INVITACIÓN A OFERTAR · Anexo No 20. Cronograma de Implementación Anexo No 21. Minuta del...

2017

INVITACIÓN A OFERTAR IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ACADÉMICO

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP – IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ACADÉMICO

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TABLA DE CONTENIDO

1 INFORMACIÓN GENERAL _____________________________________________ 4

1.1 De la convocatoria _______________________________________________ 4 1.1.1 Objetivo General ________________________________________________ 4 1.1.2 Código de Ética y Buen Gobierno de COMFENALCO Antioquia ___________ 4 1.1.3 Comunicaciones ________________________________________________ 4 1.1.4 Aclaraciones ___________________________________________________ 4 1.1.5 Anexos ________________________________________________________ 5 1.1.6 Estudio de la presente RFP y costo de participar en esta invitación a ofertar _ 5 1.1.7 Modificación o cancelación de la RFP ________________________________ 6 1.1.8 Adendas _______________________________________________________ 6 1.1.9 Discrecionalidad de COMFENALCO Antioquia para la celebración del contrato derivado de la presente RFP ____________________________________________ 7

1.2 Definiciones _____________________________________________________ 7

1.3 Cronograma del proceso __________________________________________ 8

2 Descripción del Servicio ______________________________________________ 9

2.1 Forma de pago ___________________________________________________ 9

2.2 Plazo de ejecución del Contrato ____________________________________ 9

3 Estudio y evaluación de las ofertas _____________________________________ 9

3.1 Oferta única ____________________________________________________ 10

3.2 Habilitación Jurídica _____________________________________________ 10

3.3 Análisis Financiero ______________________________________________ 11 3.3.1 Endeudamiento: (Total Pasivo/Total Activo). __________________________ 11 3.3.2 Liquidez (Activo Corriente/Pasivo Corriente) __________________________ 11 3.3.3 Margen EBITDA (Utilidad operacional + depreciaciones + amortizaciones) / Ingreso Operacional) _________________________________________________ 12

3.4 Evaluación Técnica (700 Puntos) __________________________________ 13

3.5 Puntaje experiencia de proveedores: _______________________________ 14

3.6 Evaluación Económica (300 Puntos) ________________________________ 15 3.6.1 Oferta económica (300 Puntos) ____________________________________ 16

4 Oferta 4 ___________________________________________________________ 16

4.1 Fecha y forma de entrega de las propuestas _________________________ 16

4.2 Instrucciones para la presentación de las ofertas _____________________ 17

4.3 Información y Documentación que debe presentarse con la Oferta ______ 18 4.3.1 Carta de presentación de la oferta 4.3.1 ____________________________ 18

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP – IMPLEMENTACIÓN SOFTWARE ACADÉMICO

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4.3.2 Términos de Referencia _________________________________________ 18 4.3.3 Cumplimiento de las especificaciones técnicas ________________________ 19 4.3.4 Certificado de existencia y representación legal _______________________ 19 4.3.5 Documento de identificación del representante legal ___________________ 20 4.3.6 Autorización para presentar la propuesta y suscribir el contrato ___________ 20 4.3.7 Declaratoria de inexistencia de inhabilidades o conflicto de interés ________ 20 4.3.8 Certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social _________ 21 4.3.9 Certificación bancaria ___________________________________________ 21 4.3.10 Experiencia _________________________________________________ 21 4.3.11 Propuesta económica _________________________________________ 21 4.3.12 Premios y reconocimientos _____________________________________ 22 4.3.13 Información financiera _________________________________________ 22

4.4 CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA __________________________ 22

4.5 VIGENCIA DE LA OFERTA ________________________________________ 24

4.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA __________________________ 24

4.7 MINUTA DE CONTRATO __________________________________________ 25

INVITACIÓN A OFERTAR – RFP – IMPLEMENTACION SOFTWARE ACADEMICO

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1 INFORMACIÓN GENERAL

1.1 De la convocatoria

1.1.1 Objetivo General

El objetivo de la presente Invitación a Ofertar (en adelante RFP) consiste en establecer

los criterios para la selección del Proveedor que adelantará la implementación del

Software Académico para la Gerencia de Servicios Sociales de COMFENALCO Antioquia,

de acuerdo con lo establecido en el presente documento.

1.1.2 Código de Ética y Buen Gobierno de COMFENALCO Antioquia

El Proponente debe conocer, aceptar y cumplir con el código de ética y de buen gobierno de COMFENALCO Antioquia que se encuentra disponible en: http://www.comfenalcoantioquia.com/pdf/Codigo-de-buen-gobierno.pdf

1.1.3 Comunicaciones

Las comunicaciones relacionadas con el proceso de contratación deben hacerse por

medio electrónico. Los correos electrónicos habilitados para tal efecto son:

[email protected], [email protected];

[email protected]; [email protected];

con copia a los correos de: [email protected].

