ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE · Cavallini”. La sede di Novara è l’unica attualmente in...

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N. 08/01/2018 0

RedattoeVerificatodaQA ApprovatodaDIR

ISTITUTODIISTRUZIONESUPERIORE“GIUSEPPEBONFANTINI”

NOVARA

C.so Risorgimento, 405 – 28100 Novara – Italy – Tel. 032156191 - Fax 032156194

E-mail: [email protected]. [email protected]

Edizione1-Revisione0del08/01/2018

QuestoManualedellaQualità(MQ)édiproprietàdell’I.I.S.G.BONFANTINI.E’distribuitoacondizionechenonsiariprodottoocopiato,ancheparzialmente,ousatoperfornireinformazioniadaltrioperscopicontrariagliinteressidellascuola.Ognidivulgazione,riproduzioneocessioneaterzideveessereautorizzatadallaDirezione

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INDICE DELLE SEZIONI DEL MANUALE Di seguito è riportato l’indice delle sezioni che compongono il Manuale della Qualità dell’IIS

“Giuseppe BONFANTINI” con i relativi indici di revisione, la data di emissione e i riferimenti ai

rispettivi punti della norma UNI EN ISO 9001 edizione 2015.

MQ TITOLO Rev. data ISO 9001:2015 Fr Frontespizio 0 08/01/2018 = 00 Introduzione 0 08/01/2018 0 01 Scopo e campo di applicazione 0 08/01/2018 1 02 Riferimenti normativi 0 08/01/2018 2 03 Termini e definizioni 0 08/01/2018 3 04 Contesto dell’organizzazione 0 08/01/2018 4 05 Leadership 0 08/01/2018 5 06 Pianificazione 0 08/01/2018 6 07 Supporto 0 08/01/2018 7 08 Attività operative 0 08/01/2018 8 09 Valutazione delle prestazioni 0 08/01/2018 9 10 Miglioramento 0 08/01/2018 10

Il Manuale della Qualità viene redatto e verificato dal Responsabile del Sistema Gestione Qualità

ed approvato dalla Direzione.

L’approvazione da parte della Direzione rappresenta l’impegno da parte della stessa di attuare e

migliorare il Sistema di Gestione per la Qualità all’interno dell’Azienda.

La verifica e l’approvazione sono effettuate attraverso la firma del Responsabile del Sistema

Gestione Qualità e della Direzione sul frontespizio riportante i relativi indici di revisione.

Il Manuale Qualità assume un indice di revisione pari al numero di revisioni di ogni singola sezione

in esso contenuta, effettuate in date differenti. Per ogni revisione effettuata, viene aggiornato

l’indice di revisione del frontespizio, che riporta lo stato di revisione all’interno del Manuale.

Sul frontespizio viene riportata in un’apposita tabella la storia delle revisioni del manuale stesso.

Le modifiche apportate al Manuale sono evidenziate con barra laterale sul lato sinistro del foglio.

STORIA DELLE REVISIONI

Sez. Rev. data Motivo della revisione


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INTRODUZIONE

Descrizione dell’IIS “G. Bonfantini” e dei suoi processi

0.1 Generalità 0.2 Principi di gestione per la qualità 0.3 Approccio per processi

0.3.1 Generalità 0.3.2 Ciclo P-D-C-A 0.3.3 Risk-based thinking

0.4 Relazione con altre norme di sistemi di gestione

0.1 GENERALITÀ

Ragione sociale Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe BONFANTINI”

Tipologia della formazione Istituto tecnico Agrario, Istituto Professionale per l’ Agricoltura e l’Ambiente

Tipologia dell’offerta Scuola secondaria di II° grado Tipologia del cliente Cliente individuale; Aziende, Enti pubblici. Modalità di finanziamento Finanziamento pubblico Dirigente scolastico Arch. Pierangelo Marcalli Responsabile della Qualità Prof.ssa Cinzia Ferrara Sede C.so Risorgimento, 405 - NOVARA Telefono 0321.56191 Telefax 0321.56194

e-mail [email protected] [email protected]

Codice fiscale 80014060034

L’Istituto, nato nel 1952, è stato intitolato a Giuseppe Bonfantini, insigne novarese.

E’ situato a Vignale, in Corso Risorgimento n. 405, nell’immediata periferia della città di Novara,

in una zona a vocazione esclusivamente agricola ed è ospitato in locali di proprietà

dell’Amministrazione Provinciale.

Il particolare contesto ambientale in cui è situato ha reso possibile la creazione strutturata di

spazi verdi tematici, unici nella città di Novara, con una forte valenza didattica fruibile dagli allievi

dell’Istituto, ma anche a disposizione dei singoli cittadini o di chiunque sia interessato alla lettura

o allo studio di questo particolare ecosistema.

Annesso all’Istituto vi è il Centro Agro-Zootecnico Pilota che può contare su una superficie

coltivabile di circa 40 ha, oltre ad una stalla, magazzini, abitazioni per il personale, locali per il

ricovero e la manutenzione di macchine e attrezzi, aule e laboratori.

A decorrere dall’anno scolastico 2005/2006, l’ITAS “G. Bonfantini” è maggiormente presente sul

territorio a seguito dell’apertura di una sezione staccata nel comune di Romagnano Sesia (NO).

Dal 1° settembre 2009, all’Istituto Tecnico Agrario è stato associato l’Istituto Professionale

“Servizi per l’Agricoltura e lo Sviluppo Rurale - E.G. Cavallini” di Solcio di Lesa (NO), a sua volta

attivo dal 1959.


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Il nuovo polo di istruzione, che ha assunto la nuova denominazione di ISTITUTO DI ISTRUZIONE

SUPERIORE “G. BONFANTINI”, raggruppa quindi tre sedi: le sezioni associate di Novara e

Romagnano Sesia dell’ITA “G. Bonfantini” e la sezione associata di Solcio di Lesa dell’IPA “E.G.

Cavallini”. La sede di Novara è l’unica attualmente in possesso della certificazione ISO 9001 e

accreditata dalla Regione Piemonte.

Punti di forza Vantaggi per il cliente (studente, famiglia, mondo del lavoro)

Collocazione geografica

L'area geografica in cui si trovano le sedi dell'Istituto è a vocazione agricola. In particolare, aziende cerealicole nel novarese, vitivinicole Romagnano e manutenzione giardini a Lesa: gli indirizzi di studio rispondono pertanto alle esigenze del territorio.

Alternanza Scuola-Lavoro

Numerosi sono i rapporti in essere con Enti esterni (Università, Confederazioni di settore, Enti Locali) e Privati, per lo svolgimento dei periodi di attività lavorativa. Le aziende sono per lo più piccole imprese di connotazione agricola, sebbene non manchino rapporti con grandi realtà di settori differenti. La scuola si avvale di tutor interni ed esterni, coinvolti nel processo di apprendimento dello studente e nella sua valutazione.

Dotazione informatica

La scuola è dotata di una LIM e di 2 aule computer con un totale di 45 postazioni, destinate agli studenti. Ogni aula è dotata di un televisore con connessione ad Internet. Il WiFi è presente in tutto l'istituto e risulta per lo più adeguata alle esigenze didattiche e amministrative dell'Istituto. La presenza dell'animatore digitale permette l'organizzazione di corsi interni finalizzati al miglioramento delle competenze dei docenti nell'uso di TIC.

Docenti

Il basso turn over dei docenti curricolari consente una progettazione curricolare ed extra-curricolare di più ampio respiro, proiettata su più anni. Anche le diverse competenze, interessi e potenzialità del personale ne consente un impiego diversificato nell'ambito dell'Offerta Formativa.

Risultati scolastici

I risultati dell'esame di stato nel percorso tecnico evidenzia una ridotta percentuale di alunni con votazione tra 61 e 70 ma un'alta % di 91-100: ciò dimostra che la selezione iniziale porta a studenti maggiormente motivati e meglio preparati. Il numero studenti che abbandonano gli studi in corso d'anno è ridottissimo. L'Istituto fidelizza i propri studenti: i trasferimenti ad altro Istituto sono inferiori alle medie provinciale, regionale e nazionale e si concentrano nei primi anni di studio (scelta errata?)

Inclusione

La scuola tenta di proporre attività per favorire l'inclusione degli studenti con disabilità nel gruppo dei pari. Sebbene seguano una programmazione differenziata, gli studenti disabili partecipano all'attività di classe raggiungendo nella maggior parte dei casi un buon livello di integrazione con l compagni. La scuola realizza attività su temi interculturali e/o sulla valorizzazione delle diversità, che migliorano la qualità dei rapporti tra gli studenti.


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L’adozione di un Sistema di Gestione per la Qualità è una decisione strategica per:

ü Organizzare un ambiente di lavoro appagante e coinvolgente per tutto il personale che in

tale luogo realizza la propria professionalità;

ü Raggiungere i risultati attesi tramite la pianificazione ed il controllo dei processi aziendali.

La “Mission” dell’azienda consiste nella ricerca di dare il meglio di sé attraverso il miglioramento

continuo.

0.2 PRINCIPI DI GESTIONE PER LA QUALITÀ

La presente norma internazionale si basa sui principi di gestione per la qualità descritti nella ISO

9000.

I principi di gestione per la qualità sono:

ü la focalizzazione sul “cliente”;

ü la Leadership;

ü la partecipazione attiva delle persone;

ü l’approccio per processi;

ü il miglioramento continuo;

ü il processo decisionale basato sulle evidenze;

ü la gestione delle relazioni.

0.3 APPROCCIO PER PROCESSI

0.3.1 Generalità

L’Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini”, in quanto Istituto Statale, fa riferimento,

per quanto riguarda la tipologia dei servizi, alla normativa nazionale che definisce e stabilisce

scopi, compiti, finalità dei rispettivi indirizzi di studio che lo compongono.

Compito fondamentale della scuola è garantire a chi la frequenta lo sviluppo di tutte le sue

potenzialità in relazione agli obiettivi formativi e professionalizzanti dei rispettivi indirizzi di studio.

L’Istituto si impegna ad affermare il ruolo centrale della scuola nell’ambito del territorio di

appartenenza, ad innalzare i livelli di istruzione e le competenze di studentesse e studenti, a

rispettare i tempi e gli stili di apprendimento, a contrastare le disuguaglianze socio-culturali e

territoriali, l’abbandono e la dispersione scolastica, a realizzare una scuola aperta alla

sperimentazione e all’innovazione didattica, alla partecipazione, a garantire il diritto allo studio, le

pari opportunità di successo formativo e di istruzione permanente dei cittadini.

In quest’ ottica l’ Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” si occupa:

• dell'intera personalità dell'alunno;

• di rispondere non solo ai suoi bisogni strettamente cognitivi;

• di assumersi un compito educativo e non solo cognitivo;

• di formare e non solo di istruire.


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Il progetto complessivo, la struttura dell’organizzazione dell’Istituto, la definizione dei metodi,

degli strumenti e delle risorse sono contenute nel PTOF (Piano dell’Offerta Formativa Triennale).

Nell’ambito della propria attività organizzativa l’Istituto ha identificato i processi finalizzati a

realizzare specifici servizi rivolti all’utenza e processi necessari a garantire la qualità dei servizi

rivolti all’utenza. L’approccio per processi implica la definizione sistematica e la gestione dei

processi e delle loro interazioni, in modo da conseguire i risultati attesi in conformità alla politica

per la qualità e agli indirizzi strategici dell’organizzazione.

0.3.2 Ciclo P-D-C-A

La figura 1 fornisce una rappresentazione schematica di un qualsivoglia processo e mostra

l’interazione dei suoi elementi. I punti di monitoraggio e di misurazione, che sono necessari per il

controllo, sono specifici per ogni processo e variano a seconda dei rischi connessi.

0.3.3 Risk-based thinking

La gestione dei processi e del sistema nel suo complesso può essere realizzata utilizzando il ciclo

PDCA con un orientamento generale al risk based thinking volto a cogliere le opportunità e a

prevenire risultati indesiderati. Al fine di raggiungere gli obiettivi prefissati, l’IIS ”Giuseppe

Bonfantini” valuta in tutte le fasi delle attività i fattori di rischio che possono influire sui risultati

attesi. Pianifica le azioni da intraprendere per eliminare o diminuire i rischi considerando anche le

opportunità di miglioramento che possono comportare. Nel Cap 6 del presente manuale e nelle

relative procedure si valuteranno i rischi.

ACT Incorporare i miglioramenti se necessario

PLAN Pianificare i processi considerando il rischio

DO Realizzare il processo

CHECK Monitorare e misurare le prestazioni

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INPUTS OUTPUTS


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0.4 COMPATIBILITÀ CON ALTRI SISTEMI DI GESTIONE

Nel sistema di gestione dell’IIS “Giuseppe Bonfantini” sono state predisposte tutte le prescrizioni

scritte e gli adempimenti previsti dalla normativa sulla sicurezza, in attuazione delle norme

vigenti secondo il D.Lgs. 81/2008 e s.m.i.


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SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

1.1 Generalità 1.2 Campo di applicazione

1.1 GENERALITÀ

Il Manuale della Qualità rappresenta lo strumento attraverso il quale l’Istituto d’Istruzione

Superiore “Giuseppe Bonfantini”, sede di Novara, intende uniformarsi alla norma UNI EN ISO

9001:2015.

Scopo del presente Manuale della Qualità è raffigurare il sistema di gestione della struttura

scolastica dell’Istituto al fine di garantire la qualità. A questo scopo il Manuale della Qualità

costituirà lo strumento di riferimento per quanti operano all’interno dell’Istituto, per gli utenti e le

loro famiglie, per gli Enti Pubblici e privati che mantengono relazioni con l’Istituto stesso, per i

collaboratori esterni, per l’Ente di Certificazione.

Il Manuale della Qualità identifica, stabilisce e descrive:

• le mansioni specifiche delle funzioni;

• le procedure previste dalla Norma UNI EN ISO 9001:2015

• i criteri di pianificazione degli obiettivi;

• i compiti e le responsabilità;

• i criteri per il mantenimento e per il miglioramento delle procedure.

Sono inoltre illustrate le motivazioni, i criteri e le modalità adottate per dare evidenza della

capacità di tenere sotto controllo il servizio , inteso come il risultato di tutte le fasi del processo,

al fine di ottenere la rispondenza delle caratteristiche dei servizi/processi ai requisiti specificati,

tenendo sotto controllo il contesto nel quale opera l’Istituto.

1.2 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente Manuale viene redatto ed emesso allo scopo di definire, descrivere e regolamentare

tutte le attività necessarie per implementare un efficace Sistema di Gestione per la Qualità in

accordo alla norma UNI EN ISO 9001:2015.

Il Manuale Qualità è, dunque, utilizzato dalle Società per raggiungere i seguenti scopi:

a) Comunicare la politica, le procedure e i requisiti per la qualità attraverso la divulgazione del

manuale;

b) Descrivere, allo scopo di attuare, efficacemente il Sistema di Gestione per la Qualità;

c) Fornire elementi per un migliore controllo delle attività operative e facilitare le attività di

assicurazione qualità;

d) Fornire indicazioni procedurali necessarie per eseguire le verifiche ispettive del sistema qualità;


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e) Assicurare continuità e disciplinare il Sistema di Gestione per la Qualità e i suoi requisiti in caso

di cambiamenti delle condizioni;

f) Dare indicazioni al personale in merito ai requisiti del sistema e ai metodi relativi alla

conformità;

g) Presentare il Sistema di Gestione per la Qualità per scopi esterni, per esempio per dimostrare

la sua conformità alla norma UNI EN ISO 9001 edizione 2015.

Quanto contenuto e descritto nel presente Manuale della Qualità si applica al Sistema della

Qualità dell’Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” in ossequio alla norma UNI EN

ISO 9001:2015 per quanto riguarda le attività dei processi, relativi alla “Progettazione ed

erogazione di corsi curriculari ed extracurriculari”


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RIFERIMENTI NORMATIVI

2.1 Riferimenti normativi

2.1 RIFERIMENTI NORMATIVI

I riferimenti considerati per la definizione del Sistema di Gestione per la Qualità sono costituiti

sulla base delle seguenti norme:

Norma Titolo

UNI EN ISO 9000:2005 Fondamenti e vocabolario

UNI EN ISO 9001:2015 Sistemi di gestione per la qualità – Requisiti

UNI EN ISO 9004:2009 Gestire un’organizzazione per il successo

durevole

UNI EN ISO 19011:2012 Linea guida per audit dei sistemi di gestione

Inoltre, IIS “ Giuseppe Bonfantini” opera nel pieno rispetto di tutta la normativa Comunitaria,

Nazionale e locale in materia di rispetto dell’Ambiente, Sicurezza e di altri ambiti applicabili.

La funzione QA è responsabile dell’aggiornamento delle informazioni relative ai requisiti legali di

cui sopra ed alla documentazione di supporto.


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TERMINI E DEFINIZIONI

3.1 Terminologia 3.2 Abbreviazioni

3.1 TERMINOLOGIA

Le definizioni dei termini relativi alla Qualità, utilizzati in questo Manuale sono desunti dalla norma

UNI EN ISO 9000:2005 – “Sistemi per la gestione della qualità; Fondamenti e terminologia.”

In particolare, i termini utilizzati per descrivere la catena della fornitura sono i seguenti:

richiesta servizio---> organizzazione ---> cliente---> soddisfazione cliente

Per "prodotto" si intende il risultato di un processo e nella sua applicazione è da intendersi come

“servizio” fornito IIS “Giuseppe Bonfantini”.

Le definizioni di seguito elencate vengono riportate allo scopo di assicurare un’unica

interpretazione dei termini più comunemente utilizzati nel MQ e nelle procedure e, per

completezza, alcuni ritenuti utili anche se non utilizzati nel testo. Le terminologie rilevanti per il

Sistema di Qualità sono quelle citate nella norma UNI EN ISO 9000:2005.

Audit: processo sistematico, indipendente e documentato per ottenere evidenza e valutarla con

obiettività al fine di stabilire in quale misura si è ottemperato ai criteri della verifica ispettiva.

Autocontrollo: l’operatore deve controllare che la propria attività avvenga nel rispetto dei

programmi operativi e delle istruzioni; deve formalizzarla nei rapporti di produzione e controllo

applicabili.

Azienda, Organizzazione: questo termine, citato nel Manuale, si riferisce alla ditta

Azione correttiva: azione adottata per eliminare la causa di una non conformità rilevata.

Azione preventiva: azione adottata per eliminare la possibile causa di una potenziale non

conformità.

Certificato di conformità: documento indicante che il prodotto è in accordo alle richieste

contrattuali ed ha superato positivamente tutte le ispezioni, prove e controlli richiesti.

Cliente: organizzazione o persona che riceve un prodotto o servizio.

Conformità: ottemperanza a un requisito.

Contesto: insieme di fattori interni ed esterni rilevanti per il raggiungimento degli obiettivi

Controllo Qualità: unità operante nell'ambito del sistema di gestione per la qualità mirata a

soddisfare i requisiti dei clienti (prodotti/servizi).

Fornitore: organizzazione o persona che fornisce un prodotto o un servizio.

Manuale della Qualità: documento che descrive il SGQ di una organizzazione.

Miglioramento della qualità: parte della gestione della qualità che mira all’aumento

dell’efficacia e dell’efficienza.

Non conformità: non ottemperanza a un requisito.


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Norme ufficiali: vedi requisiti cogenti.

