Ipotesi di nuova struttura organizzativa · di strategie e programmi sedi di decisione su linee di...

COMUNE DI PISA

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DIREZIONE GENERALE

Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa Sommario

SOMMARIO

Premessa Gli obiettivi Le fasi del processo di riorganizzazione L’organizzazione, le strutture ed i soggetti I punti qualificanti della proposta L’organigramma La funzione di coordinamento Il Comitato di coordinamento strategico I Comitati di direzione Le Direzioni Prospetto riepilogativo

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Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa Premessa

Premessa

Gli enti locali sono tradizionalmente organizzati in senso gerarchico e quindi verticale, secondo il c.d. modello funzionale, in cui le attivitàvengono raggruppate in base al criterio della competenza specifica. Il principio ispiratore di questo modello consiste nella ricerca delmassimo grado di specializzazione delle singole funzioni. I limiti più evidenti di questo tipo di strutture sono riconducibili: alla scarsa flessibilità organizzativa alla scarsa capacità di adattamento in contesti caratterizzati da instabilità della domanda e/o delle tecnologie di prodotto/processo alla scarsa propensione all’innovazione.

Nell’attuale situazione di rilevante produzione normativa, contesti in evoluzione come quello delle autonomie locali richiedono unaattenzione particolare allo sviluppo della funzione comunicazione ed, in particolar modo, della comunicazione orizzontale che, all’internodi una struttura, consente il coordinamento tra le unità organizzative di uno stesso livello gerarchico. L’oggetto di tale comunicazione è,prevalentemente, il processo di produzione del prodotto/servizio. Per superare la logica della rigidità della struttura funzionale si deve far inoltre riferimento al concetto di trasversalità e dallo strumento dellavoro per progetti. Sia la comunicazione orizzontale che il lavoro per progetti sono essenziale per il raggiungimento degli obiettivi dell’organizzazione,soprattutto quando si tratta di un’organizzazione complessa che fornisce prodotti o servizi attraverso diversi settori o linee di produzione. Per fronteggiare i punti di debolezza della struttura tradizionale possono essere introdotti meccanismi di collegamento orizzontali, dasoluzioni temporanee e/o tendenzialmente permanenti, che non figurano nella struttura “ufficiale”, cioè nell’organigramma tradizionale “perlinee gerarchiche” ma costituiscono: snodi di comunicazione e di transito di dati, informazioni, direttive, notizie, luoghi privilegiati di discussione (a varia intensità e livello, a seconda della collocazione, delle caratteristiche e della composizione)

di strategie e programmi sedi di decisione su linee di azione comuni e/o su questioni rilevanti e trasversali a più strutture.

Dalle rilevate esigenze di coordinamento, collegamento, flessibilità organizzativa ed operativa scaturisce la previsione di particolarisoluzioni organizzative che hanno la caratteristica di presidiare processi:

A. il Comitato di Coordinamento strategico B. i Comitati di Direzione C. altri organismi trasversali di carattere temporaneo D. i progetti

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Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa

A - Comitato di Coordinamento strategico Si tratta di una unità di governo trasversale (nella posizione di quella figura che viene definita Process Owner) cui è demandata laresponsabilità di presidiare l’insieme delle attività che concorrono allo sviluppo di un processo. Hanno la possibità di incidere sul processointroducendo tutte le modifiche necessarie per migliorarne le prestazioni. Nel caso del Comune di Pisa i processi interessati sono i c.d. macro-processi o processi-chiave o strategici (pianificazione, strategie,programmazione, definizione degli obiettivi generali, controllo strategico) B - I Comitati di Direzione Si tratta di una modalità di organizzazione del lavoro (c.d. team) caratterizzata da un forte grado di interfunzionalità in quanto sono presenticompetenze e professionalità diverse, appartenenti a diverse funzioni/servizi aziendali o unità organizzative (divisioni) I team rappresentano un meccanismo di integrazione orizzontale e possono avere una durata temporale limitata o anche molto estesa. I teampossono derivare da un ridisegno del modello organizzativo e, in quest’ ultimo caso, sono destinati ad assumere carattere permanente (es:team di lavoro in produzione in cui sono riunite competenze appartenenti alle funzioni produzione, manutenzione, programmazione). Nel caso del Comune di Pisa sono comitati tendenzialmente permanenti, composti dai responsabili/rappresentanti delle unità organizzative(direzioni e/o uffici) individuati. C – Altri organismi trasversali di carattere temporaneo Sono strutture costitute ad hoc in relazione a problematiche specifiche e temporalmente delimitate (c.d. task force) quale meccanismo“force” di controllo orizzontale. Si tratta di comitati temporanei composti da rappresentanti di ogni unità interessata che si insedia allo scopodi risolvere particolari problemi attraverso il coordinamento orizzontale diretto. Nel caso del comune di Pisa, sono istituite con atto del Direttore Generale che ne specifica la composizione, il responsabile, la missione, gliobiettivi e la durata. D – Progetti Costituiscono particolari modalità di organizzazione del lavoro e di risoluzione di problemi caratterizzati da una certo livello di complessità.Il termine è inflazionato ed utilizzato anche in casi nei quali non si può parlare di progetto, che definisce un modalità organizzativatrasversale con obiettivo determinato, di natura temporanea, caratterizzata dalla massima flessibilità, che ha una portata minimamenteinvasiva sulla struttura. Nel caso del Comune di Pisa, alcuni progetti sono già individuati nell’ambito della presente proposta.

