Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und...

Arbeitsunter lage

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt 2014/2015

Herausgeber: DATEV eG, 90329 Nürnberg

Alle in dieser Unterlage verwendeten personen- und unternehmensbezogenen Bezeich-nungen und Anschriften sind speziell für diese Unterlage erstellt. Sollten dennoch Ähnlichkeiten mit Personen und/oder Unternehmen bestehen, sind diese rein zufällig.

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13541-2014/10-01

Bestell-Art.-Nr.: 11914

1

Vorwort

Bedingt durch gesetzliche Maßnahmen und die damit verbundenen Änderungen in den Produkten ist der Jahreswechsel stets die „Heiße Zeit“ im Lohn.

Änderungen, die sich kurzfristig für diese Jahreswechselunterlage ergeben

�� durch gesetzliche Maßnahmen/Änderungen

�� durch neue Erfassungsmöglichkeiten in den Produkten

wollen wir Ihnen in einem eigenständigen Dokument in LEXinform/Info-Daten-bank pro zur Verfügung stellen.

Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt –

Aktuelles zur Seminarunterlage, Dok.-Nr. 1035929

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2

Zum Aufbau dieser Unterlage

Der rasche Wandel unserer Zeit zwingt uns, immer mehr Wissen in möglichst kurzer Zeit aufzunehmen. Damit dies gelingt, ist es erforderlich, Informationen klar zu strukturieren und aufzubereiten.

Die Arbeitsunterlage wurde deshalb nach einem eindeutigen didaktischen Konzept aufgebaut, das durch folgende Bilder optisch unterstützt wird:

À Zu diesem Kapitel Dieser Textteil führt Sie in ein neues Thema ein.

À Nach diesem Kapitel können Sie Sie erfahren die Lernziele des Kapitels.

Â So ... Der Referent stellt Lerninhalte anhand eines Beispiels vor. Sie können die einzelnen Schritte der Aufgabe nachvoll-ziehen.

È Übung Sie lösen eine Aufgabe eigenständig.

Æ Exkurs Bei diesem Textteil handelt es sich um weiterführendes Wissen.

Ç Notizen Hier können Sie eigene Anmerkungen notieren.

Å Merksatz Dieser Textteil gibt die zentralen Lernin-halte wieder.

Ã Hinweis Hier erfahren Sie nützliches Begleitwis-sen oder organisatorische Tipps.

Á Achtung! Diese Warnung soll Ihnen helfen, schwerwiegende Fehler zu vermeiden.

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3

Inhaltsverzeichnis

1 Gesetzliche Änderungen/Neuerungen .................................................... 7

1.1 GKV-Finanzstruktur- und Qualitäts-Weiterentwicklungsgesetz (GKV-FQWG) ............................................................................................. 9

1.1.1 Auswirkungen auf die Beitragsabrechnung .............................................10

1.1.2 Auswirkungen auf den Qualifizierten Meldedialog ..................................15

1.1.3 Weitere Auswirkungen ............................................................................16

1.2 Mindestlohn .............................................................................................19

1.2.1 Bereits bestehende Mindestlöhne .............................................................19

1.2.2 Ausnahmen vom gesetzlichen Mindestlohn .............................................20

1.2.3 Berechnung des gesetzlichen Mindestlohns ............................................21

1.2.4 Aufzeichnungspflichten, Haftung und Kontrolle ......................................22

1.2.5 Unterstützungen durch DATEV-Personalwirtschafts-Programme ............23

1.3 Gleitzone, geringfügig Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte ............25

1.3.1 Auslauf der Gleitzonen-Übergangsregelung .............................................25

1.3.2 Geringfügig Beschäftigte (Minijob) ..........................................................29

1.3.3 Kurzfristig Beschäftigte ...........................................................................30

1.4 Beitragsnachweise: Neue Logik für die Datenübermittlung .....................31

1.5 RV-Leistungsverbesserungsgesetz/„Rente ab 63“ .....................................33

1.6 Weitere gesetzliche Neuerungen – bereits verabschiedet oder noch in Planung (Stand 16.10.2014) ................35

2 „Alle Jahre wieder“ ................................................................................39

2.1 ElsterLohn (Elektronische Steuererklärung) ............................................41

2.1.1 ElsterLohn I (Lohnsteuerbescheinigung) .................................................41

2.1.2 ElsterLohn II (elektronische Lohnsteuerkarte) .........................................47

2.2 Lohnsteuer-Jahresausgleich .....................................................................55

2.3 Rechengrößen in der Sozialversicherung 2015 .........................................59

2.4 Freiwillig und privat krankenversicherte Arbeitnehmer ..........................63

2.4.1 Prüfung Jahresarbeitsentgelt/Jahresarbeitsentgeltgrenze ....................... 64

2.4.2 Regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt.......................................................... 64

2.4.3 Besonderheiten ....................................................................................... 66

2.4.4 Höchstzuschuss für freiwillig versicherte Arbeitnehmer in der gesetzlichen Kranken-/Pflegeversicherung (GKV) und privat versicherte Arbeitnehmer (PKV) ..............................................................68

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4

2.5 Prüfung Umlagepflicht nach AAG ............................................................73

2.5.1 Umlage- und Erstattungsverfahren .........................................................73

2.5.2 Erfassung in den Mandantendaten ..........................................................75

2.5.3 Erfassung in den Mitarbeiterdaten ...........................................................76

2.6 DEÜV .......................................................................................................77

2.6.1 Jahresmeldung .........................................................................................77

2.6.2 Märzklausel .............................................................................................80

2.6.3 DEÜV-Meldung Systemwechsel ................................................................83

2.7 Berufsgenossenschaft – Jahresmeldung ...................................................87

2.8 DATEV Schwerbehindertenabgabe ...........................................................91

2.9 DATEV Lohn-Archiv .................................................................................95

3 Programmneuerungen .......................................................................... 99

3.1 Neuerungen im DATEV Arbeitsplatz ...................................................... 101

3.1.1 Mandantenübergreifende Mitarbeitersuche ........................................... 101

3.1.2 DATEV Mitteilungen pro ........................................................................103

3.1.3 Natürliche Personen im DATEV Arbeitsplatz .........................................107

3.1.4 RZ-Status in der Schnellinfo Lohn .........................................................107

3.2 Neuer Strukturbaum .............................................................................109

3.3 Urlaubsrückstellungen ...........................................................................113

3.3.1 Vorgehen im Programm ........................................................................ 116

3.3.2 Änderung der Berechnungsgrundlagen für die Urlaubsrückstellungen ...........................................................................126

3.4 Branchenkontenrahmen ........................................................................ 131

3.5 Mitarbeiter-Schnellerfassung für geringfügig Beschäftigte und Werkstudenten ................................................................................135

3.6 SEPA – IBAN-Erfassungshilfe .................................................................137

3.7 SEPA – Ausführungstermine .................................................................. 141

3.8 Auswertungspakete, Monatsabschluss und funktionale Erweiterungen .......................................................................................145

3.8.1 Auswertungspakete und Monatsabschluss ............................................145

3.8.2 DÜ-Protokolle .........................................................................................149

3.8.3 DATEV Unternehmen online .................................................................150

3.9 Buchungsbeleg – Kontennachweis pro Mitarbeiter .................................151

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5

3.10 Erweiterungen der Lohnartenfunktionalitäten ......................................155

3.10.1 Zusätzliche Hinterlegungs- und Informationsmöglichkeiten .................155

3.10.2 Folgelohnarten – erweiterte Funktionen.................................................155

3.11 Weitere Neuerungen in der Version 9.85/9.90 ......................................... 161

3.11.1 Betriebliche Personalnummer ................................................................ 161

3.11.2 Mitarbeiter-Neuanlage: Vorbelegung der nächsten freien Personalnummer ...................................................................................162

3.11.3 Neue Struktur der Kug-Stammnummern ...............................................163

3.11.4 Neue Stammlohnarten für Auslandstätigkeit und Doppelbesteuerungsabkommen .............................................................165

4 Prozessänderungen ..............................................................................167

4.1 EEL – Elektronische Entgeltersatzleistung .............................................169

4.1.1 Neue Datensatzversion ..........................................................................169

4.2 BEA – Bescheinigungen elektronisch annehmen ...................................171

4.2.1 Welche Bescheinigungen umfasst BEA? .................................................171

4.2.2 Was müssen Sie beachten? .....................................................................172

4.2.3 BEA – Arbeitsbescheinigung ..................................................................173

4.2.4 BEA – EU Arbeitsbescheinigung .............................................................175

4.2.5 BEA – Bescheinigung über Nebeneinkommen .......................................175

4.3 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) ................................177

5 Ausblick ................................................................................................179

5.1 GoBD ..................................................................................................... 181

5.2 „Meine Reisen“ in dem Portal „Arbeitnehmer online“ ............................183

5.3 Personalreport .......................................................................................185

6 Weitere Produkte ..................................................................................189

6.1 DATEV Arbeitnehmer online .................................................................191

6.1.1 Was ist DATEV Arbeitnehmer online? ....................................................191

6.1.2 Allgemeine Nutzungsvoraussetzungen ..................................................191

6.1.3 Zugangswege – Datensicherheit der breitgestellten Daten .....................192

6.1.4 Von der Registrierung bis zur Nutzung ..................................................193

6.2 Prozesse und Produkte rund um die Lohnabrechnung ..........................199

6.2.1 Optimale Abläufe bei der Lohnabrechnung. ..........................................199

6.2.2 Lösungen für vorgelagerte Tätigkeiten ...................................................199

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6

6.2.3 Lösungen für nachgelagerte Tätigkeiten ................................................201

6.2.4 Lösungen für vor- und nachgelagerte Tätigkeiten ..................................201

6.2.5 Personal-Managementsystem ................................................................202

6.2.6 DATEV Reisekosten classic ....................................................................203

6.2.7 DÜ an statistische Ämter ........................................................................204

6.2.8 Daten-Analyse-System ...........................................................................204

7 Anhang/Checklisten .............................................................................205

7.1 Checkliste der wichtigsten Tätigkeiten zum Jahreswechsel ...................207

7.2 Anmeldeformular zum Update-Seminar ................................................ 211

7.3 Hinweis zum Urlaubsentgelt .................................................................215

8 Anlagen .................................................................................................217

8.1 Hilfen bei Fragen im Rahmen der Lohnabrechnungserstellung .............219

8.1.1 Selbsthilfe ..............................................................................................219

8.1.2 Service für Anwender ............................................................................228

8.1.3 Infoservice Personalwirtschaft ..............................................................230

8.2 Aufstellung der amtlichen Sachbezugswerte ..........................................233

8.3 Personalfragebogen ................................................................................235

9 Stichwortverzeichnis ............................................................................237

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1 Gesetzliche Änderungen/Neuerungen


1.1 GKV-Finanzstruktur- und Qualitäts-Weiterentwicklungsgesetz (GKV-FQWG)

1.2 Mindestlohn

1.3 Gleitzone, geringfügig Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte

1.4 Beitragsnachweise: Neue Logik für die Datenübermittlung

1.5 RV-Leistungsverbesserungsgesetz/„Rente ab 63“

1.6 Weitere gesetzliche Neuerungen – bereits verabschiedet oder noch in Planung (Stand 16.10.2014)

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8


ÇÇ Notizen

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9


1.1 GKV-Finanzstruktur- und Qualitäts-Weiterentwicklungsgesetz (GKV-FQWG)

Mit dem GKV-FQWG wird ab 01. Januar 2015 der Beitragssatz der gesetzlichen Krankenkassen auf 14,6 % (allgemeiner KV-Prozentsatz) bzw. 14,0 % (ermäßig-ter KV-Prozentsatz) festgesetzt. Arbeitgeber und Arbeitnehmer tragen jeweils die Hälfte des Prozentsatzes. Die Krankenkassen haben jedoch die Möglichkeit, von ihren Mitgliedern zusätzlich einen einkommensabhängigen Zusatzbeitrag zu verlangen, falls der Finanzbedarf der Krankenkasse durch die Zuweisung aus dem Gesundheitsfond nicht gedeckt ist.

Die Regelungen zum Sozialausgleich entfallen ersatzlos.

Zur Anwendung der Gleitzone bei Mehrfachbeschäftigten erfolgen im Rahmen des Qualifizierten Meldedialogs keine Rückmeldungen mehr.

Bei Mehrfachbeschäftigten über den Beitragsbemessungsgrenzen (BBG) entfällt die monatliche Meldung für die Rückmeldung des Gesamtentgelts. Die Beitragskor-rekturen bei Überschreiten der Beitragsbemessungsgrenzen werden künftig nicht mehr monatlich sondern per „Rückschau“ vorgenommen.

Das Gesetz hat das Ziel, den Wettbewerb zwischen den Krankenkassen stärker zu fördern.

Gesetzliche Grundlagen

§ 242 SGB V – Gesetz zur Weiterentwicklung der Finanzstruktur und der Qualität in der gesetzlichen Krankenversicherung (GKV-Finanzstruktur- und Qualitäts-Weiterentwicklungsgesetz – GKV-FQWG) verabschiedet am 05.06.2014 (BGBl Jahr-gang 2014 Teil I Nr. 33, Seite 1133 vom 21.07.2014)

§ 194 Abs. 1 Nr. 4 SGB V

Rundschreiben des GKV-Spitzenverbands vom 19.06.2014

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Fachliche Grundlagen und DATEV-Lösung

1.1.1 Auswirkungen auf die Beitragsabrechnung

Ab 01. Januar 2015 kann jede Krankenkasse per Satzung einen einkommensabhän-gigen Zusatzbeitrag (prozentual) erheben. Der Zusatzbeitrag ist von allen Mitglie-dern zu zahlen und kann von der Krankenkasse monatlich neu festgesetzt werden.

Im Gegenzug entfällt ab 2015 der vom Arbeitnehmer allein zu tragende Beitrags-anteil von 0,9 %. Außerdem werden der einkommensunabhängige Zusatzbeitrag (Festbetrag) sowie der steuerfinanzierte Sozialausgleich abgeschafft. Eine Prämi-enauszahlung an die Mitglieder ist ebenfalls nicht mehr möglich.

Gesamt Arbeitgeber Arbeitnehmer

2014 15,5 % 7,3 % 7,3 % + 0,9 % = 8,2 %

2015 14,6 % +

kassenindividueller Zusatzbeitragssatz

7,3 % 7,3 % +

kassenindividueller Zusatzbeitragssatz

Der Arbeitgeber muss den Zusatzbeitrag in der Lohnabrechnung berechnen und mit den anderen Sozialversicherungsbeiträgen an die Krankenkasse übermitteln und abführen sowie den Arbeitnehmer-Zusatzbeitrag separat aufzeichnen.

Besonderheiten

�� Durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz für bestimmte Personengruppen

Für Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber die SV-Beiträge alleine trägt, ist anstatt des kassenindividuellen Zusatzbeitragssatzes ein durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz zu berücksichtigen. Der durchschnittliche Zusatzbeitrags-satz muss für folgende Personengruppen berücksichtigt werden:

– PGRS 107 (Behinderte Menschen in anerkannten Werkstätten oder gleich-artigen Einrichtungen), wenn das tatsächliche laufende Arbeitsentgelt den maßgeblichen Mindestbetrag (2014: mtl. 553,00 EUR) nicht übersteigt

– PGRS 111 (Personen in berufsfördernden Maßnahmen zur Rehabilitation)

– PGRS 121 (Auszubildende, deren Arbeitsentgelt die Geringverdienergrenze nicht übersteigt)

Besonderheit: Wird die Geringverdienergrenze nur durch eine Sonderzah-lung überschritten wird, fällt auch für den übersteigenden Anteil der durch-schnittliche Zusatzbeitragssatz an, der vom Arbeitnehmer getragen wird.

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– PGRS 122 (Auszubildende, in einer außerbetrieblichen Einrichtung)

– PGRS 123 (Personen, die ein freiwilliges soziales oder ökologisches Jahr oder BFD leisten)

– PGRS 127 (Behinderte Menschen, die in einem Integrationsprojekt beschäf-tigt sind)

– PGRS 144 (Auszubildende in der Seefahrt mit Arbeitsentgelt bis zur Gering-verdienergrenze)

Besonderheit: Wird die Geringverdienergrenze nur durch eine Sonderzah-lung überschritten wird, fällt auch für den übersteigenden Anteil der durch-schnittliche Zusatzbeitragssatz an, der vom Arbeitnehmer getragen wird.

Dieser Zusatzbeitragssatz ist für diese Arbeitnehmer grundsätzlich zu be-rechnen, gleichgültig bei welcher Krankenkasse sie versichert sind und ob diese Krankenkasse einen Zusatzbeitragssatz erhebt oder nicht.

Der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz wird vom Bundesministerium Ge-sundheit und Soziales jeweils am 01.11. für das Folgejahr bekannt gegeben.

�� Versorgungsbezugsempfänger

Für Versorgungsbezugsempfänger ist der kassenindividuelle Zusatzbeitrags-satz mit einem Zeitversatz von 2 Monaten anzuwenden.

für Januar und Februar 2015 fixer Beitragssatz: 0,9 %

ab März 2015 Zusatzbeitragssatz aus 01/2015

ÇÃ Hinweis: Die Übergangsregelung für die Monate Januar und Februar ist unabhängig davon anzuwenden, ob überhaupt und in welcher Höhe die Krankenkasse einen Zusatzbeitragssatz vorsieht.

�� Landwirtschaftliche Krankenkasse

Von den Landwirtschaftlichen Krankenkassen wird kein individueller Zusatz-beitrag erhoben, stattdessen muss im Regelfall der durchschnittliche Zusatz-beitragssatz angewendet werden. Voraussichtlich wird es auch Personenkreise geben, für die kein Zusatzbeitrag zu berechnen ist. Details hierzu sind noch nicht veröffentlicht..

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ÇÃ Hinweis: Sonderkündigungsrecht (§ 175 Abs. 4 Satz 5 SGB V)

Das Mitglied muss von seiner Krankenkasse spätestens einen Monat bevor der Zusatzbeitragssatz von der Krankenkasse erstmalig erhoben oder erhöht wird, in einem gesonderten Schreiben darüber informiert und auf das Son-derkündigungsrecht hingewiesen werden. Zusätzlich muss die Krankenkas-se in dem Schreiben die Höhe des durchschnittlichen Zusatzbeitragssatzes angeben sowie auf die Übersicht der Zusatzbeitragssätze des GKV-Spitzen-verbandes verweisen.

Beispiel:

Erstmalige Erhebung eines Zusatzbeitrags ab 01.01.2015

Hinweispflicht der Krankenkasse spätestens am 31.12.2014

Frist für das Sonderkündigungsrecht bis 31.01.2015

Eingang der Kündigung am 05.01.2015

Mitgliedschaft endet zum 31.03.2015

Neue Mitgliedschaft ist bis zum Ende der Kündigungsfrist nachzuweisen, spätestens am

31.03.2015

Umsetzung in den Lohnprogrammen

�� In der Institutionsverwaltung wird der Zusatzbeitragssatz je Krankenkasse mit der Angabe „Gültig ab“ hinterlegt.

�� Die Berechnung eines Beitragssatzes in der Lohnabrechnung erfolgt automa-tisch.

Bei rückwirkender Änderung des Zusatzbeitragssatzes durch die Kranken-kasse wird eine automatische Nachberechnung auf den/die entsprechenden Vormonat/e durchgeführt.

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�� Ausweis in den Auswertungen

– Brutto/Netto-Abrechnung, Lohnkonto, Lohnjournal

Der Krankenversicherungsbeitrag (Arbeitnehmerbeitrag bzw. bei bestimm-ten Personengruppen Arbeitgeberbeitrag, Gesamtbeitrag bei freiwillig Versicherten) bzw. der Krankenversicherungsprozentsatz wird inkl. des Zusatzbeitrags/-satzes auf den Auswertungen ausgegeben.

– Beitragsnachweis und Auswertungen zum Beitragsnachweis

Zusatzbeiträge für Pflichtversicherte und freiwillig Versicherte müssen im Beitragsnachweis separat ausgewiesen werden.

In den Auswertungen zum Beitragsnachweis (DÜ-Protokoll, Beitragsnach-weis-Erläuterung und Krankenkassenliste) werden die KV-Beiträge und die Zusatzbeiträge ebenfalls getrennt angedruckt.

Die Angaben zum Sozialausgleich „ohne SAG“ und „mit SAG“ entfallen.

Bei Teilnahme am Schätzverfahren wird der Beitragsnachweis für Januar 2015 auf Basis der Vormonatswerte (Vereinfachungsregel) erstellt und ent-hält deshalb keinen Zusatzbeitrag.

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– Meldeverlauf GKV

Der Meldeverlauf GKV wird an die geänderten Inhalte der GKV-Monatsmel-dung und der Rückmeldung der Krankenkasse für Mehrfachbeschäftigte über BBG angepasst. Die Auswertung enthält keine Angaben mehr zur Mehr-fachbeschäftigung in der Gleitzone.

Bei der GKV-Monatsmeldung sind zusätzlich die laufenden Entgelte je SV-Zweig anzugeben, aus denen Beiträge erhoben wurden. Hingegen entfallen die Angaben zur Gleitzonenberechnung und die Beitragsbemessungsgrund-lagen Kurzarbeitergeld und Altersteilzeit.

Die Rückmeldung der Krankenkasse für Mehrfachbeschäftigte über BBG ent-hält zusätzlich je SV-Zweig ein Kennzeichen, ob im jeweiligen SV-Zweig die BBG überschritten wurde. Diese Angabe erfolgt getrennt für laufende Bezüge und Einmalbezüge.

– DEÜV-Liste

In der DEÜV-Liste wird ebenfalls an die geänderten Inhalte der GKV-Monats-meldung angepasst (siehe Meldeverlauf GKV).

Die Auswertungen „Meldeverlauf GKV“ und „DEÜV-Liste“ standen zum Zeitpunkt der Drucklegung der Seminarunterlage noch nicht zur Verfügung.

ÇÇ Notizen

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1.1.2 Auswirkungen auf den Qualifizierten Meldedialog

Wegfall der Meldepflicht – Stichtagsumstellung zum 01.01.2015

Ab Januar 2015 entfällt die generelle Meldepflicht für Mehrfachbeschäftigte. Auch sind für Meldezeiträume bis 31.12.2014 keine Meldungen, Stornos und Rückmel-dungen der Krankenkassen mehr möglich.

Die Rückmeldungen der Krankenkassen

�� Anforderung der GKV-Monatsmeldung,

�� Rückmeldung Gleitzone

�� Rückmeldung Mehrfachbeschäftigung über der Beitragsbemessungsgrenze

verlieren zum 01.01.2015 ihre Gültigkeit. Eine gesonderte „Ende-Meldung“ durch die Krankenkassen erfolgt nicht.

ÇÃ Hinweis: Sind in 2015 für 2014 noch Korrekturen notwendig, kann der Austausch nur noch in Absprache zwischen Arbeitgeber und Krankenkasse erfolgen!

Verfahren ab 2015

Für Mehrfachbeschäftigte in der Gleitzone entfällt das Meldeverfahren komplett.

Für Mehrfachbeschäftigte über der BBG wird das Verfahren umgestellt.

Das bedeutet ab 01.01.2015

�� keine monatliche GKV-Meldung an die Krankenkasse durch den Arbeitgeber

�� keine monatliche Prüfung durch die Krankenkasse

�� keine monatliche Rückmeldung des Gesamtentgelts von der Krankenkasse an den Arbeitgeber

stattdessen

�� Prüfung durch die Krankenkasse erfolgt erst nach Erhalt der DEÜV-Meldung (Jahresmeldung oder bei Austritt)

�� Rückwirkende Anforderung der GKV-Monatsmeldung vom Arbeitgeber, falls die Krankenkasse nicht ausschließen kann, dass die BBG überschritten wurde

�� Nach Eingang aller Meldungen von allen Arbeitgebern kann die Rückmeldung des Gesamtentgelts an die Arbeitgeber erfolgen

bis 31.12.2014 Prüfung monatlich bei KK

GKV- Monatsmeldung

mtl. Rückmeldung der Gesamtentgelte

ab 01.01.2015 Rückschau = Prüfung jhrl. (DEÜV-Jahresmel-dung oder Austritt)

Rückwirkende Anforderung der GKV-Monatsmel-dungen

Rückmeldung der Gesamtentgelte nach Eingang aller Meldungen, aller AG

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ÇÃ Hinweis: Die Rückschau der Krankenkasse, ob der mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer im Vorjahr bzw. vor Austritt über der Beitragsbemessungs-grenze verdient hat, hat sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber Konsequenzen, da die zu viel bezahlten Sozialversicherungsbei-trägen so erst nach Monaten von der Krankenkasse zurück bezahlt werden.

Umsetzung in Lohn und Gehalt:

�� Das Feld GKV-Monatsmeldung erstellen ist nur noch bis 12/2014 gültig.

�� Ab 01/2015 wird die GKV-Monatsmeldung mit dem Kontrollkästchen GKV-Monatsmeldung auf Anforderung der KK erstellen ausgegeben, für den die Meldung erstellt werden soll.

ÇÃ Hinweis: GKV-Monatsmeldungen dürfen ab 01.01.2015 nur noch nach vor-heriger elektronischer Anforderung durch die Krankenkasse erstellt werden. Die Anforderung bekommen Sie über das Rückmeldeverfahren bereitge-stellt.

GKV-Monatsmeldungen ohne vorherige Anforderung werden von den Kran-kenkassen nicht verarbeitet. Es erfolgt auch keine Rückmeldung der Kran-kenkasse über den Sachverhalt, dass die Meldung nicht verarbeitet wurde.

1.1.3 Weitere Auswirkungen

Vorsorgepauschale

Mit Einführung des einkommensabhängigen Zusatzbeitrags ergeben sich auch Än-derungen im Bereich der Lohnsteuer. Der kassenindividuelle Zusatzbeitrag ist bei der Berechnung der Vorsorgepauschale Krankenversicherung zu berücksichtigen.

Das bedeutet, dass die Lohnsteuer bei den einzelnen Arbeitnehmern abweicht, wenn für die Abrechnung zwar die gleichen Kriterien für Steuer-Brutto und Steuer-abzugsmerkmale, SV-Merkmale vorliegen, jedoch die Arbeitnehmer Mitglieder bei Krankenkassen mit unterschiedlichen Zusatzbeitragssätzen sind.

Umsetzung in den Lohnprogrammen:

Die unterschiedliche Vorsorgepauschale wird automatisch bei der Berechnung der Lohnsteuer berücksichtigt.

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Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der Arbeitgeber darf für einen Arbeitnehmer keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen, wenn

�� die Krankenkasse des Arbeitnehmers ihren individuellen Zusatzbeitragssatz während des Kalenderjahres (Erhöhung und Senkung) ändert.

�� die Krankenkasse im Laufe des Jahres erstmalig einen Zusatzbeitrag erhebt.

�� der Arbeitnehmer zu einer Krankenkasse wechselt, die einen anderen abwei-chenden Zusatzbeitragssatz festgelegt hat.

Dieser Ausschlusstatbestand ist im sog. Kroatien-Gesetz (Gesetz zur Anpassung des nationalen Steuerrechts an den Beitritt Kroatiens zur EU und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften vom 25.07.2014) enthalten.

Umsetzung in den Lohnprogrammen:

Für die betroffenen Arbeitnehmer wird automatisch kein Lohnsteuer-Jahresaus-gleich durchgeführt.

ÇÇ Notizen

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ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 18 29.10.2014 11:34:45

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1.2 Mindestlohn

Ab 01. Januar 2015 gilt grundsätzlich für alle über 18-jährigen in Deutschland tätigen Arbeitnehmer der gesetzliche Mindestlohn.

Die Höhe beträgt 8,50 EUR pro Zeitstunde.

Ab 2017 ist alle zwei Jahre eine Anpassung des Mindestlohns geplant.

Gesetzliche Grundlage

Gesetz zur Stärkung der Tarifautonomie vom 11.08.2014

Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG Stand 11.08.2014)

Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG Stand 11.08.2014)

Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG Stand 11.08.2014)

Fachliche Grundlagen und DATEV-Lösungen

1.2.1 Bereits bestehende Mindestlöhne

Durch Tarifverträge, das Arbeitnehmer-Entsendegesetz und das Arbeitnehmer-überlassungsgesetz gibt es bereits branchenabhängige Mindestlöhne. Diese Min-destlöhne können während eines Übergangszeitraums bis 31. Dezember 2017 auch unter dem gesetzlichen Mindestlohn von 8,50 EUR pro Stunde liegen, wenn durch Rechtsverordnung auf Grundlage des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes diese für allgemeinverbindlich erklärt wurden.

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Beispiele für Mindestlöhne:

�� nach dem Tarifvertragsgesetz

– Elektrohandwerk

– Schornsteinfegerhandwerk

– Friseurhandwerk (z. B. 8,50 EUR pro Stunde erst ab August 2015)

�� nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz

– Bauhauptgewerbe

– Gebäudereinigung

– Fleischindustrie

– Wach- und Sicherheitsgewerbe

– Pflegebranche

– Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen etc.

�� nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz

Leiharbeit/Zeitarbeit

1.2.2 Ausnahmen vom gesetzlichen Mindestlohn

Der Mindestlohn gilt nicht für:

�� Langzeitarbeitslose (mindestens ein Jahr arbeitslos) in den ersten sechs Mona-ten ihrer Beschäftigung

�� Jugendliche unter 18 Jahren ohne abgeschlossene Berufsausbildung

�� Praktikanten, die ein Pflichtpraktikum nach Schul-, Ausbildungs- oder Studien-ordnung leisten

�� Praktikanten, die ein Orientierungs-Praktikum von bis zu drei Monaten vor Berufsausbildung oder Studium leisten

�� Praktikanten, die ein Praktikum von bis zu drei Monaten begleitend zu einer Berufs- oder Hochschulausbildungen leisten

13541_2014.indb 20 29.10.2014 11:34:45

21


Keine Regelung gibt es für die Vergütung von Auszubildenden sowie ehrenamtlich Tätigen und Übungsleitern.

Bei Zeitungszustellern gibt es eine stufenweise Einführung des Mindestlohns, die am 01. Januar 2018 abgeschlossen ist.

1.2.3 Berechnung des gesetzlichen Mindestlohns

Bei der Berechnung des Mindestlohns gibt es noch einige offene Fragen. Der Bundesrat hat bei seiner Zustimmung zum Gesetz die Bundesregierung zur Erstel-lung von Ausführungsbestimmungen aufgefordert. Dieses war zum Zeitpunkt der Drucklegung noch nicht bekannt.

�� Mindestlohn auf reiner Stundenbasis

Arbeitet der Mitarbeiter 60 Minuten, muss er in dieser Zeit 8,50 EUR verdienen. Von diesen 8,50 EUR gehen dann Lohnsteuer und die Arbeitnehmerbeträge zur Sozialversicherung ab. Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung sind in den 8,50 EUR nicht enthalten.

�� Mindestlohn bei Angestellten

Bei Angestellten mit einem festen Brutto-Monatsgehalt wird dieses durch die vereinbarte Arbeitszeit geteilt. Liegt der so errechnete Betrag unter 8,50 EUR, muss der Arbeitgeber ab dem 01.01.2015 dem betroffenen Arbeitnehmer mehr Gehalt zahlen, da eine Verpflichtung zur Zahlung des Mindestlohns be-steht. (z. B.: Monatliche Arbeitszeit 173,33 Stunden x 8,50 EUR pro Stunde = 1.473,31 EUR mindestens pro Monat)

13541_2014.indb 21 29.10.2014 11:34:45

22


�� Minijobs

Die Einführung des Mindestlohns kann bei Minijobs dazu führen, dass die Entgeltgrenzen überschritten werden und nicht mehr beitragsfrei sind.

Alternativ kann die Stundenzahl soweit reduziert werden, dass die Minijob-Entgeltgrenze weiterhin eingehalten wird.

Beispiel:

Mitarbeiter hat eine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit von 15 Stunden die Woche und erhält 450,00 EUR pro Monat. Für den Januar 2015 ergeben sich 64 Stunden im Monat.

450,00 EUR / 64 Stunden = 7,03 EUR pro Stunde

Ergebnis:

Der errechnete Stundenlohn unterschreitet den Mindestlohn.

Mögliche Lösungen:

– Verminderung der Arbeitszeit

450,00 EUR / 8,50 EUR pro Stunde = 52,9 Stunden pro Monat

52,9 Stunden pro Monat x 4,35 = 12,16 Stunden pro Woche

– Erhöhung des Stundenlohns – Übergang in ein steuer- und SV-pflichtiges Beschäftigungsverhältnis

ÇÁ Achtung: Bei der Berechnung des Mindestlohns bleiben die Arbeitge-beranteile außer Betracht!

1.2.4 Aufzeichnungspflichten, Haftung und Kontrolle

Durch die Einführung des gesetzlichen Mindestlohns kommt den Aufzeichnungs-pflichten der Arbeitszeiten, insbesondere bei Minijobs, kurzfristigen Beschäftigun-gen und Arbeitnehmern in dem § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweigen eine herausragende Bedeutung zu.

Nach § 19 Arbeitnehmer-Entsendegesetz und § 17 Mindestlohngesetz ist der Ar-beitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeit-nehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese mindestens 2 Jahre aufzubewahren.

Nach § 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz haftet der Arbeitgeber für die Einhaltung des gesetzlichen Mindestlohns.

Die Kontrolle zur Einhaltung des Mindestlohns liegt, wie bereits bei den Branchen-mindestlöhnen, bei der Finanzkontrolle Schwarzarbeit der Bundeszollverwaltung.

13541_2014.indb 22 29.10.2014 11:34:45

23


1.2.5 Unterstützungen durch DATEV-Personalwirtschafts-Programme

Es wird eine programmseitige Unterstützung zur Beurteilung von Mindestlöhnen geben. Zum Zeitpunkt der Drucklegung der Unterlagen standen Art und Umfang noch nicht fest. Wir informieren Sie, sobald wie möglich über das Dok.-Nr. 1035929 – Aktuelles zur Seminarunterlage.

DATEV Hilfen und Informationen

www.datev.de/gesetzesaenderungen

www.der-mindestlohn-kommt.de

DATEV-Broschüre zum Mindestlohn, Art.-Nr. 32308

LEXinform/Info-Datenbank pro

Dok.-Nr. 1050259 – Mindestlohn: Checkliste für Unternehmen

Dok.-Nr. 0442348 – Übersicht: geltende allgemeinverbindlich tarifl iche Mindestlöhne nach Branchen

Dok.-Nr. 0174424 – Verzeichnis der für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträge, Stand 01.10.2014

ÇÇ Notizen

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ÇÇ Notizen

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25


1.3 Gleitzone, geringfügig Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte

1.3.1 Auslauf der Gleitzonen-Übergangsregelung

Zum 31. Dezember 2014 läuft die bisherige Übergangsregelung für Bestandsfälle in der Gleitzone mit einem Eintritt vor dem 01. Januar 2013 und einem Entgelt

�� zwischen 400,01–450,00 EUR

�� zwischen 800,01–850,00 EUR

aus.


Gesetz zu Änderungen im Bereich der geringfügigen Beschäftigung vom 5. Dezember 2012 (BGBI I S. 2474)

Fachliche Grundlagen und DATEV-Lösungen

Dieser Auslauf der Übergangsregelung hat zur Folge, dass bestimmte Beschäfti-gungskonstellationen neu beurteilt werden müssen:

Bestandsfälle mit Entgelt von 400,01–450,00 EUR (Eintritt vor 01.01.2013)

Bis 31.12.2014 Ab 01.01.2015

Mitarbeiter ist in einer gesetzlichen Krankenkasse pflichtversichert

1. Entgelt wird erhöht AN bleibt in der Gleitzone

2. Entgelt wird nicht erhöht AN muss als geringfügig Beschäftigter abgerechnet und die Personaldaten entsprechend geändert werden

13541_2014.indb 25 29.10.2014 11:34:46

26


Programmlösung

Folgende Änderungen müssen Sie für die Sozialversicherung vornehmen:

Mitarbeiter-Stammdaten I Beschäftigung I Tätigkeit, Registerkarte Status

Mitarbeiter-Stammdaten I Sozialversicherung I Allgemeine SV-Daten, Registerkarte Berechnungsgrundlage

Mitarbeiter-Stammdaten I Sozialversicherung I Allgemeine SV-Daten, Registerkarte Gleitzone

13541_2014.indb 26 29.10.2014 11:34:46

27


Mitarbeiter-Stammdaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkassen

Die steuerlichen Gegebenheiten für geringfügig Beschäftigte sind in den Personal-daten zu hinterlegen.

ÇÃ Hinweis: Durch diese Änderungen in den Personaldaten wird für den Mitar-beiter mit der nächsten Abrechnung eine DEÜV-Meldung (Abmeldung) mit dem Abgabegrund 33 erstellt und an die Krankenkasse gesendet. Anhand dieser DEÜV-Meldung wird der Krankenkasse angezeigt, dass die SV-pflich-tige Beschäftigung beendet wird. Gleichzeitig wird eine DEÜV-Meldung (Anmeldung) mit dem Abgabegrund 13 erstellt und an die Bundesknapp-schaft versendet.

Erfolgt keine Änderung des bestehenden Beschäftigungsverhältnisses, erhalten Sie ab Januar 2015 folgenden Hinweistext zur Unterstützung:

13541_2014.indb 27 29.10.2014 11:34:46

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Bestandsfälle mit Entgelt von 800,01–850,00 EUR (Eintritt vor 01.01.2013)

Antrag auf Gleitzone bei Arbeitgeber …

… gestellt bis 31.12.2014 … NICHT gestellt bis 31.12.2014

Mitarbeiter wird in der Gleitzone abge-rechnet.

Eine rückwirkende Anwendung der Gleitzone (z. B. ab 01.01.2014) ist nicht zulässig.

Ist der Antrag erfolgt, ist ein Verzicht der Gleitzone im Anschluss nicht mehr möglich.

Die Sozialversicherungspflicht bei bereits bestehendem Arbeitsverhältnisses bleibt unverändert (ohne Gleitzone, ohne Befristung).

Es besteht im Nachhinein keine Mög-lichkeit in die Gleitzone zu wechseln, sofern das Entgelt weiterhin zwischen 800,01–850,00 EUR liegt.

Änderungen bezüglich der Gleitzone nehmen Sie unter Mitarbeiter-Stammdaten | Sozialversicherung | Allgemeine SV-Daten, Registerkarte Gleitzone vor.

13541_2014.indb 28 29.10.2014 11:34:46

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1.3.2 Geringfügig Beschäftigte (Minijob)

Die Minijob-Regelung für Bestandsfälle mit einem Eintritt vor dem 01. Januar 2013 und einem Entgelt bis 400,00 EUR bleiben unverändert.

Für diese Beschäftigungsverhältnisse gilt, solange das Entgelt 400,00 EUR nicht überschritten wird, die alte Minijob-Regelung.

�� Arbeitgeber

– 15 % pauschale Rentenversicherungen

– 13 % pauschale Krankenversicherung

– 2 % Pauschsteuer

�� Arbeitnehmer

– RV-Option Ja/Nein

– Eventuelle Versteuerung nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerk-malen

Wird das Entgelt auf über 400,00 EUR erhöht und der Arbeitnehmer verzichtet per Antrag auf die RV-Option, so muss eine DEÜV-Meldung mit den Gründen 33 und 13 erzeugt werden.

Aktivieren Sie hierzu unter Mitarbeiter-Stammdaten I Sozialversicherung I Allgemeine SV-Daten, Registerkarte Berechnungsgrundlagen folgende Angaben, damit die DEÜV-Mel-dung 33/13 erstellt werden kann.

13541_2014.indb 29 29.10.2014 11:34:46

30


1.3.3 Kurzfristig Beschäftigte

Aufgrund der Einführung des flächendeckenden Mindestlohns werden die Zeit-grenzen für kurzfristig Beschäftigte bis 31.12.2018 ausgeweitet.

�� Alt: zwei Monate oder 50 Arbeitstage

�� Neu: drei Monate oder 70 Arbeitstage

Nach Ablauf dieser vier Jahre gelten, ab dem 01. Januar 2019, wieder die vorherigen Höchstgrenzen von zwei Monaten oder 50 Arbeitstagen.



Dok.-Nr. 1080365 – Geringfügig entlohnte Beschäftigung – Änderungen ab Januar 2013

Dok.-Nr. 1070789 – Einmalige DEÜV-Ab-/Anmeldung 33/13 bei geringfügiger Beschäftigung mit Eintritt vor 2013

Dok.-Nr. 5303273 – Geringfügig Beschäftigung (Beispiele für Lohn und Gehalt)

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 30 29.10.2014 11:34:46

31


1.4 Beitragsnachweise: Neue Logik für die Datenübermittlung

Ab 01.01.2015 muss bei einer Korrektur der ursprüngliche Beitragsnachweis stor-niert und neu erstellt werden. Ersatzbeitragsnachweise (E-Beitragsnachweise) bzw. Differenzbeitragsnachweise sind nicht mehr zulässig.


Rundschreiben des GKV-Spitzenverbandes in Absprache mit dem Bundesministeri-um für Arbeit und Soziales (2013/341 vom 31.07.2013)


Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) hat die Gemeinsamen Grundsätze zum Aufbau der Datensätze für die Datenübermittlung von Beitrags-nachweisen bzw. Zahlstellen mit Wirkung zum 01.01.2014 genehmigt.

�� Ersatzbeitragsnachweise (E-Beitragsnachweise) bzw. Differenzbeitragsnach-weise sind ab 2014 nicht mehr zulässig.

�� Die Abgabe von E-Beitragsnachweisen in 2014 ist übergangsweise noch zuläs-sig (gemäß Rundschreiben des GKV-Spitzenverbandes in Absprache mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (2013/341 vom 31.07.2013)).

�� Erforderliche Beitragskorrekturen durch Nachberechnungen müssen im laufen-den Beitragsnachweis aufgenommen werden. Bei Korrekturen aus dem laufen-den Monat muss der ursprüngliche Beitragsnachweis storniert und neu erstellt werden.

Umsetzung im Lohnprogramm

Erstellung von Beitragsnachweisen bei Wiederabrechnungen

�� Bisher: immer komplette Neuerstellung

�� Neu: Neuerstellung der Beitragsnachweise nur dann, wenn Änderungen gegen-über zuletzt gesendeten Beitragsnachweis vorliegen

13541_2014.indb 31 29.10.2014 11:34:46

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D. h. ergeben sich bei einer Wiederabrechnung keine Änderungen, werden keine neuen Auswertungen erstellt.

Der Lohnprozess verändert sich hierbei nicht.

Auswertungen:

�� Beitragsnachweis

Mit der Umstellung auf die neue Logik der Datenübermittlung erfolgt auf dem Beitragsnachweis der Andruck des Kennzeichens für Storno bzw. Laufende Meldung.

�� Neue Auswertung „Meldeverlauf“

Über die neue monatliche Auswertung Beitragsnachweis erhalten Sie eine genaue Dokumentation, welche Beitragsnachweise gesendet bzw. storniert wurden.

Die Auswertung stand zum Zeitpunkt der Druckfreigabe noch nicht zur Verfü-gung

�� Zahlungsträger

Der Zahlungsträger wird bei einer Wiederabrechnung wie bisher mit dem kom-pletten Zahlungsbetrag erstellt (kein Differenzbetrag).



Dok.-Nr. 1070220 – Sozialversicherungsbeiträge abführen – Lohn und Gehalt classic/comfort/compact

13541_2014.indb 32 29.10.2014 11:34:46

33


1.5 RV-Leistungsverbesserungsgesetz/„Rente ab 63“

Wer 45 Jahre Beiträge zur Rentenversicherung gezahlt hat, kann mit Vollendung des 63. Lebensjahrs ab dem 01. Juli 2014 ohne Abzüge in den Ruhestand gehen.

Aus der „Rente ab 63“ wird schrittweise die „Rente ab 65“.

Die „Rente ab 63“ gilt nur für Versicherte,

�� die vor dem 01. Januar 1953 geboren sind und

�� deren Rente nach dem 01. Juli 2014 beginnt und

�� die die sonstigen Voraussetzungen erfüllen.

Für Versicherte, die nach dem 01. Januar 1953 geboren sind, steigt die Altersgren-ze mit jedem Jahrgang um 2 Monate. Wer also nach dem 01. Januar 1964 geboren wurde, kann nach 45 Beitragsjahren abschlagsfrei in Rente gehen, wenn er das 65. Lebensjahr vollendet hat.


RV Leistungsverbesserungsgesetz/Rentenpaket in Kraft getreten zum 10. Juli 2014


Die „Rente ab 63“ hat in der aktuellen Lohnabrechnung keine Auswirkung. Aller-dings hat die Regelung Auswirkung auf die Personalplanung und Personalentwick-lung der Unternehmen, da Arbeitnehmer, die die Voraussetzungen erfüllen, nun eher als bisher möglich in den Ruhestand gehen können.

Es macht daher Sinn, sich damit zu beschäftigen. DATEV gibt Lohn und Gehalt comfort-Anwendern eine Hilfestellung im Zusammenhang mit Daten-Analyse-System Personalwirtschaft (DALY) mit den Standardauswertungen aus der Datenquelle Lohn und Gehalt: Arbeitnehmer mit dem Bericht zur Altersstruktur und Regelaltersrente, demographische Entwicklung.

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ÇÇ Notizen

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1.6 Weitere gesetzliche Neuerungen – bereits verabschiedet oder noch in Planung (Stand 16.10.2014)

Der Gesetzgeber hat noch weitere Änderungen und Neuerungen für 2015 vorgese-hen, die in der Lohnabrechnung berücksichtigt werden sollen. Diese Gesetze waren zur Druckfreigabe der Unterlage teilweise noch nicht verabschiedet.

Hier finden Sie eine Übersicht über diese Gesetze.

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36


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ÇÇ Notizen

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2 „Alle Jahre wieder“


2.1 ElsterLohn (Elektronische Steuererklärung)

2.2 Lohnsteuer-Jahresausgleich

2.3 Rechengrößen in der Sozialversicherung 2015

2.4 Freiwillig und privat krankenversicherte Arbeitnehmer

2.5 Prüfung Umlagepflicht nach AAG

2.6 DEÜV

2.7 Berufsgenossenschaft – Jahresmeldung

2.8 DATEV Schwerbehindertenabgabe

2.9 DATEV Lohn-Archiv

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ÇÇ Notizen

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2.1 ElsterLohn (Elektronische Steuererklärung)

2.1.1 ElsterLohn I (Lohnsteuerbescheinigung)

Arbeitgeber mit maschineller Lohnabrechnung sind verpflichtet, für ihre Arbeit-nehmer bei Ausscheiden aus dem Unternehmen oder am Ende eines Kalender-jahres eine Lohnsteuerbescheinigung an die von den Finanzbehörden bestimmte Übermittlungsstelle (Clearingstelle) elektronisch zu übermitteln.


§ 39e EStG

§ 41b Abs. 1 S. 3 EStG

BMF-Anwendungsschreiben vom 07.08.2013, Rz 113–122

BMF-Schreiben vom 28.08.2013 – IV C 5 - S 2378/13/10002

§ 6 Steuerdaten-Übermittlungsverordnung


Die Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung muss für unbeschränkt und für beschränkt steuerpflichtige Arbeitnehmer bis spätestens 28. Februar des Folgejah-res durchgeführt werden.

Besonderheit: Arbeitgeber, die ausschließlich geringfügig beschäftigte Arbeitneh-mer im Privathaushalt beschäftigen (§ 41b Abs. 4 EStG), sind von diesem Verfahren ausgenommen.

ÇÃ Hinweis: Alle Datenübermittlungen für Steuerdaten über das DATEV-Re-chenzentrum sind automatisch über die DATEV-Sicherheitsmechanismen authentifiziert. Es sind keine gesonderten Sicherheitsauthentifizierungen im Programm erforderlich.

Der Datensatz für die elektronische Lohnsteuerbescheinigung ist vorgeschrieben. Die erforderlichen Angaben des jeweils gültigen Datensatzes für das Folgejahr werden im Vorjahr in einem BMF-Schreiben (für 2015 im BMF-Schreiben vom 15.09.2014) veröffentlicht.

13541_2014.indb 41 29.10.2014 11:34:47

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Außerdem müssen folgende Angaben enthalten sein:

�� Name, Vorname, Geburtsdatum und aktuelle Anschrift des Arbeitnehmers,

�� die Identifikationsnummer (Steuer-ID) des Arbeitnehmers,

�� die individuellen Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers (Steuerklasse ggf. mit Faktor, Zahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmale, steuerfreier Jahresbetrag, Jahreshinzurechnungsbetrag) und der jeweilige Gültigkeitsbeginn,

�� die Anschrift und die Steuernummer des Arbeitgebers.

ÇÃ Hinweis: Die eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) kann weiterhin angegeben werden, wenn

�� die Finanzverwaltung die Identifikationsnummer noch nicht vergeben hat oder

�� der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die Identifikationsnummer nicht mitgeteilt hat.

Falls erforderlich wird die eTIN von den Lohnprogrammen automatisch aus Name, Vorname und Geburtsdatum des Arbeitnehmers gebildet.

Datenübermittlung und Protokoll für Arbeitnehmer

Die Lohnsteuerbescheinigung wird automatisch übermittelt:

�� mit der Dezember-Abrechnung

�� bei Austritt während des Jahres

�� bei Einmalbezug nach Austritt

�� bei Wechsel von individueller Besteuerung zur pauschalen Versteuerung

Für den Arbeitnehmer wird ein Protokoll mit den an die Finanzverwaltung über-mittelten Daten erstellt.

Die Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigung ist automatisch unter Mandantendaten | Steuer | Berechnung vorbelegt.

13541_2014.indb 42 29.10.2014 11:34:47

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ÇÃ Hinweis: Die DÜ-Protokolle Lohnsteuerbescheinigung können Sie im Re-chenzentrum drucken und kuvertieren lassen. Für die Kuvertierung und den Druck hinterlegen Sie den gewünschten Ausgabeort in der Spalte RZ-Kuvert. für die Auswertung DÜ-Prot. LSt-Bescheinig..

ÇÃ Hinweis: Transferticket

Bei korrekter Datenübermittlung der Lohnsteuerbescheinigung wird als „Quittung“ für die korrekte Übermittlung das so genannte Transferticket erstellt. Das Transferticket muss in der Lohnsteuerbescheinigung nicht zwingend ausgewiesen werden.

Lohnsteuerbescheinigungen, die von DATEV erstellt werden, enthalten kein Transferticket. Die Datenübermittlung erfolgt im Rechenzentrum in der Nacht nach der jeweiligen Verarbeitung. Erst danach wird das Transferticket erstellt. Zum Zeitpunkt der Erstellung der Lohnabrechnung und deren Aus-wertungen ist das Transferticket noch nicht bekannt und kann deshalb bei Nachfragen an das Finanzamt nicht genannt werden.

13541_2014.indb 43 29.10.2014 11:34:47

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Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung für 2015Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen.

Datum:

eTIN:

Identifikationsnummer:

Personalnummer:

Geburtsdatum:

Transferticket:

Dem Lohnsteuerabzug wurden zugrunde gelegt:

Steuerklasse/Faktor

Zahl der Kinderfreibeträge

Steuerfreier Jahresbetrag

Jahreshinzurechnungsbetrag

Kirchensteuermerkmale

gültig ab

gültig ab

gültig ab

gültig ab

gültig ab

Anschrift und Steuernummer des Arbeitgebers:

6.14

1. Dauer des Dienstverhältnissesvom - bis

2. Zeiträume ohne Anspruch auf ArbeitslohnAnzahl „U“

Großbuchstaben (S, M, F)

EUR Ct

3. Bruttoarbeitslohn einschl. Sachbezüge ohne 9. und 10.

4. Einbehaltene Lohnsteuer von 3.

5. Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 3.

6. Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers von 3.

7. Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 3. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)

8. In 3. enthaltene Versorgungsbezüge

9. Ermäßigt besteuerte Versorgungsbezüge für mehrere Kalenderjahre10. Ermäßigt besteuerter Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre (ohne 9.) und ermäßigt besteuerte Entschädigungen

11. Einbehaltene Lohnsteuer von 9. und 10.

12. Einbehaltener Solidaritätszuschlag von 9. und 10.

13. Einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers von 9. und 10.14. Einbehaltene Kirchensteuer des Ehegatten von 9. und 10. (nur bei konfessionsverschiedener Ehe)15. Kurzarbeitergeld, Zuschuss zum Mutterschaftsgeld, Verdienstausfallentschädigung (Infektionsschutzge- setz), Aufstockungsbetrag und Altersteilzeitzuschlag

16. Steuerfreier Arbeitslohn nach

a) Doppelbesteuerungs- abkommen (DBA)

b) Auslandstätigkeitserlass

17. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte18. Pauschal besteuerte Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte19. Steuerpflichtige Entschädigungen und Arbeitslohn für mehrere Kalenderjahre, die nicht ermäßigt besteuert wurden - in 3. enthalten20. Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärts- tätigkeit21. Steuerfreie Arbeitgeberleistungen bei doppelter Haushaltsführung

22. Arbeitgeber- anteil/ -zuschuss

a) zur gesetzlichen Rentenver- sicherungb) an berufsständische Versor- gungseinrichtungen

23. Arbeitnehmer- anteil

a) zur gesetzlichen Rentenver- sicherungb) an berufsständische Versor- gungseinrichtungen

24. Steuerfreie Arbeitgeber- zuschüsse

a) zur gesetzlichen Krankenver- sicherungb) zur privaten Krankenver- sicherungc) zur gesetzlichen Pflegever- sicherung

25. Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken- versicherung26. Arbeitnehmerbeiträge zur sozialen Pflegeversiche- rung

27. Arbeitnehmerbeiträge zur Arbeitslosenversicherung

28. Beiträge zur privaten Kranken- und Pflege-Pflicht- versicherung oder Mindestvorsorgepauschale29. Bemessungsgrundlage für den Versorgungsfreibetrag zu 8.30. Maßgebendes Kalenderjahr des Versorgungsbeginns zu 8. und/oder 9.31. Zu 8. bei unterjähriger Zahlung: Erster und letzter Monat, für den Versorgungsbezüge gezahlt wurden32. Sterbegeld; Kapitalauszahlungen/Abfindungen und Nachzahlungen von Versorgungsbezügen - in 3. und 8. enthalten

33. Ausgezahltes Kindergeld –

Finanzamt, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde (Name und vierstellige Nr.)

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45


Besondere Lohnsteuerbescheinigung – nur noch auf Anforderung

Eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung kann seit 2014 von Arbeitgebern nur ausgestellt werden, für die das Betriebsstättenfinanzamt zur Vermeidung unbilli-ger Härten zugelassen hat, dass sie nicht am ELStAM-Abrufverfahren teilnehmen (§ 39e Abs. 7, 41b Abs. 1 S. 4 bis 6 EStG).

Das Formular zur Besonderen Lohnsteuerbescheinigung wird dem Arbeitgeber auf Anforderung kostenlos vom zuständigen Finanzamt zur Verfügung gestellt.

Damit entfällt die bisherige Übermittlungsmöglichkeit für Arbeitnehmer ohne Steuerklasse bzw. mit der nun unzulässigen Steuerklasse 0 (z. B. bisher für Grenz-gänger ohne Steuerklasse). Die Datenübermittlung wird deshalb nicht durchge-führt und der Arbeitnehmer erhält eine Lohnsteuerbescheinigung in Papierform vom zuständigen Finanzamt.

Im Programmteil Bescheinigungen ist das Anlegen der Besonderen Lohnsteuerbe-scheinigung (Bescheinigung 99.01) für das Jahr 2015 weiterhin möglich.

ÇÃ Hinweis zu ausländischen Sozialversicherungsträgern und Versiche-rungsunternehmen:

�� Arbeitgeberzuschüsse an ausländische Sozialversicherungsträger sowie Versicherungsunternehmen sind ebenfalls zu bescheinigen.

�� Werden von den ausländischen Sozialversicherungsträgern Globalbeiträ-ge erhoben, sind die Zuschüsse aufzuteilen. Der auf die Zuschüsse zur Kranken- und Pflegeversicherung entfallende Teilbetrag ist in Zeile 24 zu bescheinigen.

Die für die Aufteilung erforderlichen staatenbezogenen Prozentsätze für 2015 werden in einem gesonderten BMF-Schreiben bekannt gegeben (für 2014 BMF-Schreiben vom 08.10.2013 – IV C 3 – S 2221/09/10013 :001).

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46



LEXinform/Info-Datenbank pro:

Dok.-Nr. 1020649 – Datenübermittlung Lohnsteuerbescheinigung Übersicht

Dok.-Nr. 5300374 – Lohnsteuerbescheinigung

Dok.-Nr. 5300178 – Besondere Lohnsteuerbescheinigung

ÇÇ Notizen

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47


2.1.2 ElsterLohn II (elektronische Lohnsteuerkarte)

Um die Lohnabrechnung korrekt erstellen zu können, benötigt der Arbeitgeber die Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) seiner Arbeitnehmer. Diese ELStAM sind in einer Datenbank der Finanzverwaltung gespeichert und stehen dem Arbeitgeber zum Abruf zur Verfügung.


§ 52b EStG

§ 38b und § 39ff EStG

§§ 139a, b AO

BMF-Startterminschreiben vom 19.12.2012

BMF-Startschreiben vom 25.07.2013

BMF-Anwendungsschreiben vom 07.08.2013


Um die ELStAM der Arbeitnehmer abrufen zu können, muss sich der Arbeitgeber (oder in seinem Auftrag ein Dritter) authentifizieren.

Authentifizierung über DATEV

DATEV ist für alle Datenübermittlungen für Steuerdaten über das DATEV-Rechen-zentrum authentifiziert. Es sind keine gesonderten Sicherheitsauthentifizierungen im Programm erforderlich.

Abruf der ELStAM

Damit bei jeder Lohnabrechnung die aktuellen ELStAM verwendet werden, muss der Arbeitgeber vor jeder Lohnabrechnung die Lohnsteuerabzugsmerkmale seiner Arbeitnehmer abrufen. Dies gilt sowohl für neu eingetretene Arbeitnehmer als auch für Änderungen der ELStAM für bereits (länger) beschäftigte Arbeitnehmer.

