IT-Controlling: Kosten- und Leistungsrechnung · PDF file 2010-09-09 · Kosten- und...

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  • IT-Controlling: Kosten- und Leistungsrechnung

    Gauderon Frédéric cand. MA in Information Systems

    Universität Fribourg, Schweiz

    im Rahmen der Vorlesung Informationsmanagement

    Universität Fribourg, Schweiz

    Gauderon Frédéric Windhalta 13 1712 Tafers 079 542 12 73

    frederic.gauderon@unifr.ch Tafers, 10.5.2008

  • Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung...................................................................................................................................1

    2 IT-Controlling.............................................................................................................................2

    2.1 Regelkreis des IT-Controllings..........................................................................................3

    2.2 Objekte des IT-Controllings..............................................................................................3

    3 Kostenrechnung..........................................................................................................................5

    3.1 Profitcenter – Costcenter....................................................................................................5

    3.2 Kostenarten.........................................................................................................................6

    3.3 Kostenstellen.......................................................................................................................8

    3.4 Fixe und variable Kosten...................................................................................................9

    3.5 Einzel- und Gemeinkosten..............................................................................................10

    3.6 Kostenrechnungsmethoden.............................................................................................10

    3.6.1 Voll- und Teilkostenrechnung................................................................................10

    3.6.2 Prozesskostenrechnung...........................................................................................10

    3.6.3 Zielkostenrechnung..................................................................................................11

    3.6.4 Total Cost of Ownership (TCO)..............................................................................11

    4 Leistungsrechnung...................................................................................................................12

    4.1 Leistungsverrechnung im Profitcenter..........................................................................12

    4.2 Service Level Agreement.................................................................................................12

    5 Bericht Coop-Interview............................................................................................................15

    5.1 Coop und Informatik.......................................................................................................15

    5.2 Kostenrechnung in der Coop–IT.....................................................................................15

    5.3 Leistungsrechnung in der Coop-IT................................................................................17

    6 Bericht Charles Vögele-Interview...........................................................................................18

    6.1 Charles Vögele und Informatik.......................................................................................18

    6.2 Kostenrechnung in der IT von Charles Vögele.............................................................18

    6.3 Leistungsrechnung in der IT von Charles Vögele........................................................19

    7 Fazit............................................................................................................................................20

    Literaturverzeichnis.....................................................................................................................21

  • 1 Einleitung

    1 Einleitung

    Ein Unternehmen ohne Informationstechnologie ist heute kaum mehr denkbar und der Einsatz von Computern ist oft elementar. Durch die zunehmende Grösse und Komplexi­ tät der IT-Abteilungen hat sich die Bedeutung des IT-Controllings in den letzten Jahren stark erhöht. Während in den 70er und 80er Jahren vor allem die Automatisierung von Aufgaben mit Massendatenverarbeitung (Buchhaltung, Lagerhaltung, Gehaltsabrech­ nung) im Vordergrund stand, ist die IT heute ein strategischer Erfolgsfaktor im Wettbe­ werb und oft Basis für neue Prozesse und Geschäftsmodelle. Passend dazu hat sich auch der Begriff verändert: War früher noch von Datenverarbeitung die Rede, so spricht man heute meist von Informationsmanagement und Informationstechnologie.

    Unter dem Begriff IT-Controlling wird grundsätzlich das Controlling der IT-Abteilungen bezeichnet. Das IT-Controlling soll vor allem deutlich machen, wieso und wofür Kosten in der IT entstehen, sowie die Leistung und Effizienz der IT-Abteilung messen und ver­ bessern.

    In dieser Arbeit wird nach einer Einführung in das IT-Controlling in Kapitel 1 der Fokus vor allem auf die Kosten- sowie Leistungsrechnung gelegt. Da die IT-Abteilungen oftmals nur eine unterstützende Funktion haben, müssen die Kosten durch die Abteilungen des Kerngeschäfts getragen werden. Wie aber können diese Kosten möglichst transparent und fair verrechnet werden? Dazu benötigt es eine Kostenrechnung (Kapitel 3), die aufzeigt welche Kosten entstanden sind und diese den Stellen zuordnet. Um diese Kosten verursa­ chungsgemäss verrechnen zu können, wird eine Leistungsrechnung benötigt (Kapitel 4), welche die Preise für Leistungen bestimmt und die Mengen misst.

