Jahres- und Gesamtabschluss€¦ · Strategie und Organisation . 3 ... 11:30 Uhr Konsolidierung...
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Jahres- und Gesamtabschluss vom steinigen Weg zur gelebten Routine
www.ipm.berlin
Herzlich willkommen zum Infotag! Magdeburg 27. März 2019
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Institut für Public Management
Wer sind wir?
Dr. Christian Müller-Elmau Oliver Massalski
Benjamin Wagner
Christoph Lehmitz
Stephan Lübke
Falko Loof
Arndt Krischok
Barbara Knöfel
Thomas Kusyk
Natalie Schmitt
Internes Rechnungswesen
Externes Rechnungswesen
Strategie und Organisation
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Institut für Public Management
Was machen wir?
Wir erstellen • Eröffnungsbilanzen • Jahresabschlüsse • kommunale Gesamtabschlüsse • Wirtschaftlichkeitsgutachten • Gebührenkalkulationen
Wir schulen Sie zu den Themen • Neues kommunales Haushalts- und
Rechnungswesen • Kosten- und Leistungsrechnung • Kalkulation und Beiträge • Strategie und Organisation
Wir prüfen • Wirtschaftlichkeitsberechnungen • Haushaltssicherungskonzepte • Satzungen
Wir beraten zu den Themen • Berichtswesen • Kosten- und Leistungsrechnung • Prozessoptimierung
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Institut für Public Management
Agenda
10:15 Uhr Vorbereitung ist alles! Wie schlanke Prozesse und einheitliche Formulare
für einen schnelleren Ablauf bei den Jahresabschlussarbeiten sorgen
11:15 Uhr Pause
11:30 Uhr Konsolidierung leicht gemacht! - Den Konsolidierungsprozess optimal
gestalten und schneller zum Gesamtabschluss gelangen.
12:30 Uhr Pause
13:15 Uhr Verhältnis von Aufwand und Nutzen des Jahres- und Gesamtabschlusses
Analyse einer ungeliebten Pflicht
14:30 Uhr Abschluss - Zeit für Fachgespräche und Erfahrungsaustausch
Begrüßung und Vorstellung des Programms
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Institut für Public Management
Vorbereitung ist alles! Wie schlanke Prozesse und einheitliche Formulare für einen schnelleren Ablauf bei den Jahresabschlussarbeiten sorgen.
10:15 – 11:15 Uhr
Barbara Knöfel
Christoph Lehmitz
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Institut für Public Management
Stand der Eröffnungsbilanzen im September 2016
Im September 2016 konnten rund 57 % der Kommunen eine Eröffnungsbilanz vorlegen.
Anzahl Anteil Eröffnungsbilanz erstellt 140 56,68% Eröffnungsbilanz offen 107 43,32% 247 100,00%
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Institut für Public Management
Stand geprüfter Eröffnungsbilanzen im September 2016
Bis September 2016 konnten rund 22 % der vorliegenden Eröffnungsbilanzen geprüft werden.
Anzahl Anteil Prüfung erfolgt 53 21,46% Prüfung offen 194 78,54% 247 100,00%
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Institut für Public Management
Die Zeit läuft
Jahresabschluss in 4 Monaten…
Selbst unter optimalen Bedingungen ist es problematisch Jahresabschlüsse fristgerecht vorzulegen.
Ein Aufstellungszeitraum von 4 Monaten ist vorstellbar, derzeit aber nicht realistisch.
„Schnelle“ Kommunen benötigen in der Regel zwischen 4 und 8 Monaten für den Abschluss eines Haushaltsjahres.
Szenario EÖB 2013 2013er JA 2014er JA 2015er JA 2016er JA 2017er JA 2018er JA 2019er JA 2020er JA 2021er JA
illusorisch Monate 8 6 4 4 4 4
Okt. 16 Jun. 17 Dez. 17 Apr. 18 Aug. 18 Dez. 18 Apr. 19
optimal Monate 12 10 8 6 6 6 6 6 6
Okt. 16 Okt. 17 Aug. 18 Apr. 19 Okt. 19 Apr. 20 Okt. 20 Apr. 21 Okt. 21 Apr. 22
verzögert Monate 18 14 12 10 8 6 6 6 6
01.10.2016 Apr. 18 Jun. 19 Jun. 20 Apr. 21 Dez. 21 Jun. 22 Dez. 22 Jun. 23 Dez. 23
real Monate 24 18 14 12 10 8 8 6 6
01.10.2016 Okt. 18 Apr. 20 Jun. 21 Jun. 22 Apr. 23 Dez. 23 Aug. 24 Feb. 25 Aug. 25
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Institut für Public Management
Kein Abschluss! Kein Problem?