13541_2014.indb 47 29.10.2014 11:34:47

48


Die Übermittlung der Daten erfolgt generell über das DATEV-Rechenzentrum. Für neue Arbeitnehmer können die ELStAM unabhängig von der Lohnabrechnung bereits vorher abgerufen werden. Von der Finanzverwaltung bereits bereitgestellte Änderungen werden automatisch vom DATEV-Rechenzentrum abgerufen.

Abruf und Bereitstellung der ELStAM im Überblick

Abruf der ELStAM erforderlich bei

Für den Abruf erforderliche Daten

Bereitstellung der Rückmeldung

�� Eintritt eines AN

�� Wechsel des Ab-rechnungssystems (Systemwechsel)

�� Betriebsneugrün-dung

�� Bereitstellung von geänderten ELStAM während der Beschäftigung des AN

�� Steuernummer des AG

�� Steuer-ID des AN

�� Geburtsdatum des AN

�� Beschäftigungs-verhältnis (Haupt- oder Nebenbe-schäftigung)

�� Inhalt

– Steuer-ID des AN

– Steuerklasse, ggf. Faktor bei Steuerklasse 4

– Zahl der Kinderfreibeträge

– Frei- und Hinzurechnungsbeträge

– Datum der Bereitstellung

– Datum „gültig ab“ für den gesamten ELStAM-Datensatz

�� Dauer

– bei Erstanmeldung nach ca. 2 Werktagen

– bei Änderungen ab dem 5. Werktag des Folgemonats

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49


ÇÃ Hinweis: Frei- und Hinzurechnungsbeträge verlieren im neuen Kalender-jahr ihre Gültigkeit und müssen deshalb vom Arbeitnehmer jährlich neu beantragt werden. Falls bei der Januar-Abrechnung keine neuen Frei- und Hinzurechnungsbeträge zur Verfügung stehen, werden die bis dahin gülti-gen Werte vom Lohnprogramm automatisch auf Null gesetzt.

Trifft die steuerfreie Sammelbeförderung (Großbuchstabe F) nicht mehr zu, muss das Feld in den Personaldaten deaktiviert werden.

Die von den Finanzbehörden angeforderten und rückgemeldeten ELStAM ste-hen bei Erstanmeldung nach ca. 1–2 Arbeitstagen bzw. bei Änderungen ab dem 5. Werktag des Folgemonats zur Verfügung.

Die ELStAM werden direkt in die Personaldaten des jeweiligen Arbeitnehmers im-portiert und bei der nächsten Lohnabrechnung berücksichtigt, falls Sie das automa-tische Rückmeldeverfahren nutzen.

Für die automatische Übernahme der Rückmeldedaten ist auf Mandantenebene un-ter Extras | Einstellungen, Registerkarte Rückmeldeverfahren die automatische Übernahme bereits vorbelegt.

ÇÃ Hinweis: Liegen bei Neueintritt die ELStAM zum Zeitpunkt der Lohnab-rechnung noch nicht vor, lassen Sie sich die Lohnsteuerabzugsmerkmale vom Arbeitnehmer bestätigen und erfassen diese in den Personaldaten ma-nuell. Sollten zu den manuell erfassten Daten abweichende ELStAM rückge-meldet werden, wird mit der nächsten Lohnabrechnung eine automatische Nachberechnung durchgeführt.

Die rückgemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmale sind vom Arbeitgeber solange anzuwenden, bis neue (geänderte) Merkmale zum Abruf bereit stehen.

Arbeitnehmer ohne Identifikationsnummer (IdNr.)

Wenn ein Arbeitnehmer seine IdNr. nicht finden kann, so muss er sich an sein Wohnsitzfinanzamt wenden. Der Arbeitgeber legt in der Zwischenzeit die voraus-sichtlichen Lohnsteuerabzugsmerkmale für den Lohnsteuerabzug nach Rückspra-che mit dem Arbeitnehmer fest. Wenn dem Arbeitgeber nach 3 Monaten immer noch keine IdNr. vorliegt, ist er verpflichtet, für die bereits abgerechneten wie zukünftigen Lohnabrechnungen die Steuerklasse 6 zu verwenden.

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50


Übernahmeprotokoll

Das Übernahmeprotokoll lässt sich über den Link im Verarbeitungsprotokoll bzw. über Mandant | Ausgeben unter | Protokolle | Übern.-Prot. Rückm.-Verf. öffnen.

Auswertung Übersicht DÜ elektronische Lohnsteuerkarte

Die Übersicht wird automatisch erzeugt, sobald eine Meldung für einen oder meh-rere Mitarbeiter vorliegt.

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51


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Auswertung Meldeverlauf elektronische Lohnsteuerkarte

Der komplette Meldeverlauf eines Mitarbeiters kann über Ausgeben | Meldeverlauf ELStAM geprüft werden.

Neuanlage Mitarbeiter – Anmeldung mit der Lohnabrechnung

Die Daten können zusammen mit der Lohnabrechnung erstellt werden und stehen zum Senden ins Rechenzentrum bereit. Damit wird gleichzeitig die Anforderung der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale und die Rückmeldung ELStAM über das elektronische Rückmeldeverfahren ausgelöst. Sollten die rückgemeldeten Lohnsteuerabzugsmerkmale abweichend von den in den Mitarbeiterdaten manuell erfassten Lohnsteuerabzugsmerkmalen sein, erfolgt mit der nächsten Abrechnung eine automatische Nachberechnung.

Sollte der Sendevorgang vor dem Eintrittsdatum liegen, wird die Anmeldung im Rechenzentrum gespeichert und später übermittelt, da die Anmeldung eines Mitar-beiters frühestens mit Beschäftigungsbeginn möglich ist.

Abmeldung eines Mitarbeiters im laufenden Verfahren

Die Abmeldung erfolgt automatisch mit der Abrechnung im Austrittsmonat.

Die Abmeldung eines Arbeitnehmers ist frühestens mit dem Beschäftigungsende möglich.

Die Abmeldung ist auch unabhängig von der Lohnabrechnung über den Dialog Abrechnung | Elektronische Lohnsteuerkarte möglich.

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53


Besonderheiten

Unabhängig von der Lohnabrechnung kann ein Arbeitnehmer auch angemeldet und abgemeldet werden.

Hierzu dient der Dialog Abrechnung | Elektronische Lohnsteuerkarte.

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54




Dok.-Nr. 1036217 – Elektronische Lohnsteuerkarte

Dok.-Nr. 1070415 – Elektronische Lohnsteuerkarte – Umsetzung in Lohn und Gehalt

Dok.-Nr. 1045604 – ELStAM – Rückmeldungen von Fehler- und Hinweismeldungen (Lohn und Gehalt)

ÇÇ Notizen

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55


2.2 Lohnsteuer-Jahresausgleich

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber dient dazu, die monatlich einbehaltene Lohnsteuer nach Ablauf des Kalenderjahres anhand der Jahreslohn-steuertabelle zu überprüfen. Wurde während des Jahres zu viel Lohnsteuer einbe-halten, wird der zu viel einbehaltene Betrag dem Arbeitnehmer erstattet.


§ 42b EStG R 42b LStR


Der betriebliche Lohnsteuer-Jahresausgleich

�� muss vom Arbeitgeber durchgeführt werden

Ausnahme: Bei weniger als 10 Beschäftigten (Stichtag 31.12.) kann der Lohn-steuer-Jahresausgleich durchgeführt werden.

�� darf nur für Arbeitnehmer durchgeführt werden, die während des ganzen Ka-lenderjahres ununterbrochen bei einem Arbeitgeber beschäftigt sind.

�� erfolgt mit der Lohnabrechnung für den letzten Lohnzahlungszeitraum des Kalenderjahres.

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56


Aktivieren Sie den Lohnsteuer-Jahresausgleich über Mandantendaten | Steuer | Berechnung in der Gruppe Lohnsteuer-/ Kirchensteuer-Jahresausgleich im Dezember mit dem Schaltknopf Lohnsteuer-Jahresausgleich (nur Erstattung).

�� Die Eingabe ist spätestens zusammen mit der Erstabrechnung oder einer Wie-derabrechnung komplett für Dezember vorzunehmen.

�� Der Lohnsteuer-Jahresausgleich wird automatisch mit der Dezember-Abrech-nung für alle Arbeitnehmer, soweit zulässig, durchgeführt.

Voraussetzung: Das gesamte Jahr wurde mit Lohn und Gehalt abgerechnet.

Die Berechnung der Steuer erfolgt immer auf Basis der bei der Dezember-Abrech-nung gespeicherten und für den Lohnsteuer-Jahresausgleich zulässigen Lohnsteu-erabzugsmerkmale.

Der Lohnsteuer-Jahresausgleich darf nicht durchgeführt werden, wenn

�� der Arbeitnehmer für das Ausgleichsjahr oder einen Teil des Ausgleichsjahrs nach den Steuerklassen V oder VI zu besteuern war;

�� der Arbeitnehmer für einen Teil des Ausgleichsjahres nach den Steuerklas-sen II, III und IV zu besteuern war;

�� auf der Lohnsteuerkarte des Arbeitnehmers ein Hinzurechnungsbetrag oder Freibetrag eingetragen ist;

�� bei der Berechnung der Lohnsteuer das Faktorverfahren angewandt wurde;

�� Teilbeträge der Vorsorgepauschale nur zeitweise beim Lohnsteuerabzug be-rücksichtigt wurden; das gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer im Laufe des Kalen-derjahres teilweise zum Rechtskreis West und teilweise zum Rechtskreis Ost gehört oder unterschiedlichen Beitragssätze anzuwenden sind;

�� der Arbeitnehmer nicht während des gesamten Kalenderjahres beim selben Arbeitgeber beschäftigt war;

�� eine Unterbrechung mit „U“ im Lohnkonto gekennzeichnet wurde;

�� der Arbeitnehmer während des Jahres Kurzarbeiter- oder Saison-Kug bezogen hat;

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57


�� die Arbeitnehmerin im Ausgleichsjahr Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld erhal-ten hat;

�� die Arbeitnehmerin Zuschuss bei einem Beschäftigungsverbot für die Zeit vor oder nach einer Entbindung sowie für den Entbindungstag während einer Elternzeit nach beamtenrechtlichen Vorschriften (§ 4a der Mutterschutzverord-nung des Bundes oder einer entsprechenden Landesregelung) erhalten hat;

�� der Arbeitnehmer im Ausgleichsjahr Verdienstausfallentschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz erhalten hat;

�� der Arbeitnehmer während des Jahres Aufstockungsbeträge nach dem Alters-teilzeitgesetz bezogen hat;

�� der Arbeitnehmer während des Jahres Einkünfte bezogen hat, die unter die Bestimmungen des Doppelbesteuerungsabkommens oder des Auslandstätig-keitserlasses fallen;

�� für den Arbeitnehmer der Rentenversicherungs-Schlüssel geändert wurde;

�� es der Arbeitnehmer beantragt.

�� Neu ab 2015

– die Krankenkasse des Arbeitnehmers ihren individuellen Zusatzbeitragssatz während des Kalenderjahrs (Erhöhung und Senkung) ändert.

– die Krankenkasse im Laufe des Jahres erstmalig einen Zusatzbeitrag erhebt.

– der Arbeitnehmer zu einer Krankenkasse wechselt, die einen anderen abwei-chenden Zusatzbeitragssatz festgelegt hat.

Eine Prüfung, ob der Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt werden darf, er-folgt von den Lohnprogrammen automatisch.

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Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag

Wird ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt, erfolgt auch ein Ausgleich der Kirchensteuer sowie des Solidaritätszuschlages.

War ein Arbeitnehmer während des Jahres nur teilweise kirchensteuerfrei, wird kein Ausgleich der Kirchensteuer durchgeführt.

Folgende Besonderheiten können für einzelne Arbeitnehmer unter Mitarbeiter-Stamm-daten | Steuer | Besonderheiten in der Gruppe Angaben zum Lohnsteuer-/Kirchensteuer-Jahresaus-gleich im Dezember (LStJA) gewählt bzw. erfasst werden:

�� Kein Lohnsteuer-Jahresausgleich

Soll auf Verlangen des Arbeitnehmers kein Lohnsteuer-Jahresausgleich durch- geführt werden, markieren Sie den Schaltknopf Kein Lohnsteuer-Jahresausgleich.

�� Wie Mandanteneinstellung in LStJA

�� Lohnsteuer-Jahresausgleich zu Gunsten des Arbeitgebers bei Nettolohn

Die ggf. zu viel bezahlte Lohnsteuer bei Nettolohnvereinbarung soll an den Arbeitgeber erstattet werden. Markieren Sie dafür den Schaltknopf Lohnsteuer- Jahresausgleich zu Gunsten des Arbeitgebers bei Nettolohn.

Verarbeitungsprotokoll mit der Dezember-Abrechnung

Sie werden mit dem Verarbeitungsprotokoll informiert, wenn für den Arbeitneh-mer ein Lohnsteuer-Jahresausgleich durchgeführt wurde bzw. nicht durchgeführt werden konnte.



Dok.-Nr. 1014099 – Lohnsteuerjahresausgleich durch den Arbeitgeber

Dok.-Nr. 5303324 – Lohnsteuerjahresausgleich – Vorgehen in Lohn und Gehalt

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2.3 Rechengrößen in der Sozialversicherung 2015

Durch den Gesetzgeber werden jährlich neue Rechengrößen in der Sozialversiche-rung festgelegt.

Fachliche Grundlagen

Rechengrößen* jährlich monatlich %-Satz

Beitragsbemessungsgrenzen

Kranken-/Pflegeversicherung 49.500,00 4.125,00 KV

�� allgemein 14,6 %

�� ermäßigt 14,0 %

�� ggf. + Zusatzbeitragssatz

PV

�� 2,35 %

�� + 0,25 % Beitragszuschuss für Kinderlose

Renten-/ Arbeitslosenversicherung

�� Alte Bundesländer

�� Neue Bundesländer

72.600,00

62.400,00

6.050,00

5.200,00

RV 18,9 %

AV: 3,0 %

knappschaftl. RV 25,1 %

Jahresarbeitsentgeltgrenze

allgemein

besondere (Bestandsfälle PKV)

54.900,00

49.500,00

4.575,00

4.125,00

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Rechengrößen* jährlich monatlich %-Satz

Beitragsbemessungsgrenzen

Höchstzuschuss zur

�� privaten Krankenversicherung

– mit Krankengeldanspruch

– ohne Krankengeldanspruch

�� privaten Pflegeversicherung

– alle Bundesländer (außer Sachsen)

– Bundesland Sachsen

301,13

288,75

48,47

27,84

Geringfügigkeitsgrenze Geringverdienergrenze

450,00

325,00

Betriebliche Altersvorsorge 4 % RV-BBG West

2.904,00

Bezugsgröße

�� alte Bundesländer

�� neue Bundesländer

34.020,00

28.980,00

2.835,00

2.415,00

Insolvenzgeldumlage 0,15 %

Seemannskasse Zusatz-RV

2,5 %

Künstlersozialabgabe 5,2 %

Gleitzonenfaktor F 0,7547

* Die Rechengrößen standen bei Druckfreigabe noch nicht endgültig fest.

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61


Berechnung Arbeitgeberzuschuss und Gesamtbeitrag 2015*

freiwillig versicherte AN GKV Privatversicherte AN PKV

Abführung der Beiträge zur KV

führt der AG ab zahlt der AN privat

Höhe Gesamt-beitrag in der KV

BBG x Prozentsatz KV (ggf. + Zusatzbeitragssatz)

4.125,00 x 14,6 % = 602,25 (ggf. + Zusatzbeitragssatz)

Beitrag aus PKV-Bescheinigung

KV-AG- Zuschuss

BBG x (Prozentsatz KV/2)

4.125,00 x 7,3 % = 301,12

Beitrag lt. PKV-Bescheinigung/2

= AG-Zuschuss

aber max.

BBG x (KV-Prozentsatz/2)

4.125,00 x 7,3 % = 301,12

Abführung der Beiträge zur PV

führt der AG ab zahlt der AN privat

Höhe Gesamt-beitrag in der PV

BBG x Prozentsatz PV

4.125,00 x 2,35 % = 96,94

Beitrag aus PKV-Bescheinigung

PV-AG- Zuschuss

BBG x (Prozentsatz PV/2)

4.125,00 x 1,175 % = 48,47

Sachsen:

BBG x 0,675 %

4.125,00 x 0,67 5% = 27,84

Beitrag lt. PKV-Bescheinigung/2

= AG-Zuschuss

aber max.

BBG x (Prozentsatz PV/2)

4.125,00 x 1,175 % = 48,47

Sachsen:

BBG x 0,675 %

4.125,00 x 0,675 % = 27,84

* Die Berechnung wurde mit den zum Zeitpunkt der Drucklegung der Unterlage noch nicht verabschiedeten Rechengrößen durchgeführt.

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Faktor F

Basis für die Ermittlung des Faktor F sind die Beitragsprozentsätze KV/PV/RV/AV für den Gesamt-Sozialversicherungsbeitrag.

SozialversicherungszweigAN- und AG-Anteil in % für 2015

(voraussichtlich)

Krankenversicherung allgem.

+ durchschnittl. Zusatzbeitragssatz

14,6 %

0,9 %

Rentenversicherung 18,90 %

Arbeitslosenversicherung 3,00 %

Pflegeversicherung 2,35 %

Gesamt 39,75 %

Ermittlung Faktor F:

Der Faktor „F“ ergibt sich, indem 30 % durch den durchschnittlichen Gesamt-Sozi-alversicherungsbeitrag geteilt werden.

F =30,00 %

= 0754716 = 0,754739,75 %

Vollarbeiterrichtwert jährlich 1.550 Stunden

ÇÃ Hinweis: Beachten Sie, dass die neuen Rechengrößen bei Druckfreigabe noch nicht endgültig feststanden.

DATEV-Lösung

Lohn und Gehalt berücksichtigt die neuen Beitragsbemessungsgrenzen und Bei-tragsprozentsätze sowie ihre Veränderungen automatisch. Voraussetzung ist, dass die Institutionsdaten regelmäßig aktualisiert werden.

Wir empfehlen, die Institutionsdaten automatisch und täglich aktualisieren zu lassen, damit Ihnen u. a. alle Beitragssätze der Sozialversicherung zur Verfügung stehen.

ÇÁ Achtung: Die Institutionen müssen spätestens alle 35 Tage aktuali-siert werden. Erfolgt diese Aktualisierung nicht, wird die Abrechnung abgebrochen.

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2.4 Freiwillig und privat krankenversicherte Arbeitnehmer

Anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenze muss der Arbeitgeber die Krankenversiche-rungspflicht seiner Arbeitnehmer zu Beginn des neuen Kalenderjahres prüfen.


§§ 6, 8, 257 SGB V

§§ 54 ff., 61 SGB XI


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2.4.1 Prüfung Jahresarbeitsentgelt/Jahresarbeitsentgeltgrenze

Zusätzliche Anlässe zur Prüfung der Krankenversicherungspflicht des Arbeitneh-mers, die der Arbeitgeber anhand der Jahresarbeitsentgeltgrenze vornehmen muss:

�� Gehaltserhöhung

Ein Ausscheiden aus der Krankenversicherungspflicht kommt nur zum Jahres-wechsel in Betracht.

�� Gehaltsminderung

– im Laufe des Jahres und Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze Krankenversicherungspflicht setzt ab Beginn des Monats, in dem das niedri-gere Gehalt gezahlt wird, sofort ein.

– Durch vorübergehende Minderung des Arbeitsentgelts (z. B. durch Kurzar-beit) tritt keine Krankenversicherungspflicht ein, da es auf das regelmäßige Arbeitsentgelt ankommt.

2.4.2 Regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt

Anzurechnen sind:

�� Laufende Monatsbezüge

�� Sonderzuwendungen, die mindestens einmal im Jahr zu erwarten sind

�� Bei Mehrfachbeschäftigung das aus allen versicherungspflichtigen Beschäfti-gungen erzielte Entgelt

�� Pauschalierte Überstundenvergütungen und Bereitschaftsdienstvergütungen, die regelmäßig gezahlt werden

Unberücksichtigt bleiben:

�� Mehrarbeitsvergütungen

�� Zuschläge, die mit Rücksicht auf Familien gezahlt werden

�� Einmalige Zuwendungen, die nicht regelmäßig gewährt (z. B. Jubiläumszu-wendungen)

�� Zuwendungen, für die der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal versteuert (§§ 40 Abs. 1, Abs. 2 oder 40b EStG, z. B. Direktversicherung, Fahrtkostenzu-schüsse WO-AO)

�� Steuer- und auch beitragsfreie Zulagen und Zuschläge (z. B. SFN-Zuschläge)

ÇÃ Hinweis: Bei Unklarheiten über die Anrechenbarkeit von Bezügen setzen Sie sich bitte mit der Krankenkasse des betroffenen Mitarbeiters in Verbin-dung.

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65


Lohnarten – Steuerung des Jahresarbeitsentgelts

Unter Mandantendaten I Anpassung | Lohnarten | Lohnartenbesonderheiten, Registerkarte Angaben Teil 1 in der Gruppe Arbeitsentgelt für Auswertung „Sozialversicherungspflichtiges Jahresarbeitsentgelt“ steht Ihnen das Kontrollkästchen Regelmäßiges Jahresarbeitsentgelt zur Verfügung. Diese Kästchen ist automatisch vorbelegt und kann individuell angepasst werden.

Prüfen Sie, ob die Vorbelegung zutreffend ist.

Auswertung – SV-pflichtiges Jahresarbeitsentgelt

Als Unterstützung zur Prüfung der Jahresarbeitsentgeltgrenze steht Ihnen unter Mandant | Ausgeben die Auswertung SV-pflichtiges Jahresarbeitsentgelt zur Verfügung.

�� Wird mit der Dezember-Abrechnung erstellt

�� Gibt einen Überblick über die SV-pflichtigen Entgelte der letzten 3 Jahre aller SV-pflichtigen Beschäftigten

�� Berücksichtigt die Lohnarten mit Kennzeichnung „Regelmäßiges Arbeitsentgelt“

�� Nicht ausgewiesen werden:

– Auszubildende

– Praktikanten

– Werkstudenten

– geringfügig und kurzfristig Beschäftigte

– Bezieher von Vorruhestandsgeld

– behinderte Menschen in Werkstätten oder gleichartigen Einrichtungen und Personen in berufsfördernden Maßnahmen zur Rehabilitation

�� Zu den einzelnen Arbeitnehmern wird der aktuelle Versicherungsstatus mit ausgegeben (freiwillig, privat, pflichtig oder frei)

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66


Schwellenwerte

Der Ausdruck der betroffenen Arbeitnehmer für die Prüfung des SV-pflichtigen Jahresarbeitsentgelts kann über die Eingabe von Schwellenwerten gesteuert werden. Dazu steht Ihnen unter Mandantendaten | Auswertungsdaten | Gestaltung, Registerkarte SV-pflichtiges Jahresarbeitsentgelt die Hinterlegung der Schwellenwerte zur Verfügung.

2.4.3 Besonderheiten

Arbeitnehmer über 55 Jahre,

die erst nach Vollendung des 55. Lebensjahrs versicherungspflichtig würden,

�� sind in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungsfrei, wenn für sie in den letzten 5 Jahren vor Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung kein gesetzlicher Krankenversicherungsschutz bestand

und

�� sie mindestens die Hälfte dieser Zeit sozialversicherungsfrei (z. B. wegen Ver-dienst über der Jahresarbeitsentgeltgrenze) oder von der Versicherungspflicht befreit waren.

Betriebliche Altersversorgung durch Entgeltumwandlung

Das beitragspflichtige Jahresarbeitsentgelt wird durch eine Entgeltumwandlung in eine betriebliche Altersversorgung verringert. Diese Beträge gehören somit nicht zum beitragspflichtigen Arbeitsentgelt und bleiben bei der Berechnung des regel-mäßigen Jahresarbeitsentgelts unberücksichtigt. Sollte ein Arbeitnehmer wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze krankenversicherungsfrei sein und durch eine Entgeltumwandlung die Jahresarbeitsentgeltgrenze unterschreiten, wird er krankenversicherungspflichtig.

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67




Dok.-Nr. 1021126 – Jahresarbeitsentgelt und Auswertung „SV-pflichtiges Jahresarbeitsentgelt“

ÇÇ Notizen

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68


2.4.4 Höchstzuschuss für freiwillig versicherte Arbeitnehmer in der gesetzlichen Kranken-/Pflegeversicherung (GKV) und privat versicherte Arbeitnehmer (PKV)

Der Höchstzuschuss des Arbeitgebers zur Krankenversicherung für freiwillig ver-sicherte und privat versicherte Arbeitnehmer bemisst sich anhand der Beitragsbe-messungsgrenze zur Krankenversicherung.


§ 257 Abs. 2a SGB V

R 3.62 Abs. 2 Nr. 3 Satz 10 LStR

§ 257 Abs. 1 SGB V

§ 1 SvEV

R24 Abs. 2 Nr. 3 S. 5 LStR

§ 257 Abs. 2 Satz. 2 SGB V


AG-Zuschuss zur Krankenversicherung und Pflegeversicherung:

�� erhalten freiwillig versicherte als auch privat versicherte Arbeitnehmer.

�� Darf für privat versicherte Arbeitnehmer nur dann steuerfrei gelassen werden, wenn die Bescheinigung des Versicherungsunternehmens vorliegt. Diese ist dem Lohnkonto beizufügen.

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Freiwillig krankenversichert im Rahmen der GKV (Gesetzliche Krankenversi-cherung) und freiwillige Pflegeversicherung

Unter Mitarbeiter-Stammdaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkasse, Gruppe Angaben bei freiwilliger Kranken- und Pflegeversicherung wählen Sie, ob

�� der Arbeitgeberanteil aus dem tatsächlichen Arbeitsentgelt berechnet werden soll oder

�� die Hälfte des Gesamtbeitrages berücksichtigt werden soll oder

�� der Arbeitgeberanteil manuell vorgegeben wird. Hinterlegen Sie hier den Ge-samtbeitrag und den AG-Zuschuss.

Wie die Beiträge zur freiwilligen Pflegeversicherung berücksichtigt werden sollen, wählen Sie unter Mitarbeiter-Stammdaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkasse, Gruppe Angaben bei freiwilliger Kranken- und Pflegeversicherung.

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Privat versicherte Arbeitnehmer im Rahmen der PKV (Private Krankenversiche-rung) und private Pflegeversicherung

Anhand der Bescheinigung der privaten Krankenversicherung des Arbeitnehmers ist der monatliche Gesamtbeitrag zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung zu prüfen und ggf. anzupassen.

Unter Mitarbeiter-Stammdaten | Sozialversicherung | Private Versicherung, Gruppe Angaben zur priva-ten Pflegeversicherung erfassen Sie

�� die Höhe des monatlichen Gesamtbeitrages der privaten Kranken- und/oder

�� Pflegeversicherung,

�� ob ggf. der Arbeitgeberzuschuss nicht automatisch ermittelt werden soll,

�� den Betrag des Arbeitgeberzuschusses (nur möglich, wenn keine automatische Ermittlung nach Entgelt erfolgt).

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71


Der Arbeitgeberzuschuss zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung wird stan-dardmäßig auf der Basis des Arbeitsentgelts ermittelt (maximal aus der Beitragsbe-messungsgrenze und begrenzt auf die Hälfte des monatlichen Gesamtbeitrags).

Die automatische Ermittlung kann unterdrückt werden, indem Sie das Kontroll-kästchen (KV und PV) Automatische Berechnung AG-Zuschuss KV bzw. PV unterdrückt aktivie-ren. In diesem Fall erfassen Sie den jeweiligen Zuschuss im Feld Arbeitgeberzuschuss.



Dok.-Nr. 1014450 – Beitragszuschuss zur Kranken- und Pflegeversicherung für privat und freiwillig versicherte Arbeitnehmer – Grundlagen

Dok.-Nr. 5303172 – Beitragszuschuss zur Krankenversicherung und Pflegeversicherung für privat und freiwillig versicherte Arbeitnehmer (Beispiele für Lohn und Gehalt)

ÇÇ Notizen

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72


ÇÇ Notizen

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2.5 Prüfung Umlagepflicht nach AAG

Auf Grund der Umlagepflicht des Arbeitgebers werden mit der monatlichen Lohn-abrechnung Umlagebeiträge zur U1 und zur U2 oder nur zur U2 an die Kranken-kassen abgeführt. Diese Umlagen werden von den Krankenkassen zum Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen verwendet:

�� Umlageverfahren U1: Erstattung bei Arbeitsunfähigkeit

�� Umlageverfahren U2: Erstattung bei Mutterschaft


§ 3 AAG – Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen für Entgeltfortzahlung


2.5.1 Umlage- und Erstattungsverfahren

In der folgenden Tabelle erhalten Sie einen Überblick über die Umlageverfahren U1 und U2.