1.1.4 Aclaraciones

Se recibirán inquietudes vía correo electrónico a las direcciones habilitadas en el numeral

anterior hasta el 09 de noviembre de 2017 a las 17:00:00 (17 horas, 0 minutos y 0

segundos) hora local, COMFENALCO Antioquia publicará vía pagina web, dentro de los

tres (3) días hábiles siguientes a la recepción del total de inquietudes, las respuestas y

aclaraciones.

http://www.comfenalcoantioquia.com/pdf/Codigo-de-buen-gobierno.pdf

mailto:[email protected]






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Las preguntas recibidas posteriores al plazo fijado no tendrán respuesta por parte de

COMFENALCO Antioquia.

1.1.5 Anexos

Los siguientes Anexos hacen parte integral del presente RFP y deberán ser cumplidos en su totalidad por el proponente con el fin de que su oferta sea tenida en cuenta. Anexo No 1. Formato Carta de Presentación de la oferta

Anexo No 2. Formato experiencia de empresa

Anexo No 3. Formato especificaciones técnicas

Anexo No 4. Respuesta a requerimientos al Anexo Nro. 3

Anexo No 5. Propuesta económica

Anexo No 6. Equipo de proyecto y experiencia de profesionales

Anexo No 7. Formulario de inscripción

Anexo No 8. Formulario de inscripción escuelas técnicas

Anexo No 9. Seguimiento de practica

Anexo No 10. Boletín de calificaciones educación formal

Anexo No 11. Historias académicas técnicas

Anexo No 12. Formato DANE

Anexo No 13. Planilla de calificación educación formal

Anexo No 14. Seguimiento académico ETDH

Anexo No 15. Planillas recursos físicos

Anexo No 16. Ordenes de salida

Anexo No 17. Horario docente ETDH

Anexo No 18. Circular externa 00020 de 2016 versión 2

Anexo No 19. Declaratoria de inhabilidades

Anexo No 20. Cronograma de Implementación

Anexo No 21. Minuta del contrato a suscribir

1.1.6 Estudio de la presente RFP y costo de participar en esta invitación a ofertar

Es obligación del proponente estudiar esta RFP y todos sus anexos, así como informarse

de todas las condiciones que de alguna manera afecten sus costos y el desarrollo de la

prestación del servicio, tales como: permisos, autorizaciones, concesiones y licencias

administrativas, ambientales o de cualquier otra índole que deban obtenerse, leyes y

reglamentos en materia laboral, ambiental y de impuestos entre otras que reglamenten el

ejercicio de actividades similares a las previstas en el futuro contrato, así como cualquier

otra clase de normas que puedan ser aplicables. Cualquier omisión por parte del

proponente a este respecto será de su propio riesgo y, por lo tanto, no habrá ningún


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reconocimiento económico como consecuencia de ello, ni se aceptará excusa alguna por

errores u omisiones.

Los costos y gastos en los que incurran los interesados con ocasión del análisis de la RFP

y sus Anexos, así como cualquier documento e información relacionada, elaboración y

presentación de las ofertas o cualquier otro gasto relacionado con la participación en el

procese de contratación estará a cargo de los interesados y proponentes.

La presentación de la propuesta por parte del proponente constituye evidencia de que

recibió las aclaraciones necesarias por parte de COMFENALCO Antioquia sobre

inquietudes o dudas formalmente consultadas; que ha aceptado que estos términos de

referencia son completos, compatibles y adecuados; que está enterado a satisfacción del

alcance de lo requerido; y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar el valor, plazo

y demás aspectos de su propuesta.

1.1.7 Modificación o cancelación de la RFP

COMFENALCO Antioquia tiene la potestad de modificar, suspender o clausurar la

convocatoria o invitación, en cualquiera de sus etapas, de lo cual dará aviso a través de

comunicación vía correo electrónico, o, en caso de que ya se hubieren presentado

propuestas, se informará, además, a través de comunicado dirigido específicamente a

cada uno de los proponentes.

Esta convocatoria no genera obligatoriedad para con los proponentes, ni aún en el evento

de que hayan presentado propuesta, condición que se entiende aceptada por el

proponente con la sola presentación de la propuesta.

COMFENALCO Antioquia se reserva el derecho de realizar su proceso de selección

basado en los criterios internos y confidenciales que determine importantes. Una vez

seleccionada una propuesta, se establecerá la relación comercial más adecuada entre las

partes.

1.1.8 Adendas

Las modificaciones a las disposiciones y plazos contenidas en esta RFP se harán

mediante Adendas, las cuáles serán publicadas en la página web de COMFENALCO

Antioquia,


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COMFENALCO Antioquia podrá expedir adendas aclaratorias o modificatorias de este

documento de referencia y, si es del caso, ampliará el plazo para la entrega de las

propuestas antes de la fecha límite para entrega de las mismas.

De igual forma, COMFENALCO Antioquia como resultado de las solicitudes de

aclaraciones realizadas por los interesados podrá hacer modificaciones o aclaraciones a

este documento de referencia.

Todas las adendas que sean expedidas por COMFENALCO Antioquia con anterioridad a

la fecha límite para entrega de propuestas, deberán ser tenidas en cuenta en la propuesta

y forman parte de este documento de referencia. En el evento en que la Adenda sea

expedida con una anterioridad inferior a un día hábil a la fecha de presentación de las

ofertas, COMFENALCO Antioquia deberá ampliar el plazo de presentación de las ofertas.

