JCMS Solution de gestion documentaire · 2" %01 / 12 1 4 % % A propos de ce document Historique 1.0...

J CMS S o l u t ion de g es t io n

d oc ume nta i re

2

JCMS Solution de gestion documentaire | 01/12/2014

A propos de ce document

Historique

1.0 28-02-2011 Guillaume Derrien Création du document 1.1 20-01-2012 Guillaume Derrien Mise à jour du document (version JCMS 7.1) 1.2 03-06-2013 Guillaume Derrien Mise à jour du document (version JCMS 8.0) 1.3 01-12-2014 Guillaume Derrien Mise à jour du document (version JCMS 9.0)

Contacts Pour toute question ou précisions sur ce document, nous vous remercions de contacter :

J e a n - F r a n ç o i s P e l l i e r D i r e c t e u r c o m m e r c i a l

Tél : 01 39 23 31 15 Mobile : 06 25 37 01 46 E-‐mail : jean-‐[email protected]

G u i l l a u m e D e r r i e n R e s p o n s a b l e a v a n t - v e n t e

Mobile : 06 23 80 63 44 E-‐mail : [email protected]

3


Sommaire

A propos de ce document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

Sommaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

Introduction .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1. Les enjeux de la GED, les réponses JCMS .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.1. Optimiser le temps consacré à la recherche de documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

1.1.1. Des accès multiples .................................................................................................................. 6 1.1.2. Un moteur de recherche pertinent, performant et évolutif ................................................. 13 1.1.3. Une structure adaptable ........................................................................................................ 17 1.1.4. Des plans de classement multiples ...................................................................................... 17

1.2. Améliorer la traçabil i té des documents et de leur contenu lors de leur traitement.

18

1.2.1. Un suivi avancé des modifications ....................................................................................... 18 1.2.2. Le suivi des validations et des remarques ........................................................................... 18 1.2.3. La gestion de quotas ............................................................................................................. 19 1.2.4. Les notifications et Alertes .................................................................................................... 20

1.3. Améliorer la f luidité de circulation et de traitement de l ’ information. . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

1.3.1. Gérer finement les cycles de vie de vos documents ........................................................... 23 1.3.2. Assurer le suivi et contrôler l’avancement des processus .................................................. 24

1.4. Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des

informations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

1.4.1. JCMS au centre de votre système d’information ................................................................. 26 1.4.2. JCMS agrégateur de vos applications métiers ..................................................................... 26

1.5. Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

1.6. Répondre aisément aux exigences des normes de qualité. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.6.1. Le versionning ........................................................................................................................ 27 1.6.2. L’utilisation de modèles ........................................................................................................ 27 1.6.3. L’agilité au service de votre métier ...................................................................................... 28

1.7. Développer un système de traitement de l ’ information entièrement paramétrable.

28

1.7.1. Dématérialiser et indexé vos documents papier pour accélérer leur traitement ............ 28 1.7.2. Sécuriser simplement vos documents électroniques ......................................................... 31 1.7.3. Contrôler et piloter votre base documentaire ...................................................................... 31

2. Intégration des outi ls bureautiques .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

4


2.1. Intégration forte avec la suite bureautique MS-Off ice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2.2. Intégration avec Open Off ice et Libre Off ice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.3. Intégration avec votre bureau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

2.4. Intégration de votre GED existante avec CMIS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

2.5. Intégration de votre GED Drive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3. Collaboration et coédition simultanée .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

3.1. La col laboration avec Crocodoc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

3.2. La coédit ion avec Google Doc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

5


Introduction

Jalios est l’éditeur de Jalios JCMS, solution pour collaborer, partager et communiquer au travers de sites Internet, Extranet et Intranet. Jalios s’adresse aux organisations exigeantes qui souhaitent une solution adaptée à leurs besoins et veulent donner la maîtrise à leurs responsables fonctionnels. Plus de 600.000 Intranautes et des millions d’Internautes utilisent quotidiennement Jalios JCMS.

La solution Jalios JCMS est mise en œuvre pour des usages nombreux qui témoignent à la fois de la richesse du produit et de l'évolution du Web durant cette décennie avec l'apparition du Web 2.0 et de l'Intranet 2.0 donnant un rôle participatif aux utilisateurs :

• Site institutionnel / Site d'information / Site e-‐commerce • Portail d'entreprise / portails départementaux • Référentiel d'entreprise / base de connaissances • Espaces collaboratifs / Espaces projets / Espaces de veille • Réseau social / Gestion d'expertise / Environnements conversationnels

De la communication à la collaboration : couverture fonctionnelle de Jalios JCMS

« Jalios est un produit possédant une des plus larges couvertures fonctionnelles du marché. L'outil propose en effet de nombreux modules visant à répondre à un large panel d'usages, allant de l'intranet au réseau social d'entreprise, en passant par la gestion de projet. Jalios a le statut d'outil avancé sur le domaine de la gestion de contenus au sens large. L'ergonomie et la maturité fonctionnelle de l'outil font de Jalios un choix très pertinent pour ces usages qui ont fait sa réputation. Aujourd'hui, Jalios propose une offre beaucoup plus large, touchant de manière exhaustive aux fonctions de travail collaboratif et de réseau social d'entreprise. » Thomas Poinsot / LECKO.

Avec sa nouvelle version JCMS, Jalios propose une solution toujours plus complète dont la modularité permet une mise en œuvre partielle au rythme de ses clients. Cette plateforme applicative satisfait les attentes de performance, de sécurité et de fiabilité des PME et grands comptes les plus exigeants.

Jalios JCMS démultiplie les capacités GED de JCMS, introduit de nouvelles fonctionnalités conversationnelles, rénove son environnement collaboratif, propose un accès mobile et s’intègre avec les environnements bureautiques.

