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IT-Outsourcing: "Raus aus dem Haus" ist oft die bessere Lösung

Im Zeitalter der digitalen Transformationen können es sich U'mehmen gar nicht mehr leis­te n, klassisches n:'Outsourcing ala "fire and forget" abzusc.en. DeshaJb gilt zu prufen:Wasgeht in die Cloud, was bleibt im Unternehmen?Welchen Part übernimmt ein Dienstleister, wasmachen wir selbst? Wie man das Unternehmen sicher in die digitale Zukunft bringt.

Für Unternehmen kommen sie mittlerweileeiner Hauptschlagader gleich: ihre betriebs­wirtschaftl ichen Softwarelösungen (ERP),

etwa von SAP. Von der Personal- und Produktions­planung über Außendienst und Marketing bis hin zu

Kennzahlenanalyse und Unternehmensstrategie: alleGeschäftsprozesse sind heutzutage in der virtuel­

len Software-Welt abgebildet, Ein - selbst nur stun­denweiser - Ausfall dieser Systeme wäre ein klaresDurchtrennen dieser Schlagader.

Und was machen bekannte Unternehmenwie Shell, Continental oder Autozulieferer Magnabeispielsweise? Sie geben diese lebensnotwendigenSysteme in fremde Hände, in diesen Fällen in dieder Telekom-Tochter T-Systems: Bei der niedersäch­sischen Conti etwa nutzen rund 50.000 Anwenderein SAp, das der Outsourcing-Partner für sie betreibtUnd dieser Trend setzt sich mit zügigemTempo überalleBranchen und Unternehmensgrößen weiter fort.

So sagen die Anwender in der Outsourcing­Studiedes Medienhauses IDG bereitszum vierten Malin Folge, dass sie noch mehr auslagern könnten.Aufdie Frage "Ist das Potential für Outsourcing in IhremUnternehmen erschöpft?" antworteten 2008noch 44Prozent der Befragten: ,Ja, ist erschöpft" 20I0 und2012 warenes nur noch 40 Prozent, Und 2014rutsch­te der Wert aufdenTiefststand von 36 Prozent, "ImUmkehrschluss heißt das:Ja. das Potential wird immergrößer. Outsourcing wird immer wahrscheinlicher, dieMöglichkeiten wachsen",so dieStudienautoren.

Zwei wesentliche Gründe gibtes für diese Ent­wicklung. Erstens beschleunigt das boomende C1oud­Computing das Wachstum. IT-Infrastruktur, aber auchAnwendungen allerArt lassen sich auf diese Weiseüber das Internet oder eine private Datenleitung desDienstleisters beziehen.Schnell.sicherundderart leis­nmgsstark,dass nur noch ein minimaler Unterschiedzum Betrieb imeigenen Rechenzentrum besteht.

Zweitens macht die Digitalisierung oftmalsOutsourcing erforderlich. Außendiensder, die beimKunden ganz klassisch den Musterkoffer aufklappen,sind eigentlich nicht mehr gefragt. Stattdessen ist der

moderne Mitarbeiter durch einTablet auch mobil andieWarenwirtschaft angebunden, kann vor Ort undIn Echtzeit über Bestände und Preise Auskunftgebenundmit zwei Klicks ebenso zügig eine Bestellungaus­lösen,die sofort verarbeitet wird.Solchehochtechni­siertenServices selbst vorzuhalten,überfordert sogargrößere Mittelständler.Denn dafürbraucht es sowohlherausragend geschultes IT-Personal als auch einentopmodernen.ständigaktuellen IT-Maschinenpark.