Auswirkungen der Verzögerungen
Buchhaltung
Arbeiten werden ausgesetzt oder schlicht vergessen. Bereits erfolgte Arbeiten sind später oft nicht mehr nachvollziehbar.
Buchungs- und Dokumentationsstau belasten laufende Buchführung.
Bilanzielle Risiken können steigen und zu ungewollten Aufwendungen führen (z.B. bei der Forderungsbewertung oder durch außerplanmäßige Abschreibungen).
Haushaltsplanung
Plan-Ist-Vergleiche lassen sich nicht mehr durchführen.
Ist-Daten als Planungsgrundlage sind nicht vorhanden.
Fördermittel/Unterstützungsleistungen hängen oftmals vom Jahresabschluss ab.
Politik
Politische Ebene möchte Informationen und wird zunehmend ungeduldig.
Politische Ebene könnte vermuten, dass die Verwaltung nicht transparent arbeitet.
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Institut für Public Management
Wer die Ursachen kennt, kann auch handeln…
4 entscheidende Faktoren für eine funktionierende Buchführung
Personal/
Qualifikation
Organisation/ Prozesse
System/
Technik
Führung/
Innovation
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Institut für Public Management
Faktoren für eine funktionierende Buchführung
„Frau Meier kommt aus dem Bereich Steuern und soll jetzt Anlagenbuchhaltung machen“
Mitarbeiterzahl
Buchhaltung kann nur mit einer ausreichenden Mitarbeiterzahl bewerkstelligt werden.
Qualifikation
Wesentliche Bedeutung hat die Qualifikation der Mitarbeitenden. Dies betrifft sowohl die fachliche sowie die technische Befähigung der Mitarbeitenden.
Stellenzuordnung
Entscheidend ist nicht nur die bloße Anzahl der Mitarbeitenden, sondern auch eine jeweils zutreffende Stellenzuordnung.
Personal/Qualifikation
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Institut für Public Management
Faktoren für eine funktionierende Buchführung
„Das Bauamt bearbeitet die Investitionsfördermittel.
Wir bekommen die Abrechnung erst wenn alles fertig ist“
Strukturen
Das Rechnungswesen betrifft nahezu alle Bereiche der Verwaltung, daher ist eine strukturierte Zusammenarbeit erforderlich.
Termine
Abläufe sind oft unzureichend organisiert: z.B. werden notwendige Informationen nicht rechtzeitig bereitgestellt.
Standards/Regeln
Abläufe sind oft nicht standardisiert und ausreichend aufeinander abgestimmt. Fachabteilungen arbeiten teilweise ohne interne Prozessregeln/Dienstanweisungen.
Organisation/Prozesse
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Institut für Public Management
Faktoren für eine funktionierende Buchführung
„Unsere Verbindlichkeitenübersicht erstellen wir mit Excel“
Anforderungen
HKR-Software-Systeme sollen den organisatorischen Anforderungen der Gemeinden und den rechtlichen Anforderungen entsprechen.
Integration/Aktualität
HKR-Software-Systeme müssen auf dem aktuellen Stand und systematisch in die Infrastruktur der Gemeinde eingebunden sein.
Funktion und Funktionsumfang
HKR-Software- und Systeme sollen den Buchungsprozess und die Jahresabschlusserstellung erleichtern und beschleunigen.
System/Technik
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Institut für Public Management
Faktoren für eine funktionierende Buchführung
„Wir haben von Anfang an gesagt, dass wir die Doppik nicht brauchen!“
Umsetzung
Die Umsetzung des Haushalts- und Rechnungswesens steht fest. Zuständig und Verantwortlich für die Umsetzung der Vorschriften des NKHR ist die Verwaltungsführung.