6


1. Les enjeux de la GED, les réponses JCMS

1.1. Optimiser le temps consacré à la recherche de documents.

En réduisant les tâches liées à la recherche de documents, à leur accès ou à leur mise à jour, JCMS vous permet d’optimiser le temps consacré à vos autres tâches.

1.1.1. Des accès multiples

JCMS propose de faciliter l’accès à la documentation en proposant de multiples méthodes répondant aux habitudes de travail de chacun.

« J ’ a c c è d e a u x d o c u m e n t s d e p u i s l ’ i n t r a n e t o u d e p u i s m e s o u t i l s b u r e a u t i q u e s »

JCMS propose une nouvelle façon de travailler sur les documents grâce à son module Intégration MS-‐Office. En effet ce module ajoute pour l’ensemble des programmes de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint) un accès direct aux documents de votre serveur JCMS.

La mise à jour des documents se fait directement depuis l’application JCMS

7


Ou depuis l’application bureautique, simplement en cliquant sur le bouton "Déposer". De plus, l’ensemble des méta-données définies sur les documents est également directement accessible (titre, résumé, dossiers, mots clefs, …).

Vous pouvez naviguer dans les espaces de travail, les catégories et effectuer des recherches sur les documents présents dans JCMS.

Lors de l’ouverture d’un document, une copie est téléchargée ce qui vous permet de travailler localement, sur des périodes longues, y compris en mode déconnecté. Son verrouillage automatique garantit que vous serez le seul à travailler sur ce document. Un onglet information permet de consulter l’ensemble des métadonnées du document. Une fois votre tâche terminée, il suffit de cliquer sur le bouton "Déposer" pour mettre à jour le document sur le serveur et relâcher le verrou.

« J e m e t s e n l i g n e m e s d o c u m e n t s l o r s d e m e s e n v o i s d e m a i l »

8


JCMS propose en standard la gestion du mail entrant. Cette fonctionnalité permet de gérer une ou plusieurs boîtes aux lettres via les protocoles POP3 ou IMAP. A la réception d’un nouveau mail, JCMS l’archive comme une publication ou déclenche un traitement approprié. Il est par conséquent possible lors de la communication d’un document par mail de référencer automatiquement celui-‐ci dans votre base documentaire.

Interface de supervision du mail entrant.

« J e p a r t a g e u n d o c u m e n t a v e c u n e p e r s o n n e e x t e r n e à m o n o r g a n i s a t i o n »

Les outils collaboratifs tels que JCMS réduisent considérablement le nombre de pièces-‐jointes envoyées par mail. Néanmoins, il est toujours nécessaire de pouvoir envoyer un document à une autre personne. Si cette personne a accès au site, la fonction de recommandation répond parfaitement à ce besoin (cf. 1.2.4). Mais s’il s’agit d’une personne externe à l’organisation, n’ayant pas accès au site, la recommandation n’est pas possible. JCMS 9 permet de partager un document protégé à des personnes externes pendant une durée limitée. Cette façon de faire est aussi plus efficace que l’envoi classique de pièce-‐jointe : l’accès au document est limité dans le temps ; le document n’engorge pas les boites aux lettres des destinataires et l’accès au document est tracé.

A noter que les espaces collaboratifs permettent d’inviter des personnes externes (pour consultation, contribution ou validation). Il est par conséquent possible de partager tout un référentiel (projet par exemple) avec des membres externes à l’organisation.

« J e m e t s e n l i g n e l e s d o c u m e n t s p a r t e n a i r e s ( C l i e n t s / f o u r n i s s e u r s / … ) » r e ç u s p a r m a i l .

JCMS propose depuis sa version 9, le module Outlook dont le 1er usage est le partage de mails et de pièces jointes. En utilisant l’icône Jalios présent dans le ruban ou par le menu contextuel sur un

9


message, vous pouvez extraire et déposer les documents joints à un mail dans votre intranet. Il est bien sur possible de ne déposer qu’une seule pièce jointe.

Bouton intégré dans la barre Ribbon Outlook Menu contextuel accessible par bouton droit

Lors du dépôt, JCMS propose de qualifier le document afin de faciliter son accès ultérieur (nom, description, classement, …)

Fenêtre de dépôts permettant de qualifier le document

« J e g è r e m e s d o c u m e n t s f a v o r i s p o u r y a c c é d e r e n 1 c l i q u e »

Jcms offre la possibilité à ses utilisateurs de gérer Simplement leurs favoris. Cette fonctionnalité permet à chacun d’accéder très rapidement à ses documents favoris.

10


« J ’ a c c è d e a u x d o c u m e n t s d e l ’ e n t r e p r i s e d e p u i s u n l e c t e u r r é s e a u p a r t a g é e t l ’ e x p l o r a t e u r W i n d o w s »

JCMS implémente le protocole WebDAV afin de vous permettre de naviguer dans votre référentiel documentaire depuis votre explorateur Windows comme s'il s'agissait d’un simple répertoire. Cette navigation se fait au travers de l'arborescence de catégories définie par les utilisateurs dans l’intranet, ce qui garantit une homogénéisation de la navigation.

« J ’ a c c è d e a u x d o c u m e n t s d e l ’ i n t r a n e t q u e j ’ a i s é l e c t i o n n é d e p u i s m o n p o s t e d e t r a v a i l m ê m e e n m o d e d é c o n n e c t é »

Afin de disposer où que l'on soit de ses documents de travail, à jour, et pouvoir travailler dessus, même hors connexion, Jalios propose son composant : JDrive. Où que vous soyez, ce module vous permet d'accéder à vos fichiers et travailler dessus, même hors connexion. Avec sa synchronisation bidirectionnelle et permanente, vous disposez ainsi en toutes circonstances de la version la plus récente du document.