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74


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2.5.2 Erfassung in den Mandantendaten

Krankenkassenabhängig können für die Umlage U1 verschiedene Umlage- und Erstat-tungssätze gewählt werden. Die Wahl des Umlagesatzes beeinflusst den Erstattungs-anspruch des Arbeitgebers. Wählen Sie rechtzeitig vor der Januar-Abrechnung den Erstattungssatz für das neue Jahr und zeigen Sie den von Ihnen gewählten Umlagesatz/Erstattungssatz der Krankenkasse an. Die Dauer der Verwendung ist ggf. in der Satzung der Umlagekasse geregelt.

Festlegung der Umlagepflicht

Unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Daten, Registerkarte Umlage/Erstattung hinterlegen Sie die Umlagepflicht.

Umlageprozentsatz festlegen

Unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Gesetzliche Krankenkassen, Gruppe Umlageart bezüglich Umlage 1 hinterlegen Sie je Krankenkasse die Umlageart, die den Umlageprozentsatz steuert.

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Umlageberechnung bei Auszahlung von Mehrarbeit als Einmalbezug

Seit Januar 2014 wird aufgrund einer Systemprüfung der ITSG die Umlageberech-nung bei Einmalbezügen geändert. Bei der Auszahlung von Mehrarbeit als Ein-malbezug ist die Standardlohnart 3890 – Jhl. Überstd., lfd. Umlageberechnung, zwingend erforderlich.

Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze für die Berechnung der Umlagebeiträge wird bei Abrechnung von Einmalbezügen mit dieser Standardlohnart automatisch berücksichtigt.

2.5.3 Erfassung in den Mitarbeiterdaten

Abweichende Umlageart

Sollte die Umlageart für den Mitarbeiter von den Mandantendaten abweichen, kön-nen Sie unter Mitarbeiter-Stammdaten | Sozialversicherung | Allgemeine SV-Daten, Registerkarte Umlage die zu entrichtende Umlage für den jeweiligen Mitarbeiter ändern.

ÇBitte beachten Sie, dass für die Berechnung der Entgeltfortzahlung das strenge Lohnausfallprinzip gilt. Das bedeutet, dass für die Entgeltfortzah-lung sämtliche Vergütungsbestandteile zu berücksichtigen sind, die für die geleistete Arbeit gezahlt werden. Dazu zählen z. B. auch Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge, sowie Prämien, Provisionen und Sachbezüge.



Dok.-Nr. 1021671 – AAG Aufwendungsausgleichsgesetz: elektronisches Erstattungsverfahren (U1/U2)

Dok.-Nr. 1015554 – Umlageberechnung gemäß AAG bei Auszahlung von Mehrarbeit als Einmalbezug

Dok.-Nr. 1021676 – AAG Aufwendungsausgleichsgesetz und elektronisches Erstattungsverfahren (U1/U2): Umsetzung in Lohn und Gehalt

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77


2.6 DEÜV

2.6.1 Jahresmeldung


§§ 28a bis 28c, 111 SGB IV (Sozialgesetzbuch – Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung)

§§ 190 ff. SGB VI (Sozialgesetzbuch – Gesetzliche Rentenversicherung)

Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung – DEÜV)

Gemeinsame Grundsätze der Spitzenverbände der SV-Träger nach § 22 DEÜV

Gemeinsames Rundschreiben „Gemeinsames Meldeverfahren zur KV, PV, RV und AV“ vom 15.07.1998 in der jeweils aktuellen Fassung (derzeitiger Stand 10.05.2007)

BUK-Neuorganisationsgesetz (BUK-NOG) vom 27.06.2013


Jahresmeldung

Eine Jahresmeldung (§ 10 DEÜV) ist für alle Arbeitnehmer (auch für geringfügig entlohnt Beschäftigte und kurzfristig Beschäftigte) zu erstellen, die

�� in einem Versicherungszweig sozialversicherungspflichtig gemeldet wurden,

�� über den Jahreswechsel beschäftigt sind und

�� für die keine andere Meldung erfolgen muss, z. B. wegen Unterbrechung oder Krankenkassenwechsel.

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78


Die Meldung ist vom Arbeitgeber zum 31.12. auszustellen und bei der zuständigen Krankenkasse spätestens bis zum 15.02. des folgenden Jahres einzureichen. Als Grund der Abgabe ist der Meldeschlüssel 50 (Jahresmeldung) einzutragen. Be-schäftigungszeiten und Entgelte, die bereits z. B. wegen Unterbrechung gemeldet wurden, dürfen nicht nochmals gemeldet werden.

Erstellung der DEÜV-Meldungen

Wählen Sie für die Teilnahme an der DEÜV unter Mandantendaten | Sozialversicherung | Allgemeine Angaben in der Gruppe DEÜV den Eintrag Voll-DEÜV gültig ab 01/JJJJ.

Die DEÜV-Jahresmeldungen werden mit der Januar-Abrechnung des Folgejahres erzeugt und direkt an die Annahmestellen der Krankenkassen übermittelt.

Zusätzlich haben Sie mit dem Kontrollkästchen DEÜV-Jahresmeldungen abwei-chend im Dezember des Meldejahres erzeugen unter Extras | Einstellungen, Regis-terkarte Meldungserstellung die Möglichkeit, die DEÜV-Jahresmeldung bereits mit der Dezember-Abrechnung des laufenden Jahres zu erstellen.

ÇÃ Hinweis: Die DEÜV-Jahresmeldungen müssen spätestens bis 15. Februar an die Krankenkassen übermittelt werden. Da die Abgabefrist vor dem Ende der Märzklausel liegt, werden die einmalig gezahlten Arbeitsentgelte, die nach der erstellten DEÜV-Jahresmeldung abgerechnet werden, nicht mehr berücksichtigt. In diesem Fall muss eine Sondermeldung mit dem Melde-grund 54 erstellt werden. Diese Sondermeldung wird vom Programm auto-matisch erzeugt.

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Korrektur fehlerhafter Datensätze (z. B. fehlerhafter Versicherungsnummer)

Fehlerhafte Datensätze, z. B. bei fehlender oder fehlerhafter Versicherungsnummer können nicht gemeldet werden. Wird die Sozialversicherungsnummer nachgemel-det, können Sie über die Nachberechnung fehlende Jahresmeldungen zur DEÜV nachträglich erstellen lassen. Nachberechnungen für das Vorjahr lösen bei verän-derten SV-Werten ebenfalls eine korrigierte Jahresmeldung aus.

ÇKuvertierung der DEÜV-Meldungen: Die DEÜV-Meldungen können Sie im Rechenzentrum drucken und kuvertieren lassen. Für die Kuvertierung und den Druck hinterlegen Sie den gewünschten Ausgabeort und die Kuvertie-rung bei der Auswertung SV-Nachweis (DEÜV).



Dok.-Nr. 1032508 – DEÜV-Datenübermittlung gemäß DEÜV – Übersicht

ÇÇ Notizen

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80


2.6.2 Märzklausel


§ 23a SGB IV


Märzklausel

Einmalbezüge, die in der Zeit vom 01.01. bis 31.03. gezahlt werden, sind dem letz-ten Entgeltabrechnungszeitraum des vergangenen Jahres zuzuordnen, wenn sie vom Arbeitgeber in diesem Entgeltzeitraum gezahlt werden und zusammen mit dem für das laufende Kalenderjahr festgestellten beitragspflichtigen Arbeitsentgelt die anteilige Jahresbeitragsbemessungsgrenze übersteigen.

13541_2014.indb 80 29.10.2014 11:34:52

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Beispiel:

Ein Arbeitnehmer mit einem monatlichen Gehalt von 3.400,00 EUR ist in allen Sozialversicherungszweigen pflichtig und erhält im Februar 2015 eine Einmalzah-lung von 2.500,00 EUR.

Krankenversicherung/Pflegeversicherung

KV/PV-BBG – anteilige tägliche Höchstgrenze

60 SV-Tage x 137,50 EUR 8.250,00 EUR

Sozialversicherungs-Brutto Ist (ohne Einmalzahlung) 6.800,00 EUR

Differenz 1.450,00 EUR

Einmalzahlung 2.500,00 EUR

Ergebnis:

Da die Einmalzahlung größer ist als die Differenz, wird die Einmalzahlung dem Vorjahr zugeordnet.

Renten- und Arbeitslosenversicherung (alte Bundesländer)

RV/AV-BBG – anteilige tägliche Höchstgrenze

60 SV-Tage x 201,67 EUR 12.100,20 EUR

Sozialversicherungs-Brutto Ist (ohne Einmalzahlung) 6.800,00 EUR

Differenz 5.300,20 EUR

Einmalzahlung 2.500,00 EUR

Ergebnis:

Obwohl die Einmalzahlung kleiner ist als die Differenz, wird die Einmalzahlung dennoch dem Vorjahr zugeordnet. Grund: Der Arbeitnehmer ist krankenversiche-rungspflichtig und die anteilige Bemessungsgrenze zur Krankenversicherung wird überschritten.

Hatte der Arbeitnehmer aus unserem Beispiel im vorangegangenen Kalenderjahr 2014 ein meldepflichtiges Entgelt in Höhe von z. B. 44.200,00 EUR, so muss das zu meldende Entgelt um 2.500,00 EUR erhöht werden. Die Einmalzahlung unterliegt den SV-Prozentsätzen des Vorjahrs, das monatliche Entgelt den SV-Prozentsätzen des laufenden Kalenderjahrs.

Märzklausel und freiwillig krankenversicherte Arbeitnehmer

Bei freiwillig krankenversicherten Arbeitnehmern ist für die Beurteilung, ob ein einmalig gezahltes Arbeitsentgelt dem Vorjahr zuzurechnen ist, die anteilige Jah-resbeitragsbemessungsgrenze der Rentenversicherung maßgebend.

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Abrechnung von Einmalbezügen Januar–März (Märzklausel) und Jahresmeldung

Bei der Ermittlung des Entgelts für das vergangene Jahr werden die Einmalbezüge der Monate Januar bis März geprüft (Märzklausel).

Wenn im Monat Januar ein Einmalbezug festgestellt wird, der im Entgelt des Vorjahres zu übermitteln ist, dann wird dieser automatisch bei der Jahresmeldung berücksichtigt und das Sozialversicherungs-Brutto um den Einmalbezug erhöht.

Wenn mit der Januar-Abrechnung ein Einmalbezug abgerechnet wird, der ins Vor-jahr geht, dann wird bei gleichzeitiger Erzeugung eines sonstigen Meldegrunds für das Vorjahr (Abmeldung wegen Wechsel der Krankenkasse, der Beitragsgruppe, des Rechtskreises, der Personengruppe, Ende der Meldepflicht, Unterbrechungs-meldung zum 31.12.) der Einmalbezug in das meldepflichtige Entgelt einbezogen.

Werden mit der Februar- und/oder Märzabrechnung Einmalbezüge abgerechnet, die in das Vorjahr gehen, müssen die Einmalbezüge per Sondermeldung (Abgabe-grund 54) gemeldet werden. Dies gilt auch für die Januar-Abrechnung, wenn die Jahresmeldungen bereits mit der Dezember-Abrechnung erzeugt werden.



Dok.-Nr. 1032506 – Märzklausel

Dok.-Nr. 1032143 – Märzklausel bei Umstieg auf Lohn und Gehalt

ÇÇ Notizen

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83


2.6.3 DEÜV-Meldung Systemwechsel


Systemwechsel

�� Bei Neubeginn der Abrechnung über DATEV bzw.

�� bei Ende der Lohnabrechnung über das Programm Lohn und Gehalt

ist für die korrekte Meldung zur DEÜV das entsprechende Beginn- bzw. Enddatum der Abrechnung unter Abrechnung | Wechsel Entgeltabrechnungssystem | Anmeldung bzw. Abmeldung zu erfassen.

Mit der ersten Abrechnung über DATEV

�� aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anmeldung wegen Beginn der Abrechnung und erfassen Sie im Feld Neuer Abrechnungsmonat der Anmeldung den ersten Abrechnungs-monat in Lohn und Gehalt,

�� wird eine Anmeldung mit Meldegrund 13 (Anmeldung sonstige Gründe, u. a. Wechsel des Entgeltabrechnungssystems) erstellt.

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Mit der letzten Abrechnung über DATEV

�� aktivieren Sie das Kontrollkästchen Abmeldung wegen Ende der Abrechnung und erfassen Sie im Feld Neuer Abrechnungsmonat der Abmeldung den letzten Abrechnungsmonat,

�� es wird eine Abmeldung mit Meldegrund 36 (Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems) erstellt.

Der Systemwechsel (Meldegrund 36) im Dezember ersetzt die Jahresmeldung. Die Meldung für das vergangene Jahr wird sofort erstellt. In diesem Fall ist die Januar-Abrechnung nicht mehr erforderlich.

ÇÃ Hinweis: Beachten Sie, dass bei unterjährigem Systemwechsel Lohnkonto-vorträge zu erfassen sind.

Übersicht

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85




Dok.-Nr. 5300367 – Lohnkonto

Dok.-Nr. 1032508 – Datenübermittlung gemäß DEÜV – Übersicht

ÇÇ Notizen

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ÇÇ Notizen

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2.7 Berufsgenossenschaft – Jahresmeldung


§ 165 Abs. 1 SGB VII

§ 28a Abs. 3 S. 2 SGB IV

§ 152 SGB VII

Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz (UVMG)


Seit dem Jahr 2010 ist die Betriebsprüfung zur Unfallversicherung von den Berufs-genossenschaften und Unfallkassen auf die Rentenversicherung übergegangen.

Die Daten zur Unfallversicherung werden analog aller anderen Daten (Meldung zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung) von der Rentenversiche-rung arbeitnehmerbezogen verarbeitet und geprüft.

Der Lohnnachweis ist jedoch derzeit weiterhin zu erstellen. Die Berechnung der Umlage nach § 152 SGB VII erfolgt – wie bisher – auf Basis der erstellten Lohnnach-weise.

Für die Berufsgenossenschaften, die nicht an der Datenübermittlung der Lohn-nachweise teilnehmen, erstellen Sie weiterhin Ihre Lohnnachweise in Papierform.

Aktuell ist in § 165 Abs. 1 SGB VI die Abgabe des Lohnnachweises bis 31.12.2015 geregelt. Für die Meldungen ab 2015 sollen die Entgeltmeldungen (DBUV) der Arbeitgeber die Basis für die Beitragsberechnung sein. Da der Datenbaustein DBUV immer noch nicht die gewünschte Qualität aufweist, um den Lohnnachweis für die Beitragsberechnung abzulösen, kommt eine mögliche Verlängerung in Betracht.

ÇÃ Hinweis: Eine Aussage bezüglich der Verlängerung des Lohnnachweises stand bei Druckfreigabe noch nicht fest. Wir informieren Sie, sobald genaue Informationen vorliegen.

Bitte beachten Sie:

Nur, wenn die UV-Daten korrekt hinterlegt sind, können DEÜV-Meldungen durch-geführt werden.

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ÇÃ Hinweis: Damit rückwirkende Änderungen im Bereich der Berufsgenos-senschaften wirksam werden, müssen Dateneingaben auch rückwirkend mit einem neuen historischen Stand erfasst werden. Die Erfassungen lösen Nachberechnungen aus.

Für die Meldung an die Berufsgenossenschaft sind folgende Eingaben wichtig:

Mandantendaten I Sozialversicherung I Unfallversicherung

Folgende Berufsgenossenschaften nehmen an der Datenübermittlung des Lohn-nachweises teil:

BG-Nr. Bezeichnung

10 Berufsgenossenschaft für Elektro, Textil und Feinmechanik

30 Berufsgenossenschaft Handel und Warendistribution (BGHW)

31 Verwaltungs-Berufsgenossenschaft

36 Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege

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Bei Berufsgenossenschaften, die nicht an der Datenübermittlung teilnehmen, die-nen die Auswertungen zur Unterstützung für die Erstellung des Lohnnachweises.

In den Personaldaten werden die Mandanten-Eingaben automatisch berücksichtigt. Nur bei Abweichungen sind Eingaben notwendig.

Diese können direkt aus der Erfassung in den Mandantendaten über aufgerufen werden.

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Berufsgenossenschaft Verkehr – Sparte Fahrzeughaltungen: Geänderte Berech-nung Mindestentgelt

Für Arbeitnehmer mit unregelmäßiger Arbeitszeit (Personengruppen: 109, 110, 118) wird das Mindestentgelt für den Meldezeitraum 2014 ausschließlich über die Arbeitsstunden ermittelt.

Werden geleisteten Stunden gebucht (ggf. auch mit einer Statistiklohnart) ist unter Stammdaten | Sozialversicherung | Allgemeine SV-Daten | Unfallversicherung das Kontrollkästchen Geleistete Stunden vorrangig für die Berechnung des Mindestentgeltes bei Teilzeitbeschäftigten verwenden zu aktivieren. Für die Mindestentgeltberechnung werden dann alle Stunden, die unter Mandantendaten | Lohnarten | Lohnartenbesonderheiten im Feld Stunden für Statistiken eine beliebige Schlüsselung mit bezahlten Stunden besitzen, als geleistete Stunden an-gesetzt. Sofern das Kontrollkästchen nicht aktiviert wurde, werden die Soll-Arbeits-stunden unter Berücksichtigung der Fehlzeiten als geleistete Stunden angesetzt.

ÃÃ Hinweis: Gegebenenfalls entfällt ab dem Meldezeitraum 2015 das Mindes-tentgelt bei der Berufsgenossenschaft 33 Fahrzeughaltungen/Verkehr auf-grund der Einführung des Mindestlohns. Sobald uns genaue Mitteilungen vorliegen, informieren wir Sie umgehend.



Dok.-Nr. 1012830 – Datenübermittlung an Berufsgenossenschaften – Übersicht

Dok.-Nr. 1036145 – UVMG: Mindestentgelt für die Berufsgenossenschaft Verkehr – Sparte Fahrzeughaltungen (BG 33) (Lohn und Gehalt)

Dok.-Nr. 1011662 – Aktuelle Informationen zu gesetzlichen Änderungen

ÃÇ Notizen

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2.8 DATEV Schwerbehindertenabgabe

Das Programm DATEV Schwerbehindertenabgabe unterstützt Sie bei der elektroni-schen Erstellung der Meldung zur Schwerbehindertenabgabe.

Private und öffentliche Arbeitgeber haben die Pflicht ab jahresdurchschnittlich monatlich 20 Arbeitsplätzen schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen.

Die Arbeitgeber haben der für ihren Sitz zuständigen Agentur für Arbeit einmal jährlich bis spätestens zum 31. März für das vorangegangene Kalenderjahr die Schwerbehindertenmeldung einzureichen.

Die Meldung zur Schwerbehindertenabgabe kann in elektronischer Form erfolgen.

Für die Berechnung der Ausgleichsabgabe und die Erstellung der Anzeige nach § 80 Abs. 2 SGB IX erhalten Arbeitgeber, bei denen die Bundesagentur für Arbeit von einer Verpflichtung zur Schwerbehindertenabgabe ausgeht, die Software REHADAT-Elan. Dieses Programm kann auch kostenlos von der Webseite http://www.rehadat-elan.de bezogen werden.

REHADAT-Elan (Programm vom Institut der Deutschen Wirtschaft Köln e. V.) be-rechnet die Ausgleichsabgabe und erstellt die Meldedaten.

DATEV unterstützt bei der elektronischen Erstellung der Meldung mit dem Pro-gramm Schwerbehindertenabgabe, indem das Programm die erforderlichen Daten aus der monatlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung für den Meldezeitraum abruft, exportiert und zum Import in REHADAT-Elan bereitstellt.

Leistung:

�� Ermittlung der notwendigen Daten nach § 80 Abs. 2 SGB IX für die Schwerbe-hindertenmeldung aus dem DATEV-Lohnabrechnungsprogramm Lohn und Gehalt

�� Darstellung der Beschäftigungszeiten nach Mandant und Betriebsstätte

�� Aufbereitung der Daten für den Import nach REHADAT-Elan

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Für den Meldezeitraum 2014 wird DATEV Schwerbehindertenabgabe 9.0 mit der Jahreswechsel-Programm DVD DATEV pro 8.3 bereitgestellt.

Voraussetzung in den Stammdaten von Lohn und Gehalt

In Lohn und Gehalt compact/classic/comfort gibt es Personal-Stammdaten-Felder für die Erfassung von Daten schwerbehinderter Arbeitnehmer in Verbindung mit dem Produkt Schwerbehindertenabgabe.

Mitarbeiterstammdaten | Personaldaten, Registerkarte Schwerbehinderung

Der Prozess zur Abgabe der Schwerbehindertenmeldung

Die Erstellung der Meldung erfolgt mit Hilfe eines Assistenten, der Sie durch die er-forderlichen Schritte führt. Im Rahmen einer Anschaltung an das Rechenzentrum werden Daten abgerufen und für die Weitergabe aufbereitet.

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Dok.-Nr. 1070590 – DATEV Schwerbehindertenabgabe unterstützt bei der Meldung der beschäftigten Schwerbehinderten

ÇÇ Notizen

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ÇÇ Notizen

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2.9 DATEV Lohn-Archiv

Im Bereich der Lohnabrechnung sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten zu be-achten. Durch eine regelmäßige Übertragung der Archivdaten und Auswertungen in das DATEV Lohn-Archiv im Rechenzentrum werden damit alle gesetzlichen An-forderungen für das Prüfungswesen erfüllt. Zusätzlich kann auf eine Papierablage der betreffenden Auswertungen verzichtet werden.


Im Programm Lohn und Gehalt kann eine Lohn-Archiv-DVD nur für Zeiträume abgerufen werden, die mit Lohn und Gehalt abgerechnet und im DATEV-Rechen-zentrum archiviert wurden.

Die Archivierung von prüfungsrelevanten Auswertungen und der entsprechenden Daten im Rechenzentrum bleiben bis zu 10 Jahre gespeichert.

Die Daten auf der abgerufenen Archiv-DVD können jahresbezogen oder mandan-tenbezogen aufbereitet werden.

Es gibt zwei Varianten beim Abruf der Archiv-DVD:

�� Jahres-DVD

Die Jahres-DVD enthält den gesamten unter einer Beraternummer im Rechen-zentrum gespeicherten Mandantenbestand für ein Kalenderjahr.

�� Mandanten-DVD

Die Mandanten-DVD enthält den Datenbestand eines Mandanten mit maximal 10 Jahren. Je Mandant wird jeweils eine DVD erstellt.

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Archivierung der Auswertungen im Rechenzentrum

Bevor eine Archiv-DVD erstellt werden kann, müssen die Auswertungen im Rechenzentrum archiviert werden.

1. Öffnen Sie auf Kanzleiebene über Kanzlei | Archivieren das Dialogfenster Archivieren im RZ.

2. Markieren Sie unter Mögliche Auswertungen den Mandanten bzw. das Jahr, das Sie archivieren möchten und klicken Sie auf .

3. Bestätigen Sie die Auswahl mit .

Ergebnis:

Die Auswertungen der gewählten Jahre/Mandanten werden aufbereitet und an das Rechenzentrum gesendet.

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Abruf einer Lohn-Archiv-DVD

Bei Bedarf kann die Archiv-DVD im Rechenzentrum mithilfe des Programms Lohn und Gehalt angefordert werden. Der abgerufene Archivbestand wird per DVD zur Verfügung gestellt. Die Bereitstellung erfolgt innerhalb von zwei Tagen nach Abruf.

1. Wählen Sie Kanzlei | Archivieren.

2. Klicken Sie auf , um die Archivinformationen aus dem Rechenzentrum zu holen.

3. Schließen Sie das Dialogfenster Archivieren im RZ.

Beim erneuten Öffnen des Dialogfensters werden die geholten Archivinformatio-nen übernommen.

4. Wählen Sie die Registerkarte Jahres-DVD anfordern bzw. Mandanten-DVD anfordern und wählen Sie aus den Listen den gewünschten Datenbestand.

5. Bestätigen Sie mit .

Die Auswertungen stehen auf der Archiv-DVD zur Verfügung.

Einsatz der Lohn-Archiv-DVD

�� Nutzung bei Lohnsteuer- und SV-Prüfungen

Selektionsmöglichkeiten der Archivbestände erleichtern die Analyse des Daten-bestands nach bestimmten prüfungsrelevanten Tatbeständen.

Für Betriebsprüfungen können die steuerrelevanten Prüfungsdaten im GDPdU-Format direkt aus dem Lohn-Archiv exportiert werden bzw. über Mandant | Expor-tieren | GDPdU-Export in Lohn und Gehalt.

�� Nutzung als elektronisches Archiv aller DATEV-Auswertungen in der Kanzlei oder im Unternehmen für die vergangenen Jahre

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Dok.-Nr. 1034819 – Allgemeine Informationen und Hinweise zum Lohn-Archiv

Dok.-Nr. 1034821 – Anleitung zum Erstellen einer Lohn-Archiv-DVD

Dok.-Nr. 1034827 – Lohn-Archiv-DVD – Installation und Verwendungsmöglichkeiten, z. B. im Prüfungsfall

Dok.-Nr. 1035156 – Betriebsprüfungen: Individuelle Bereitstellung von Daten der Lohn-Archiv-DVD (GDPdU-Export)

Dok.-Nr. 1034829 – Varianten des Zugriffsschutzes der Daten im Lohn-Archiv

ÇÇ Notizen

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3 Programmneuerungen


3.1 Neuerungen im DATEV Arbeitsplatz

3.2 Neuer Strukturbaum

3.3 Urlaubsrückstellungen

3.4 Branchenkontenrahmen

3.5 Mitarbeiter-Schnellerfassung für geringfügig Beschäftigte und Werkstudenten

3.6 SEPA – IBAN-Erfassungshilfe

3.7 SEPA – Ausführungstermine

3.8 Auswertungspakete, Monatsabschluss und funktionale Erweiterungen

3.9 Buchungsbeleg – Kontennachweis pro Mitarbeiter

3.10 Erweiterungen der Lohnartenfunktionalitäten

3.11 Weitere Neuerungen in der Version 9.85/9.90

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ÇÇ Notizen

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3.1 Neuerungen im DATEV Arbeitsplatz

3.1.1 Mandantenübergreifende Mitarbeitersuche

Ab der DATEV Arbeitsplatz Version 5.0 haben Sie die Möglichkeit, Mitarbeiter über-greifend über all Ihre Mandanten in LODAS und/oder Lohn und Gehalt zu suchen. Hierfür steht Ihnen im DATEV Arbeitsplatz das neue Programm Mandantenübergreifen-de Mitarbeitersuche zur Verfügung.

Dieses neue Programm fi nden Sie im DATEV Arbeitsplatz unter dem Arbeitsblatt Lohnabrechnung unter Programm öffnen.

Alternativ haben Sie die Möglichkeit, das neue Programm über die Programmsuche zu öffnen oder in Programm öffnen hinzuzufügen:

In der Standardeinstellung werden die Mitarbeiter in den aktiven Datenpfaden von LODAS und/oder Lohn und Gehalt gesucht.

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Sie haben die Möglichkeit, mit folgenden Suchbegriffen den gewünschten Mitarbeiter zu suchen:

�� Vorname

�� Nachname

�� Geburtsdatum

�� Versicherungsnummer

�� Steuer-Identifikationsnummer

�� Betriebliche Personalnummer

Angezeigt werden die Mitarbeiter, die alle oder nur einen eingegebenen Suchbegriff(e) erfüllen, z. B. Nachname. Alle weiteren Informationen zu diesem gefundenen Mitarbeiter werden ebenso angezeigt, z. B. Mandantennummer, Versi-cherungsnummer etc. ….

Angezeigt werden die Mitarbeiter, die alle oder nur einen eingegebenen Suchbegriff(e) erfüllen, z. B. Nachname. Alle weiteren Informationen zu diesem gefundenen Mitarbeiter werden ebenso angezeigt, z. B. Mandantennummer, Versi-cherungsnummer etc. ….

Mit einem Doppelklick auf den gewünschten Mitarbeiter öffnet sich in

�� LODAS der entsprechende Mandant.

�� Lohn und Gehalt direkt der ausgewählte Mitarbeiter.

ÇÇ Notizen

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3.1.2 DATEV Mitteilungen pro

Mit der neuen Version 1.3 der DATEV Mitteilungen pro haben Sie ab sofort noch besser die Möglichkeit, benutzerbezogen festzulegen, welche Mitteilungen ange-zeigt werden und wie über eingehende Mitteilungen benachrichtigt werden soll.

Um diese benutzerbezogenen Einstellungen anzupassen, können Sie die Mittei-lungssteuerung auf zwei Wegen öffnen:

1. Über den DATEV Arbeitsplatz unter Organisation | Kommunikation | RZ-Kommunikation pro haben Sie die Möglichkeit, in den Kontextbezogenen Links die neue Mittei-lungssteuerung aufzurufen.

2. Aus der Taskleiste können Sie mit einem Klick mit der rechten Maustaste auf das DFÜ-Symbol die neue Mitteilungsteuerung aufrufen.

13541_2014.indb 103 29.10.2014 11:34:55

104


In beiden Fällen öffnet sich die neue Mitteilungssteuerung mit folgendem Dialog-fenster:

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Durch Markieren eines oder auch mehrerer Benutzer werden die Einstellungsmög-lichkeiten für die unterschiedlichen Kategorien der Meldungen im rechten Fenster-bereich aktiviert.