Zielsetzung
Das Projekt der Umstellung des Rechnungswesens endet erst mit der fristgerechten Aufstellung der Jahresabschlüsse (Gesamtabschlüsse). Das Ziel kann nur erreicht werden, wenn die Aufgaben eindeutig durch die Verwaltungsführung definiert werden.
Projektsteuerung
Das Projekt „Jahresabschlüsse“ kann nicht nebenbei abgearbeitet werden sondern bedarf einer konkreten Steuerung durch die Verwaltungsführung.
Führung/Innovation
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Institut für Public Management
Das „Projekt“ Jahresabschlüsse
Checklisten zur Erfassung und Überwachung der Jahresabschlussarbeiten
Stand: 11.11.2018
Verwantwortlich
1 Anlagenbuchhaltung
1.1 offene Buchungen Aktivierungen SAV Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.2 offene Buchungen Sonderposten Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.3 Anlagen im Bau Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.4 Anzahlungen Sonderposten Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.5 AfA-Lauf Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.6 Übernahme Schnittstellen Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.7 vorläufiger Jahreswechsel Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
1.8 Abgleich Anbu/Gbh Fr. Kürzel l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
2 Geschäftsbuchhaltung/Kasse
2.1 Rechnungsabgrenzung (ARAP/PRAP) Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
2.2 Rückstellungen Pensionen/ATZ Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
2.3 sonstige Rückstellungen Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
2.4 Verwahrkonten/ - gelder Hr. Saldo l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
2.5 Forderungswertberichtigung (EWB) Hr. Saldo l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen
3 Sanierungsg./Finanzanl./Wohnungsverwr.
3.1 Regelung Datenübernahme Hr. Rumpel l fertig l nicht relevant l nicht relevant l nicht relevant l nicht relevant l nicht relevant
3.2 Validierung Salden SSG Hr. Rumpel l fertig l fertig l offen l offen l offen l offen
3.3 Übernahme Zahlungsverkehr Hr. Rumpel l in Arbeit l fertig l offen l offen l offen l offen
3.4 Buchung zum SSG Hr. Rumpel l in Arbeit l in Arbeit l offen l offen l offen l offen
4 Bericht/Vorlagen
4.1 Dokumenten-Import Fr. Mentadok l fertig l offen l offen l offen l offen l offen
4.2 Anhang Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen
4.3 Anlagenübersicht Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen
4.5 Deckbätter und Inhaltsverzeichnis Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen
4.6 Forderungsübersicht Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen
4.7 Rechenschaftsbericht Fr. Mentadok l in Arbeit l offen l offen l offen l offen l offen
4.8 Verbindlichkeitenübersicht Fr. Mentadok l offen l offen l offen l offen l offen l offen
4.9 Beteiligungsbericht Fr. Mentadok l offen l offen l offen l offen l offen l offen
2017
Stand Stand Stand Stand Stand Stand
2011 2013 2014 2015 2016
Gemeinde Ihrei-Genesdorf
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Institut für Public Management
„Inventur? Die hatten wir doch erst vor 3 Jahren!“
Was muss eigentlich getan werden, um die Anlagenbuchhaltung abschließen zu können?
Aktivierung von Anlagen im Bau
Passivierung/Aktivierung von
investiven Fördermitteln
Passivierung von Beiträgen
Erfassen von Grundstücksgeschäften
Inventurabgleich für Sachanlagen
Dauerhafte Wertminderungen des AV
Korrekturen der Eröffnungsbilanz
Zu- und Abgänge erfassen
Grundstücksneuordnung/
Parzellierungen
Korrektur von (Vor-) Kontierungsfehlern
Fortschreiben von
Sondervermögen/Finanzanlagen
„Ich hab es erst einmal auf AIB gebucht.“
„Das ist Aufgabe der Kämmerei! Dafür ist das Bauamt nicht zuständig!“
„Wieso? Die Reparatur an den Amphibiendurchlässen war doch im
Finanzhaushalt geplant!“
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Institut für Public Management
„Rückstellungen? Ach, dafür haben wir doch kein Geld.“
Buchung der letzten (vorerfassten)
Rechnungen
Was muss eigentlich in der Geschäftsbuchhaltung beachtet werden?
