ISCAM PCIE M2 S02 22 Gestion des documents...

P.C.I.E -‐ -‐ -‐

Module 2 Ges1on des documents

-‐ -‐ -‐ 2.2 Ges1on des documents sous Win7

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Module 2 : Ges,on des documents

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Sommaire

2.2 Ges1on des documents 2.1.1 Stockage des informa1ons 2.2.2 Les Dossiers 2.2.3 Les Fichiers 2.2.4 Déplacements et copies 2.2.5 Suppression et restaura1on 2.2.6 Recherche de documents

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Quelques rappels L’octet :

Eo (1018) Exaoctets

Po (1015) Pétaoctets

To (1012) Téraoctets

Go (109) Gigaoctets

Mo (106) Mégaoctets

Ko (103) Kilooctets Octet

1

1 000

1 000 000

1 000 000 000

1 000 000 000 000

1 000 000 000 000 000

1 000 000 000 000 000 000

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Nom Capacité Débit Technologie Fiabilité DisqueJe de 1,44Mo à 2,88Mo jusqu'à 0,5Mo/s Magné=que La plus faible

ZIP 2 formats disponibles : 100Mo ou 250 Mo

de 0,6Mo/s (port parallèle)

à 2,4 Mo/s (en ATAPI interne pour le modèle

250)

Magné=que Peu fiable

JAZZ 2 formats disponibles :

1Go ou 2Go de 5,5Mo/s à 8Mo/s Magné=que Peu fiable

Disque Dur Plusieurs Go selon interface (IDE ou SCSI et

technologie associée) Magné=que Assez fiable

CD-‐ROM de 600 à 700Mo mul=ple de 153,6Ko/s

(1x). Op=que Très bonne fiabilité

Disque Magnéto-‐OpQques

de 128Mo à 1,3Go jusqu'à 5,9Mo/s Op=que Excellente fiabilité

DVD : Digital VersaQle Disk

à par=r de 3,2 Go Mul=ple de 1,35Mo/s

(1x) Op=que Excellente Fiabilité

Capacité et Débits :

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2.2.1 Stockage des informa1ons Pour retrouver les différentes informa=ons stockées, l’ordinateur et l’u=lisateur doivent pouvoir iden=fier les emplacements logiques :

Ø  des programmes, Ø  des dossiers, Ø  des fichiers

Ces différents emplacements sont définis par le concept d’unité logique L’ensemble des informa=ons de l’ordinateur est organisé en « unités logiques » :

Ø  Disques durs, Ø  Accès réseaux …

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Les différentes unités logiques :

Ø  Unité « A: » : Disquede (disparue à par=r de 2006), Ø  Unité « B: » : 2ème unité de disquede (dans les années 1980, cede unité n’existe plus à ce jour), Ø  Unité « C: » : Disque Dur principal (raisons historiques), Ø  Unités « D:, E: … » : CDROM ou DVD, Ø  Lecteurs réseau, Ø  Autres unités (op=onnelles) : Disque externe, clé USB … , Ø  La Corbeille

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L’ensemble forme le début d’un arbre. On parle de structure arborescente dans laquelle on trouve en haut le « Bureau » et en dessous le « Poste de travail »

Le ges=onnaire de fichiers vous permedra de naviguer facilement dans cede arborescence et également de rechercher des fichiers.

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Quelques bonnes praQques pour bien organiser vos fichiers :

Ø  Créer des dossiers et sous-‐dossiers,

Ø  Ne pas avoir de fichiers à la racine,

Ø  Pas plus de 20 fichiers dans un dossier. Sinon, créez un sous-‐dossier,

Ø Déplacez vos dossiers et sous-‐dossiers pour réorganiser la structure logique de vos documents,

Ø  Vérifiez votre organisa=on de fichiers régulièrement (mais sans excès) J

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Ordre de grandeur des disposiQfs classiques de stockage :

Ø  Disque dur interne : capacité >= 300 Go Ø  Disque dur externe : capacité >= 500 Go Ø  CDROM : capacité de 700 à 800 Mo Ø  DVD : capacité de 4,7 Go à 9,4 Go (double

face) Ø  Blu-‐Ray : capacité jusqu’à 50 Go

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Vitesse de gravure :

Ø  Unité ésotérique bap=sée « 1x » « 1x » correspond à :

Ø  150 Ko/s pour les CDROM Ø  1,385 Mo/s pour les DVD

Les vitesses actuelles sont de l’ordre de : Ø  « 24x » à « 54x »

v  « 24x » => Gravage d’un CDROM complet en 3mns Pour les CD et DVD réinscrip=bles, 3 chiffres sont donnés

Ø  Exemple : 12 x 4 x 48 Vitesse de gravure Vitesse de regravure Vitesse de lecture

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ConservaQon des CDROM ou DVD :

Ø  Endroit plat Ø  A l’abri de la chaleur

Un CDROM ou DVD n’est pas indestruc=ble => risque de rayures => données non lisibles

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Importance des sauvegardes : Que vous soyez un par=culier ou une entreprise, une sauvegarde de vos données est pra=quement impéra=ve. La sauvegarde vous permedra de récupérer vos données après avoir été vic=me d'une adaque, d'un crash système, d'une défaillance matérielle, d’un virus …etc… La sauvegarde doit également être bien faîte !