1.1.9 Discrecionalidad de COMFENALCO Antioquia para la celebración del contrato derivado de la presente RFP

Por el hecho de recibir las propuestas y establecer negociaciones, COMFENALCO

Antioquia no está en la obligación de celebrar contrato alguno. Esta condición se entiende

totalmente aceptada por los proponentes con la presentación de su propuesta, aceptando

además que de tal acuerdo no se derivará responsabilidad alguna por parte de


Una vez analizadas y evaluadas las propuestas, en caso de encontrarlas convenientes,

COMFENALCO Antioquia, con el fin de seleccionar la mejor, llamará a los proponentes a

negociar, realizando los ajustes y aclaraciones que se consideren necesarias. Estas

negociaciones deberán conducir a un completo acuerdo para la ejecución de las

actividades.

Una vez se llegue a un acuerdo total, COMFENALCO Antioquia elaborará el documento

que contemplará en detalle todos los acuerdos. Este documento formará parte integral del

contrato y en este sentido primará sobre el documento de referencia y sobre la oferta del

proponente.

1.2 Definiciones

Las expresiones utilizadas en el presente documento con mayúscula inicial deben ser entendidas con el significado que a continuación se indica.


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Definiciones

Proponente:

Persona jurídica nacional o extranjera bien sea singular o

plural que presenta oferta dentro del presente proceso de

selección.

Proponente Plural: Personas jurídicas que presentan propuesta conjunta dentro

del presente proceso de selección

1.3 Cronograma del proceso

Actividad Fecha Fin Observación

Aviso de

convocatoria 06 octubre de 2017 Publicación por Pagina Web

Recepción de

inquietudes

09 noviembre de

2017

Hasta las 17:00:00

Vía correo electrónico:

[email protected];

[email protected];

[email protected];

[email protected];

Copia al correo:

[email protected]

Respuesta y

aclaración de

inquietudes

14 noviembre de

2017 Publicación por Pagina Web

Recepción de

propuestas

27 de noviembre de

2017

Sede Administrativa y de Servicios Palacé de

COMFENALCO Antioquia, ubicada en la Carrera 50

# 53-43, Piso 1, Área de Gestión Documental,

taquilla No. 06. Hora: 14:00:00pm (14 horas, 0

minutos y 0 segundos) hora local.

Calificación de

propuestas y

referenciación

31 de enero de 2017* *Sujeto a procesos internos de COMFENALCO

Antioquia

Formalización

contrato

Inicios mes de

marzo*

*Sujeto a procesos internos de COMFENALCO

Antioquia







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2 Descripción del Servicio

El objeto del contrato es la implementación del Software Académico de COMFENALCO

Antioquia, herramienta para realizar inscripciones, pagos, matrículas, registros de

asistencia, seguimiento académico o pedagógico, emisiones de constancias y

certificados, evaluación al servicio, entre otros. El objeto del contrato incluye también el

licenciamiento para ambiente productivo y de calidad/pruebas, instalación e

implementación de la solución ofrecida y las integraciones con otros sistemas en


2.1 Forma de pago

Los valores deberán expresarse en pesos colombianos y discriminar el Impuesto al Valor

Agregado (IVA). Se requiere que el proponente anexe la forma de pago que considera

viable y que garantice el normal desarrollo del proyecto.

2.2 Plazo de ejecución del Contrato

La vigencia del contrato será hasta la terminación de ejecución del contrato a partir de su

formalización, con posibilidad de prórroga si así las partes lo acuerdan previo al

vencimiento del plazo mediante la suscripción de un otrosí. Este tiempo contempla todos

los aspectos de liquidación y cierre del contrato.

3 Estudio y evaluación de las ofertas

El estudio y evaluación de las propuestas se hará con base en su contenido. Sin

embargo, COMFENALCO Antioquia se reserva el derecho de verificar la información

suministrada y de descalificar aquellas propuestas que contengan información inexacta,

falsa o que no haya podido ser verificada por los medios usuales.

Para la evaluación de las propuestas se tendrá en cuenta los siguientes criterios:

Concepto Calificación

Habilitación Jurídica Cumple o No Cumple

Análisis Financiero Cumple o No Cumple

Evaluación Técnica 700 Puntos


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Evaluación Económica 300 Puntos

Puntaje total 1.000 Puntos

3.1 Oferta única

En caso de presentarse una (1) sola propuesta con las necesidades solicitadas, y

COMFENALCO Antioquia lo considera conveniente, podrá negociar y formalizar el

Contrato terminando con ello el proceso de Invitación. En su defecto también podrá

declarar desierto el proceso.

3.2 Habilitación Jurídica

Consiste en el concepto de cumplimiento emitido por el Departamento Jurídico de

COMFENALCO Antioquia basado en la revisión de la totalidad de los documentos

presentados con la propuesta, de acuerdo con los requerimientos contenidos en este

documento y en las disposiciones legales vigentes.