Pro Kategorie haben Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

�� Möchten Sie, dass eine bestimmte Kategorie von Mitteilungen nicht mehr angezeigt wird, so können Sie in der Spalte Mitteilungen anzeigen den Haken deakti-vieren.

�� Möchten Sie die Art, wie eine bestimmte Kategorie im Bildschirm angezeigt werden soll ändern, so können Sie in der Spalte Benachrichtigungsart dieses über eine Auswahlliste einstellen.

Die Varianten der Benachrichtigungsart können Sie in der Registerkarte Benach-richtigungsarten entnehmen. Hier finden Sie auch die Möglichkeit einer Vorschau-funktion.

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�� Möchten Sie den Umfang einer bestimmten Kategorie auf nur eine Beraternum-mer begrenzen, so haben Sie in der Spalte Umfang die Möglichkeit, eine Ein-schränkung zu definieren.

Diese Einschränkung hat zur Folge, dass die ausgewählten Benutzer nur Mel-dungen für die gewünschte Beraternummer erhalten.

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3.1.3 Natürliche Personen im DATEV Arbeitsplatz

Ab der DATEV Arbeitsplatz Version 5.0 können Sie einer natürlichen Person die Lohnabrechnung als Leistung zuordnen.

3.1.4 RZ-Status in der Schnellinfo Lohn

Ab der DATEV Arbeitsplatz Version 5.0 ist die Schnellinfo Lohn um die Registerkarte RZ-Status erweitert worden. Im RZ-Status haben Sie die Möglichkeit, den Status und den Zeitpunkt der Übermittlung von z. B. den Beitragsnachweisen an die Sozialver-sicherungsträger einzusehen.

Die Schnellinfo Lohn können Sie im Arbeitsplatz unter Ansicht | Schnellinfos | Lohn einblen-den.

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Dok.-Nr. 1080483 - Überblick über zugestellte Mitteilungen

Dok.-Nr. 1021993 – Neuerungen in DATEV Mitteilungen pro

Dok.-Nr. 1036441 – Hinweise zur Mitteilungssteuerung

ÇÇ Notizen

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3.2 Neuer Strukturbaum

Mit der Jahreswechsel-Version Lohn und Gehalt 9.85/9.9 ist die Baumstruktur um zusätzliche Einträge erweitert worden. Dies führt die Prozessorientierung der Abrechnungsprogramme fort und ermöglicht so ein noch effi zienteres Arbeiten.


Der Baum soll Sie durch den Prozess der Abrechnung führen und Sie bei Ihrer Arbeit unterstützen.

Folgende Ordner und Programmaufrufe kommen neu hinzu:

�� Datenübernahme

�� Abrechnung

�� Auswertungen

�� Bescheinigungen

�� Datenweitergabe

�� Protokolle

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Diese neu hinzugekommenen Einträge können Sie auch weiterhin über den ge-wohnten Weg in den entsprechenden Einträgen im Menü aufrufen:

�� Mandant | Programmverbindungen …

�� Auswertungen …

�� Abrechnung …

�� …

Was ist neu unter der Mandantenebene?

�� Unter Datenübernahme können Sie Stamm-/Bewegungsdaten von Schnittstellen- bzw. Fremdprogrammen übernehmen.

�� Im Ordner Abrechnung können Sie, z. B. für die Lohnabrechnung, die Prozesse von der Probeabrechnung bis hin zum Monatsabschluss aufrufen.

�� Im Ordner Auswertungen finden Sie alle Mitarbeiter- und Mandantenauswertungen sowie die Berechnungsschemata zentral an einem Platz.

Über die neue Auswertung Buchungsbeleg – Kontennachweis pro Mitarbeiter können Sie die Einzelbuchungen im Buchungsbeleg prüfen und nachvollziehen.

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�� Zusätzlich zum Aufruf aus dem DATEV Arbeitsplatz pro können Sie das Pro-gramm Bescheinigungen direkt aus dem Strukturbaum in Lohn und Gehalt öffnen.

�� Unter Datenweitergabe finden Sie jetzt neu z. B. den Aufruf zum Senden der Daten. Hier haben Sie die z. B. die Möglichkeit, Daten an die Schnittstellenprogramme, wie z. B. Buchungsbeleg, Urlaubsrückstellung oder auch Reisekosten usw. zu übergeben.

�� Unter Protokolle finden Sie jetzt alle Protokolle zentral unter einem Ordner.

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112


Was ist neu unter der Mitarbeiterebene?

Folgende Ordner und Programmaufrufe kommen neu hinzu:

�� Abrechnung

�� Auswertungen

�� Bescheinigungen

Was bleibt im Strukturbaum erhalten?

�� Bewegungsdaten

�� Mandantendaten



Dok.-Nr. 1070878 – Neuer Strukturbaum in LODAS & Lohn und Gehalt

ÇÇ Notizen

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3.3 Urlaubsrückstellungen

Können Arbeitnehmer während des laufenden Jahres den ihnen zustehenden Ur-laub nicht nehmen, kann sich für den Arbeitgeber die Pflicht ergeben, den Urlaub im darauf folgenden Jahr zu gewähren oder auszuzahlen. Da diese Verpflichtung des Arbeitgebers zwar dem Grunde, nicht aber der Höhe nach feststeht, hat der Arbeitgeber in seiner Bilanz sowohl handels- als auch steuerrechtlich eine Rück-stellung für nicht genommenen Urlaub zu bilden.


§ 249 Abr. 1 Satz 1 HGB – Rückstellungen

Ausnahme: § 4 Abs. 3 EStG Einnahmenüberschussrechnung


Um die Höhe der rückzustellenden Urlaubsverpflichtungen ermitteln zu können, müssen folgende Angaben vorliegen:

�� Urlaubsentgelt

�� Anzahl der Arbeitstage

�� Anzahl der noch nicht genommenen Urlaubstag (Resturlaubstage)

Wesentliche Unterschiede in der Höhe der Urlaubsrückstellungen ergeben sich auf-grund der Berechnungsparameter in der Steuerbilanz und in der Handelsbilanz.

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Ansatz in

Bestandteil Steuerbilanz Handelsbilanz

Urlaubs-entgelt

�� Brutto-Arbeitsentgelt

�� AG-Anteil SV

�� Beträge zur BG

�� Brutto-Arbeitsentgelt

�� AG-Anteil SV

�� Beträge zur BG

�� Tantiemen

�� Weihnachtsgeld

�� Zuführungen zu Pensions- und Jubiläums-rückstellungen

�� Vermögenswirksame Leistungen und ähnliche Sondervergütungen

�� Anteilige Gemeinkosten der Personalverwaltung

�� Lohn-und Gehaltsteige-rungen im Folgejahr, wenn am Bilanzstichtag bereits bekannt

DATEV �� anhand der abgerechneten Lohnarten (Vorbelegung nach Steuer- und/oder Handelsrecht)

�� Betrachtungszeitraum: Drei Monate vor Bewertungsstichtag (Lt-BurlG)

�� automatische Vorbelegung des durchschnittlichen Prozentsatzes des UV-Beitrages der DGUV

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Ansatz in

Bestandteil Steuerbilanz Handelsbilanz

Anzahl der Arbeitstage

Reguläre Arbeitstage:

�� 1 Tage Woche = 50

�� 5 Tage Woche = 250 Tage

�� 6 Tage Woche = 300 Tage

Tatsächliche Arbeitstage:

Tage pro Jahr

./. Feiertage

./ arbeitsfreie Tage

./. Urlaubsanspruch

./. durchschnittliche Fehltage

DATEV Ermittlung anhand der regelmäßigen Arbeitszeitverteilung

Ermittlung anhand der regelmäßigen Arbeitszeitvertei-lung

./. Feiertage (Mandantendaten | Arbeitszeiten | Feiertage/Urlaub, Registerkarte Feiertage)

./. Grundurlaubsanspruch unter Mandantendaten | Arbeitszeiten | Feiertage/Urlaub, Registerkarte Urlaub, Feld Grundsätzliche Urlaubstage pro Jahr oder Mitarbeiter-Stammdaten | Arbeitszeiten | Urlaubsanspruch, Feld Grundätzliche Urlaubstage pro Jahr

./. durchschnittliche Fehltage (vom Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung ermittelt) oder manuelle Eingabe in den Stammdaten

Anzahl der Resturlaubs-tage

alle Urlaubstage, auf die der Arbeitnehmer am Bilanzstichtag noch Anspruch hat und für die der Arbeitgeber zur Entgeltzahlung verpflichtet ist

DATEV �� automatisch (wenn Urlaubsstatistik gepflegt ist)

�� manuell mittels Eingabe über die Monatserfassung mit LA 8580 oder Import

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Funktionsumfang Lohn und Gehalt Version 9.85/9.90

�� Bewertung der Urlaubsrückstellungen pro Arbeitnehmer (Individualmethode)

�� Bewertung der Rückstellungen gemäß Handelsrecht und Steuerrecht

�� Manueller Anstoß unabhängig von der Lohnabrechnung und Monatsabschluss

�� Dokumentation der Ermittlung der Rückstellungen mittels Berechnungsschemata

�� Verteilung der Rückstellungen auf Stammkostenstellen

�� Erstellung von Buchungssätzen zum Export in FIBU-Programme

3.3.1 Vorgehen im Programm

Einrichtung Urlaubsrückstellungen

Um eine Urlaubsrückstellung erstellen zu können, muss einmalig in den Mandan-tendaten die Urlaubsrückstellung mit einem Gültig-ab-Datum angelegt werden und die entsprechenden FIBU-Konten zur Verbuchung hinterlegt sein.

Berechnungsparameter

Unter Mandantendaten | Finanzbuchführung | Urlaubsrückstellung sind über Gültig ab die Berech-nungsparameter zu aktivieren.

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Kontenzuordnung

Die entsprechenden Finanzbuchführungskonten sind pro Fibu-Mitarbeitergruppe zu erfassen unter:

Mandantendaten | Finanzbuchführung | Sonstige Konten, Registerkarte Kostenkonten, Gruppe Urlaubsrückstellungen

Beispiele:

Konten SKR 03 SKR 04

Kostenkonto 4100 6000

Rückstellungskonto 0965 3074

Urlaubsrückstellung erstellen

Wird über das Programm eine Urlaubsstatistik geführt, werden die ermittelten Resturlaubstage für die Urlaubsrückstellung automatisch berücksichtigt.

Wenn darüber hinaus keine Anpassungen der vorbelegten Berechnungsparameter erforderlich sind, kann die Urlaubsrückstellung wie folgt erstellt werden:

Mandant | Programmverbindungen I Urlaubsrückstellungen erstellen und übergeben

Über das Symbol (Neu) öffnet sich folgende Maske:

Erfassen Sie das Datum und die Bereichszuordnung und bestätigen Sie mit .

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ÇÃ Hinweis: Der Anstoß erfolgt unabhängig von der Lohn- und Gehaltsabrech-nung und dem Monatsabschluss. Die Erstellung ist aktuell nur zum Jahres-ende bzw. zum Ende eines abweichenden Wirtschaftsjahres möglich.

Danach werden die Buchungslisten zur Urlaubsrückstellung sowie die Übersichten Urlaubsrückstellungen erzeugt und die Buchungen können an die Finanzbuchfüh-rung übergeben werden.

Auswertungen

Unter Auswertungen | Mandantenauswertungen oder über das Symbol (Drucken) wurden folgende Auswertungen erstellt.

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123


Export Buchungsbeleg

Der Export kann über den Dialog Urlaubsrückstellungen erstellen und übergeben angestoßen werden.

Nachvollziehbarkeit der ermittelten Werte

Um die ermittelten Werte nachvollziehen zu können, gibt es die Möglichkeit, unter Auswertungen Berechnungsschema Auswertungen pro Mitarbeiter zu erzeugen.

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13541_2014.indb 123 29.10.2014 11:34:58

124


Berechnung der Arbeitstage Tage pro Jahr- Feiertage - arbeitsfreie Tage- Urlaubsanspruch- durchschnittliche Fehltage = Tatsächliche Arbeitstage pro Jahr Tatsächliche Arbeitstage pro Monat (Nr. 6 / 12 = Nr. 7) Anzahl abgerechneter BeschäftigungsmonateTatsächliche Arbeitstage (Nr. 7 x Nr. 8 = Nr. 9)

Urlaubsentgelt pro Tag (Nr. 10 + Nr. 11 = Nr. 12)

(inklusive Kostensteigerung)

Resturlaub

Rückstellungsbetrag (Nr. 12 x Nr. 13 = Nr. 14)

9 (Anteilig für die abgerechneten Monate)

Urlaubsentgelt pro Tag (Nr. 5 / Nr. 9 = Nr. 10)10

Betrag Kostensteigerung

12

13

14

Berechnungsschema Urlaubsrückstellung Datum:Seite:

Angaben zum MitarbeiterPersonalnummer:Name:Vorname:Eintrittsdatum:Stammkostenstelle:

Berechnung des Urlaubsentgelts auf Basis der letzten 3 abgerechneten MonateLA-Nr. Bezeichnung

Summe Arbeitsentgelt

KV-AG-Anteil (gesetzl., frw., priv., geringf.)

RV-AG-Anteil (gesetzl., VSW, befr. LV, geringf.)

AV-AG-AnteilPV-AG-Anteil (gesetzl., frw., priv.)

1

2 Summe SV-AG-Anteil

Umlagen (U1, U2, Inso)

UV-Beitrag

Summe Urlaubsentgelt (Nr. 1 + Nr. 2 + Nr. 3 = Nr. 4)

3

4

Maßgebliches Urlaubsentgelt (Gesamtsumme Zeile Nr. 4)

Bereichszuordnung Handelsrecht

5

Arbeitstage pro Woche:

Angaben zur Berechnung

78

6

11

UV-Brutto

AFP Form.-Nr. LNUR12

Berechnung der Rückstellung

222706/12345/X04für Dezember 2014 15.10.2014

1

00200 5WichtigHeinz-Muster01.01.20142000 Verkauf

10/2014 11/2014 12/20142000 Gehalt 4.405,00 4.405,00 4.405,002410 Privatfahrten 245,00 245,00 245,002420 Fahrten Wohnung/Arbeit 65,55 65,55 65,552440 Fahrten Wohnung/Arbeit, p. 103,50 103,50 103,504401 Weihnachtsgeld, jhrl, brutt 4.405,009020 Dienstwagen Privatnutzung 414,05- 414,05- 414,05-

4.405,00 8.810,00 4.405,00295,65 295,65 295,65445,62 861,89 445,6270,73 136,81 70,7341,51 41,51 41,51

105,15 111,76 105,15958,66 1.447,62 958,66

4.715,55 9.120,55 4.715,551,30 % 61,30 118,57 61,30

5.424,96 10.376,19 5.424,9621.226,11

36511

104269

21517,923,00

53,76

394,830,00 % 0,00

394,8310,00

3.948,30

Berechnung der Arbeitstage


Arbeitstage pro Woche = Regelmäßige Arbeitstage pro Jahr Regelmäßige Arbeitstage pro Monat (Nr. 6 / 12 = Nr. 7) Anzahl abgerechneter BeschäftigungsmonateRegelmäßige Arbeitstage (Nr. 7 x Nr. 8 = Nr. 9)

Resturlaub




11

12

Berechnungsschema Urlaubsrückstellung



Summe Arbeitsentgelt1



3

4


Bereichszuordnung Steuerrecht

5



78

6


Datum:Seite:





UV-BeitragUV-Brutto

222706/12345/X05für Dezember 2014 15.10.2014

1


10/2014 11/2014 12/20142000 Gehalt 4.405,00 4.405,00 4.405,002410 Privatfahrten 245,00 245,00 245,002420 Fahrten Wohnung/Arbeit 65,55 65,55 65,552440 Fahrten Wohnung/Arbeit, p. 103,50 103,50 103,509020 Dienstwagen Privatnutzung 414,05- 414,05- 414,05-

4.405,00 4.405,00 4.405,00295,65 295,65 295,65445,62 683,07 445,6270,73 108,43 70,7341,51 41,51 41,51

105,15 102,79 105,15958,66 1.231,45 958,66

4.715,55 4.715,55 4.715,551,30 % 61,30 61,30 61,30

5.424,96 5.697,75 5.424,9616.547,67

5250

20,833,00

62,49

264,8110,00

2.648,10

13541_2014.indb 124 29.10.2014 11:34:59

125


Berechnung der Arbeitstage Tage pro Jahr- Feiertage - arbeitsfreie Tage- Urlaubsanspruch- durchschnittliche Fehltage = Tatsächliche Arbeitstage pro Jahr Tatsächliche Arbeitstage pro Monat (Nr. 6 / 12 = Nr. 7) Anzahl abgerechneter BeschäftigungsmonateTatsächliche Arbeitstage (Nr. 7 x Nr. 8 = Nr. 9)

Urlaubsentgelt pro Tag (Nr. 10 + Nr. 11 = Nr. 12)

(inklusive Kostensteigerung)

Resturlaub




Betrag Kostensteigerung

12

13

14

Berechnungsschema Urlaubsrückstellung Datum:Seite:



Summe Arbeitsentgelt




1



UV-Beitrag


3

4


Bereichszuordnung Handelsrecht

5



78

6

11

UV-Brutto



222706/12345/X04für Dezember 2014 15.10.2014

1


10/2014 11/2014 12/20142000 Gehalt 4.405,00 4.405,00 4.405,002410 Privatfahrten 245,00 245,00 245,002420 Fahrten Wohnung/Arbeit 65,55 65,55 65,552440 Fahrten Wohnung/Arbeit, p. 103,50 103,50 103,504401 Weihnachtsgeld, jhrl, brutt 4.405,009020 Dienstwagen Privatnutzung 414,05- 414,05- 414,05-

4.405,00 8.810,00 4.405,00295,65 295,65 295,65445,62 861,89 445,6270,73 136,81 70,7341,51 41,51 41,51

105,15 111,76 105,15958,66 1.447,62 958,66

4.715,55 9.120,55 4.715,551,30 % 61,30 118,57 61,30

5.424,96 10.376,19 5.424,9621.226,11

36511

104269

21517,923,00

53,76

394,830,00 % 0,00

394,8310,00

3.948,30

Berechnung der Arbeitstage


Arbeitstage pro Woche = Regelmäßige Arbeitstage pro Jahr Regelmäßige Arbeitstage pro Monat (Nr. 6 / 12 = Nr. 7) Anzahl abgerechneter BeschäftigungsmonateRegelmäßige Arbeitstage (Nr. 7 x Nr. 8 = Nr. 9)

Resturlaub




11

12

Berechnungsschema Urlaubsrückstellung



Summe Arbeitsentgelt1



3

4


Bereichszuordnung Steuerrecht

5



78

6


Datum:Seite:





UV-BeitragUV-Brutto

222706/12345/X05für Dezember 2014 15.10.2014

1


10/2014 11/2014 12/20142000 Gehalt 4.405,00 4.405,00 4.405,002410 Privatfahrten 245,00 245,00 245,002420 Fahrten Wohnung/Arbeit 65,55 65,55 65,552440 Fahrten Wohnung/Arbeit, p. 103,50 103,50 103,509020 Dienstwagen Privatnutzung 414,05- 414,05- 414,05-

4.405,00 4.405,00 4.405,00295,65 295,65 295,65445,62 683,07 445,6270,73 108,43 70,7341,51 41,51 41,51

105,15 102,79 105,15958,66 1.231,45 958,66

4.715,55 4.715,55 4.715,551,30 % 61,30 61,30 61,30

5.424,96 5.697,75 5.424,9616.547,67

5250

20,833,00

62,49

264,8110,00

2.648,10

13541_2014.indb 125 29.10.2014 11:34:59

126


3.3.2 Änderung der Berechnungsgrundlagen für die Urlaubsrückstellungen

Mandantendaten – Lohnarten

Die Lohnarten sind entsprechend der Bereichszuordnung entsprechend Handelsbilanz bzw. Steuerbilanz vorbelegt. Diese ist zu prüfen und gegebenenfalls unter Mandantendaten | Anpassung Lohnarten | Lohnartenbesonderheiten, Registerkarte Angaben Teil 1 im Bereich Urlaubsrückstellungen anzupassen.

Mandantendaten – Berechnungsparameter

Änderungen zu den Berechnungsgrundlagen sind unter Mandantendaten | Finanzbuch-führung | Urlaubsrückstellung vorzunehmen. Hier ist immer das Datum zu erfassen, ab wann die Änderungen gelten sollen. Es gelten immer die Daten des Monats für die die Urlaubsrückstellung erstellt wird.

13541_2014.indb 126 29.10.2014 11:34:59

127


Personaldaten – Berechnungsparameter

Abweichungen in den Personaldaten sind unter Stammdaten | Arbeitszeiten | Urlaubsrückstellungen einzugeben.

13541_2014.indb 127 29.10.2014 11:34:59

128


ÇÃ Hinweis: Wurde keine Urlaubsstatistik über das Programm geführt, dann müssen die grundsätzlichen Urlaubstage pro Jahr in den Mandantendaten oder den Mitarbeiterdaten hinterlegt werden. Diese Eingabe ist zur Berech-nung der Arbeitstage für die Rückstellungen in der Handelsbilanz notwendig.

Die relevanten Resturlaubstage sind über die Bewegungsdaten zu buchen.

Mandantendaten | Arbeitszeiten | Feiertage/Urlaub, Registerkarte Urlaub, Feld Grundsätzliche Urlaubstage pro Jahr:

– oder –

Mitarbeiter-Stammdaten | Arbeitszeiten | Urlaubsanspruch, Feld Grundsätzliche Urlaubstage pro Jahr:

Die Resturlaubstage sind über die Bewegungsdaten mit der neuen Statistiklohnart 8580 „Statistik, Resturlaub, Tage“ zu buchen.

13541_2014.indb 128 29.10.2014 11:34:59

129


Wurde eine Urlaubsstatistik geführt und diese enthält falsche Werte, so sind Kor-rekturen des Resturlaubsanspruches als Differenzbuchungen unter dem Monat der Erstellung der Urlaubsrückstellungen zu buchen.

Besonderheiten

Aufgrund des Stichtagsprinzips werden alle Nachberechnungen für die Ermittlung des Arbeitsentgelts, die nach dem Stichtag auf Monate vor den Stichtag fallen, nicht berücksichtigt.

Beispiel:

Bilanzstichtag Nachberechnung Bearbeitungsmonat Berücksichtigung

31.12.2014 10/2014 12/2014 ja

31.12.2014 10/2014 02/2015 nein

Eine Ausnahme bildet die rückwirkende Änderung des Resturlaubsanspruchs in Tagen.

Eine Erstellung von Urlaubsrückstellungen ist für Mandanten im Baulohn und öffentlichen Dienst zurzeit nicht möglich.

Ausblick

Geplant sind die

�� Möglichkeit der Bildung von monatlichen Rückstellungen,

�� Jahresbetrachtung bei der Ermittlung des Arbeitsentgelts,

�� die Verbuchung auf Kostenstellen und Kostenträgerverteilung

�� sowie die Bewertung nach der Durchschnittsmethode.



Dok.-Nr. 1070894 – Urlaubsrückstellungen von Lohn und Gehalt

13541_2014.indb 129 29.10.2014 11:34:59

130


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 130 29.10.2014 11:34:59

131


3.4 Branchenkontenrahmen

Mit der Jahreswechsel-Version Lohn und Gehalt classic/comfort stehen Ihnen aufgrund der Einführung der Branchenpakete im DATEV Rechnungswesen neue Sachkontenrahmen zur Verfügung. Durch die Auswahl und das Hinterlegen eines dieser Kontenrahmen werden alle relevanten Lohnarten, Netto-Bezüge/-Abzüge und sonstige Konten im Mandanten mit Kontierungsvorschlägen vorbelegt. Diese Kontierungsvorschläge können Sie bei Bedarf ändern.

ÇÁ Achtung: Sprechen Sie den Einsatz eines neuen Sachkontenrahmens immer mit Ihrer Finanzbuchführung ab.


Folgende neue Sachkontenrahmen stehen Ihnen zur Verfügung:

DATEV-Branchenpaket „Bau und Handwerk“

Die Sachkontenrahmen für das Branchenpaket „Bau und Handwerk“ lehnen sich an die SKR 03/04 an und beinhalten jeweils 6-stellige Konten.

Für diese Kontenrahmen werden Ihnen zusätzlich zur Mitarbeitergruppe „Standard“ fünf weitere Mitarbeitergruppen angeboten (= E-Bilanzkonform):

�� gewerblich

�� kaufmännisch

�� Geringfügig Beschäftigte gewerblich

�� Geringfügig Beschäftigte kaufmännisch

�� Gesellschafter-Geschäftsführer

13541_2014.indb 131 29.10.2014 11:34:59

132


Branchenpaket „KFZ“

Im Sachkontenrahmen für das Branchenpaket „KFZ“ ist der SKR 51 hinterlegt und beinhaltet im Standard 4-stellige Konten.

Zusätzlich zur Mitarbeitergruppe „Standard“ werden Ihnen für diesen neuen Kon-tenrahmen vier weitere Mitarbeitergruppen angeboten (= E-Bilanzkonform):

�� produktiv

�� unproduktiv

�� Geringfügig Beschäftigte


Branchenpaket „Ärzte/Zahnärzte“

Die Sachkontenrahmen für das Branchenpaket „Ärzte/Zahnärzte“ lehnen sich an die SKR 03/04 an und beinhalten jeweils 6-stellige Konten.

Eine getrennte Kontierung von ärztlichen und nicht ärztlichen Lohnaufwendungen ist durch die Einrichtung von entsprechenden Mitarbeitergruppen möglich.

Für diese Kontenrahmen werden Ihnen zusätzlich zur Mitarbeitergruppe „Standard“ zwei weitere Mitarbeitergruppen angeboten (= E-Bilanzkonform):

�� Geringfügig Beschäftigte


ÇÁ ACHTUNG: Prüfen Sie bei der Hinterlegung des Kontenrahmens die Vorbelegung der Konten in den Lohnarten und passen Sie diese ggf. an.

13541_2014.indb 132 29.10.2014 11:34:59

133


DATEV-Lösung

Über Mandantendaten | Finanzbuchführung | Kontenverwaltung, kann der Kontenrahmen übernommen werden.



Dok.-Nr. 1070226 – Buchungsbeleg – Umstellung Kontenrahmen in Lohn und Gehalt classic/comfort/compact

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 133 29.10.2014 11:34:59

134


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 134 29.10.2014 11:35:00

135


3.5 Mitarbeiter-Schnellerfassung für geringfügig Beschäftigte und Werkstudenten

Ab der Jahreswechsel-Version unterstützt Sie die neue Erfassungshilfe bei der Neu-anlage und Änderung von

�� geringfügig entlohnt Beschäftigten und

�� Werkstudenten.


Die Erfassungshilfe öffnen Sie unter Mitarbeiter. In der Mitarbeiterübersicht klicken Sie auf und können dann im Auswahldialog den Mitarbeitertyp auswählen.

13541_2014.indb 135 29.10.2014 11:35:00

136


Wollen Sie bestehende Arbeitnehmer über die Erfassungshilfe ändern, so wählen Sie unter Mitarbeiter-Stammdaten | Schnellerfassung das Feld Ansicht für Mitarbeitertyp.

Bei entsprechender Auswahl erfolgt eine Anpassung der Registerkarten und eine automatische Vorbelegung der SV- und steuerrelevanten Felder:

�� Geringfügig entlohnte Beschäftigte

�� Werkstudenten

Über die Vorbelegung der Felder erhalten Sie eine entsprechende Hinweismeldung im Programm.

13541_2014.indb 136 29.10.2014 11:35:00

137


3.6 SEPA – IBAN-Erfassungshilfe

Ab Version 9.85/9.90 von Lohn und Gehalt sind die Felder Kontonummer, Bankleitzahl und IBAN ist korrekt bei den Empfängerbankverbindungen in den Mitarbeiterdaten nicht mehr enthalten. Empfängerbankverbindungen sind z. B. Bankverbindungen für die Überweisungen von:

�� Löhne/Gehälter

�� VWL

�� Betriebliche Altersvorsorge

�� Pfändungen

�� individuelle Überweisungen

Zukünftig werden nur noch die Felder IBAN und BIC benötigt. Sollten Ihnen für die Erfassung nur die Kontonummer und die Bankleitzahl zur Verfügung stehen, haben Sie die Möglichkeit, über aus den Eingaben der Kontonummer und Bankleitzahl eine gültige IBAN zu generieren und diese zu übernehmen.

13541_2014.indb 137 29.10.2014 11:35:00

138


Unter Mandantendaten | Bankverbindungen, Registerkarte Bankverbindungen bleiben die Felder Kontonummer und Bankleitzahl bei der Auftraggeber-Bankverbindung für Scheckzahlun-gen weiterhin bestehen.

ÇUnter Mandantendaten | Finanzbuchführung | Allgemeine Angaben, Registerkarte Buchungs-beleg steht Ihnen zur leichteren Abstimmung der Mitarbeiterzahlungen die Einstellung Personalnummer im Buchungstext für Auszahlungen/Überzahlungen verwenden zur Verfügung. Beachten Sie, dass durch diese Einstellung die einzelnen Zahlungsbeträge der Mitarbeiter auf dem Buchungsbeleg sichtbar sind.