11


Liste des documents sur le poste de travail synchronisés avec l’intranet

« J e n a v i g u e d a n s m e s d o c u m e n t s d e p u i s m o n i n t r a n e t »

JCMS offre de nombreux outils pour afficher et gérer votre documentation depuis l’interface web. Chacun de ces outils est simplement configurable et peut-‐être enrichi par une API simple, complète et intuitive.

Portlet Explorateur Le module Explorateur fournit un accès intuitif aux contenus et documents via une navigation au sein de vos hiérarchies de classement. Il permet de plus en mise en ligne simplifiée (par glisser-‐déposer)

L’explorateur de document avec Recherche, filtres, tris et dépôt par glisser-‐déposer

12


La visionneuse Grâce à la visionneuse, il est de moins en moins nécessaire d’ouvrir les documents dans leur application d’origine pour les consulter. Aussi, par défaut, JCMS est paramétré pour que l’utilisateur soit redirigé sur la page de présentation d’un document lorsqu’il clique sur le lien d’un document plutôt que de déclencher son téléchargement. Cette fonctionnalité permet non seulement d’accélérer l’ouverture des documents mais également de limiter le trafic réseau.

Visionneuse pour consulter un document directement dans la page.

Dépôts multiples JCMS fournit une nouvelle interface de dépôt de fichiers. Celle-‐ci permet de sélectionner plusieurs fichiers à déposer en même temps. Avec la majorité des navigateurs, il est possible de sélectionner les fichiers par glisser/déposer. Une barre de progression affiche l’état d’avancement du dépôt pour chaque fichier.

Nouvelle interface de dépôt de fichiers.

Le dépôt massif Jalios JCMS supporte le dépôt massif de documents via une archive Zip. Le fichier Zip est décompressé et JCMS génère autant de documents qu’il y a de fichiers dans l’archive Zip quel que soit leur arborescence.

13


Tous ces fichiers sont traités comme autant de dépôts unitaires et tous les contrôles habituels sont déclenchés. Le module Import de documents scrute un répertoire et déclenche un import automatique des documents qui déposés. Ce module gère ainsi l’intégration avec des systèmes externes de génération de fichiers, tels les outils de numérisation (OCR).

Les portlets de liste JCMS propose de nombreux modes de présentation / classement de la documentation facilement configurables et enrichissables (code source disponible)

Présentation par tag (nb de lecteurs ou de documents) Présentation par date

Présentation par popularité Présentation par nombre de lecteurs

1.1.2. Un moteur de recherche pertinent, performant et évolutif

JCMS propose une recherche unifiée avec une interface unique pour rechercher dans les contenus, les documents, et les personnes. C’est une option des portlets Recherche, qui est activée par défaut dans la zone de recherche de la Topbar. Lorsque cette option est activée, les membres, trouvés avec le texte saisi, sont présentés juste avant le premier résultat.

14


Unification des résultats de recherche sur les publications et l'annuaire des membres.

La recherche instantanée améliore encore l’efficacité pour l’utilisateur : au fur et à mesure de la saisie de la recherche, une liste de propositions est présentée à l’utilisateur qui accède ainsi directement à l’information recherchée. Les résultats sont répartis en deux groupes : les utilisateurs et les publications.

Suggestion de résultats avec la recherche instantanée.

Le moteur de recherche de JCMS permet d’effectuer des recherches globales ou partielles sur l’intranet :

• simples (plein texte), • avancées, c’est à dire multicritères : • plein texte, • sur les métadonnées : par auteur, par type de document, par date • sur les catégories : par mots-‐clés ou par rubrique • sur les types de documents (Tableur, traitement de texte, …)

La fonction de recherche de JCMS offre également des fonctions d’affinement de recherche. Lors d’une recherche textuelle, JCMS trie les résultats selon leur niveau de pertinence. Le calcul de la pertinence est basé sur la fréquence du terme recherché dans la publication par rapport à sa

15


fréquence dans l’ensemble des publications. Durant ce calcul, sont également prises en compte les particularités des publications. Ainsi, la présence du terme recherché dans le titre, le résumé ou les catégories augmentera la pertinence de cette publication (Les tris par Date, Note, Titre et Nombre d’avis sont également disponibles).

16


Pour les utilisateurs avancés, JCMS permet également d’exploiter des mots-‐clés ou des opérateurs pour effectuer des opérations logiques entre les différents termes recherchés.

Mot-clé

Opérateur équivalent

Explication Exemple

AND && Une publication est retenue uniquement si les deux termes entourant l'opérateur && ou le mot-clé AND sont présents dans le(s) champ(s) recherché(s).

C'est l'opérateur par défaut dans JCMS (options «Tous les mots»).

"robe blanche" AND cheval "robe blanche" && cheval Recherche tous les contenus qui contiennent à la fois «robe blanche» et «cheval».

OR || Une publication est retenue si au moins un des deux termes entourant l'opérateur || ou le mot-clé OR sont présents dans le(s) champ(s) recherché(s).

cheval OR chevaux cheval || chevaux Recherche tous les contenus qui contiennent soit «cheval», soit «chevaux», ou les deux à la fois.

NOT ! ou - Une publication est retenue uniquement si le terme suivant le mot-clé NOT, l'opérateur ! ou l'opérateur - est absent du (des) champ(s) recherché(s).

Les opérateurs ! et - doivent être accolés au terme à exclure.

"robe blanche" NOT vêtements "robe blanche" !vêtements "robe blanche" -vêtements Recherche tous les contenus qui contiennent «robe blanche», mais pas «vêtements».

+ Une publication est retenue uniquement si le terme suivant l'opérateur + est présent dans le(s) champ(s) recherché(s). Les autres termes sont

+"robe blanche" cheval Recherche tous les contenus qui contiennent «robe

optionnels (sauf autrement précisé).

