BAB III

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN DAN

DESAIN SISTEM

3.1 Sejarah Singkat Politeknik Sawunggalih Aji

Politeknik Sawunggalih Aji atau disingkat POLSA didirikan oleh

yayasan Pendidikan Sawunggalih Aji pada tanggal 27 September 2009

dengan akta No. 13 Notaris/PPAT Bardo Djumeno, SH. Perintisan

pendirian POLSA dimulai pada tahun 1998 dan disahkan dengan Surat

Keputusan Mendiknas Republik Indonesia Nomor : 118/D/0/2001 tanggal

2 Agustus 2001. Dengan tiga program studi yaitu :

1. Teknik Informatika

2. Akuntansi

3. Administrasi Bisnis

Program pendidikan yang diselenggarakan oleh POLSA adalah

Program Diploma III, lama pendidikan 3 (tiga) tahun atau 6 (enam)

semester. POLSA menitik beratkan pada ilmu-ilmu terapan dengan sistem

pendidikan berbasis keahlian dengan prosentase teori 45 % dan praktik

55% serta memberikan gelar diploma keahlian dengan sebutan Ahli

Madya (A.Md) kepada kelulusannya.

3.2 Visi Dan Misi

Seperti telah dicanangkan pemerintah, misi pendidikan politeknik

secara umum adalah untuk mendukung perkembangan industri local dan

nasional melalui pengadaan sumber daya manusia yang dapat

mengantisipasi kemajuan dan perkembangan teknologi dan memiliki

kemampuan yang sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan bidang kerja

tertentu di dalam industri yang dimasuki.

Visi Politeknik Sawunggalih Aji adalah “Menjadi lembaga

pendidikan professional berorientasi pada manajemen dan teknologi

terapan, berwawasan global untuk mendukung pertumbuhan dan

perkembangan industri lokal dan nasional”.

Misi Politeknik Sawunggalih Aji adalah sebagai berikut :

1. Menyelenggarakan pendikan professional yang berorientasi pada

industri lokal dan nasional serta memiliki wawasan global.

2. Menghasilkan lulusan yang dapat memenuhi kebutuhan industri lokal

dan nasional

3. Sebagai penghasil lulusan yang berkemampuan memadukan teori dan

praktek seta tanggap terhadap kompleksitas perubahan

4. Sebagai wahana yang nyaman bagi staf dan mahasiswa dalam

mengembangkan pengetahuan dan ketrampilan bidang industry dan

bisnis

5. Sebagai wahana mengembangkan konsen menejemen dan teknologi

baru untuk industri.

3.3 Maksud dan Tujuan

Maksud penyelenggaraan program ini adalah untuk menghasilkan

tenaga professional untuk mendukung terciptanya profesionalisme dalam

dunia bisnis. Sedangkan tujuan pendidikan Politeknik Sawunggalih Aji

adalah menghasilkan lulusan diharapkan :

1. Memiliki nilai sikap mandiri dalam melaksanakan tugas-tugasnya

dengan berbagai berpanduan pada motto tepat waktu, tepat aturan dan

tepat ukuran

2. Mampu berkomunikasi dan membina hubungan yang baik dengan

semua rekan mitra kerja perusahaan baik internal maupun eksternal

3. Menguasai kemampuan dalam bidang kerja yang bersifat rutin maupun

yang tidak rutin secara mandiri serta memiliki ketrampilan manajerial

menengah

4. Mampu mengisi posisi bidang kerja industri dalam skala lokal dan

nasional terutama untuk industry kecil dan menengah

5. Mampu mendesain informasi untuk pengambilan keputusan bagi

perusahaan kecil dan menengah yang memerlukan, dalam skala lokal

dan nasional.

3.3 Struktur Organisasi

1. Senat Politeknik

Ketua : Dr. H. Mulyadi, Drs, MM

Sekretaris : Muinah Fadhilah, SE, M. Si

Anggota :

1. Agus Fitri Yanto, SE, MM

2. Dr. Firman Bachtiar, SE, MM

3. Drs. Tonny Tri Prasetyo, AMP, MM

4. Dian Rukmawati, S. Kom

5. Sri Ayem, SE, M.Sc

6. Drs. Bunadi, MM

7. Hj. Elfa Rakhmawati S.S

8. H. Johan Abdurrachman, SE, MM

9. Danis Imam Bachtiar, SE, MM

Merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi pada

Politeknik Sawunggalih Aji. Senat Politeknik Sawunggalih Aji terdiri

atas, Perwakilan Pengurus Yayasan, Direktur, Pembantu Direktur,

Ketua Program Studi dan Perwakilan Dosen.