La evaluación jurídica no asigna puntaje, solo habilita la propuesta para las evaluaciones

técnica y económica.

Son documentos objeto de la evaluación jurídica los siguientes:

Carta de presentación de la propuesta en los términos del numeral 4.3.1 de este RFP.

Garantía de seriedad de la propuesta en los términos del numeral 4.6 de este RFP.

Certificado de existencia y representación legal en los términos del numeral 4.3.4 de

este RFP.

Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato en los términos del numeral

4.3.6 de este RFP.

Declaración de inhabilidades en los términos del numeral 4.3.7 de este RFP.

Certificado del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social en los términos del

numeral 4.3.8 de este RFP.

Estados financieros en los términos del numeral 4.3.13 de este RFP.

Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del Revisor Fiscal en los términos del numeral 4.3.13.1 de este RFP.

Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes

disciplinarios del Contador Público en los términos del numeral 4.3.13.2 de este RFP.

Registro único tributario en los términos del numeral 4.3.13.3 de este RFP.

Certificado o carta bancaria en los términos del numeral 4.3.9 de este RFP.


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Cédula del representante legal que suscribe la propuesta en los términos del numeral

4.3.5 de este RFP.

Documento formal que acredite la conformación del consorcio o unión temporal (si

aplica).

3.3 Análisis Financiero

La verificación financiera de la solvencia económica del proponente se hará con base en

el análisis de los Estados Financieros de los últimos 3 años, presentados por los

proponentes.

Se analizarán los siguientes indicadores, con el fin de determinar si el proponente cumple

con los requisitos financieros exigidos. La evaluación financiera no asigna puntaje.

3.3.1 Endeudamiento: (Total Pasivo/Total Activo).

Se evalúa el resultado del indicador en cada uno de los años presentados y se otorga

puntaje de acuerdo a los siguientes rangos:

Endeudamiento Entre

0% - 50%

Entre

50% y

80%

Mayor a

80%

Puntos otorgados 2 1 0

3.3.2 Liquidez (Activo Corriente/Pasivo Corriente)

Se evalúa el resultado del indicador en cada uno de los años presentados y se otorga

puntaje de acuerdo a los siguientes rangos:

Liquidez Mayor a

1

Entre

1 y 0.8

Menor a

0.8



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3.3.3 Margen EBITDA (Utilidad operacional + depreciaciones + amortizaciones) / Ingreso Operacional)

Margen EBITDA

Mayor a

10%

Entre

10% y

3%

Menor a

3%


Luego de tener los indicadores anteriores calificados, se suman el puntaje adquirido en

cada uno de los años y se realiza la siguiente ponderación:

Estado financiero 1= Puntaje adquirido en los indicadores financieros correspondientes

al año 1 (suma del puntaje de los tres indicadores) X 0,50


al año 2 (suma del puntaje de los tres indicadores) X 0,30


al año 3(suma del puntaje de los tres indicadores) X 0,20

El Estado financiero del año 1 corresponde a los estados financieros más recientes del

proponente. Los estados financieros deben ser consecutivos. El corte de los estados

financieros debe ser a 31 de diciembre, salvo para las empresas que no tienen la

antigüedad suficiente para tener estados financieros a 31 de diciembre o los proponentes

extranjeros que terminen su año contable en una fecha distinta.

Si la empresa tiene menos de tres años de constitución se aplicarán las siguientes reglas:

i) Si el proponente tiene menos de un año de constitución y no tiene estados financieros

con corte a 31 de diciembre podrá presentar estados financieros de corte trimestral;

ii) Si el proponente tiene más de un año de constitución y ya tiene estados financieros

aprobados con corte a 31 de diciembre presentará únicamente este estado financiero al

cual se le aplicará la formula denominada “Estado financiero 1”

iii) Si el proponente tiene más de dos años de constitución y tiene estados financieros

aprobados con corte a 31 de diciembre para el año de su constitución y el año

subsiguiente, se aplicarán las formulas “Estado financiero 1” y “Estado financiero 2”


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El resultado obtenido en cada uno de los años se suma y se asigna la calificación acorde

a la siguiente tabla:

Calificación final (puntaje máximo 6)

Cumple 3,5 - 6,0

Condicionado 2,1 - 3,4

No Cumple 0 - 2,0

La Calificación condicionado hace referencia a complementar el análisis con otras

variables como: comparación de indicadores financieros de empresas del mismo sector y

otras variables que se consideren relevantes en el análisis financiero.

Nota: En caso que el proponente recurra a una alianza o subcontratación o consultoría

por honorarios con otros proveedores, estos deberán a su vez someterse a la evaluación

tanto Jurídica como Financiera.

Para efectos del cálculo se utilizarán dos decimales como máximo. La aproximación se

hará para las milésimas iguales o mayores a cinco de la centésima superior y por debajo

de cinco a la centésima inferior.

3.4 Evaluación Técnica (700 Puntos)

Consiste en la evaluación del grado de cumplimiento de los requerimientos definidos en

este documento, con apoyo en todos los anexos del presente documento.