L'opérateur + doit être accolé au terme à inclure.

blanche», et si possible «cheval».

Opérateur de proximité Utilisez le symbole «~» (tilde) immédiatement après une phrase en précisant une distance pour effectuer une recherche en forçant les mots de la phrase à apparaitre à moins d'un certain nombre de mots l'un de l'autre. En standard JCMS ne fournit pas d’approximation phonétique. Recherche Homonymie Lucene (cœur du moteur de recherche exploité par JCMS) permet la recherche par homonymie. Aucun dictionnaire d’homonyme n’est intégré en standard dans JCMS) L’intelligence collective Les catégories de JCMS permettent de supporter les besoins d’organisation et d’étiquetage (tag) des documents. Chaque utilisateur peut ainsi enrichir les méta-‐données d’un document avec les étiquettes les plus adaptées (la création et la gestion des étiquettes sont soumises à droits). Ces catégories peuvent ensuite être exploitées dans l’ensemble du site (par le moteur de recherche pour l’affinement, la navigation, …)

17


Tagging d’un document

Un code ouvert pour répondre à vos besoins JCMS propose par l’ouverture au travers de son système de module d’intégrer des moteurs de recherche externes spécialisés. Sont disponibles actuellement des connecteurs pour Polyspot et Sinequa mais d’autres moteurs sont envisageables tels Antidot, Autonomy, Exalead…

1.1.3. Une structure adaptable

La structure des documents peut-‐être librement enrichie afin d’ajouter des informations importants pour vos traitements internes. Il est également possible de mettre un système d’héritage entre type de document afin partager des métadonnées obligatoire entre types. Par exemple : Les documents de type facture peuvent être enrichis avec des champs Emetteur, référence, date de règlement, ….

Document Facture avec ses propres métadonnées

1.1.4. Des plans de classement multiples

Dans Jalios JCMS, la notion de catégorie est exploitée pour de multiples besoins : caractériser une publication (sujet, nature, niveau de validation...), décrire la cible de l’information (le sujet d’intérêt, le lectorat...), définir l’organisation hiérarchique des documents, tagguer le document (mots clefs) ... Jalios JCMS offre un système de classification à facettes. Un document peut appartenir à plusieurs catégories (sans duplication) autorisant ainsi la mise en place de multiples plans de classement et référentiels. Le renommage et le déplacement de catégories conserve les classements déjà effectués.

18


Il n’y a plus 1 logique de navigation mais bien autant que cela vous semble nécessaire !

1.2. Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.

1.2.1. Un suivi avancé des modifications

JCMS vous donne accès à toutes les versions passées d’un contenu depuis sa création, y compris pour des contenus supprimés. Il est possible de comparer deux versions et d’identifier l’auteur des modifications, les dates de modification et les modifications effectives.

Il est possible de revenir à une ancienne version : JCMS crée alors une nouvelle version à l’identique de l’ancienne.

Comparaison de deux versions d’un document

1.2.2. Le suivi des validations et des remarques

L’historique des commentaires de validation est également conservé et visible directement en front-‐office.

19


Historique du cycle de vie du document

1.2.3. La gestion de quotas

JCMS intègre un mécanisme permettant de définir des quotas sur le type et la taille des documents uploadés. Ce paramétrage se fait via les propriétés de l’application et permet de définir la taille maximum (en octets) des fichiers uploadés selon leur type mime (Excel, Powerpoint, Word, …). Ce type de paramétrage permet de limiter les erreurs de mise en ligne : Fichier vidéo ou image non compressés par exemple. Il est également possible de déterminer un quota disque pour l’ensemble du site et pour chaque espace de travail et espace collaboratif.

20


1.2.4. Les notifications et Alertes

Toutes les alertes émises par la plateforme sont désormais gérées de façon homogène et générique. Les alertes sont typées sur trois niveaux avec un code couleur :

1. Information (en bleu) : l’utilisateur est informé d’une nouveauté ou d’un changement (p. ex. : nouveau commentaire, nouveau billet de blog, mise à jour d’un contenu suivi, …)

2. Action (en orange) : l’utilisateur est informé qu’une action de sa part est attendue (p. ex. : valider d’une étape de workflow, indiquer ses disponibilités pour une planification, …)

3. Avertissement (en rouge) : l’utilisateur est alerté d’une situation d’urgence (p. ex. : dépassement de quota dans un espace, store ou base de données corrompu, …)

JCMS propose la diffusion de ces alertes sur différents canaux : le mail, le site, la messagerie instantanée (XMPP), le smartphone (via le service Pushover ou par SMS) … Les utilisateurs peuvent définir des règles de diffusion des alertes selon leur niveau et leur type. Une même alerte peut être envoyée sur plusieurs canaux. P. ex. l’utilisateur peut décider de recevoir les informations par mail, les actions par mail et sur le site, les alertes sur tous les canaux disponibles. Lorsque plusieurs règles sont applicables pour une alerte, c'est la règle la plus précise qui est utilisée. Si aucun canal de diffusion n’est indiqué pour un niveau ou un type d'alerte, ces alertes ne seront pas envoyées. Les alertes sont affichées soit de façon détaillée, soit de façon synthétique selon le type de canal (p. ex. détaillé en mail ou sur le site et synthétique dans la messagerie instantanée). Les alertes sont personnalisées pour chaque utilisateur.

Interface de paramétrage des alertes.

Par ailleurs, les recommandations exploitent le nouveau framework d’alertes et il est possible de typer chaque recommandation (information, action, alerte). Les destinataires reçoivent ainsi les recommandations par les canaux les mieux adaptés et savent rapidement le niveau d’urgence qu’ils doivent appliqués.

21


Interface d'envoi de recommandations.

