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ISST
FraunhoferInstitutSoftware- undSystemtechnik
Einführung in die Arbeit mitMicrosoft Outlook 2000
(Teil 1)
Egbert Föcker
ISST
FraunhoferInstitutSoftware- undSystemtechnik
Aktivitäten bei der Akademie Fresenius
Ziel:
Bisherige Schritte:
Entwicklung und Einführung eines Groupware-Systems für das Anwendungsfeld “Know-how managen”
• Qualifizierung• Geschäftsfeldauswahl• Groberhebung• Detail-Analyse von Tätigkeitsfeldern• Konzeption des Groupware-Systems mit Hilfe eines “Demonstrators”• Systemauswahl Microsoft Exchange/Outlook• Installation Exchange-Server
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Das Know-how-System
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Vorgehen zur Einführung von Outlook
Schulungsblock 1(12.4. + 5.5.)
Roll-out Outlook 2000(voraussichtl. 8.5.-11.5.)
Schulungsblock 2(ab dem 17.5. ?)
• Vermittlung von Basiskenntnissen zu Outlook 2000
• Installation von Outlook 2000 auf allen Arbeitsplatz-Rechnern• Umstellen von Outlook 2000 auf den Exchange-Server
• Wiederholung der Basisfunktionen• Fortgeschrittene Funktionen in Outlook 2000
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Einführung in SeeMe
Was ist SeeMe? • Modellierungssprache zur Beschreibung organisatorischer Strukturen und technischer Systeme• Im Rahmen des Projekts LOOK vom Fachbereich Informatik & Gesellschaft der Universität Dortmund entwickelte Modellierungssprache
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Basiselemente von SeeMe
Durch eine Rolle werden beispielsweise Personen, Abteilungen, Arbeitsgruppen, oder andere organisatorische Einheiten bezeichnet.
Aktivitäten beschreiben Arbeitsaufgaben, Verrichtungen und Tätigkeiten.
Entitäten sind Ressourcen (oder einfach “Dinge”).
Aktivität
Rolle
Entität
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Einige Relationen in SeeMe
kochen
Peter
Herd
essen
kochen
kochen Gemüse
kochen
Suppe Gemüse
“essen” startet, wenn “kochen” fertig ist
“Herd” wird benutzt, um zu “kochen”
“kochen” verändert das “Gemüse”
“Peter” führt “kochen” aus (Peter kocht)
“Gemüse” und “Suppe” stehen in einer Beziehung (Suppe benötigt Gemüse)
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Verknüfungsoperatoren für Relationen
“A und B”
“Entweder A oder B”
“A und/oder B”
x
V
UND
XOR
ODER
kochen
Tisch decken
abschmecken
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“SeeMe-Mauselöcher” - Unsicherheit & Unvollständigkeit
Weitere Informationen sind verfügbar
Informationen sind nicht vollständig
Korrektheit ist ungewiss
Weitere Informationen sind nicht relevant (Standard-Mauseloch)
...
?
Auto
Reifen
Lenkrad
...
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Was ist Outlook 2000?
Software für die Gruppenarbeit
• Softwarelösung der Firma Microsoft• Funktionen für die Verwaltung und Organisation des Arbeitstages• Unterstützung von Gruppen- und Teamarbeit
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Outlook
Benutzer
Exchange-Server
Kommunizieren Kooperieren Koordinieren
Zentrale Dienste
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Outlook
Benutzer
Exchange-Server
Kommunizieren Kooperieren Koordinieren
Zentrale Dienste
Nachrichten senden
Nachrichten empfangen
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Benutzer
Exchange-Server
Kommunizieren Kooperieren Koordinieren
Zentrale Dienste
Nachrichten senden
Nachrichten empfangen
Informationen ablegen / teilen
Diskutieren
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Benutzer
Exchange-Server
Kommunizieren Kooperieren Koordinieren
Zentrale Dienste
Nachrichten senden
Nachrichten empfangen
Informationen ablegen / teilen
Diskutieren
Termine verwalten
Besprechungenplanen
Aufgaben verwalten
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Benutzer
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Nachrichten empfangen
Informationen ablegen / teilen
Diskutieren
Termine verwalten
Besprechungenplanen
Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
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Benutzer
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Zentrale Dienste
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Nachrichten empfangen
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Diskutieren
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Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
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GlobalesAdressbuch
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Outlook
Benutzer
Exchange-Server
Kommunizieren Kooperieren Koordinieren
Nachrichten senden
Nachrichten empfangen
Informationen ablegen / teilen
Diskutieren
Termine verwalten
Besprechungenplanen
Aufgaben verwalten
Kontakte pflegen
Aktivitätenprotokollieren
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Notizen festhalten
...