Las propuestas serán evaluadas por un Comité Técnico integrado por quienes designe


Para la evaluación cuantitativa de las propuestas se tendrá en cuenta los siguientes

criterios, los cuales consideramos que consolidan y contienen las principales

características que son de nuestro interés evaluar con mayor énfasis en particular:

Factores de evaluación Máximo de

puntos


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asignables

Requerimientos Específicos 460

Experiencia de Proveedor (De la empresa y empleados destinados al

proyecto) 240

TOTAL 700

Requerimientos específicos (460 puntos)

Factores de evaluación

Máximo de

puntos

asignables

Modelo de Gestión Servicios Educativos/Formativos (50%) 231

Modelo de Gestión Becas Educativas (10%) 47

Modelo de Gestión Kits Escolares (10%) 47

Integraciones (15%) 70

Seguridad (10%) 45

Infraestructura (5%) 20

TOTAL 460

Nota: Cada modelo se especifica en el Anexo Nro. 3 Formato especificaciones

técnicas, y su forma de evaluarse en el Anexo Nro. 4 Respuesta a requerimientos al

Anexo Nro 3.

3.5 Puntaje experiencia de proveedores:

Se asignará el máximo puntaje al oferente que presente el mayor número en cada criterio

y proporcionalmente a éstas se asignará a los restantes oferentes.

Fórmula

Años de antigüedad # Años

Mayor # de años

Total


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Para los siguientes criterios, se deben relacionar solo contratos con implementación del

concepto objeto de esta contratación, es decir, software académico.

Fórmula

Número de Contratos con vigencia de

terminación no mayor a 3 años

# Contratos

Mayor # de contratos

Total

Fórmula

Valor de Contratos con vigencia de terminación

no mayor a 3 años

Valor de contratos

Mayor valor de contratos

Total

Fórmula

Número de Proyectos con Cajas de

Compensación

# Proyectos en caja

Mayor # de proyectos en caja

Total

Fórmula

Referenciación

Referenciación con empresas o Cajas de

compensación en proyectos implementados

con alcance similar. Escala de calificación de 0 a 10.

Calificación entre 8 - 10 : 30 puntos



Total

3.6 Evaluación Económica (300 Puntos)

Consiste en la evaluación de las condiciones económicas propuestas por el proponente

en el Anexo Nro. 5 Propuesta económica


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Corresponde a la Gerencia Administrativa y Financiera de COMFENALCO Antioquia a

cargo del Departamento de Logística, la evaluación de este concepto mediante el estudio

económico comparativo de las propuestas.

El factor de la evaluación económica es el precio.

Factores de evaluación Máximo de puntos asignables

Precio 300

Total 300 Puntos

Puntaje:

Ítem Fórmula Calificación

Tarifa del servicio Tarifa más baja X 300

Tarifa ofertada a evaluar

300

Total 300 Puntos

3.6.1 Oferta económica (300 Puntos)

El puntaje de calificación será de 300 puntos. Se calificará con el puntaje máximo al

menor valor de las propuesta y en adelante de la siguiente manera: Se asignará el

máximo puntaje al oferente que presente el valor más favorable para COMFENALCO

Antioquia y proporcionalmente a éstas, se asignará a los restantes oferentes.

Donde la tarifa más baja es por oferta según lo consignado en el Anexo Nro. 5 Propuesta

económica, en pesos colombianos. En este ítem no se tendrán en cuenta descuentos o

bonificaciones ofrecidos por el proponente.

4 Oferta 4

4.1 Fecha y forma de entrega de las propuestas

La propuesta deberá presentarse en sobre debidamente cerrado dirigido el señor Carlos

Armando Hernández Morales, Jefe del departamento de Logística, en original y copia

foliadas, y debidamente rotuladas en la parte superior derecha y relacionados en índice

general, indicando el nombre del proponente, la dirección, número de teléfono y fax, y la


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entrega de la propuesta debe ser entregada en una bolsa sellada y marcada con el

nombre del proponente.

Las propuestas tendrán que ser entregadas en original y una (1) copia en medio físico y

en medio magnético en CD tipo R, en sobre sellado, junto con todos los anexos, incluido

éste, en las oficinas de la Sede Administrativa y de Servicios Palacé de

COMFENALCO Antioquia, ubicadas en la Carrera 50 # 53-43, Piso 1, Área de

Gestión Documental, taquilla Nro. 06, donde se colocará fecha y hora a los sobres

recibidos. Una vez se cierre la convocatoria, Auditoria levantará el “acta de apertura de

ofertas”, la cual firmarán y remitirán con todos los soportes al área de Logística.

Las propuestas que no se reciban en medio físicos y magnéticos, en las condiciones

descritas, hasta la fecha y hora establecidas, y en el lugar antes descrito, descalifican al

proponente. No se recibirán ofertas con posterioridad a la fecha y hora establecida en el

cronograma del proceso contenido en esta RFP.