„Wir brauchen noch die Belege aus dem Fachamt.“
„Finanzen? Das ist doch Aufgabe der Kämmerei!“
„Können die Einnahmen nicht ins nächste Jahr übertragen werden?“
Klären von Fehlbuchungen
Abstimmung/Übernahme der Kreditoren
und Debitoren in d. Hauptbuch
Bereinigen kreditorischer Debitoren
und debitorischer Kreditoren
Abschluss für Betriebe gewerblicher Art
Übernahme von Buchungen zur
ILV/Umlage
Durchführen von
Periodenabgrenzungen
Bildung von Rückstellungen
Abstimmung/Übernahme der
fortgeschriebenen Anlagenbuchhaltung
Übertrag HH-Mittel und
Rücklagenverwendung
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Institut für Public Management
Kassenabschluss: Was muss für den Abschluss getan werden?
…unmittelbaren Jahresabschlussarbeiten
…vorbereitenden Arbeiten für das Folgejahr
Tagesabschluss per 31.12.
Kassen, Zahlstellen, Bankkonten
Abrechnung Vorschüsse
Klärung fehlerhafter finanzwirksamer Buchungen
Übertragung von Dauerzahlungsanweisungen
Vortrag Auszahlungsermächtigungen
(bei Übertrag Haushaltsermächtigung)
Übernahme offener Forderungen und
Verbindlichkeiten
Forderungswertberichtigung
Erstellung Forderungs- und
Verbindlichkeitenübersicht
Korrektur/Zuordnung Zahlungsverkehr
Abschlussbuchungen Finanzrechnung
Erstellen der Finanzstatistik
Vortrag der Zahlungsmittelbestände
Vortrag der Personenkonten
Dem Chaos entgegnen mit…
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Institut für Public Management
Den Bericht zum Jahresabschluss erstellen
Bilanz
Ergebnisrechnung
Teilrechnungen
Finanzrechnung
Anhang
Verbindlichkeitenübersicht
Forderungsübersicht
Rechenschafts-/Lagebericht
Anlagenübersicht
„Welche Inhalte muss der Anhang überhaupt enthalten?“
„Der Rechenschaftsbericht wird eigentlich nie gelesen!“
„Den Forderungsspiegel erstellen wir mit Excel…“
„Das Rechnungsprüfungsamt hat gesagt, dass wir jedes Konto im Jahresabschluss
auswerten sollen!“
„Die Anfangsbestände stimmen nicht und müssen noch korrigiert werden…“
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Institut für Public Management
Lösungen für den zeitnahen Jahresabschluss
Die Erstellung von Richtlinien
• Richtlinien zur Erstellung der Jahresabschlüsse
• Interne Bilanzierungs- und Buchhaltungsrichtlinien
• Regelungen zur Haushaltsplanung und zum Anordnungswesen
Interne Regelungen
treffen!
eine konkrete Projektsteuerung!
• Verantwortung klären
• Arbeitspläne erstellen
• Termine festlegen
• Projektarbeit steuern
Konkrete Termine
setzen!
Die Anpassung interner Prozesse
• Überprüfung der Tätigkeiten/Prozesse der Buchhaltung
• Bestimmen verantwortlicher Bereiche/Mitarbeiter
• Softwaresysteme optimieren
• Leistungen ggf. auch extern beziehen
Organisation
optimieren!
Wir empfehlen…
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Institut für Public Management
Vortragsunterlagen und Infotage
Möchten Sie die Vortragsunterlagen erhalten?
Dann füllen Sie bitte unseren Kontaktbogen aus.
Sie möchten nie wieder eine Veranstaltung oder spannende News verpassen? Dann kreuzen Sie bitte auch unseren Newsletter an!
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Institut für Public Management
Infotage
Haben Sie Interesse an weiteren Veranstaltungen? 05. und 06.09.2019 LANGE NACHT DER VERWALTUNG: „KLR und UStG“ in Berlin
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Institut für Public Management
Pause bis 15:40 Uhr
Informieren Sie sich auch zu unseren anderen Leistungs-bereichen wie z.B.
Gebührenkalkulation … Feuerwehr … Kita … Friedhöfe
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Institut für Public Management
Konsolidierung leicht gemacht! Den Konsolidierungsprozess optimal gestalten und schneller zum Gesamtabschluss gelangen. Christoph Lehmitz
11:30 – 12:30 Uhr
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Institut für Public Management
Konsolidierung leicht gemacht!
