jakého data se mají Joby rozřadit v tabulce do jednotlivých

měsíců. Nejpoužitelnější je filtr dle „Dat. splatnosti nebo odh. dat. dokončení + 30“, který

nám ukáže jaké peníze do agentury v čase přijdou (Cash Flow). Řazení dle fakturace je

podobné, jen o tu splatnost dříve a řazení dle data zahájení je spíš pohled na sezónnost

získávání zakázek.

Nastavení filtrů Reportu 2/2

Filtry Rok, Klient, Zakázku vede, Typ zakázky dále omezují výčet Jobů zahrnutých v tabulce

Rok Klient Zakázku vede

! Všechny nastavené filtry se

kombinují, tzn. výsledný filtr je průnikem všech nastavených kritérií.

Typ zakázky

Výběr roku, který se zobrazí v souhrnné tabulce Jobů. Pozor na nastavení filtru „Zařazení“, který ovlivní dle jakého data jsou Joby

měsíců prmítnuty.

Výběr konkrétního klienta, který omezí souhrn v

tabulce pouze na Joby realizované pro tohoto

vybraného klienta.

Výběr konkrétního Account Managera, pokud chceme pouze výsledky zakázek, které vedl(a), např. pro hodnocení a odměny.

Výběr pouze určitého typu zakázek. To je velmi užitečné, pokud

chceme vidět např. pouze „New Business“ a náklady s ním spojené.

PŘEHLED TIMESHEETŮ

Tabulka s výpisem uživatelů za zvolené období, která shrnuje všechny hodiny z jejich Timesheetů.

Je možné pomocí zaškrtávacích políček omezit role, které budou/nebudou do tabulky zahrnuty a je možné vynechat tzv. „neaktivní uživatele“, to jsou například odešlí zaměstnanci, které je možné v Jobtetu deaktivovat na kartě Administrace.

Přehled hodin v tabulce shrnuje nevyplněné hodiny a přesčasy za zvolené období. Vykázané hodiny jsou dále členěny na externí (na klientech) interní (pro firmu) a nepracovní hodiny.

Všechny externí hodiny zahrnuté v této tabulce jsou zároveň oceněny příslušnými hodinovými sazbami jednotlivých uživatelů platnými v rámci zadaného období a výsledkem jsou celkové agenturní náklady na externí hodiny. Bližší popis logiky sazeb a zahrnutí celkových nákladů do sazeb je v samostatné kapitole tohoto návodu.

Struktura tabulky a filtry

Co jsou to kalibrace Předpokládejme, že máme v Přehledu Timesheetu zobrazen souhrn za celý měsíc 09/2013 a všechny uživatele, které v tomto období agentura zaměstnávala.

Celkové agenturní náklady jsou vypočteny jako součin externích hodin (vykázaných jako práce na Jobech) jednotlivých uživatelů a jejich hodinových sazeb. Celkové agenturní náklady přenesené do Jobů skrze hodiny vykázané na těchto Jobech, oceněné jednotlivými sazbami jsou za měsíc 09/2013 celkem 652 600 Kč. Celkem 9 osob vykázalo 1 151,5 hodin na Jobech za průměrnou sazbu 567 Kč/hod.

Celkové agenturní náklady = všechny mzdy včetně odvodů a všechny overhead náklady (nájmy, energie, telefony, auta, finanční náklady apod.) Jsou to všechny náklady, které firma vynakládá na to, že vůbec existuje a je v provozu. V ideálním případě by se hodnota celkových agenturních nákladů vypočtených dle vykázaných hodin na klientech (jen klienti nám platí) a nákladových hodinových sazeb měla shodovat se skutečnými náklady agentury ve stejném měsíci, které eviduje účetní ve finančním účetnictví. Příklad: Vypočtené agenturní náklady 652 600 Kč Skutečné agenturní náklady 720 000 Kč Koeficient kalibrace = 720 000 / 652 600 = 1,103 Všechny sazby uplatněné při oceňování hodin na Jobech by se měly kalibrovat (navýšit) pro daný měsíc na skutečnou hodnotu koeficientem 1,103

Jak funguje kalibrace sazeb

Výpočet hodinové sazby nového konkrétního člověka vychází z těchto parametrů • Personální náklady (Mzda +

