Invoice: Capture Processing (Client-Managed) User Guide

目次

1読み込み処理（お客様による管理）ユーザー ガイド

1セクション 1:対象外の項目

1セクション 2:概要

2取り込み処理方法の選択

2お客様管理による取り込み処理: 主な利点

3必要なロール

3用語と概念

5請求書の取り込み処理のアクティブ化および構成

5セクション 3:取り込み処理の使用

6支払申請処理のためのバッチ管理手順

9取り込み処理の計画と実行

17セクション 4:取り込み処理へのアクセスおよび使用

18[バッチ リストを取り込む] 画面の使用

37[ドキュメント分割] 画面の使用

41[照合] 画面の使用

57セクション 5:付録

57開始セパレーター シートのダウンロード方法

57サポートされている言語と通貨

58OCR 処理および抽出処理の詳細と改善

改訂履歴

日付

注意事項/コメント/変更内容

2018年4月11日

表紙のチェック ボックスを変更しました。その他の変更はありません。表紙の日付も変更ありません。

2018年2月10日

税規定に関する情報を追加しました。

2017年11月4日

発注データを使用して支払先の自動一致が行われるようになりました。

2017年8月19日

[バッチ リスト] ページの [ロック済インジケータ] 列が削除され、[伝票数] 列が追加されました。

2017年7月8日

[すべてのバッチ] ページで、バッチをシングルクリックするだけで開けるようになった情報を更新しました。

2017年3月18日

[請求書処理の設定] ページにアクセスするための新しい操作手順に関する情報を更新しました。

2016年12月13日

著作権と表紙を更新しました。その他の内容の変更はありません。

2016年11月4日

以下の情報を更新しました。

· 請求書の表示を、時計回りおよび反時計回りに回転することができます。

· データ抽出で OCR システムの有効性を向上させるための発注番号フィールドの例。

2016年6月17日

メールの別名を既定のポリシーと言語に関連付けるための情報を更新しました。

2016年4月15日

取り込みモードの変更が可能な再処理機能の追加。

2016年2月19日

以下の情報を更新しました。

· バッチの処理が失敗した場合に推奨アクションを表示する、新しいエラー メッセージ

· 新しい2つのボタン [上に移動] および [下に移動] を使用して、明細を上下に移動できます。

2015年11月20日

以下の情報を更新しました。

· システムの既定（支払先の割り当てなど）に従って、[申請の割り当て先] フィールドに読取専用形式で申請所有者が自動的に入力されます。

· その他の却下理由が追加されました。

2015年8月14日

コンテンツ抽出ステップから照合ステップに手動で進めるための [コンテンツ抽出から前進] コマンドが追加されました。

2015年7月10日

以下の情報を更新しました。

· お客様による管理と Concur による管理バージョンのデュアル サポートを利用できるようになりました。

· ユーザー インターフェイスのあらゆる部分に追加された、デュアル サポートをサポートしているさまざまなオプションについて説明しています。

2015年6月12日

最後に表示した請求書に自動的に戻る方法、および、任意の請求書にアクセスしたり未完了の作業に関するリマインダーが含まれる、[照合] タブの新しいナビゲーション コントロールに関する情報を更新しました。

2015年4月10日

初版発行

読み込み処理（お客様による管理）ユーザー ガイドセクション 1: 対象外の項目

取り込み処理を使用する際は、次の点に注意してください。

· 複数ファイルのアップロードは、Chrome、Safari、FireFox、Internet Explorer 11.x 以降でサポートされています。

· 金額フィールド（運送費、税）の取り込みには、少数値を含む通貨形式が強制されます。つまり、これらのフィールドを正しく取り込むために、金額データは「1.23」のような形式にする必要があります。

· 現在のところ、変換が失敗したバッチに対して送信される例外メールは、[バッチ リストを取り込む] ページの「添付ファイルの形式がサポートされていません」というメールのみです。その他の例外は、今後のリリースで追加されます。

セクション 2: 概要

請求書管理の取り込み処理機能では、光学文字認識 (OCR) を使用して請求書データの取り込みと検証を行います。この機能は、以下2点に適用されます:

1) 請求書取り込みサービス: Concur による管理のもと、お客様に代わって OCR の結果を検証する、有料のサービス

2) お客様管理による取り込み処理: お客様による管理のもと、 OCR の結果の検証を行い請求書を管理して頂く、無料の機能

いずれの方法でも、お客様は請求書が送信可能な Concur 発行の独自メールをサプライヤーに提供します。他の方法として、請求書は、メール送信、スキャン、およびシステムへアップロード可能であり、OCR への送信準備時に個別の請求書に分けることができます。OCR がシステムによって実行されると、お客様または Concur は 各請求書が保存され、ワークフロー プロセスの開始へ進んだ後で、OCR 結果の検証を実行します。

取り込み処理方法の選択

取り込み処理は、お客様による管理または Concur による管理サービス、あるいは両方を合わせて構成することもできます。どちらの取り込みタイプのオプションはもユーザー インターフェイスにてご利用頂けます。ユーザー インターフェイスはわかりやすく、簡単に取り込みタイプにアクセスできます。

デュアル サポート - 両方の取り込み処理方法を使用

デュアル サポートでは、どちらの取り込み処理方法でも、メール送信またはアップロードしたバッチを処理できます。この機能を有効にすると追加のオプションが表示されます。管理者はこのオプションを使用して、取り込みタイプを1つ以上のバッチに割り当てます。

詳細情報

この機能をアクティブ化する場合は、Concur にご連絡ください。このサービスは有償となります。詳細情報については、Concur アカウント マネージャーまたは Concur お客様サポートにご連絡ください。

この機能の詳細については、ユーザー ガイド「請求書処理: 取り込み処理 – デュアル サポート」をお読みください。

お客様管理による取り込み処理: 主な利点

この機能を使用すると、お客様が取り込みデータを管理して結果を照合できます。 主な利点としては、次のようなものがあります。

· Concur Invoice のユーザー インターフェイス機能と完全に統合されています（別のツールやログインは必要ありません）。

· 自動的に実行されるメールの添付ファイル（請求書）処理

· Concur が提供するアドレスにサプライヤーが請求書をメール送信します。そこから、OCR データ抽出の準備中にユーザー インターフェイスを使用して、請求書（添付ファイル）を簡単に分離して整理することができます。Concur Invoice に表示される結果を、照合したりコード化したりすることができます。さらに、すべてのメール詳細が表示されるので、確認や追跡も簡単に行うことができます。

· 柔軟な照合、コード化、自動経路指定

· 請求書のコード化を進める方法や、所有者が誰であるかという情報がサプライヤーから提供されることがあります。これらの値をカスタム フィールドに対応付け、リストで照合することができます（プロジェクト、アカウント、店舗番号など）。最終のコード化に備えて、結果データは、申請内にあらかじめ入力されます。

必要なロール

取り込み処理機能では、以下のロールを使用します。

· 請求書の AP ユーザー: サプライヤーが読み取り専用権限でアクセスするには、[バッチ リスト] タブからメール送信します。

· 請求書の検証が可能: ドキュメント分割と検証、支払先の選択、最終的な却下または提出を行うために [ドキュメント分割] タブおよび [検証] タブにアクセスします。

ロールの割り当ての詳細情報については、設定ガイド「製品共通: ユーザー（Concur Standard Edition）」をご参照ください。

用語と概念

このドキュメントでは、以下の用語を使用しています。

バッチ: 1つ以上の請求書の添付ファイルを、メール送付またはアップロードで取り込み処理システムに送る処理。

メール: このためにサプライヤーに提供された専用のメール アドレスでお客様のビューにメール送信されたバッチ処理。

アップロード: [アップロード] ボタンでリストに追加されたバッチ処理。

ロック済、ロック解除: 検証者がバッチ操作中の状態で、他のユーザーは使用できません。バッチのセッションは一度に一人のユーザーのみに割り当てられます。

従来版 vs. 現行版: 以前の Intelligent Capture（DataCap）を従来版といい、お客様による管理および Concur による管理の両方を現行版（取り込み処理）といいます。