Überblick I . Gesamtabschlüsse erstellen II . Konsolidierung optimieren II. Optimaler Weg zum Gesamtschluss
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Institut für Public Management
I. Gesamtabschlüsse erstellen
Schritt 1 – Konsolidierungskreis
Stadt/ Gemeinde
Konzern-mutter
KHG mbH 100%
Tochter-
unternehmen (TU)
WAW-ZV 30%
assoziiertes
Unter-nehmen
(AU)
E-Gon AG 0,5%
sonstige
Beteiligung (SB)
Vollkonsolidierung
Datenumfang: (sehr) hoch Aufwand: (sehr) hoch
Equity-Verfahren
Datenumfang: (sehr) gering Aufwand: (sehr) gering
AHK (keine Konsolidierung)
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Institut für Public Management
Schritt 2 – Einzelabschlüsse vereinheitlichen
Datenübernahme
I. Gesamtabschlüsse erstellen
Ansatz & Bewertung
Bilanz/ER Stadt/Gemeinde
Konzern-Positionenplan
Bilanz/GuV TU
Mapping Stadt/Gemeinde
Mapping TU
Korrekturen Stadt/Gemeinde
Korrekturen TU
Summen-bilanz
Summen-Ergebnis-rechnung Eigenkapital
AU
Buchwert SB
1. 2. 3. 4.
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Institut für Public Management
I. Gesamtabschlüsse erstellen
Schritt 3 – Konsolidieren
Eigenkapital
§301 HGB Kapitalkonsoli-
dierung Summen-bilanz und Summen-
ER §312-312 HGB Equity-Verfahren
Schulden & Forderungen
Zwischen- gewinne & -
verluste
§303 HGB Schulden-
konsolidierung
Ertrag- & Aufwand
§304 HGB Zwischen-ergebnis-
eliminerung
§305 HGB Aufwands- und
Ertrags-konsolidierung
Gesamtbilanz
Gesamt-ergebnis-rechnung
5. 6. 7. 8. 9. 10.
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Konsolidierungs- buchungen
Konsolidierungs-daten
Konsolidierungs-technik
Optimierungsbereiche
+ +
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Konzern-Positionenplan
Konzern-Positionen
Festlegen eines gemeindespezifischen Konzern-Positionenplanes der Stadt/Gemeinde unter Berücksichtigung spezifischer Konsolidierungspositionen.
Einrichten von Konzern-Konten für:
aktive und passive Unterschiedsbeträge, Ausgleichsposten Aufrechnungsdifferenzen Abschreibungen für Geschäfts- oder Firmenwerte
Konten-Mapping
Identifizieren neuer Konten im Zuge der jährlichen Übernahme der Summen- und Saldenlisten.
Identifizieren veränderter Kontenzuordnung im Zuge der jährlichen Übernahme der
Summen- und Saldenlisten.
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Datenübernahme
Jahresabschlüsse Vollständige (möglichst) digitale Bereitstellung der Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte und aktuellen Kontenpläne für Gemeinde, Tochter- und assoziierte Unternehmen.
Summen- und Saldenlisten
Übergabe standardisierter Daten aus den Buchhaltungen:
Summen- und Saldenlisten für Bilanz und GuV Zahlungsmittelbewegungen für die Gesamtfinanzrechnung Spiegel-Daten mit Kontenbewegungen
Konsolidierungs-Salden Abstimmung der Konsolidierungssalden mit Hilfe digitaler Formulare. Erzeugen nachvollziehbarer Belege zu Konsolidierung.
Daten-Validierung Daten müssen vor der Übernahme systematisch überprüft werden (z.B. Korrekturen bei Vorträgen, Buchungsfehlern, Vorzeichen etc.).
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Konsolidierungskreis
Wertgrenzen Konsolidierungskreis
Wertgrenzen zur Einbeziehung der Unternehmen bestimmen den Umfang der Konsolidierungsarbeiten erheblich.
Für die Darstellung unbedeutende Unternehmen sollten weggelassen werden.
Zeitraumbezogene Wertgrenzen verhindern, dass Unternehmen „spontan“ konsolidiert werden müssen.
Kennzahlen zur Ermittlung der Wertgrenzen in Konsolidierungsrichtlinie festlegen.