Odvody nebo ŽL) • Celkové Overhead náklady • Alokace Overhead na člověka • Předpokládaný poměr interní

práce na celkovém úvazku • Pracovní úvrazek (např. 8h/den) • 100% vyplněný Timesheet • Dovolená rozložená

rovnoměrně do celého roka

Nastavení sazeb na základě předpokladů

Odlišná realita od předpokladů

Automatická kalibrace sazeb na realitu

Hodinové sazby přestávají po čase věrně odrážet celkové agenturní náklady, na základě kterých byly vypočtené, protože se parametry výpočtu odchýlí od předpokladů • Celková změna nákladů firmy

proti předpokladu • Fluktuace • Přesčasy, pokud nejsou předem

zohledněny ve výpočtu sazeb • (Ne)disciplína při vyplňování

timesheetů • Jiný než předpokládaný poměr

interních aktivit • Nepracovní aktivity, resp.

rozložení nepracovních aktivit v čase, pokud jsou v sazbách apriori zohledněny HODINOVÁ

SAZBA =

PERSONÁLNÍ NÁKLADY + ALOKOVANÝ OVERHEAD

( 1 - PODÍL INTERNÍ PRÁCE)

ÚVAZEK (HODIN ZA MĚSÍC)

Do Jobtetu je možné zadat měsíční hodnoty celkových agenturních nákladů (náklady celé agentury na existenci a chod). Jobtet se postará o průběžnou kalibraci sazeb, aby při oceňování vykázaných hodiny na Jobech věrně přenášely skutečné náklady a zároveň zachovaly nastavené poměry mezi jednotlivými sekcemi, lidmi atp. zohledněné na začátku při výpočtu sazeb.

KOEFICIENT KALIBRACE = SAZEB

CELKOVÉ SKUTEČNÉ AGENTURNÍ NÁKLADY

VYKÁZANÉ EXTERNÍ HODINY (na Jobech) x HODINOVÉ SAZBY

Jak nastavit kalibrace Po stisku tlačítka „Nastavení kalibrací“ se zobrazí tento výčet měsíců ve zvoleném roce a je možné zadat fixní hodnoty celkových agenturních nákladů, na které se mají hodinové sazby v Jobtetu kalibrovat.

Např. v měsíci Září 2013 byly celkové skutečné agenturní náklady 598 000 Kč. Proti tomu ale agenturní náklady vypočtené jakou součin hodinových sazeb a externích hodin vykázaných v Timesheetu vycházejí nižší a je tedy nutné je upravit koeficientem 1,02 ,aby oceněné externí hodiny přenesené do Jobů věrně vyjadřovaly skutečné agenturní náklady. Pokud by ještě měsíc nebyl uzavřen (týden po skončení měsíce) vzala by se pro kalibrace hodnota koeficientu z přechozího měsíce a pak by byl koef. červeně.

0,90

0,90

1,02

0,97

1,00

1,01

0,89

0,92

1,02

1,02

1,02

1,02

Zpřesňující koeficient se dále uplatní také na sazby v aktuálním měsíci a měsících následujících, dokud nezadáme další přesnou hodnotu skutečných agenturních nákladů. Tyto měsíci ještě nebyly uzavřeny, proto je koeficient červeně.

ADMINISTRACE

Karta K čemu se karta používá

Role Zde se zadává výčet rolí, obvykle odvozených od pracovních pozic ve firmě (Account Manager, Executive atd.) Jednotlivým rolím se přiřadí příslušná oprávnění pro práci s Jobtetem a dále se konkrétním uživatelům přiřadí předdefinovaná role. Výhoda je v tom, že není nutné definovat práva pro každého uživatele zvlášť a když nastoupí někdo nový, tak je jednodušší založit v Jobtetu uživatelský účet.

Oprávnění Pro každou roli je možné nastavit detailní oprávnění, kterými je možné omezit přístup k vybraným kartám Jobtetu (např. Jobům jiného Account managera), zamezit možnosti měnit data (např. pro Executive) apod.

Uživatelé Zde Administrátor Jobtetu zakládá všechny uživatele, kteří budou používat Jobtet. Seznam uživatelů obsahuje jméno, příjmení, údaje pro přihlášení, heslo a také profil s aktuálním nastavením hodinové sazby.