L’alerte qui indique l’arrivée d’une nouvelle recommandation affiche l’émetteur et la liste des destinataires. L’utilisateur connaît ainsi immédiatement les autres membres impliqués sur cette recommandation. Les recommandations sont archivées. Depuis la Topbar, l’utilisateur a accès à l’ensemble de recommandation envoyées et reçues. En allant sur un contenu, l’utilisateur retrouve les recommandations qu’il a émises et reçues sur ce contenu.

Liste des recommandations envoyées et reçues.

Les recommandations sont aussi couplées au suivi des lecteurs. Lorsque celui-‐ci est actif sur un contenu, l’utilisateur connaît les membres destinataires qui ont accédé au contenu recommandé.

22


Suivi des lecteurs associé aux recommandations.

Le suivi des lecteurs a aussi été revu. Il propose une nouvelle interface et pour les documents, il distingue les consultations de la fiche et les téléchargements du fichier.

Enfin, chaque utilisateur peut être informé de l’évolution unitairement d’un document ou d’un contenu en demandant à être notifié lors de sa mise à jour ou de l’ajout d’un commentaire.

23


Icône d’abonnement

1.3. Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information.

1.3.1. Gérer finement les cycles de vie de vos documents

L’Editeur de modèles de workflow de JCMS vous permet de prévoir de multiples modèles de workflow plus ou moins complexes : avec plusieurs niveaux, avec validation en cascade ou en parallèle, avec validation tacite au bout d’un certain temps (workflow express), avec alerte et notification sur le portail et la corbeille de tâches qui fait office de « todo list ».

Représentation du modèle de workflow paramétré

La création d’un nouveau cycle de validation est entièrement réalisée depuis l’interface web au travers de 4 étapes simple et intuitives. JCMS permet de définir des workflows par instance de contenu (et non plus seulement par type de contenu et par espace de travail). Cette possibilité permet en autre au contributeur de sélectionner le processus de validatoin adapté à la criticité de son contenu.

24


Attribution des rôles par l’administrateur fonctionnel pour une validation en parallèle

1.3.2. Assurer le suivi et contrôler l ’avancement des processus

Un tableau de bord des publications en cours de rédaction est disponible pour les administrateurs de travail. Deux vues sont présentées : La vue par état : pour chaque état, les publications qui s’y trouvent sont listées.

Tableau de bord des workflows présenté par état

La vue par rôle : Pour chaque rôle, on liste les publications à traiter par les membres de ce rôle (selon la structure du workflow, une même publication peut apparaître pour plusieurs rôles).

Tableau de bord des workflows présenté par rôle

25


Pour les deux vues, il est possible de filtrer par modèle de workflow et par type de publications. Pour chaque publication listée, une icône indique le niveau de retard actuel (si cette publication se trouve dans un état avec relance). Il s’agit d’une estimation basée sur la fréquence des relances. L’icône permet de relancer manuellement les contributeurs. En complément du tableau de bord, la liste des tâches a été revue afin de présenter des listes homogènes avec la liste des contenus et celles du tableau de bord.

Liste des tâches

Enfin, les membres peuvent consulter le calendrier des publications et celui des expirations pour suivre les contenus dans le processus éditorial. Les membres peuvent consulter et suivre l’avancement du processus éditorial par le biais de tableaux de bord des contenus et calendriers (des publications notamment). Il est ainsi aisé d’accéder aux éléments relatifs à l’origine du contenu (auteur, date, interne ou externe, …).

Calendrier de publication

JCMS propose également une fonction de prévisualisation temporelle de votre site à une date future ou passée afin de simuler l’état de votre site selon le calendrier de publication.

1.4. Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.

JCMS, par son positionnement central dans votre système informatique, offre la possibilité à l’ensemble de vos applications (sites web, applications métiers, bureautique) d’interagir avec celui-‐ci au travers d’une API simple et évolutive.

26


1.4.1. JCMS au centre de votre système d’information

JCMS fournit une API de type Web Service ainsi qu’un système d'authentification unitaire (AuthKey) permettant d’interagir avec d’autres composants du système d’information de l’entreprise.

JCMS Open API JCMS Open API, est une API web service de type REST offrant un accès aux fonctionnalités de JCMS. Elle vous permet de :

• Consulter, créer, modifier et supprimer toute donnée de JCMS (publication, catégorie, membre, ...)

• Faire des recherches sur les publications • Consulter les structures des types de publication et des workflow • Consulter l'état de votre site (environnement, état des données, des synchronisations

JSync, sessions ouvertes, ...) • Arrêter / Démarrer les écritures • Déclencher les imports

Les données renvoyées par les méthodes de JCMS Open API sont au format XML avec la même structure que les flux d'export.

JCMS Open API Client Afin de simplifier le développement pour les développeurs Java, Jalios fournit JCMS Open API Client. Il s'agit d'une bibliothèque Java simplifiant les requêtes Open API. Elle fournit notamment un mécanisme permettant de gérer l'authentification par session, une navigation XPath dans les résultats et une API d'écriture simplifiée. JCMS Open API est indépendant de tout langage. Il est donc possible de piloter un site JCMS depuis des scripts Perl, PHP, shell (en utilisant par exemple cURL).

1.4.2. JCMS agrégateur de vos applications métiers

JCMS vous offre la possibilité d’intégrer vos applications métier. Il existe pour ce faire plusieurs méthodes d’intégration simple (d’autres méthodes sont possibles mais nécessitent des développements spécifiques) :

• L’application fournit des web services : JCMS permet d’intégrer simple des web services au travers du langage JAVA et de nombreuses API

• L’application génère des fichiers XML ou CVS : JCMS supporte nativement le langage XML. Il est par conséquent aisé d’intégrer des flux de ce type. Les flux CSV sont traités selon la même méthode au travers d’API JAVA déjà intégrées dans le produit.