Organizzazione: insieme di mezzi e persone con responsabilità, autorità e relazioni stabilite.

Parte interessata: persona o gruppo di persone aventi un interesse nelle prestazioni o nel

successo di un’organizzazione.

Pianificazione della qualità: parte della gestione della qualità che mira a stabilire gli obiettivi

per la qualità.

Politica per la qualità: obiettivi e indirizzi generali di un’organizzazione relativi alla qualità

espressi in modo formale dal vertice dell’organizzazione.

Procedura e istruzioni operative: modo specificato per svolgere un attività o un processo.

Processo: attività che utilizza risorse per trasformare elementi in ingresso in elementi in uscita.

Prodotto: risultato di un processo.

Qualità: capacità di un insieme di caratteristiche inerenti un prodotto, sistema, o processo di

ottemperare ai requisiti di clienti e di altre parti interessate.

Realizzazione del prodotto: sequenza di processi e sotto processi necessari per ottenere il

prodotto.

Reclamo: insoddisfazione del cliente.

Requisiti cogenti: quelli stabiliti da leggi, regolamenti, direttive e prescrizioni obbligatorie in

genere.

Requisito per la qualità: requisito relativo alle caratteristiche inerenti a un processo – sistema.

Requisito specificato: requisiti del cliente, requisiti cogenti, requisiti stabiliti dall’organizzazione.

Rischio: probabilità che non si rispettino i requisiti specificati e gli obiettivi prefissati.

Sistema di gestione per la qualità: sistema per stabilire una politica per la qualità e obiettivi

per la qualità per conseguire questi obiettivi.

Soddisfazione del cliente: opinione del cliente sul grado in cui una transazione ha soddisfatto le

esigenze e le aspettative del cliente stesso.

Specifica di fornitura: documento aziendale per la definizione dei requisiti della materia prima o

dei servizi qualitativi approvvigionati all'esterno.

Struttura organizzativa: articolazione ordinata di responsabilità, autorità e relazioni tra persone

3.2 ABBREVIAZIONI Di seguito nel presente Manuale della Qualità sono usate le seguenti abbreviazioni:

ATA Personale Amministrativo, Tecnico, Ausiliario

CD Collegio dei Docenti

CdC Consiglio di Classe

CdI Consiglio d’Istituto


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DS Dirigente Scolastico

DSGA Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi

EC Ente Certificatore

FSE Fondo Sociale Europeo

IIS Istituto Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini”

IS Incarichi speciali

MQ Manuale di Gestione della Qualità

PTOF Piano dell’Offerta Formativa Triennale

RLS Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza

QA Responsabile della Qualità

RSPP Responsabile servizio prevenzione e protezione

SGQ Sistema Gestione Qualità

T Tutor


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CONTESTO DELL’ORGANIZZAZIONE

4.1 Comprendere l’organizzazione e il suo contesto 4.2 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate 4.3 Determinare il campo di applicazione del SGQ

4.3.2 Manuale della Qualità 4.4 Sistema di gestione per la qualità e relativi processi

4.4.1 Documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità 4.4.2 Tenuta sotto controllo dei documenti 4.4.3 Tenuta sotto controllo delle registrazioni

4.1 COMPRENDERE L’ORGANIZZAZIONE E IL SUO CONTESTO La Direzione è sensibile nella rilevazione dei fattori (positivi e negativi) che possono penalizzare o

accrescere il business aziendale.

Gli strumenti messi in atto da IIS “Giuseppe Bonfantini” nel proprio Sistema di Qualità per

determinare i fattori interni ed esterni (negativi e positivi) che possono interferire nel

raggiungimento degli obiettivi strategici e condizionare il raggiungimento dei risultati attesi sono:

• Incontri periodici dell’organizzazione per la valutazione del rischio (RBT) (6.1 MQ);

• Gli strumenti di pianificazione della qualità (6.2 MQ);

• Le responsabilità per la conduzione (5.3 MQ);

• I riesami della direzione (9.3 MQ);

• La gestione delle risorse (7.1 MQ);

• Gli strumenti di pianificazione e controllo operativo della realizzazione del prodotto/servizio (8.1

MQ);

• Gli strumenti per la misurazioni, le analisi ed il miglioramento (9.1 MQ).

Il contesto in cui opera IIS “Giuseppe Bonfantini” è costituito dalle realtà economico, sociali e

Universitarie in cui verranno inseriti gli studenti. Il contesto esterno è considerato l’ambiente

esterno costituito da persone, organizzazioni fattori che possono influenzare o essere influenzate

da scelte del IIS “Giusepppe Bonfantini”. Il contesto interno è l’ambiente in cui opera IIS

“Giuseppe Bonfantini” per raggiungere gli obiettivi e il rispetto dei requisiti di prodotto servizio .

I fattori del contesto interno ed i fattori del contesto esterno che influiscono sugli indirizzi

strategici della IIS “Giuseppe Bonfantioni” sono sintetizzati secondo lo schema seguente

FATTORI ESTERNI ALL’ORGANIZZAZIONE

• Mondo del Lavoro

• Fornitori

• Fattori Sociali (provenienza studenti)

• Fattori Culturali (competirors)

• Fattori Politici Nazionali

• Fattori Tecnologici


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• Enti ed Istituzioni

FATTORI INTERNI ALL’ORGANIZZAZIONE

• Risorse Umane

• Infrastrutture

• Fattori Umani

• Fattori Operativi

• fattori Culturali

• Fattori di Governance

• Fattori di Leadership

I fattori che determinano il contesto nel quale opera l’ IIS G” Perlasca” interagiscono con gli altri

punti della presente norma e tenuti in particolare considerazione nella valutazione dei rischi

(R.B.T) secondo il punto 6.1.

4.2 COMPRENDERE ESIGENZE ED ASPETTATIVE DELLE PARTI INTERESSATE

IIS “Giuseppe Bonfantini” ha identificato le parti interne ed esterne coinvolte nel SGQ che

possono influenzare i requisiti impliciti, espliciti e cogenti dei prodotti/servizi forniti e la

soddisfazione finale del cliente.

Le parti interessate che hanno impatto sull’efficacia del sistema in relazione al contesto in cui si

opera sono:

1. Studenti

2. Famiglie degli studenti

3. Dipendenti

4. Mondo del Lavoro

5. Università

6. Fornitori

L’organizzazione deve garantire agli STUDENTI:

• Il totale rispetto di quanto definito nel PTOF;

• Efficace attività didattica;

• Attività extracurriculari;

• Formazione adeguata per il proseguimento degli studi Universitari

L’organizzazione deve garantire ai DIPENDENTI:

• attività di aggiornamento professionale;

• rispetto delle norme di sicurezza

• valutazione, riconoscimento e gratificazione dell’attività svolta.

IL MONDO DEL LAVORO deve:

• Collaborare con la realizzazione di progetti specifici;


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• mettere a disposizione il proprio know-how per trasmettere agli studenti competenze

professionali specifiche;

L’UNIVERSITA’ deve:

• collaborare nella fase di orientamento in uscita.

I FORNITORI devono:

• Essere qualificati secondo specifica procedura

• Garantire tempi di fornitura;

• Valutare RBT nella definizione del contratto

Le aspettative delle parti sopracitate sono elemento di valutazione quale input nella pianificazione

del sistema secondo il punto 6.1 e valutazione nel riesame della direzione secondo il punto 9.3.

4.3 DETERMINARE IL CAMPO DI APPLICAZIONE DEL SGQ

Il Sistema di Gestione per la Qualità dell’IIS “Giuseppe Bonfantini” è conforme al modello

ISO9001:2015 relativamente a:

“Progettazione ed erogazione di corsi curriculari ed extracurriculari”

La documentazione del SGQ comprende:

1) dichiarazioni documentate di una politica per la qualità e di obiettivi per la qualità

2) un manuale della qualità

3) le procedure documentate richieste dalla norma

4) i documenti necessari all’organizzazione per assicurare l’efficace pianificazione, funzionamento

e controllo dei suoi processi

5) le registrazioni richieste dalla norma

4.3.1 Manuale della Qualità

È il documento che enuncia la Politica per la qualità, descrive la struttura organizzativa e

riassume le procedure di effettuazione dei singoli processi, con le relative interazioni,

responsabilità e modalità di controllo/registrazione.

Qualora il capitolo del Manuale non sia collegato con alcuna procedura, è lo stesso capitolo che

funge da documento prescrittivo con valenza di procedura.

Il Manuale è un documento a livello prescrittivo/riassuntivo ed è rivolto sia all’interno dell’I.I.S.

“Giuseppe Bonfantini” che all’esterno. E’ redatto e verificato dalla Funzione QA, e approvato dal

DS.

Il MQ supporta inoltre il sistema di accreditamento. I punti del MQ riferiti in particolare al sistema

di accreditamento vengono evidenziati con la barra laterale di colore blu.

Il Manuale viene distribuito come :


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• Copia controllata: deve essere tenuta aggiornata dal destinatario su segnalazione e

trasmissione di documenti da parte della Funzione QA; l’elenco aggiornato degli Enti interni ed

esterni ai quali sono state distribuite copie controllate del Manuale è conservato dalla Funzione

QA;

• Copia non controllata: distribuita a solo scopo informativo per cui non è richiesto

l’aggiornamento e il controllo sulla distribuzione.

Le copie controllate del Manuale sono identificate, nel frontespizio (pag. 1), dal numero di copia e

dal nome del destinatario.

Il Manuale viene revisionato nel caso di cambiamenti organizzativi dell’Istituto e/o di normativa e

leggi applicabili che implichino delle variazioni ai processi di erogazione del servizio.

Tali revisioni sono emesse dalla Funzione QA e approvate con le stesse modalità della prima

emissione. La registrazione delle modifiche, oggetto della revisione, è riportata nella pagina: lista

delle revisioni.

Copia dei documenti superati sono conservati dalla Funzione QA.

La modifica di una sola pagina del MQ determina la revisione dell’intero documento.

Nel presente Manuale sono definiti:

• il campo di applicazione del SGQ ed i dettagli sulle esclusioni e le relative giustificazioni al §

1.2;

• le Procedure Gestionali documentate predisposte per il SGQ richiamate nei singoli capitoli, ove

applicabili. Di seguito viene riportato il loro elenco.

• una descrizione delle interazioni tra i processi del SGQ è riportato in questo capitolo al § 4.4 e

nella descrizione o nella rappresentazione a flusso dei processi nei documenti applicabili.


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PROCEDUREGESTIONALI

SIGLA TITOLO RIFERIMENTOCAPITOLOMQ

DOC-01Redazione, verifica, emissione e distribuzionedelleProcedure,delleIstruzioniedeimodulidelSistemadiGestioneperlaQualità

MQ;Cap.4.4.2

DOC-02Gestione dei documenti di registrazione dellaqualitàeanalisideidati MQ;Cap.4.2.4

DOC-03Gestione della comunicazione interna edesterna MQ;Cap.8.2.1

MAM-01 Valutazionedelpercorsoformativo MQ;Cap.8.3

MAM-02Gestione dei sistemi di misuradell’apprendimentoedelservizioerogato MQ;

MAM-03 Gestionedellenonconformità MQ;Cap.10.2.1

MAM-04 GestionedelleAzioniCorrettive MQ;Cap.10.2.2

MAM-05 GestionedelleAzioniPreventive MQ;Cap.10.2.3

MAM-06 Audit MQ;Cap.9.2

RIS-01 Formazione,aggiornamentoequalificazione MQ;Cap7.1.2

RIS-02 Gestionedellastruttura MQ;Cap7.1.3

SER-01 Progettazionedelservizioformativo MQ;Cap8.3

SER-02 Analisi dei bisogni, offerta all’utenza ediscrizione

MQ;Cap8.2

SER-03 Approvvigionamento MQ;Cap8.4

SER-04 Conservazione ed utilizzo del prodottoapprovvigionato MQ;Cap8.4

SER-05 Gestionedelleattivitàdidattiche MQ;Cap8.5

SER-06Gestione dei servizi associati alle attivitàdidattiche MQ;Cap8.5

SER-07 Gestionedelleattivitàconnessealladidattica MQ;Cap8.5

SER-08 Gestionedeicorsinoncurricolari MQ;Cap8.5

4.4 SISTEMA DI GESTIONE PER LA QUALITÀ E SUOI PROCESSI

Gli strumenti messi in atto dall’Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” per realizzare

il proprio sistema per la gestione della qualità sono:

• L’impegno della direzione (5.2 MQ)

• Gli strumenti di pianificazione della qualità (6.2 MQ);

• Le responsabilità per la conduzione (5.1 MQ);


18

• I riesami della direzione (9.3 MQ);

• La gestione delle risorse (7.1 MQ);

• Gli strumenti di pianificazione e gestione della realizzazione del prodotto (cap. 8 MQ);

• Gli strumenti per le misurazioni, le analisi ed il miglioramento (cap. 10 MQ);

Inoltre l’Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” si impegna a definire, stabilire,

documentare, mettere in atto, tenere aggiornati e monitorare i processi riferiti al Sistema di

Qualità e a migliorarne con continuità nel tempo l’efficacia, in sintonia con i requisiti previsti dalla

norma UNI EN ISO 9001:2015. Si impegna inoltre ad assicurare la disponibilità delle risorse

necessarie all’attuazione di quanto espresso al punto precedente.

Il Sistema di Qualità rappresenta per l’Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” il

mezzo per garantire alla stessa e alla propria utenza il raggiungimento, il consolidamento e il

mantenimento nel tempo dei livelli di qualità dei propri servizi.

Di seguito vengono presentate le tabelle relative ai processi dell’I.I.S. “Giuseppe Bonfantini”:

• primari di attuazione (tab. 1)

• trasversali di supporto per l’attuazione (tab. 2)

• trasversali di supporto per il controllo generale ed il miglioramento (tab. 3)

Tabella 1

SEQUENZA DEI PROCESSI PRIMARI DIATTUAZIONE FUNZIONERESPONSABILE RIFERIMENTIDOC.SGQ

Processo di informazione, analisi deibisogni,offertaall’utenzaediscrizione DS;STAFF MQ-§§8.1,8.2;SER-02–DOC03

Approvvigionamentodimaterialieservizi DSGA;DS MQ-§8.4;SER-03Progettazionedelservizioscolastico CD;CdC;Docenti;Dipartimenti MQ-§8.3;SER-01Erogazionedelservizioscolastico Docenti MQ-§8.5

Tabella 2

SEQUENZADEIPROCESSI TRASVERSALIDISUPPORTOPERL’ATTUAZIONE FUNZIONERESPONSABILE RIFERIMENTIDOC.SGQ

Gestione delle risorse umane e delleinfrastrutture/mezzi DS;DSGA MQ-§7;RIS-01/02

Conservazione e utilizzo prodottoapprovvigionato DSGA MQ-§8.4;SER-04

Qualifica e monitoraggio delle prestazionideifornitori QA;DS;DSGA MQ-§8.4;SER-04

Monitoraggio e misurazioneapprendimento

DS;FS;QA MQ-§8.5;SER-05

GestionedelladocumentazionedelSGQ QA MQ-§4.4.2;DOC-01GestionedelleregistrazionidelSGQ QA MQ-§4.4.2;DOC-02Gestionedellenonconformitàdelservizio DS;QA MQ-§10.2.1;MAM-03


19

Tabella 3

SEQUENZA DEI PROCESSI TRASVERSALI DISUPPORTOPERILMIGLIORAMENTO

FUNZIONERESPONSABILE RIFERIMENTIDOC.SGQ

Riesame del SGQ e Piano annuale diMiglioramento

DS;STAFF;QA MQ-§10

Gestione dei progetti di miglioramentocontinuo

DS;QA MQ-§10

Audit DS;QA MQ-§9.2;MAM-06Gestionedelleazionicorrettive QA MQ-§10.2.2;MAM-04Gestionidelleazionipreventive QA MQ-§10.2.3;MAM-05Analisi dei dati per valutare lo stato dierogazionedelservizioscolastico DS;QA MQ-§8.5

Gestione dei reclami e monitoraggio delgradodisoddisfazionedegliutenti DS;QA MQ-§8.4

L’interazione fra i processi di supporto per l’attuazione ed i processi di supporto per il controllo

generale ed il miglioramento è totale e riguarda in generale tutti i processi dell’Istituto ed è

impostata come illustrato nel seguente flusso:

Utente

Monitoraggioemisurazione

apprendimento

Processitrasversalidisup

portope

rilm

iglioramen

to

Processo di informazione, analisidei bisogni, offerta all’utenza ediscrizione

Approvvigionamento di materialieservizi

Progettazionedelservizioscolastico

Erogazionedelservizioscolastico

Qualitàdelservizioerogato

Gestionedellerisorseumaneedelle

infrastrutture/mezzi

Gestionedellenonconformitàdelservizio

scolastico

Conservazioneedutilizzodelprodotto

approvvigionato

GestionedelladocumentazionedelSGQ

GestionedelleregistrazionidelSGQ

Qualificaemonitoraggiodelleprestazionidei

fornitori

Utente

Generatoredirichieste,necessità,requisiti


20

Legenda:Tabella1-ProcessiprimaridiattuazioneTabella2-Processitrasversalidisupportoperl’attuazioneTabella3-Processitrasversalidisupportoperilmiglioramento

I processi affidati all’esterno che hanno influenza diretta sul servizio erogato sono affidati a

fornitori qualificati e monitorati come definito nel § 8.4.2 e tenuti sotto controllo in modo

appropriato. Il tipo e l’estensione dei controlli attuati sono commisurati a:

• l’impatto che le attività affidate hanno sulla capacità della Scuola di rispondere ai requisiti

contrattuali;

• il grado di condivisione con il fornitore dei controlli previsti;

• la garanzia che il monitoraggio effettuato come descritto al § 7.4 permetta di garantire alla

Scuola il soddisfacimento dei requisiti contrattuali e regolamentari applicabili.

Di seguito sono elencati i principali processi ed attività affidate all'esterno (outsourcing) e le

relative modalità di controllo:

PROCESSOINOUTSOURCING MODALITÀDICONTROLLO

Attivitàprogettazionecorsieattività Riunioniperiodicheedesitomonitoraggicorsierogati

La figura 1 rappresenta il flusso dei processi necessari per il proprio SGQ.

Figura 1

FORNITORI

Studenti Famiglie

PTOF

Programmazione dell’attività didattica e

complementare

Verifica finale

CLIENTE Studente

Mondo del lavoro Università

Ordine al fornitore

Qualifica fornitori

Controllo in accettazione

Controllo in attività

Reclami clienti

Gestione non conformità

Azioni correttive e preventive

Audit della Qualità

Formazione del Personale


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Legenda

Flusso di lavoro

Gestione non conformità

Flusso di controllo

I requisiti 4.1-4.2 interagiscono con gli altri capitoli della norma secondo lo schema seguente:

4.4.1 Documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità

Documenti di I livello:

Politica e Manuale Qualità (MQ)

Il Manuale Qualità è il documento di base del SGQ evidenzia la struttura del Sistema stesso ed i

principi della politica aziendale; evidenzia inoltre la struttura della documentazione del sistema, la

struttura organizzativa e le responsabilità. Esso è stato progettato per essere autoportante ed

esplicativo rispetto alla norma ISO 9001 (copertura di tutti i requisiti). Il manuale rimanda,

quando necessario, a procedure o ad istruzioni per la descrizione dettagliata delle attività. Per la

descrizione della Politica si veda oltre.