Typy zakázek Zakázky (Joby) vedené v Jobsheetu mají příznak typ zakázky. Kromě běžné zakázky je vhodné sledovat odděleně např. New Business a vyhodnocovat náklady na získávání zakázek, na kterých se v agentuře také intenzivně pracuje. Kromě toho je možné definovat vlastní typy dle pravidel a zvyklostí firmy.

Aktivity Zde se zadává výčet aktivit, které je možné vykazovat v Timesheetu. Aktivity jsou rozdělené do tří skupin - Externí (práce pro klienty na Jobech), Interní (práce pro firmu) a Nepracovní. Účelné je udržet tento výčet v rozsahu cca 5 aktivit za skupinu aktivit, aby zůstalo vykazování Timesheetu jednoduché.

Sekce Pokud máte ve firmě oddělené útvary, oddělení nebo sekce, které mají samostatné vedení a je účelné jejich výsledky hodnotit samostatně, pak lze firmu rozdělit na sekce. Toto dělení se projeví např. na kartě se souhrnnými výsledky firmy.

Klienti Je účelné vést na jednom místě evidenci názvů klientů a případně zkratek pro účely konstrukce Job number, aby v tom byl pořádek. Zakládání nových klientů je možné zde v Administraci nebo na základě oprávnění rovnou na Jobsheetu.

Typy dokladů Zde se zadávají zkratky názvů dokladů, které jsou sledovány na Jobsheetu v části subdodávek (Faktura, pokladní doklad, dohody.. atp.)

Smazané joby Joby smazané tlačítkem „Smazat“ na Jobsheetu se objeví zde jakoby v Koši, odkud je může Administrátor případně obnovit.

Nastavení firmy Základní parametry jako je omezení přepisu v Timesheetu, výchozí hodnota agency fee a jednotky hodnot platné pro celý jobtet.

Zpět na Jobsheet Tlačítko pro návrat z Administrace do výchozího menu Jobtetu.

Ve sloupcích jsou jednotlivé Role

První blok oprávnění se týká karty Administace a je vhodné tuto kartu svěřit ve firmě pouze jedné osobě s rolí Administrátora

Oprávnění vidět na kartě Efektivita jiné uživatele má většinou management pro účely hodnocení

Možnost měnit stav Jobu na „Fakturovaný“ by měla mít pouze účetní a vedení

Možnost přidávat Joby by měla být vyhrazena Account Managerům, kteří Joby vedou

Externisté například vůbec nemají důvod přistupovat na Jobsheet, vyplňují jen Timesheety

Zobrazit v Timesheetu jiné uživatele by měl mít pouze manegement

Většinou pracuje Account Manager pouze na svých Jobech a nemá důvod vidět a měnit Joby ostatních

Toto jsou přehledy pouze pro management

Sumary využívá účetní pro kontrolu stavu Jobů

Nastavení rolí a oprávnění

Nejprve v Jobtetu založíme názvy Rolí, které budeme přiřazovat uživatelům. Název Role je možné později změnit, ale její nastavení práv a přiřazení uživatelům zůstane zachováno.

Jednotlivým Rolím pak nastavíme detailní oprvánění

Nastavení uživatelů a jejich profilů

Takto přidáváme nového uživatele

Kliknutím na záhlaví sloupce lze kterýkoliv sloupec seřadit dle abecedy

Pokud je v tabulce hodně záznamů, lze v tabulce vyhledávat zadáním části textu zde

Tímto jménem se uživatel přihlašuje do Jobtetu

Celé jméno se zobrazí po přihlášení do Jobtetu vpravo nahoře

Pokud je firma dělená na další sekce, tak je do ní uživatel zařazen. Zde je jen jedna sekce celá „Firma“

Role uživatele, podle která se řídí oprávnění v Jobtetu a také pozice ve firmě

Pokud chceme uživateli změnit jméno,heslo, roli nebo sekci klikneme zde na „Editovat“

Uživatelé se z Jobtetu nemažou, ale pouze se deaktivují, pokud odejdou..