• L’application fournit des flux RSS (ou ATOM) : JCMS fournit nativement un lecteur évolué de flux RSS ou ATOM. Ce lecteur permet de générer l’affichage des flux (même les flux mal structurés, et indique à l’utilisateur les articles déjà consultés.

• L’application est « webisée » mais ne fournit aucun flux : JCMS propose dans ce cas une intégration au travers d’une iframe paramétrable et dynamique.

• L’application propose des portlets conforme à la norme 286 : JCMS respecte la norme JSR 286 et permet nativement l’intégration des portlets métiers respectant celle-‐ci.

1.5. Répondre aux contraintes légales en matière d’archivage.

27


L'archivage est un état spécifique du cycle de vie dans JCMS. Une fois qu'une publication atteint l'état archivé, elle ne peut plus être réintroduite dans le cycle de vie standard mais reste accessible en lecture via une recherche spécifique dans les archives. Lorsqu'une publication atteint cet état, elle subit les étapes suivantes:

1. Un sous-‐répertoire d'archivage pour cette publication est créé dans le répertoire des archives JCMS. Dans ce répertoire on stocke : • Tous les documents liés à la publication. • Pour toutes les langues disponibles de la publication, sa présentation détaillée en

tant que fragment HTML, sans aucun entête ou pied de page. • Un fichier XML, généré à partir de la publication, contenant tous les champs.

2. La publication archivée est indexée via le moteur de recherche JCMS 3. La publication originale est supprimée.

Ce système standard JCMS répond aux besoins d’archivage simple. Il est par ailleurs totalement évolutif (de nombreux points d’ancrages existent) afin de répondre à des besoins spécifiques liés aux métiers ou à des obligations légales.

1.6. Répondre aisément aux exigences des normes de qualité.

1.6.1. Le versionning

JCMS propose nativement l'historique des changements des publications. Les utilisateurs peuvent agir sur cet historique en précisant à chaque modification s’il s'agit d'une modification mineure ou majeure. Ce choix se fait à la sauvegarde (le comportement par défaut est paramétrable) :

Cette gestion en version « majeure / mineure » est aussi disponible depuis la suite MS-‐Office.

Fenêtre MS Office de dépôt

1.6.2. L’util isation de modèles

Lors de la création d’un nouveau document, l’utilisateur à la possibilité de sélectionner un modèle de document. Les modèles sont proposés en fonction du type de document. Par exemple, si on a

28


choisi un document Word 2007 alors on peut choisir des modèles Word 2007 et Word 2003, si on a choisi un document Word 2003, on ne proposera que des modèles Word 2003.

Création de document MS Office, choix du modèle.

1.6.3. L’agil ité au service de votre métier

JCMS est une solution complète prête à l’emploi mais également une plateforme de développement agile. Il est ainsi possible au travers d’interface Java de faire évoluer proprement le système afin de répondre le plus justement à vos problématiques métiers. Exemple de mise en place d’évolutions simples liées au système qualité :

• Nomenclature : Développement d’un contrôle de respect des nomenclatures internes et mise en place d’un algorithme de nommage automatique selon les règles internes

• Archivage : Développement d’un système d’archivage vers un système tiers de gestion des archives.

• Intégration au Système d’information : Intégration dans le cycle de vie de règles définies dans vos applications métier.

• …

1.7. Développer un système de traitement de l’information entièrement paramétrable.

1.7.1. Dématérialiser et indexé vos documents papier pour accélérer leur traitement

D é m a t é r i a l i s a t i o n s i m p l e e t r a p i d e

Le module Import de documents vous permet simplement d’intégrer dans votre plateforme vos documents scannés. Pour ce faire, le module scrute un répertoire défini et déclenche un import automatique des documents qui y sont déposés. Les documents ainsi importés sont directement accessible au travers du moteur de recherche et bénéficie de toutes les fonctionnalités de JCMS.

29


D é m a t é r i a l i s a t i o n a v a n c é e : D é m a t é r i a l i s e r e t i n d e x é

Avec Kofax Capture Le module d’interface à Kofax Capture permet de coupler JCMS avec le logiciel de numérisation et de reconnaissance de caractères Kofax Capture. Ce logiciel numérise des documents papier, effectue une lecture semi-‐automatique des documents et en extrait les données pertinentes. Il est par exemple capable de numériser des factures et, selon un jeu de modèles de factures, d’en extraire le nom du fournisseur, les coordonnées, la date, les montants, … Une fois ce traitement effectué, le logiciel Kofax Capture regroupe les pages numérisées dans un fichier PDF et produit un fichier XML contenant les données extraites. Le module JCMS intervient lors de cette phase pour insérer dans JCMS le document PDF et créer un contenu à partir des données du fichier XML. Ce contenu peut alors suivre une procédure de Workflow et recevoir des droits comme tout contenu JCMS. Le choix du type de contenu et le mapping à effectuer pour les champs peut être fait par paramétrage pour les cas simples ou par développement.

Schéma de fonctionnement de la dématérialisation

Les documents numérisés sont ainsi rendus recherchables et consultables via le moteur de recherche. La diffusion du document uniquement au format PDF, non éditable est une option qui répond aux préoccupations de sécurité et de responsabilité. Avec JCapture Le module JCapture est une solution de capture et de traitement de documents dématérialisés alternative à la solution Kofax. En effet, ce module fournit une interface prête à l’emploi pour traiter des documents comme par exemple des fiches de renseignement, du courrier entrant, des devis, des factures fournisseur, des bons de commande, … Il est typiquement couplé avec un scanner, mais il peut aussi opérer sur des flux de documents issus du courrier électronique (via le module Outlook ou le mail entrant) ou issus de systèmes tiers (via le module Import de documents ou par des Web Services).

30


Le traitement d’un document est initié soit lors de la numérisation du document depuis le scanner, soit depuis une pièce jointe reçue dans Outlook, soit depuis un document PDF déjà présent dans JCMS.

