ISO 15489 y Clasificación archivística

ISO 15489 y ClasificaciónISO 15489 y Clasificación1.1. Contexto previoContexto previo

2.2. Objetivos y limitaciones de la normaObjetivos y limitaciones de la norma

3.3. ProblemáticaProblemática

Mario García SáezMario García Sáez

Contexto previo a la Contexto previo a la aplicación de ISO 15489aplicación de ISO 15489

Contexto previoContexto previo

““Requisito” de la ISO 9001Requisito” de la ISO 9001

La familia de normas ISO 9000 sobre la La familia de normas ISO 9000 sobre la calidad exigen de las organizaciones un calidad exigen de las organizaciones un compromiso de mejoracompromiso de mejora. Para su mejora es . Para su mejora es necesario una adecuada gestión de los necesario una adecuada gestión de los documentos (ISO 15489).documentos (ISO 15489).


ISO 15489 y campos de aplicaciónISO 15489 y campos de aplicación

ISO 15489 es aplicable tanto a organizaciones ISO 15489 es aplicable tanto a organizaciones públicas como privadas.públicas como privadas.

En el ámbito público está regulando algo ya En el ámbito público está regulando algo ya regulado (innecesaria).regulado (innecesaria).

En el ámbito privado está regulando la actividad En el ámbito privado está regulando la actividad de los gestores documentales (no tratan sólo de los gestores documentales (no tratan sólo recordsrecords).).


Diferentes formas de trabajarDiferentes formas de trabajar

En el ámbito público se trabaja mediante En el ámbito público se trabaja mediante procedimientosprocedimientos, requiriendo , requiriendo personal especializadopersonal especializado..

En el ámbito privado, se trabaja mediante En el ámbito privado, se trabaja mediante proyectosproyectos (equipos), que requieren profesionales (equipos), que requieren profesionales con múltiples conocimientos, quedando la gestión con múltiples conocimientos, quedando la gestión ordinaria de los fondos en manos de ordinaria de los fondos en manos de personal no personal no especializadoespecializado..


Distintos interesesDistintos intereses

En el ámbito público prima la oferta de un En el ámbito público prima la oferta de un servicio de mayor calidad (personal con formación servicio de mayor calidad (personal con formación archivística).archivística).

En el ámbito privado prima la necesidad de En el ámbito privado prima la necesidad de conseguir un servicio eficaz al menor coste posible conseguir un servicio eficaz al menor coste posible (personal sin formación archivística).(personal sin formación archivística).

Objetivos y limitaciones Objetivos y limitaciones de la norma ISO 15489de la norma ISO 15489

Objetivos y limitacionesObjetivos y limitaciones

Objetivos principalesObjetivos principales

Documentar los procesos que se realizan en la Documentar los procesos que se realizan en la organización. Necesidad de ISO 9001.organización. Necesidad de ISO 9001.

Gestionar eficazmente documentación en todos los Gestionar eficazmente documentación en todos los formatos y soportes.formatos y soportes.

Normaliza la práctica profesional de la gestión Normaliza la práctica profesional de la gestión documental.documental.


Establece reglas para la realización de…Establece reglas para la realización de…

─ ─ Tesauros (recuperación)Tesauros (recuperación)

─ ─ Vocabularios controlados (recuperación)Vocabularios controlados (recuperación)

─ ─ Títulos e índices (descripción)Títulos e índices (descripción)

─ ─ Calendarios de conservación (valoración)Calendarios de conservación (valoración)

─ ─ Puntos de acceso para usuarios (seguridad)Puntos de acceso para usuarios (seguridad)

─ ─ Conservación o destrucción de documentos (disposición)Conservación o destrucción de documentos (disposición)


Exige el diseño de…Exige el diseño de…

─ ─ Registros de control (trazabilidad)Registros de control (trazabilidad)

─ ─ Cuadro de Cuadro de clasificación funcionalclasificación funcional (clasificación) (clasificación)

── Metadatos (descripción y trazabilidad)Metadatos (descripción y trazabilidad)


Participan en la clasificaciónParticipan en la clasificación

─ ─ Análisis funcional de las actividadesAnálisis funcional de las actividades

─ ─ MetadatosMetadatos (necesarios para la clasificación automática) (necesarios para la clasificación automática)

─ ─ Puntos de acceso (la clasificación determina el acceso Puntos de acceso (la clasificación determina el acceso de los usuarios).de los usuarios).

─ ─ Manuales de procedimiento (determinan que los Manuales de procedimiento (determinan que los productores clasifiquen correctamente la productores clasifiquen correctamente la documentación).documentación).


Limitaciones de aplicaciónLimitaciones de aplicación

─ ─ ISO 15489 no sirve para gestionar instituciones ISO 15489 no sirve para gestionar instituciones archivísticas ni sistemas archivísticos completos.archivísticas ni sistemas archivísticos completos.

─ ─ No es aplicable a documentos históricos.No es aplicable a documentos históricos.

Problemática de su Problemática de su aplicaciónaplicación

ProblemáticaProblemática

Olvido de los archivos históricosOlvido de los archivos históricos

─ ─ Transferencias (de cuadros funcionales a orgánicos)Transferencias (de cuadros funcionales a orgánicos)

─ ─ Contra el modelo archivístico de gestión integral.Contra el modelo archivístico de gestión integral.


Dificultades para uso en el ámbito Dificultades para uso en el ámbito públicopúblico

ISO 15489 no sirve para gestionar instituciones ISO 15489 no sirve para gestionar instituciones archivísticas ni sistemas archivísticos completos.archivísticas ni sistemas archivísticos completos.


Automatización del Sistema de Gestión Automatización del Sistema de Gestión de Documentos (SGD)de Documentos (SGD)

La necesidad de reducción de costes procura evitar La necesidad de reducción de costes procura evitar contratar el menor personal posible. Se carece de personal contratar el menor personal posible. Se carece de personal especializado.especializado.

La La falta de formación de los productoresfalta de formación de los productores puede poner en puede poner en riesgo el buen funcionamiento del SGD.riesgo el buen funcionamiento del SGD.

Usted es libre de:Usted es libre de:

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Bajo las condiciones siguientes:Bajo las condiciones siguientes:

ReconocimientoReconocimiento. Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o . Debe reconocer los créditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que el licenciador (pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra). hace de su obra).

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─ Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra.Al reutilizar o distribuir la obra, tiene que dejar bien claro los términos de la licencia de esta obra.

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─ Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor.

c c Mario García Sáez 2008. Algunos derechos reservados.Mario García Sáez 2008. Algunos derechos reservados.

Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 España de CreativeCommons. Para ver una copia de Esta obra está bajo una licencia Reconocimiento-No comercial 2.5 España de CreativeCommons. Para ver una copia de esta licencia, visite esta licencia, visite http://creativecommons.org/licenses/by-nc/2.5/es/ o envíe una carta a CreativeCommons, 171 o envíe una carta a CreativeCommons, 171 SecondStreet, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.SecondStreet, Suite 300, San Francisco, California 94105, USA.

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