Do profilu uživatele se zadává jeho hodinová sazba

Nastavení údajů uživatele

Přihlašovací jméno do Jobtetu. V Jobtetu je nastavena doména Vaší firmy a přihlašovací jméno je odvozeno od e-mailu, na který uživateli budou chodit případné notifikace (např. nevyplněný Timesheet)

Jméno a Příjmení uživatele

Heslo pro přihlášení do Jobtetu. Je nutné, aby obsahovalo kombinaci velkých a malých písmen, číslice a nějaký znaku (např. podtržítko)

Zde je možné zvolit sekci, do které je uživatel zařazen

Pokud je toto pole zaškrtnuté bude uživatel dostávat každé pondělí mailem upozornění, pokud má za uplynulý týden nějaké nevyplněné hodiny v Timesheetu dle úvazku zadaného v jeho profilu

Zde je možné zvolit roli uživatele, podle které se určí, jaká má oprávnění pro práci v Jobtetu. Je možné zvolit i kombinaci rolí a tudíž i kombinaci (průnik) oprávnění těchto rolí. Provedené změny nebo založení nového uživatele potvrdíte stiskem tlačítka „Změnit“

Nastavení profilu a sazby uživatele

Uživatel může v jeden okamžik mít pouze jednu nákladovou sazbu, ale v čase je možné sazby samozřejmě měnit, např. pokud dostane přidáno. Každá sazba má tedy platnost „Od – Do“, pouze poslední aktuálně platná nemá termín „Do“ a je platná dokud není zadána nová, která stávající sazbu změní od určitého data.

Na základě těchto hodnot je hodinová sazba vypočtena. Výpočet sazby je popsán na další straně. Zde jsou hodnoty uloženy pouze pro informaci a v profilu uživatele výpočet sazby neprobíhá. Sazbu je nutné vypočítat vedle, např. v Excelu. Výhodou je možnost sazbu v profilu dodatečně ručně upravit.

Toto je hodinová sazba uživatele, kterou se oceňují všechny vykázané externí hodiny (hodiny na Jobech), které se přenáší jako náklad do Jobů. Hodinová sazba se ještě může upravit při oceňování hodin vlivem kalibrace na skutečnou výši celkových agenturních nákladů.

Smazat lze vždy poslední platnou sazbu. Po smazání poslední sazby se nově za platnou sazbu (bez uvedení termínu „Do“) prohlásí ta, která smazané sazbě předcházela.

Přidat novou sazbu dle zadaných údajů v řádku lze tlačítkem „Přidat“. Poslední platná sazba se uzavře, tzn. doplní se k ní termín „Do“ jako den bezprostředně předcházející dni, od kterého platí nově vytvořená sazba.

HODINOVÁ SAZBA =

PERSONÁLNÍ NÁKLADY + ALOKOVANÝ OVERHEAD

( 1 - PODÍL INTERNÍ PRÁCE)

ÚVAZEK (HODIN ZA MĚSÍC)

1,000 Kč/hod =

25,000 + 120,000 Kč

85 %

168 hod/měsíc

Výpočet hodinové sazby

Personální náklady jsou mzdy včetně odvodů nebo odměny na ŽL.

Overhead jsou režijní náklady, tzn. všechny náklady nutné na samotnou existenci a chod firmy (nájmy, energie, IT, tiskárny, telefony, auta, finanční náklady, náklady na sdílené služby apod.) Celkový overhead je nutné alokovat na sekce a jednotlivé osoby podle předpokladů o podílu na vzniku nákladů. Výčet a návod na alokace při nastavení sazeb je na samostatnou konzulatci.

Podíl interních činností je obvykle cca 15%,to zahrnuje interní porady, administrativu apod. Tyto hodiny nám žádný klient nezaplatí a je pro to nutné hodinovou sazbu předem navýšit, aby byl do zakázek přenesen i náklad na interní činnosti.

Podíl interních činností je obvykle cca 15%,to zahrnuje interní porady, administrativu apod. Tyto hodiny nám žádný klient nezaplatí a je pro to nutné hodinovou sazbu předem navýšit, aby byl do zakázek přenesen i náklad na interní činnosti.

TIP: Hodinové sazby v sobě vždy mají určitou míru nepřesnosti. Je podstatné nastavit je s citem pro relativní poměr nákladovosti mezi lidmi a dále jejich zpřesnění nechat na kalibraci v Jobtetu.

Nastavení aktivit

Nastavení aktivit slouží pro Timesheet. Pouze aktivity zde přednsatavené je možné v Timesheetu vykazovat.

Aktivity se napevno dělí na externí (hodiny vykázané na Jobech pro klienty),Interní a Nepracovní

Pro každou aktivitu lze nastavit název např. „Schůzky“, dále je nutné doplnit 3-písmennou zkratku „SCH“ a lze nastavit barvu, kterou bude mít aktivita při vykázání v Timesheetu.