Il MQ è strutturato in capitoli e paragrafi, in modo tale da realizzare una corrispondenza con la

struttura della norma UNI EN ISO 9001:2015 e richiama al suo interno le procedure documentate

e le istruzioni operative necessarie all’ottenimento di quanto previsto.

Il presente MQ ha lo scopo di:

!!

4.1 Contesto

4.2 Parti interessate

4.3 Applicazione SGQ

4.4 Processi

6.1 Rischi ed opportunità

8 Attività

operative

9 Riesame della Direzione

10 Miglioramento


22

• fornire un’adeguata descrizione del SGQ attraverso l’identificazione e la definizione della

sequenza e della interazione dei processi/sottoprocessi

• costituire un costante riferimento nell'applicazione e nell'aggiornamento del SGQ stesso;

• rappresentare una guida di riferimento per la formazione del personale e, in particolare, di

quello neoassunto;

• rappresentare la registrazione di prassi consolidate e di accordi esistenti tra le Funzioni e i

responsabili di processo

• costituire il documento base per la certificazione del SGQ da parte degli Organismi di

Certificazione;

• costituire la base documentale rispetto alla quale sono effettuati gli Audit interni.

Documenti di II livello:

Procedure (P.O.S.) e S.O.P.

Sono disposizioni scritte che disciplinano le attività eseguite dalle Società del GRUPPO e le attività

relative alla gestione del SGQ. Sono documenti predisposti da QA insieme alla funzione coinvolta.

Esse descrivono i processi richiesti per attuare il Sistema di Gestione per la Qualità e

comprendono:

- le Procedure Qualità che descrivono i processi e le attività necessarie per mettere in atto il

sistema.

- le Procedure Qualità che descrivono le sequenze e la natura interattiva dei processi rilevanti per

garantire la conformità dei prodotti e dei servizi.

Le Procedure Qualità sono diffuse a tutte le persone che prendono parte alle attività indicate.

Ogni Procedura Qualità contiene, come parte integrante, i moduli necessari a produrre i

documenti utilizzati.

Documenti III livello

Istruzioni di Lavoro (JD)

Sono disposizioni scritte che specificano o descrivono le modalità operative di esecuzione delle

attività. Il QA è responsabile dell’elaborazione, emissione e distribuzione delle Job Description.

Si tratta di piani, moduli e schede, check list, necessari a descrivere come condurre determinate

attività, nonché istruzioni che descrivono la pratica operativa e le attività di controllo dei processi.

Documenti di IV livello

Moduli

I Moduli possono essere compilati a mano o gestiti in formato elettronico, come meglio specificato

nelle procedure ed istruzioni.


23

4.4.2 Tenuta sotto controllo dei documenti

Il processo di gestione dei documenti del SGQ é descritto dalla procedura DOC-01 “Redazione,

verifica, emissione e distribuzione delle Procedure, delle Istruzioni e dei moduli del Sistema di

Gestione per la Qualità”. Le modalità di tenuta sotto controllo delle registrazioni è descritta al

paragrafo successivo.

Tutti i documenti del SGQ sono redatti in modo da essere identificabili, chiaramente leggibili e tali

da garantire la loro conservazione.

L’emissione di un documento è costituita dalle fasi “redazione”, “verifica” e “autorizzazione

all’emissione” così come descritto nei documenti applicabili.

In ogni caso sui documenti e sulle registrazioni deve essere individuabile la Funzione o il

Responsabile della loro emissione (firma o sigla o codice di identificazione).

I documenti sono disponibili sul sito nell’ultima versione approvata in modo da garantire al

personale addetto alle attività l’uso del documento appropriato.

I modelli necessari all’utenza sono diffusi anche attraverso il sito Internet. Tali documenti sono

mantenuti aggiornati dalla Funzione QA.

I documenti obsoleti e custoditi per motivi legali e/o storici di conservazione delle conoscenze,

devono essere identificati con scritta SUPERATO.

Documenti di origine esterna

La documentazione di origine esterna (norme regolamenti, ecc.) è costituita da documenti di

consultazione o cogenti per l’I.I.S. “Giuseppe Bonfantini”.

In particolare tali documenti sono:

• le leggi/regolamenti attinenti alla Sicurezza del personale; archiviati presso il Responsabile

Sicurezza Prevenzione e Protezione. • le norme, i regolamenti, i bandi, le pubblicazioni riguardanti l’erogazione delle attività

didattiche sono archiviate presso la Funzione DSGA. Le norme possono essere duplicate, solo per uso interno, distribuite dalla Funzione QA ed

identificate con la dicitura “PER SOLO USO INTERNO”.

Le funzioni responsabili dell’archiviazione sono anche responsabili dell’aggiornamento dei

documenti nell’I.I.S. “Giuseppe Bonfantini” per mezzo di abbonamenti, (siti Internet, Il Sole 24

ore, pubblicazioni del settore, ecc) e della rimozione dei documenti superati dai centri di

utilizzazione.


24

Registrazione dei documenti

Tutti i documenti prescrittivi (inclusa la modulistica) sono riportati in un registro informatico Mod.

01 che riporta, oltre alla sigla di identificazione e il titolo, anche l’indice di revisione applicabile.

Tale elenco è a disposizione del personale sul sito, è aggiornato dal QA e permette di conoscere

qual è la revisione applicabile di ogni documento.

Controllo delle modifiche

Le modifiche ai documenti devono essere gestite assicurando che le stesse vengano identificate

(per quanto applicabile) e che lo stato corrente del documento (quello applicabile) sia disponibile

nel luogo di utilizzo.

Tutto il personale può inoltrare le proposte di modifica alla Funzione redattrice o alla Funzione QA

che, sentite le funzione coinvolte e se ritenuto opportuno, procede alla modifica del documento.

A seguito dell’approvazione della modifica da parte della Funzione competente, i documenti

vengono riemessi seguendo l’iter della prima emissione (redazione, verifica e approvazione)

modificando gli indici di revisione.

La modifica di una pagina comporta la modifica dell’intero documento, che è distribuito in

sostituzione del precedente con le stesse modalità adottate per il documento superato. I

documenti superati sono eliminati a cura dei destinatari.

Archiviazione

Tutti i documenti sono archiviati su supporto informatico in modo da essere prontamente

rintracciabili, con accesso ai soli addetti e conservati in modo da garantirli da danneggiamenti o

manomissioni.

4.2.4 Tenuta sotto controllo delle registrazioni

Il processo di gestione dei documenti di registrazione è descritto dalla procedura DOC-02

“Gestione dei documenti di registrazione della qualità e analisi dei dati”.

I documenti di registrazione riportano i risultati ottenuti o forniscono evidenza delle attività

svolte. Le registrazioni possono essere utilizzate, per esempio, per documentare le attività

didattiche svolte, fornire evidenza delle verifiche, delle azioni preventive e delle azioni correttive.

Ogni Funzione è responsabile della redazione, approvazione, distribuzione e archiviazione dei

documenti di registrazione di sua competenza, collaborando, per quanto necessario, con le altre

funzioni dell’Istituto.

Ogni Funzione deve predisporre un’area destinata all’archiviazione e conservazione dei documenti

di sua pertinenza, tale da preservarne l’integrità, la leggibilità, la riservatezza dei dati e la pronta

rintracciabilità.

I periodi di archiviazione indicati per ogni documento sono da intendersi minimi e si riferiscono ad

un archivio prontamente rintracciabile. Al termine del periodo, o successivamente quando ritenuto


25

utile, i documenti vengono eliminati a cura della Funzione responsabile dell’archiviazione

mediante distruzione.

I termini di conservazione dei documenti sono riportati nella procedura DOC-02.

I documenti di registrazione del SGQ compilati (moduli e registri compilati dalle persone indicate

nelle procedure che ne prevedono l’applicazione) vengono conservati da QA negli appositi

raccoglitori per almeno 1 anno dalla loro compilazione.

Differenti modalità di conservazione dei documenti di registrazione possono essere previste nelle

varie procedure.

I documenti di registrazione (informazioni documentate) della qualità riguardano:

ü Verbali di riesame del SGQ da parte della Direzione;

ü Evidenza dei riesami del contratto;

ü Redazione, approvazione e distribuzione dei documenti;

ü Elenco dei fornitori qualificati;

ü Erogazione dei servizi;

ü Rapporti di non conformità;

ü Reclami dei clienti;

ü Verbali di azioni correttive e preventive;

ü Pianificazione e rapporti di conduzione verifiche/audit interne ed esterne;

ü Formazione del personale,

ü Indagini ed analisi statistiche.


26

LEADERSHIP

5.1 Leadership e impegno 5.1.1 Generalità 5.1.2 Focalizzazione al cliente

5.2 Politica della Qualità 5.2.1 Stabilire la Politica della qualità 5.2.2 Comunicare la politica della Qualità

5.3 Ruoli, responsabilità e autorità nell’organizzazione 5.3.1 Responsabilità e autorità 5.3.2 Organigramma

5.1 LEADERSHIP E IMPEGNO 5.1.1 Generalità

La Direzione dell’I.I.S. “Giuseppe Bonfantini” è responsabile della messa in atto del Sistema di

Gestione per la Qualità, del suo mantenimento e del suo miglioramento continuo. A tal fine la

Direzione si impegna a:

� essere responsabile dell'efficacia del Sistema Qualità:

� essere responsabile del fatto che la Politica per la Qualità e gli obiettivi siano definiti e in

linea con la strategia dell'organizzazione;

� promuovere l’approccio per processi e la necessità di affrontare i rischi

� assicurarsi che siano disponibili tutte le risorse necessarie a far funzionare al meglio il

sistema;

� far capire a tutti i collaboratori quanto sia importante il Sistema Qualità e perché

conformarsi ai requisiti sia fondamentale;

� assicurarsi che il Sistema Qualità produca gli output attesi;

� incoraggiare le attività di miglioramento

� assicurarsi che i requisiti dei clienti siano ben determinati e soddisfatti;

� assicurarsi che i requisiti di legge e normativi siano determinati e soddisfatti

5.1.2 Focalizzazione al cliente

L’ IIS “Giuseppe Bonfantini” persegue la soddisfazione del cliente e ritiene che la comprensione

delle esigenze del cliente sia fondamentale per l'intero processo di Gestione della Qualità.

L’Istituto si impegna a predisporre e a mantenere procedure documentate al fine di verificare il

grado di soddisfazione dell’utenza e di assicurare la perfetta rispondenza tra le attività espletate

dall’Istituto e le richieste dell’utenza.

A tal fine la Dirigenza garantisce che:

• le informazioni provenienti dall’utenza siano prontamente recepite;


27

• le esigenze dell’utenza, una volta recepite, siano interpretate, determinate e trasformate in

requisiti con lo scopo di ottenere la soddisfazione dell’utente;

• i requisiti dell’utenza trovino perfetta rispondenza nell’elaborazione dei processi.

• Il risultato di detta strategia deve trovare forma in un costante controllo del Sistema di Qualità

così da interagire con i processi di definizione della Politica per la Qualità.

5.2 POLITICA DELLA QUALITA’

5.2.1 Stabilire la politica della qualità

La Direzione ha definito i principi generali su cui si basa la Politica per la Qualità dell’ IIS

“Giuseppe Bonfantini”.

Essa dichiara che:

ü è appropriata agli scopi dell'organizzazione;

ü include l'impegno al miglioramento continuo;

ü è debitamente illustrata ai vari livelli di pertinenza e da questi compresa;

ü è riesaminata per conservarne l'adeguatezza.

Nell’attuazione di quanto sopra indicato il Dirigente Scolastico si impegna a verificare che la

Politica della Qualità:

ü sia appropriata ed adeguata agli scopi istituzionali della Scuola superiore;

ü sia comprensiva dell’impegno al soddisfacimento dei requisiti ed al miglioramento continuo

dell’efficacia del Sistema Qualità attuata attraverso l’impegno di ogni operatore;

ü preveda un quadro strutturale per il riesame e la revisione periodica del Sistema di Qualità, in

particolare dei suoi obiettivi;

ü sia comunicata e compresa all’interno da quanti operano, collaborano ed interagiscono con

l’Istituto, con verifica della diffusione dell’informazione;

ü sia riesaminata per accertarne la continua idoneità, rispetto alle esigenze dell’utenza e ai

propri compiti istituzionali, anche alla luce del modificarsi del quadro legislativo di riferimento.

ü La dichiarazione del Dirigente Scolastico sulla politica della qualità è allegata al presente

Manuale della Qualità (Allegato 1).

5.2.2 Comunicare la politica della qualità

La politica della qualità è firmata dall’alta direzione ed è esposta nelle varie aree dell’Istituto. Il

personale ne è consapevole sulla base di informazioni ricevute nei Collegi Docenti o in riunioni

dedicate.


28

5.3 RUOLI, RESPONSABILITA’ E AUTORITA’ NELLA ORGANIZZAZIONE

5.3.1 Responsabilità e autorità

L’organizzazione dell’I.I.S. "G. BONFANTINI" è caratterizzata da una struttura e governata dagli

organi previsti dalle leggi applicabili.

Consiglio di Istituto (CdI)

Il Consiglio di Istituto è l’organo collegiale di governo dell’istituzione scolastica, dura in carica tre

anni ed è rappresentativo di tutte le categorie della scuola, che ne eleggono i componenti stessi.

La sola componente alunni dura in carica circa un anno.

Il Consiglio è presieduto da un genitore eletto a maggioranza assoluta dei suoi componenti;

qualora non si raggiunga detta maggioranza nella prima votazione, è eletto a maggioranza

relativa. Le riunioni del Consiglio di Istituto hanno luogo in ore non coincidenti con l’orario delle

lezioni.

Le funzioni di segretario del Consiglio sono affidate dal presidente ad un membro del Consiglio

stesso .

Il D.I. n. 44\2001 prevede le seguenti attuazioni:

• approvazione del Programma Annuale dell’Istruzione Scolastica;

• accettazione e rinuncia di legati, eredità, donazioni;

• costituzione di (o compartecipazione a) fondazioni; istituzione di (o compartecipazione a)

borse di studio;

• accettazione di mutui e di contratti di durata pluriennale;

• stipula di contratti di alienazione, trasferimento, costituzione, modificazione di diritti reali su

beni immobili appartenenti alla Istituzione scolastica;

• adesioni a reti di scuole o consorzi;

• utilizzazione economica di opere di ingegno

• partecipazione della scuola ad iniziative che comportano il coinvolgimento di agenzie, enti,

università, soggetti pubblici o privati;

• acquisto di immobili;

• stipula di contratti di sponsorizzazione e di locazione immobili;

• utilizzazione di locali, beni o siti informatici, appartenenti alla Istituzione scolastica, da parte

di soggetti terzi

• ratifica di convenzioni relative a prestazioni del personale della scuola e degli alunni per

conto di terzi;

• acquisto ed alienazione di titoli di stato;

• stipula di contratti di prestazione d’opera con esperti per particolari attività ed

insegnamento

• partecipazione a progetti internazionali.


29

Nelle scuole con popolazione scolastica superiore a 500 alunni, ed è questo il caso dell’I.I.S. “G.

BONFANTINI”, il consiglio di Istituto è costituito da 19 membri così suddivisi:

• n. 8 rappresentanti del personale insegnante;

• n. 4 rappresentanti dei genitori degli alunni;

• n. 4 rappresentanti degli alunni

• n. 2 rappresentanti del personale A.T.A.;

• il Dirigente scolastico.

Giunta Esecutiva (GE)

Il Consiglio di Istituto elegge nel suo seno una Giunta Esecutiva (GE), composta da un docente,

da un ATA, da un genitore e da un rappresentante eletto dagli studenti. Della giunta fanno parte

di diritto il Dirigente Scolastico, che la presiede ed ha la rappresentanza dell’Istituto, ed il

Direttore dei Servizi Generali ed Amministrativi (DSGA) che svolge anche funzioni di segretario

della giunta stessa.

Competenze: redige la relazione accompagnatoria del Programma annuale, predisposto dal

Dirigente per la successiva presentazione al Consiglio di Istituto.

Prepara i lavori per il Consiglio di Istituto.

Collegio dei Docenti (CD)

L’art. 4 del D.P.R. 31/05/1974, n. 416 definisce la composizione e le competenze del Collegio dei

Docenti, organo di fondamentale importanza per l’attività didattica e di programmazione della

scuola.

Il Collegio dei Docenti è composto da tutti gli Insegnanti dell’istituzione scolastica, siano essi di

ruolo o non di ruolo, compresi gli insegnanti della religione cattolica e gli insegnanti di sostegno

agli alunni in situazione di handicap.

Il Collegio non è un Organismo elettivo ed è presieduto dal Dirigente scolastico.

La legge assegna al Collegio dei docenti moltissimi ed importantissimi compiti, che qui di seguito

si riportano:

• delibera in materia di funzionamento didattico dell’Istituto;

• adegua i programmi di insegnamento alle specifiche esigenze ambientali;

• formula proposte al Dirigente scolastico per la formazione e composizione delle classi, per la

formulazione dell’orario delle lezioni e per lo svolgimento delle altre attività scolastiche,

tenuto conto dei criteri generali indicati dal Consiglio di Istituto;

• provvede all’adozione dei libri di testo, sentiti i Consigli di Classe, e alla scelta dei sussidi

didattici;

• adotta iniziative di sperimentazione;

• promuove iniziative di aggiornamento dei docenti dell’istituzione scolastica;

• esamina i casi di scarso profitto o di irregolare comportamento degli alunni al fine di un

recupero degli stessi;


30

• elabora il piano annuale di attività scolastica;

• elegge i propri rappresentanti nel Consiglio di Istituto;

• elegge i docenti che fanno parte del Comitato per la valutazione del servizio del personale

insegnante

Il Collegio dei docenti si insedia all’inizio di ciascun anno scolastico e si riunisce dietro

convocazione del Dirigente scolastico o quando almeno un terzo dei suoi componenti ne faccia

richiesta; le riunioni hanno luogo in ore non coincidenti con l’orario di lezione.

Le funzioni di segretario vengono svolte da uno dei docenti collaboratori del Dirigente scolastico,

dietro designazione dello stesso.

Il Collegio dura in carica dall’inizio dell’anno scolastico fino al termine dello stesso.

Coordinatori di dipartimento (COD)

I Coordinatori di dipartimento, eletti dai componenti il dipartimento, svolgono i seguenti compiti:

• coordinare le attività didattiche della specializzazione/dipartimento

• verificare e curare i verbali e la documentazione relativa alle attività svolte

• curare i rapporti interni e coordinare la sorveglianza durante l’intervallo e nei cambi d’ora.

Consiglio di Classe (CdC)

Il Consiglio di Classe è composto dai docenti di ogni singola classe. Fanno parte del CdC anche i

docenti di sostegno. Fanno parte, altresì, del CdC:

a) due rappresentanti eletti dai genitori degli alunni iscritti alla classe, nonché due

rappresentati degli studenti, eletti dagli studenti della classe;

b) nei corsi serali per lavoratori studenti, tre rappresentanti degli studenti della classe, eletti

dagli studenti della classe.

Del CdC fanno parte a titolo consultivo anche gli Insegnanti Tecnico Pratici (ITP) che coadiuvano i

docenti delle corrispondenti materie tecniche e scientifiche. Le proposte di voto per le valutazioni

periodiche e finali sono formulate dai docenti di materie tecniche e scientifiche, sentiti gli ITP.