Stattdessen lassen immer mehr Unternehmenselbst geschäftskritische Prozesse von Parenern abwi­ckeln.Wie etwadieKunzmann MaschinenbauAG im ba­dischen Remchingen. Der 1907 gegründete Herstellervon Fräsmaschinen mit 110 Mitarbeitern betreibt seinekomplette ERP~Lösung von abas nicht imeigenen Haus,sondern diese läuft auf den'-s;.vern der PforzheimerNiederlassung des Dienstleisters ComputerKomplen.der auch ServiceundWartungvon Soft- und Hardwaresowie die Schulungen der Mitarbeiter übernimmt. "Dasfunktioniert seit Jahren hervorragend. Und bei Fragenbekommen wir sofort Unterstützung von unseremDienstleistungsparmer", zieht Kunzmann-Geschäfts­führer Andreas Kachel ein zufriedenes FaziL Auch derMaschinenbauer war gefordert, seine Geschäftsprozes­se zu modemisieren,wozu ein neues ERP zwingend er­forderlich gewesen wäre. "Dafür wollten wir aber keintl-Personal aufbauen. In unserer Größe hättenwir dafürzwei Personen benötigt. dennwenn einer ausfallt, ist dasUnternehmenamRudern.Daswar einwichtiger Grundfüruns,aufOutsourcing zusetzen",so Kachel.

Derzeit belaufen sich die monatlichen Out­sourcing-Kosten bei Kunzmann für Rechenzentrum,inklusive Leitungen und Backups, auf 10.000 Euro...Hinzu kommen noch monatliche Wartungskosten,unter anderem für abas, von rund 1.500 Euro", er­läutert der kaufmännische Leiter des Unternehmens,Klaus-Peter Bischof, und räumt damit zugleich miteinem Mythos auf. wie auchAxet Oppermann bestä­tigt: ..Wer in Outsourcing lediglich einen schlichtenKostensenker durch die Auslagerung seiner IT sieht.liegt meistens falsch. Es geht vielmehr darum, Unter­nehmensziele zu erreichen. Outsourcing ist ein In-

strurnent hierfür", so der Chef des AnalystenhausesAvispador (siehe auch:Fahrplan).

Kurz gesagt Das Geldspielt beim Outsourcingan anderer Stelle eine Rolle.UnternehmenverschIan­ken und modernisieren dadurch ihreProzesse.beset­zen neue Geschäftsfelder oder bieten einen besserenService als der Wettbewerb. Denn eines muss klarsein:Zwar fallen beimOutsourcing jedeMenge lnves­titions- und mitunter auch Personalkosten weg.Aufder anderen Seite sind qualifizierte Dienstleister al­lesandere als billig. Hochwertige Rechenzentren mitService mitunter rund um die Uhr an sieben Tagenin der Woche und vertraglich zugesicherten Detail­leistungen, fixiert in den sogenannten Service LevelAgreements (SLAs), können zwar Topqualität bedeu­ten,auf der anderen Seite aber die laufenden Kostenschnell ins Unermessliche treiben.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen ·sollten deshalb zwei Dinge vor jedem Outsourcingprüfen. Erstens benötigen vor allem kleinere Unter­nehmen nicht immer denselben Qualitätsstandardwie ein börsengeführter Konzern. Und wenn amSonntag im Familienbetrieb beispielsweise Sendepau­se ist, dann muss auch an diesenTagen kein Dienst­leister bereitstehen, der in Minuten oder Stundendie ITwieder ans Laufen bringt. Eine entsprechendeVereinfachung des SLA ist hier in den meisten Fällenratsam und macht dieGesamtdienstleistunggünstiger.

Darüber hinaus kooperieren, zweitens, mitt­lerweile viele mittlere Unternehmen und teilen sichdie Kosten für den Technologieschub. So geschehenbei Baustofffachhändier FaßbenderTenten in Köln. Erhat gemeinsam mit den Handelsunternehmen P.W.Hieronimi und dem Bauzentrum Friedrich Mies ei-

p----------------.InfoBox-+ http://tinyurl.com/rechtlicher-Ieitfaden

(Branchenverband Bitkom: Rechtsfragen

beimOutsourcing)

._--------------_.16 Wm KONTEXT 3(20IS

~ www.atoss.com

Software, dieauchfür Großunternehmen

in Frage kommt

~ www.seak.de

Personalplanungkomplett aus der C10ud

~ www.rexx-syste ms.com/software-hr.php

Umfangreich. inklusiveTalentmanagement,

Personalakte undBewerbermanagement

~ www.sage.delPersonalsoftware

Hierk~en kleine Betriebe einsteigen

~ www.micros-retail.de - Micros

(gehört jetzt zu Oracle)