Barva aktivity se nastavuje pomocí kódu HTML v HEX formátu. Kódy barev jsou uvedeny např. zde http://en.wikipedia.org/wiki/Web_colors

Ostatní nastavení

Typy zakázek, ze kterých je možné vybrat při zakládání nového Jobu. Je účelné samostatně sledovat přinejmenším „New Business“, což jsou obvykle nabídky a tendry.

Pokud se firma dělí na více sekcí a je účelné sledovat jejich celkové výsledky v Reportu odděleně, pak je nutné sekce založit zde a následně do nich zařadit konkrétní uživatele

Typy dokladů, které je možné zvolit v části Subdodávky na Jobsheetu. Typicky se jedná o fakturu, pokladní doklad, případně dohodu o provedení práce, převod na účet atp. Jeden typ je možné nastavit jako výchozí (obvykle faktura jako nejčastěji používaný typ dokladu) a dále je nutné nastavit formát čísla dokladu (Faktura) nebo datum (Pokladní doklad), které má Account Manager odpovědný za vedení Jobu povinnost do Jobsheetu zaznamenat.

Nastavení klientů

Je účelné vést názvy klientů na jednom místě, aby v tom byl pořádek. V administraci Jobtetu je pro tento účel speciální karta s výčtem evidovaných názvů klientů a jejich zkratek pro účely generování Job number.

Pro tohoto klienta ještě nebyl založen žádný Job a je tedy stále možné ho smazat. U ostatních klientů jsou již v Jobtetu nějaké Joby a lze těmto klientům tudíž jedině změnit název, ale není je možné zcela smazat.

Pokud je v tabulce hodně záznamů, lze v tabulce vyhledávat zadáním části názvu klienta zde

Kliknutím na záhlaví sloupce lze kterýkoliv sloupec seřadit dle abecedy

Přidat nového klienta

Název nového kliental ze zadat jakkoliv, ale je dobrá praxe používat pro klienty cca 5-ti písmenné zkratky před názve, které slouží pro konstrukci Job number (viz příklady v tabulce) Zkratku lze odvodit z vybraných písmen z názvu klienta, aby byla dostatečně nápovědná.

Smazané Joby

Na tomto seznamu jsou uvedeny Joby, které oprávněný uživatel smazal na Jobsheetu. Smazaný Job je možné z tohoto seznamu znovu obnovit. Ale pozor, pokud při mazání byly hodiny vykázané na tento Job v Timesheetu převedeny na jiný Job. Hodiny převedené po smazání na jiný Job už zpět navázat na smazaný Job nelze. Proto již při mazání je potřeba myslet na důvod, proč je Job mazán a zda nebude znovu obnoven. Typicky se jedná o mazání,kdy byl Job omylem založen dvakrát a takový se již pravděpodobně obnovovvat nebude, ale mohou nastat i výjimky, kdy k obnovení může nastat.

Nastavení firmy

Zde je možné nastavit základní parametry platné pro celý Jobtet

Toto je počet dnů zpětně, do kterých může uživatel provádět změny již vykázaných hodin v Timesheetu. Více do historie již může pouze vyplnit záznam do prázdného políčka, ale nikoliv již vykázané hodiny měnit na jiné. Toto jeúčelné s ohledem na tendenci uživatelů měnit historii vykázaných hodin, pokud má struktura vykázaných hodin negativní dopad na jejich hodnocení.

Agency fee je provize za zprostředkování subdodávky účtovaná n na položky vyplněné v Jobsheetu. Zde je výchozí hodnota, kteoru je možné změnit při založené konkrétního Jobu. Je zde nastavená proto, aby se na agency fee nezapomínalo.

Zde je možné zapnout/vypnout autokalibrace hodinových sazeb . Jsou agentury, kterým tato funkce nemusí vyhovovat a mohou chtít, aby byly sazby fixní, ačkoliv se zákonitě odchýlí náklady přenesené prostřednictvím sazeb do Jobů a celkové skutečné agenturní náklady.

Do Jobtetu je možné nahrát logo firmy ve formátu .jpg nebo .png, které se použije na výtisk levé strany Jobsheetu pro klienta

MAY THE FORCE BE WITH YOU…