2. Unsur Pimpinan

Direktur : Dr. H. Mulyadi, Drs, MM

Pembantu Direktur I : Muinah Fadhilah, SE, M.Si

Pembantu Direktur II : Dr. Firman Bachtiar, SE, MM

Pembantu Direktur III : Drs. Tonny Tri Prasetyo, AMP, MM

3. Unsur Pelaksana Akademik

Kaprodi Teknik Informatika : Dian Rukmawati, S.Kom

Kaprodi Akuntansi : Sri Ayem, SE, M.Sc

Kaprodi Administrasi Bisnis : Agus Fitri Yanto, SE, MM

4. Unsur Pelaksana Administrasi

Bag. Adm. Keuangan : Furqoniyah, A.Md

Bag. Adm. Akademik : Heri Akhtifudin, A.Md.

Bag. Sarana/Prasarana : Nashir Sulthoni, SH

5. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat (P3M)

Ketua P3M : Danis Imam Bachtiar, SE, MM

Sekretaris : Agus Dwi Atmoko, SE, MM

6. Penyelenggara Kelas Eksekutif

Ketua : Danis Imam Bachtiar, SE, MM

Anggota :

1. Yulianto, A.Md

2. Ngafif, A.Md

Dalam rangka melaksanakan Tri Darma Perguruan Tinggi

maka dibentuklah Unit Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat

(P3M). Dengan adanya P3M ini diharapkan dapat memacu seluruh

civitas akademika Politeknik Sawunggalih Aji untuk selalu

meningkatkan penelitian dan melakukan pengabdian pada

masyarakat.

7. Pembimbing Akademik (PA)

Untuk membantu para mahasiswa dalam rangka

penyelesaian program studinya, Politeknik Sawunggalih Aji

menyediakan Pembimbing Akademik. PA adalah dosen yang

ditunjuk dan diserahi tugas membimbing sekelompok mahasiswa

yang bertujuan untuk membantu mahasiswa menyelesaikan studi

secepat dan seefisien mungkin sesuai dengan kondisi dan potensi

mahasiswa. Tugas dan kewajiban PA dapat diperinci sebagai berikut:

a. Menguasai seluruh program pendidikan yang disajikan oleh

Politeknik Sawunggalih Aji berikut seluk beluk tata

organisasinya.

b. Membantu mahasiswa menyusun program belajar secara

lengkap dan program khusus yang dipilih.

c. Membantu mahasiswa menyusun program selama satu semester

sesuai dengan beban belajar mahasiswa dan perubahannya.

d. Menampung masalah-masalah akademik yang dihadapi

mahasiswa bimbingannya dan turut berusaha mencarikan cara

pemecahannya.

8. Organisasi Mahasiswa

Guna memberikan wadah bagi kegiatan mahasiswa, maka

dibentuk organisasi internal yang diberi nama Badan Eksekutif

Mahasiswa (BEM). Kegiatan organisasi BEM diarahkan kepada :

a. Peningkatan ketrampilan berorganisasi.

b. Peningkatan sikap kepekaan terhadap perkembangan lingkungan.

c. Peningkatan kreatifitas dan kemandirian.

d. Peningkatan kesadaran bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Dalam rangka peningkatan pelayanan kepada para dosen,

mahasiswa serta konsistensi penyelenggaraan kelas eksekutif/kelas

sore, mulai tahun akademik 2010/2011, dibentuk unit Kerja

Pengelola Kelas Eksekutif/kelas sore. Pembinaan organisasi

kemahasiswaan dibawah bimbingan Pembantu Direktur III.

3.4 Sistem Penilaian

Penilaian dan evaluasi terhadap prestasi mahasiswa dilakukan

dengan pemberian nilai oleh dosen pengajar pada semua mahasiswa yang

mengikuti setiap matakuliah yang diajarnya. Secara umum, penilaian atas

kinerja mahasiswa untuk suatu matakuliah tertentu terdiri dari berbagai

komponen meliputi beberapa atau semua komponen berikut : tugas

mandiri praktikum, kuis, proyek, penerapan soft skill, Ujian Tengah

Semester (UTS), dan Ujian Akhir Semester (UAS).

3.5 Penilaian

Penilaian yang menjadi acuan penentu IPK dalam buku panduan

Akademik Politeknik Sawunggalih Aji tahun 2010/2011.

a. Pedoman penilaian menggunakan Pedoman Acuan Normal (PAN), dan

Pedoman Acuan Prestasi (PAP), untuk mentranformasikan nilai angka

standar 100 ke nilai huruf A, B, C, D, dan E.

b. Perhitungan Nilai diambil dari beberapa aspek yaitu :

1. Absensi sebesar 5%

2. Tugas, kuis dll, sebesar 25 %

3. Ujuan Tengah Semester sebesar 35%

4. Ujian Akhir Semester sebesar 35%

Jadi nilai akhir 100 % yang kemudian lagi didapat nilai angka lalu

transformasikan ke nilai huruf.

c. Dalam penghitungan nilai akhir, nilai huruf dapat dinyatakan sebagai

nilai angka yaitu :

Nilai huruf Nilai Angka Bobot Keterangan

A 81-100 4 Sangat Baik

B 66-80 3 Baik

C 51-65 2 Cukup

D 41-50 1 Kurang

E 0-41 0 Gagal

X 0 0 Kosong

Tabel 3.5 Penilaian

d. Hasil penilaian dari masing-masing dosen diumumkan oleh Bag.