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Intérêt du stockage des fichiers dans un serveur en réseau : Pour une entreprise, il est important dans un premier temps de définir une poli=que de sauvegarde et un budget. Le choix du type de sauvegarde viendra de lui-‐même. Le budget accordé aux sauvegardes, pourra être évalué en fonc=on de l’es=ma=on des pertes subies. Il est important de savoir es=mer ce qui est à sauvegarder ou pas ; et la fréquence des sauvegardes : quo=diennes, hebdomadaires ou mensuelles. Il en est de même pour un u=lisateur normal.

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2.2.2 Les Dossiers U1lisa1on de l'Explorateur Windows : Certaines tâches de Windows, pour être exécutées, nécessiteront de posséder le compte administrateur. L'Explorateur Windows permet d'afficher la structure hiérarchique des fichiers, des dossiers et des lecteurs de votre ordinateur.

Pour l’exécuter : Cliquez sur : Démarrer, Pointez sur : Tous les programmes, puis sur Accessoires et cliquez sur Explorateur Windows.

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Chemin

Adributs Structure

arborescente

Réglage Affichage

Op=ons des dossiers

Tri par colonne

Explorateur Windows

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Explorateur Windows Réglage de l’affichage

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Module 2 : Ges,on des documents Créa1on d’un dossier ou sous-‐dossier : Menu « Fichier » :

A l’aide du menu contextuel (Clic droit) :

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2.2.3 Les Fichiers Extensions de fichiers : Les fichiers possèdent des extensions déterminant l’applica=on qui les a créés Exemple : doc, docx, xls … pour Microsov,

odt, ods … pour Open Office « Rapport_Annuel.txt » pourra être ouvert avec le « Bloc-‐notes »

Vous n'arrivez pas à ouvrir une pièce adachée ? Il y a de fortes chances que vous ne disposiez pas du bon logiciel pour visualiser votre fichier. Repérez donc l’extension du fichier, et trouvez dans l’onglet « Types de fichiers », le logiciel qui vous permedra de l'ouvrir.

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Extensions de fichiers : Panneau de configura=on -‐> Programme par défaut

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Op1ons des dossiers :

Diapo : 21


Op1ons des dossiers :

Diapo : 22

Ext. Logiciel Nature .ai ILLUSTRATOR Fichier image vectorielle

.avi QUICK TIME PLAYER ou

WINDOWS MEDIA PLAYER Fichier vidéo

.bmp ApplicaQons graphiques Fichier image .csv WORD Fichier texte, dont le séparateur est le point virgule (;)

.dat Divers (demandez à

l'expéditeur le logiciel qu'il a u=lisé pour créer le fichier)

Fichier données

.doc ou docx

WORD ou WORDPAD (pour doc uniquement)

Fichier texte (le plus courant en traitement de texte)

.dot WORD Modèle de document (sur l'icône on note une barrre jaune)

.eml Outlook, Outlook Express, IncrediMail, bloc-‐notes de

WIndows, etc. Fichier contenant un courrier électronique

.eps Applica=ons graphiques Fichier image

.exe Fichier exécutable (automaQquement en l'ouvrant) ou programme.

AJenQon : les virus sont le plus souvent dans ce format. Ne pas ouvrir de document en .exe !

.gif Navigateurs et applicaQons

graphiques Fichier image


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Ext. Logiciel Nature .hlp Windows Fichier d'aide .htm

ou .html Navigateurs Page Web au format HTML

.jpeg ou .jpg

Navigateurs et applicaQons graphiques

Fichier image

.mdb ACCESS Fichier de base de données .mid Lecteurs audio Fichier audio (format MIDI) .mov QUICK TIME PLAYER Fichier vidéo .mp3 Lecteurs MP3 Fichier audio .mpg WINDOWS MEDIA PLAYER Fichier vidéo .ost OUTLOOK Fichier de données de messagerie (contacts, boite de récep=on, notes) .pdf ACROBAT READER Fichier texte et image avec mise en forme .php

ou .php3 Navigateurs Page Web au format HTML, générée par un serveur PHP

.png Navigateurs et applica=ons

graphiques Fichier image

.pot ou potx

POWERPOINT

Fichier modèle (barre jaune sur icone)

.pps ou ppsx

Fichier sous forme de diaporama

.ppt ou pptx

Fichier standard (présentaQon et démonstraQon mulQmédia)