Le funzioni di segretario del CdC sono attribuite dal Dirigente Scolastico a uno dei docenti

membro del consiglio stesso.

Le competenze relative alla realizzazione del coordinamento didattico e dei rapporti

interdisciplinari spettano al CdC con la sola presenza dei docenti.

I consigli di classe sono presieduti rispettivamente dal Dirigente Scolastico oppure da un docente,

membro del consiglio, loro delegato; si riuniscono in ore non coincidenti con l’orario delle lezioni,

col compito di formulare al CD proposte in ordine all’azione educativa e didattica e ad iniziative di

sperimentazione e con quello di agevolare ed estendere i rapporti reciproci tra docenti, genitori ed

alunni. In particolare esercitano le competenze in materia di programmazione, valutazione e

sperimentazione previste della normativa vigente.

Coordinatori dei Consigli di Classe (CCdC)


31

Il Dirigente Scolastico nomina all’inizio di ogni anno scolastico per ogni classe dell’Istituto il

Coordinatore del Consiglio di Classe per la durata dell’intero anno scolastico.

Il Coordinatore ha i seguenti compiti:

• coordinare le attività curricolari ed extracurricolari della classe in coerenza con le linee del

POF;

• coordinare la stesura e l’attuazione del Patto Formativo. Funzioni Strumentali (FS)

Sono state individuate le seguenti funzioni strumentali al Piano dell’Offerta Formativa con i relativi

obiettivi d’area:

1. Gestione del piano dell’offerta formativa

• Coordinamento delle attività del Piano.

• Coordinamento della progettazione curricolare

• Valutazioni delle attività del Piano

• Coordinamento dei rapporti tra scuola e le famiglie.

2. Sostegno al lavoro dei docenti

• Analisi dei bisogni formativi e gestione del Piano di formazione e aggiornamento

• Accoglienza dei nuovi docenti

• Produzione di materiali didattici

• Coordinamento dell’utilizzo delle nuove tecnologie e della biblioteca

• Cura della documentazione educativa

• Coordinamento nella scuola delle attività di tutoraggio connessa alla formazione

universitaria dei docenti.

3. Interventi e servizi per gli studenti

• Coordinamento delle attività extracurricolari

• Coordinamento e gestione delle attività di continuità, di orientamento e tutoraggio

• Coordinamento delle attività di compensazione integrazione e recupero.

4. Alternanza scuola lavoro e collaborazioni con l’esterno

• Coordinamento attività alternanza scuola lavoro

• Monitoraggio Alternanza scuola - lavoro;

• Produzione materiale informativo e didattico relativo all’Alternanza

• Contatti con le aziende del settore per collocare gli allievi in stage e concordare le attività da

svolgere

• Contatti con le Istituzioni e operatori del settore per concordare e definire collaborazioni e

progetti.

Direttore Servizi Generali e Amministrativi (DSGA)

Il DSGA, nell’ambito del proprio ruolo, svolge le seguenti attività:


32

• sovraintende, con autonomia operativa, ai servizi amministrativi e contabili e ne cura

l’organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei

risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti al personale

amministrativo e a quello addetto ai servizi generali, posti alle sue dirette dipendenze

• è funzionario delegato

• collabora con il DS alla pianificazione economica e finanziaria dell’Istituto

• provvede all’esecuzione delle delibere del Consiglio di Istituto e firma congiuntamente al

Presidente del Consiglio di Istituto i documenti contabili concernenti la gestione autonoma

dell’Istituto; firma tutti gli atti di sua competenza

• provvede al coordinamento amministrativo e contabile del Piano Annuale nell’ambito

dell’attività di supporto al Piano di Offerta Formativa (POF).

Dirigente Scolastico (DS)

Il Capo di Istituto assicura la gestione unitaria dell’istituzione scolastica e la finalizza all’obiettivo

della qualità dei processi formativi, predisponendo gli strumenti attuativi del piano dell’offerta

formativa.

Il Capo d’Istituto, in relazione all’assetto organizzativo conseguente al piano dell’offerta formativa

dell’istituzione scolastica, organizza la propria presenza in servizio e il proprio tempo di lavoro

secondo i criteri della flessibilità, in rapporto alle esigenze connesse all’esercizio delle funzioni di

competenza. Il capo d’Istituto assicura comunque una presenza ordinaria di 36 ore settimanali,

anche su base plurisettimanale.

Il Capo d’Istituto può avvalersi, nello svolgimento delle proprie funzioni organizzative e gestionali,

della collaborazione di docenti da lui individuati sulla base della normativa vigente. La scelta è

effettuata, ferma restando la natura fiduciaria dell’incarico correlata alla responsabilità sugli esiti

dell’incarico stesso, secondo criteri di efficienza nel servizio scolastico.

In relazione agli specifici aspetti di carattere generala e organizzativo inerenti al piano attuativo

dell’offerta formativa, il capo d’Istituto, prima dell’inizio dell’anno scolastico consulta il

responsabile amministrativo e, previa convocazione di una apposita riunione, informa il personale

ATA.

• partecipare e promuovere incontri con rappresentanti del sistema istituzionale, economico,

sociale e formativo del territorio di riferimento per la definizione di intese e la

formalizzazione di accordi operativi e collaborazioni nell'ambito delle attività (indagini e

servizi) della sede formativa;

• ricercare, individuare, promuovere partnership per la elaborazione e la realizzazione di

progetti in ambito europeo, nazionale, regionale, locale;

• monitorare e valutare gli esiti delle partnership attivate e revisionate, quando necessario, le

collaborazioni in atto;


33

• definire, sulla base degli input e degli indirizzi provenienti dalla struttura di appartenenza, le

tipologie e gli standard dei servizi (di formazione, di orientamento, di politiche del lavoro),

in relazione ai target ed alle esigenze del contesto di riferimento;

• definire la struttura organizzativa necessaria per l'erogazione dei servizi;

• definire le posizioni e assegnare gli incarichi organizzativi;

• coordinare i responsabili di area/funzione;

• supervisionare i team di progetto;

• definire i criteri di inserimento e sviluppo del personale;

• indirizzare e controllare le operazioni periodiche di valutazione del personale;

• definire e applicare un sistema premiante;

• provvedere allo sviluppo del personale e delle carriere mediante promozioni e formazione

professionale;

• definire gli orientamenti per la predisposizione del budget previsionale e dei documenti di

bilancio;

• definire gli indirizzi di politica economica e finanziaria dell'ente;

• analizzare i risultati di gestione, gli investimenti e la redditività della struttura.

Staff di presidenza (SP)

Identificato a seguito dell'introduzione della legge 107/2015, SP E' composto da uno staff

dirigenziale costituito da:

- Collaboratore Vicario con il compito di sostituzione del DS in sua assenza

- secondo Collaboratore

- Codirettore didattico

- Referente Servizi per gli studenti

- Alternanza scuola lavoro e collaborazione con l'esterno

- Referente plessi (Novara, Romagnano e Lesa)

- Referente per il sostegno

- Supporto agli assistenti amministrativi e dematerializzazione

Funzione Assicurazione Qualità (QA)

La Funzione QA risponde e ha la delega dal DS per il coordinamento di tutte le azioni rivolte al

mantenimento e al miglioramento della qualità del servizio erogato attraverso una efficace

gestione del Sistema Qualità.

La Funzione QA ha la responsabilità dell’emissione e distribuzione della documentazione del

Sistema di Gestione per la Qualità, della sua applicazione e del suo aggiornamento.

La funzione QA ha inoltre i seguenti compiti:

• individuare, programmare ed effettuare gli audit in collaborazione con il DS verificando la

messa in atto di quanto prescritto dalle Procedure


34

• identificare, promuovere e registrare le azioni intraprese (correttive, preventive, di

miglioramento) occorrenti per prevenire il verificarsi di non conformità nel processo di

erogazione del servizio scolastico e del SGQ

• dare il supporto specialistico, per gli aspetti di qualità, alle attività dell’Istituto ivi compresa

la valutazione e qualificazione dei fornitori

• eseguire l’emissione, la verifica, la distribuzione e l’archiviazione dei documenti di propria

competenza

• provvedere alla risoluzione delle non conformità in collaborazione con il DS

• verificare lo stato di attuazione delle azioni intraprese (correttive, preventive e/o di

miglioramento) e delle risoluzioni relative alle non conformità del servizio scolastico

• mantenere i contatti con l’utenza per i problemi inerenti la qualità del servizio scolastico

• collaborare con la funzione preposta per la formazione del personale con modalità

concordate

• informare (sensibilizzare) il personale sul Sistema di Gestione per la Qualità dell’Istituto

• analizzare i reclami dell’utenza.

Il QA ha inoltre il compito di sviluppare attività ed azioni finalizzate ad ottenere dalla Regione

Piemonte l’accreditamento e a mantenerlo nel tempo con attività di adeguamento/miglioramento

del Sistema di Gestione per la Qualità in collaborazione con la Funzione QA.

Ha il compito di garantire una verifica costante sulla corretta produzione/emissione e diffusione

delle procedure di controllo dell’accreditamento. Ha il compito di verificare e documentare

costantemente la conformità ai requisiti di accreditamento.

Ha il compito di esercitare un controllo pianificato (costante) sull’applicazione delle procedure e il

rispetto delle regole relative all’accreditamento attraverso audit programmati.

Funzioni dell’Istituto

Le Funzioni dell’Istituto dispongono della necessaria libertà organizzativa e dell’autorità per

attuare i compiti e le responsabilità di seguito descritti, e specificati nel dettaglio, nei flussi dei

processi applicabili.

Attività-Responsabilità CdI GE DSDSG

A QA VI CDS COD CDCCd

C FS CdC

Definire la struttura organizzativa dell’Istituto e coordinare le attività delle Funzioni

P S S S

Definire le strategie dell’Istituto e documentarle nella Politica per la qualità divulgandola

P S

Designare il rappresentante della direzione P


35



C FS CdC

ed individuare il responsabile della funzione QA.

Approvare la documentazione del SGQ P

Organizzare con frequenza almeno annuale il riesame del SGQ per assicurarne l'adeguatezza, l'efficacia nel tempo ed il miglioramento continuo

P

Effettuare uno studio dell’efficienza del servizio erogato S P

Esercitare il controllo gestionale, finanziario e delle attività dell’Istituto P

Individuare, programmare ed effettuare gli audit sulle aree interessate, per verificare la messa in atto di quanto prescritto nei documenti del SGQ; identificare, promuovere e registrare le azioni intraprese

P S

Eseguire la valutazione e qualificazione dei fornitori di prodotti P S

Eseguire la valutazione e qualificazione dei fornitori di servizi di docenza P

Emettere e gestire le registrazioni per le non conformità rilevate o segnalate, analizzarle periodicamente per individuare eventuali ripetitività ed agire di conseguenza con azioni opportune

P

Verificare lo stato d’attuazione delle azioni intraprese (correttive, preventive e/o di miglioramento) e delle risoluzioni relative alle non conformità

P

Identificare, segnalare, valutare e registrare i servizi non conformi e il relativo trattamento. Individuare ed attuare tutte le azioni correttive necessarie a prevenire il ripetersi di non conformità

P S S

Eseguire l'emissione, la verifica, la distribuzione e l'archiviazione dei documenti di propria competenza

P* P* P*P* P* P* P* P* P* P* P* P*

Attuare le attività di miglioramento e sviluppo pianificate per le attività e responsabilità di propria competenza

P* P* P* P* P* P* P* P* P* P* P* P*


36



C FS CdC

Archiviare e conservare i documenti di registrazione relativi alle attività di propria competenza.

P* P* P* P* P* P* P* P* P* P* P* P*

Legenda:(P) Responsabilitàprimarianell’effettuazionedell’attività(S) Responsabilitàsecondaria(funzionedisupporto)nell’effettuazionedell’attività* Perquantodicompetenza

5.3.2 Organigramma

L’organizzazione dell’istituto, con i relativi collegamenti funzionali, è riportata graficamente negli

organigrammi in allegato. Le responsabilità delle diverse funzioni sono descritte nel mansionario.

Ruoli, mansioni e responsabilità assegnate fanno sì che:

� venga assicurata la conformità del SGA

� il personale sia attento alla soddisfazione del cliente

� si sia certi che il SGQ sia mantenuto quando subentrano delle modifiche.


37

PIANIFICAZIONE

6.1 Azioni per affrontare rischi e opportunità 6.1.1 Considerare i fattori di rischio e le opportunità 6.1.2 Controllo dei rischi

6.2 Obiettivi per la qualità e pianificazione per il loro raggiungimento 6.2.1 Obiettivi del sistema 6.2.2 Pianificazione degli obiettivi

6.3 Pianificazione delle modifiche

6.1 AZIONI PER AFFRONTARE RISCHI E OPPORTUNITA’

6.1.1 Considerare i fattori di rischio e le opportunità

Nel pianificare le attività per la realizzazione del prodotto e/o servizio, l’ IIS “Giuseppe Bonfantini”

tiene in considerazione i fattori interni ed esterni del contesto in cui opera attuando (All. 1):

• I processi atti a soddisfare le esigenze esplicite ed implicite dei clienti nella misura necessaria

per ottenere la conformità del servizio ed i requisiti legali o regolamentari, ove obbligatori.

• le verifiche necessarie affinché i processi siano tenuti sotto controllo al fine di ridurre le non

conformità e prevenire effetti negativi che possono riversarsi sulla organizzazione

• la corretta gestione delle informazioni necessarie per la conduzione e controllo dei processi.

• la corretta conservazione delle registrazioni della qualità per fornire evidenza dell’efficace

attuazione e controllo delle attività.

• attività di verifica, di validazione, di monitoraggio e di ispezione.

Gli obiettivi strategici del IIS “Giuseppe Bonfantini” sono definiti, programmati e pianificati

all’inizio di ogni anno scolastico demandano all’organizzazione la gestione delle varie attività per il

loro conseguimento.

Tali obiettivi sono esplicitati nel piano di miglioramento e confermati o aggiornati periodicamente

secondo il Riesame della Direzione.

Tutti i processi che l’ IIS “Giuseppe Bonfantini” attua sono finalizzati comunque sempre al

raggiungimento della piena e totale soddisfazione del cliente.

L’IIS “Giuseppe Bonfantini” considera i seguenti fattori di rischio come fattori che possono influire

negativamente sugli obiettivi di ogni processo. Per ogni processo identifica i principali rischi come

riportato nelle seguenti tabelle:

• primari di attuazione (tab. 1)

• trasversali di supporto per l’attuazione (tab. 2)

• trasversali di supporto per il controllo generale ed il miglioramento (tab. 3)


38

Tabella 1

SEQUENZADEIPROCESSIPRIMARIDIATTUAZIONE RISCHIOIDENTIFICATO

Processodiinformazione,analisideibisogni,offertaall’utenzaediscrizione Errataattribuzionedicompitieresponsabilità

Approvvigionamentodimaterialieservizi Mancatarispondenzadelfornitorealleaspettative

Progettazionedelservizioscolastico

NonrispettodeitempidielaborazionedelPTOF:Difficoltà nella progettazione delle attività didattichecomplementariDifficoltà nella creazione di gruppi di lavoro qualificati ecapacidilavorareperobiettivi

Erogazionedelservizioscolastico

Non rispetto dei tempi definiti nel piano di lavoroindividualeDifficoltà nella comunicazione con l’utenza interna edesterna

Tabella 2

SEQUENZA DEI PROCESSI TRASVERSALI DI SUPPORTO PERL’ATTUAZIONE RISCHIOIDENTIFICATO

Gestionedellerisorseumaneedelleinfrastrutture/mezzi DifficoltànelreperiredocentiinparticolaridisciplineConservazioneeutilizzoprodottoapprovvigionato Furti,scarsaattenzionedapartedelpersonaleQualificaemonitoraggiodelleprestazionideifornitori InidoneitàdelfornitoreselezionatoMonitoraggioemisurazioneapprendimento MancatacondivisionedeicriteridivalutazioneGestionedelladocumentazionedelSGQ //

GestionedelleregistrazionidelSGQ Nonrispettodeitempidisomministrazionedeiquestionariaiclienti

GestionedellenonconformitàdelservizioNon rispetto dei tempi nella risoluzione delle nonconformitàinterneNoncorrettaapplicazionedelleazionepreventive

Tabella 3

SEQUENZA DEI PROCESSI TRASVERSALI DI SUPPORTO PER ILMIGLIORAMENTO

RISCHIOIDENTIFICATO

RiesamedelSGQePianoannualediMiglioramento Ritardonellastesuradeldocumento

Gestionedeiprogettidimiglioramentocontinuo Difficoltà nella condivisione e sensibilizzazione delpersonaleneiconfrontidell’importanzadelSGQ

Audit //

GestionedelleazionicorrettiveNon rispetto dei tempi nella risoluzione delle nonconformitàinterne

Gestionidelleazionipreventive NoncorrettaapplicazionedelleazionepreventiveAnalisideidatipervalutarelostatodierogazionedelservizioscolastico Sceltaerratadegliindicatori

Gestione dei reclami e monitoraggio del grado disoddisfazionedegliutenti

Ridottacondivisionedelleinformazioni


39

6.1.2 Controllo dei rischi

L IIS “Giuseppe Bonfantini” si é dotato di una specifica procedura “Gestione del rischio” per

definire le criticità e il modo di gestione e di attuazione di azioni preventive per rimuovere

potenziali cause che potrebbero dare origini a NC, prevedendo azioni di livello appropriato e di

entità adeguate per eliminare le cause di NC potenziali.

Per azione preventiva si intende quell’azione preventivamente definita e attuata per rimuovere le

cause di potenziali non conformità o difetti.

Azioni correttive e/o integrative possono essere promosse da tutti i soggetti operanti all’interno

dell’Istituto, sentito il Responsabile Qualità che registra le azioni preventive ritenute opportune e

le trasmette al Dirigente Scolastico cui spetta decidere della loro attuazione.

Il Responsabile Qualità inoltre verifica l’efficacia della azioni preventive attuate e, in caso di esito

negativo, predispone ulteriori interventi da sottoporre all’attenzione della Direzione.

Le registrazioni delle azioni preventive vengono archiviate.

6.2 OBIETTIVI PER LA QUALITA’ E PIANIFICAZIONE PER IL LORO RAGGIUNGIMENTO

La Direzione, sulla base dei dati e delle indicazioni fornite dal Responsabile del Sistema Qualità,

approva ogni anno, nel corso della riunione di Riesame del Sistema di Gestione per la Qualità, il

Programma aziendale della Qualità nel quale sono riportati gli obiettivi misurabili che si intendono

perseguire nei dodici mesi successivi, in ottemperanza agli obiettivi strategici definiti nella Politica

della Qualità.

Gli obiettivi della qualità sono

� Coerenti con la politica

� Congrui con la conformità dei prodotti

� Comunicati, monitorati ed aggiornati

La pianificazione degli obiettivi comprende:

� Cosa sarà fatto e con quali risorse

� Tempi e risultati attesi

� Come saranno valutati i risultati

La pianificazione degli obiettivi, dei metodi e degli strumenti viene attuata attraverso la

definizione delle risorse, alla luce dei risultati raggiunti, del monitoraggio dei processi e della

ripartizione delle responsabilità.

6.3 PIANIFICAZIONE DELLE MODIFICHE

La Direzione garantisce che le risorse necessarie a raggiungere gli obiettivi per la qualità siano

identificate e pianificate.