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Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa Gli Obiettivi

Gli Obiettivi 1. Creare un quadro di riferimento chiaro all’interno del quale siano chiaramente individuate le funzioni di programmazione strategica,

definizione degli obiettivi, coordinamento, monitoraggio e gestione 2. Istituire un sistema favorevole allo sviluppo dei controlli interni 3. Favorire l’integrazione ed il coordinamento, definendo e distinguendo al contempo i ruoli e le correlative posizioni di responsabilità 4. Costituire una struttura semplice, evitando di inserire più livelli gerarchici stabili e puntando sulla creazione di strutture in funzione di

determinati obiettivi/funzioni di natura complessa e di secondo livello rispetto alla gestione 5. Puntare sulla flessibilità organizzativa che consenta altresì l’adeguamento dell’organizzazione agli obiettivi di PEG

Fasi del processo di riorganizzazione

LUGLIO Approvazione della nuova struttura organizzativa Individuazione criteri per la “pesatura” delle nuove posizioni dirigenziali

SETTEMBRE Pesatura delle posizioni e nuovi incarichi dirigenziali Determinazione ed erogazione dell’indennità di risultato 2001/2002

OTTOBRE/NOVEMBRE Definizione della proposta di microstruttura Presentazione della proposta sulle nuove posizioni organizzative

DICEMBRE (contestualmente al bilancio 2004) Approvazione regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi

ENTRO IL 15 GENNAIO (contestualmente al PEG)

Piano del personale comprendente: 1. piano triennale della formazione 2. piano dei fabbisogni di personale 3. bilancio delle competenze

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Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa L’organizzazione, le strutture ed i soggetti

L’organizzazione, le strutture ed i soggetti Direzione Generale – Direttore Generale Svolge i compiti previsti dalla legge ed, in particolare, dal D.Lgs. 267/2000, e svolge il ruolo di fulcro del sistema di coordinamentoattraverso il Comitato di Coordinamento Strategico e l’attività dei Comitati di Direzione. In staff al Direttore Generale è collocata una struttura con funzioni specifiche, tra le quali quelle relative alla programmazione ed allafissazione degli obiettivi di programma e gestionali, nonché quelle relative alla disciplina ed alla gestione dei controlli interni e dei relativireferti.

Comitato di Coordinamento Strategico E’ istituito con atto di Giunta e costituisce l’organismo di programmazione strategica operativa, di coordinamento e monitoraggiodell’attività dell’Ente. E’ composto dal Direttore Generale, che lo convoca e lo presiede, e dai responsabili dei Comitati di Direzione, nonchéda altri soggetti di volta in volta individuati in relazione alla materia/questione da trattare. Il comitato si riunisce settimanalmente ed opera in base al principio della collegialità: le decisioni in ordine a questioni di competenza oportate comunque all’esame dello stesso sono decisioni imputabili a tutto il Comitato nel suo complesso.