4.2 Instrucciones para la presentación de las ofertas

El proponente deberá tener en cuenta las siguientes instrucciones:

La oferta debe ser entregada en original con una copia en medio físico (impreso) y una

copia en medio magnético (CD tipo R) con el cumplimiento de los siguientes

requisitos:

o Contener índice.

o La propuesta física en original y su copia deben estar argolladas.

o Los formatos de la propuesta deben estar diligenciados en su totalidad. Sólo se

evaluarán las propuestas que tengan estos formatos completos.

o La propuesta debe estar debidamente foliada, es decir, sus páginas

numeradas de manera consecutiva iniciando en 1.

La propuesta debe incluir el Anexo Nro. 1 Formato Carta de Presentación como

página de portada que indique el nombre de la compañía, el nombre y cargo del

contacto responsable por la propuesta, su dirección electrónica (e-mail), número de

teléfono y fax.

La propuesta debe incluir como anexo el presente documento “RFP Invitación a ofertar

implementación software académico”.

La propuesta debe cumplir con los requerimientos técnicos del proceso contenidos en

el Anexo Nro. 3 Formato especificaciones técnicas

Para acreditar la experiencia como empresa debe diligenciar el Anexo Nro. 2 Formato

experiencia de empresa.


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Para la Propuesta Económica debe utilizar el documento Anexo Nro. 5 Propuesta

económica.

Para garantizar el cumplimiento de los requerimientos técnicos de la presente

invitación a ofertar, diligenciar el Anexo Nro. 4 Respuesta a requerimientos al Anexo

Nro. 3.

La presentación de la oferta debe realizarse de conformidad con lo establecido en este

documento y en todos sus Anexos.

Cuando se solicite una aclaración por parte de la Caja en cualquier etapa

(Diferente a la habilitación jurídica), el proponente contará con 3 días hábiles

para dar respuesta, si no presenta la respuesta en el término definido, se

descalificará la propuesta.

Si se encuentra interesado en participar en la invitación a ofertar Implementación

Software Académico, debe notificar a los correos electrónicos

[email protected]; [email protected]

y [email protected]. Esta solicitud la podrán hacer hasta

un día antes de la fecha definida en el cronograma para “presentación de

propuestas”. Sin embargo se sugiere tener en cuenta que no se dispondrán fechas

adicionales a las establecidas en el mismo cronograma, para la “Recepción de

inquietudes” y “Respuesta y aclaración de inquietudes”.

Las enmendaduras y otros cambios que se hagan en la propuesta deberán

confirmarse en la misma con la firma del proponente.

No se aceptarán propuestas enviadas por correo, fax, email o similares, las cuales en

caso de presentarse se darán por no recibidas.

En caso de discrepancias entre el original y la copia o CD, primará el original.

4.3 Información y Documentación que debe presentarse con la Oferta

Con el fin de que la Oferta sea tenida en cuenta en el proceso de selección, el proponente

deberá presentar con la oferta los siguientes documentos:

4.3.1 Carta de presentación de la oferta 4.3.1

El proponente deberá diligenciar el Anexo Nro. 1 Formato Carta de Presentación de la

Oferta, y el mismo debe ser firmado por el Representante Legal de la Empresa. Esta

carta de presentación deberá ser la portada de la Propuesta.

4.3.2 Términos de Referencia





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El proponente deberá adjuntar como anexo a su propuesta y anexos debidamente diligenciados, el presente documento de invitación a ofertar (“RFP Implementación Software Académico”) y sus anexos sin diligenciar como constancia de la información enviada por COMFENALCO Antioquia.

4.3.3 Cumplimiento de las especificaciones técnicas

El proponente deberá cumplir con lo establecido en el Anexo Nro. 3 “Formato especificaciones técnicas”, teniendo en cuenta todos los anexos referenciados en el mismo y que se listan a continuación:

Anexo Nro. 7 Formulario de inscripción

Anexo Nro. 8 Formulario de inscripción escuelas técnicas

Anexo Nro. 9 Seguimiento de practica

Anexo Nro. 10 Boletín de calificaciones educación formal.

Anexo Nro. 11 Historias académicas técnicas

Anexo Nro. 12 Formato DANE

Anexo Nro. 13 Planilla de calificación educación formal

Anexo Nro. 14 Seguimiento académico ETDH

Anexo Nro. 15 Planillas recursos físicos

Anexo Nro. 16 Ordenes de salida.

Anexo Nro. 17 Horario docente ETDH.

Anexo Nro. 18 Circular externa 00020 de 2016 versión 2

Adicionalmente para el componente técnico se deben presentar diligenciados los siguientes anexos también mencionados en el Anexo Nro. 3 Formato especificaciones técnicas.

Anexo 4. Respuestas a Requisitos Sistema

Anexo 6. Equipo de Proyecto y experiencia de profesionales.

Anexo Nro. 20 Cronograma de Implementación

4.3.4 Certificado de existencia y representación legal

El proponente deberá acreditar su existencia y representación legal mediante certificado

expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, teniendo en cuenta que la

duración de la sociedad, para efectos de la contratación, debe ser superior a 5 años (60

meses) a la fecha de cierre de la invitación.