Vor allem für Händler und Pillelistengeeignet

FundsteIlen: Software

personal ensive Unternehmen meinen. dies nochit Exce derWandtafel erledigen zu können.

ennoch belegt die Untersuchung. dass nachwievor noch Excel die Nasevom hatbei derWahl derfür die Personaleinsaa planung genuaten Softwaresys­teme. Aber: ..Der Vorsprung vor den spezialisiertenSoftwaresystemen ist mit rund fünf Prozent nur nochdenkbar knapp", so die Studie. Ihr Fazit "Für die Zu­kunft kann diesbedeuten.dass der Einsatz professionel­ler IT-Systeme zurVorausseaung einer wettbewerbs­fahigen Personaleinsaa planung wird. Unternehmen,dienoch kein professionelles System im Einsaa haben.werden sich in den nächsten Jahren mitdieserInvestiti­on auseinanderseaen müssen." Alleswird anders.

Sven Hansel

Kun enfrequenz undMitarbeiterpräsenz am PointS~och besserübereinstimmen unddie Lieferkegelni'l1intergrund reibungslos funktioniert

Gefragt nach den aktuell größten Herausfor­derungen der Arbeitszeitgestaltung haben sich dieteilnehmenden Unternehmen der Studie ..Wert­schöpfungsfaktor Mitarbeitereinsaa" - Initiator istdie Working Time Alliance. ein Zusammenschlussvon drei aufArbeitszeitfragen spezialisierten Unter­nehmen Deutschlands undÖsterreichs - für "Belas­tung der Mitarbeiter" (Platz I) und .Anpassung anBedarfsschwankungen" (Platz 2) entschieden. Diesinterpretieren die Studienautoren so: ..Unterneh­men müssen imAngesicht des herrschenden Kos­tendrucks im Markt immer punktgenauer arbeitenund kommen dabei an die Grenzen der Belastbar­keit ihrer Belegschaften. Stärker als noch vor weni­gen Jahren stehen daher heute Arbeitszeitmodelleim Fokus der Entwicklung,die bedarfsorientiert undflexibel sind, aber gleichzeitig daraufausgelegt sind,die Belastungen der Mitarbeiter möglichst geringzu halten." Und es sei einTrugschluss. wenngerade

r

Check: Das muss die Software können

Dr. Eric Scherer (Foto), Geschäftsführer der i2s-Unternehmensberatung, mit

den aus seiner Sicht fünfwichtigstenTipps zu modemer Personalplanung mit IT­

Unterstützung.

IT-Anbindung sicherstellen..Die Software darf nicht als .Scllst'' auftreten.sondern muss sich in die gesamte Infra­

struktur einbinden lassen:Zeiterfassung Mitarbeiterakte mit Kontaktdaten,Zeitabrechnung

und Zutrittskontrolle.Warenwirtschaftoder beispielsweise lohnabrechnungen.All diese

Daten sollten einfließen,verquickt und analysiert werden können. Dafür brauchtes (offe-.

ne) Schnittstellen zu sämtlichen anderen Softwaresystemen. die mit der Personalfunktion

zusammenspielen- oder irgendwann einmalinteragieren könnten."

Planun gsfunktion en ohne Lücken lassen"Welche Qualifikationen hat Mitarbeiter X?HatAushilfskraftYihreKapazitätenfür diesen

Monat bereits überschritten?Wiederkehrende Events wieSaisonverkäufe oder garVeran­

staltungen- qualifizierte Systeme lassen keine l ücken undsorgen hinsichdich der Planung

füralle Eventuali täten vor."