ドキュメント分割: 準備処理における1つのステップ。検証者ロールのユーザーが、ファイルやページのグループ化についてバッチを確認します。具体的には、単一の請求書を作成するために、ファイル内のページを分割、結合、または削除し、次のステップに備えて方向を確認して間違いを修正した後、OCR で処理して照合ステップを完了できるように、請求書のバッチを準備します。

照合: 検証者ロールのユーザーが、取り込み結果の事後処理を確認するステップです。これには、正しくないフィールド取り込みへの注記、支払申請の最終確認ステップ用にバッチを準備するために、フォームに追加されたカスタム フィールドの手動によるコード化が含まれます。

バッチ／ドキュメント／ページ構造に関する用語

バッチ: サプライヤーが送信した複数のドキュメント。請求書の各ドキュメントのページのデータをまとめて処理し、請求書処理リクエストが作成されます。

ドキュメント: 1ページ以上で構成されるファイル。ファイルは、システムによって PDF 形式に変換され、関連するページ（請求書）の上に階層構造で表示されます。注意: ユーザー インターフェイスでは、ドキュメントは「添付ファイル」として表示されます。たとえば、処理中を使用するときに添付ファイルの名前を変更してページを選択します。

ページ: 請求書の全体または一部にあたるドキュメント内の1ページ（請求書）、そして処理の結果、請求書処理リクエストとなります。

分割: 請求書をあるドキュメントから新しいドキュメントに移すこと。請求書は1件の場合もあれば（[多数に分割] コマンド）、バッチ内のいずれか1件の場合（[1 つに分割] コマンド）もあります。

請求書の取り込み処理のアクティブ化および構成

製品の構成は、Concur が行います。Concur のサポートおよび実装チームが、Concur 管理ロールおよび Concur コンサルタント ロールを使用して製品をアクティブ化し、ツールを構成します。

お客様の会社用に製品をアクティブ化および構成を行う詳細情報については、設定ガイド「請求書処理: 取り込み処理（お客様による管理）Concur Standard Edition」をご覧ください。

セクション 3: 取り込み処理の使用

取り込み処理では、サプライヤーがメールで送信した請求書やローカルでアップロードした請求書を支払申請として提出する前に行う準備、処理、照合を、お客様が管理することができます。管理者は、請求書を処理して申請を作成する前に、請求書のグループ化、順序、イメージの品質、表示について確認します。処理が完了したら、管理者はデータを照合して出力を確認し、申請を請求書ワークフローに提出します。

管理者のロールで利用可能なタブとオプションは以下のとおりです。

· バッチ リスト: このビューは最初に表示される「ランディング ページ」として機能します。サプライヤーの全メールとローカルでアップロードされた全バッチの処理の状況が、関連情報と共にリスト形式で表示されます。

· ドキュメント分割: このビューには、1つのバッチ（メール送信済またはアップロード済）が表示されます。すべてのドキュメントと関連ページが表示されるので、OCR 抽出および最終照合に備えて添付ファイルを個別の請求書に分割するために、バッチを簡単に整理および管理することができます。

· 照合: このビューには、OCR 処理の結果と、対応するフィールドに取り込まれたデータが表示されます。必要に応じてデータを変更し、取り込みに対応していないフィールドに手動でデータを入寮して、支払申請の最終提出に備えます。

支払申請処理のためのバッチ管理手順

メール送信済みバッチやアップロード済バッチを支払申請にするために請求書の取り込み処理を使用タスクは、複数のステップで構成されるプロセスです。ロールの割り当て、フォーム、フィールド、および設定の構成後の一般的なステップは、以下のとおりです。

· ステップ1: （システム）メール／アップロード済バッチの受信および変換バッチは、メールまたはアップロードで受信され、[バッチ リストを取り込む] に表示されます。

· ステップ2: （ユーザー） 請求書のページ順についてバッチを確認して提出[ドキュメント分割] でバッチを連続して開き、ドキュメントとページの順番が正しいことを確認してから、OCR 抽出用に提出します。

· ステップ3: （システム） OCR 処理および確認のための表示ドキュメント ページが読み込まれ、データが対応するフィールドに取り込まれます。照合で申請を確認および手動更新するための準備が整います。

· ステップ4: （ユーザー） 新しい支払申請の提出（エクスポート）管理者が、取り込み済みデータを照合し、該当する箇所についてはコード化（OCR で対応していないフィールドおよびカスタム フィールドに手動で値を入力）して、支払申請の提出を準備します。注意: 組織の構成設定によっては、支払申請のコード化を追加で実行する必要があります。

画面の説明による処理

[取り込み処理バッチ リスト] 画面には、受信済のすべてのサプライヤー メールとローカルでアップロードされたすべてのバッチが、各バッチのステータスと共に表示されます。また、取り込みの変換処理中に発生したすべてのエラーや規定外フラグも表示されます。

[ドキュメント分割] 画面のオプションを表示してページの順序を確認し、処理ステップを準備するためのその他のタスクを実行します。次の図は、1件のメール送信済バッチ（メール リスト番号9167がプレフィックスになっている）を開いて3つのドキュメント（PDF形式に変換済）が表示されている画面です。それぞれのドキュメントが、処理後に3件の請求書を作成する1つまたは複数のページを含みます。

[照合] 画面のオプションを使用して、支払申請を提出してワークフローを開始する前に、請求書（ページ）から取り込んだデータを確認します。ここで、検証者は、仕入先、ヘッダー、行項目データを確認し、エラーがあれば修正して、必要に応じて追加のコード化も行います。

取り込み処理の計画と実行

次の情報を使用して、お客様のサイトで取り込み処理を使用する計画を作成してください。

規定外フラグのメール アドレスの設定

「請求書処理の設定管理可」ロールを持つユーザーは、[その他の設定] タブ（[管理] ＞ [請求書処理の設定] ＞ [取り込み処理]）タブにアクセスして、規定外フラグの処理に関するアラートの送信先アドレスを構成することができます。

申請を生成できない場合、管理者の確認用に、元のメールが添付ファイルとしてこのアドレスに送信されます。ヒント: 受信者1名の代わりに、関係する AP 部門/検証者全員を含む専用のメールの別名を作成すると、対応する可能性がある複数の関係者にメールが送られるようになります。

詳細については、設定ガイド「請求書処理: 取り込み処理（お客様による管理）」をご覧ください。

ドキュメント分割について

ドキュメント分割は、バッチ ファイルおよび請求書のページを、グループ化、順序、方向について確認するためのオプションのステップです。請求書が正しく、支払申請を生成するためにデータ処理の準備が完了していることを確認します。通常、検証者はこのタスクを手動で実行します。サプライヤーのメールに督促の通告、判読不能なデータなどが含まれていることを推測できないためです。

その逆に、完全に準備できていると確信できる場合、取り込み処理の分割タスクを実行する必要はありません。「開始」を示す物理的なセパレーター シートを個別の請求書の前に追加するだけで対応できます。バーコードは、後続のページが単一の請求書であることを示します。これにより、取り込み処理が自動的に請求書を分割します。手動での操作は必要ありません。自動で分割されたページは、直接 ＯCR 抽出ステップに進みます。処理中に作成された分離用ページは破棄され、最終確認で結果が表示されます。単一ページ請求書は、自動的にこの方法で処理されます。

ドキュメント分割を使用するタイミング

最良の条件下でも、仕入先がFAXを上下逆に送信したり、正しくない順序で送信することは珍しくありません。無関係の請求書を結合したり、複数ページ請求書をグループ化し忘れることや、不要なページをバッチに含めてメール送信してしまうこともあります。確認なしで進めることを許可した場合、使えない出力になり、時間が無駄になる可能性があります。

そのため、検証者がレビューを実行することによって、処理ステップにより請求書に一致する申請が確実に作成されるようになります。これが、検証者が [ドキュメント分割] タブのオプションを使用して複数申請書のバッチをすべて確認することが推奨される理由です。これらのオプションを使用すると、分割に関する以下の疑問を解決することができます。

· これは請求書か?: ズームおよび最大化オプションを使用して、ページを明瞭な状態で確認できます。

· 各ページの方向は正しいか?: 回転機能を使用して、請求書が正しい方向で処理されるように準備できます。

すべてのページが正しいドキュメントに分割されているか?: 複数ページ請求書を、1つまたは複数のドキュメント（1つまたは複数のページにグループ化される）に分割しなければならないことは珍しくありません。分割するには、移動するベージを選択して、[分割] ボタンを使用します。