I risultati della pianificazione sono documentati.

La pianificazione comprende:


40

ü definizione dei processi necessari alla realizzazione del processo/servizio;

ü azioni specifiche da realizzare periodicamente;

ü risorse necessarie che ne consentono i risultati;

ü verifica dei risultati stessi e di eventuali scostamenti, per procedere al miglioramento

continuo dell’organizzazione.

La pianificazione garantisce che i cambiamenti avvengano in modo controllato assicurando

l’integrità del sistema durante il cambiamento. Nei capitoli 7 ed 8 del presente manuale e nei

documenti a loro collegati (procedure, istruzioni, ecc.) sono identificate le responsabilità e sono

stabiliti i criteri e le regole applicate per la pianificazione della Qualità sia in generale sia

relativamente ad ogni singolo processo.

Spetta al Responsabile della Qualità individuare, gestire e proporre le soluzioni ritenute migliori a

correggere eventuali difetti e a colmare eventuali lacune del Sistema di Qualità. In collaborazione

con la Dirigenza si impegna ad informare e a sensibilizzare il personale dell’Istituto in merito al

rispetto e all’attuazione delle direttive contenute nel presente Manuale. A tal fine potrà:

ü esporre il materiale informativo e documentario nelle bacheche ad uso interno;

ü distribuire, nel rispetto delle direttive, copie del presente Manuale;

ü predisporre materiale informativo su supporto informatico consultabile attraverso PC;

ü organizzare incontri periodici destinati a parte del personale o alla sua totalità.

In caso di inadempienze non risolvibili da parte dei singoli soggetti operanti all’interno della

Scuola, il Responsabile della Qualità provvede ad informarne il Dirigente Scolastico, cui spetta il

compito di ricercare le soluzioni adatte, nel rispetto delle norme ed in sintonia con il Sistema di

Qualità. Al fine di evitare ogni forma di autoreferenzialità e di verificare costantemente il grado di

conformità del Sistema di Qualità dell’ IIS “Giuseppe Bonfantini” rispetto alla norma di

riferimento, la Dirigenza Scolastica si impegna ad affidarne la verifica, la certificazione e la

sorveglianza a un soggetto terzo.

L’efficienza del SGQ è garantita dal DS con il supporto della Funzione QA attraverso:

• audit interni, anche nelle fasi d’attuazione di modifiche al Sistema stesso;

• attività di riesame in cui vengono individuate e pianificate azioni correttive e preventive

rivolte alla conservazione dell’integrità del SGQ ed all’individuazione delle modifiche

necessarie.


41

Flussodelleattività

Attività Responsabile Documenti Riferimenti

Definizione delle strategie e degli obiettivi dell’I.I.S.“G.Bonfantini” DS VerbalediriesameS.G.Q.

↓ EmissionedellaPoliticaperlaqualità DS Manualedellaqualità MQ

↓ Monitoraggiodelleattivitàedanalisideidati QA RelazionealCD

↓

Riunione del S.G.Q con emissione del piano dimiglioramentochedefiniscegliobiettiviannuali. DS;

STAFF

VerbaleriesamedelS.G.Q.PianodimiglioramentoMod.07ProgrammadegliauditinterniProgrammaaggiornamento

docentiAnalisitendenzaNC,reclami,

soddisfazioneutente,indicatori

↓ Valutazione e pianificazione delle opportunità dimiglioramento e delle esigenzedimodifica del SGQ,politica ed obiettivi per la qualità con registrazionedelleconclusioni

DS VerbalediriesameS.G.Q.


42

SUPPORTO

7.1 Risorse 7.1.1 Generalità 7.1.2 Persone 7.1.3 Infrastrutture 7.1.4 Ambiente per il funzionamento dei processi 7.1.5 Risorse per il monitoraggio e la misurazione 7.1.6 Conoscenza organizzativa

7.2 Competenza 7.2.1 Determinazione dei requisiti relativi al processo/servizio 7.2.2 Riesame dei requisiti relativi al prodotto/servizio 7.2.3 Comunicazioni all’utente

7.3 Consapevolezza 7.4 Comunicazione

7.4.1 Processo di approvvigionamento 7.4.2 Informazioni per l’approvvigionamento 7.4.3 Verifica dei prodotti approvvigionati

7.5 Informazioni documentate 7.5.1 Generalità 7.5.2 Creazione e aggiornamento 7.5.3 Controllo delle informazioni documentate

7.1 RISORSE

7.1.1 Generalità

La Direzione ha determinato e reso disponibili risorse umane e materiali sufficienti per

l'istituzione, l'attuazione, il mantenimento e il miglioramento continuo del sistema di gestione per

la qualità. Le risorse vengono dimensionate e adeguate ai reali fabbisogni, in modo da assicurare

la sistematica capacità di far fronte ai compiti richiesti e alle esigenze del cliente, nel rispetto della

normativa vigente e cogente.

7.1.2 Persone

Il personale che opera all’interno dell’IIS “Giuseppe Bonfantini” è ripartito secondo quanto sotto

descritto.

Le risorse umane che operano all’interno dell’Istituto possono essere distinte nel modo seguente:

• Dirigente Scolastico

• Personale Docente

• Personale Amministrativo

• Personale Tecnico

• Personale Ausiliario

All’interno delle categorie sopra elencate sono individuati dei Responsabili di Settore.


43

Il personale dell’IIS “Giuseppe Bonfantini” che opera in processi che si riferiscono al Sistema di

Qualità è adeguatamente formato, idoneo e preparato a portare a termine positivamente le

attività assegnate.

In accordo alla normativa vigente, il Dirigente Scolastico identifica fino al 10% dei docenti da

inserire nello staff di Direzione. A questi si aggiungono le Funzioni Strumentali e i referenti degli

incarichi elencati nel piano delle Attività identificati dal Collegio Docenti sulla base delle

candidature spontanee.

L’affidamento di nuovi incarichi deve essere preceduto da adeguata verifica tesa ad accertare il

grado di conoscenza e di addestramento dell’assegnatario. All’eventuale inadeguatezza devono far

seguito attività di informazione e di addestramento specifici.

Il Dirigente Scolastico ha il compito di pianificare e gestire la formazione del personale in

relazione all’attività di aggiornamento o più in generale per rendere i collaboratori consapevoli del

proprio ruolo nei confronti della qualità.

A tal fine deve:

• definire e pianificare il programma di formazione o addestramento (contenuti, partecipanti,

materiale didattico, istruttori, affiancamento, ecc.);

• gestire il programma di addestramento;

• gestire la verifica dei risultati ottenuti.

I programmi formativi connessi all'applicazione delle disposizioni di questo manuale, devono

essere concordati con il Responsabile Qualità, sia nella fase di introduzione al Sistema di Gestione

per la Qualità sia nei suoi successivi sviluppi.

Le attività di cui ai punti 6.2.1 e 6.2.2 trovano evidenza nel:

• piano di formazione ed addestramento;

• modulo " Attività formativa del personale” che documenta lo svolgimento delle attività di

formazione ed addestramento pianificate.

La procedura “Gestione delle risorse umane” regola nel dettaglio l’attività.

I documenti relativi alla formazione, addestramento e qualificazione del personale, di cui ai punti

precedenti, devono essere mantenuti in accordo alle disposizioni del Cap. 4 (4.2.4) “Tenuta sotto

controllo delle registrazioni”.

L’ IIS “Giuseppe Bonfantini” riconosce le esigenze individuali e collettive di formazione e di

aggiornamento nonché la loro necessità ai fini del miglioramento del servizio.

Aggiornamento e formazione si esplicano secondo i seguenti principi, in accordo alla normativa

vigente che ne definisce i settori di applicazione. Oltre alle attività di formazione organizzate dal

MIUR e dagli enti locali, il personale docente provvede alla propria formazione utilizzando

l’importo di 500,00 euro messi a disposizione annualmente a tutti i docenti con assunzione a

tempo indeterminato.


44

1. Personale Dirigenziale e Docente:

• il Collegio dei Docenti dell’Istituto definisce in apertura di anno scolastico le priorità formative

alla luce di quanto esplicitato nel documento PdM e nel PTOF, nonché della normativa ministeriale

in materia di aggiornamento;

• aggiornamento e formazione dovranno trovare la prima ragion d’essere nel PTOF; in particolare

ai temi connessi alle competenze disciplinari, pedagogiche, didattiche e progettuali in esso

esplicitate;

• l’approccio metodologico farà riferimento sia alla formazione interna ed esterna all’Istituto, sia

all’autoformazione continua in servizio, individuale e di gruppo;

• per formazione esterna si intende quella offerta dai soggetti istituzionalmente qualificati quali

l’Università, IRRE; Istituti Pubblici di ricerca; Associazioni Professionali; Enti Pubblici e Privati;

altri Enti o Associazioni accreditati.

2. Personale Amministrativo, Tecnico ed Ausiliario:

La Dirigenza, sulla base delle esigenze dell’ IIS “Giuseppe Bonfantini”, in concordanza con il

Direttore dei Servizi Amministrativi, stabilisce gli obiettivi da perseguire per l’aggiornamento del

Personale ATA.

3. Responsabili di Settore:

In sede di nomina dei Responsabili di Settore, viene valutata la necessità di formazione per lo

svolgimento dell’incarico assegnato. Qualora se ne rilevi la necessità, viene predisposto specifico

piano di formazione al fine di acquisire la competenza richiesta.

I Responsabili di Settore possono essere nominati sia tra il Personale Docente, sia tra il Personale

Amministrativo, Tecnico ed Ausiliario.

La nomina dei Responsabili di Settore avviene attraverso atto formale del Dirigente Scolastico nel

quale vengano specificate per iscritto posizione gerarchica, compiti, responsabilità.

Sono responsabili di Settore:

• I componenti dello Staff

• il Responsabile della Qualità (QA)

• il Responsabile della Sicurezza;

• i Responsabili dei Laboratori;

• I Coordinatori di Dipartimento

• il Coordinatori dei Consigli di classe;

• Ufficio tecnico

7.1.3 Infrastruttura

Per garantire il risultato finale dei servizi, il Dirigente Scolastico si impegna a mantenere al piena

efficienza delle infrastrutture dell’Istituto programmando la loro manutenzione. A tal fine il DS

incarica il responsabile della sicurezza affinché provveda:


45

• a definire le procedure che assicurino l’efficienza delle infrastrutture, la loro gestione e

l’efficacia dell’utilizzo a tutela della sicurezza

• a predisporre opportuni regolamenti che disciplinino le modalità di accesso e di utilizzo delle

infrastrutture. Lo stato delle infrastrutture, la loro efficienza, la correttezza del loro utilizzo:

• sono oggetto di valutazione da parte del DS;

• sono oggetto di valutazione in fase di riesame del SQ.

Qualora fossero richiesti interventi sugli edifici o sugli arredi, il Dirigente Scolastico provvede a

darne tempestiva comunicazione, per le rispettive competenze, agli Uffici competenti

dell’Amministrazione Provinciale di Novara.

7.1.4 Ambiente per il funzionamento dei processi.

L’ordine e la pulizia del posto di lavoro è mantenuto dal personale interno.

L’ambiente di lavoro dell’ IIS “Giuseppe Bonfantini” è pienamente conforme alle leggi vigenti. Il

Responsabile della Sicurezza ha definito e redatto un piano di sicurezza portato a conoscenza di

tutto il Personale attraverso i canali di informazione previsti dal presente Manuale.

Gli edifici scolastici delle sedi e le infrastrutture sono conformi alle norme antinfortunistiche e la

sede di Novara ha ottenuto nel 2016 il Certificato di Prevenzione Incendi. I livelli illuminazione,

rumore e riscaldamento sono sottoposti a periodico controllo e monitoraggio. L’Istituto dispone

nelle sedi di un servizio di portineria in grado di assicurare un controllo continuo e ininterrotto

sugli ingressi e sulle uscite.

Le prescrizioni per la sicurezza e l’igiene del lavoro, Dlgs 81/2008 e s.m.i, sono rispettate per le

parti applicabili, tenuto conto della natura e delle dimensioni del ‘IIS Giuseppe Bonfantini”

In particolare:

- il Dirigente incarica consulenti competenti per redigere l’analisi dei rischi ai fini della sicurezza

nell’ambiente di lavoro, nel quale sono considerati i fattori fisici (luminosità, igiene, umidità,

pulizia, inquinamento) ed umani, (aspetti ergonomici ed attrezzature a disposizione del

dipendente).

- Sulla base dell’analisi dei rischi viene redatto un piano d’interventi, che è tenuto sotto controllo

dal Dirigente che valutato stato d’avanzamento almeno una volta l’anno.

7.1.5 Risorse per il monitoraggio e la misurazione

7.1.5.1

La verifica della conformità dei prodotti ai requisiti viene effettuata tramite questionari di

soddisfazione e/o griglie di valutazione condivise, utilizzate al fine di una valutazione uniforme e

oggettiva


46

7.1.5.2

Le attrezzature in dotazione ai laboratori dell’Istituto sono strumenti necessari all’attività didattica

e servono esclusivamente per attività dimostrative, pertanto non soggette a tarature. Di

conseguenza il requisito 7.1.5.2 UNI EN ISO 9001: 2015 non è attualmente applicabile al Sistema

di Qualità dell’ IIS “Giuseppe Bonfantini”.

7.1.6 Conoscenza organizzativa

I neoassunti vengono affiancati nell’anno di prova da tutor esperti, elencati in un apposito elenco

regionale, che trasmettono loro il necessario know-out

7.2 COMPETENZA

La gestione delle risorse umane è volta ad assicurare che il personale dell’azienda coinvolto in

attività che impattano sulla qualità del servizio erogato sia in possesso di un profilo adeguato.

Ciascun processo aziendale definisce competenze che il personale deve possedere per lo

svolgimento di quel ruolo. Qualora si riscontrasse la non conformità delle competenze, la risorsa

viene inserita in un programma formativo capace di colmare le problematiche in oggetto.

In sede di riesame della Direzione si provvede ad individuare eventuali fabbisogni formativi

segnalate dalle pertinenti funzioni aziendali.

Il Dirigente Scolastico ha il compito di pianificare e gestire la formazione del personale in

relazione all’attività di aggiornamento o più in generale per rendere i collaboratori consapevoli del

proprio ruolo nei confronti della qualità.

7.3 CONSAPEVOLEZZA

La formazione relativa al Sistema di Qualità mira a:

• informare il Personale sui contenuti della Politica della Qualità;

• informare il Personale sulla struttura organizzativa dell’Istituto;

• rendere il Personale consapevole della rilevanza e dell’importanza del Sistema di Qualità e dei

suoi

obiettivi;

• spiegare i contenuti e l’applicazione delle procedure;

• informare sullo stato del Sistema di Qualità e sugli obiettivi raggiunti;

• comunicare le valutazioni emerse in sede di riesame del sistema e le eventuali modifiche

introdotte;

• accrescere la consapevolezza del Personale in merito alla necessità di un miglioramento

continuo del Sistema di Qualità.


47

7.4 COMUNICAZIONE

L’Organizzazione assicura, nella persona del Rappresentante della Direzione, la comunicazione fra

i vari livelli e funzioni per quanto riguarda i processi del sistema e la loro efficacia attraverso:

• incontri di formazione;

• comunicazione documentale scritta;

• impiego della rete intranet per la diffusione di informazioni/documenti/comunicazioni di

carattere operativo;

• scambi di informazioni istituzionalizzati (es. riunioni ed incontri verbalizzati);

• altri tipi di comunicazioni non formalizzati (es. notiziari, bacheche, ecc..).

7.5 INFORMAZIONI DOCUMENTATE

7.5.1 Generalità

La documentazione del SGQ comprende:

a) dichiarazioni documentate di una politica per la qualità e di obiettivi per la qualità

b) un manuale della qualità

c) le procedure documentate richieste dalla norma

d) i documenti necessari all’organizzazione per assicurare l’efficace pianificazione, funzionamento

e controllo dei suoi processi

e) le registrazioni richieste dalla norma

La documentazione di cui IIS “Giuseppe Bonfantini” si é dotata tiene conto:

• della tipologia dell'organizzazione;

• delle dimensione e complessità del processo aziendale;

• delle competenza del personale.

7.5.2 Creazione ed Aggiornamento

Il QA ha il compito della preparazione, gestione e distribuzione di questo MQ e delle sue revisioni.

Il MQ deve essere firmato per redazione da QA e per approvazione da DS.

Ogni capitolo di questo manuale è identificata da:

• edizione del manuale;

• numero del capitolo;

• numero della revisione;

• numero della pagina e numero totale delle pagine del capitolo;

• data di emissione.

All’inizio del Manuale, un indice ne definisce la configurazione e riporta lo stato di revisione, la

data di emissione e l’oggetto delle modifiche dei singoli capitoli di cui è composto.

Inoltre nel cartiglio dell’indice devono essere indicati :


48

• nome e firma di QA quale redattore ;

• nome e firma di DS quale persona preposta all’approvazione;

La necessità di revisione del manuale può essere determinata da:

• variazioni delle norme di riferimento;

• variazioni della politica dell'azienda;

• variazioni organizzative;

• necessità di ovviare a carenze del MQ.

QA deve provvedere all'esame di tutte le nuove emissioni o revisioni delle norme/regole

applicabili, al fine di rilevare la necessità di introdurre delle modifiche nel MQ.

Le modifiche al manuale devono essere effettuate entro un anno dalla pubblicazione delle

norme/regole applicabili e devono essere operative entro 60 giorni dalla data di approvazione.

Per le modifiche QA deve operare come segue:

• evidenziate in corsivo nel testo;

• aggiornate come indice di revisione della capitolo che le contengono;

• farle approvare da DS.

Qualora le modifiche da apportare riguardino l’intero MQ, si deve valutare l’opportunità di

emettere una nuova edizione del manuale stesso.

Il MQ deve essere distribuito da QA, in modo controllato, a tutti gli Enti che hanno una

responsabilità diretta nell'applicazione del SGQ e che sono indicati in una apposita lista (mod.

MQ1)

Per copia controllata si intende una copia che verrà tenuta aggiornata nel tempo, con tutte le

modifiche apportate. In questo caso i possessori del MQ accuseranno ricevuta di un nuovo

manuale o di sue modifiche, dichiarando di aver distrutto le parti superate, firmando e datando,

per ricevuta, il modulo stesso e restituendolo a QA.

In mancanza di detto riscontro dopo 60 giorni lavorativi dall'invio, la copia del MQ deve essere

considerata non più controllata; QA deve accertare le motivazione del mancato riscontro e

provvedere per regolarizzare la distribuzione.

Ogni copia cartacea deve riportare un numero di identificazione.

QA deve conservare una copia di ciascuna edizione emessa, comprensiva delle relative revisioni e

l'originale dell'edizione corrente, comprensivi delle revisioni.

Il MQ in uso è conservato, in originale, sotto forma cartacea da QA.

I manuali non tenuti sotto controllo sono quelli che non vengono sistematicamente aggiornati e

vengono generalmente inviati ad organizzazioni esterne alla Società.

Questi manuali devono riportare sul frontespizio ed in modo chiaro, la seguente dicitura:

COPIA NON CONTROLLATA

NON VERRÀ TENUTA AGGIORNATA


49

Per l'invio delle copie non controllate, in forma cartacea o su supporto magnetico, protetto da

scrittura, non si richiede l'uso di un modulo di distribuzione, ma la registrazione della

distribuzione sul mod. MQ2 a cura del QA.