Handhabun g einfach halten.Jn früheren Softwareprodukten wurdeauf dieso genannte Usability - also die Benutzer­

freund lichkeit - kaum geachtet, heute ist sie zu Recht ein absolutes K.o.-Kriterium. Die

Persona!disposition muss sich demnach intuitiv in der Software bewegen können.Personal­

planungist komplex genug und darf nicht durch ein Softwaresystem zusätzlich erschwert

werden.Ebenso muss die Disposition dieMöglichkeit haben.dasSystemandieindividuellen

Besonderheitendes Unternehmens anpassenzu können.Vorsicht Systemintegratoren und

Softwarehäuser verdienen sichgerade hiermit mitunter einegoldene Nase,wenn für jede

rninimaleAnpassungeinProgrammierer bemüht werden muss."

IT muss Zukunft haben.Personaleinsanplanangausder Cloud mag sicher noch nicht für alle Unternehmen inter­

essant sein. Bne Option.aufdiesenWeg umzusteigen,solltedie Software dennoch bieten

können. Ebenso ist es mehr alsvorteilhaft, wenn Mitarbeiter etwa via Handy einchecken

könnenoder die SoftwareAnalysemöglichkeiten bietet Spätestens beiwachsenden Märk­

ten,die inabsehbarer Zeit deutlich mehr Personal beschäftigen wollen, ist derlei Funkrio­

nalitat unabdingbar."

Mobilität mu ss sein"Modeme l ösungen brauchen mobile Oberflächen (Frontends). diealsApps aufbeliebi­

ge mobile Endgeräte heruntergeladen werdenkönnen.Diese Apps ersetzen nicht nur die

klassischen Zeiterfassungsterminals.Sie vereinfachen auch den Planungsprozess,da insbe­

sondere zeitweilig undalsSpringereingesetzte Mitarbeitende einfach undschnell über ihr

Srnartphone angefragt werden können und einen geplanten Einsatz auch ebenso schnell

bestätigen können."

Watt KO NTEXT 3f2015 15

" Wir bekommen bei Fragen sofort Unter­

stützung von unserem Dienstleistungspartner. tr

Andreas Kachel, Geschöftsführer Kunzmann Maschinenbau

nen großen Teil seiner IT in dieWolke ausgelagert.Die Unternehmen. die sich mit über 19 Niederlas­sungen imsüdlichen Rheinland zur sogenannten Bau­spargruppe zusammengeschlossen haben, beziehenkünftig den Großteil ihrer Informationstechnik vonDienstJeister Pironet NDH.

Pironet betreibt dabei sowohl die ausgela­gertenWindows-Arbeitsplätze als auch das zentraleWarenwirnchaftssystem Gevis sowie ein Doku-

menten-Management-System in seinen Hochsicher­heitsrechenzentren. Dabei nutzt die Bauspargruppekomplett die Cloud-Infrastruktur des Dienstleisters.Zudem sichert Pironet für die Bauspargruppe einevoilständige Kopie ihrer iT-Landschaft in einemzweiten, geografisch getrennten Rechenzentrum.Bei einem Störfall der Hauptinfrastruktur schaltetman sofort auf die Ersatzsysteme um. Somit ist derGeschäftsbetrieb auch beim Ausfall eines ganzen

Rechenzentrums gesichert "Ein solches Sicherheits­niveau könnten wiralsVerbundmittelständischer Un­ternehmen miteigenen Mitteln undeigenemPersonalnicht erreichen", sagt Dieter Müller, Geschäftsführerbei Friedrich Mies in Hachenburg im Westerwald.Fazit: Selbst bei handwerksaffinen Unternehmern istDo it yourself nicht immer die Ideallösung., Do lt notyourselfkann die bessereAlternative sein.

Sven Hanse/

Fahrplan: So gelingt Outsourcing

AxelOppermann (Foto)ist Gründer und Ge-.

schäftsführer des Be­

ratungsunte rnehmens

Avispador. Wora uf es

ankommt, wenn sich

Unternehmen für Out­

sourcing interessiere n,

seine Tipps.

I. Nur zielgerichtetes Ou tsourcing

ist richt iges Outsourc ing

Kostensenkungensindschlechte Ziele.Zielmuss es sein, den

Nutzen für das Unternehmen zu steigern,es wettbewerbsfa­

higer zu machen oder inder Lage zusein,neueGeschäftsbe­

reiche zu entwickeln.