· 1 つに分割: 選択したすべてのページを1つのドキュメントに移動します。

· 多数に分割: 選択したすべての請求書ページが、新しい名前の個別のドキュメントに移動します。この名前は変更することができます。

· 1つのドキュメント内の複数のページの順序は正しいか?: 単一ドキュメント内の複数ページの請求書は、順序が正しくないことがあります。また、1つのドキュメントの複数のページを、別の既存のドキュメントに移動して、ページを並び替えなければならないこともあります。緑のチェック マークと矢印を使用して、複数ページのドキュメントで請求書ページの配置を指示することができます。

ドキュメント分割をバイパスできるのはどういう場合か

ドキュメント分割はオプションのステップです。このステップ全体をバイパスするよう、キャプチャ処理の構成について Concur サポートにサービス申請を提出してください。 ただし、アップロードでもメール送信でも、添付のイメージ ファイルと請求書ページは、単一の申請を作成する順序で一対一の関係になっている必要があります。

サプライヤーが請求書を送付する方法に基づいて、以下のとおり、請求書をメール送信する方法を周知するか、添付ファイルとページとの一対一のポリシーを適用するかを決定します。

請求書のスキャンおよび自動分割のためのセパレーター シートの使用

システムは、スキャン ジョブでバッチをスキャンして、請求書のページ間に挿入された「開始」セパレーター シートを検出することにより、各請求書を定義することができます。

スキャン ジョブのアクション

請求書とシートの設定

説明

単一ページ請求書

請求書（I）のみ。セパレーター シートなし。

セパレーター シートなしで請求書をスキャンします。システムが単一ページ請求書を単一ページの請求書と解釈し、照合に直接進みます。

2つ以上の単一ページ請求書または複数ページ請求書

ドキュメント分割「開始」セパレーター シート（B）、最初の単一または複数ページ請求書（I）、セパレーター シート（B）、2つ目の複数ページ請求書。

「開始」シートにより、すべての後続の請求書が単一の請求書を構成していることがシステムに示されます。新しい「開始」シートが出現すると、システムは別の請求書を新規作成します。

取り込み処理用にバッチでメール送信する前にこれらのシートを挿入するよう、仕入先に依頼します。

詳細については、本ドキュメントの付録にある「開始セパレーター シートのダウンロード方法」をご覧ください。

ドキュメント分割および単一ページ請求書

ドキュメント分割は、添付ファイルの単位ページが1件の請求書だけの場合には必要ありません。この場合、システムによって処理および照合に直接送信されます。方向などの問題がある場合、検証者ロールのユーザーが、[照合] タブでオプションを使用して表示を修正できます。

タスクおよびステータスについて

管理者は、[ステータス] 列や [タスクの状態] 列でバッチのステータスを確認できます。詳細については、本ガイドの「[バッチ リストを取り込む] 画面でサプライヤーまたはアップロード済バッチを検索する」をご覧ください。

ロック済みステータスとロック解除ステータス

[ドキュメント分割] リンクや [照合] リンクを使用して所有権を得ると、そのバッチは「ロック済」になります。ロック済になったバッチは、バッチが完了したことを示す操作をユーザーが行うとリリースされます。たとえば、所有者が [送信] ボタンか [キャンセル] ボタンをバッチで使用したり、同じ状態の別の請求書をユーザーがクリックすると、バッチが解放されます。また、状態が異なる別のバッチにユーザーがアクセスすると、前のバッチは数分後にロック解除されます。 あるいは、検索機能を使用した場合もバッチがリリースされます。

ロック済バッチのリリース

ユーザーが別のオプション（提出やアプリケーションの終了など）を使用してロック済みのバッチを放置すると、バッチは30分間ロックされたままになります。システムが所有者が操作を完了していないと判断し、ユーザーがバッチに戻ってタスクを完了するために十分な時間を確保するためです。その時間内にバッチに戻って完了しないと、新しい所有者が使用できるようにロックがリリースされます。

ロック済バッチのステータスおよび所有者の表示

バッチをロックすると、バッチのステータスと所有者の名前が、[ロック済インジケータ] 列と [ロック済] 列に表示されます。

サポート対象のイメージ ファイル タイプ

請求書のアップロードやメール送信の際、次のファイルおよびイメージ タイプがサポートされています。

· TIF、TIFF

· JPEG、JPG

· PNG

· PDF（XFA、埋め込みフォント）

· Word ファイル（DOC、DOCX）

· Excel ファイル（XLS、XLSX）

· EML（Microsoft Outlook で保存したファイル）

· Winmail.DAT

· CSV

抽出から仕入先を除外する

仕入先マネージャー ロールのユーザーは、支払先インポートの [コンテンツ抽出に仕入先を表示] フィールドを使用して、特定の仕入先が抽出時に申請に含まれないようにすることができます。これは、オンデマンドとオーバーナイト両方の仕入先インポートに適用されます。

詳細については、「Invoice: Vendor Import (Scheduled) for Concur Standard」をご覧ください。

仕入先マネージャーは、既存の仕入先を選択して属性を適用することにより、同じ機能を使用できます。

詳細については、ユーザー ガイド「Invoice: 支払先マネージャー」 をご参照ください。

セクション 4: 取り込み処理へのアクセスおよび使用

画面を表示するには、[請求書] ＞ [サービス] ＞ [Invoice Capture] をクリックします。[バッチ リストを取り込む] 画面が表示されます。次の図を参照してください。

[バッチ リストを取り込む] 画面の使用

このセクションでは、AP ユーザー ロールと検証者ロールのユーザーが、メール送信済バッチや請求書の取り込み処理にアップロード済バッチで [バッチ リストを取り込む] ページに表示されているバッチを操作するときに使用可能なオプションについて、詳しく説明します。

ロールによるアクセス

AP ユーザー ロールと検証者ロールのユーザーは、バッチを開いて表示することができます。ただし、AP ユーザーは読取専用で変更を加えることはできず、[アップロード] ボタンやアップロード機能にアクセスすることができません。一方、検証者ロールは、すべての機能に完全にアクセスすることができます。

手動でバッチを進める

検証者が、メール送信済バッチやアップロード済バッチを照合ステップに直接進める場合、[アクション] メニューをクリックするか、行を右クリックして表示されるコンテキスト メニューの [照合に進む] を使用することができます（次の図を参照してください）。

この機能を使用する場合、次の条件が適用されます。

· バッチのタスクの状態は [コンテンツ抽出] でなければなりません。

· OCR はバイパスされるため、検証者は申請を手動でコード化する必要があります。

· このアクションは、すべてのバッチのタスクの状態が同じ場合にのみ、まとめて実行することができます。

[バッチ リストを取り込む] 画面でサプライヤーまたはアップロード済バッチを検索する

バッチのリストには、お客様の個別のメール アドレスを使用してサプライヤーから送信されたバッチやローカルでアップロードされたバッチが表示されます。さまざまな検索基準を使用して、広範な結果や限定した結果を表示することができます。

効果的な結果を表示するための検索基準の使用

AP ユーザー ロールと検証者ロールのユーザーは、検索フィールドや条件の指定に、以下の検索オプションを使用することができます。次の図 [バッチ リストを取り込む] では、すべてのバッチが既定で表示されます。

検索文字列全体が不明な場合は、検索要素の一部を部分検索（「～が次の値を含む」）の基準として入力します。たとえば、件名に「December Invoice 12345」があるテキストを検索するには、[件名] 検索基準に「12345」や「December」と入力します。同様に、「@domain」と入力すると、検索結果には、name@domain.com などのメール アドレスが表示されます。