Comitati di Direzione Sono organismi intermedi creati al fine di favorire l’integrazione e lo svolgimento di attività di impulso, coordinamento e monitoraggio,nonché la realizzazione di programmi e obiettivi determinati. I Comitati di Direzione sono istituiti con atto della Giunta che ne individua l’area di interesse, la composizione, la missione e gli obiettivi,nonché eventualmente, la durata. I Comitati di direzioni costituiscono il terminale degli indirizzi della Giunta e delle direttive del Direttore Generale e sono assegnati ad unresponsabile. I Comitati possono avere strutture collocate in staff. I responsabili sono individuati dal Sindaco, su proposta del Direttore Generale, tra i dirigenti dell’ente che presenteranno la relativadomanda, corredata di curriculum. L’incarico ha durata annuale e sarà retribuito con indennità aggiuntiva percepibile solo in costanza diincarico. La cessazione dall’incarico comporterà la perdita dell’indennità, senza la possibilità di invocare la c.d. clausola di salvaguardia. I responsabili dirigono e coordinano le attività di un Comitato, che convocano e presiedono. Assicurano l’attuazione dei programmi e delledirettive generali e l’attività di monitoraggio e controllo, oltre che la comunicazione e l’informazione. Agli stessi è inoltre attribuita laresponsabilità nell’attuazione delle decisioni del Comitato. Non hanno pertanto poteri di ordine gerarchico né poteri gestionali diretti nellefunzioni/materie attribuite ai dirigenti, essendo questi pienamente ed esclusivamente responsabili delle direzioni ad essi assegnati conl’incarico del Sindaco.

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Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa L’organizzazione, le strutture ed i soggetti

Direzioni Le Direzioni individuano un insieme di funzioni, strutture, progetti e posizioni organizzative assegnati alla diretta ed esclusiva responsabilitàdel Dirigente e costituiscono, nel complesso, la “posizione dirigenziale” per l’assegnazione dell’incarico di cui al D.Lgs. 267/2000 e,correlativamente, l’ambito per la valutazione delle prestazioni dirigenziali ai fini dell’erogazione della retribuzione di risultato. All’interno delle direzioni sono individuati i progetti e/o obiettivi e/o attività tematiche di rilevante entità e complessità, per le quali vieneindividuato un responsabile a livello di coordinamento tra più uffici infradirezionali. L’organizzazione di livelli di coordinamento è demandata a successivo atto e collegata alla revisione della microstruttura. Sono inoltre previsti un certo numero di dirigenti in posizione di staff per attività di studio e di elaborazioni particolarmente rilevanti, lequali richiedono necessariamente una professionalità di esperienza di tipo dirigenziale. Il Segretario Direttore con proprio provvedimento individua forme di coordinamento anche limitate a specifici progetti e/o progetti. Conferenza dei Dirigenti E’ convocata e presieduta dal Direttore Generale, a fini di informazione e/o esame di materie/tematiche particolari, di rilevanza generale esulle quali è necessario un a presenza/analisi contestuale da parte della dirigenza.

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Comune di Pisa – La Nuova Struttura Organizzativa I punti qualificanti della proposta

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I punti qualificanti della proposta

Da quanto precede emerge chiaramente che i punti più qualificanti e significativi della nuova proposta di riorganizzazione sono i seguenti:

A. Il Coordinamento Viene assicurato con una formula innovativa rispetto ai modelli del passato e si attua attraverso un il comitato di Coordinamento strategicoed i comitati di Direzione, che instaurano un collegamento tra le strutture Al Comitato di Direzione sono attribuite specifiche competenze che in taluni casi si esercitano attraverso atti formali (ad esempio: propostapiano opere pubbliche, pianificazione degli interventi quali previsti dal piano, strategie ed attività dello lo sportello unico delle imprese). La responsabilità del gruppo è attribuita ad uno dei dirigenti del Comitato. E’ evidente che tale attribuzione è collegata ad un ruolo dileadership reale e correlato all’effettivo risultato derivante dal coordinamento. Vantaggi ulteriori sono collegati al processo di crescita deidirigenti, allo sviluppo della cultura di gruppo ed alla visione d’insieme delle attribuzioni e delle correlate responsabilità.

B. I progetti e/o obiettivi speciali Esprimono il collegamento più rilevante fra pianificazione strategica-PEG annuale-struttura organizzativa. Consentono di innestare e sviluppare anch’essi la cultura di gruppo a livelli diversificati, nonché di valorizzare risorse umane. Inoltre ilprogetto non è più di competenza specifica di un soggetto, ma è il risultato di obiettivi condivisi che richiedono per la loro realizzazioneun’attività interfunzionale e trasversale condivisa.

C. La “logica dello sportello” In linea con le politiche organizzative già attivate che hanno profondamente innovato, fra l’altro, l’organizzazione tecnico-amministrativadegli uffici circoscrizionali, si coglie evidentissima la logica dello “sportello unico al cittadino”, un front-office integrato che il cittadinodovrà percepire come “unico” ovunque sia fisicamente collocato e qualsiasi mezzo di contatto venga usato, dal più tradizionale al piùevoluto tecnologicamente.