Couplage de JCapture avec un scanner.

Afin de simplifier le traitement du document, JCapture propose des Modèle de capture. Un modèle de capture défini les métadonnées à appliquer au document (classement, espace de travail, workflow, …). Afin de simplifier et d’accélérer le traitement des documents, le modèle peut être détecté automatiquement ! Pour cela, il se base sur de la reconnaissance de motif dans des zones identifiées de la page. Par exemple, sur un modèle de capture Devis, on affichera la branche de catégorie "Fournisseur" alors que sur un modèle de capture Bon de commande, on affichera la branche de catégorie "Client".

Exemple de traitement d’une facture avec JCapture

Pour les traitements métiers plus poussés, il est possible de fournir des modèles de capture avec des formulaires spécifiques et d’alimenter les différents champs par extraction du texte du document.

31


Exemple de définition des zones de texte pour la détection du modèle et l’extraction du texte.

1.7.2. Sécuriser simplement vos documents électroniques

Des droits d’accès en lecture sont attachés à chaque contenu et sont définis par l’auteur ou les personnes validant le contenu. Ils sont définis au niveau du groupe. Chaque contenu géré dans JCMS dispose donc, le cas échéant, de droits d’accès : la liste des groupes et des membres qui peuvent le consulter. Ce peut-‐être un droit prédéfini au niveau du type de contenu ou un droit précisé par le contributeur ou le responsable de publication. Ce droit s’applique systématiquement -‐ que l’on essaye d’accéder au contenu en naviguant sur le site, via le moteur de recherche ou à partir de l’espace de travail dans lequel il est créé. Ce droit d’accès est préservé quand le contenu est archivé et pris en compte par le mécanisme de notification. Plus largement, JCMS offre une gestion fine des droits : il est possible de mettre des droits sur les types de contenu (publier, modifier les publications des autres, supprimer les publications des autres), sur les contenus et leurs champs (en lecture ou modification), sur les catégories (en accès, en lecture ou en gestion), sur les portlets. Enfin, le module Cryptage des documents permet de crypter les documents qu’on lui soumet. L’objectif de ce module est de protéger contre les vols de documents qui sont enregistrés sur le serveur. Le cryptage peut se faire à la demande lors d’un dépôt, sur un document déjà déposé ou systématiquement sur tous les documents d’un espace de travail donné et il est réalisé côté serveur.

1.7.3. Contrôler et piloter votre base documentaire

P o i d s d e s d o c u m e n t s

L’interface Tableau de bord, présente dans les espaces de travail, dispose d’un onglet Documents qui liste pour chaque type de document (PDF, MS Word, Excel, ...) le poids de tous les fichiers de ce type présents dans cet espace. Cette fonction est aussi proposée dans la zone d’administration pour consulter le poids des fichiers d’un site JCMS.

32


Tableau de bord : Poids des documents de l’espace et les documents verrouillés.

L ’ a i d e à l ’ a d m i n i s t r a t i o n e t a u p i l o t a g e

Liste des contenus : Etats, droits et cycles de validations associés.

33


2. Intégration des outils bureautiques

2.1. Intégration forte avec la suite bureautique MS-Office

L’add-‐in MS-‐Office vous propose une nouvelle façon de travailler sur les documents en ajoutant un accès direct aux documents MS Office de votre serveur JCMS. Alternative à l’édition par WebDAV décrite précédemment, cette fonction est adaptée à des éditions plutôt courtes et nécessite d’être connecté. Une fois authentifié, le dépôt d'un nouveau document, se fait directement depuis l’application bureautique, simplement en cliquant sur le bouton "Déposer". Un formulaire vous permet de compléter les métadonnées (titre, résumé et catégories).

Intégration MS Office

Vous pouvez naviguer dans les espaces de travail, les catégories et faire des recherches sur les documents présents dans JCMS.

Intégration MS Office navigation dans les catégories.

34


Lorsque vous ouvrez un document existant, celui-‐il est verrouillé et une copie téléchargée sur votre poste. Cette copie permet de travailler localement, sur des périodes longues, y compris en mode déconnecté. Le verrouillage garantit que vous serez le seul à travailler sur ce document. Un onglet information permet de consulter l’ensemble des métadonnées sur le document. Une fois que vous avez terminé, il suffit de cliquer sur le bouton "Déposer" pour mettre à jour le document sur le serveur et relâcher le verrou. En synthèse, le module pour MS Office permet : • Mise à jour de documents • Dépôt de nouveaux documents • Recherche de documents • Edition des méta-‐données • Verrouillage dur (blocage des mises à jour concurrentes) • Gestion des versions majeures / mineures • Edition en mode déconnecté

Ce module est compatible avec les versions de 2002 à 2013 de MS Office

2.2. Intégration avec Open Office et Libre Office Cette intégration présente les mêmes fonctionnalités que l’Add-‐in Office de Microsoft Office (cf. 2.1).

2.3. Intégration avec votre bureau

JCMS vous propose d’embarquer sur votre poste de travail les documents essentiels à votre activité ! Le module JDrive permet en effet de synchroniser entre vos postes et l’intranet, les documents, soit auxquels vous faites régulièrement référence en mode déconnecté, soit sur lesquels vous allez travailler. Votre JDrive est accessible depuis l’icône dans la barre des tâches. Vous accédez ainsi à un tableau récapitulant l’ensemble des documents présents dans votre JDrive et aux dernières synchronisations effectuées.

Icône Jdrive dans la barre Windows

35


Vos documents sont disponibles dans Windows, une icône indique leur état de synchronisation.