以下のフィールドがあります。

· 差出人: メールの送信元のアドレス（name@domain.com など）。

· 受信日 (開始/終了): バッチを受信した期間（2013年5月1日～ 2013年7月1日など）。既定の期間は、過去7日間です。

· ステータス: バッチのステータス。

フィールド名

説明

任意

あらゆるステータスのバッチ。

換算

1つ以上の添付ファイルが、無効な形式から有効な PDF 形式に変換されるバッチ。

処理済

処理ステップが完了し、照合の準備が終わっているバッチ。

処理中

処理が進行中のバッチ。

再処理済

失敗したか却下され、再処理に送信済のバッチ。

処理中

お客様が問題を特定し、再処理用に送信したバッチ。

無視

特定できなかったバッチ、請求書であることまたは請求書の証明用ドキュメントであることが明らかにならなかったバッチ。

失敗しました

添付ファイルが存在しないか、サポートされていないドキュメント タイプであるとシステムが判定したバッチ。

ヒント: 「失敗」とマークされたバッチには、正しく処理された請求書が多く含まれていることがあります。[バッチ詳細] ページを使用して、作成が成功した申請への [支払申請] リンクがない、失敗した請求書を特定します。

却下

お客様が問題を特定し、却下したバッチ。たとえば、サポートされていないファイル タイプ、添付ファイルがないメール、パスワード保護されているメールのバッチです。

受領済

受信済で、OCR を待っているバッチ。

受信中

照合またはドキュメント分割ステップに備えて変換されるバッチ。

エクスポート済

照合が完了し、Concur Invoice へのインポートを待っているバッチ。

変換が失敗しました

変換が失敗し、問題を修正して再送信する必要があるバッチ。

ヒント: 「失敗」とマークされたバッチには、正しく処理された請求書が多く含まれていることがあります。[バッチ詳細] ページを使用して、作成が成功した申請への [支払申請] リンクがない、失敗した請求書を特定します。

<空白>

インポート済で、追加のアクションは不要なバッチ。

Concur のサポートおよび実装チームのみが使用可能

削除済

お客様には表示されないバッチ。

· 件名: バッチの件名の全体または一部。

· バッチ ID: 取り込み処理によってバッチに割り当てられた一意の ID。

· 送信アドレス: バッチの送信先アドレス（お客様のサイトで複数のメール アドレスを使用している場合に便利です）。リンクとしても機能し、クリックするとバッチ履歴の詳細を表示する [バッチ詳細] ウィンドウが開くアドレスです。

· タスクの状態: タスクのステータス。選択したタスクの状態はリンクになっており、管理者は直接そのタスクオプションに移動することができます。

フィールド名

説明

任意

あらゆるステータスのバッチ。

<空白>

バッチを請求書処理のシステムにインポート済で、追加のアクションは不要な状態。

初期化

バッチを受信済で、ドキュメント分割ステップに備えて準備中の状態。

自動ドキュメント分割

有効にした場合、システムによって、バーコード セパレーター ページが存在するかどうかが確認されます。存在する場合、自動ドキュメント分割が実行されます。存在しない場合、ドキュメントは、手動ドキュメント分割の順番待ちに送られます。

ドキュメント分割（画面へのリンク）

[ドキュメント分割] タブのオプションを使用して、バッチが手動レビューに備えて準備されている状態。

検証者は、リンクをクリックして、処理済みの出力がレビュー用に表示されるタブに直接移動することができます。

コンテンツ抽出

バッチの添付ファイル（請求書など）のドキュメント分割が完了しており、光学文字認識（OCR）処理用に準備されている状態。

分析者

OCR が完了しており、データが照合用に組み合わされている状態。

照合（画面へのリンク）

正しいデータが取り込まれており新規作成の申請のフィールドに対応付けられているかを確認するために、出力処理用にバッチの手動レビューの準備が完了した状態。[照合] タブのオプションを使用してこれらの対応付けを確認し、また、お客様が追加した、既定ではないフィールドを手動で更新することができます。

検証者は、リンクをクリックして、申請がレビュー用に表示されるタブに直接移動することができます。

バッチがメール送信ではなくアップロードされた場合

アップロード

バッチがアップロード済で、初期化を待っている状態。

· 取り込みタイプ: バッチの処理方法（Concur による取り込み、またはお客様による管理の取り込み）。

表示される行には、次の表の情報が含まれています。

フィールド名

説明

ロック済インジケータ

検証者によるレビューのためにロック済（Y）かロック解（N）除状態か。

ロック済

検証者が現在バッチを処理中で、別の検証者に対してロックしている。

· ロック済みバッチについての詳細は、本ガイドの「ロック済みステータスとロック解除ステータス」セクションをご参照ください。

ステータス時刻

最後にステータスを更新した時刻。

件名

メールの件名行、またはアップロード済の場合はバッチのプレフィックス（構成で追加するオプション）、およびバッチ番号が表示されます。

送信アドレス

バッチのアップロードまたはメール送信に使用されたアドレス。

取り込みタイプ

バッチの処理方法（Concur による取り込み、またはお客様による管理の取り込み）。

メッセージ

失敗した項目または無視された項目のエラー メッセージが表示されます。お客様が取り込み処理ツールを使用して指定したアドレスに規定外フラグ メールをトリガーします。

元のバッチ ID

項目を再処理した場合の、元のバッチ ID。

バッチ詳細でレビューするためにバッチを開く

NOTE: 以降のセクションで説明しているすべての機能は、検証者ロールに適用されます。AP ユーザー ロールは、バッチを開いたときに読取専用になります。

バッチは、詳細を確認するために、および管理者が再処理を行った時は必ず、[バッチ詳細] 画面で開きます。画面を開くには、メールを直接クリックするか、[アクション] ＞ [バッチを開く] を使用します（[アクション] メニューでの検証者のビューのすべてのコマンドは以下のとおりです。AP ユーザーには [バッチを開く] コマンドのみが表示されます）。

バッチを開くと、バッチのヘッダー情報の下の [添付ファイル] リストにバッチ ファイルのリストが表示されます。リンクになっており、クリックするとウィンドウの右側に PDF 形式で添付ファイルが表示されます。

ファイル名、キー番号、添付ファイルに関連するエラー状態（ある場合）をすぐに確認できます。

バッチ ヘッダーおよび添付ファイル情報の確認

バッチ ヘッダーは次の図のように表示されます。読取専用の各フィールドの説明については、後続の表示を参照してください。

フィールド名

説明

出発地

メールの送信者のアドレス。

到着地

メールの受信者のアドレス。

件名

メールの件名

ステータス

処理対象の請求書の状態。

メッセージ

失敗および無視の項目のエラー メッセージが表示されます。

請求書リンク

確認のために請求書を開きます。

（オプション）[メール本文を表示] ボタン

元のメールを開き、メールのヘッダー情報（送信元、送信先、件名など）を表示します。

注意: このボタンは、システムにアップロードされた添付ファイルには表示されません。

[アクション] > [元のメールをダウンロード]

ブラウザのダウンロードおよび開く／保存する機能を使用して、元のメールをダウンロードします。

Concur のサポートおよび実装チームのみが使用可能

[アクション] > [バッチ状態履歴を表示] ボタン

[バッチ状態履歴] ウィンドウを開きます。管理者は、初期化から照合までタスクの状態の詳細確認（およびバッチの問題のトラブルシューティング）を行うことができます。

元の添付ファイルのダウンロードおよび表示

検証者ロールは [添付ファイル原本をダウンロード] ボタンを使用して、支払先のイメージ ファイルを元の形式で確認することができます。これは、監査を実行する際や元のデータを参照するときに便利です。

イメージ ファイルをダウンロードするには、検証者ロールで [添付ファイル原本をダウンロード] をクリックします。ファイルを保存するボタンや直接開くかを確認する画面が表示されます（次の図のように、ブラウザによって異なります）。

バッチの詳細を使用して、再処理の前に添付ファイルを確認する

[バッチ リスト] ページで再処理するバッチを選択すると、前述のように [バッチ詳細] ウィンドウが表示されます。このウィンドウで1つまたは複数の添付ファイルを選択すると、再処理前にバッチを操作するためのその他のオプションが表示されます。

たとえば、添付ファイルの詳細表示、新規ファイルのアップロード、添付ファイルの置換、フィルターによる再処理用添付ファイルの絞り込みなど、処理ステップを実施する前段階のオプションがあります。バッチの正確性を確認し、問題のある添付ファイルのみを、このステップで再処理することができます。

検証者が利用可能なその他の機能

請求書の検証者ロールのユーザーは、このロールのみが [アクション] メニュー（数参照）から使用できるコマンドで操作できる追加の権限を与えられています。

以下のアイコンがあります:

· 手動再処理済としてマーク: 「手動再処理済」のステータスを適用するときに使用します。これは、元の請求書イメージの品質が低く、申請を作成するために高品質の置換用請求書をメール送信またはアップロードした場合に必ず実行します。新しい請求書を再処理済としてマークすると、元の請求書に問題があったこと、および新しい申請書の処理が必要であることを、すべてのユーザーが理解できるようになります。

· 再処理: （部分的またはまったく）請求書が正しく作成されなかったバッチを再処理する場合に使用します。選択したバッチは再処理され、確認するために [バッチ詳細] ページに表示されます。複数のセクションを再処理できますが、自動的には [バッチ詳細] ページに表示されません。請求書と添付ファイルを個別に開いて確認する必要があります。

· バッチの再処理についての詳細は、本ガイドの「バッチの詳細を使用して、再処理の前に添付ファイルを確認する」をご参照ください。

· デュアル サポート環境下での再処理: デュアル サポート環境で取り込み処理を行う場合、管理者は、処理方法をバッチの取扱いに合わせて、お客様による管理から Concur による管理（またはその逆に）に変更することができます。

· 処理方法の変更については、ユーザー ガイド「請求書処理: 取り込み処理 – デュアル サポート」をお読みください。

· 削除: バッチを削除します。選択したバッチ（複数選択可能）は、取り込み処理から削除されます。

· 無視: 後日再処理するために、バッチをアーカイブします。このバッチは、「ソフト」削除されます。つまり、リスト上でステータスが「無視」と表示され、ドキュメント分割などの機能の適用外になります。

· 照合に進む: OCR 取り込み抽出をバイパスし、コンテンツ抽出ステップから照合ステップに直接進みます（コンテンツ抽出ステップのみ。他の場合、このコマンドは無視されます）。この機能は、OCR 抽出を待たず、すぐに照合ステップに進みたい場合に便利です。

NOTE: この機能をしようしてバッチを OCR ステップから削除する場合、新規の申請のコード化を完了するために手動で照合を行う必要があります。

· 規定外フラグ メールを送信: 指定した受信者に、特定の規定外フラグ（リストからあらかじめ選択）のアラート メールを送信します。このコマンドは、受信者の注意が必要な問題がバッチに発生したことを知らせ、システムの規定外フラグ自動処理を補強します。

· 詳細は、「請求書処理: 取り込み処理（お客様による管理）」の「[その他の設定] タブのオプションの使用」をご参照ください。

バッチを再処理するタイミング

バッチは、さまざまな原因で失敗します。失敗すると、管理者にエラー メッセージが表示されます。

最初の処理が失敗した場合は、（サプライヤーに新しいバッチを請求せずに）問題に対処して、必ずバッチを再処理します。これは、提供されたバッチを、お客様のサイトで修正し、再処理して使用するための方法です。

取り込み処理モードの変更

デュアル サポート環境でバッチを再処理する場合、別の取り込みモードで再処理ステップを実行する方法もあります（お客様による管理から Concur による管理への変更、またはその逆）。この方法は、管理者が、バッチ再処理を誰が実行するのかに基づいてバッチを移動する場合に便利です。所有権を切り替えるためのコマンドが、[アクション] メニューに表示されます。

部分的に成功したバッチ

予期しない問題でバッチが部分的に失敗しても、システムは常に支払申請を作成します。ユーザーは、バッチ全体を最初から最後まで再処理する必要はありません。代わりに、[バッチ詳細] ページで「失敗」ステータスに設定して、再処理が必要な、失敗した請求書を区別できるようにします（失敗したバッチには、一般的に、作成が成功した申請への [支払申請] リンクがありません）。

アップロード機能を使用したバッチの追加

検証者ロールは、デスクトップから [バッチ リストを取り込む] に直接バッチをアップロードすることができます。この機能は、サプライヤーがメール送信（メール、fax、スキャンなど）していない請求書を、[取り込み処理] を使用して処理する場合にはもれなく便利です。

NOTE: 請求書をスキャンする場合は、300 dpi 以上でスキャンすることを強くお勧めします。

[バッチ リストを取り込む] 画面で [バッチをアップロード] をクリックすると、[バッチをアップロード] ウィンドウが表示されます（次の図を参照してください）。

NOTE: 複数ファイルのアップロードは、Chrome、Safari、FireFox、Internet Explorer 10.x 以降でサポートされています。Internet Explorer の以前のバージョンでは、最新版の Flash Player または Silverlight を使用した場合にのみ、複数ファイルのアップロードがサポートされます。他のバージョンでは、バッチをアップロードするときにアップロードできるファイルは1点のみです。

アップロードの準備

アップロード処理を行うには、それぞれのバッチおよび関連する請求書の構成方法を理解しておくことが重要です。1回のアップロードセッションで（[閉じる] をクリックしてセッションを終了するまで）必要なすべての請求書をアップロードすることができますが、バッチ内の請求書をグループ化する場合、1つのバッチの請求書は最大25件というサイズ上の制限があります。

最初に [バッチ サイズ] の値を設定してから（既定は10）、請求書を追加することをお勧めします。設定後、バッチをアップロードしてこの処理を再度実行します。サイズをリセットして、サプライヤーが請求書を連続してアップロードするなど、すべて1つのセッション内で実行できます。[閉じる] をクリックするとセッションが終了し、すべての設定が既定の値に戻ります。

複数の検証者によるバッチ サイズの決定

各検証者がバッチを操作するとき、そのバッチは別の検証者に対してロックされることに注意してください。つまり、大きなバッチを複数の検証者が同時セッションで操作する場合、バッチが大きいことに利点はありません。バッチが大きくなるほど、相対的に少数の請求書しか一度に操作できなくなります。逆に、検証者が1名だけでレビューすれば、このような制限はなくなり、検証者間でのファイルの競合もなくなるため、大きなバッチを作成できるようになります。

[バッチをアップロード] ウィンドウでバッチを構成するために、次のオプションを使用できます。

· バッチ プレフィックス (推奨): バッチの内容や所有者、あるいは誰がアップロードしたかが明確になるように、命名時にプレフィックス（Saito など）を付けることを検討してください。バッチごとに請求書をグループ化するため、バッチが新しくなるたびに数値を増やしていきます（Saito1、Saito2、Saito3 など）。

· バッチ サイズ: ここで選択した数値を超えないように、バッチごとにグループ化が実行されます。システムは順番にグループ化を実行するため、数値2を選択して4件の請求書をアップロード用に準備すると、最初の2件が1つ目のバッチになり、（バッチごとに2件の請求書を含む）合計2つのバッチが作成されます。

NOTE: アップロードする前に設定する必要があることに注意してください。請求書をアップロードした後は、システムはバッチ サイズを変更できず、ユーザーが順序を変更することもできません。取り消して最初からやり直す必要があります。

· 既定フィールド: 請求書ワークフローにエクスポートする前に支払申請の属性をあらかじめ設定しておくことにより、コード化の時間を節約できます。たとえば、アップロードされた請求書用の申請ポリシーをあらかじめ選択したり、アップロードされたバッチに取り込みタイプを関連付け他利することができます。

請求書のアップロード

請求書のアップロードは、簡単なプロセスです。管理者（検証者ロール）が、構成済みの属性に一致するように請求書のアップロード順を決定します。たとえば、サプライヤーの標準的な請求書セットに合わせて、名前を「Saito」とし、バッチ レベルを「2」に設定します。前述の例では、これらは Wire Transfer（電信送金）ポリシーに基づいて請求書ワークフローに送信されます。選択されている Erin Fletcher が請求書に自動的に割り当てられ、請求書の所有者になります。

[バッチをアップロード] ウィンドウで請求書をアップロードするには:

1. [バッチ リストを取り込む] 画面で [バッチをアップロード] をクリックします。

2. （オプション）[バッチをアップロード] ウィンドウで、前述のとおりにバッチの構成属性を設定します。

3. [参照] をクリックし、アップロードする請求書を選択します（バッチあたりの請求書は最大25件）。

4. [アップロード] をクリックして、バッチおよび関連する請求書をアップロードします。バッチと請求書はすべて、受領を確認できる「アップロード済」のマークが付きます。