...
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Die Arbeitsoberfläche von Outlook 2000
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Was sind Ansichten?
Verschiedene Sichten auf die gleichen Informationen
Ansichten ermöglichen durch verschiedene Anordnungen und Formate unterschiedliche Darstellungsweisen der gleichen Informationen.
Erzeugen verschiedener Ansichten durch:• Sortieren• Anzeigen unterschiedlicher Informationen• Gruppieren
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Ansichten in Outlook
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Outlook-Adressbücher
Was ist ein Adressbuch?
Adressbücher in Outlook
Adressbücher können zum Speichern von Namen, E-Mail-Adressen, Faxnummern und Verteilerlisten verwendet werden.
In Outlook gibt es drei Adressbücher:• Globales Adressbuch• Kontakte-Adressbuch• Persönliches Adressbuch (nicht mehr notwendig)
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Adressbuch-Beispiel
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Elektronische Nachrichtensenden und empfangen
“Schnecken-Post”
Elektronische Post (E-Mail)
• Brief schreiben• Brief in den Umschlag stecken• Brief adressieren• Briefmarke aufkleben• Brief in den Briefkasten werfen
• Nachricht schreiben• Nachricht mit einem Mausklick adressieren• Senden der Nachricht mit einem Mausklick
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Nachrichten senden
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Nachrichten empfangen E-Mail
Benutzer B
Nachrichtensenden
Nachrichtenempfangen
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Nachrichten senden
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Nachrichten empfangen E-Mail
Benutzer B
Nachrichtensenden
Nachrichtenempfangen
Umschlag(Header)
Inhalt(Body)
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Nachrichten senden
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Nachrichten empfangen E-Mail
Benutzer B
Nachrichtensenden
Nachrichtenempfangen
Umschlag(Header)
Inhalt(Body)
E-Mail schreiben
Datei anhängen
E-Mail senden
x
x
V
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Nachrichten senden
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Nachrichten empfangen E-Mail
Benutzer B
Nachrichtensenden
Nachrichtenempfangen
Umschlag(Header)
Inhalt(Body)
E-Mail schreiben
Datei anhängen
E-Mail senden
x
x
V
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Nachrichten senden
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Nachrichten empfangen E-Mail
Benutzer B
Nachrichtensenden
Nachrichtenempfangen
Umschlag(Header)
Inhalt(Body)
E-Mail schreiben
Datei anhängen
E-Mail senden
x
x
V
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
...
E-Mail empfangen
Empfangbestätigen
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Nachrichten senden
Kontakte-Adressbuch
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
...
E-Mail schreiben
Datei anhängen
E-Mail senden
Outlook
Nachrichten empfangen E-Mail
Umschlag(Header)
Inhalt(Body)
E-Mail empfangen
E-Mail lesen
E-Mail ignorieren
E-Mailweiterleiten
E-Mailbeantworten
E-Maillöschen
Empfangbestätigen
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
Benutzer B
x
x
x
V x
Nachrichtensenden
Nachrichtenempfangen
V
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Outlook-Kalender
Persönlicher Kalender
Terminfindung für Gruppen
Outlook bietet einen Kalender, um die persönlichen Termin zu organisieren.
Outlook bietet Funktionen, um Besprechungs-termine einfach festzulegen.
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Kalender
Benutzer B
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Kalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Outlook
Kalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
Einzeltermin
TerminserieEreignis
Besprechung
ISST
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OutlookOutlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale DiensteKalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
Einzeltermin
TerminserieEreignis
Besprechung
GemeinsamenTermin suchen
Einladungenversenden
Besprechungeintragen
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OutlookOutlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale DiensteKalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
Einzeltermin
TerminserieEreignis
Besprechung
GemeinsamenTermin suchen
Einladungenversenden
Besprechungeintragen
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
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OutlookOutlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale DiensteKalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
Einzeltermin
TerminserieEreignis
Besprechung
GemeinsamenTermin suchen
Einladungenversenden
Besprechungeintragen
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
Nachrichtenempfangen
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ISST
FraunhoferInstitutSoftware- undSystemtechnik
OutlookOutlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale DiensteKalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
Einzeltermin
TerminserieEreignis
Besprechung
GemeinsamenTermin suchen
Einladungenversenden
Besprechungeintragen
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
Nachrichtenempfangen
...