Nelle pagine che seguono sono riportati i seguenti moduli:

• mod. MQ1 - Manuale della qualità - Lista di distribuzione controllata

• mod. MQ2 - Manuale della qualità - Lista di non distribuzione controllata

• mod. MQ3 - Manuale della qualità - Distribuzione controllata

7.5.3 Controllo delle informazioni documentate

La documentazione della qualità deve attestare che i prodotti vengono forniti secondo i requisiti

prescritti nell'ordine e nel rispetto delle disposizioni di questo manuale e delle procedure

applicabili.

Le seguenti attività devono essere registrate secondo i criteri del punto 7.5

a) Riesame della Direzione,

b) Documenti addestramento e qualificazione del personale

c) Riesame delle offerte e degli ordini

d) Qualificazione e controllo dei fornitori

e) Documenti di identificazione e rintracciabilità dei prodotti,

f) Rapporti sugli audit interni e delle verifiche delle successive azioni correttive;

g) Documenti relativi alla registrazione dei risultati del monitoraggio;

h) Rapporti di non conformità;

i) Rapporti sulle azioni correttive;

j) Rapporti sulle azioni preventive;

I documenti della qualità ed i loro criteri di gestione devono essere stabiliti negli specifici Capitoli

di questo manuale e/o nelle procedure ad essi applicabili.

I documenti devono essere:

a) univocamente identificabili;

b) leggibili;

c) datati e firmati, ove previsto;

d) riconducibili alle attività a cui fanno riferimento;

e) archiviati in termini di raccolta, catalogazione, accesso, conservazione, aggiornamento,

eliminazione;

f) alloggiati in contenitori adeguati alla loro collocazione;

g) depositati in ambienti idonei ad evirate deterioramenti, danni e smarrimenti.

La localizzazione degli archivi, la responsabilità di gestione ed il periodo di mantenimento di

ciascun documento di registrazione della qualità sono indicati nella procedura “Gestione delle

registrazioni della qualità”.


50

ATTIVITA’ OPERATIVE

8.1 Pianificazione e controlli operativi 8.2 Requisiti per prodotti e servizi

8.2.1 Comunicazione con il cliente 8.2.2 Determinazione dei requisiti relativi a prodotti e servizi 8.2.3 Riesame dei requisiti relativi ai prodotti e servizi 8.2.4 Modifiche ai requisiti ai prodotti e servizi

8.3 Progettazione 8.3.1 Pianificazione della progettazione e dello sviluppo 8.3.2 Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo 8.3.3 Riesame della progettazione e sviluppo 8.3.4 Verifica della progettazione e sviluppo 8.3.5 Validazione della progettazione e dello sviluppo 8.3.6 Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo

8.3.7 Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo

8.4 Controllo dei processi, prodotti e servizi forniti dall’esterno 8.4.1 Generalità 8.4.2 Informazioni ai fornitori esterni 8.4.3 Verifica dei prodotti approvvigionati

8.5 Produzione ed erogazione dei servizi 8.5.1 Controllo della produzione e dell’erogazione dei servizi 8.5.2 Identificazione e rintracciabilità 8.5.3 Proprietà che appartengono ai clienti e fornitori esterni 8.5.4 Preservazione 8.5.5 Attività post consegna NA 8.5.6 Controllo delle modifiche NA

8.6 Rilascio dei prodotti e servizi 8.7 Controllo degli output non conformi

8.7.1 Identificazione e tenuta sotto controllo degli output 8.7.2 Conservazione documentata

8.1 PIANIFICAZIONE E CONTROLLI OPERATIVI

La pianificazione dell’erogazione del servizio viene effettuata in coerenza con gli altri requisiti

del SGQ. Le modalità di documentazione delle attività sono definite nel seguito.



Analisi dei bisogni formativi in conformità alle leggiapplicabili

DS;Docenti Manuale§7.2.SER-02

↓

Definizionedeiserviziagliutentisullabasedelleanalisieffettuate

DS;Docenti PattoformativoManuale§7.3.SER-01

↓


51

Sviluppodellaprogettazioneperdefinire:

• Definizionerequisitidell’utente(fabbisogni).• Definizionedeglistandarddiserviziodaerogareedellenormeeleggiapplicabili.• Obiettividiqualitàdiservizio.• Documentazione da preparare per erogare ilservizio e per documentare/certificare le attività dasvolgere(certificazioni,qualificazionidipersonale,ecc.).• Necessitàdipianificazionediverificheeriesami.• Esigenze di risorse (personale, attrezzature,strumenti)perl’erogazionedelservizio.

DS;DSGA;STAFFCD;CdC;COD

Manuale§7.3.SER-01MAM-01

↓

Definizione del POF in funzione delle esigenzedell’utenteinternoedesterno

DS;CD;STAFF;ATA PTOF

Manuale§7.2.SER-01

↓

Presentazionedellepropostediservizio DS;DSGA;

Docenti,ATA

Domandadiiscrizione,brochure,manifesti,

siti,ecc.

Manuale§7.2.SER-02

↓ Approvvigionamentodirisorse:• Caratteristiche di prodotti/incarichi a docenti(quandonecessario)• Criteridiaccettazionemateriali/servizi

QA;

DS/DSGA;COD

Manuale§7.4.SER-03

↓ Erogazionedelservizio:• Caratteristiche del servizio da erogare condefinizionedellecaratteristichedamisurare• Criteri di identificazione e rintracciabilità delservizio(oveapplicabili).• Risorsedautilizzare(mezziecompetenze)• Modalitàdi gestionedei servizinonconformielororegistrazione/notifica.• Criteri di: documentazione dei servizi,distribuzionedocumenti,archiviazioneeriservatezza.

DS,DSGA;STAFF;CD;

CdC;Docenti,ATA

PTOF

Manuale§7.5.SER-05;SER-06;SER-07;SER-08

↓

Validazionedelprogettodelservizioscolastico DS;DSGA;STAFF;CD;CdC;ATA

PTOFManuale§7.3.SER-01

8.2 REQUISITI PER PRODOTTI E SERVIZI

8.2.1 Comunicazioni al cliente

L’ I.I.S. “G. BONFANTINI” stabilisce ed attiva linee di comunicazione con gli utenti in merito a:

- informazione sui programmi didattici;

- informazioni su iniziative formative e culturali;

- informazioni sul risultato di indagini e sul monitoraggio del servizio scolastico


52

- comunicazione con le famiglie dell’utente durante la frequenza scolastica.

La procedura DOC-03 “Gestione della comunicazione interna ed esterna” descrive le principali

modalità seguite nel processo di gestione della comunicazione verso l’esterno.

I soggetti con cui l’ Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” mantiene una rete di

comunicazioni sono i seguenti:

SOGGETTO CANALI DI COMUNICAZIONE

Alunni

Colloqui personali o di gruppo con il DS e/o i suoi collaboratori negli orari di

servizio

Circolari interne !Colloqui personali e/o di gruppo con i Docenti

Riunioni e assemblee !Questionari per gli studenti

Bacheca per gli studenti (avvisi, circolari, ecc.)

Enti locali

Circolari prodotte dall’Istituto e trasmesse per competenza o per conoscenza

Comunicazioni tramite fax o posta elettronica

Comunicazioni formali tramite lettera

Altri Enti

Locali con

competenz

e sul

territorio

Circolari prodotte dall’Istituto e trasmesse per competenza o per conoscenza

Comunicazioni tramite fax o posta elettronica

Comunicazioni formali tramite lettera

Istituzioni

pubbliche e

private di

varia

natura

Lettere, email o circolari per richiedere disponibilità per collaborazioni di varia

natura


53

Soggetti

fornitori di

beni e

servizi

operanti sul

territorio

Lettere, email o circolari per richiedere disponibilità per collaborazioni di varia

natura o servizi

Famiglie

PTOF

Registro elettronico

Lettere

Libretto personale dello Studente

Assemblee e incontri per i Genitori

Colloqui settimanali con i Docenti

Colloqui generali con i Docenti

Pagelle

Questionari per i Genitori

Tutte le informazioni di ritorno da parte dell’Utente devono essere registrate e poste all’attenzione

del Dirigente Scolastico.

8.2.2 Determinazione dei requisiti relativi a prodotti e servizi Presso l’I.I.S. "G. BONFANTINI" le categorie di utenti esterni del servizio scolastico vengono

individuate negli allievi, nei genitori, nel territorio, nel mondo della scuola e del lavoro.

Il DS, con il supporto di QA e degli organi collegiali coinvolti, deve determinare per i servizi

scolastici da erogare:

• i requisiti del servizio, individuando i bisogni e le aspettative dell’Utenza, compresi quelli

relativi alla documentazione informativa e di documentazione dell’attività svolta;

• i requisiti non precisati dall’Utenza, ma necessari per permettere all’Utenza stessa di fruire

nel miglior modo del servizio scolastico.

L’identificazione dei bisogni avviene tramite analisi, informazioni sul singolo utente, sulle

problematiche riscontrate, o direttamente o tramite questionari. Le specifiche modalità sono

descritte nella procedura SER-02 “Analisi dei bisogni, offerta all’utenza ed iscrizione”.

Sul sito www.bonfantini.it i tipi di offerta all’utenza.

8.2.3 Riesame dei requisiti relativi al servizio

8.2.4 Modifiche ai requisiti ai prodotti e servizi

Lo scopo del riesame è di verificare che:


54

• i requisiti del servizio siano definiti (corrispondenti all’offerta);

• le comunicazioni con l’utenza (offerta) definiscano in modo chiaro le modalità e le

caratteristiche del servizio offerto (trasparenza del servizio);

• siano state risolte le eventuali divergenze sulle modalità di erogazione del servizio;

• l’I.I.S. "G.BONFANTINI" abbia le capacità per soddisfare i requisiti definiti (nei modi e

tempi prestabiliti).

Eventuali scostamenti vengono registrati sul Verbale di Riunione della funzione interessata.

8.3 PROGETTAZIONE

Questo paragrafo viene applicato per la progettazione dei servizi formativi che coinvolge anche la

definizione degli aspetti didattici e le modalità di erogazione dei servizi; le specifiche modalità

della progettazione del servizio sono descritte nella procedura SER-01 “Progettazione del servizio

formativo”. Le modalità di erogazione del servizio sono descritte nel paragrafo 7.5 “Erogazione del

servizio”.

Durante l’attività di progettazione del corso vengono anche definiti gli strumenti di valutazione e i

momenti di applicazione degli stessi.

8.3.1 Pianificazione della progettazione e dello sviluppo

Il DS nomina un membro dello STAFF al fine di tenere sotto controllo la progettazione e lo

sviluppo dei servizi seguendo gli indirizzi e gli obiettivi definiti nel PTOF elaborato dal CD e

approvato dal CI.

La pianificazione della progettazione e dello sviluppo viene effettuata sul “Piano di progettazione

didattica” in cui sono definite:

• le fasi della progettazione e dello sviluppo,

• le attività di riesame, di verifica e di validazione previste per ogni quadrimestre di

progettazione e di sviluppo,

• le responsabilità e l’autorità per la progettazione e lo sviluppo nelle singole fasi,

• i documenti da emettere, con una loro eventuale pianificazione.

• le modalità di valutazione all’inizio, durante ed alla fine dell’attività formativa, così come

definito nella procedura MAM-01 “Valutazione del percorso formativo”.

La pianificazione della progettazione, ove necessario, viene aggiornata in itinere.

I compiti delle funzioni interessate sono:

Collegio dei Docenti

Programma l’attività di funzionamento dell’anno scolastico e le modalità di individuazione dei

coordinatori di dipartimento e delle relative competenze.


55

Progetta ed approva il Piano dell’Offerta Formativa, il Piano delle Attività per l’anno in corso con

l’individuazione e designazione delle Funzioni Strumentali.

Elabora il Patto formativo, (documento che esplicita la programmazione del percorso didattico

nell’Istituto in termini di obiettivi, metodi, strumenti di valutazione e contenuti disciplinari), gli

obiettivi trasversali, i metodi e strumenti di valutazione di ciascuna disciplina in coerenza con

quanto definito dalle riunioni per materia.

Dipartimento degli assi culturali

Analizza i risultati dell’anno precedente e mette a fuoco le linee generali per la programmazione

(D.P.R. 275/99 art. 3 c. 2), ossia:

• coordinare la progettazione iniziale ed in itinere

• monitorare il corretto e coerente funzionamento dei laboratori in relazione alle

programmazioni didattiche

• verificare e curare i verbali e la documentazione di progettazione annuale e delle attività di

sperimentazione.

Consiglio di Classe ristretto (solo componente docente)

Analizza i prerequisiti e formalizza i piani di lavoro in termini di obiettivi, metodi, strumenti di

valutazione e contenuti disciplinari, propone visite di istruzione e IDEI.

DSGA

Redige il “Piano di Lavoro” sulla base delle esigenze emerse dal POF tenuto conto delle riunioni

informali del personale ATA; verifica e trasmette il Piano di Lavoro al DS per l’approvazione.

8.3.2 Elementi in ingresso alla progettazione e allo sviluppo

Gli elementi in ingresso della progettazione dei servizi sono costituiti dalla redazione/raccolta di

una serie di documenti.

Nel caso del biennio, sono:

• test di ingresso

• programmi ministeriali

• indicazioni dipartimenti

Nelle classi 2^ si considera anche l’obiettivo in uscita (prerequisito necessario per le classi terze).

Nel caso del triennio, gli elementi sono:

• pagelle e situazioni dei debiti formativi sia per gli allievi interni che per quelli provenienti

da altri istituti

• prove di ingresso

• programmi ministeriali

• indicazioni dei dipartimenti


56

Prima di iniziare la progettazione, le funzioni incaricate riesaminano gli elementi in ingresso

contenuti nei vari documenti per accertarsi che siano definiti:

• gli obiettivi ed i requisiti del servizio da progettare

• i requisiti volontari e cogenti applicabili,

• le informazioni derivanti da precedenti progettazioni similari, ove applicabili,

• altri requisiti essenziali per la progettazione e lo sviluppo.

L’Organismo utilizza le valutazioni sulle attività didattiche come elementi in ingresso per la

riprogettazione delle attività future.

8.3.3 Riesame della progettazione e sviluppo

Al termine dell’attiva di progettazione, quindi alla conclusione della scrittura del progetto, questo

viene rivisto dalla Direzione e dal QA. Ognuno per i propri campi di interesse si assicura che

vengano rispettate le esigenze e le aspettative del cliente in funzione delle informazioni

scientifiche note e la normativa vigente.

In corrispondenza delle attività progettate, mediante il piano di fattibilità, sono condotti riesami

del progetto, per assicurare che gli elementi in uscita soddisfino costantemente i requisiti definiti

in ingresso.

Nel caso di un protocollo, tale attività di riesame è evidenziata tramite firma di un apposito

documento elaborato dal Medical Writer e firmato da DIR e QA. In alcuni casi le firme sono

sostituite dall’invio della e-mail di approvazione, sempre a cura della Direzione e del QA.

8.3.4 Verifica della progettazione e sviluppo

Le funzioni incaricate (STAFF, Coordinatori d’area e consigli di classe) verificano i documenti, in

accordo con quanto pianificato nel POF per assicurare che gli elementi in uscita dalla

progettazione e dallo sviluppo siano compatibili con i relativi requisiti in ingresso definiti nei vari

documenti indicati al § 8.3.2.

Le registrazioni dei risultati delle verifiche e delle eventuali azioni necessarie vengono effettuate

con l’emissione di un verbale di riunione conservato nell’archivio della Segreteria didattica.

8.3.5 Validazione della progettazione e sviluppo

L’Istituto valida i processi di formazione alla fine dell’erogazione analizzando i dati; tali

informazioni vengono formalizzate in verbali del CdC e del CD.

Personale docente


57

Le funzioni incaricate effettuano la validazione della progettazione e dello sviluppo in accordo con

quanto pianificato nel POF per assicurare che il servizio erogato, risultante dalla progettazione e

dallo sviluppo, sia in grado di soddisfare le aspettative dell’utente.

L’attività di validazione viene condotta in varie fasi.

Una prima fase è costituita dalla comparazione tra i risultati attesi dal Patto Formativo e i risultati

ottenuti, documentata dalla relazione finale dei singoli docenti che contiene note sulla valutazione

dei programmi svolti, sugli obiettivi raggiunti e sui criteri didattici e valutativi applicati.

Una seconda fase di validazione viene condotta attraverso la riunione del CD in cui si valutano i

risultati finali con una opportuna formalizzazione sul verbale del Collegio stesso.

Le registrazioni dei risultati delle validazioni e delle eventuali azioni necessarie sono conservate

nell’archivio della Segreteria didattica.

Personale ATA

La validazione del Piano di Lavoro viene condotta a seguito della riunione di fine anno del

personale ATA confrontando quanto svolto e i risultati ottenuti in funzione della soddisfazione

degli utenti dei servizi.

8.3.6 Elementi in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo

Le funzioni incaricate verificano i documenti in uscita dalla progettazione e dallo sviluppo a fronte

degli elementi in ingresso espressi dai documenti indicati al punto 7.3.2.

Gli elementi in uscita dalla progettazione e sviluppo devono:

• soddisfare i requisiti in ingresso,

• fornire adeguate informazioni per eventuali approvvigionamenti di risorse necessarie

all’erogazione del servizio progettato,

• contenere gli elementi per la corretta conduzione e il corretto monitoraggio del servizio,

• contenere o richiamare gli obiettivi didattici minimi per la soddisfazione dei requisiti

previsti dalla normativa vigente.

I documenti in uscita sono:

• patto formativo del C.D.

• programmi didattici delle singole discipline,

• la griglia di valutazione,

• proposte di verifiche comuni alle diverse classi e/o trasversali alle singole discipline.

L’Organismo considera come elementi in uscita della progettazione esecutiva una serie di

elementi che vanno dagli obiettivi formativi alla definizione di momenti intermedi di riesame dei

programmi in funzione dei risultati ottenuti.


58

8.3.7 Tenuta sotto controllo delle modifiche della progettazione e dello sviluppo

Le funzioni incaricate hanno la responsabilità della gestione delle modifiche della progettazione e

dello sviluppo. In particolare le modifiche devono essere:

• identificate e le relative registrazioni conservate;

• riesaminate, verificate e validate ed approvate prima della loro attuazione.

Nel riesame delle modifiche della progettazione e dello sviluppo occorre valutare gli effetti che tali

modifiche hanno avuto sul servizio già erogato all’utente. Le registrazioni dei risultati dei riesami

e delle eventuali azioni necessarie vengono effettuate dalle funzioni incaricate sui verbali di

riunione e sono conservate a cura della Segreteria didattica.

8.4 CONTROLLO DEI PROCESSI, PRODOTTI E SERVIZI FORNITI DALL’ESTERNO

8.4.1 Generalità

Il Responsabile Amministrativo è responsabile del processo di approvvigionamento.

Tutti i soggetti operanti all’interno dell’Istituto sono ammessi a produrre richieste di acquisto,

servendosi di apposita modulistica.