5. 他の請求書を続けてアップロードし、[閉じる] をクリックしてウィンドウを閉じます。

バッチが [取り込み処理バッチ リスト] 画面に表示され、他のバッチと同様に、本ガイドの手順に従って管理することができます。アップロードされたバッチごとに1行に表示されます。バッチを2つアップロードした場合、2行で表示されます。

[バッチをアップロード] 画面で請求書を操作する

管理者は、[バッチをアップロード] 画面の [アクション] メニューから、表示や削除に関するさまざまなオプションを使用できます。

以下のアクションを実行するコマンドがあります。

· アップロード済を折りたたむ／すべて折りたたむ: これらのコマンドを使用して、バッチ内のアップロード済みの請求書、またはすべての請求書を非表示にすることができます。

· すべて展開: すべてのバッチと請求書を開いて、リスト形式で表示します。

· すべての既定値をクリア: [既定フィールド] のすえてのオプションをリセットして空白にします。

· アップロード済を削除／選択済／すべて: これらのコマンドを使用して、リストに表示されている選択済またはアップロード済みのバッチや請求書を削除します。

バッチをアップロードする際の考慮事項

この処理を実行する際には、次のことに注意してください。

· 1つのバッチあたりの請求書は最大25件に制限されています。

· 属性の構成（サイズ、名前、所有者など）は、請求書（バッチ）をアップロードする前に設定する必要があります。

· セッションを終了（[閉じる] をクリックすると属性はリセットされます。

[ドキュメント分割] 画面の使用

検証者ロールのユーザーは、[ドキュメント分割] 画面を使用して、OCR 抽出および照合用に提出する前のバッチを確認できます。請求書のページの順序や、請求書とバッチの関連付けが正しいことを作成するときなどには、この画面のオプションを使用することをお勧めします。

バッチを操作するとき、[バッチ リスト] 画面の [ロック済インジケータ] 列にはバッチのロックの状態が、また、[ロック済] には現在の所有者.が表示されます。

ロック済みステータスの詳細については、本ガイドの「ロック済みステータスとロック解除ステータス」をご参照ください。

500ページ以上の請求書の処理

500ページ以上の添付ファイルは、システムがデコードする埋め込みフォントとページ数の多さが原因でエラーになることがあります。このサイズの添付ファイルが失敗せずに処理されるように、500ページ以上の添付ファイルは、システムによって次のように処理されます。

· 500ページ以上の1つの添付ファイルの場合: 添付ファイルはドキュメント分割されずに、コード化するための [照合] ページが表示されます。

· 500ページ以上の添付ファイルを含む複数の添付ファイルの場合: すべての添付ファイルがドキュメント分割から [照合] ステップに進みますが、500ページ以上の添付ファイルは情報メッセージ（次の図を参照）をトリガーしてから、読取専用で直接 [照合] ステップに進みます。

バッチおよび請求書ページの操作: ボタン バーのオプション

[ドキュメント分割] ページの一番上には、次の図のようなボタン バーがあります。

このバーのボタンは、次のように機能します。

· 選択されている全ページを1つの新しいバッチに移動する:[1 つに分割] ボタンは、左ペインに1つの新しいバッチを作成し、選択されているすべての請求書ページをそのバッチ内にグループ化します。これは、複数の請求書を1つの新しいバッチに関連付ける、1対多の関係です。

· 選択されている複数のページを個別の新しい請求書に移動する:[多数に分割] ボタンは、現在のバッチの一部として、1つ以上の個別の請求書を左ペインに作成します。

· バッチから1つ以上の請求書ページを削除する:[選択内容を削除] ボタンは、請求書のページを右ペインで削除ステータスにして、一時的な参照と同じステータス（アスタリスク「*」）にします。一時的なステータスであるため、検証者が削除をやめる場合は、元の状態に戻すことができます（セッションを終了してバッチを提出すると、その請求書はシステムから削除されます）。

· 削除した請求書ページを元のバッチに戻す:[選択対象を復元] ボタンは、削除アクションを取り消して、選択されているすべての請求書ページを、バッチ内で元の状態に戻します。

バッチおよび請求書ページの操作: 添付ファイルの表示

画面の右ペインを使用して、PDF 形式で添付されている請求書イメージを操作して、OCR 処理用に準備されていることを確認します。すべてのイメージは、判読可能で縞模様や斑点がなく、向きが正しく縦方向になっている必要があります。

この作業を行いやすくするために、[サムネイルの拡大率] にあるイメージのサイズを拡大／縮小するパーセンテージ形式のリンクを使用して、見やすく調整することができます。また、[ページを最大化] ボタンをクリックしてウィンドウ全体に表示することもできます。向きを修正するには、イメージが縦方向なるまで [ページを回転] ボタンをクリックします。

バッチおよび請求書ページの操作: 提出およびその他のオプション

管理者は、バッチの照合を完了した後、[ドキュメント分割] 画面のボタンを使用して次の操作を選択することができます。

· 送信: バッチを OCR ステップの順番待ちに送ります。結果は [照合] タブで確認できます。

· 申請を却下: このセッションのすべての変更をバッチから取り消します。システムによる処理が実行されるように、理由を入力する必要があります。

[請求書ではありません] または [イメージを判読できません] を選択すると、バッチは順番待ちに戻ります。

· キャンセル: バッチを変更せずに、別のセッションで処理するためにバッチ リストに置いたままにします。

[照合] 画面の使用

「請求書処理 Intelligent Capture 検証者」ロールのユーザーは、[照合] 画面を使用して、処理済みのバッチについて新しく作成された請求書のデータ取り込みが正確かどうかを確認します。

検証者は、OCR 処理中に既定で取り込まれたフィールドを確認し、必要に応じて修正して、既定以外のフィールド（お客様が追加したカスタム フィールドなど）にデータを入力します。 ただし、[申請の割り当て先] などの選択済フィールドは読取専用で、請求書に誰が割り当てられるかが表示されます。このロールは、[明細] にある明細の確認も行い、必要に応じて行の追加や移動を実行します。

OCR 処理で自動的にはコード化されないフィールドの更新タスクを検証者が実行するための方法は、2つあります。

· キーボードから手動で更新: 請求書のソース フィールドの値を、新規の申請のヘッダーまたは行項目セクションのターゲット フィールドに、キーボードから手動で追加します。

· コピー＆ペースト機能: 請求書イメージをクリックするだけの、選択したフィールドに値を直接コピーできる機能です（詳細は後述の説明をご覧ください）。

[イメージのピン留めを外す] ボタンやサイズ変更オプションも使用して、イメージのテキストを拡大して細部を表示し、テキストが取り込み済みでコード化されていることを確認することができます。確認を終えたら、別の箇所や申請の確認を進めます。右下のコントロールを使用して次に進む前に提出します。

[照合] ページでのフィールドの手動によるコード化: 設定オプション

[取り込み処理の管理] ツールの [その他の設定] にある構成オプションを使用して、新規の申請を手動ですばやくコード化することができます。たとえば、ポリシーの自動割り当てを有効にしている場合、現在のポリシー割り当ては [ポリシー名] フィールドを使用して変更できます。 同様に、元帳の選択機能を有効にしている場合、このオプションを使用して選択された元帳に関連するすべての勘定コードが申請に使用されます。

最後に、気付を取り込む機能をタスク定義で有効にしている場合、システムがこのオプションを使用して追加する [申請の割り当て先] フィールドの検索機能を使用して、申請所有者を選択できます。この機能は、会社が設定する既定値（仕入先の割り当てなど）に基づいて、所有者を読取専用でプリセットすることができます。

OCR 抽出で取り込まれたデータの確認

照合タスクでは、元のメール送信済み請求書と抽出されたデータが並んで表示されます。青字で強調されているデータは、クリック＆ペーストでフィールドに追加できます。検証者は処理ステップ中にこのビューで、既定のフィールドに自動入力された値（取り込まれたデータ）を簡単に比較し、カスタム フィールドを素早くコード化できます。

お客様が追加した残りのフィールド、手動でコード化します（サプライヤーから提供される値を入力するための [店舗番号] というカスタム フィールドがフォームに追加されている場合など）。この場合も、申請をコード化するために、イメージのピン留めを外す機能や拡大機能を使用できます。