D. La qualità della città E’ ovvio come questa sia l’esigenza più diffusamente avvertita e come essa sia obiettivo difficile e complesso. Il tentativo che la nuovaorganizzazione esprime è sia strutturale che culturale: da un lato, all’interno delle varie direzioni si individuano ambiti specifici di interventoche richiedono un’attenzione strategica particolare ed un’organizzazione forte ed efficace; dall’altro ad un’apposita direzione viene affidatoil ruolo di coordinare obiettivi ed interventi.


Legenda:

(approvato con G.M. 86 del 14.7.2003, modificato con G.M. 1 del 12/1/2004 e 14 del 13/2/2004)

Prospetto riepilogativo Le Strutture con le funzioni di seguito elencate partecipano ai Comitati permanenti a fianco indicati:

Strutture e Direzioni Funzioni Caratteristiche Comitati

Gabinetto del Sindaco Indirizzo, coordinamento e controllo funzioni istituzionali secondo le direttive del Sindaco. Supporto attività politica. Progetti Speciali: Fondazioni

Comitato Coordinamento Strategico

Ufficio Programmazione e Controlli

In staff al Direttore Generale. Svolge funzioni specifiche, tra le quali quelle relative alla programmazione ed alla fissazione degli obiettivi di programma e gestionali, nonché quelle relative alla disciplina ed alla gestione dei controlli interni, nonché dei relativi referti. Valutazione della dirigenza. Organizzazione e Coordinamento del nuovo sistema.

Comitato Coordinamento Strategico

Ufficio Aziende e Partecipazioni

Controllo e monitoraggio Aziende, Partecipazioni ed Esternalizza-zioni in base alle linee strategiche individuate dal direttore generale.

Comitato Direzione Risorse

1 Direzione Servizi Istituzionali

Servizi istituzionali. Cerimoniale e servizi di Palazzo. Autovetture di servizio e di rappresentanza. Stampa. Strategie della comunicazione esterna. Gemellaggi e cooperazione internazionale. Organi di decentramento: rapporti istituzionali e supporto al funzionamento. Piano dei tempi.

Comitato Direzione Servizi Generali

2 Direzione

Organizzazione, Personale e Segreteria Organi Istituzionali

Segreteria Giunta. Segreteria Consiglio. Atti e determinazioni. Semplificazione amministrativa e procedurale. Affari del personale. Organizzazione e formazione.


Comitato Direzione Lavori Pubblici (U)*

Comitato Direzione Risorse (U)*

(U) = Partecipa al Comitato non tutta la Direzione ma solo un ufficio

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3 Direzione Finanze e Tributi

Servizi Finanziari. Bilancio e contabilità. Politiche delle entrate e tributi. Gestione del debito e gestione del credito. Finanziamenti. Contabilità economica. Cassa economale. Progetti speciali: Catasto


4 Direzione Inventario e Magazzini

In staff alla Direzione “Provveditorato e Contratti”. Studi per inventari beni mobili e immobili e impianto contabilità di magazzino.


5 Direzione Provveditorato e Contratti

Provveditorato. Acquisizione beni e servizi e gestione magazzini. Predisposizione gare per beni e servizi. Contratti ed attività normativa collegata. Progetti speciali: E procurement. Rapporti Consip mercato elettronico.

Comitato Direzione

Risorse

6 Direzione Patrimonio

Patrimonio istituzionale e commerciale. Gestione amministrativa ed economica: concessioni, locazioni, acquisti e vendite.


Legenda: (U) = Partecipa al Comitato non tutta la Direzione ma solo un ufficio = Ambiti di intervento di rilievo

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7 Direzione Progetto Gestione ex IIRR

In staff alla “Direzione Patrimonio”. Progetto gestione stralcio ex Istituti di ricovero. Ricognizione e proposta gestione economica beni provenienti dagli ex Istituti di ricovero – legge 77/98 e ss. modifiche ed integrazioni. Supporto normativo processo di attuazione.


8 Direzione Avvocatura Civica

Avvocatura civica. Contenzioso e consulenza legale. Gestione polizza assicurative. Informazione, supporto e consulenza giuridico-amministrativa agli uffici ed agli organi. Rapporti istituzionali con altri enti. Accordi di programma, convenzioni ed accordi comunque denominati. Progetti speciali: Navi romane. Trasferimento Ospedale S. Chiara


9 Direzione

Manifestazioni, Sport e Supporti Logistici

Manifestazioni storiche ed altre manifestazioni cittadine. Supporti logistici. Sport: gestione amministrativa e promozione iniziative nel campo dello sport.