Bespr.-Terminbestätigen
x
Ablehnungversenden
Bestätigungversenden
Besprechungeintragen
Bespr.-Terminablehnen
x
ISST
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OutlookOutlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale DiensteKalender
Benutzer B
E-MailTermin
eingeben Terminändern
Besprechung planen
An Termineerinnern
Einzeltermin
TerminserieEreignis
Besprechung
GemeinsamenTermin suchen
Einladungenversenden
Besprechungeintragen
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
Nachrichtenempfangen
...
Bespr.-Terminbestätigen
x
Ablehnungversenden
Bestätigungversenden
Besprechungeintragen
Bespr.-Terminablehnen
x
Kalender einesKollegen öffnen
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Outlook
Benutzer A
Exchange-Server
Termine verwalten
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
...
Termineingeben
Outlook
Kalender
Einzeltermin
Terminserie
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
Benutzer B
Ereignis
Terminändern
Besprechung planen
GemeinsamenTermin suchen
Einladungenversenden
Besprechungeintragen
Besprechung
Nachrichtenempfangen
Bespr.-Terminbestätigen
x
xAblehnungversenden
Bestätigungversenden
Besprechungeintragen
Bespr.-Terminablehnen
Kalender einesKollegen öffnenZugriffsrechte
festlegen
An Termineerinnern
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Aufgabenlisten in Outlook
Organisation von Aufgaben
Vorteil
Outlook bietet eine Aufgabenliste zur Verwaltung der persönlichen Arbeit.
Wenn alle Aufgaben erfasst werden, können keine Aufgaben vergessen werden.
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Outlook
Benutzer A
Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
...
Outlook
Benutzer B
Exchange-Server
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
AufgabenlisteAufgabenliste
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Outlook
Benutzer A
Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
...
Outlook
Benutzer B
Exchange-Server
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Aufgabenliste
Aufgabeeingeben
Aufgabeändern
Aufgabe delegieren
Aufgabenliste
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Outlook
Benutzer A
Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
...
Outlook
Benutzer B
Exchange-Server
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Aufgabenliste
Aufgabeeingeben
Aufgabeändern
Aufgabe delegieren
Aufgabenan-frage erstellen
Aufgabenanfr.versenden
Aufgabeeintragen
Aufgabenliste
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Outlook
Benutzer A
Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
...
Outlook
Benutzer B
Exchange-Server
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
Aufgabenliste
Aufgabeeingeben
Aufgabeändern
Aufgabe delegieren
Aufgabenan-frage erstellen
Aufgabenanfr.versenden
Aufgabeeintragen
...
E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
Aufgabenliste
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Outlook
Benutzer A
Aufgaben verwalten
Kontakte-Adressbuch
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Aufgabeeingeben
Outlook
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Aufgabeändern
Aufgabe delegieren
Aufgabenan-frage erstellen
Aufgabenanfr.versenden
Aufgabeeintragen
Nachrichtenempfangen
Exchange-Server
GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
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E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
AufgabenlisteAufgabenliste
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Kontakte-Adressbuch
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Aufgabeeingeben
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Aufgabeändern
Aufgabe delegieren
Aufgabenan-frage erstellen
Aufgabenanfr.versenden
Aufgabeeintragen
Nachrichtenempfangen
Aufgabenanfr.bestätigen
Aufgabenanfr.ablehnen
Aufgabeeintragen
x
Bestätigungversenden
x
Ablehnungversenden
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GlobalesAdressbuch
Zentrale Dienste
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E-Mailzustellen
E-Mailausliefern
AufgabenlisteAufgabenliste
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Notizen in Outlook
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Ausblick auf Teil 2 der Outlook-Schulung
Fortgeschrittene Kenntnisse
• Wiederholung der Basisfunktionen• Fortgeschrittene Funktionen für E-Mail und
Gruppenterminkalender• Verändern der Grundeinstellungen• Outlook-Ordner• Kontakte in Outlook• Outlook-Journal• Datenaustausch mit Outlook
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Einsatz von SeeMe-Modellen
“Jetzt mal ganz ehrlich!”
• Sind die eingesetzten SeeMe-Modelle hilfreich für das Verständnis von Outlook?
• Waren die Modelle verständlich oder zu komplex?
• Sind Modelle ein hilfreiches Schulungs- instrument?