Verificata l’entità dell’importo dell’acquisto e la congruità della richiesta, il Responsabile

Amministrativo provvede ad attivare la procedura di acquisto. Se l’importo è inferiore o uguale a

€ 2 000 , la scelta del fornitore spetta al Dirigente Scolastico; se l’importo è superiore a € 2 000,

il Responsabile Amministrativo provvede a richiedere almeno tre preventivi e a individuare il

fornitore in colui che, in rapporto alle necessità dell’Istituto, è in grado di garantire il miglior

rapporto qualità/prezzo.

Il Responsabile della Qualità provvede periodicamente a valutare la capacità dei fornitori di

soddisfare gli ordini. In particolare il Responsabile della Qualità dovrà tener conto di eventuali non

conformità a carico dei fornitori ed eventualmente a precise osservazioni del Responsabile

Amministrativo. Il Responsabile della Qualità trasmette i risultati della valutazione al Dirigente

Scolastico che ne fa oggetto di verifica in sede di riesame del Sistema di Qualità e provvede

eventualmente ad introdurre azioni correttive di miglioramento.

8.4.2 Informazione ai fornitori esterni

Valutazione e qualificazione del fornitore

La valutazione e qualificazione del fornitore viene effettuata così come descritto nella

procedura SER-03 “Approvvigionamento” e comprende tre attività:

• Classificazione del fornitore: inserimento del fornitore in una delle categorie fornitore

critico o corrente, così come definito nel § 3 “Termini e definizioni utilizzati”.


59

• Qualificazione del fornitore: viene condotta dalla Funzione QA su fornitori nuovi, come

attività volta a definire l’adeguatezza del fornitore stesso, mediante richiesta di requisiti

definiti in questa procedura.

• Monitoraggio del fornitore: attività svolta su fornitori attivi, per valutare la loro

adeguatezza nel tempo e mantenerli nell’Elenco dei fornitori qualificati.

Possono essere considerati critici, all’interno dell’I.I.S. “G. BONFANTINI”, i fornitori di

informatica, manutentori e fornitori di attrezzature e materiali di laboratori,

approvvigionamenti per l’azienda agraria, agenzie di viaggio e agenzie di consulenza.

Sono da considerare fornitori critici anche i docenti di corsi extracurricolari; tali fornitori sono

valutati secondo le proprie competenze ed esperienze affinché le capacità individuali possano

coincidere con una prestazione rispondente alle specifiche del progetto. La qualificazione di

tali fornitori viene descritta all’interno della procedura RIS-01 “Formazione, aggiornamento e

qualificazione”.

QA provvede ad inserire i fornitori approvati nell’Elenco fornitori qualificati (mod. 27).

L’Organismo ricerca e selezione personale docente attraverso idonea Procedura (SER-03)

che riporta anche i requisiti per la ricerca di eventuale personale non docente.

Monitoraggio delle prestazioni dei fornitori

Il monitoraggio dei fornitori critici viene effettuato mediante:

• Valutazione al momento dell’accettazione (applicabile per i prodotti);

• Valutazione durante l’espletamento del servizio.

Annualmente tutte le Schede Fornitore vengono riesaminate per il monitoraggio dei fornitori;

sui fornitori evidenziati come non soddisfacenti verranno effettuate opportune azioni

correttive. Tale monitoraggio viene effettuato dalle funzioni QA e DSGA.

Gli ordini/incarichi per l'approvvigionamento emessi dalla Segreteria contabilità ed acquisti

con il supporto delle funzioni coinvolte, devono descrivere i prodotti o servizi da acquistare,

specificando, per quanto applicabile:

• i requisiti per l'approvazione del prodotto o del servizio;

• i requisiti per la qualificazione del personale richiesto nel servizio;

• i requisiti del Sistema di Gestione per la Qualità del fornitore.

Il DS verifica la completezza e adeguatezza degli ordini e li firma per approvazione prima

della loro comunicazione al fornitore. Per importi fino a 2000 €, o al limite maggiore stabilito

dal CdI, il DS autorizza la spesa senza la necessità di richiedere preventivi.

Per importi superiori al limite fissato in sede di CdI, occorre richiedere almeno tre preventivi

ed applicare quindi il Prospetto comparativo (mod. 31) per individuare l’offerta più

vantaggiosa (IO-02) Gli ordini di prodotti o servizi critici possono essere emessi solo a

fornitori qualificati contenuti nell’Elenco fornitori qualificati. Nel caso si individuasse la


60

necessità di nuovi fornitori, non presenti nell’Elenco fornitori, la funzione coinvolta lo segnala

alla DSGA che, in collaborazione con QA, procede alla valutazione e qualificazione come

specificato in precedenza.

Flusso delle attività


Definizionedeifabbisogni Funzionecoinvolta Richiestadiacquisto SER-03

↓

Individuazionefornitoreeredazioneordinecon ilsupportodicataloghielistiniprezzi.

FunzioneDS/DSGAconsupportoFunzione

coinvolta

Elencofornitoriqualificati

SER-03IO-02

↓ Verificaordine,firmaperapprovazione DS Ordineafornitore SER-03

↓ Trasmissione ordine a fornitore. Archiviazionedellarichiesta DS/DSGA Ordineafornitore SER-03

8.4.3 Verifica dei prodotti e/o servizi approvvigionati

Il prodotto approvvigionato viene controllato da parte dell’Ufficio Tecnico al fine di verificarne

innanzitutto la conformità con quanto ordinato e quindi per verificare la corrispondenza tra quanto

indicato sulla bolla di accompagnamento ed il buono d’ordine. Le eventuali non conformità

vengono gestite così come descritto nella procedura MAM-03 “Gestione delle non conformità”.

I prodotti di maggiore complessità e valore economico vengono esaminati da una apposita

Commissione tecnica che emana un certificato di collaudo sulla conformità dell’acquisto.

Nell’ordine vengono definite le modalità per effettuare i controlli e i collaudi o altre attività

necessarie per assicurare che i prodotti o servizi approvvigionati ottemperino ai requisiti

specificati per l'approvvigionamento. Qualora l’I.I.S. “G. BONFANTINI” intenda effettuare verifiche

presso il fornitore, le modalità vengono precisate sull’ordine, incluse quelle concernenti le

verifiche e quelle per il rilascio del prodotto.

8.5 PRODUZIONE ED EROGAZIONE DI SERVIZI

I servizi erogati sono i seguenti:

• formazione scolastica

• progetti di potenziamento dell’attività scolastica

• progetti orientati al mondo del lavoro


61

• progetti volti a cogliere le istanze della società

• progetti sulle nuove tecnologie

8.5.1 Tenuta sotto controllo delle attività di produzione ed erogazione dei servizi

L’Istituto pianifica e svolge attività di produzione e di erogazione di servizi. Tali attività sono

sottoposte alle seguenti condizioni:

ü analisi delle richieste specificate dall’Utenza, dall’Istituto, dalla normativa vigente;

ü emissione di procedure ed istruzioni interne;

ü definizione degli orari delle lezioni;

ü configurazione del POF, della programmazione di classe e dei piani di studio individuali.

L’erogazione dei servizi avviene utilizzando infrastrutture adeguate ed è supportata dalla

disponibilità di procedure, istruzioni, regolamenti dettagliati, affinché le attività svolte dai soggetti

che operano nell’ambito dell’Istituto siano pianificate e controllate.

8.5.1.a Erogazione attività formativa

L’attività di erogazione di servizi viene effettuata, come illustrato di seguito, con modalità

pianificate in condizioni controllate così come definito nella procedura SER-05 “Gestione delle

attività didattiche”.

La pianificazione dell’attività didattica, coordinata dal DS, è intesa come formazione delle classi,

attività di segreteria, definizione dell’orario e del calendario delle riunioni degli organi collegiali,

modalità per l’accoglienza degli allievi e delle famiglie. La pianificazione delle attività di ogni

docente viene formalizzata sul piano di lavoro annuale.

I docenti di nuova nomina o supplenti vengono accolti, all’inizio dell’anno scolastico o dell’attività

didattica, dal DS o da un suo delegato. Durante tale incontro vengono informati sulle modalità e

procedure operative dell’Istituto. Vengono inoltre definite le modalità di svolgimento delle attività

didattiche.

8.5.1.b Gestione dei servizi connessi alla didattica

L’attività di erogazione di servizi viene effettuata con modalità pianificate in condizioni controllate,

così come definito nella procedura SER-06 “Gestione dei servizi connessi alla didattica”.

I servizi associati alla didattica sono:

• biblioteca

• aula audiovisivi

• laboratorio di informatica

• laboratorio di chimica

• laboratorio di fisica

• laboratorio CAD

• laboratorio di scienze


62

• laboratorio di zootecnia

• laboratorio di topografia

• azienda agraria

• laboratorio di azienda agraria

• laboratorio di meristematica

• palestra

• giardino botanico

• museo naturalistico

• servizio di stampa: fotocopiatura e rilegatura documenti

Altri tipi di servizio sono:

• sala ricevimento parenti

8.5.1.c Attività connesse alla didattica

Le attività connesse alla didattica vengono effettuate con modalità pianificate in condizioni

controllate, così come definito nella procedura SER-07 “Gestione delle attività connesse alla

didattica”.

Attività riguardanti gli allievi

• Gestione delle presenze dell’allievo;

• Comunicazione alle famiglie relativamente alle assenze dell’allievo;

• Gestione dei documenti personali;

• Emissione e rilascio di certificazioni.

La segreteria didattica è strutturata per dare informazioni di tipo didattico agli allievi. Il servizio e

l’orario sono resi noti sia attraverso comunicazione in bacheca sia attraverso il documento del

patto formativo.

Attività riguardanti il personale scolastico

Il personale addetto alla Segreteria personale gestisce tutte le attività che hanno ricaduta sul

personale stesso e cioè:

• acquisisce le domande di supplenza

• acquisisce i curricula vitae del personale esterno

• redige graduatorie

• stipula contratti

• richiede d’ufficio il fascicolo personale per il trasferimento del personale di ruolo

• gestisce documenti, assenze, permessi e ferie

• gestisce il rilascio di certificati di servizio

• stila le statistiche del personale

• dà ordini e comunicazioni di servizio


63

8.5.1.d Attività di verifica sul servizio di formazione

La pianificazione delle attività di valutazione in ingresso viene condotta durante le Riunioni di

Dipartimento e il documento che ne scaturisce verrà utilizzato dai singoli docenti per la

somministrazione delle prove in ingresso.

Con le riunioni per materia si deliberano i criteri generali per favorire l’uniformità del processo e

delle metodologie di valutazione da adottare durante l’anno scolastico.

Le specifiche modalità sono descritte nella procedura MAM-01 “Valutazione del percorso

formativo”.

Criteri generali di valutazione

Entro il mese di settembre il DS convoca il CD per deliberare i criteri generali per favorire

l’uniformità del processo e delle metodologie di valutazione che saranno riportati nel POF. Il POF

sarà messo a disposizione di tutti i docenti, consultando il sito. Entro il mese di ottobre,

nell’ambito del CD, viene stabilito il piano annuale delle attività collegiali. Tale piano verrà messo

a disposizione dei docenti, consultando il sito.

Pianificazione delle attività di valutazione iniziale

La pianificazione delle attività di valutazione in ingresso avviene durante il primo Consiglio di

Classe dell’anno scolastico.

Pianificazione delle attività di valutazione nel corso delle attività didattiche

La valutazione dell’apprendimento nel corso delle attività didattiche avviene attraverso colloqui

orali, prove scritto-grafiche e/o prove pratiche.

La pianificazione delle attività di valutazione nel corso delle attività didattiche avviene durante il

primo CdC dell’anno scolastico.

Registrazione delle attività di valutazione

L’allievo deve essere informato dal docente, nel minor tempo possibile, delle valutazioni che gli

vengono attribuite. Le valutazioni delle prove scritto-grafiche sono registrate sul frontespizio degli

elaborati, sul registro personale del docente e sul libretto dei voti dell’allievo. Le valutazioni dei

colloqui orali sono registrate sul registro personale del docente e sul libretto dei voti dell’allievo.

Pianificazione delle attività di valutazione finali

Il primo CD dell’anno scolastico stabilisce la suddivisione dell’anno scolastico in periodi.

La valutazione del raggiungimento degli obiettivi prefissati avviene con il CdC riunito in scrutinio.

Prima dello scrutinio, ogni docente presenta al CdC, per la sua disciplina, una proposta di

valutazione dedotta dalle verifiche formative e sommative effettuate nel periodo in oggetto; il

CdC esprime collegialmente la valutazione sul raggiungimento degli obiettivi fissati in fase di

progettazione o revisione dei percorsi formativi.

Nello scrutinio conclusivo delle classi del triennio, il CdC assegnerà ad ogni allievo un credito

formativo e un credito scolastico secondo quanto previsto dalla legge. I risultati delle deliberazioni


64

del CdC sono riportate sulle pagelle personali dell’allievo e, nel caso di scrutinio conclusivo, sul

tabellone da affiggere, a cura della segreteria didattica, nelle bacheche dell’atrio della scuola.

8.5.1.e Validazione dei processi di produzione e di erogazione del servizio

Il presente capitolo si applica alle attività di formazione effettuate dal personale docente.

L’Istituto soddisfa i requisiti previsti:

• rispettando i criteri di qualifica del personale docente previsti dalla legislazione vigente e

descrivendoli in apposite procedure (RIS-01 “Formazione, aggiornamento e qualificazione”)

• definendo i criteri per l’aggiornamento e la qualifica del proprio personale (RIS-01

“Formazione, aggiornamento e qualificazione”)

• definendo puntualmente i criteri per analizzare e approvare i processi di erogazione del

servizio scolastico (SER-01 “Progettazione del servizio formativo”)

• stabilendo metodi e procedure per descrivere correttamente le attività da realizzare (SER-

01 “Progettazione del servizio formativo”)

• definendo i requisiti necessari per le registrazioni (DOC-02 “Gestione dei documenti di

registrazione della qualità e analisi dei dati")

• stabilendo modalità per la validazione o rivalidazione, quando necessario (SER-01

“Progettazione del servizio formativo”)

In particolare la validazione avviene nei CdC di fine primo quadrimestre e di fine anno scolastico,

per quanto riguarda l’attività didattica.

Per quanto riguarda l’attività dei docenti, la validazione avviene attraverso la relazione finale

presentata al DS e ai CdC. Verranno inoltre analizzati i questionari di soddisfazione dell’utente e i

risultati verranno utilizzati per progettare un miglioramento del servizio (SER-05)

8.5.2 Identificazione e rintracciabilità

L’Istituto, ove appropriato, identifica i prodotti formativi con denominazioni specifiche e su

documenti che ne riportino la dicitura e la data di emissione.

L’avanzamento dell’attività formativa è formalizzata da vari documenti e verbali di monitoraggio

delle attività.

8.5.3 Proprietà che appartengono ai clienti e fornitori esterni

L’Istituto conserva i beni degli utenti (vestiario, borse e zaini, ecc.) avuti in carico durante lo

svolgimento delle lezioni, così come descritto nella procedura SER-06 “Gestione dei servizi

connessi con la didattica”. L’Istituto conserva altresì in forma riservata tutta la documentazione

personale degli utenti ricevuta al momento dell’iscrizione, così come previsto D.L. n° 196/2003.


65

8.5.4 Conservazione del prodotto

L’Istituto conserva i beni approvvigionati e li rende disponibili all’utilizzo interno così come

descritto nella procedura SER-04 “Conservazione ed utilizzo del prodotto approvvigionato”. Le

modalità specifiche di gestione dei beni della biblioteca e degli audiovisivi sono descritte nella

procedura SER-06 “Gestione dei servizi connessi con la didattica”.

8.5.5 Attività post consegna

Requisito non applicabile

8.5.6 Controllo delle modifiche

Requisito non applicabile

8.6 RILASCIO DEI PRODOTTI E SERVIZI

L’ Istituto d’Istruzione Superiore “Giuseppe Bonfantini” pianifica e mette in atto controlli e

misurazioni documentati per valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi didattici e

formativi nonché il grado di apprendimento raggiunto dagli alunni. Al fine di monitorare i processi,

l’Istituto definisce i valori/criteri di accettabilità e l’articolazione del sistema di controllo. Gli esiti

del monitoraggio devono essere registrati.

Gli esiti delle attività di monitoraggio e di misurazione possono essere utilizzati per definire

attività volte al recupero e/o al consolidamento del livello di apprendimento degli alunni.

L’IIS “Giuseppe Bonfantini” pianifica e mette in atto controlli e misurazioni documentati per

valutare il grado di raggiungimento degli obiettivi e dei requisiti contrattuali definiti nel PTOF

nonché il grado di soddisfazione dei clienti. Al fine di monitorare i processi, l’ IIS “Giuseppe

Bonfantini” definisce i criteri di controllo. Gli esiti del controllo devono essere registrati.

Gli esiti delle attività di controllo possono essere utilizzati per definire attività volte a migliorare le

prestazioni.

8.7 CONTROLLO DEGLI OUTPUT NON CONFORMI

8.7.1 Identificazione e tenuta sotto controllo degli output

La tenuta sotto controllo dei servizi non conformi si attiva ogniqualvolta venga rilevata una non

conformità. Ciò può avvenire attraverso la segnalazione del singolo soggetto operante all’interno

dell’Istituto in fase di autocontrollo, a seguito di verifiche ispettive, attraverso i reclami degli

utenti. Le non conformità rilevate devono essere tempestivamente segnalate al Responsabile

della Qualità che provvede alla loro registrazione e le sottopone all’attenzione del Dirigente

Scolastico. Successivamente il Dirigente Scolastico:

ü indica le eventuali azioni integrative o correttive atte a rimuovere o a risolvere la non

conformità;


66

ü provvede, in collaborazione con il Responsabile Qualità, a verificare che la non conformità sia

stata effettivamente superata.

L’ IIS “Giuseppe Bonfantini” si é dotato di una specifica procedura, “Gestione delle non

conformità” per assicurare che non vengano utilizzati prodotti riscontrati non conformi.

Tale procedura stabilisce la gestione delle non conformità riscontrate su materiali , componenti

individuate a seguito delle attività di:

• controllo al ricevimento;

• controllo finale alla consegna.

QA gestisce e coordina l'attività di controllo documentale fornita dal fornitore prima della

consegna al cliente.

I reclami dei Clienti e gli eventuali materiali resi sono considerati come non conformità e pertanto

vengono gestiti secondo le disposizioni sopra indicate.

8.7.2 Conservazione documentata

I documenti di registrazione delle non conformità e delle relative risoluzioni vengono mantenuti in

accordo alle disposizioni del Cap.7, Tenuta sotto controllo delle registrazioni.

Il Responsabile Qualità deve effettuare, almeno semestralmente, una analisi documentata sulle

non conformità, le relative cause e le risoluzioni prese in accordo alle disposizioni del paragrafi

10.1-1,10.1-2 “Azioni correttive” e “Azioni preventive”.


67

VALUTAZIONE DELLE PRESTAZIONI

9.1 Monitoraggio, misurazione, analisi e valutazione 9.1.1 Generalità 9.1.2 Soddisfazione del cliente 9.1.3 Analisi e valutazione

9.2 Audit interno 9.2.1 Programma annuale degli audit interni 9.2.2 Conduzione degli audit interni e azioni successive

9.3 Riesame della Direzione 9.3.1 Generalità 9.3.2 Input al riesame 9.3.3 Output del riesame

9.1 MONITORAGGIO, MISURAZIONE, ANALISI E VALIDAZIONE

9.1.1 Generalità

Il DS ha definito i parametri per la misurazione e il monitoraggio dei processi legati a:

• reclami ricevuti dagli utenti,

• analisi non conformità di prodotto e di servizio,

• analisi azioni correttive e preventive intraprese,

• analisi indicatori di efficienza/efficacia delle attività formative,

• soddisfazione dell’utente.