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El certificado que acredite la existencia y representación legal debe ser con fecha de

expedición no mayor a treinta (30) días de la fecha de cierre de la invitación.

Las personas jurídicas extranjeras acreditarán su existencia y representación legal

mediante el documento expedido por el organismo o funcionario competente, según las

leyes y reglamentos de su respectivo país. Los documentos otorgados en el exterior

deberán presentarse visados por el cónsul y por el Ministerio de Relaciones Exteriores, a

menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios y con los requisitos

vigentes de la Convención sobre la Apostilla (miembros o adherentes), ya que los mismos

no requieren de legalización ante las autoridades diplomáticas o consulares Colombianas

para ser exhibidos en Colombia.

4.3.5 Documento de identificación del representante legal

El proponente debe adjuntar copia de la cédula de ciudadanía o de extranjería del

representante legal autorizado para presentar la propuesta y suscribir el contrato.

Toda la documentación que se aporte para acreditar la existencia y representación legal,

así como el otorgamiento de poderes, debe sujetarse a las disposiciones legales vigentes

en Colombia teniendo en cuenta el lugar de otorgamiento.

4.3.6 Autorización para presentar la propuesta y suscribir el contrato

En el caso que el Representante Legal, conforme a los estatutos, no tenga facultades

para contraer obligaciones a nombre de la misma en razón de la cuantía de la propuesta,

el proponente deberá presentar fotocopia auténtica del Acta ó certificación en que conste

la autorización de la Junta de Socios, Junta Directiva o Asamblea General de Socios, que

lo autorice para participar en este proceso de selección y suscribir el respectivo contrato

en caso de salir favorecido con la adjudicación.

4.3.7 Declaratoria de inexistencia de inhabilidades o conflicto de interés

El proponente deberá adjuntar el formato de declaratoria de inhabilidades Anexo Nro. 19

Declaratoria de inhabilidades, incompatibilidades y conflictos de interés para contratar con

COMFENALCO Antioquia suscrito por su Representante Legal de conformidad con lo

dispuesto en Decreto Ley 2463 de 1981 y Ley 789 de 2002.


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En caso de existir algún tipo de inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés, el

Representante Legal del proponente presentará, en lugar de la declaratoria, una carta en

la cual informe a COMFENALCO Antioquia en qué consiste dicha inhabilidad,

incompatibilidad o conflicto de interés.

4.3.8 Certificación del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social

El proponente deberá adjuntar a la propuesta la certificación firmada por el Revisor Fiscal

y/o Representante Legal, según el caso, donde informe que se encuentra al día en pago

aportes de parafiscales y al sistema de Seguridad Social.

4.3.9 Certificación bancaria

El proponente deberá presentar constancia de la existencia de su cuenta bancaria.

4.3.10 Experiencia

Por el tipo de Implementación se requiere que el personal asignado sea el de mayor experiencia, es decir se requiere Consultores Senior y no Junior. Si el proponente tienen personal Junior en proceso de formación no se contara como parte del equipo de proyecto y por lo tanto no puede impactar el costo del proyecto. El proponente debe responder las preguntas formuladas en el Anexo 4. Respuestas a Requisitos, diligenciar el Anexo 6. Equipo de Proyecto y experiencia de profesionales y el Anexo Nro. 2 Formato experiencia de empresa.

4.3.11 Propuesta económica

El proponente deberá diligenciar el Anexo Nro. 5 Propuesta económica.

Los valores deberán expresarse en pesos colombianos y discriminar el impuesto al Valor

Agregado (IVA). Se requiere que el proponente anexe la forma de pago que considera

viable y que garantice el normal desarrollo del proyecto.


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4.3.12 Premios y reconocimientos

El proponente podrá adjuntar a la propuesta los premios o reconocimientos que ha

recibido en los dos últimos años en los productos y/o servicios ofertados. Por cada

premio o reconocimiento deberá suministrar la certificación correspondiente.

Estos premios y reconocimiento no tienen un porcentaje de peso particular. Aplicarán en

caso de un empate de las propuestas.

4.3.13 Información financiera

El proponente deberá adjuntar a la propuesta el balance y estado de pérdidas y ganancias

de los tres últimos años (2014 - 2015 – 2016). Para empresas con cifras expresadas en

moneda extranjera, deberá suministrar las tablas de cambio de su moneda local respecto

al peso colombiano al final de cada año fiscal.

4.3.13.1 Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal

El proponente deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de

Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta

Central de Contadores, del Revisor Fiscal (si está obligado a tenerla) responsable de la

suscripción del certificado sobre el pago de los aportes al Sistema General de Seguridad

Social y aportes parafiscales.

4.3.13.2 Tarjeta profesional y certificación de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público

El proponente deberá anexar copia de la Tarjeta Profesional y de la Certificación de

Vigencia de Inscripción y Antecedentes Disciplinarios vigente, expedida por la Junta

Central de Contadores, del Revisor Fiscal responsable de la suscripción del Balance

General solicitado.