Kennzahlen, z.B. für:
Bilanzsumme Anlagevermögen Fremdkapital Umsätze, lfd. Erträge
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Korrekturbuchungen
Korrekturen der Einzelabschlüsse
Ansatz- und Bewertungsdifferenzen durch Abstimmung mit den Tochterunternehmen identifizieren.
Festlegungen für den Umgang mit Ansatz- und Bewertungsdifferenzen in der Konsolidierungsrichtlinie.
Festlegungen für den Umgang mit Buchungsfehlern in der Konsolidierungsrichtlinie.
Wertgrenzen für Korrekturbuchungen
Korrekturen sind nur dann durchzuführen, wenn diese nicht von untergeordneter Bedeutung für die Darstellung der Vermögens- , Finanz- und Ertragslage des Konzerns sind.
Festlegen von Wertgrenzen für Korrekturbuchungen mit untergeordneter Bedeutung (z.B. bei GWG).
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Konsolidierungsbuchungen
Wertgrenzen für Konsolidierungsbuchungen
Konsolidierungsbuchungen sind nur dann durchzuführen, wenn diese nicht von untergeordneter Bedeutung für die Darstellung der Vermögens- , Finanz- und Ertragslage des Konzerns sind.
Betrifft z.B.:
Schuldenkonsolidierung (§ 303 Abs. 2 HGB) Zwischenergebniseliminierung (§304 Abs. 2 HGB) Ertrags- und Aufwandskonsolidierung (§305 Abs. 2 HGB)
Festlegen von Wertgrenzen für Konsolidierungsbuchungen mit untergeordneter Bedeutung.
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Datenintegration
Import der Einzelabschlüsse
Übernahme möglichst standardisierter und valider Import-Daten aus den Tochtergesellschaften:
Konten der Buchhaltung mit Beständen und allen Bewegungen. Spiegeldaten (i.d.R. auf Konten-Ebene).
Import aller Kontensalden und Spiegeldaten über eine Schnittstelle.
Technisch unterstützte Datenübernahme in den Buchungskreis Konzern.
Import über Excel, CSV oder Datenbank.
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Automatisierung
Automatisches Konsolidieren
Übernahme von Konsolidierungssalden durch den Import von Buchungslisten.
Automatischer Saldenabgleich durch Buchung auf Konzernkonten im Einzelabschluss oder Buchung mit Konzern-ID.
Automatisches Durchführen von Konsolidierungsbuchungen, z.B. an Hand der Konzern-ID.
Automatische Vortragsbuchungen für Unterschiedsbeträge, Ausgleichposten, GFW-Abschreibungen und stille Reserven und Lasten.
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Validierung
Automatisches Validieren
Dynamisches Konten-Mapping: „neue“ Konten werden im Zuge der Datenübernahme erkannt und können zugeordnet werden.
Automatisches Konten-Mapping: „neue“ Konten werden an Hand ihrer Bezeichnung oder Kontennummer erkannt und können dadurch automatisch zugeordnet werden.
Systemseitige Prüfung einbezogener Bilanzen und GuV („Bilanz-Delta“).
Systemseitige Prüfung der Summenbilanzen („Bilanz-Delta“).
Systemseitige Prüfung von Vorträgen und Fortschreibungsbuchungen.
Systemseitige Zwischenprüfungen nach einzelnen Konsolidierungsbuchungen oder -schritten.
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Institut für Public Management
II. Konsolidierung optimieren
Reporting
Berichtwesen zum Gesamtabschluss
Spezifische Konfiguration für Gesamtbilanz, - ergebnisrechnung und -finanzrechnung (Struktur-Editor).
Spezifische Konfiguration für den Aufbau des Anlagen- , Forderungs- und Verbindlichkeitenspiegel (Spiegel-Editor).
Darstellung verschiedener „Berichts-Ebenen“:
Einzelabschlüsse und Summenbilanzen. Übersichten von Buchungssalden in Zwischenbilanzen. Darstellung von Buchungslisten zur Konsolidierung. Durchgriff von der Position zur Buchung (sog. drill-down).
Weitere Möglichkeiten:
Berichts-Editor für Standardberichte. Kennzahlen-Editor für gezielte Auswertungen.