Akademik Yang berbetntuk tabel berikut :

Indek Prestasi (IP) Predikat

>3,5 Dengan Pujian

3,5- 2,76 Sangat Memuaskan

2,0-2,75 Memuaskan

3.6 Desain Sistem

Desain sistem adalah fase dimana seorang analisis program akan

membuat sebuah perencanaan untuk pembuatan sebuah sistem baru. Pada

dasarnya dibagi menjadi dua kegiatan utama, yaitu analisis data dan desain

tampilan program.

3.6.1 Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu

proses dan menggambarkan ruang lingkup dari suatu sistem.

Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang

menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem. Ia

akan mengambarkan keseluruhan tentang keseluruhan sistem. Di

bawah ini adalah gambar diagram konteks sistem informasi yang

akan dibangun oleh penulis

Gambar 3.1 Diagram Konteks

3.6.2 Data Flow Diagram

Diagram aliran data merupakan model dari sistem untuk

menggambarkan pembagian sistem ke modul yang lebih kecil.

Salah satu keuntungan menggunakan diagram aliran data adalah

memudahkan pemakai atau user untuk mengerti sistem yang akan

di kerjakan. Pada sistem ini penulis menggunakan metode

Yourdan.

Sistem Informasi Pengolahan Nilai

Mahasiswa Politeknik Sawunggalih Aji

Nilai

Matakuliah

Ambil Matakuliah

Mahasiswa

Bag. Akademik

Lap KHS dan Transkip

Lap KHS dan Transkip Nilai

Data

Data nilai absensi, UTS, dan UAS

Data ambil matakuliah

Data matakuliah

Gambar 3.2 DataFlow Diagram (DFD) Level 1

3.6.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Pada sistem informasi pengolahan nilai ini, ERD dapat

digambarkan seperti pada gambar di bawah ini :

Gambar 3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Ambil matakuliah

mahasiswa

mengambil

memiliki Matakuliah

nilaiDiberikan ke

mempunyai

N

1

N N

NN

Artibut-artibut dari Entity Relationship Diagram (ERD) :

Ambil matakuliah : Kdamblmk*, NIM**, kodemk**, thn_akdmk

Mahasiswa :sNIM*, namamhs, prodi, alamat, tgllahir,

angkatan

Matakuliah : Kodemk*, namamk, semester, SKS, jenis

Nilai : No*, NIM **, kodemk**, nilaiabsen, nilaitgs,

nilaiUTS, nilaiUAS

Keterangan :

* :Kunci Utama (Primary Key)

**:Kunci Tamu (foreign Key)

3.6.4 Normalisasi

Normalisasi adalah suatu teknik menstruktur data dalam

cara – cara tertentu untuk membantu mencegah dan mengurangi

timbulnya masalah yang berhubungan dengan pengolahan data

dalam basis data.

1. Normalisasi Bentuk Pertama

Bentuk normal pertama dikenakan pada tabel yang

belum ternormalisasi (masih memiliki atribut yang berulang).

Kd_ambilmk

Kd_mk

Thn_akdmk

NIM

Nama

Prodi

alamat

Alamat

Tgllahir

Angkatan

N_absns

N_tgs

N_uts

N_uas

Tabel 3.1 Normalisasi Bentuk Pertama

2. Normalisasi Bentuk Ke dua

Bentuk normalisasi kedua terpenuhi jika sebuah tabel,

semua atribut yang tidak termasuk dalam primari key memiliki

Ketergantungan Fungsional (KF) pada primari key.

Mahasiswa

NIMNamaProdiAngkatanTgllahiralamat

Tabel 3.2 Normalisasi Bentuk Ke Dua

3. Normalisasi Bentuk Ke tiga

Bentuk normalisasi ketiga terpenuhi jika tabel

tersebut sudah dalam keadaan normal kedua dan jika dapat

ketergantungan yang transitif.

Nilai

NoNIMKodemknilaiabsensinilaitgsdllnilaiUTSnilaiUAS

AmbilMk

KodeambilmkNIMKodemkThnakdmk

Matakuliah

KodemkNamamkSemesterSksJenis

Mahasiswa

NIMNamaProdiAngkatanTgllahiralamat

Tabel 3.3 Normalisasi Bentuk Ke Dua

4. Relasi Antar Tabel

Relasi antar tabel merupakan hubungan tabel satu

dengan yang lainnya. Hubungan ini berfungsi untuk

menunjukkan relasi antar table sehingga membentuk suatu

jaringan data.