4.3.13.3 Registro Único Tributario –RUT

El proponente deberá presentar el registro único tributario expedido por la DIAN.

4.4 CAUSALES DE RECHAZO DE LA OFERTA


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Se considerarán como criterios excluyentes de la evaluación de las propuestas o causales

de rechazo de las mismas los siguientes:

a) La no declaratoria de una inhabilidad, incompatibilidad o conflicto de interés que le

impediría contratar con COMFENALCO Antioquia.

b) Cuando la propuesta no incluya todos los requisitos y documentos establecidos en

este RFP y sus Anexos y éstos no hayan sido subsanados de acuerdo con lo

establecido en este numeral.

c) Cuando no se incluya original de la carta de presentación de la oferta firmada por el

representante legal o apoderado del proponente, según el caso.

d) Cuando quien suscribe la propuesta no acredite su calidad de representante legal de

la firma proponente o esté indebidamente representado.

e) Cuando no se incluya original del certificado de existencia y representación legal

expedido por la Cámara de Comercio.

f) Cuando no se anexe copia del acta del órgano directivo de la sociedad que autorice a

su representante legal para participar en la convocatoria y para suscribir el contrato

resultado de la negociación, en el caso que no esté facultado.

g) Cuando no se anexe el Registro único tributario, el certificado de aportes a la

seguridad social, la referencia bancaria o la cédula del representante legal.

h) Cuando no se incluya copia de los estados financieros solicitados, suscritos por el

Contador y/o Revisor Fiscal.

i) Cuando no se aporte la póliza de seriedad de la oferta en las condiciones solicitadas y

con su respectivo certificado de pago.

j) Cuando cualquier oferente trate de intervenir, influenciar o informarse indebidamente,

valiéndose de cualquier medio de la actividad de la administración sobre el análisis y

evaluación de las propuestas.

k) Cuando no se aporten las copias de las tarjetas profesionales y certificaciones de

vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Revisor Fiscal y Contador

Público.


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l) Cuando no se anexen totalmente diligenciados y en el formato solicitado los anexos 2,

3, 4, 6, 7 solicitados toda vez que no es posible la modificación de estos formatos, que

hacen parte integral de la presente invitación a proponer.

Los criterios descritos en los literales b), c), d), e), f), g), y j) son subsanables siempre y

cuando se presenten con el cumplimiento de los términos exigidos en el presente RFP.

Para el efecto, el proponente tendrá el término de dos (2) días hábiles para subsanar la

falta de estos requisitos, término contado a partir del día siguiente a la fecha en que sea

requerido el proponente por COMFENALCO Antioquia. Vencido el término sin cumplir con

lo requerido, la propuesta no será evaluada, generando la descalificación de la misma.

4.5 VIGENCIA DE LA OFERTA

El proponente dará una validez mínima a la oferta de noventa (90) días calendario a partir

de su presentación.

4.6 GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA

La propuesta deberá acompañarse de una garantía bancaria o de compañía de seguros,

legalmente establecida en Colombia, preferiblemente con domicilio y poder decisorio en el

Municipio de Medellín, de forma aceptable para COMFENALCO Antioquia por un valor

equivalente al 10% del valor total de la misma (cada proponente calculará el valor

estimado de su propuesta y por ende el 10% dependerá de cada una).

De no presentarse en la forma señalada, la propuesta será eliminada. Cuando se otorgue

la garantía por conducto de una sucursal diferente a las establecidas en Medellín o por

compañías aseguradoras que no tengan su domicilio principal en este Municipio, deberán

acreditar ante COMFENALCO Antioquia y a satisfacción de ésta, que lo relacionado con

el manejo de todos los asuntos que tengan que ver con las garantías se hará por

conducto de personas domiciliadas en Medellín y debidamente autorizadas por dichas

compañías.

La garantía de seriedad de la oferta deberá tener una vigencia de 90 días calendario,

contados a partir de la hora cero (0) de la fecha de cierre de presentación de las ofertas

establecidas en la presente convocatoria.

La garantía deberá acompañarse de la constancia o certificación de pago de la prima

respectiva suscrita por el representante legal del asegurador o garante.

El tomador de la garantía deberá ser la persona jurídica que se hace responsable de la

oferta (proponente). La garantía de seriedad de la propuesta deberá ser firmada por el

tomador. Dicha garantía debe amparar que el proponente mantendrá la totalidad de su


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propuesta, sin modificaciones de ninguna clase, desde la fecha de cierre del proceso de

contratación y durante el período de validez de la oferta (90 días).

En el caso de Proponentes Plurales la garantía deberá ser tomada por todos las personas

jurídicas que hacen parte del Proponente Plural.

4.7 MINUTA DE CONTRATO

Al presentar la propuesta se entiende que el Proponente acepta las condiciones del

Anexo 21 - Minuta del contrato a suscribir, por lo que la misma sólo será modificada por

COMFENALCO ANTIOQUIA en los aspectos puntuales a diligenciar.

INVITACIÓN A OFERTAR · Anexo No 20. Cronograma de Implementación Anexo No 21. Minuta del...

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