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Ext. Logiciel Nature .psd PHOTOSHOP Fichier image .psp PAINT SHOP PRO Fichier image .pst OUTLOOK Fichier de données de messagerie (contacts, boite de récepQon, notes) .pub PUBLISHER Fichier de publica=on .qt QUICK TIME PLAYER Fichier vidéo .qxd XPRESS Fichier de publica=on .ra REAL PLAYER Fichier vidéo .ram REAL PLAYER Fichier vidéo

.r| Logiciels de traitement de

texte Fichier texte en format structuré

.swf FLASH PLAYER Fichier anima=on .=f Applica=ons graphiques Fichier image .txt Editeurs de texte Fichier texte sans mise en forme .url Navigateurs Raccourci web .wav Lecteurs audio Fichier audio .xla EXCEL Fichier tableur de macro complémentaire

.xls ou xlsx

EXCEL Fichier tableur

.xlt ou xltx

EXCEL Fichier tableur modèle

.zip Logiciels d'archives Fichier compressé


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Module 2 : Ges,on des documents Le fichier est l’objet de base manipulé par l’ordinateur et son u=lisateur Un fichier se caractérise par :

Ø  un nom usuel, Ø  un chemin dans l’arborescence des fichiers, Ø  un type (celui de l’applica=on avec laquelle il a été créé) Ø  une taille (en Ko ou Mo), Ø  une date de créa=on ou de modifica=on, Ø  et d’autres adributs :

v  auteur v  protec=on (lecture seule, droit de modifica=on) v  masquage

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AXributs d’un fichier (nom, taille, type, extension …) :

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Propriétés d’un fichier :

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Affichage des dossiers selon un tri (nom, date, taille, type) :

Ordre croissant

Ordre décroissant

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Quelques bonnes pra1ques :

Ø  Donnez un nom au fichier, qui corresponde à sa fonc=on,

Ø  Placez le document dans un dossier qui lui corresponde,

Ø  Indiquez un N° de version si votre document doit évoluer,

Ø  Sauvegardez le sous un autre nom si vous devez apporter des modifica=ons importantes, et préférez travailler sur la copie,

Ø  Vous pouvez nommer votre fichier en lui indiquant la date, v  Exemple : AAAAMMJJ_nom_fichier.extension

Ø  Si vous renommez un fichier, faîtes aden=on de ne pas supprimer ou modifier l’extension .

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2.2.4 Déplacements et Copies Tout d’abord, pour déplacer ou copier des fichiers, il faut les sélec=onner. Pour cela, plusieurs méthodes peuvent être u=lisées :

Ø  Les raccourcis clavier (Exemple : CTRL-‐A), Ø  Le menu contextuel (clic droit) de la souris, Ø  La sélec=on par le clic gauche, Ø  L’u=lisa=on de la touche « CTRL » ou « SHIFT » et du clic gauche de la souris, Ø  Le menu …

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Quelques bonnes pra1ques : Ø  Ne pas confondre « Copie » et « Déplacement » d’un fichier, Ø  Ne jamais u=liser le « Glisser-‐Déposer » (drag-‐and-‐drop) pour un fichier,

v  Dans le cas d’unités logiques différentes, une copie sera réalisée, v  Dans le cas d’unités logiques iden=ques (« C: »), un déplacement sera réalisé

Ø Préférez les raccourcis clavier : v  CTRL-‐C : Copier v  CTRL-‐X : Couper v  CTRL-‐V : Coller

Ø  Ne supprimez pas un fichier sur un serveur réseau sans avoir bien réfléchi aux conséquences, Ø  Sauvegardez vos documents importants sur des machines en réseau.

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2.2.5 Suppression et restaura1on

Ø N’adendez pas que votre disque soit plein pour faire le ménage, Ø Pensez à supprimer des fichiers sans intérêt

v  messages électroniques anciens, v  fichiers tests, v  brouillons de rapports ou mémos, v  copies ou versions intermédiaires, v  …etc…

Vous pourrez récupérer des centaines de Mo

Ø  La corbeille récupère les fichiers supprimés de votre disque. Ø  Tant que la corbeille n’est pas vidée, vous pouvez récupérer les fichiers. Ils reviendront à leur place respec=ve.

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2.2.6 Recherche de documents :

Ø Ne pas lancer une recherche trop générale qui ramènera trop de documents pour être exploitable,

Ø  Ne pas oublier de faire la recherche dans les sous-‐dossiers du dossier à par=r duquel la recherche va démarrer,

Ø  Indiquez l’extension ou le type du document si vous la connaissez

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2.2.6 Recherche de documents (suite) :

Ø U=lisez les caractères « génériques » v  Exemple : « manuel*.docx » pour rechercher tous les documents de Word 2007 et dont le nom commence par « manuel »

Ø  Si vous vous en souvenez, effectuez une recherche sur des éléments caractéris=ques (nom propre, acronyme, expression spécifique au document). La recherche sera plus longue, mais donnera très certainement un meilleur résultat.

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