Nilai

NoNIMKodemknilaiabsensinilaitgsdllnilaiUTSnilaiUAS

Matakuliah

KodemkNamamkSemesterSksJenis

AmbilMk

KodeambilmkNIMKodemkThnakdmk

Mahasiswa

NIM *NamaProdiAngkatanTgllahiralamat

Tabel 3.4 Relasi Antar Tabel

3.6.4 Kamus Data

1. Tabel Mahasiswa

Keterangan

NIM : Kunci Utama (Primary Key)

Kegunaan : Sebagai penyimpanan di database

ID Field Description Tipe &

length

Null

NIM Nomer Induk Mahasiswa Char(6) no

Nama Nama Mahasiswa Varchar(30) no

Prodi Program studi Varchar(20) no

Angkatan Tahun masuk mahasiswa Char(4) no

Tgllahir Tanggal lahir mahasiswa date no

Alamat Alamat tinggal mahasiswa Varchar(30) no

Tabel 3.4 Tabel Mahasiswa

AmbilMk

Kodeambilmk *NIM **Kodemk **Thnakdmk

Matakuliah

Kodemk *Namamk SemesterSksJenis

Nilai

No *NIM **Kodemk **nilaiabsensinilaitgsdllnilaiUTSnilaiUAS

2. Tabel Matakuliah

Keterangan

Kodemk : Kunci Utama (Primary Key)

Kegunaan : Sebagai media penyimpanan di database

ID Field Description Tipe & length Null

kodemk Kode Matakuliah Char(6) No

Namamk Nama Matakuliah Varchar(40) No

Semester Semester Char(1) No

SKS Char(1) No

jenis Jenis pelajaran

praktek/teori

Char(1) No

Tabel 3.5 Tabel Matakuliah

3. Tabel Ambil Matakuliah

Keterangan

Kodeambilmk : Kunci Utama (Primary key)

NIM : Kunci luar (Foreign Key)

Kegunaan

Kodeambilmk : Sebagai Tempat penyimpanan di database

NIM : Untuk pemanggilan database

ID Field Description Tipe &

Length

Null

Kodeambilmk Kode ambil matakuliah Char(6) No

NIM Nomer Induk Mahasiswa Char(6) No

Kodemk Kode matakuliah Char(6) No

Thnakdmk Tahun Akademik Char(4) no

Tabel 3.6 Ambil Matakuliah

4. Tabel Nilai

Keterangan

Kdnilai : Kunci Utama (Primary Key)

Nim : Kunci Luar (Foreign Key)

Kdnilai : Kunci Luar (Foreign Key)

Kegunaan

Kdnilai : Sebagai tempat penyimpanan di database

NIM : Sebagai penghubung database

Kodemk : Sebagai penghubung database

ID field Description Tipe & Length Null

kodenilai Kode Nilai Char(6) No

NIM Nomer Induk

mahasiswa

Char(6) No

Kodemk Kode

matakuliah

Char(6) No

Nilaiabsen Nilai Absen Char(3) No

Nilaitgsdll Nilai tugas Char(3) No

NilaiUTS Nilai UTS Char(3) No

nilaiUAS Nilai UAS Char(3) no

Tabel 3.7 Tabel Nilai

3.6.5 Rancangan Menu Login

Menu login digunakan untuk masuk ke menu utama. Form

isian untuk login berfungsi untuk keamanan program ini. Pemakai

(user) harus mengisi User ID dan Password, kemudian menekan

tombol Login untuk login ke halaman menu. Tombol Reset

digunakan untuk mengosongkan field pengisian User ID dan

Password. User yang login ke dalam program ini dapat mengakses

program ini.

Gambar 3.4 Rancangan Menu Login

3.6.6 Rancangan Menu Utama

Gambar 3.5 Rancangan Menu Utama

LOGIN

Username :

Password :

masuk Batal

MENU UTAMA

Mahasiswa

Ambil Mk

Matakuliah

Nilai

KHS

Transkip N

KHS

Transkip N

Input Data Proses Laporan

3.6.7 Rancangan Input Dan Output

1. Rancangan Input Data Mahasiswa

Gambar 3.6 Input Mahasiswa

2. Input Data Matakuliah

Input Data Mahasiswa

NIM :

Nama :

Prodi :

Angkatan :

Tanggal Lahir :

Alamat :

X(6)

X(30)

X(20)

X(4)

X(8)

X(30)

DBGrid

MenuTambah Edit Hapus

Input Data Matakuliah

Kode Matakuliah :

Nama Matakuliah :

Semester :

SKS :

Jenis :

X(6)

X(40)

X(1)

X(1)

X(1)

DBGrid

Tambah Edit Hapus Menu

Gambar 3.7 Rancangan Input Data Matakuliah