コピー＆ペースト機能によるフィールドのコード化

コピー＆ペースト機能を使用すると、請求書イメージ中のデータを、新規の申請のフィールドに簡単にクリック＆ドラッグで対応付けることができます。申請内のコード化されていないフィールドを最初に選択すると、システムによりデータが自動で入力されて、カーソルが次の空のフィールドに移動するため、フィールド間を素早く移動できます。この方法を使用すると、カスタム フィールドなどに正確なデータを短時間で入力することができます。

機能説明

[照合] タブには、新規の申請と請求書イメージが並んで表示されます。このビューで検証者がコピー＆ペーストを実行するための方法は複数あります。

最初にデータ項目（1つまたは複数）を選択してから、フィールドで以下の操作を実行します。

または、最初に必須フィールドを選択してから、データ要素を右クリックします。

複数のデータ要素を取り込むには、強調表示されているデータ要素をクリックしてから、ペースト先のフィールドをクリックします。または、強調表示されていない領域をクリックして、十字ツールを表示します。この十字でデータをドラッグし、フィールドをクリックして貼り付けるか、選択済みのフィールドを右クリックして貼りつけます。

どの方法でも、データがフィールドに貼りつけられ、カーソルは申請上の未入力フィールドに自動的に移動します。コピー操作を止めるには、キーボードのエスケープ（Esc）キーを押します。

NOTE: この方法では、ドロップダウン式のカスタム フィールドにはデータを入力できません。この場合、検証者が手動でコード化する必要があります。

この機能を使用する際のヒントとベスト プラクティス

一番簡単な方法は、最初にフォームの空白フィールドをクリックしてから、入力するデータ要素を右クリックします。こうすると、フォームの入力が完了するまで、次の空のフィールドに自動的に進みます。

この機能は、ツールバーのオプションを使用して強調表示される色を変更したり、強調表示をオフにしたりすることができます（オフにしてもデータの取り込みは可能です）。

他の場合と同様に、すべてのフィールドに正しい値が入力されており、配置が正しいことを確認するのが重要です。たとえば、イメージがかすんでいたり不鮮明であったり、標準ではないフォント タイプが使用されていると、印字的なエラーが発生する可能性があります。コード化された申請を簡単に確認することで、確実に申請を作成できます。

黄色の自動強調表示を使用した確認

検証者が、左ペインの新規の申請にあるフィールドをクリックすると、そのデータは、自動的に右ペインの請求書イメージで黄色で強調表示されます。

イメージが自動的に強調表示されるため、検証者はエラーがある申請を素早くスキャンして記録することができます。たとえば、「1234」というアドレスが、申請の支払請求番号フィールドに過て対応付けられている場合などです。

この処理を実行する際には、次のことに注意してください。

· 請求書イメージで強調表示されている1つの領域が、新規の申請の複数フィールドに対応付けられている場合、この機能を使用して間違いを記録します。

· 現在表示されている請求書イメージの強調表示のみが示されます。別の請求書イメージが強調表示されている場合、現在のページ ビューには示されません。

· この機能は、申請のフィールド間をタブ移動するときに利用できます。

· 抽出済みデータを変更すると、申請フィールドも変更されます。

明瞭な請求書イメージの作成プロセスについては、本ガイドの「OCR 処理および抽出処理の詳細と改善」で詳しく説明しています。

明細行の追加と移動

検証者は、[明細] のボタンを使用して行の移動や追加を実行できます。この機能は、明細の抽出リストの順序が請求書に一致しているかなどを確認および修正する場合に便利です。たとえば、追加や移動する必要がある、既存のリスト内の失われている明細を修正したり、検証者が後処理するために、リスト内の順序を変更したりする場合に便利です。

この操作には、[明細の追加]、[上に移動]、[下に移動] ボタンを使用します。選択されている単一の行を、リスト内の新しい場所に追加や移動することができます。

追加および移動時の動作

新規の行を追加して移動すると、次のように処理されます。

· 行が存在しないか、複数の行が選択されている場合は最下部に

· 単一行が選択されている場合は、その上に

次の図は、[明細の追加] ボタンで [明細] 行項目に追加した行項目「Pencils」を、[上に移動] ボタンで正しい位置に移動しています。

仕入先の操作

検証者は、[仕入先の情報] で仕入先を追加または変更のみ行うことができます。新しい仕入先を申請することはできません。仕入先が見つからない場合、仕入先マネージャー ロールが請求書で仕入先マネージャー ツールを使用して問題を解消する必要があります。

仕入先を変更する場合、検索機能と属性を使用して支払先マスター リストをフィルターして、目的の仕入先を見つけます。使用可能な検索基準は、グループ構成ツールを使用して銀行情報のエントリに適用されているステータス（非表示、必須、オプション）によって異なります。

NOTE: 支払先の分離機能を有効にしている場合、利用可能な支払先のリストは、その機能でメール アドレスに関連付けられている支払先に限定されます。詳細については、設定ガイド「請求書処理: 取り込み処理（お客様による管理）」の付録をご覧ください。

取り込み処理での支払先の管理に関する詳細については、ユーザー ガイド「請求書処理: 支払先マネージャー」をご覧ください。

支払先に一致させるための発注データの使用

取り込み処理は、発注および元の請求書に含まれるデータを使用して、自動で発注（PO）に支払先を一致させます。このシステマティックな一致は発注が下記の状態のときに毎回実行されます。

· 誤った支払先に一致するとき

· いずれの支払先とも一致しないとき

· 該当の番号を持ち、それにより支払先と一致していて、システムで変更済のとき

この改善により、発注と正しい支払先の一致が素早く行えます。この支払先の自動一致は、既知の発注番号と請求書処理内に現在ある実際の発注を含む請求書のペアに従っています。一度完了すると、その発注に対して一番「知られている（既知の）」支払先に一致させるため、発注内のデータを支払先の確認に使用します。誤った一致が見つかった場合、システムは管理者に支払先の割り当てを変更するかを確認するメッセージを表示します。

支払先が見つからない場合、取り込み処理は代わりに既存の一致機能を使用します（コピーダウン フィールドや支払先の分離メール アドレスなど）。または、非アクティブな発注はこのデータに使用できる場合がありますが、その発注が無効またはステータスが「Null」の場合は無視されます。

バッチ照合ワークフロー内の移行

検証者は、[照合] 画面の下部にあるボタン バーを使用して、照合ワークフロー内を進みます。ステータス インジケータには、照合の順番待ちにある請求書の合計数と、照合中の請求書が何件目であるかが表示されます。

検証者は、作業の条件と会社の要件に最適な方法を採用します。つまり、請求書の照合のみを実行し、最終処理は別の検証者に任せるか、照合に続けて申請も実行します。

ナビゲーション オプションと情報メッセージ

検証者が [照合] ページで複数の請求書バッチを操作するとき、複数のナビゲーション オプションを使用することができ、通知メッセージが表示されます。

· 最後に開いた請求書に自動的に戻る: [照合] ページを離れるとき、複数請求書のバッチの最後に保存された請求書に自動的に戻るため、前回終了したところから引き続き作業することができます。

· 任意の請求書にアクセスする: 順番に表示する代わりに、ボタンを使用して先頭、前へ、次へ、または最後へ移動したり、ページ番号を指定して表示したりすることができます。

· サマリー表示で照合ステータスを確認する: すべての請求書のステータスのサマリー表示で、[請求書の概要を表示] ボタンをクリックして利用できます。それぞれが請求書を開くリンクになっています。

· 特定の未照合請求書に関する自動警告: 検証者が、照合が完了していない請求書があるバッチから離れるかそのバッチを提出しようとすると、警告メッセージが表示されます。

体術時に未照合の請求書に関する自動警告: バッチの送信時に未照合の請求書が残っている場合、検証者に警告メッセージが表示されます。

照合済バッチの操作

バッチの照合が完了し、請求書ワークフローに進む準備が終わったら、検証者は、一部またはすべての申請を却下するか、作成された支払申請を提出することができます。提出を妨げるエラーが発生した場合、または支払申請が無効な場合、その申請に対するアクションを実行できます。