13541_2014.indb 138 29.10.2014 11:35:00

139


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 139 29.10.2014 11:35:00

140


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 140 29.10.2014 11:35:00

141


3.7 SEPA – Ausführungstermine

Ab der Version 9.85/9.9 von Lohn und Gehalt steht Ihnen eine neue Lösung für die Erfassung der Ausführungstermine für die SEPA-Zahlungen zur Verfügung.


Mit der neuen Lösung steht Ihnen unter Mandantendaten | Bankverbindungen, Registerkarte Zahlungserstellung für die Datenübermittlung der Zahlungen eine erweiterte Erfassungslogik zur Verfügung.

Die neue Lösung gilt für folgende Zahlungsvarianten:

�� Lohn/Gehalt

�� Abschlagszahlung

�� Ges. Krankenkassen

�� Sonstige SV-Träger

�� Finanzamt

Darstellung der bisherigen Lösung:

13541_2014.indb 141 29.10.2014 11:35:01

142


Darstellung der neuen Lösung:

Folgende Werte können erfasst werden:

�� Tag

Tag, an dem der Zahlungsauftrag ausgeführt werden soll

�� Kalender-/Bankarbeitstag (NEU!)

– Bankarbeitstag

– Letzter Bankarbeitstag

– Kalendertag

– Letzter Kalendertag

�� Monat

– Vormonat d. Abr.-Monats

– Abrechnungsmonat

– Nächsten Monat d. Abr.-Monats

�� Ausführungstermin

wird automatisch aus den Angaben Tag, Kalender-/Bankarbeitstag und Monat ermittelt

�� Kalendertage

standardmäßig ist das Eingabefeld mit 2 vorbelegt

�� Weitergabetermin

wird automatisch durch die Eingaben bei Ausführungstermin und Kalendertage ermit-telt und vorbelegt

13541_2014.indb 142 29.10.2014 11:35:01

143


Wenn aus der Liste Übermittlungsweg die Einträge

�� Erstellung am PC (Übergabe an Zahlungsverkehr oder Datei-Export) oder

�� Bereitstellung im RZ für Zahlungsverkehr/Bank online

gewählt haben, können Sie im Feld Kalendertage keinen Wert erfassen. Der Weiterga-betermin wird grau angezeigt.

ÇÃ Hinweis: Eine automatische Umstellung auf die neue Lösung ist nicht mög-lich und muss für jeden Mandanten einmalig vorgenommen werden.

Ist diese erfolgt, ist eine Rückschlüsselung auf die vorherige Logik nicht mehr möglich!



Dok.-Nr. 1070713 – Ausführungstermine für Zahlungen festlegen (Lohn und Gehalt)

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 143 29.10.2014 11:35:01

144


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 144 29.10.2014 11:35:01

145


3.8 Auswertungspakete, Monatsabschluss und funktionale Erweiterungen

Mit der Jahreswechsel-Version 9.85/9.9 erfolgt eine Optimierung der Anlage der Auswertungspakete, der Datenübermittlungsprotokolle sowie Erweiterungen beim Monatsabschluss.


3.8.1 Auswertungspakete und Monatsabschluss

Die Neuanlage und Verwaltung von Auswertungspaketen wurde vereinfacht und die Möglichkeit geschaffen, individuell angepasste Auswertungspakete automati-siert im Rahmen des Monatsabschlusses auszugeben.

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 145 29.10.2014 11:35:01

146


Anlage der Auswertungspakete

Die Anlage der Auswertungspakete können jetzt unter

�� Kanzleiebene: unter Kanzlei | Auswertungspakete

oder

�� Mandantenebene: unter Kanzlei | Auswertungspakete

erfolgen.

Bei Neuanlage eines Auswertungspakets, z. B. mit dem Namen Druckpaket_1, wird

�� der Inhalt des ausgewählten Pakets unter Enthaltene Auswertungen angezeigt

und kann

�� über einem oder mehreren Mandanten zugeordnet werden. Zu-sätzlich kann das Auswertungspaket als Standard-Paket und/oder Monatsab-schluss-Paket hinterlegt werden.

13541_2014.indb 146 29.10.2014 11:35:01

147


NEU: Automatische Ausgabe von Auswertungen in Verbindung mit dem Mo-natsabschluss

Über wird mandantenübergreifend die automatische Ausgabe des Monatsabschluss-Pakets aktiviert.

Das Monatsabschluss-Paket wird automatisch mit dem Monatsabschluss ausgegeben.

ÇÃ Hinweis: Die Zuordnung kann unter Extras | Einstellungen im Mandanten geän-dert werden.

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 147 29.10.2014 11:35:02

148


Monatsabschluss

Ab der Version 9.85/9.90 von Lohn und Gehalt werden beim Monatsabschluss alle Einstellungen angezeigt, die automatisch mit dem Monatsabschluss durchgeführt werden können.

Aktivierungen oder Deaktivierungen bewirken eine einmalige Änderung und wer-den beim nächsten Aufruf des Monatsabschlusses wieder wie in den Stammdaten und Einstellungen hinterlegten Vorbelegungen angezeigt.

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 148 29.10.2014 11:35:02

149


3.8.2 DÜ-Protokolle

Es erfolgt keine Unterscheidung mehr zwischen Vorab-DÜ-Protokollen und DÜ-Pro-tokollen. Das DÜ-Protokoll spiegelt zu jeder Zeit den aktuellen Übermittlungsstatus sowie etwaige Fehlerinformationen wider. Zusätzlich sind die Statusinformationen aller DÜ-Verfahren in der neuen Spalte DÜ-Status des Dialogfensters Ausgeben auf Mandanten- und Mitarbeiterebene angezeigt:

�� Mandantenebene: Mandant | Ausgeben

und/oder

�� Mitarbeiterebene: Mitarbeiter | Ausgeben

ÇÃ Hinweis: Der DÜ-Status der Datenübermittlungsprotokolle wird bei der automatisierten Ausgabe der Auswertungen bzw. der Auswertungspakete berücksichtigt. Sind im Paket DÜ-Protokolle enthalten, wird das Paket erst ausgegeben, wenn die relevanten Datensätze im RZ verarbeitet sind.

13541_2014.indb 149 29.10.2014 11:35:02

150


3.8.3 DATEV Unternehmen online

Die Auswertungen werden direkt über den Menüpunkt Mandant | Programmverbindungen | Unternehmen online | Auswertungen: Für Unternehmen online bereitstellen übergeben. Die Bereitstellung von Auswertungen für Unternehmen online kann auch automatisiert über den Monatsabschluss erfolgen. Die Einstellung erfolgt über Extras | Einstellungen, Registerkarte Ausgeben.



Dok.-Nr. 1070916 - Auswertungen und Auswertungspakete: Funktionale Erweiterungen

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 150 29.10.2014 11:35:02

151


3.9 Buchungsbeleg – Kontennachweis pro Mitarbeiter

Ab Lohn und Gehalt 9.85/9.90 haben Sie eine weitere Möglichkeit, den Buchungs-beleg zu kontrollieren. Des Weiteren können Sie diesen nach verschiedenen Kriteri-en filtern.

Über diese Wege können Sie den Buchungsbeleg – Kontennachweis pro Mitarbeiter aufrufen:

�� über die Baumstruktur Auswertungen,

�� über den Menüpunkt Auswertungen oder

�� die Tastenkombination + + .

13541_2014.indb 151 29.10.2014 11:35:02

152


Anzeige und Filtermöglichkeiten

Im Buchungsbeleg – Kontennachweis pro Mitarbeiter können auf der Mandantenebene die Einzelbuchungen pro Mitarbeiter für bereits erzeugte Buchungsbelege zur Kontrol-le am Bildschirm angezeigt oder gedruckt werden.

Für die Anzeige des Kontennachweises pro Mitarbeiter können einzelne, mehrere oder alle Mitarbeiter ausgewählt werden.

13541_2014.indb 152 29.10.2014 11:35:02

153


Voraussetzung:

Es können nur die Monate angezeigt werden, für die der Buchungsbeleg erzeugt wurde.

Weitere Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung:

�� Fibu-Gegenkontonummer

�� Lohnartennummer

�� Anzeige aller Netto-Bezüge und Netto-Abzüge

�� Krankenkasse (Gesamtbeiträge für die gesetzliche Krankenkasse und freiwillige Versicherung) (keine Personenkonten)

�� Kostenstelle

�� Keine Kostenstelle trotz kostenrelevanter Buchung

�� Kostenträger

Auswertung

Die Auswertung enthält die Felder des Buchungsbelegs, zusätzlich aber auch An-gaben wie die Lohnartennummer oder die Betriebsstätten-Nummer. Alle Nachbe-rechnungsmonate und der aktuelle Monat werden separat ausgewiesen.

13541_2014.indb 153 29.10.2014 11:35:02

154




Dok.-Nr. 1070846 – Buchungsbeleg Einzelnachweis aus Lohn und Gehalt kontrollieren und filtern

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 154 29.10.2014 11:35:02

155


3.10 Erweiterungen der Lohnartenfunktionalitäten

3.10.1 Zusätzliche Hinterlegungs- und Informationsmöglichkeiten

Unter Kanzlei | Lohnarten sind zu den Lohnarten diverse zusätzliche Informationen mit aufgenommen worden.

Zu Ihrer Information wird die Zeilenzuordnung der Lohnarten in der Lohnsteuer-bescheinigung ausgewiesen und Sie haben die Möglichkeit, Erläuterungen zu den einzelnen Lohnarten zu hinterlegen.

Darüber hinaus können Sie sich über und die hinterlegten Zulagenbeiträge und Prozentsätze anzeigen lassen und diese auf der Kanzleiebene ändern.

3.10.2 Folgelohnarten – erweiterte Funktionen

Bei der Nutzung von Folgelohnarten gibt es folgende Funktionserweiterungen:

�� eigene Grundrechenformeln

�� mit Werten/Mengen aus den Basislohnarten kann in den Folgelohnarten wei-tergerechnet werden.

�� Hinterlegung eines eigenen Abrechnungsintervalls

– monatlich

oder

– wiederkehrend in einem oder mehreren Monaten

�� Statistiklohnarten als Folgelohnarten

13541_2014.indb 155 29.10.2014 11:35:03

156


�� Hinterlegung von Lohnveränderungen in den Standard-Lohnarten für Nettobe- und abzüge

3 neue Standard-Lohnarten zum Rechnen mit Durchschnitten:

�� 2269 Durchschnittl. Betrag, lfd

�� 4090 Durchschnittl. Betrag, jhl

�� 9090 Durchschnittl. Betrag, NBA

In diesen Standard-Lohnarten ist folgende Grundrechenformel hinterlegt:

Durchschnittlicher Betrag * Lohnveränderung

Beispiele zur Verwendung von Folgelohnarten

1. Beispiel: 2 Stundenlöhne

Frau Schmidt hat im Dezember 160 Stunden gearbeitet. Diese soll sie mit 10,00 EUR pro Stunden bezahlt bekommen und dieselben Stunden mit einem 2. Stundenlohn von 1,30 EUR. In den Personaldaten sind 2 Stundenlöhne hinterlegt.

Verwendete Lohnarten:

�� 1008 Stundenlohn 1 (Anlage mittels Kopie der Standard-Lohnart 1000)

�� 1009 Stundenlohn 2 (Anlage mittels Kopie der Standard-Lohnart 1000 und Änderung auf ST02)

13541_2014.indb 156 29.10.2014 11:35:03

157


Basislohnart 1008 mit Folgelohnart 1009

In den Bewegungsdaten wurden nur die 160 Stunden mit der Lohnart 1008 gebucht.

Ergebnis:

13541_2014.indb 157 29.10.2014 11:35:03

158


2. Beispiel: Weihnachtsgeld 50 % aus dem Durchschnitt der Gehälter der letzten 12 Monate

Herr Leichtsinn erhält mit der Dezember-Abrechnung ein Weihnachtsgeld. Dieser Betrag wird errechnet aus dem Durchschnitt der letzten 12 Monate und beträgt 50 %.


�� 2005 Gehalt (Anlage mittels Kopie der Standard-Lohnart 2000)

�� 4003 Weihnachtsgeld mit Lohnveränderung 50 % (Anlage mittels Kopie der Standard-Lohnart 4090, Änderung der Lohnveränderungen auf 50 % sowie Anpassung an die Pfändbarkeit)


In den Mitarbeiterdaten von Herrn Leichtsinn ist das Gehalt mit der Lohnart 2005 in Höhe von 3000,00 EUR hinterlegt. Es erfolgt keine Eingabe in den Bewegungsdaten.

Ergebnis:

13541_2014.indb 158 29.10.2014 11:35:03

159


3. Beispiel: Monatlicher Gewerkschaftsbeitrag in Prozent vom Gehalt als Netto-abzug

Bei Herrn Huber soll ein Betrag von 1 % eines laufenden Gehalts als Nettoabzug einbehalten werden.


�� 2006 Gehalt (Anlage mittels Kopie der Standard-Lohnart 2000)

�� 9091 Gewerkschaftsbeitrag (Anlage mittels Kopie der Standard-Lohnart 9090 und Änderung der Lohnveränderung auf 1 %))


13541_2014.indb 159 29.10.2014 11:35:04

160


In den Mitarbeiterdaten von Herrn Huber ist das Gehalt mit der Lohnart 2006 in Höhe von 2000,00 EUR hinterlegt. Es erfolgt keine Eingabe in den Bewegungsdaten.

Ergebnis:



Dok.-Nr. 1070917 – Neuerungen in den Lohnarten

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 160 29.10.2014 11:35:04

161


3.11 Weitere Neuerungen in der Version 9.85/9.90

3.11.1 Betriebliche Personalnummer

Zusätzlich zur Personalnummer eines Arbeitnehmers gibt es ein weiteres Ordnungskriterium:

Die Betriebliche Personalnummer

Die Betriebliche Personalnummer ist ein alphanumerisches Datenfeld und kann aus maximal 20 Zeichen bestehen. Zulässige Zeichen sind alle Ziffern und Buch-staben sowie ein Großteil der Sonderzeichen. Nicht zulässig sind abschließende Leerzeichen am Ende der Betrieblichen Personalnummer.

So ist es in Zukunft möglich, betriebliche Strukturen abzubilden.

Nach der Erfassung der Betrieblichen Personalnummer beim Mitarbeiter unter Stammdaten | Personaldaten, Registerkarte Sonstiges wird diese in der Mitarbeiterüber-sicht angezeigt.

Die Betriebliche Personalnummer muss innerhalb eines Mandanten eindeutig sein.

Aktivieren Sie die Betriebliche Personalnummer in den Einstellungen für die Auswertungsdaten (beim Mandanten unter Auswertungsdaten | Gestaltung, Registerkarte Sonstiges), damit diese auf allen relevanten Auswertungen mit Adressfenster ange-druckt wird.

Sie steht für Auswertungszwecke Datenanalyse-System-Personalwirtschaft pro zur Verfügung. Außerdem kann die Betriebliche Personalnummer als Schlüssel zum Einspielen von Daten über den Lohn und Gehalt ASCII-Import verwendet werden.

13541_2014.indb 161 29.10.2014 11:35:04

162


3.11.2 Mitarbeiter-Neuanlage: Vorbelegung der nächsten freien Personalnummer

Bei der Neuanlage von Mitarbeitern wird Ihnen im Dialogfenster Mitarbeiter neu die nächste freie Personalnummer automatisch vorbelegt. Eine manuelle Änderung der vorgeschlagenen Personalnummer ist natürlich weiterhin möglich.

13541_2014.indb 162 29.10.2014 11:35:04

163


3.11.3 Neue Struktur der Kug-Stammnummern

Die Kug-Stammnummer ist in der Form

KXXX-YYYYY-ZZZZ

hinterlegt.

�� „K“ kennzeichnet, dass es sich um einen Kurzarbeitergeld-Vorgang handelt

�� „XXX“ ist die 3-stellige Dienststellennummer (mit führenden Nullen)

�� „YYYYY“ ist die 5-stellige Stammnummer (mit führenden Nullen)

�� „ZZZZ“ ist die Abteilungsnummer (bis zu vierstellig)

In dem Bewilligungsbescheid finden Sie die Kug-Stammnummer unter „Mein Zeichen“.

Zu Ihrer Unterstützung bei der Umstellung der bereits hinterlegten Kug-Stamm-nummern auf die neue Form steht Ihnen ein Datenumsetzungsprotokoll zur Verfü-gung.

Wählen Sie auf der Kanzleiebene unter Extras | Datenumsetzungsprotokolle das Protokoll aus.

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164


Im Umsetzungsprotokoll werden die Mandanten angezeigt, bei denen eine Kug-Stammnummer im falschen Format hinterlegt ist.

ÃÃ Hinweis: Wird bei einem angezeigten Mandanten zurzeit keine Kurzarbeit abgerechnet, kann die Kug-Stammnummer auch zu einem späteren Zeit-punkt eingegeben werden.

Die neue Kug-Stammnummer ist unter Mandanten I Sozialversicherung I Kurzarbeit zu erfassen.



Dok.-Nr. 1021894 – Kurzarbeitergeld: Aktuelle Änderungen

ÃÇ Notizen

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3.11.4 Neue Stammlohnarten für Auslandstätigkeit und Doppelbesteuerungsabkommen

Es stehen Ihnen 2 neue Stammlohnarten zur Verfügung:

�� 3580 – Bez.Auslandstätigk.erlass frei (Ausweis in LStB 16b)

für die Abrechnung von steuer- und sozialversicherungsfreien Bezügen nach dem Auslandstätigkeitserlass

�� 3590 – Bez.Doppelbesteuerungsabk.frei- (Ausweis in LStB16a)

für die Abrechnung von steuer- und sozialversicherungsfreien Bezügen nach dem Doppelbesteuerungsabkommen



Dok.-Nr. 5300136 – Auslandstätigkeit, Auslandstätigkeitserlass

Dok.-Nr. 5300227 – Doppelbesteuerungsabkommen

ÇÇ Notizen

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ÇÇ Notizen

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4 Prozessänderungen


4.1 EEL – Elektronische Entgeltersatzleistung

4.2 BEA – Bescheinigungen elektronisch annehmen

4.3 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

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ÇÇ Notizen

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4.1 EEL – Elektronische Entgeltersatzleistung

4.1.1 Neue Datensatzversion

Ab 01.01.2015 gilt eine neue Datensatzversion 7, die einige Neuerungen zum Jah-reswechsel mit sich bringt.


Datenaustausch Entgeltersatzleistungen nach § 23c Abs. 2 SGB IV Version 7


Folgende Änderungen werden automatisch mit der neuen Datensatzversion berück-sichtigt:

Stichtagsumstellung zum 01.01.2015

�� Alle Neu- und Stornomeldungen werden in der neuen Datensatzversion auto-matisch erstellt, inkl. Stornomeldungen des Vorjahres.

�� Es erfolgt eine Anpassung des Datenübermittlungsprotokolls (z. B. Andruck des Ansprechpartners der Krankenkassen, der aus der Rückmeldung entnom-men wird).

Vorerkrankungszeiten und deren Rückmeldung

Ab dem 01.01.2015 dürfen lt. neuer Datensatzverordnung Anfragen zu Vorerkran-kungszeiten nur noch für Krankheitszeiten mit einer vorliegenden Arbeitsunfähig-keitsbescheinigung (AU) erfolgen.

Ab der Version 9.85/9.90 von Lohn und Gehalt können neben der Eingabe der aktu-ellen Arbeitsunfähigkeit bis zu 99 vorherige Krankheitszeiträume ausgewählt und versendet werden.

Die Krankenkasse meldet dann je mitgesendeten Zeitraum zurück, ob eine Anrechnung möglich ist. Auch teilweise anrechenbare Zeiträume werden zurückgemeldet.

Eine Programmanpassung der Masken Anforderung Vorerkrankungszeiten sowie der Rückmeldung zu Vorerkrankung erfolgen rechtzeitig zur neuen Version Lohn und Ge-halt 9.85/9.9.

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Änderung des Ausfallschlüssels „Krankheit (Lohnfortzahlung)“ (K)

Ab der Jahreswechsel-Version 9.85/9.9 kann zu dem bestehenden Ausfallschlüssel K Krankheit (Lohnfortzahlung) der Zusatz

�� mit AU bzw.

�� ohne AU

unter den Bewegungsdaten | Krankheitszeiten erfasst werden.

Für zurückliegende Krankheitszeiträume muss bei einer Anfrage der Vorerkran-kungszeiten die Hinterlegung für jeden zu sendenden Zeitraum in den Krankheits-zeiten entsprechend vorgenommen werden.

Weitere Änderungen zum 01.01.2015

Die Erstellung einer EEL-Meldung für Grenzgänger ist ab der neuen Jahreswechsel-Version möglich.

Zum Zeitpunkt der Drucklegung der Unterlagen standen Art und Umfang der Programmlösung noch nicht fest.

Wir informieren Sie sobald wie möglich über das Dok.-Nr. 1035929 – Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt – Aktuelles zur Seminarunterlage.



Dok.-Nr. 1021951 – Entgeltersatzleistungen (EEL) – Grundlagen, Hintergründe und Aktuelles

ÇÇ Notizen

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4.2 BEA – Bescheinigungen elektronisch annehmen

Inhaltlich geht es bei BEA um die Datenübermittlung für Arbeitsbescheinigungen und Nebeneinkünfte. Ziel ist die optionale Möglichkeit, Bescheinigungen elektro-nisch zu erstellen und direkt an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Die Entgegennahme der elektronischen Bescheinigung markierte zudem den Einstieg der BA in weitere eGovernment-Anwendungen. BEA ist seit dem Januar 2014 nutz-bar.


§ 313a SGB III

§ 23c Abs. 2a SGB IV

BUK-Neuorganisationsgesetz

4.2.1 Welche Bescheinigungen umfasst BEA?

Arbeitsbescheinigung (§ 312 SGB III)

�� bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses

�� für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld oder Übergangs-geld

�� NEU: auf Verlangen des Arbeitnehmers oder der BA (anlassbezogene Mel-dung – Rechtsänderung mit BUK-NOG)

Bescheinigung über Nebeneinkommen (§ 313 SGB III)

bei Beschäftigung von Personen, die folgende Leistungen beziehen:

�� Berufsausbildungsbeihilfe

�� Ausbildungsgeld

�� Arbeitslosengeld

�� Übergangsgeld

Arbeitsbescheinigung für Zwecke des über- und zwischenstaatlichen Rechts (§ 312a SGB III)

�� auf Verlangen der BA

�� für die Entscheidung über einen Anspruch auf Leistungen bei Arbeitslosigkeit eines von der Verordnung erfassten Staates (Europäische Gemeinschaft)

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4.2.2 Was müssen Sie beachten?

�� Arbeitgeber können der BA Bescheinigungen gem. §§ 312 bis 313 SGB III elektronisch übermitteln (optionales Datenübermittlungsverfahren – keine Rechtspflicht!)

�� Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer in allgemeiner Form schriftlich auf das Widerspruchsrecht hinweisen

�� Arbeitnehmer darf der elektronischen Übermittlung ohne Angabe von Grün- den widersprechen

�� BA muss Arbeitnehmer unverzüglich schriftlich über den Inhalt der erhaltenen Meldung informieren

Was bedeutet das konkret für Sie in der Praxis?

�� Der Arbeitgeber hat die Wahl, für die Arbeits- und/oder Nebeneinkommens-bescheinigung (§§ 312, 312a und 313 SGB III) weiterhin Papiervordrucke zu verwenden und dem Arbeitnehmer auszuhändigen oder alternativ die Daten elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit zu übermitteln. Dabei muss die Datenübermittlung durch ein systemgeprüftes Programm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe erfolgen.

�� Der Arbeitnehmer kann der elektronischen Übermittlung widersprechen. Auf dieses Widerspruchsrecht muss der Arbeitgeber vor der elektronischen Über-mittlung in allgemeiner Form schriftlich hinweisen (z. B. bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses).

�� Erfolgt die Übermittlung elektronisch, muss die Bundesagentur für Arbeit dem Arbeitnehmer unverzüglich einen Ausdruck der übermittelten Daten zukom-men lassen.

�� Die Löschung nicht benötigter Daten regelt sich nach § 84 SGB X. Darüber hinaus ist ein Löschkonzept zwischen der Bundesagentur für Arbeit und dem Bundesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in Arbeit.

ÇÃ Hinweis: Wir empfehlen Ihnen, einen entsprechenden Hinweis zum Widerspruchsrecht des Arbeitnehmers in den Arbeitsvertrag und Personalfragebogen aufzunehmen. Der DATEV-Personalfragebogen enthält diesen Hinweis.

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DATEV-Lösung

4.2.3 BEA – Arbeitsbescheinigung

Wie bisher gibt es zwei Möglichkeiten der Erstellung:

�� Automatische Erzeugung im Austrittsmonat

Zu aktivieren unter Mitarbeiter-Stammdaten | Beschäftigung | Zeiträume

�� Manueller Anstoß der Meldungserstellung (analog EEL)

Zur Auswahl unter Abrechnung | DÜ Arbeitsbescheinigungen

Neuerungen bei den Erfassungsfeldern für die Erstellung einer Arbeitsbescheini-gung ab der Jahreswechsel-Version 9.85/9.90

�� Grund Arbeitszeitveränderung

Hier kommen zwei weitere Gründe in die Auswahl

– Änderung innerhalb der Vollzeit

– Sonstiges

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�� Angaben zur Befristung

Neues Eingabefeld unter Verlängerung des Arbeitsvertrages zuletzt am (TT.MM.JJJJ):

Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrags zuletzt bis (TT.MM.JJJJ)

(Die neuen Programmmasken standen zum Zeitpunkt der Druckfreigabe noch nicht zur Verfügung.)

�� Angaben zu den Leistungen bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses

Die Höhe der Urlaubsabgeltung ist zu bescheinigen und es sind Zusatzangaben zu machen

(Die neuen Programmmasken standen zum Zeitpunkt der Druckfreigabe noch nicht zur Verfügung.)

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4.2.4 BEA – EU Arbeitsbescheinigung

Der Anstoß kann nur manuell erfolgen unter Abrechnung | DÜ Arbeitsbescheinigungen und der entsprechenden Kennzeichnung: Art der Bescheinigung = EU Arbeitsbescheini-gung (§ 312a SGB III).

4.2.5 BEA – Bescheinigung über Nebeneinkommen

Die automatische Erstellung der Bescheinigung mit der Lohnabrechnung ist unter Stammdaten | Beschäftigung | Tätigkeit, Registerkarte Status zu hinterlegen

ÇÇ Notizen

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ÇÇ Notizen

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4.3 Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Seit 01.01.2014 bietet die DRV bei einer Sozialversicherungsprüfung allen Arbeitge-bern das Verfahren der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung optional an.

Hierbei werden prüfungsrelevante Daten an die Rentenversicherung in Würzburg übermittelt. Ziel ist es, durch die Prüfung der übermittelten Daten die Prüfungszei-ten vor Ort in den Unternehmen zu verkürzen, damit gegebenenfalls auf die Ein-sichtnahme der Unterlagen vor Ort ganz verzichtet werden kann.


§ 28p SGB (Sozialgesetzbuch) IV


Sie erhalten eine Prüfungsaufforderung für eine Sozialversicherungsprüfung und möchten für diese Prüfung die Möglichkeit der elektronisch unterstützten Betriebs-prüfung (euBP) nutzen.

Voraussetzung: Die Durchführung der euBP muss mit dem entsprechenden Prüfer der DRV abgesprochen sein. Der Prüfer muss zunächst in der DRV-internen Software pro Betriebsstätte ein Kennzeichen setzen, dass die Daten elektronisch übermittelt werden und er muss ebenfalls einen Prüftermin eintragen. Andernfalls können die Daten von der DRV nicht angenommen werden.

Die Daten müssen spätestens 1 Tag vor dem Prüfungstermin bei der DRV vorliegen. d. h. spätestens 2 Tage vor dem Termin muss die Übermittlung erfolgen. Das Zeit-fenster, in dem gesendet werden kann, beträgt 180 Tage

ÇÃ Hinweis: Daten aus der Finanzbuchführung

Aktuell ist es noch nicht möglich, auch Daten aus der Finanzbuchführung für die euBP zu übermitteln.

Über den Status Ihrer Übermittlung werden Sie über die DATEV Mitteilun-gen pro informiert.

Programmlösung

Die Pilotierung mit Lohn und Gehalt ist im Frühjahr 2015 geplant.

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Dok.-Nr. 1080615 – Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung – Hintergrundinformationen

Dok.-Nr. 1070888 – Vorgehen bei einer elektronisch unterstützten Betriebsprüfung

Dok.-Nr. 1080267 – Digitale Betriebsprüfung Personalwirtschaft – elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

ÇÇ Notizen

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5 Ausblick

5 Ausblick

5.1 GoBD

5.2 „Meine Reisen“ in dem Portal „Arbeitnehmer online“

5.3 Personalreport

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5 Ausblick

ÇÇ Notizen

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5 Ausblick

5.1 GoBD

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Da-tenzugriff) konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzver-waltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeich-nungen.

Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit die bisher geltenden Grundsätze ord-nungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU).

Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen.

Gegenüber den bisher geltenden Anforderungen führen Klarstellungen und Ver-schärfungen in folgenden Bereichen zur Überprüfungsnotwendigkeit der bisher angewendeten Verfahren:

�� Zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)aufzeichnungen

�� Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

�� Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus sogenannten „Vorsystemen“ und Stammdaten

In diesem Zusammenhang prüft DATEV derzeit, inwieweit Änderungen in den DATEV-Lohnprogrammen und/oder Vorerfassungssystemen notwendig sind, soll-ten die neuen Normen zur GoBD vom Gesetzgeber verabschiedet werden.

Aktuelle Informationen erhalten Sie unter www.datev.de/gobd.

ÇÇ Notizen

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5 Ausblick

ÇÇ Notizen

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5 Ausblick

5.2 „Meine Reisen“ in dem Portal „Arbeitnehmer online“

Im Laufe des Jahres 2015 ist eine neue Form der Online-Erfassung im Rahmen von DATEV Reisekosten classic geplant.

Was soll realisiert werden?

�� Reisekostenvorerfassung mit PDF-Bereitstellung der Reisekostenabrechnungen

�� Freischaltung der Arbeitnehmer aus Reisekosten classic heraus

ÇÇ Notizen

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5 Ausblick

ÇÇ Notizen

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5 Ausblick

5.3 Personalreport

Voraussichtlich ab 2016 steht Ihnen eine grafische Aufbereitung der wichtigsten Personalkennzahlen als Personalreport zur Verfügung. Der Personalreport besteht aus festgelegten Kennzahlen. Die Darstellung der Kennzahlen erfolgt mit unter-schiedlichen grafischen Elementen, z. B. Kreisdiagrammen, Liniendiagrammen, Säulendiagrammen bzw. in Tabellenform. Er wird monatlich in folgenden Varian-ten angeboten:

�� Farbig gedruckte Auswertung

– einfache Anlage einer Auswertung in der Auswertungssteuerung

– kompakt auf zwei Seiten

– erste Seite enthält Informationen zu den Personalkosten

– zweite Seite enthält Informationen zur Personalstruktur/Personalerhaltung

�� Rückübertragung in das Programm Auswertungen

einfache Anlage einer Auswertung in der Auswertungssteuerung

�� Interaktive Anzeige auf mobilen Endgeräten, z. B. Tablet oder Notebook

– enthält alle Informationen aus gedrucktem Personalreport

– zusätzliche Diagramme, z. B. Altersstruktur, Betriebszugehörigkeit, Ausbil-dung

– höherer Detaillierungsgrad der Diagramme, z. B. Personalkosten nach Kos-tenarten

– Aufteilung nach Kostenstellen, Kostenträgern und Mitarbeitergruppen

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5 Ausblick

Musterauswertungen

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5 Ausblick

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5 Ausblick

ÇÇ Notizen

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6 Weitere Produkte

6 Weitere Produkte

6.1 DATEV Arbeitnehmer online

6.2 Prozesse und Produkte rund um die Lohnabrechnung

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6 Weitere Produkte

ÇÇ Notizen

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6 Weitere Produkte

6.1 DATEV Arbeitnehmer online

6.1.1 Was ist DATEV Arbeitnehmer online?

�� DATEV Arbeitnehmer online ist ein Selfservice-Portal für Arbeitnehmer.

�� Aktuell können die Arbeitnehmer auf ihre Lohn- und Gehaltsdokumente zugreifen.

�� Mit geplantem Produktausbau kann auf weitere persönliche Daten zugegriffen werden.

�� Der Arbeitnehmer wird aktiv in den elektronischen Prozess im Bereich der Personalwirtschaft eingebunden.

�� Der Prozess wird dadurch beschleunigt und entlastet alle am Prozess Beteiligten.

�� Zudem werden mobile Informationsbedürfnisse der Anwender unterstützt.

6.1.2 Allgemeine Nutzungsvoraussetzungen

�� Der Arbeitgeber/Lohnsachbearbeiter schaltet Arbeitnehmer online für den Arbeitnehmer frei. Mit der Freischaltung für Arbeitnehmer online erhält der Arbeitnehmer einen Brief mit einem Registrierungscode.

�� Auf dem Rechner des Arbeitnehmers befindet sich ein Programm zum Lesen von PDF-Dateien.

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6 Weitere Produkte

6.1.3 Zugangswege – Datensicherheit der breitgestellten Daten

smsTAN-Verfahren

Der Arbeitnehmer verfügt über ein Mobiltelefon für den Empfang von SMS. Auf die Mobilfunknummer erhält der Arbeitnehmer die generierten SMS-TANs, die zur Registrierung und Anmeldung benötigt werden.

Neuer Personalausweis

�� Die Online-Ausweisfunktion (eID-Funktion) des neuen Personalausweises muss aktiviert sein.

�� Geeignetes Kartenlesegerät mit zugehöriger Treibersoftware; Kartenlesegeräte sind im Handel erhältlich. Eine Übersicht der zertifizierten Lesegeräte finden Sie auf der Webseite des BSI.

�� Die Software „AusweisApp“ muss auf dem Computer des Arbeitnehmers instal-liert und gestartet sein. Falls Sie die „AusweisApp“ noch nicht installiert haben, können Sie sie kostenlos auf der Webseite des BSI herunterladen.

ÇÇ Notizen

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6 Weitere Produkte

6.1.4 Von der Registrierung bis zur Nutzung

Arbeitnehmer zur Nutzung freischalten

Unter Mitarbeiter-Stammdaten | Personaldaten, Registerkarte Arbeitnehmer online erfassen Sie das Datum zur Freischaltung für Arbeitnehmer online. Nach dem Senden der Daten erhält der Arbeitnehmer automatisch über das DATEV-Rechenzentrum ein Registrierungsschreiben mit Zugangscode zur einmaligen Registrierung.

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6 Weitere Produkte

ÇÃ Hinweis: Voraussichtlich zur Jahreswechsel-Version von Lohn und Gehalt Version 9.85/9.90 kann die Freischaltung für alle Arbeitnehmer auf Mandantenebene vorgenommen werden.

Weitere Einstellungen vornehmen

Unter Mandantendaten | Auswertungsdaten | Arbeitnehmer online können Sie folgende zusätzli-che Einstellungen vornehmen:

�� smsTAN-Verfahren

�� Zusätzliche Ausgabe der Arbeitnehmerauswertungen über den bisherigen Aus-gabeweg

�� Hinweistext für alle Arbeitnehmer bereitstellen

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6 Weitere Produkte

Kontrolle über den Status der freigeschalteten Arbeitnehmer

Unter Mandant | Programmverbindungen | Arbeitnehmer online | Statusübersicht erhalten Sie eine Registrierungsübersicht. In dieser erhalten Sie einen Überblick über:

�� die zum Verfahren freigeschalteten Arbeitnehmer

�� deren Registrierungsstatus

�� eine Übersicht pro Arbeitnehmer der bereitgestellten Daten mit Anzeigedatum

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6 Weitere Produkte

Sicht des Arbeitnehmers auf Arbeitnehmer online

Der Arbeitnehmer ruft die Internetseite http://www.datev.de/an-online auf und kann auf dieser Seite

�� die einmalige Registrierung vornehmen,

�� den Login vornehmen.

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6 Weitere Produkte



Dok.-Nr. 1070847 – Informationen zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online

Dok.-Nr. 1070394 – Auswertungen und Hinweise in Arbeitnehmer online bereitstellen

ÇÇ Notizen

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6 Weitere Produkte

ÇÇ Notizen

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6 Weitere Produkte

6.2 Prozesse und Produkte rund um die Lohnabrechnung

6.2.1 Optimale Abläufe bei der Lohnabrechnung.

Sicher kennen Sie das aus eigener Erfahrung: Gerade während des Jahreswechsels können Routinearbeiten wie das manuelle Erfassen von Lohndaten oder das Ku-vertieren von Arbeitnehmerauswertungen besonders lästig sein. Denn schließlich müssten Sie Ihre wertvolle Zeit dafür verwenden, um sich beispielsweise in die um-fangreichen gesetzlichen Änderungen einzuarbeiten oder um die Jahreswechsel-Tätigkeiten durchzuführen. DATEV-Lösungen entlasten Sie bei vielen Tätigkeiten vor und nach der Lohnabrechnung – ganz gleich, ob Sie Ihre Prozesse online oder auf Papier durchführen. In jedem Fall gewinnen Sie durch die Optimierung der vor- und nachgelagerten Lohnprozesse mehr Zeit und neue Freiräume.

6.2.2 Lösungen für vorgelagerte Tätigkeiten

Liegen die Daten für die Lohnabrechnung unsortiert und in verschiedenen Datei-formaten vor, bedeutet das jede Menge Aufwand, noch bevor Sie mit der eigentli-chen Lohnabrechnung loslegen können. Sämtliche Daten müssen erst sortiert und im Anschluss im Lohnprogramm erfasst werden. Durch die DATEV-Lösungen zur strukturierten Erfassung von Lohninformationen können Sie alle Daten direkt und zeitsparend in Ihr Lohnprogramm importieren.

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6 Weitere Produkte

Personalfragebögen

Bei den DATEV-Personalfragebögen handelt es sich um eine strukturierte Vorlage für alle relevanten Personalangaben. Tritt zum Beispiel ein Mitarbeiter neu in das Unternehmen ein, so ist eine Vielzahl von Angaben erforderlich, wie Adresse, Bankverbindung oder Krankenkasse. Hier kann eine strukturierte Vorlage dafür sorgen, dass die Daten vollständig und übersichtlich an Sie weitergegeben werden und Rückfragen damit entfallen. Der DATEV-Personalfragebogen kann entweder elektronisch oder manuell bearbeitet werden. Wird der Fragebogen am PC ausgefüllt, kann daraus eine Exportdatei für die DATEV-Lohnprogramme erzeugt werden.

Die Personalfragebögen stehen kostenlos in der LEXinform/Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1035006 zur Verfügung.

DATEV Stundenerfassung und Zuschlagsermittlung

Dies ist eine individuell gestaltbare Erfassungstabelle, die bei der Abrechnung von Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschlägen oder Schichtarbeit unterstützt. Wenn Ihr Mandant bzw. Ihre Niederlassung diese Arbeitszeitformen besitzt, kann es vor-teilhaft sein, diese Lösung einzusetzen. Denn dann werden die Daten nur einmalig erfasst, ohne dass Sie die einzelnen Buchungszeilen in die DATEV-Lohnprogramme eintragen müssen. Dies optimiert den Bearbeitungsprozess gerade bei der Vielzahl der verschiedenen Arbeitszeiten und Zuschläge enorm.

Informationen über den Einsatz finden Sie in der LEXinform/Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1035920.

DATEV Lohn Vorerfassung

Hier handelt es sich um eine Microsoft-Excel-basierte Erfassungstabelle von Bewe-gungsdaten, die an das jeweilige Bedürfnis des Mandanten bzw. des Unternehmens angepasst werden kann. Dieses Tool ist dann hilfreich, wenn Mandanten die Daten monatlich in einer selbst erstellten Microsoft-Excel-Liste liefern, die nicht in das DATEV-Lohnprogramm eingespielt werden kann. Die DATEV Lohn Vorerfassung ist nicht für die Kalendariumserfassung geeignet.

Informationen über den Einsatz finden Sie in der LEXinform/Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1034957.

Zeiterfassungssysteme

Durch den Einsatz eines Zeiterfassungssystems kann Ihr Mandant die erfassten Ar-beitszeiten an Sie digital übermitteln. Lösungen zur Zeiterfassung/Zeitwirtschaft finden Sie unter www.datev.de/marktplatz.

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6 Weitere Produkte

6.2.3 Lösungen für nachgelagerte Tätigkeiten

Nach der Lohnabrechnung müssen die Auswertungen sowohl gedruckt als auch kuvertiert und versendet werden. Alternativ könnten Sie Lohnauswertungen wie beispielsweise die Brutto/Netto-Abrechnung den Arbeitnehmern auch elektro-nisch zukommen lassen. Bei beiden Wegen gilt: Ihre sensiblen Lohnauswertungen müssen unbedingt vor fremdem Zugriff geschützt werden. DATEV bietet Ihnen hier Lösungen mit hohen Sicherheitsstandards. Damit können Sie Ihre Auswertungen schnell und zuverlässig sowohl per Post als auch elektronisch übermitteln. Das bedeutet für Sie: weniger Aufwand, aber weiterhin volle Kontrolle über Ihre Aus-wertungen.

Den Prozess der Entgeltabrechnung haben Sie voll im Griff. Doch das Drucken, Kuvertieren und Versenden der Lohnauswertungen in der Kanzlei binden Zeit und Personalressourcen. Diese administrativen Arbeiten schmälern die Rentabilität des Lohn-Mandats. Effektiver geht es über das DATEV-Rechenzentrum mit Auftrags-versand, DATEV Arbeitnehmer online oder DATEV Unternehmen online compact. Finden Sie die passende Lösung für Ihren Mandanten und verbessern Sie gleichzei-tig die Wirtschaftlichkeit des Mandats.

6.2.4 Lösungen für vor- und nachgelagerte Tätigkeiten

Warum nicht einfach Ihre erfassten Lohndaten oder Lohnauswertungen als Anlage an eine E-Mail hängen und mit einem Klick sind die Daten schnell beim jeweiligen Empfänger? Was erst mal gut klingt, birgt in der Praxis viele Risiken. Denn eine normale E-Mail ist mit einer Postkarte vergleichbar, die jeder lesen kann. Um Ihre sensiblen Lohndaten im Netz vor fremdem Zugriff zu schützen, benötigen Sie spezielle Lösungen: Mit DATEV Unternehmen online und DATEV Unternehmen online compact gehen Sie bei der Übermittlung von sensiblen Lohndaten und -auswertungen in jedem Fall auf Nummer sicher.

DATEV Unternehmen online/DATEV Unternehmen online compact

Bei den Lohndaten handelt es sich um hochsensible Daten, die ausschließlich über gesicherte Kommunikationswege ausgetauscht werden sollten. Nutzt Ihr Mandant Unternehmen online oder Unternehmen online compact zur Vorerfassung der Lohndaten, so sind diese stets sicher im DATEV-Rechenzentrum verwahrt. Beim Austausch von Erfassungstabellen per E-Mail muss sichergestellt sein, dass die Daten vor fremdem Zugriff geschützt sind. Denn eine E-Mail ist mit einer Postkarte vergleichbar, die jeder lesen kann. Somit sind Schutzmaßnahmen dringend erfor-derlich. Es empfiehlt sich, die jeweiligen Dateien mit einem Passwort zu schützen oder gar die E-Mail zu verschlüsseln.

Diese Verschlüsselung ist mit der DATEV E-Mail-Verschlüsselung ganz einfach auf Knopfdruck automatisch möglich. Mehr dazu erfahren Sie im Beitrag „Automati-sche Sicherheit für E-Mails“ unter www.datev.de/prozesse | Archiv.

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6 Weitere Produkte

6.2.5 Personal-Managementsystem

Neben den umfangreichen Aufgaben der Lohn- und Gehaltsbuchführung fallen im Personalbereich auch weitere wichtige Aufgaben an. Diese Aufgaben lassen sich unter Mitarbeiterverwaltung oder Mitarbeitermanagement zusammenfassen. Bei diesen Aufgaben unterstützen Sie die DATEV Personal-Managementsysteme classic, comfort, comfort plus. Zwischen dem DATEV Personal-Managementsystem und dem eingesetzten DATEV-Lohnprogramm findet ein Datenaustausch statt. Die Personaldaten der Mitarbeiter stehen schnell und strukturiert zur Verfügung.

Die elektronische Personalakte gibt Auskunft über:

�� persönliche Angaben

�� Informationen zum Beschäftigungsverhältnis

�� Arbeits- und Fehlzeiten

�� Personalentwicklung

�� Gesprächsdokumentation

�� zugeordnete Arbeitsmittel

Zusätzlich zur Elektronischen Personalakte stehen weitere Programmfunktionali-täten zur Verfügung:

�� Dokumentenverwaltung

�� Dokumenterstellung

�� Arbeits- und Fehlzeiten, z. B. Urlaubskonten

�� Terminüberwachung

�� Arbeitsmittelverwaltung

Im Personal-Managementsystem comfort, comfort plus stehen weitere Module zur Verfügung:

�� Bewerber-Infosystem: zur Unterstützung bei der Personalbeschaffung.

�� Seminar-Infosystem: für die Weiterbildungsabteilung – von der Seminarverwal-tung bis zum Terminmanagement (nur in Personal-Managementsystem com-fort plus)

�� Azubi-Infosystem: für die effiziente Betreuung und Versetzungsplanung in der Ausbildung (nur in Personal-Managementsystem comfort plus)

Informationen zur Leistungsbeschreibung finden Sie in der LEXinform/Info-Datenbank, Dok.-Nr. 0903398 und Dok.-Nr. 0903339.

13541_2014.indb 202 29.10.2014 11:35:09

203

6 Weitere Produkte

6.2.6 DATEV Reisekosten classic

Reisekosten classic begleitet Sie durch den gesamten Prozess der Reisekosten-abrechnung: von der Erstellung und Genehmigung eines Reiseantrags über die Erfassung und Prüfung von Reisedaten und Belegen bis hin zur Abrechnung und Auszahlungen von Erstattungen. Die Arbeitsteilung zwischen dem reisenden Mit-arbeiter und der Abrechnungsstelle kann dabei flexibel gestaltet werden.

Reisekosten einfach und sicher abrechnen

�� Reisedaten und -belege geben Sie im Programm ein. Die Anlage von Standard-Reisen, -Belegarten, -Pauschalen, -Währungen etc. und die Möglichkeit, kom-plette Reisen und einzelne Reisedaten zu kopieren, erleichtert die Eingabe.

�� Auslandsreisen können erfasst und abgerechnet werden.

�� Durch ein eigenes Berechtigungskonzept setzen Sie betriebsinterne Zugriffsbe-stimmungen um.

�� Bei rückwirkenden Änderungen werden Wiederholungs- und Korrekturabrech-nungen durchgeführt.

�� Sie greifen auf Ihren bevorzugten Internet-Routenplaner zu (z. B. Google-Maps oder Reiseplanung.de).

Einfacher Datenaustausch

�� Reisen, die Sie von unterwegs mit Reisekosten Vorerfassung erfasst haben, lassen sich einfach importieren.

�� Reiserelevante Personalstammdaten können Sie aus den Programmen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung LODAS bzw. Lohn und Gehalt importieren.

�� Nach der Abrechnung übergeben Sie lohnrelevante Buchungen in die Program-me zur Lohnabrechnung und zur Finanzbuchführung und übermitteln Zah-lungsaufträge an Banken.

Unterstützende Funktionen

�� Durch die Integration des Programms DATEV Fahrtenbuch müssen Sie Stamm-daten nur einmal pflegen.

�� Die Reisekostenabrechnung lässt sich im Quer- oder Hochformat ausgeben.

�� Mit dem Daten-Analyse-System Personalwirtschaft pro analysieren Sie die Per-sonaldaten und Abrechnungsergebnisse mehrerer Monate.

�� Individuelle Auswertungen erstellen und exportieren Sie bei Bedarf, z. B. in Microsoft Excel oder Microsoft Access.

13541_2014.indb 203 29.10.2014 11:35:09

204

6 Weitere Produkte

6.2.7 DÜ an statistische Ämter

Die Unternehmen werden durch eine Vielzahl von statistischen Meldepflichten belastet. Die Erhebung dieser Statistikdaten ist für die betroffenen Unternehmen bzw. die mit dieser Aufgabe betrauten Steuerberatungskanzleien mit erheblichem Aufwand verbunden. Dem gegenüber steht ein nicht unerheblicher Verwaltungs-aufwand aufseiten der Statistischen Ämter. Mit der Automation der Datenerhebung in den Unternehmen und der elektronischen Übermittlung dieser Daten an die Sta-tistischen Ämter werden einerseits die betroffenen Unternehmen und deren Steu-erberater bei der Aufbereitung und Übermittlung der statistischen Daten entlastet, andererseits werden die Statistischen Ämter in ihrer Arbeit unterstützt.

Das Programm Datenübermittlung an Statistische Ämter unterstützt Sie bei der Ermittlung und Aufbereitung der statistischen Daten und deren Weiterleitung an die Statistischen Landesämter. Die Datenerhebung wurde automatisiert, um den Steuerberater und dessen Mandanten zu entlasten. Die Versendung der Daten an die Statistischen Landesämter erfolgt auf „Knopfdruck“ über das DATEV-Rechen-zentrum zur zentralen Clearingstelle des Statistischen Bundesamts. Von dort wer-den die Statistiken an die zuständigen Landesämter weitergeleitet.

6.2.8 Daten-Analyse-System

Das Programm Daten-Analyse-System pro ermöglicht die komfortable Erstellung von Personalstatistiken aus den Lohndaten (Stamm- und Ergebnisdaten), sowohl aus dem Rechenzentrum, aus LODAS comfort, aus Lohn und Gehalt comfort, als auch aus den Programmen Personalmanagement classic und Reisekosten classic.

Es werden Ihnen diverse Standardstatistiken angeboten, zusätzlich können Sie selbst individuelle Statistiken erstellen.

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 204 29.10.2014 11:35:09

205

7 Anhang/Checklisten


7.1 Checkliste der wichtigsten Tätigkeiten zum Jahreswechsel

7.2 Anmeldeformular zum Update-Seminar

7.3 Hinweis zum Urlaubsentgelt

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206


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 206 29.10.2014 11:35:09

207


7.1 Checkliste der wichtigsten Tätigkeiten zum Jahreswechsel

Jahreswechseltätigkeit Termin erledigt Bemerkung

1 Gesetzliche Änderungen im Überblick

Alle gesetzlichen Änderun-gen, die die Lohnabrechnung betreffen, finden Sie stets aktualisiert im Dokument:

Dok.-Nr. 1011662 – Aktuelle Informationen zu gesetzlichen Änderungen

laufend

2 Installation der neuen Programmversion

Januar

3 GKV- FQWG

Dok.-Nr. 0208657

JW-Unterlage, Kapitel 1.1

4 Mindestlohn

Checkliste Mindestlohn

Dok.-Nr. 1050259


sofort

5 Übergangsregelung läuft aus – Geringfügig Beschäf-tigte, AN in der Gleitzone und Neuregelung kurzfristig Beschäftigte

Dok.-Nr. 1080232

Dok.-Nr. 1080365


sofort

6 Änderung der Beitragsnach-weis-Logik


sofort

13541_2014.indb 207 29.10.2014 11:35:09

208



7 Datenübermittlung Lohn-steuerbescheinigung

Dok.-Nr. 1036217 ELStAM-Elektronische Lohn-steuerabzugsmerkmale

Dok.-Nr. 5204214


Dezember

8 Lohnsteuer-Jahresausgleich

Dok.-Nr. 0630547

Dok.-Nr. 5303324


Dezember

9 Lohnsteueranmeldezeitraum prüfen

Dok.-Nr. 5300012

10 DEÜV-Jahresmeldungen für 2014

Dok.-Nr. 1031774


Dezember/Januar

11 Beurteilung des Versiche-rungsverhältnis der Arbeit-nehmer für das Jahr 2015

Freiwillig versicherte AN in der PKV

Freiwillig versicherte AN in der GKV

Dok.-Nr. 5300061

Dok.-Nr. 5303172


Dezember/Januar

12 Meldung Berufsgenossen-schaften

Dok.-Nr. 1032735

Dok.-Nr. 5383208


Dezember/Januar

13541_2014.indb 208 29.10.2014 11:35:10

209



13 Beurteilung der Umlage-pflicht zur U1

Wechsel des Beitragssatzes zur U1

Dok.-Nr. 5303379


Januar

14 Meldung zur Schwerbehindertenabgabe

Dok.-Nr. 1070590


Januar/

März

15 Sachbezugswerte prüfen und ggf. ändern

Dok.-Nr. 4802003


Januar

16 Rückstellung für Urlaub ermitteln

Dok.-Nr. 1070894


Januar

13541_2014.indb 209 29.10.2014 11:35:10

210



17 Programmneuerungen beachten

Dok.-Nr. 1021721

JW-Unterlage, Kapitel 3

�� Übergreifende Mitarbeitersuche

�� Neue Baumstruktur

�� Weitere Kontenrahmen (Branchen)

�� Schnellerfassung GFB/ Werkstudenten

�� Monatsabschluss und Auswertungspakete

�� SEPA- Ausführungstermine

�� Anzeige der Buchungsliste auf Einzel-AN-Ebene

�� Erweiterung der Lohn-artenmöglichkeiten inkl. Folgelohnarten

sofort

18 Archiv-DVD anfordern

Dok.-Nr. 1034821

JW-Unterlage, Kapite 2.9

13541_2014.indb 210 29.10.2014 11:35:10

211


7.2 Anmeldeformular zum Update-Seminar

Sie haben ein DATEV Jahreswechselseminar besucht und

�� gesetzliche Änderungen waren zum Teil noch nicht eindeutig geregelt oder verabschiedet,

�� Programmlösungen waren noch nicht in der Entwicklung,

�� Sie möchten sich aktuell über den Stand der Gesetzeslage und die DATEV-Lösungen informieren.

Über das Update-Seminar „Jahreswechsel mit DATEV Lohn und Gehalt – Vertiefung und Ergänzungen“, Dialogseminar online (live), Art.-Nr. 73461, haben Sie dazu die Möglichkeit.

Über das beiliegende Anmeldeformular können Sie sich für das Dialogseminar anmelden.

Weitere Informationen unter www.datev.de/jahreswechsel.

13541_2014.indb 211 29.10.2014 11:35:10

212

7 Anhang/ChecklistenAnmeldeformular Update-Seminar Telefax: 0800 3283832

DATEV eGBeratung und BestellungSigmundstr. 17290329 Nürnberg

2014

-08-

01 ©

DA

TEV

eG

201

4, a

lle R

echt

e vo

rbeh

alte

n

VorstandProf. Dieter Kempf (Vorsitzender)Dr. Robert Mayr (stellv. Vorsitzender)Eckhard Schwarzer (stellv. Vorsitzender)Dr. Peter Krug Jörg Rabe von Pappenheim Vorsitzender des Aufsichtsrates: Dirk Schmale

Konten in NürnbergDeutsche BankIBAN DE77 7607 0012 0320 0060 00 BIC DEUTDEMM760SparkasseIBAN DE30 7605 0101 0001 5193 87 BIC SSKNDE77XXX

USt-IdNr. DE 133546770

DATEV eG90329 Nürnberg, Telefon +49 911 319-0Telefax +49 911 319-3196E-Mail [email protected] www.datev.deSitz: 90429 Nürnberg, Paumgartnerstraße 6-14Registergericht Nürnberg, GenReg Nr. 70

Update-Seminar: Jahreswechsel mit DATEV Lohn und Gehalt – Vertiefung und Ergänzungen

TeilnehmerkreisAlle Anwender von DATEV Lohn und Gehalt in Kanzlei und Unternehmen

VoraussetzungBesuch des Lohn-Jahreswechsel-seminars für Lohn und Gehalt

Wichtiger HinweisDas Thema ist Bestandteil der Online-Seminarreihe Lohn mit DATEV Lohn und Gehalt (Feb. 2015)

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Änderungen, die kurz vor dem Jahresende vom Gesetzgeber geregelt oder verabschiedet wer-den. Wir zeigen Ihnen die entsprechende Umsetzung in DATEV Lohn und Gehalt und bieten Ergänzungen zum Seminar „Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt“.

Themen�� Vertiefung des Wissens �� Programmdemos – Präsentation der Neuerungen�� Expertenmeinungen zu den Neuerungen des Jahreswechsels�� Aktualität – wir bringen Ihr Wissen auf den neuesten Stand!

Buchung des Dialogseminars online (live) (pro Zugang 95,00 Euro zzgl. USt)

Vor- und Zuname des Teilnehmers Termin Uhrzeit Seminar-Nr.

21.01.2015 09:00 – 11:00 Uhr 73461.0011

26.01.2015 09:00 – 11:00 Uhr 73461.0012

28.01.2015 09:00 – 11:00 Uhr 73461.0013

Bestellung des Dialogseminars online auf Abruf (95,00 Euro zzgl. USt)

Bitte ankreuzen Art.-Nr. Update-Seminar zum Jahreswechsel auf Abruf

77761 Jahreswechsel mit DATEV Lohn und Gehalt – Vertiefung und Ergänzungen

Buchung/Bestellung des Dialogseminars online live + Abruf (125,00 Euro zzgl. USt) Bitte wählen Sie einen der oben genannten Seminartermine aus

Art.-Nr. Vor- und Zuname des Teilnehmers Termin Uhrzeit Seminar-Nr.

77110

* Bei einem Teilnehmer aus einem Mandantenbetrieb bitte die Beraternummer des Mandanten angeben. Jede Bestellung/Buchung erfolgt auf Grundlage und unter Anerkennung der Geschäftsbedingungen der DATEV sowie der Leistungsbeschreibung Dialogseminare online (Informationsdatenbank Nr. 0903119).