2. Outsourcing benötigt Kompet enzt räger

und Verantwortl ichkeiten

DieAuslagerung vonlebensnotwendigen Betriebsteilen muss

Chefsachesein.Statten Siedeshalb diedamitbetrauten Mitar­

beiter mit ausreichenden Kompetenzenund Befugn issen aus.

3. Bewert en Sie den

Status qua

EnnittelnSie dieaktuelle Siruation ihrer IT. BeziehenSieKos­

ten- und Nutzenbetn.chnmgen genauso ein wie versteckte

Kosten undAgilität,dasheißt.obihre rr auchfitfurzukünftige

Untemehmensprozesse wie etwa Mobilität ist. Im Ergebnis

sollte eine Übersicht aktueller Kosten. der Leiswngsfcihigkeit

und von Mängeln ihrer rr sein. Das - und nichts anderes ­

solltedie&Itscheidungsgrundlage sein.

4.AnaJysieren Sie die Risiken

AufBasis von Schritt I und 3 sollten Sie eine Bewertung der

Risiken vornehmen. ImErgebnis erhalten Sieeine Art Risiko­

landkarte. Zu den möglichen Risiken zählen technologische.

strategische und organisatorische Risiken genauso wie die

Abhängigkeit von Lieferanten oder die Know-how-Risiken,

welche sichaufdieZukunftsfähigkeit auswirkenkönnen.

5. Definieren Sie Anford erungen und Ziele

Erfassen Sie die Erwartungshaltung aller Beteiligten im Un­

ternehmen undgegebenenfalls ihrer Kunden.Definieren Sie

ein l eitthema, diskutieren Sie Lösungen. Maßnahmen oder

Veränderungsprozesse zu den festgelegtenThemenschwer­

punkten und erörtern SieVorteilelNachteile unterschiedli­

cher Sourcing-Szenarien.Auf dieser Basis definieren Sie Ihre

Ziele und deren Umsetzung.

Zielekönnenzum Beispiel sein:

Ennöglichenneuer Geschäftsstn.tegien

Aufoau neuer Geschäftsbereiche

Steigerungder le iswngsfahigkeitder rrKonzentration aufdas Kerngeschäft

Einführung und Durchsetzung von Standards

Ausgleichenvon Standormachteilen

6. Entwickeln Sie ein Konzept

AufBasis der definierten Ziele entwickeln Sieein Konzept für

dieUmsetzung.Hierzugilt es.interne Ressourcenbereitzustel­

lenund Dienstleister auszuwählen.Grundlage hierfürsinddie

Schritte I bis 5.Bei der KonzepterstellungSourcing-Alternati­

venvergleichen oder bewerten.

HierzuzählenAspekte wie

VerlUgbarkeit,Wiederherstellzeiten

Personalbedarf

Flexibilität undSkalierbarkeit

Kostengegenüberstellung

Datenschutz und Datensicherheit

Underst nach diesem Schritt.. ,

7. .. . wählen Sie einen gee ignete n Dienstleister aus

Achten Sie auf Flexibilität; also zum Beispiel auf nutzungs­

abhängige Abrechnungsmodelleoder kleinteilige, messbare

Service Level Agreements (SLAs). Transparente Schnitt­

stellen zum Provider; die Kommunikation. Kontrolle und

Controlling ermöglichen. sind genauso wichtig wie der

Know-how-Transfer.Ieilen Siedem Dienstleister frühzeitig

Ihre Erwartungen und Ziele mit. Definieren Sieauch wei­

che Faktoren wie Zufriedenheit.Achten Sie also nicht nur

aufFachkompetenz und Preis.

Watt KONTEXT molS 17

Energie fürs Unternehmen

Kommunikation: Interner App-Store statt wilde Beschaffung

Wir müssen dr

I':'Verantwortliche sprechen von Schatten-l'I, wenn Mitarbeiter eigenmächtig Software oderApps anschaffen und installieren. Dieses Nebenher zur offiziellen IT ist mittlerweile ein echtesSicherheitsrisiko, das Unternehmen jedoch effektiv unterbinden können.