Comitato Direzione Servizi alla comunità

10 Direzione

Servizi Educativi e Attività Culturali

Pubblica Istruzione, Cultura e servizi connessi, Politiche Giovanili Pari Opportunità Progetti speciali: ISEE, Gestione Leopolda e Sistema Museale.


11 Direzione

Affari Sociali e Farmacie

Attività amministrativa di competenza dell’Ente per i servizi farmaceutici. Servizi sociali residuali. Rapporto con Distretto Socio Sanitario. Progetto speciale: Società della Salute



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12 Direzione

Politiche Abitative e Progetto L.O.D.E.

Patrimonio abitativo. Politiche abitative. LODE. Comitato Direzione Servizi alla comunità

13 Direzione Tutela Ambientale

Tutela ambientale. Rifiuti. Inquinamento ed altri interventi di protezione ambientale. Protezione civile. Gestione interventi di coordinamento del Litorale. Rapporti con la Capitaneria di Porto. Pineta. Spiagge Libere. Gestione Giardino Scotto. Cittadella. Servizi igienici.

Comitato Direzione

Qualità Urbana Comitato

14 Direzione Sviluppo Economico e Turistico

Sviluppo economico e turistico. Politiche per il lavoro. Commercio, artigianato, attività produttive ed economiche. Pubblici esercizi. S.U.A.P.

Comitato Direzione Sviluppo Economico

15 Direzione Urbanistica

Urbanistica. Piani urbanistici interfunzionali, varianti. Gestione demanio

Espropri. Gestione vincoli. VIA. Progetti speciali: Navicelli, Ampliamento zona industriale, Trasferimento caserme, Porto, Ospedale S. Chiara



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16 Direzione Edilizia Privata

Edilizia Privata. Piani attuativi strumento urbanistico generale. Interventi di riqualificazione centro storico

Interventi di riqualificazione del litorale.


Comitato Direzione Qualità Urbana (U)*

17 Direzione Mobilità

Mobilità, Trasporti pubblici, Politiche del traffico e dalla sosta. Pianificazione urbanistica, piano del traffico e reti di piste ciclabili. Mobility manager.

Comitato Direzione Qualità Urbana

18 Direzione

Sportello al Cittadino e Sistema Informativo

Servizi al cittadino. Comunicazione interna, servizi informativi e trasmissione dati. Servizi statistici e demografici (anagrafe, stato civile ed elettorale). Ufficio integrato del cittadino. Sportelli Unici e Sportelli uffici circoscrizioni. Supporto Difensore Civico. Archivio e flusso documentale. SIT. Progetti speciali: E- government. Flusso documentale ed archivio. Comunicazione interna. Gestione integrata servizi di front office. Carta identità elettronica


19 Direzione

Grandi Opere e Gestione del territorio

Reti tecnologiche ed infrastrutture. Attuazione strumenti urbanistici, piano del traffico ed altri strumenti di programmazione territoriale. Rete fognaria, ponti cittadini, azioni di difesa idraulica. Nuove opere. Gestione Global Service territorio. Interventi riqualificazione strade e piazze Verde pubblico ed arredo urbano.

Coordinamento tecnico interventi circoscrizioni. Gare. Politiche comunitarie: aspetti gestionali.

Comitato Direzione Lavori pubblici

Comitato Direzione Qualità Urbana (U)*

Comitato Direzione

Risorse (U)*


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20 Direzione Edilizia Pubblica e Progetti speciali

Edilizia pubblica ed impianti tecnologici. Gestione Global Service patrimonio. Edilizia scolastica. Edilizia abitativa. Uffici Giudiziari. Progetti speciali e di riqualificazione della città. Recupero edifici storico-artistici, immobili di pregio. Studi e progetti.

Comitato Direzione

Lavori pubblici

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Direzione Tecnica Impianti sportivi e cimiteri

Gestione tecnica impianti sportivi. Progettazione ed esecuzione lavori, manutenzioni e nuovi interventi. Cimiteri: gestione, manutenzione, progettazione ed esecuzione interventi.


22 Direzione Prevenzione e Sicurezza

Ufficio Datore di lavoro. Prevenzione e protezione. Prevenzione incendi. Tutela sanitaria dipendenti. Rapporti organi di vigilanza.


23 Direzione Polizia Municipale

Polizia municipale. Ufficio traffico. Controllo integrato sul territorio.

Comitato Direzione Qualità Urbana

Legenda: (U) = Partecipa al Comitato non tutta la Direzione ma solo un ufficio biti di intervento di rilievo

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