In occasione del riesame del SGQ da parte della direzione, vengono identificati, dal DS e dallo

STAFF, eventuali ulteriori parametri da monitorare e misurare al fine di tenere sotto controllo

l’andamento delle attività dell’Istituto con il preciso scopo di:

• verificare e garantire la conformità dei processi e dei servizi

• assicurare la conformità del SGQ

• avere elementi per migliorare in modo continuo il SGQ

I metodi applicabili alle suddette analisi vengono definiti al momento e comprendono le analisi

numeriche e le tecniche statistiche.


68



Analisidelleattivitàsvolte DS;STAFF VerbaleRiesamedelladirezione

↓ Identificazionedeiparametridamonitorareemisurare

DS;STAFF Verbalediriunione

↓ Definizionedellemodalitàdiregistrazionedeiparametri

QA;Resp.difunzione

Verbalediriunione

↓ Individuazionedeimetodiapplicabiliall’analisideidati DS;STAFF Verbalediriunione

9.1.2 Soddisfazione del cliente

Il DS e lo STAFF nell’ambito del Riesame della direzione, definiscono gli indici che,

opportunamente calcolati e monitorati, permettono di valutare come l’I.I.S. “Giuseppe

Bonfantini” soddisfi le richieste e le esigenze espresse ed implicite dei propri utenti.

Per definire i parametri che concorrono alla soddisfazione dell’utente vengono considerati i

seguenti aspetti:

• verifica soddisfazione aspettative dell’utente;

• analisi dell’offerta proposta da altri Istituti in ambito territoriale come termine di

confronto;

• valutazione dell’immagine dell’Istituto e del rafforzamento del processo di

comunicazione verso l’esterno e verso l’interno.


69



Definizione degli indici per la valutazione dellasoddisfazionedell’utente

DS;STAFF Verbalediriesamedelladirezione

↓

Raccoltadatiperelaborazioneindici QA;STAFFQuestionariodimisurasoddisfazioneutente.

Rapportodinonconformità

↓

Esecuzioneregistrazionipreviste TutteleFunzionidell’Istituto;

utente

Questionariodimisurasoddisfazioneutente

Rapportodinonconformità

↓

Elaborazionedatiraccolti QA;STAFFQuestionariodimisurasoddisfazioneutente.

Rapportodinonconformità.

↓ PresentazionedatiaDS QA Verbalediriesamedelladirezione

↓ Individuazione azioni correttive e preventiveidonee ad aumentare la soddisfazionedell’utente

DS;STAFFVerbalediriesamedelladirezione.

Rapportodinonconformità.MAM-04MAM-05

↓

Attuazioneazioniindividuate Funzioniinteressate

Rapportodinonconformità MAM-03

↓ Verifica efficacia azioni intraprese emonitoraggioandamentoindicidiSoddisfazionedell’utente

QA;DS Rapportodinonconformità. MAM-03

↓

Verifica adeguatezza indici di soddisfazionedell’utenteEventualedefinizionedinuoviindici

QA;DSVerbalediriesamedelladirezione.

Rapportodinonconformità.MAM-03

9.1.3 Analisi e Valutazione

L’Istituto mette in atto opportune analisi di tipo statistico al fine di tenere sotto controllo e di

valutare l’efficacia del SQ e per individuare eventuali azioni per un suo miglioramento. Tutte le

attività di rilevazione, analisi e gestione dei dati sono di competenza del Responsabile Qualità.

L’analisi dei dati verterà in particolare sui seguenti aspetti:

ü grado di soddisfazione dell’Utente;

ü conformità del servizio ai requisiti stabiliti; ! caratteristiche ed andamento dei processi; !

grado di affidabilità dei fornitori;


70

ü adeguatezza ed efficacia del SQ.

Il Responsabile Qualità predispone e presenta in sede di riesame i risultati dell’analisi; la sua

relazione, oltre a presentare i risultati, dovrà formulare analisi e considerazioni e produrre

proposte di miglioramento. Spetta al Dirigente Scolastico l’eventuale decisione in merito alla

pubblicizzazione

9.2 AUDIT INTERNO

L’attività viene condotta secondo quanto previsto dalla procedura MAM-06 “Audit”.

Per la conduzione degli audit, la Funzione QA può avvalersi di una Lista di Riscontro che permette

di non omettere alcun punto e registrare le evidenze oggettive trovate.

In seguito all’audit possono essere rilevate non conformità sia sui servizi che sull’applicazione del

SGQ. In caso di non conformità, l’auditor richiede alle funzioni di intraprendere opportune azioni

correttive. Le azioni correttive intraprese sono riportate dalla Funzione QA sulla Richiesta azione

correttiva.

9.2.1 Programma annuale degli audit interni

La Funzione QA pianifica gli audit in funzione delle criticità emerse, delle anomalie riscontrate, di

eventuali reclami ricevuti dagli utenti.

Il Programma degli audit interni (mod. 08) è autorizzato all’emissione dal DS con firma sul

programma stesso; esso viene divulgato a tutti i Responsabili di funzione mediante affissione in

bacheca o con altre forme di comunicazione.

Il personale addetto agli audit deve essere qualificato in seguito ad adeguato periodo di

formazione specifica, ed aver partecipato come osservatore ad almeno due audit. Gli audit

nell’area da valutare vengono condotti da Auditor non coinvolti in quella stessa area o da

Consulente esterno qualificato.

9.2.2 Conduzione degli audit interni e azioni successive

Il responsabile della Verifica Ispettiva, con adeguato anticipo rispetto alla data prevista di

esecuzione dell’Audit (indicativamente una settimana), deve provvedere a:

- Definire il Piano dell’Audit;

- Notificare il Piano dell’Audit all’area sottoposta a verifica affinché questo possa mettere a

disposizione degli Auditors le risorse necessarie.

Il piano della verifica ispettiva dovrebbe esplicitare quanto segue:

- obiettivi, oggetto ed estensione dell’Audit

- identificazione dei documenti di riferimento (norme, leggi, documentazione del Sistema di

gestione per la qualità, documenti interni ecc.)


71

- identificazione dei componenti del GRUPPO ispettivo

- data è luogo in cui l’Audit sarà eseguita

- identificazione delle unità organizzative da sottoporre a Audit

- ora e durata previste per ciascuna attività di verifica

- lista di distribuzione del rapporto di Audit

Svolgimento e verbalizzazione della Verifica Ispettiva

La verifica viene svolta sulla base del piano predisposto nella fase preparatoria utilizzando il

criterio di campionamento ritenuto opportuno. Al termine della Verifica Ispettiva viene tenuta una

riunione conclusiva, nel corso della quale sono presentati e discussi i risultati della Verifica, che

vengono documentati per iscritto sul “Rapporto di Verifica Ispettiva Interna”. Qualora si siano

riscontrate delle anomalie, il Responsabile dell’Audit, in base alla gravità della situazione rilevata,

decide per una raccomandazione di correzione (Osservazione) o correzione di NC, che viene

verbalizzata sul Rapporto di Audit, oppure per una Azione Correttiva volta a rimuovere le cause di

NC; in quest'ultimo caso, il Responsabile redige un “Modulo di Azione Correttiva/Preventiva”

registrandone gli estremi sul “Rapporto di Verifica Ispettiva Interna”. Copia del Rapporto di Audit

viene consegnata al Responsabile dell'Area o attività verificata. I “Rapporti di Audit” in originale

sono conservati nell’archivio gestito dal Responsabile del sistema Qualità.

Azioni successive

I rapporti di NC aperti in seguito allo svolgimento di una verifica ispettiva seguono, ai fini della

verifica della chiusura della NC stessa, lo stesso iter logico descritto nel paragrafo “Gestione delle

Non Conformità”.

Quando i risultati degli Audit interni richiedono l’attuazione di Azioni Correttive, il Responsabile di

Area deve provvedere a definire un programma di attuazione che viene riportato e sottoscritto sul

Modulo Azione Correttiva Preventiva. La verifica della chiusura e dell’efficacia di eventuali Azioni

Correttive avviate in fase di Audit è svolta secondo quanto previsto nel paragrafo “Gestione delle

Azioni Correttive e Preventive”.

9.3 RIESAME DELLA DIREZIONE

9.3.1 Generalità

La continuità di adeguatezza e di efficacia nel tempo del SGQ sono responsabilità del DS che deve

fornire l’evidenza oggettiva dell’azione di controllo da esso esercitata.

Nell’ambito del riesame viene valutata l’opportunità per il miglioramento e le esigenze di

modifiche del SGQ, della Politica e degli obiettivi per la qualità.

È compito della Funzione QA tenere informato il DS su tutti gli aspetti significativi della propria

gestione operativa del SGQ sia a livello informale, mediante frequenti riunioni informative, sia a

livello formale, nell’occasione delle riunioni pianificate di riesame del SGQ.


72

Il SGQ viene sottoposto a riesame da parte del DS, con frequenza annuale (oppure ad intervalli

più brevi se ritenuto opportuno).

Analogamente la DIR effettua il riesame della direzione in modo formale con opportune tecniche

analizzando i seguenti dati:

• raggiungimento degli obiettivi della qualità

• reclami e contestazioni provenienti da ogni parte interessata

• risultati delle azioni correttive

• registrazioni di disservizi e delle emergenze

• risultati delle azioni preventive

• risultati delle valutazioni sulla soddisfazione (allievi, docenti, aziende)

• risultati sulle valutazioni delle attività didattiche

• risultati degli indici di efficacia ed efficienza

• risultati delle prestazioni dei fornitori

• riesame delle competenze dell’Organismo.

Al termine del riesame si definiscono le azioni di miglioramento da intraprendere, con definizione

di compiti e responsabilità, assegnando le opportune risorse e pianificando i tempi di attuazione.

Il Riesame della direzione dell’Organismo viene formalizzato dal QA sul “Verbale di Riesame della

Direzione”.

9.3.2 Input al riesame

In tale sede sono processate le seguenti informazioni

• considerazioni generali sullo stato del SGQ e del sistema di accreditamento;

• andamento dei processi e della conformità dei servizi;

• stato azioni correttive e preventive;

• dati di ritorno dagli utenti;

• risultati degli audit interni;

• stato attività di formazione e aggiornamento del personale;

• azioni a seguire dei precedenti riesami (ad esempio: i piani di miglioramento predisposti

nell’anno scolastico precedente);

• cambiamenti che potrebbero influenzare il SGQ ed il sistema di accreditamento.

9.3.3 Output del riesame

Il DS, nelle riunioni dedicate al Riesame di direzione, definisce nel dettaglio gli obiettivi

prestazionali e di qualità da perseguire revisionando eventualmente la Politica della qualità in

modo da comprendere:


73

• miglioramento del SGQ e di accreditamento e dei loro processi;

• miglioramento dei servizi per soddisfare le esigenze dell’utente;

• individuazione ed assegnazione delle risorse per i processi da migliorare;

• direttive e linee guida specifiche per il perseguimento del miglioramento continuo.

Le registrazioni di tali riesami sono conservate dalla Funzione QA. Il riesame della direzione viene

formalizzato dalla Funzione QA sul Verbale di riesame della direzione in cui vengono definiti anche

gli obiettivi annuali per l’attuazione della Politica per la qualità.



Redazionedellasituazionedell’erogazionedelservizio.

QA

Preparazioneeredazionerelazioneconanalisiditendenzapercause

comuni

↓

Redazione della situazione della qualitàdell’Istituto.

QA

Preparazioneeredazionerelazionecondatiedindicatoriperquanto

applicabile

↓

Riunione di riesame con definizione degliindirizzieanalisidellerisorsenecessarie.Frequenzadelriesameannuale

DS+STAFF

didirezione

VerbalediriesamedirezionePianodimiglioramento

ProgrammadegliauditinterniProgrammadiaggiornamentodei

docentieATAAnalisitendenzaNC,reclami,

soddisfazioneutente,indicatori,ecc.


74

MIGLIORAMENTO

10.1 Generalità 10.2 Non conformità ed azioni preventive/correttive

10.2.1 Gestione delle non conformità 10.2.2 Azioni correttive 10.2.3 Azioni di miglioramento

10.3 Miglioramento continuo

10.1 GENERALITA’

L’azienda definisce tutte le attività ed i processi adottati per migliorare l’efficacia del proprio SGQ

considerando tutti i dati disponibili quali:

- Politica per la qualità

- Risultati delle verifiche

- Riesami della direzione

- Risultati emersi da analisi statistiche su dati definiti

- AC e AP.

10.2 NON CONFORMITA’ ED AZIONI PREVENTIVE/CORRETTIVE

10.2.1 Gestione delle non conformità

L’attività viene condotta secondo quanto previsto dalla procedura MAM-03 “Gestione delle non

conformità”. Tutto il personale dell’Istituto è responsabile nell’identificare e segnalare le non

conformità riscontrate:

• sui materiali e servizi: non corretta identificazione tale da renderne insicuro o dubbio

l’utilizzo o non permettere la rintracciabilità dei servizi erogati, ecc.

• sul SGQ: non rispetto delle regole e delle prescrizioni contenute nel presente Manuale e

nelle procedure; errori e inesattezze nella documentazione; documentazione non aggiornata o

non disponibile; registrazioni omesse o incomplete, ecc.

• sulla erogazione del servizio: non rispettata compilazione o mancanze nella compilazione

della documentazione applicabile, ritardi sulla conduzione dell’attività formativa, non corretta

individuazione dei bisogni formativi, danneggiamenti ai materiali, non corretta rintracciabilità del

servizio erogato, ecc.

• a seguito di segnalazione dell’utente: possono essere segnalate anomalie a seguito di non

corretta erogazione e di gestione della relativa documentazione applicabile.

• anomalie su mezzi: malfunzionamenti, carenze dal punto di vista sicurezza, ecc.


75

E’ cura di chi riscontra una non conformità identificarla e impedirne l’utilizzo, per quanto

applicabile. Il DS in collaborazione con la Funzione QA provvede a valutare l’entità della non

conformità segnalata e ad interpellare le funzioni interessate per individuare le azioni da

intraprendere e le modalità ed i tempi di applicazione.

È compito della Funzione QA effettuare la registrazione delle non conformità segnalate sul

Rapporto di non conformità (mod. 14), controllarne la risoluzione e verificare l’efficacia

dell’applicazione programmando i necessari audit.

In seguito all’analisi delle cause di non conformità, per non conformità particolarmente gravi o

ricorrenti, il DS, in collaborazione con la Funzione QA, può richiedere alle funzioni dell’Istituto

interessate di intraprendere una azione correttiva mirata ad eliminare alla fonte la causa di non

conformità per evitarne il ripetersi. In questo caso il DS in collaborazione con la Funzione QA

compila la Richiesta di azione correttiva (mod. 15) che viene gestita così come descritto nella

procedura MAM-04.

10.2.2 Azioni correttive

L’attività viene condotta secondo quanto previsto dalla procedura MAM-04 “Gestione delle

azioni correttive”. Alcune delle azioni correttive più comuni sono:

• integrazioni o modifiche al POF ed ai piani di lavoro

• modifiche di procedure ed istruzioni

• variazioni di calendari ed orari

• modalità di utilizzazione delle informazioni e delle circolari interne

• attivazione di iniziative di aggiornamento e sensibilizzazione

• attivazione di recuperi, sostegni, interventi su gruppi omogenei, tutoraggi, ecc.

• modifiche nelle forniture.

L’individuazione delle azioni correttive spetta a:

• DS in collaborazione con la Funzione QA, che periodicamente effettua l’analisi delle non

conformità segnalate e, in caso di non conformità ricorrenti, analizza sia le cause tecniche

sia gestionali ed emette la relativa richiesta azioni correttive e preventive;

• DS, in collaborazione con la Funzione QA, emette la Richiesta azioni correttive e

preventive quando individua cause che possano invalidare la qualità del servizio offerto e

che possano richiedere interventi sul SGQ;

• tutto il personale, qualora siano riscontrate condizioni influenzanti negativamente la

qualità del servizio;

• funzione QA a seguito della individuazione di non conformità nel corso di audit interni.

Il DS, in collaborazione con la Funzione QA, valuta con le funzioni coinvolte le cause che

hanno portato alla richiesta di azione correttiva e individua le idonee azioni da intraprendere


76

documentandole sul modulo Richieste azioni correttive e preventive. Il DS, in collaborazione

con la Funzione QA, in sede di audit interno provvede a valutare l’attuazione delle risoluzioni e

a verificare l’efficacia delle azioni correttive intraprese chiudendo, in caso favorevole, l’azione

correttiva.

Flusso delle attività


Compilazionerichiestadiazionecorrettiva DS+QA RAC MAM-04

↓ Individuazione cause e definizione azionecorrettivadaintraprendere

DS+QA RAC

↓ Applicazioneazionecorrettivaindividuata DS+QA RAC

↓ Controlloattuazioneazionecorrettiva DS+QA RAC

↓ Controlloefficaciaazionecorrettivaintrapresa(insedediauditperiodico)echiusuraazione

DS+QA RAC

10.2.3 Azioni preventive

L’attività viene condotta secondo quanto previsto dalla procedura MAM-05 “Gestione delle

azioni preventive”.

La Funzione QA utilizza tutte le fonti d’informazione pertinenti per identificare le potenziali

cause di non conformità influenzanti sfavorevolmente la qualità del servizio.

Le principali fonti d’informazioni sono:

• analisi dei processi che si svolgono all’interno dell’Istituto;

• risultati degli audit interni;

• analisi dei reclami dell’utente e delle Registrazioni non conformità;

• informazioni sulle offerte formative degli altri Istituti presenti sul territorio ed ogni altra

informazione che si renda disponibile.

Sulla base di tali informazioni il DS, in collaborazione con la funzione QA, decide sulla

necessità di emettere una Richiesta d’Azione Preventiva (mod. 15) alle funzioni interessate.

Le azioni preventive comprendono tutte quelle azioni di miglioramento dell’Istituto, volte

all’incremento della qualità dei servizi ed attuate in accordo con la direzione dell’Istituto e

con la Politica della qualità.

Il DS, in collaborazione con la funzione QA, valuta la chiusura ed efficacia delle azioni

preventive con le stesse modalità viste per le azioni correttive.


77



Compilazione richiesta di azionepreventiva

DS+QA RAP ManualeMAM-05

↓ Individuazione cause e definizioneazionepreventivadaintraprendere

DS+QA RAP

↓ Applicazione azione preventivaindividuata

DS+QA RAP

↓ Controlloattuazioneazionipreventive DS+QA RAP

↓ Controllo efficacia azioni preventiveintraprese (in sede di verifica ispettivaperiodica)echiusuraazione

DS+QA RAP

10.3 MIGLIORAMENTO CONTINUO

L’azienda definisce tutte le attività ed i processi adottati per migliorare l’efficacia del proprio SGQ

considerando tutti i dati disponibili quali:

- Politica per la qualità

- Risultati delle verifiche

- Riesami della direzione

- Risultati emersi da analisi statistiche su dati definiti

- AC e AP

ISTITUTO DI ISTRUZIONE SUPERIORE · Cavallini”. La sede di Novara è l’unica attualmente in...

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