    In zwei Gesprächen mit Verantwortlichen von Informatik-Abteilungen in Schweizer Ein­ zelhandelsunternehmen wurde überprüft, inwiefern die theoretischen Ansätze in der Pra­ xis umgesetzt werden. Diese Gespräche habe ich zusammen mit Reinhard Bürgy bei der Coop Zentrale in Basel sowie am Charles Vögele Hauptsitz in Pfäffikon geführt. Bei der Coop in Basel durften wir etwa eine Stunde lang mit Herrn Christian Böhner (Leiter IT- Beschaffung/Controlling) sowie Herrn Kurt Uhlmann (Leiter Informatik Strategie/Archi­ tektur) über unsere Themen diskutieren. Bei Charles Vögele hatten wir ein etwa 90 Minu­ ten langes Gespräch mit dem Leiter Informatik des Konzerns, Herrn Heinrich Kälin. An dieser Stelle möchte ich diesen drei Personen herzlich danken für ihre Zeit, die sie freundlicherweise für uns aufgewendet haben.

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  • 2 IT-Controlling

    2 IT-Controlling

    Eine Definition von IT-Controlling gemäss Gadatsch und Mayer ist: „IT-Controlling ist die Beschaffung, Aufbereitung und Analyse von Daten zur Vorbereitung zielsetzungsge­ rechter Entscheidungen bei Anschaffung, Realisierung, und Betrieb von Hardware und Software.“ (Gadatsch/Mayer 2006, S. 31). Nach Kütz sind es die Hauptaufgaben des IT- Controllings, für Strategie-, Ergebnis-, Finanz- und Prozesstransparenz zu sorgen und da­ mit zu höherer Effizienz und Wirtschaftlichkeit beizutragen. (Kütz 2005, S. 7)

    Die wichtigsten Gründe für eine Einführung oder Erhaltung des IT-Controllings sind ge­ mäss Gadatsch/Mayer die folgenden (Gadatsch/Mayer 2006, S. 60ff):

    1. Fehlgeschlagene IT-Projekte Oft werden bei IT-Projekten ganz grundlegende Regeln des Projektmanagements und der Wirtschaftlichkeit nicht berücksichtigt. Im Weiteren werden oftmals ein­ fach nur Prestigeprojekte durchgeführt, deren konkreter Nutzen zu klein ist.

    2. Fehlende Transparenz der IT-Kosten Weil vielen Unternehmen ihre IT-Kosten noch immer zu wenig genau bekannt sind, werden sie über den Gemeinschlüssel weiterverrechnet.

    3. Ansteigende IT-Budgets Obwohl die Preise für Hardware und Software sinken, steigen die IT-Budgets wei­ terhin an. Praxisberichte zeigen, dass zum Teil beträchtliche Einsparungen durch die Anwendung eines IT-Controlling-Konzepts möglich sind.

    4. Mangelnde Einflussmöglichkeiten auf indirekte IT-Kosten Die indirekten Kosten sind zum Teil enorm hoch, werden aber häufig nicht budge­ tiert und berechnet. Unter indirekten Kosten versteht man vor allem solche, die durch Systemausfallzeiten, Fehlbedienungen oder Sicherheitslücken infolge unge­ nügender Schulung entstehen.

    5. IT vernetzt und verstärkt abteilungs- und unternehmensübgergreifende Prozes­ se Um Abteilungsegoismen und kostenintensive IT-Inselsysteme nicht entstehen zu lassen, wird eine neutrale Sicht für den Gesamtprozess im Sinne eines Prozessma­ nagements benötigt.

    6. Neue Herausforderungen aus dem Finanzwesen an die IT Gewisse gesetzliche Änderungen wie zum Beispiel die Umstellung der Berichter­ stattung nach IAS/IFRS können die Anforderungen an zukünftige IT-Systeme sehr stark verändern.

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  • 2 IT-Controlling

    2.1 Regelkreis des IT-Controllings Controlling ist nicht bloss ein einmaliges Projekt sondern ein ständig wiederkehrender Prozess. Meier hat dazu einen so genannten Regelkreis des IT-Controllings aufgestellt. Erstens sind die für die Überwachung und Steuerung benötigten SOLL-Kennzahlen fest­ zulegen. Ebenfalls werden zu diesem Zeitpunkt die Messmethoden und Systeme zum Messen dieser Kennzahlen definiert und es wird bestimmt, in welcher Regelmässigkeit diese Zahlen erhoben werden sollen, damit ein möglichst umfassendes Kennzahlensystem aufgebaut und weiterentwickelt werden kann. Zweitens werden