Ansprechpartner Telefon E-Mail Datum, Unterschrift

Beraternummer * Kanzlei/Unternehmen PLZ/Ort

Hinweis für Anwender im Unternehmen: Wenn Sie DATEV-Leistungen über Ihren steuerlichen Berater beziehen, so kann die verbindliche Seminarbuchung nur in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Eine eventuelle Klärung erfolgt durch DATEV.

13541_2014.indb 212 29.10.2014 11:35:10

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7 Anhang/ChecklistenAnmeldeformular Update-Seminar Telefax: 0800 3283832

DATEV eGBeratung und BestellungSigmundstr. 17290329 Nürnberg

2014

-08-

01 ©

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TEV

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4, a

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VorstandProf. Dieter Kempf (Vorsitzender)Dr. Robert Mayr (stellv. Vorsitzender)Eckhard Schwarzer (stellv. Vorsitzender)Dr. Peter Krug Jörg Rabe von Pappenheim Vorsitzender des Aufsichtsrates: Dirk Schmale

Konten in NürnbergDeutsche BankIBAN DE77 7607 0012 0320 0060 00 BIC DEUTDEMM760SparkasseIBAN DE30 7605 0101 0001 5193 87 BIC SSKNDE77XXX

USt-IdNr. DE 133546770

DATEV eG90329 Nürnberg, Telefon +49 911 319-0Telefax +49 911 319-3196E-Mail [email protected] www.datev.deSitz: 90429 Nürnberg, Paumgartnerstraße 6-14Registergericht Nürnberg, GenReg Nr. 70

Update-Seminar: Jahreswechsel mit DATEV Lohn und Gehalt – Vertiefung und Ergänzungen

TeilnehmerkreisAlle Anwender von DATEV Lohn und Gehalt in Kanzlei und Unternehmen

VoraussetzungBesuch des Lohn-Jahreswechsel-seminars für Lohn und Gehalt

Wichtiger HinweisDas Thema ist Bestandteil der Online-Seminarreihe Lohn mit DATEV Lohn und Gehalt (Feb. 2015)

Informieren Sie sich über die gesetzlichen Änderungen, die kurz vor dem Jahresende vom Gesetzgeber geregelt oder verabschiedet wer-den. Wir zeigen Ihnen die entsprechende Umsetzung in DATEV Lohn und Gehalt und bieten Ergänzungen zum Seminar „Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und Gehalt“.

Themen�� Vertiefung des Wissens �� Programmdemos – Präsentation der Neuerungen�� Expertenmeinungen zu den Neuerungen des Jahreswechsels�� Aktualität – wir bringen Ihr Wissen auf den neuesten Stand!

Buchung des Dialogseminars online (live) (pro Zugang 95,00 Euro zzgl. USt)

Vor- und Zuname des Teilnehmers Termin Uhrzeit Seminar-Nr.

21.01.2015 09:00 – 11:00 Uhr 73461.0011

26.01.2015 09:00 – 11:00 Uhr 73461.0012

28.01.2015 09:00 – 11:00 Uhr 73461.0013

Bestellung des Dialogseminars online auf Abruf (95,00 Euro zzgl. USt)

Bitte ankreuzen Art.-Nr. Update-Seminar zum Jahreswechsel auf Abruf

77761 Jahreswechsel mit DATEV Lohn und Gehalt – Vertiefung und Ergänzungen

Buchung/Bestellung des Dialogseminars online live + Abruf (125,00 Euro zzgl. USt) Bitte wählen Sie einen der oben genannten Seminartermine aus

Art.-Nr. Vor- und Zuname des Teilnehmers Termin Uhrzeit Seminar-Nr.

77110

* Bei einem Teilnehmer aus einem Mandantenbetrieb bitte die Beraternummer des Mandanten angeben. Jede Bestellung/Buchung erfolgt auf Grundlage und unter Anerkennung der Geschäftsbedingungen der DATEV sowie der Leistungsbeschreibung Dialogseminare online (Informationsdatenbank Nr. 0903119).

Ansprechpartner Telefon E-Mail Datum, Unterschrift

Beraternummer * Kanzlei/Unternehmen PLZ/Ort

Hinweis für Anwender im Unternehmen: Wenn Sie DATEV-Leistungen über Ihren steuerlichen Berater beziehen, so kann die verbindliche Seminarbuchung nur in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater erfolgen. Eine eventuelle Klärung erfolgt durch DATEV.

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7.3 Hinweis zum Urlaubsentgelt

Grundlagen

Urlaubsentgelt ist das während des Urlaubs fortgezahlte Arbeitsentgelt. Die Höhe des Urlaubsentgeltes ist in § 11 BUrlG geregelt.

Auch bei einer unregelmäßigen Zahl von Arbeitstagen pro Woche erfolgt die Be-rechnung des Urlaubsentgelts nach den für eine Vollbeschäftigung maßgebenden Grundsätzen, d. h., das Urlaubsentgelt bemisst sich für jeden Urlaubstag nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, den der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wo-chen vor Beginn des Urlaubs erhalten hat (§ 11 Abs. 1 des Bundesurlaubsgesetzes). Eine andere Berechnungsmethode gilt nur dann, wenn diese durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Einzelarbeitsvertrag gesondert vereinbart worden ist.

Berechnung des Urlaubsentgelts

Das Urlaubsentgelt bemisst sich für jeden Urlaubstag nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, den der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs erhalten hat. Bei einem festen Lohn oder Gehalt bereitet die Berechnung des Urlaubsentgelts keine Schwierigkeiten, da das Gehalt oder der Lohn unverän-dert weitergezahlt wird. Eine besondere Berechnung ist dagegen bei variablem Lohn erforderlich. Zum Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen gehören bzw. gehören nicht:

Arbeitsverdienst im Sinne des Urlaubsgesetzes

nicht zum Arbeitsverdienst gehören

Grundlohn einmalige Zuwendungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Jahresabschlussgratifikationen)

Ausbildungsvergütung Reisekostenersatz

Erschwernis- und Leistungszuschläge aller Art

Auslösungen

Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit

Provisionen

Sachbezüge

Der für Überstunden zusätzlich gezahlte Arbeitslohn gehört – wenn das Urlaub-sentgelt nach den gesetzlichen Regeln berechnet wird – nicht zur Berechnungs-grundlage. Auszuscheiden ist somit sowohl der für Überstunden bezahlte Grund-lohn als auch ein etwaiger Überstundenzuschlag.

13541_2014.indb 215 29.10.2014 11:35:10

216


ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 216 29.10.2014 11:35:10

217

8 Anlagen

8 Anlagen

8.1 Hilfen bei Fragen im Rahmen der Lohnabrechnungserstellung

8.2 Aufstellung der amtlichen Sachbezugswerte

8.3 Personalfragebogen

13541_2014.indb 217 29.10.2014 11:35:11

218

8 Anlagen

ÇÇ Notizen

13541_2014.indb 218 29.10.2014 11:35:11

219

8 Anlagen

8.1 Hilfen bei Fragen im Rahmen der Lohnabrechnungserstellung

Überblick Service-Angebot

DATEV ist weit mehr als „nur“ Software. Als verlässlicher Partner seit mehr als 40 Jahren bieten wir Ihnen einen erstklassigen Service an.

Wir unterstützen Sie bei der Arbeit mit den DATEV-Programmen rund um die Uhr mit zahlreichen Angeboten: am Telefon, vor Ort oder mit unseren Informationssys-temen.

Sie sind DATEV-Anwender in einem Unternehmen? Fragen Sie bei Interesse Ihren steuerlichen Berater.

8.1.1 Selbsthilfe

Warum sollte man sich mit dem Thema Hilfen befassen?

Durch Nutzung der vielen DATEV-Hilfsmedien ...

�� erhalten Mitarbeiter schneller eine Antwort auf Ihre Frage.

�� reduziert sich der Zeitaufwand in der Kanzlei.

�� erweitern Sie die Kenntnisse in den DATEV-Programmen.

DATEV-Servicevideos

„Warum anrufen, wenn es die DATEV-Servicevideos gibt?“

�� Die aktuellen Service-Anfragen an der Hotline werden jetzt auch in kurzen DATEV-Servicevideos beantwortet.

�� In drei bis zehnminütigen Videos erhalten Sie ganz aktuelle Informationen zu den verschiedenen DATEV-Programmen.

www.datev.de/servicevideo

13541_2014.indb 219 29.10.2014 11:35:11

220

8 Anlagen

Überblick der Hilfe-Funktionen im DATEV Arbeitsplatz pro

�� Der Zusatzbereich Hilfe enthält Links zu Informationen, die in der konkreten Arbeitssituation unterstützen.

�� Die Hilfe-Funktionen reagieren dynamisch: Das Informations- angebot orientiert sich am geöffneten Arbeitsbereich.

Dialogseminare auf Abruf

Dialogseminare auf Abruf sind aufgezeichnete Online-Seminare. Unabhängig von Terminen können Sie diese wann und so oft Sie wollen nutzen und Ihr Programm-wissen aktualisieren.

Buchungsprozess über www.datev.de/wissensvermittlung

13541_2014.indb 220 29.10.2014 11:35:11

221

8 Anlagen

Servicekontakt pro

Unabhängig von den Servicezeiten der DATEV kann die Anfrage abgesendet wer-den und wird direkt an den zuständigen Servicemitarbeiter weitergeleitet. Produkt und Name des aktuellen geöffneten Fensters im DATEV-Programm werden automa-tisch vorbelegt.

Servicekontakt pro Version:

�� Service-TAN wird in der Übersicht Servicekontakte angezeigt

Im Servicekontakt pro wird die Service-TAN in der Übersicht der Servicekon-takte angezeigt.

�� Beraternummer wählen

Sie können innerhalb der Mitgliedschaft eine andere Beraternummer wählen; wenn mitgliedsübergreifende Rechte vorhanden sind, ist dies sogar mitglieds-übergreifend möglich. Damit haben Sie die Möglichkeit, Anfragen zu Berater-nummern anderer Betriebsstätten (Standorte) zu stellen oder deren Kontakt-übersicht zu öffnen.

�� Differenziertes Rechtekonzept in der Nutzungskontrolle

Unter anderem können Sie den Zugriff auf Beraternummern innerhalb der Mit-gliedschaft sperren und damit Kontaktzugriffe auf Mitarbeiterebene steuern.

�� Rückfrage stellen

Sie können zu einem Servicekontakt eine Rückfrage an die DATEV-Mitarbeiter stellen und so zu einem bereits bestehenden Servicekontakt ergänzende Infor-mationen erfassen oder weitere Fragen stellen.

�� Berechnung Eilservice

Informieren Sie sich, ob und in welcher Höhe ein Eilservicekontakt berechnet worden ist.

�� Erledigungsmedium wird angezeigt

Zu jedem Kontakt wird das Erledigungsmedium angezeigt. Damit können Sie sich einen guten Überblick verschaffen, über welches Medium der Servicekon-takt beantwortet wurde (zum Beispiel per E-Mail, Telefon).

�� Kontaktübersicht individualisieren

Sie können die Spalten in der Kontaktübersicht sortieren oder ein- und ausblen-den und damit besser an Ihre Bedürfnisse anpassen.

�� Kontaktformular drucken

Drucken Sie den Kontakt bei Bedarf direkt beim Senden aus. Ein Wechsel in die Kontaktübersicht ist dazu nicht mehr erforderlich.

13541_2014.indb 221 29.10.2014 11:35:11

222

8 Anlagen

�� DATEV LEXinform/Info-Datenbank pro

Tiefergehende Informationen für komplexe Fragestellungen zu DATEV-Programmen, Technik und Logistik.

– Aufruf im Programm mit den Symbolen: oder

– oder über Internet: www.datev.de/info-db

�� Suchfunktion: Inhalt, Index, Suchen

Innerhalb der DATEV Hilfe können Sie Themen und Hilfestellungen suchen über ...

– Inhalt/Themengruppen

– Index

– Suchen

– Eigene Favoriten

Hier finden Sie z. B. auch Informationen zu Neuerungen im Programm.

13541_2014.indb 222 29.10.2014 11:35:11

223

8 Anlagen

Störungsinformationen

Informationen über vorliegende Wartungen und Störungen erhalten Sie unter www.datev.de über Service | Wartungen und Störungen.

13541_2014.indb 223 29.10.2014 11:35:12

224

8 Anlagen

Auf Wunsch informieren wir Sie zusätzlich per E-Mail oder SMS: Abonnieren Sie kostenlos unter Informationen abrufen und abonnieren die Störungsinformationen oder den Benachrichtigungsservice über geplante Wartungen.

Wissen aufbauen

Fachwissen ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Daher bieten wir in der Kategorie „Wissen aufbauen“ für Ersteinsteiger und Fortgeschrittene mit Dialogseminaren online oder Präsenzseminaren ein breit gefächertes Angebot. Während Sie sich im Dialogseminar mit Ihrem Referenten im Internet treffen und kompakte Inhalte bequem und zeitsparend direkt an Ihrem Arbeitsplatz lernen, profitieren Sie bei klassischen Seminaren von der intensiven persönlichen Betreuung. Schriftliche Arbeitsunterlagen und Lernprogramme, bei denen Sie Ihr Arbeitstempo selbst be-stimmen können, runden das Angebot ab.

Eine Übersicht aller Seminare finden Sie unter www.datev.de/wissensvermittlung.

13541_2014.indb 224 29.10.2014 11:35:12

225

8 Anlagen

Antworten finden

DATEV bietet Ihnen passende Hilfen und Informationssysteme an. So finden Sie unabhängig von unseren Servicezeiten leicht und schnell Antworten auf Ihre Fra-gen, z. B. zum Programm oder zur Technik.

Elektronische Hilfen und Hilfesysteme

In DATEV Lohn und Gehalt compact/classic/comfort steht Ihnen ein leistungsfä-higes Hilfesystem zur Verfügung. Sie haben an fast jeder Stelle im Programm die Möglichkeit, Hilfen zu bestimmten Eingabefeldern, Schaltflächen, Arbeitsschritten oder Fachthemen zu erhalten.

Das Hilfesystem kann über das Symbol aufgerufen werden.

Auf den nächsten Seiten werden Ihnen die folgenden Hilfemöglichkeiten näher erläutert:

Hilfethemen in der

entsprechenden Komponente

Direkthilfe im

entsprechenden Eingabefeld

DATEV LEXinform/

Info-Datenbank pro

Infoservice Lohn und Gehalt

E-Mail

Hilfethemen

Die Registerkarten Inhalt, Index und Suchen geben Ihnen die Möglichkeiten, gezielt und schnell Informationen zu bekommen.

13541_2014.indb 225 29.10.2014 11:35:12

226

8 Anlagen

Direkthilfe

In allen Komponenten und auf allen Ebenen (übergreifende Ebene, Mandanten-, Mitarbeiterebene) können Sie Informationen zur Bedeutung eines bestimmten Menüpunkts, Eingabe- oder Erfassungsfelds erhalten.

Die Direkthilfe kann über das Symbol oder über das Hilfesystem aufgerufen werden. Der Mauszeiger erhält dadurch zusätzlich ein Fragezeichen. Klicken Sie dann auf das Element, zu dem Sie Informationen benötigen, um die betreffende Direkthilfe anzuzeigen. Wenn der Cursor bereits in dem betreffenden Eingabefeld steht, kann die Direkthilfe auch mit aufgerufen werden.

Brennpunkte im Programm

Direkt im Lohnabrechnungsprogramm Lohn und Gehalt werden im Ordner Brenn-punkte weiterführende Informationen, Unterstützung, Dokumenthinweise etc. zu brandaktuellen Themen bereitgestellt.

Klicken Sie beim Öffnen des Programms nicht über den Ordner hinweg, sondern nehmen Sie sich Zeit, die Informationen zu lesen.

DATEV LEXinform/Info-Datenbank pro

In LEXinform/Info-Datenbank pro finden Sie übergreifend alle Service-informati-onen der Informations-Datenbank sowie Ihre abonnierten Fachinformationen aus LEXinform pro und des Elektronischen Wissens pro.

Die tagesaktuellen und kostenlosen Informationen der Informations-Datenbank bieten Ihnen Hilfe zu allen DATEV-Programmen: Antworten auf aktuelle Fragen an den Servicelines, Lösungen zu Programm-Meldungen und Fehlernummern, Tipps zum einfachen Programm-Handling und praktische Beispiele zu komplizierten Sachverhalten.

13541_2014.indb 226 29.10.2014 11:35:12

227

8 Anlagen

ÇDurch die Eingabe einer Dokumentnummer (z. B. 0903050, Erste Schritte Lohn und Gehalt classic/comfort, 1035006 Personalfragebogen) in das Such-feld eines DATEV pro-Programms öffnet sich sofort das gesuchte Dokument, ohne dass die gesamte Anwendung startet.

Aufbau des Programms

Suchen

Wenn Sie im Suchfeld einen Begriff eingeben, erhalten Sie zur Unterstützung eine Vorschlagsliste. Sie können aus dieser Liste einen Vorschlag übernehmen oder ein-fach weitertippen, so wie Sie es von anderen Suchmaschinen auch kennen.

Die Suchergebnisse werden im unteren Arbeitsbereich in der Trefferliste angezeigt. Die Dokumente sind nach Relevanz sortiert, d. h. das zutreffendste Dokument steht oben.

Gleichzeitig passt sich der Strukturbaum im Navigationsbereich an: Es werden nur noch die Ordner angezeigt, in denen Suchergebnisse vorhanden sind. Die Anzahl der gefundenen Dokumente steht in Klammern jeweils dahinter. Mit einem Doppel-klick auf den gewünschten Ordner können Sie die Trefferliste entsprechend filtern.

ÇDamit Sie automatisch über Änderungen im Dokument informiert werden, empfehlen wir Ihnen das Abonnement von RSS-Feeds. Die genaue Vorge-hensweise zur Einrichtung von RSS-Feeds entnehmen Sie dem Dokument 2300049 –RSS-Feeds.

13541_2014.indb 227 29.10.2014 11:35:13

228

8 Anlagen

8.1.2 Service für Anwender

Newsgroup

Die Plattform für Fragen rund um DATEV und ihre Produkte dient dem Informa-tions- und Erfahrungsaustausch zwischen Berufskollegen, die sich neben dem Selbsthilfeangebot unabhängig vom Service austauschen. Schauen Sie doch mal rein und stöbern Sie, über welche Themen aktuell diskutiert wird. Vielleicht ist auch Ihr Thema dabei?

Sie erreichen die Newsgroup der Personalwirtschaft unter:

www.datev.de/forum-lohn.

DATEV Service Chat

Sie können Fragen zur Personalwirtschaft auch per Chat an uns richten. Hier er-halten Sie schnelle Antworten zu ausgewählten Themen: ohne Warteschleife, ohne Service-TAN.

Der DATEV-Chat eignet sich für nicht vertrauliche Informationen.

Den Einstieg zum Chat finden Sie im Internet auf http://www.datev.de unter Ser-vice | Serviceangebot | Experten fragen | DATEV-Chat: https://www.datev-chat.de

Experten fragen

Telefonisch oder schriftlich – wir sind für Sie da.

Wenn Ihre Fragen nicht über die Selbsthilfemedien beantwortet werden können oder Sie einen schnellen Rat unserer Fachleute benötigen, helfen wir Ihnen gerne persönlich weiter.

ÇAuf www.datev.de/servicesituation können Sie sich zur durchschnittlichen Wartezeit am Telefon und zur Reaktionszeit auf schriftliche Anfragen im Service informieren.

Die Telefonnummern und weitere Kontaktadressen finden Sie in LEXinform/Info-Datenbank pro bzw. in der Informations-Datenbank im Internet im Telefonver-zeichnis (Dok.-Nr. 0908003).

Eilservice – wenn es besonders schnell gehen muss

Denken Sie bei dringenden Anfragen bitte auch an den Eilservice (Telefon +49 911 319-8888). Denn mit dem Eilservice sagen wir eine bevorzugte Bearbeitung durch den nächsten verfügbaren Fachspezialisten zu – auch im Jahreswechsel.

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DATEV vor Ort

Praxiserfahrene Mitarbeiter aus 26 DATEV-Niederlassungen sind Ihr Ansprech-partner in der Region. Ihre Aufgabe ist es, Sie vor Ort – sei es in Ihrer Kanzlei oder in ihrem Unternehmen – so zu beraten, dass Sie die DATEV-Software optimal in Ihre individuellen Prozesse einbinden können. Dabei achtet der DATEV-Mitarbeiter auch auf Qualität und Effizienz Ihrer Prozesse und verbesserte diese bei Bedarf.

DATEV bietet Ihnen:

�� Beratungen zur Software-Einführung

Das umfasst das gesamte Spektrum der Einführung, beginnend mit einer Vorstudie der Einsatzmöglichkeiten bis hin zur individuellen Schulung der Anwender der Programme.

�� Kontinuierliche Betreuung im Arbeitsalltag

Wir lassen Sie nicht alleine. DATEV betreut Sie – auf Wunsch - natürlich auch nach der Software-Einführung. Fortlaufend unterstützen und beraten wir Sie in Ihrem täglichen Arbeiten.

�� Beratungen zur bedarfsgerechten Nutzung der Software

DATEV unterstützt und berät Sie auch dahingehend, wie Sie die Software am besten für sich und Ihre Abläufe einsetzen können. Unser Ziel ist es, die Quali-tät und Effizienz Ihrer Prozesse ständig zu verbessern.

�� Zielgruppenorientierte Beratungen

Auf Wunsch berät DATEV Sie ganz individuell. Dabei werden bei Ihnen vor Ort komplexe und individuelle Fragestellungen mit Ihnen gemeinsam analysiert, die Ziele der Fragestellung beleuchtet und bei Bedarf durch eine individuelle Programmierung in den DATEV-Programmen umgesetzt.

Zusätzlich beraten Sie bei Bedarf DATEV-System- und Lösungspartner bei Fragen rund um den EDV-Einsatz. Dies garantiert kurze Wege.

Die Kontaktadressen finden Sie unter www.datev.de/standorte.

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8.1.3 Infoservice Personalwirtschaft

Mit dem Infoservice Lohn und Gehalt bietet Ihnen DATEV die jeweils neuesten Produktinformationen in der Personalwirtschaft – abgestimmt auf das jeweilige DATEV-Lohnprogramm – als kostenlose Dienstleistung, um Sie in Ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen.

Anlassbezogen erhalten Sie alle wichtigen gesetzlichen Änderungen kurz zusam-men gefasst, deren Konsequenzen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie funktionale Erweiterungen bzw. Tipps.

Per Mausklick stehen Ihnen auf Wunsch die Detailinformationen in Dokumenten in der LEXinform/Info-Datenbank pro jederzeit aktuell zur Verfügung.

Infoservice per E-Mail – der schnelle und direkte Weg

Die Infoservices Lohn und Gehalt bzw. LODAS werden per E-Mail direkt dem zu-ständigen Mitarbeiter zugesandt. So kommen die Informationen gezielt dort an, wo sie benötigt werden – ohne weiteren Aufwand.

Sie teilen uns dazu lediglich die E-Mail-Adresse mit und aktivieren so den Infoservice.

Im Internet (http://www.datev.de) finden Sie unter Service | Service für Anwender | Personalwirtschaft | Infoservice Personalwirtschaft die aktuelle Ausgabe.

Sie sind neugierig geworden?

Dann bestellen Sie den kostenfreien Infoservice Lohn und Gehalt im DATEV-Shop oder unter www.datev.de/infoservice-lohn.

Bestellung über den DATEV-Shop

Für die Bestellung des Infoservices erfassen Sie unter dem Direkteinstieg im DATEV-Shop die Art.-Nr. 19013.

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Bestellung über www.datev.de/infoservice- lohn

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Unter der Rubrik Infoservice können Sie für die die jeweiligen Fachgebiete eine Leseprobe anfordern oder den Infoservice direkt über den Warenkorb, mit der von Ihnen gewünschten E-Mail-Adresse sowie Ansprechpartner, bestellen.

Wie Sie dabei vorgehen, finden Sie in der LEXinform/Info-Datenbank pro, Dok.-Nr. 1020487 – Infoservice LODAS/Infoservice Lohn und Gehalt und Dok.-Nr. 1021273 – Neuerungen im Bestell-Manager.

Neu:

Scannen Sie mit Ihrem Smartphone den QR-Code ein und Sie gelangen direkt auf die Bestellseite des Infoservices.

ÇÃ Hinweis: Sie sind selbstbuchender Mandant und möchten den Infoservice personenbezogen über den Bestell-Manager oder über www.datev.de/info-service-lohn bestellen? Wenden Sie sich an Ihren steuerlichen Berater. Über ihn können Sie den Infoservice beziehen.

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8.2 Aufstellung der amtlichen Sachbezugswerte

Freie Verpflegung

2015 in EUR 2014 in EUR

monatlich täglich monatlich täglich

Frühstück 49,00 1,63 49,00 1,63

Mittagessen 90,00 3,00 90,00 3,00

Abendessen 90,00 3,00 90,00 3,00

Verpflegung gesamt 229,00 7,63 229,00 7,63

Freie Unterkunft

2015 in EUR 2014 in EUR

monatlich täglich monatlich täglich

Unterkunft gesamt 223,00 221,00

ÇÃ Hinweis: Beachten Sie, dass die Sachbezugswerte für 2015 bei Druckfreigabe noch nicht endgültig feststanden.



Dok.-Nr. 1035159 – Beitragsbemessungsgrenzen und Rechengrößen in der Sozialversicherung 2014/2015

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ÇÇ Notizen

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8.3 Personalfragebogen

Um eine korrekte Lohnabrechnung durchführen zu können, sind eine Vielzahl von Informationen erforderlich. Tritt zum Beispiel ein neuer Arbeitnehmer in ein Unternehmen ein, benötigen Sie viele Angaben wie z. B. Adresse, Bankverbindung, Krankenkasse usw.

Zu Ihrer Unterstützung haben wir für Sie Personalfragebögen ausgearbeitet.

Die Microsoft Excel-Fragebögen lassen sich am PC ausfüllen und speichern. Falls gewünscht, können die Fragebögen von dem Erstaussteller (z. B. der neue Mitarbei-ter) an die verarbeitende Stelle übermittelt werden. Ebenso ist es möglich, fehlende Angaben nachträglich zu ergänzen. Neben dem Ausdruck kann auch eine Export-datei für die DATEV-Lohnprogramme erzeugt werden.

Für den Fall, dass Sie Fragebögen individuell anpassen möchten, finden Sie die Bögen auch als bearbeitbare Microsoft Word-Dokumente.

Als Microsoft Word-Dokumente stehen Ihnen die Fragebögen auch in Englisch zur Verfügung.

Überblick über die Personalfragebögen

�� Personalfragebogen für neue AN

�� Personalfragebogen für geringfügig (Minijob) oder kurzfristig Beschäftigte

Neu: In den Lohnprogrammen werden Sie ab der Jahreswechsel-Version bei einer Neuanlage von geringfügig entlohnt Beschäftigten und Werkstudenten über die neue Schnellerfassung unterstützt.

�� Personalfragebogen: Angaben zur Erstellung einer Sofortmeldung

�� Personalfragebogen für Auszubildende

�� Personalfragebogen AAG Fehlzeiten Personalfragebogen (Kündigung)

�� Personalfragebogen (Änderung der Wochenarbeitszeit/Änderung der Befris-tung/Ausbildungsende)



Dok.-Nr. 1035006 – Personalfragebögen

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ÇÇ Notizen

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9 Stichwortverzeichnis


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AArbeitnehmer online 191

Arbeitsbescheinigung 171

Auswertungspakete 146

BBeitragsabrechnung 10

BIC 137

Branchenpaket „Ärzte/Zahnärzte“ 132

Branchenpaket „Bau und Handwerk“ 131

Branchenpaket „KFZ“ 132

Buchungsbeleg 138, 151

DDatenübermittlungsprotokolle 149

DEÜV-Meldungen 78

EELStAM 47

Ersatzbeitragsnachweis 31

eTIN 42

euBP 177

FFolgelohnarten 155, 156

Frei- und Hinzurechnungsbeträge 49

GGeringfügig Beschäftigte 29

GKV-FQWG 9, 36

Gleitzone 25

HHandelsbilanz 114

IIBAN 137

Infoservice 230

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JJahresarbeitsentgelt 64

Jahresarbeitsentgeltgrenze 64

KKrankenversicherungspflicht 63

„Kroatiengesetz“ 36

Kug-Stammnummer 163

Kurzfristig Beschäftigte 30

LLohnsteuerbescheinigung 41, 45

Lohnsteuer-Jahresausgleich 55

MMindestlohn 19, 21

Monatsabschluss 148

PPersonalfragebogen 235

QQR-Code 1, 232

RREHADAT-Elan 91

Rente 33

SSachbezugswerte 233

smsTAN-Verfahren 192

Steuerbilanz 114

TTransferticket 43

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UÜbergangsregelung 25

Umlagebeiträge 73

Unternehmen online 150

Update-Seminar 211

VVorerkrankungszeiten 169

ZZusatzbeitrag 9

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Jahreswechsel in der Lohnabrechnung mit DATEV Lohn und...

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