Dès que votre ordinateur est connecté au réseau, la synchronisation des fichiers entre le dossier local et l’intranet s’effectue. Le document est aussi automatiquement redéposé sur l’intranet lorsque vous quittez l’application après édition. Si vous êtes déconnecté, vous pouvez à tout moment consulter et modifier un document présent dans votre JDrive hors connexion, par exemple dans le train ou lors d’une présentation. La synchronisation aura lieu dès que vous aurez à nouveau du réseau et le document sera donc automatiquement redéposé. Avec ce système, l’édition des documents devient encore plus simple puisqu’elle fonctionne exactement comme l’édition d’un document MS Office (bouton ouvrir, enregistrer, etc …).

2.4. Intégration de votre GED existante avec CMIS

CMIS (Content Management Interoperability System) est un standard ouvert d’interopérabilité entre des systèmes de gestion de contenu orientés autour du document. Ce standard est donc essentiellement utilisé pour faire inter opérer des systèmes de GED. Le module CMIS fournit un accès aux GED exposant le contenu en CMIS, il est actuellement disponible pour des GED Alfresco, SharePoint et reste extensible afin de s’adapter aux spécificités d’autres produits respectant cette norme. JCMS vous offre au travers du portlet Explorateur CMIS la possibilité de naviguer dans une GED existante, d’y rechercher, déposer, éditer, verrouiller et supprimer des documents.

36


Portlet Explorateur CMIS.

Il est aussi possible de créer une référence dans JCMS sur un fichier de l’entrepôt CMIS. Pour cela deux solutions sont proposées. Depuis l’explorateur, le menu contextuel permet de créer une référence qui est matérialisée par un contenu JCMS. Ce contenu peut donc être utilisé comme tout autre contenu et a les même propriétés (lien, recherche, droits, …) Lorsqu’on y accède on affiche le fichier correspondant de la GED. L’autre façon de référencer un fichier de la GED est de l’insérer dans un champ Wiki. Depuis la barre d’icône, on ouvre l’explorateur CMIS et on sélectionne le fichier à insérer.

2.5. Intégration de votre GED Drive JCMS vous propose de gérer les contenus présents dans différents Google Drive auprès d’un module dédié. Il est notamment possible directement depuis l’intranet de :

• Naviguer dans un Drive

• Rechercher des documents présents sur le Drive via la recherche de JCMS

37


• Créer des documents Google Docs (documents, feuilles de calcul, présentations, dessins)

• Partager des documents édités avec Google Docs sur votre site avec d'autres membres,

• Voir les documents édités avec Google Docs via une visionneuse intégrée sur votre site,

38


• Co-‐éditer des documents Google Docs sans quitter votre site depuis la visionneuse.

39


3. Collaboration et coédition simultanée

3.1. La collaboration avec Crocodoc Crocodoc est un service d’affichage et d’annotation de document bureautique. JCMS propose le module Crocodoc pour intégrer finement ce service au sein de JCMS. Grace à ce service, l’utilisateur peut déclencher les annotations sur les documents de type MS Office, MS PowerPoint et PDF. Pour cela il doit indiquer les personnes qu’il souhaite inviter à annoter le document.

Ouverture des annotations Crocodoc.

La visionneuse JCMS est alors remplacée par la visionneuse Crocodoc. Les participants reçoivent une alerte leur indiquant qu’ils sont invités à annoter le document. Ils peuvent annoter le document directement dans la page d’affichage ou basculer en mode plein écran pour plus de confort. A tout moment, le gestionnaire des annotations peut historiser les annotations. Cela consiste à créer un document PDF contenant les annotations. Ce document est lié au document annoté. Toutes les versions historisées sont listées dans la boîte « Historique des annotations ». La boîte « Suivi des annotations » permet de savoir rapidement les participants qui ont terminé leurs annotations. Un lien permet de relancer ceux qui n’ont pas terminé.

40


Suivi des annotations Crocodoc.

Ce service permet donc d’offrir aux collaborateurs sélectionnés, la possibilité d’annoter un document SANS avoir la possibilité de le modifier, l’auteur en conserve la maîtrise complète !

3.2. La coédition avec Google Doc

Le service Google Docs est un constituant du service Google Drive. Il permet de coéditer des documents de façon synchrone (tous les utilisateurs voient les changements en temps réel). Les documents sont de différents types : document texte, feuille de calcul, présentation et dessin. Le module Google Docs fournit une intégration fine de ce service avec JCMS. Afin de faciliter le travail des contributeurs, l’ergonomie de création est très similaire à la création d’un document avec le module Microsoft Office. Depuis JCMS, l’utilisateur déclenche la création d’un nouveau document Google Docs. Cela peut se faire :

• Depuis le menu Publier • Depuis la portlet Explorateur • Depuis la portlet GoogleDocs

41


Création d’un nouveau document

Dans la fenêtre modale de création de Google Docs, l’utilisateur renseigne le titre et le type de document à créer (Document, Feuille de calcul, Présentation, Dessin). Il peut aussi choisir de démarrer à partir d’un document présent sur son poste.

Assistant de création d’un nouveau document (type, modèle, droits, etc …)

Une fois le Google Document créé, l’utilisateur est redirigé sur la page du document. Les participants reçoivent une alerte (de type Action) leur indiquant qu’ils sont invités à éditer ou commenter le document. Dans JCMS, un Google Document est représenté par un document JCMS classique auxquels sont attachées des informations spécifiques à Google Docs. Toutes les caractéristiques d’un document JCMS s’applique (affichage, droits, …). Si le membre qui consulte la page participe à l’édition du document, l’interface intègre l’éditeur Google Doc.

42


Edition d'un document GoogleDocs dans JCMS

JCMS Solution de gestion documentaire · 2" %01 / 12 1 4 % % A propos de ce document Historique 1.0...

Documents

Transcript of JCMS Solution de gestion documentaire · 2" %01 / 12 1 4 % % A propos de ce document Historique 1.0...