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Institut für Public Management
IV. Optimaler Weg zum Gesamtschluss
Überblick: (technische) Wege zum Gesamtabschluss
Gesa
mtab
schl
uss
Variante 1 – Excel-Konsolidierung
Variante 2 – Excel plus HKR-Konsolidierung
Variante 3 – Software/-modul-Konsolidierung
Variante 4 – Externe - Konsolidierung
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Institut für Public Management
IV. Optimaler Weg zum Gesamtschluss
Anforderungen
hoch/sehr hoch
Komplexität, Umfang der Daten
(Folge-) Aufwand/Kosten
gering/mittel
hoch bei mehreren Tochterunternehmen
Fehlerpotential
sehr hoch
insbesondere bei mehreren Tochterunternehmen
Konsolidierungskreis
eher geeignet für Kommunen mit maximal 2 Tochterunternehmen
ideal: wenige konzerninterne Beziehungen
Variante 1 – Excel-Konsolidierung
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Institut für Public Management
IV. Optimaler Weg zum Gesamtschluss
Anforderungen
mittel
Datenübernahme, Fortschreibung, Validierung
(Folge-) Aufwand/Kosten
mittel/hoch
ggf. hoher Validierungsaufwand
Fehlerpotential
mittel/hoch
Datenbank i.Vm. Excel erzeugt ggf. Probleme
Konsolidierungskreis
eher geeignet für Kommunen mit wenigen Tochterunternehmen
wenige konzerninterne Beziehungen
Variante 2 – Excel plus HKR-Konsolidierung
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Institut für Public Management
IV. Optimaler Weg zum Gesamtschluss
Anforderungen
niedrig/mittel
(Folge-) Aufwand/Kosten
gering/mittel
vergleichsweise hoch bei wenigen Tochterunternehmen
Fehlerpotential
gering
Datenübernahme/Import aus Vorsystemen
Konsolidierungskreis
eher geeignet für Kommunen vielen Tochterunternehmen
Variante 3 – Software/-modul-Konsolidierung
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Institut für Public Management
IV. Optimaler Weg zum Gesamtschluss
Anforderungen
niedrig/mittel
erfordert eindeutige Datenübergaberegeln
(Folge-) Aufwand/Kosten
gering bei wenigen Tochterunternehmen
höher bei komplexeren Konzernstrukturen (enge Abstimmung erforderlich)
Fehlerpotential
gering/mittel
Datenvorbereitung und - übernahme
Konsolidierungskreis
eher geeignet für Kommunen wenigen Tochterunternehmen
Variante 4 – Externe - Konsolidierung
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Institut für Public Management
Pause bis 15:40 Uhr
Informieren Sie sich auch zu unseren anderen Leistungs-bereichen wie z.B.
Wirtschaftlichkeits-betrachtungen in den Bereichen: IT, Bau, SGB, öffentl. Verwaltung, Organisation, Beschaffung
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Institut für Public Management
Agenda
Verhältnis von Aufwand und Nutzen des Jahres- und Gesamtabschlusses Analyse einer ungeliebten Pflicht
13:15 – 14:30 Uhr
Barbara Knöfel
Christoph Lehmitz
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Institut für Public Management
Rekapitulation
• Aufstellung und Feststellung des Jahres- und Gesamtabschlusses
• Jahresabschluss hat wichtige Informationsfunktion
• Haushaltsplan mach Vorgaben für das Haushaltsjahr
• Jahresabschluss beschreibt die Ist-Situation
• Gesamtabschlüsse sollen als Informationsgrundlage der Konzernsteuerung dienen
• Verzögerung im Prozess der Aufstellung
• Probleme oft hausgemacht
• Organisation der Abschlussarbeiten
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Institut für Public Management
Rekapitulation
• Rechenschafts- und Informationsfunktion
• Kämmerer stellt den Jahres- und Gesamtabschluss formal richtig und vollständig auf
• Bürgermeister bestätigt den Jahres- und Gesamtabschluss und leitet diesen dem Rat zu
• Feststellung und Entlastung des Bürgermeisters erfolgt nach Prüfung durch den Rat
• Neben dem Rat gibt es weitere interessierte Dritte
• Wie ist die wirtschaftliche Lage der Kommune
• Bürger
• Banken
• Presse
• Kommunalaufsicht
• …
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Institut für Public Management
Rekapitulation
• Gleichmäßige Verteilung der Jahresabschlussaktivitäten
• Konten- und Saldenabstimmung regelmäßig durchführen
• Darlehens- und Versicherungsverträge u. ä. so gestalten, dass Rechnungsabgrenzungsposten nicht mehr gebucht werden müssen
• Wertberichtigungen bei Forderungen kontinuierlich ermitteln
• Permanente Inventur, Stichprobeninventur
• Zeitnahe Buchung von Geschäftsvorfällen
• Festsetzung eines Buchungsstopps für das alte
Haushaltsjahr
• Dokumentation (Regelungen für den Umgang
mit Abgrenzungen und Darstellungen sind
ausreichend zu dokumentieren)
• Internes Kontrollsystem aktivieren
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Institut für Public Management
Rekapitulation
Ein rechtzeitig vorgelegter Jahresabschluss weist darauf hin, dass die Organisation und das Rechnungswesen der Gemeinde effizient ist, was das Vertrauen in die Kommune
stärkt!