ボタンとエラー メッセージが [照合] 画面の最上部、請求書イメージの真上に表示されます。

申請の却下および回復

[アクション] メニューには、1つまたは複数の申請を却下するためのコマンドがあります。実行するアクションのコマンドをクリックします。却下でエラーが発生したら、[申請を回復] コマンドを使用して、申請をアクティブ ステータスに戻します。

エラー メッセージの取得

エラーが検出されると、[エラー] ボタンがエラー数と共に表示されます。クリックすると、エラー メッセージのボックスが表示されます。

エラーの内容を確認し、問題の解決について 請求書処理の管理者に相談してください。

支払申請の提出

[送信] をクリックすると、新しい支払申請が請求書ワークフローの先頭に送信されます。

これは、最も一般的なアクションです。実行すると、請求書処理システムで支払申請が生成されます。請求書の所有者に自動で経路指定されない場合、追加のコード化で更新して、申請を割り当てる必要があります。その後、割り当てられたワークフローの先頭に置かれます。これ以降、申請は他の申請と同様に処理され、承認および処理によって完了します。

支払申請の却下

処理できない請求書は、却下の対象になります。1つ以上の申請書を却下するには、[アクション] ＞ [却下] または [すべての申請を却下] をクリックして、表示されるウィンドウで理由を選択します。

[削除] を選択すると、バッチ全体が削除されます。[請求書ではありません] または [イメージを判読できません] を選択すると、バッチは順番待ちに戻ります。この請求書は「REJECTED」（却下）のマークが付き、理由を示す [却下のサマリー] ウィンドウが追加で表示されます。

支払申請のキャンセル

[キャンセル] をクリックすると、処理済のバッチが [バッチ リストを取り込む] 画面に戻ります。

問題が発生して支払申請を提出できないため、バッチに含まれる証明用ドキュメントを [バッチ リストを取り込む] 画面に戻したい場合があります。ここで、別の検証者が元のバッチの問題を解決します。その場合は [キャンセル] をクリックします。

開かれている支払申請とバッチの詳細間を移動する

[支払申請一覧] ページから詳細ビューで開いた支払申請には、取り込み処理で生成された申請に固有のコマンドが表示されます。コマンド [読み込み処理の詳細を表示] は、申請を [バッチ詳細] ビューで表示します。

リンク [支払申請に戻る] をクリックすると、[支払申請一覧] ページに戻ります。

税規定の処理

付加価値税の追跡に国パックを使用している国（カナダ、英国、日本、オーストラリア）に対して、取り込み処理で税規定が提供されます。

税規定は、関連する仕入先に関連付けることができます。税規定情報が財務システムに入力され、付加価値税の処理および追跡が容易になります。[照合] 画面で支払申請を開くと、各税額フィールドに一致する税規定リストが表示されます。税規定リストから、使用する税規定を選択します。

NOTE: 税は、[照合] 画面のヘッダー レベルでのみ利用できます。

詳細情報については、「Invoice: Taxation Setup Guide for Concur Standard Edition」をご参照ください。

セクション 5: 付録

このセクションでは、構成の詳細、掘り下げた説明、導入予定の機能、取り込み処理の使用に役立つ追加のデータを紹介します。

開始セパレーター シートのダウンロード方法

取り込み処理システムは、開始セパレーター シートを使用して、その後のドキュメントが請求書であることをシステムに認識させます。この手動の方法は、複数請求書のバッチをスキャン後に提出する場合に使用します。このシートは、[バッチ リスト] ページで [セパレーター シートをダウンロード] ボタンをクリックして入手することができます。

サポートされている言語と通貨

請求書の取り込み処理は、請求書処理製品でサポートされているすべての通貨に対応しています。

次の言語を使用できます。

· 英語

· オランダ語

· ドイツ語

· フランス語

· スペイン語

· ポルトガル語

· ポーランド語

· チェコ語

· リトアニア語

· ラトビア語

· エストニア語

· トルコ語

· デンマーク語

· フィンランド語

· ノルウェー語

· スウェーデン語

· スロベニア語

· ギリシャ語

· ルーマニア語

· ブルガリア語

· ロシア

· ハンガリー語

· イタリア語

OCR 処理および抽出処理の詳細と改善

取り込み処理における光学文字認識（OCR）処理では、精密な抽出ロジックおよびアルゴリズムを使用して。請求書イメージの定義済みの領域を特定し、テキスト データに変換します。このテキスト データは、支払申請のフィールドに自動的に対応付けられます。

完全に正しい結果を生成できる OCR 技術は存在しませんが、より正確な結果を出せる特定の要素があります。 具体的には次のとおりです。

· 処理されるドキュメントの形式

· データの場所、位置および方向

· 処理されるイメージのカラーと白黒の違い

OCR 抽出が機能する仕組み

抽出処理は、次の変換処理によって、OCR ステップおよび抽出ステップの請求書ページのイメージを準備します。

· ドキュメントを300 dpi のイメージに変換します- 次に -

· グレー スケールに変換します- 次に -

· TIFF 画像形式に変換します

TIFF 画像は、OCR および抽出されたコンテンツを使用して処理されます。全体をとおして重要なことは、ドキュメントの準備処理は、請求書データの可読性を低下させる可能性があるということです。

OCR および抽出の精度に影響する要素

以下の要素が、データの可読性に関する精度に全体的に影響します。請求書イメージの処理の際には、以下の要素を考慮してください。

· ドキュメントの形式: 標準の PDF ドキュメントでサポートされているフォントを使用します。

· ドキュメントの品質: ドキュメントは画素化せず、斑点や折りたたみ跡、しわがないようにします。

· 白黒かカラーか: OCR には白黒のドキュメントのほうが適しています。

· コントラスト: コントラストが低いと、OCR や抽出の品質が低下します。

· スクリプトかプレーン テキストか: スクリプト タイプは、プレーン タイプよりも抽出が困難です。

· コンテンツのフォント タイプ: 1つのドキュメント中に複数のフォント タイプが存在すると、可読性が低下します。

· 手書きのテキスト: 明瞭に書かれていない限り、大きなブロックスタイルや手書きは、解読が難しく、取り込みには推奨されません。結果は利用に適していません。

· コンテンツの位置: システムは、特定の要素の合理的な場所を探します（請求書番号は上から3行目、税額は請求書の最下部など）。

· ページ形式:

· 単一のページ形式（JPG/PNG など）:  ファイル サイズが1 MB を超えると、イメージが圧縮され、イメージの品質が低下します。

· 複数のページ形式（PDF/Word など）: ファイル サイズが5 MB を超え、平均のページ サイズが100 Kを超えている場合、圧縮されます。

発注番号フィールドの抽出成功率を向上させる

OCR システムは、請求書に表示されている標準の発注形式から取得したパターン認識に基づいて、データを認識します。Concur に問い合わせ、パターンの詳細を記載したサポート ケースを開くことにより、請求書を認識させるために形式を OCR エンジンに対応付け、抽出の成功率を向上させることができます。

一般的なパターンの例は次のとおりです。

· PO#（発注番号）: 5桁の数字（12345など）

· PO（発注名）: 5桁の数字、3文字（12345abcなど）

· PO（発注名）: 最大10桁の英数字

· CON（顧客発注番号）: CON (Client Order Number) で始まる最大10桁の英数字（CON12345ajdj など）

NOTE: 複数の発注システムを使用している場合は、すべての形式の例を指定してください。

良好な画像と不良な画像、取り込み結果のデータの例データを完全に抽出可能な、優良な請求書イメージ

次の画像は、使用されているフォント タイプが統一されており、レイアウトが適切で、データ要素（請求書番号、税）の配置が合理的な、折りたたみ線や斑点のない請求書の例です。

抽出不可能なデータを含む、問題のある請求書イメージ

以降の図は、避けるべき問題がある例です。

画素化されたフォント

次の画素化されたイメージは、準備や処理ステップで読み取りの結果が「51300」となってしまいました。これは、OCR 処理で「$」と「5」の違いを処理できないためです。

コンテンツの位置

このドキュメントでは、[Sales Tax]（消費税）フィールドが明細行の中にあり、抽出ロジックがヘッダー固有の税額として識別できませんでした。