Ob mobileVertriebssteuerung.Team-Organi­sation oder Finanzläsungen:Apps eroberndie Unternehmenswelt. .Buslness-to-Busl­

ness-Appssindaktuell einesder heißesten IT-Themen",sagt etwa Lynn Thorenz, Research Director beim rr­Analysehaus IDC In Frankfurt. Hintergrund: Die klei­nen, fixen Helfer lassen sich schnell install ieren, sind

meist intuitiv bedienbar und leisten gute Dienste.Vor­bei dieZeiten,als Fachabteilungen noch beim IT-Teamum eineLösung betteln mussten.Es dauertedann Wo­chen oder gar Monate, bis eine entsprechende Soft­wareangeschafft oder intern programmiertwar.Heuteklickt der Mitarbeiter und holt sich die wertvolleAr­beitsunterstützungin Sekunden ausdem Internet undan der IT-Abteilung vorbei aufden Rechner - und mitihr leider oftmals auch einegroßeGefahr.

Beispiel Android-Betriebssystem: Laut einerAnalyse des Security-Unternehmens Norton ist dieGesamtzahl der Schadsoftware-Varianten fürAndroidauf 9.839 gestiegen - 2013 lag diese noch bei 7.612.Gut 17 Prozent (nahezu eine Million) aller unter-

18 WattKONTEXT mOls

suchtenAndroid-Appssind somit alsschwer belasteteinzustufen,so dieAnalysten. Das ist um so bedenk­licher, weil sich nur elf Prozent der Mitarbeiter umdie Sicherheit von Firmendaten aufprivaten mobilenGeräten sorgen, wie das SicherheitsunternehmenKaspersky in einerweiteren Umfrage feststellte.

Wi lde Apps der MitarbeiterDer Erhebung zufolge sind es gerade Mitarbeitergroßer oder mittlerer Unternehmen, die ih re priva­ten Geräte dienstlich nutzen. So finden sich bei 36Prozent der Befragten Dateien und bei 34 ProzentE-Mails mit dienstlichen Inhalten. Bei 18 Prozent sindsogar die Passwörter für den dienstlichen E-Mail­Account gespeichert undbei I I Prozent jene fürdenZugang zum firmeneigenen Intranet.

Die schwerwiegende Konsequenz aus diesemVerhalten: Mit solchen wilden Apps holen viele Mitar­beiter gewissermaßen diePest ins Haus. Im harmlosenFall geht es dabei um nervendeWerbesoftware oderdas Ausspähen von E-Mail-Adressen. Schlimmer sind

jedoch Apps,die Fi rmendaten abzapfen,Verschlüsselun­genaushebein und Finanzzahlen abschöpfen können.

Aus diesem Grund setzt sich einTrend immermehrdurch:der des internenApps-Stores.i.Das Ganzemuss mansich vorstellen wieein in sich geschlossenesÖkosystem, aus dem der Mitarbeiter tatsächlich nurdiejenigen Apps herunterladen kann, die er für seineRolle im Unternehmen tatsächlich auch benötigt",sagtAxel Oppermann, Chefdes Analysehauses Avispador,und ergänzt "Damit setzt sich das sogenannte User­CentricComputing weiter fort. Dabei bekommtjederMitarbeiter eine maßgeschneiderte IT-Umgebung."

Das bedeutet also, dass der Außendienstierganz andere Hard- und Software bekommt als etwader Controlleroder der Einkäufer. DieTeams werdenderart optimal in ihrer Arbeit unterstützt. aufall ihrenRechnern befinden sich ausschließlichApps. die sie inihrer Produktivität unterstützen und keine sogenannteShelfware (shelf= englisch für Regal). Ein in IT-Kreisengängiger Begriff für einmal angeschaffte und anschlie­ßend nie mehr benutzte,angestaubte Software.