Beschleunigte Aufstellung von Jahresabschlüssen als Ziel beschließen:
• Anpassungen im Ablauf lassen sich mit dem Verweis auf die Notwendigkeit der Aufstellung der Jahresabschlüsse leichter durchsetzen
• Analyse der bisherigen Jahresabschlusserstellung - dadurch identifizieren wo es Effizienzsteigerung und Einsparpotenzial bei den Kosten gibt
• Harmonisierung der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und den Tochterunternehmen sowie den eigenen Fachbereichen in der Verwaltung schaffen
• Zeit ausnutzen, die aus der Effizienzsteigerung resultiert, um Zahlen zu analysieren und zu interpretieren
• Langfristige Qualitätsverbesserung bei der Abschlusserstellung
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Institut für Public Management
Der Gesamtabschluss wird mitunter
als unnötig und zu (zeit-) aufwendig angesehen!
Dafür spricht:
• Die Aufstellungsarbeiten zum Gesamtabschluss können erheblichen zeitlichen, personellen und
sachlichen Aufwand verursachen!
• Der Gesamtabschluss hat in der Regel nur eine jährliche Informations-/Berichtsfunktion!
Dagegen spricht:
• Die Aufstellungsarbeiten reduzieren sich insbesondere durch eine strukturierte Vorgehensweisen im Projekt und eine adäquate technische Umsetzung! Der Aufstellungsaufwand kann dadurch deutlich reduziert werden.
• Konsolidierungsinformationen können als Grundlage zur Überwachung und Steuerung der Beteiligungen (Beteiligungssteuerung) genutzt werden. Denkbar ist sogar eine unterjährige Steuerung der kommunalen Unternehmen „über den Gesamtabschluss“.
Rekapitulation
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Institut für Public Management
Was kostet mich eigentlich ein Jahresabschluss?
Eigenerstellung Fremdbezug Personalkosten
Mitarbeiter (AG-Brutto) 0,5 Stellen
42.000,00 € 21.000,00 € 26.775,00 €
Sachkosten Arbeitsplatzkosten 7.500,00 € 3.750,00 €
Verwaltungsgemeinkost. 1.500,00 € 750,00 € Fortbildungskosten 1.000,00 € 1.000,00 € - €
Gesamt 26.500,00 € 26.775,00 €
• keine langfristige Personalbindung
• hohe Qualifikation
• professionelles Auftragsmanagement
• Befähigung zur selbständigen Erstellung
• Entlastung interner Ressourcen
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Institut für Public Management
Sprechen Sie mit unseren Experten für öffentliche Finanzen!
Haben Sie Fragen, Anregungen oder Feedback?
Barbara Knöfel Christoph Lehmitz
Institut für Public Management (IPM) der Institut für Prozessoptimierung und Informationstechnologien GmbH (IPO-IT) Boxhagener Straße 119 10245 Berlin Tel.: +49(0)30-3 907 907-11 E-Mail: [email protected]
Web: www.ipm.berlin
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Institut für Public Management
Pause bis 15:40 Uhr
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Jahresabschlüssen … Anlagenbuchhaltung … Dienstanweisungen … Erstellung & Check